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UNIVERSIDAD NACIONAL MAYOR DE SAN MARCOS

EVOLUCIN DE LA LOGSTICA
1995
La logstica se especializa y aparecen las operaciones logisticas.
Las empresas se dan cuenta que el contratar a un operador logistico
es ms rentable que hacerlo por su propia cuenta.
1970
El concepto JUST TIME" es ejecuttado; pues, se busc entregar la
cantidad exacta, a la hora exacta y en el momento exacto. Ya no
consiste con solo utlizar el outsourcing, sino consiste en ofrecer
calidad.
1985
El JAT fue utilizado constantemente y se obtiene los resultados
deseados (conocido como quick response).
1995
Ya no hay un esfuerzo por solo mejorar la logstica, sino tambien se
empearon en mejorar sus relaciones con los clientes.
2008
La planeacion estratgica abarca al proceso logistico (se arma una
cadena de proveedores, productores y dsitribuidores), se abraca
desde la transformacin de la materia prima hasta el consumidor
final. Ya no basta con solo emplear el JAT y el outsourcing, sino de
un compromiso de todos los rganos de la empresa.
II. PROCESO LOGSTICO
Comprende el conjunto de etapas ms comunes que tienen las
operaciones logsticas.
la gestin logstica es el proceso de planificacin, implementacin y
control del flujo y almacenamiento eficiente y econmico de la
materia prima, productos semiterminados y acabados, as como la
informacin asociada.

ORGANIZACIN PARA LA ADMINISTRACIN DE COMPRAS Y


MATERIALES
En el proceso de constitucin de una empresa una de las actividades primarias
es la interaccin entre la estrategia, estructura y delegacin. Una vez diseada
la estructura organizacional se deben integrar las estrategias, a la vez que
todos los segmentos se les ha sido delegados cargos y buscan la integracin
de objetivos y metas en la organizacin.
Se debe entender la actividad de abastecimiento de material es difcil si es que
no tomamos en cuenta el mundo externo (el mercado internacional), tan
cambiante, ahora el gran dilema es si se alcanzar la homeostasis.
A. OBJETIVOS
Hay que tener en cuenta que una organizacin no es autosuficiente, depende
en gran medida de los materiales de otras empresas, hasta para montar la
oficina ms pequea, el desafo es abastecerse del medio externo con el
menor coste posible.

Materiales adecuados (calidad).


Compra
de
material
es

Cantidad debida.
De la fuente correcta (proveedor
confiable).
Precio conveniente

Aunque los objetivos descritos en la figura anterior no son suficientes. A


continuacin mencionaremos algunas razones:

Podemos encontrar el precio ms barato, pero puede carecer de calidad o


garanta.

Si su envo demora puede ocasionar bajas en la produccin.


Por lo tanto se debe buscar un equilibrio para llegar a un ptimo
equilibrio. Los siguientes nueve puntos describen sus metas generales:

Proporcionar un flujo ininterrumpido de materiales,


abastecimientos y servicios requeridos para la operacin de la
organizacin.
Una carencia de materiales podra generar grandes prdidas en las
actividades operacionales.
Una compaa de TV paga no puede funcionar sin postes
para instalar sus conexiones.
Un operador logstico no podra movilizar su cargamento sin
contenedores y sin los barcos.
Conservar las inversiones y prdidas mnimas en el inventario.
Para no alterar el flujo de produccin, es recomendable
mantener en el inventario grandes cantidades, aunque esto
significa el coste del 20% del valor anual.
Mantenimiento de estndares o controles de calidad
adecuados
La calidad es un tema que sigue en la mentalidad empresarial actual.
Si un producto que presenta fallas o no satisface las expectativas,
probablemente cuando se ensamble al producto final tampoco satisfar las
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expectativas del cliente. En conclusin si se busca corregir el error dentro de la


organizacin puede ser enorme.
Encontrar o desarrollar vendedores competentes
Los vendedores deben mostrar compromiso e inters con la empresa a la que
provee materiales. La empresa selecciona y debe ser sabia para elegir
proveedores de bajo precio y que satisfagan las expectativas con el producto
que ofrecen.
Estandarizar, en lo que sea posible, los artculos comprados
Se plantea que si un producto puede cumplir mltiples funciones, en vez de
otros que de manera separada cumplen la misma funcin. La compaa debe
adquirir el que le proporcione mayor eficiencia.
Compra delos artculos y servicios requeridos al precio final ms bajo
posible
Se busca obtener la utilidad-beneficio, la cual se logra obteniendo un material a
bajo costo, con niveles altos de calidad, adecuado envo y que los
requerimientos del servicio sean satisfechos.
Mejorar la posicin competitiva de la organizacin
El Departamento de compras tiene las siguientes funciones:
Controlar los costos y proteger el margen de utilidad.
Proveer a la produccin de la tecnologa que agilice la produccin.
Cubrir las modificaciones en los sistemas de produccin para la eficiencia.
Lograr interrelaciones de trabajo armoniosas y productivas con otros
departamentos dentro de la organizacin
La adquisicin de productos no solo depende del Departamento de produccin
que requiere del apoyo de otros para el estudio de mercado, estudios de los
precios que ofrecen proveedores, etc. Por otro lado, es necesario el apoyo del
Departamento de calidad al momento de evaluar la reputacin de un potente
proveedor o de la asesora contable en caso de evaluar si se puede contar con
ms trabajadores.
Alcanzar los objetivos de compras al menor nivel posible de costos de
administracin
Los objetivos del Departamento de compras deben ser los ms econmicos y
tambin satisfactorios a las expectativas esperadas.
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La empresa debe estar ntimamente alerta para efectuar las mejoras posibles
en los mtodos, procedimientos y tcnicas de compra.
LA RESPONSABILIDAD DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS
En el S. XX los cambios fueron explcitos en las organizaciones. La
liberalizacin de los mercados, compra del extranjero, preocupacin por la
competitividad, etc.; marc a las organizaciones.
Segn el anlisis hecho por Purchasing Word, en 1983:
Ha aumentado la responsabilidad para el desarrollo de nuevas fuentes de
abastecimientos por parte de las empresas.
Las empresas toman mayor responsabilidad en las decisiones de compra.
Los inventarios son ms controlados.
En conclusin las organizaciones mientras mas ingresos perciben tiene mas
responsabilidad en la administracin de compras.
LAS FUNCIONES EN LA ADMINISTRACION DE MATERIALES

Planeacin y control de abastecimiento de materiales

Se trata de una planeacin agregada que busca la adquisicin aproximada de


materiales, para un periodo determinado. Si hay problemas el plan debe
adecuarse.

