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CDIGO: PRO-PS-006
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GESTIN DE LABORATORIOS DE EXTENSIN
1.

OBJETIVO

Este procedimiento tiene por objeto establecer las polticas, condiciones, actividades,
responsabilidades y etapas para lograr desarrollar una adecuada gestin en el desarrollo de
actividades de los Laboratorios de extensin y proyeccin social de la Universidad del
Atlntico.
2.

ALCANCE

Este procedimiento aplica a todo el personal encargado de la gestin de los Laboratorios de


prestacin de servicios de las diferentes unidades acadmicas, adscritos a la Vicerrectora
de Investigaciones, Extensin y Proyeccin Social de la Universidad del Atlntico.
3.

RESPONSABLES

3.1 JEFA/JEFE DEPARTAMENTO DE EXTENSIN


Es el responsable de coordinar el desarrollo actividades de extensin y de establecer y
mantener vnculos con profesionales o docentes responsables de los Laboratorios de las
diferentes unidades acadmicas, para optimizar el desarrollo de las actividades de
extensin.
3.2 DECANO DE LA UNIDAD ACADMICA
Es el responsable del direccionamiento y gestin desde los laboratorios, as mismo cuando
aplique realizar la interventora de los convenios o contratos que este suscriba.
3.3 DIRECTOR DE LABORATORIO (DOCENTE ENCARGADO)
Es el responsable de liderar y orientar adecuadamente el Laboratorio de extensin de la
respectiva unidad acadmica, en todos sus componentes administrativo, tcnico, operativo,
financiero y talento humano.

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4 GLOSARIO
Para facilitar la comprensin del presente documento, se definen los siguientes trminos:

Laboratorio de extensin: son los Laboratorios cuya funcin principal est encaminada
a la prestacin de servicios a la comunidad generando, de paso, recursos para la
institucin.

Muestra: Conjunto formado por uno o ms elementos (o parte de un producto)


seleccionados por distintos medios en una poblacin (o en una cantidad importante de
producto). Tiene por objeto ofrecer informacin sobre una caracterstica determinada de
la poblacin (o el producto) analizada y servir de base para adoptar una decisin relativa
a la poblacin, el producto o el proceso que los haya generado.

Analista de Laboratorio: persona con la formacin idnea para desarrollar actividades


de de tipo opertico y tcnico dentro de un Laboratorio.

Calibracin: Conjunto de operaciones que permiten establecer, en condiciones


especficas, la relacin existente entre los valores indicados por un instrumento de
medida o un sistema de medida, o los valores representados por una medida material o
un material de referencia, y los valores correspondientes a una magnitud obtenidos
mediante un patrn de referencia. [UNE-EN 30012-1, 3.23: 94] [ISO/IEC GUIDE 25,
3.4:90]

Informe de anlisis: reporte que especifica los resultados efectuados por el Laboratorio,
obtenidos luego de realizar un ensayo y/o anlisis. Es importante que el informe de
anlisis incluya toda la informacin requerida por el cliente y necesaria para la
interpretacin de los resultados del ensayo o de la calibracin, as como toda la
informacin requerida por el mtodo utilizado.
5 POLITICAS Y CONDICIONES DE OPERACION

Para propsitos de este procedimiento, debern cumplirse las siguientes condiciones:

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Los laboratorios de extensin estn orientados principalmente a la prestacin de servicios


a la comunidad, a las instituciones y a las organizaciones interesadas en sus
conocimientos, en su experiencia, y en su capacidad tcnica y social instalada.

Los laboratorios de extensin desarrollan procesos, sistemas y operaciones


experimentales y aplicadas, que corresponden con el carcter, la naturaleza y la misin
del laboratorio, y que estn dirigidas al cumplimiento de determinadas responsabilidades
tcnicas y sociales.

Los laboratorios de extensin realizan mediciones especiales, ensayos y pruebas


siguiendo normas tcnicas y/o protocolos normalizados, adems de realizar labores de
asesora, consultora, asistencia tcnica y cooperacin especializada en los campos de
trabajo y de operacin del laboratorio.

Los laboratorios de extensin desarrollan los procedimientos, guas, instructivos,


formatos, etc. que permitan estandarizar las pruebas y ensayos realizados.

Los laboratorios de extensin desarrollan portafolios de servicios que correspondan a los


perfiles de trabajo del laboratorio y que proponen abrir nuevos espacios y frentes de
trabajo para ampliar las opciones de prestacin de servicios del laboratorio.

Los laboratorios de extensin y proyeccin social cuentan con el apoyo del Departamento
de Extensin y Proyeccin Social en las actividades de presentacin y negociacin de las
respectivas propuestas, as mismo en los procesos de promocin y divulgacin de
portafolio de servicios.

Los honorarios del personal vinculado al desarrollo de las actividades de los laboratorios
de extensin y proyeccin social deben ser generados por recursos de autogestin y
cargado a la estructura de costos del funcionamiento de los mismos o de los proyectos a
ejecutar.

Las unidades acadmicas debern participar activamente en la ejecucin del convenio o


contrato con los clientes, bajo la direccin del respectivo decano (a).

Deber existir un encargado del Laboratorio de prestacin de servicios con la


competencia requerida para el desarrollo de las actividades, quien liderar y orientar

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adecuadamente el Laboratorio, en todos sus componentes administrativo, tcnico,
operativo, financiero y talento humano.

