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unidad

Organizaci6n

Objetivo general
Saber organizar una pequetia empresa vcompre11der p01 que es imporlanle el 01den en cll<llquier aclividad.

Objetivos especilicos de aprendizaje


AI laminar deesludiar esla unidad, us ted deberasa upaz de:
Emender por que se d e~ organizar Ia pequeiia empresa.
CollO<er algunos factores externosque se deben tomar en cuema al momemo de organizarla.
oescrillir el proceso de orgamzaci6n y expiKar por que es fundamental para laspequeiiasempresas.
Tomar conciencia de fo indispensable que resulta comar con una desclipci6n de todos los puestos en
una compaiiia.
cono<er los elememos que componen cada puesto para elaborar una descripci6n de los milmos.
Enlender vapficar en una pequena empresa Ia manera de reparur el trabajo de acuerdo con lasnecesidadesde Ia misma.
sa~r utilizar de modo adecuado los organigramasde una pequefia empresa.
conocer y emender fa trascendencia de Ia coordinaci6n en una organizaci6n para, despues, aplicar los
conocimiemosadquilidosen ella.
Emender que esla delegaci6n vcual la relevancia de su aplicaci6n en Ia pequetia empresa.
conocer las vemajasde Ia distribuci6n del trabajo ysu aplicaci6n en Ia pequefia empresa.
Emender que una comunicaci6n eficaz facilita el alcance de objetivos y metas.
rdemificar como se produce Ia comunicaci6n demro de laspequefias empresas.
sa~r molivar a losempleadosvayudarlosa satisfacer susnecesidades.
Aplicar en una pequena empresa del medio, lasdiferemes maneras de actuar del gereme o duefio de
Ia empresa.

UNlOAD 8 organization

concepto e importancia de Ia organizaci6n


La palabra organiZllciOtt se utiliza en dos diferentes sentidos. El primero, es el de empresa o gn.tpo
funcional; por ejemplo, un negocio, un hospital, una dependencia gubernamentaJ o
Pll!eso -e organmL h\anera e<1 Que
un equipo de basquetbol. EJ segundo, es el de proceso de organizar, es decir, la mase dispone el uabajo vse asigna enue el
nera en que se dispone el trabajo y se asigna entre e) personal de Ia compaftia para
pe110nal de Ia companla pa~ alcanzar
alcanzar eficientemente )05 objetivos de Ia misma.
elicienteme<~le kls objetivos de Iam~ma.
En otras palabras, organiz.ar una pequeiia empresa es coordinar todas las acti\idades o trabajos que se efectUan en Ia misma para alcanzar los objetivos propuestos
en Ia planeaci6n. En sf, lo que se pretende es que todas las partes de Ia pequefta empresa, como
podrian ser producci6n, ventas, finanzas, compras, etcetera, unan sus esfuerzos para alcanzar dichos objetivos.
En e) momento de organizar las empresas, ya sean grandes o pequetias, estas seven influidas
por factores del medjo ambiente en donde se desenvuelven (veanse w'idades "lntroducci6n a Ja
administraci6n~ Gesti6nadministrativa" y uPianeaci6n"). Para organizar una empresa, el pequefto
empresario debe considerar esos factores extemos, anticiparse a cualquier cambio en ellos (pJaneaci6n futura) y organizarse.

El proceso de organizaci6n
Toda organiz.aci6n sigue un proceso de varios pasos:

r 1 Puestos de trabajo
Las empresas se erean para determinados fines: los hospitales, para cui dar a los enfermos; los equipos de basquetbol, para ganar juegos y; las pequei\as empresas, para produdr y/o vender bienes y
servicios. Cada uno de estos prop6sitos se alcanzaci en forma distinta; por Jo que, para que puedan
conseguirse Jas metas de una pequei1a empresa, es preciso que antes se detenninen las tareas.
Antes de que los organizadores de un hospitaJ puedan atender a los enfermos, deben adquirir
equipo, contcatar medicos y otros profesionales y empleados; establecer distintos departamentos
especiaJizad05i obtener las autorizaciones necesarias, y coordinar su trabajo con diversas entidades de Ia comunidad, etcetera.
El pequefto empresario deber-a concentrarse en las actividades de su empresa. Si es
una compaftfa de servicio requerira personal
capadtado; si es de comercio demandani productos que se puedan vender, asi como vendedores eficaces y; s i es de producci6n necesitarci
maquinaria y trabajadores adecuad05 para
elaborar el producto. En pocas palabras, las
actividades de una empresa iran de acuerdo
con su giro.
Ahora bien, las acti\idades deber.in repartirse en puestos y fst05 senin ocupados por
detenninadas personas para que el trabajo se
cumpla lo mejor posible (vease Ia figura 8.1).
Primero, el pequeflo empresario debe saber si el puesto existe o no. Si el puesto ya existe en Ia empresa, es necesario conocerlo con
exactitud:

., Figura 8.1 las actividades se repanen e<1 puestos para que el uabajo se cumpla de Iamej01
forma posible.

tQm~ se hace en el? (<,Que trabajos se efec-

tuan?).

