Está en la página 1de 13

EL CORREO ELECTRÓNICO

El correo electrónico se ha convertido en una herramienta empresarial y personal invaluable que permite acortar distancias y comunicarnos de una manera rápida, económica y eficiente. La mayoría de nosotros consideramos que escribimos correctamente correos electrónicos, pero la experiencia evidencia que tenemos ciertas prácticas inadecuadas u omisiones que hacen difícil identificar, priorizar, comprender, resolver y manipular grandes volúmenes. Antes de empezar a tratar el tema de la elaboración de un correo electrónico, veamos a nivel general cómo es el funcionamiento del servicio de correo electrónico:

El servicio del Correo Electrónico está concebido bajo el concepto de cliente- servidor, el siguiente gráfico nos da una idea:

EL CORREO ELECTRÓNICO El correo electrónico se ha convertido en una herramienta empresarial y personal invaluablewww.audifarma.com.co/webmail se puede acceder al aplicativo web SquirrelMail. Básicamente un cliente de correo lo que permite es administrar una cuenta de correo, conectarse a un servidor de correo y permitir manipular los correos con las opciones básica antes mocionadas. Cuando un correo es enviado a un destinatario perteneciente a Audifarma, el mensaje es enviado al servidor de correo y éste se encarga de ponerlo en el buzón del destinatario, si por el contrario el correo es enviado a otro correo diferente al de la empresa, este mensaje debe viajar por internet, pasando por varios servidores hasta llegar al servidor de correo del destinatario. Ahora que ya conocimos un poco cómo funciona el servicio de Correo Electrónico empecemos por conocer las partes que componen un mensaje de correo electrónico: 1. LOS DESTINATARIOS Es la persona o personas a las cuales se les va a enviar el mensaje de correo electrónico. Un correo electrónico sólo se debe enviar a las personas interesadas o " id="pdf-obj-0-8" src="pdf-obj-0-8.jpg">

Cuando revisamos nuestro correo electrónico, bien sea en la empresa, en un café internet, en nuestra casa, utilizamos para ello un programa llamado en forma general: "Cliente de Correo Electrónico", el cual es un aplicativo que permite conectarse al servidor de correo y revisar nuestra cuenta de correo para ver, borrar, enviar o descargar mensajes de correo. En Audifarma el cliente de correo adoptado por la empresa es el Mozilla Thunderbird, adicional a este cliente de correo, a traves de la direcciónwww.audifarma.com.co/webmail se puede acceder al aplicativo web SquirrelMail. Básicamente un cliente de correo lo que permite es administrar una cuenta de correo, conectarse a un servidor de correo y permitir manipular los correos con las opciones básica antes mocionadas. Cuando un correo es enviado a un destinatario perteneciente a Audifarma, el mensaje es enviado al servidor de correo y éste se encarga de ponerlo en el buzón del destinatario, si por el contrario el correo es enviado a otro correo diferente al de la empresa, este mensaje debe viajar por internet, pasando por varios servidores hasta llegar al servidor de correo del destinatario. Ahora que ya conocimos un poco cómo funciona el servicio de Correo Electrónico empecemos por conocer las partes que componen un mensaje de correo electrónico:

1. LOS DESTINATARIOS

Es la persona o personas a las cuales se les va a enviar el mensaje de correo electrónico. Un correo electrónico sólo se debe enviar a las personas interesadas o

involucradas con la información y/o

mensaje, en lo posible

no

hacer

acciones a tomar como consecuencia del

llegar

correos

a

personas

que

no

estén

relacionadas con la información o lo que se pretenda, ya que para ellos sería un

correo basura. Al momento de elaborar un correo electrónico se debe tener muy claro:

A quién va dirigido el correo electrónico? Cuando se redacta un nuevo correo, corresponde a la casilla "Para". Son las personas involucradas directamente, que deben realizar una acción, entregar información, evaluar algo, etc.

A quién se le envía copia? Cuando se redacta un nuevo correo, corresponde a la casilla "CC" (Copia al Carbón). Son aquellas personas a las cuales se les desea informar algo, el correo no le genera la realización de ninguna actividad, sólo es informativo.

