Manual CS-Time (ES0508) .d20080606-t131737

Manual de usuario de CS-Time
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Revisión Manual CS-Time: 06/08

CONTENIDO
EMPEZANDO CON CS-TIME ......................................................................... 1
Procedimiento de trabajo ................................................................... 1
Primer acceso a CS-Time ................................................................... 1

Acceder a CS-Time desde cualquier máquina de la red .............................................. 3
Terminales ....................................................................................... 6
Configuración de un Terminal ................................................................................ 6
Activar un Terminal ............................................................................................. 8
Desactivar un Terminal....................................................................................... 11
Direcciones IP ................................................................................................... 12
Firewalls ................................................................................... 14
Fichar y fichar con incidencia............................................................................... 16
Fichar con incidencia ................................................................... 16
Incidencias..................................................................................... 18
Componentes de una incidencia........................................................................... 19
Comportamiento básico de los diferentes grupos de incidencias................................ 21
Productivas en el centro ............................................................... 21
Productivas fuera del centro .......................................................... 21
Otras actividades en el centro ........................................................ 23
Otras actividades Fuera del centro .................................................. 23
Ausencias justificadas .................................................................. 23
Jerarquía de las incidencias ........................................................... 23
Creación de una incidencia.................................................................................. 24
Jornadas........................................................................................ 28
Creación de una Jornada .................................................................................... 32
Cálculos ........................................................................................................... 40
Calendarios .................................................................................... 46
Operativa de selección de días............................................................................. 46
Subcalendarios ........................................................................... 46
Creación de un calendario................................................................................... 48
CS-Time -i-
Método directo ........................................................................... 48
Método de los subcalendarios ......................................................... 57
Personal ........................................................................................ 70
Procedimiento para dar de alta un nuevo empleado ................................................ 72
Hacer cambios en el calendario del empleado ..................................... 78
Procedimiento de ENROLL de huellas dactilares .................................. 85
Procedimiento de ENROLL de tarjetas de proximidad o de banda magnética 86
Pérdida y olvido de tarjeta ............................................................ 88
Filtro de Personal ............................................................................ 89

Filtro activo ...................................................................................................... 90
Guardar filtro. Plantillas de filtro .......................................................................... 91
Ejemplos de filtro .............................................................................................. 92
Usuarios ........................................................................................ 93
Creación de un usuario....................................................................................... 93
Acciones Masivas ............................................................................ 96
MOVIMIENTOS ..................................................................................... 99
Corregir un marcaje......................................................................................... 102
Buscar un empleado ................................................................... 104
Añadir un marcaje ...................................................................... 105
Códigos informativos .................................................................. 108
CONSULTA ANOMALÍAS ..........................................................................109
CONSULTA DE RESULTADOS .....................................................................111
CONSULTA GRÁFICA ..............................................................................115
VISTA RESUMEN ..................................................................................117
PLANIFICACIÓN DE AUSENCIAS ..................................................................120
CALENDARIO DE PLANIFICACIONES .............................................................123
CS-Time - ii -
EMPEZANDO CON CS-TIME
PROCEDIMIENTO DE TRABAJO
Una vez instalada la aplicación se procederá a instalar, configurar y comprobar el funcionamiento del terminal para
fichar. A continuación se realizarán las siguientes tareas, es importante seguir el orden indicado:
1. Se verificará que las incidencias predefinidas se ajustan a nuestras necesidades y contabilizan de la manera
adecuada. Si no es el caso se crearán incidencias nuevas o se modificarán las existentes.
2. Crearemos las jornadas que necesitemos, es importante crear una jornada específica para los días festivos.
3. Una vez tengamos todas las jornadas creadas procederemos a crear los calendarios. Crearemos tantos como
grupos de personas tengamos que hagan el mismo tipo y secuencia de horarios.
4. A continuación se dará de alta el personal, asignándole un calendario y un terminal para que pueda fichar. Si
se usan terminales con lectores de huella digital se deberá proceder a registrar las huellas, si se usan
terminales con lectores de tarjeta de deberá proceder a registrar la tarjeta que le corresponda a cada uno.
5. Finalmente se crearán los usuarios y se les asignarán los empleados sobre los que podrán actuar. Cuando un
usuario Administrador crea empleados, le son asignados de manera automática y puede operar sobre ellos.
PRIMER ACCESO A CS-TIME
Para acceder a CS-Time y empezar a utilizarlo podemos usar la misma máquina en la que lo hemos instalado o
cualquier otra de la red. Para acceder desde la propia máquina en que lo hemos instalado podemos usar el icono que
nos ha creado el proceso de instalación en el escritorio:
Empezando con CS-Time -1-

Al hacer doble clic sobre ese icono nos arrancará un navegador web que permitirá que entremos como usuarios en CS-
Time:
Tras la instalación el único usuario creado es “Admin” y la contraseña correspondiente es “spec” (respetando las
mayúsculas y minúsculas, las comillas no se ponen). Introduciremos esos valores en los campos destinados al efecto y
haremos clic sobre el botón “Aceptar”. Con ello entraremos en la aplicación:
En esta pantalla inicial se nos informa de las características del producto y versión instalada, del usuario que ha
arrancado la sesión (Admin, aparece en blanco en la franja roja), y nos permite empezar a trabajar, todas las opciones
de la aplicación se encuentran tras el botón “Inicio”:

Para cerrar una sesión de trabajo haremos clic sobre el botón azul “cerrar sesión”.
ACCEDER A CS-TIME DESDE CUALQUIER MÁQUINA DE LA RED
Para trabajar con CS-Time desde cualquier máquina de la red utilizaremos un navegador web, lo arrancaremos:

Y escribiremos en el espacio destinado a la dirección URL la de la máquina donde hemos instalado CS-Time, podemos
indicar la IP o el nombre (si tenemos un servicio DNS instalado):
Nótese que hemos escrito http://172.18.4.213:8091 donde “http://” es el encabezado que indica el protocolo que
vamos a utilizar, “172.18.4.213” es la IP del PC en el que con que queremos conectar y debe ser el que hemos usado
para instalar CS-Time y, finalmente, “:8091” informa al navegador del puerto TCP al que debe conectarse. Si
suponemos que tenemos un servicio DNS y que el nombre de la máquina donde hemos instalado CS-Time es “slmsrv”
podríamos utilizar http://slmsrv:8091 o http://www.slmsrv:8091 según esté configurado el servidor y el DNS.

En cualquier caso, si la red está configurada de manera adecuada y no tenemos ninguna restricción en el tráfico1 que
afecte al puerto 8091 de la máquina en la que está instalado CS-Time obtendremos la pantalla de login:
Ahora podemos acceder a CS-Time escribiendo un nombre de usuario y su correspondiente contraseña.
1 Si hemos instalado CS-Time en una máquina con XP y el firewall activado deberemos abrir el puerto 8091 en ese PC para
permitir el uso de la aplicación desde otros puntos de la red (En el capítulo destinado a los terminales se explica como
hacerlo). Si disponemos de un sistema de router/firewall entre la máquina en que hemos instalado CS-Time y la que
queremos usar para trabajar con él, deberemos indicar al Administrador de la red que es necesario que abra el puerto 8091
para permitir que los usuarios se conecten a CS-Time.

TERMINALES
En la aplicación deben configurarse el terminal o terminales que se usarán para fichar, la configuración es necesaria
puesto que son dispositivos conectados a la red que deben comunicarse con csTime y los diferentes lectores pueden
tener usos diferentes (control horario y/o control de acceso). El punto de red al que se conecte un terminal de csTime
deberá poder funcionar en modo “Half duplex” y a 10Mbps.
Los terminales son para uso en el interior de edificios, por lo tanto, no deben colocarse a la intemperie.
Si no se ha cambiado la configuración por defecto, los terminales se conectarán a csTime a través del puerto tcp 8092.
Esto debe tenerse en cuenta si existen routers o firewalls entre los terminales y la máquina en la que está instalado
csTime.
Los terminales pueden funcionar off-line, sin conexión con el software csTime con lo que se salvan posibles caídas de
red o periodos de mantenimiento en la máquina en la que esté instalado el software. Mientras estén en estado off-line
los terminales aceptarán los marcajes de las personas autorizadas y los guardarán hasta que se restablezcan las
comunicaciones con el software csTime.
CONFIGURACIÓN DE UN TERMINAL
Los terminales deberán ser activados antes de poder ser utilizados. Es imprescindible configurar los terminales para
que se conecten con el software, mientras no se produzca esa conexión no será posible activarlos.
Para configurar un terminal será necesario establecer:
• El nombre que identificará el terminal
• El terminal físico que corresponde
• La zona horaria donde se haya el terminal
• Para cada lector será necesario indicar:
• El tipo de lector
• Huella digital
• Proximidad
• Banda Magnética
• Si se usará para Control Horario
• Si se usará para control de Acceso
• Relé sobre el que actuará
• Plantilla de configuración
Al entrar en la opción Terminales del Menú de Configuración se mostrará una pantalla como esta:
Terminales -6-
Para configurar nuestro terminal le daremos un nombre, por ejemplo Prox1, e indicaremos los lectores y sus funciones,
supondremos que tenemos un terminal con dos lectores de tarjetas de proximidad, el primero (el que está integrado en
el Terminal) será usado para control horario mientras que el secundario o externo sólo se usará para accionar una
cerradura eléctrica conectada al relé número 1 del terminal).
Al terminal le daremos un nombre, por ejemplo “Prox1”, marcaremos que está “Activo” para que csTime acepte
conexiones de ese terminal y a continuación asignaremos un terminal de los que tenemos instalados y configurados al
nombre que hemos escogido, para ello desplegaremos la lista de “Terminales disponibles” y seleccionaremos uno:
A continuación asignaremos un terminal de los que tenemos instalados y configurados al nombre que hemos escogido,
para ello desplegaremos la lista de “Terminales disponibles” y seleccionaremos uno:
(Sólo habrá terminales disponibles si tenemos terminales instalados y configurados correctamente para que se
conecten con la máquina en la que hemos instalado el software al puerto adecuado. En la lista veremos todos los
terminales que se han intentado conectar a nuestro software con su número de serie, 2461 en la imagen anterior, y la
IP que tienen configurada). Tras seleccionarlo, aparecerá un botón que indicará que el terminal debe ser activado.
Finalmente seleccionaremos la Zona Horaria en la que se halla el terminal.

Terminales -7-
A continuación configuraremos los lectores. Para el ejemplo anterior tendremos:
Finalmente seleccionaremos una plantilla para nuestro terminal:
Las plantillas son archivos en formato XML que contienen algunas configuraciones especiales para los terminales, como
el tiempo de activación de los relés. Si se modifican se deberá tener en cuenta que deben guardarse en formato utf-8
(otros formatos causarán un malfuncionamiento) y que es necesario reiniciar el servicio csTime para que los cambios
sean tenidos en cuenta.
ACTIVAR UN TERMINAL
Una vez instalado y configurado el nuevo terminal, deberá aparecer en la lista de “Terminales disponibles”, esta lista
muestra todos los terminales no configurados que se intentan conectar con csTime:
Cuando esto suceda, lo seleccionaremos y guardaremos el cambio.

Terminales -8-
Si es necesario que el terminal sea activado aparecerá un botón para ello (al cabo de unos minutos):
Para activar el terminal haremos clic sobre el botón “Activar Terminal”, al hacerlo obtendremos estas opciones:
Si seleccionamos por Internet nuestro sistema se conectará con el centro de activación de Singular-Tech, al finalizar el
proceso obtendremos un mensaje indicándolo:
Terminales -9-
Si seleccionamos por teléfono obtendremos
Una vez en contacto con SPEC,SA haremos clic sobre el botón Continuar:
Terminales - 10 -
Introduciremos los códigos que nos indiquen y haremos clic sobre el botón continuar. Si todo ha sido correcto se
obtendrá un mensaje de confirmación.
Con el terminal activado el piloto rojo o verde situado a la derecha de “Activo” indica si el terminal se halla conectado
con csTime en este momento.
DESACTIVAR UN TERMINAL
En algunas ocasiones es posible que nos interese desactivar un terminal, para conseguir esto y evitar que el software
acepte conexiones de él, podemos desmarcar la casilla “Activo” y guardar el cambio.
El terminal continuará trabajando off-line e intentará establecer una conexión con csTime pero el software lo ignorará.
Mientras un terminal esté es estado off-line no podrá recibir la información de nuevas altas o modificaciones y tampoco
se recibirán los marcajes en el software. Recuerde que hay funciones de los módulos de Accesos y Visitas que no
estarán operativas con los terminales en estado off-line.
Desasignar un terminal
Si es necesario cambiar un terminal, por avería o por cualquier otro motivo, será necesario seguir este procedimiento:
Desasignar el terminal actual haciendo clic sobre el botón con una X roja situado a la derecha del ID del terminal:
Para hacer efectivo el cambio deberemos guardarlo haciendo clic sobre el botón guardar.
Terminales - 11 -
DIRECCIONES IP
En principio se podría utilizar cualquier dirección IP no asignada a ningún otro dispositivo, pero es mejor seguir la
norma del organismo que gestiona la asignación de direcciones (IANA, Internet Assigned Numbers Authority) que
establece que para uso interno, en nuestra red privada, se deben utilizar determinados rangos de direcciones dejando
todo el resto para el uso de las redes públicas (internet).
Las direcciones utilizables son:
De A Máscara
10.0.0.0 10.255.255.255 255.0.0.0
172.16.0.0 172.31.255.255 255.255.0.0

192.168.0.0 192.168.255.255 255.255.255.0
Si tiene una red,
La dirección escogida debe pertenecer al rango de la que tiene asignada el PC donde se ha instalado csTime.
Para saber la dirección del PC hay varios métodos, uno de ellos sería ir a:
Mis sitios de red > Propiedades > Conexión de área local > Propiedades > Protocolo Internet (TCP/IP) > Propiedades
Terminales - 12 -
Otro método sería usar el comando ipconfig en una ventana de MS-DOS (Símbolo de Sistema) a través de Inicio >
Programas > Accesorios > Símbolo de Sistema:
Como en el PC del ejemplo tenemos una IP 192.168.1.12 y una máscara de subred 255.255.255.0; nuestro terminal
deberá tener una IP que esté entre la 192.168.1.1 y la 192.168.1.254 que no esté siendo utilizada por otro dispositivo
conectado a la red, como la del ordenador del ejemplo (las direcciones 192.168.1.0 y 192.168.1.255 no se pueden
utilizar para ser asignadas a un dispositivo porque se usan para propósitos especiales).
Si aún no tiene una red,
Puede crear una, por ejemplo con dos cables de pares trenzados (UTP) con conectores RJ45 y un Hub (repetidor). Uno
de los cables se conectará el hub y el PC mientras el otro conectará el hub y el Terminal CS-Time. En lugar de un hub
se puede usar un switch (conmutador), en cualquier caso, el dispositivo escogido deberá poder funcionar en
modo “Half duplex” y a 10Mbps.
IP: 192.168.1.10 IP: 192.168.1.11
Máscara: 255.255.255.0 Máscara: 255.255.255.0
IPHost: 192.168.1.10
HUB/Swicht
10BaseT Terminal
PC
Puede utilizar un “cable cruzado” (crossover) y conectar directamente el PC al terminal, es necesario que la tarjeta de
red del PC soporte comunicaciones ethernet de tipo 10BaseT (10Mbps en Half Duplex). Un “cable cruzado” es diferente
de los que se usan para conectarse a un hub, las diferencias están descritas en el manual de instalación del terminal
CS-Time.
Terminales - 13 -
IP: 192.168.1.10 IP: 192.168.1.11
Máscara: 255.255.255.0 Máscara: 255.255.255.0
IPHost: 192.168.1.10
Cable cruzado
Terminal
PC
No olvide que debe asignar una dirección al PC y otra al terminal CS-Time.
Firewalls
En caso de que instale CS-Time en una máquina con XP con el firewall activado y/o habrá usuarios de CS-Time o
terminales en una red que accede a la aplicación a través de un router/firewall, será necesario tener en cuenta que CS-
Time escucha dos puertos TCP, el 8091 para los usuarios de la aplicación y el 8092 para los terminales.
En el caso del Firewall de Windows XP, para abrir los puertos 8091 y 8092 (sólo en el PC en que hemos instalado CS-
Time) se accederá a Inicio>Panel de Control>Firewall de Windows y en la ventana de diálogo que se mostrará
iremos a la pestaña “Excepciones”. Pulsaremos el botón “Agregar puerto...” e indicaremos uno de los dos que debemos
abrir:
Terminales - 14 -
Tras hacer clic sobre el botón “Aceptar”, repetiremos el procedimiento con el otro puerto, esta ventana de diálogo
quedará de esta manera:
Terminales - 15 -
El caso de que dispongamos de un router/firewall se deberá pedir al Administrador de la red que haga las
configuraciones adecuadas para permitir que el tráfico destinado a los puertos TCP 8091 y 8092 llegue a la máquina en
la que hemos instalado CS-Time.
FICHAR Y FICHAR CON INCIDENCIA
Para usar el terminal para fichar, en función del tipo de lector:
• En caso de un lector de huella digital: Se posicionará el dedo en el lector. Si se reconoce la huella y si está
autorizado se obtendrá un mensaje de saludo, en caso contrario una indicación de que no se reconoce la
huella o no se está autorizado a fichar.
• En el caso de un lector de tarjeta de proximidad: Se aproximará la tarjeta a la zona de lectura. Si se

reconoce la tarjeta y se está autorizado se obtendrá un mensaje de saludo, en caso contrario una
indicación de que no se reconoce la tarjeta o no se está autorizado a fichar.
• En caso de un lector de tarjeta magnética: Se pasará la tarjeta por la ranura que el terminal tiene al efecto,
sin inclinarla y a una velocidad media y constante. Si se reconoce la tarjeta y se está autorizado se
obtendrá un mensaje de saludo, en caso contrario una indicación de que no se reconoce la tarjeta o no se
está autorizado a fichar.
Fichar con incidencia
Para fichar con incidencia se seguirá cualquiera de estos procedimientos:
Primer método
• 1. Pulsar la tecla “Código/Code”: El terminal mostrará en el display
INICIO DE OPERATIVA
IDENTIFÍQUESE
• 2. En función del tipo de lector disponible, ponga el dedo en el lector o use la tarjeta.
Si la persona es reconocida como autorizada, en el display se mostrará la lista de incidencias, seleccionaremos la que
nos interese con las teclas de flecha situadas a la derecha del display (que nos permiten recorrer la lista hacia arriba y
hacia abajo), cuando tengamos seleccionada la que nos interesa pulsaremos la tecla “Aceptar/OK”.
• 3. El terminal mostrará en el display un mensaje de saludo.
Segundo método
• 1. Pulsar la tecla “Código/Code”: El terminal mostrará en el display
INICIO DE OPERATIVA
IDENTIFÍQUESE
Terminales - 16 -
• 2. En función del tipo de lector disponible, ponga el dedo en el lector o use la tarjeta. Si la persona es
reconocida como autorizada, en el display se mostrará la lista de incidencias, en esta situación
pulsaremos el código de la incidencia que queremos usar, si sólo pulsamos un dígito será necesario
pulsar también la tecla “Aceptar/ok”.
• 3. Si el código es correcto el terminal mostrará en el display un mensaje de saludo.
Terminales - 17 -
INCIDENCIAS
Una incidencia es el resultado de aplicar un calificativo a la presencia o ausencia de los empleados, de manera que
podamos diferenciar múltiples tipos de presencia y ausencia justificada. Podremos contabilizar el tiempo de se dedica a
trabajo efectivo dentro de la empresa (la presencia sin incidencia también se define como una incidencia en nuestra
aplicación), ausencia justificada por trabajo fuera de la empresa, ausencia justificada por diferentes tipos de permisos
(que pueden ser recuperables o no), vacaciones, horas extras, etc. Cada una de las incidencias tiene asignado un
nombre y un código que la identifican. Toda incidencia pertenece a uno de los cinco grupos predefinidos, y esa
pertenencia determina como contabilizará. Los cinco grupos y sus características son:
Su color distintivo es el verde. Permiten contabilizar tiempo siempre que

