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rea usuaria

A. Definicin.
B. El rol del rea usuaria en la determinacin del estudio de
posibilidades que
ofrece el mercado.
C. El rea usuaria y su vinculacin con el Comit Especial.
D. Casos especiales.
1. Labor del rea usuaria en el Convenio Marco.
2. Labor del rea usuaria en las exoneraciones.
3. El rea usuaria en la culminacin del contrato.
II. rgano encargado de las contrataciones.
A. Definicin.
B. La labor del rgano encargado de las contrataciones en la
determinacin de las caractersticas tcnicas de los bienes,
servicios y obras a contratar.
C. El fraccionamiento desde el punto de vista del rgano
encargado de las contrataciones de la Entidad.
D. El rgano encargado de las contrataciones y su labor en la
determinacin del valor referencial.
E. Suscripcin del contrato.
III. Comit Especial.
A. Definicin.
B. Requisitos legales para conformar el Comit Especial.
C. Cambio de los miembros del Comit Especial.
D. Reemplazo por los suplentes.
E. Tipos de Comit Especial.
F. Derechos del Comit Especial.
G. Deberes y responsabilidades del Comit Especial.
H. El Comit Especial tambin es responsable de los requisitos
mnimos.
I. Funciones del Comit Especial.
rea usuaria
A. Definicin
El rea usuaria es la dependencia encargada de realizar los
requerimientos de bienes, servicios y obras que requiere para el
cumplimiento de sus objetivos y metas.
El artculo 5 del Reglamento de la Ley de Contrataciones del
Estado en adelante, la Ley establece que el rea usuaria es la
dependencia de la Entidad cuyas necesidades pretenden ser
atendidas con determinada contratacin, o que, dada su
especialidad y funciones, canaliza los requerimientos formulados
por otras dependencias.
Cada dependencia de una Entidad pblica se convertir en rea
usuaria al momento en que realice su pedido, el cual toma el
nombre de requerimiento.
En este requerimiento, que se materializa a travs de un
memorando o cualquier otro documento establecido en las normas
internas de la Entidad, debe acompaarse las caractersticas del
bien, servicio u obra y las condiciones en las que se requiere.

El requerimiento del rea usuaria debe realizarse en funcin a lo


previsto en el Plan Anual de Contrataciones; en cuya elaboracin
tambin particip, indicando las necesidades de bienes, servicios y
obras que requera para el ejercicio presupuestal.
Cabe precisar que, como bien sabemos, en el POI se fijan los
objetivos estratgicos institucionales del ao fiscal dado que, para
lograrlos, deben llevarse a cabo tareas representadas en acciones
y resultados. En ese sentido, la ejecucin de tareas requiere de
bienes y servicios, los mismos que necesitan de presupuesto. El
presupuesto para los bienes y servicios est representado en el
PAC. Los pedidos del rea usuaria tienen que estar en funcin de
las tareas y acciones que se van a realizar para lograr los fines
estratgicos institucionales.
Precisamente, esta necesaria vinculacin con el Plan Anual de
Contrataciones es importante pues obliga al rea usuaria a
presentar sus requerimientos ante el rgano Encargado de las
Contrataciones de la Entidad de manera oportuna, involucrndose
as con el tiempo que toman los procesos de seleccin. Subdireccin
de Capacitacin del OSCE

Al respecto, el artculo 13 de la Ley seala que sobre la base del


Plan Anual de Contrataciones, el rea usuaria deber requerir la
contratacin de los bienes, servicios u obras, teniendo en cuenta
los plazos de duracin establecidos para cada proceso de
seleccin, con el fin de asegurar la oportuna satisfaccin de sus
necesidades.
De otro lado, el artculo 11 del Reglamento indica que el rea
usuaria es la responsable de definir con precisin las
caractersticas, condiciones, cantidad y calidad de los bienes,
servicios u obras que requiera para el cumplimiento de sus
funciones. Esta actividad debe desarrollarla conforme lo dispone el
artculo 13 de la Ley.
Las normas antes citadas ordenan que el rea usuaria deber
describir el bien, servicio u obra a contrata al plantear su
requerimiento; definir con precisin su cantidad y calidad, e indicar
la finalidad pblica para la que debe ser contratado.
Definir con precisin la cantidad y calidad de los bienes, servicios y
obras que requiere el rea usuaria debe realizarse respetando el
Principio de Razonabilidad, contemplado en el artculo 4 acpite e)
de la Ley.
La norma pone nfasis en el hecho que es el rea usuaria quien
debe encargarse de elaborar los requisitos tcnicos mnimos. Para
ello debe considerar cules son sus necesidades reales.
Este nfasis normativo se debe interpretar tambin como una
prohibicin legal para elaborar requisitos tcnicos mnimos con la
intencin de favorecer a determinados proveedores, dejando de
lado otros que pueden ofrecer bienes, servicios u obras en la
calidad que la entidad realmente necesita, consiguiendo adems
un precio menor.
Sobre esto ltimo, no debe perderse de vista que el artculo 2 de la
Ley seala que el objeto de dicha norma la Ley es establecer
las normas orientadas a maximizar el valor del dinero del
contribuyente en las contrataciones que realicen las Entidades del
Sector Pblico, de manera que stas se efecten en forma
oportuna y bajo las mejores condiciones de precio y calidad.
En ese orden de ideas, si el rea usuaria elabora los requisitos
tcnicos mnimos con el propsito de favorecer a determinado
grupo de proveedores sin considerar sus reales Subdireccin de
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necesidades, est incumpliendo la norma antes citada. Este hecho


le generar responsabilidades de carcter administrativo, civil y
penal.
Del mismo modo, la norma citada indica que la elaboracin de las
especificaciones tcnicas deber ser realizada por el rea usuaria
en coordinacin con el rgano encargado de las contrataciones de
la Entidad. Debern evaluar en cada caso las alternativas tcnicas
y las posibilidades que ofrece el mercado para la satisfaccin del
requerimiento.
Precisa adems que esta evaluacin deber permitir la
concurrencia de una pluralidad de proveedores en el mercado para
la convocatoria del respectivo proceso de seleccin. De otro lado,
indica que deber evitarse incluir requisitos innecesarios cuyo
cumplimiento slo favorezca a determinados postores.
De esta manera, se advierte que el artculo 13 de la Ley es
consecuente con la finalidad legal referida a maximizar el valor del
dinero de los contribuyentes.
Si el rea usuaria, en coordinacin con el rgano encargado de las
contrataciones de la Entidad, establece requisitos tcnicos
mnimos que realmente necesita que tenga el bien o servicio que
solicita y que permite la participacin de una pluralidad de
postores, se alcanzar el objetivo planteado por el artculo 2 de la
Ley.
Asimismo,
las
especificaciones
tcnicas
deben
cumplir
obligatoriamente
con
los
reglamentos
tcnicos,
normas
metrolgicas y/o sanitarias nacionales, si las hubiere. Estas podrn
recoger las condiciones determinadas en las normas tcnicas, si
las hubiere. Por ejemplo, cuando el rea usuaria requiere la
contratacin del servicio de seguridad y vigilancia para sus
instalaciones, deber recurrir a las normas tcnicas establecidas
para el caso por la Direccin General de Control de Servicios de
Seguridad, Control de Armas, Municin y Explosivos de Uso Civil
DICSCAMEC.
En el caso de obras, la normativa de contrataciones establece que se
deber contar con la disponibilidad fsica del terreno o lugar donde se
ejecutar la misma y con el expediente tcnico aprobado, y cumplir con
los requisitos establecidos en el Reglamento.
La Entidad cautelar su adecuada formulacin con el fin de
asegurar la calidad tcnica y reducir al mnimo la necesidad de su
reformulacin por errores o deficiencias tcnicas que repercutan
en el proceso de ejecucin de obras.
Se establece nuevamente la necesidad de elaborar caractersticas
atendiendo al Principio de Razonabilidad antes citado. Esto en la
prctica significa que las caractersticas tcnicas en el caso de
obras tambin deben responder a las reales necesidades de la
Entidad, la misma que debe establecer adecuados metrados y
requisitos en el personal, acordes con la obra que se pretende
ejecutar.
A manera de ejemplo, presentamos el caso de una municipalidad
que pretende convocar a un proceso de seleccin para la compra

de escobas y recogedores. Dicha Entidad establece como


requisitos tcnicos mnimos los siguientes:
REQUERIMIENTOS TCNICOS MNIMOS
El proceso queda desierto pues los requisitos tcnicos mnimos no
fueron adecuadamente elaborados: no se indica la cantidad de
escobas y recogedores, y las caractersticas no se encuentran
adecuadamente detalladas, por lo que no permite la presentacin
de una propuesta adecuada.
Si bien es cierto, existe la posibilidad de presentar consultas y
observaciones, ello no ocurre en todos los casos, como en las
Adjudicaciones de Menor Cuanta para bienes y servicios. No se
presentan las etapas de consultas y observaciones a las bases.
A continuacin, observamos cmo fueron modificados estos
requisitos tcnicos mnimos para una segunda convocatoria:
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REQUERIMIENTOS TCNICOS MNIMOS


*NOTA: La entrega ser en tres partes en el almacn de limpieza pblica.
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Recordemos que cuando el rea usuaria elabora las caractersticas


tcnicas, stas deben ser detalladas. Debe indicarse con precisin
la cantidad y calidad de los bienes, servicios y obras objeto de
contratacin.
B. El rol del rea usuaria en la determinacin del estudio de
posibilidades que ofrece el mercado
Hemos sealado que el rea usuaria es la competente para
determinar las caractersticas tcnicas. Precisamente el artculo 12
del Reglamento indica que, sobre la base de las mismas, el rgano
encargado de las contrataciones tiene la obligacin de evaluar las
posibilidades que ofrece el mercado para determinar lo siguiente:
1. El valor referencial.
2. La existencia de pluralidad de marcas y/o postores.
3. La posibilidad de distribuir la Buena Pro.

4. La informacin que pueda utilizarse para la determinacin de los


factores de evaluacin, de ser el caso.
5. La pertinencia de realizar ajustes a las caractersticas y/o
condiciones de lo que se va a contratar, de ser necesario.
6. Otros aspectos necesarios que tengan incidencia en la eficiencia
de la contratacin.

El rea usuaria tiene la obligacin de brindar apoyo al rgano


encargado de las contrataciones de la Entidad, si es que esta
dependencia as lo requiere. Esta afirmacin se fundamenta en el
artculo 13 del cuerpo legal antes citado, el cual establece que,
para la determinacin del valor referencial, el rgano encargado de
las contrataciones est facultado para solicitar el apoyo que
requiera del rea usuaria, la que estar obligada a brindarlo bajo
responsabilidad.
Finalmente, respecto a este punto, la norma indica que cuando se
requiera la contratacin de estudios de preinversin y elaboracin
de expediente tcnico y/o estudio definitivo, el rea usuaria, en
coordinacin con el rgano encargado de las contrataciones,
sustentar la convocatoria de los procesos de seleccin cuando
tenga que realizarse por paquete, o en forma separada.
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C. El rea usuaria y su vinculacin con el Comit Especial


El Comit Especial tambin requiere la participacin del rea
usuaria en el desarrollo del proceso de seleccin.
En efecto, durante la etapa de presentacin de consultas y
observaciones los participantes pueden referirse a aspectos que
han sido contemplados en las especificaciones tcnicas, trminos
de referencia o en el expediente tcnico los cuales bajo ninguna
circunstancia pueden ser respondidos por el comit especial sin la
opinin previa del rea usuaria.
Si bien es cierto, uno de los miembros del comit especial
pertenece al rea usuaria, no debe perderse de vista que dicho
miembro no cuenta con la facultad legal suficiente para
reemplazar al rea usuaria en las respuestas relacionadas con los
requisitos tcnicos mnimos, que han sido elaborados por esta.
Inclusive, antes de la convocatoria al proceso de seleccin, el
comit especial est facultado para hacer las consultas que estime
pertinentes al rea usuaria, siempre que stas se refieran al
requerimiento o a las caractersticas tcnicas.
Al respecto, el artculo 31 del Reglamento de la Ley, al precisar las
competencias del Comit Especial, seala que puede consultar los
alcances de la informacin proporcionada en el Expediente de
Contratacin y sugerir, de ser el caso, las modificaciones que
considere pertinentes. Cabe precisar que cualquier modificacin
requerir contar previamente con la conformidad del rea usuaria
y/o del rgano encargado de las contrataciones, segn
corresponda.
Igualmente, al momento de la calificacin de propuestas, el Comit
Especial tambin podr requerir el apoyo del rea usuaria a
efectos de verificar si las propuestas cumplen con lo establecido
en los requisitos tcnicos mnimos.
Si el motivo de declaratoria de desierto est referido a las
caractersticas del objeto contractual, el Comit Especial solicitar
informacin al rea usuaria, quien adems se encuentra obligada a
darle el apoyo correspondiente. Subdireccin de Capacitacin del OSCE

D. Casos especiales
1. Labor del rea usuaria en el Convenio Marco
El artculo 100 del Reglamento de la Ley seala que cuando
el rea usuaria requiera la contratacin de un bien o servicio
deber consultar el Catlogo Electrnico de Convenios
Marco.
Precisa adems que si el catlogo contiene el bien o servicio
con las condiciones requeridas, las Entidades, a travs del
rgano encargado de las contrataciones, estarn obligadas a
contratarlos de los proveedores adjudicatarios. Previamente
verificarn la disponibilidad de recursos, en la forma, precio,
plazos y dems condiciones establecidas en las
correspondientes fichas del Catlogo Electrnico de
Convenios Marco, por medio de la emisin de rdenes de
compra o de servicio si los montos contratados corresponden
a un proceso de seleccin de Adjudicacin de Menor Cuanta,
y en el caso que los montos contratados corresponden a
procesos de Adjudicacin Directa, Licitacin o Concurso
Pblico, mediante la suscripcin del contrato.
El Convenio Marco es una modalidad de contratacin a
travs de la cual la Entidad pblica escoge desde un
catlogo que aparece en el SEACE al proveedor de bienes o
servicios, y realiza la contratacin de manera directa a
travs de una orden de compra, de servicio o contrato.
Al respecto, debe tomarse en cuenta que el Convenio Marco
constituye un mecanismo gil para la contratacin. Permite a
la Entidad no solamente escoger a la brevedad al contratista
sino tambin la marca del bien; e inclusive fraccionar la
compra en el tiempo y con distintos proveedores.
Ahora bien, si el rea usuaria requiere un bien o servicio
cuyas caractersticas son distintas a aquel que aparece en el
catlogo del Convenio Marco, tendr dos caminos que debe
seguir en el siguiente orden estricto:
Primero: verificar el catlogo de los bienes y servicios que
se comercializan por la modalidad de subasta inversa
a fin de verificar si en el mismo se encuentra el bien o
servicio requerido.
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Segundo: convocar al proceso de


corresponda de la manera clsica.

