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MANUAL APROBACIONES JDE

Versin 01
Hoja 1 de 20

Mantenimiento Logistica Compras


Finanzas Contabilidad
Instructivo : - Manual de Usuario
- Mdulo COMPRAS (PO)

Las copias impresas y SIN timbres se consideran slo Informativas y estn por defecto NO CONTROLADAS

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TABLA DE CONTENIDOS
I. OBJETIVO Y ALCANCE DE ESTE MANUAL....................................................................................................................3
II. INTRODUCCIN AL MDULO DE COMPRAS .............................................................................................................4
III. ACCESO AL MDULO DE COMPRAS .........................................................................................................................6
IV. REQUISICIONES .........................................................................................................................................................7
IV.I ACCESO A MEN DE REQUISICIONES.............................................................................................................................. 7
IV.II INGRESO DE LA REQUISICIN .......................................................................................................................................8
V. APROBACIN O RECHAZO DE REQUISICIONES ....................................................................................................... 12
V.I ACCESO A MEN APROBACIN O RECHAZO DE REQUISICIONES .......................................................................................... 12
V.II BSQUEDA DE LA REQUISICIN A APROBAR O RECHAZAR ............................................................................................... 13
V.III APROBACIN DE REQUISICIONES ................................................................................................................................ 14
V.IV RECHAZO DE REQUISICIONES ..................................................................................................................................... 15
VI. ASIGNACIN DE REQUISICION A COMPRADORES................................................................................................. 16
VII. GENERACION DE COTIZACIONES ........................................................................................................................... 16
VIII. GENERACION DE RDENES DE COMPRAS ........................................................................................................... 16
IX. APROBACION DE ORDENES DE COMPRAS ............................................................................................................. 17
IX.I ACCESO A MEN APROBACIN DE ORDENES DE COMPRAS ............................................................................................... 17
IX.II APROBACIN DE RDENES DE COMPRAS...................................................................................................................... 18

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I. OBJETIVO Y ALCANCE DE ESTE MANUAL


El presente manual tiene como objeto servir de gua para los distintos usuarios que debern interactuar con el
mdulo de compras de nuestro ERP, detallando las diferentes actividades y los pasos a seguir para desarrollarlas de
manera simple y eficiente. En ningn caso se pretende entregar detalles de tipo tcnico en cuanto a las distintas
alternativas de configuracin de JD Edwards Enterpriseone y sus respectivas posibilidades de procesamiento.
Este manual en su versin actual se entrega como parte del proceso de capacitacin del proyecto ALBATROS y
constituye una gua de consulta permanente para los actuales usuarios y aquellos se incorporen a futuro.
La estructura de este manual contempla en sus primeros captulos una introduccin al mdulo y una explicacin de
los distintos tipos de usuarios y sus tareas. Desde el captulo IV y hasta el IX se muestra de forma secuencial desde la
Requisicin hasta la Aprobacin de las Ordenes de Compras, detallando en cada captulo el usuario que participa de
esta. Se opt por no separar en tres manuales diferentes, dependiendo del tipo de usurario, para que aquellos que
se interesen puedan tener una visin global del proceso de compras en sus diferentes etapas.

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II. INTRODUCCIN AL MDULO DE COMPRAS


El mdulo de Compras tiene por objeto administrar, documentar y controlar el proceso general de adquisicin de
repuestos, insumos y servicios necesario para el funcionamiento de la compaa. Razn por la cual el presente manual
abarca las actividades relativas a la generacin de requisiciones de compras, cotizaciones, rdenes de compras y
aprobacin de la misma.
Las actividades del proceso de compras y sus usuarios son los que a continuacin se muestran.

Actividad

Actividad

Actividad

Actividad

Actividad

Actividad

Actividad

Requisicin

Aprobacin
de
Requisiciones

Asignacin de
Comprador a
Requisicin

Generacin
de
Cotizacin

Generacin
de Orden de
Compra

Aprobacin
de Orden de
Compra

Envo Orden
de Compra a
Proveedor

Usuario

Usuario

Usuario

Usuario

Usuario

Usuario

Requisidor

Aprobador
SubGer rea

Usuario
Aprobador
SubGer
Compras

Comprador

Comprador

Aprobador
Gerente rea

Comprador

Estas actividades son de carcter secuencial, por lo tanto el desarrollo y trmino de cada una es necesario para iniciar
la siguiente actividad.
1.