Existe

una

opción adicional de copia

y

es

CCo

o BCC (Copia oculta al carbón),

cuando se envía una copia oculta los demás destinatarios no se enteran a quiénes se enviaron copias ocultas y por ello no pueden incluirlos en las respuestas. No es

muy utilizada este tipo de copia y hay que ser muy cuidadosos al utilizar este tipo de copias.

En

el siguiente

ejemplo, vemos un correo electrónico que

no tiene

en cuenta

aspectos como los destinatarios, el mensaje y su distribución:

---------------------------------------------------------------------------------------------

------------

Para:

Todos

los

directores

De:

El

vicepresidente

de

la

división

Asunto: Reunión para tratar sobre el exceso de gastos Se celebrará una reunión, obligatoria para los jefes de los departamentos A, B y C,

el 2 de junio de 14.00 a 16.00 horas en la Sala de Juntas con el objeto de discutir

el exceso

de

gasto observado

en esos departamentos. Los demás

jefes de

departamento pueden asistir a la reunión, o enviar a algún representante, para

compartir ideas que

conduzcan a

la

reducción

de gastos.

Pero en

su

caso, la

asistencia no es obligatoria. Se ruega confirmación electrónico.

de

la asistencia por correo

---------------------------------------------------------------------------------------------

------------

Como vemos en el ejemplo anterior, se presentan varios elementos que no hacen muy claro el mensaje, tales como:

Inadecuada distribución de la información, lo cual lo hace muy pesado para leer y entender

Va dirigido en forma generalizada a varias personas, cuando realmente no es de importancia para todos los relacionados en el correo

Los datos relevantes no son fácilmente identificables a primera vista

Para solucionar estos inconvenientes existe gran cantidad de opciones, miremos

una:

La información se debe distribuir en dos correos, de la siguiente forma:

---------------------------------------------------------------------------------------------

----------

Para:

Los

jefes

de

los

departamentos

A,

B

y

C

De:

El

vicepresidente

de

la

división

Asunto: Reunión obligatoria sobre el exceso de gastos

Se solicita confirmación, mediante la respuesta a este mensaje, de la asistencia a la reunión obligatoria para discutir el exceso de gastos en sus departamentos y el modo de reducirlo.

Fecha:

2

de

junio

Hora:

de

14.00

a

16.00

Lugar: Sala de conferencias 1

---------------------------------------------------------------------------------------------

-----

Para:

Los

jefes

de

los

departamentos

D

y

E

De:

El

vicepresidente

de

la

división

Asunto: Reunión voluntaria sobre la reducción de gastos Voy a celebrar una reunión con los jefes de los departamentos A, B y C para discutir los excesivos gastos producidos en dichos departamentos y el modo de reducirlos.

Puede que encuentren interesante la asistencia a nuestra reunión; si es así pueden participar en ella, o enviar a algún representante para que asista a la última hora de la reunión, momento en que se discutirán los medios para reducir gastos. Los detalles de la reunión son:

Fecha:

2

Hora: 14.00 a 16.00

Lugar: Sala de conferencias 1

de

junio

---------------------------------------------------------------------------------------------

-------

2. EL ASUNTO

El asunto es parte fundamental a la hora de redactar un correo, un asunto mal elaborado puede causar que su correo sea ignorado o no se le dé la importancia

que requiere. A continuación se presentan algunos ejemplos de malas prácticas para elegir el asunto:

Se solicita confirmación, mediante la respuesta a este mensaje, de la asistencia a la reunión obligatoria

Correos sin asunto, con asuntos repetidos o de una palabra general, no permiten evaluar el contenido, priorizarlos o hacerles seguimiento cuando se está tratando un tema con una secuencia de correos.

Podemos ver el asunto como la portada de un libro, es la primera aproximación a su contenido y de su correcta redacción depende en gran medida que se despierte el interés y se le brinde la importancia que corresponda.