Programacin de produccin

El programa de produccin se hace en base a las demandas aproximadas


esperadas en el futuro, la recepcin de rdenes existentes, entre otras.
Se tiene en cuenta el capital humano, la maquinaria y los insumos disponibles,
expresndose en unidades cuantificadas. Puede agilizar este proceso, el hecho
de tener programas, puede precisar con rapidez que produccin requerimos.

Recepcin

El Departamento de recepcin tiene una funcin logstica, pues controla los


embarques que ingresan, preparando informes, etc.

Investigacin sobre materiales y compra

Aqu se manifiesta la funcin preventiva de la administracin. Se hace un


estudio de la demanda, calidad, precio y reputacin del vendedor para tener un
panorama de a quien comprar.
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Almacn

Esta funcin permite la ubicacin rpida de los materiales, los cuales figuran
en el inventario. Se busca protegerlos del deterioro, los robos o la rotacin de
artculos defectuosos.

Compras

El Departamento de compras debe atender las necesidades de los materiales


que requieren los dems departamentos, as como las requisiciones que estas
demanden. Podemos agrupar las siguientes subfunciones para el
Departamento de ventas:
Estandarizar lo mayor posible las requisiciones, pero no descuidar la
calidad.
Seleccin de fuentes confiables de abastecimiento (proveedores).
Control de la logstica.
Buscar constantemente mejores proveedores, para estandarizar procesos y
reducir costos.
Control de las relaciones entre proveedores y el Departamento de compras.

Movimiento de los materiales dentro de la planta

Comprende el transporte de los materiales desde el punto de recepcin hasta


el piso de produccin.

Trfico

Se refiere a que en la actualidad el transporte de material tiene un coste


adicional (este debe comprender: embarques, descargas y de cualquier otra
ndole logstica).

Disposicin de desechos y sobrantes

Aqu comprende una preocupacin ecolgica por el compromiso ambiental y la


escasez de material.

Control de calidad

No esta definido que rgano organizacional pertenece, pero es una funcin


constante.

Control de inventarios

Se encarga del registro detallado de materiales y partes utilizadas en la


produccin, as como su realizacin de forma peridica para evitar acumulacin
de existentes o falta de material.
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III.

PROCEDIMIENTOS Y FLUJOS DE INFORMACIN


Son grandes las deficiencias que sufren las operaciones de la
administracin- compra de materiales; por lo que, se ha demandado
contar con sistemas de informacin completos. La computadora y la
aparicin de Internet han agilizado este proceso.

A) ETAPAS DEL SISTEMA DE COMPRAS


1. RECONOCIMIENTO DE LA NECESIDAD
Se debe reconocer las necesidades que se tienen en las unidades de
la organizacin y luego elaborar la requisicin, que deben enviarse al
Departamento de Almacn. El gerente de compras se encargar que
los pedidos sean los mas estandarizados posibles y que los pedidos
detallados sean pocos.
Los pedidos deben ser revisados constantemente para evitar los
excesos.
Clases de ordenes
Urgentes y precipitados
Son aquellas que demandan materiales lo mas rpido posible, pero tambin
debemos tener en cuenta que deben justificar este estado. Muchas veces no
tiene n justificacin y puede darse por los siguientes motivos:

Deficiente control de inventarios.

Mala presupuestacion o planeacin de la produccin.

Desconfianza con el Departamento de produccin.

Hay que tener en cuenta el alto coste de estas rdenes y su posibilidad de


error; por lo que, se recomienda mantener un control constante en esta rea.
Actualmente cuando una orden es urgentemente recibida por el Departamento
de produccin el gerente pide la justificacin del pedido para su evaluacin.
Aun aprobada la requisicin el coste de esta se carga al departamento
solicitante.

Pequeas
Se explican utilizando la Ley de Paretto (del 70% de las requisiciones, solo el
10% alcanza a ser financiado por el dinero). La ingente cantidad de pedidos
pequeos genera una preocupacin, sobre todo, si se trata de materiales
angulares (utilizados como materia prima), para la creacin de riqueza.
Orden de compra con cheque en blanco
El mtodo consiste en la emisin de una orden de compra (OC) y adjunto a la
OC un cheque en blanco, el cual ser llenada por el proveedor cuando la
mercadera ya este embarcada. Por otro lado, el monto redactado en le cheque
esta supervisado por medidas de seguridad como:
o El monto no supera los $ 1000.
o Se deposita en la cuenta del vendedor.
Tiene beneficios como la eliminacin del papeleo, los cargos postales y agiliza
el tiempo en las negociaciones.
2. DESCRIPCIN EXACTA DE LA MERCANCA REQUERIDA
Para las operaciones de venta es recomendable facilitar al usuario un catalogo
actualizado de los materiales que se ofrecen, asi como contar con una
nomenclatura estratgica.
La descripcin debe poseer los
siguientes elementos:

Fecha.

Departamento de origen.

Cuenta a la que se
deposita.

Descripcin de material.

Fecha en la que se debe entregar.

3. SELECCIN DE LAS POSIBLES FUENTES DE APROVISIONAMIENTO


La seleccin de los proveedores y las fuentes de abastecimiento es un proceso
continuo en miras de sustituir materiales en los ms estandarizados posibles.se
debe tener en cuenta los siguientes aspectos:

Registros de vendedores.
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Archivacin de los contactos importantes.