Requisicin, usuario Requisidor


Actividad mediante la cual el Requisidor generar una Requisicin de compras de materiales o servicios
segn una solicitud enviada por los diferentes departamentos de la compaa.
Dada las caractersticas de nuestros procesos distinguen los siguientes tipos de Requisiciones:
Requisicin
de Stock
de Buses Detenidos
de No Stock
de Activo Fijo
de Compras Importadas
de Proyectos y obras en curso

O1
O5
O2
O3
O1
O6

Se definen dos Requisidores para todo el proceso de compras:


Requisidor 1, perteneciente al rea Logstica quien ser responsable de generar las requisiciones
de Stock O1 y de Buses Detenidos O5.
Requisidor 2, perteneciente al rea Compras quien ser responsable de generar todas las otras
requisiciones las cuales debern ser comunicadas por las diferentes unidades de negocio va correo
electrnico y utilizando un formulario estndar para toda la compaa.
2.

Aprobacin o Rechazo de Requisicin, usuario Aprobador Subgerentes de rea


Actividad mediante la cual los Subgerente de rea aprueban o rechazan las Requisicin de sus reas.

3.

Asignacin de Requisicin a un Comprador, usuario Aprobador Subgerente de Compras


Actividad mediante la cual el Subgerente de Compras asigna la Requisicin a un Comprador para que este
trmite esta y las actividades que le siguen.

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4.

Generacin de Cotizacin, usuario Comprador


Actividad realizada por el Comprador mediante la cual genera una Cotizacin la que posteriormente ser
enviada diferentes proveedores.
Cotizacin
de Stock
de Buses Detenidos
de No Stock
de Activo Fijo
de Compras Importadas
de Proyectos y obras en curso

5.

Q1
Q5
Q2
Q3
Q1
Q6

Generacin de Ordenes de Compras, usuario Comprador


Actividad realizada por el Comprador quien en base a las ofertas recibidas elabora una Orden de Compra.
Dependiendo el tipo de Requisicin que origin el proceso de compra es el tipo de Orden de Compra que se
generar, por ejemplo una Requisicin de stock O1, genera una Cotizacin Q1 y una Orden de Compra ON
Orden de Compra
de Stock
de Buses Detenidos
de No Stock
de Activo Fijo
de Compras Importadas
de Proyectos y obras en curso

6.

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ON
OC
OS
OF
OI
OG

Aprobacin de Ordenes de Compras usuarios Aprobadores Gerentes de rea


Actividad realizada por los Aprobadores Gerentes de rea de rea mediante la cual aprueban o rechazan
las rdenes de Compras, relativas a sus unidades de negocio, bajo el siguiente Flujo de Aprobaciones
Flujo de aprobacin
Tipo de Orden de Compra

Monto

Aprobador

de Stock

ON

de No Stock

OS

de Compras Importadas

OI

desde $200.001 hasta $5.000.000

Gerente de Area

de Proyectos y obras en curso

OG

desde $5.000.001 hasta $10.000.000

Gerente de Finanzas

Sobre $10.000.001

Gerente General

Tipo de Orden de Compra


de Buses Detenidos

desde $1 a $200.000

Subgerente de Administracin y Compras

Monto
OC

Tipo de Orden de Compra

Subgerente de Compras y

Desde $1

Monto
desde $1 a $200.000

Aprobador
Subgerente de Logistica
Subgerente de Compras
Aprobador
Subgerente de Compras y
Subgerente de Administracin y Compras

de Activo Fijo

OF

desde $200.001 hasta $1.000.000

Gerente de Area

desde $1.000.001 hasta $5.000.000

Gerente de Finanzas

Sobre $5.000.001

Gerente General

Los procesos de aprobacin son secuenciales y no avanzan si el aprobador anterior no aprueba la Orden de Compra

7.

