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UNIVERSIDAD DE LA SALLE
FACULTAD DE ADMINISTRACION DE EMPRESAS
BOGOTA D.C.
2.009
Director
Omar Augusto Vivas
MG Estudios Polticos
UNIVERSIDAD DE LA SALLE
FACULTAD DE ADMINISTRACION DE EMPRESAS
BOGOTA D.C.
2.009
2
Nota de Aceptacin
Texto de dedicatoria
A mis padres y mi familia que tantas veces entendieron mi ausencia, y que fueron el motor primordial de
mi carrera.
A mis amigos que entendieron mis estados de nimo y mis prioridades.
A mis profesores por el tiempo y la dedicacin, a la universidad por hacer de m un profesional integral, y
ante todo
A Dios por darme la sabidura y la paciencia para no desistir en los momentos de cansancio y
desesperacin
Anyeline L.
Agradecimientos
CONTENIDO
pg.
INTRODUCCION
1
1.1
1.1.1
1.1.2
1.1.3
1.2
1.3
1.3.1
1.3.2
1.4
1.5
1.5.1
1.5.2
1.5.3
1.6
1.6.1
1.6.2
1.6.3
1.6.4
1.6.4.1
1.6.4.2
1.6.5
1.6.5.1
1.6.5.2
2.1
2.2
2.2.1
2.2.2
2.2.3
2.3
2.4
3.1
4
MANUAL PARA LA GESTIN DE PROYECTOS BAJO ESQUEMA PMI
(PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE) PARA SOLUZIONA LTDA PROPUESTA......................................................................................................... 43
4.1
4.2
4.3
4.4
4.4.1
4.4.1.1
4.4.1.2
4.4.2
4.4.2.1
4.4.2.2
4.4.2.3
4.4.2.4
4.4.2.5
4.4.2.6
4.4.3
4.4.3.1
4.4.3.2
4.4.3.3
4.5
4.5.1
4.5.1.1
4.5.1.2
4.5.1.3
4.5.2
4.5.2.1
4.5.2.2
4.5.2.3
4.5.2.4
4.5.3
4.5.4
4.5.5
4.5.5.1
4.5.5.2
4.5.5.3
4.5.5.4
4.5.6
4.5.6.1
5.1
5.1.1
5.2
5.3
CAPACITACIN........................................................................................... 100
Evaluacin ............................................................................................... 100
IMPLEMENTACIN ....................................................................................... 100
CRONOGRAMA DE IMPLEMENTACIN ............................................................ 101
6.1
6.1.1
6.1.2
6.1.3
6.2
6.3
10
10.1
LISTA DE ILUSTRACIONES
Ilustracin 1. Estructura de la Tesis.. ..12
Ilustracin 2. Estructura PMBOK .......................................................................... 22
Ilustracin 3. Estructura del diseo Metodolgico ................................................. 27
Ilustracin 4. Organigrama General ...................................................................... 30
Ilustracin 5. Organigrama General con extensin en proyectos.......................... 31
Ilustracin 6. Flujograma del proceso de gestin de propuestas y ....................... 32
Ilustracin 7. Flujograma del proceso de planificacin del proyecto ..................... 33
Ilustracin 8. Flujograma del proceso de ejecucin del proyecto .......................... 34
Ilustracin 9. Cadena de Valor Soluziona ............................................................. 35
Ilustracin 10. Propuesta basada en esquema PMBOK o Project Management
Body of Knowledge ......................................................................................... 39
Ilustracin 11. Estructura del Mtodo .................................................................... 42
Ilustracin 12. Enfoque del mtodo....................................................................... 43
Ilustracin 13. Elementos del Mtodo ................................................................... 45
Ilustracin 14. Estructura del Mtodo para Gestin de Proyectos ........................ 45
Ilustracin 15. Figura 2. Correlacin estructura PMBOK- Estructura del mtodo . 46
Ilustracin 16. Etapa Precontractual ..................................................................... 47
Ilustracin 17. Figura 2. Etapa precontractual - elementos ................................... 48
Ilustracin 18. Procesos ........................................................................................ 49
Ilustracin 19. Desarrollo y elaboracin de Ofertas .............................................. 57
Ilustracin 20. Identificacin de la fase ................................................................. 58
Ilustracin 21. Desarrollo del Concepto ................................................................ 58
Ilustracin 22. Elaboracin de la oferta ................................................................. 59
Ilustracin 23. Etapa Contractual .......................................................................... 73
Ilustracin 24. Planificacin del proyecto y procesos de soporte .......................... 74
Ilustracin 25. Visin general de la fase ............................................................... 75
Ilustracin 26. Plan Base o maestro: Elementos Bsicos ..................................... 76
Ilustracin 27. Principales planes de soporte ........................................................ 78
Ilustracin 28. Fase 5 ejecucin, seguimiento y control ........................................ 91
Ilustracin 29. Visin general de la fase 5 ............................................................ 92
Ilustracin 30. Fase 6. Procesos de cierre ............................................................ 97
Ilustracin 31. Ejemplo de EDT proyecto parcial ............................................. 112
Ilustracin 32. Ejemplo Diagrama de Flechas ..................................................... 117
10
RESUMEN
Este documento surge como una propuesta al problema planteado, en el rea de
gestin de proyectos de SOLUZIONA LTDA, donde se hace un anlisis
diagnostico y se evidencia la necesidad de implementar una metodologa para la
gestin de proyectos representada en un estndar mundial emitido por el PMI, y
que se adapta a proyectos de toda naturaleza.
La metodologa esta planteada en 2 etapas y 6 fases como se describe a
continuacin:
11
Marcos de Referencia
Estructura
Diagnostico
Propuesta
Plan de
implementacin
Informacin
financiera
Aproximacin terica
Mtodo para Gestin
de proyectos
Etapa Precontractual
Enfoque
Elementos
Estructura
Etapa Contractual
FASE 1 Iniciacin
FASE 4 Planificacin
FASE 2 Desarrollo
EDT
FASE 3
Negociacin
Planes de Soporte
12
FASE 5 Ejecucin
seguimiento y control
Seguimiento y
control
FASE 6 Cierre
Identificacin de
las desviaciones
INTRODUCCION
En este documento se plasma la investigacin adelantada sobre la Gerencia de
Proyectos, la cual se define de manera simple pero directa como la serie de
actividades y tareas ordenadas, con una secuencia lgica que contemplan todos
los elementos necesarios partiendo de los recursos humanos, el tiempo, los
materiales y las comunicaciones entre otros, con el propsito de cumplir un
objetivo especifico.
La principal caracterstica de la Gerencia de Proyectos es lograr el cabal
cumplimiento de todos los objetivos trazados al inicio del mismo, identificando las
desviaciones y tomando las medidas que permitan garantizar el xito tanto para el
cliente como para la empresa que lo ejecuta, maximizando el uso eficiente de los
recursos humanos y fsicos, obteniendo beneficios econmicos y de conocimiento
Know How, para que as este se convierta en referencia de nuevos o recurrentes
proyectos, bajo un estndar o lenguaje universal para el manejo de los mismos.
Para realizar el anlisis de la problemtica con que se enfrentan las empresas
cuando no existen esquemas o metodologas definidas, slidas y probadas de
administracin y Gerencia de Proyectos, se tom como punto de partida la
elaboracin del diagnostico en las reas involucradas con la Gerencia de
Proyectos, incluyendo el rea de Recursos Humanos, en la cual se identificaron
las debilidades y las posibles causas que originan las fallas en la forma de
gestionar el principal valor, las personas y de cmo lograr el compromiso para
cumplir los objetivos en el tiempo pactado con los clientes.
La principal motivacin para realizar esta investigacin fue el inters por conocer
las debilidades en torno a la Gestin de Proyectos y buscar una posible solucin a
las mismas, adems la innegable oportunidad acadmica de aplicacin en el
mbito profesional como Administradores de Empresas.
