CARTULA

NDICE

INTRODUCCIN

SISTEMATIZACION EN EL MANEJO DE FORMAS

QU ES UN SISTEMA? Un sistema es un conjunto ordenado de procedimientos

operacionales y mtodos relacionados entre s, que contribuyen a realizar una funcin.
Existe un sistema, contable, de archivo, etc.
DE QU SE OCUPA LA SISTEMATIZACIN? La sistematizacin se ocupa de
desarrollar sistemas y procedimientos eficientes; entendindose por eficiencia, la
maximizacin en la utilizacin de los recursos humanos, materiales y financieros. Es
decir, con el menor esfuerzo, en el menor tiempo y al menor costo.
QU SON FORMAS? Son formatos creados e impuestos por la administracin a cada
uno de sus departamentos, para que los puedan utilizar en sus tareas asignadas para
que con ellas se pueda tener un mejor control de sus procesos, los mismos son creados
por la administracin. Claro que cada departamento podr sugerir si con el tiempo cree
que exista un documento ms apropiado, sustentando esto con la experiencia en el
manejo de las formas, tomando en cuenta que antes de incluirlo como tal deben de ser
aprobados por la administracin de la entidad o personal encargado.
QU SE HACA CUANDO NO SE TENIAN FORMAS? Cuando no existan formas no
se tena mucho control, tomando en cuenta que antes no se contaban con tanta
tecnologa como hoy en da, como lo son los computadores, programas, sistemas, etc.
VENTAJAS AL TENER FORMAS
-Se tiene un mejor control de cada departamento.
-Se pueden cotejar una informacin en dos departamentos a la vez,
-Se reduce el margen de error.
DESVENTAJAS AL TENER FORMAS
-Qu se tiene un aumento del gasto en cuanto a impresiones y papelera.
-Requiere de tiempo y dedicacin al elaborarlas.

1. DEPARTAMENTO DE COMPRAS
Es un rea especialmente sensible de la empresa, la cual debe ser sometida a una
buena sistematizacin, organizacin y

a una vigilancia cuidadosa por parte del

encargado del mismo, debido a las significantes cantidades que se manejan en dicha
rea, y a la gran capacidad que se gestiona en calidad de negocio de la empresa.
Principales formas del departamento de compras
Solicitud de Compras
Este documento es un preliminar que nos sirve para realizar una compra deseada, la
persona encargada de hacer las compras de los materiales para la produccin debe
recibir una solicitud de compras, sin la cual no puede iniciar ningn trmite para
efectuarlas.
De tal forma la funcin de la solicitud de compras es un instrumento de control que
adems de amparar la operacin, evita que se efecten compras cuando no es
necesario hacerla, tiene que estar autorizada por la persona que se encarga de los
inventarios de materiales o cualquier otra materia, para no tener duplicidad en relacin
a las compras. (Anexo 1)
Solicitud de Cotizacin a Proveedores
El encargado de hacer las compras de materiales recibe la solicitud de compras,
debidamente autorizada, esta misma sirve para

empezar a hacer los trmites

necesarios para efectuar las compras del material que se le solicit.

La funcin de esta forma nos permite visualizar las opciones que se tienen de los
proveedores deseados y los mismos que ofrezcan las mejores condiciones y precios a
conveniencia de la empresa. De tal forma que el encargado de compras debe efectuar
una investigacin con varios proveedores potenciales para posteriormente elegir al que
ms le convenga.
Con el objeto de llevar un buen registro de los proveedores y para que quede evidencia
por escrito de la investigacin realizada, el encargado de compras debe enviar a cada
proveedor una solicitud de cotizacin a proveedores. (Anexo 2)

Orden de Compra
Este documento se genera cuando el encargado de compras recibe las contestaciones
por parte de los proveedores de las solicitudes de cotizacin a proveedores enviadas a
los proveedores potenciales, en la cual se da inicio a la siguiente fase del trmite de
compras, este tipo de documento que maneja el departamento nos permite elegir a
aquel proveedor que ofrece, en conjunto, las mejores condiciones y precios al negocio.
Su funcin para el departamento es que este documento una vez que se ha
seleccionado al proveedor que ofrece las mejores condiciones y precios. (Anexo 3)
Requisicin de Compra
Es una autorizacin del Departamento de Compras con el fin de abastecer bienes o
servicios para dicha rea o en si otras reas del depto.
Este documento es funcional para solicitar lo necesario y a su vez es originada y
aprobada por el Departamento que requiere los bienes o servicios. (Anexo 4)
Nota de Recepcin
Esta forma se origina cuando una de las atribuciones del encargado de recepcin de
materiales es efectuar un recuento fsico y verificar que el material entregado por el
proveedor cumple con las caractersticas estipuladas en la orden de compra, puede ser
en cantidad, materialidad y detalles de la misma mercadera recibida, asimismo, debe
hacer una inspeccin para detectar la existencia de material daado y reportarla. La
funcin que tiene este documento para el departamento es que dicha nota es el nico
documento que queda como evidencia formal de la entrega y recepcin del material.
(Anexo 5)
Nota de Devolucin de Material a Proveedor
Este tipo de documento sirve al departamento cuando en algunas ocasiones, es
necesario regresar al proveedor material daado o en malas condiciones del cual se
recibi.

Su funcin recae en el encargado de compras en reportar lo daado, as efectuar el

trmite de devolucin y solicitar al proveedor que le bonifique el importe pagado por la
mercanca objeto de la devolucin. (Anexo 6)
Hoja de Entrada de Servicios
En Compras, existe un documento designado especficamente para la gestin de
servicios, este documento es aquel que sirve y se utiliza para registrar los servicios o
trabajos realizados realmente por el prestatario de servicios. Este documento es la hoja
de entrada de servicios.
La hoja de entrada de servicios funciona para el departamento como un tipo de registro
en el que se pueden registrar todos los servicios o trabajos realizados realmente.
(Anexo 7)
Factura
Una factura es un documento que respalda la realizacin de una operacin econmica,
que por lo general, se trata de una compraventa.
Adems de probar una transaccin de compra o venta debe contar con ciertos datos de
las partes, as como tambin, la clase de producto vendido y su cantidad, o bien el tipo
de servicio prestado, el nmero y la fecha de emisin. Adems, una factura, debe
mostrar el precio total y unitario de la transaccin, los diferentes gastos que pueden
deberse a diversos conceptos y que deben abonarse al comprador, as como tambin,
en caso de que suceda, los impuestos que la compraventa implique. (Anexo 8)
Factura simplificada
Las facturas simplificadas documentan la entrega de productos o provisin de servicios
y contienen un nmero reducido de datos, prescindiendo de los que identifican al
comprador (tickets o recibos), aunque si el comprador desea ejercer el derecho a la
deduccin de IVA, s que pueden incorporarlo.
Factura rectificativa
Las facturas rectificativas documentan correcciones de una o ms facturas anteriores, o
bien devoluciones de productos, envases y embalajes o comisiones por volumen.

Factura Cambiaria
La factura cambiaria es un ttulo de crdito eminentemente mercantil y comercial.
Facilita las operaciones comerciales.
Esta deber contener, asimismo, la fecha y el lugar de creacin de la factura cambiaria.
El importe de la misma. Tambin deber constar el lugar y la fecha de cumplimiento o
ejercicio de tales derechos. Por ltimo, ha de figurar la firma de quien lo crea. Debe
contener el nombre y el domicilio del comprador. Deben constar tambin la
denominacin y las caractersticas principales de las mercaderas vendidas. Por ltimo,
ha de incorporar el precio unitario y el precio total de las mismas.
Cuando el pago haya de hacerse en varios abonos, la factura deber contener
el nmero de abonos que se van a efectuar por parte del comprador.
Factura Especial
La facturacin por cuenta del vendedor, conocida como Factura Especial, es un
documento con las mismas caractersticas de la factura comn y corriente la diferencia
es su denominacin como Factura Especial.
Cuando un contribuyente adquiere bienes y servicios de otra persona individual y este
no nos entregue la correspondiente factura, entonces podemos emitir a cuenta del
vendedor la factura especial, la cual nos puede servir como medio para poder deducir
nuestros gastos y recuperar nuestro IVA, con dicha factura especial el prestador del
servicio soporta los pagos de IVA e ISR. (Anexo 9)

2. DEPARTAMENTO DE VENTAS
El departamento de ventas es el que se encarga de la distribucin y venta de los
productos y dar seguimiento da a da de las diferentes rutas de vendedores para
garantizar la cobertura total y abastecimiento a los locales comerciales. En este
departamento se prepara el pedido de ventas a manufactura segn su requerimiento y
trabaja en conjunto con mercadeo para lanzamiento de productos, promociones y
ofertas para lo cual utiliza varias formas las cuales son:

Cotizacin
La cotizacin es la tasacin o valoracin de una accin o ttulo econmico para
determinar su valor en el mercado a los efectos de considerarlo para la compra o venta.
Es un proceso financiero estndar por el cual se invita a los proveedores a empezar un
proceso de compra o venta. (Anexo 10)
Recibo de Caja
Es un soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos en efectivo o en cheque
recaudados por la empresa.
El recibo de caja se contabiliza con un debito a la cuenta de caja y el crdito de acuerdo
con su contenido o concepto del pago recibido.
Generalmente es un soporte de los abonos parciales o totales de los clientes de una
empresa por conceptos diferentes de ventas al contado ya que para ellas el soporte es
la factura. (Anexo 11)
La nota de cargo
La nota de cargo, se diferencia de la nota de crdito, se refiere a los cobros extra que
se hacen a un cliente al que se vendi y factur algn bien.
La nota de cargo tambin es considerada como comprobante bsico, ya que su uso se
deriva generalmente de hechos posteriores a la fecha en que se elabor la factura; es
decir, la funcin de la nota de cargo es registrar los aumentos en el monto total de la
factura, en una fecha, por lo general, posterior a aquella en la que se elabor.
De esta forma, lo que se registrara en una nota de cargo seran, por ejemplo, un cargo
por algn servicio extra que se realice, algn aumento en el precio previamente
acordado o cualquier aumento que se debiera realizar sobre alguna venta efectuada
para la cual existe ya una factura.
3. DEPARTAMENTO DE CRDITOS
Es el departamento responsable de asignar los respectivos crditos a trabajadores,
clientes o deudores diversos. Su objetivo es mantener niveles bajos de riesgos
crediticios y evitar que los clientes caigan en mora.