1.- (Horas) Productivas en el exista presencia del empleado (existirá presencia del empleado en el centro
centro durante el intervalo de tiempo que medie entre un marcaje de entrada y el
siguiente de salida). Sólo tienen efecto en la jornada en que se usan.
Su color distintivo es el azul. Permiten contabilizar tiempo durante la

ausencia de un empleado que ha salido indicando un motivo de trabajo en el
exterior de la empresa. Se contabilizará tiempo hasta el siguiente marcaje de
entrada (al volver no será necesario indicar nada) o hasta el límite previsto
en la configuración de la jornada si la persona no vuelve. Si se añade una
2.- (Horas) Productivas fuera incidencia de este tipo al primer marcaje de la jornada se indicará que se
del centro está volviendo de una actividad productiva en el exterior del centro de
trabajo, esta situación se puede dar cuando el empleado va desde su
domicilio a hacer esos trabajos sin pasar por el centro de trabajo (hacia atrás
sólo se puede contabilizar, como máximo, hasta el inicio de la jornada en que
se produce el marcaje). Pueden justificar varios días de ausencia, pero sólo
hacia adelante.
Su color distintivo es el amarillo-ocre. Permiten contabilizar tiempo de

presencia en la empresa dedicado a actividades que se consideren como "no
3.- (Horas de) Otras productivas" como cursos dentro de la empresa, horas sindicales, etc. En
este tipo de incidencia los marcajes no implican salida, sólo se cambia de
actividades en el centro actividad, y contabilizan hasta que se produce un marcaje con la misma u
otra incidencia de este tipo o un marcaje de salida. Sólo tienen efecto en la
jornada en que se usan.
Su color distintivo es el amarillo-ocre. Permiten contabilizar tiempo de

presencia fuera de la empresa dedicado a actividades que se consideren
como "no productivas" como podría ser un curso en el exterior de la expresa.
En este tipo de incidencia los marcajes implican salida, por ello se contará
tiempo hasta el próximo marcaje de entrada o hasta el límite previsto en la
configuración si la persona no vuelve. Si se añade una incidencia de este
grupo a un marcaje de entrada se indicará que se está volviendo de hacer
una actividad fuera del centro de trabajo, esta situación se puede dar cuando
4.- (Horas de) Otras el empleado va desde su domicilio a hacer esas actividades sin pasar por el
actividades fuera del centro centro de trabajo (hacia atrás sólo se puede contabilizar, como máximo,
hasta el inicio de la jornada en que se produce el marcaje). Este grupo tiene
el mismo color que el anterior porque son el mismo (y en ocasiones se
presentarán sumados), las “otras actividades” se han separado en dos
porque en ciertas situaciones interesará disponer de un resultado separado
de las horas que se realicen dentro o fuera del centro, además las
actividades fuera del centro pueden durar varios días por lo que en este tipo
de incidencias se permite que justifiquen varios días de ausencia hacia
adelante.
Su color distintivo es el naranja. Permiten contabilizar tiempo durante la

ausencia de un empleado que ha salido indicando un motivo justificado. En
este grupo se hallarán la mayoría de las incidencias: Vacaciones, todo tipo de
permisos recuperables y no recuperables, bajas, visita al médico,
indisposiciones, ... etc. Se contabilizará tiempo hasta el siguiente marcaje de
5.- (Horas de) Ausencias entrada o hasta el límite previsto en la configuración si la persona no vuelve.
justificadas Pueden justificar varios días de ausencia hacia adelante. Si se añade una
incidencia de este grupo a un marcaje de entrada se indicará que se está
volviendo de una ausencia justificada, esta situación se puede dar cuando,
por ejemplo, el empleado entra a trabajar tarde por un motivo justificado
(hacia atrás sólo se puede contabilizar, como máximo, hasta el inicio de la
jornada en que se produce el marcaje).
Incidencias - 18 -
COMPONENTES DE UNA INCIDENCIA
a Código de la incidencia. Se trata de un código numérico único, entre el 0 y el 99 ambos inclusive, que
identifica la incidencia. Si se hace clic sobre el signo # se ordenarán las incidencias por código.
b Grupo al que pertenece la incidencia. El color indica la pertenencia de la incidencia a uno de los cinco
grupos predefinidos. Si se hace clic en “Tipo” se ordenarán las incidencias por grupo.
c Nombre de la incidencia. Nombre único que identifica la incidencia. Si se hace clic sobre “Nombre” se
ordenarán las incidencias alfabéticamente.
d Botón papelera. Situado a la derecha del nombre de cada incidencia permite eliminarla. Sólo se permite
eliminar incidencias que no hayan sido utilizadas en ningún momento.
e Botón “+”. Permite crear una nueva incidencia.
f Barra de desplazamiento. Permite ver las incidencias que quedan fuera de la capacidad del cuadro de
visualización.
g Incidencia seleccionada. Haciendo clic sobre una incidencia aparece una franja de color verde que indica
que está seleccionada y su configuración en el cuadro de la derecha (r).
h Botón “Editar” permite entrar en modo de edición para modificar la configuración (r) de la incidencia
seleccionada (g). Cuando se hace clic sobre este botón, desaparece y en su lugar se muestran dos
diferentes: “Guardar”, que permite guardar los cambios que se hagan, y “Cancelar” que permite salir del
modo de edición despreciando cualquier cambio que se haya podido hacer.
i Código de la incidencia seleccionada. Debe ser único y estar comprendido entre 0 y 99.
j Nombre de la incidencia seleccionada. Debe ser único y preferiblemente no demasiado largo para que se
vea bien en el display del terminal.
k Grupo al que pertenece la incidencia seleccionada. Toda incidencia debe pertenecer a un grupo, esta
pertenencia determinará algunos aspectos de su comportamiento y acumulación de tiempo. Los grupos
están predefinidos y no se pueden modificar, sólo es posible escoger uno de los que presenta esta lista
desplegable. Si no se escoge ninguno se asignará “Ausencias Justificadas”.
l Configuración para no contabilizar horas teóricas. Marcando esta casilla de verificación se indicará a la
aplicación que no deberá tener en cuenta el tiempo de incidencia que contabilice para el cómputo de
horas teóricas anuales. Este tipo de configuración sólo se suele usar en incidencias como “Vacaciones”
porque, por norma, el tiempo dedicado a ellas debe estar fuera del cómputo anual de las horas que
deben ser trabajadas. El efecto será que en un día con una jornada con ocho horas teóricas que tenga
una ausencia justificada por este tipo de incidencia, ese día no será tenido en cuenta a efectos de contar
las horas teóricas anuales.
Incidencias - 19 -
m Configuración para hacer que la ausencia justificada por la incidencia se deba recuperar. Marcando esta
casilla de verificación se indicará a la aplicación que el tiempo que se contabilice de esta incidencia no se
tendrá en cuenta a efectos de horas trabajadas, de manera que por ejemplo el saldo reflejará un valor
negativo mientras no se compense.
n Indicación de incidencia arrastrable. Se denomina “Arrastrable” a toda incidencia que se configura para
que pueda durar más de un día Sólo pueden ser arrastrables las incidencias de los grupos "Productivas
fuera del centro", "Otras actividades fuera del centro" y "Ausencias justificadas", es decir, aquellas que
implican salida del centro de trabajo. La indicación de que una incidencia es arrastrable implica que se
indique también el máximo número de días de arrastre (o) y si el arrastre finaliza al acabar la jornada
anterior a aquella en que se produce el marcaje que la finaliza (p). Las incidencias que no son
arrastrables (porque no pueden serlo o porque no se han configurado para ello) sólo pueden tener efecto
dentro de la jornada en que se producen.
En la siguiente figura se muestra el comportamiento de una incidencia arrastrable del grupo de "Productivas fuera del
centro" en la que se permite finalizar el arrastre en medio de una jornada. La jornada contiene un único bloque de
presencia obligada. Se ha considerado que el final de la jornada (hora límite a partir de la cual cualquier marcaje será
considerado que pertenece al la jornada del día siguiente) coincide con el final del día.
Como se puede apreciar, el primer día se produce una salida antes de finalizar la jornada con la incidencia (la parte
verde corresponde al tiempo de presencia o "Productivas en el centro" y la parte azul la de la incidencia o “Productivas
fuera del centro"); el segundo día no hay presencia del empleado pero es justificado completamente por la incidencia;
finalmente, el tercer día la incidencia justifica la ausencia del empleado hasta el primer marcaje (azul) y el resto
corresponde a la presencia en el centro.
Con los mismos marcajes pero con la incidencia configurada para que su final se produzca al final de la jornada
anterior a la que se produce el primer marcaje tras el que la puso en marcha, tendríamos el siguiente comportamiento:
El arrastre finaliza al llegar el final de la jornada del día 2, por lo que, en la jornada del día 3, el tiempo que va desde el
inicio del bloque de presencia obligada hasta el primer marcaje (rojo) será considerada como de “Ausencia
Injustificada”.
o Máximo número de días de arrastre, es decir, máximo número de días de ausencia consecutivos que
podrán ser justificados por una incidencia. Sólo se podrá indicar en las incidencias de tipo arrastrable (p)
y podrá tener un valor máximo de 999 días naturales.
p Forzar finalización en jornada anterior a la que recibe el primer marcaje tras el que puso en marcha la
incidencia. Esta configuración se aplicará a aquellas incidencias que tienen una duración estipulada en un
número de días completos, como “Matrimonio”.
q Configuración de máximos y mínimos. Este botón da acceso en modo de edición a configurar máximos y
mínimos de tiempo y eventos para cada incidencia. Debe tenerse en cuenta que la aplicación cesará de
acumular tiempo al superar los máximos y no contabilizará nada si no se llega a los mínimos, de manera
que si la incidencia se produce sobre una franja de Presencia Obligada el resultado será la acumulación
de tiempo de “Ausencia no justificada”. A la izquierda del botón se muestra una breve descripción de la
configuración.
r Cuadro de uso de la incidencia seleccionada. En este cuadro se mostrarán las jornadas en la que se ha
permitido el uso de la incidencia seleccionada (g).
Incidencias - 20 -
s Cuadro de configuración de la incidencia seleccionada. En este cuadro se muestra la configuración de la
incidencia que se selecciona, si no hay ninguna seleccionada estará vacío.
La aplicación se entrega con una serie de incidencias definidas con unas características determinadas. Es importante
que verifique que se corresponden con sus necesidades. Es posible modificarlas y crear otras nuevas si las necesita.
Es muy importante que verifique que la definición de las incidencias predefinidas se corresponde con las que necesita,
para ello es necesario que comprenda cómo funcionan por lo que le recomendamos que lea detenidamente este
capítulo dedicado a las incidencias y el dedicado a las jornadas antes de proceder a realizar ningún cambio o crear
alguna incidencia nueva.
COMPORTAMIENTO BÁSICO DE LOS DIFERENTES GRUPOS DE INCIDENCIAS
Productivas en el centro
Este tipo de incidencias (que incluye también los "Movimientos sin incidencia" o incidencia cero) cuenta siempre hacia
adelante a partir del momento en que se produce un movimiento y hasta el siguiente.
Siempre es necesario otro marcaje para cerrar el primero y posibilitar que se pueda calcular, nunca puede quedar uno
desaparejado, si se produce esa circunstancia no se podrá calcular la jornada completamente. El último marcaje de la
jornada deberá ser sin incidencia o con una incidencia del grupo de "Productivas fuera del centro", "Otras actividades
fuera del centro" o "Ausencias justificadas".
El segundo marcaje puede ser realizado con la misma incidencia, o con otra. Si el segundo marcaje se realiza con una
incidencia diferente y es del tipo "Productivas en el centro" u "Otras actividades en el centro" y no se trata de un
"Movimiento sin incidencia" se cerrará la incidencia pero se continuará presente por lo que será necesario otro marcaje
para que la jornada sea calculable. En la imagen siguiente, la incidencia trabajo especial se cierra fichando con la
misma incidencia, con lo que se vuelve a la presencia normal (sin incidencia).
Productivas fuera del centro
Este tipo de incidencias puede contar hacia atrás, cuando se utilizan en un marcaje de entrada, o hacia adelante,
cuando se utilizan en un marcaje de salida.
Incidencias - 21 -
En este ejemplo el primer marcaje justifica la ausencia hacia atrás hasta el límite estipulado en la configuración de la
jornada e inicia la contabilización de tiempo de presencia normal sin incidencia hasta el siguiente marcaje.
En el siguiente caso el marcaje con incidencia no es el primero de la jornada por lo que cuenta hacia adelante:
Si el marcaje con una incidencia de este grupo es el último de la jornada justificará la ausencia hasta el final de la
definición de la jornada o hasta completar las Horas Teóricas (el tiempo previsto de trabajo) si se trata de trabajo
flexible:
Si el marcaje con una incidencia de este grupo es un marcaje intermedio pero de entrada, el comportamiento será
idéntico al caso en que el primer marcaje del día se hacía con la incidencia, contará hacia atrás. Pero en este caso el
límite será el marcaje anterior. En la siguiente imagen se observa que el tercer marcaje se hace con incidencia y
provoca que cuente tiempo de incidencia hacia atrás hasta el último marcaje sin incidencia, al tiempo que el empleado
pasa a estar presente y se empieza a contar tiempo de presencia sin incidencia hacia adelante:
En la imagen siguiente se muestra un compendio de los diferentes comportamientos que pueden tener las incidencias
del grupo “Productivas fuera del centro”, en posición inicial contando hacia atrás hasta el límite de definición de la
jornada, en posición medial contando hacia adelante, en posición medial contando hacia atrás y en posición final
contando hacia adelante hasta el límite de definición de la jornada:
Incidencias - 22 -
Otras actividades en el centro
Este tipo de incidencias se comporta de la misma manera que lo hacen las del grupo “Productivas en el centro”,
cuentan siempre hacia adelante a partir del momento en que se produce un marcaje y cuentan hasta el siguiente.
Siempre es necesario otro marcaje para cerrar el primero y posibilitar que se pueda calcular, nunca puede quedar uno
desaparejado, si se produce esa circunstancia no se podrá calcular la jornada completamente. El último marcaje de la
jornada deberá ser sin incidencia o con una incidencia del grupo de "Productivas fuera del centro", "Otras actividades
fuera del centro" o "Ausencias justificadas".
Si el marcaje que pone fin a la actividad fuese sin incidencia, se tomaría como una salida sin ninguna justificación.
Otras actividades Fuera del centro
Este tipo de incidencias se comporta de la misma manera que lo hacen las del grupo “Productivas fuera del centro”.
Ausencias justificadas
Este tipo de incidencias se comporta casi de la misma manera que lo hacen las del grupo “Productivas fuera del
centro”. La única diferencia en el comportamiento respecto a las incidencias del grupo “Productivas fuera del centro”
radica en que las de este grupo nunca contabilizarán tiempo sobre franjas flexibles una vez se hayan cumplido las
“horas teóricas”, aunque exista presencia del empleado con posterioridad a la incidencia.
Jerarquía de las incidencias
Para resolver las situaciones con franjas flexibles en las cuales es posible contabilizar varias incidencias se ha
establecido una jerarquía que evita ambigüedades, el orden de preeminencia es el siguiente:
• Productivas en el centro
• Otras actividades en el centro
• Productivas fuera del centro
• Otras actividades fuera del centro
• Ausencias justificadas
Por norma general, y si no hay otras limitaciones, todas las incidencias que contabilizan tiempo con el empleado
ausente se ajustan a las Horas Teóricas de la jornada en la que se usan, lo que quiere decir que cuando una jornada se
inicia o finaliza con incidencia que implica ausencia, nunca se acumulará más tiempo que el necesario para completar
las Horas Teóricas.
Incidencias - 23 -
En caso de que las incidencias sean del mismo grupo se seguirá el siguiente criterio: primero se contabilizará por la
derecha (final de jornada) y después por la izquierda (inicio de jornada). Si hubiese franjas intermedias de flexible
entre dos franjas de presencia obligada serían las últimas en ser contabilizadas.
CREACIÓN DE UNA INCIDENCIA
Como se indicó anteriormente antes de proceder a crear una incidencia es importante que comprenda su
funcionamiento y que verifique si ya existe entre las predefinidas y se ajusta a sus necesidades. Para ilustrar la
creación de una incidencia supondremos que nos falta una denominada “Avería Transporte” que nos permita justificar
los retrasos debidos a las averías en trenes, autobuses, metros, tranvías, etc. y que usaremos cuando los empleados
nos traigan los justificantes de RENFE, FEVE o cualquier otra compañía de transporte público.
Las características de nuestra incidencia serán:
Código 50
Nombre Avería Transporte
Grupo Ausencias Justificadas

