ESTANDARIZACION UNIDADES DE EMPAQUE PARA LA MOVILIZACION DE

LA MERCANCIA EN SERVIENTREGA

LUIS CARLOS QUINTERO BOTERO

SERVIENTREGA S.A
METODOLOGIA APLICADA
BOGOTA
2012

ESTANDARIZACION UNIDADES DE EMPAQUE PARA LA MOVILIZACION DE

LA MERCANCIA EN SERVIENTREGA

LUIS CARLOS QUINTERO BOTERO

Modelo para estandarizacin de unidades de empaque

SERVIENTREGA S.A
METODOLOGIA APLICADA
BOGOTA
2012

TABLA DE CONTENIDO

No.
Pagina
INTRODUCCION

1. IDEA Y PROBLEMTICA
1.1 Idea Central
1.2 Problemtica

7
7
7

2. PREGUNTAS
2.1 Principal
2.2 Secundarias

8
8
8

3. OBJETIVOS
3.1 Principal
3.2 Secundarios

9
9
9

4. JUSTIFICACION

10

5. CONTEXTO

11-12

6. ANTECEDENTES

13-14

7. MARCO TEORICO

15

8. METODOLOGIA

16

8.1 ESTUDIOS PREVIOS AUTOR

16-17

8.2 RECOLECCION INFORMACION ASPECTOS LOGISTICOS

8.2.1 Operacin antes del meridiano
8.2.2 Entrada regional
8.2.3 Salida zona
8.2.4 Operacin pos meridiano
8.2.5 Entrada a zona punto de servicio
8.2.6 Salida regional

18
18
19
19
20
20
20

8.3 RECOLECCION Y ANALISIS PROCESO FINANCIERO

8.3.1 Movilizacin de unidades y facturacin
8.3.2 Saldo cartera
8.3.3 Nota crdito

21
22
22
23

8.4 TRABAJO DE CAMPO

8.4.1 Toma de muestra movilizacin
8.4.2 Calculo costos unidades de empaque para clientes

23
23
24

8.5 ANALISIS BENEFICIOS PROPUESTA ESTANDARIZACION

8.5.1 Beneficio econmico
8.5.2 Valor promedio por envi
4
8.5.3 Otros beneficios

25
25
26
26-27

9. PROPUESTA

28-29

INDICE DE TABLAS

Antecedentes competencia a nivel nacional

12

Estudio centro de soluciones desviacin peso fsico

17

Estudio centro de soluciones desviacin peso volumen

17

Movilizacin y facturacin a junio de 2012

22

Saldo cartera clientes con deficiencias en pesos y medidas

23

Notas crdito por error en pesos y medidas

23

Muestra de unidades movilizadas

24

Costo estandarizacin unidades de empaque clientes

24

Costo distribucin unidades de empaque clientes

25

Beneficio econmico estandarizacin unidades de empaque

25

Incremento valor promedio por envi

26

INTRODUCCION

Servientrega S.A. es una compaa de amplio reconocimiento a nivel nacional y en

los ltimos aos a nivel internacional, lder en el sector de la mensajera nacional
expresa Courier y el Paqueteo Liviano con 29 aos en el mercado; la
organizacin SERVIENTREGA se ha consolidado como la empresa lder en este
sector con ventas superiores a los $400.000 millones y una movilizacin anual de
35 MM de envos de los cuales cerca del 60% se procesan en la plataforma
logstica de la ciudad de Bogot.
En la actualidad la compaa se ha orientado a desarrollar soluciones logsticas y
cadenas de abastecimiento a la medida de los clientes y saciar las necesidades
del mercado buscando mantenerse en las primeros puestos en la prestacin de
estos servicios, teniendo en cuenta que durante los ltimos aos han ingresado al
mercado compaas extranjeras como DHL y UPS aadiendo que empresas
colombianas han venido creciendo y se han posicionado en el mercado
satisfactoriamente.
Actualmente el proceso de clasificacin de Cross Docking que se realiza en el
Centro Internacional Logstico (CIL) de Bogot es completamente manual, donde
se captura a travs de lectores de radiofrecuencia por cdigo de barras tipo EAN
nicamente el nmero de gua; el resto de la informacin (origen, destino, peso,
dimensiones, nmero de piezas, modo de transporte, ruta del operativo, forma de
pago) atinente al despacho, es capturada manualmente por el operario.
Este mtodo de trabajo se viene viendo afectado hace varios aos debido al
aumento de movilizados; presentando falencias en los tiempos de operacin, los
mrgenes de error son sumamente altos y siguen en aumento, en particular en
informacin como pesos, dimensiones, troques, envos mal remitidos, etc.
Todo lo anterior afecta en ltimas el factor ms importante de la compaa que es
el cliente, lo cual se traduce en la disminucin del flujo de caja de la compaa y
lgicamente la prdida de mercado.