seleccin

que

En resumen, una vez que entre en vigencia la modalidad del


Convenio Marco, el rea usuaria al momento de realizar su
requerimiento debe verificar si el bien o servicio con las
caractersticas que requiere se encuentre en el catlogo del
convenio marco.
Luego, en caso no se hallara en el catlogo referido, debe
hacer lo propio en el catlogo de bienes y servicios que se
comercializan por subasta inversa y en ltimo caso, recurrir
a la convocatoria por la forma clsica del proceso de
seleccin que corresponda.
2. Labor del rea usuaria en las exoneraciones
Hemos indicado que el rea usuaria es la responsable de
determinar las caractersticas de los bienes, servicios y obras
que requiere para la satisfaccin de sus necesidades y el
cumplimiento de sus metas.
Asimismo, hemos enfatizado que los requisitos tcnicos
mnimos deben responder a las necesidades reales de la
Entidad, en concordancia con el Principio de Razonabilidad,
en aras del objetivo planteado por la Ley.
Atendiendo a estos puntos, debemos tener en cuenta que
existen situaciones en las cuales solamente un proveedor
cumple con la totalidad de los requisitos tcnicos mnimos y
adems el bien o servicio requerido no admite sustituto.
La coyuntura descrita en el prrafo anterior faculta a la
entidad pblica para recurrir a una exoneracin del proceso
de seleccin por la causal contemplada en el artculo 131 del
Reglamento de la Ley.
En tal sentido, la referida norma establece que en los casos
en que no existan bienes o servicios sustitutos a los
requeridos por el rea usuaria, y siempre que exista un solo
proveedor en el mercado nacional, la Entidad podr
contratar directamente, vale decir, a travs de una
exoneracin de proceso de seleccin. Subdireccin de
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En este caso, adems de presentar el requerimiento, luego


de las coordinaciones con el rgano encargado de las
contrataciones de la Entidad, que le indicar que solamente
un proveedor cumple con los requisitos tcnicos mnimos, el
rea usuaria deber por lo menos colaborar en la
elaboracin del informe tcnico legal sustentando las
razones por las que requiere el bien o servicio con
determinada caracterstica que no puede ser sustituida.
3. El rea usuaria en la culminacin del contrato
El artculo 176 del Reglamento de la Ley indica que la conformidad
requiere del informe del funcionario responsable del rea usuaria,
quien deber verificar, dependiendo de la naturaleza de la
prestacin, la calidad, cantidad y cumplimiento de las condiciones
contractuales, debiendo realizar las pruebas que fueran
necesarias.
Dicha norma establece que el rea usuaria debe encargarse de
emitir el informe que servir como insumo para la emisin de la
conformidad.
En efecto, resulta consecuente que aquella rea que realiz el
requerimiento y estableci los requisitos tcnicos mnimos sea
quien determine al final de la ejecucin contractual que recibi por
parte del contratista aquello que efectivamente requiri.
En resumen, las principales funciones del rea usuaria son las
siguientes:
Requerir los bienes, servicios u obras de conformidad con lo previsto
en el artculo 13 de la Ley.
Establecer la cantidad y calidad de los bienes, servicios u obras; e
indicar la finalidad pblica del objeto de la contratacin.
Absolver las consultas y observaciones que se hagan a las
caractersticas tcnicas durante el proceso de seleccin. Puede
leer una opinin del OSCE en:
http://www.osce.gob.pe/userfiles/archivos/28110%20%20MINCETUR
%20%20LP_1_2010.doc
Responsabilizarse de que el pedido cumpla con las exigencias
legales mencionadas.
Al ser responsable del pedido, lo es tambin del contenido, es decir,
de las caractersticas o especificaciones tcnicas y de los trminos
de referencia. En este caso debe tener en cuenta la prohibicin de
indicar marcas o nombres comerciales, patentes, diseos o tipos
particulares, fabricantes determinados, o de consignar una
descripcin
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que oriente la adquisicin o contratacin de marca, fabricante o tipo


de producto especfico. Slo ser posible solicitar una marca o tipo
de producto determinado.
II. El rgano encargado de las contrataciones de la Entidad (OEC)
A. Definicin
La normativa sobre contrataciones del Estado establece que el
rgano encargado de las contrataciones es aqul rgano o unidad
orgnica que realiza las actividades relativas a la gestin del
abastecimiento al interior de una Entidad.
En las entidades pblicas es conocida como Logstica o
Abastecimiento. Puede tener la categora de gerencia, oficina,
unidad, rea o equipo. Ello depende de las normas de organizacin
interna.
El citado rgano juega un papel preponderante en la contratacin
estatal. Junto con el rea usuaria y el comit especial sern las
responsables de llevar adelante una contratacin eficiente dentro
del marco normativo aplicable.
Actualmente, el artculo 6 de la Ley seala que los funcionarios y
servidores que formen parte del rgano encargado de las
contrataciones de la Entidad, debern estar capacitados en temas
vinculados con las contrataciones pblicas.
Adicionalmente, el artculo 5 del Reglamento de la Ley establece
que los funcionarios y servidores del rgano encargado de las
contrataciones de la Entidad que, en razn de sus funciones
intervienen directamente en alguna de las fases de contratacin,
debern ser profesionales y/o tcnicos debidamente certificados,
debiendo reunir como mnimo los siguientes requisitos:
1. Capacitacin tcnica en contrataciones pblicas o gestin
logstica en general, no menor a ochenta (80) horas lectivas;
2. Experiencia laboral en general, no menor a tres (3) aos;
3. Experiencia laboral en materia de contrataciones pblicas o en
logstica privada, no menor de un (1) ao.
Conforme se advierte de las referidas normas, es necesario que los
funcionarios y servidores del rgano objeto de comentario estn
capacitados no solamente de manera terica sino tambin
prctica, en temas de contratacin pblica o gestin logstica en
general.
Este requisito legal tiene como finalidad que los rganos
encargados de las contrataciones cuenten con personal calificado
que permita a la Entidad satisfacer sus necesidades de bienes,
servicios y obras para el cumplimiento adecuado y oportuno de las
metas y finalidades planteadas.
Un rgano encargado de las contrataciones conformado por
personas calificadas en las condiciones previstas se convertir en
un principal aliado de las reas usuarias antes que en una
dependencia burocrtica que retrasa las contrataciones requeridas
y no ejecuta adecuadamente el Plan Anual de Contrataciones.

De otro lado, la norma establece que esta capacitacin deber ser


para aquellos funcionarios y servidores del rgano encargado de
las contrataciones que intervienen directamente en alguna de las
fases de la contratacin estatal.
Esto ltimo debe entenderse como el hecho de que solamente
estn obligados a ser capacitados los servidores y funcionarios del
rgano encargado de las contrataciones cuya labor se relaciones
estrictamente con la contratacin de un bien, servicio u obra.
A manera de ejemplo, podemos indicar que debern recibir esta
capacitacin los funcionarios y servidores del rgano encargado de
las contrataciones que se encarguen de elaborar el estudio de
posibilidades que ofrece el mercado, participen como miembros
del comit especial y realicen actividades vinculadas a la
supervisin de la ejecucin contractual.
Sin perjuicio de lo establecido por la normativa, es recomendable
que la capacitacin se realice tambin a otros rganos de las
entidades como reas Usuarias, rgano de Control Institucional,
Asesora Jurdica, Secretara General, Gerencia General, Titulares
de Pliego entre otros, puesto que de esa manera se podrn unificar
criterios entre las distintas dependencias de la Entidad, lo que
redundar en un mejor manejo de las compras pblicas.
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Asimismo, en la fase de programacin y formulacin del


Presupuesto Institucional, cada una de las dependencias de la
Entidad determinar, dentro del plazo sealado por la normativa
correspondiente, sus requerimientos de bienes, servicios y obras,
en funcin de sus metas presupuestarias establecidas, sealando
la programacin de acuerdo a sus prioridades.
Para dicho fin, las Entidades utilizarn el Catlogo nico de Bienes,
Servicios y Obras que administra el OSCE, siendo el rgano
encargado de las contrataciones de la Entidad responsable de esta
actividad.
Los requerimientos sern incluidos en el cuadro de necesidades
que ser remitido al rgano encargado de las contrataciones para
su consolidacin, valorizacin y posterior inclusin en el Plan Anual
de Contrataciones.
Una vez aprobado el Presupuesto Institucional, el rgano
encargado de las contrataciones revisar, evaluar y actualizar el
proyecto de Plan Anual de Contrataciones, sujetndolo a los
montos de los crditos presupuestarios establecidos en el citado
Presupuesto Institucional.
En este punto resaltan las acciones del rgano encargado de las
contrataciones de la Entidad, que tiene a su cargo la recepcin de
los requerimientos en el cuadro de necesidades para consolidarlos,
establecer el valor estimado y luego incluirlos en el Plan Anual de
Contrataciones.
Para efectos de la valorizacin de los requerimientos del rea
usuaria se debe realizar una indagacin de mercado y realizar el
debido
sustento
del
valor
estimado
con
cotizaciones.
Posteriormente, al momento de realizar los actos preparatorios
deber efectuarse el estudio de posibilidades que ofrece el
mercado y este valor estimado no podr ser considerado como una
fuente para el indicado estudio.
Asimismo, la normativa exige que los montos considerados en el
Plan Anual de Contrataciones se sujeten a los montos considerados
para el caso en el Presupuesto Institucional. De encontrarse algn
tipo de diferencia, debe adoptarse las acciones necesarias a fin
que el Plan Anual de Contrataciones no supere el monto previsto
en el presupuesto institucional. Subdireccin de Capacitacin del OSCE

Por otro lado, el artculo 8 del Reglamento de la Ley establece que


el Plan Anual de Contrataciones aprobado estar a disposicin de
los interesados en el rgano encargado de las contrataciones de la
Entidad y en el portal institucional de sta, si lo tuviere. Dicho plan
puede ser adquirido por cualquier interesado al precio equivalente
al costo de reproduccin.
Esta disposicin del reglamento guarda concordancia con el
Principio de Transparencia contemplado en el artculo 4 acpite h)
de la Ley.
El costo de reproduccin nicamente debe ser considerado como
el gasto que incurrir la Entidad en fotocopiar el Plan Anual de
Contrataciones. No se tomar en cuenta otros gastos como
personal, electricidad, gastos administrativos entre otros.
Otra obligacin que contempla la Ley la encontramos en su
artculo 7, el cual dispone que el Expediente de Contratacin
quede bajo custodia del rgano encargado de las contrataciones,
conforme se establezca en el Reglamento.
De otro lado, el artculo 10 del Reglamento establece que el rgano
encargado de las contrataciones tiene a su cargo la custodia y
responsabilidad del Expediente de Contratacin, salvo en el
perodo en el que dicha custodia est a cargo del Comit Especial.
Dicha custodia implica mantener un adecuado sistema de archivo
que permita conservar el expediente de contratacin en buenas
condiciones, por un periodo mucho mayor a diez (10) aos.
Asimismo el Reglamento dispone que el rgano encargado de las
contrataciones de la Entidad es responsable de remitir el
Expediente de Contratacin al funcionario competente para su
aprobacin, de acuerdo a sus normas de organizacin interna.
Previamente deber verificar que efectivamente contiene los
siguientes documentos:
1. Requerimiento acompaado de las caractersticas de los bienes,
servicios y obras plasmados en las especificaciones tcnicas,
trminos de referencia o expediente tcnico, respectivamente. En
el caso de obras adems debe contarse con la viabilidad en el
marco del Sistema Nacional de Inversin Pblica.
2. Estudio de posibilidades que ofrece el mercado, en los trminos
previstos en la normativa sobre contrataciones del Estado.
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3. Disponibilidad presupuestal.
Es sumamente importante que el rgano encargado de las
contrataciones de la Entidad verifique la existencia de los
documentos antes enumerados, pues constituyen elementos
indispensables para la aprobacin del Expediente de Contratacin.

En otras palabras, si la Entidad no cuenta con los documentos


antes citados, resulta legalmente imposible aprobar el expediente
de contratacin.
Por otro lado, en el caso que un proceso de seleccin sea
declarado desierto, la nueva convocatoria deber contar con una
nueva aprobacin del Expediente de Contratacin slo en caso que
haya sido modificado en algn extremo. Esta modificacin se
refiere a cualquier cambio producto del anlisis de las causas que
declararon desierto el proceso de seleccin; como es el caso de la
modificacin de algn extremo de los requisitos tcnicos mnimos,
del valor referencial o de las bases respecto de la convocatoria
anterior.
B. La labor del rgano encargado de las contrataciones en
la determinacin de las caractersticas tcnicas de los
bienes, servicios y obras a contratar
La formulacin de las especificaciones tcnicas deber ser
realizada por el rea usuaria en coordinacin con el rgano
encargado de las contrataciones de la Entidad. Deber evaluarse
en cada caso las alternativas tcnicas y las posibilidades que
ofrece el mercado para la satisfaccin del requerimiento.
Esta evaluacin deber permitir la concurrencia de la pluralidad de
proveedores en el mercado para la convocatoria del respectivo
proceso de seleccin. Por tanto, debe evitarse la inclusin de
requisitos innecesarios cuyo cumplimiento slo favorezca a
determinados postores.
Por tal motivo, el rgano encargado de las contrataciones debe
empezar a elaborar el estudio de posibilidades que ofrece el
mercado inmediatamente despus de recibir el requerimiento.
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Durante la elaboracin del estudio de posibilidades que ofrece el


mercado
Durante la elaboracin del estudio de posibilidades que ofrece el
mercado, el rgano encargado de las Contrataciones tendr la
oportunidad de revisar qu extremos de las caractersticas
tcnicas deben ser objeto de modificacin; de manera tal que la
contratacin se enmarque en los estndares planteados para el
caso por la normativa sobre contratacin pblica vigente.
En esta parte de la fase de actos preparatorios, el rgano
encargado de las contrataciones juega un papel fundamental:
conforme a sus competencias, es el encargado de verificar entre
otros, la pluralidad de potenciales postores a partir de los
requisitos tcnicos mnimos. De no presentarse esta situacin,
deber comunicar inmediatamente al rea usuaria qu extremo de
las especificaciones tcnicas o trminos de referencia deber ser

modificado para evitar que la contratacin se dirija a un solo


proveedor.
Del mismo modo, en este momento el rgano encargado de las
contrataciones podr indicarle al rea usuaria cules sern los
extremos que requieren ser afinados, de modo tal que puedan
escoger las mejores alternativas que ofrece el mercado.
Por ejemplo, en el caso de la compra de bienes, el rea usuaria
podra requerir, de manera involuntaria, una caracterstica que se
encuentra descontinuada en el mercado que ha sido reemplazada
por una ms evolucionada. En este supuesto, en virtud a la
coordinacin dispuesta en la normativa sobre contratacin pblica,
el rgano encargado de las contrataciones de la Entidad est en la
obligacin de indicar al rea usuaria cules son los ajustes que
debe hacer en sus especificaciones, para retirar la caracterstica
descontinuada y considerar aquella que se encuentra vigente en el
mercado.
Precisamente, como ya lo mencionamos anteriormente, el Artculo
11 del Reglamento de la Ley, al ocuparse de las caractersticas
tcnicas de lo que se va a contratar, indica que el rea usuaria es
la responsable de definir con precisin las caractersticas,
condiciones, cantidad y calidad de los bienes, servicios u obras que
requiera para el cumplimiento de sus funciones. Esta actividad
debe desarrollarla de acuerdo a lo indicado en el Artculo 13 de la
Ley.
Asimismo, la citada norma acota que el rgano encargado de las
contrataciones, con la autorizacin del rea usuaria y, como
producto del estudio de las posibilidades que ofrece el mercado,
podr ajustar las caractersticas de lo que se va a contratar.
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Esta norma es consecuente con la coordinacin que debe existir


entre el rea usuaria y el rgano encargado de las Contrataciones
de la Entidad para realizar los ajustes necesarios en los requisitos
tcnicos mnimos; pero no debe perderse de vista que la
responsable final de la determinacin de las caractersticas
tcnicas es el rea usuaria.
Sobre esto ltimo, debe tenerse en consideracin que si el rea
usuaria cuenta con el sustento tcnico necesario para establecer
en su requerimiento una o ms caractersticas que solamente las
cumple un proveedor y que adems se trata de un bien o servicio
que no admite sustituto, entonces corresponde iniciar el trmite
para la exoneracin contemplada en el artculo 20 acpite e) de la
Ley.
Ahora bien, la contratacin de esta eventual exoneracin se
realizar conforme al procedimiento establecido en el artculo 135
del Reglamento de la Ley. Dicha norma establece que la
contratacin del bien, servicio u obra objeto de la exoneracin,
ser realizada por el rgano encargado de las contrataciones de la
Entidad o el rgano designado para el efecto.
En otras palabras, el rgano encargado de las contrataciones de la
Entidad estar a cargo de realizar el procedimiento de
exoneracin, a menos que en el documento que apruebe la misma
se designe a otra dependencia.
C. El fraccionamiento desde el punto de vista del rgano
encargado de las contrataciones de la Entidad
El artculo 19 de la Ley establece que el rgano encargado de las
contrataciones en cada Entidad es responsable en caso del
incumplimiento de la prohibicin a que se refiere dicho artculo.
La norma citada establece la responsabilidad ante un eventual
fraccionamiento el cual consiste segn el artculo 20 del
Reglamento en la prohibicin de dividir una contratacin para dar
lugar al cambio del tipo de proceso de seleccin.
Esta responsabilidad legal obliga al rgano encargado de las
contrataciones de la Entidad a realizar un estricto control de los
requerimientos enviados por las distintas Subdireccin de Capacitacin
del OSCE

1.

2.

3.