El registro de productos comprados debe estar organizado por


clasificaciones y nomenclatura.

4. ANLISIS DE LAS COTIZACIONES


El uso de cotizaciones no es homogneo en las estructuras de la organizacin
y difiere segn sus rdenes de compra (OC). Recordar que la solicitud de
cotizacin no es una orden.
5. PREPARACIN DE LA COMPRA
Toda compra de material o la requisicin ms pequea debe ser registrada
para evitar dificultades legales. De lo que se trata es de formalizar los pedidos y
no omitirlos. Cada compaa tiene su orden de compra; por lo que, tanto el
comprador como el proveedor querrn imponer su orden de compra.
6. SEGUIMIENTO Y EXPEDICIN
Una vez emitida una orden de compra (tiene indicada una fecha de
seguimiento), los departamentos de compra tienen personal para el
seguimiento a tiempo completo.
Seguimiento completo es la verificacin constante para evaluar si el vendedor
cumple la promesa de envo, que se har cuando las compras sean de muy
altos valores. Algunas empresas emplean el telfono para el seguimiento, pero
actualmente se hace por Internet. El envo es una forma de ejercer presin al
vendedor para que ejecute la promesa de envo, si el vendedor cumple su trato
quedar seleccionado por el comprador.
7. RECEPCIN E INSPECCIN DE ARTCULOS
Es una etapa vital para la empresa que ejecuta el Departamento de recepcin
que verifica todos los embarques entrantes, excepto los artculos MRO (de
poco valor).
8. LIQUIDACIN DE FACTURAS DE PAGO
Las facturas llegan antes o simultneamente que los artculos. El proceso de
liquidacin no es homogneo, ni siquiera est claro si la aprobacin debe ser
hecha por el Departamento de compras o el contable. Si las facturas son
manejadas por el Departamento de contabilidad, entonces seguirn los
siguientes pasos:
1) Las facturas son enviadas al Departamento de contabilidad donde son
selladas siempre y cuando la factura y la OC sean iguales.
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2) Si hay alguna diferencia, entonces es enviada al Departamento de


compras para su aprobacin.
En caso de no haber resuelto el problema se enva la factura al vendedor para
su correccin. En caso de que la liquidacin la haga el Departamento de
compras se seguirn los siguientes pasos: la factura es retenida en compras y
luego verificada por contabilidad, el duplicado lo mantiene compras, hasta que
recepcin notifica haber recibido el material.
9. MANTENIMIENTO DE REGISTRO
Para la disposicin de cualquier orden es necesario completar los registros del
Departamento de compras. En estos registros se conservar la informacin que
el Departamento de compras quiera conservar(a su criterio). Por ejemplo una
orden de compra se retiene ms tiempo por ser un contrato externo; en cambio,
una requisicin es un memorndum interno que su conservacin es a criterio.
Un registro debe contener mnimamente los siguientes pasos:

IV.

Registro de las rdenes de compra (con fecha y sellados).

Expediente de las OC (contiene las copias archivadas).

Archivos de compra de artculos (fecha, vendedor, cantidad, precio, n


de OC).

Archivamiento de la historia de los vendedores.


CALIDAD, ESPECIFICACIN E INSPECCIN

Todas las organizaciones requieren satisfacer sus expectativas en la


adquisicin de materiales. Hoy en da el tema de la calidad es el ms buscado,
mientras que el MRP y el JAT han mejorado el envo, cantidad y aspecto de los
inventarios, los cuales buscan la entrega del material en el tiempo, lugar y
momento dado, las compaas invierten los programas de control de calidad y
programas de cooperacin comprador-vendedor.
Antes de la adquisicin de un insumo existe la disyuntiva que varios
departamentos comparten funciones comunes; por lo que, pueden tener
contradicciones al momento de elegir. Se debe, para resolver estas diferencias,
discutirse sobre las funciones, seguridad, confiabilidad y adaptabilidad.

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A. FUNCIN

Qu se necesita y porque?
Establecimiento de las necesidades de las
organizaciones.

FASE 1

El mercado tiene abastecimiento.

FASE 2

Se llega a la conclusin qu producto adquirir en


estas condiciones.

FASE 3

Una desventaja ocurre en compras complejas al utilizar las fases anteriores. Es


importante pensar en todas las posibilidades; por lo que, es una fase compleja
que determina la calidad que se ofrecer. Adems en la fabricacin del
producto todos los procedimientos y materiales deben tener el estndar de
calidad, sino, no se cumplir adecuadamente su funcin.
B. CALIDAD, CONVENIENCIA Y MEJORA DE COMPRA
a) CALIDAD
Entendida como la capacidad de un vendedor para proveer artculos de
acuerdo a las especificaciones, es as como podemos decir si un artculo
e de mala calidad.
b) ADAPTABILIDAD
Significa que la organizacin adopta los recursos existentes para una
funcin, no siempre se podrn satisfacer las expectativas requeridas. La
adaptabilidad ignora las consideraciones comerciales y se refiere a que
se adecue a su uso.
c) CONFIABILIDAD
Es la probabilidad matemtica de que un producto mantenga su
funcionamiento en el tiempo estipulado. El gran desafo en la actualidad
es la complejidad de las variables como:

Envejecimiento.
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Fallas al principio.

Fallas luego de un periodo.

d) LA MEJOR COMPRA
Tiene en cuenta varios puntos:

Consideraciones tcnicas (dimensin, tamao, diseo, propiedades


qumicas, etc.).

Transporte.

Disponibilidad.

Adaptabilidad.

Costo.

C. DESCRIPCIN Y ESPECIFICACIN
EL Departamento de compras debe comprobar la solicitud del usuario en
todos sus detalles y pedir exactitud y precisin para que la necesidad
sea calar y entendida por cualquier proveedor.
El termino descripcin se refiere al uso de los mtodos para obtener el
pedido exacto de algn rgano y llevarlo al vendedor; mientras que
especificacin, ya es una descripcin ms especializada.
Los mtodos de descripcin son:
Por marca

Manifiesta la confianza puesta en un proveedor por su


reputacin e integridad.