Contabilizará un evento cuando supere 0 minutos (siempre que haya alguna acumulación)
Contabilizará teóricas Si (implica no marcar la casilla)

Arrastrable No
Máximo número de días de arrastre No aplicable (porque no es arrastrable)
Finalizar en jornada anterior No aplicable (porque no es arrastrable)
1. Al entrar en la opción Incidencias del Menú de Configuración se mostrará una pantalla como esta:
Incidencias - 24 -
2. Para proceder a crear una incidencia nueva haga clic sobre el botón “+” (señalado con una flecha roja). Al
hacerlo se presentará un cuadro donde deberá indicar el código de la incidencia:
3. Introduzca el código que identificará la incidencia (88 en nuestro ejemplo):
4. Haga clic sobre el botón “Aceptar”. Ahora podremos rellenar el resto de configuraciones de nuestra incidencia:
Incidencias - 25 -
5. Ahora ya tenemos nuestra incidencia configurada y podemos guardarla. Para ello Haga clic en el botón
“Guardar”.
Recuerde que la nueva incidencia no estará autorizada en las Jornadas que ya estén creadas:
Incidencias - 26 -
En esta imagen de la pantalla de jornadas se aprecia la incidencia que acabamos de crear sin autorización de uso (la
casilla de verificación que hay a su derecha está desmarcada) y, en consecuencia, sin validez (no tiene la barra naranja
como las otras del grupo).
Incidencias - 27 -
JORNADAS
Las jornadas son las definiciones de como debe contabilizarse el tiempo de presencia o ausencia para un día. Deberá
haber tantas como tipos de jornada haya: continuada, nocturna, partida, flexible, festiva, etc.
Cada uno de los días de trabajo de cada empleado deberá tener asignada una jornada, a los días festivos también les
corresponderá una jornada, la asignación día/jornada se realizará al crear los calendarios. Si todos los empleados
hacen el mismo horario sólo necesitaremos dos jornadas, una para los días laborables y otra para los días festivos,
puesto que son reutilizables.
Antes de empezar a crear jornadas es muy importante tomarse cierto tiempo para determinar cuantos horarios
diferentes se realizan en la empresa, se recomienda encarecidamente tener en cuenta los siguientes puntos:
• Dedicar unos minutos a recopilar la información de cada uno y plasmarlos en un papel a modo de croquis
con sus correspondientes características.
• Leer detenidamente las siguientes definiciones de los elementos que intervienen en la definición de una
jornada.
• Recopilar la información para definir las diferentes jornadas que necesitará.
• Siempre que varíe alguno de los elementos constitutivos de una jornada deberá definir otra, por ejemplo, si
tiene un grupo de personas que deben realizar un horario continuado de presencia obligatoria entre las
08:00 y las 15:00 con una pausa optativa de 15 minutos pero unos pueden realizar la pausa entre las
10:00 y las 10:15 mientras otros deben realizarla entre las 10:30 y las 10:45 deberá definir dos jornadas.
Las jornadas constan de:
(La letra que hay a la izquierda de las entradas en negrita corresponden con el identificador utilizado en la imagen de
la pantalla que hay más abajo).
• (a) Nombre de la Jornada: Toda Jornada debe tener un nombre, diferente de las demás, que la identifique.
• (d) Final de Jornada: Hora a partir de la cual cualquier marcaje que se produzca será considerado como de
la jornada del día siguiente.
• (e) Horas teóricas: Tiempo de trabajo previsto para la jornada.
• (f) Color: Color identificativo de la jornada, será especialmente útil en los calendarios y en la pantalla
donde se mostrarán los movimientos puesto que la jornada que corresponde a cada día se identificará por
su color.
• (h) Cortesía: Tiempo máximo de retraso que se tolerará, ese tiempo de retraso se ignorará y se
contabilizará como trabajado si no se supera el límite establecido.
• (i) Penalización: Valor de tiempo que tomará el retraso si se supera el tiempo estipulado como cortesía. Si
el tiempo de retraso es mayor que este valor, se conservará el real.
• (j) Retraso: Tiempo máximo hasta el que se contabilizará retraso. Si se supera el tiempo estipulado se
considera que ya no tiene sentido contar retraso sino tiempo de "Ausencia Injustificada".
Como se puede apreciar “Cortesía”, “Penalización” y “Retraso” están muy relacionados: Por ejemplo, si establecemos
un tiempo de Cortesía de 5 minutos, una Penalización de 15 minutos y un Retraso de 30 minutos tendremos estas
situaciones:
Jornadas - 28 -
Retraso Real Retraso Ausencia Contabilizada
Contabilizado (derivada del retraso)
3 minutos 0 minutos 0 minutos


• (v) Rango de horas flexibles: Periodo de tiempo durante el cual se podrá contabilizar tiempo de trabajo si
existe presencia del empleado. En caso de ausencia no se hace nada.
• (x) Rango de horas obligadas: Periodo de tiempo durante el cual se podrá contabilizar tiempo de trabajo si
existe presencia del empleado. En caso de no estar presente el empleado se contabilizará tiempo de
ausencia si no existe ninguna justificación en forma de incidencia.
• (y) Pausa: Las pausas son una manera de regular los descansos durante un periodo de tiempo obligatorio
(desayunos, comidas,...). Las pausas pueden ser optativas u obligatorias.
• Optativas: si no hay ausencia durante la pausa se contabilizará totalmente como tiempo trabajado. Si se
supera el tiempo máximo previsto se contabilizará ausencia.
• Obligatorias: si no hay ausencia durante la misma, se descontará el tiempo mínimo estipulado. Si el tiempo
de ausencia no llega al mínimo estipulado, se descontará la totalidad del valor mínimo. Si se supera el
tiempo máximo previsto se contabilizará ausencia.
Para efectuar los descuentos se tendrá en cuenta el “Método de adición” seleccionado. El “Método de adición” se
utilizará para determinar el modo en que se harán los descuentos, deshaciendo situaciones ambiguas cuando tengamos
pausas con mínimos obligatorios dentro de periodos más amplios y se produzcan marcajes dentro del periodo de pausa
que en función del método usado para aplicar el descuento de la pausa mínima obligatoria darían resultados diferentes.
Existen tres posibilidades: “Al inicio” (se empieza a descontar a partir del inicio de la pausa), “Al final” (se empieza a
descontar, hacia atrás, desde el final de la pausa) y “Al inicio y al final” (se va descontando alternativamente un
minuto al inicio y al final hasta completar el mínimo estipulado).
Vamos a ver el comportamiento de diferentes definiciones de pausa:
Inicio Final Mín. Máx. Oblig. Comportamiento

10:00 10:30 - 00:15 No Si no existe ausencia durante la pausa, la aplicación contabilizará
el tiempo como trabajado. Si existe ausencia durante la pausa
(porque ha habido un marcaje de entrada y otro de salida) no se
contará ausencia mientras no se supere el máximo establecido;
si la ausencia es inferior al tiempo máximo de la pausa el tiempo
que falte hasta completar el tiempo máximo de pausa será
considerado como trabajado. El caso de usar incidencias el
comportamiento será idéntico al que habría si no existiese la
pausa. Este tipo de configuración se suele utilizar en pausas para
bocadillo o similares de tipo voluntario que requieren fichaje por
parte de los empleados.
10:00 10:15 - 00:15 No Se trata de una variación de la anterior en la que los límites de la
pausa son equivalentes al máximo de la misma (15 minutos en el
ejemplo). El comportamiento sería idéntico al anterior. En este
caso se deberá tener presente que se trata de una pausa que
requiere que los empleados fichen y que el máximo de tiempo
que se puede dedicar a ella coincide con el límite para fichar y
volver a la actividad de trabajo.
Jornadas - 29 -
14:00 15:30 01:00 01:30 Si En esta configuración si no hay ausencia durante los límites que
definen la pausa se descontará el mínimo estipulado (1 hora). Si
hay ausencia pero es inferior al mínimo se descontará tiempo
hasta completar ese mínimo estipulado. Los descuentos se harán
siempre según el “Método de Adición” seleccionado. La ausencia
máxima que se permitirá será la definida por el máximo (1 h 30’
en nuestro ejemplo). En caso de haber situaciones de incidencia
durante este tipo de pausa se procederá a descontar el mínimo
siguiendo el criterio que establezca el “método de adición”. Este
tipo de configuración se suele utilizar para pausas de comida.
14:00 15:30 01:00 01:00 Si Esta configuración es una variación de la anterior en la que el
mínimo obligatorio de la pausa coincide con el máximo permitido.
El comportamiento será igual al de la anterior, sólo que el tiempo
máximo de pausa se restringirá a una hora, a partir de entonces
se contabilizará como ausencia injustificada (si el marcaje que
inició la pausa era sin incidencia) o según corresponda a la
situación de incidencia que se haya utilizado.
14:00 15:00 01:00 01:00 Si Esta configuración es otra variación más restrictiva, se puede
usar en situaciones en que nunca media marcaje para descontar
siempre la pausa (1 hora en el ejemplo).
Nota Importante: Las pausas deben definirse sobre un periodo de “Presencia Obligada”. Es decir,
dado un periodo de “Presencia obligada” entre la 09:00 y las 18:00; podemos
definir una “Pausa” entre las 14:00 y las 15:00. Nunca sería correcto definir un
periodo de “Presencia obligada” entre las 09:00 y las 14:00, un periodo de pausa
entre las 14:00 y las 15:00, y otro periodo de presencia obligada entre las 15:00 y
las 18:00.
• (m,n) Validez de las Incidencias: Es el tiempo durante el cual se puede usar cada una de las incidencias, la
no indicación de validez implica que no se puede usar. En cada Jornada deberá determinarse la validez de
cada una de las incidencias. Por defecto al crear los diferentes periodos de tiempo (“Rangos de horas
flexibles” y “Rango de horas obligadas”) se asume que la validez de todas las incidencias se corresponde
con ellos (m), si alguno de los grupos o incidencias particulares tienen una validez diferente deberán
modificarse específicamente (n). Si tenemos un grupo de empleados que no puede usar las incidencias del
grupo “Productivas fuera del centro” (“Trabajos Exteriores” y “Viaje”) podemos evitar su uso no
estableciendo validez para ese grupo en la o las Jornadas que utilicen ese grupo de empleados. Como se
puede apreciar, el uso de esta posibilidad puede obligarnos a crear variaciones de una misma Jornada en
función del uso de las incidencias que se autorice.
Nota Importante: Si no se establece validez para los marcajes “Sin incidencia” que se halla en el
grupo “Productivas en el centro” no se podrán hacer fichajes sin indicar una
incidencia.
Elementos de la pantalla de Jornadas
Jornadas - 30 -
a Nombre de la Jornada. Al hacer clic sobre este elemento se despliega la lista que contiene todas las
jornadas definidas y se puede escoger una, haciendo clic sobre ella, para ver o editar su configuración.
Si se escoge “- Nueva –” se entrará en modo de creación de una nueva jornada.
b Botón “Guardar”. Se muestra cuando se ha escogido una jornada y se ha pulsado el botón “Editar” que
ocupa esta posición cuando no se está en modo de edición.
c Botón “Cancelar”. Se muestra en modo de edición de una jornada (cuando se ha seleccionado una y se
ha pulsado el botón “Editar”. Permite salir del modo de edición sin hacer ningún cambio.
d Campo “Final de Jornada”. Se usará para establecer la hora a partir de la cual cualquier marcaje será
considerado como de la jornada del día siguiente.
e Campo “Horas Teóricas”. Se usará para establecer el tiempo de trabajo previsto para la jornada.
f Campo Color. Se usará para seleccionar el color que identificará la jornada.
g Botón para desplazar las franjas horarias de una jornada. Este botón sólo se muestra en modo de
edición y permite desplazar todas las franjas horarias y la validez de todas las incidencias hacia la
derecha o hacia la izquierda incrementando o decrementando su hora de inicio y final en el valor que se
indique en el cuadro que aparecerá al hacer clic sobre él. Será especialmente útil cuando se deba crear
una jornada idéntica a otra pero con un inicio anterior o posterior.
h Campo “Cortesía”. Se usará para establecer el tiempo máximo de retraso que se tolerará sin que sea
anotado.
i Campo “Penalización”. Se usará para establecer el valor que tomará el retraso si se supera el tiempo
estipulado como cortesía.
j Campo “Retraso”. Se usará para establecer el valor máximo del retraso.

k Botón de desplazamiento de la jornada. Hay dos, uno a cada lado de la franja que contiene la definición
gráfica de la jornada, y permiten desplazar la visión de la jornada hacia la derecha o la izquierda.
l Grupos de incidencia. Son los cinco grupos de Incidencia, pueden estar plegados o desplegados. En
estado plegado se muestra a la derecha la validez de las incidencias del grupo. En estado desplegado
muestran las incidencias definidas dentro del grupo.
m Validez del grupo de incidencias. Esta barra a la derecha de cada grupo indica la validez genérica de las
incidencias del grupo. En modo de edición es modificable haciendo clic sobre ella, al hacerlo se muestra
un cuadro con los valores de inicio y fin. Modificándola se modificará la de todas las incidencias del grupo
que no tengan una validez particular.
n Validez de cada incidencia. Esta barra a la derecha de cada incidencia indica la validez de cada una de
ellas. En modo de edición es modificable haciendo clic sobre ella, al hacerlo se muestra un cuadro con
los valores de inicio y fin.
o Vinculación de la validez de incidencia al grupo. El candado que hay en esta casilla puede estar abierto o
cerrado. En estado cerrado indicará que la validez de la incidencia está vinculada a la del grupo, por lo
que cualquier modificación de la del grupo le afectará. En estado abierto indicará que la validez de la
incidencia no está vinculada a la del grupo, por ello no le afectarán las modificaciones que se hagan
sobre el grupo. Haciendo clic sobre el candado se cambiará su estado. ¡Atención! Si, en estado de
Jornadas - 31 -
edición, se hace clic sobre el candado abierto de una incidencia con una definición particular
inmediatamente tomará la del grupo, para deshacer el cambio deberá hacer clic sobre el botón cancelar.
p Incidencias. Cada nombre corresponde a una de las incidencias definidas. Los nombres, configuración y
pertenencia a un grupo se establecen en la pantalla de configuración de incidencias, aquí sólo es posible
establecer la autorización de uso y validez para cada jornada.
q Autorización de uso. Esta casilla puede estar marcada, indicando que se autoriza el uso de esta
incidencia en esta jornada, o desmarcada, para indicar que no se puede usar la incidencia en la jornada.
El hecho de desmarcarla implica que el candado quede abierto, desvinculando la validez de esta
incidencia de la común del grupo.
r Periodo de presencia obligada. La franja marrón indica la parte de la jornada que se ha definido como de
presencia obligatoria. En modo de edición se puede modificar haciendo clic sobre ella, al hacerlo se
muestra un cuadro con los valores de inicio y fin.
s Periodo de pausa. El periodo de pausa debe estar siempre dentro de uno de presencia obligatoria. En
modo de edición se puede modificar haciendo clic sobre ella, al hacerlo se presentará un cuadro con la
configuración actual.
t Periodo flexible. La franja verde indica la parte de la jornada que es de presencia optativa o voluntaria.
En modo de edición se puede modificar haciendo clic sobre ella, al hacerlo se muestra un cuadro con los
valores de inicio y fin.
u Botón de selección de tipo de franja horaria. Este botón permite desplegar los tres tipos de franjas
definibles y seleccionar uno durante la creación o modificación de una jornada.
v Rango de horas flexibles. Esta opción permite la creación de una franja de horas flexibles dentro de la
jornada.
x Rango de horas obligadas. Esta opción permite la creación de una franja de horas obligatorias dentro de
la jornada.
y Pausa. Esta opción permite la creación de una pausa dentro de la jornada.
z Botón de edición de validez de incidencias. Este botón permite editar la validez de la incidencia o del
grupo de incidencias que hay a su izquierda. Nótese que las incidencias vinculadas a un grupo no
disponen de ese botón (en la imagen, la incidencia “Horas sindicales” carece de botón propio dado que
está vinculada a la validez común del grupo al que pertenece, en cambio, la incidencia “Curso” dispone
de un botón propio puesto que está desvinculada de la validez genérica del grupo al que pertenece.
CREACIÓN DE UNA JORNADA
Como se indicó anteriormente es muy importante dedicar el tiempo necesario para decidir cuantas jornadas se
necesitarán y cuales serán las características de cada una de ellas. Para ilustrar la creación de una jornada usaremos
una Jornada con las siguientes características:
Jornada Partida
Final Jornada 24:00
Horas teóricas 08:00

