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Gestin de Compras

1. ANLISIS DE LAS NECESIDADES DEL DEPARTAMENTO.


1.1. Alineamiento con objetivos estratgicos de la gerencia
1.1.1 Realizar adquisiciones en base a los lineamientos establecidos
por la gerencia de acuerdo a la tipologa del producto (70% Tipo A,
20% Tipo B, y 10% Tipo C) buscando las mejores condiciones de
compra y apegndose a las necesidades reales del mercado.
.
1.1.2 Controlar el proceso de abastecimiento, analizar las
desviaciones y estado de las ventas, de manera que se logren tomar
mejores decisiones a futuro y a corto plazo.
1.1.3 Implementar las herramientas ofrecidas por el ERP para la
gestin de compra.
1.2 Diagnstico de la situacin real
1.2.1 Anlisis de frentes de trabajo en el rea de compras.
1.2.2 Identificacin de tareas por cada sub proceso
1.2.3 Determinacin de tareas por cada integrante del proceso
1.2.4 Anlisis de planificador de compras anual
1.2.5 Anlisis situacional del departamento de compras
1.2.6 Verificacin del flujo de proceso:
Determinacin de necesidades
Determinacin de fuente de aprovisionamiento
Seleccin de proveedor y comparacin de ofertas
Tratamiento de pedido
Seguimiento de pedidos
Entrada de mercancas y gestin de stocks
Verificacin de facturas
1.3 Planeacin de escenarios
1.3.1 Generacin de plan anual de compras de acuerdo a porcentajes
establecidos para el tipo de inventario y porcentaje de crecimiento.
1.3.2 Simulacin de escenario para gestin de compras de acuerdo a
proyecciones de ventas. (Venta total para 2015 de 45 mil millones /
Incremento del 20% en las ventas)
2. Formulacin de planeacin estratgica
2.1 Definicin de objetivos
2.1.1 Gestionar la compra de manera oportuna con los proveedores,
para evitar desaprovisionamiento o rupturas de stock.
2.1.2 Gestionar la orden de compra basada en una necesidad real,
estudiada y autorizada de forma previa.
2.1.3 Utilizar las herramientas brindadas por el ERP para facilitar el
procedimiento de la orden de compra, de manera que se lleve a cabo
con mayor rapidez las distintas actividades relacionadas al proceso;
desde la solicitud hasta la factura.
2.1.5 Establecer informes peridicos en el ERP.

2.2 Definicin de plan de accin


Seguimiento de presupuestos o estimacin de pedidos.
Sistema de solicitudes integrado para alertas y excepciones en el
estado del inventario.
Gestin de la informacin para su ingreso al ERP
Anlisis de variables en el proceso de planificacin de las rdenes
de compra:
Previsiones de venta
Plazo de entrega del proveedor en das
Cantidad mnima de entrega
Cantidad de stock de seguridad
2.3 Anlisis de capacidades y recursos
Verificacin de herramientas ofrecidas en el mdulo de Compras del
ERP de la empresa.
Verificacin de la entrega de informes por parte del sistema.
3. PROGRAMACIN
3.1 Especificacin de plan de trabajo
3.1.1 Misin Preliminar:
Recoleccin de informacin bsica necesaria para el anlisis
estadstico y la proyeccin de las rdenes de compra.
rdenes de compra del ltimo ao
Ventas por unidades 2014
Ventas de los ltimos 12 meses
Plan anual de compras 2015
Revisar niveles de stocks.
Ver datos histricos (lo comprado y consumido el ao pasado).
Revisar cumplimiento y alineacin con el plan de compras y la
tendencia del mercado.
FASE I: Diagnostico para el desarrollo:
Alineamiento con los requerimientos y objetivos trazados por la
gerencia, identificacin de los temas crticos.
Identificacin de la situacin actual (Verificacin de proceso)
Determinacin de aspectos para mejorar dentro del proceso y la
informacin utilizada para la generacin de rdenes de compra.
Recoleccin/preparacin de informacin utilizada por el
departamento de Compras para su trabajo.
FASE II: Formulacin del plan de accin:
Definicin de estrategias que permitan mitigar los problemas de
desabastecimiento
y/o
sobreabastecimiento
del
inventario;
disminuyendo el volumen de unidades de productos y aumentando la
periodicidad de las compras, de manera que el monto a pagar sea
manejable y permitiendo cubrir el crdito de los productos con su
misma venta.
Identificacin y anlisis estadstico, para alcanzar medidas de
mitigacin a la situacin actual.
Evaluacin de las medidas de mitigacin con las gerencias.
Evaluacin a nivel de prefactibilidad de las alternativas, con las
gerencias.
Seleccin de las mejores opciones de alternativas de mitigacin y
medidas ms adecuadas.
Evaluacin econmica final, consideracin el riesgo.
Diseo final del plan de accin, incluyendo medidas de mitigacin.
FASE III: Implementacin:
Implementacin de una estrategia de desarrollo integrado, que
permita alcanzar los objetivos estratgicos de la gerencia.