Envo de Orden de Compra a Proveedor usuario Comprador


Actividad realizada por los Compradores mediante la cual comunica al proveedor la decisin de compra as
este puede proceder al despacho de los productos solicitados o los servicios previamente cotizados.

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III. ACCESO AL MDULO DE COMPRAS


Usuario objetivo: Requisidores, Compradores y Aprobadores
Para acceder al mdulo Compras se debe marcar la opcin Mdulo de Compras segn se muestra a continuacin
Ir a:
Men
> Men de Compras

Haciendo clic en el Men Compras se desplegarn las diferentes opciones para la generacin de Requisiciones,
Cotizaciones y rdenes de Compras

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IV. REQUISICIONES
Usuario objetivo: Requisidores
IV.i Acceso a Men de Requisiciones
A modo de ejemplo se trabajar la requisicin para compra de stock, dado que todas las requisiciones siguen los
mismos pasos, pero en los diferentes tipos de compras.
Acceso al Mdulo: para acceder al mdulo de Requisiciones se debe seguir la siguiente ruta (en este caso se trata de
una Requisicin Stock, funciona de igual forma para el resto):
> Men
> Men Alsacia (Express o Camden)
> Compras
> Operaciones Diarias
> Compras Nacional Stock
> Requisicin No Stock (O2)

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IV.ii Ingreso de la Requisicin


Hacer clic en Ingreso de Requisicin (O1)

Ingreso de datos de Requisicin:


1. Suc /Planta:

es la unidad de negocio o centro de costos a la cual se asocia la requisicin


Posicionarse dentro del rectngulo
Buscar la sucursal o CeCo al que corresponde la requisicin (utilizar ayuda visual o F2)
Hacer clic en Sucursal que corresponde y dar SELECCIONAR

2. Dir entr:

es la direccin donde se har la recepcin del articulo o servicio que se esta adquiriendo
Posicionarse dentro del rectngulo
Buscar Dir entr que corresponde la requisicin (utilizar ayuda visual o F2).
Hacer clic en la Dir entr que corresponde y dar SELECCIONAR

3. Fech solic:

es la fecha del da en que se genera la solicitud


Ingresar fecha formato dd/mm/aa

NO COMPLETAR: Unidad negocio proy


4. Nmero Artculo:

5. Prov:

es el numero o cdigo interno del sku a solicitar, ejemplo HCV02165


Posicionarse dentro del rectngulo
Buscar el o los artculo a solicitar
Hacer clic en cada artculo y dar SELECCIONAR

el el rut del proveedor


Posicionarse dentro del rectngulo
Buscar un proveedor
Hacer clic en Proveedor y dar SELECCIONAR

6. Cantidad encargada:

es la cantidad que se esta solicitando


Ingresar Cantidad (numrico)

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NO Completar: UM tr / cantidad sec encargada / UM Secund / Costo Unitario / Cantidad Servicio


Una vez finalizada la carga de dato debe bajar una lnea y hacer Clic en Guardar

IMPORTANTE. CARGA MASIVA DE DATOS A LA REQUISICIN VA IMPORTACIN DE EXCELL


Para facilitar la carga de cdigos y cantidades se podr hacer una carga masiva utilizando una planilla que tenga un
el siguiente formato especfico.
Cdigo

RUT proveedor

Cantidad Solicitada

La operacin de carga es la siguiente: Hacer click en Importacin de datos

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Se desplegar la siguiente pantalla:

Ahora debe:
1. Seleccionar Importar desde el portapapeles;
2. Elegir si desea insertar en la fila 0 de la cuadrcula o pegar;
3. Dar ctrl+v para pegar los datos en la cuadrcula;

4.

Finalmente

para cargar los datos en la orden.

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5.

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De esta forma quedan importados todos los datos en la requisicin tal como si los hubiese ingresado
directamente en la pantalla.