Color Verde
Cortesía 5 minutos
Penalización No hay
Retraso 30 minutos
Periodo de horas obligatorias De 09:00 a 18:00
Pausa Obligatoria entre las 14:00 y las 15:30, debe durar un mínimo
de 1 hora y el máximo de 1 hora y media.
Periodo de horas flexibles Entre las 18:00 y las 18:30. Será necesario para que aquellos
empleados que decidan tomarse la pausa completa puedan
completar las 8 horas teóricas estipuladas.
Validez de las Incidencias Todas se pueden usar durante la duración de la jornada

excepto la incidencia de “Horas extras”, que no se puede usar
en esta jornada y la incidencia “Curso” que sólo se podrá usar
entre las 16:00 y las 18:00.
Jornadas - 32 -
1. Al entrar en la opción Jornadas del Menú de Configuración se mostrará una pantalla como esta:
2. Para crear una nueva jornada haga clic en el botón “Editar” o haga clic sobre la lista desplegable situada a la
derecha de “Jornada” y seleccione la opción “– Nueva –” como se muestra en esta imagen:
3. Al hacer clic sobre esa opción “– Nueva –“ se tendrá opción de crear una jornada nueva desde cero o partir de
una ya definida:
Jornadas - 33 -
4. Seleccionaremos la opción “Jornada nueva en Blanco” que nos permitirá crear una jornada partiendo de cero,
igual que si hubiésemos hecho clic sobre el botón “Editar” como se indicó en el punto 2:
5. Se introducirá el nombre que identificará la Jornada, se indicará el límite de “Final de Jornada” (la hora a partir
de la cual los movimientos pertenecerán a la jornada siguiente, por defecto se muestra 24:00), un valor para las
“Horas Teóricas” (por defecto se muestra 08:00), se escogerá el “Color” distintivo, se indicará el tiempo máximo de la
“Cortesía” y el valor máximo para el “Retraso”. Ahora pasaremos a establecer los diferentes periodos de tiempo, para
ello se hará clic sobre el botón con el signo “+” que hay bajo el botón “Cancelar”, al hacerlo se desplegará un menú
con las tres opciones posibles, “Horas Flexibles”, “Horas Obligadas” y “Pausa”, tal como muestra la imagen siguiente:
Jornadas - 34 -
6. Seleccionaremos la opción “Rango de horas obligadas” haciendo clic sobre esa ella, con ello obtendremos un
cuadro en el que podremos establecer los límites de nuestro periodo de presencia obligatoria:
Una vez puestos los límites (recuerde que las pausas deben incluirse dentro de un periodo de presencia obligada) se
hará clic sobre el botón “Aceptar”:
En la imagen anterior se aprecia que además del periodo de presencia obligada que se acaba de crear (banda marrón
entre las 09:00 y las 18:00), han aparecido cinco líneas de color idéntico a los diferentes grupos de incidencias, se trata
de la validez de las incidencias (el tiempo durante el cual se puede usar cada una de las incidencias) que, como se dijo
anteriormente, por defecto se corresponde con el periodo de presencia obligatoria que se ha creado.
Jornadas - 35 -
7. A continuación se volverá a hacer clic sobre el botón “+” y se seleccionará la opción “Pausa” haciendo clic
sobre ella, se obtendrá un cuadro sobre el que se definirán las características de la pausa:
• Inicio y Final determinan el periodo de definición de la pausa.
• Mínimo: determina el tiempo mínimo de ausencia que debe haber durante la pausa. Este tiempo no puede
ser superior al tiempo que determinen el inicio y final de la pausa, si se pone un valor superior el programa
lo ajustará al guardarlo. Tampoco, obviamente, podrá ser superior al Máximo.
• Máximo: determina el tiempo máximo de ausencia que se permite durante la pausa. Todo lo que supere
ese máximo será contabilizado como tiempo de ausencia. Este tiempo no puede ser superior al tiempo que
determinen el inicio y final de la pausa, si se pone un valor superior el programa lo ajustará al guardarlo.
• Método de adición: Se utilizará para deshacer situaciones ambiguas cuando tengamos pausas con mínimos
obligatorios dentro de periodos más amplios y se produzcan marcajes dentro del periodo de pausa que en
función del método usado para aplicar el descuento de la pausa mínima obligatoria darían resultados
diferentes. Existen tres posibilidades: “Al inicio” (se empieza a descontar a partir del inicio de la pausa), “Al
final” (se empieza a descontar, hacia atrás, desde el final de la pausa) y “Al inicio y al final” (se va
descontando alternativamente un minuto al inicio y al final hasta completar el mínimo estipulado). Por
defecto se utilizará la opción “Al inicio”.
Es obligatorio introducir un nombre para la pausa, también se indicará el “Método de adición”:
Jornadas - 36 -
Al hacer clic sobre el botón “Aceptar” se dibujará la pausa definida sobre el periodo de presencia obligada, si ponemos
el puntero del ratón sobre ella veremos sus características:
8. Ahora se procederá a la creación de un periodo flexible para permitir que las personas que utilicen en la pausa
más tiempo del mínimo (1h) puedan completar las horas teóricas estipuladas (8h), también servirá para que se puedan
recuperar retrasos y ausencias:
Nótese que indicamos que este periodo flexible empieza a las 18:00, que es la misma hora a la que finaliza el periodo
de presencia obligatoria. No sería correcto que el periodo de presencia obligatoria acabase a las 17:59 y el flexible
empezara a las 18:00 porque quedaría un minuto sin definir. Al hacer clic sobre el botón “Aceptar” se nos dibujará el
periodo flexible a continuación del de presencia obligatoria:
Jornadas - 37 -
9. Como se puede apreciar la validez de las incidencias se corresponde con el total de las horas de presencia
obligada más las horas flexibles, pero tenemos que hacer dos excepciones, eliminar la autorización de usar la incidencia
de “Horas extras” y limitar el uso de la incidencia “Curso” entre las 14:00 y las 18:00. Para ello desplegaremos los
grupos de incidencias donde se hallan (“Productivas en el centro” y “Otras actividades en el centro”) haciendo clic
sobre ellos con lo que podremos actuar sobre la autorización y validez de cada incidencia del grupo:
Nótese que a la derecha de cada incidencia hay una casilla de verificación marcada (indica que se puede utilizar la
incidencia en la jornada) y a la izquierda una casilla que contiene un candado cerrado (indica que la validez de la
incidencia está vinculada a la general del grupo, la incidencia no tiene una validez independiente).
Para inhabilitar el uso de la incidencia “Horas extras” en esta jornada, haremos clic sobre la casilla de verificación que
se halla a su derecha, con lo que desaparecerá la marca que hay en ella y la posibilidad de usarla.
Para limitar el periodo de uso de la incidencia “Curso” haremos clic sobre la barra de color que se halla a su derecha, al
hacerlo se nos presentará un cuadro en el que se mostrará la validez de uso actual y que usaremos para cambiarla:
Jornadas - 38 -
Al hacer clic sobre el botón “Aceptar” la barra de la incidencia se acortará para coincidir con los valores indicados y el
candado de la casilla que hay a su izquierda quedará abierto puesto que la validez de esta incidencia ya no depende de
la del grupo.
Nótese que la validez de la incidencia se ha reducido al periodo temporal indicado (de 16:00 a 18:00) y que el candado
situado a la izquierda del nombre de la incidencia ha quedado abierto, ello indica que la validez de esta incidencia (el
periodo de tiempo durante el cual se puede utilizar) no está vinculada con la general de este grupo de incidencias (la
barra que hay a la derecha de “Otras actividades fuera del centro). El hecho de que la validez de la incidencia “Curso”
esté desvinculada de la del grupo permitirá que las modificaciones que realicemos sobre el grupo no afecten a la de la
incidencia “Curso”.
10. Ahora sólo resta hacer clic sobre el botón “Guardar” para finalizar el proceso de creación de la jornada, al
hacerlo se obtendrá un mensaje de confirmación:
Jornadas - 39 -
Nótese que la validez de la incidencia de “Horas Extra” (la barra verde que había a su derecha) ha desaparecido y se
ha desvinculado de la del grupo (el candado que hay a su izquierda está abierto), ello es consecuencia de haber
indicado que no se puede usar en esta jornada.
Para finalizar haga clic sobre el botón “Aceptar” del mensaje de confirmación.
CÁLCULOS
La opción “Cálculos” de la pantalla de configuración de jornadas permite crear cálculos específicos a partir de los
tiempos de incidencia acumulados o excedentes, estableciendo reglas de acumulación de máximos, mínimos o
intervalos temporales. Los cálculos se pueden encadenar de manera que uno sea el origen del siguiente, en este caso
el orden en que se definen es importante y determinante. Otro aspecto a destacar es que si creamos cálculos con el
mismo nombre en diferentes jornadas, la aplicación considerará que se trata del mismo tipo de tiempo y lo presentará
agrupado en cualquier petición o consulta de resultados.
Para proceder a crear cálculos para una determinada jornada, haremos clic sobre el botón + situado a la derecha de la
etiqueta “Cálculos”, señalado con una flecha roja en la imagen siguiente:
Al hacer clic sobre el botón se nos presentará un diálogo en el que deberemos introducir el nombre que identificará
nuestro cálculo:
Supondremos que no queremos contabilizar las “Horas Extra” como una incidencia sino como un cálculo definido como
el tiempo que exceda las horas teóricas previstas para la jornada, con un mínimo de 30 minutos, para evitar que
pequeñas prolongaciones de la jornada para recuperar retrasos sea considerado como horas extra, y un máximo diario
de 2 horas, y, además el tiempo que exceda a esas 2 horas lo consideraremos como horas extras especiales que se
pagarán el doble. Por ello denominaremos a nuestro primer cálculo como “HorasExtra”:
Jornadas - 40 -
Haremos clic sobre el botón “Aceptar” y obtendremos el cuadro de definición del cálculo:
a Barra del cálculo, contiene el nombre precedido por la letra C en un cuadrado, este símbolo indica que se
trata de un cálculo definido en una jornada. El cuadro del cálculo puede estar plegado o desplegado,
para alternar entre estas dos situaciones se hace clic en esta zona.
b Cuadro de orígenes del cálculo, contiene todos los tipos de tiempo definidos y los grupos predefinidos.
También incorporará los que defina el usuario.
c Botones. La papelera permitirá eliminar el cálculo; las fechas permiten desplazar el cálculo hacia arriba o
hacia abajo, recuerde que la posición es importante porque determina el orden en que se calculan, este
detalle es muy importante si tenemos un cálculo que es origen de otro.
d Este botón +, permite establecer los intervalos de tiempo que consideraremos en nuestro cálculo y se
mostrarán como una franja blanca sobre la línea de la izquierda. Si no definimos ningún intervalo se
considerará toda la definición de la jornada.
e Nombre del cálculo. Podemos cambiarlo.
f Si marcamos la casilla que indica que nuestro cálculo es un Resultado informaremos a la aplicación que
queremos ver nuestro cálculo en las pantallas que permiten obtener datos y operar con ellos. Como en
Consulta de resultados por ejemplo. Si nuestro cálculo sólo es un paso intermedio de otro cálculo no es
necesario que lo marquemos como resultado.
g El mínimo diario será el tiempo mínimo que de deberá acumular para que se empiece a contabilizar
tiempo en nuestro cálculo. En nuestro caso, al establecer un mínimo de media hora queremos evitar que
los tiempos excedentes que se produzcan no sean considerados como horas extra si no llegan a ese
mínimo, de esa manera permitiremos además recuperar retrasos.
h El máximo diario será el tiempo máximo que se podrá cumular en nuestro cálculo. Lo que pase de este
valor será el tiempo excedente del cálculo.
i La discretización permite establecer una contabilidad por bloques completos del tiempo que se indica,
por ejemplo de 30 minutos.
j La opción de contabilizar eventos por bloques permite contar un evento por cada periodo que se utiliza
un tipo de tiempo.
k La opción de contabilizar eventos por fracciones de una cierta cantidad de tiempo permite contar un
evento cada vez que se puede completar una fracción.
l La opción de contabilizar un sólo evento cuando se contabilice alguna cantidad de tiempo.
m Esta opción establece un mínimo de eventos para que se contabilice alguno.
n Esta opción permite configurar el máximo de eventos a contabilizar.
Jornadas - 41 -
Trasladando la definición de nuestro cálculo al cuadro tendríamos lo siguiente:
Hemos marcado la opción “Es Resultado” porque queremos poder consultar los valores que genere nuestro cálculo;
hemos introducido un “Mínimo diario” de 30 minuto y un “Máximo diario” de 2 horas y hemos indicado que sólo
queremos contabilizar un evento si se contabiliza tiempo. Finalmente hemos marcado la casilla que corresponde al
“Excedente” de Trabajadas como el origen de nuestro cálculo. Todo ello hará que se acumule tiempo de HorasExtra
siempre que exista un excedente de Trabajadas (es decir que se superen las horas teóricas previstas, recuerde que en
Trabajadas nunca se acumula más tiempo que el de las horas teóricas), y ese excedente sea como mínimo de 30
minutos, y como máximo acumularemos 2 horas por día. El cálculo se guarda al guardar la jornada.
Si consideramos un empleado con nuestra jornada asignada y estos días:
En detalle los marcajes son:
Tendremos los siguientes resultados:
Como se observa, el primer día tenemos un excedente (Trabajadas (D)) de 20 minutos pero como no se llega la
mínimo establecido de 30 minutos, no se contabiliza tiempo de HorasExtra. El segundo día hay un excedente de 2
horas, por lo que se pueden contabilizar como HorasExtra. El tercer día no hay excedente. El cuarto día hay un
Jornadas - 42 -
excedente de 3 horas, pero como hemos definido que el máximo diario es de 2 horas, sólo se acumula esa cantidad
como HorasExtra, la hora restante se guarda como excedente de HorasExtra (HorasExtr (D)).
Ahora podemos crear un nuevo cálculo que denominaremos HorasExtraDobles que definiremos como el excedente de
HorasExtra:
En nuestro cálculo no estableceremos ni máximos ni mínimos. Si ahora rehacemos nuestra consulta de resultados
obtendremos:
Nota Importante: La aplicación no permitirá nunca que se cree tiempo que no existe realmente, si por
ejemplo, creamos un cálculo que sea las efectivas de Productivas en el Centro y las
efectivas de Trabajadas, podríamos pensar que el resultado sería para el cuarto día:
11:00+08:00=19:00. Pero eso no sería cierto porque las 8 horas que hemos
contabilizado en Trabajadas corresponden a minutos contabilizados en Productivas
en el Centro, son los mismos minutos, y como los minutos no se pueden duplicar el
resultado no sería 13 horas sino 11. Veámoslo:
Jornadas - 43 -
Creamos un cálculo que denominaremos FalsaSuma y lo definimos como las efectivas de Productivas en el Centro y las
efectivas de trabajadas, como en la imagen precedente. Los resultados serían:
Esta característica nos facilita evitar la creación de tiempo ficticio por errores de configuración del usuario.
En cambio la suma será posible cuando los minutos sean diferentes, si creamos un cálculo que sea la suma de nuestra
HorasExtra y HorasExtraDobles tendremos el TotalExtras:
Los resultados serían:
De la misma manera que podemos sumar conceptos, podemos restarlos. Para ello crearemos un cálculo que
denominaremos MiResta:
Jornadas - 44 -
Al marcar la casilla de efectivas de Productivas en el Centro y Trabajadas, nos aparece a su izquierda el signo (+), que
indica que usaremos el valor en positivo. Si queremos usar alguno en negativo, haremos clic sobre el signo (+) y se
cambiará a (-):
Y de esta manera tan sencilla hemos creado un cálculo cuyo resultado será el tiempo efectivo de Productivas en el
Centro menos el tiempo efectivo de Trabajadas. Los resultados serían:
Jornadas - 45 -
CALENDARIOS
Un calendario es una relación día/jornada durante un periodo de tiempo, de esa manera cuando se asigne a uno o más
empleados se establecerá de una manera rápida la jornada de trabajo que deben realizar cada día. Siempre se
presenta la visión de un año natural, pero un calendario se puede definir para varios años.
El calendario muestra el valor de horas teóricas por año a partir de las asignadas a las jornadas que lo configuran.
OPERATIVA DE SELECCIÓN DE DÍAS
La operativa básica consiste en seleccionar un día (haciendo clic sobre el mismo) y a continuación hacer clic sobre la
jornada que se desea asignar.
Como para periodos largos ese sistema puede resultar tedioso se han incorporado varios métodos para facilitar la tarea
de definir los calendarios:
• Para seleccionar todo el año se hará doble clic sobre cualquier zona vacía del calendario.
• Para seleccionar un mes entero se hará clic sobre su nombre.
• Para seleccionar todos los lunes de un mes se hará clic sobre su abreviatura. Lo mismo con el resto de días.
• Para seleccionar todo los lunes del año se hará doble clic sobre su abreviatura. Lo mismo con el resto de
días.
• Para seleccionar varios días consecutivos se hará clic sobre el primero y se arrastrará puntero del ratón hasta
el último sin soltar el botón.
• Para deshacer todas las selecciones realizadas se hará clic en cualquier zona vacía del calendario.
Subcalendarios
Un calendario se puede construir superponiendo varios ya definidos. El orden en que se colocan determina el resultado
final, el que está más arriba se superpone a todo lo que haya por debajo. El que está arriba sólo deja ver del que está
abajo aquellos días que no tiene definidos. En un calendario se pueden mezclar subcalendarios ya definidos con
asignaciones directas de jornadas, estas asignaciones directas de jornadas siempre se superpondrán a cualquier
subcalendario aunque sea asignado después.
Calendarios - 46 -
Elementos de la pantalla de Calendarios:
a Nombre del Calendario. Al hacer clic sobre este elemento se despliega la lista que contiene todos los
calendarios definidos, pudiéndose seleccionar uno, haciendo clic sobre él, para ver o editar su
configuración. Si se escoge “ - Nuevo –“ se entrará en modo de creación de un nuevo calendario.
b Botón “Guardar”. Se muestra cuando se ha escogido un calendario y se ha pulsado el botón “Editar” que
ocupa esta posición cuando no se está en modo de edición.
c Botón “Cancelar”. Se muestra en modo de edición de un calendario (cuando se ha seleccionado uno y se

