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MUNICIPIO DE

VILLAVICENCIO

MUNICIPIO DE VILLAVICENCIO

1101-P-GRM-09-V1

PROCESO DE GESTIN TALENTO HUMANO


Subproceso Recursos Humanos

Aprobado:
24/09/2014

PROCEDIMIENTO PARA CONTROL SOBRE EL


CLCULO ACTUARIAL

Documento controlado
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CONTENIDO

Pg.

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.

OBJETIVO ............................................................................................................................. 2
ALCANCE Y RESPONSABLES ........................................................................................... 2
DEFINICIONES Y TERMINOLOGIA APLICABLE ............................................................... 2
MARCO NORMATIVO ........................................................................................................... 3
RECURSOS ........................................................................................................................... 3
GENERALIDADES ................................................................................................................ 3
DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO .............................................................................. 4
FORMATOS ........................................................................................................................... 6
CONTROL DE CAMBIOS...................................................................................................... 6
ANEXOS ............................................................................................................................ 7

Elaborado

Revisado

Aprobado

ORIGINAL FIRMADO

FREDY GARCA
Profesional
Universitario
Fecha: 12/09/2014

DIANA MARIA DELGADO ACUA


Directora de Personal
Fecha: 18/09/2014

JUAN GUILLERMO ZULUAGA C.


Alcalde
Fecha: 24/09/2014

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PROCEDIMIENTO PARA CONTROL SOBRE EL


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1. OBJETIVO
El objetivo del presente procedimiento es orientar en la forma como se debe mantener
actualizada la base de datos, de los funcionarios activos, pensionados, y retirados de la
administracin municipal, y la forma como se procede para el envo de los informes
reglamentarios, a fin de dar cumplimiento con la normatividad vigente, para que el Ministerio de
Hacienda y Crdito Pblico, dentro del Proyecto denominado: Proyecto de Seguimiento y
Actualizacin de los Clculos Actuariales del pasivo pensional de las entidades territoriales,
pueda establecer la cifra real del clculo actuarial y transferir los recursos econmicos que le
correspondan.
2. ALCANCE Y RESPONSABLES
Este procedimiento inicia con la instalacin del software enviado por el Ministerio de Hacienda y
Crdito Pblico, y la capacitacin para el manejo del mismo, y termina con la convalidacin de
la informacin ante el Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico.
Son responsables de esta labor el profesional universitario y el tcnico operativo, dependientes
del Despacho de la Secretara de Servicios Administrativos.
3. DEFINICIONES Y TERMINOLOGIA APLICABLE
BENEFICIARIOS: Persona a la cual se le concede el beneficio de sustitucin en pensin, al
fallecimiento del titular.
CLCULO ACTUARIAL: Un clculo actuarial de pensiones, es el valor presente y aleatorio de
una serie de pagos a realizar, vitalicio o temporal, ya sea por la obligacin pensional de una
empresa con sus empleados, de una entidad de seguridad social que ampara estas
prestaciones o de una compaa de seguros que asuma las pensiones de un tercero.
En consecuencia un clculo actuarial comprende una serie de pagos durante un tiempo futuro,
a partir del momento en el cual el trabajador adquiere el derecho a percibir la pensin hasta el
fallecimiento del jubilado, de los sobrevivientes legalmente reconocidos o hasta cuando
concluya el derecho a la pensin.
La duracin de la renta o serie de pagos est dada por las expectativas de vida determinadas
para el trabajador y sus sobrevivientes con base en las tablas de mortalidad.
Otro elemento importante es la cuantificacin del valor, este est dado por la tasa o tipo de
inters tcnico, el cual junto con el ndice de crecimiento de la pensin va a determinar el valor
presente de la obligacin; esto es, la disponibilidad que debe proveer la empresa para atender
el pago futuro de esta prestacin social.
CONVALIDAR:
Hacienda.

Cruce de informacin entre el Municipio de Villavicencio y el Ministerio de

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4. MARCO NORMATIVO
Ley 549/99. Por la cual se dictan normas tenientes a financiar el pasivo pensional de las
entidades territoriales, se crea el Fondo Nacional de Pensiones de las envides territoriales y se
dictan otras disposiciones
Ley 863 de 2003. Por la cual se establecen normas tributarias, aduaneras, fiscales y de
control, para estimular el crecimiento econmico y el saneamiento de las finanzas pblicas.
Decreto 1308 de 2003. Por medio de la cual se reglamenta parcialmente la Ley 549 de 1999 y
La Ley 780 de 2002.
5. RECURSOS
Talento Humano.
Profesional Universitario, Tcnico Operativo, auxiliar administrativo.
Maquinaria y Tecnologa.
Equipos de cmputo, Impresoras, telfono, fax, servicio de Internet
Materiales o Logsticos.
Papelera y tiles de oficina, servicio de correo. Cdigos y Normatividad vigente
Metodolgicos.
Software y Formatos establecidos por el Ministerio de hacienda y crdito pblico.
Medio Ambiente: Espacios adecuados.
6. GENERALIDADES
El levantamiento de informacin para la liquidacin y clculo actuarial, es un procedimiento que
es dirigido por el Ministerio de Hacienda Nacional y ser encargo de realizarse en las entidades,
en los periodos que establezca la ley y que actualmente tiene una frecuencia anual.
Por esta razn el Municipio de Villavicencio da estricto cumplimiento a este requerimiento, ya
que con el mismo se obtienen los recursos econmicos trasladados por el FONPET, a fin de
garantizar el pago de sus pasivos pensinales en general, es de aclarar que la informacin que
se enva al Ministerio es periodo anterior.
La nacin a travs del Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico ha creado un programa para el
conocimiento del valor real del pasivo pensional de todos los municipios del pas. Por esta razn
el Municipio de Villavicencio da estricto cumplimiento a este requerimiento, ya que con el mismo
se obtienen los recursos econmicos trasladados por el FONPET, a fin de garantizar el pago de
sus pasivos pensinales en general, es de aclarar que la informacin que se enva al Ministerio
es periodo venci, es decir anualmente se consolida la informacin del ao anterior.

