UNIDAD 3.

- SISTEMA CONTABLE
Competencia.- El estudiante debe saber como se organiza un sistema contable en la empresa,
para captar, procesar, registrar y almacenar informacin contable.

SISTEMA
CONTABLE
Es un
Subsistema de informacin
que capta, procesa, registra y
almacena datos contables

Compuesto por:

Elemento
humano

Elemento
material
Conformado por

Contador
pblico
autorizado

Personal

Medios
registro

de

Plan
cuentas

de

auxiliar de
la rama

Que procesan
Informacin contable usando:
Registros
contables

Comprobante
contable

Informes
contables

3.1 Concepto.Sabemos que sistemas, es un conjunto de partes interdependientes que procesan y

transforman los elementos de entrada en elementos de salida. Entonces el sistema contable
es un subsistema del sistema de informacin de la empresa que: capta, procesa, registra y
almacena informacin contable, y pone a disposicin de sus usuarios tanto dentro como
fuera de la organizacin, para la toma de decisiones.
3.2 Elementos.El sistema contable consta de los siguientes elementos:
1)

Elemento humano, presente en todas las etapas del proceso contable constituido
por: el Contador Pblico, profesional con ttulo en provisin nacional, padrn
profesional e inscripcin en el colegio respectivo, autorizado para el procesamiento de la
informacin contable y su presentacin ante los organismos de fiscalizacin y
tributacin, de acuerdo a normas y principios vigentes, y el personal auxiliar con
conocimientos bsicos de la materia contable. El sistema contable para su posterior
automatizacin en su proceso requerir de otro profesional como Licenciado en
Informtica o Ingeniero de sistemas.

2) Elemento material, constituido a su vez por:

a) Medios de registro como manual y electrnico
b) El plan de cuentas
c) Manual de cuentas
d) Los registros contables
e) Los comprobantes de contabilidad
f) Mecanismos de control
g) Modelos de informes contables
A continuacin se desarrolla a cada uno de dichos elementos
El medio de registro manual, es la forma de procesamiento ms simple de contabilidad,
donde los registros son efectuados en forma manuscrita, con uso de mquinas de escribir,
de calcular y de computadoras personales.
Esta forma de procesamiento de datos tiene las siguientes caractersticas.
1) La lectura de los datos de entrada es realizada por la persona que tiene a su cargo.
2) La clasificacin de lo datos es manual, por ejemplo, que si se trata de registrar
ventas, ser tarea de alguna persona ordenar previamente las facturas por nmero
correlativo.
3) Los registros en diarios y mayores se practican en forma manuscrita, con
mquinas de escribir o computadoras personales.
4) Los clculos se realizan manualmente o con ayuda de mquina de calcular.
5) Los datos almacenados como dbitos, crditos y saldos son realizados por ojo
humano.
6) El sistema manual obtiene como resultado salida de informacin manuscrita,
tipografiado o con uso de computadoras personales.

El medio de registro electrnico, procesa datos mediante un sistema de cmputo, que

est integrado por un procesador central y otros cuatro dispositivos de hardware. Un
procesador central contiene componentes que manejan la informacin virgen para ponerla
ms til y controla las otras partes del sistema de cmputo.
Los dispositivos de almacenamiento o memoria secundaria (discos magnticos) alimentan
los datos y los programas en el procesador central y los almacenan para uso posterior. Los
dispositivos de entrada, como los teclados, lectoras digitales, scanners o el ratn (mouse)
de las computadoras, transforman los datos y las instrucciones a una forma electrnica
para alimentarla a la computadora.
Los dispositivos de salida, como las impresoras, terminales de pantalla en video,
graficadores, dispositivos de salida por voz, transforman los datos electrnicos producidos
por el sistema de cmputo y los muestran de manera que las personas los entiendan.
Los dispositivos de comunicaciones ayudan al control de las comunicaciones entre el
procesador central, los dispositivos de entrada y salida y los usuarios finales.
Grficamente el sistema de cmputo se muestra a continuacin:

Almacenamiento
Secundario (memoria)
- Disco magntico
- Cinta magntica
- Disco ptico

Dispositivos de entrada
- Teclado
- Ratn (mouse)
- Dispositivos de entrada
para voz
- Lectoras pticas digitales

Procesador central

CPU
Unidad lgica/
aritmtica
Unidad de control

Almacenamiento
primario (memoria)

Dispositivos de comunicacin

Dispositivos de
salida
- Impresoras
- Terminal en pantalla
de video.
- Graficadores
- Salidas por voz