El proceso de organizaci<in
<Como se realiza ese trabajo? (Paso por paso).
tCon que se hace ese trabajo? (tQue m3quinas, equipos, accesorios, materiales~ etc, se emplean?).
<D6nde se hare?
Para obtener esos datos, eJ pequei'lo empresario puede entrevistar a Ia persona que ocupa ese
puesto; es decir, platicar con eiJa y preguntarle todo respecto del trabajo que lleva a cabo. Tambifn,
puede aplicarle cuestionarios o, simplemente, observar c6mo trabaja. AJ mismo tiempo que se
obtiene Ia informaciOn (que ycOmo es,con que y d6nde se hace), se consigue Ia frecuencia con que
ese trabajo se electua. Puede ser que lo haga muchas veres al dia.

Ejcmplo

Iff I'

Una seuerariapu~e conresrar mas de den l~madas por relefono diariamenre. Tambien puede llace~ de vez en cuando (una vez a
fasemana, por ejempfo) dems acrividades como surti! relas a una pequena empresa que elabora collinas. 0 bien, puede ocurrir
de foffllil evemual (cada ano, por ejemplo) que promueva vemas con morivo del dia de las madres.
Una vez que el empresario conoce todas las funciones del puesto, puede determinar que caracteristicas debe tener Ia persona que lo ocuparcl.
Si el puesto apenas se va a crea.r, el pequeflo empresario debe pens..1.r en todo lo reJacionado
con el (vease Ia figura 8.2):

oe1allar el rrabajo

l
Oivisi6n del uabajo

combinaci6n de meas
(deparramenralizaci<ill)

!
coordinacion dellrabajo

seguimiento y reorganizaci6n

.. Figura 8.2 El procew de organil.acioo.


<Que se haria en ese pueslo? (<Que trabajo se haria?).
<Como se realizaria ese trabajo? (Paso por paso).
,con que se haria? (Maquinaria, equipo, accesorios, materiales, etcetera).
l06nde se efectuaria?
Cuando el puesto aUn no existe en Ia compai1ia, el pequeito empresario debe situa.rse como si

e1 ocupara el puesto y, despues, contestar las pregm'ltas anteriores.

UNlOAD 8 organizacion
Con esa informad6n, el duefto-propietario sabe que es el puesto; a partir de aqul, ya esta eJ"'
condici6n de decidir quifn debe ocuparlo.
La persona que debe elegirse para que trabajeen un puesto de Ia pequena empresa debe poseer
ciertas caracteristicas para que se amolde a fllo mejor posible.

El peque.flo empresario debe identificar:

Hal>iidad. Ser ap1o pa~ 1ealizar alguna


1area

al Que habilidades necesita Ia persona para desempe.iiar ese ttabajo.


Puede ser que Ia persona requiera contar con determinado tipo de habilidades

como las que se enlistan en Ia siguiente tabla:


Agilidad

Habifldadcs fisicas

Rapidez

Que aprenda a cortar tiras de madera

con un senucho
De estudio

Se necesita un contador pUblico

De conocimientos

Que un encargado de Ia caja registta


dora scpa hacer balances genefales de
contabilidad.

De experiencia

Un vendedor que haya trabajado en


otra empt"esa en ese puesto.
Es indispensable que el supervisor se

De precisiOn

Habilidades mentales

E!laeno. Emplear ousar ~ luerza hlica o


memalen e ll~bajo.

Fisico

lije en lodos los delalles del produclo


terminado para que logre detectar las
Ialias.

De criteria

En caso de que el supervisor tome deci


siones, que haga lo correcto Ia mayoria
de las veces.

De <omplejidad

Que Ia persona pueda resolver proble


mas muv dif!ciles, como una huelga.

De expresi6n

Que el empleado se de a entender v


que <omprenda lo que le dicen.

De <oordinaci6n

Que Ia persona pueda trabajar con otras


ventre todas realicen un buen trabajo.

b) Que tanto esfuerzo debe hacer la persona para realizar su trabajo.

Una persona puede necesitar un esfuerz.o:


Fuerza ffsica

Levantar 50 kg.

TensiOn muscular

Saber acomodar el werpo para levantar


50 kg.

Cansancio ffsi<o

5ubir 100 ladrillos a un Se<Jundo piso


en una hora.

Postura

Un trabajador que perfora el piso debe


poder cambiar su posiciOn fisica para
no cansarse.

El proceso de organizaciOn
Cuando una persona es:ta muy atenta
para captar algUn defecto en el pro
dueto terminado, se le cansa Ia vista.

Si una persona tiene que ofr algo muy


!eve, se le cansa el ofdo.

/.\cnlal

Si el empleado t~ne una carga de


trabajo excesiva, Ia tensiOn le produce
dolores de cabeza o baja concentraci6n.
d Que t.anta responsabilidad puede asumir una persona en su puesto.
El trabajador puede ser responsable de:

Respomabilida~

En un restaurante, el jefe de mesefos

otras personas

Se refiere a cuantas dirige.

liene cinco meseros a su cargo; el es el


responsable de ellos.

Alude a que una persona pueda prever


Segu~dad e hlgicnc

todos los accidentes que puedan ocu


rrir en el trabajo a los empleados de Ia
pequeiia empresa.
Los materi.ales para Ia fabri<aci6n de

algun producto.
Los ptocesos p10ductivos.
Se refiere a todo aqueUo que implica
perdida de dinero si se deterioran o
piefden:

Va1ores

Las ventas de algUn producto o servicio.


Las finanzas.
Las maquinarias, equipos y accesorios.
El edificio, el local, el almacen, etcetera.

dl Como es el lugar de trabajo.

GHay mucho ruido?