3. CUERPO DEL MENSAJE

Una vez definidos claramente el Asunto del correo y clasificados los Destinatarios

debemos redactar el mensaje.

Debemos

tener

una

serie

de

normas

básicas

que

hacen

más

efectiva

la

comunicación a través del correo electrónico, éstas son:

Iniciar el correo con un pequeño y simple resumen sobre el tema a tratar.

 

Dar una

buena distribución al espacio

a

fin

de

hacer el mensaje

más

agradable a la vista y más fácil de leer.

En el siguiente ejemplo se busca hacer énfasis en cómo una adecuada distribución del cuerpo del mensaje puede hacerlo más efectivo en transmitir el mensaje, al ser mas agradable y organizado en presentar la información, resaltando los elementos claves del correo. En el siguiente ejemplo se ha desenfocado la imagen a fin de hacer énfasis en la distribución, no en el mensaje en sí, vemos como a simple vista el segundo mensaje tiene un mayor impacto al ser más agradable de leer.

Podemos ver el asunto como la portada de un libro, es la primera aproximación a su

Un correo debe ser claro, concreto, resumido y brindar toda la información necesaria de forma educada. En lugar de:

Tal como estoy haciendo al escribir esta misma frase que ustedes están leyendo en esta mismo momento en muchas ocasiones se abusa demasiado de introducir en los correos demasiadas palabras que podrían ser eliminadas sin alterar significativamente el mensaje que queremos transmitir al lector destinatario de nuestro mensaje. Podríamos haber escrito:

Elimine palabras superfluas y construcciones complejas.

Para tener en cuenta:

Hay elementos como Sangrías, Viñetas, Numeración, etc. que mejoren la apariencia del mensaje.

Eliminar los errores ortográficos y de puntuación.

Los párrafos deben ser cortos.

No use acentos, eñes o caracteres que no se usen en el idioma inglés.

Como dijimos anteriormente, un correo electrónico para llegar al destinatario debe pasar por varios servidores, es posible que alguno de estos servidores esté configurado sólo para soportar el idioma inglés, entonces los acentos (palabras tildadas) y las eñes, que no son usadas en este idioma, son cambiados por símbolos. Veamos un ejemplo para clarificar: María Ibáñez" (bien escrito al momento de redactar el mensaje), le puede aparecer como "Mar%a Ib&?ez" a los destinatarios, después de haber pasado por un servidor que sólo esté configurado para soportar el idioma inglés.

ARCHIVOS ADJUNTOS

En muchas ocasiones es necesario enviar información adicional o en otros formatos que obliguen anexar o adjuntar un archivo a nuestro mensaje de correo. En dichos casos hay que tener en cuenta:

Los archivos adjuntos deben estar comprimidos: Un archivo comprimido es más pequeño que el original, esto implica una mayor velocidad y menor consumo de recursos al enviarlo y una menor ocupación de espacio en la bandeja de entrada del destinatario.

El archivo adjunto es un complemento al mensaje, no reemplaza el cuerpo del correo.

Si el archivo adjunto es muy grande, en lo posible, debe dividirse y enviarse en varios correos.

Debe consultarse el tamaño de la cuota

de

correo

del destinatario y

el

tamaño máximo de los archivo adjuntos de nuestra cuenta de correo.

Hacer referencia al archivo adjunto en el texto del correo.

 

LISTAS DE CORREO

Una lista de correo es un conjunto de direcciones de correo electrónico asociadas a una única dirección de correo. De forma que cuando mandamos un mensaje a esta

dirección de correo es distribuida a todas las demás.

Las siguientes son algunas de las listas de correo existentes en la empresa:

soporte

soportecliente

soportesede

sedeadministrativa

mac

cafs

general

unidadhospitalario

facturadores

enviosfacturacionglosas

productonoconforme

administradores

NORMAS

PARA

EL

BUEN

USO

DEL

CORREO

ELECTRÓNICO

En la primera parte vimos algunas sugerencias que hacen más efectiva la comunicación a través del correo electrónico, en esta segunda sección veremos lo que comúnmente se conoce como NETIQUETTE, que en general son un conjunto de normas normalmente aceptadas para el buen uso de los servicios de internet, el correo electrónico, al igual que los demás servicios como telnet, ftp, foros, chat, etc. cuenta con unas reglas de etiqueta.