En el marco de la Teora Administrativa la investigacin se realiz a travs de una
serie de entrevistas espontneas a los lideres de proyectos y a los directores de
cada mercado para apoyar la elaboracin del diagnostico, basados en este se ha
planteado una solucin para la empresa evaluada, propuesta para implementar el
uso del esquema para la Gerencia de Proyectos bajo la norma del Project
Management Institute, entidad emisora del manual PMBOK constituido y
reconocido como estndar mundial para la Gerencia de Proyectos, el cual aplica a
diversidad de proyectos sin importar su naturaleza, pero con matices sutiles que
marcan la diferencia.
La investigacin esta dividida en 7 captulos y 2 anexos distribuidos as:
1. Aproximacin Terica, donde se encuentran los marcos de referencia, el
planteamiento del problema, la justificacin y los objetivos del trabajo realizado
adems del diseo metodolgico.
2. Diagnostico, el cual describe la situacin actual de la empresa.
13
14
APROXIMACION TERICA
1.1.1
MARCOS DE REFERENCIA
Marco Conceptual
15
CPTR Costo Presupuestado del Trabajo Realizado (BCWP): costo que debera
haber supuesto el trabajo realmente realizado hasta el momento si no se hubieran
producido desviaciones en costo respecto de los presupuestos del plan.
CRTR Costo Real del Trabajo Realizado (ACWP): costo en que realmente se ha
incurrido en el trabajo realizado hasta el momento.
Desviacin de calendario: desviacin porcentual del costo presupuestado del
trabajo realizado o CPTR (BCWP) respecto del costo presupuestado del trabajo
planificado o CPTP (BCWS), negativa cuando el CPTP Costo Presupuestado del
Trabajo Planificado (BCWS) es mayor que el CPTR Costo Presupuestado del
Trabajo Realizado (BCWP)4.
Desviacin de Costos: desviacin porcentual del Costo Real del
Realizado o CRTR (ACWP) respecto del Costo Presupuestado del
Realizado o CPTR (BCWP), negativa cuando el CRTR Costo Real del
Realizado (ACWP) es mayor que el CPTR Costo Presupuestado del
Realizado (BCWP)5.
Trabajo
Trabajo
Trabajo
Trabajo
16
17
con el tiempo planeado para cada uno, y se colocan en una red que muestra las
conexiones de cada evento con los dems14.
Plan de trabajo: documento que incluye todas las actividades necesarias para
realizar el proyecto, su definicin y los resultados de las mismas, los recursos a
asignar a cada una de ellas, duracin y secuencia15.
Planificacin: Planear la ejecucin de un proyecto antes de su inicio. "La
planificacin consiste en determinar qu se debe hacer cmo debe hacerse, quin
es el responsable de que se haga y por qu16."
PMBOK o Libro de Estndares para la Gestin de Proyectos (Project
Management
Body of
Knowledge)
Es
un
estndar
reconocido
internacionalmente, trabaja con el uso del conocimiento, de las habilidades, de las
herramientas, y de las tcnicas para resolver requisitos del proyecto.
Presupuesto: Exposicin de planes y resultados esperados, expresados en
trminos numricos: programa convertido en nmeros17 .
Proceso: es un conjunto de actividades o eventos que se realizan o suceden
(alternativa o simultneamente) con un determinado fin18.
Programa Conjunto de metas, polticas, procedimientos, reglas, asignaciones de
tareas, pasos a seguir, recursos a emplear y otros elementos necesarios para
ejecutar un determinado curso de accin, normalmente respaldado por capital y
presupuestos se operacin19.
Proyecto es un esfuerzo temporal emprendido para crear un producto, servicio o
resultado nicos20. Un conjunto de actividades interdependientes orientadas a un
fin especfico, con una duracin predeterminada. Completar con xito el Proyecto
significa cumplir con los objetivos dentro de las especificaciones tcnicas, de costo
y de plazo de terminacin. A un conjunto de Proyectos orientados a un objetivo
14
18
Marco terico.
21
19
24
20
21
Desarrollo
Direccin
Control
Gestin de alcance
r
e
a
s
PMBOK
Ciclo de vida
del proyecto
d
e
C
o
n
o
c
i
m
i
e
n
t
o
Planificacin
Definicin
EDT
Verificar alcance
Control Alcance
Gestin de Riesgo
Planificacin
Identificacin del riesgo
Anlisis Cuantitativo y
Cualitativo
Planificacin y Seguimiento
Gestin de
Recursos Humanos
Planificacin
Adquirir
Desarrollar y gestionar
Definicin de Actividades
Seguimiento de actividades
Estimacin
Cronograma
Control
Planificacin
Distribucin de la informacin
Informe de rendimiento
Gestin de Calidad
Gestin de
comunicacin
Planificacin
Identificacin
Anlisis
Seguimiento y Control
Estimacin
Presupuesto
Control
Gestin de Costos
Gestin de
adquisiciones
Planificacin
Identificacin
Anlisis
Seguimiento y Control
CIERRE
22
La Estructura del PMBOK nos permite determinar las facetas y etapas que se
deben seguir en el momento de la implementacin determinada por varias reas
de conocimiento entre las cuales se determinan la gestin y los procesos a seguir.
1.1.3
Marco Institucional
1.3.1
FORMULACION DE OBJETIVOS
Objetivo General.
24
JUSTIFICACION
1.5.1
SISTEMA DE HIPOTESIS
Planteamiento de Hiptesis
25
1.5.2
Hiptesis Especfica
Hiptesis operacional
DISEO METODOLOGICO
26
Requisitos y
protocolo
Recoleccin de la
informacin
Sntesis
Fuentes
primarias
Entrevistas
Diagnostico
Documentacin
Anlisis
Levantamiento
de procesos
Propuesta
Plan de
implementacin
Costos
1.6.1
Poblacin y muestra
27
Fuentes primarias
1.6.4.2
Fuentes secundarias
Campo administrativo
Campo acadmico
29
Direccin General
Asesora Jurdica
Calidad
MERCADOS
Telecomunicaciones
& Media
Energa &
Industria
Servicios
Financieros
Transporte y
Trafico
Administracin
Publica y
Sanidad
Outsourcing
OFERTA
Consultora
Sol. D Terceros
Software Factory
BPO
SLZ-SGC-DO-Organigrama-v1.1
30
CORPORATIVOS
Direccin General
Asesora Jurdica
Calidad
MERCADOS
OFERTA
Telecomunicaciones
& Media
Energa &
Industria
Servicios
Financieros
Transporte y
Trafico
Administracin
Publica y
Sanidad
Director de Lnea
Gerente de proyecto
Consultor Senior
Consultor Junior
Este esquema puede variar de acuerdo a las necesidades y exigencias del cliente,
sin embargo es una referencia para establecer los procesos.
31
2.2
DEFINICIN DE PROCESOS
Dentro del Diagnstico de procesos, para cada uno de los procesos detectados
dentro del rea, se desarrollar la descripcin y el flujograma del mismo, las
debilidades encontradas.
Anlisis de las
exigencias del
pliego
Revisin de
requisitos
(recursos
disponibles)
Elaboracin y
revisin de la
propuesta
Cierre de contratos
Mes
Julio
Agosto
Sep
2
2
1
12
6
8
4
3
7
Identificacin de
fuentes de
financiacin
Solicitud de
recursos
Gestin de compra
de materiales
Reclutamiento y
seleccin, procesos
de contratacin de
RRHH
33
Reunin de inicio
del proyecto
Desarrollo del
concepto de la
propuesta
Elaboracin de
pruebas piloto
Evaluacin y
Revisin
Tiempo de total de
ejecucin (meses)
Tiempo restante
(meses)
Desviacin
Fabrica de Crditos
10%
24
20
-1,6%
Fabrica de Software
90%
12
15%
Proyecto
Nota: esta tabla es una estadstica parcial del control de desviaciones, no incluye
observaciones, ni cifras inherentes a los proyectos, dado que son confidenciales.