Es indispensable tener un archivo con la totalidad de los clientes. Para ello es necesario
apoyarnos en las siguientes formas:
Solicitud de Crdito
Es una carta de presentacin como solicitante, para evaluar si se es aptos o no para
obtener algn crdito, en ella se definen las condiciones como: monto, plazo y tasa
mxima a pagar. Se comparten datos que sean atractivos, y tambin es importante dar
referencias de otras personas y/o empresas, ya que eso aumenta la credibilidad.
(Anexo 12)
Contrato
Una vez aprobado el crdito es necesario elaborar el contrato correspondiente donde
se establecer claramente las obligaciones de ambas partes. Debe llevar varias
clusulas que determinen los medios de pago, tasa de inters, seguros, entre otros.
El crdito puede ser pactado con garanta personal.
Garantas: Son las obligaciones del deudor, mediante el cual se pretende dar mayor
seguridad al cumplimiento de una obligacin o pago de una deuda. (Anexo 13)
Carta de Crdito
Cuando el vendedor y el comprador se han puesto de acuerdo en cuanto a las
condiciones de la transaccin (valor, forma de envi, forma de pago, calidad, cantidad),
cada uno de ellos inicia el cumplimiento de su obligacin. Inicialmente, el comprador
pide a su banco que se emita a su favor una carta de crdito. Este banco evala el
crdito y la emite. Cuando emite la carta de crdito, el banco est asumiendo la
responsabilidad de pagarle al vendedor el valor acordado, en el momento en que se
cumplan las condiciones de la transaccin. (Anexo 14)
4. DEPARTAMENTO DE COBROS Y PAGOS
El objetivo principal de este departamento es mantener al corriente los saldos de los
clientes e ingresar el flujo de efectivo a la empresa, manteniendo una cartera sana.
Tambin

consiste en el pago automatizado a los proveedores y acreedores de su

empresa en el tiempo y forma indicado al banco, utilizando documentos de los cuales

son:

El Cheque
El cheque es un documento o ttulo que contiene una orden o mandato de pago de una
cantidad determinada de dinero, que formula la persona que lo libra o emite, contra una
entidad de crdito en la que dispone de dinero para que sta lo pague al tenedor
legtimo del documento. La funcin econmica fundamental del cheque es la de
constituir un medio de pago de deudas sin necesidad de entregar papel moneda.
(Anexo 15)
Recibo de Caja
Es un documento en el cual constan los ingresos en efectivo o en cheque recaudados
por la empresa, ya que es un soporte de los abonos parciales o totales de los clientes
de una empresa por conceptos diferentes de ventas. Siempre se le debe dar al cliente
por lo que se debe tener una copia para el departamento y as poder mantener la parte
contable al da.
El recibo de caja se contabiliza con un dbito a la cuenta de caja y el crdito de acuerdo
con su contenido o concepto del pago recibido.
Recibo Bancario
Es un instrumento de cobro y pago que se utiliza comnmente a travs de las
compaas elctricas, telefnicas, de agua, etc. Se trata de un documento que emite la
empresa que desea realizar el cobro y que es cedido a una entidad financiera para que
esta ltima a travs del Sistema de Compensacin Electrnica, lo haga llegar hasta la
cuenta especificada por el deudor de tal modo que su importe se adeude en la cuenta
del cliente. (Anexo 16)
Pagare
Es un ttulo de crdito que contiene la promesa incondicional del suscriptor (deudor) de
pagar una suma de dinero en lugar y poca determinados a la orden del tomador
(acreedor). Adicionalmente al pagar se le puede estipular un inters moratorio, mismo
que empezar a correr o cobrarse a partir de que el deudor no pague en la fecha de su
vencimiento, as como tambin puede obligarse uno o varios avales, mismos que

respondern por el deudor principal en caso de que ste no cumpla con su obligacin.
(Anexo 17)
Letra de Cambio
Es un ttulo valor que se extiende por una persona acreedor - librador y recoge una
obligacin de pago aceptada por otra persona deudor - librado de una cantidad
determinada en la fecha de su vencimiento. Puede cumplir funciones como medio de
pago, sustituir el pago en moneda, permitir la circulacin y realizacin de un crdito, y
diferir el pago de una suma de dinero.
Hay diversas modalidades de vencimiento o momento de pago, las cuales puede ser: a
la vista, debiendo pagarse en el momento de su presentacin; a un plazo contado
desde la fecha del libramiento y a un plazo contado desde la vista.
El derecho de cobro puede transmitirse a otra persona mediante la frmula del endoso
tantas veces como se quiera. (Anexo 18)
5. DEPARTAMENTO DE FINANZAS
Ejercer la direccin y coordinacin de labores en el Departamento de Finanzas
asumiendo un rol facilitador y promotor de cambio mediante la sistematizacin y
evaluacin de los procesos y funciones y la puesta en vigor de las mejores prcticas de
finanzas dirigidas a una oferta de servicios de excelencia
Contra recibos
Para el departamento el contra recibo es un documento que tiene como fin, asegurar o
prometer la realizacin de un trmite; es ocupado por empresas para ratificar la
facturacin de alguna mercanca, aparato o servicio. (Anexo 19)
rdenes de pago
Las rdenes de pago son una nueva forma de operacin de pago automtica. Las
rdenes de pago les sirven al departamento de finanzas como una forma de pago.
(Anexo 20)

Acciones
Es el documento literalmente que emite la sociedad annima, llenando los requisitos
legales y sirve para acreditar y transmitir la calidad y derechos del socio. Normalmente
las acciones son transmisibles sin ninguna restriccin, es decir, libremente.
Como inversin, supone una inversin en renta variable, dado que no tiene un retorno
fijo establecido por contrato, sino que depende de la buena marcha de la empresa.
Los ttulos de acciones deben contener por lo menos:
1. La denominacin, el domicilio y la duracin de la sociedad.
2. La fecha de la escritura constitutiva, lugar de su otorgamiento, notario autorizante y
datos de su inscripcin en el Registro Mercantil.
3. El nombre del titular de la accin, si son nominativas.
4. El monto del capital social autorizado y la forma en que ste se distribuir.
5. El valor nominal, su clase y nmero de registro.
6. Los derechos y las obligaciones particulares de la clase a que corresponden.
(Anexo 21)
Bonos y obligaciones
Los bonos son instrumentos financieros de deuda utilizados por entidades privadas y
tambin por entidades gubernamentales y que sirven para financiar a las mismas
empresas. El bono es una de las formas de materializarse los ttulos de deuda, de renta
fija o variable. Pueden ser emitidos por una institucin pblica, un Estado, un gobierno
regional, un municipio o por una institucin privada, empresa industrial, comercial o de
servicios.
1. La denominacin de obligacin social o debentures.
2. El nombre, objeto y domicilio de la sociedad creadora.

3. El monto del capital autorizado y la parte pagada del mismo, as como el de su

activo y pasivo.
4. El importe de la emisin, con expresin del nmero y del valor nominal de las
obligaciones.
5. La indicacin de la cantidad efectivamente recibida por la sociedad creadora. 6. El
tipo de inters.
7. La forma de amortizacin de los ttulos.
8. La especificacin de las garantas especiales que se constituyan, as como los datos
de su inscripcin en el registro correspondiente.
9. El lugar, la fecha y el nmero de la escritura de creacin, as como el nombre del
notario autorizante.
10. La firma de la persona designada como representante comn de los tenedores
(Anexo 22)
6. DEPARTAMENTO DE NOMINAS
Nomina
Tambin llamada Planilla. En la contabilidad, indica la cantidad pagada a los empleados
por el trabajo que han hecho en la empresa durante un perodo determinado de tiempo,
normalmente mensual o trimestral.
Es una la lista conformada por el conjunto de trabajadores a los cuales se les va a
remunerar por los servicios que stos le prestan al patrono, permite realizar el pago de
sueldos o salarios a los trabajadores, as como proporcionar informacin contable
y estadstica, tanto para la empresa como para el ente encargado de regular las
relaciones laborales.

La nmina se encuentra fundamentada en partes del contenido del contrato de trabajo,

los cuales se regirn por las siguientes normas:

a.

El trabajador estar obligado a desempear los servicios que sean compatibles

con sus fuerzas, aptitudes, estado o condicin.

b.