A los servicios de internet pueden acceder prácticamente cualquier persona desde cualquier lugar del mundo, de diferente culturas, formas de pensar y actuar, es por ello que se hace necesario cumplir unas normas mínimas que permitir compartir estos servicios cuando hay tanta diversidad de usuarios.

En internet hay gran cantidad de páginas y sitios web destinados a exponer y explicar diferentes normas de Netiquette para los diferentes servicios, a continuación presento un resumen de las más relevantes y aplicables en el uso del correo electrónico en la empresa:

1. Identificación clara del remitente y el destinatario

Al iniciar el correo, debemos escribir el nombre de la persona o personas a las que va dirigido.

Al finalizar debemos firmarlo para dar claridad en el remitente del correo.

No es agradable recibir un mail que diga solamente "el envío fue despachado ayer".

Es común recibir

varios mails

de

este

tipo

a

la semana. Como

no

tienen ni

remitente ni destinatario, van a parar a la basura ya que no se sabe de quién vienen ni a quién deben entregarse.

2.

Privacidad

El mail

no

es

tan

privado

como parece. Debemos tener cuidado con lo que

escribimos. Otras personas pueden leerlo. Existe una gran variedad de formas en que personas diferentes a los destinatarios pueden acceder a la información contenida en un correo electrónico, es por eso que debemos ser muy cuidados en qué se escribe y cómo se escribe un mensaje.

3.

Del

otro

lado

hay

seres

humanos

No olvidar que, aunque estemos mirando un monitor, lo que estamos escribiendo lo

recibirá una persona. Si recibimos un mail que nos disgusta, lo mejor es esperar al

día siguiente para contestarlo y no escribir algo de arrepintamos.

lo que después nos

4.

Cadenas

y

Alertas

de

virus

No reenviar ninguna cadena de solidaridad o alerta de virus. La mayoría son falsas. Es difícil creer que multinacionales, empresas o causas serias utilicen las cadenas y alertas generalizadas como mecanismo para dar a conocer o promover algo, en muchos casos la simple lógica nos indica la falsedad de esos mensajes. Cuando consideremos que un mensaje de este tipo es realmente importante, se debe enviar a la Comunicadora Organizacional (anacr@audifarma.com.co) para que ella sea la encargada de evaluar y verificar el contenido de dicho correo, si se logra confirmar, será ella quien se encargue de su difusión.

El envío de tarjetas o presentaciones aumentan el tráfico en la red y llenan las

bandejas

de

entrada,

a

nivel

corporativo, los correos se deben utilizar

exclusivamente como herramienta para realizar nuestras labores, si deseamos

compartir mensajes, tarjetas, etc., debe hacerse utilizando correos diferentes al

asignado por

la

empresa y su

visualización debe ser en horas diferentes a

las

laborales.

5. Mensajes publicitarios no solicitados (spam)

No enviar nunca mensajes publicitarios no solicitados. En términos generales spam es cualquier mensaje de correo no solicitado y con información general que no es de nuestro interés, si recibimos un correo de spam no debemos reenviarlo a

nuestros

contactos.

6. No responder ningún mensaje no solicitado

No responder ningún mensaje no solicitado ni siquiera con la palabra REMOVE o UNSUSCRIBE ya que respondiendo estamos diciendo que nuestra dirección es válida, permitiendo que nuestra dirección de correo sea incluida en listas de correo que posteriormente serán vendidas, a fin de invadirnos con spam publicitario.

7.

Subject

o

Asunto

No envíe un mensaje sin Asunto (Subject). En el Subject o Asunto, describa breve y claramente el contenido del mail, recordemos que de esta frase puede depender que nuestro correo sea visualizado, pospuesto o simplemente ignorado.