1. IDEA Y PROBLEMTICA

1.1 Idea Central

Establecer los lineamientos para la manipulacin de la Mercanca movilizada por
Servientrega, a travs de la implementacin de unidades de empaque
Estandarizadas.

1.2 Problemtica
El incremento en ms del 40% en unidades movilizadas a nivel Nacional
presentado en el ltimo quinquenio y las caractersticas amorfas del empaque de
las mismas, han trado consigo algunos impactos negativos en SERVIENTREGA,
de los cuales vale destacar:

Tiempos de operacin superiores a los establecidos

Incremento de costos de operacin
Reduccin en los niveles de servicio
Incremento en las Devoluciones de facturas por concepto de diferencia en
pesos y medidas, ocasionando desgaste administrativo y detrimento
econmico
Deterioro de la marca, afectando el posicionamiento de la Compaa en el
Mercado Nacional.

Por lo anterior se hace imperiosa la necesidad de pensar en la estandarizacin de

las unidades de Empaque, en bsqueda de hacer sus procesos lo ms rentables
y eficaces de acuerdo a los requerimientos Fsicos, Financieros, operativos y de
Mercado, tanto de Servientrega como del cliente.
Por otro lado la llegada de competidores extranjeros y el crecimiento de empresas
nacionales se constituye en una amenaza para SERVIENTREGA, toda vez que
las compaas forneas DHL, FEDEX ya cuentan de manera estndar con estos
dispositivos en todas sus operaciones, lo cual les permite generar diferenciacin
en costos y tiempos, frente a una operacin con caractersticas de empaque
amorfos brindada por Servientrega.

2. PREGUNTAS

2.1 Principal

Cuenta Servientrega con unidades de Empaque Estandarizadas.

2.2 Secundarias

Qu tipo de Material de Empaque utiliza Servientrega para la movilizacin

de sus envos?
Servientrega provee el empaque a sus clientes?
Cual es el costo Financiero, Operativo y Financiero por errores en el clculo
de los pesos y medidas?
Cuenta Servientrega con indicadores precisos, que permitan establecer el
tipo de unidades movilizadas por la compaa?

3. OBJETIVOS

3.1 Principal

Generar una solucin de beneficio mutuo (cliente/SERVIENTREGA), mediante la

estandarizacin de las unidades empaque, que permita la optimizacin de los
recursos fsicos, financieros y operativos, tanto para el cliente como para la
organizacin.
3.2 Secundarios

Como fase inicial, determinar los 10 clientes crdito de Servientrega a

nivel Nacional con mayor porcentaje de novedades por concepto de pesos
y medidas, lo cual afecta el normal ciclo de Facturacin, Rotacin de
Cartera, Proceso Logstico e imagen ante el cliente. Con el fin de
estandarizar sus unidades de empaque por medio de la adjudicacin de las
misma por parte de Servientrega.

Asegurar el ingreso mnimo esperado en los objetivos vitales de la

compaa en los cincuenta clientes mencionados, por medio de la
renegociacin de las condiciones comerciales.

Estimar los ahorros en costos, beneficios en Ingresos, optimizacin

operacional e imagen ante los clientes seleccionados, emanados de la
estandarizacin.

4. JUSTIFICACION

A pesar que Servientrega es una de las compaas ms grandes y posicionadas

en su lnea de negocio en Colombia, es necesario que su departamento de
logstica desarrolle herramientas y Soluciones en aras de la sostenibilidad de la
Compaa. Teniendo en cuenta que estn llegando al pas empresas con
soluciones logsticas de vanguardia y tecnologa de punta en las mismas.
En Servientrega la cantidad de movilizados al pasar de los aos y en las
proyecciones al ao 2016 son positivas en sus 4 principales procesos, lo que
demuestra que si la organizacin no toma acciones logsticas para perdurar en el
mercado es posible que sus competidores empiecen a quitarle participacin a la
misma, se deben generar ventajas competitivas especialmente en lo relacionado
con diferenciacin en costos, optimizacin de proceso, prestacin de servicio y
posicionamiento de marca.
La implementacin planteada referente a la estandarizacin de las unidades de
empaque, encierra y trae consigo la solucin a las necesidades planteadas. Ya
que la misma no solo genera una ventaja competitiva, al convertirse Servientrega
la nica Empresa Courrier en el pas con un sistema de estandarizacin de sus
unidades de empaques (similar tan solo a Empresa de talla mundial como FEDEX,
UPS, DHL), sino que generara la optimizacin de su proceso operativo, mejoras
en los procesos administrativos, recordacin de marca, mejora en el servicio y
aseguramiento de los ingresos.
La solucin de estandarizacin, busca entre otros aspectos; Mejoras en la
manipulacin de la carga en los centros Logsticos (disminuyendo tiempos de
procesamiento), optimizacin de la capacidad vehicular, disminucin de las
novedades por concepto de pesos y medidas, rentabilidad acorde a los objetivos
vitales de la compaa ( por medio del aseguramiento de un ingreso promedio por
envi), rechazo en la facturacin y por ende mejoras en la Rotacin de Cartera,
disminucin del desgaste administrativos por conceptos de conciliaciones
(Servientrega/Cliente) y aumento de la credibilidad del cliente en la compaa.