2.3
M
E
DI
D
A,
A
N
LI
SI
S
Y
M
E
J
O
R
A
E
S
T
R
A
T
GI
C
C
O
SL
A
V
E
GESTIN DE
PROPUESTAS
Y CONTRATOS
EJECUCIN
DEL
PROYECTO
PLANIFICACIN
DEL
PROYECTO
SEGUIMIENTO DEL
PROYECTO
SERVICIO
POSTVENTA
G
E
S
TI
N
D
E
A
D
Q
UI
SI
CI
O
N
E
S
S
O
P
O
R
T
E
GESTIN FINANCIERA
CONTROL DEL SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD
GESTIN TECNOLGICA
2.4
35
Objetivos de la
direccin de
proyectos
28
36
37
PROPUESTA DE MEJORA
Una vez identificadas las debilidades del rea de proyectos de SOLUZIONA LTDA
como se resumen a continuacin; se hace una propuesta para la implementacin
de la norma general para gestin de proyectos dada por el PMI Project
Management Institute, en el manual PMBOK Project Management Body of
Knowledge que optimiza el manejo de los proyectos bajo una metodologa
internacional.
38
Desarrollo
Direccin
Control
Gestin de alcance
r
e
a
s
PMBOK
Ciclo de vida
del proyecto
d
e
C
o
n
o
c
i
m
i
e
n
t
o
Planificacin
Definicin
EDT
Verificar alcance
Control Alcance
Gestin de Riesgo
Planificacin
Identificacin del riesgo
Anlisis Cuantitativo y Cualitativo
Planificacin y Seguimiento
Gestin de
Recursos Humanos
Planificacin
Adquirir
Desarrollar y gestionar
Fase 4
Definicin de Actividades
Seguimiento de actividades
Estimacin
Cronograma
Control
Planificacin
Distribucin de la informacin
Informe de rendimiento
Gestin de Calidad
Gestin de
comunicacin
Planificacin
Identificacin
Anlisis
Seguimiento y Control
Fase 5
Estimacin
Presupuesto
Control
Gestin de Costos
Gestin de
adquisiciones
Planificacin
Identificacin
Anlisis
Seguimiento y Control
Fase 6
CIERRE
Etapa
precontractual
Fase 1,2 y 3
Fuente: Elaboracin Propia
39
Gestin de Alcance
Gestin de Tiempo
F
a
s
e
DIAGNOSTICO
Gestin de
propuestas y
contratos
Falta de Planificacin
Falta definicin de polticas
Falta de Comunicacin
Control de Causas de rechazo
de propuestas
Ausencia de Formatos
Gestin de Recursos
Humanos
Gestin de Riesgo
Gestin de Calidad
Fase
4/5
Planificacin
del Proyecto
F
a
s
e
No se evidencia un calendario
No se evidencia un cronograma de
actividades, Falta establecer los hitos y
entregables
Falta un plan de
desviaciones y
seguimiento
Falta documentacin de la planificacin
del proyecto.
Falta un plan de comunicacin
PROPUESTA
Etapa
Precontractua
l
FASE 1
Iniciacin
FASE 2
Desarrollo
Etapa Contractual
FASE 4 Planificacin
EDT
Planes de Soporte
FASE 3
Negociacin
FASE 5
Ejecucin
seguimiento y
control
FASE 6 Cierre
Gestin de Costos
5
Gestin de
Adquisiciones
Fase
6
Ejecucin y
seguimiento
del proyecto
Falta Documentacin
Falta de Formatos
Ausencia herramienta software
Control de parmetros
Determinacin de estadsticas
Gestin de
Comunicacin
Nota: Las fases 1, 2 y 3 corresponden a la etapa precontractual y no estn propuestas en la norma PMBOK (Project Management Body of Knowlegde)
40
Seguimiento
y control
Identificacin
de las
desviaciones
3.1
41
Etapa Precontractual
Fase 1
Fase 2
Iniciacin
Desarrollo
de
concepto,
elaboracin
de ofertas
Etapa Contractual
Fase 3
Fase 4
Fase 5
Fase 6
Ejecucin
DE
1
DE
2
Negociacin
de ofertas
DE
3
Planificaci
n del
proyecto
DE
4
DE
5
Seguimiento
y Control
DE: Decisin
Ejecutiva
42
Cierre
A continuacin se hace una descripcin paso a paso del mtodo para gestin de
proyectos bajo esquema PMI (Project Management Institute), que es un estndar
a nivel mundial, para la gestin de los mismos, detallando las fases y las acciones
a realizar en cada una, para obtener un resultado exitoso en cada proyecto.
4.1
de
43
clave
en
de
un
Gestin de clientes
Gestin conjunta de actividades,
calendario y costos
Aseguramiento de calidad
Gestin de configuracin
Gestin de riesgos
Proyectos plataforma
Proyectos de derivacin o extensin de
gama
Proyectos de continuidad
4.2
44
Elementos del
Mtodo
Manual Corporativo:
Etapa Precontractual
Fase 1
Fase 2
Iniciacin
Desarrollo
de
concepto,
elaboracin
de ofertas
Etapa Contractual
Fase 3
Fase 4
Fase 5
Fase 6
Ejecucin
DE
1
DE
2
Negociacin
de ofertas
DE
3
Planificaci
n del
proyecto
DE
4
DE
5
Seguimiento
y Control
DE: Decisin
Ejecutiva
45
Cierre
Desarrollo
Direccin
Control
Gestin de alcance
r
e
a
s
PMBOK
Ciclo de vida
del proyecto
d
e
C
o
n
o
c
i
m
i
e
n
t
o
Planificacin
Definicin
EDT
Verificar alcance
Control Alcance
Gestin de Riesgo
Planificacin
Identificacin del riesgo
Anlisis Cuantitativo y
Cualitativo
Planificacin y Seguimiento
Gestin de
Recursos Humanos
Planificacin
Adquirir
Desarrollar y gestionar
Fase 4
Definicin de Actividades
Seguimiento de actividades
Estimacin
Cronograma
Control
Planificacin
Distribucin de la informacin
Informe de rendimiento
Gestin de Calidad
Gestin de
comunicacin
Planificacin
Identificacin
Anlisis
Seguimiento y Control
Fase 5
Estimacin
Presupuesto
Control
Gestin de Costos
Gestin de
adquisiciones
Planificacin
Identificacin
Anlisis
Seguimiento y Control
Fase 6
CIERRE
Etapa
precontractual
Fase 1,2 y 3
Fuente: Elaboracin Propia
46
Etapa Contractual
Etapa Precontractual
FASE 4
Planificacin del
proyecto
FASE 2
Desarrollo de
concepto,
elaboracin de
ofertas y
propuestas
FASE 5
Ejecucin,
Seguimiento y
Control
FASE 3
Negociacin de
ofertas
FASE 6
Cierre
FASE 1
Iniciacin
Objetivos de la fase
4.4 Descripcin
ETAPA PRECONTRACTUAL
detallada para
el desarrollo de cada
Ilustracin 16 Etapa
Precontractual
proceso
47
Etapa Precontractual
Fase 1
Fase 2
Iniciacin
DE 1
Desarrollo de
concepto,
elaboracin de
ofertas
Fase 3
DE 2
Negociacin
de ofertas
DE 3
Se definen, concretan y
acuerdan con los clientes
internos o externos la misin,
contenido, productos, alcance,
calendario, precio y otros
requerimientos del proyecto.
48
PROCESOS
1.0.1
Propuesta de
iniciacin del
proyecto
(Propuesta de elaboracin
de oferta)
50
4.4.1.2
Propuesta de Iniciacin del Proyecto (Propuesta de Elaboracin
de Oferta)
CONTENIDO DEL PROCESO
DATOS DE PARTIDA
Peticin de oferta de un cliente
Pliego de condiciones de concurso pblico o privado
Oportunidad de mercado
Necesidad interna
Otros datos e informaciones que aconsejen acometer
un proyecto
Estrategia del rea organizativa
Informacin histrica de proyectos y ofertas
relacionados o similares
PASOS RECOMENDADOS
1. Anlisis de los datos de partida
2. Identificacin de razones para la realizacin de la oferta
3. Definicin de la naturaleza del proyecto, la necesidad del cliente
a satisfacer y ventajas para l, e identificacin de los procesos
de negocio del cliente a los afecta el proyecto, plataforma
tecnolgica, documentacin relevante disponible...