GEsta bien iluminado?
,cuaJ es su temperatura?
GEsta limpio?
i Tiene olores des..1gradables?
GEsta hU:medo?
GTiene ventilad6n?

Si el puesto ya existe en Ia empresa, se recurre a entrevistas, cuestionarios o se observa a Ia


persona que vaya a ocuparlo. De esta manera1 .se pueden com>eer las habilidades, esfuerzos y responsabilidades, asi como las condiciones de trabajo.
Una vez que se identifican las caracteristicas del candidato al puesto, se pueden comparar con
las del puesto Y~ si es necesario, se pueden ali.adir o suprimir algunas para conseguir a la persona
id6nea de acuerdo con lo que el puesto demande.

Hacerse cargo de algo.

UNlOAD 8 organilacion

~ Ejemplo

II

Ejemplo de un cuestiooa1iopa1a idenliliw carauefislicas coo elfin de contratafa una se<Ietafia.


Hibilidid
EXD!fiencia,
;Cuanlo liempo necesita el empleido pa1a pode1 ilace~ su bien trabajol

I.

(ono<imientos:

;Que flleparacionoconocimiemosse ~equieren pa1a esle puestol


~inguno, primaria, secunda1ia.
;~ nece~la alglin conodmiemo especial?
II. sfueno meotal
lniriativa vuilerio,
;Con que lrecuencia acude a su jefe pa1a que le ayudel
;Que asun1osse uatan con eljele yen que casos?
Concentraci6n vVilfumen de trabajo,
;~ puede wncenua1? Si. ~ ;PI)f que?
;T1abaja 1apido olentol ;Po1quel
Ill Responsabilidid
Respofllabilidadpor dine1o vdatos conlidenriales,
;Maneja dine101 ;Que camidad?
;Que consecuenoas uae~ia ~evela1 a otras pe~sonas esos dalos conlideociafesl
IV. Condiciones de uabajo
Oesaiba eiiU!Jaf donde trabaja,
;Que 1an dilidl essu uabajol (Ma1que con una X.)
Senollo
Oificil _ _
Rutinario ___
Muy comp6cado _ __
Si el puesto es nuevo, el pequei\o empresario debe pensar en aqueJlas habilidades, esfuerzos y
responsabilidades que su ocupante tendr.l.
Ahora bien, aunque e1 pequeiio empresario efectUe todo este trabajo, ello no significa que va
a encontrar a Ia persona ideal. Se debe recordar que, tal vez, la empresa sea muy pequel\a y s61o
eJ dueiio trabaje en ella; pero puede crecer y, al igua.l que otras pequei\as empresas con mas trabajadores, debe tenerse siempre en mente que si se sobrepasa el m1mero de emple.ados necesarios,
entonces se corre el riesgo de ira la quiebra por tener que pagar salarios que no se puedan cubrir.

Olinde encontrar a Ia persona apropiada


El candidato al puesto puede provenir de d istintas partes o serlo por diferentes razones:
Porque Ia persona por sf soJa este buscando trabajo y, al Uegar con el pequefto empresario,
este, despues de ver si posee las caracteristicas necesarias, Ia contrate.
Por medio de antiguos empleados que quieran volver a trabajar en Ia empresa; o bien, los
famHiares o amigos de antiguos empleados.
A traves de familiares o amigos de empleados actuates, que tal vez deseen trabajar en Ia
pequetia empresa. 0 bien, que los mismos familiares o amigos del pequetio empresario puedan trabaja.r con el.
Mediante alguna agencia de colocaciones. El pequefio empresario puede poner un anw1cio
en el peri6dico, el cuaJ debe incluir:

> Nombre o giro de Ia empresa.


)

Nombre del puesto que se va a cubrir.

El proceso de orgaOizaciOn
)
)

Requisitos que debe tener la persona interesada.


Ellugar a d6nde acudir o el telefono a d6nde Hamar, en caso de estar interesado.

Cuando el pequeilo empresario quiera que alguien en especial ocupe el puesto, puede hablar
por te)ffono con eJ 0 enviar)e W"'a Carta.

';t

Ejemplo

~------------------~

lje~o global
faiMicade tinacos ' Born Born"
Suponq<~ que tilted solicita un encar~ado de Iaseccion de uoquelado de tapas, pue-s su empre-sa se dedica a labricar tina<os para