4.
5.

reas usuarias a lo largo de un ejercicio presupuestal, a fin de


determinar cules repiten el pedido y podran generar un
fraccionamiento.
Sin perjuicio de esta obligacin legal, debe tenerse en
consideracin que el citado artculo 20 ha considerado supuestos
en los cuales, no obstante encontrarnos ante un caso de
fraccionamiento, la norma ha estimado pertinente tomarlo como
una excepcin. Dichos casos son los siguientes:
Cuando estando acreditada la necesidad en la etapa de
planificacin, la Entidad restringi la cantidad a contratar por no
disponer
a
dicha
fecha
la
disponibilidad
presupuestal
correspondiente; situacin que vara durante la ejecucin del Plan
Anual de Contrataciones al contarse con mayores crditos
presupuestarios no previstos, provenientes de, entre otros,
transferencias de partidas, crditos suplementarios y recursos
pblicos captados o percibidos directamente por la Entidad.
En el caso que con posterioridad a la aprobacin del Plan Anual de
Contrataciones, surja una necesidad extraordinaria e imprevisible
adicional a la programada, la cual deber ser atendida en su
integridad a travs de una contratacin, salvo que respecto de la
contratacin programada aun no se haya aprobado el Expediente
de Contratacin.
Cuando se contrate con el mismo proveedor como consecuencia de
procesos de seleccin con objetos contractuales distintos o en el
caso que concurran procesos de seleccin con contratos
complementarios, exoneraciones o con procesos bajo regmenes
especiales.
Tratndose de una contratacin efectuada a travs del Catlogo de
Convenios Marco.
En caso se requiera propiciar la participacin de las microempresas
y pequeas empresas, en aquellos sectores donde exista oferta
competitiva, siempre que sus bienes, servicios y obras sean de la
calidad necesaria para que la Entidad se asegure el cumplimiento
oportuno y los costos sean razonables en funcin a las condiciones
del mercado.
Es muy importante que el rea usuaria, rgano encargado de las
contrataciones, rgano de control institucional, rea legal y dems
dependencias de la Entidad encargadas de Subdireccin de
Capacitacin del OSCE

analizar la existencia de fraccionamiento conozcan claramente


estas excepciones, a fin de evitar retrasos en la contratacin
programada por la Entidad.
As por ejemplo, si un rea usuaria que fue creada luego de la
aprobacin del Plan Anual de Contrataciones, realiz durante 10
meses en el ao hizo la compra de tner para sus impresoras, a
razn de S/ 1,000.00 (Un mil con 00/100 nuevos soles) en cada
compra; no se configura fraccionamiento porque la contratacin no
fue dividida para cambiar de tipo de proceso de seleccin.
En efecto, en el caso antes sealado, la contratacin para todo el
ao de tner para dicha rea usuaria asciende a la suma de S/
10,000.00 (Diez mil con 00/100 nuevos soles). Dicha contratacin
se encuentra fuera de un proceso de un seleccin en virtud al
acpite h) del numeral 3.3 del artculo 3 de la Ley.
En cambio, si la compra de tner hubiera sido por una suma mayor
a tres (3) UIT, se hubiera configurado el fraccionamiento, pues se
dividi la contratacin para evitar realizar el proceso de seleccin
que corresponde.
Un tpico caso de fraccionamiento lo encontramos cuando por
ejemplo, se pretende comprar medicamentos para todo el ao
pero se divide la contratacin, y se requiere mensualmente los
medicamentos necesarios para cubrir la necesidad de los prximos
treinta das.
D. El rgano encargado de las contrataciones y su labor en
la determinacin del valor referencial
El rgano encargado de las contrataciones de la Entidad tiene bajo
su competencia tambin la determinacin del estudio de
posibilidades que ofrece el mercado. Al respecto, debe tenerse en
consideracin que, al elaborar el citado estudio, el referido rgano
determinar lo siguiente:
1. El valor referencial.
2. La existencia de pluralidad de marcas y/o postores.
3. La posibilidad de distribuir la Buena Pro.
4. Informacin que pueda utilizarse para la determinacin de los
factores de evaluacin, de ser el caso. Subdireccin de
Capacitacin del OSCE

5. La pertinencia de realizar ajustes a las caractersticas y/o


condiciones de lo que se va a contratar, de ser necesario.
6. Otros aspectos necesarios que tengan incidencia en la
eficiencia de la contratacin.
Asimismo, la normativa sobre contratacin pblica obliga que el
indicado estudio tome en cuenta presupuestos y cotizaciones
actualizados. Estos debern provenir de personas naturales o
jurdicas que se dediquen a actividades materia de la convocatoria,
incluyendo fabricantes cuando corresponda; o a travs de portales
y/o pginas Web, catlogos, entre otros. Deber emplearse como
mnimo dos (2) fuentes.
Es importante que los funcionarios y servidores del rgano
encargado de las contrataciones de la Entidad conozcan que,
cualquiera fuera el nmero de cotizaciones que hayan conseguido,
nicamente poseen una fuente y que slo de manera excepcional
podrn elaborar un estudio de posibilidades que ofrece el mercado
con una sola fuente.
La normativa establece que tambin tomar en cuenta, cuando la
informacin est disponible, los precios histricos, las estructuras
de costos, las alternativas existentes segn el nivel de
comercializacin, los descuentos por volmenes, la disponibilidad
inmediata de ser el caso, las mejoras en las condiciones de venta,
las garantas y otros beneficios adicionales, as como tambin la
vigencia tecnolgica del objeto de la contratacin de las Entidades.
Para la determinacin del valor referencial, el rgano encargado de
las contrataciones est facultado para solicitar el apoyo que
requiera del rea usuaria, la que estar obligada a brindarlo bajo
responsabilidad.
E. Suscripcin del contrato
Otra importante labor que el rgano Encargado del as
Contrataciones tiene a su cargo es precisamente la suscripcin de
los contratos una vez que la buena pro ha quedado consentida o
administrativamente firme.
Cuando la buena pro del proceso de seleccin ha quedado
consentida o administrativamente firme, el Comit Especial debe
entregar el expediente del proceso Subdireccin de Capacitacin del
OSCE

de seleccin al rgano encargado de las contrataciones de la


Entidad a fin que el mismo pueda citar al contratista para la firma
del contrato.
El procedimiento para la firma de contrato se realizar conforme a
lo previsto por la normativa, teniendo en cuenta el objeto y tipo de
proceso convocado.
III. El Comit Especial
A. Definicin
Antes de definirlo, les presentamos el siguiente caso: Una
institucin especializada en oftalmologa, saturada por la cantidad
de pacientes, obtuvo el presupuesto para construir algunos
consultorios adicionales y otros ambientes necesarios. Cuando su
director, acompaado de sus asesores, estuvo seguro de que
estaban dadas las condiciones para iniciar el proceso de
contratacin de la obra, design a tres mdicos oftalmlogos para
que integren el Comit Especial.
Su presidente, tan pronto recibi el Expediente de Contratacin,
convoc a sus colegas para elaborar las bases administrativas y,
cuando empezaron a analizar la informacin que se les haba
proporcionado, quedaron sorprendidos por la cantidad de
documentos que estaban contenidos en dos archivos voluminosos.
Al observar el contenido encontraron, entre otros datos, la
memoria descriptiva, las partidas, los metrados, el anlisis de
precios unitarios y los planos de la futura edificacin.
Cerraron los tomos, los ataron en un paquete conforme les haban
entregado y subieron a la oficina del director quien estaba
imaginando cmo se vera la placa de bronce grabada con la
inscripcin Pabellones construidos en la gestin del Dr. ., pero
su pensamiento fue interrumpido por la llamada de su secretaria
que le anunci la presencia de los miembros del Comit Especial
de la obra. Que pasen, dijo, un poco irritado. Entonces
ingresaron.
El presidente del Comit Especial coloc los files del expediente tcnico
en el escritorio del director, los abri y ubic las pginas que contenan
las partidas y metrados, adems de las que contenan los planos y habl:
Seor director qu somos nosotros? Oftalmlogos, lo mximo en
aspectos de la visin y, sealando los documentos, continu, pero en
este caso no la vemos[3]. Subdireccin de Capacitacin del OSCE
Este caso nos permite reconocer que el nico criterio que debera
tomarse en cuenta para constituir un Comit Especial es el conocimiento
y experiencia de las personas elegidas, tanto en la naturaleza del bien,
del servicio o de la obra

El Comit Especial
A. Definicin
Antes de definirlo, les presentamos el siguiente caso: Una
institucin especializada en oftalmologa, saturada por la cantidad
de pacientes, obtuvo el presupuesto para construir algunos
consultorios adicionales y otros ambientes necesarios. Cuando su
director, acompaado de sus asesores, estuvo seguro de que

estaban dadas las condiciones para iniciar el proceso de


contratacin de la obra, design a tres mdicos oftalmlogos para
que integren el Comit Especial.
Su presidente, tan pronto recibi el Expediente de Contratacin,
convoc a sus colegas para elaborar las bases administrativas y,
cuando empezaron a analizar la informacin que se les haba
proporcionado, quedaron sorprendidos por la cantidad de
documentos que estaban contenidos en dos archivos voluminosos.
Al observar el contenido encontraron, entre otros datos, la
memoria descriptiva, las partidas, los metrados, el anlisis de
precios unitarios y los planos de la futura edificacin.
Cerraron los tomos, los ataron en un paquete conforme les haban
entregado y subieron a la oficina del director quien estaba
imaginando cmo se vera la placa de bronce grabada con la
inscripcin Pabellones construidos en la gestin del Dr. ., pero
su pensamiento fue interrumpido por la llamada de su secretaria
que le anunci la presencia de los miembros del Comit Especial
de la obra. Que pasen, dijo, un poco irritado. Entonces
ingresaron.
El presidente del Comit Especial coloc los files del expediente tcnico
en el escritorio del director, los abri y ubic las pginas que contenan
las partidas y metrados, adems de las que contenan los planos y habl:
Seor director qu somos nosotros? Oftalmlogos, lo mximo en
aspectos de la visin y, sealando los documentos, continu, pero en
este caso no la vemos[3]. Subdireccin de Capacitacin del OSCE

Este caso nos permite reconocer que el nico criterio que debera
tomarse en cuenta para constituir un Comit Especial es el conocimiento
y experiencia de las personas elegidas, tanto en la naturaleza del bien,
del servicio o de la obra como en asuntos legales propios de la
contratacin pblica. Optar por esta alternativa, siempre ser
beneficioso, porque se minimizar los riesgos de adquirir productos o
servicios indeseables as como la posibilidad de impugnaciones y de
causas de nulidad del proceso de seleccin.
La normativa que rige las contrataciones del Estado estipula que el
Comit Especial es el rgano facultado para elaborar las bases
administrativas y conducir el proceso de seleccin, desde su
convocatoria hasta su culminacin con el consentimiento de la buena pro
o su cancelacin.
Est integrado por tres miembros y su designacin est a cargo del
Titular de la Entidad o de otro funcionario a quien el primero le haya
delegado esa funcin. Sus integrantes debern estar identificados con
nombre propio y con indicacin expresa de la persona que lo presidir.
Igualmente, deber nominarse tantos suplentes como titulares se haya
designado..
El Comit Especial puede ser designado para un proceso en particular
(ad hoc) o para ms de uno (permanente). Esta ltima designacin slo
es posible en adjudicaciones directas y de menor cuanta.
El encargo para desempear la funcin del comit especial es
irrenunciable[1].
B. Requisitos legales para conformar el Comit Especial
La designacin debe realizarse mediante documento escrito firmado
por el Titular de la Entidad o por el funcionario a quien se hubiese
delegado tal facultad. Puede ser para ms de un proceso de
seleccin.
Debe designarse tres personas, nominadas con nombre propio y la
indicacin expresa de quien ejercer como presidente. En el
mismo documento deber precisarse el nombre de los suplentes y
su respectiva correspondencia con los titulares para el caso de
reemplazo.
Subdireccin de Capacitacin del OSCE

Uno de los miembros debe pertenecer al rea usuaria, otro a


Logstica y cualquiera de los miembros debe tener conocimiento
tcnico sobre el objeto de la convocatoria.
Si en la Entidad no existe un entendido en el objeto de la convocatoria,
se deber contratarlo en calidad de experto independiente[4].
Asimismo, mediante convenio, ste puede provenir de otra entidad
pblica, en cuyo caso se requiere autorizacin del Titular de esta ltima.
No pueden ser miembros del Comit Especial: el Titular de la
Entidad; los funcionarios que ejerzan funciones de control o
fiscalizacin, excepto personal del rgano de control interno
cuando ste sea el rea usuaria; los funcionarios que hayan
aprobado el Expediente de Contratacin o las bases, o que tengan
que resolver el recurso de apelacin del proceso en curso; y los
funcionarios que en su calidad de miembros de un Comit Especial
hubieren
sido
sancionados
por
resolucin
debidamente
fundamentada.
Dejar de ser miembro del Comit Especial quien sea sancionado
con posterioridad a su designacin.
Si el proceso de seleccin se llevara a cabo con las disposiciones
contenidas en el Decreto Legislativo N 0782009, el Comit
Especial debe ser designado en un plazo mximo de dos (02) das
despus de haberse aprobado el Expediente de Contratacin.
C. Cambio de los miembros del Comit Especial
Los miembros del Comit Especial slo podrn ser cambiados por
razones de caso fortuito o fuerza mayor; es decir, por situaciones
naturales o humanas que hagan imposible el cumplimiento de su
funcin, tales como enfermedad, muerte, culminacin del contrato,
cese en las funciones, entre otros.
La remocin deber hacerse mediante decisin escrita y motivada.
En el documento de remocin se nombrar su reemplazo.
D. Reemplazo por los suplentes Subdireccin de Capacitacin del
OSCE

En caso de ausencia del miembro titular, por causas imprevistas,


ser reemplazado por uno de los suplentes de manera definitiva.
Adems, deber evaluarse el motivo de la ausencia para
determinar responsabilidades, si fueran justificadas. Previa
autorizacin, quien fuera titular, podr ocupar el cargo de miembro
suplente.
E. Tipos de Comit Especial
1. Permanente
Es nominado para que lleven a cabo las adjudicaciones
directas y las de menor cuanta que se vayan a convocar en
el curso del ao.
2. Ad Hoc (para un proceso especfico)
Se lo nombra para que lleven a cabo una licitacin pblica o
un concurso pblico. En adjudicaciones directas y de menor
cuanta puede designarse uno cuando sea necesario.
F. Derechos del Comit Especial
Sus miembros tienen derecho a ser notificados con su nominacin, y
su presidente, a recibir el Expediente de Contratacin
debidamente aprobado.
Pueden realizar consultas acerca del contenido del Expediente de
Contratacin, realizar observaciones y sugerir modificaciones. Si
se aceptara esto ltimo, es necesario que el Expediente de
Contratacin vuelva a aprobarse.
El Comit Especial tiene la facultad de exigir la colaboracin de
cualquier oficina orgnica de la Entidad para el mejor desempeo
de sus actividades.
Tiene derecho a su plena autonoma como correlato de la
responsabilidad que se le asigna.
Puede proponer las modificaciones del contenido del Expediente de
Contratacin, aunque su aprobacin deber realizarlas la misma
autoridad que lo aprob.
Puede observar el valor referencial y comunicar dicha situacin a la
oficina de Logstica. Si esta la acepta debe ser aprobado por el
funcionario que dio visto bueno al Expediente de Contratacin y
solicitarse la certificacin presupuestal.

Subdireccin de Capacitacin del OSCE

Sus miembros no pueden ser removidos de sus cargos; salvo por


caso fortuito, fuerza mayor o falta grave debidamente acreditada.
En la realidad, la mayora de personas que conforman un Comit
Especial pocas veces son expertos en asuntos de contratacin; por
lo que resulta natural que se les haya dado la facultad de exigir la
asesora de cualquier otro rgano, funcionario o servidor de la
Entidad a efectos de llevar correctamente el trabajo que se le ha
encomendado.
Por otro lado, es lgico suponer que una gran responsabilidad
tenga como correlato la autonoma en el ejercicio de sus funciones.
La tentacin de seducir o presionar al Comit Especial por parte
de diversas personas interesadas en el negocio que va implcito en
todo proceso de seleccin, siempre estar presente. La razn
reside en que finalmente, en las manos de ste, de algn modo
est la adjudicacin de contratos, cuyos montos van desde unos
pocos miles a varios millones de nuevos soles. En ese sentido, el
Comit Especial tiene que gozar de autonoma e independencia;
pero tambin es su deber hacerla respetar, de otro modo no podr
alegar violacin de su fuero, sino que se habr convertido en
cmplice de las acciones ilcitas.
G. Deberes y responsabilidades del Comit Especial
El da siguiente de su designacin, el presidente del Comit Especial
debe convocar a los dems miembros para su instalacin.
Elaborar las bases administrativas del proceso de seleccin.
Conducir el proceso de seleccin hasta su culminacin.
Tomar decisiones con la presencia de todos sus miembros, ninguno
de los cuales puede abstenerse de emitir su voto. Los acuerdos
pueden ser unnimes o por mayora.
Sus decisiones deben constar en actas.
La responsabilidad por las decisiones tomadas alcanza a todos y
cada uno de los miembros; salvo que alguno de ellos haya votado
en contra.
Guardar la confidencialidad de la informacin contenida en el
Expediente de Contratacin y