ha pulsado el botón “Editar”) y permite salir del modo de edición sin hacer ningún cambio.
d Botones de desplazamiento de año, hay dos, uno a la derecha y otro a la izquierda, para permitir
avanzar o retroceder un año.
e Casilla de “Horas Teóricas” anuales. Muestra la suma de las horas teóricas de las jornadas asignadas a
días del año que se está visualizando.
f Cualquier punto libre de la superficie del cuadro del año. Permite varias posibilidades en modo de
edición: con un clic se desmarca cualquier día que esté seleccionado; con doble clic se seleccionan todo
los días del año.
g Nombre de cada mes. En modo de edición es posible seleccionar todos los días del mes con un clic sobre
su nombre. Con todo el mes seleccionado se puede eliminar la selección de ese mes con otro clic en su
nombre.
h Iniciales de los días de la semana. En modo de edición permiten con un clic seleccionar todos los lunes,
martes, etc. del mes sobre el que se actúa; un segundo clic eliminaría la selección. Con doble clic se
seleccionaría todos los lunes, o martes, etc. del año; un segundo doble clic sobre las mismas iniciales
permitiría deshacer la selección.
i Días del mes. Haciendo clic sobre ellos se seleccionan cuando se está en modo de edición. Un segundo
clic deshace la selección.
j Botón de añadir subcalendarios. Sólo es visible en modo de edición, cuando de hace clic sobre él
muestra un cuadro con todos los calendarios definidos para que puedan ser escogidos como
subcalendarios para construir un nuevo calendario.
Calendarios - 47 -
k Botón flecha arriba. Se muestra al posicionar el puntero del ratón sobre cada subcalendario que forma
parte de la definición de un calendario. Permite desplazar el subcalendario hacia arriba.
l Botón papelera. Se muestra al posicionar el puntero del ratón sobre cada subcalendario que forma parte
de la definición de un calendario. Permite eliminar el subcalendario del cuadro.
m Botón flecha abajo. Se muestra al posicionar el puntero del ratón sobre cada subcalendario que forma
parte de la definición de un calendario. Permite desplazar el subcalendario hacia abajo.
n Cuadro de Jornadas. Presenta todas las jornadas definidas con su nombre y color distintivos.
o Jornada Vacía. Permite eliminar una asignación de jornada. No se puede usar sobre la parte de un
calendario definida a través de subcalendarios (color apagado [q]), sólo es usable en las asignaciones
directas de jornadas (color vivo [p]).
p Días con colores vivos. Corresponden a los días definidos por asignación directa de jornadas.
q Días con colores apagados. Corresponden a los días definidos a partir de un subcalendario.
r En modo de edición, con doble clic sobre un día con una jornada asignada directamente, no a través de
un subcalendario, permite incorporar un texto adicional que se mostrará al posar el puntero del ratón
sobre el día, conjuntamente con el nombre de la jornada.
CREACIÓN DE UN CALENDARIO
A continuación se va a describir paso a paso el proceso de construcción de un calendario siguiendo dos métodos
diferentes para ilustrar las posibilidades y potencia del programa. Las características de nuestro calendario serán:
• Sábados y domingos serán festivos.
• Adicionalmente serán festivos los días: 6-1, 25-3, 28-3, 18-4, 16-5, 24-6, 15-8, 23-9, 12-10, 1-11, 6-12, 8-12
y 26-12.
• Las cuatro primeras semanas de Agosto tendrán asignada la jornada “Continuada”.
• El resto de días tendrán asignada la jornada “Partida”.
Previamente se habrán definido las jornadas implicadas: Continuada, Partida y Festiva.
Las jornadas Continuada y Partida tienen ocho “horas teóricas” mientras que la Festiva no tiene ninguna. (Esto es
importante conocerlo para comprender el valor de “horas teóricas anuales” que se irán mostrando en el calendario a
medida que lo construyamos).
Método directo
El primer método que usaremos consiste en crear nuestro calendario completo partiendo de cero.
1. Al entrar en la opción Calendario del Menú de Configuración se mostrará una pantalla como esta:
Calendarios - 48 -
2. Para crear un nuevo calendario haga clic en el botón “Editar” o haga clic sobre la lista desplegable situada a la
derecha de “Calendario” y seleccione la opción “– Nuevo –” como se muestra en esta imagen:
Calendarios - 49 -
3. Al hacer clic sobre la opción “– Nuevo –” se tendrá opción de crear un nuevo calendario desde cero o partir de
uno ya definido:
4. Seleccionaremos la opción “Calendario Nuevo en blanco” que nos permitirá crear un calendario partiendo de
cero, igual que si hubiésemos hecho clic sobre el botón “Editar” como se indicó en el punto 2. En la pantalla que
obtendremos escribiremos el nombre de nuestro calendario y procederemos a hacer doble clic cualquier zona vacía o
sobre las cifras del año (2005) para seleccionar todos los días, el resultado será como en la siguiente imagen:
Calendarios - 50 -
5. Puesto que la gran mayoría de días tendrán asignada la jornada Partida, la asignaremos haciendo clic sobre
ella en el cuadro Jornadas, el resultado será como este:
Calendarios - 51 -
6. Ahora ya tenemos la base sobre la que superpondremos los días diferentes. En primer lugar asignaremos la
jornada Continuada al mes de Agosto. Para ello haremos clic sobre el nombre del mes seleccionando todos sus días (y
liberando la selección del resto):
7. Ahora se asignará la jornada Continuada al mes de Agosto seleccionado, para ello se hará clic sobre ella en el
cuadro de jornadas:
Calendarios - 52 -
8. Ahora procederemos a asignar la jornada partida a los tres últimos días de Agosto, para ello haremos clic
sobre el día 29 y sin soltar el botón del ratón arrastraremos el puntero hasta el día 31, el resultado será que quedarán
marcados esos tres días:
Calendarios - 53 -
9. Para hacer la asignación correspondiente se hará clic sobre la jornada Partida:
10. Ahora se procederá a seleccionar todos los fines de semana para asignarles la jornada Festiva, para ello
haremos doble clic sobre cualquier sábado (un solo clic sólo marcaría los sábados del mes) y sobre cualquier domingo
el resultado será como éste:
Calendarios - 54 -
11. Ahora podemos asignar la jornada Festiva a todos los días seleccionados haciendo clic sobre ella:
12. Finalmente sólo no resta incluir el resto de los días festivos, los seleccionaremos haciendo clic sobre ellos:
Calendarios - 55 -
13. Asignaremos la jornada Festiva a los días seleccionados haciendo clic sobre ella en el cuadro de jornadas:
Calendarios - 56 -
14. Ahora ya sólo nos resta guardar nuestro calendario, para ello haremos clic sobre el botón “Guardar”, al hacerlo
obtendremos un mensaje de confirmación:
Aceptaremos y el proceso de creación del calendario habrá terminado. Nótese que en la casilla “Horas Teóricas” se
muestra el valor anual que corresponde en función de la asignación de jornadas que hemos hecho (recuerde que cada
jornada tiene un valor de horas teóricas que puede ser cero como en las festivas), en nuestro calendario no se ha
definido una jornada para las Vacaciones (que tendría cero horas teóricas) por lo que se deberá usar una incidencia,
los días que se use la incidencia quedarán con cero horas teóricas por lo que el total anual de cada empleado que
tenga asignado este calendario no será el que se ve sino menor.
Método de los subcalendarios
En este método nos basaremos en la construcción previa de calendarios simples que después combinaremos.
1. Como en el método precedente, entraremos en la opción Calendario del Menú de Configuración y

obtendremos una pantalla como esta:
Calendarios - 57 -
2. Para crear un nuevo calendario haga clic en el botón “Editar” o haga clic sobre la lista desplegable situada a la
derecha de “Calendario” y seleccione la opción “– Nuevo –” como se muestra en esta imagen:
Calendarios - 58 -
3. Al hacer clic sobre la opción “– Nuevo –” se tendrá opción de crear un nuevo calendario desde cero o partir de
uno ya definido:
4. Seleccionaremos la opción “Calendario Nuevo en blanco” que nos permitirá crear un calendario partiendo de
cero, igual que si hubiésemos hecho clic sobre el botón “Editar” como se indicó en el punto 2. En la pantalla que
obtendremos escribiremos el nombre de nuestro calendario y procederemos a hacer doble clic cualquier zona vacía o
sobre las cifras del año (2005) para seleccionar todos los días, el resultado será como en la siguiente imagen:
Calendarios - 59 -
5. Una vez tenemos seleccionados todos los días, podemos asignar la jornada Partida haciendo clic sobre ella:
Calendarios - 60 -
6. Ahora ya podemos guardar nuestro calendario haciendo clic sobre el botón “Guardar”. Al hacerlo obtendremos
un mensaje de confirmación que aceptaremos:
7. Ahora procederemos a crear el subcalendario de Festivos, que contendrá todos los días de ese tipo.
Procederemos de la misma manera, creando un calendario “- Nuevo –“ en el haremos la selección de los días
adecuados (doble clic sobre cualquier sábado para seleccionar todos los sábados y doble clic sobre cualquier domingo
para seleccionar todos los domingos, además clic sobre el resto de días festivos que no están dentro de los fines de
semana):
Calendarios - 61 -
8. Para asignar la jornada Festiva a los días seleccionados haremos clic sobre ella en el cuadro de jornadas y
guardaremos nuestro calendario haciendo clic sobre el botón “Guardar”:
Calendarios - 62 -
9. Finalmente construiremos un tercer calendario que contendrá la jornada Continuada durante las primeras
cuatro semanas de Agosto. Para ello procederemos, de la misma manera que en los precedentes, creando un
calendario “- Nuevo –“ en el haremos la selección de los días adecuados (en este caso seleccionando todo el mes de
Agosto haciendo clic sobre el nombre del mes):
10. Asignaremos la jornada Continuada haciendo clic sobre ella en el cuadro de jornadas y procederemos a
guardar nuestro calendario haciendo clic sobre el botón “Guardar”:
Calendarios - 63 -
11. Ahora que ya hemos creado las piezas que nos servirán para crear nuestro calendario procederemos a crearlo.
Como siempre partiremos de uno en blanco y escribiremos su nombre:
Calendarios - 64 -
12. Ahora haremos clic sobre el botón con el signo “+” que hay en la parte superior derecha del cuadro de
Subcalendarios (señalado con una flecha roja), al hacerlo obtendremos un cuadro con todos los calendarios definidos:
13. Seleccionaremos el calendario Sub_Continuada haciendo clic sobre él, al hacerlo nos desaparecerá del cuadro,
aparecerá en el cuadro de Subcalendarios y se mostrarán sus jornadas en el cuerpo del calendario:
Calendarios - 65 -
14. A continuación seleccionaremos el calendario Festivos en el cuadro, como en la ocasión anterior, desparecerá
del cuadro y aparecerá en el cuadro de Subcalendarios y se mostrarán sus jornadas sobre el cuerpo del calendario:
Calendarios - 66 -
Como se observa, los festivos del mes de agosto no se muestran. Ello es debido a que los diferentes subcalendarios se
superponen en el orden en que se muestran en el cuadro de Subcalendarios. En nuestro caso tenemos que
Sub_Continuada se superpone sobre Festivos, por lo tanto tapa las definiciones del calendario de festivos. Lo que
debemos hacer el hacer que sea el calendario Festivos el que se superponga al calendario Sub_Continuada, para ello
usaremos las flechas que hay a la derecha del nombre de los calendarios en el cuadro de subcalendarios (podemos
subir el calendario Festivos usando su flecha ascendente, o bien bajar Sub_Continuada usando su flecha descendente):
15. Finalmente incorporaremos el calendario que nos queda al cuadro de Subcalendarios haciendo clic sobre él:
Calendarios - 67 -
Cerraremos el cuadro vacío que nos ha quedado haciendo clic su botón x de la esquina superior derecha (señalado con
una flecha roja) y guardaremos nuestro calendario haciendo clic sobre el botón “Guardar”, al hacerlo obtendremos un
mensaje de confirmación:
Calendarios - 68 -
Aceptaremos y el proceso de creación del calendario habrá terminado.
Nótese que los colores que muestra nuestro calendario creado a partir de subcalendarios son menos vivos que los que
hemos creado asignando directamente jornadas. Nótese también que el cuadro que indica el color de las jornadas ya
presenta los dos tipos de color que se pueden usar para representarlas. Ante un calendario construido a partir de
subcalendarios nos puede interesar ver la estructura de cada uno de ellos, para ello basta con hacer clic sobre el que
queremos visualizar en el cuadro de Subcalendarios manteniendo pulsado el botón del ratón, mientras se mantenga
pulsado se verá sólo el subcalendario seleccionado y con el color más vivo.
Sobre un calendario construido a partir de subcalendarios también se pueden hacer asignaciones directas de jornadas,
esas asignaciones directas siempre se superpondrán a todos los subcalendarios, aunque éstos se asignen después.
Calendarios - 69 -
PERSONAL
Elementos de la pantalla de empleados:
Personal - 70 -
a Lista desplegable para seleccionar un empleado o añadir uno nuevo. Admite dos tipos de uso, uno como
lista desplegable en que se presentan los nombres de los empleados ordenados alfabéticamente por
apellido y otro como campo de búsqueda adaptativa, en función de lo que se escribe va presentando en
la lista sólo aquellos empleados cuyo nombre o apellidos contengan el patrón que se indica.
b Botón “ELIMINAR”. Se usará para eliminar el empleado seleccionado. La eliminación será irreversible y
se perderán todos los datos asociados con el empleado, incluidos los marcajes que haya podido realizar.
c Botón “GUARDAR”. Se usará para guardar cambios en la ficha del empleado.
d Botón “CANCELAR”. Se usará para salir de la ficha de un empleado sin realizar ningún cambio.
e Filtro de personal. Esta barra aparece en varias pantallas y permite seleccionar por diversos criterios el
personal que deseamos visualizar.
f Campo “Nombre”. Contiene el nombre de pila del empleado seleccionado.
g Campo “Apellidos”. Contiene los apellidos del empleado seleccionado.
h Campo “DNI”. Contiene el DNI del empleado.
i Campo “Calendario base”. Indica el calendario asignado al empleado, puede ser uno, en cuyo caso
mostrará el nombre, o más y entonces mostrará “-Varios-“. Este campo sólo es informativo, aunque
para facilitar el trabajo del usuario, cuando se crea un empleado nuevo permite desplegar una lista y
seleccionar un calendario. Una vez se ha creado el empleado, la única manera de asignar un calendario
es a través del “botón calendario” [i].
j Botón calendario. Permite el acceso a la definición del calendario personal del empleado. Si se muestra
un signo de admiración a la derecha de este campo indicará que se han realizado asignaciones de
jornadas particulares para el empleado sobre el calendario o calendarios que le han sido asignados, es
decir, se han hecho personalizaciones que sólo afectan a este empleado.
k Campo “Fecha de alta sistema”: Se refiere a la fecha a partir de la cual la aplicación debe comenzar los
cálculos para el empleado. Por defecto al dar de alta un empleado se asume el día actual como fecha de
alta.
l Cuadro de incidencias. Presenta todas las incidencias definidas, es necesario autorizar expresamente el
uso de cada una, incluido el uso de marcajes “Sin incidencia”.
m Código de las incidencias. Código numérico de 0 a 99 que identifica cada incidencia, haciendo clic sobre
el espacio ocupado por el signo # se ordenarán por código.
n Grupo al que pertenece la incidencia. Cada color indica uno de los cinco grupos en los que debe estar
incluida cada incidencia. Verde: Productivas en el centro; Azul: Productivas fuera del centro; Amarillo:
Otras actividades en el centro y Otras actividades fuera del centro; Naranja: Ausencias justificadas.
o Nombre de la incidencia. Nombre que identifica la incidencia. Haciendo clic sobre el espacio ocupado por
“Nombre” se ordenarán por este concepto alfabéticamente.
p Casilla de autorización de cada incidencia. Haciendo clic en la casilla correspondiente a cada incidencia
quedará marcada y se autorizará su uso por parte del empleado.
q Botón de periodo de validez de incidencia. Permite determinar, si se desea, que una incidencia sólo
pueda ser usada por el empleado durante ciertos periodos de tiempo. Por ejemplo, la de lactancia o la
de horas sindicales.
r Botón para seleccionar todas las incidencias. Haciendo clic sobre este botón se autorizará el uso de todas
las incidencias definidas en ese momento.
s Cuadro de lectores. En este cuadro se presentarán los lectores correspondientes a los terminales
instalados. Como mínimo siempre habrá uno. Será necesario autorizar expresamente el uso de cada uno
a cada empleado marcando la casilla de verificación que se halla a su derecha.
t No usa control horario. Esta opción permite indicar que una persona no estará sometida a control
horario.
u Cuadro de tarjetas. En este cuadro se muestran las tarjetas que tiene asociadas el empleado.
v Opción “Repetir enroll”. Permite volver a realizar la captura de huellas de un empleado, tras marcar esta
casilla y guardar los cambios se volverá a disponer de dos horas para volver a realizar la captura de
huellas, o la tarjeta del empleado.
x Opción “Permitir marcaje por teclado”. Esta opción sólo debe usarse para aquellos empleados en los que
resulte imposible que fichen utilizando el lector de huellas digitales, por ejemplo debido a problemas
físicos. Tras activar esta opción y guardar los cambios, el empelado podrá fichar utilizando su código y
PIN (número secreto) asociado.
Personal - 71 -
y Datos Profesionales. Al desplegar esta área se muestran una serie de campos que son informativos,
excepto los correspondientes a la “Fecha de Alta” y “Fecha de Baja”.
z Datos Personales. Al desplegar esta área se muestran una serie de campos informativos.
1 Cuadro del Árbol organizativo. En este cuadro se podrán crear diferentes elementos organizados en
forma de árbol (departamento, servicio, centro de trabajo, ...) y podrán seleccionarse aquellos a los que
pertenezca el empleado. Estos elementos podrán ser usados para en los filtros.
2 Fecha de Alta. Se refiere a la fecha en que el empleado se incorporó en la empresa. Es obligatoria y