4. Identificacin de las caractersticas que se prevn para el
proyecto: soluciones y servicios que comporta, productos y
alcance del proyecto potencial
5. Clasificacin preliminar del proyecto y exploracin del
conocimiento existente en Soluziona aplicable al proyecto
6. Estimacin preliminar del costo y duracin del proyecto
7. Identificacin de las unidades organizativas de Soluziona y las
entidades externas que deberan participar en el proyecto
8. Anlisis de las limitaciones que pueden afectar al proyecto
9. Anlisis de la informacin comercial referente al proyecto
(competidores, sus fortalezas, debilidades y estrategia
comercial, relaciones de Soluziona con el cliente...)
10. Estimacin del esfuerzo de elaboracin de oferta (tiempo y
costo)
11. Evaluacin preliminar de los beneficios para Soluziona de la
realizacin del proyecto
12. Revisin de conclusiones
13. Documentacin de las conclusiones. Elaboracin y
comunicacin de la propuesta de iniciacin del proyecto,
propuesta de elaboracin de oferta
RESULTADOS
Propuesta soportada y documentada de emprender un
proyecto
51
HERRAMIENTAS
Fecha
EMPRESA
MERCADO/ACTIVIDAD DE SOLUZIONA
Indicar lnea de negocio y descripcin de la solucin
52
1.
Nuevo
Antiguo
Sector Econmico
a.
b.
2.
S
No
Indicar ______________
En qu consiste el proyecto
a. Qu es el proyecto
Breve descripcin de la naturaleza del proyecto.
b. Necesidad del cliente que debe ser satisfecha y ventajas para l de la realizacin del proyecto
c. Procesos de negocio del cliente a los que afecta el proyecto
d. Plataforma tecnolgica
Soluciones ERP
Estrategia Internet
Indicar
______________________________
e-commerce (B2C)
Marketing/Branding
Indicar
______________________________
Soluciones Outsourcing
______________________________
Servicios de outsourcing
53
3. Tecnolgica
4. Otros _____________________________
2. Outsourcing de procesos de
negocio
3. Gestin de aplicaciones (AM)
4. Gestin de Mantenimiento de
Sistemas Electrnicos
5. Asistencia tcnica para
mantenimiento de aplicaciones
6. Asistencia tcnica para explotacin Sistemas
7. Webhosting
8. ASP
9. Explotacin redes y Microinformtica
Indicar producto
_____________________________________
Si el proyecto que se propone ha sido clasificado como plataforma, indicar el conocimiento existente en SOLUZIONA que
le es o podra ser aplicable
5.
6.
Unidades organizativas de SOLUZIONA que deberan participar en la elaboracin de la oferta y fases siguientes
Programas de Calidad
Internacional
Compras
Programas de Tecnologa
Administracin / Fiscal
Centros de Competencia
Finanzas
Comercio Exterior
Centros de Produccin
Control
Otros (indicar)
Outsourcing
Asesora Jurdica
7.
8.
54
Lo antes posible
Fecha __/__/__
Deseable
Exigida por el cliente
Media
Baja
Nula
DE1
Limitaciones de la aprobacin
La Decisin ejecutiva DE1 se documenta en el formato:
Formato DE1/F1.- Autorizacin para la iniciacin del proyecto
4.4.1.2.3.1 Formato Decisin ejecutiva 1
Formato
DE1/F1
Fecha
EMPRESA
MERCADO/ACTIVIDAD DE SOLUZIONA
Indicar lnea de negocio y descripcin de la solucin
Telfono_______________ email__________________________
Equipo de Proyecto
Nombre
Telfono
Mercado / Unidad
Telfono
Mercado / Unidad
56
Comentarios, recomendaciones
Fecha____________________
PROCESOS
Estructura
de desglose
ampliado del
trabajo
NO
Definicin de
la misin y
contenido
del proyecto
Estructura de
desglose primario
del trabajo.
Contraste con la
informacin
histrica existente
SI
Estimacin
de costo y
calendario
del proyecto
Consolidacin de
estimaciones.
Anlisis financiero.
Elaboracin de la
oferta (propuesta
para proyectos
internos)
Se puede proceder ya a la
elaboracin de la oferta (estimacin
de costos, calendario... con un
nivel de precisin aceptable) o es
necesario ampliar la estructura de
desglose del trabajo?
57
Fase 2
Visin General
Propsito principal
Precisar y acordar
Contenido
Misin
Objetivos a alcanzar
Tareas
Contenido
Compromiso de
costo y calendario
Factores de xito
Alcance del
proyecto
4.4.2.1
Productos y
servicios que
comprende
Beneficios de
realizacin
Necesidades y
Expectativas
Limitaciones
Factores de
xito
Clasificacin
Dimensin
Complejidad
Inters
estratgico
58
Informacin y
conocimiento
4.4.2.2
Elaboracin de la oferta
Elaborar EDT
(Estructura de
Desglose del Trabajo)
Costos
Alcance
Calendario
Nivel de desglose
que permita
identificar el grado de
precisin adecuado
Enfoque
Metodologa
Plan y Calendario
Riesgos
Organizacin y equipo del
proyecto
Limitaciones
Oferta competitiva
Beneficios para el cliente
Satisfacer limitaciones
y peticiones del cliente
Precio y condiciones de
pago
29
59
4.4.2.3
DATOS DE PARTIDA
Autorizacin ejecutiva de iniciacin del proyecto
Peticin de oferta del cliente
Pliego de condiciones de concurso pblico
Oportunidad de mercado
Necesidad del cliente
Necesidad de Soluziona
Estrategia del rea organizativa
Informacin histrica de proyectos y ofertas similares
Informacin de productos y proyectos de competidores
PASOS RECOMENDADOS
1. Anlisis de los datos de partida
2. Consultas a los clientes y usuarios
3. Definicin de necesidades y expectativas de clientes y
usuarios
4. Identificacin del personal clave del cliente
5. Definicin de necesidades y expectativas de
Soluziona
6. Identificacin de productos y alcance del proyecto
7. Bsqueda o confirmacin del conocimiento existente
en Soluziona aplicable al proyecto
8. Estimacin de limitaciones y supuestos para la
realizacin del proyecto (factores de riesgo)
9. Identificacin de los factores clave para el xito del
proyecto
10. Documentacin de los resultados
RESULTADOS
Misin
y contenido
Formato 2.0.1/F1:
proyecto
del
60
DATOS DE PARTIDA
ASPECTOS A CONSIDERAR
PASOS RECOMENDADOS
1.
2.
3.
4.
5.
6.
RESULTADOS
Estructura de desglose primario del trabajo
Datos relevantes para el proyecto (costos, recursos,
complejidad tcnica, riesgos...) derivados de
proyectos anteriores con estructura de desglose del
trabajo similar
61
DATOS DE PARTIDA
PASOS RECOMENDADOS
1. Anlisis de los datos de partida
2. Identificacin de los elementos de la EDT (WBSEstructura de Desglose del Trabajo) primaria cuyo
desglose debe ser ampliado para poder estimar su
costo y duracin con el nivel de precisin adecuado
3. Ampliacin de la EDT (WBS - Estructura de
Desglose del Trabajo) primaria con la colaboracin de
los departamentos y unidades organizativas de
Soluziona involucrados en el proyecto que sea preciso
ASPECTOS A CONSIDERAR
-
RESULTADOS
GUIAS,
TECNICAS
APLICABLES
62
HERRAMIENTAS
DATOS DE PARTIDA
EDT (WBS) del proyecto
Lista y definicin de elementos de la EDT (WBS)
Informacin histrica de proyectos y ofertas
similares
Peticin de oferta del cliente
Pliego de condiciones de concurso pblico
Misin y contenido del proyecto
Calendario laboral
PASOS RECOMENDADOS
1.
2.
3.
4.
5.