Por
especificacin

Ms confiable y comnmente utilizada.

Por diseo de
ingeniera

Mediante la representacin del material en un plano y un


texto descriptivo.

Por mtodos
diversos
descriptivos
Por
combinacin
de mtodos
descritivos

Por grados comerciales, solo para algunas materias primas;


por muestra, se pide una muestra del artculo requerido.
Es la combinacin de los mtodos presentados
anteriormente.
12de los mtodos presentados
Es la combinacin
anteriormente.

D. FUENTES DE DATOS PARA ESPECIFICACIONES


Estndares
individuales

Caracterizada por ser laboriosa y costosa. Adems se hace


patente la participacin del departamento de mercadotecnia,
ingeniera, compras, control de calidad e incluso los
consumidores finales.

Estndares
especficos

Estas ya han sido establecidas en base a recursos. Se aplica a


materias primas, productos semi-producidos.

Estndares
gubernamentales

Son impuestos por los Gobiernos, un ejemplo de ellos son los


estndares en cuanto a salud y seguridad de los productos
para el consumidor.

SELECCIN Y RELACIONES CON EL PROVEEDOR


Se considerar la decisin que se tomar para colocar un determinado
volumen de negocio con un proveedor, siempre se basara en un conjunto
razonable de criterios. El arte de comprar bien, consiste en un razonamiento
detrs de eta seleccin, tan slida como sea posible.
Normalmente, la percepcin del agente de compras de la capacidad del
vendedor para lograr una calidad satisfactoria, o la cantidad, el envo, el precio
y los objetivos del servicio regir esta decisin.

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El contar con buenos proveedores no slo significa contar con insumos de


calidad y, por tanto, poder ofrecer productos de calidad, sino tambin la
posibilidad de tener bajos costos, o la seguridad de contar siempre con los
mismos productos cada vez que se requieran. Por lo que cada vez que
tengamos que elegir a nuestros proveedores, debemos tomarnos nuestro
tiempo y evaluar bien las diferentes alternativas que existan.
Lo primero que se fija una empresa al momento de evaluar un proveedor es el
precio y la calidad de sus productos o servicios; sin embargo, existen otros
criterios o factores adems del precio y la calidad, que se deben tomar en
cuenta al momento de decidirse por un determinado proveedor. Veamos cules
son:

Fuentes de informacin respecto al proveedor


El conocimiento de las fuentes de abastecimiento es una calificacin importante
de cualquier comprador efectivo. Algunos agentes de compras, slo cuentan
con su experiencia y memoria para el conocimiento de estas fuentes, y slo
funciona este mtodo, cuando los proveedores son muy limitados.

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Evaluacin del proveedor


Los proveedores actales tienen que ser supervisados para comprobar si el
desempeo esperado se materializa. Las fuentes nuevas deben de ser
analizadas para comprobar si su potencial garantiza una consideracin seria en
el futuro. Debido a que la mayor parte de las organizaciones tienen a asignar
un porcentaje significativo de negocios respectivos con los mismos
proveedores, se considerar primero la evaluacin de las fuentes actuales.
El proceso de evaluacin de proveedores proporciona una evaluacin de la
gestin de calidad del proveedor y de la capacidad de sus sistemas
medioambientales y sociales, asegurando as la alineacin con las estrategias
de gestin de la cadena de suministros del comprador.
La evaluacin de los proveedores da lugar a una cadena de suministros ms
competitiva, con ventajas tanto para el comprador como para su cliente final. La
metodologa incluye criterios cuantitativos a igual que cualitativos.
Relaciones comprador-vendedor.

Intencin entre las partes

La intencin de las partes de alcanzar un acuerdo y establecer una


relacin que beneficie a ambas partes es fundamental para una
relacin efectiva. Si no existe voluntad, difcilmente se podr construir
una relacin, a menos que exista una obligacin a ello.

La escasez de recursos

Cuando los recursos son escasos y las empresas son incapaces de


generar los resultados requeridos, stas estarn ms proclives a
establecer relaciones. Un ejemplo frecuente de esta situacin tiene
lugar cuando la demanda est disminuyendo, lo cual lleva a
fabricantes y a distribuidores a cooperar para tomar acciones
conjuntas que permitan hacer crecer esa demanda.

El consenso en el dominio

Este consiste en el grado en que las organizaciones aceptan las


funciones y objetivos pretendidos por cada una de las partes. Cuanto
mayor sea ese consenso mayor es la probabilidad de formacin de
una relacin. De hecho, la existencia de disensiones en el dominio es
frecuentemente causa de conflicto.

La concentracin entre las empresas del sector

Cuanto mayor sea el grado de concentracin de una de las partes


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protagonistas del intercambio mayor ser su grado de influencia


sobre la otra parte. La tendencia actual en los mercados viene
caracterizada por una situacin cambiante conducente hacia una
cada vez mayor concentracin, tanto de compradores como de
vendedores.

La necesidad

Son aquellos intercambios entre organizaciones que se llevan a cabo


para cumplir con requerimientos legales o reguladores, los cuales
pueden provenir de las administraciones pblicas, la legislacin
vigente, el propio sector industrial o las entidades y organizaciones
profesionales.

