Está en la página 1de 7

Uso Interno

PROGRAMA DE TRABAJO N AUDI-GCPO-ROCC-037-15


EVALUAR EL SUBPROCESO DE MEDICIN DE ENERGA ELCTRICA EN EL
ESTADO FALCN
I. ORIGEN Y TIPO DE AUDITORA:
Cumpliendo con lo establecido en el Plan Operativo Anual, correspondiente al ao 2015
de la Unidad de Auditora Interna de CORPOELEC, se inicia esta actuacin de control.
II. OBJETIVO GENERAL:
Evaluar el subproceso de Medicin de Energa Elctrica en el estado Falcn.
III. OBJETIVO ESPECFICO:
1.

Verificar la efectividad de los procedimientos aplicados en la planificacin,


ejecucin y seguimiento de las rdenes de servicio y su apego a los criterios legales y
sublegales que rigen la materia.

2.

Verificar las condiciones tcnico-administrativas de los usuarios atendidos, a los


fines de confrontar el resultado de las rdenes de servicio ejecutadas.

IV. PROCEDIMIENTOS:
IV.1. Verificar la efectividad de los procedimientos aplicados en la planificacin,
ejecucin y seguimiento de las rdenes de servicio y su apego a los
criterios legales y sublegales que rigen la materia, para ello:
1.1.

Solicite a la Jefatura de Divisin de Gestin Comercial Falcn, la siguiente


informacin:
Estructura organizativa donde se identifique(n) la(s) unidad(es) involucrada(s)
en el subproceso Medir Energa Elctrica, durante el 2do. semestre del ao
2014.
Normativas internas, lineamientos e instrucciones que disponga esa
dependencia en relacin al Subproceso Medir Energa Elctrica.
Relacin (Data) de Ordenes de Servicios generadas durante el periodo
sealado (01/07/2014 al 31/12/2014), en el cual identifique ordenes cerradas
(ejecutadas no ejecutadas); ordenes abiertas (pendientes no atendidas)
Indicadores de gestin y/o reportes de cumplimiento de metas mensual
acumulado a nivel del estado Falcn, relacionados con el subproceso Medir
Energa Elctrica, para el periodo antes mencionado.
Informes de Gestin Comercial generados durante el ao 2014.

1.2.

Identifique las Unidades a travs de las cuales se recibe o captura, informacin


que deriven en la creacin de una Orden de Servicio.

1.3.

Certifique el procedimiento utilizado para registrar las rdenes de servicio, a


travs del Sistema OPEN SGC e identifique, como la unidad receptora las
clasifica y distribuye.

Uso Interno

1.4.

Compruebe los mecanismos de control que aseguren que toda orden de


servicio generada, sea remitida a una unidad dentro de la organizacin para su
ejecucin y seguimiento.

1.5.

Valide los siguientes aspectos en las unidades que ejecuta y atiende O/S:

1.6.

1.7.

Plan para la gestin de medicin de energa, con el fin de cumplir con las
actividades operativas diarias.
Cronograma de ejecucin de verificacin de los equipos.
Premisas para definir el orden de prioridades.
Revisiones de Aseguramiento de Calidad (Supervisin a las Cuadrillas).
Segregacin de Funciones en las actividades tcnico administrativas.
Monitoreo de O/S antiguas.
Control de tiempos de resolucin.
Controles de entrega (asignacin) y devolucin (ejecucin) de O/S por
cuadrilla.
En caso de O/S que requieran materiales: Control de entrega, devolucin y
rendicin de materiales por las cuadrillas.
Cercirese de la disponibilidad o indisponibilidad de recursos materiales
(implementos de seguridad, vehculos, herramientas y equipos) y humanos
(cantidad de O/S por trabajador).
Analice la data total recibida y establezca por unidad responsable de su
ejecucin, cantidad de rdenes de servicio generadas, cantidad de rdenes de
servicio cerradas (ejecutadas no ejecutadas), cantidad de rdenes de servicio
abiertas (pendientes) y cantidad de rdenes de servicio anuladas.
De la data obtenida en el punto anterior y por unidad, efecte:

De las O/S Abiertas: a) Anlisis de antigedad en base a la siguiente


escala (0-30; 31-90; 91-180; >180); b) De las mayores a 30 das hbiles,
genere una estadstica por la descripcin de la orden, cuantificando
aquellas cuyo concepto alude a potencial anomala o irregularidad, ya que
la misma constituye un riesgo potencial de prdida de energa y/o ingresos
(ejemplos: medidor averiado; baja de consumo; inspeccin anomala;
conexin directa; medidor registra inverso; inspeccin irregularidad, etc.); c)
Determinar las causas de su no resolucin con la unidad responsable y; d)
Seleccione una muestra, determine el estatus de la orden a la fecha de la
revisin y en caso de estar cerrada, evale el tiempo de gestin.