RESULTADOS
Propuesta del plan de proyecto:
Estimacin de recursos, duracin y costos de los
elementos de la EDT (WBS) del proyecto
Estimacin del costo total y duracin del proyecto
Previsin de la evolucin de costos en el tiempo
63
4.4.2.4
1. Se han identificado las necesidades, deseos y expectativas del cliente respecto al proyecto
2. Se han identificado las necesidades, deseos y expectativas de los usuarios respecto del
producto/servicio resultante
3. Se dispone de informacin sobre la experiencia del cliente en proyectos o iniciativas similares
4. Se han definido apropiadamente el alcance y los objetivos del proyecto
5. Se ha establecido una descripcin detallada y precisa del producto/servicio
6. Se ha comprobado las normas y reglamentos que son aplicables al producto
7. Se ha comprobado la legislacin (laboral, fiscal...) aplicable al proyecto, especialmente para
proyectos internacionales
8. Se han definido los beneficios que obtendr el cliente con la realizacin del proyecto
9. Se han identificado las necesidades, deseos y expectativas de Soluziona con respecto a este
proyecto
10. Se han identificado los factores clave para el xito del proyecto
11. Se han identificado y estn disponibles los recursos e informacin necesarios para llevar a
cabo el proyecto
12. Se han identificado y definido las limitaciones que afectan o pueden afectar al proyecto
13. Se han establecido los supuestos a considerar como ciertos o reales en la planificacin
14. Se ha determinado una fecha intencional de terminacin del proyecto y los hitos del mismo
de acuerdo a las necesidades del cliente
15. Se han identificado las actividades necesarias para la ejecucin del proyecto, estimado los
costos y el calendario del mismo
16. Se han identificado los recursos necesarios para llevar a cabo el proyecto y definido su perfil
profesional de acuerdo al Catlogo de Conocimientos de la Compaa
17. Se ha considerado, entre las actividades necesarias para realizar el proyecto, la garanta que
hay que ofrecer al cliente y actividades complementarias como la formacin de usuario...
18. Las estimaciones de costos y calendario del proyecto se han basado en su mayor parte en
informacin histrica de proyectos similares anteriores, por lo que su nivel de fiabilidad es alto
19. No existe informacin histrica de proyectos similares anteriores, pero las estimaciones de
costo y calendario del proyecto son fiables por la calidad del anlisis realizado
20. Se ha establecido el perfil tecnolgico del proyecto
21. Se han evaluado los riesgos para la ejecucin del proyecto o pedido
22. El gestor y equipo de proyecto participan en el proceso de elaboracin y negociacin de la
oferta
23. Se ha analizado la viabilidad de la implantacin-instalacin del producto final
24. Tenemos confianza en nuestra capacidad de desarrollar el proyecto a satisfaccin del cliente
produciendo los beneficios esperados por Soluziona
64
4.4.2.5
DE2
Aprobacin de la oferta
PROYECTO
CDIGO DE LA OFERTA
CLIENTE
SECTOR ECONOMICO
con fecha
Ha sido aprobada, y puede procederse a su entrega y negociacin con el cliente, en la forma indicada a continuacin
Precio de Venta
Recursos Profesionales
Subcontratacin
Materiales
Otros Gastos
TOTAL
65
Telfono
Unidad
Limitaciones de la Negociacin
Comentarios, Recomendaciones
4.4.2.6
Fecha______________
Formatos
CDIGO DE LA OFERTA
CLIENTE
SECTOR ECONOMICO
2.
Necesidades y expectativas de los usuarios del producto
Caractersticas del producto resultante del proyecto necesarias o deseadas por los usuarios del mismo
66
Limitaciones
Factores que limitan las opciones del equipo de proyecto o que implican un cierto nivel de riesgo (Ej: atributos del
producto/proyecto poco claros o insuficientemente definidos, limitaciones presupuestarias, de tiempo para presentacin
de ofertas y terminacin del proyecto, de recursos, tecnolgicas, de conocimiento...).
Supuestos
Factores que, a efectos de la planificacin del proyecto, se consideran ciertos o reales (Ej: el cliente facilitar una
determinada informacin o recursos a partir de una fecha concreta, existir la posibilidad de subcontratar mano de obra
cualificada en la localizacin del cliente...). Los supuestos implican generalmente cierto nivel de riesgo; si no pueden ser
clarificados sern un dato de partida para el plan de riesgos.
CDIGO DE LA OFERTA
CLIENTE
Numero de
estructura
SECTOR ECONOMICO
EDT del proyecto
Numero de
Denominacin
subestructura
Responsable
Calendario
Fecha
Fecha de
de Inicio
Terminacin
67
Tipo de
Unidad
Estimacin de Costos
Costo
Costo
Unidad en
subestr
Unitario
Total
CDIGO DE LA OFERTA
CLIENTE
Estructura
SECTOR ECONOMICO
Subestruc.
Perfil
profesional
Categora
profesional
Fecha
inicio
Fecha
terminacin
N
horas
Costo
SECTOR ECONOMICO
Recursos Profesionales
Concepto
Categora
Costo /hora
Horas
Total Costo
Categora
Costo /hora
Horas
Total Subcontratacin
Materiales
68
Total Costo
Concepto
Unidades
Precio
Total Costo
Total Materiales
Otros Gastos
Concepto
Unidades
Precio
Total Costo
69
Precisar las facilidades que debe proporcionar el cliente y las tareas a realizar
por su personal para el desarrollo del proyecto y el impacto en el proyecto del
incumplimiento o retraso en las mismas
Procurar que el documento resultado de la negociacin o el contrato resultante,
reflejen lo ms fielmente posible los acuerdos establecidos, especialmente
aquellos que impliquen una modificacin de la oferta
4.4.3.2 Documentacin de la Negociacin de la oferta
La fase de negociacin de la oferta de un proyecto se documenta en el formato
INCE/F1 (Informe de Estado/Cambio de Estado), que debe ser capturado por los
Sistemas de Informacin Corporativos en los hitos y/o con la periodicidad
establecida para cada oferta por la poltica y normas de la Compaa y las
instrucciones de la Direccin del Mercado correspondiente.
4.4.3.2.1 Formato
Formato
INCE/F1
CDIGO DE LA OFERTA
CLIENTE
SECTOR ECONOMICO
El proyecto no se realizara
Con modificaciones
Sin Modificaciones
Cuando la oferta ha sido aceptada con modificaciones respecto a la misma, rellenar los apartados siguientes
70
Modificacin
Costo
Precio de
Venta
Recursos Profesionales
Subcontratacin
Materiales
Otros Gastos
TOTAL
4.4.3.3
Decision Ejecutiva DE3: Autorizacin para comenzar la
realizacin del proyecto
DE3
CDIGO DE LA OFERTA
CLIENTE
SECTOR ECONOMICO
Con modificaciones
Indicadas en el informe de cambio de estado de fecha ____/____/_____
Sin Modificaciones
Requiere contrato
Si
NO
Contrato Firmado
Pendiente de Firma
__________________________
__________________________
__________________________
Autorizado por:_____________________________________________
4.5
Fecha________________
ETAPA CONTRACTUAL
72
Etapa Contractual
Fase 4
Fase 5
Fase 6
Ejecucin
DE 3
Planificacin
del proyecto
DE 4
DE 5
Cierre
Seguimiento y
Control
73
PROCESOS
PRINCIPALES
EDT.
Definicin,
determinacin de
costo y duracin de
sus elementos
Establecimiento
del calendario y
costos
preliminares del
proyecto
Definicin del
proyecto
Estructura de desglose
primario del trabajo.
Definicin de sus
elementos
Establecimiento
del plan
integrado de
trabajo,
calendario y
costos
Consolidacin
del plan de
proyecto
Estructura de
desglose ampliado
del trabajo.
Determinacin de
costo y duracin de
sus elementos
PROCESOS DE SOPORTE
Plan de calidad
Plan de riesgos
Plan de comunicacin
Plan de gestin de
configuracin
Plan de organizacin
Plan de
aprovisionamientos
74
La planificacin es la
fase crucial del ciclo de
vida del proyecto
xito
Calidad
Producto y sus
componentes
Definicin
compartida del
equipo del proyecto,
cliente y empresa
Hitos y Limitaciones
Objetivos
Enfoques
Potenciales
Fuente: Elaboracin propia
El plan de trabajo para realizarlo y cumplir sus objetivos, incluyendo todas las
actividades del proyecto, su definicin y resultados, los recursos a asignar a
cada una de ellas, su costo, duracin y secuencia.