Para el proceso contable existen sistemas computarizados contables que emiten reportes de
informacin similares que el medio manual y que resultan ms oportunos para la toma de
decisiones.
El plan de cuentas.- El plan de cuentas denominado tambin nomenclatura de cuentas, es
un documento oficial del sistema contable de la empresa, que consiste en un listado
ordenado y codificado de cuentas de balance, de resultados y de orden, que permite el
registro de las transacciones comerciales en los registros contables. Est elaborado de
acuerdo a la actividad econmica del negocio.
Manual de cuentas.- Es un instrumento complementario al plan de cuentas, que tiene por
finalidad describir por cada cuenta: su concepto, cuando se debita, cuando se acredita y su
saldo caracterstico, facilitando de esta manera el registro adecuado de cada una de las
operaciones del negocio de acuerdo a normas y procedimientos contables.
Los registros contables.- Los libros de contabilidad registran y almacenan a las
transacciones que efectan las empresas como: libro diario, libro mayor, inventarios de
existencias, hojas de trabajo, estados financieros etc. A la fecha han evolucionado las
formas de los libros, sus rayados, y uso de los medios de registro, llegando hasta los
sistemas computarizados contables.
Comprobantes de contabilidad.- Son hojas preimpresas o impresas a travs de medios
electrnicos, en las cuales se registran las transacciones una por separado, considerando
datos como fecha, cuentas que se debitan, cuentas que acreditan, sus importes y glosas
adjuntando documentos de respaldo tales como facturas, recibos, estados de cuenta,
planillas, etc. En su conjunto estos comprobantes constituyen el libro diario.
Mecanismos de control, para verificar, que el sistema ha captado datos necesarios de
todas las operaciones con el respaldo documentario respectivo.
Modelos de informes contables, como modelos de informes podemos mencionar como
ejemplo: el estado de resultados y el balance general, que posteriormente veremos en la
unidad correspondiente.
3.3 Organizacin del sistema contable.Organizar implica tomar decisiones acerca de los siguientes aspectos:
a) Las tareas a asignar a cada persona integrante del sector contable
b) Los medios de registros a emplear manuales o electrnicos
c) El plan de cuentas a utilizar
d) La cantidad y caractersticas de los registros a utilizar
e) La forma en que se deber producir el ingreso de los diversos comprobantes al sector
contable
f) Los controles a practicar sobre la entrada de datos al proceso, salida de cada proceso
particular y los saldos peridicos y las constancias que deben dejarse de su realizacin.
g) El diseo de los informes contables a preparar, la periodicidad con que se emitirn y
sus destinatarios.

Para tomar estas decisiones deben tenerse en cuenta los requerimientos de los usuarios de
la informacin producida por el sector contable, y las restricciones de carcter econmico
de la organizacin.
3.4 Inicio de un sistema contable.El propietario de un negocio, antes de empezar con un sistema de contabilidad, debe
determinar cuanto es el valor neto de sus posesiones. El valor neto de sus posesiones es
igual a la diferencia que existe entre el total de sus posesiones y el total de sus deudas. La
cifra resultante representa el valor de que realmente le pertenece.
Para fines explicativos veremos el siguiente ejemplo:
En fecha 4 de enero de 2000 el seor Oscar Alvarez, con la finalidad de iniciar un sistema
de contabilidad a su negocio Comercial Continental, previamente debe determinar el valor
neto de sus posesiones. Entonces como primer paso detalla sus posesiones y deudas como
sigue:
Sus posesiones
Efectivo disponible
Inmueble para uso de oficinas
Un automvil Toyota
Una lnea telefnica de COTEL

Bs.20.000.Bs.56.800.Bs.25.000.Bs. 4.400.-

Sus deudas
A Toyosa Ltda.
A mueblera El Roble
A Garaje Romero

Bs.5.000.Bs. 800.Bs. 400.-

Solucin
El seor Rodrguez determina el valor neto de las posesiones de su negocio de la siguiente
manera:
Comercial Continental
Valor Neto de sus posesiones
Total de sus posesiones
Menos:
Total de sus deudas
Valor neto de sus posesiones

Bs.106.200.Bs. 6.200.Bs.100.000.-

3.5 Balance inicial.El balance inicial llamado tambin balance de apertura o estado de situacin inicial, es un
informe financiero elaborado a fecha de inicio de actividades del negocio. La exposicin de
su contenido es la siguiente:
Encabezamiento: El balance inicial tiene el siguiente contenido:
Lnea 1 Razn Social del negocio
Lnea 2 Nombre del informe financiero
Lnea 3 Fecha de informe
Lnea 4 Unidades monetarias en las que se expresa el informe posterior a la lnea 4, el
balance inicial comprende tres secciones: Activos, Pasivos y Patrimonio.