El personal que labora en los Laboratorios de extensin debe proteger los intereses del
pblico en general, del laboratorio y de los clientes en particular a travs del cumplimiento
de las necesidades y expectativas del cliente y asegurando su satisfaccin, confiabilidad,
confidencialidad y entrega oportuna.
6 DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
ACTIVIDADES

RESPONSABLE

Realizar la promocin y Decano


mercadeo del laboratorio de
Responsable del laboratorio
extensin
Recepcin y evaluacin de
Responsable del laboratorio
las solicitudes de servicio
Realizar
reuniones
de
negociacin y aclaracin del Responsable del laboratorio
servicio
Enviar propuesta de servicio.
En caso de no aprobarse la
prestacin del servicio se Responsable del laboratorio
enva carta remisoria al
cliente.
Recibir carta de aprobacin
Responsable del laboratorio
de la propuesta
Solicitar elaborar CDP
Elaborar,
formalizar
contrato

aprobar
convenio

Elaborar acta de inicio


Realizar solicitudes de

DOCUMENTO / REGISTROS
Procedimiento
para
la
promocin y mercadeo de la
extensin y Proyeccin social.
Portafolio de servicios
Cartas
E-mail
Formato de solicitud de
servicios
Formato acta de reunin
Proyecto de consultora.
Formato de propuesta de
extensin
Formato estructura de costos
proyectos de extensin
Carta remisoria
Carta de aprobacin y
negociacin
Carta de Solicitud de CDP

Responsable administrativo Procedimiento


para
la
y financiero del proyecto
prestacin de servicios y
Consultoras
y Departamento de Extensin
Procedimiento
para
la
o y Proyeccin Social, Oficina
formalizacin de convenios
Jurdica
Acta de inicio
Responsable del laboratorio
Procedimiento
para
la
Cliente
formalizacin de convenios
Decano
Procedimiento de compras

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reactivos, materiales y
equipos.
Recepcionar muestras de
anlisis

Realizar anlisis de muestras

Responsable del laboratorio

por orden

Responsable del laboratorio.

Responsable del laboratorio

Documento de recepcin de
muestras
Documento de anlisis de
muestras

Analista

Hojas de trabajo

Analista

Libreta de datos y clculos


Reporte y entrega de
resultados

Responsable del laboratorio


Analista

Informe de anlisis
Informe de gestin

Elaborar informe de gestin


Evaluacin de satisfaccin
del cliente
Calibracin, calificacin y/o
mantenimiento de equipos
Determinar y solicitar equipos
e
insumos
para
el
laboratorio.
Verificar el cumplimiento en
calidad
y
cantidad
de
equipos y materiales de
laboratorio

Responsable de laboratorio

Analista

Acta de Finalizacin del


Proyecto
Encuesta de satisfaccin del
cliente
Programa de Calibracin de
equipos

Responsable de laboratorio
Decanos

Documento de solicitud de
equipos y materiales

Responsable de laboratorio

Acta de cumplimiento

Responsable de laboratorio
Responsable del laboratorio

Sealizacin
Implementar parmetros de Responsable de laboratorio
Reporte de accidente en
gestin de seguridad, salud
laboratorio.
ocupacional
y
gestin Departamento de Talento
Humano
ambiental
Documento de disposicin de
residuos de laboratorios
Documento de uso de
Controlar el uso de equipos
Responsable de laboratorio
equipos
Reportar daos y prdidas
Documento de reporte de
Responsable de laboratorio
de equipos y materiales
daos y prdidas.

7 NORMATIVIDAD Y DOCUMENTOS DE REFERENCIA

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Acuerdo 000002 del 16 de febrero de 2009: Estatuto de Extensin y Proyeccin Social.

Norma NTC ISO 17025:2005 (Requisitos generales para la competencia de los


Laboratorios de ensayo y de calibracin).

Procedimiento para recepcin de muestras (PRO-PS-LACOAM-001).

Formato de recepcin de muestras (FOR-PS-LACOAM-001)

Procedimiento de anlisis de muestras (PRO-PS-LACOAM-003)

Procedimiento para el reporte de resultados de anlisis (PRO-PS-LACOAM-004)


8 REGISTROS

Procedimiento para la promocin y mercadeo de la extensin y Proyeccin social.


Portafolio de servicios
Cartas
E-mail
Formato de solicitud de servicios
Formato acta de reunin
Proyecto de consultora.
Formato de propuesta de extensin
Formato estructura de costos
proyectos de extensin
Carta remisoria
Carta de aprobacin y negociacin
Carta de Solicitud de CDP
Procedimiento para la prestacin de servicios y Consultoras
Procedimiento para la formalizacin de convenios
Acta de inicio
Documento para recepcin de muestras
Documento de anlisis de muestras
Hojas de trabajo y/o Informe de anlisis
Libreta de datos y clculos
Informe de gestin
Acta de Finalizacin del Proyecto
Encuesta de satisfaccin del cliente

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Programa de Calibracin de equipos


Solicitud de equipos y materiales
Acta de cumplimiento
Sealizacin
Formato de accidente en laboratorio.
Formato de disposicin de residuos de laboratorios
Formatos de uso de equipos
Formato de reporte de daos y prdidas.

9 CONTROL DE CAMBIOS

VER

FECHA

ELABORO

DESCRIPCIN

Abril 12 de 2011

Ing. Gloria Naranjo


Q.F. Nury rebolledo
Q.F. Erwin Guzmn

VERSIN ORIGINAL

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