10

5. CONTEXTO
Las cifras que maneja el sector del trasporte de carga en el pas son alentadoras.
Sin embargo, desde hace unos aos existe un inusitado aumento en la flota de
tracto camiones que tiene preocupados, tanto a las empresas de carga como a los
mismos dueos de vehculos y transportadores. Esto ha generado una sobreoferta
en el mercado que los obliga a realizar una bsqueda desaforada de mercanca
por todo el pas.
Jairo Herrera Murillo presidente de Asecarga (Diario la Republica Octubre de
2011) sostuvo que Los transportadores se estn convirtiendo en nmadas,
viajando por todas las ciudades, vindose forzados, en ocasiones, a realizar sus
rutas desocupados, o con muy poca carga, para poder desplazarse a sitios donde
la oferta presente un aumento considerable.
De otro lado, a los dueos de los vehculos lo que ms les inquieta, al momento de
realizar sus balances financieros, es la gran cantidad de camiones circulando, el
tiempo que demoran esperando en los terminales por carga y, adems, las tarifas
de los peajes en algunas rutas especficas.
Segn William Barbosa, dueo de una flota de tracto camiones y conocedor del
gremio por mucho tiempo, aunque el sector present una mejora en los ltimos 3
aos, la llegada de nuevas empresas con 20 30 mulas nuevas est dificultando
la consecucin de carga, generando una competencia generalizada y una demora
excesiva de sus camiones en los puertos.
Esta bsqueda de mercanca se est convirtiendo en una verdadera Vuelta a
Colombia, en donde sus vehculos deben recorrer todas las ciudades, evitando
los trayectos que les generen ms costos y demoras para conseguir qu
transportar. Cuando uno trabaja con carga, debe procurar no venir a Bogot,
puesto que la mayora del trabajo que sale de la ciudad es para movilizar
contenedores vacos y este es un viaje que no produce ganancias, lo ms rentable

11

es buscar viajes de Ibagu hacia la Costa y desde ah para ciudades como Cali o
Villavicencio. (William Barbosa 2011)
Esta situacin tiene pensando al gremio, puesto que, hasta hace tres aos, en el
pas existan 15 mil tracto camiones y hoy en da la cifra ha aumentado a un
promedio de 25 mil. La entrada de estos vehculos no slo influye en la
sobreoferta, sino que, adems, perjudica a los dueos de camiones de modelos
inferiores al ao 95, dado que, para ellos, el trasporte de mercanca a puertos se
les est restringiendo, debido a las exigencias por parte de las aseguradoras para
este tipo de transporte.
Las empresas y los dueos de los vehculos se ven afectados, muchas veces, al
asumir los costos de funcionamiento, los gastos operativos, administrativos y
financieros, que les representa su funcionamiento. Esto debido a factores como el
alto costo en los peajes, la demora de los vehculos en los puertos y terminales de
carga y el tiempo que se toman las empresas generadoras para cancelarles sus
servicios.
Las compaas transportadoras exigen un 15 por ciento de aumento para el
trasporte de la carga, sobre la tabla de flete, Asecarga le ha pedido al Gobierno
nacional que elimine la tabla de fletes o determine un margen mnimo de
intermediacin para que los generadores lo cancelen, ya que sta viene obligando
a alas empresas trasportadoras a convertirse en las grades financiadoras de las
industrias.
Todo este proceso est generando una nueva cultura en el transporte de carga en
el pas, en donde se busca una especializacin en este mbito que puede prever
este tipo de inconvenientes y que desarrolle nuevas estrategias corporativas para
que el sector contine su camino de crecimiento y modernizacin, por medio de
construccin de nuevos y modernos terminales de carga y la profesionalizacin,
tanto de las empresas de carga, como de los mismos transportadores.
Como consideracin adicional, ponemos de manifiestos en los siguientes apartes,
algunos aspectos de inters referentes al transporte de carga en el Mercado
Nacional.
TABLA No. 1
ANTECEDENTES COMPETENCIA A NIVEL NACIONAL