Guardar la confidencialidad de la informacin contenida en el


Expediente de Contratacin y de las propuestas de los postores;
en tanto no se hubiesen abierto o hecho pblicas para su
evaluacin en la fecha y hora previstas en el calendario del
proceso de seleccin. Una vez producido este evento, cesa el
deber de confidencialidad
Subdireccin de Capacitacin del OSCE

y aparece el de transparencia, en virtud del cual se deber permitir


que cualquier postor revise toda la informacin generada en el
transcurso del proceso de contratacin.
Advertencia! El comit especial, de oficio por cuenta propia no
puede modificar las bases.
H. El Comit Especial tambin es responsable de los
requisitos mnimos
Las normas que regulan las contrataciones del Estado no
establecen responsabilidad del Comit Especial respecto de los
requisitos mnimos; pero s los rganos de control. Los auditores
sustentan su posicin en dos criterios: el primero tiene su origen
en las Normas de Auditora Gubernamental (NAGU), segn las
cuales, los funcionarios y servidores pblicos deben desempear
sus funciones con la debida diligencia, cuyo concepto, sumamente
amplio y de apreciacin subjetiva, alcanza para responsabilizar a
cualquier persona que haya tenido alguna vinculacin con el
procedimiento de contratacin. El segundo, tiene que ver con la
conformacin del Comit Especial, que por mandato legal debe
tener entre sus miembros, por lo menos, un experto en el objeto
del contrato.
I. Funciones del Comit Especial
Elaborar las bases administrativas del proceso de seleccin.
Llevar a cabo el proceso de seleccin desde su convocatoria hasta su
culminacin, que ocurre en los siguientes supuestos: con la confirmacin
de la buena pro, cancelacin del proceso, el postor ganador renuncie a la
buena pro por causas atribuibles a la entidad y cuando no se firme el
contrato por razones de recorte presupuestal especficas para el proceso
o porque haya desaparecido la necesidad[5].
A primera vista, las funciones parecen sencillas; sin embargo,
ambas requieren conocimiento y experiencia en logstica y en
las normas que regulan las contrataciones del Estado; pues,
aunque se les provee de determinada informacin, est en sus
manos completarla hasta convertirla en una oferta vlida,
firme, seria y, sobre todo, para los fines buscados.
El ejercicio de la labor como miembro de un Comit Especial
implica necesariamente el conocimiento de los derechos y
deberes; los primeros para exigirlos y los otros para cumplirlos.
Subdireccin de Capacitacin del OSCE

J. Fuentes de informacin para elaborar las bases


administrativas
Si asumimos que las bases, esencialmente, estn estructuradas en
tres partes principales: reglas del proceso de seleccin, requisitos
mnimos y factores de evaluacin, el Comit Especial recurrir a
las siguientes fuentes de informacin:
1. Reglas del proceso de seleccin y ejecucin del
contrato
La fuente de informacin principal son las bases
estandarizadas publicadas por el OSCE, en las que se ha
sistematizado las reglas fijadas en el Reglamento que son
aplicables a los procesos de seleccin. A ellas deben
aadirse la informacin propia de la institucin y la que
consta en el Expediente de Contratacin.
2. Requisitos mnimos
La fuente de informacin es el Expediente de Contratacin y
las normas legales que regulan el objeto del proceso de
seleccin.
3. Factores de evaluacin
La fuente de informacin es el Reglamento; pero el aporte de
la experiencia de los miembros del Comit Especial es
fundamental. En realidad, los factores de evaluacin
constituyen el nico aporte real del Comit Especial y de los
cuales es el nico responsable.
A continuacin les presentamos el siguiente caso:
Un organismo pblico necesitaba adquirir agua para el consumo de
sus servidores y funcionarios. El pedido estimado fue de 50000
litros para un ao. Con esta informacin, la oficina de logstica
realiz el estudio de mercado y solicit cotizaciones.
Las respuestas recibidas fueron diversas: algunas compaas
cotizaron por botellas de 650 ml, otras por envases de litro y otras
por envases de veinte litros. En este momento, se dieron cuenta,
en la entidad, de que haca falta definir el tamao del envase y
decidieron adquirir el lquido en botellas de 650 ml. Subdireccin de
Capacitacin del OSCE

Al revisar la informacin recibida de los proveedores que cotizaron


el volumen elegido, encontraron que uno de ellos haba ofrecido un
precio bastante cmodo y decidieron que ese sera el valor
referencial. Cuando, a criterio de la oficina de logstica, el
expediente de contratacin estaba completo, pidieron su
aprobacin y la obtuvieron sin contratiempos, pues al fin y al cabo
se trataba de comprar agua.
El Comit Especial, luego de recibir el Expediente de Contratacin
aprobado y sin hacer ningn reparo a su contenido, elabor las
bases. Una vez obtenida su conformidad, public la convocatoria
en el SEACE. Pas la etapa de consultas y observaciones; no
producindose ninguna de ellas. Este hecho fue considerado como
un sntoma de un proceso ejemplar; de modo que slo caba
esperar la fecha de presentacin de ofertas en las que, estaban
seguros, tendran una buena ruma de sobres y otra de muestras,
estas ltimas pedidas para asegurar la calidad del producto.
En la fecha prevista para la presentacin de propuestas y al cierre
del horario establecido, slo haba una oferta y una muestra; la
misma que, luego de una rpida mirada, fue descalificada. Los
evaluadores consideraron que el producto no reuna las
caractersticas de calidad, entre ellas, el registro sanitario:
Procedieron a redactar el acta del resultado, que incluy la
declaratoria de desierto del proceso de seleccin.
Posteriormente se comunicaron con los distribuidores de agua de
marcas conocidas, con la finalidad de conocer las razones de su
ausencia en el proceso. Ellos les dijeron que el valor referencial no
representaba el costo de mercado.
Dos das despus, cuando en la oficina del rgano de control
interno se acab el bidn de agua, pidieron su reemplazo; pero en
la oficina de logstica les comunicaron que no disponan del
producto. Asimismo les precisaron que el proceso para adquirirlo
se haba declarado desierto por falta de postores; pero que no se
preocuparan, porque en tres das, como mximo, tendran el
preciado lquido en envases individuales para saciar su sed.
Esta respuesta llam la atencin de los auditores, quienes
solicitaron una aclaracin acerca de los envases individuales. La
respuesta fue que se iba a comprar agua en botellas de 650 ml.
Subdireccin de Capacitacin del OSCE

Al da siguiente, la oficina de Administracin recibi un


memorando, en el que se les peda que justifiquen la razn de
comprar agua en el envase antes citado; pues lo comn y
razonable es que se adquiriera en recipientes de 20 litros, como se
haca normalmente y cuyo costo, adems, era mucho menor.
La oficina de Administracin, advertida del error, solicit al Titular
de la Entidad la declaratoria de nulidad del proceso de seleccin.
La obtuvo, pero previa llamada de atencin y cuando la registaron
en el SEACE, encontraron que el postor descalificado haba
presentado un recurso de apelacin, porque consideraba que las
razones expuestas para rechazar su oferta (carencia de registro
sanitario) no estaba previsto en las bases, de modo que no hubo
ms remedio que esperar la ratificacin de la nulidad, previo
trmite de la impugnacin.
Qu fall en este proceso de seleccin? En primer lugar, la oficina
de logstica (OEC) no hizo un trabajo logstico, sino uno de
aprovisionamiento; es decir, se limit a procesar un pedido sin
importar el porqu ni para qu. Una necesidad de este tipo debi
haber sido parte de las decisiones estratgicas de la institucin
representada en la optimizacin de los recursos humanos. Se
habra previsto, entonces, la compra del agua necesaria para el
personal de la Entidad, as como la cantidad, la calidad, la forma
de presentacin, las condiciones sanitarias, entre otros datos que
habran servido para que el requerimiento de compra sea un
pedido bien elaborado.
De otro lado, la oficina de logstica (OEC) al no haber realizado una
correcta gestin del pedido (tamao de envase y condiciones
sanitarias) llev a cabo un deficiente estudio de mercado, lo que
gener un valor referencial subvalorado; es decir, el Expediente de
Contratacin no fue elaborado de manera correcta.
A su turno, el rgano encargado de conducir el proceso de
seleccin no hizo ninguna evaluacin del Expediente de
Contratacin, no se percat de sus deficiencias y traslad su
contenido al texto de las bases, las que, debido a la ausencia de
consultas y observaciones, estaban irremediablemente viciadas de
nulidad.
Este ejemplo sencillo ilustra tres aspectos fundamentales de los
actos preparatorios del proceso de contratacin pblica, de cuya
calidad depende, finalmente, el resultado buscado; pues un
Expediente de Contratacin bien elaborado garantiza la calidad
de los productos que se va a contratar, las condiciones de la
transaccin comercial y el precio Subdireccin de Capacitacin del
OSCE

correcto; asimismo, un Comit Especial, elegido sobre la base de


criterios tcnicos, permitir que las bases administrativas sea
un texto coherente y objetivo que promueva un proceso de
seleccin transparente.
[1] Art. 20 de la Ley y 27 al 34 del Reglamento.
[2] Art. 34 del Reglamento.
[3] Esta ancdota es contada por el Ing. Miguel Salinas Seminario, consultor
de obras y expositor en temas de contratacin pblica.
[4] Art. 28 del Reglamento.
[5] Art. 27 del Reglamento.

OTRO MANUAL

ENAMM MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL AREA DE ABASTECIMIENTO Y


SERVICIOS
1. OBJETIVO Establecer las normas complementarias que regulen los procedimientos
institucionales de adquisiciones de bienes y contrataciones de servicios, de conformidad con la
Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado y su Reglamento, determinando las
responsabilidades de las diferentes Unidades Orgnicas que intervienen en su ejecucin. 2.
ALCANCE Las normas y procedimientos establecidos en la presente Directiva deben ser
aplicadas y cumplidas obligatoriamente por la Direccin, Jefatura de Administracin, el Area de
Abastecimiento y Servicios y el Area de Presupuesto, as como por la Oficina de Asesora
Legal, y todas las Unidades Orgnicas que intervengan en los procesos. Los funcionarios y
servidores de las Unidades Orgnicas que participan en la ejecucin de los diferentes procesos
para las adquisiciones y contrataciones de bienes y servicios, son responsables de la aplicacin y
cumplimiento de las disposiciones legales, administrativas, tcnicas y de control, que los
regulan. Cuando esta Directiva mencione la palabra Ley, se entender que se refiere al Texto
nico Ordenado de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado aprobado mediante
Decreto Supremo N 083-2004-PCM y la palabra Reglamento, al Reglamento del Ley aprobado
por Decreto Supremo N 084-2004-PCM. 3. MODIFICACIONES Y ACTUALIZACIONES
La presente Directiva podr ser modificada y actualizada por efectos de la evaluacin peridica
de su aplicacin, para lo cual las Unidades Orgnicas vinculadas a los referidos procesos
presentarn la correspondiente propuesta fundamentada a la Jefatura de Administracin, la que
una vez evaluada ser remitida a la Unidad de Organizacin y Sistemas para la modificacin
respectiva y trmite de aprobacin. 4. DISPOSICIONES GENERALES 4.1. rganos y
Funcionarios Responsables de la Entidad Para efectos de la aplicacin de la presente
Directiva en concordancia con la Ley y su Reglamento se considera: - EL Titular del Pliego, la
mxima autoridad administrativa y ejecutiva, que es el Presidente Ejecutivo. - EL rgano
Responsable, de conducir y coordinar la formulacin del proyecto del Plan Anual de
Adquisiciones y Contrataciones y de efectuar las contrataciones y adquisiciones, es la
Direccin. - EL rgano de Apoyo Responsable, de formular el Plan Anual de Adquisiciones y
Contrataciones y supervisar los procesos de seleccin y adquisicin, es la Jefatura de
Administracin. - Los Comits Especiales designados para cada caso, y el Comit Especial
Permanente de Adjudicaciones Directas y de Menor Cuanta. Manual de Procedimientos del
Area de Abastecimiento ENAMM MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL AREA DE
ABASTECIMIENTO Y SERVICIOS

4.2. Programacin de las Adquisiciones y Contrataciones Dentro de los montos, mrgenes y


cantidades aprobados en el Presupuesto Institucional, la Jefatura de Administracin, dentro de
su funcin de programacin y evaluacin de adquisiciones, a travs de el Area de
Abastecimiento y Servicios, deber consolidar y valorizar las necesidades de bienes y servicios,
que cada una de las dependencias de Protransporte le presentarn en funcin a sus respectivas
metas, sealando sus prioridades, la oportunidad de contratacin o adquisicin y un perfil
genrico de las especificaciones tcnicas. Sobre la base del anlisis de la informacin recibida,
del estudio de las posibilidades del mercado y de la disponibilidad de recursos humanos y
materiales de la Institucin, la Jefatura de Administracin, por intermedio de el Area de
Abastecimiento y Servicios y el Area de Presupuesto y en coordinacin con las dependencias
usuarias, elaboraran el proyecto del Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones, el que
deber contener, cuando menos, lo siguiente: a) El objeto de la contratacin o adquisicin. b) La
descripcin de los bienes y servicios a adquirir o contratar. c) El valor estimado de la
contratacin o adquisicin. d) El tipo de proceso que corresponde al valor estimado y al objeto.
e) La fuente de financiamiento. f) Tipo de moneda. g) Los niveles de centralizacin o
desconcentracin de la facultad de adquirir o contratar. h) Las fechas probables de las
convocatorias de los procesos de seleccin planificados. El Plan Anual considerar todas las
adquisiciones y contrataciones con independencia del rgimen que las regule. Sern incluidas en
el Plan Anual las Adjudicaciones de Menor Cuanta cuyas adquisiciones y contrataciones
puedan ser programadas. El Gerente de Administracin y Finanzas presentara el proyecto del
Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones al Gerente General, quien lo derivara a la Oficina
de Asesora Legal el proyecto de resolucin respectivo para su visacin y trmite de aprobacin
por el Titular del Pliego. El Plan Anual deber ser aprobado dentro de los treinta (30) das
naturales siguientes de aprobado el Presupuesto Institucional y deber estar en concordancia con
el monto asignado conforme a las leyes presupuestales para el ejercicio anual a ejecutarse. La
Jefatura de Administracin es la responsable de preparar la documentacin necesaria, a fin de
que el Plan Anual aprobado sea difundido conforme lo establece el Artculo 26 del
Reglamento. Solo se podr convocar y efectuar las licitaciones pblicas, concursos pblicos,
adjudicaciones directas y adjudicaciones de menor cuanta que hayan sido previamente
programadas y se encuentren incluidas en el Plan Anual. 4.3. Adquisiciones y Contrataciones
no incluidas en el Plan Anual
Las licitaciones pblicas, concursos pblicos y adjudicaciones directas no contenidos en el Plan
Anual de Adquisiciones y Contrataciones, sern incluidas en el proceso de modificaciones,
previo informe tcnico sustentatorio de la Unidad Orgnica solicitante, Manual de
Procedimientos del Area de Abastecimiento ENAMM MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
DEL AREA DE ABASTECIMIENTO Y SERVICIOS

el valor referencial y el tipo de proceso determinado por el especialista en adquisiciones y con la


opinin de disponibilidad presupuestal de el Area de Presupuesto. El Titular del pliego o el
funcionario en quien este delegue esta atribucin mediante resolucin expresa, aprobar las
modificaciones del PAAC. La Jefatura de Administracin es la responsable de disponer la
preparacin de la documentacin necesaria para la inclusin y exclusin de procesos en el Plan
Anual de Adquisiciones y Contrataciones, de conformidad con la asignacin presupuestal o en
el caso de reprogramacin de las metas institucionales. La modificacin del Plan Anual se
realizar de conformidad con lo dispuesto en el artculo 27 del Reglamento. 4.4. Determinacin
del Proceso de Seleccin La Jefatura de Administracin en coordinacin con la dependencia
usuaria y en el marco del Artculo 78 del Reglamento, determinar el proceso de seleccin
aplicable para la adquisicin o contratacin de bienes y servicios, segn corresponda. 4.5. Valor
Referencial El Gerente de Administracin y Finanzas, a propuesta de los Especialistas de
Adquisiciones Nacionales e Internacionales aprobar el valor referencial debidamente
sustentado para los procesos de Licitacin Pblica y Concurso Pblico. En el caso de los
procesos por tems, el valor referencial de cada tem no ser inferior a una (1) Unidad
Impositiva Tributaria vigente al momento de la transaccin de conformidad con lo dispuesto en
el inciso g) del numeral 2.3 del artculo 2 de la Ley. El Gerente de Administracin y Finanzas, a
propuesta de los Especialistas de Adquisiciones Nacionales e Internacionales aprobar el valor
referencial debidamente sustentado para los procesos de Adjudicaciones Directas Pblicas y
Selectivas y Adjudicaciones de Menor Cuanta. En los procesos de Adjudicaciones Directas
Selectivas y Pblicas y Adjudicaciones de Menor Cuanta cuya modalidad sea por tem, el valor
referencial de cada tem no ser inferior a una (1) Unidad Impositiva Tributaria. Los tems
menores a una (1) Unidad Impositiva Tributaria sern programados como compras o
contrataciones directas sern aprobadas por el Gerente general, a propuesta de la Jefatura de
Administracin (Especialista en Adquisiciones). Para la determinacin de los valores
referenciales deber tomarse en consideracin los recursos previstos en el presupuesto y los
resultados de los estudios o sondeos sobre los precios que ofrece el mercado. El valor
referencial y el sustento respectivo sern puestos en conocimiento de los Comits Especiales
respectivos, los que podrn observarlos y solicitar su revisin a la Jefatura de Administracin El
valor referencial se calcular incluyendo todos los tributos, seguros, transporte, inspecciones,
pruebas y de ser el caso los costos laborales respectivos, conforme a la legislacin vigente, as
como cualquier otro concepto que le sea aplicable y que pueda incidir sobre el valor de los
bienes y otros segn los Artculos 32, 33 y 35 del Reglamento. No debern tener una
antigedad mayor a dos (2) meses. 4.6. Confidencialidad de las Propuestas Manual de
Procedimientos del Area de Abastecimiento ENAMM MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
DEL AREA DE ABASTECIMIENTO Y SERVICIOS

