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Glosario de trminos relacionados con las compras.

Suministro: cuando se habla de suministro se hace referencia al acto y


consecuencia de suministrar (es decir, proveer a alguien de algo que requiere). El
trmino menciona tanto a la provisin de vveres o utensilios como a los objetos y
efectos que se han suministrado. A nivel econmico, la nocin se aprovecha como
sinnimo de abastecimiento. Se trata de la actividad que se lleva a cabo para
satisfacer las necesidades de consumo de una estructura econmica (una familia,
una empresa, etc.). El suministro, que puede asociarse al concepto ingls de
supply, debe llevarse a cabo en tiempo y forma.
Abastecimiento: abastecimiento es un trmino que se vincula con la accin y las
consecuencias de abastecer. Este verbo hace referencia, por su parte, a proveer
de aquello que es necesario para la supervivencia. Puede decirse, por lo tanto,
que el abastecimiento es una actividad que consiste en satisfacer, en el tiempo
apropiado y de la forma adecuada, las necesidades de las personas en lo
referente al consumo de algn recurso o producto comercial. La nocin, por lo
general, se equipara al suministro o al trmino ingls supply.
Logstica: es el conjunto de los medios y mtodos que permiten llevar a cabo la
organizacin de una empresa o de un servicio. La logstica empresarial implica un
cierto orden en los procesos que involucran a la produccin y la comercializacin
de mercancas. Se dice, por lo tanto, que la logstica es el puente o el nexo entre
la produccin y el mercado. La distancia fsica y el tiempo separan a la actividad
productiva del punto de venta: la logstica se encarga de unir produccin y
mercado a travs de sus tcnicas.
Apalancamiento: es la relacin entre crdito y capital propio invertido en una
operacin financiera. Al reducir el capital inicial que es necesario aportar, se
produce un aumento de la rentabilidad obtenida.
Departamento de compras: es el encargado de realizar las adquisiciones
necesarias en el momento debido, con la cantidad y calidad requerida y a un
precio adecuado. Este departamento anteriormente estaba delegado a otros
departamentos principalmente al de produccin debido a que no se le daba la
importancia que requiere el mismo; puesto que debe de proporcionar a cada
departamento de todo lo necesario para realizar las operaciones de la
organizacin.
Planificacin estratgica: es un proceso sistemtico de desarrollo e
implementacin de planes para alcanzar propsitos u objetivos. Dentro de los
negocios se usa para proporcionar una direccin general a una compaa (llamada
Estrategia empresarial) en estrategias financieras, estrategias de desarrollo de
recursos humanos u organizativos, en desarrollos de tecnologa de la informacin
y crear estrategias de marketing para enumerar tan slo algunas aplicaciones.

Riesgo operativo: es la posibilidad de ocurrencia de prdidas financieras,


originadas por fallas o insuficiencias de procesos, personas, sistemas internos,
tecnologa, y en la presencia de eventos externos imprevistos.
El riesgo financiero se refiere a la probabilidad de ocurrencia de un evento que
tenga consecuencias financieras negativas para una organizacin. El concepto
debe entenderse en sentido amplio, incluyendo la posibilidad de que los resultados
financieros sean mayores o menores de los esperados. De hecho, habida la
posibilidad de que los inversores realicen apuestas financieras en contra del
mercado, movimientos de stos en una u otra direccin pueden generar tanto
ganancias o prdidas en funcin de la estrategia de inversin.

Modelo organizacional centralizado: donde la autoridad y la responsabilidad de la


mayora de las funciones relacionadas con el suministro se asignan a una
organizacin central.
Modelo organizacional Combinado: donde la autoridad y la responsabilidad se
comparten entre una organizacin de abastecimiento central y las unidades de
negocios, las divisiones o las plantas operativas. Las estructuras combinadas se
pueden inclinar hacia la centralizacin o hacia la descentralizacin, dependiendo
de la forma en que se divida la autoridad para la toma de decisiones. Un tipo de
estructura combinada es una organizacin centralmente conducida en la cual la
direccin estratgica est centralizada, no as la ejecucin.
Modelo organizacional Descentralizado: donde la autoridad y la responsabilidad de
las funciones relacionadas con el suministro se encuentran dispersas a travs de
toda la organizacin.
Director de compras (CPO): El director de compras (chief purchasing officer, CPO)
o funcionario del rea de suministros (chief supply officer, CSO) se define como el
ejecutivo senior mayor o de nivel ms alto de una oficina corporativa (a nivel
ejecutivo) o de una divisin mayor, como una unidad de negocios estratgicos
(UNE), con autoridad y responsabilidad formal para administrar las funciones de
compras de su empresa (o UNE) o de suministro para adquirir bienes y servicios a
partir de proveedores externos.
Mercanca: (en ingls, commodity) en economa es cualquier producto destinado a
uso comercial. Al hablar de mercanca, generalmente se hace nfasis en
productos genricos, bsicos y sin mayor diferenciacin entre sus variedades.
Requisicin de compra: Una requisicin de compra es una autorizacin del
Departamento de Compras con el fin de abastecer bienes o servicios. sta a su
vez es originada y aprobada por el Departamento que requiere los bienes o
servicios. La requisicin de compra puede ser emitida por cualquier rea de la