La remuneracin deber ser adecuada a la naturaleza y magnitud de los

servicios
(Anexo 23)

Finiquito
El trmino finiquito se utiliza para designar a un tipo de documento legal y laboral que
se aplica en los casos en los que una relacin laboral entre empleado y empleador
debe finalizarse por diversas razones. Tal como sucede con todos los aspectos de
las relaciones y de las actividades laborales, el tipo de vnculo que se establece entre
ambas partes, as como tambin los deberes y los derechos de cada una deben estar
correctamente aclarados en documentos. (Anexo 24)
Certificado de Ingresos Laborales
Qu informacin debe contener este certificado

Ao gravable y ciudad donde se consign la retencin,

Apellidos y nombres del asalariado,
Cdula o NIT del asalariado,
Apellidos y nombres o razn social del agente retenedor,
Cdula o NIT del agente retenedor,
Direccin del agente retenedor,
Valor de los pagos o abonos efectuados a favor o por cuenta del asalariado
Concepto de los pagos o abonos efectuados a favor o por cuenta del asalariado,
Monto de las retenciones en la fuente practicadas,

Firma del agente retenedor o pagador. (Anexo 25)

Informacin que diligencia el empleado sujeto de retencin
Monto de los ingresos recibidos durante el respectivo ao gravable, diferentes de los
recibidos por la relacin laboral, o legal y reglamentaria.
La cuanta de las retenciones en la fuente que le practicaron por los ingresos recibidos
por conceptos diferentes a la relacin laboral, o legal y reglamentaria.
Relacin del patrimonio bruto posedo en el ltimo da del ao o periodo gravable, con
indicacin de su valor.
Montos de las deudas vigentes en el ltimo da del ao o periodo gravable.
Firma del empleado sujeto a retencin.
7. DEPARTAMENTO DE EXPORTACION
Factura proforma
Una factura pro forma no es una factura real

es simplemente un documento que

declara el compromiso del vendedor de proporcionar productos

especificados al

comprador a un precio determinado y nos sirve para tener una constancia de los
productos que ofrecemos ya que segn nuestros inventarios as podemos ofrecer con
cuanto producto contamos y no quedarle mal a los clientes y esto forma parte de
nuestro control interno. Generalmente se utilizan hojas con membrete para
confeccionarla.

La

descripcin

debe

ser

lo

ms

detallada

posible

Incluye valor de la operacin, moneda, lugar y forma de pago, plazo de entrega. (Anexo
26)
Certificado de Origen
Este documento certifica el origen de las mercaderas del pas de exportacin, para ser
presentado por el importador, ya que existen acuerdos de preferencia arancelaria
entre los pases. Cada pas beneficiario determina el organismo autorizado para
emitirlo,

este certificado nos ayuda a llevar un mejor control en cuando a los

aranceles que hay que pagar y as registrarlos en la cuenta impuestos por pagar por si

existe algn cambio podemos abonar o cargar dicha cuenta segn el caso que se d y
se emite en Original y 2 copias y no puede tener enmiendas ni raspaduras. Su plazo de
validez es de 180 das desde que es emitido y no puede tener fecha anterior a la de la
emisin de la factura comercial que ampara el embarque. (Anexo 27)
Conocimiento de embarque
Se utiliza para el transporte martimo y es el ttulo que representa la propiedad de la
mercadera, adems de ser la prueba del contrato de transporte y prueba de recibo de
la mercadera a bordo. Se utiliza como contrato de transporte de las mercancas en un
buque en lnea regular. La finalidad de este contrato es proteger al cargador y al
consignatario de la carga frente al naviero y dar confianza a cada parte respecto al
comportamiento de la otra.

Los datos que contiene son:

Datos del cargador, datos del exportador, datos del

consignatario, Datos del importador,

descarga,

Nombre del buque,

Puerto de carga y de

indica si el flete es pagadero en destino o en origen, importe del flete,

marcas y nmeros del contenedor o de los bultos, nmero del precinto, descripcin de
mercaderas, pesos bruto y neto, volumen y medidas. Fecha de embarque.
Factura Comercial
Es emitida por el exportador, y contiene los nombres del Exportador e Importador, con
sus respectivas direcciones y datos. Nos sirve para llevar un control de las mercaderas
cuanto se vendi para que se registre en los inventarios y llevar un mejor control de
cuanta mercadera contamos al realizar la venta. Como tambin para llevar un control
de la cuenta caja y bancos segn como haya sido cancelada la mercadera. En ella
figuran los detalles tcnicos de la mercadera, fecha y lugar de emisin, la unidad de
medida, cantidad de unidades que se estn facturando, los precios unitarios y totales de
venta, moneda de venta, condicin de venta, forma y plazos de pagos, pesos brutos y
netos, marcas, nmero de bultos que contiene la mercadera y medio de transporte y se
encuentra firmada al pie por alguna persona responsable de la empresa o del sector de
Comercio Exterior. (Anexo 28)

Carta de Porte
Es el documento ms importante en las cargas terrestres dado que cumple las
mismas funciones que el conocimiento de embarque martimo, es decir que concede
la titularidad de la mercadera al poseedor del mismo.
Nos sirve como prueba del contrato del transporte por carretera, determinando el
campo y las responsabilidades de las operaciones a realizar identificando las partes y
mercancas que se transportan dando fe de las instrucciones que se le dan al
transportador, por lo que necesariamente tiene que hacer acompaamiento a la
mercanca en los envos por carreteras. Por lo general figuran los siguientes datos:
Exportador, consignatario, Importador, lugar y fecha de emisin, detalle de la carga:
peso, cantidad, volumen, bultos, descripcin. Flete, si es pagado o pagadero en destino
y monto. Ruta y plazo del transporte. Marcas y nmeros, aduana de salida del pas
exportador y aduana de entrada del pas importador, formalidades para el despacho de
la mercadera, declaracin del valor de la mercadera. (Anexo 29)
Hoja de Ruta
Es el documento que se utiliza en las cargas terrestres y que acompaa al permiso de
embarque de exportacin. En l se detallan las principales ciudades y rutas por las
cuales transita el medio de transporte con destino a la Aduana de Salida. La hoja de
ruta sirve para organizar el tiempo del vendedor y orientarlo acerca de lo que debe
hacer diariamente, con el fin de no perder de vista a los clientes y mantenerse siempre
en contacto con ellos ya que esto nos ayudara a mantener nuestras ventas y obtener
ms ganancia. (Anexo 30)
8. DEPARTAMENTO DE IMPORTACIONES
Es el departamento encargado

de llevar a cabo la gestin para realizar las

importaciones, coordinar el transporte legtimo de bienes y servicios internacionales de

un pas, pretendidos para el uso o consumo interno.
Los principales documentos que respaldan el proceso de una importacin son los
siguientes:
Declaracin aduanera de mercancas DUA-GT

La Declaracin nica Aduanera tiene como objeto uniformizar la presentacin de la

declaracin de mercancas, ser un instrumento para la aplicacin armonizada de los
procedimientos aduaneros, estandarizar el uso del sistema de codificacin y
racionalizar la exigencia de informacin a los operadores de comercio exterior.
Su funcin principal es la de estandarizar y armonizar los elementos de informacin que
se exige al declarante, con la utilizacin de estndares internacionales, normados por
Naciones Unidas, Organizacin Mundial de Aduanas, Organizacin Mundial del
Comercio, as como tablas nacionales. (Anexo 31)
Pago de declaracin aduanera SAT-8009
Este es el comprobante de la captura y validacin de declaraciones desde la oficina de
agente de aduanas, el contribuyente o agente aduanero se conecta al sitio de internet
del banco, llena el formulario SAT 8009 y efecta el pago, luego el banco verifica datos
en lnea con la SAT debita de cuenta y genera archivos con datos de aceptacin de
pago, SAT verifica y actualiza informacin de pliza electrnica en SIAG. (Anexo 32)
Gua de empaque
Los oficiales de aduanas utilizan esta lista para verificar la carga y, a su vez, los
compradores la utilizan para hacer inventario de las mercaderas recibidas La gua de
empaque describe todos los artculos dentro de la caja, embalaje tarima o contenedor,
adems del tipo de contenedor, sus dimensiones y su peso. (Anexo 33)
Conocimiento de embarque martimo (BILL OF LADING)
Sirve como ttulo de propiedad, como contrato de flete entre la empresa naviera y el
remitente, y como recibo de bienes otorgado por la naviera al remitente. El
conocimiento de embarque confirma, de dnde se entregarn los bienes, cmo se
harn los pagos de flete y a quin se consignan los bienes. (Anexo 34)
Factura comercial (INVOICE)
Normalmente, los exportadores utilizan la misma factura para comercio nacional e
internacional. Sin embargo, algunos pases exigen formularios especiales. La factura
debe mostrar la fecha de facturacin y de embarque, nombre del exportador o

fabricante, destinatario, trminos de la venta, forma de pago, descripcin de los bienes,

nmeros y marcas de empaque, nmero de unidades, precio por unidad, precio total,
modo de transporte y cualquier otra informacin que requiera el pas de destino. (Anexo
35)
9. DEPARTAMENTO DE PRODUCCION
En este departamento se solicita y controla el material que se va a trabajar, se
determina las secuencias de operaciones, las inspecciones y los mtodos, se piden las
herramientas, se asignan tiempos, se programa, se distribuye y se lleva el control del
trabajo y se logra la satisfaccin del cliente.

Ordenes de Produccin
Este documento es la solicitud para producir un determinado producto ya que contiene
todas las especificaciones del producto y las instrucciones de produccin para que el
operador al recibir el documento sepa exactamente lo que debe hacer.
Este documento contiene la descripcin del producto que debe de ser producido, en
cual fecha puede ser despachado y las cantidades solicitadas. Puede contener
diferentes productos y cantidades. (Anexo 36)
Requisicin de Materiales
Este documento lo utiliza el almacenista para entregar materia prima con destino a un
trabajo especfico, normalmente este documento se hace en triplicado, una de las
copias queda en poder del almacenista, la otra se enva al departamento de
contabilidad y la ltima se entrega al departamento de produccin. (Anexo 37)
Solicitud de Orden de Trabajo
Contiene la informacin especfica del producto que se va a fabricar, es imprescindible
que toda produccin que se vaya a ejecutar debe de hacerse por una orden de trabajo
previamente numerada para su control.