De las O/S Cerradas (No Ejecutadas): a) Determinar una estadstica por


unidad ejecutora y cuanto representan del total; b) Determine a travs de la
descripcin o cdigo la causa de su no ejecucin, a efectos de determinar
si no ejecucin no representa una limitacin (por ejemplo: Pruebas
conexiones y sellos bien; Sellos de taller y metrologa bien, Conexiones y
Aparato en Norma, etc.) o determinar las causas que imposibilitaron su
ejecucin (Inmueble cerrado, Medidor no se encuentra en el terreno,
Inmueble en remodelacin, problemas de inseguridad en la zona,
inconvenientes con pobladores, etc.).

Uso Interno

De las O/S Cerradas (Ejecutadas): Realizar por unidad ejecutora: a)


Anlisis de los tiempos de gestin en base los plazos establecidos en la
normativa aplicable o a las establecidas como tiempos de gestin formal en
la unidad ejecutora.

1.8.

Evale si las cuadrillas son supervisadas y si las mismas son documentadas a


travs de las listas de verificacin o chequeo, si estn firmadas por el personal,
as como determine si son suficientes en funcin del volumen de operaciones.

1.9.

Evale el nivel de cumplimiento del plan establecido por cada unidad para la
gestin de la medicin de la energa y determine se realizan las acciones de
mejora, ante las desviaciones presentadas.

1.10.

Compruebe que se emitan reportes de ejecucin y se realicen anlisis de la


sobre o sub ejecucin de las Partidas Presupuestarias por los responsables de
los Centros Gestores seleccionados, con el fin de asegurar que los resultados se
enmarquen dentro de las metas y programas establecidos.

IV.2. Verificar las condiciones tcnico-administrativas de los usuarios atendidos,


a los fines de verificar el resultado de las rdenes de servicio ejecutadas, para
ello:
2.1.

Considerando el rea geogrfica atendida por la unidad evaluada, seleccione


una muestra entre las O/S ejecutadas recientemente y realice inspeccin de
campo a los puntos de entrega y determine inconsistencias o posibles hechos o
eventos no reportados, por el personal operativo que realiz el trabajo, en su
momento; para ello:
-

2.2.

Coteje la informacin obtenida con el sistema comercial y con la


documentacin soporte disponible.
Razonabilidad del material reportado en la O/S, en caso que se haya
requerido material o equipos.
En caso de reemplazo (contador y/o conductor), procedimiento de entrega
y custodia de equipos desincorporados.
Valide la informacin suministrada por la cuadrilla, producto de su
levantamiento de informacin y/o trabajo, versus lo evidenciado en la
inspeccin de campo.
Determine el resultado del anlisis efectuado.

Efecte inspeccin a las cuadrillas que para el momento de la evaluacin se


encuentren atendiendo ordenes de servicio y determine lo siguiente:
- Uso de implementos de seguridad.
- Uso del uniforme.
- Carnet del trabajador en lugar visible.
- Delimitacin del rea segura.
- Condiciones de la unidad vehicular.

Uso Interno

- Compare el material o equipos en posesin de la cuadrilla, en


concordancia con los documentos u ordenes de salida de material del
almacn.
2.3.

Verifique que los Traspasos de Crditos Presupuestarios seleccionadas como


muestra, hayan sido realizadas cuando los recursos disponibles en el total de la
partida receptora, no sean suficientes para atender el requerimiento inicial y que
las mismas estn dentro de los siguientes supuestos:
-

2.4.