12

6. ANTECEDENTES
Servientrega fue creada el 29 de noviembre de 1982 por los hermanos Luz Mary y
Jess Guerrero Hernndez, oriundos de Jenesano Boyac, que siendo empleados
en empresas de Transporte de carga, detectaron la oportunidad de incursionar con
soluciones que mejoraran los niveles de servicio para la categora de documentos
y paquetes.
Su evolucin se ha estructurado por quinquenios a los cuales se les dio un nombre
de acuerdo con la estrategia adoptada.
Servientrega S. A. empresa del sector de logstica Lder en Colombia y Ecuador y
posicionada, en los Estados Unidos y otros pases de Amrica y Europa, donde
est en constante desarrollo de su Infraestructura a travs de la construccin de
modernos centros de logstica, para optimizar los ciclos de abastecimiento de sus
Clientes, as mismo la evolucin de los centros administrativos, centros de
operaciones y puntos de servicio a centros Integrales de logstica. Estos centros
que son dotados de la ms eficiente tecnologa, Integran los portafolios de las
diferentes empresas y socios estratgicos que complementan la cadena logstica
en procesos de call center, comercializacin, almacenamiento, gestin de
inventarios, empaque, transporte, distribucin y medios de pago. Los servicios
cada da sern ms profesionalizados y con mayor valor agregado cuando los
operadores logsticos se hagan cargo de procesos integrales, para evitar el
traspaso de costos de un eslabn a otro y el incremento en los tiempos de
operacin
Servientrega es una compaa orientada a ofrecer Soluciones de logstica en
recoleccin, transporte, almacenamiento, empaque y distribucin de documentos y
mercancas. En lo cual ha invertido recurso humano, fsico y financiero en pro del
13

ofrecimiento de una oferta de valor integral. En lo referente a los estudios

preliminares relacionados con la estandarizacin de las unidades de Empaque,
son pocos los esfuerzos por no decir nulos que ha realizado la compaa al
respecto.
Las unidades estandarizadas de empaque son utilizadas con xito por grandes
compaas de courrier a nivel Mundial, caso; FEDEX, DHL, las cuales han
implementado en sus operaciones una filosofa de homogeneidad en sus
unidades de empaque, permitindoles optimizar sus recursos, mejorar sus
ingresos y posicionar su marca, entre otros beneficios.

En la actualidad la compaa se ha orientado a desarrollar soluciones logsticas y

cadenas de abastecimiento a la medida de los clientes y saciar las necesidades
del mercado, buscando mantenerse en las primeros puestos en la prestacin de
estos servicios, teniendo en cuenta que durante los ltimos aos han ingresado al
mercado compaas extranjeras mencionadas con anterioridad como DHL y
FEDEX , aadiendo que empresas colombianas han venido creciendo y se han
posicionado en el mercado satisfactoriamente. Actualmente el proceso de
clasificacin de Cross Docking que se realiza en el Centro Internacional Logstico
(CIL) de Bogot es completamente manual debido a la movilizacin de unidades
de empaque completamente amorfas, las mismas se captura a travs de lectores
de radiofrecuencia por cdigo de barras tipo EAN nicamente el nmero de gua;
el resto de la informacin (origen, destino, peso, dimensiones, nmero de piezas,
modo de transporte, ruta del operativo, forma de pago) atinente al despacho, es
capturada manualmente por el operario.
Este mtodo de trabajo se viene viendo afectado hace varios aos debido al
aumento de movilizados; presentando falencias en los tiempos de operacin, los
mrgenes de error son sumamente altos y siguen en aumento, en particular en
informacin como pesos, dimensiones, troques, envos mal remitidos, etc. Todo lo
14

anterior afecta en ltimas el factor que da sostenibilidad econmica a la compaa

que es el cliente, lo cual se traduce en la disminucin del flujo de caja de la
compaa y lgicamente la prdida de mercado.

7. MARCO TEORICO
La posibilidad de obtener Informacin referente autores de lengua Espaola que
hablen sobre temas de estandarizacin de unidades de Empaque para el
transporte de Carga, que pudiera servir como apoyo para establecer parmetros
metodolgicos en la implementacin de este concepto es bastante limitada por no
decir nula.
Lo anterior posiblemente fundamentado en que el concepto de estandarizacin se
ha dada en gran medida tan solo en empresas especializadas de talla Mundial,
como es el caso de grandes Multinacionales como lo son; DHL, UPS Y FEDEX.
Con base en ello el trabajo se enfocara en los clculos y estimaciones propias del
trabajo de campo del autor, lo anterior acorde a la experticia adquirida en los 18
aos de labores en empresas de transporte de carga, la cual le permite contar
con un conocimiento amplio en materia de empaque y manipulacin de la misma.

15

8. METODOLOGIA

La metodologa a seguir esta fundamenta en aspectos como:

Estudios Previos efectuados por el autor

Recoleccin y anlisis de Informacin de procesos Logsticos

Recoleccin y anlisis de Proceso Financiero

Trabajo de Campo

Anlisis Beneficio Propuesta

A continuacin desarrollamos los aspectos tratados en la Metodologa.

8.1 ESTUDIOS PREVIOS DEL AUTOR
Mostramos algunos de
efectuados por el autor:

los resultados emanados de los estudios previos

Muestreo realizado recientemente en los centros de soluciones con el cual se

evidencio el alto desfase en la liquidacin del flete a consecuencia de
16

inconsistencias las dimensiones de las unidades de Empaque despachadas por el

cliente, todo esto consecuencia de la no estandarizacin de las unidades de
empaque y la heterogeneidad de los envos:

TABLA No. 2
ESTUDIO CENTRO DE SOLUCIONES DESVIACIN PESO FISICO

Desviacin en Peso Fsico.