Una vez que se guarda la requisicin aparecer la siguiente pantalla la que tiene por objeto indicar el nmero de la
requisicin generada

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V. APROBACIN O RECHAZO DE REQUISICIONES


Usuario objetivo: Aprobador de Requisiciones (Subgerentes)
V.i Acceso a men Aprobacin o Rechazo de Requisiciones
JD Edwards enviar un correo electrnico a cada usuario aprobador indicndole una ruta para acceder a las
aprobaciones pendientes. En caso de estar dentro del sistema la ruta para acceder al mdulo de aprobacin de
Requisiciones es la que se indica:
Acceso al Mdulo: para acceder al mdulo de Aprobacin de Requisiciones debe seguir la siguiente ruta:
> Men
> Men de Compras
> Compras
> Operaciones Diarias
> Proceso de Aprobacin
> Aprobacin de Requisicin Stock (O1)

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V.ii Bsqueda de la Requisicin a Aprobar o Rechazar


1. Hacer click en Buscar, accin que desplegar todas las requisiciones pendientes de aprobacin.

2. Marcar el cuadrado de la requisicin a aprobar y hacer click en SELECCIONAR

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V.iii Aprobacin de Requisiciones


Una vez seleccionada las requisiciones podr ver el detalle de esta y verificar lo que se est solicitando:
Nmero de la Requisicin N Orden
Nombre del Requisidor Iniciador
Proveedor. Sugerido por el Requisidor
Detalle de SKU, descripcin de SKU, etc.

Verificado todos los datos y existiendo conformidad se aprueba haciendo click Pantalla y luego en Aprobar

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V.iv Rechazo de Requisiciones


De no existir conformidad la requisicin seleccionada se rechaza de la siguiente forma:
Marca todas las lneas haciendo click en cuadra superior de las lneas
Luego hace Click en el cuadro Fila y despus en Rechazar

Explicacin del Rechazo. JDE solicitar ingresar un texto explicando las razones del rechazo, texto que debe
completarse en el cuadro que se indica y luego dar OK.

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VI. ASIGNACIN DE REQUISICION A COMPRADORES


Usuario objetivo: Aprobador de Requisiciones SOLO Subgerente de Compras

VII. GENERACION DE COTIZACIONES


Usuario objetivo: Compradores

VIII. GENERACION DE RDENES DE COMPRAS


Usuario objetivo: Compradores

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IX. APROBACION DE ORDENES DE COMPRAS


Usuario objetivo: Aprobadores de Ordenes de Compras (Gerentes de rea)
IX.i Acceso a men Aprobacin de Ordenes de Compras
JD Edwards enviar un correo indicndole que tiene rdenes de compras por aprobar y como es una accin de
carcter secuencial estas solo le llegarn una vez que el aprobador anterior del flujo de aprobaciones haya dado el
OK a la orden de compra.
Al hacer click en el link se abrir la pgina de JDE en la cual debe validarse y luego el sistema lo llevar al mdulo de
aprobacin de la Orden de Compra. Ejemplo del correo electrnico.

WEB

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En caso que usted se encuentre dentro del sistema, deber seguir la siguiente ruta para aprobar rdenes de Compras
> Men
> Men de Compras
> Compras
> Operaciones Diarias
> Proceso de Aprobacin
> Ordenes de Compras

IX.ii Aprobacin de rdenes de compras


Debe ir al men Orden de Compra y luego hacer click en los diferentes tipos de rdenes para aprobar segn
corresponda.

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Se hace click en el men Aprobacin Compra de Stock (ON), luego se debe buscar la o las rdenes de compras a
aprobar, para esto debe hacer click en BUSCAR, si no aparece nada significa que no tiene tareas de aprobacin
pendiente.

Las rdenes pendientes de aprobacin debe seleccionarlas haciendo clic en la lnea y luego marcar Seleccionar, as
podr ver el detalle y decidir si aprueba o rechaza.
Una vez seleccionada podr ver el siguiente detalle
Donde podr verificar:
1. Detalles de SKU a comprar:
a. Cdigos
b. Descripcin
c. Cantidad
2. Razn Social
3. Total Neto de la compra

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De existir conformidad se debe hacer click en PANTALLA y marcar la opcin Aprobar

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