Subestimaciones o sobreestimaciones de los crditos asignados


originalmente en la Ley de Presupuesto vigente y su distribucin general.
Ajuste de crditos presupuestarios por incremento, rebaja de ingresos o
fuentes de financiamiento.
Incorporacin de nuevos proyectos, acciones centralizadas y acciones
especificas.
Cambio de fuente de financiamiento, ya sea de proyectos o acciones
centralizadas.
Cambio o alteracin de la meta inicial u objetivo de proyectos y acciones
centralizadas.

Valide el correcto registro contable de los Traspasos de Crditos


Presupuestarios; para ello, de la muestra seleccionada verifique la carga de la
informacin registrada en el Formulario de Solicitud de Traspasos de Crditos
Presupuestarios con el asiento contable registrado en el sistema, en caso de
identificar variacin documente las causas.

V. ALCANCE:
Esta actividad estar orientada a la evaluacin de las Ordenes de Servicios a ser
atendidas por las distintas unidades organizativas que intervienen en los equipos de
medicin en el estado Falcn, a objeto de validar las acciones efectuadas por las
unidades involucradas en su atencin y monitoreo, durante el periodo del 01/01/2015
al 30/06/2015.
VI. LIMITACIONES:
No recibir oportunamente de la unidad auditada, la informacin requerida por Auditora;
as como, no contar con el apoyo logstico necesario.
VII. RESPONSABLES DE CADA FASE DE LA AUDITORA:
Tabla No. 1
Planificacin de la Auditora (Fase Preliminar)
Nombres

Fases de la Auditora

Adolfo Aponte/ Auditor


Aprobacin Fase Preliminar y Programa de Trabajo
Interno
Algeida Pinto /
Revisin y aprobacin de Planificacin Preliminar y
Gerente Nacional de
Programa de Trabajo
Control Posterior
Lus Moreno / Jefe de- Supervisin General

Das
Estimados
2
8

Uso Interno

Divisin Nacional de
Control Posterior/Jefede Control Posterior Regional /
Supervisores de
Estado
Especialista /Comisin
de Auditora
-

Comisin de Auditora

Conformacin del Equipo de Trabajo


Revisin y aprobacin de Planificacin y Programa
de Trabajo en primera lnea. Revisin de
Credenciales
Reuniones exploratorias (iniciales) con las reas de
trabajo involucradas en el proceso sujeto a
evaluacin
Revisin planificacin preliminar y programa de
trabajo
Elaboracin de Credencial.
Reuniones iniciales y de trabajo con las reas
involucradas en el proceso sujeto a evaluacin.
-Recopilacin y seguimiento de Solicitud de Recaudos
Preliminares para el inicio de la auditora.
Elaboracin de planificacin preliminar y elaboracin
de programa de trabajo conjuntamente con el
supervisor inmediato
Total das estimados

3
13

Fuente: Informacin preparada por el Coordinador y Supervisor de la Auditora, con arreglo a los LINEAMIENTOS
PARA EJECUCION DE ACTIVIDADES, emitidos por la Unidad de Auditora Interna de CORPOELEC.

Tabla No. 2
Planificacin de Trabajo de Campo
Nombres
Fases de la Auditora
Adolfo Aponte/Auditor
Aprobar Informe Preliminar y Definitivo
Interno
Algeida Pinto /Gerente
Revisar y aprobar en segunda lnea los informes:
Nacional de Control
Preliminar y Definitivo
Posterior
Lus Moreno / Jefe de
Divisin Nacional de
Control Posterior / - Coordinar en trminos generales la auditora.
Jefe de Control - Revisar y aprobar en primera lnea los informes:
Posterior Regional /
Preliminar y Definitivo
Supervisores de
Estado
- Coordinar la Planificacin (que lo programado en
Especialista /
trminos especficos, este vinculado con la
Comisin de Auditora
programacin general)
Comisin de Auditora- Coordinar y desarrollar la conformacin de los
Papeles de Trabajo de la Comisin de Auditora
(va electrnica y fsica)
- Desarrollar los objetivos 1 y 2, dejando evidencia
de ello en los papeles de trabajo
- Disear las cdulas sumarias, de detalle y/o de
anlisis, segn corresponda el objeto sujeto a
examen
- Estructurar en los papeles de trabajo las pruebas
de anlisis, con base a los objetivos planteados
en la auditora.
- Confeccionar y estructurar los hallazgos de
auditora segn lo establece las Normas de