agua.
iQuehace?
Supervisar aOiez uabajadores.
formular los avisos de enuega apedidosalalmacen.
Comprobarque Iamaquinaria no tenga lallas, ysi las llega atent~, debe reportarlas para su reparacion.
iComo se hace?
Isle encargadova adisuibuir el uabajo, escribiendo en un pizarron cuamas piezas debe labriw cada prensa ese dia.
Va avigilar las Iabore-~ de los empleados vaconuolar loque hacen, pues debe re<orrer todaIa labrica cada dos horas.
(ada ues dias, reparliraalgunos oolelines que el m~mo redaara, donde se inlorme sobre el avance de Iaproduction.
Si hay algun accidente, a<Ompanaraal herido al hospital
{los cuauo puntos an1e!i01es consrituyen el'como se hace'; los dos primeros son tareas que repite varias Vl!ce-s al dia; el
terce~o, lo!leva a cabo dos ve<es porsemana y el cuano, cada vez que ocurra).
iCon que se hm?
to que se nece-sita parahacer el uabajo es,
Papeleria, !apices y plumas parahacer reportes.
Maquinaria y equipo, escantilone-s de diversos tipos y tamanos para comprobarIa altura de las tapas, mquillos ymicro
metros de prolundidad.
Materiales, tapas, casquillos, cajas.
(In doode se realiza eltrabajo?
le trabaja en una lablica ubicada Iuera de Iatiudad. Inun ambieme bien iluminado yventilado, ce~ca de las maquinas,
lascuale-s Yillran demasiado.
Is <filicil conversardebido al ruido. Los rie-sgos son, corte-s y contusiones leves.
for lo anterio~ se puede pedir que Iapersona que ocupe el puesto reuna lo siguiente,
Habitidades:
Que cooozca el sistema metri<O decimal.
Que tenga experientiacomo supervisot
Que sepa utifizarel micromeuo de altura.
lsfuenos;
Ocasionalmente levamarape-sos maynres acincokilogramos.
Caminaramucho.
Usar! muy amenudo Iavista, wando vigilelos pr01edimientos.
Reipoasabilidade-s;
Is re-sponsable del cuidado de todo el equi~. de los materiales que se empieen vde Iaca60ad del producto terminado.
Ademas, en casode que Iaproduccion se detenga, debe de<idir lo que se hara.

UNlOAD 8 organilacion

Ejerdcio

Suponga que Ia seamria del dueno de IIIla pequefia empresa que vende llores esla unica pe11ona que l ~va los regisuos. Redade
IIIla desuipcioo del pues1o induyendo laslareas que desempeiia, como las reafira, con que lterramiema ydonde.
Elsefiol ~min!)Uer desea contrataf aun tecnico que Se1Jarepa~ar maquinas <Opiadoras vde estenciles. Solicila que los ime
resadoslengan por lo menos esludios de prej)aratoria, capa<idad paJa manejar numeros vque ruenlencon dos afios de experien
da.las maquinas que se repa~aran son muy grandes vpesa<las; para rejlarartas odarles mantenimienlo es IM!cesario desannarlas.
Ademas, el tecnico que se conua1e debe ~ace11e <argo de resoges el dinero que los c~entes pagan alos demas tecnicos pa1a que,
allinal del dia, se lo enuegue a Iasecrelaria.
Mencione las carader~licas que debe poseer Ia persona que ocupe ese pueslo.
Si elsefio1 ~nguer pusie1a un anuncio en el periooicosolicilando un l!cnico, ;como lo redaaaria? ElaMrelo.

r 2. Division del trabajo


Para este momento, e) pequefio empresario ya ha planeado lo que se va a hacer en su compania,
a que se va a dedicar, cu.ciles son las metas y objetivos, y que procedimientos, programas, planes,
po1iticas, etc., se van a seguir.
Asimismo, ya detennin6 los puestos que deben ex:istir para alcanzar esos objetivos, asi como
las habilidades, responsabilidades y esfuerzos que debe satisfacer el ocupante del puesto.

Ahora, va a repartir el trabajo y a ordenar los puestos, agrup.indolos de diferentes maneras en


funci6n de lo que resulte mejor para la organizaci6n.
En primer Iugar, el pequei\o empresario debe determinar que es lo principal para Ia empresa,
es decir: los clientes, e) producto, los procesos para fabricar el producto, Ja ubicaci6n o, tal vez, una
combinaci6n de las anteriores (vhse Ia figura 8.3).
Division dcltrabajo
PlaneociOn

Que puestos

I ~u:r~cipal

QuiCn ocupa el puesto


1o-

Figura u

Or~ dt uabajo. Cuamo ttabajo debe hacer un emp~ado.

~.

OrganizodOn

Oividir
el trabajo

Division del trabajo


Carga de trabajo
La division del trabajo depende de Ia cantidad de tareas y del numero y calidad de
los empleados.

(jem plo

ll

'I

Usied es dueno de una tiellda que vende comida preDarada. (uenta con dos cocineras y un empleado que ~rve Ia comida e<1
redpie<~les de pla~ico si es para lle>~ar, o en un platoque lleva llasla Ia mesa si es paJa comer en el mismo local.
Ustedse eocarga de cob~ar el dinero alos dienles Y, ademas, maneja toda Ia pequena empresa (compra Ia comida para que
cocinen sus dos cocineras). Por ello, decide conttalaraotra cocineJa para que los clienles no esperen tanto liempo su o1den.
Pero, lambien, puede darse el caso de que hava contJalado ados magnificas cod!M!Jal, a las que nuncase les reuasan las
llrdenes ylos dientes e~an muy satislechos con Iacomida. Enese caso, aUilque las cocineraslengan mas trabajo de lo normal a
cienas ~oras, no 1ardan en cocinarlosplatillos; sucalidad como cocineras es exc@lenle. Emonces, no exisle necesidad de contJatal
aotra.

El proceso de organizaci<in
Manera de repartir una carga de trabajo
Para cualquier puesto, es indispensable estimar cwlnto tiempo invierte un empJeado en
efectuar su trabajo. Si ya esta trabajando, se debe tomar el tiempo con un reloj.
Se debe verificar si el trabajador, en una jomada normal de trabajo, requiere horas extra
para terminarlo. Si las necesita, puede ser que tenga mas trabajo de lo normal; es decir, que
esta sobrecargado de tareas. En este caso, tal vez se solidte mas personal. o bien, debe considerarse todo el trabajo que el empleado debe hacer para que el jefe o dueilo de Ia pequeila

empresa se lo reduzca.
Si se desea producir una cantidad determinada de piezas y se sabe cu3.nto tiempo tarda un
operario en fabricar una, se debe ca.lcular cu.intos operarias deben emp1earse para producir
Ia cantidad deseada.