En el lado izquierdo, bajo el ttulo de activos y utilizando cuentas con sus importes detalla
todas las posesiones del negocio, en el lado derecho bajo el ttulo de pasivos sus deudas,
inmediatamente despus del total de pasivos y bajo el ttulo de patrimonio expone el valor
neto de sus posesiones, es decir, su capital con el cual la empresa inicia sus actividades.
El balance inicial de la Comercial Continental es el siguiente:

Activos
Bancos
Edificios
Vehculos
Inversiones

Total Activo

Comercial Continental
Balance Inicial
Al 4 de enero de 2000
(Expresado en bolivianos)
Pasivos
20.000.Cuentas por pagar
6.200.56.800.Toyosa Ltda.
5.000.25.000.Mueblera El Roble 800.4.400.Garaje Romero
400.Total Pasivo
6.200.Patrimonio
O. lvarez, Capital
100.000.106.200.Total Pasivo y Patrimonio 106.200.-

FIRMA CONTADOR

FIRMA GERENTE

3.6 Ecuacin fundamental de la Contabilidad y ecuaciones derivadas.En cualquier estado de situacin como ser, balance inicial o de apertura y balance general se
cumple la siguiente ecuacin: El total de activos (A) es igual al total de pasivos (P) ms el
total de patrimonio (C). Este importante principio puede resumirse como: A = P + C
Las ecuaciones derivadas de la misma son: P = A C y C = A P
Grficamente podemos representar la ecuacin fundamental de la contabilidad considerando
los datos de la Comercial La Paz como sigue:

Descomponiendo la composicin del patrimonio, la frmula fundamental se presenta:

A=P+C+IE

donde I = Ingreso, E = Egreso

Haciendo positivos a todos los componentes de ecuacin, tenemos la siguiente expresin:

A+E=P+C+I
3.7 Ejemplo.El seor Jaime Rodrguez, inaugura su negocio el 1/06/04 con la razn social Micro Market
Rodrguez y con la finalidad de aplicar un sistema de contabilidad para registrar
adecuadamente sus transacciones comerciales, inicialmente debe determinar el valor neto de
sus posesiones en base a la informacin que presenta:
Sus posesiones:
Dinero en efectivo
Mobiliario de oficina
Una camioneta Nissan
Equipo de computacin

Bs.92.670.Bs. 2.300.Bs.27.000.Bs. 4.500.-

Sus deudas:
A Importadora Ruiz
A Servicio de Impuestos

6.000.470.-

Trabajo a realizar:
a) Valor neto de sus posesiones, b) Balance Inicial
Solucin
a) El seor Rodrguez determina el valor neto de las posesiones de su negocio como
sigue:
Micro Market Rodrguez
Valor Neto de sus Posesiones
Total de sus posesiones
Bs.126.470.Menos:
Total de sus deudas
Bs. 6.470.Valor neto de sus posesiones
Bs.120.000.=========
b) El balance inicial del Micro Market Rodrguez es el siguiente:
Micro Market Rodrguez
Balance Inicial
Al 1 de junio de 2004
(Expresado en bolivianos)
Activos
Pasivos
Caja
92.670.- Cuentas por pagar
Mobiliario de oficina
2.300.- Importadora Ruiz
Vehculos
27.000.- Impuestos por pagar
Equipo de computacin 4.500.- Total Pasivos

Total Activos

126.470.-

FIRMA CONTADOR

Patrimonio
J. Rodrguez, capital
Total Pasivo y Patrimonio

FIRMA GERENTE

6.000.470.6.470.-

120.000.126.470.-

3.8 Lectura: Enrique Fowler Newton. Organizacin del Sistema Contable. Ediciones Machi
1992. Pgs. 113 a 167.
3.9 Ejercicio:
1.- Practica El seor Mario Martinez, propietario de la Mueblera el Roble, el 1ro. de abril
del ao 2004 con la finalidad de iniciar un sistema de contabilidad que le permita el registro
y control de sus recursos financieros, previamente debe determinar el valor neto se sus
posesiones y luego su Balance de Apertura en base a la siguiente informacin:
Sus posesiones
Dinero en efectivo
Para uso de oficina dos escritorios c/u a Bs.700,
dos sillas c/u a Bs.300 y una credenza Bs. 800
Una casa
Inventario de mercaderas
Una lnea telefnica
Una computadora personal
Una camioneta
Total posesiones
Sus deudas
Prestamos por pagar
Cuentas por pagar (Barraca El Alto)
Servicios de Impuestos

Bs. 43.000.-

Bs. 58.000.Bs. 30.000.Bs. 6.400.Bs. 7.000._____?____

Bs.202.400.Bs. 12.000.Bs. 5.000.Bs. 1.000.-

Trabajo a realizar
1. Determinar el Valor Neto de Posesiones
2. Balance de apertura
3. Afirmar verdadero o falso que: el valor de la camioneta Bs.31.000.
2.- Teora.- Desarrollar los siguientes trminos contables:
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
h)
i)

Concepto de Sistemas Contables

Elementos de un Sistema Contable
Elementos materiales de un Sistema Contable
Manual de cuentas
Organizacin de un Sistema Contable
Valor neto de posesiones
Balance inicial
Estructura del Balance inicial
Ecuacin fundamental de la contabilidad