La asimetra en el poder

Este factor se refiere a la realizacin de intercambios motivados por


el potencial de ejercicio de poder o control sobre otra organizacin o
sobre sus recursos. La asimetra de la relacin est determinada por
el alcance de la valoracin que las partes del intercambio hacen de
los recursos de la otra parte. Si los recursos de las dos partes son
equitativos, la relacin es simtrica; si los recursos de una parte son
valorados ms que los de la otra parte, la relacin es asimtrica.
Como seala Buchanan (1992), cuando la relacin entre proveedor y
cliente es simtrica, el incremento de la dependencia del cliente hacia
el proveedor producir una mejora en la obtencin de recursos; en
cambio, si la relacin entre proveedor y cliente es asimtrica (en
beneficio del proveedor), el incremento de dependencia del cliente
hacia el proveedor le perjudicar en la consecucin de sus
beneficios. Los recursos de las partes son desiguales en valor. Los
incentivos de las dos partes diferirn.
Los recursos de la parte ms dependiente ofrecen poco beneficio y
pueden ser reemplazados fcil mente. En consecuencia, la parte
dominante tiene poco inters en realizar inversiones en programas
especficos con la parte dependiente, al contrario de lo que ocurrir
con la parte dependiente.
Seleccin y relaciones con el proveedor
El desempeo del proveedor tiene un impacto mayor sobre la productividad,
calidad y competitividad de la organizacin compradora que el considerado por
la mayora de los administradores. La decisin sobre la seleccin del proveedor
es la decisin ms importante que se puede hacer en el departamento de
compras. Mejorar las relaciones entre comprador y vendedor es uno de los
aspectos claves, en general en el rea de seleccin del proveedor. Un
desempeo relevante del proveedor requiere:
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Traer nuevos vendedores a la corriente resulta costoso y con frecuencia se


acompaa de un periodo de aprendizaje y agravamiento de los problemas por
ambos lados.

La compatibilidad del sistema entre comprador y vendedor tambin se ha


convertido en vital, as como se encuentran formas y vas de para disminuir el
tiempo que toma entre la expedicin de la requisicin y la recepcin de la
orden. Las ideas de compartir informacin y ayudar a los vendedores a mejorar
la calidad, cantidad, envi, precio y prestacin de servicio fueron muy
novedosas en las dos dcadas anteriores. No obstante, la decisin de eleccin
del proveedor sigue siendo determinante en el proceso de obtencin.
Producir y comprar
Las nuevas tendencias administrativas favorecen la flexibilidad y se enfocan a la fuerza

corporativa, se acercan a la clientela y se aumenta el nfasis en productividad y


competitividad, todo ello refuerza la idea de comprar.

Si se compra a proveedores capaces aquellos requerimientos para los cuales


la organizacin compradora no tiene ventaja de fabricacin especial, la
administracin de la organizacin compradora se puede concentrar mejor en su
misin ms importante. La decisin de producir o comprar es interesante por
sus numerosas dimensiones. Para:

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Convertirse en su propio proveedor es una alternativa, y que an contina


siendo un punto vital en la estrategia de obtencin de toda organizacin.
Muchas organizaciones no tienen una poltica expresada conscientemente con
respecto a este tema, y prefieren tomar una decisin en cada caso en el
momento en que se presenta. Estas decisiones pueden no estar apoyadas por
un anlisis econmico preciso.
Subcontratacin con el proveedor
Un subcontrato es una orden de compra escrita en trminos y condiciones ms
explcitos. Su complejidad y administracin varan en proporcin directa del al
valor y magnitud del programa por administrar.
Puede requerir habilidades y capacidades especiales, debido a la cantidad y
tipo de correspondencia, grfica revisiones de programas e informes de
administracin los cuales son necesarios. Adicionalmente, el pago se puede
manejar en forma diferente, y usualmente se negocia dentro de la cotizacin
existente y los trminos y condiciones del subcontrato.
El uso de un subcontrato es apropiado cuando se asignan ordenes de trabajo
que son difciles de definir, que tomara un largo periodo de tiempo y ser
extremadamente costoso.
El arte de comprar bien, consiste en un razonamiento detrs de esta seleccin,
tan slido como sea posible. La percepcin del agente de compras de la
capacidad del vendedor para lograr:

Una calidad satisfactoria.

Una cantidad satisfactoria.

El envi.

El precio.

Los objetivos del servicio.


Todos estos puntos regirn en la decisin.
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Algunos atributos ms importantes del vendedor relacionados con estos


objetivos bsicos de la compra pueden incluir:

Historial pasado

Instalaciones y fuerza tcnica

Nivel financiero

Organizacin y administracin

Reputacin

Sistemas conformidad con los procedimientos

Comunicaciones

Relaciones de trabajo y localizacin.


Obviamente, la naturaleza y la cantidad de la compra, influirn en el peso que
se asigne a cada uno de estos objetivos, y de aqu la evidencia que necesita
proporcionar para apoyar la decisin en la seleccin.
La decisin de la seleccin del vendedor se puede presentar como una
decisin bajo incertidumbre y se puede valorar con un rbol de decisin.
Es necesario considerar la decisin sobre la seleccin como parte de ni cadena
de eventos, ms que como un caso aislado. Mientras este claro que el objetivo
es encontrar y conservar fuentes buenas de abastecimiento, la decisin se
puede evaluar dentro de un contexto razonable de negociacin. Por
consiguiente, es til examinar en este momento las caractersticas de un buen
proveedor, antes de pasar al problema de cmo encontrar buenas fuentes de
abastecimiento.
Las principales fuentes de consisten en:
Archivo de
vendedores

Directorios
comerciales

Muestras

Revista de
comercio

Publicidad
Industrial
Catlogos

DETERMINACIN DE PRECIOS
La determinacin del precio que se debe pagar es la decisin ms importante
del departamento de compras. La capacidad para lograr un buen precio es en
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ocasiones la primera prueba de un buen comprador. Si por buen precio se


entiende el valor ms grande, definido ampliamente, es la verdad.
Aunque el precio solamente es un aspecto de la funcin total de compras,
existe para satisfacer los requerimientos de compras de la empresa a un costo
general menor que el que se podra obtener por medio de un sistema de
compras descentralizado. El departamento de compras debe estar alerta de los
diferentes mtodos de determinacin de precios, conocer cundo es apropiado
cada uno de ellos y emplear la habilidad para llegar al precio que se debe
pagar. No hay razn alguna para disculpar el nfasis que se da al precio o por
darle un lugar importante entre los factores que se deben considerar. Es
correcto esperar que el comprador logre el mejor valor posible para la
organizacin cuyos recursos gasta. Cualquier precio que sea cotizado, se debe
analizar sin considerar quin es el proveedor o cul pueda ser el artculo. El
precio pagado por el comprador es, en mucho, un factor en la decisin final
sobre cul es la mejor compra como son las propiedades tcnicas del
producto.
Relacin entre costo y precio