'CI

Ejemplo

IllI

juan Perez es un construuorde casas, tie11e l albaiiiles que trabajan8horas diasias de tunes a viemes. El tiempo que tardan en
hacer Ia mezclaes de 45 minutos ve~a Iadeben preparar 2veces at dia. Ademas, tardan lOminutos e11 colocar 10 ladrillos.
A<tualmente, construye una casa que ya esta muy avanz.Jda ysOlo lahan las paredes vel techo de Ia salacome<lor, del cuarto
de servicio vde Ia cocina. Paraterminar Iacasa, se ne<esita colocar6000 ladrillos mas. El dueoo del Iugar Iaquiere terminada con
urgentia e1115 d~s. ;AcabaraIaobra a tiempo? 5i no Ia pudiera conduir, ;a cuantos albaniles contz.Jtarial
Soluci6n:
lrabajan 8 h01a1 diarias, de las cuales 111 horasse pierden en hacer mezda.
45 minutos x 2veces al dia=90 minutos.
lardan lO minutos en colocar 10 ladrillos. Esdecir, <ada ladrillo to colocan en l minutos.
10 ladrillos/lO minutos por los 10 ladriOos =.n ladrillo por minuto.
!alta colocar6000 ladrillos,Si paracolocar 10 ladrillos tardan lO minutos, para 6000 ladrillos, ;cuanto tardaran?
6000 ladrillos x 30minutos = 180000 minutos
180000 minutosf10 ladrillos=18000 minutos
18000 minutos/60 minutos = 500 h01as
Es decir, se requier!i!lOO horas paracolocar los 6000 ladrilloslaltantes.
lrabajan 5 dias a Iasernana, 8 h01as cada d~. entotal son 40 horas aIasemana (5 dias x 8horascadadia).
Oeesas 40 horas, se utilizan 7.5horas aIasemana en hacer me.zcla; 90 minutos aldia en hacermezcla, por 5dias que trabajan
a Iasemana, iguala 450 minutos. Para uanslormarlos a horassolo se tiene que divirlir 450 e11ue 60 minutos =75 horas.
Para colocar ladrillos solotiene un tiempode l2.S h01as aIa semana (40 horas aIasernana - 7.5horas para hacerIa mezcla).
Se dispone de ltrabajaoores, cada uno tiene l2.S horas aIasemana para colocar ladrillos. ;Cuantosladrillos podran colocar
en una semana? Si colocan 6000 ladrillos en lOO h01as, ;cuantosladrilklsse colocaran en l2.S horasl
(6 000 x l2.S)fl00 = 650 ladr'los en una semana.
Como tiene l uabajadores, entonces650 x l =1950 ladrillospodran coloca~e en una semana.
El dueno ne<esita Ia casa e11 2semanas, o sea que, con los ~baniles que juan ~rez cuenta, solo se podran colocar 5900
~drillos, le ~ltaran porcolocar 2100 para completarel total de 6000. 1lo se podra terminara tiempo Ia casa, coo solo l albaiiiles.
Juan Pere.z supone que no puede contratar PO! horas extra a 1111 albanilts porque, si lo hace, renuncian. Ernonces, debe
conuatara mas paraterminara tiempo.
los alba niles debe11 colocar 6000 en 2semanas. Estos al ban~es colocan 1950 ladrillos en una semana. les lahanI 050
ladrillos para completar losl 000 aIa semana.
Juan Perezsabe que cada albanil coloca 65ll ~drillos en una semana.Sise orvidenlos ladrillos que le Iahan porcolocar(I 050)
entre el numerode ladrillos que coloca un albanil, se obtendra el numerode afbaililesque debe contratar para pooer te~minar a
tiempo.
1Olll/650 = 1.6 Se reoondea a 2, por loque juan Perez debe contratar a 2albaniles mas.

GD

UNlOAD 8

organizacion

(f)

Ejercicio

Suponga qu~ lomas Garcia ~~ du~no de una fabrita de zapatos. En Ia anualidad, ru~nra con 7zapat~os, dos de ~llos ~spedalizados
~n labricar bolas, ranto de lujocomo d~ uabajo. Por lo gen~ra~ los doszapat~ossrrelen qu~arse a uabajar lloras ~xrra ~I d~
15 o ~I ultimo de cada me-s. En ~sos dias, aumenra ~I num~ro d~ personas qu~ d~sean comprar boras de uabajo. Ust~ ~~amigo
d~ lomas vvi~ndo lo qu~ I~ sue~~. doode ayudarlo. R~aliza un ~sttr<lio vobs~rva qu~ loszapar~rosrardan ap10ximadam~n1~ 45
minutos ~n fabricar cada bota. No cab~ duda qu~ los doszapar~rosti~nen rrabajo d~ mas, por lo cual uabajan ~oras ~xrra. Esta
proximo ~I dia JOd~l m~s y se ~~ima qu~ v~nderan 450 par~s de botas. De a<U~rdo con lo qu~ fabricaron ~n m~se-s anr~ri ores,
~laboraran s61o JOpar~s. En ~sta situacion, ii)U! r~com~daria a lomas6arcial l< conrratara a mas zapar~ros, (cuanros d~beria
conuararllrabajan8 horas diariat

3. Combrn act6n de tareas (departamentahzaci6n)


COO'Ilinacion d~
las d ~ri nras desu~zas vnivek!s d~ ~xperi~n
cia, ruyas inrerr~lacrones se go~~an por
llepanam~ntalimlorr .

proc~imienros e-srabl~ooos.