Este documento es importante ya que en l se hacen las anotaciones de los gastos

reportados del producto elaborado para el registro contable. (Anexo 38)
Control de Procesos
Evala y regula las actividades productivas, para mantener dentro de la planeacin y
asegurar que los objetivos establecidos se alcancen. Deben contener al pie de las
mismas un resumen para la consolidacin de los elementos del costo utilizados y el
costo unitario ser el producto de la divisin del costo total para el nmero de utilidades
producidas. (Anexo 39)

Ficha Tcnica
Es el documento que registra todos los procesos de fabricacin de un producto, permite
tener una supervisin del producto que se produce. Simplifica el manejo de la
informacin tcnica necesaria para la preparacin de equipos y posterior fabricacin de
piezas. En una simple hoja se condensa la documentacin bsica. (Anexo 40)
10. AUDITORIA INTERNA
Es una actividad independiente que tiene lugar dentro de la empresa y que est
encaminada a la revisin de operaciones contables y de otra naturaleza, con la finalidad
de prestar un servicio a la direccin.
Formas de auditora interna
Cuestionario de control interno
Los cuestionarios diseados para facilitar la revisin y la evaluacin del control interno,
que no son parte integral de los programas guas, relacionados con los procedimientos
de auditora, no pretenden abarcar todas las situaciones posibles y por lo tanto, cuando
las caractersticas particulares de una empresa,

no se contemplen en dichos

cuestionarios, debern ampliarse o modificarse, de acuerdo con las circunstancias,

puesto su objetivo no es el de sustituir, eliminar o desplazar el criterio del auditor pblico

independiente, sino el de constituir una gua que ayude a concluir la investigacin

conforme a las normas de auditora generalmente aceptadas. (Anexo 41)
Papeles de trabajo
Los papeles de trabajo, son todos aquellos documentos que sustentan la evidencia
recopilada por los profesionales auditores durante el proceso de una auditoria, y que
sirven para respaldar el informe y el juicio tcnico sobre lo que se est examinando.
Arqueo de caja
Consiste en el recuento del dinero y documentos que se encuentran en ella, y el
resultado de ella se debe comparar con el saldo contable de la cuenta caja. Si existiera
diferencia se deben realizar los registros correspondientes, de manera que el registro
contable se adapte a la realidad. (Anexo 42)
Conciliacin bancaria
Forma en el cual se compara los registros contables de la cuenta del banco con el
estado de cuenta bancario para verificar los cheques en circulacin o los depsitos en
trnsito, al encontrar una diferencia se conciliara el monto al ltimo da del mes del
registro contable y los estados de cuenta del banco para que estos dos tengan montos
iguales. (Anexo 43)
Inventarios fsicos
Verificacin peridica de las existencias de materiales, equipo, muebles e inmuebles
con que cuenta una dependencia o entidad, a efecto de comprobar el grado de eficacia
en los sistemas de control administrativo, el manejo de los materiales, el mtodo de
almacenaje y el aprovechamiento de espacio en el almacn as como tambin verificar
que los registros contables concuerden con la existencia fsica para adaptarlo a la
realidad.
Circulacin de saldos de clientes
Es una forma donde se envan cartas, correos electrnicos o se llama a los clientes
para verificar los saldos que tienen pendientes y si estn de acuerdo o no con su estado
de cuenta hacer la respectiva reclasificacin
negativa.

o ajuste en caso de una respuesta

Confirmacin de proveedores
Consiste en verificar los saldos con los proveedores por medio de cartas, correos
electrnicos o con una llamada en el cual ellos estarn de acuerdo o no con el registro
que tenemos y hacer la respectiva reclasificacin o ajuste en caso de una respuesta
negativa.

11. DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD

Es el departamento que se encarga de determinar, medir y cuantificar los factores de
riqueza de las empresas, con el fin de servir para la toma de decisiones y control,
presentando la informacin, previamente registrada, de manera sistmica y til.

Formas ms utilizadas en el departamento contable son

Recibo de consignacin
Este es un comprobante que elaboran los bancos y suministran a sus clientes para que
lo diligencien al consignar. El original queda en el banco y una copia con el sello del
cajero o el timbre de la mquina registradora, sirve para la contabilidad de la empresa
que consigna. Hay dos tipos de formatos de consignaciones, uno para consignar
efectivo y cheques de bancos locales y otro para consignar remesas o cheques de otras
plazas.
REMISIN

Se utiliza este comprobante para ejecutar la entrega o remisin de los bienes vendidos.
En l, la persona que recibe esos bienes deja constancia de su conformidad, y con ello

queda concretado el derecho del vendedor a cobrar y la obligacin del comprador a

pagar. Sirve de base para la preparacin de la factura.
El remito se extiende por triplicado: El original firmado por el vendedor se entrega al
adquirente; el duplicado, con la conformidad del comprador por los efectos que los ha
recibido, queda en poder del vendedor y se destina a la seccin facturacin para que
proceda a la emisin de la factura. Por ltimo el triplicado permanece en la seccin
depsito par constancia de las mercaderas salidas.

Anexos
Anexo 1: Solicitud de Compras

SOLICITUD DE COMPRA

Fecha de Solicitud: ___ /___ /___

Nmero de solicitud: ____________

Solicitante: ___________________________________________________________
Producto: ____________________________________ Tipo: ___________________
Cdigo Producto

Cantidad
Solicitada

Motivo

Anexo 2: Solicitud de Cotizacin a Proveedores

Litografa del SUR,S.A7 Calle 03-34 Zona 1, Guatemala

COTIZACIN

Tels.: 23456789 24116767

NOMBRE: _______________________________________ FECHA: ________________

DIRECCIN: _____________________________________ TELEFONO:_____________
VENDEDOR: _____________________________________ HORA: _____________

TIPO DE TRABAJO
LITOGRAFIA
CANT.

IVA
COTIZACION APROBADA: SI
TOTAL

CYREL

CLISES

IMPRESIN DIGITAL

DETALLE

SELLOS

NEGATIVOS
VALOR

NO

POR QUE:
______________________________________

ESTA COTIZACION TIENE UNA VALIDEZ DE 30 DIAS A PARTIR DE LA FECHA

Anexo 3: Orden de Compra

FRAIS, S.A.

NIT

NIT:207207-6
Av. Petapa 03-07 Colonia Sistemas
Zona 12, Guatemala
Tel.: 2424-3112 Fax: 2809-6790
Correo: infor@frais.com.gt

FECHA:
DE
SEOR(ES):
NIT
DIRECCION:
GIRO:
ENVIADA POR:
CODIGO
CANTIDA
D

ORDEN DE COMPRA
No.

DE
CIUDAD:

DEPTO:

COND. DE PAGO:

VALIDA POR:

DESCRIPCION

VALOR UNIT.

NETO
________________________
FIRMA

% I.V.A.
VALOR T.

TOTAL

Q.
Q.
Q.

Anexo 4: Requisicin de Compra

REQUISICIN
1.
2.
3.
4.
5.

FRAIS, S.A.NIT:207207-6

Comestibles
Bebidas
Lcteos
Vveres
Uniformes

6.
7.
8.
9.
10.

Departamento:__________________________
Seccin: ________________________________
UNIDAD

CODIGO

CANTIDA
D

DESCRIPCION

Elaborado por: __________________________

Autorizado por: _________________________

Servicios
Mantenimiento
Servicio limpieza
Servicio fumigacin
Papelera

11.
12.
13.
14.
15.

tiles de oficina
tiles y enseres
Mobiliario y equipo
Maquinaria
Otros

No. ______________
Fecha: ___________

CANTIDAD
DESPACHADA

PRECIO
UNITARIO

TOTAL

GRUPO
INV

Vo.Bo. Administracin: ____________

Autorizado por: __________________

Anexo 5: Nota de Entrega

FRAIS, S.A.
NIT: 207207-6

Nota de Entrega No. ____________

No. de Control _________________
Fecha ________________________

Nombre o Razn Social:

Direccin Actual:
Telfonos:
CANTIDA
D

NIT:

Lugar y fecha de emisin:

CONCEPTO O DESCRIPCIN

ESTE DOCUMENTO SIN TACHADURA NI ENMENDADURAS

ORIGINAL

PRECIO
UNIDAD Q

SUB- TOTAL

IVA _____ % SOBRE ____________

TOTAL A PAGAR

__________________________
RECIBIDO POR

Son:
Tipo de pago: Contado
Cheque No.

Fecha de pago:
Crdito
Banco:

TOTAL Q.

Anexo 6: Nota de Devolucin de Materiales a Proveedores

Hoja No. _____ de _____
FRAIS,S.A
NIT: 207207-6
NOTA DE DEVOLUCION DE
MATERIALES A PROVEEDORES

Operacin No.
______
Operacin No.
______

USUARIO: _________________________________________
COMPRADOR: _____________________________________ NIT: ______________
Conocimiento/
tem

No.
Articulo

Descripcin

Manifiesto
Completo

FOB
Unitario

Cantidad

UM

Depsito

Solicitante: __________________________________________________
Contacto: ___________________________________________________

Anexo 7: Hoja de Entrada de Servicios

FRAIS, S.A.
NIT: 207207-6
HOJA DE ENTRADA
NO._________
Proveedor: ________________________________________________________
Fecha de pedido: _____/_____/_______ Fecha de pago: _____/_____/______
Trminos de entrega: ________________________________________________
Srvanse por este medio suministrarnos los siguiente artculos

NO.