Los integrantes del Comit Especial, del Comit Especial Permanente de Adjudicaciones
Directas y Menor Cuanta, el Gerente de Administracin Y Finanzas asi como los Especialistas
y Asistentes en Adquisiciones, son los responsables de velar por la confidencialidad de las
propuestas y/o cotizaciones presentadas por los postores, debiendo evitar que la informacin de
los procesos sea transmitida a personas ajenas a los mismos. 4.7. Responsables de la
conduccin de los Procesos de Seleccin La ejecucin de los procesos de seleccin estar a
cargo de: - El Comit Especial, para los casos de Licitaciones Publicas y Concursos Pblicos. El Comit Especial Permanente de Adjudicaciones Directas y Menor Cuanta, para los casos de
Adjudicaciones Directas Pblicas y Selectivas, y las Adjudicaciones de Menor Cuanta
programables. - La Jefatura de Administracin, para los casos de adquisiciones o contrataciones
cuyos montos en cada caso, sean iguales o inferiores a una Unidad Impositiva Tributaria (UIT),
vigente al momento de la transaccin. A requerimiento del Comit Especial o del Comit
Especial Permanente, la Jefatura de Administracin designar un Notario para los actos pblicos
que requieran los procesos. Constitucin del Comit Especial El Comit Especial para los
procesos de Licitaciones Publicas y Concursos Publicas ser designado por Resolucin del
Presidente Ejecutivo, a propuesta del Gerente General, con cargo a dar cuenta al Directorio,
segn el artculo 43 del Reglamento. Para tal efecto, la Jefatura de Administracin, en el marco
del artculo 41 del Reglamento, coordinara con las reas tcnicas correspondientes a fin de que
estas propongan la participacin de personal idneo como miembros Tcnicos titulares y
suplentes de los respectivos Comits. La designacin puede ser para ms de un proceso siempre
que as lo establezca expresamente la Resolucin. En caso del proceso de seleccin para la
adquisicin y contratacin de bienes y servicios especializados, el Comit Especial deber estar
conformado par uno o ms especialistas en el objeto de la convocatoria, de la misma Entidad u
otra Entidad, pudiendo ser un experto independiente. Constitucin del Comit Especial
Permanente de Adjudicaciones Directas y Menor Cuanta El Comit Especial Permanente
para los procesos de Adjudicaciones Directas Pblicas y Selectivas y Adjudicaciones de Menor
Cuanta ser designado por Resolucin del Presidente Ejecutivo, a propuesta del Gerente
General. En casos de Adjudicaciones Directas Pblicas y Selectivas para la contratacin y
adquisicin de bienes y servicios altamente sofisticados, el Comit Especial Permanente deber
incorporar profesionales especializados que sern designados por el Gerente General, a
propuesta de la Jefatura de Administracin, conforme a lo dispuesto en el Artculo 41 del
Reglamento. Manual de Procedimientos del Area de Abastecimiento ENAMM MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS DEL AREA DE ABASTECIMIENTO Y SERVICIOS

El Comit Especial estar conformado por tres (3) o cinco (5) integrantes titulares con igual
nmero de suplentes. Cualquier suplente puede sustituir a un titular por ausencia de este ltimo,
siempre y cuando se respete la conformacin establecida. Una vez que el miembro titular ha
sido reemplazado por el miembro suplente ya no podr reincorporarse al proceso de seleccin.
De la recepcin de propuestas por el Comit Especial Permanente para Adjudicaciones
Directas En los casos de Adjudicaciones Directas Selectivas, las propuestas de los postores
sern obligatoriamente ingresadas en sobre debidamente selladas a travs de la Recepcin y
derivadas directamente al Comit Especial Permanente, organismo autnomo y responsable de
estos tipos de procesos. En el caso de Adjudicaciones de Menor Cuanta, las propuestas tambin
sern obligatoriamente ingresadas en sobre debidamente selladas a travs de la Recepcin y
derivadas directamente al Comit Especial Permanente por el postor o remitidas va fax o correo
electrnico. De las funciones del Comit Especial y del Comit Especial Permanente El
Comit Especial y el Comit Especial Permanente son los responsable de llevar adelante el
proceso de seleccin respectivo y tienen a su cargo la organizacin, conduccin y ejecucin de
la integridad del proceso hasta que la buena pro quede consentida, administrativamente firme o
hasta que se produzca la cancelacin del proceso, de acuerdo a las siguientes actividades: a)
Elaborar el proyecto de Bases para su aprobacin por el Titular de Pliego o del funcionario en
quien se haya delegado dicha facultad; b) Disponer la realizacin de la convocatoria del
proceso; c) Solicitar el apoyo de las Unidades Orgnicas o dependencias pertinentes que se
requiera para el desarrollo del proceso. Las dependencias tienen la obligacin de prestar dicho
apoyo bajo responsabilidad; d) Observar el valor referencial en caso de considerarlo necesario y
con la debida justificacin; e) Observar las especificaciones tcnicas detalladas que le
propongan, cuando considere que no se ajustan a la normatividad o no estn de acuerdo con las
posibilidades que ofrece el mercado; f) Evaluar y absolver las consultas a las bases; g) Evaluar y
absolver las observaciones a las bases; h) Recibir las ofertas (propuestas) de los postores
interesados en el proceso de seleccin; i) Abrir, calificar (determinar si es propuesta vlida) y
evaluar las propuestas de los postores, de acuerdo al cronograma correspondiente del proceso; j)
Ser el nico autorizado a interpretar las bases luego que han sido integradas y slo para efectos
de su aplicacin; k) Postergar, en su caso, los actos pblicos o etapas del proceso, por causa
debidamente sustentada, comunicando a todos los participantes registrados y a la Jefatura de
Administracin; 1) Realizar todo el acto necesario o conveniente en el proceso hasta que la
buena pro quede consentida o administrativamente firme, incluyendo los informes relativos a
recursos de impugnacin; Manual de Procedimientos del Area de Abastecimiento ENAMM
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL AREA DE ABASTECIMIENTO Y
SERVICIOS

m) Hacer del conocimiento de los interesados los resultados de la evaluacin y buena pro, segn
el mecanismo legal previsto: Publicacin y/o Notificacin; n) Una vez consentida la buena pro,
remitir a la Jefatura de Administracin el expediente completo del proceso ejecutado
conteniendo la documentacin correspondiente, debidamente foliado, y o) Declarar desierto. El Comit Especial no podr de oficio modificar las bases aprobadas. - Los miembros del
Comit Especial debern presentar a la Jefatura de Administracin una Declaracin Jurada de
quo no tienen sancin vigente por su actuacin come miembro de algn Comit Especial. De la
forma de decisiones Para que el Comit Especial y el Comit Especial Permanente puedan
sesionar como tal se exige la presencia del nmero total de sus miembros. En caso de ausencia
se proceder conforme a lo dispuesto en el Artculo 48 del Reglamento, es decir, cualquier
suplente puede sustituir a un titular por ausencia de este ltimo, siempre que se respete la
conformacin establecida en el Artculo 41 del Reglamento. Una vez que el miembro titular ha
sido reemplazado por el miembro suplente ya no podr reincorporarse al proceso de seleccin.
Los acuerdos se adoptan por unanimidad o por mayora. No cabe la abstencin por parte de
ninguno de los miembros. De la Autonoma El Comit Especial y el Comit Especial
Permanente son autnomos en sus decisiones, solo requieren ratificacin en los casos que la
Buena Pro ha sido otorgada a una propuesta econmica superior al valor referencial dentro del
margen del 10% adicional en los que se requiere la opinin presupuestal favorable de el Area de
Presupuesto en donde se evidencia que se cuenta con la asignacin suficiente de recursos
aprobada por el Titular del Pliego. De la Responsabilidad Todos los miembros del Comit
Especial y del Comit Especial Permanente son responsables solidariamente por las decisiones
que adopten y por ende por que la seleccin realizada se encuentre arreglada a Ley dentro de los
mrgenes de discrecionalidad para su actuacin que indique las normas de Contrataciones y
Adquisiciones del Estado, en consonancia con los principios que regulan las Adquisiciones del
Estado: moralidad, libre competencia, imparcialidad, transparencia, eficiencia, economa,
vigencia tecnolgica y trato justo e igualitario. 4.8. Acceso a las Bases Luego que el Comit
Especial y el Comit Especial Permanente elaboren las bases y estas sean aprobadas, sern
registradas por el Especialista en Adquisiciones en el Sistema Electrnico de Adquisiciones y
Contrataciones del Estado, desde donde podrn tener acceso los proveedores a dicho
documento. Todo proveedor que desee participar en el proceso deber registrarse pagando un
derecho en el Area de Presupuesto. Asimismo, todo participante que haya cumplido con el pago
del derecho de registro, podr solicitar un juego de bases al Comit correspondiente o donde se
indique en las bases del proceso.
El Comit Especial y el Comit Especial Permanente informaran a la Jefatura de Manual de
Procedimientos del Area de Abastecimiento ENAMM MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
DEL AREA DE ABASTECIMIENTO Y SERVICIOS

Administracin a ms tardar el da anterior a la convocatoria, el cronograma de las etapas del


proceso a fin que proceda a cobrar el derecho de participacin a todos los interesados. Al
trmino del plazo indicado, el Tesorero remitir al Comit Especial o al Comit Especial
Permanente, segn corresponda, la relacin de proveedores registrados, adjuntando fotocopia de
las facturas emitidas por dicho concepto. Sin perjuicio de lo establecido en el prrafo anterior, el
Tesorero deber informar permanentemente por escrito y/o va sistema al Comit Especial y al
Comit Especial Permanente de los registros, a fin que estos puedan notificar a los proveedores
participantes la absolucin de consultas y de observaciones a las bases que se hubieren
presentado. En casos que se prorrogue el proceso, el Comit Especial y el Comit Especial
Permanente comunicarn oportunamente a la Gerencia de General la fecha hasta la cual se
efectuar el registro de los participantes. 4.9. Constancias del CONSUCODE El pastor
ganador de la Buena Pro, antes de la suscripcin del Contrato o recepcin de la Orden de
Compra - Gua de Internamiento o de la Orden de Servicio, presentar a la Jefatura de
Administracin, la constancia vigente de no estar inhabilitado para contratar con el Estado,
otorgado par el Consejo Superior de Contrataciones y Adquisiciones del Estado CONSUCODE, con excepcin de los procesos de Adjudicacin de Menor Cuanta en donde la
verificacin ser efectuada directamente por el Especialista en Adquisiciones, conforme al
Artculo 8 de la Ley y 200 del Reglamento y del articulo 33 del Reglamento Nacional de
Contratista y Registro de Inhabilitados para contratar con el Estado. La Jefatura de
Administracin remitir a la Oficina de Asesora Legal, copias de las Constancias a que se
refieren los dos prrafos anteriores.
4.10 Elaboracin y suscripcin de los Contratos
La Jefatura de Administracin remitir todo el expediente de lo actuado por el Comit Especial,
a la Oficina de Asesora Legal, para la formalizacin del Contrato El expediente contiene: copia
de las Bases, copia de la absolucin de consultas y de observaciones, copia de las actas de
evaluacin tcnica y Adjudicacin de la buena pro, as como copia de las propuestas tcnicas y
econmicas del pastor o postores que obtuvieron la buena pro. El contrato, con la conformidad
del Jefe de la Oficina de Asesora Legal, del Jefe del rea usuaria, del Gerente de
Administracin y Finanzas y del Jefe de el Area de Abastecimiento y Servicios, ser presentado
al Gerente General para su suscripcin. El contrato se suscribir en tres (3) ejemplares, los que
sern distribuidos dos para la Jefatura de Administracin (01 para el Expediente y 01 para
Adquisiciones) y otro para el Postor Ganador. Asimismo se deber remitir copia del Contrato
debidamente firmado a el Area de Presupuesto, y a los usuarios o solicitantes del bien o servicio
objeto del contrato, pudiendo utilizar medios electrnicos de transmisin de datos (scanner,
email, etc.). Manual de Procedimientos del Area de Abastecimiento ENAMM MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS DEL AREA DE ABASTECIMIENTO Y SERVICIOS

4.11. De las responsabilidades 4.11.1 Del Comit Especial El Comit Especial es responsable
del proceso de seleccin de Licitaciones y Concursos Pblicos, desde la elaboracin de las
Bases Administrativas, la convocatoria y hasta que quede consentida la buena pro o se cancele
el proceso. 4.11.2 Del Comit Especial Permanente El Comit Especial Permanente es
responsable del proceso de seleccin de Adjudicaciones Directas y Adjudicaciones de Menor
Cuanta, desde la elaboracin de las Bases Administrativas, la convocatoria y hasta que quede
consentida la buena pro o se cancele el proceso. 4.11.3 Del Gerente de Administracin y
Finanzas El Gerente de Administracin y Finanzas es responsable del proceso de seleccin de
Licitacin Publica, Concurso Publico, Adjudicaciones Directas y Adjudicaciones de Menor
Cuanta, desde la recepcin del requerimiento hasta la remisin al Comit Especial o al Comit
Especial Permanente; y a parir del consentimiento del proceso hasta la liquidacin del contrato
respectivo. As mismo es responsable de aprobar y supervisar las compras y contrataciones
directas. 4.11.4 Del Asistente en Adquisiciones El Especialista en Adquisiciones es responsable
de realizar el estudio o indagaciones del mercado, determinar el valor referencial, Elaborar las
rdenes de Compra y/o Servicios, y archivamiento del expediente, de los procesos de seleccin
que se le asignen. 4.11.5 Del Jefe de el Area de Abastecimiento y Servicios Es responsable de la
supervisin y control de las actividades del Especialista en Adquisiciones. 4.11.6 Del Gerente de
Administracin y Finanzas El Gerente de Administracin y Finanzas refrenda los actos del Jefe
de el Area de Abastecimiento y Servicios y del Especialista en Adquisiciones, as como su
documentacin mediante el control correspondiente. 4.12. Del control previo y concurrente El
Gerente de Administracin y Finanzas, el Jefe de la Oficina de Asesora Legal, as corno los
funcionarios y trabajadores quo participan en los procesos de seleccin, son responsables de
efectuar las acciones de control previo y concurrente de las etapas de los procesos para las
Adquisiciones y Contrataciones, de obtencin de recursos, del seguimiento y control de
cumplimiento de las obligaciones contractuales, de la recepcin de bienes y de la prestacin de
servicios; as como de los procesos en el mbito de su competencia, y respecto de sus
responsabilidades directas. 4.13. De las Exoneraciones
Los procesos de seleccin exonerados de acuerdo al artculo 19 de la Lev, sern Manual de
Procedimientos del Area de Abastecimiento ENAMM MANUAL
4.13. De las Exoneraciones
Los procesos de seleccin exonerados de acuerdo al artculo 19 de la Lev, sern Manual de
Procedimientos del Area de Abastecimiento ENAMM MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
DEL AREA DE ABASTECIMIENTO Y SERVICIOS

llevados a cabo por la Jefatura de Administracin. Todas las exoneraciones (Art. 19 y 20 de la