Cuando una compaftia crece y rontrata a mas personas para Uevar a cabo diversas actividades, se hace necesario agrupar a los empleados cuyas tareas se relacionan entre
sL Ventas, personal, producci6n, contabilidad y mercadeo son algw1os de los depar
t.amentos comunes en las empresas manufactureras. En cualquier departamento, hay
trabajadores con distintas destrezas y niveles de experiencia, cuyas i.nterre1adones se
gobiernan por proceclimientos establecidos. A

Mapa d~ ~ ~re-sa ~n
se observa quien es ~I jel~. quiM
e1 ~mp~ado, cuanros ~leados hay, que
acrividades d~sempenan y si e~as estan en
111 mismo ni~l ounas son mas imp011anres
que ouas.
Otgmlg~a.
dond~

1>

Figura 8.4 Ia d!1Jarlamenlalilaridn agrupa


a kls empleados de aruerdo
alas aclividade-s que Devan a cabo.

r;t

tal combinaci6n de trabajo se Je suele

llamar depart.lmentali.z.aci6n (vfase Ia ig;ura 8.4).


Para que el pequefto empresario pueda dividir el trabajo, una vez que sabe cu.into debe hacer un empleado, debe conocer el mapa deJa empresa, es decir, su organigrama, en donde se observa quien es el jefe, quien el emple.."'do, cuantos empleados
hay, que actividades desempeitan y siestas est3n en un mismo nivel o unas son mas
importantes que otras (vease Ia figura 8.5).

.,. Figura 8.; aorgani!J1ama mue5ua IadivisiOn del uabajo.

r 11

Ejemplo

Suponga que usted es du~o d~ una li~da d~ abarrol~l; srllo ti~ne cuauo ayudantes que a<omodanIa m~rancia ~n Ia bodega.
Ademas, ruenra con una persona qu~ los ariend~ yvigila (supervisor). So organigrama seria como mue-sua Ia ligura 8.6,
oueiio

supervisor

Empleados

.,. Figura 8.6 Organigrama de una pequena ~presa

El proceso de organizaci<in
Una vez que e) pequeilo empresario sabe c6mo representar su pequei'ta empresa en un organigrama, puede dividirJa para agiliz.ar y mejorar el trabajo; para eUo, debe analizar que es lomas
importante para Ia compafiia:

Fundones
Territorio

Producto
Cliente
Alguna combinaci6n de los cuatro factores anteriores, si todos se consideran esencia1es.

Division por funciones


Este tipo de divisiOn reUne en lma sola area a todas las que se dedican a una actividad, o a varias
actividades relacionadas entre sf (vease Ia figura 8.7).

oueiio

secretaria

Finanzas

serVicio
de compostura

compras

Electricista

,. Figura 8.7 Oiv~ion padumioll1!s.

Ejemplo

Suponga que usted es el dueno de trlla tienda que repara televiwres y ra<lios; no sabe na<la acerca de tales reparaciones, por lo
que contrata a un amigo wyo que es un ex~no que tendra a su car~ cuauo empleados elecuicism. U~ed Ueva las cuentas
de lo que cobra, de loque debe pagar a losprovee<lores vde losstM!Idos de los empleados. Asim~mo. dispone de una secretaria
que lleva todos losdocumemos del ne<)ocio, por loqtM! todos le solidtan datos que ena tiene y, ademas, se encarga de ~dir los
materia~s a los p10veedores.

4. Coordinaci6n del trabajo


Cuando todos los empleados son consdentes de Jo que su trabajo aporta a Ia pequeila empresa
y se enlazan todos los trnbajos para que c.'lda colaborador conozca todo Jo que los demis hacen,
saben Jo importante que es el trabajo, nose retrasan en hacerlo y lo hacen bien. Esto
Coordi&acion. lkliOn de tados kls trab.Jjos
se llama coordinaci6n.
para alcanl<lr Ia meta.
La coordinaci6n es necesaria en todas las empresas; mas aUn cuando el pequeflo
empresario da algo de libertad a sus trabajadores para que hagan sus trabajos sin
que cl los vigile en demasia (vease Ia figura 8.8).