debe ser como mínimo igual a la indicada en el campo “Fecha de alta sistema” (k). Si fuese posterior,
los cálculos no empezarían en la fecha indicada en aquel campo sino a partir de la indicada en este.
3 Fecha de Baja. Es posible indicar la fecha de baja, la aplicación asumirá que debe cesar el control del
empleado a partir de la fecha indicada.
PROCEDIMIENTO PARA DAR DE ALTA UN NUEVO EMPLEADO
1. Al entrar en la opción Personal del Menú de Configuración se mostrará una pantalla como esta:
2. Para empezar el procedimiento se hará clic en la lista desplegable que hay a la derecha de “Empleado”
(señalada en la imagen con una flecha roja) y se escogerá la opción “- Nuevo -”, al hacerlo se entrará en el modo de
edición:
Personal - 72 -
Nótese que han aparecido los botones “Guardar” y “Cancelar”.
3. Ahora se escribirá el nombre y apellidos del nuevo empleado, su DNI y se hará clic sobre la lista desplegable
que hay a la derecha de “Calendario base”:
Personal - 73 -
La lista de calendarios mostrará todos los definidos, se escogerá uno haciendo clic sobre él. Es necesario asignar un
calendario base al empleado, después podremos hacer modificaciones particulares o cambiarlo. Esta asignación de
calendario base sólo puede hacerse en el momento de dar de alta el empleado, si se deja este campo en blanco el
método que se debe seguir para asignar un calendario es el que se explica en el apartado dedicado al Calendario
Personal.
4. A continuación se decidirán las incidencias que puede utilizar el empleado que estamos creando:
Personal - 74 -
Para autorizar el uso de todas las incidencias definidas se puede usar el botón señalado en la imagen anterior con una
flecha roja. Alternativamente se pueden marcar una a una en la casilla que hay a la derecha del nombre de la
incidencia.
Recuerde que la posibilidad del uso de las incidencias aquí autorizadas depende de que también lo estén en la jornada
que se use en cada momento y que sean válidas a la hora en que se usan (ver jornadas, especialmente aquello
relacionado con la validez de las incidencias).
Algunas incidencias como Lactancia u Horas Sindicales pueden usarse sólo durante ciertos periodos de tiempo, cuando
se dan las circunstancias que generan el derecho a utilizarlas. Si de desea controlar esa temporalidad se usará el botón
(marcado con una flecha verde en la imagen) situado a la derecha de la casilla de verificación que activa el uso de cada
incidencia para establecer los periodos durante los cuales será válido el uso de la incidencia. Al hacer clic sobre ese
botón se mostrará un diálogo como este:
Para indicar los límites de un periodo de uso autorizado de la incidencia afectada, se seleccionarán las fechas inicial y
final y se hará clic sobre el botón + (señalado con una flecha roja en la imagen), al hacerlo se obtendrá un resultado
similar a este:
Personal - 75 -
Con una configuración como la de la imagen se podrá utilizar la incidencia afectada desde el 1-1-2006 hasta el 31-12-
2006 ambos incluidos.
Las incidencias con periodos de autorización de uso específicos se mostrarán en el cuadro de incidencias con un
aspecto particular:
Como se aprecia en la imagen anterior, la incidencia Horas Sindicales no tiene la marca de verificación sino cuatro
puntos y el botón que da acceso a personalizar periodos ya no es gris sino que presenta colores. Estas dos
particularidades indican de manera gráfica que la incidencia ha sido personalizada.
5. Ahora indicaremos que el empleado puede usar el terminal, si no lo hacemos no podrá fichar. Para ello
haremos clic sobre la casilla que ha ya la derecha de “Primero – Lector 1” (“Primero” es el nombre por defecto del
primer Terminal del sistema, si lo ha cambiado verá otra cosa).
A continuación se desplegará el apartado de “Datos Profesionales” haciendo clic sobre él y se asignará una fecha en el
campo “Fecha de alta”. Es recomendable que esta fecha sea como mínimo igual a la “Fecha de alta sistema”, en caso
de ser posterior a aquella forzará que el inicio de los cálculos para el empleado no empiecen cuando se indicó:
Personal - 76 -
Para asignar la fecha se hará clic sobre el campo en blanco que hay a la derecha de “Fecha de alta”, al hacerlo se
mostrará una hoja de calendario con el mes en curso y se seleccionará un día haciendo clic sobre él.
Ahora ya podemos guardar el empleado, para ello haremos clic sobre el botón “Guardar”, al hacerlo se obtendrá un
mensaje de confirmación:
Personal - 77 -
Aceptaremos el mensaje haciendo clic sobre el botón “Aceptar”.
Observe que ha aparecido una indicación que dice que el empleado está pendiente de realizar en “enroll” (captura de
huellas en el terminal). Se indica el código que se deberá usar para hacer el enroll (1), en qué terminal y cuando
termina la posibilidad de realizarlo (siempre habrá dos horas a partir del momento en que se inicia la creación del
empleado).
Hacer cambios en el calendario del empleado
Es posible hacer cambios en el calendario de un empleado de manera que no afecten a nadie más aunque usen el
mismo Calendario base.
Asignaremos las vacaciones al calendario del empleado, sin que afecten al resto de personal que comparten el mismo
calendario base asignado, e introduciremos un calendario de festivos para complementar la definición del calendario
base asignado.
Importante: Para poder hacer asignaciones de jornadas a un empelado es necesario que tenga
asignado algún calendario base.
1. Abriremos el diálogo de empleados, no posicionaremos sobre el que se desee cambiar y haremos clic sobre el
botón “Editar”:
Personal - 78 -
2. Hacer clic sobre el botón que hay a la derecha de “Calendario Base” (en la imagen señalado con una flecha
roja), se accederá al calendario personal de este empleado:
3. Ahora procederemos a hacer los cambios. Nuestro empleado disfrutará según convenio de 30 días naturales
de vacaciones, que hará durante las cuatro primeras semanas de Agosto (28 días) y los días 7 y 9 de diciembre.
Asignaremos a estos días la Jornada Vacaciones.
Por otra parte, como se aprecia, al calendario base que tiene asignado le faltan días festivos, los añadiremos mediante
el uso de un subcalendario que tenemos creado.
Personal - 79 -
En primer lugar seleccionaremos las cuatro primeras semanas de agosto y los días 7 y 9 del mes de diciembre:
4. Con los días de vacaciones seleccionados, haremos clic sobre la jornada “Vacaciones”, con lo tomarán el color
de esa jornada:
Personal - 80 -
Nótese como ha disminuido el valor del campo “Horas teóricas”, ello es debido a que la jornada vacaciones no tiene
horas teóricas dado que no forman parte de la jornada anual.
5. Finalmente haremos clic sobre el botón de añadir subcalendarios (señalado con una flecha roja en la imagen)
y obtendremos la lista con los subcalendarios utilizables:
6. En el cuadro que ha aparecido, haremos clic sobre “Festivos” que es el nombre de nuestro calendario
previamente creado, con lo que lo añadiremos al cuadro de subcalendarios de este empleado (nótese que la asignación
original de un calendario base (General) es una entrada en el cuadro de subcalendarios):
Personal - 81 -
7. Haremos clic sobre el botón aspa del cuadro (señalado con una flecha roja en la imagen) para cerrarlo.
Aparentemente no se ha producido ningún cambio, ello es debido a que El subcalendario insertado debe ocupar una
posición por encima del General para que sus efectos se superpongan, para desplazarlo hacia arriba haremos clic sobre
el botón de flecha ascendente que hay a su derecha (señalado con una flecha verde en la imagen):
Personal - 82 -
8. Ahora vemos los efectos del subcalendario de Festivos añadido, nótese que ha vuelto a cambiar el valor de las
“Horas Teóricas” dado que la jornada Festiva no tiene horas teóricas y la diferencia de color entre el de los días que
han sido asignados mediante subcalendario y el de aquellos que tienen una asignación directa de una jornada. Para
volver a la ficha del empleado haremos clic sobre el botón volver:
Personal - 83 -
9. Nos aparecerá un cuadro de texto en el que la aplicación nos pedirá si deseamos guardar los cambios
realizados en el calendario del empleado (las modificaciones sólo le afectarán a él). Haremos clic sobre el botón “Sí”:
10. Nótese que en “Calendario Base” se nos indica “- Varios –“dado que ahora este empleado tiene dos
subcalendarios asociados y que a la izquierda del botón de da acceso a la configuración del Calendario Personal de este
empleado aparecido una admiración amarilla dentro de un círculo negro, este signo indica que se han realizado
asignaciones directas de jornadas particulares para este empleado (la jornada de vacaciones que se ha hecho para el
mes de agosto). Haremos clic sobre el botón “Aceptar” del cuadro que nos informa que el calendario se guardó
correctamente y finalizaremos haciendo clic sobre el botón “GUARDAR”.
Personal - 84 -
11. Recuerde que el empleado que acaba de crear le ha sido asignado para que pueda trabajar con él, si desea
que otros usuarios puedan operar con él, deberá ir a la configuración de usuarios y asignarlo a quien desee.
Procedimiento de ENROLL de huellas dactilares
1. En el teclado del terminal hacer la petición de enroll, para ello se deberá pulsar la tecla “Llave”. En el display
se mostrará:
Código de enroll
[ ]
2. Introduzca el código de enroll que el programa asignó cuando de creó el alta del empleado:
Tras teclear el número, pulse la tecla “Aceptar”
3. Si la operación de petición de enroll se ha efectuado en el terminal que se indicó al crear el alta del empleado
(flecha roja) y antes de que caduque el tiempo disponible para hacer el enroll (flecha verde):
En el display del terminal se indicará:
SITUAR EL PRIMER
DEDO EN EL SENSOR
Sitúe el dedo en el lector hasta que se reciba el mensaje:
Personal - 85 -
PROCESANDO LA HUELLA
RETIRE EL DEDO
Retire el dedo hasta que el terminal le indique que ponga el segundo dedo:
SITUAR EL SEGUNDO
DEDO EN EL SENSOR
Sitúe el dedo en el lector hasta que se reciba el mensaje:
PROCESANDO LA HUELLA
RETIRE EL DEDO
A continuación se pedirá que indique el PIN o número secreto del empleado, en el display se mostrará:
PIN de usuario
[ ]
Tras introducir un número de cuatro dígitos (es un número, por lo tanto no de deben usar ceros a la izquierda), que se
mostrarán como asteriscos, se pedirá que lo vuelva a introducir:
Rescriba el PIN
[ ]
Al repetir el PIN, si coincide con el anterior, finalizará el proceso de enroll y se recibirá el mensaje:
Alta realizada
correctamente
Ahora el empleado ya podrá fichar en todos los lectores que tenga asignados.
Si se intenta hacer el enroll en un terminal que no es el indicado o se ha agotado el tiempo disponible para hacer el
enroll, en el display del terminal se indicará:
OPERACIÓN
NO DISPONIBLE
Procedimiento de ENROLL de tarjetas de proximidad o de banda magnética
1. En el teclado del terminal hacer la petición de enroll, para ello se deberá pulsar la tecla “Llave”. En el display se mostrará:
Código de enroll
[ ]
2. Introduzca el código de enroll que el programa asignó cuando de creó el alta del empleado:
Personal - 86 -
Tras teclear el número, pulse la tecla “Aceptar”
3. Si la operación de petición de enroll se ha efectuado en el terminal que se indicó al crear el alta del empleado (flecha roja) y
antes de que caduque el tiempo disponible para hacer el enroll (flecha verde):
En el display del terminal se indicará:
PASE LA TARJETA
POR EL LECTOR
Una vez leída la tarjeta, en el display se indicará que introduzca el PIN que se le asigna al empleado:
PIN de usuario
[ ]
Tras introducir un número de cuatro dígitos, que se mostrarán como asteriscos, se pedirá que lo vuelva a introducir:
Rescriba el PIN
[ ]
Al repetir el PIN, si coincide con el anterior, finalizará el proceso de enroll y se recibirá el mensaje:
Alta realizada
correctamente
Personal - 87 -
Pérdida y olvido de tarjeta
Una situación relativamente común es la pérdida u olvido de tarjeta por parte de algún empleado. Estas situaciones
son fácilmente resolubles con el programa puesto que es posible asignar más de una tarjeta a un empleado y es
posible eliminar las que se han perdido.
En el cuadro “Tarjetas” de la ficha de alta del empleado se mostrarán las tarjetas que tiene asignadas, la asignación de
tarjetas se realiza mediante el proceso de enroll descrito más arriba.
Para asignar una nueva tarjeta se utilizará la opción “Repetir enroll” que hay en la pantalla de alta de personal (flecha
roja), y a continuación se realizará el proceso normal de enroll descrito más arriba.
Para deshabilitar el uso de una tarjeta se desmarcará la casilla señalada en la imagen anterior con una flecha azul,
mientras esté desmarcada no se permitirá el uso de la tarjeta afectada.
Para eliminar definitivamente una tarjeta se usará el botón de borrado (flecha verde), si se confirma el mensaje de
advertencia que se muestra tras pulsarlo.
Personal - 88 -
FILTRO DE PERSONAL
El Filtro de Personal es una utilidad que aparece en forma de una barra roja en la parte superior de diferentes pantallas
de la aplicación y permite limitar las personas que se muestran en función de si cumplen las condiciones establecidos
en el Filtro.
Para establecer un filtro deberemos desplegar la barra haciendo clic sobre ella:
Al hacerlo se nos mostrará un área en la pantalla en la que se mostrará el “Árbol organizativo” que se haya establecido
y una lista desplegable denominada “Selecciona Criterio”.
En el cuadro del Árbol organizativo podremos seleccionar elementos haciendo clic sobre ellos, por ejemplo, si en la
imagen anterior hacemos clic sobre el elemento “Administración”, cuando apliquemos el filtro sólo veremos aquellos
empleados que pertenezcan a ese elemento del árbol organizativo.
Si desplegamos la lista de criterios encontramos:
• Terminal: Permite establecer como condición que la persona esté autorizada a usar uno o varios
terminales.
• Incidencia: Permite establecer un criterio de filtro en función del uso o la autorización de uso de una o
varias incidencias en un intervalo temporal.
• Jornada: Permite establecer un criterio de filtro en función del hecho de tener asignada una o varias
jornadas en un intervalo temporal.
• Calendario (Base): Permite establecer un criterio de filtro en función del hecho de tener asignado un
determinado calendario base.
• Calendario (Uso): Permite establecer un criterio de filtro en función del hecho de que se use un
determinado calendario dentro de un intervalo temporal.
Filtro de Personal - 89 -
• Resultado: Permite establecer un criterio de filtro en función del resultado de comparar (igual, mayor,
esté entre unos límites, ...) el valor de uno o varios resultados (su suma) con un criterio de comparación
introducido por el operador dentro de un intervalo temporal.
• Nombre: Permite establecer un criterio de filtro a partir de comparar la cadena de caracteres del Nombre
con un patrón introducido por el operador.
• Apellidos: Permite establecer un criterio de filtro a partir de comparar la cadena de caracteres del campo
Apellidos con un patrón introducido por el operador.
• D.N.I: Permite establecer un criterio de filtro a partir de comparar la cadena de caracteres del campo
D.N.I con un patrón introducido por el operador.
• Tarjeta: Permite establecer un criterio de filtro a partir de la comparación del número o números de
tarjeta asignados a los empleados con un patrón.
• Fecha de Alta: Permite establecer un criterio de filtro a partir de la comparación del contenido del campo
“Fecha de Alta” con un intervalo de fechas.
• Fecha de Baja: Permite establecer un criterio de filtro a partir de la comparación del contenido del campo
“Fecha de Baja” con un intervalo de fechas.
• Fecha de Alta en el Sistema: Permite establecer un criterio de filtro a partir de la comparación del
contenido del campo “Fecha de Alta en el Sistema” con un intervalo de fechas.
Es posible utilizar filtros con selecciones de uno o varios elementos del Árbol organizativo y un criterio de los de la lista
desplegable. El filtro sólo afecta a las operaciones del usuario que lo ha activado.
FILTRO ACTIVO
Cuando establecemos unas condiciones de filtro y las aplicamos el filtro estará activo y limitará el personal visible a
aquél que cumpla las condiciones establecidas. Al hacer clic sobre el botón “establecer filtro” aparecerá una marca en
forma de admiración amarilla dentro de un círculo negro a la derecha de la barra roja. Esta marca nos ayudará a saber
que tenemos unas condiciones de filtro que limitan la visión de las personas. Como el filtro se puede usar en diferentes
pantallas esta marca nos ayudará a saber que lo que vemos está condicionado por el filtro que hemos establecido.
En la imagen anterior se observa un filtro activo que sólo mostrará el personal que pertenezca a “Administración”.
Nótese la admiración amarilla dentro del círculo negro a la derecha de la barra roja.
GUARDAR FILTRO. PLANTILLAS DE FILTRO
Si habitualmente usamos un criterio de filtro podemos guardarlo como una plantilla, de manera que sólo tendremos
que seleccionar la plantilla para activar el filtro. Para crear una plantilla procederemos a establecer las condiciones del
filtro, por ejemplo, si nos interesa tener un filtro que nos muestre las personas de Administración que también
pertenecen al Centro de Bilbao, haremos clic sobre “Administración”, marcaremos “Bilbao” pulsando la tecla “Control” y
haciendo clic sobre ese centro y procederemos a guardar nuestra selección haciendo clic sobre el botón con la imagen
de un disquete que hay a en la parte derecha de la barra roja:
Al hacer clic en ese botón con la imagen de un disquete nos aparecerá una caja de diálogo en la que podremos
introducir el nombre que identificará nuestra plantilla, por ejemplo Adm-Bio, tras hacerlo haremos clic sobre el botón
“Aceptar”.
Ahora cada vez que queramos usar unas condiciones de filtro como las que hemos guardado en nuestra plantilla batará
con desplegar la lista “Plantillas” y seleccionarla.
Al seleccionar Adm-Bio se activarán las condiciones que habíamos guardado bajo esa denominación, sin necesidad de
hacer nada más:
EJEMPLOS DE FILTRO
Filtro en función de un resultado
Este tipo de filtros nos permite obtener aquellos empleados que cumplen alguna condición respecto a un determinado
tipo de tiempo en un periodo determinado. Por ejemplo, nos puede interesar hacer una “Consulta de Resultados” pero
que sólo muestre aquellos empleados que tengan un retraso mayor o igual a 10 minutos durante el último mes:
Tal como hemos configurado nuestro filtro nos mostrará aquellos empleados que hayan tenido un valor de Retraso
acumulado mayor o igual que 10 minutos el mes pasado.
Si nos interesase saber los empleados que algún día del mes pasado tuvieron un retraso de 10 minutos o más algún
día del mes pasado usaríamos la opción “Utilizar valor diario”.
USUARIOS
CsTime permite la creación de usuarios y administradores:
Administradores: Pueden ver y modificar todos los datos, configuraciones y opciones del sistema. Pero es
necesario que establezca las opciones que quiere ver y las personas con las que quiere trabajar. Los empleados
que da de alta un Administrador le son asignados automáticamente. Pueden crear, modificar o eliminar usuarios y
administradores. El sistema no permitirá eliminar un administrador si es el único que existe.
Usuarios avanzados: Los crean los administradores, sólo podrán ver los datos de los empleados que tengan
asignados y no podrán asignarse otros excepto en el caso que sean creados por ellos, que le serán asignados
automáticamente. Si tienen asignado el uso del módulo de control horario podrán crear y modificar: Incidencias,
Jornadas, Calendarios, Personal (previamente asignado por un administrador o creado directamente), Resultados
y Acciones masivas.
Usuarios: Los crean los administradores, sólo verán y podrán trabajar con las personas que se les autorice. No
podrán modificar ninguna configuración del sistema.
El usuario “Admin” está creado por defecto y su password inicial es “spec”. Las mayúsculas y minúsculas son tenidas
en cuenta.
CREACIÓN DE UN USUARIO
Para entrar en la pantalla de definición de Usuarios se usará la opción Configuración > Usuarios:
Al hacer clic sobre la opción “Usuarios” se accederá a una pantalla como ésta:
Usuarios - 93 -
En la imagen anterior se muestra la configuración del usuario “Admin”. Nótese que se ha marcado la opción “Puede
utilizar el módulo de horario”.
A continuación crearemos un usuario denominado Admon, que sólo tendrá acceso a empleados de Administración (Este
grupo es un elemento del Árbol Organizativo, que previamente deberá haber creado algún administrador).
Para crear el nuevo usuario se hará clic en el primero que no esté definido, marcado con una flecha roja en la imagen
anterior, y se mostrarán los campos a completar:
Indicaremos un nombre para el usuario y una contraseña que repetiremos. También podremos decidir si la contraseña
caducará cada treinta días para obligar al usuario a cambiarla y si será Administrador. Asignándole a un usuario el perfil
de administrador le otorgaríamos todos los privilegios de ver y modificar datos, en este caso crearemos un usuario sin
esos privilegios y con visibilidad de los empleados del departamento de Administración :
Señalaremos los empleados que le asignamos, para ello desplegaremos el nodo Departamentos, y haremos clic sobre
el nodo “Administración”:
Usuarios - 94 -
Finalmente, marcaremos la opción “Puede utilizar el módulo de horario”.
Para guardar nuestro usuario haremos clic sobre el botón GUARDAR, obtendremos un mensaje de confirmación.
Nótese que con el Árbol Organizativo plegado, la carpeta “Departamento” se muestra en color verde para indicar que
dentro hay algún elemento seleccionado.
Nótese también que el icono situado a la izquierda del nombre de usuario es de color naranja para los administradores
y azul para los usuarios.
Usuarios - 95 -
ACCIONES MASIVAS
La opción “acciones Masivas” nos permite realizar una serie de acciones de asignación sobre un conjunto de empleados
de manera rápida.
El grupo de empleado se determina mediante su selección en el cuadro de Personal, el uso del Filtro facilita la labor de
selección.
Las acciones posibles son:
• Asignar al árbol organizativo: permite asignar uno o varios elementos del árbol organizativo a un grupo de
empleados durante un determinado tiempo.
• Asignar Calendario: Permite asignar un calendario durante un cierto periodo de tiempo a un grupo de
empleados, como calendario base o como subcalendario.
• Modificar campo personal: Permite modificar campos de la ficha de los empleados como la fecha de alta en
el sistema, la fecha de alta en la empresa, la fecha de baja en la empresa, la población, la provincia o el
código postal.
• Asignación de incidencia a día: Permite asignar una incidencia que justifique uno o varios días.
• Asignar lectores: Permite asignar el uso de uno o varios lectores que podrán ser usados.
• Asignar marcajes: Permite crear un marcaje con o sin incidencia para un determinado día y hora. Es
posible omitir aquellos empleados que ya tengan un marcaje en un determinado periodo.
• Desasignar del Árbol organizativo: Permite eliminar la adscripción a uno o varios elementos del árbol
organizativo.
• Desasignar Calendario: Permite eliminar la asignación de un determinado calendario.
• Desasignar incidencia a día:
• Desasignar lectores: Permite eliminar el permiso para usar un determinado lector.
• Eliminar marcajes: Permite eliminar marcajes con o sin incidencia dentro de un intervalo temporal.
Al acceder a la opción de Asignaciones Masivas se obtendrá una pantalla como esta:
Acciones Masivas - 96 -
Seleccionaremos los empleados, podemos usar el “Filtro de personal” para limitar los que se muestran, y haremos clic
sobre el botón “Añadir Acción”, con ello obtendremos la lista de posibilidades:
En función de la escogida tendremos unas u otras posibilidades, por ejemplo podemos asignar una marcaje suponiendo
un caso en que tenemos un grupo de empleados que llegan tarde porque el transporte de la empresa que los
desplazaba sufrió una avería:
Obsérvese que se ha usado la opción “Omitir si hay marcajes en la franja horaria” para prevenir que alguna persona ya
tuviese algún marcaje, en ese caso se omitiría la asignación.
Para ejecutar la acción haremos clic sobre el botón “Ejecutar Acciones”.
Es posible realizar varias acciones a la vez, basta con crear varias, cada vez que hacemos clic sobre el botón “Añadir
Acción” podremos definir una nueva:
En el ejemplo anterior se han configurado dos acciones y se ha usado el filtro para limitar las personas que aparecen
en el cuadro de Personal (nótese la admiración amarilla en un círculo negro que hay a la derecha de la barra roja del
Filtro).
MOVIMIENTOS
La opción Movimientos presenta todos los marcajes efectuados por el empleado seleccionado, con indicación de visual
mediante colores de los diferentes tipos de tiempo.
Al hacer clic sobre la opción “Movimientos” se accederá a una pantalla que mostrará los movimientos del mes en curso
del primer empleado según el orden alfabético de los apellidos:
En la parte izquierda se hallan los días del mes en un rectángulo de un color que corresponde con el que identifica la
jornada asignada a cada uno. La franja gris corresponde a la definición de la jornada y las de colores a los diferentes
grupos de incidencias.
Si ponemos el puntero del ratón sobre una de las franjas obtendremos información de la incidencia o tipo de tiempo
que se está contabilizando:
Movimientos - 99 -
En la imagen anterior se aprecia que en la franja donde hemos situado el puntero del ratón se está contabilizando
tiempo “Sin Incidencia”, en color verde por ser el distintivo del grupo de incidencias de tipo “Productivas en el centro”.
tiempo de “Enfermedad”, el color naranja es el distintivo de las incidencias del grupo “Ausencias Justificadas”.
Movimientos - 100 -
tiempo de “Retrasos”, en color teja que es el que tiene predefinido este tipo de tiempo.
También se pueden observar los marcajes como una pequeña línea perpendicular a la franja de la jornada en el color
que corresponde a la incidencia que se utilizó (en la imagen se han señalado tres marcajes con una pequeña flecha
roja).
Para ver cualquier otro mes simplemente se despliega la lista que hay a la derecha de “Mes” y se selecciona (también
se pueden utilizar los botones flecha):
Movimientos - 101 -
CORREGIR UN MARCAJE
En la imagen anterior se observa que el día 24 tiene al final del día un fragmento con “Ausencia Injustificada” (color
rojo), que corresponde a un olvido de indicar la incidencia de “Trabajos exteriores” al salir. Para ver el detalle del día y
corregir el problema haremos clic sobre cualquier punto de la franja de ese día y veremos que se abre un espacio en el
que se nos presenta el detalle de los marcajes:
Vemos todos los marcajes que se hicieron este día con detalle. Para añadir la incidencia que le falta al marcaje de las
12:40 haremos clic sobre ese movimiento:
Movimientos - 102 -
Vemos que el campo de la Hora y el de la incidencia son editables y que ha aparecido un indicador en forma de flecha
roja bajo la barra de la jornada en el punto que ocupa el marcaje. (Si este marcaje hubiese tenido una incidencia
diferente de “Sin incidencia” se vería en el campo “Incidencia”). Ahora podríamos cambiar la hora sobre el campo
“Hora” o desplazando el indicador que ha aparecido en la barra de la jornada, pero sólo nos interesa indicar una
incidencia, para ello haremos clic sobre “Sin incidencia”:
Al hacer clic sobre “Sin incidencia” se desplegará la lista con las incidencias definidas, nos posicionaremos sobre “T.
Exteriores” y haremos clic sobre ella:
A continuación haremos clic sobre el botón “Aceptar”, al hacerlo modificaremos el marcaje, vemos que muestra la
nueva incidencia y sobre la barra de la jornada es azul como corresponde a la incidencia utilizada:
Movimientos - 103 -
Nótese que el marcaje original ha sido marcado como borrado (el contenido rojo de la papelera sobresale entre la tapa
y aparece como un trazo rojo) mientras el nuevo ha sido marcado como introducido por un usuario (monitor) y nos
indica que el usuario ha sido “Admin”. El movimiento original permanecerá siempre aquí, no se puede eliminar porque
ha sido realmente realizado por el empleado, pero a todos los efectos se utilizará el nuevo. Si posamos el puntero del
ratón sobre el lápiz nos aparecerá la dirección IP desde la que se ha hecho la modificación (127.0.0.1 [localhost] indica
la máquina donde está instalado el programa)
Buscar un empleado
Para buscar un empleado podríamos seleccionarlo de la lista desplegable (se muestran según el orden alfabético de los
apellidos) o bien podríamos buscar uno concreto, para ello marcaríamos el nombre que haya en el campo
“Empleado”:
Y escribiríamos su apellido, por ejemplo “tarancón”:
Al escribir la t no ganamos mucho, hay bastantes empleados cuyo nombre o apellidos contienen esa letra, pero al
escribir la a:
Ya tenemos nuestro empleado. Ahora ya podemos fácilmente seleccionarlo haciendo clic sobre él:
Movimientos - 104 -
Añadir un marcaje
En la imagen siguiente vemos que el día 2-7-2007 no tiene ningún marcaje. Supondremos es el día actual y que el
empleado ha venido pero ha olvidado fichar a las 09:00 y procederemos a insertar el marcaje manualmente. Para ello
haremos clic sobre la franja de la jornada (sobre el color rojo por ejemplo).
Nótese la admiración sobre el círculo rojo de la derecha que indica la presencia de una anomalía. Al hacer clic sobre la
barra de la jornada se desplegará el detalle del día:
Para insertar el marcaje haremos clic sobre el botón “Añadir”:
Al hacerlo nos aparecerá un puntero en forma de triángulo-flecha de color rojo intermitente sobre la barra y justo
encima del punto donde hayamos hecho clic sobre el botón “Añadir”. Este triángulo rojo es un dial que nos permitirá
seleccionar la hora del marcaje. A medida que desplacemos el puntero del ratón a derecha o izquierda el dial se irá
moviendo a lo largo de la barra e iremos viendo la hora correspondiente en el campo “Hora”, cuando esté en el punto
en que nos interese insertar el marcaje haremos clic con el botón del ratón:
Movimientos - 105 -
Una vez fijada la posición tenemos la posibilidad de desplazar el dial de una manera más fina si posicionamos el
puntero del ratón sobre el triángulo rojo y pulsamos en botón del ratón, mientras lo mantengamos pulsado podremos
desplazar poco a poco el dial a lo largo de la barra de la jornada.
Es posible que al principio pueda cortar un poco obtener la posición exacta que se desea debido a la falta de práctica,
pero no es un problema, siempre es posible corregirla utilizando el campo “Hora” y escribiendo la que deseamos, una
vez hemos fijado el dial en la barra.
Para guardar el marcaje haremos clic sobre el botón “Guardar”:
Observamos que aparece la indicación de que el marcaje ha sido insertado manualmente (el monitor azul) por el
usuario “Admin” y que ha aparecido una franja verde desde el movimiento hasta la hora actual. Esta barra se alarga
hasta la hora actual porque se trata del día en curso.
Si ponemos el puntero del ratón sobre la imagen del monitor obtendremos la información de la IP de la máquina desde
la que hemos insertado el movimiento (127.0.0.1 representa la máquina donde está instalado el software, por
convención equivale a “localhost”).
Podemos ver los efectos numéricos haciendo clic sobre el botón “Resultados”:
Movimientos - 106 -
Dado que se trata del día actual se presentan los resultados hasta el momento presente.
Para cerrar el espacio que hemos desplegado usaremos el botón que hay para ello, en un círculo rojo en la imagen
siguiente:
Al hacer clic sobre él volveremos a la vista norma del mes:
Movimientos - 107 -
Códigos informativos
En la vista de detalle de los marcajes se indica un código que informa del sentido de paso de cada uno de ellos y de
otras circunstancias que los acompañan:
Código Significado
LD Lector Desconocido
IDNV ID de Persona No Valido