TABLA No. 3
ESTUDIO CENTRO DE SOLUCIONES DESVIACIN PESO VOLUMEN

Desviacin en Peso Volumtrico.

17

La ficha tcnica del muestreo realizado es la siguiente:

48 Centros de solucin Bogot:

12 Directos de 91 Equivalentes al 13 %
39 Indirectos de 338 Equivalentes al 12 %
286 Envos de Mercanca Premier de 7225 Bta. Equivalentes al 4 %
Fecha Toma de Muestra: Febrero 3 de 2012.

De igual manera se realiz una prueba Piloto con el cliente Consorcio Papelero,
relacionado con las estandarizacin de sus unidades de Empaque, en la cual se
efectu el cambio del empaque del cliente por uno suministrado por Servientrega
de caractersticas fsicas (medidas) homogneas para todas la unidades, lo cual
dio como resultado el incremento de la productividad de la Operacin Logstica en
lo relacionado con la manipulacin de los envos de este cliente en un 30%. Esto
se refiere especficamente a indicadores relacionados con exactitud de pedido
(pesos y medidas), velocidad en el alistamiento. De igual manera los beneficios
Financiero por pago de la Factura a tiempo (Rotacin de cartera) e imagen de la
marca.
La movilizacin de la mercanca en unidades de Empaque estandarizadas,
permiti la captura en tiempo Real de cerca de 9 campos que hoy se realiza de
manera manual por parte del operario (Origen, destino, peso fsico, nmero de
piezas, dimensiones, modo de transporte, modalidad de pago)
8.2 RECOLECCION INFORMACION ASPECTOS LOGISTICOS

18

Para poder entender como es el proceso logstico funcional de Cross Docking

(procesamiento de envos) de la plataforma de Servientrega de Bogot se puede
resumir a groso modo en 4 operaciones grandes a diferentes horas del da que se
explican a continuacin.
8.2.1 Operacin Antes del Meridiano (AM)
La operacin A.M. que se efecta en la plataforma de Bogot se divide en dos
actividades principales basados en un ejercicio de tomar los envos de un vehculo
o punto especfico hacer una dispersin y capilaridad de los mismos y sacarlos a
distribucin para entrega a un cliente final, cabe aclarar que dentro de estas
operaciones principales se realizan unas sub-operaciones. Si bien estas suboperaciones son importantes, dentro del flujo de actividades de automatizacin no
tienen relevancia alguna, toda vez que se trata de actividades complementarias
como confirmacin de lugar de entrega, concertacin de cita (para el caso de
almacenes de cadena, entregas en sitios de reclusin, etc. Es por esto que nos
concentramos en las actividades principales que es donde se surten los puntos de
chequeo tanto de entrada como de salida de las mercancas.
8.2.2 Entrada Regional
Consiste en la entrada de vehculos con sus respectivos envos al CIL Bogot de
las diferentes ciudades del pas, Los vehculos llegan a la plataforma a partir de
las 5:00 A.M. hasta las 9:00 A.M. (aproximadamente); por otro lado entre las 3:00 y
6:00 A.M. llegan de la costa atlntica, Occidente y Medelln los operativos areos
que tambin se procesan en la planta.
8.2.3 Salida a Zona
Consiste en realizar la distribucin capilar de todos los envos que ingresaron al
CIL de los diferentes orgenes, a los respectivos vehculos designados para cada
una de las zonas urbanas y municipios aledaos a Bogot.
A continuacin se puede observar el diagrama de recorrido que efectan los
envos en la operacin A.M.

19

8.2.4 Operacin Post Meridiano(P.M.)

La operacin P.M. al igual que la A.M. se divide en dos procesos grandes que se
enuncian a continuacin, cabe aclarar que estos procesos tienen subprocesos que
para resultados del ejercicio no se analizarn en su totalidad el igual que la
operacin A.M.
8.2.5 Entrada de Zona (puntos de servicio y crdito).
Consiste en la entrada de vehculos con sus respectivos envos a la plataforma de
Bogot de las diferentes zonas de la ciudad de Bogot y sus municipios aledaos;
los envos que ingresan pueden venir de los puntos de servicio de Servientrega
(conocidos como contado) y de los clientes corporativos que tienen acuerdos de
servicio con la compaa (conocidos como crditos); los vehculos van ingresando
a la planta de acuerdo a su orden de llegada a las instalaciones y al igual se van
descargando de los mencionados vehculos los envos; posteriormente es
manifestado cada uno de los envos por parte de un colaborador de la compaa
(manifestador), para que posteriormente se vayan colocando en la banda
transportadora.
Este proceso se realiza entre las 5:30 P.M. y 9:00 P.M., hora en la cual debe estar
manifestado el 100% de los envos para que no se incurran en demoras los
posteriores procesos logsticos y no se vea afectada la cadena y promesa de
servicio. Cabe precisar que en varias pocas del ao debido al alto volumen de
envos estos horarios no se cumplen, generando los problemas e ineficiencias que
se vienen enunciando en un principio del ejercicio.
20