G)

UNlOAD s

organization

UniOn de toclos los trabajos para akanzar Ia meta

COOROINACION

J
Ventas
<ompJas
Producci6n

Objelivo de ventas
Objctivo de compras _._...
Objetivo de producci6n

!MPR!SA

Objelivos
_..

de Ia empresa

.. Figura 8.8 Co01dinaci6ndel uabajo


~

II

Ej cmplo

El s!flor Oominguez es el unico dueno de una casa que vende aniculos deoonivos. Uno de sus hijos se encarga de dirigif a cinco
vendedores, asu vez, una empresa de Mexico lesurte de loda Iamenaocia. El que se encarga de hacer los pedidos es un empleaoo
que desde hace med~ ano uabaja con el s!flor Oomingu&.
Elsenor Dominguez sa~ que las ventas dependen de Ia cafidad de Ia menancia en exiSiencia, por loque ha<e hincapie en
que los ~JEdidos sean adecuados (nopedir<osas de lasque hay dernasiadas en existendaycuidar que las que se soli<ilen l~guen
a1iempo).
Si el seiior Oomingu& conuolaraobsesivamente al empleado, dictanooleel pedido, einspeionara todo el diaque es lo que
este hace, Ia coon!inacion seria iMecesaria(veaseIa figura 8.9).
En coouasle, si se i)Ermiteque el empleadohaga solosuuabajo, en el momentode ded1leque de el mismo dependeran las
venlas ylas utilidades existiracoordination entreventas vped~os delalmacen.
Objetivo de venlas,
Vender 45 pelotas v15 unfformes en un mes.
Objetivo de pedioos, Pedir Ia mercancia inmedialamente.
Objetivo de Ia emP!esa, Obtener una ut~idad de $15 000 en un mes.
Se necesitan

Pedido
de

10 unifofmes

almacen

20 pclolas v

Ventas

Se pasa a ventas
20 pelotas
y S uniformes;

Recibe ventas

cl res.to se manda
Se venden 45
pelolas y 10
uniformes

pedir
con el proveedor

Seliene una ulilidad de 25 000 pesos

Sl HAY COORDINACION

.. Agura 8.9 Ejemplo de<o01dinaci6n en una empresa

El proceso de organizaciOn

1. Vental r~uiere 10 pelotal y 10 unif01me1.


1. Se hare el pe<fido de almacen.
J. Se envia aventas 10 pelotas y Sunilormel; el reslo 1e lepide a! proveedor.
4. Reaoe ventas.
S. Se Veilden 41 pekna1 y 10 unifllfml'l
6. Se logra una utilidad de $15000.
7. HAY COOROINACIOII.
La coordinaci6n debe mantenerse a lo largo y ancho de toda Ia pequefta empresa; es decir, en
toda Ia compaftia debe haber uni6n de esfuerzos para lograr alg;o.
Para coordinar, debe tomarse en cuenta cu3ntos trabajadores dependercin de un solo jefe.

Ejemplo

11

J I!D

Un 1olojefe tiene 30 uabajadore1 bajo 1u re1pon~abmdad. En e~e ca1o, 1olo exilre una perwna para adarar duda1, dirigir, cornu
nicar da101 valeilder Mictrllade~ de lo1 301rabajadore1. El jefe e~ra 1obrecargado de uabajo.
Aqui, e1 muy probable que el jete de una ordeil y uno1 la eilliendan y ouo1 00; 101 que no entendieron pueden pedir a un
companNo que le1explique y1e cone el rie1go de que e~a per1ona no 1epa explicar bien, por lo que, tal ve~ debao wlicitarle al
jeleque le1 repita lo que le~ dijo.
Sigam01 con el mi1mo ejemplo, PNO ahora con unjefe que tiene a ue1 avudantel, cada uno de lo1 cuale1 atiende a10 traba
jadore1. Oe em forma, pueden comunicane mejor y1e reduce Iapo~bilidad de que alguien no comprenda la1ordene1.

En e l ejemplo anterior, se deleg6 a los ayudantes parte del trabajo del jefe, asi como Ia autori-

dad necesaria para manejar a los empleados como si lo hiciera eJ mismo; pero, aw'
asl, el responsable de que el trabajo se lleve a cabo correctamente es el jefe y no los
ayudantes. Esto se llama delegaci6n.
Si se sabe utiliza.r, Ia delegaci6n es muy ventajosa. AI delegar, hay que considerar
que Ia persona a Ia que se le da la autoridad es respons..1ble de sus actos. La magnitud de Ia delegaci6n depende del tipo de trabajo.

Ejemplo

De!egadoll. Facultad de ororgar aalguieil


ma1 pane del uabajo y i!lfroridad del jete,
como 1i lo hi<iera e1 m~mo.

Siel jete de finanm debe efectuar 1OOOoperaciorle1 y 1regi11101, INiaperjudicial que delegara en un ayudante Ia tareade hacer
988 operacione~ vd01 regi11ro1 vel jefe 10io hiciera 11 operacione1 v1e Iuera alomar cafe.

De acuerdocon Ia persona y el tipode trabajo que se va a delegar, el pequenoempresario podr.i


saber cuanto delegar. A aqttellas personas que desempeilen su trabajo perfecL1mente, se les debe

delegar Ia suficiente autoridad. Ademcis, en un organigrama se reflejan los escalones para saber
quifn depende de quifn y, en un momento dado, se puede saber en que persona se va a delegar
una responsabilidad.

~ Ejempl o

..

Tomem01 como ejemplo una pequena empre~a en ruyo primer nivel ex~ren 101 departamentol de compra1, vemas, production y
finanzas (v!a~e Ia figura 8.10). A1u vez, del depanameillo de production dependen do1 sucur~ale1, una de Alooterrey voua de
Saltmo.El mejor que el encargado de produccion delegue autoridad en el jefe de produccilin de Saltillo para que esle 1e haga cargo
de Iaproduction en e1e Iugar aque delegue autoridad en el jete de compra1 para que 1e haga cargo de Ia production de SalliOo.