TD Tarjeta Desconocida
TNA Tarjeta No Activa

SPPL Sin Permiso Para usar el Lector
SPPT Sin Permiso Para usar el Teclado para fichar
PI PIN Incorrecto
AD Acceso Denegado
DB Persona De Baja
SC Sin Calendario
SJ Sin Jornada
ID Incidencia Desconocida
INV Incidencia No Valida
MJ Marcajes demasiado Juntos
E Entrando
S Saliendo
C Cambio de Incidencia
Movimientos - 108 -
CONSULTA ANOMALÍAS
La opción “Consulta de anomalías” es una herramienta de gestión de la corrección de los marcajes efectuados, permite
obtener una relación de las anomalías de marcaje que se han producido, es decir aquellas situaciones anormales que
hacen que los cálculos no sean correctos. Las situaciones anómalas más habituales son la de marcajes impares o la de
ausencia de marcajes provocadas por el olvido de fichar en algún momento o la ausencia real que necesita una
justificación (enfermedad por ejemplo).
Al hacer clic sobre la opción “Consulta Anomalías” se accederá a una pantalla que presentará las anomalías de los diez
últimos días:
Dado que la fecha actual es 29-3-2007, las anomalías se presentan entre el 19-3-2007 y el 29-3-2007. Del día actual
no se presenta nada puesto que hasta que no finalice no tiene sentido hablar de anomalías. Cambiando las fechas de
inicio y final es posible obtener las anomalías de los periodos que se desee. Una vez cambiadas las fechas se hará clic
sobre el botón “Ver” para obtener la lista de anomalías del periodo indicado.
En la imagen se nos presentan tres anomalías, una por carecer de marcajes, probablemente el empleado no vino a
trabajar por algún motivo imprevisto que será necesario indicar (enfermedad, accidente, …). Y dos por número impar
de marcajes, posiblemente por un olvido.
Esta pantalla además de permitirnos ver las anomalías también permite que las exportemos, con el botón “Exportar”;
las imprimamos, con el botón “Imprimir”; o que accedamos directamente al detalle de los movimientos del día del
empleado en cuestión para verlos y hacer las correcciones oportunas si lo consideramos necesario, para ello haremos
clic sobre el círculo rojo con una admiración blanca que hay a la izquierda de la anomalía que queramos ver. Por
ejemplo, si queremos acceder a la anomalía del día 1-9-2005 de la imagen haríamos doble clic sobre ella e iríamos a
una pantalla como esta:
Consulta Anomalías - 109 -

Vemos que sólo hay tres movimientos, nuestro empleado olvidó fichar a la salida. En nuestro caso actuaremos como si
hubiese salido a las 18:30 horas añadiendo un movimiento a esa hora:
Observamos algunos detalles, el movimiento añadido está marcado como añadido a mano por el usuario “Admin” y
ahora el día ya es calculable por lo que han aparecido las franjas verdes y la de color teja, que corresponde al retraso.
Cuando hagamos clic sobre el botón “Cerrar” regresaremos a la pantalla de anomalías y de ella veremos que la que
acabamos de corregir estará marcada como tal:
Consulta Anomalías - 110 -

CONSULTA DE RESULTADOS
La opción “Consulta de resultados” permite obtener diferentes presentaciones de los resultados del cálculo de los
marcajes efectuados por cada empleado en función de la jornada que tenga asignada cada día. Los resultados se
presentan siempre por empleado.
Al hacer clic sobre la opción “Consulta Resultados” se accederá a una pantalla que permitirá obtener resultados de los
cálculos:
Haremos una selección de un empleado, la incidencia de Viaje, y resultados mensuales entre Enero y Agosto de 2005:
Consulta de Resultados - 111 -

a Cuadro de selección de empleados. Permite seleccionar uno, varios o todos, pero los resultados se
presentarán individualmente para cada uno. Para seleccionar un empleado se hará clic cobre él, para
eliminar la selección se volverá a hacer clic sobre el mismo empleado. Para seleccionar todos los
empleados se usará el botón b.
b Botón para seleccionar todos los empleados. Permite seleccionar o eliminar la selección de todos los
empleados.
c Cuadro de selección de resultados. En este cuadro se seleccionarán los datos que se desee obtener,
en el cuadro de resultados de la parte inferior de la pantalla se presentarán alfabéticamente. En primer
lugar encontramos los cinco grupos de incidencias, podemos marcar todo el grupo, con lo cual
obtendremos el total de las incidencias que componen el mismo, o bien desplegarlos [f] e indicar
incidencias concretas para obtener el valor de todas o alguna de ellas. Es posible obtener al mismo
tiempo el detalle por incidencia y el total del grupo. En el cuadro de resultados los nombres de los
grupos se mostrarán abreviados de la siguiente manera:
• Productivas en el centro = Prod. centro
• Productivas fuera del centro = Prod. fuera
• Otras actividades en el centro = Otras centro
• Otras actividades fuera del centro = Otras fuera
• Ausencias justificadas = Aus. just.
• A continuación encontramos:
Ausencias no justificadas: Se trata del valor de aquellas ausencias que se producen sin que haya
razón alguna que las justifique. La abreviatura que se usará en el cuadro de resultados será “Aus. no
just.”.
Productivas: Presentará el resultado de sumar el total del grupo “Productivas en el centro” con el total
del grupo “Productivas fuera del centro”.
Otras Actividades: Presentará el resultado de sumar el total del grupo “Otras actividades en el centro”
con el total del grupo “Otras actividades fuera del centro”.