ARTCULO

PRECIO
UNITARIO

CANTIDAD

PRECIO
TOTAL

COSTO
TOTAL
Elaborado por:____________ Autorizado por:___________ Recibido por:_____________

Anexo 8: Factura
FACTURA
SERIE A
No.000001

FRAIS, S.A.
NIT:207207-6
Av. Petapa 03-07 Colonia Sistemas
Zona 12, Guatemala
Tel.: 2424-3112 Fax: 2809-6790
Correo: infor@frais.com.gt

Nombre:
Direccin:

Fecha:
NIT:

CANT.

DESCRIPCIN

VALOR

TOTAL EN LETRAS

TOTAL Q.

ORIGINAL: CLIENTE DUPLICADO: CONTABILIDAD

SUJETO A PAGOS TRIMESTRALES

Anexo 9: Factura Especial

FRAIS, S.A.
Av. Petapa 03-07 Colonia Sistemas
Zona 12, Guatemala
Tel.: 2424-3112 Fax: 2809-6790
Correo: infor@frais.com.gt
NIT:207207-6

Nombre:
Direccin:
CANT.

FACTURA ESPECIAL
SERIE A
No.000001

Fecha:
NIT:

DESCRIPCIN

VALOR

TOTAL Q.

TOTAL EN LETRAS
ORIGINAL: CLIENTE DUPLICADO: CONTABILIDAD

F.______________________
Hecho por

F. ____________________
Autorizado por

Anexo 10: Cotizacin

FRAIS, S.A.
NIT:207207-6
Av. Petapa 03-07 Colonia Sistemas
Zona 12, Guatemala

COTIZACI
N

Tel.: 2424-3112 Fax: 2809-6790

Correo: infor@frais.com.gt

A-00001

Atendiendo su amable solicitud estamos enviando cotizacin de los productos requeridos,

para nosotros es un placer poner nuestra compaa a su servicio.
NIT
CLIENTE
CONTACTO
FECHA
CIUDAD
TELEFONO

DIRECCIN

No
.

DESCRIPCIN

CODIGO

E-MAIL

CANT.

OTRA INFORMACIN:

UNIDAD

DESCUENT
O

TIPO PAGO

V. UNITARIO

V. TOTAL

GRAN TOTAL
DTO
SUBTOTAL
IVA
VALOR TOTAL

Q.
Q.
Q.
Q.
Q.

Anexo 11: Recibo de Caja

No.

RECIBO DE CAJA

Fecha
:

Da

Mes

Ao

Recibido de:

Q.

Direccin:
La suma de
Por concepto de
Cheque no.

Banco.

Sucursal

Cdig
o

Cuenta

Dbitos

Hecho por:

Revisado por:

Efectivo
Crditos

Vo. Bo.

Firma y sello

Auditora Interna

Anexo 12: Solicitud de Crdito

SOLICITUD DE CRDITONO._________
DATOS DE REFERENCIA DEL SOLICITANTE
Informacin del Crdito
Tipo de Producto

Plazo

Destino

Monto

Tasa de Inters

Identificacin del Solicitante

Nombre completo:

Apellidos

Nombres

F
Cdigo nico de Identificacin:
Sexo M
Edad:
Da
Mes
Ao
Fecha de Nacimiento:
NIT:
Soltero/a
Casado/a
Estado Civil:
Rgimen Conyugal:
Domicilio Actual:
________ ________ ________ _______________________ _______________________
Av.

Calle

________

No. Casa

Colonia

__________________________

Zona

Ciudad

_______________________________________

Municipio

Departamento

Telfonos: _______________________ ________________________ _____________________

Casa

Celular

Trabajo

Escolaridad:
Nombre del Cnyuge:
Apellidos

Nombres

Cdigo nico de Identificacin del Cnyuge:

Nombre de la Empresa:
Puesto:
Antigedad:
Domicilio de la empresa:
________ ________ ________
Av.

Calle

________
Zona

No. Casa

_______________________ _______________________
Colonia

__________________________

Ciudad

_______________________________________

Municipio

Ingreso Bruto Mensual Fijo:

Fuente de Otros Ingresos:
Egresos Por Crditos:
Institucin

Empleo
Giro/Actividad:
Tipo de Contrato:
Antigedad en el Empleo Anterior:

Tipo de Crdito

Departamento

Informacin Econmica
Otros Ingresos:
Total de Ingresos:
No. de Cuenta

Fecha de Apertura

Saldo Actual

Pago Mensual

Dependientes Econmicos:
Parentesco

Edad

Ocupacin

Referencias Personales:
Apellidos

Nombres

Telefono

Compaa o Banco

No. de Crdito

Referencia Comerciales y/o Bancarias:

Tipo de Crdito

Informacin de la Garanta (En caso de que est disponible)

Tipo de Inmueble:
Valor Estimado del Inmueble:
Terreno:
Construccin:
Superficie (m):
Porcentaje financiamiento:
Nombre del Vendedor:
Apellidos

Domicilio del Vendedor:

Nombres

Telfono:

Anexo 13: Contrato de Crdito

BANCO
ORGANIZACIN, SA

BO

Guatemala, C.A.

CONTRATO DE CREDITO
Conste por el presente documento, el Contrato de Crdito que celebran de una parte, Banco Organizacin,
S.A., debidamente registrada en la Partida No 50013824 de Registro Mercantil de Guatemala con NIT.
232323-2, y con domicilio en 15 Calle 31-13 Zona 14 Guatemala, Guatemala, debidamente representada
por los funcionarios que suscriben este documento, a quin en adelante se le denominar, LA CAJA, y de
la otra parte, EL CLIENTE, cuyas generales de ley, aparecen en la parte final de este contrato; en los
trminos y condiciones siguientes:
PRIMERA: ANTECEDENTES
LA CAJA, es una empresa del sistema financiero que, en el marco de sus operaciones, se encuentra
plenamente facultada para el otorgamiento de crditos con o sin garantas a sus clientes.
EL CLIENTE, en atencin a la solicitud de crdito presentada a LA CAJA, requiere de un crdito hasta por
la suma y con la finalidad de destinarlo a la actividad indicada en la Hoja Resumen Informativa (ver Anexo 1
que debidamente firmado por las partes, forma parte integrante de este Contrato).
SEGUNDA: OBJETO DEL CONTRATO
Por medio de este Contrato, LA CAJA le aprueba y otorga a EL CLIENTE un crdito (en adelante, el
Crdito) hasta por el importe indicado en la Hoja Resumen Informativa.
El desembolso del Crdito se efectuar mediante abono en la cuenta sealada por EL CLIENTE en la
solicitud respectiva, o de acuerdo a las instrucciones que este imparta a LA CAJA.
TERCERA: PLAZO Y FORMA DE PAGO.
El pago del Crdito, incluyendo intereses, comisiones y gastos se efectuar en cuotas, en las fechas y por
los importes que se indica en el respectivo cronograma de pagos (ver Anexo 2 que debidamente firmado
por las partes, forma parte integrante de este Contrato).
El pago de las cuotas se podr realizar mediante abono en las cuentas de recaudacin que se indican en el
Anexo 2. EL CLIENTE se encuentra obligado a comunicar a LA CAJA los depsitos realizados en las
cuentas de recaudacin en la misma fecha en que los hubiera efectuado. Si el da de pago de las cuotas
fuese un da no hbil, EL CLIENTE estar obligado a efectuar el pago correspondiente el ltimo da hbil
anterior a la fecha prevista.

Los pagos se entendern realizados cuando LA CAJA verifique que EL CLIENTE ha abonado los fondos
disponibles suficientes para el pago total de cada una de las cuotas adeudadas y vencidas.
Tratndose de crditos en moneda extranjera, los pagos se harn en la misma moneda extranjera, salvo
que LA CAJA acepte pagos en moneda nacional, al tipo de cambio venta que LA CAJA tenga establecido el
da de pago. Asimismo, los pagos del Crdito se realizarn sin deduccin ni retencin de naturaleza alguna
por tributos o por cualquier otro concepto.
CUARTA: INTERESES, COMISIONES Y GASTOS.
EL CLIENTE acepta que el Crdito devengar intereses compensatorios y moratorios a las tasas que se
indican en la Hoja Resumen Informativa, las mismas que figuran en el tarifado vigente de LA CAJA.
Si EL CLIENTE incumpliera con el pago oportuno de una o ms de las cuotas previstas en el cronograma
de pagos, se devengarn automticamente sobre las cuotas vencidas, en forma adicional a los intereses
compensatorios, los intereses moratorios a la tasa que figura en la Hoja Resumen Informativa. La
constitucin en mora ser automtica.
Asimismo, EL CLIENTE se obliga a pagar las comisiones, gastos y cualquier otro rubro adicional
relacionado con el Crdito. Las comisiones y gastos aplicables figuran en la Hoja Resumen Informativa (ver
Anexo 1) y en el tarifario vigente de LA CAJA.

15 Calle 31-13 Zona 14 Guatemala, Guatemala Telfonos: 2433-4800

E-mail: cajaorganizacin@bancorganizacion.com.gt

Anexo 14: Carta de Crdito

Banco X, S.A
Guatemala, C.A.
Direccin Telfono Fax Correo Electrnico

Fecha de Emisin: ___________________________

Carta de Crdito Irrevocable No. ________________
Frais, S.A.
Avenida Petapa 03-07
Colonia Sistemas Zona 12
Ciudad de Guatemala, Guatemala
A solicitud y por cuenta de _________________________ (el Cliente), con
Direccin en: _______________________________, emitimos nuestra Carta de
Crdito Irrevocable No. __________ a favor de la Frais,S.A., con domicilio en
Avenida Petapa 03-07, Colonia Sistemas Zona 12 Ciudad de Guatemala,
Guatemala
por
un
importe
equivalente
en
Moneda
Nacional
a
_______________________________quetzales, al momento de su contratacin
efectiva inmediatamente y con vencimiento en el Banco ______________________

con domicilio en: ________________________ con vencimiento el _____ de

____________________ de _____________.
Esta Carta de Crdito emitida para garantizar el cumplimiento de los trminos y
condiciones relacionados con el ttulo de concesin para (servicio)
___________________
emitido
______________
con
cobertura
__________________ y con plazo de vencimiento el _____________________.
Previa solicitud de Frais, S.A. los fondos amparados por esta Carta de Crdito se
harn disponibles a favor de la empresa para pago a la vista con (Nombre de la
institucin financiera) contra la presentacin en el domicilio de (Nombre de la
institucin financiera) la siguiente declaracin escrita y aparentemente firmada por
el beneficiario mencionando nuestro nmero de referencia de la Carta de Crdito y
estableciendo:
Por este conducto se solicita el pago por la cantidad de Q.__________________
por concepto de _____________________________________________________
a ___________________(nombre del concesionario)_______________________,
derivado de _______________________________________.
Los fondos amparados por esta Carta de Crdito podrn hacerse disponibles
mediante disposiciones parciales.