Ley), salvo aquellas para contratar servicios pblicos sujetos a tarifas cuando estas sean nicas,
se aprobarn mediante Resolucin del Titular del Pliego, siendo esta facultad indelegable. 4.14
De los procesos declarados desierto El Comit Especial otorgar la Buena Pro en los procesos
de Licitacin Publica, Concurso Publico o Adjudicacin Directa, as como en los casos en que
se declare como valida una nica oferta. El proceso de seleccin ser declarado desierto cuando
no quede vlida ninguna oferta y parcialmente desierto cuando no quede valida ninguna oferta
en alguno de los tems identificados particularmente. La declaracin de desierto de un proceso
obliga a la presentacin de un informe que evale causas, debindose adoptar medidas
correctivas antes de convocar nuevamente. Dicho informe ser elaborado por el Comit
Especial. En el supuesto que la Licitacin Publica, Concurso Publico o Adjudicacin Directa
sean declaradas desiertas por ausencia de postores hasta en dos oportunidades, se convocar a
proceso de Adjudicacin de Menor Cuanta. 5. DISPOSICIONES ESPECFICAS PARA
LOS PROCESOS DE SELECCION 5.1 Licitaciones Pblicas y Concursos Pblicos 5.1.1
Justificacin tcnica del Proceso La justificacin tcnica para realizar estos procesos ser
efectuada por el rea usuaria correspondiente, en funcin a lo programado en el Plan Anual de
Adquisiciones y Contrataciones. Para tal efecto, la Jefatura de Administracin remitir a las
reas usuarias dentro de los quine (15) das naturales siguientes de haber sido publicada la
resolucin que aprueba el Plan Anual, la relacin de los procesos programados en el Plan que le
son de su competencia, a efectos de que preparen con la debida anticipacin la justificacin
tcnica que corresponda. Esta justificacin tcnica deber ser remitida a la Jefatura de
Administracin, cuando menos dos (2) meses antes del mes programado en el Plan Anual para
la convocatoria del proceso y deber estar acompaado de las especificaciones tcnicas
detalladas del bien o servicio a adquirir o contratar, as como de la propuesta de dos (2)
miembros titulares y dos (2) miembros suplentes para que integren el Comit Especial que
llevara a cabo el proceso de seleccin. De no remitir el rea usuaria la informacin a que se
refiere en el prrafo anterior y no justificar el hecho, la Jefatura de Administracin informar a
la Direccin sobre dicho incumplimiento para que se adopten las acciones correctivas del caso.
La Jefatura de Administracin, a travs del Especialista de Adquisiciones, despus de verificar
la conformidad de los documentos remitidos par el rea usuaria dentro de los treinta (30) das
naturales siguientes deber definir con precisin la cantidad y las caractersticas de los bienes y
servicios que se van adquirir o contratar y elaborar los siguientes documentos: Manual de
Procedimientos del Area de Abastecimiento ENAMM MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
DEL AREA DE ABASTECIMIENTO Y SERVICIOS

a) Especificaciones tcnicas detalladas y precisas que permitan la correcta identificacin del


bien o servicio que se requiere; b) Propuesta de criterios de evaluacin tcnica, documentacin
sustentatoria de tales criterios que deba presentar el postor, los respectivos puntajes por criterio
y la forma de asignarlos; c) Propuesta de valor referencial, previo estudio de las posibilidades
que ofrezca el mercado, y d) Proyecto preliminar de las Bases del Proceso. La Jefatura de
Administracin, solicitar opinin de disponibilidad presupuestal al rea de Presupuesto, y
luego propondr a la Direccin la aprobacin del expediente, la autorizacin para realizar la
convocatoria, la designacin del Comit Especial, la designacin de asesores externos o internos
de ser el caso, que deber ser aprobado por el titular del pliego, con cargo a dar cuenta al
Directorio. 5.1.2 Organizacin, conduccin y ejecucin del Proceso de Seleccin La
organizacin, conduccin y ejecucin de la integridad de los procesos de Licitacin Publica y
Concurso Publico, desde la preparacin de las Bases hasta que la adjudicacin de la Buena Pro
quede consentida, esta a cargo del Comit Especial designado para dichos efectos. 5.1.3
Aprobacin de las Bases y publicacin de la convocatoria Las bases para las Licitaciones y
Concursos Pblicos elaboradas por el Comit Especial en funcin a los documentos
mencionados en los literales a), b), c) y d) del numeral 5.1.1. sern aprobadas por el Titular del
Pliego o el funcionario designado por este ltimo mediante Resolucin; asimismo luego de
aprobadas el Comit Especial las remitir va correo electrnico al SEACE para su publicacin,
previa comunicacin y remisin por igual medio, a la Contralora General de la Republica. 5.1.4
Publicacin de la adjudicacin de la Buena Pro Dentro del da siguiente de haber quedado
consentido el otorgamiento de la buena pro, esta deber ser publicada por el Comit Especial en
el SEACE. 5.1.5 Expedientes del Proceso El Comit Especial sin perjuicio de las funciones
establecidas en el numeral 4.8. remitir a la Jefatura de Administracin el Expediente completo
del proceso para su archivo institucional. 5.2 Adjudicaciones Directas Pblicas y Selectivas
5.2.1 Justificacin del Proceso La justificacin tcnica para realizar estos procesos ser
elaborada por el rea usuaria correspondiente en funcin a lo establecido en el Plan Anual de
Adquisiciones y Contrataciones. Para tal efecto, la Jefatura de Administracin remitir dentro de
los quince (15) das naturales siguientes de haber sido publicada la resolucin que aprueba el
Plan Anual, la relacin de los procesos programados en el Plan que sean de su competencia, a
efectos de que preparen con la debida anticipacin la justificacin tcnica que corresponda.
Manual de Procedimientos del Area de Abastecimiento ENAMM MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS DEL AREA DE ABASTECIMIENTO Y SERVICIOS

Esta justificacin tcnica deber ser remitida a la Jefatura de Administracin, cuando menos un
(1) mes antes del mes programado en el Plan Anual para la convocatoria del proceso y deber
estar acompaado de las especificaciones tcnicas detalladas del bien o servicio a adquirir o
contratar. De no remitir el rea usuaria la informacin a que se refiere el prrafo anterior y no
justificar el hecho, la Jefatura de Administracin informar a la Direccin sobre dicha situacin
para que se dispongan las acciones correctivas del caso. La Jefatura de Administracin, despus
de verificar la conformidad de los documentos remitidos dentro de los quince (15) das hbiles
siguientes, deber definir con precisin la cantidad y las caractersticas de los bienes y servicios
que se van a adquirir o contratar y elaborar los siguientes documentos: a) Especificaciones
tcnicas detalladas y precisas que permitan la correcta identificacin del bien o servicio que se
requiere. b) Propuesta de criterios de evaluacin tcnica, documentacin sustentatoria de tales
criterios que deba presentar el postor, los respectivos puntajes por criterio y la forma de
asignarlos. c) Propuesta de valor referencial, previas indagaciones de las posibilidades que
ofrezca el mercado. d) Proyecto preliminar de las Bases del Proceso. El Area de Abastecimiento
y Servicios deber evaluar los requerimientos en el marco de las adjudicaciones directas
previstas en el Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones; evitando incurrir en
fraccionamiento, y verificar que se encuentre incluido en el Calendario de Compromisos, que
de encontrarse conforme ser derivado a la Direccin, a travs de la Jefatura de Administracin,
para su autorizacin. En caso contrario, ser devuelto con un memorndum al rea usuaria,
indicando los motivos y las acciones a seguir. La Jefatura de Administracin, solicitar la
previsin de recursos presupuestales a el Area de Presupuesto. La Jefatura de Administracin,
aplicar la meta institucional ligada al proceso, la especifica del gasto y el concepto del gasto
segn la naturaleza del bien o servicio a adquirir o contratar; as como, determinar el valor
estimado en el Plan, el tipo de proceso que deber llevarse a cabo y la fuente de financiamiento.
Para los efectos del prrafo anterior, se establece que:
- La definicin de la naturaleza del bien como corriente o de capital, corresponde al Especialista
Contable, quien deber absolver las consultas que se le presenten dentro de los dos (2) das
hbiles siguientes de recibidas.
- La definicin de la Meta Presupuestal, la Especifica del Gasto y el concepto del gasto
corresponden al Especialista en Presupuesto, quien deber absolver las consultas que se le
presenten dentro de los dos (2) das hbiles siguientes de recibidas.
La justificacin del proceso tendr la conformidad del Jefe de el Area de Abastecimiento y
Servicios, quien remitir la documentacin de los literales a), b), c) y d) del numeral 5.2.1 al
Comit Especial Permanente de Adjudicaciones Directas y Menor Cuanta. Manual de
Procedimientos del Area de Abastecimiento ENAMM MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
DEL AREA DE ABASTECIMIENTO Y SERVICIOS

5.2.2 Autorizacin para convocar y realizar el proceso de seleccin El Gerente General


autorizar por escrito o mediante su firma en el requerimiento o Solicitud respectiva, la
convocatoria y ejecucin de los procesos de Adjudicacin Directa Pblica en tanto que las de
Adjudicacin Directa Selectiva sern autorizadas por el Gerente de Administracin y Finanzas.
5.2.3 Organizacin, conduccin y ejecucin del proceso de seleccin La organizacin,
conduccin y ejecucin de la integridad de los procesos de Adjudicacin Directa Publica y
Selectiva, desde la elaboracin de las bases hasta el consentimiento de la adjudicacin de la
buena pro, esta a cargo del Comit Especial Permanente, el que deber cumplir y aplicar
estrictamente las disposiciones establecidas en la Ley, su Reglamento, modificatorias y otras
vinculadas con el proceso. 5.2.4 Aprobacin de las Bases El Comit Especial Permanente
elaborar las Bases para las adjudicaciones directas publicas, las que conjuntamente con la
justificacin a que se refiere el inciso 5.2.1. de esta Directiva, sean presentadas al Gerente
General para su aprobacin, la que deber efectuarse por escrito o mediante su firma en las
Bases, previa remisin de las Bases va correo electrnico a la Contralora General de la
Republica, as como tambin la informacin requerida por el SEACE. De igual manera
elaborar las Bases para las Adjudicaciones Directas Selectivas, las que sern aprobadas par el
Gerente de Administracin y Finanzas, previo cumplimiento de la informacin requerida por el
SEACE. 5.2.5 Convocatoria a los procesos de seleccin Para los procesos de adjudicacin
directa publica, el Comit Especial Permanente remitir las bases al SEACE para su respectiva
publicacin. En los casos de adjudicaciones directas selectivas, el Comit Especial Permanente
invitar a no menos de tres (3) proveedores y se notificar a la Comisin de Promocin de la
Pequea v Micro Empresa - PROMPYME siempre que el objeto del proceso corresponda a
sectores econmicos donde exista oferta competitiva por parte de las MYPES. 5.2.6
Presentacin de Propuestas En los casos de adjudicaciones directas pblicas; la presentacin de
propuestas se regir por lo dispuesto en los artculos 121, 122 y 123 del Reglamento,
debindose realizar en acto pblico y en privado cuando se trate de adjudicaciones directas
selectivas. En ambos casos, las propuestas se presentarn al Comit Especial Permanente en dos
(2) sobres cerrados conteniendo el primero la propuesta tcnica y el segundo la propuesta
econmica. Al trmino del plazo de presentacin de propuestas, el Comit Especial Permanente
proceder a abrir los sobres, a verificar su contenido, a suscribir cada uno de los documentos,
as como a elaborar y refrendar el Acta correspondiente.
En caso de no presentar toda la documentacin requerida por las bases, la Ley Manual de
Procedimientos del Area de Abastecimiento ENAMM MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
DEL AREA DE ABASTECIMIENTO Y SERVICIOS
y el Reglamento el Comit Especial Permanente devolver la propuesta tenindola como no
presentada. 5.2.7 Evaluacin de las propuestas y adjudicacin de la buena pro El Comit
Especial Permanente es responsable de: - Revisar que el contenido de los sobres presentados se
ajuste a lo establecido en los artculos 119 al 125 del Reglamento. - Evaluar las propuestas, de
conformidad con el artculo 128 y 129 del Reglamento. El Comit podr solicitar opinin al
rea usuaria u otras dependencias especializadas para que asesoren y apoyen en la evaluacin
tcnica, las mismas que emitirn su opinin dentro del plazo especificado por el Comit bajo
responsabilidad funcional. - Elaborar el Cuadro Comparativo
Elaborar el Cuadro Comparativo de las propuestas tcnicas y econmicas. - Adjudicar la buena
pro o declarar desierto al proceso de seleccin. Asimismo, registrar estas acciones en el Acta
respectiva. 5.2.8 Notificacin y Publicacin de la adjudicacin de la Buena Pro Cuando se trate
de adjudicaciones directas pblicas el otorgamiento de la buena pro se realizar en acto pblico.
Una vez consentido el otorgamiento de la buena pro, este deber ser publicado en el SEACE.
Cuando se trate de adjudicaciones directas selectivas el otorgamiento de la buena pro se
realizara en acto privado, dando a conocer los resultados del proceso a travs de un cuadro
comparativo, en el que se consigne el orden de prelacin y el puntaje tcnico, econmico y total,
obtenidos por cada uno de los postores, a los mismos y a PROMPYME. 5.3 Adjudicaciones de
Menor Cuanta 5.3.1 Aprobacin de la justificacin y convocatoria del Proceso La justificacin
que sustenta estos procesos ser elaborada por el rea usuaria y deber presentarse,

conjuntamente con informacin de las especificaciones tcnicas y el requerimiento o solicitud


respectiva que podr ser un oficio o memorndum dirigido al Gerente de Administracin y
Finanzas quien la canalizara a el Area de Abastecimiento y Servicios.
El Area de Abastecimiento y Servicios, despus de recepcionar los requerimientos debidamente
autorizados, por el rea usuaria, deber evaluarlos en el marco de la informacin agregada de las
adquisiciones de Menor Cuanta previstas en el Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones;
evitando incurrir en fraccionamiento, as como determinar si se encuentran incluidas en el
Calendario de Compromisos. En el caso que los requerimientos cuenten con atingencias de
normatividad legal y presupuestal, sern devueltos con un memorndum al rea usuaria,
indicando los motivos y las acciones a seguir. De existir adquisiciones y contrataciones
prioritarias, el Area de Abastecimiento y Servicios, en coordinacin con la Jefatura de
Administracin, previo sustento tcnico del rea usuaria correspondiente, deber adoptar las
acciones ms convenientes en cumplimiento de la normatividad vigente. Si por urgencia o
emergencia invocada por autoridad competente el requerimiento o solicitud se formulara
verbalmente, el Gerente de Administracin y Finanzas suscribir un Manual de Procedimientos
del Area de Abastecimiento ENAMM MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL AREA
DE ABASTECIMIENTO Y SERVICIOS

requerimiento propio con el cual se iniciara el correspondiente proceso. La Jefatura de


Administracin a travs del Jefe de el Area de Abastecimiento y Servicios deber definir con
precisin la cantidad y las caractersticas de los bienes y servicios que se van adquirir o
contratar y elaborar, dentro del plazo que esta establezca, las especificaciones tcnicas o
trminos de referencia, propuesta de criterios de evaluacin tcnica, y propuesta de valor
referencial, previa indagacin de las posibilidades que ofrece el mercado. El Area de
Abastecimiento y Servicios, de ser procedente lo solicitado, aplicara la meta institucional ligada
al proceso, la especfica de gasto y el concepto del gasto, segn la naturaleza del bien o servicio
a adquirir o contratar. . Para efectos del prrafo anterior, se establece que: a) La definicin de la
naturaleza del bien como corriente o de capital, as como la definicin de bien o servicio,
corresponde al Especialista Contable, quien deber absolver las consultas que se le presenten
dentro de los dos (2) das hbiles siguientes de recibidas. b) La definicin de la Meta
Presupuestal, la Especifica del Gasto y el concepto del Gasto; corresponde al Especialista en
Presupuesto, quien deber absolver las consultas que se le presenten dentro de los dos (2) das
hbiles siguientes de recibidas. La justificacin del proceso con la conformidad del Jefe de el
Area de Abastecimiento y Servicios, ser presentada al Presidente del Comit Especial
Permanente de Adjudicaciones Directas y Menor Cuanta, para que proyecte las bases y/o
trminos de referencia del proceso respectivo. 5.3.2 Autorizacin para convocar y realizar el
proceso de seleccin El Gerente de Administracin y Finanzas autorizar por escrito o mediante
su firma en el requerimiento o solicitud respectiva, en un plazo mximo de 24 horas, la
convocatoria y ejecucin del proceso de seleccin. 5.3.3 Organizacin, conduccin y ejecucin
del Proceso de Seleccin La organizacin, conduccin y ejecucin de la integridad de los
procesos de Adjudicacin de Menor Cuanta, desde la preparacin de las bases o trminos de
referencia pasta el consentimiento de la buena pro, esta a cargo del Comit Especial Permanente
de Adjudicaciones Directas y Menor Cuanta. 5.3.4 Aprobacin de las bases El Area de
Abastecimiento y Servicios elaborara el anteproyecto de Bases del proceso o trminos de
referencia y las presentar al Presidente del Comit Especial Permanente, para la formulacin
final y aprobacin del Gerente General, el que deber aprobarlas por escrito o mediante su firma
en el proyecto de Bases o trminos de referencia respectivo. 5.3.5 Convocatoria a los procesos
de seleccin y entrega de bases El Comit Especial Permanente invitar a participar en el
proceso y entregar gratuitamente las Bases o trminos de referencia aprobados a los postores;
conforme a lo establecido en el Artculo 106 del Reglamento. Manual de Procedimientos del
Area de Abastecimiento ENAMM MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL AREA DE
ABASTECIMIENTO Y SERVICIOS