Definir las actividades, tareas (Cronograma, responsables,


recursos)
Presentacin del plan de accin.
Evaluar los obstculos potenciales al compromiso de los
involucrados
Sensibilizar sobre los beneficios que se pueden obtener del hecho
de actuar y comprometerse.
Implementar las actividades planeadas (Realizar seguimientos y
evaluacin de los resultados).
Informar sobre los resultados.
3.2 Definicin de actividades previas.
Recoleccin de informacin bsica necesaria para el anlisis
estadstico y la proyeccin de las rdenes de compra.
Generar rdenes de compra del ltimo ao en el sistema
Generar informe de ventas en 2015 (millones/unidades)
Generar informe de ventas en 2014 (millones/unidades)
Generar informe de ventas de los ltimos 12 meses (millones/
unidades)
Solicitar copia de plan anual de compras 2015
FASE I: Diagnostico para el desarrollo:
1. Identificacin de la situacin actual (Verificacin de proceso)
Identificar las herramientas utilizadas por el equipo de compras,
para efectuar las compras en el ERP de la compaa.
Verificar la forma como se est llevando a cabo el proceso de
planeacin en la gestin de compras.
Analizar histricos de OC para establecer cuellos de botella y
motivos de retraso en el proceso.
I. Revisar stocks.
Generar valorizado general
Generar valorizado por bodegas
Verificar si el nivel de inventario actual se adecua a las necesidades
de las ventas.
Verificar el nivel de stock para cada una de las bodegas, de acuerdo
a los histricos de ventas del punto.
II. Ver datos histricos (lo comprado y consumido el ao).
Generar informe de compras de 2014 2015
Generar informe de ventas por unidades 2014 2015
Realizar comparativo que relacione la tendencia de la compra con
relacin a la venta.
III. Revisar cumplimiento y alineacin con el plan de compras y la
tendencia del mercado.
Recoleccin/preparacin de informacin utilizada por el
departamento para su trabajo.
Generar documento comparativo entre cantidad comprada, ordenes
de compras emitidas por referencias en el ao y verificar la extensin
y el cubrimiento de las mismas durante el tiempo.
Determinacin de aspectos para mejorar dentro del proceso y la
informacin utilizada para la generacin de rdenes de compra.

FASE II: Formulacin del plan de accin:


I. Identificacin y anlisis estadstico, para alcanzar medidas de
mitigacin a la situacin actual.

Alinear los criterios establecidos por la gerencia y generar un nuevo


modelo para la gestin de compras.
Verificacin de stock mnimo, cantidades a pedir, periodos para
generacin de rdenes de compra.
II. Evaluacin de las medidas de mitigacin con las gerencias.
Presentacin de propuesta
Evaluacin a nivel de prefactibilidad de las alternativas, con las
gerencias.
Seleccin de las mejores opciones de alternativas de mitigacin y
medidas ms adecuadas.
Evaluacin econmica final, consideracin el riesgo.
Diseo final del plan de accin, incluyendo medidas de mitigacin.
FASE III: Implementacin:
Definir las actividades, tareas (Cronograma, responsables,
recursos)
Presentacin del plan de accin.
Evaluar los obstculos potenciales al compromiso de los
involucrados
Sensibilizar sobre los beneficios que se pueden obtener del hecho
de actuar y comprometerse.
Implementar las actividades planeadas (Realizar seguimientos y
evaluacin delos resultados).
Informar sobre los resultados.
4. Ejecucin y control
4.1 Implementacin de tareas definidas
4.1.1 Controlar las compras de la compaa.
Aumentar la periodicidad de las compras, de manera que las
cantidades disminuyan y con esto, el valor a pagar.
Verificar que las actividades de planeacin se estn llevando a cabo
de acuerdo a los parmetros establecidos.
Revisin peridica de las ventas de los productos tipo A (95% de las
ventas por unidades)
4.2 Coordinacin de iniciativas
4.2.1 Utilizar las herramientas brindadas por el ERP a fin de:
Automatizar las propuestas de compra.
Se logre generar la propuesta de compra correcta en el momento
adecuado para reducir el nivel de inventario
Seguimiento de rdenes de compra
Las compras y el rendimiento del inventario mejoran en funcin de
los niveles de existencias, las propias normas de logstica, las
rdenes de venta, el pronstico de rdenes de fabricacin, etc.
Gestionar la informacin de los proveedores
Crear ofertas de compra, recopilar y organizar ofertas de
proveedores para compararlas.
Verificar estadsticas precisas de las acciones de los proveedores
mediante informes flexibles: retrasos de entrega, descuentos
negociados sobre los precios, cantidades compradas,
Controlar la recepcin de productos
Redistribucin de tareas para mejoras en la administracin y manejo
de rdenes de compras
4.3 Seguimiento y anlisis de indicadores.
Proyecciones en rupturas de stock en productos tipo A
Analizar causas
Problemas de planificacin
Problemas de ejecucin

Pedidos que se emitieron a un proveedor concreto durante un


perodo dado
Pedidos de los cuales ya se han recibido las mercancas
Verificar si un proveedor ha entregado el material pedido en su
totalidad o slo en parte
Verificacin del cumplimiento en las fechas de entrega por parte de
los proveedores.
Verificacin del cumplimiento en las fechas de entrega en las
bodegas.
4.4 Generacin de Informe y comunicacin a gerencias
Generacin informe mensual en el que se registre el avance y
estado de los indicadores.
Generacin de planificador anual de compras
Generacin de planificador anual de compras para produccin
Verificacin y anlisis de la informacin con gerencias
4.5 Correccin y retroalimentacin a involucrados
Proponer mejoras y/o medidas correctivas
Generacin de acta sobre conclusiones en la que se registren
decisiones tomadas, acciones correctivas a realizar, fechas y
responsables.
4.6 Comunicacin y anlisis de mejoras implementadas.
Presentacin de iniciativas a personal involucrado dentro del
proceso.

Verificacin, seguimiento y cumplimiento de las mismas


Entrega de avance y estado a de las iniciativas a las gerencias