Todo gerente de compras cree que se debe pagar un precio justo al vendedor.
Pero Qu significa precio justo? Un precio justo es el menor precio que
asegure un abastecimiento continuo de la calidad apropiada y cuando se
necesite.
Es posible un abastecimiento continuo a largo plazo, solamente cuando un
vendedor est obteniendo una utilidad razonable. Los costos totales del
vendedor, incluyendo una utilidad razonable, deben cubrirse por las ventas
totales en el largo plazo. Cualquier artculo de la lnea nunca puede, no
obstante, cubrir su parte proporcional completa por ningn periodo, pero aun
para ese artculo el precio pagado debe, al menos, cubrir los costos directos en
los que se incurri.
Un precio justo para un vendedor por cualquier artculo debe ser superior que
un precio justo para otro o para un artculo sustituto igualmente satisfactorio.
Pero en lo que se refiere al comprador ambos pueden ser precios justos, y el
comprador debe pagar ambos precios al mismo tiempo.

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Tipos de compra

Compra Ocasional

Podramos llamar compra ocasional al tipo de compra que se realiza


espordicamente y que tiende a cubrir una necesidad no satisfecha
anteriormente y postergada en el tiempo por el consumidor. Este tipo
de compra contempla igualmente las compras de impulso y de
cuanta menor que cubren necesidades bsicas. Los sitios ms
habituales donde se realizan estas compras ocasionales se
encuentran en mercadillos, rastros, ferias, las novedosas tiendas de
"todo a cien", tiendas tradicionales, 24 horas, sper, etc.

Compra de Proximidad

Las compras de proximidad obedecen a una necesidad: satisfacer la


demanda de suministros alimentarios y del hogar de manera prctica,
rpida y cercana. Cubren las necesidades bsicas y habitualmente
tienden a cubrir un periodo de consumo familiar relativamente corto,
diario o todo lo ms semanal. La compra de proximidad tiene una
expansin inusitada en nuestro pas, reflejo del tipo y manera de vivir
de nuestra sociedad. La concentracin de la poblacin en ciudades y
barrios.

Compra de Comodidad

Las nuevas condiciones de vida y hbitat condicionan de manera


indudable las formas de consumo. La falta de tiempo, la
incorporacin del matrimonio a la vida laboral, hace que prolifere
nuevas formas de distribucin cuyo punto fuerte o factor diferenciador
es la comodidad por encima de otros rasgos. En este sentido cabe
destacar el enorme desarrollo y difusin de las empresas de comidas
a domicilio al igual que la compra telefnica o la compra electrnica a
travs de Internet.

Compra de Consumo

Tiene por objeto distinguir el carcter masivo y ms duradero en el


tiempo de provisin del cliente. Efectivamente, aumentan
progresivamente los clientes que reparten su presupuesto familiar en
cada tipologa de consumo. Compran semanalmente en las llamadas
tiendas de proximidad, encargan va Internet algunos artculos
especialistas y realizan el grueso de su compra en grandes
superficies con una periodicidad cercana a los quince das (segn los
ltimos estudios). Esta compra tiene casi un carcter familiar y en los
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ltimos aos aparecen unos componentes importantes a la hora de


analizar el modo y manera de aprovisionamiento de los espaoles.
Frecuentemente las familias se desplazan a las periferias de las
ciudades, a los parques comerciales, para en un da de compra o en
unas horas, se aprovisionan por un periodo de tiempo ms largo.
Estos parques comerciales son actualmente autnticos centros
ldicos de consumo y sin duda cierran el crculo, casi de una manera
perfecta, de las necesidades de toda la familia.
Mtodos para determinar los precios

a. Fijacin de precios mediante mrgenes


El mtodo ms elemental para fijar precios es sumar un margen de
utilidad o sobreprecio al costo total unitario del producto
b. Fijacin de precios por rendimiento objetivo

La empresa determina el precio que producira a tasa de


rendimiento sobre la inversin (ROI) que requiere obtener: dado
un monto de inversiones necesario para fabricar el producto y el
costo de capital o la expectativa de ganancia.
c. Fijacin de precios por el precio vigente en el mercado

La empresa basa su precio primordialmente en los de sus


competidores, por encima o debajo segn la estrategia comercial
de penetracin del mercado o el nivel de competitividad y
posicionamiento que se disponga
d. Fijacin de precios por contribucin de costos variables o marginales

El precio se fija con relacin a los costos variables de produccin


calculados para cada tem que se produce, adicionndole una
cantidad extra de contribucin.
e. Fijacin de precios basada en las condiciones del mercado
Condicionado por el mercado y factores externos de la organizacin
f.

Fijacin de precios sobre bases psicolgicas

La fijacin de precios tiene dimensiones psicolgicas, as como


econmicas, por lo tanto se deben tener en cuenta al tomar
decisiones de determinacin de precios, apelando a sus
emociones.

22

g. Precios negociados

Esto sucede en productos especializados, con alto valor


agregado, generalmente soluciones a la medida, donde puede
determinarse el beneficio a favor del comprador, el cual es tan
significativo que se entra a negociar no por precio sino por valor
agregado y a compartir las ganancias derivadas de la solucin.
Uso de cotizaciones y licitaciones en competencia