5.3.6 Presentacin de Propuestas Las propuestas sern presentadas al Comit Especial


Permanente, dentro del plazo establecido en la convocatoria, pudiendo remitir sus propuestas
mediante correo electrnico. 5.3.7 Evaluacin de las propuestas y adjudicacin de la buena pro
El Comit Especial Permanente, es competente para: - Evaluar las propuestas - Otorgar la buena
pro - Declarar desierto un proceso En las adjudicaciones de Menor Cuanta para la adquisicin
de bienes y contratacin de servicios, en las que solamente se ha invitado a un proveedor, es
suficiente la evaluacin favorable de la propuesta presentada que satisfaga las caractersticas
previstas en las bases. 5.3.8 Notificacin de la adjudicacin de la Buena Pro El otorgamiento de
la buena pro realizado en acto privado se notificar a travs de su publicacin en el SEACE, en
la Sede de la Entidad y a los correos electrnicos de los postores, de ser el caso, el mismo da de
su realizacin, bajo responsabilidad del Comit Especial Permanente, el cual incluir el acta y el
cuadro comparativo detallado con los resultados del otorgamiento de la buena pro. 5.4.
Compras o contrataciones directas 5.4.1 Aprobacin y justificacin del proceso La
justificacin que sustenta estos procesos ser elaborada por el rea usuaria y deber presentarse
conjuntamente con informacin de las especificaciones tcnicas y el Requerimiento o solicitud
respectiva que podr ser un oficio o memorndum dirigido al Gerente de Administracin y
Finanzas quien la canalizara a el Area de Abastecimiento y Servicios. El Area de
Abastecimiento y Servicios, despus de recepcionar los requerimientos debidamente
autorizados por el rea usuaria, deber evaluarlos en el marco de la informacin agregada para
las compras o contrataciones directas previstas en el Presupuesto Institucional, as como
determinar si se encuentran incluidas en el Calendario de Compromisos. En el caso que los
requerimientos cuenten con atingencias de normatividad legal y presupuestal, sern devueltos
con un memorndum al rea usuaria, indicando los motivos y las acciones a seguir. De existir
compras o contrataciones prioritarias no previstas especficamente en el Presupuesto
Institucional, el Area de Abastecimiento y Servicios, en coordinacin con la Jefatura de
Administracin, previa opinin favorable del Especialista en Presupuesto y previo sustento
tcnico del rea usuaria correspondiente, deber adoptar las acciones ms convenientes para
adquirir o contratar el bien o servicio declarado prioritario. Si por urgencia o emergencia
invocada por autoridad competente el requerimiento o solicitud se formulara verbalmente, el
Gerente de Administracin y Finanzas suscribir un requerimiento propio con el cual se iniciara
el correspondiente proceso.
El Asistente en Adquisiciones de el Area de Abastecimiento y Servicios deber definir con
precisin la cantidad y las caractersticas de los bienes y servicios que se van adquirir o
contratar directamente y elaborar, dentro del plazo que Manual de Procedimientos del Area de
Abastecimiento ENAMM MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL AREA DE
ABASTECIMIENTO Y SERVICIOS

establezca el Jefe de el Area de Abastecimiento y Servicios, las especificaciones tcnicas o


trminos de referencia y la propuesta de valor referencial, previa indagacin de las posibilidades
que ofrece el mercado. El Area de Abastecimiento y Servicios, de ser procedente lo solicitado,
aplicar la meta institucional ligada al proceso, la especfica de gasto y el concepto del gasto,
segn la naturaleza del bien o servicio a adquirir o contratar. Para efectos del prrafo anterior, se
establece que: - La definicin de la naturaleza del bien como corriente o de capital, as como la
definicin de bien o servicio, corresponde al Especialista Contable, quien deber absolver las
consultas que se le presenten dentro de los dos (2) das hbiles siguientes de recibidas. - La
definicin de la Meta Presupuestal, la Especfica del Gasto y el concepto del gasto, corresponde
al Especialista en Presupuesto, quien deber absolver las consultas que se le presenten dentro de
los dos (2) das hbiles siguientes de recibidas. La justificacin del proceso con el visto bueno
del Jefe de el Area de Abastecimiento y Servicios, ser entregada al Asistente en Adquisiciones
que se encargar de llevar a cabo el proceso, para que proyecte los trminos de referencia del
mismo. 5.4.2 Autorizacin para convocar y realizar el proceso El Jefe de el Area de
Abastecimiento y Servicios, autorizar por escrito o mediante su firma en el requerimiento o
solicitud respectiva, en un plazo mximo de 24 horas, la convocatoria y ejecucin del proceso
de compra o contratacin directa. 5.4.3 Organizacin, conduccin y ejecucin del proceso La
organizacin, conduccin y ejecucin de la integridad de los procesos de compra o contratacin
directa, desde la preparacin de los trminos de referencia hasta la adjudicacin, esta a cargo del
Asistente en Adquisiciones de el Area de Abastecimiento y Servicios designado para llevar a
cabo el proceso. 5.4.4 Aprobacin de los Trminos de Referencia y del Valor Estimado del
proceso El Asistente en Adquisiciones de el Area de Abastecimiento y Servicios elaborar y
visar el proyecto de trminos de referencia y el valor estimado del proceso y los presentar,
conjuntamente con el requerimiento debidamente autorizado al Jefe de el Area de
Abastecimiento y Servicios, en la correspondiente Solicitud de Cotizacin, a efectos de que sea
aprobada y visada. 5.4.5 Convocatoria del proceso y entrega de la Solicitud de Cotizacin El
Asistente en Adquisiciones de el Area de Abastecimiento y Servicios responsable del proceso
invitara a participar en el proceso a un postor mediante la entrega gratuita (directa, por fax o por
correo electrnico), de la Solicitud de Cotizacin. El Jefe de el Area de Abastecimiento y
Servicios podr exigir que en determinados procesos de contratacin o compra directa, se invite
a dos o ms postores. Manual de Procedimientos del Area de Abastecimiento ENAMM
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL AREA DE ABASTECIMIENTO Y
SERVICIOS

5.4.6 Presentacin de Propuestas Las propuestas sern presentadas a el Area de Abastecimiento


y Servicios o al Asistente en Adquisiciones responsable del proceso, dentro del plazo
establecido en la convocatoria, pudiendo remitir sus propuestas mediante correo electrnico.
5.4.7 Evaluacin de las propuestas y adjudicacin El Asistente en Adquisiciones de el Area de
Abastecimiento y Servicios responsable del proceso, previa evaluacin del cumplimiento de los
trminos y condiciones del mismo, adjudicar el proceso procediendo a visar la correspondiente
cotizacin. Dicha cotizacin aprobada ser puesta a consideracin del Jefe de el Area de
Abastecimiento y Servicios, para su revisin y visto bueno. 5.4.8 Notificacin de la
adjudicacin La adjudicacin del proceso se notificar mediante la entrega de la
correspondiente orden de compra o de servicio, previa presentacin y suscripcin por parte del
postor ganador de la Declaracin Jurada que para tales efectos prepare el Area de
Abastecimiento y Servicios. 6. ELABORACION, APROBACION Y COMPROMISO
PRESUPUESTAL DE LA ORDEN DE COMPRA - GUA DE INTERNAMIENTO O DE
LA ORDEN DE SERVICIO 6.1 Elaboracin y aprobacin de la Orden de Compra - Gua
de Internamiento o de la Orden de Servicio El Area de Presupuesto remitir a la Jefatura de
Administracin la informacin de la asignacin de recursos aprobada en el Calendario de
Compromisos mensual. El Gerente de Administracin y Finanzas entregara al Jefe de el Area de
Abastecimiento y Servicios, la informacin de la asignacin de recursos aprobada en el
Calendario de Compromisos mensual. El Jefe de el Area de Abastecimiento y Servicios de
acuerdo con el informe de los resultados del proceso de seleccin o al contrato suscrito,
dispondr elaborar, numerar y registrar, la Orden de Compra Gua de Internamiento o la Orden
de Servicio, segn corresponda, la que debe contener los requisitos y las condiciones
establecidas en las bases y ofrecidas en el proceso de seleccin, las obligaciones de las partes o
de ser el caso el nmero del respectivo contrato. Las rdenes de Compra - Gua de
Internamiento o las rdenes de Servicios debidamente documentadas, sern visadas por el
Asistente en Adquisiciones y el Especialista de Presupuesto, y firmadas por el Jefe de el Area de
Abastecimiento y Servicios y el Gerente de Administracin y Finanzas. 6.2 Compromiso
Presupuestal por la Orden de Compra - Gua de Internamiento o por la Orden de Servicio
6.2.1 Aprobacin preliminar del Compromiso del Gasto La Orden visada por el Asistente en
Adquisiciones y antes de ser firmada por el Jefe de el Area de Abastecimiento y Servicios, ser
entregada por el Asistente de Adquisiciones al Jefe de el Area de Presupuesto de la Jefatura de
Administracin. Manual de Procedimientos del Area de Abastecimiento ENAMM MANUAL
DE PROCEDIMIENTOS DEL AREA DE ABASTECIMIENTO Y SERVICIOS

El Jefe de el Area de Presupuesto revisara las rdenes y su documentacin sustentatoria,


procediendo, de encontrarlas conformes, a registrarlas en el Sistema bajo el estado de
PENDIENTE. Este estado PENDIENTE ser derivado al Asistente de Adquisiciones, a efectos
que se registre la afectacin del Calendario de Compromisos en la especifica y concepto del
gasto que corresponde, en seal de lo cual visar la orden de compra o de servicios respectiva.
El Jefe de el Area de Presupuesto entregar las Ordenes no conformes al Asistente de
Adquisiciones que las elabor pare las correcciones pertinentes. Una vez que las rdenes fueron
registradas en el Sistema y en Calendario de Compromisos, el Jefe de el Area de Presupuesto,
las entregar al Jefe de el Area de Abastecimiento y Servicios para las firmas correspondientes.
Las rdenes de compra - gua de internamiento, debidamente firmadas, son remitidas por el
Area de Abastecimiento y Servicios al Asistente en Logstica para el ingreso al Almacn de los
bienes correspondientes. Las rdenes de servicio son enviadas al usuario que corresponde para
su respectiva conformidad, adjuntando el formato de conformidad de servicio. 6.2.2
Documentacin sustentatoria para el devengado El Area de Abastecimiento y Servicios remitir
a el Area de Presupuesto para efectos del devengado la siguiente documentacin: a) Para el caso
de bienes Original y dos (2) copias de la orden de compra - gua de internamiento, firmada y
sellada por el Asistente en Logstica y el Jefe de el Area de Abastecimiento y Servicios, copia
del requerimiento del usuario y copia de la gua de remisin de la mercadera internada en el
Almacn. Cuando la orden de compra del bien incluya su instalacin, debe sustentarse la
conformidad del servicio. b) Para el caso de servicio Original y dos (2) copias de la orden de
servicio, sellada y firmada por el Gerente de Administracin y Finanzas en el recuadro de
conformidad, acompaada de la conformidad sellada y firmada por el usuario, as como de la
solicitud del servicio. 6.2.3 Verificacin de las rdenes de Compra y de Servicio por el Area de
Presupuesto. El Area de Presupuesto recibir las rdenes con sus respectivas conformidades
remitidas por el Area de Abastecimiento y Servicios, dentro del plazo que no exceder de seis
(6) das tiles del mes siguiente. El Gerente de Administracin y Finanzas coordinar
directamente con el Jefe de el Area de Presupuesto la necesidad del tratamiento especial de las
rdenes de compra y servicio, fuera del plazo indicado. Previa verificacin de la aprobacin en
el Sistema, el Jefe de el Area de Presupuesto, remitir al Especialista Contable, para que acten
de acuerdo con lo establecido en los incisos 10.c) y 10.d) de la presente Directiva.
De no encontrarlas conformes, las devolver de inmediato a la Jefatura de Manual de
Procedimientos del Area de Abastecimiento ENAMM MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
DEL AREA DE ABASTECIMIENTO Y SERVICIOS

Administracin, adjuntando una Hoja informativa, la misma que deber contener las
observaciones que ameriten correcciones en la Orden. El plazo lmite para devolver las rdenes
a la Jefatura de Administracin, con su respectiva Hoja informativa, ser de tres (3) das hbiles,
vencido el cual se considerara que la Orden de Compra o de Servicio correspondiente no tiene
observaciones de parte de el Area de Presupuesto. La Jefatura de Administracin absolver las
observaciones correspondientes y las devolver con cargo a el Area de Presupuesto a fin de que
se contine con el trmite respectivo. 6.2.4 Acciones Especiales al Cierre del Calendario de
Compromisos en todas las Genricas de Gasto Dentro de los ltimos tres (3) das hbiles de
cada mes se programar el Cierre de Calendario, para cuyo efecto el Asistente de Adquisiciones
de el Area de Abastecimiento y Servicios, conjuntamente con el Especialista Contable y el
Especialista en Presupuesto de el Area de Presupuesto, conformarn el Comit de Cierre de
Calendario. Este Comit tomara conocimiento de los saldos pendientes de cada genrica de
gastos y su posible aplicacin dentro del calendario. En relacin a las anulaciones de
Compromisos de gastos y saldos de compromisos no utilizados referidos a rdenes de Compra
y/o Servicios, el Area de Abastecimiento y Servicios solicitar a el Area de Presupuesto la
autorizacin de estas anulaciones y/o ajustes, sustentados con la documentacin
correspondiente. La fecha de registro de estas anulaciones se realizara a mas tardar el ultimo da
hbil del mes calendario, asimismo los documentos que sustentan dichas anulaciones debern
tener la fecha del mes en que se esta procediendo la anulacin. 6.3 Distribucin de la Orden
de Compra - Gua de Internamiento y de la Orden de Servicio El Area de Abastecimiento y
Servicios entregara: a) Una (1) copia de la Orden de Compra - Gua de Internamiento o de la
Orden de Servicio directamente al postor ganador, debiendo constar el cargo correspondiente en
el original y copias. El cargo constara del nombre y apellidos, firma, fecha y DNI. b) El original
y tres (3) copias de la orden de Compra - Gua de Internamiento al rea de Asistente en
Logstica, quien luego de suscribir la conformidad, segn el numeral 9.1, remitir a el Area de
Abastecimiento y Servicios el original y dos (2) copias. c) El original y dos (2) copias de la
Orden de Compra - Gua de Internamiento o de la Orden de Servicio quedarn en poder de la
Jefatura de Administracin, para su remisin a el Area de Presupuesto con la documentacin
sustentatoria para que efecte el devengado, debindose quedar con una copia para el archivo
del proceso de seleccin correspondiente. 7. ACCIONES PREVIAS A LA RECEPCION DE
BIENES O LA PRESTACION DEL SERVICIO Manual de Procedimientos del Area de
Abastecimiento ENAMM MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL AREA DE
ABASTECIMIENTO Y SERVICIOS

Al recibir la copia de la Orden de Compra - Gua de Internamiento o la Orden de Servicio los


representantes de el Area de Abastecimiento y Servicios, que se indican, realizarn
principalmente las siguientes acciones: - El Asistente de Adquisiciones efectuar el seguimiento
y cumplimiento de las rdenes de compras y de Servicios emitidas. - El Asistente en Logstica,
tomar las previsiones para recepcionar los bienes. 8. CONFORMIDAD A LA RECEPCION
DE BIENES Y A LA PRESTACION DE SERVICIOS 8.1 Conformidad a la recepcin de
bienes El Asistente en Logstica de el Area de Abastecimiento y Servicios es responsable de
verificar la calidad y cantidad de los bienes adquiridos y de otorgar la conformidad. La
conformidad requiere del informe del funcionario responsable del rea usuaria, quien deber
verificar dependiendo de la naturaleza de la prestacin, la calidad, cantidad y cumplimiento de
las condiciones contractuales, debiendo realizar las pruebas que fueran necesarias. Tratndose
de rdenes de compra o de servicio, el ingreso y la conformidad se deben consignar en dicho
documento. Para este efecto, el Asistente en Logstica recabara del Asistente en Adquisiciones
de el Area de Abastecimiento y Servicios el original de la Orden de Compra - Gua de
Internamiento y suscribir, segn corresponde, en este y en la Gua de Remisin la conformidad
de recepcin y las remitir al Jefe de el Area de Abastecimiento y Servicios. De existir
observaciones se dar cumplimiento a lo estipulado en el artculo 233 del Reglamento. De
verificarse incumplimiento de los plazos establecidos para la entrega de los bienes adquiridos, el
Asistente en Logstica, elaborara un informe comunicando al Asistente en Adquisiciones de el
Area de Abastecimiento y Servicios el incumplimiento presentado. El Jefe de el Area de
Abastecimiento y Servicios, previa verificacin de los causales que originaron el
incumplimiento y, de ser procedente, comunicar al Gerente de Administracin y Finanzas
quien coordinara con la Oficina de Asesora Legal la aplicacin de las penalidades y sanciones
correspondientes de acuerdo al Contrato, debiendo informarse de estas acciones a la Direccin.
8.2 Conformidad a la prestacin de servicios pblicos En el caso de los servicios pblicos, el
Jefe de el Area de Abastecimiento y Servicios es responsable de otorgar la conformidad de los
mismos, para lo cual establecer los mecanismos de control que le permitan verificar los
consumos efectuados en funcin a la respectiva estadstica mensual. 9. ACCIONES PARA LA
ETAPA DEL DEVENGADO DE LA ORDEN DE COMPRA-GUIA DE
INTERNAMIENTO O DE LA ORDEN DE SERVICIO a) El Jefe de el Area de
Abastecimiento y Servicios realizar las siguientes acciones: Verificar que la Orden de
Compra - Gua de Internamiento est firmada por el Asistente en Logstica en seal de
conformidad por la recepcin de los bienes. Manual de Procedimientos del Area de
Abastecimiento ENAMM MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL AREA DE
ABASTECIMIENTO Y SERVICIOS