Plan de
Trabajo
Calendario
Calendario
del proyecto
SEMANAS
2. Hardware
21. Disear
22. Fabricar
23. Validar
Plan de
Costos
Los tres componentes principales del plan maestro del proyecto (plan de trabajo,
calendario detallado y plan de costos) estn totalmente relacionados entre s. Las
desviaciones de costo de las actividades, de su duracin o del tiempo en que se
producen respecto del plan, repercutirn en desviaciones del calendario y la
evolucin de los costos de ejecucin del proyecto, respecto del calendario y plan
de costos maestros.
El plan maestro del proyecto es por ello el elemento fundamental para el
seguimiento y control del mismo y para poder realizar estimaciones fiables de los
resultados finales a lo largo de su ejecucin. Por ello, debe mantenerse inalterado
a lo largo de la ejecucin del proyecto, salvo cambios en los objetivos y alcance
del mismo, debidamente justificados y documentados. El elemento fundamental
para la elaboracin del plan maestro del proyecto es la Estructura de Desglose del
Trabajo o EDT (WBS).
76
77
Plan de calidad
Estndares y
normas aplicables
determinar como
satisfacerlos
Plan de Riesgos
Identificar los
riesgos, evaluarlos
y establecer la
forma de contener
su impacto
Plan de
comunicacin
Planes de
Soporte
Determinar las
necesidades (que
se necesita,
cundo y cmo)
Plan de
Aprovisionamiento
Plan de
Organizacin
Asignar y
documentar los
roles,
responsabilidades
jerrquicas y de
colaboracin
79
4.5.2
PASOS RECOMENDADOS
1. Apertura, codificacin de contrasea
2. Anlisis de los datos de partida
3. Asignacin del Gestor y Equipo de proyecto e
identificacin del responsable del proyecto por el
cliente
4. Consultas a los clientes. Aclaracin y correccin
de indefiniciones y contradicciones
5. Definicin del contenido, alcance, hitos y duracin
del Proyecto
6. Recogida de informacin sobre capacidades y
limitaciones de Soluziona
7. Identificacin y evaluacin preliminar de enfoques
potenciales que aseguren el xito del proyecto
8. Documentacin de las conclusiones obtenidas
RESULTADOS
Descripcin consensuada, en el mbito de Soluziona,
de:
Producto, componentes principales
Objetivos del cliente y usuarios en relacin al
producto y su nivel de desempeo
Hitos del proyecto, criterios y consecuencias de su
cumplimiento
Criterios para la medida del xito del proyecto
Limitaciones
propias
para
satisfacer
las
expectativas de los clientes
Enfoques potenciales para asegurar el xito del
proyecto
Objetivos del proyecto consensuados en el mbitos
del Equipo de proyecto
80
HERRAMIENTAS
DATOS DE PARTIDA
Documentacin del proyecto (pliego de
prescripciones tcnicas y administrativas, oferta
comercial, carta de adjudicacin, contrato...)
Definicin del proyecto
Documentacin generada (EDT o WBS,
estimaciones de costos, calendario...) en la
etapa precontractual
Informacin histrica de proyectos similares
PASOS RECOMENDADOS
ASPECTOS A CONSIDERAR
5.
6.
trabajo ms adecuado
Establecimiento del primer nivel de desglose del
proyecto
Ampliacin de los niveles de desglose hasta que
para cada elemento de nivel inferior puedan
identificarse las actividades y el nivel de
esfuerzo requerido, necesarios para realizarlo
Identificacin de los recursos a aplicar,
presupuesto de los costos y duracin de los
elementos de la EDT (WBS) al nivel inferior de
desglose
Anlisis de coherencia y consistencia,
establecimiento de consenso
RESULTADOS
81
4.5.2.2
Estructura de desglose primario del trabajo, definicin de sus
elementos
CONTENIDO DEL PROCESO
DATOS DE PARTIDA
PASOS RECOMENDADOS
1. Anlisis de los datos de partida
2. Seleccin del tipo de estructura de desglose del
trabajo ms adecuado
3. Establecimiento de EDT (WBS) primaria
4. Definicin (descripcin y especificacin) de los
elementos de la EDT (WBS) primaria
5. Secuenciado de los elementos de la EDT (WBS)
primaria e incorporacin de los hitos del
proyecto
6. Establecimiento del calendario provisional:
determinacin de las fechas de inicio y
terminacin intencionales de los elementos de la
EDT (WBS) primaria
ASPECTOS A CONSIDERAR
Durante este proceso, el proyecto se desglosa en el
conjunto
de
elementos
(actividades,
compras,
subcontratas, pruebas, certificaciones...) que debern
ser realizados por cada unidad organizativa de Soluziona
(grupo homogneo de personas), suministrador o
subcontratista externos El desglose primario llega
solamente al nivel de detalle en que cada uno de estos
elementos es:
Completo y separado, o con mnimo solapamiento con
otros elementos de la EDT (WBS)
Definible en su inicio y terminacin
Integrable de forma que el proyecto total resulte visible
Realizable en su totalidad por un grupo homogneo de
personas bajo la dependencia del jefe de proyecto o por
un solo departamento o unidad organizativa de
Soluziona, suministrador o subcontratista externos
Habitualmente comprender tres niveles de desglose
para proyectos grandes, dos para pequeos
Este desglose permite identificar las reas internas y
colaboradores externos que deberan participar en el
proyecto
El proceso se completa mediante la definicin
(descripcin y especificacin) del trabajo a asignar a
cada uno de ellos al nivel de detalle suficiente para
facilitar su comprensin y el establecimiento de las
fechas aproximadas en que el trabajo deber ser
realizado a efectos de facilitarles la planificacin del
mismo. Dicha definicin debe incluir todos los requisitos
a cumplir por el trabajo o producto resultante del mismo:
su calidad, pruebas, inspecciones, certificados
7. Establecimiento
RESULTADOS
82
4.5.2.3
DATOS DE PARTIDA
ASPECTOS A CONSIDERAR
El desglose ampliado o completo del trabajo llega
hasta el nivel de detalle en que cada uno de sus
elementos a nivel inferior sea:
PASOS RECOMENDADOS
1. Anlisis de los datos de partida
2. Solicitud, a las unidades organizativas de
Soluziona y suministradores y subcontratistas
externos, de que realicen la EDT (WBS) del
elemento del proyecto que les ha sido asignado,
definiendo actividades, recursos, presupuesto
de costos y duracin, indicndoles el nivel de
detalle requerido
3. Realizacin de la EDT (WBS) ampliada de los
elementos de la EDT (WBS) primaria a ejecutar
por el propio equipo de proyecto. Identificacin
de actividades, recursos, presupuesto de costos
y duracin de dichos elementos al nivel de
detalle requerido
4.
Completo y separado
Definible en su inicio y terminacin
Integrable de forma que el proyecto total resulte
visible
Realizable en su totalidad por un grupo homogneo
de personas bajo la dependencia del jefe de proyecto
o por un solo departamento o unidad organizativa de
Soluziona, suministrador o subcontratista externos
Medible en trminos de progreso, esfuerzo requerido
para realizarlo y presupuestable en costos y duracin
en funcin de los recursos que se le apliquen
De duracin no superior a cuatro semanas, siempre
que ello sea posible
RESULTADOS
Estructura de desglose ampliado del trabajo
Definicin (descripcin y especificacin) de cada
uno de los elementos de dicha estructura
Contenido del trabajo de los elementos de la
estructura al nivel inferior de desglose
Recursos previstos, presupuesto de costos y
duracin de cada uno de los elementos de la
estructura al nivel inferior
de desglose
83
4.5.2.4
Establecimiento del plan integrado de trabajo calendario y
Costos
DATOS DE PARTIDA
ASPECTOS A CONSIDERAR
El calendario y plan de costos preliminares pueden
no ajustarse a las necesidades y expectativas del
cliente y satisfacer los objetivos de Soluziona para el
proyecto, y son siempre mejorables
PASOS RECOMENDADOS
1. Anlisis de los datos de partida
2. Comparacin del calendario y plan de costos
preliminares con las necesidades del cliente y
los objetivos del proyecto
3. Identificacin de incumplimientos
4. Identificacin de cambios a introducir para
evitar incumplimientos
5. Identificacin de actuaciones de mejora
posibles (Ingeniera Concurrente, anlisis de
valor...)