8.2.6 Salida a Regional

Consiste en la distribucin y capilaridad de cada uno de los envos en los
diferentes vehculos (Minimulas, Kodiak y NPR) que se dirigen a cada una de las
ciudades del pas (siempre una parte de los envos se despacha va area a los
destinos costa atlntica, occidente y Medelln).
Estos procesos se ejecutan entre las 9:00 P.M. y 1:00 A.M.
Horas en las cuales se puede cumplir con la promesa de servicio pactada por la
compaa a cada uno de los destinos (24, 48 0 36 horas); los cuales dependen de
su origen y destino.

A continuacin se puede observar el diagrama de recorrido que efectan los

envos en la operacin P.M.

TIEMPO MUERTO

OPERACIN CB

PARADA DE BANDA
REPRESAMIENTO MERCANCIA

8.3 RECOLECCION Y ANALISIS INFORMACION PROCESO FINANCIERO

21

Se realiz la recoleccin y anlisis de la informacin referente a los 10 clientes

con mayor grado de complejidad en temas de empaque, en temas relacionados
con:

Movilizacin de unidades e Ingresos generados

Saldo de Cartera
Notas Crdito

8.3.1 Movilizacin de Unidades y Facturacin

TABLA No. 4
MOVILIZACIN Y FACTURACIN A JUNIO DE 2012

Los 10 clientes en estudio presentan unos ingresos acumulados a Junio de 2012

del orden de los $ 7.899.955.738, con un total de unidades movilizadas de
1.029.734. Con un ingreso promedio por envi para documentos de $ 4.016 y para
Mercancas de $8.182
8.3.2 Saldo de Cartera
22

TABLA No. 5
SALDO CARTERA CLIENTES CON DEFICIENCIAS EN PESOS Y MEDIDAS

Los clientes del estudio presentan a Junio de 2012 un saldo de cartera relacionado
con aspectos de pesos y medidas del orden de los $ 146.124.193
8.3.3 Notas Crdito
TABLA No. 6
NOTAS CRDITO POR ERROR EN PESOS Y MEDIDAS

Las Notas Crdito por concepto de error en la liquidacin de pesos y medidas a

Junio de 2012 estn en el orden de los $ 418.031.556
8.4 TRABAJO DE CAMPO

23

8.4.1 Toma de muestra de Movilizacin

Se realiza trabajo de campo en el centro Logstico de Servientrega en los das
comprendidos entre el primero (1) de Junio de 2012 y el quince (15) de Junio de
2012, con una muestra diaria por cliente de unidades movilizadas del orden de las
cien (100) unidades, para una muestra total de 15.000 unidades verificadas.
Se pondera esta informacin generando los siguientes resultados:

TABLA No. 7
MUESTRA DE UNIDADES MOVILIZADAS

Las cifras presentan la desviacin en kilos dejados de cobrar por unidad

movilizadas para cada uno de los clientes en estudio y con base a ello se calculan
los ingresos dejados de percibir por dicha desviacin. Dichos ingresos suma
mensualmente $ 105.681.600 al ao estamos hablando un menos ingreso por el
orden de los $ 1.268.179.212
8.4.2 Calculo costos unidades de empaque para clientes

24

Con base al estudio realizado en el punto anterior, se determinan las necesidades

del tipo de empaque para cada uno de los clientes del estudio, al igual que las
cantidades necesarias para satisfacer la demanda mensual y los costos asociados
a la distribucin de estas a las instalaciones de los clientes.
TABLA No. 8
COSTO ESTANDARIZACIN UNIDADES DE EMPAQUE CLIENTES

Los costos totales del suministro de empaque por parte de Servientrega S.A, a los
clientes base del estudio con una periodicidad mensual es de $ 29.105.520. El
cual corresponde a la entrega de 34.584 unidades de empaque.
TABLA No. 9
COSTO DISTRIBUCIN UNIDADES DE EMPAQUE CLIENTES

8.5 ANALISIS BENEFICIO PROPUESTA ESTANDARIZACION

8.5.1 Beneficio econmico

25

El beneficio se ve reflejado de manera lineal en tan solo la aplicacin de la

estandarizacin de las unidades de Empaque, el mismo se establece en el
siguiente cuadro.
TABLA No. 10
BENEFICIO ECONMICO ESTANDARIZACIN UNIDADES DE EMPAQUE

EL beneficio neto mensual adicional percibido por efectos de la estandarizacin

ascienden a $ 48.014.766 lo cual corresponden a un incremento del 45.43%
8.5.2 Valor Promedio por envi
Basados en el punto anterior y dado el beneficio adicional percibido, el ingreso
promedio por envi presentan una variacin, el cual se especifica en el
siguiente cuadro
TABLA No. 11
INCREMENTO VALOR PROMEDIO POR ENVI

26

Efectuada la estandarizacin el valor promedio por envi sufre un considerable

incremento del orden del 16.33% pasando de un valor de $ 8.182 en promedio
a $ 9.519 un diferencia positiva del orden de los $ 1.336
8.5.3 Otros beneficios

Desaparicin de Notas Crdito por Concepto de pesos y medidas, lo cual

beneficia de manera directa el proceso de facturacin, disminuyendo el
desgaste administrativo y la carga operativa generada por la generacin de
dichas Notas.