Anexo 15: Cheque

BANCO
ORGANIZACIN, SA

BO

Guatemala, C.A.

Cuenta 207-06125 -6
Frais, S.A.

Cheque No.00036207

LUGAR Y FECHA: ____________________________________________________________

Q.__________________
_

PAGO A LA ORDEN DE: ______________________________________________________________________________

SUMA DE: _________________________________________________________________________________________
QUETZALES

115551558
_________________________________________________ _______________________________________________________
REFERENCIA
FIRMA(S) AUTORIZADA(S)

,34:OOOOOO115:OOOOOO?1OOOOOOO634

AUTORIZADO SEGN RESOLUCIN DE LA CONTRALORIA GENERAL DE CUENTAS No. 1234567

Anexo 16: Recibo Bancario

BANCO
ORGANIZACIN,
BO SA
Guatemala, C.A.

FORMA 15
RECIBO INGRESOS VARIOS

Frais, S.A.

NO.

LUGAR Y FECHA
No. EXP.
RECIBI DE:
NIT
LA CANTIDAD DE:
POR:
VALIDO UNICAMENTE POR EL IMPORTE
MARCADO POR LA MAQUINA REGISTRADORA

RECEPTOR (F)
VERIFIQUE QUE SU OPERACIN FUE CORRECTAMENTE CERTIFICADA

Anexo 17: Pagare

PAGARE No. ___________
Yo, ____________________ (Deudor), mayor de edad, identificado como parece al pie de mi firma,
actuando en nombre propio, por medio del presente escrito manifiesto, lo siguiente: PRIMERO:
Que debo y pagar, incondicionalmente y solidariamente a la orden ____________________
(Nombre del acreedor) o a la persona natural o jurdica a quien el mencionado acreedor ceda o
endose sus derechos sobre este pagar, la suma cierta de _______________________________
QUETZALES (Q.__________ ), quetzal moneda legal guatemalteca. SEGUNDO: Que el pago total
de la mencionada obligacin se efectuar en un slo contado, el da _________ del mes de
_________________ del ao ___________ en las dependencias de ________________________
(Nombre del Acreedor) ubicada en la ciudad de _____________________, o en su cuenta bancaria
No._________________ del Banco ____________________________. TERCERO: Que en caso
de mora pagar a _________________________ o a la persona natural o jurdica a quien el
mencionado acreedor ceda o endose sus derechos, intereses de mora a la ms alta tasa permitida
por la Ley, desde el da siguiente a la fecha de exigibilidad del presente pagar, y hasta cuando su

pago total se efecte. CUARTO: Expresamente declaro excusado el protesto del presente pagar y
los requerimientos judiciales o extrajudiciales para la constitucin en mora. QUINTO: En caso de
que haya lugar al recaudo judicial o extrajudicial de la obligacin contenida en el presente ttulo
valor ser a mi cargo las costas judiciales y/o los honorarios que se causen por tal razn.
En constancia de lo anterior, se suscribe en la ciudad de ________________________, a los ____
das del mes de _______________________ del ao ___________.

EL DEUDOR,
Firma:______________________________
Identificacin:________________________

Anexo 18: Letra de Cambio

ACEPTADO

LETRA DE CAMBIO
SIN PROTESTO
La obligacin del aceptante de la presente se origina de
operaciones mercantiles entre el librador y el librado, segn
Contrato
(o
Factura)
de
fecha
__________________________ _________________ El
librado puede aceptar esta Letra pagadera en cualquier
Banco del pas que se designe al aceptarla.

No.

En caso de mora la tasa de inters ser del ________ mensual.

REFERENCIA:____________________________________ _________________________________________
LUGAR Y FECHA
El da ____________________________________________________ y por esta letra de cambio se servir(n)
pagar
a la orden de: ___________________________________________________________________ la cantidad de:

A ________________________________________________
Nombre del Librado

___________________________________

__________________________________________________
Direccin

_________________________________________
Firma del Librador

Anexo 19: Contra Recibo

Nmero:

CONTRA RECIBO

Fecha:

Recibimos de:

SE RECIBI LA SIGUIENTE DOCUMENTACIN PARA SU REVISIN

Folio
Fecha
Importe
Anotaciones

Suma Total
L M
Revisi
n
Pago

J V S

Horarios

FECHA PROGRAMADA DE
PAGO

FIRMA O SELLO
Original. Entregar a Proveedor
Copia. Anexar a Factura

Anexo 20: rdenes de Pago

Identificacin del Emisor

ORDEN DE PAGO N

Beneficiario:_____________________________________
CHEQUE N

Fecha:______________

BANCO

DETALLE

IMPORTE TOTAL:

DEBITO

IMPORTE

TOTAL:

CREDITO
Confeccion

Gerencia
Firmantes

Ing. Brutos

FECH
A

C.U.I.T

I.VA.

Anexo 21: Acciones

TITULO NO.____________

REGISTRO NO.________

FRAIS, S.A.
Capital autorizado Q. 200,000.00
Accin nmero del No.______ al No._________

El presente ttulo certifica que le portador es dueo de ________ ACCIONES, de las DOSCIENTAS (200)
acciones comunes, indivisibles al portador, del valor nominal de UN MIL QUETZALES, (Q.1,000.00) cada una
en que est dividido el capital de la Sociedad.
FRAIS, SOCIEDAD ANNIMA, es una entidad mercantil que tienen su domicilio en la ciudad de Guatemala,
con plazo de duracin indefinido; fue constituida con apego a las leyes del pas en esta ciudad, conforme
Escritura Pblica nmero cuarenta y cuatro (44), el da uno de enero de dos mil trece, que autoriz en esta
ciudad el Notario Juan Jos Barrera Lpez, fue inscrita provisionalmente en el Registro Mercantil, el da
quince de enero de dos mil trece, segn Registro nmero cero cero veintisiete mil quinientos setenta y seis
(0027,576), folio nmero doscientos treinta (230), del libro cuarenta (40) de sociedades mercantiles.

Guatemala, 15 de Octubre de 2013

F.___________________________________________________
ADMINISTRADOR NICO Y REPRESENTANTE LEGAL

Anexo 22: Bonos

BANCO
HIPOTECARIO
DE

FRAIS, S.A
ESTE BONO AL PORTADOR EMITIDO CON ARREGLO A LA LEY DE
14 DE JULIO DE 1891 REPRESENTA:

1000000 DE QUETAZALES
MONEDA NACIONAL DE CURSO LEGAL

_____________
TESORERO
INSPECTOR

No.______
_____________

Anexo 23: Nmina

FRAIS, S.A.
NOMINA DE SUELDOS
Correspondiente al mes de _____________________ de ____________

No.

Nombre del
Trabajador

Devengado

Bono
Incentivo

Deducciones

Cargo
Sueldo
Mensual

Sueldo
Extra

Comisiones

Total
Devengado

I.G.S.S
.

I.S.R.

Anticipo
Sueldo

Total
Desc.

Lquido
a
Recibir

Anexo 24: Finiquito

LIQUIDACIN SALDO Y FINIQUITO
No._____________

El firmante de este documento de saldo y finiquito ________________________________

declara recibir de la empresa FRAIS, S.A la cantidad de ___________________________
quetzales, por los conceptos que a continuacin se detallan:
SALARIO BASE
Q _______________
ASISTENCIA
Q _______________
VACACIONES
Q _______________
PARTE PROPORCIONAL PAGAS
Q _______________
P. EXTRASALARIAL
Q _______________
TOTAL DEVENGADO Q _______________
DEDUCCIONES
APORT. TRABAJO S. SOCIAL.
Q _______________
I.R.P.F.
Q _______________
TOTAL NETO LIQ. FINIQUITO
Q _______________
Con el percibo de la citada cantidad, manifiesto expresamente y a todos los efectos, que la
empresa FRAIS, S.A. no me adeuda cantidad alguna por ningn concepto, ni salarial, ni
extrasalarial, ni horas extraordinarias, ni indemnizacin de ningn tipo derivado de la
relacin laboral que comenz el pasado da ______/_____/_______ hasta mi baja de
fecha ______/_____/_______ por FIN DE CONTRATO, ESTANDO CONFROME CON
ESTA LIQUIDACIN, SALDO Y FINIQUITO y por consiguiente NADA MAS TENGO QUE
RECLAMAR. La presente propuesta es considerada vlida, a todos los efectos por el
trabajador firmante, que recibe en este acto el importe sealado en el lugar y fecha del
mismo.
____________(Nombre de empleado)__________ a ______ de ___________ de _______

Anexo 25: Certificado de Ingresos Laborales

Anexo 26: Factura Proforma

FACTURA PRO FORMA

EMPRESA, S.A.
Direccin
Telfono:
VENDIDO A:

MARCAS:

AGENTE DESPACHADOR
Fecha:
Fecha de vencimiento:
No. de nuestra referencia:
No. de su referencia:
MERCADERA
CANTIDA
D

DESCRIPCIN DE LA MERCADERA

PRECIO
UNITARIO
US$

SUBTOTAL
US$

____________________________________________________________________________
Cotizacin base _____________ Peso bruto estimado
( ) FOB _____________________________________ Peso cbico estimado
( ) CIF ______________________________________ Nmero de
( ) C & F _____________________________________ Empacado para __________flete
Puerto de embarque
Puerto de descarga
__________________________________________________________________________
FOB Precio de fbrica................................................ US$
Embarque terrestre va__________ hasta __________
Derecho de embalaje de exportacin...................................................
Flete areo o martimo hasta __________va__________
La tarifa incluye (o no incluye) seguros................
Derechos consulares...........................................................
Cargos por despacho de carga......................................
Total (CIF) (C & F) (FOB) (Puerto de descarga) aproximadamente _________US$
CONDICIONES DE PAGO: Carta de crdito confirmada e irrevocable de fondos certificados.
Toda carta de crdito debe ser pagadera en el momento de presentar los documentos de envo
y debe especificar que todos los cargos de trmite en que se incurra corren por cuenta del
solicitante.
Certifico que todos los datos aqu contenidos son legtimos y correctos.