6. Negociacin de los cambios y mejoras con el
cliente y proveedores externos e internos
cuando sea preciso
7. Elaboracin del plan integrado. Consecucin
de compromiso de todos los afectados con
los objetivos acordados
GUIAS, TECNICAS
APLICABLES
84
HERRAMIENTAS
Ingeniera Concurrente
Tcnicas de resolucin de problemas en grupo
Tcnicas de liderazgo y negociacin
4.5.3
85
DE4
CDIGO DE LA OFERTA
CLIENTE
SECTOR ECONOMICO
Unidad organizativa
Colaboracin en el proyecto
Nombre
Unidad organizativa
86
Hitos contractuales y/o acordados con el cliente, ordenados cronolgicamente en la medida de lo posible.
Hito
Fecha de
cumplimiento
Criterio de
cumplimiento
Consecuencia
del cumplimiento
H1
H2
H3
Facturacin
Fecha
Importe
Condiciones
Total
87
Facturar a
Condiciones de pago
Comentarios
CDIGO DE LA OFERTA
CLIENTE
SECTOR ECONOMICO
Numero de
subestructura
Denominacin
Tipo de
unidad
Unidades en
subestructura
Costo
Unitario
TOTAL
88
Costo
Total
Duracin
(semanas)
CDIGO DE LA OFERTA
CLIENTE
SECTOR ECONOMICO
Estructuras
Numero
de
estructura
Numero de
subestructura
Denominacin
Responsabilidad de la Realizacin
Departamento/ unidad
organizativa/
Fecha de inicio
Fecha de terminacin
suministrador o
intencional
Intencional
subcontratista responsable
CDIGO DE LA OFERTA
CLIENTE
SECTOR ECONOMICO
Numero de
subestructura
Denominacin
Tipo de
unidad
Unidades en
subestructura
Costo
Unitario
TOTAL
89
Costo
Total
Duracin
(semanas)
90
Ejecucin del
Proyecto
Informacin de
Seguimiento del
proyecto
5.0.1
Supervisin y anlisis
de desviaciones
respecto al plan
5.1.1
Identificacin de
acciones correctivas y
para la mejora contina
Reconocimiento de
Ingresos y
Mrgenes
91
4.5.5.1
Ejecucin
Progreso con
base al plan
Seguimiento y control
Analizar informacin,
Identificar los riesgos
y desviaciones
respecto al plan
Plan Maestro
Facilita el
seguimiento y
control del
proyecto
Introducir
Mejoras
Aumentar la
satisfaccin del cliente
Identificacin de las
desviaciones
De alcance
De costos
EXITO
De calendario
Fuente: Elaboracin propia
92
4.5.5.2
DATOS DE PARTIDA
Plan maestro
Planes de soporte
Informacin para el seguimiento del proyecto
Anlisis de desviaciones, causas e impacto en el
proyecto
Anlisis de incidencias y riesgos
Verificacin de cumplimiento de hitos y calidad
PASOS RECOMENDADOS
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
HERRAMIENTAS
93
4.5.5.3
1. El cumplimiento de los requisitos e hitos acordados con el cliente y la satisfaccin de sus necesidades son
prioritarios para el equipo de proyecto
2. Se proporciona al cliente peridicamente la informacin adecuada sobre la evolucin e incidencias
del proyecto
3. Los responsables de las diferentes partes del proyecto gestionan y controlan eficazmente los
costos y calendarios de las mismas y facilitan, cuando se precisa, estimaciones soportadas y fiables
del porcentaje de avance alcanzado y la fecha y costo de finalizacin de las subestructuras bajo su
responsabilidad
4. Los costos en que incurre el proyecto se autorizan, registran y contabilizan de acuerdo a las
normas de Soluziona y del propio proyecto
5. Se dispone pronto de informacin actualizada y fiable de los costos incurridos hasta la fecha en
cada subestructura del proyecto
6. Est definida, se elabora, captura y procesa la informacin necesaria para el control conjunto de
hitos, costos y calendario del proyecto, y para el reconocimiento de ingresos y mrgenes
7. La informacin integrada y de detalle de costos y calendario del proyecto permite identificar las
desviaciones que se producen y dnde se producen, y facilita la indagacin de sus causas
8. Los miembros del equipo de proyecto conocen las tcnicas y herramientas de gestin de
proyectos para la identificacin y anlisis de desviaciones de costo y calendario del proyecto
9. El equipo de proyecto analiza, como mnimo una vez al mes, la evolucin de los costos y
calendario del proyecto respecto al plan; identifica las desviaciones y sus causas y las medidas
correctivas aplicables
10. Se aplican con prontitud las medidas para la correccin de las desviaciones de costo y calendario
identificadas, negociando las mismas cuando es necesario con los afectados por ellas
11. El reconocimiento de ingresos y mrgenes del proyecto se realiza de acuerdo a las normas y
procedimientos establecidos en Soluziona
12. Cuando es necesario cambiar el plan maestro del proyecto, se siguen las normas y
procedimientos de Soluziona al respecto
13. Los cambios de configuracin se negocian con el cliente cuando tienen un impacto en el producto
final y sus prestaciones, los costos o el calendario del proyecto; y se comunican y documentan
adecuadamente
14. La calidad de los procesos y productos se supervisa, gestiona y documenta satisfactoriamente
15. Se supervisan mensualmente los riesgos e incidencias del proyecto y el plan de contencin de
riesgos y se actualiza el mismo cuando es necesario
16. Se celebran reuniones peridicas, de informacin y coordinacin del proyecto, entre el equipo de
proyecto, los directivos funcionales y los responsables de las unidades organizativas de Soluziona
participantes en el proyecto. Se invita a las mismas a subcontratistas y proveedores clave cuando es
conveniente
17. Los informes mensuales de gestin del proyecto son precisos en los datos y fiables en las
estimaciones que aportan
18. La Direccin est informada de la evolucin del proyecto. Se consigue ayuda y apoyo de la
misma cuando es necesario
19. Debe procederse al cierre del proyecto
94
DE5
Formatos
Formato
5.1.1/F1
CDIGO DE LA OFERTA
CLIENTE
SECTOR ECONOMICO
Hitos Contractuales
Hito
Descripcin
Semana contractual
de cumplimiento
95
Situacin
Desviacion
(Semanas)
Anterior
Desviacin de calendario
respecto al plan
(1)
(1)
Medida a aplicar
Efecto previsto
Plan de accin
96
EDT
Numero de
estructura
Numero
de
Subestr
Denominacin
% de
avance
a la
fecha
Costo presupuestado
Del trabajo
realizado
Del trabajo
presupuestado
Costo real
del trabajo
realizado
Desviacin
Calendario
Costo
Procesos de cierre
Entrega del producto
y aceptacin por el
cliente
Cierre financiero
Identificacin,
documentacin y
comunicacin de lecciones
aprendidas y oportunidades
creadas
Elaboracin de
documentacin para el
archivo histrico del
proyecto
Disolucin del
equipo de
proyecto
DE5
Entrega del
producto y
aceptacin por
el cliente
Pruebas
Medidas
Ensayos
Emisin de certificados
de conformidad y
garanta de acuerdo al
contrato.