Debemos tener cuidado con la mala identificación de mensajes desde el asunto, teniendo en cuenta que el correo es para transmitir información importante, es así como necesitamos identificar desde el asunto de qué se trata el mensaje que se envía y si es un correo urgente o si por el contrario da espera.

Será considerado un correo urgente aquel que debe ser solucionado, respondido y/o analizado el mismo día, aquel tema que no da espera al día siguiente y el asunto deberá empezar con la palabra “Urgente” para identificarlos fácilmente.

Por

ejemplo:

* Una glosa injustificada que requiere la intervención de la gerencia a fin de agilizar el pago. Para este caso, este podría ser el asunto del correo:

Urgente - Glosa injustificada de cliente "X" que afecta liquidez de la empresa.

* Necesidad de excluir un funcionario al cual se le comprobó fraudes y robos. En este caso, este sería el asunto:

Urgente - Exclusión inmediata funcionario Severus Ladronus.

* Es necesario cumplir con un requisito legal ante un ente de control cuyo vencimiento es muy próximo y puede causar cierre de un centro de atención. Aquí el asunto podría ser:

Urgente - Solicitud de documentos legales caf "X" vencimiento mañana

8.

¿De

qué

estás

hablando?

No respondas

un mail diciendo solamente

"OK"

o

"Yo no". Explique

en forma

concisa de qué se está hablando.

 

9.

No

incluir

todo

el

mensaje

original

en

la

respuesta

No incluya, en la respuesta a un mensaje, todo el mail original. Suprima todo lo que no sirva, dejando solamente lo necesario para darle contexto a tu respuesta. Evitar quotes (citas del mensaje original) innecesarios.

Aunque esta norma es completamente aplicable al correo personal, cuando hablados de correo corporativo, a veces, dependiendo del tema, es posible que la recomendación por el contrario, sea dejar el historial de todos los correos a fin de brindar un completo detalle de la evolución del tema del correo. En estos casos se recomienda numerar el asunto a fin de hacer secuencial el historial de mensajes, ya que uno encontrar varios mensajes con el mismo asunto y diferenciados solo porque se añade un "Fw" o un "Re" cada vez que se reenvía o responde hace difícil su seguimiento.

10.

Reenviar

mensajes

Si recibe un mail y quiere reenviarlo asegúrese de borrar todas las direcciones que aparecen en el mensaje. Al igual que en el caso anterior, esta recomendación tiene más aplicación cuando se trata de correo personal, no el usado en la empresa. Igualmente la numeración de los asuntos cada vez que se reenvía el mensaje hace más fácil su seguimiento.

11.

No

utilizar

MAYUSCULAS

No escriba todo el mensaje en mayúsculas. Es equivalente a estar gritando.

agotador

para

leer

y

es

el

12.

Trate de

no escribir líneas que

contengan más de

80 caracteres

Algunas personas que usan otros programas pueden tener problemas para leerlas.

13. En lo posible no use acentos, ni eñes, ni símbolos raros que no estén

directamente

 

en

el

teclado

En

el camino

que recorre

el mensaje pueden

ser mal "traducidos"

o

mal

interpretados por otra computadora y transformarse en otro tipo de símbolos,

cambiando así el sentido o el contexto inicial del mensaje.

14.

Las

firmas

no

deben

sobrepasar

las

4

líneas

de

longitud

Cuatro líneas son más que suficientes para ingresar la firma y datos del remitente, más líneas son aburridoras, y de seguro contendrán más información de la debida.

PRÁCTICAS INADECUADAS FRECUENTES EN EL USO DEL CORREO ELECTRÓNICO

El correo electrónico es una versátil y eficiente forma de comunicación, pero hay prácticas inadecuadas que hacen que este servicio pierda varias de sus virtudes. A continuación se presentan las más frecuentes:

  • 1. PASARLO POR ALTO

La tendencia a no responder. Las personas se quejan de recibir tantos correos que no tiene tiempo de responderlos todos y teme volver a la oficina después de alguna ausencia a causa de la montaña de correo que sabe que les espera.