____________________________________

Frais, S.A.

Anexo 27: Certificado de Origen

CERTIFICADO DE ORIGEN No.______

Pas Exportador: Guatemala
No. de
Cdigo
Orden

Pas importador:
Descripcin de las Mercaderas

DECLARACIN DE ORIGEN
DECLARAMOS que las mercaderas indicadas en este formulario
corresponde a la formulacin de la factura comercial No._________ que
cumple con las normas de origen establecido e acuerdo (2) __________
segn el siguiente desglose:
No de Orden
Normas (3)

Fecha _________________
Sello responsable y firma del
exportador o productor
Observaciones:

Firma y Sello

Firma y Sello

Certifico la veracidad de la presente declaracin que sello en la ciudad de

Guatemala, el _______ de ____________ de _________
________________________________
Firma y Sello
Certificador

Anexo 28: Factura Comercial

EMPRESA EXPORTADORA:
Direccin: _____________________________
Tel / Fax: ______________________________
E-mail: _______________________________
Seores:
EMPRESA IMPORTADORA:
Direccin: _____________________________
Atencin:______________________________
INVOICE(FACTURA COMERCIAL) NO.______
La mercanca ha sido enviada en:

FACTURA COMERCIAL
NO_______________

Nombre de Contacto: ___________________

Nuestra Referencia:_____________________
No. Cliente: ___________________________
No de Orden de Pedido: _________________

Fecha: _______________________________
Dimensiones embalaje:
Grossweight (Peso Bruto)
Netweight (Peso Neto):
Marks (Marcas):
Va:
Made in:
No
.

Cant.

Unid.

________________Kg
________________Kg
__________________
__________________
__________________
Descripcin

Partida
Arancel.

Moneda

Pecio
Unitario

Precio
Total

INCOTERM:

OFR CALLAO

TOTAL FACTURADO

__________

Anexo 29: Carta de Porte

ORIGINAL
No.________

CARTA DE PORTE
REMITENTE
Nombre:
Direccin:
Telfono:

AGENTE EMBARCADOR REFERENCIAS:

CONSIGNATARIO
Nombre:
Direccin:
Telfono:

LUGAR Y PAIS DE ORIGEN:

DESTINO FINAL:
CONDUCTOR:

PLACAS:

MONEDA

CODIGO

PERSONA
L

OTROS

DESCRIPCIN DE LOS ARTCULOS DADOS POR EL REMITENTE

MARCAS Y
NMEROS

NO. DE
BULTOS

PAGADO

DESCRIPCIN

FLETES

AL COBRO

PESO
UNITARIO
(KGS)

PESO TOTAL (KGS)

OTROS CARGOS

CARGO DE SEGURO

OTROS CARGOS

TOTAL PAGADO

TOTAL AL COBRO

ORIGEN:
DESTINO:

ALMACEN:

TOTAL A PAGAR:
La mercadera viaja por cuenta y riesgo del Embarcador, 1
original de este Conocimiento de Embarque ha sido
entregado al Embarcador.
PREPARADO POR Y FECHA EN LUGAR

EL COSTO DEL EMBARQUE DEBER SER PAGADO POR ADELANTO Y ANTES DE LA ENTREGA
EMBARCADOR

Anexo 30: Hoja de Ruta

HOJA DE RUTA
Pieza/Componente/Sub-conjunto:
No.:
Material:
Plano Conjunto:
No Op.
Breve Descripcin de la
Maquina/Equip
Operacin
o
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
Realizado por:
Fecha:

Hoja No. ______de_____

Maq.No
.

F.E.:
F.U.M.:
Secci
n

Observacione
s

Aprobado por:

Registro de Cambios:

Fecha:

Fecha:

F.E. = Fecha de Emisin /F.U.M. = Fecha de Ultima Modificacin

Anexo 31: Declaracin aduanera de mercancas DUA-GT

(VER PDF ADJUNTO) Recomiendo imprimirlo desde el PDF

Anexo 32: Certificacin De Pago Pliza Electrnica

Anexo 33: Lista o Gua de Empaque

EXPORTACIONES,S.A.
California, Estado Unidos, ______/________/______

COMPRADOR: Sres.

PACKING LIST
Frais, S.A.
Av. Petapa 03-07 Colonia Sistemas
Zona 12, Guatemala

DETALLE DEL EMBARQUE

No. Bulto

Descripcin Mercadera

TOTAL _______ Bultos

Cantidad

___ Unidades

Nmeros: _________________________
Marcas: __________________________
Embalaje: _________________________

Kilos
Neto
Bruto

____

____

Embarque: ________________________
Factura comercial No.: _______________
Carta de crdito No.: ________________

___________________________
Firma y Sello
Exportaciones,S.A.

Anexo 34: Conocimiento de Embarque Martimo

Date __________________
Page 1 of 1
BILL OF LADING-SHORT FORM- NOT NEGOTIABLE
SHIP FROM
Bill of Landing Number
Name:
Street Address
City, ST ZIP Code
SID No.
SHIP TO
Carrier Name
Name:
Trailer number:
Street Address
Serial number(s):
City, ST ZIP Code
CID No.
THIRD PARTY FREIGHT CHARGES BILL TO SPAC:
Name:
Pro Number
Street Address
City, ST ZIP Code
Special Instructions:
Freight Charge Terms (Freight charges are prepaid
unless marked otherwise)
Prepaid Collect 3rd Party
Master bill of lading with attached underlying bills of lading

CUSTOMER ORDER INFORMATION

# of
Packages

Customer Order No.

Weigh
t

Pallet/Shi
p (circle
one)

Y
Y
Y
Y

Additional Shipper
Information

N
N
N
N

Grand Total
CARRIER INFORMATION
Handling
Unit

Package

LTL Only
Commodity Description

Qty

Type

Qty

Type

Wieght

HM (X)

Commodities requiring special or additional care or attention in handling

or stowing must be so marked and packaged as to ensure safe
transportation with ordinary care. See section 2 of NMFC item 360

Where the rate is dependent on value, shippers are required to state

specifically in writing the agreed or declared value of the property as
follows. The agreed of declared value of the property is specifically
stated by the shipper to be not exceeding
per

NMFC
No.

Class

COD Amount: $
Free terms: Collect Prepaid Customer
check acceptable

Note: Liability limitation for loss or damage in this shipment may be applicable. See 49 USC 147(c)(1)(A) and (B).

Received, subject to individually determined rates or contracts that

have been agreed upon in writing between the carrier and shipper, if
applicable, at her wise to the rates, classifications, and rules that
have been established by the carrier and are available to the shipper,
on request, and to all applicable state and federal regulations.

The carrier shall not make delivery of this shipment

without payment of charges and all other lawful fees.
Shipper Signature

Shipper Signature/Date

Freight Counted:
By shipper
By driver/
pallets said to
contain
By driver/pieces

This is to certify that the above named

materials are property classified, packaged,
marked, and labeled, and are in proper
condition for transportation according to the
applicable regulations of the DOT.

Trailer
Loaded:
By shipper
By driver

Carrier Signature/Pickup
Date
Carrier
acknowledges
receipt
of
packages and required placards. Carrier
certifies emergency response information
was made available and/or carrier has
the DOT emergency response guidebook
or equivalent documentation in the
vehicle. Property described above is
received in good order, except as noted.

Anexo 35: Factura Comercial

EXPORTACIONES,S.A.

INVOICE

California, Estado Unidos

Phone: 789-098-234

Bill to:

Date:____/____/____
_
Invobe #: __________
Customer ID: _______

Frais, S.a
Av. Petapa 03-07 Colonia Sistemas
Zona 12, Guatemala
Guatemala
Tel.: 2424-3112
Description

Comments

Tased

Subtotal
Taxable
TaxRate
Tax
Other
TOTAL Due

Am ount

$
$
%
$
$
$

Make all checks payable to:

Exportaciones,S.A.
If you have any questios about this invoice, please contact.
Phone: 789-098-234, E-mail: infomation@exportaciones.com
Thank You For Your Business

Anexo 36: rdenes de Produccin

FRAIS, S.A.
NIT: 207207-6
ORDEN DE COMPRA
NO._________
Proveedor: ________________________________________________________
Fecha de pedido: _____/_____/_______ Fecha de pago: _____/_____/______
Trminos de entrega: ________________________________________________
Srvanse por este medio suministrarnos los siguiente artculos
NO.

