ENSAYO

SISTEMA DE INFORMACION EN LAS ORGANIZACIONES

ADMINISTRACION PBLICA MUNICIPAL
Un sistema de informacin en las organizaciones es de suma
importancia porque facilita el proceso de toma de decisiones, representa una
gua para la solucin de problemas y sienta las bases para el progreso del
capital humano dentro de la organizacin. a la vez permite conocer el estado
de los datos, la informacin sobre finanzas, presupuestos, estadsticas de
proyectos, proveedores y otras informaciones relevantes para la gestin
organizacional.
En la administracin pblica los gerentes municipales siempre han
usado la informacin para desarrollar sus actividades laborales, as que el tema
de la informacin en las organizaciones nada tiene de nuevo, lo que es
novedad es la facilidad con que pueden obtener la informacin exacta y
actualizada. La innovacin que ha hecho posible esto son los avances
tecnolgicos lo que ha contribuido a que las organizaciones e instituciones
tanto pblicas como privada estn adquiriendo cada vez ms conciencia de
que la informacin que es un recurso de importancia estratgica.
No es fcil ver como un Gerente o un directivo Municipal administran
los recursos tanto financiero como presupuestario, pero la administracin
pblica municipal se aplica tambin en los recursos conceptuales, los gerente
municipales se asegura que se recopilen los datos necesarios, La respuesta es,
porque tener buena informacin es esencial para que una institucin pueda
desempearse de manera eficiente y efectiva,

mientras mejor sea su

informacin sta podr administrar mejor sus recursos. En un ambiente

competitivo en comparacin con otros entes del poder pblico nacional y

estadal, las instituciones con mejor informacin tendrn una ventaja

comparativa. En este sentido podemos preguntarnos.
Cules son esas reglas para un buen sistema de informacin en los
organismos y entes de la Administracin Pblica Municipal?
Identificacin minuciosa de las necesidades de informacin. De su
estructura organizativa, los gerentes, los miembros del directorio, el personal
administrativo y tcnico, pocas veces conocen todas las necesidades de
informacin de su institucin. Pueden tener conocimiento de muchos de los
indicadores clave (salud, educacin, pobreza y vialidad)

que tienen que

examinar, pero estos indicadores pueden no estar definidos con precisin y

tambin podran no tener conocimiento de otros indicadores que deberan ser
examinados. Adicionalmente, los sistemas generalmente son elaborados de
una manera arbitraria y fragmentaria, sin que se haya producido una
evaluacin completa de las necesidades.
Comunicacin efectiva entre la gerencia y el personal de las diferentes
rea de la organizacin. Los gerentes de la administracin pblica municipal y
el personal a cargo de los sistemas de informacin generalmente no hablan el
mismo idioma. Este problema de comunicacin se complica debido a la fuerte
carga de trabajo que soporta el personal y a la tendencia de compartimentar las
operaciones. El resultado, a pesar de contar con las mejores intenciones, es
por lo general una mala interpretacin de los requerimientos de la gerencia y
un sistema que no responde a las necesidades y exigencia de una colectividad.
Expectativas realistas sobre la tecnologa de la informacin. En la era
de la informtica, los usuarios de la informacin continuamente se preguntan
por qu no pueden contar con la informacin que desean, en el momento

adecuado. Satisfacer esta necesidad podra parecer una tarea sencilla

especialmente cuando se sabe que todos los datos necesarios se encuentran en
la computadora. En particular para los gerente municipales no especializado es
una limitacin por eso es de gran importancia que los gerentes municipales,
puedan mejorar de manera significativa las posibilidades de desarrollar un
buen sistema de informacin a travs de su intencin, formacin y
capacitacin en reas tan esenciales en beneficio de la colectividad.
Muchos funcionarios pblicos de la administracin municipal no tienen
una autntica vocacin de servicio pblico y su paso por la administracin es
la satisfaccin de un capricho personal o el escalafn para acceder a otras
prebendas del Estado. De all que no le concedan a la administracin la
atencin que se merece. Existe un escaso conocimiento de las metodologas y
procedimientos para establecer un control interno adecuado en materia de los
sistemas de informacin gerencial. Prevalecen intereses poco claros, a los
cuales lo que ms conviene es la ausencia de controles e informacin. Muchos
de los encargados de esta funcin la han convertido en una labor marginal de
la administracin. Frecuentemente los gerentes y directivos se desentienden de
la suerte de las entidades adscritas o vinculadas, En consecuencia, muchas
veces son responsables, por omisin, de los errores y equivocaciones y buena
parte de los problemas en la gestin de las entidades podran evitarse si esta
supervisin y vigilancia se realizara de manera efectiva.
Muchas instituciones pblicas municipales no cuentan con algn tipo de
sistemas de informacin, aunque consideren que un sistema mnimo pudiese
ser suficiente, para tener una buena informacin cuando se requiera. Ahora
bien, es esencial para que una institucin pblica nacional, estadal o
municipal, pueda desempearse de manera eficiente y disponer de tecnologa

de informacin para crear un sistema de informacin que les permita

coordinar y controlar los recursos y analizar problemas, visualizar aspectos
complejos para apoyar la toma de decisiones.
De este modo siguiendo a Waterfield y Nack (1998), un SIG es una
serie de procesos y acciones involucradas en captar datos en bruto, procesarlos
en informacin utilizable y luego difundirla a los usuarios en la forma en que
estos la requieran. Por lo tanto, la informacin implica esencialmente la
comunicacin entre las personas sobre aquellos eventos que afectan el trabajo
que desempea su institucin,
Es de tanta importancia la relacin que pueda haber entre una gestin
municipal transparente y un adecuado sistema de informacin en las
organizaciones, que la mayora de los programas de modernizacin de la
administracin pblica en Amrica Latina, han tenido como componente
constante las reformas a los sistemas de administracin, considerando que la
mayor parte de los gobiernos latinoamericanos reconocen lo deciente que
han sido los mismos. De la misma manera, en Venezuela la situacin en la
administracin pblica municipal no dista mucho de la del resto de los pases
latinoamericanos, en las limitaciones relacionado con de los sistemas de
informacin gerencial.
BIBLIOGRAFIA
Waterfield y Nack, Sistema de Informacin Gerencial (1998),
Rafael Andreu, Joan E. Ricart, Josep Valor. Estrategia y sistemas de
informacin, McGraw Hill, Barcelona, 1996.
Rafael Andreu, Joan E. Ricart, Josep Valor, La organizacin en la era de la
Informacin, McGraw Hill, Barcelona, 1996.