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7. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO


DESARROLLO EN FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA CONTROL SOBRE EL
CLCULO ACTUARIAL
N

ACTIVIDAD

DETALLE

INICIO

Inicia con la instalacin del


software
PASIVOCOL
necesario, suministrado por el
Ministerio de Hacienda y
Crdito Pblico anualmente y
la capacitacin respectiva.

1
Instalar software y
recibir capacitacin

Recolectar
documentacin

Revisar y
seleccionar
informacin

Ingresar
informacin
4

P.C

Profesional
Universitario
Tcnico Operativo

Buscar las hojas de vida de los


funcionarios activos, retirados
y pensionados, ubicando la
informacin necesaria, una
vez instalado el programa.
Revisar y seleccionar los datos
solicitados en el software. Se
recibe de la Direccin de
Personal la nmina
de
personal administrativo, de
pensionados y de trabajadores
oficiales.
Una
vez
revisada
y
seleccionada la informacin
requerida, el tcnico operativo
procede
a
digitar
la
informacin requerida en la
base de datos, de cada uno de
los funcionarios: documento
de identidad, nombres y
apellidos, sexo, estado civil,
fecha de nacimiento, fecha
nacimiento conyugue, tipo de
empleado (oficial o pblico),
fecha del ltimo ingreso, das
de licencia, salarios basa,
salario
de
cotizacin
a
pensiones, primera fecha de
afiliacin a seguro social
(Colpensiones), si se traslado
a fondo privado, sector donde
labora, nmero de mesadas,
cargo.

RESPONSABLE

Tcnico Operativo
Auxiliar
Administrativo

Tcnico Operativo
X

Profesional
Universitario y/o
Tcnico Operativo

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Consolidar
informacin

Incluir
informacin

Enviar base de
datos

Recepcionar
documento

Corregir errores
9
2

Se procede a consolidar y
comprimir la base de datos,
para el envo al Ministerio de
Hacienda y Crdito Pblico.

Profesional
Universitario y/o
Tcnico Operativo

Se incluye en los formatos la


informacin
solicitada,
de
acuerdo a lo existente en la
base de datos.

Profesional
Universitario y/o
Tcnico Operativo

Se enva la base de datos


comprimida, junto con los
correspondientes formatos va
Internet, al Ministerio de
Hacienda y Crdito Publico

Profesional
Universitario y/o
Tcnico Operativo

Una vez el Ministerio de


Hacienda cuenta con la
informacin, la valida y emite
las
sugerencias
o
recomendaciones a seguir.

Se procede a verificar y a
realizar
las
correcciones
indicadas por el Ministerio de
Hacienda y Crdito Pblico,
para que sean reportadas en
el siguiente envo.

Auxiliar
Administrativo
Profesional
Universitario
Tcnico Operativo

Profesional
Universitario y/o
Tcnico Operativo

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2
Se
enva nuevamente al
Ministerio para que den el
visto
bueno
y entregue
certificacin de cumplimiento
por parte de la Alcalda de
Villavicencio.

Visto bueno y
certificacin de
cumplimiento

10

Profesional
Universitario y/o
Tcnico Operativo

FIN

8. FORMATOS

CODIGO

Externo

NOMBRE
DEL
FORMATO

CARPETA

RESPONSABLE
ALMACENAMIENTO

TIEMPO DE
RETENCION
Gestin

Central

DESTINO
FINAL

Base de
datos
software
Control de
PASIVOCOL
Caculo
Ministerio de
Actuarial
Hacienda y
Crdito
pblico

Tcnico Operativo

NA

NA

NA

Control de
Caculo
Actuarial

Tcnico Operativo

NA

NA

NA

Correo
electrnico

9. CONTROL DE CAMBIOS
VERSION

FECHA

DESCRIPCION DE LAS MODIFICACIONES

24/09/2014

Primera versin de la nueva codificacin, se


actualizo
Generalidades, desarrollo del
procedimiento.
Codificacin anterior: PR-1100-05-V1 de 01
de Diciembre de 2008

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10. ANEXOS
Actualizacin En La Plataforma.
Expedientes Laborales
Historias Laborales En El Programa PASIVOCOL
Base De Datos
Informe De Clculo Actuarial
Informe De Validacin