97
Cierre
Financiero
4.5.6.1
99
Capacitacin
Evaluacin
100
101
INFORMACIN FINANCIERA
Anlisis
Vertical
2008
2007
2008
$ 17.476.503
$ 21.552.258
100%
100%
-19%
14.774.819
20.363.449
85%
94%
-27%
2.701.684
1.188.809
15%
6%
127%
Administracin
710.701
2.398.323
4%
11%
-70%
Ventas
592.706
731.411
3%
3%
-19%
1.303.407
3.129.734
7%
15%
-58%
1.398.277
-1.940.925
8%
-9%
-172%
156.440
-4.992.317
1%
-23%
-103%
1.554.717
-6.933.242
9%
-32%
-122%
1.554.717
-6.933.242
9%
-32%
-122%
510.280
3%
0%
1.044.437
-6.933.242
6%
-32%
255,34
-2.375,13
102
-115%
6.1.1
Anlisis Vertical
6.1.2
Anlisis Horizontal
103
SOLUZIONA LTDA
Balance General
Al 09 de octubre de 2008
(Con cifras comparativas al 31 de diciembre de 2007)
(Expresados en miles de pesos)
Anlisis
vertical
2008
Activo
2007
Anlisis
Horizontal
2008-2007
2008
2007
576.559
738.144
3%
5%
-21,89%
3.515.116
724.354
16%
5%
385,28%
16.604.226 11.690.850
75%
81%
42,03%
Activo corriente:
Disponible (nota 4)
Inversiones temporales (nota 5)
Deudores, neto (nota 6)
Inventarios
Diferidos (nota 8)
Total activo corriente
6.364
328.268
228.598
1%
2%
43,60%
21.024.169 13.388.310
95%
93%
57,03%
661.116
842.686
3%
6%
-21,55%
398.138
129.735
2%
1%
206,89%
Otros activos
22.034
22.034
73.468
73.468
0,00%
1%
0,00%
53,42%
Pasivo y Patrimonio
Pasivo corriente:
Obligaciones financieras (nota 10)
4.150.000
6.244.000
19%
43%
-33,54%
2.046.513
4.034.269
9%
28%
-49,27%
3.670.565
994.342
17%
7%
269,15%
1.268.037
465.714
6%
3%
172,28%
245.745
449.777
1%
3%
-45,36%
5.452.466
2.657.687
25%
18%
105,16%
2.118
144.727
0%
1%
-98,54%
76% 104%
12,31%
16.835.444 14.990.516
-4%
-1100,12%
53,42%
5.343.481
-534.283
531.865
531.865
16.856.028 16.856.028
104
24%
6.1.3
Indicador
Valor
$ 156.440
EBIT
Interpretacin Financiera
Representa la Utilidad brura antes de impuestos
CAPITAL TRABAJO BRUTO $ 21.024.169 Soluziona Ltda. cuenta con estos recursos para pagar
sus obligaciones en menos de un ao
CAPITAL TRABAJO NETO
$ 4.188.725
RENTABILIDAD BRUTA
15,46%
6.2
RECURSOS
2
2
1
15
Capacitacin del Resultado 15
final
1
1
2
2
Otros
2
Meses
Recursos
Recursos
Materiales de apoyo
Refrigerios
Saln de Capacitacin
Recurso
Gastos de transporte terrestre
Alimentacin
Materiales de apoyo
1 Cartillas de trabajo
TOTAL PROYECTO
6.3
$
$
$
$
$
$
$
$
$
Unidad
4.000.000
8.000.000
67.000
100.000
2.000.000
4.000.000
150.000
250.000
75.000
180.000
Total
$ 16.000.000
$ 16.000.000
$ 1.005.000
$ 1.500.000
$ 2.000.000
$ 4.000.000
$
300.000
$
500.000
$
150.000
$
180.000
41.635.000
Fuentes de Financiacin
Por otra parte las entidades financieras resultan otra fuente de financiacin, con
plazos y tasas acorde a la necesidad de la empresa, que varan de acuerdo al
monto del crdito y el plazo de pago, la relacin comercial que tenga la empresa
con las entidades financieras entre otras.
106
BENEFICIOS
107
CONCLUSIONES
Se realizo el manual corporativo por reas y regido por fases con el fin de
esclarecer un orden y jerarqua en cada actividad a realizar en la consecucin de
las propuestas de proyectos.
Se desarrollaron formatos que apoyan la gestin de propuestas y contratos, la
planificacin del proyecto y la ejecucin y seguimiento del proyecto donde se
destacan listas de comprobacin que se sometern a revisin de todo el equipo
del proyecto
En el desarrollo de la investigacin se presentaron inconvenientes para la
determinacin de la vulnerabilidad econmica, concluyendo, que la empresa
Soluziona Ltda., puede presentar inconvenientes en la Implementacin del
Proyecto, si no se cuenta con un rubro establecido para la Gestin de Proyectos.
108
109
BIBLIOGRAFIA
YOUNG, Trevor L., Gestione bien sus Proyectos, Barcelona, Editorial Gedisa S.A.,
2001, Pg. 59.
110
10 ANEXOS
30
[Documento en CD-ROM - Gua de los fundamentos para direccin de proyectos, PMBOK Pg.
126]
111
10.1.1
Niveles de desglose
Nivel 1
Proyecto
Completo
1
Nivel 2
Gestin
proyecto
Software
Hardware
2.1
Numero de
subestructura
2.2
.
2-3
Numero de
subestructura
Nivel 3
Disear
Fabricar
2.1.1
Nivel 4
Modelo A
Verificar y
Validar
2.1.2
Numero de
subestructura
Modelo B
10.1.2
113
Qu
EDT o Estructura de Desglose del Trabajo (WBS)
Proyecto
Proyecto
Organizacin de la compaa
Cundo, Cmo
y a qu costo?
Plan de
trabajo
Calendario
Costos
Informes de
Seguimiento, costes
incurridos
Caleario
SEMANAS
2. Hardware
21.
Disear
22.
Fabricar
23.
Validar
Cmo vamos?
Identificar Medidas
correctivas
Revisar el plan
Desviaciones
Ejecucin
Segn Plan
Continuar
114
Identificar Medidas
correctivas
Revisar el plan
10.1.3
Aunque la unidad de los proyectos obliga a dar cierta flexibilidad al gestor y equipo
de proyecto para elaborar la EDT o Estructura de Desglose del Trabajo de cada
proyecto especfico, se pueden establecer las siguientes recomendaciones
generales para ello:
La EDT o Estructura de Desglose del Trabajo debe recoger todos los trabajos
y actividades que comporta el proyecto a partir de los productos a recibir por el
cliente, incluidos los procesos de recepcin y pruebas del producto y sus
componentes exigidos por l, por la normativa aplicable al producto y por la
propia Soluziona. En su elaboracin deben participar, adems de los
miembros del equipo del proyecto, los responsables funcionales que sean
necesarios para establecerlos.
10.1.4
Finalizar para empezar: la actividad precedente debe terminar para que pueda
comenzar la siguiente
Finalizar para finalizar: la actividad precedente debe terminar para que pueda
terminar la siguiente
Empezar para empezar: la actividad precedente debe comenzar para que
pueda comenzar la siguiente
Empezar para finalizar: la actividad precedente debe comenzar para que pueda
terminar la siguiente
116
contenido de trabajo), se les asigna un valor de duracin cero a los fines del
anlisis de la red del cronograma. Por ejemplo, en la Figura 6-6 la actividad del
cronograma F depende de la finalizacin de las actividades del cronograma A y
K, adems de la finalizacin de la actividad del cronograma H33.
Ilustracin 32. Ejemplo Diagrama de Flechas
3
33
Gua de los Fundamentos de la Direccin de Proyectos (Gua del PMBOK) Tercera Edicin.
Pagina 133
34
Disponible en Internet : www.fundibeq.org/metodologias
35
Disponible en Internet : www.fundibeq.org/metodologias
117
118
vez se ha capturado en los mismos el plan maestro del proyecto, los datos
facilitados por el gestor del proyecto y por el sistema de control de costos,
anteriormente sealados.
Elementos bsicos
Los datos anteriores, permiten calcular para cada actividad del plan maestro y la
totalidad del proyecto
119
Entrevistas
Ricardo Lora
Gerente Banca
Soluziona LTDA
120
121
Si
122
Claudia Franco
Consultor
Soluziona LTDA
123
124
No en profundidad.
6 Al disponer de un documento gua estara dispuesto a realizar la
implementacin con su grupo de gestores?
Por su puesto, estoy seguro que aumentara la eficiencia de nuestro equipo de
trabajo.
125