Con tanto correo, dejando aparte los que

son

inútiles o irrelevantes,

no

es

de

extrañar que se tenga que implorar una respuesta a más de la mitad de los correos

que

se

envían.

  • 2. NEGACIÓN

Fingir no haber recibido un correo de alguien. Cuanto menos respondemos, más culpables nos sentimos. Los usuarios del correo normalmente se sienten culpables en el trabajo por no haber respondido el correo, recurriendo a fingir no haber recibido un correo cuando se les pidió contestación.

  • 3. SUPOSICIÓN

 

La mala costumbre

de

suponer que todo

el

mundo

leyó

un

correo urgente.

Demasiadas personas se limitan a enviar un correo (y a confiar en que fue recibido

y

leído)

para comunicar información urgente. Correos urgentes deben ser

confirmados telefónicamente.

 
  • 4. PALABRERÍA

 

La tendencia a extenderse más de lo necesario. A los usuarios les molesta recibir páginas de texto que requieren una búsqueda de la información que les afecta.

Como dijimos, un correo debe ser concreto, simple, con la información completa y suficiente, esto lo hace más efectivo y ahorra tiempo a quien lo recibe.

  • 5. PARA TODOS

Mandar el mismo correo a todo el mundo, incluso a las personas a las que no incumbe. Es común recibir mensajes que no le incumben, conllevando a tener bandeja de entrada llena de estos correos irrelevantes.

Es frecuente encontrar correos enviados al correo de general o sede administrativa en donde se tratan temas puntuales que sólo interesan a unas cuantas personas.

Los pecados de mala gramática y ortografía, argumentos inconexos y lenguaje confuso. Aquellos que envían mensajes mal escritos y con errores ortográficos y gramaticales generan una opinión negativa en quien recibe el mensaje y desvían la atención de quien lo recibe.

7. FALTA DE TACTO

No emplear el tono correcto. Enviar mensajes cortos y bruscos sin atender a los modales necesarios puede dañar una relación de forma no intencionada. Esto causa enfrentamientos con algún compañero o con terceros porque malinterpretaron lo que se dice.

BUENAS

PRÁCTICAS

ELECTRÓNICO

EN

EL

USO

DEL

CORREO

1.

CONFIRME

 

LA

RECEPCIÓN DEL

 

CORREO

Asegúrese de contestar los correos antes de 24 horas, aunque sea tan sólo para

decir que ahora está ocupado y que contestará más adelante, esto da tranquilidad a

quien

envía

el

correo

y

mejora

la

comunicación.

2.

NO

REHUYA

EL

ASUNTO

Si no puede dar una respuesta satisfactoria inmediata, avise al remitente. No se

ponga en la vergonzosa situación de tener que fingir no haber recibido un correo

sólo

porque

no

le

prestó

atención

en

su

momento.

3.

NO

DE

NADA

POR

SENTADO,

LLAME

Si su correo es urgente, avise de su envío mediante una llamada para hablar del

tema,

aclarar

lo

que

se

necesita

hacer

y

fijar

un

 

plazo realista.

4.

VAYA

 

AL

GRANO

Decida por adelantado qué

quiere decir exactamente

y

limite

el número

de

elementos

al

mínimo

posible.

Cuanto

más

largo

sea

su

mensaje,

menos

probabilidades hay de

que

lo

lean

o

que

cause

el

impacto

deseado.

5.

PREGÚNTESE A

 

QUIÉNES

VA

DIRIGIDO

 

EL

COREO

Si tiene que enviar un correo a una lista de personas, incluya sólo a aquéllas a las

que

afecte

directamente

el

asunto.

Para

acelerar

las

respuestas,

escriba

directamente

 

a

cada

individuo

 

afectado.

6.

EN

FORMALIDAD,

PEQUE

POR

EXCESO

Escribir un correo no debe ser excusa para saltarse la función "Revisión ortográfica" ni para usar un lenguaje taquigráfico o de la calle. Mantenga el respeto mutuo y escriba sus correos como si escribiera una carta. Compruebe siempre los errores antes de enviar el mensaje, habla bien de usted y no desvía la atención de quien

lee

el

mensaje.