empresa tal como: Produccin, Marketing, Almacn, Logstica, etc. Este


documento es interno por lo que no debe ser utilizada como Orden de Compra.
Requisicin viajera: Las personas siempre han adoptado y amoldado nuevas
tecnologas para los procesos de negocios. La forma de requisicin para viajes es
una innovacin usada para satisfacer las necesidades recurrentes y las partes
estndares a efecto de reducir los gastos operativos.
Lista de materiales: Una lista de materiales (bill of materials, BOM) simplifica el
proceso de requisicin de los artculos en lnea que con frecuencia se necesitan
en las organizaciones que elaboran un artculo estndar a lo largo de un periodo
relativamente largo. Este tipo de lista incluye todos los materiales y todas las
partes, adems de una provisin de repuesto que se necesita para elaborar una
unidad final.
Requisicin de almacenes/inventarios: Las necesidades se pueden satisfacer
mediante una requisicin de materiales proveniente del inventario o a travs de la
transferencia de un inventario excesivo a partir de otro departamento o divisin.
Solicitud de informacin (RFI): Se emite una solicitud de informacin para recopilar
datos acerca de los productos y servicios de los proveedores potenciales. Aun
cuando internet permite hacer bsquedas rpidas y sencillas, muchas
organizaciones de suministro todava preparan y envan (electrnicamente o por
correo convencional) las solicitudes de informacin a los proveedores. Una
solicitud de informacin no es una peticin de operaciones de negocios o una
oferta para llevar a cabo una transaccin. Como su nombre lo indica, slo sirve
para propsitos de recoleccin de datos.
Solicitud de cotizacin (RFQ): Por lo general, se emite una solicitud de cotizacin
cuando hay una descripcin clara y bien definida de una necesidad; por ejemplo,
cierta calidad de material, una unidad para el mantenimiento del inventario (stockkeeping unit, SKU), o alguna otra terminologa aceptada. Una solicitud de
cotizacin es bsicamente una herramienta de comparacin de precios de
mercancas que se usan comnmente y que se venden en un mercado abierto y
libre donde las cotizaciones se pueden obtener en cualquier momento.
Solicitud de propuesta (RFP): La solicitud de propuesta se usa para satisfacer las
necesidades ms complejas en las cuales el precio es slo uno de varios factores
clave de decisin; por lo general, el comprador planea negociar el precio y los
trminos. Este documento incluye una descripcin detallada de la necesidad
especfica e invita a los oferentes a usar sus conocimientos para desarrollar y
proponer una o ms soluciones.

Solicitud de oferta (RFB o IFB): Se usa una solicitud o invitacin para presentar
una oferta en un proceso competitivo de licitaciones con o sin la oportunidad de
negociar despus de la recepcin de la oferta. Se desarrolla un paquete detallado
de ofertas, similar a una RFP. Es importante informar a los proveedores la forma
en que se llevar a cabo la seleccin final. Ser sta una oferta competitiva
sellada en la cual el contrato se otorgar con base en la oferta ms baja? Sern
las ofertas el punto a partir del cual ocurrirn las negociaciones?
Proveedor: es la persona o empresa que abastece con algo a otra empresa o a
una comunidad. El trmino procede del verbo proveer, que hace referencia a
suministrar lo necesario para un fin.
Orden de compra: es un documento que emite el comprador para pedir
mercaderas al vendedor; indica cantidad, detalle, precio y condiciones de pago,
entre otras cosas. El documento original es para el vendedor e implica que debe
preparar el pedido. El duplicado es para el comprador y es una constancia de las
mercaderas o servicios encargados.

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