Los das de mora en el pago de Facturas por concepto de diferencias con

los clientes por temas de pesos y medidas desaparecern, generando as
una cartera ms limpia y acorde a la realidad del cliente. Lo cual
nuevamente beneficia de manera directa el proceso de Cartera,
disminuyendo el desgaste administrativo y la carga operativa generada
por esta situacin.

27

9. PROPUESTA

El presente proyecto busca brindar una de las posibles soluciones a la compaa

de Courrier nacional Servientrega S.A., por intermedio de la implementacin de
unidades de empaque estandarizadas (suministradas y con imagen corporativa de
la compaa) en los diez (10) clientes crdito con un mayor grado de ineficiencias
en la liquidacin de sus envos relacionadas con pesos y medidas. Cuello de
botella que afecta notablemente los costos, productividad, operatividad y como
ltima cobijando las anteriores la promesa de servicio e imagen de Mercado.
Para poder desarrollar la solucin e implementar las mejoras en los indicadores de
gestin, se evaluarn los siguientes indicadores logsticos:
28

Cantidad de unidades movilizadas (clientes seleccionados) que se

procesan mensualmente.
Costos operativos y gastos administrativos de la Movilizacin.
Ingresos Generados por el cliente. Mensual y valor promedio por envi
Retroalimentacin de nuestros clientes y el cliente de nuestro cliente, por
medio del Call Center en cuanto a nuestro servicio, quejas y sugerencias.
Rotacin de la Cartera

Los indicadores citados son la base para determinar si la solucin logstica es

adecuada para el cliente, ya que se realizar un comparativo antes y despus de
la solucin para estos tems en donde se debe reflejar la efectividad y disminucin
de costos logsticos, junto al mejoramiento de los niveles de servicio, ingreso
promedio e imagen de la marca.
Todo lo anterior traduce en que el alcance de la solucin logstica ataca los
procesos improductivos y cuellos de botella que se identificaron, dando valor
agregado a la compaa; aumentando los ingresos de la compaa y ayudando a
que Servientrega siga posicionando los primeros puestos en las empresas
nacionales de su gnero; adicional parte hacia una operacin automatizada en su
totalidad.
En cuanto a las fuentes de informacin, recursos y suministro detallado de los
procesos, los cuales son base vital para el desarrollo de la solucin planteada.
Servientrega est en la total disposicin de otorgar los necesarios (fsicos,
financieros y de tiempo) para el desarrollo e implementacin de la solucin.
Teniendo en cuenta que se trata de un proyecto de estandarizacin de unidades
de Empaque se tienen contempladas reducciones y/o mejoras en los siguientes
aspectos:

Reduccin en tiempos de procesamiento; Hace referencia al tiempo total de

ciclo por envo desde que es descargado hasta su embarque en el vehculo
que los trasladar a la ciudad de destino.
Reduccin en costos de Mano de Obra; Corresponde a los costos
asociados a la disminucin de la planta de personal del Cross Dock,
producto de la estandarizacin de las unidades. El recurso que resulte
vacante como resultado del proceso ser asignado a cubrir vacantes de
otros procesos y/o ser reubicado en su gran mayora en las empresas
aliadas de la compaa.

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Mejoramiento de los niveles de servicio; Se refiere a la mejora en el

cumplimiento de los tiempos de entrega derivados de la reduccin de los
tiempos de procesamiento que finalmente se traducir en el despacho ms
rpido de vehculos tanto de operativo como de distribucin capilar,
permitiendo de esta forma cumplir de manera ms eficiente con la promesa
de venta, al igual que la disminucin en los procesos administrativos.

Averas por Manipulacin de Mercancas; Teniendo en cuenta que con la

implementacin de los unidades de empaque, se reducir de manera
significativa la manipulacin de envos mal empacados o condiciones
amorfas de la mercanca.

Errores en la captura de Pesos y Volumen; La captura de la informacin a

travs de los la estandarizacin del empaque permitir tambin obtener la
informacin de Pesos y Dimensiones de manera automtica con una
precisin del 99% (Fuente: Estudios previos), en la actualidad las
desviaciones por este concepto alcanzan hasta el 40%.