7.

EVITE

LOS

JUICIOS

 

PRECIPITADOS

Algunos correos pueden resultar ofensivos a primera vista; pero al observarlos más

detenidamente vemos que simplemente están mal escritos o con prisa. No responda nunca cuando esté enfadado o emocionalmente herido; no olvide que el correo se queda archivado y que su respuesta ofensiva o desconsiderada puede

tener

consecuencias.

8.

EVALUE

CUÁNDO

CONVIENE

ENVIAR

UN

CORREO

ELECTRÓNICO

Aunque tenga la intención de usar el e-mail, no cuente con él cuando una llamada de teléfono o un encuentro sea más apropiado. El e-mail es útil y rápido, pero no siempre es la mejor manera de comunicación. Opte por la llamada telefónica o por

el encuentro

cara

a

cara

si

se

da

alguna de

las siguientes circunstancias:

*

Su

mensaje

 

es

extremadamente

importante

o

confidencial,

y

no

puede

arriesgarse cara a la indiscreción. Si no quiere que sus palabras las lea un público al

que

no

le

incumbe,

no

use

el

e-mail.

Simplemente

no

es

seguro.

* Necesita enviar noticias desagradables y no quiere parecer frío e indiferente.

Como norma,

las

malas noticias por

teléfono o en persona.

Esto

le

da

la

oportunidad de acompañar su mensaje con expresiones faciales apropiadas,

lenguaje

 

corporal

 

e

inflexiones

de

la

voz.

*

Hay

posibilidades

de

que

su

mensaje

 

no

se

entienda.

* Necesita una respuesta inmediata. El e-mail es la mejor manera de mandar noticias de forma rápida, pero no es necesariamente la mejor ruta para recibir respuestas rápidas. Para una respuesta inmediata, use el teléfono o encuéntrese cara a cara.

TIPS PARA HACER UN CORREO ELECTRÓNICO EFECTIVO
TIPS
PARA
HACER
UN
CORREO
ELECTRÓNICO
EFECTIVO

La redacción, puntuación y ortografía son muy importantes y hablan bien de usted

Sea claro y concreto en la redacción de un correo electrónico

 

El Subject o Asunto es el primer criterio a la hora de decidir si se lee o no un correo electrónico, sea cuidadoso al redactarlo.

Seleccione muy bien a quién o quiénes va dirigido el mensaje de correo y a quién o quiénes la copia.

Si la información es muy extensa envíela en un archivo adjunto.

 

No asuma que el correo fue recibido y leído, verifíquelo por otro medio.

El correo electrónico es rápido y efectivo pero no es un chat, no todas las personas están revisando constantemente su buzón.

Defina la

prioridad con un

criterio claro

y

sólido, no

todos los

correos

urgentes para usted lo son para la organización.

 

No reenviar más de tres correos a menos que sea indispensable para la comprensión del problema. Haga un resumen al iniciar el reenvío de varios correos.

En lo posible los archivos adjuntos deben estar comprimidos, y si son muchos archivos distribuirlos en varios correos.

Evite el reenvío de spam (correo no deseado) y hoax (correos engañosos o malintencionados).

Haga una buena distribución del texto a fin de hacerlo visualmente más agradable de leer.

Evite expresiones como:

 

* Por enésima vez… * Nuevamente… * Le reitero…

No devuelva un correo que considere ofensivo inmediatamente, espere a estar calmado para verificar si fue mal interpretado o para responderlo en términos adecuados.

En lo posible mantenga libre la bandeja de entrada.

Un archivo adjunto no reemplaza el cuerpo del correo, es un complemento que sirve para ampliar o reforzar la información que se busca entregar a través del mensaje de correo.

Cuando el archivo adjunto es muy grande y no puede ser dividido, confirme con el receptor la cuota de su buzón de correo.

No exagere en la puntuación y utilice siglas o acrónimos si está seguro que el destinatario sabe su significado.

A los destinatarios incluidos en la copia oculta no les llega la respuesta del correo.