Das Estimados
2
4

5
22

Uso Interno

Auditora de Estado, dejando evidencia de ello en


los papeles de trabajo
- Estructurar la cdula de resumen de hallazgos,
dejando evidencia del hallazgo redactado,
debidamente referenciado con la prueba que dio
origen al mismo
- Concluir en cada cdula de trabajo, o en la
cdula sumaria segn corresponda, del objetivo
planteado en la auditora, respecto a lo
examinado
- Comentar los hallazgos y/o observaciones con
los responsables del proceso auditado
Plasmar las correcciones realizadas por el Lder
Regional de Control Posterior y las instancias
corporativas de la Gerencia de Control Posterior,
al informe preliminar, si las hubiere
Dar respuestas a las observaciones efectuadas
por el equipo de auditora en el Informe Preliminar
Total das estimados

4
10
49

Fuente: Informacin preparada por el Coordinador y Supervisor de la Auditora, con arreglo a los LINEAMIENTOS
PARA EJECUCION DE ACTIVIDADES, emitidos por la Unidad de Auditora Interna de CORPOELEC.

VIII. EVALUACIN DE RIESGOS:


Tabla No. 3
Riesgos de la Auditora
Impacto Probabilidad
Impacto x
del
de
Porcentaje
Probabilidad
Riesgo Ocurrencia

Riesgos

Inherentes
A

Carencia o insuficiente dotacin de Contadores.

Alta dependencia del financiamiento externo, para


desarrollar los procesos de contratacin.
Dependencia de los recursos financieros externos que
dificultan la dotacin de material tcnico, de papelera y
herramientas que conlleven a la oportuna respuesta de los
usuarios que presentan ordenes de servicios.
Crecimiento vertiginoso de urbanismos sin la debida
coordinacin con la Corporacin Elctrica, lo que merma
la capacidad de atencin de los nuevos usuarios.
Respuesta extempornea de Sencamer a las solicitudes
de Certificaciones de Contadores de Energa de la
Corporacin Elctrica
Interrupciones del Fluido elctrico lo que crea malestar en
la poblacin y dificulta el cumplimiento de programas de
atencin de las O/S
Alta incidencia de contadores daados
Eventos sobrevenidos, que originan una posible
reasignacin de los Crditos Presupuestarios aprobados.
Extensas reas atendidas.

C
D
E

89%
3

De control
A
B
C
D

Retraso en la instalacin de medidores por rdenes no


atendidas, causando incremento de las estimaciones de
lectura.
Equipos de medicin con anomalas no identificadas
oportunamente, lo cual incrementa las prdidas de
energa.
Tiempos de gestin excesivos, que inciden en la imagen
de la Corporacin.
Medidores Instalados en condiciones fuera de norma.

89%

Uso Interno

E
F
G
H

Ausencia de insumos (Materiales y equipos) e


indisponibilidad de vehculos que afectan las actividades
en el subproceso de Medir la Energa Elctrica
Inobservancia de procedimientos internos que impidan
identificar actos fraudulentos o condiciones fuera de
norma.
Deficiencias en el sistema de informacin que apoya las
actividades en el subproceso de Medir la energa
Elctrica.
Falta de seguimiento en la atencin y monitoreo de las
O/S.

I
J
K
L

Inadecuada segregacin
o falta de asignacin de
funciones
Falta de personal y Falta de adiestramiento del personal
asignado.
Deficiencia en la sustentacin y documentacin de las
actividades relacionadas al subproceso de Medir la
Energa Elctrica

De deteccin
A

Conocimiento previo del proceso auditado

Disponibilidad de los recursos para ejecutar la auditora

67%
Resultados Valores Absolutos y Relativos

7.82

81%

Fuente: Anlisis y clculos efectuados por el equipo de auditora, con fundamentos suministrados por la unidad
auditada.

IX. PRODUCTO ESPERADO:


Un (1) Informe de Auditora Preliminar y un (1) Informe de Auditora Definitivo, relacionado
con la Evaluar el subproceso de Medicin de Energa Elctrica en el estado Falcn
Aprobado

Econ. Adolfo Aponte Hernndez


Auditor Interno (E) CORPOELEC

AYP/LS/YR/MG/JZ/YC/RU/CR