Trabajadas: Presentará el resultado de sumar el valor correspondiente a los grupos de incidencias
“Productivas en el centro”, “Productivas fuera del centro”, “Otras actividades en el centro” y “Otras
actividades fuera del centro” y “Ausencias Justificadas” pero teniendo como límite el valor de la Jornada
Teórica (Horas Teóricas), el excedente que pudiera haber iría al “Excedente” de Trabajadas.
Pausas: Se trata del valor dedicado a las pausas (obligatorias o voluntarias). Las obligatorias se
contabilizan siempre, incluso en un estado de ausencia justificada por incidencia.
Retrasos: Mostrará el valor del tiempo de retraso. Recuerde que si se configura un tiempo de “cortesía”
o tolerancia de entrada ese tiempo no computará como retraso si no se supera el límite establecido.
Jornada teórica: Valor de las horas teóricas del día, mes o año en función de la selección.
Filtro día: Periodo de tiempo durante el que se extiende la configuración de la jornada.
Horas extra: Tiempo de horas extra, muestra las horas extra contabilizadas mediante la incidencia
“Horas Extras” predefinida.
Vacaciones: Se trata del valor en días y/u horas dedicado a la incidencia de vacaciones.
Saldo: Se trata del resultado de restar el valor de la “Jornada teórica” al valor de las Trabajadas.
d Selección del valor en tiempo. Si se seleccionan las casillas que hay bajo este título se obtendrá el
valor en horas y minutos del elemento. Hay dos posibilidades que pueden ser marcadas
simultáneamente: “Efect.” y “Desc”, que corresponden respectivamente al tiempo Efectivo y al tiempo
Descartado. El tiempo efectivo es la cantidad de tiempo que según la configuración de la jornada
corresponde contabilizar mientras que el tiempo descartado sería el tiempo que se ha despreciado por
estar fuera de los límites, por ejemplo, cuando durante una pausa obligatoria no se llegue al mínimo
obligatorio se recortará tiempo de otros conceptos según las reglas hasta completar ese mínimo, esos
recortes serán tiempo descartado.
e Selección del valor en eventos u ocurrencias. Si se seleccionan las casillas que hay bajo este título
se obtendrá el valor en unidades del número de veces que se ha producido acumulación de tiempo del
elemento al que corresponde la casilla (Es posible configurar el comportamiento de la generación de
eventos). Como en el caso del valor en tiempo también existe la posibilidad de seleccionar “Efect.” y/o
“Desc”, que corresponden respectivamente a eventos Efectivos y a eventos Descartados. En este caso
el evento se producirá en el momento en que se descarte alguna cantidad de tiempo.
f El botón para desplegar/plegar grupos de incidencias. El botón “+” situado a la izquierda de un

grupo de incidencias permite desplegarlo y acceder individualmente a las incidencias que lo componen.
Cuando un grupo esté desplegado tendrá a su izquierda un botón “–“ que permitirá plegarlo. Las
selecciones que se hayan hecho se conservan aunque se pliegue el grupo.
g Opción valores diarios. Si se selecciona esta opción los resultados se presentarán día a día.
h Opción valores mensuales: Si se selecciona esta opción los resultados corresponderán al total de cada
mes (aunque en la selección se seleccione cualquier día). La fecha de referencia que aparecerá a la
izquierda será la del último día del mes.
i Opción valores totales. Si se selecciona esta opción los resultados que se presentarán corresponderán
al total del periodo seleccionado.
j Selección de fecha inicial. Al hacer clic sobre este elemento se mostrará un calendario sobre el que se
podrá seleccionar la fecha a partir de la cual (incluida) se desea obtener los resultados.
k Selección de fecha final. Al hacer clic sobre este elemento se mostrará un calendario sobre el que se
podrá seleccionar la fecha hasta la cual (incluida) se desea obtener los resultados.
l Botón Ver. Este botón permite visualizar los resultados de las selecciones efectuadas e el cuadro de
resultados de la parte inferior de la pantalla.
m Botón Exportar. Este botón permite exportar los resultados.
n Botón imprimir. Este botón permite imprimir los resultados. Se crea un archivo pdf paginado, por lo
que es necesario disponer de Adobe Acrobat Reader instalado y actualizado para poder leerlo.
o Botón empleado anterior. Este botón sólo tiene uso en resultados de tipo diario o mensual cuando se
selecciona más de un empleado y permite ver los resultados del anterior respecto al que se presenta en
pantalla.
p Botón empleado siguiente. Este botón sólo tiene uso resultados de tipo diario o mensual cuando se
selecciona más de un empleado y permite ver los resultados del siguiente respecto al que se presenta en
pantalla.
q Lista desplegable de empleados seleccionados. Esta lista sólo se mostrará cuando se pidan
resultados de tipo diario o mensual con más de un empleado seleccionado. Contendrá los empleados de
los que se han pedido los datos para permitir seleccionar aquél del que se desea mostrar los datos.
r Campo Fecha del cuadro de resultados. Este campo contiene la fecha a la que se refieren los datos

de la derecha y se muestra cuando se piden resultados diarios o mensuales, cuando son totales en su
lugar se muestra el nombre del empleado.
s Columna de resultado horario. En este ejemplo se muestra el valor horario de la incidencia Viaje.
t Columna de resultado de eventos (E). En este ejemplo se muestra el valor de eventos u ocurrencias
de la incidencia Viaje, la (E) indica que se trata de los eventos.
u Columna de resultado de descartes horarios (D). En este ejemplo se muestra el valor de los
descartes horarios de la incidencia de Viaje, la (D) indica que se trata de los descartes.
v Columna de resultado de descartes de eventos (ED). En este ejemplo se muestra el valor de los
descarte de eventos de la incidencia Viaje, la (ED) indica que se trata de los descartes de eventos.
x Filtro de personal. Esta barra aparece en varias pantallas y permite seleccionar por diversos criterios
el personal que deseamos visualizar.

CONSULTA GRÁFICA
La opción “Consulta Gráfica” permite realizar consultas de datos y obtener una presentación gráfica de esos datos. Se
obtiene un gráfico de barras con los datos por empleado y día de un mes determinado o el mismo gráfico para el total
de empleados seleccionados.
Al acceder a la opción “Consulta Gráfica” se obtiene una pantalla como ésta:
a Cuadro de selección de personal. Es posible seleccionar un empleado, varios o todos.
b Este botón permite seleccionar todos los empleados.

c Cuadro de selección del dato a presentar gráficamente. Se debe seleccionar uno.
d Mes del que se presentará el gráfico.
e Selección de año.
f Si se marca esta opción se presentará el total del conjunto de empleados, en lugar de presentar un
gráfico por empleado.
g Botón para obtener el gráfico según los parámetros configurados.
En el siguiente gráfico se muestra un ejemplo de gráfico:
Consulta Gráfica - 115 -

Este gráfico presenta la evolución del retraso de un empleado durante el mes de mayo de 2006. La escala se adapta
automáticamente a la magnitud de los datos a representar, en la parte inferior se muestra el día del mes en un cuadro
del color de la jornada que le corresponde. Si posicionamos el cursor del ratón sobre un día determinado se nos
informará del nombre de la jornada y las horas teóricas que le corresponden. Si posicionamos el cursor del ratón sobre
cualquiera de las barras se nos informará del día y del valor numérico representado.
En el siguiente ejemplo se muestra un gráfico que representa la variación del saldo, como los valores pueden ser
positivos o negativos, las barras se distribuyen por encima o por debajo de una línea que representa el cero.
La opción “Valores acumulados” presentará para cada día el valor del mismo más el de todos los precedentes
Consulta Gráfica - 116 -

VISTA RESUMEN
La opción “Vista Resumen” nos permite una vista compacta de resultados acumulados en los conceptos que tienen
algún valor.
Al hacer clic sobre la opción “Vista Resumen” se accederá a una pantalla como esta:
En ella se presenta la lista de los empleados de la empresa. Si seleccionamos cualquiera de ellos, obtendremos los
datos correspondientes al periodo que va desde el primer día del año en curso hasta el día actual inclusive.
Si deseamos ver un periodo concreto seguiremos el siguiente proceso: haremos clic sobre “Calendario” con lo que se
desplegará una vista del calendario del año en curso:
Vista Resumen - 117 -

Sobre el calendario podremos seleccionar los días de los que queremos ver el resumen, se puede escoger cualquier
conjunto de días. Si necesitamos ir a un año anterior o posterior usaremos los botones de flecha adelante y flecha
atrás La manera de seleccionar días es la misma que la que se explicó en el capítulo dedicado a los calendarios.
Supondremos que queremos ver los resultados correspondientes al mes de marzo, seleccionaremos todos los días de
ese mes haciendo clic sobre su nombre:
Y para ver los resultados haremos clic sobre el botón “Aceptar”:

PLANIFICACIÓN DE AUSENCIAS
La opción “Planificación de ausencias” permite establecer justificaciones de ausencias futuras con incidencias. Es
posible justificar días enteros o intervalos horarios concretos.
Al hacer clic sobre la opción “Planificación de ausencias” se accederá a una pantalla como esta:
A cada planificación le asignaremos un nombre que la identificará, estableceremos una fecha inicial y otra final (si los
días no son consecutivos podemos usar el “botón calendario” para seleccionarlos) y estableceremos la justificación de
ausencia, para todo el día (usando la opción “Justificar todo el día con incidencia”) o para unas horas determinadas
de cada día seleccionado.
Para crear una nueva planificación para un empleado seleccionaremos “–Nueva-“ y haremos clic en el botón “Editar”.
Le llamaremos Exam06 y supondremos que se trata de una ausencia por exámenes entre las 09:00 y las 12:00 de
los días 9, 10 y 11 de junio:
Para indicar el intervalo temporal haremos clic sobre el botón añadir, al hacerlo podremos seleccionar la incidencia y
la hora inicial y final:

Seleccionaremos la incidencia “Exámenes” y pondremos la hora inicial y final (o desplazaremos con el puntero del
ratón los límites de la franja que en la imagen se muestra en verde):
Con esto sólo nos quedará guardar nuestra planificación haciendo clic sobre el botón “Guardar”, al hacerlo el sistema
nos ofrecerá la posibilidad de insertar un comentario. Nuestra planificación quedaría de esta manera:
Si vamos al mes de junio veremos lo siguiente:

La franja inferior de color naranja (color que identifica las incidencias que justifican ausencias) indica que entre las
09:00 y las 12:00 se ha previsto una ausencia por motivo de exámenes. Cuando llegue el día el sistema tendrá en
cuenta la justificación y los marcajes que puedan existir, si existen marcajes reales que modifican lo planificado
prevalecerán. El la imagen siguiente se muestran algunas posibilidades:
El día 9 se muestra el efecto si el empleado ficha a las 12:05 con un marcaje normal (tendrá 5 minutos de ausencia
no justificada). El día 10 el empleado ha llegado a las 12:30 y ha fichado con la incidencia Exámenes, como puede
hacerlo, este marcaje prevalece y se justifica hasta esa hora con la incidencia (nótese que la franja inferior que
marca la planificación sólo llega hasta las 12:00). El día 11 corresponde al caso en que el empleado llega antes de las
12:00 y ficha con un marcaje normal, desde ese momento se contabilizará tiempo de presencia (verde), nótese que
la franja inferior naranja marca que la planificación estaba prevista hasta las 12:00.

CALENDARIO DE PLANIFICACIONES
La opción “Calendario de planificaciones” nos ofrece una vista global de todas las planificaciones. Al hacer clic sobre la
opción “Calendario de planificaciones” se accederá a una pantalla como esta:
En ella se presentan todas las ausencias planificadas y todas las justificaciones realizadas con incidencias diferentes del
trabajo normal. Si un día se ha usado más de una incidencia se muestra en color gris (como en la imagen anterior el
día 14 de mayo de Galí, Sonia). Si posamos el puntero del ratón sobre uno de los día se nos informará de la incidencia
utilizada y del tiempo acumulado correspondiente. En pantalla sólo se presentan 30 días (con el día actual como
central) pero es posible desplazar la pantalla hacia la derecha o hacia la izquierda para ver el pasado o el futuro. El
botón “Imprimir” crea un PDF que muestra dos meses completos en función de lo que hay en pantalla (debido a las
limitaciones del papel no es posible representar un periodo mayor), desplazando la visión hacia el pasado o el futuro
podremos imprimir el segmento temporal que nos interese.
Por defecto nos muestra todas las incidencias para todos los empleados, pero podemos determinar las personas que se
muestran mediante el uso de un Filtro y/o seleccionar una única incidencia. Por ejemplo, si seleccionamos la incidencia
Trabajos exteriores:
Obtendremos una vista en la que sólo no mostrará las ocurrencias de la incidencia que hemos seleccionado. Si
queremos restringir la vista aún más y mostrar sólo las personas que usaron la incidencia trabajos exteriores el 15 de
mayo, haremos clic sobre el número 15 y obtendremos una vista en la que sólo habrá las personas que el día 15
(nótese que está resaltado) usaron la incidencia seleccionada:
Calendario de planificaciones - 123 -

Para volver a la situación anterior bastará con volver a hacer clic sobre el número 15.
Además de mostrar las ocurrencias de todas las incidencias, el calendario también permite mostrar los días con
Ausencias injustificadas, los días con retrasos y cualquier otro cálculo o resultado:
También puede mostrar los días con una determinada jornada asignada los que han incurrido en una determinada
anomalía.
Calendario de planificaciones - 124 -

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Manual de usuario de CS-Time

CS-Time, versión: 3.0.3.X

Todos los derechos reservados

Copyright © SPEC, S. A. 2007

Tel: (34) 93.247.88.00

Fax: (34) 93.247.88.11

Revisión Manual CS-Time: 06/08

EMPEZANDO CON CS-TIME ......................................................................... 1

Procedimiento de trabajo ................................................................... 1

Primer acceso a CS-Time ................................................................... 1

Activar un Terminal ............................................................................................. 8

Fichar y fichar con incidencia............................................................................... 16

Fichar con incidencia ................................................................... 16

Comportamiento básico de los diferentes grupos de incidencias................................ 21

Productivas en el centro ............................................................... 21

Productivas fuera del centro .......................................................... 21

Otras actividades en el centro ........................................................ 23

Otras actividades Fuera del centro .................................................. 23

Ausencias justificadas .................................................................. 23

Jerarquía de las incidencias ........................................................... 23

Creación de una incidencia.................................................................................. 24

Método de los subcalendarios ......................................................... 57

Hacer cambios en el calendario del empleado ..................................... 78

Procedimiento de ENROLL de huellas dactilares .................................. 85

Procedimiento de ENROLL de tarjetas de proximidad o de banda magnética 86

Pérdida y olvido de tarjeta ............................................................ 88

Filtro de Personal ............................................................................ 89

Guardar filtro. Plantillas de filtro .......................................................................... 91

Ejemplos de filtro .............................................................................................. 92

Acciones Masivas ............................................................................ 96

Buscar un empleado ................................................................... 104

Añadir un marcaje ...................................................................... 105

Códigos informativos .................................................................. 108

CONSULTA ANOMALÍAS ..........................................................................109

CONSULTA DE RESULTADOS .....................................................................111

CONSULTA GRÁFICA ..............................................................................115

VISTA RESUMEN ..................................................................................117

PLANIFICACIÓN DE AUSENCIAS ..................................................................120

CALENDARIO DE PLANIFICACIONES .............................................................123

PRIMER ACCESO A CS-TIME

Empezando con CS-Time -1-

Empezando con CS-Time -2-

ACCEDER A CS-TIME DESDE CUALQUIER MÁQUINA DE LA RED

Empezando con CS-Time -3-

Empezando con CS-Time -4-

Ahora podemos acceder a CS-Time escribiendo un nombre de usuario y su correspondiente contraseña.

Empezando con CS-Time -5-

Para configurar un terminal será necesario establecer:

• El nombre que identificará el terminal

• El terminal físico que corresponde

• La zona horaria donde se haya el terminal

• Para cada lector será necesario indicar:

• Si se usará para Control Horario

• Si se usará para control de Acceso

• Relé sobre el que actuará

Finalmente seleccionaremos la Zona Horaria en la que se halla el terminal.

Finalmente seleccionaremos una plantilla para nuestro terminal:

Cuando esto suceda, lo seleccionaremos y guardaremos el cambio.

Las direcciones utilizables son:

172.16.0.0 172.31.255.255 255.255.0.0

Si tiene una red,

Si aún no tiene una red,

IP: 192.168.1.10 IP: 192.168.1.11