Solicitar la conformidad de la prestacin del servicio segn sea el caso a la Jefatura de


Administracin o al solicitante o usuario, de acuerdo con lo indicado en el inciso 9 de esta
Directiva. b) El Gerente de Administracin y Finanzas realizar las siguientes acciones:
Verificar que el bien o servicio este de acuerdo con lo solicitado. Recibir la Orden de Servicio
con la conformidad de la prestacin de los mismos, por aquellos servicios solicitados y
gestionados a travs de la indicada Gerencia. Remitir la Orden de Compra - Gua de
Internamiento o la Orden de Servicio con la conformidad de recepcin de los bienes o la
prestacin del servicio, a el Area de Presupuesto. Igual procedimiento se efectuar con la
adquisicin de bienes que incluye instalaciones. Una fotocopia de los indicados documentos
tambin ser entregada al Asistente en Adquisiciones para su archivo respectivo. c) El Area de
Presupuesto efectuar las siguientes acciones: Dispondr que a travs del control previo se
efecte la revisin y sustentacin de la documentacin legal de la correspondiente Orden
(comprobante de pago SUNAT que incluya la gua de remisin correspondiente del proveedor
y/o contratista, conformidad de recepcin del bien, prestacin de servicio y cumplimiento de las
condiciones contractuales. Una vez concluido este control, dispondr su trmite al Especialista
Contable. Dispondr que el Tesorero: Reciba del contratista el respectivo comprobante de
pago. Verifique que el indicado documento cumpla con los requisitos establecidos por la
SUNAT, est emitido correctamente y de acuerdo a lo solicitado en la respectiva Orden de
Compra o de Servicio. Contraste los originales de las rdenes de Compra y de Servicio con el
comprobante de pago. Dispondr que el Especialista Contable, efecte la verificacin del
envo aprobado del compromiso presupuestal de la Orden de Compra - Gua de Internamiento
y/o de la Orden de Servicio. La formalizacin del devengado en el Sistema debe efectuarse
con la documentacin legal y tributaria sustentatoria de la adquisicin del bien o del servicio y
la conformidad de recepcin del bien por el almacn y en el caso de servicio, la conformidad del
servicio. La fase del devengado determina el registro de las operaciones en el libro Registro de
Compras y su interfase con el mdulo del Sistema respectivo. Dispondr adems, que el
Especialista Contable remita al Tesorero las Ordenes de Compra - Gua de Internamiento y/u
Ordenes de Servicio aprobadas en su fase de devengado sustentadas con la documentacin legal
y tributaria para el proceso de pago. d) El Especialista Contable dispondr las siguientes
acciones: Con respecto a la Contabilidad Presupuestal: Revisar el registro del compromiso
presupuestal aprobado en el Sistema, efectuado por el Asistente en Adquisiciones a efecto de su
validacin y formalizacin del devengado. Verificar la conformidad de la Orden de Compra Gua de Internamiento y/o de Servicio con la documentacin legal y tributaria sustentatoria de
la operacin (punto 10 c). Con respecto a la Contabilidad Patrimonial: Revisar la
documentacin legal y tributaria sustentatoria de la Orden de Copra - Gua de Internamiento y/u
Orden de Servicio. Verificar la recepcin do los bienes, conformidad de los servicios. En el
caso do que la adquisicin de bienes incluya la instalacin, la conformidad de ste servicio.
Verificar el cumplimiento de las condiciones contractuales. Manual de Procedimientos del Area
de Abastecimiento ENAMM MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL AREA DE
ABASTECIMIENTO Y SERVICIOS

La formalizacin del devengado determina el registro contable por la compra de bienes,


servicios y/o del gasto. La formalizacin del devengado, determina el registro contable en el
libro auxiliar Registro de Compras, de facturas, boletas de ventas, recibos, tickets, notas de
debito y notas de crdito que determina su interfase al mdulo del Sistema respectivo. 10.
ACCIONES PARA LA ETAPA DEL PAGO DE LA ORDEN DE COMPRA - GUIA DE
INTERNAMIENTO O DE LA ORDEN DE SERVICIO El Especialista Contable visar las
afectaciones contables-Presupuestales y Patrimoniales de las Ordenes de Compra - Gua de
internamiento y de Servicio que una vez aprobada en su fase de devengado y la transferir al
Tesorero, adjuntando la documentacin legal sustentatoria para el proceso de emisin del
cheque y pago al beneficiario. El Tesorero, previa verificacin do la conformidad de la Orden de
Compra - Gua de Internamiento o de la Orden de Servicio y la documentacin legal
sustentatoria, requerir la entrega de las garantas, si lo establece el contrato. Con la
autorizacin de Giro, emitir y firmar el Comprobante de Pago y girar el cheque
correspondiente. El Tesorero realizar el registro del giro del cheque en el Sistema Integrado de
Gestin por el Comprobante de Pago y Cheque, emitidos y remitir la documentacin a el Area
de Presupuesto. El Especialista Contable, revisar el Comprobante de pago y el cheque o la
Carta - Orden. Igualmente, efectuar el anlisis de la documentacin para determinar a que
centro de costo debe afectarse el gasto o inversin. Posteriormente el Especialista Contable
remitir tanto el Comprobante de Pago, as corno el cheque girado al Jefe de el Area de
Presupuesto. El Jefe de el Area de Presupuesto firmar el Comprobante de Pago emitido por la
institucin, previa revisin de los documentos legales sustentatorios de la compra, gasto y/o
inversin y del cheque girado y/o carta orden. El Gerente de Administracin y Finanzas revisar
y firmar el cheque girado (1ra. firma) y el Comprobante de Pago que se sustenta con la
respectiva Orden y la documentacin legal, transferida por el Jefe de el Area de Presupuesto. El
Tesorero, recibir el comprobante de pago, cheque girado y la documentacin legal sustentatoria
para efectivizar el pago al beneficiario, devolviendo la Documentacin completa al Especialista
Contable para su archivo correspondiente. 11. CULMINACION DE LA CONTRATACION
O ADQUISICIN E1 Tesorero entregar la copia del comprobante de pago, factura o recibo de
honorarios profesionales debidamente cancelado al Asistente de Adquisiciones, para que
proceda a actualizar el registro y el expediente del proceso. 12. REMISION DE
EXPEDIENTE Y REGISTRO DE LOS PROCESOS DE SELECCION, CONTRATOS E
INFORMACION AL CONSUCODE Y A LA CONTRALORIA GENERAL DE LA
REPBLICA - El Libro de Actas, debidamente legalizado, foliado y en hojas mecanizadas, por
cada uno de los siguientes procesos de seleccin: adjudicaciones directas pblicas,
adjudicaciones directas selectivas y adjudicaciones de menor cuanta, ser de responsabilidad
del Comit Especial Permanente. La custodia del libro de Actas correspondiente a los procesos
de Licitaciones y Concursos Pblicos, ser de responsabilidad de el Area de Abastecimiento y
Servicios, debiendo permanecer en la secretaria de dicha unidad para su oportuna entrega a los
secretarios de Comit Ad-Hoc correspondiente. Manual de Procedimientos del Area de
Abastecimiento ENAMM MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL AREA DE
ABASTECIMIENTO Y SERVICIOS

- El archivo y conservacin en orden cronolgico y correlativo, hasta la culminacin de los


contratos, de la informacin v copias de los contratos, Ordenes de Compra - Gua de
Internamiento, rdenes de Servicios y dems documentacin sustentatoria de los procesos
consignados en el acpite anterior, ser de responsabilidad del Asistente en Adquisiciones de el
Area de Abastecimiento y Servicios. - El Registro de Procesos y Contratos, y su actualizacin
mensual, as como la Informacin Estadstica Trimestral de los mismos, estar a cargo del
Asistente en Adquisiciones de el Area de Abastecimiento y Servicios. Esta estadstica trimestral
ser refrendada por el Gerente de Administracin y Finanzas y suscrita por el Gerente General
para su remisin al Consejo Superior de Contrataciones y Adquisiciones del Estado
-CONSUCODE y a la Contralora General de in Republica. El desarrollo de estas acciones
debern ser controladas y supervisadas por el Gerente de Administracin y Finanzas. 13.
PADRON DE PROVEEDORES El Area de Abastecimiento y Servicios llevara un Padrn de
Proveedores que servir corno base de datos para facilitar la bsqueda de potenciales
abastecedores de bienes y servicios. La incorporacin en este Padrn no es requisito para la
participacin en los procesos de seleccin que convoque la Entidad. El Jefe de el Area de
Abastecimiento y Servicios supervisara la actualizacin permanente del mencionado Padrn.
14. RECURSOS DE APELACION Los recursos de apelacin que se deriven do los procesos
de seleccin sern resueltos por el Presidente Ejecutivo, de conformidad con los artculos 151 y
siguientes del Reglamento. 15. VIGENCIA La presente Directiva rige a partir de la fecha de su
aprobacin. 16. ANEXOS Anexo 1: Diagrama: Proceso de Seleccin por Licitacin Pblica o
Concurso Pblico. Anexo 2: Diagrama: Proceso de Seleccin por Adjudicacin Directa Pblica
y Selectiva. Anexo 3: Diagrama: Proceso de Seleccin por Adjudicacin Directa de Menor
Cuanta. Anexo 1 Manual de Procedimientos del Area de Abastecimiento ENAMM MANUAL
DE PROCEDIMIENTOS DEL AREA DE ABASTECIMIENTO Y SERVICIOS

Anexo 2 Manual de Procedimientos del Area de Abastecimiento ENAMM MANUAL DE


PROCEDIMIENTOS DEL AREA DE ABASTECIMIENTO Y SERVICIOS

Anexo 3 Manual de Procedimientos del Area de Abastecimiento ENAMM MANUAL DE


PROCEDIMIENTOS DEL AREA DE ABASTECIMIENTO Y SERVICIOS

17. BASE LEGAL Manual de Procedimientos del Area de Abastecimiento ENAMM


MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL AREA DE ABASTECIMIENTO Y
SERVICIOS

- Constitucin Poltica del Per, articulo 76.


- D.S. No 083-2004-PCM, aprueba el Texto nico Ordenado de la Ley N 26850. Ley de
Contrataciones y Adquisiciones del Estado.
- D.S. No 084-2004-PCM, aprueba el Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones
del Estado.
- Decreto Supremo N 031-2002-PCM - Aprueban lineamientos de Polticas Generales del
Desarrollo del Sistema Electrnico de Adquisiciones y Contrataciones del Estado - SEACE.
- Decreto Supremo N 043-2003-PCM - Aprueban el Texto nico Ordenado de la Ley No
27806 Ley Transparencia y Acceso a la Informacin Publica.
- Decreto Supremo N 072-2003-PCM -- Aprueban el Reglamento de la Ley No 27806 de
Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica.
- Ley N 27143 - Ley de Promocin Temporal del Desarrollo Productivo Nacional. Agrega un
10% adicional a la sumatoria de la calificacin tcnica y econmica obtenida por las posturas de
bienes elaborados dentro del territorio nacional.
- Decreto de Urgencia N 064-2000 - Modifica la Ley de Promocin Temporal del Desarrollo
Productivo Nacional. Eleva al 15% el beneficio adicional e incluye a los servicios elaborados
dentro del territorio nacional.
- Decreto Supremo N 003-2001-PCM - Establecen disposiciones para la aplicacin del D.U.
N 064-2000, sobre calificacin de postores de bienes y servicios elaborados dentro del
territorio nacional.
- Resolucin Ministerial N 043-2001-ITINCI/DM - Precisan criterios para determinar a
Personal Jurdicas que realicen operaciones sustanciales de servicios en el territorio nacional.
- Decreto Supremo N 127-2002-PCM - Aprueban el Texto nico Ordenado de Procedimientos
Administrativos del CONSUCODE.
- Decreto Supremo N 027-2001-PCM - Aprueban el Texto nico Actualizado de las normal
que rigen la obligacin de determinadas entidades del Sector Publico de proporcionar
informacin sobre sus adquisiciones.
- Decreto Supremo N 090-2002-PCM - Autorizan a Organismos Estatales contratar Seguros en
forma directa con la intervencin de Corredores de Seguros.
- Resolucin de Contralora N 070-2000-CG - Aprueba el Instructivo "Proceso de Atencin de
Comunicaciones del Consejo Superior de Contrataciones y Adquisiciones del Estado
CONSUCODE, sobre casos en que se evidencia indicios de incompetencia, negligencia,
corrupcin o inmoralidad.
- Resolucin de Contralora N 320-2006-CG - Normas Tcnicas de Control Interno.
- NTC 700-06, Contrataciones y Adquisiciones de bienes y servicios.
- Resolucin de Subcontralor N 007-2001-CG - Aprueban Directiva No 002-2001-CG. Cautela
de transparencia y probidad en el manejo de los Recursos Pblicos.
- Resolucin de Contralora N 092-2003-CG - Modifica y aprueba la Directiva N 005-2001CG7OATJ, "Informacin que las Entidades deben remitir a la CGR con relacin a
Contrataciones y Adquisiciones del Estado".
- Reglamento de Organizacin y Funciones de PROTRANSPORTE.
18. INDICE Manual de Procedimientos del Area de Abastecimiento ENAMM MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS DEL AREA DE ABASTECIMIENTO Y SERVICIOS
1. OBJETIVO 2. ALCANCE 3. MODIFICACIONES Y ACTUALIZACIONES 4.
DISPOSICIONES GENERALES 4.1 rganos y Funcionarios Responsables de la Entidad 4.2
Programacin de las Adquisiciones y Contrataciones 4.3 Adquisiciones y Contrataciones no
incluidas en el Plan Anual 4.4 Determinacin del Proceso de Seleccin. 4.5 Valor Referencial.
4.6 Confidencialidad de las Propuestas. 4.7 Responsables de la conduccin de los Procesos de

Seleccin. 4.8 Acceso a las Bases 4.9 Constancias del CONSUCODE 4.10 Elaboracin y
suscripcin de los Contratos 4.11 De las responsabilidades 4.12 Del control previo y
concurrente 4.13 De las Exoneraciones 4.14 De los procesos declarados desierto 5.
DISPOSICIONES ESPECFICAS PARA LOS PROCESOS DE SELECCIN 5.1. Licitaciones
Pblicas y Concursos Pblicos. 5.1.1 Justificacin tcnica del Proceso 5.1.2 Organizacin,
conduccin y ejecucin del Proceso de Seleccin 5.1.3 Aprobacin de las Bases y publicacin
de la convocatoria 5.1.4 Publicacin de la adjudicacin de la Buena Pro 5.1.5 Expedientes del
Proceso 5.2 Adjudicaciones Directas Pblicas y Selectivas 5.2.1 Justificacin del Proceso 5.2.2
Autorizacin Para convocar y realizar el proceso de seleccin 5.2.3 Organizacin, conduccin y
ejecucin del proceso de seleccin 5.2.4 Aprobacin de las Bases 5.2.5 Convocatoria a los
procesos de seleccin 5.2.6 Presentacin de Propuestas 5.2.7 Evaluacin de las propuestas y
adjudicacin de la buena pro 5.2.8 Notificacin y Publicacin de 1a adjudicacin de la Buena
Pro 5.3 Adjudicaciones de Menor Cuanta 5.3.1 Aprobacin de la justificacin y convocatoria
del Proceso 5.3.2 Autorizacin para convocar y realizar el proceso de seleccin 5.3.3
Organizacin, conduccin y ejecucin del Proceso de Seleccin 5.3.4 Aprobacin de las bases
5.3.5 Convocatoria a los procesos de seleccin y entrega de bases 5.3.6 Presentacin de
Propuestas 5.3.7 Evaluacin de las propuestas y adjudicacin de la buena pro 5.3.8 Notificacin
de la adjudicacin de la Buena Pro 5.4 Compras o contrataciones directas 5.4.1 Aprobacin y
justificacin del proceso 5.4.2 Autorizacin para convocar y realizar