UNlOAD 8 organizacion
1'1!quenas
empresas

compras

ven1as

Produwon

Finanzas

I
Ciudad de
Momerrey

,.

figu~a

I
Ciudad
de sallillo

8.10 Oiagralllil de~J<~rlamemal de una em!Xesa

Tambif:n, debe tomarse en cuenta que toda persona en Ia compai'Ha debe obedecer a un solo
jefe, ya que, si tiene dos, y ambos le dan 6rdenes, no sabra a quif:n obedecer.
~ Ejempl o

J1

Los du~os de Ia boUiique "Rosi1a" son uecs hermanos. Varios ayud.Jntes acomod.Jn Ia ropa, de aruerdo con lo que dijo uno de
ellos. Llega otto de los hermanos vlees solicila que cambien loda Iadisuibudlin.Ene~e ejemplo, los ayud.Jntecs no sa ben QUP hacer
porque los dosson duenos yno quieren mmar panido por alguno de ellos portemor aser decspedioos.

Ejcr<icio

Desde su fundacion, Ia lamderiaau1orna1ica ']uani1a' cuenta condos empleados. Uno de ellossuele llegar Jarde, tiene buenas
ideas, perono lascomunicahas1a que ya fueron mmad.Jslas decisiones. lrabaja muv bien, pero cuando se leda un encargo exua
se letierra ~ mundo, porque cree que todo el uabajo se lo dejan ael El ouo empleado tambien llega ave<es larde, se mov~iza
mucl10, es una p~?Bona muy acliva aIaque le gusta mucho que 1odo vava bien IJ<IIaque nose rezi!<jue eluabajo ves mas joven
que su companero. AIdueno se le precsenla Iaoporlunid.Jd de abrirotra pequ~a empresa, iguala Iaque tieneaciUalmente, pero
en ouacolonia de Iaciud~ y, como no pue<le mnderla, es1a pensando en permitir que Iadirijauno de ecsos dos empleados.fs
decir, va adelegar aUioridad. 1A coal de los dos recomendariausle<l al dueno IJ<IIaque se hiciera<argo de~ nueva lavanderial
1Por qtM!l 1QtM! autoridad se ledaria? ;Que ventajas enconuaria aldelegar en uno de los empl e~os el manejo de Ia lavanderia?
Pararecsponderde una manera mas complela, veanse lostemas de '{omunicacion', 'M01ivacion"y'Liderazgo' en Ia unid~
'Oire<ciOn'.

r 5. Seguimiento y reorganizaci6n
Como el proceso de organizar es continuo, es necesario efectuar de manera peri6dica una evaluaci6n de los cuatro pasos anteriores. Cuando las pequeflas empresas crecer1 y las situadones
cambian,la estructW'a de Ia compafifa tiene que ser evaluada nuevamente para asegurarse de que
corresponde a una operaci6n efect.iva y eficiente que satisfaga las necesidades actuates.

El organigrama
La mayorfa de las veces, los pequefios empres.."'rios acostumbran trazar un organigrama en e) que
se muestran las funciones1 los departame-ntos o los puestos en Ia empresa y cOmo se relacionan
entresi.

Auloevaluacion
El organigrama muestra cinco aspectos principales de Ia estructura de una empresa:
DivisiOn del traba.jo. Cad a cuadrito representa un individuo o tma subunidad responsable
de una detenninada parte de Ia carga de trabajo de la organizaci6n.
Pequeilos emptesarios y empleados. Las lineas s6lidas indican Ia cadena de mando o escala
jen\rquica (quien depende de quien).
Tipo de trabJ.jo que se realiza. Los indicadores o descripciones de los cuadrito5 seilalan las
diversas labores o cire..1s de responsabi1idad de Ia compailia.
Agrupaci6n de segmentos del trabajo. Todo el d iagrama indica sobre que bases se han
dividido las actividades de una empresa.
Niveles de admi.nistrac.i6n. Un organigrama ubica no s61o a los pequei\os empresarios y
empleados, sino~ tambif.n, Ia jerarquia administrativa. Todas las personas que dependen de
un mismo individuo estan en el mismo nivel administrativo, cualquiera que sea el Iugar en
que aparecen en el d iagrama.

Autoevaluaci6n
1. Relacionc las siguie-ntes columnas, poniendo en el parCntcsis Ia letfa que conesponda.
) t_Quienes son los competidores?
) Gustos de los die-ntes
) Mejores medias de comunicaci6n

) leyes
)
)
)
)
)

a) factores socioculturales
b) r:actores tecnoiOgicos
c) factores juridicos
d) factores econ6micos

t_D6nde estan los proveedores?


Secretarias legales
EducaciOn
tnvento de nuevas tecnologias
camarasde comercio

2. (Qw? caracte-risticas debe identificar el pe-queno cmpresario al elegir a Ia persona ade<uada para un
puesto?
3. Mencione tres lugares en donde se puede encontrar al personal id6neo para un puesto determinado.
4. t_De que forma se pucde dividir el trabajo de una empresa?
S. t_Por que es importante el organigrama en una compafiia?
6. t Por que es fundamental Ia coordinaci6n?

7. ;A quien se le debe delogar aulorid.>dl


8. La comunicaci6n en dos scntidos es usualmente mas leota, pero mas eficaz que Ia de un solo sentido:

o) Verdadero

b) Falso._ _ __

9. t_QuC es Ia motivaci6n y por que es importante?


10. El jete que ...deja ser", tda fienda suelta a los empleados en Ia toma de decisiones?