10. GLOSARIO

Unidad de Empaque: recipiente o soporte que contiene o guarda un

producto, protege la mercanca, facilita su transporte, ayuda a distinguirla
de otros artculos y presenta el producto para su venta. Es cualquier
recipiente, lata, caja o envoltura propia para contener alguna materia o
artculo.

Estandarizacin: Se conoce como estandarizacin al proceso mediante el

cual se realiza una actividad de manera estndar o previamente
establecida. El trmino estandarizacin proviene del trmino estndar,

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aquel que refiere a un modo o mtodo establecido, aceptado y

normalmente seguido para realizar determinado tipo de actividades o
funciones.

Amorfa: Se dice que algo es amorfo cuando se presenta sin una forma
regular, o en su defecto, bien determinada

Logstica: Por Logstica se entiende a aquel conjunto de mtodos y medios

necesarios que permitirn llevar a cabo la organizacin de una empresa, de
un servicio, especialmente cuando de distribucin se trata.

Cross Docking: Corresponde a un tipo de preparacin de pedido (una de las

funciones del almacn logstico) sin colocacin de mercanca en stock
(inventario), ni operacin de picking (recoleccin). Permite transitar
materiales con diferentes destinos o consolidar mercancas provenientes de
diferentes orgenes.

Vehculo: Aparato que por tierra, agua o aire sirve para transportar
personas o cosas, especialmente el de motor que circula por tierra.

11. CONCLUSIONES

A pesar que Servientrega es una de las compaas ms grandes y

posicionadas en su lnea de negocio en Colombia, es necesario que su
departamento de logstica desarrolle herramientas logsticas en aras de
que se pueda mantener en el mercado. Teniendo en cuenta que estn
llegando al pas empresas con soluciones logsticas de vanguardia y
tecnologa de punta en las mismas.

En Servientrega la cantidad de movilizados al pasar de los aos y en las

proyecciones al ao 2016 son positivas en sus 4 principales procesos, lo

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que demuestra que si la organizacin no toma acciones logsticas para

perdurar en el mercado es posible que sus competidores empiecen a
quitarle participacin en el mismo, debido a que generaran ventajas
competitivas especialmente en lo relacionado a unidades de empaque ya
que el alto nivel de estandarizacin de las mismas genera una estructura
de costos mucho ms eficiente y en consecuencia pueden ofrecer al
mercado un precio de venta ms competitivo.

Es necesario que Servientrega genere nuevas soluciones logsticas en

materia de estandarizacin de unidades de empaque, teniendo en cuenta
que en varios de los meses del ao est trabajando a ms del 100% de la
capacidad instalada, generando falencias operacionales y mal servicio
prestado a sus clientes, al desarrollar procesos operativos tan manuales.

12. RECOMENDACIONES

Teniendo en cuenta que se trata de un proyecto de estandarizacin de

unidades de Empaque se recomienda realizar las siguientes reducciones y/o
mejoras en los siguientes aspectos:

Reduccin en tiempos de procesamiento; Hace referencia al tiempo total de

ciclo por envo desde que es descargado hasta su embarque en el vehculo
que los trasladar a la ciudad de destino.

Reduccin en costos de Mano de Obra; Corresponde a los costos

asociados a la disminucin de la planta de personal del Cross Dock,
producto de la estandarizacin. El recurso que resulte vacante como

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resultado del proceso ser asignado a cubrir vacantes de otros procesos

y/o ser reubicado en su gran mayora en las empresas aliadas de la
compaa.

Mejoramiento de los niveles de servicio; Se refiere a la mejora en la

manipulacin de la Mercanca (disminucin de averas), permitiendo de esta
forma cumplir de manera ms eficiente con la promesa de venta.

Errores en la captura de Pesos y Volumen; la captura de la informacin a

travs de unidades estandarizadas permitir tambin obtener la informacin
de Pesos y Dimensiones de manera exacta, en la actualidad las
desviaciones por este concepto alcanzan hasta el 40%.

13. BIBLIOGRAFIA

Directriz para el procesamiento de Envos, versin No. 3 Cdigo MECE

9300 D 003 http://csi.servientrega.com:444/wps/myportal/intranet.

Directriz para la Recoleccin de Envos, versin No. 5 Cdigo MECE 9300

D 001 http://csi.servientrega.com:444/wps/myportal/intranet.

Directriz Unidad de Empaque y Embalaje, versin No. 5 Cdigo MECE

9800 D 007 http://csi.servientrega.com:444/wps/myportal/intranet.

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Directriz

Directriz

Directriz

Robert Bosch Treto (2008) Normas para embalaje y envi de piezas a

proveedores.

de Ventas, versin No. 5 Cdigo MECE 9404 D 001

http://csi.servientrega.com:444/wps/myportal/intranet.
de Facturacin, versin No. 5 Cdigo MECE 9404 D 003
http://csi.servientrega.com:444/wps/myportal/intranet.
de Cartera, versin No. 5 Cdigo MECE 9404 D 004
http://csi.servientrega.com:444/wps/myportal/intranet.

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