Normalmente las cotizaciones y concursos se realizan cuando la magnitud del


compromiso propuesto excede a alguna cantidad monetaria mnima: por
ejemplo $ 1000. Las compras gubernamentales se efectan comn mente
mediante la base de licitaciones en concurso; aqu la ley requiere la compra se
haga con el proveedor que cotizo ms bajo. En la prctica industrial se pueden
solicitar propuestas con el fin de seleccionar aquellas empresas para realizar
negociaciones hasta alcanzar el precio final
El grado en el cual la cotizacin competitiva es confiable para asegurar precio
aceptable es diverso. Por un lado, es prctica comn para los compradores de
artculos de rutina, comprado de las mismas fuentes de tiempo en tiempo,
emitir rdenes sin fijar el precio. Ocasionalmente ocurre lo mismo en un
mercado enrgicamente vendedor para algunos artculos crticos cuando los
precios aumentan tan rpidamente que el vendedor se resa a cotizar un
precio fijo. Siempre que sea posible sin embargo, el precio se debe indicar en
la orden de compra. En efecto, desde un punto de vista legal, una orden de
compra debe contener un precio o un mtodo de determinarlo para que el
contrat sea un compromiso.
Negociacin en la determinacin de precios

La cotizacin competitiva es el medio ms eficiente para obtener un precio


justo para los artculos que se compran, porque las fuerzas de la competencia
son utilizadas para disminuir el precio a un nivel al cual solamente el vendedor
eficiente ser capaz de cubrir los costos de produccin y de distribucin, ms
una utilidad mnima.
La negociacin es el mtodo ms sofisticado y ms caro para la determinacin
de precio. Se utiliza en compras que emplean grandes cantidades de dinero, en
las cuales no es apropiada la cotizacin competitiva. La negociacin requiere
que el comprador se siente a la mesa con un vendedor y a travs de una
discusin lleguen a un acuerdo comn sobre los aspectos principales de un
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contrato de compra venta, como son envo, especificaciones, garanta, precios


y trminos.
Tanto el comprador como el vendedor esperan una negociacin razonable. Es
dentro de estos lmites razonables de negociacin que se insiste que el
proveedor debe:
Operar de un modo eficiente

Conservar los precios en lnea con los costos

No tomar ventaja de una posicin privilegiada

Hacer un ajuste razonable y adeuado de las


reclamaciones
Estar preparado para considerar las necesidades
especiales de la organizacin compradora

Los descuentos
Abarcan dos clases: La primera consiste dentro del precio y varias otra formas
de concesiones que no siempre son defendibles ya sea legal o
comercialmente. La segunda clase consiste de efectivo normal, comercio y
descuentos por cantidad los cuales deben ser legtimos y justos.
La lnea de separacin entre estas dos clases es difcil de trazar por no
siempre es fcil definir que es legtimo y que no. Existen claramente algunos
tipos de concesiones de precios aparentes, como los dentro de los precios que
ningn agente de compras responsable puede solicitar alguna vez, y los
cuales sern rehusados en todas las circunstancias. Un vendedor que ofrece
dentro del precio a un comprador ofrecer uno similar o inferior a otro
comprador. Un vendedor que no es franco y honesto en su poltica de
fijacin de precios es aquel con quien ningn comprador pueda negociar.

Descuentos en efectivo
Descuentos comerciales
Descuentos mltiples
Descuentos por cantidad
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Compras anticipadas de mercancas


Comprar anticipadamente es realizar las compras con previsin los
requerimientos futuros, ms all de los tiempos de espera actuales. As, una
organizacin puede comprar antes a causa de escasez que anticipa, de
huelgas o de aumento de precio. Como el tiempo entre el el compromiso de
obtencin y el uso actual del requerimiento crece, tambin aumentan las
incertidumbres.
Una incertidumbre muy comn es si la necesidad real se presentar. Una
segunda preocupacin es la que se refiere al precio.
Intercambio de mercancas
La principal funcin de un intercambio de artculos organizado es proporcionar
un mercado establecido, en donde las fuerzas de oferta y demanda puedan
funcionar libremente a medida que los compradores y los vendedores realizan
sus negocios. Las reglas que gobiernan la operacin de un intercambio
principalmente se refieren a los procedimientos para el manejo ordenado de las
transacciones negociadas en el intercambio, proporcionalmente, entre otras
cosas, trminos y tiempos de pago, tiempo de envo, grados de los productos
negociados y mtodos de resolver las disputas.
En general el propsito de un intercambio de artculos se puede hacer mejor si
existen las siguientes condiciones:

1. Los productos negociados son susceptibles de ser


graduados con exactitud razonable

2. Existe un nmero suficientemente elevado de


vendedores y de compradores y un volumen suficiente
de negociaciones en las cuales ni el vendedor ni el
comprador pueden influir significativamente en el
mercado

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Otras:

1. Negociacin a "futuro" - la compra o la venta de una


mercanca para envo en una futura fecha que se
especifica
2. Una relacin justa entre la "base" y los otros grados

3. Una correlacin razonable, pero no necesariamente


consistente entre precios "spot o libres" y "futuros"
SERVICIOS DE TRANSPORTE

Los artculos comprados se pueden transportar al lugar que se necesitan desde


el punto en que se cultivan, se extraen de minas o son fabricados. La compra
de servicios de transportacin requiere un grado elevado de habilidad y
conocimientos, si los costos de desplazamiento han de ser los mnimos y
satisfacer al mismo tiempo las necesidades del servicio.
Principios bsicos del sistema de transporte de mercancas
Durante las anteriores dcadas se establecieron varias leyes, regulaciones e
interpretaciones para formar la estructura bsica con la cual opera el sistema
comn de transporte. Mientras este abanico est en constante cambio dentro
de una poca de menor legislacin, y posiblemente de una liberacin total, el
comprador debe conocer los principios bsicos.
Indiscriminacin:

El transportista normal disfruta de un nivel de utilidad pblica, en el sentido de


que tiene garantizado el derecho a dar servicio a transportadores en diversas
zonas geogrficas y tiene la misma proteccin contra la competencia de
nuevos transportistas que ingresen al mercado; en efecto, est en una posicin
de monopolio parcial.
Seleccin del transportista y del itinerario
Normalmente, el comprador desear especificar cmo deben embarcarse los
artculos comprados; esto es, el comprador tiene el derecho legal si la compra
se ha hecho bajo alguno de los trminos de LAB destino. Si el comprador ha
recibido con anterioridad un servicio superior de un transportista en particular,
ste se convierte en el medio de transporte preferido. O, si un transportista ha
26

sido particularmente til como ayuda para el cliente al solicitar a la CCI tarifas
favorables sobre ciertos artculos de la mercanca.
Los factores que debe considerarse en la seleccin en la seleccin del tipo de
transporte, transportista e itinerario incluyen:

TIEMPO REQUERIDO
DE ENTREGA

TIPO DE ARTCULO QUE


SE EST
TRANSPORTANDO

COSTO DE SERVICIOS
DE TRANSPORTE

CONFIABIIDAD Y
CALIDAD DEL SERVICIO

DIMENSIONES DEL
ENVO

SITUTACION
FINANCIERA DEL
TRANSPORTISTA

SERVICIOS
DISPONIBLES

POSIBILIDAD DE
DAOS

MANEJO DE LAS
RECLAMACIONES

Tarifas de carga

Los cargos por el desplazamiento de carga se determinan por la clasificacin


del artculo transportado y la tarifa apropiada. Las tarifas de los transportes
comunes estn disponibles pblicamente a cualquiera que est interesado,
aunque son voluminosas y difciles de leer, salvo para aquellos que tienen
experiencia y habilidad para efectuar el anlisis de stas. Con la liberacin
hubo cambios de tarifas frecuentemente y muchos transportistas tienen las
propias por separado.
La carga bsica se determina por la tarifa de categora, aunque se pueden
arreglar tasas para mercancas ms bajas para algunos artculos. Existen
disponibles variaciones adicionales, considerando que le cliente puede conocer
y ser innovador lo suficientemente como para obtenerlas.
+Divisin de cantidad
+Tarifas de Ofertas Agregadas
+Porcentaje de Descuento sin Garanta
+Volumen Aumentado Porcentaje de Descuento Incrementado
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+Origen y Puntos de Destino Especficos


+Tarifas Directas
+Diversificacin y Reconsignacin
+Privilegio de Suspensin
+Fabricacin o Almacenamiento en Trnsito
DISPOSICION DE DESECHOS, EXCEDENTES O MATERIAL OBSOLETO
Los administradores estn interesados en la disposicin efectiva, eficiente y
remunerativa de desechos, excedentes y materiales obsoletos y de desperdicio
generados dentro de la empresa. En los aos recientes, los problemas de
disposicin se han convertido en ms complejos e importantes, ya que las
compaas se vuelven ms grandes, ms diversificadas en lneas de productos
y ms descentralizadas en su administracin.
Material en exceso o sobrante

El material en exceso (o sobrante) es aquella existencia que excede a un


requerimiento razonable de la organizacin. Se origina debido a errores en la
cantidad comprada o a que no lleg a realizarse la produccin que se
anticipaba. Este material debe manejarse en varias formas. En algunos casos,
puede ser deseable solamente almacenarlo hasta que se requiera,
especialmente si el material no es de carcter perecedero si los costos de
almacenamiento no son excesivos y si hay una posibilidad razonable de que el
material se requerir en el futuro. Ocasionalmente puede ser sustituido por
material ms activo. Si la compaa tiene varias plantas en operacin puede
ser posible transferir el exceso a otra planta.
Canales para la disposicin
Existen diversos medios posibles para disponer de los materiales. En general,
con el fin de obtener los ingresos mximos para la compaa vendedora las
opciones son:

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Usarlo en Cualquier Sitio


dentro de la Empresa sobre
la base de "tal cual"

Regreso al vendedor

Restaurar para usar dentro


de la planta

Ventas por medio de un


comicionista

Vender a otra empresa para


usarlo sobre la base de "tal
cual"

Venta a una comerciante


local de desechos o
excedentes

Descartar, destruir o donar


el material o el artculo

COMPRAS EN EL EXTRANJERO
Recientemente los compradores industriales se han dedicado a buscar
proveedores fuera de EUA por razones distintas a una escasez nacional. No
obstante desde el trmino de la II Segunda Guerra Mundial, muchos eventos y
fuerzas diferentes han puesto en movimiento desarrollos orientados a la
liberacin de las barreras y a la expansin del comercio mundial.
IMPORTANCIA:

Varios factores atraen la atencin sobre la alternativa de comprar en el


extranjero, y no es el menor el que nuestro mundo se ha hecho ms pequeo,
figurativamente, n los ltimos 40 aos, con el aumento en la velocidad de
transportacin y comunicacin.

Razones para comprar en el extranjero


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Varan con la mercanca especfica necesaria. No obstante, la razn especfica


necesaria. No obstante, la razn especfica subyacente para emplear
vendedores extranjeros es que se percibe un mejor valor disponible de esa

PRECIO
INDISPONIBIL
DAD DE
ARATICULOS
NACIONALES

CALIDAD

TECNOLOG
A

ENVO RPIDO Y
CONTINUIDAD DE
ABASTACEMIENTO

HERRAMIENTAS
DE
MERCADOTECNI
A

MEJOR
SERVICIO
TCNICO

INTEGRACIN
CON
SUBSIDIARIAS
EXTRAJERAS

fuente que de un vendedor nacional.

Problemas potenciales por comprar en el extranjero

Localizacin y evaluacin de la fuente


Tiempo de espera/ envo
Expedicin
Problemas polticos y laborales
Fluctuaciones monetarias
Mtodos de pago
Calidad
Rechazos
Aranceles y Derechos Aduanales
Costos administrativos
Problemas Legales
Transportacin
Idioma
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Costumbres culturales y sociales

Organizacin para las compras en el extranjero


Se deben hacer las compras directamente del proveedor o a travs de un
intermediario? Esto depende de factores tales como de cunto conocimiento
especializado en compras extranjeras se dispone en el departamento de
compras y el volumen y la frecuencia que se espera de compras en el
extranjero. Existen varias alternativas:

Comerciante exportador

Emprea Comercializadora (consorcios de exportacin)

Asignacin detro del departameto de compras

Oficina de compras en el extranjero

Comisionista Importador o agente de ventas

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