ARTCULO

CANTIDAD

PRECIO
UNITARIO

PRECIO
TOTAL

COSTO
TOTAL
Elaborado por:____________ Autorizado por:___________ Recibido por:_____________
Tel: 2424-3112 Fax: 2809-6790

Anexo 37: Requisicin de Materiales

FRAIS, S.A.
NIT: 207207-6
REQUISICIN DE COMPRA
NO._________
Depto. Que Solicita: _________________________________________________
Fecha de pedido: _____/_____/_______ Fecha de pago: _____/_____/______
CANTIDAD

UNIDAD

ARTCULOS

Elaborado por:____________ Autorizado por:___________ Recibido por:_____________

Anexo 38: Orden de Trabajo

OT No. ________
Fecha de emisin:_________
Fecha de Impresin:_______
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ORDEN DE TRABAJO

FRAIS,S.A
NIT:207207-6

Equipo:
Planta:
Sector:
Ubicacin:
Grupo Func.:
Fecha Prevista: ____/____/_____ Tiempo previsto:___:___ Fecha Realizacin: ____/_____/_____
Tarea:
Falla:
Parte:
Respuesta:
Sector afectado:
Valor de Medicin:
Pendiente:
Observaciones:

Cdigo

Insumos

Cant. Neces.

Cdigo

Herramientas

Cantidad

Cdigo

Empleados

Especialidad

Realizo

Reviso

Firma:

Firma:

Fecha:

Fecha:

Consumo

Costo U.

Costo T.

Tiempo Insumido

Costo

Tiempo Total Utilizado:

_______ hrs. _______ min
Comentarios:

Anexo 39: Control de Procesos

Frais, S.A.

CONTROL DE PROCESOS
NIT:207207-6

Productos

Cant.
Comprada
en la
semana

Precio
Unitario

No.________
Gasto
Semanal

Gasto
Mensual

Gasto
Anual

(4 semanas)

(52 semanas)

Gasto total del consumo de productos

Anexo 40: Ficha Tcnica

Frais, S.A.
NIT: 207207-6

FICHA TCNICA

Producto: Calentador de agua a gas instantneo de 11 L para instalacin en interior con

encendido por pilas.
Caractersticas Generales
Tipo Gas:
Tipo Produccin:
Potencia til
Rendimiento Pot. Mx.:
Cmara de Combustin:
Tipo Tiro:
Modo Instalacin:
Encendido
Tipo Quemador:
Tipo Encendido:
Tipo Encendido Piloto:
Categora Gas:

Datos Elctricos
Proteccin Elctrica:
Tensin:
Consumo:

A.C.S.
Potencia Min.til:
Potencia Mx. til:
Temperatura Mx:
Temperatura Min:
Volumen Acumulador:
Caudal Especfico:
Caudal Min. Funcionamiento:
Presin Min. Funcionamiento:
Presin Mx. Funcionamiento:

Evacuacin
Ventosa Horizontal:
Ventosa Vertical:
Ventosa Conexin:
Ventosa Chimenea:
Dimensiones
Alto:
Ancho:
Profundo:
Peso:

Anexo 41: Ejemplo Cuestionario De Control Interno

FRAIS, S.A.
Departamento de Auditora Interna
No.__________
Cuestionario de Control Interno
No
01
02
03
04
05
06

07

08

09

10
11
12
13

Cuestionario de Efectivo- Caja y Banco

Se encuentra fijada por escrito la responsabilidad personal de la custodia
del efectivo y valores de la entidad.
Se mantiene el efectivo en lugar apropiado que ofrezca la garanta
requerida contra robo o incendio.
Los fondos con que opera la entidad son los autorizados oficialmente por
el jefe mximo de la entidad. (Ver documento de autorizacin)
El custodio del efectivo maneja fondos ajenos a la entidad.
Las llaves del local y la combinacin de la caja de caudales slo las
posee el cajero-pagador y se encuentran en sobre lacrado (ambas), en
poder del jefe del rea donde est adscripta la caja.
El cajero tienen en su poder documento emitido por la direccin de la
entidad, que contenga la relacin con los nombres, cargos y firmas de las
personas autorizadas para aprobar las operaciones de caja y los
documentos que originan los movimientos de las cuentas bancarias.
Existen las condiciones que garanticen un adecuado grado de seguridad
en las operaciones relativas a las manipulacin, custodia y transportacin
del efectivo,(traslado de efectivo entre el Banco, las dependencias y la
entidad).
Se prohbe el acceso de personal ajeno al cajero en el rea donde se
manipula el efectivo. En los casos imprescindibles en que existan
auxiliares del cajero pagador debern poseer acta de fijacin de
responsabilidad material al respecto.
En los fondos para cambios en poder de las dependencias de la entidad,
se ha formalizado la entrega del efectivo mediante el modela Acta de
Fijacin de Responsabilidad u otro similar y que las sumas de los importe
detallados en la misma coinciden con el fondo autorizado por el jefe
mximo de la entidad.
El cajero tienen bien delimitado dentro de la caja de caudales los distintos
fondos y el efectivo por ingresos recibidos, de forma tal que no se
produzcan alteraciones en sus usos especficos.
Existe evidencia en la caja, mediante copia de documentos, que se han
realizado arqueos sorpresivos por lo menos una vez al mes, por el
contador principal u otro funcionario autorizado para ello.
Al cierre de cada mes se confecciona arqueo de caja y se deja constancia
escrita de la situacin del efectivo y documentos existentes en ese
momento.
En los casos de ausencias del cajero por enfermedad, vacaciones u otras
causas, se procedi de la forma siguiente:

Se abri la caja en presencia de la persona que lo va a sustituir,

SI

N
O

N
P

el jefe de rea y el jefe mximo de la entidad o persona en quien

ste deleg.

Anexo 42: Ejemplo De Arqueo De Caja

FRAIS, S.A.
Depto. Auditora Interna No.:______________________
ARQUEO DE CAJA
HP:________ Fecha: ________
Al ____ de _____________ del _____
RV:________ Fecha:________
Hora de Inicio:
Hora de finalizacin:
Descripcin
Parcial
Total
Saldo Segn Libros:
2,000.00
CANTIDAD
VALOR
VALOR TOTAL
Detalle Del Arqueo: Billetes
12
20.00
240.00
20
10.00
200.00
15
5.00
75.00
30
1.00
30.00
Total Billetes
Detalle Del Arqueo: Monedas
40
50
100
Total Monedas
Detalle Del Arqueo: Documentos
NUMERO
2340
1865
4211
Total Documentos
Total Arqueo
Faltante

__________________________
CAJERO
Hecho por:

Revisado por:

545.00
0.50
0.25
0.10

20.00
12.50
10.00
42.50

PROVEEDOR
Popular
El Progreso
La Botella

TOTAL
300.00
560.00
450.00
1,310.00
2,000.00
102.50

_____________________________
AUDITOR
Vo. Bo.

Auditora Interna

Anexo 43: Ejemplo De Conciliacin Bancaria

No.______
FRAIS, S.A.
Departamento de
Auditoria Interna

Conciliacin Bancaria
_______FRAIS, S.A_______

Empresa:
Banco:

__Banco Organizacin,S.A_

Cta. Cont.

________13010201_______

# Cta. Corriente:

______207-06125 -6______

Periodo:

_______Agosto 2013______

No.
01

DESCRIPCIN
Saldo segn Libros

VALOR Q.
311,610.14

02

Saldos Conciliados

311,610.14

No.
538
539

Cheques en Circulacin
FECHA
A FAVOR DE
27/08/2013
Cesar Augusto Garca Osorio
27/08/2013
Toms Alexander Salvador
Velsquez
Total Cheques en Circulacin
Saldo Segn Banco

17,233.51
328,843.65

(-) Cheques en circulacin

Saldos Conciliados
Hecho por:
Revisado por:

MONTO
16,833.51
400.00

(17,233.51
)

Vo.Bo.

311,610.14
Auditora Interna

CONCLUSIONES
Como resultado de la investigacin anteriormente presentada, es posible concluir
que los documentos de crdito (sistematizacin de formas), es la nica forma legal
de poder tener un control detallado de los movimientos contables de los negocios
en funcionamiento.
Tambin podramos mencionar que estos a su vez tienen:
VENTAJAS

Control detallado de compras y ventas del negocio.

Respaldo por escrito de las transacciones.
Reduccin de errores contables.
Reduccin de fraude en los documentos presentados.

DESVENTAJAS

Adquirir documentos falsos.

Gastos en impresiones y hojas bond
Mayor inversin en tiempo.
Constante pago de impuestos por la presentacin de documentos de
crdito.

RECOMENDACIONES

Considerando que las formas anteriormente detalladas influyen en un mejor

control contable, se recomienda que:

Se utilicen los documentos de crdito adecuados segn la actividad a la

que se dedique el negocio.

Que se lleve un control bastante estricto con el pago de impuestos, para no

incurrir en morosidad.
Que los documentos estn ordenados de acuerdo a los das calendario, por

cualquier solicitud de parte de la SAT.

Que el nombre descripciones en los documentos sean los correctos.
Constante capacitacin de los cambios de los documentos a presentar
segn la actividad del negocio.

EGRAFA

http://departamentodecompras00.blogspot.com/2008/07/departamento-decompras.html

https://sites.google.com/site/428laempresaysusgestiones/documentos-delarea-compras

http://mexico.smetoolkit.org/mexico/es/content/es/3558/Los-documentos-b
%C3%A1sicos-de-compra-

http://help.sap.com/saphelp_40b/helpdata/es/c3/72cb6a55cd11d189660000
e8323c4f/content.htm

http://www.academica.mx/blogs/documentos-compras