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MAPAS DE PROCESOS.

Un mapa fsico, poltico o econmico, es la representacin grfica


de parte de un territorio, puesto sobre una superficie de dos
dimensiones.

Estos fueron creados por el hombre para tener una idea de la


configuracin de este, sus lmites, su superficie, etc.
O sea para situar al hombre en relacin al mundo que lo rodea.
Si bien es cierto no muestran la realidad tal como es, sirven en lo
esencial para formarse una idea general de ello. Lo mismo ocurre
con el dibujo tcnico.

Los mapas de procesos persiguen un objetivo similar.


Muestran la estructura de una unidad funcional, en la que se
est, permitiendo la situacin o ubicacin en relacin con el
trabajo que se desarrolla en ella y as conocer donde se sita
una actividad determinada y hacia qu fin se orienta.

El mapa de procesos es, por tanto, un diagrama que muestra, de


manera visual, los procesos que conforman la unidad, as como
las relaciones (si las hay) que existen entre ellos.
Un mapa tendr mayor o menor resolucin segn la cantidad de
informacin que proporcione, siempre de acuerdo a la escala
adoptada.

En un mapa de procesos ocurre igual. Para que se convierta en


una herramienta til, es imprescindible que estn recogidos
todos los procesos: ninguno debe quedar fuera.
No es necesario descender a recoger en detalle las tareas que
se llevan a cabo en la unidad, pero s se deben describir todos
los grandes grupos de actividades que las engloban.

Este documento debe ser conocido y consensuado por todos los


componentes de la unidad, de modo que todos se sientan
reflejados.

La cuestin esencial en la elaboracin de un mapa de procesos


es que la expresin grfica debe ser clara, sin sacrificar por ello la
precisin.
Scott E. Page en uno de sus cursos Model Thinking en la
Universidad de Michigan expone las siguientes razones para la
utilizacin de modelos:
Para llegar a ser un ciudadano inteligente del mundo
(Intelligent citizen of the world)
Para pensar con mayor claridad (Clearer thinker).
Para utilizar y entender la informacin (Understand and use
data).
Para decidir, desarrollar estrategias y disear (Decide,
strategize and design).

No existe un formato predeterminado para construir el mapa de


procesos.
Cada unidad deber adoptar el diseo que mejor se adapte a la
complejidad o sencillez de la estructura de su sistema, de modo
que permita que todos los componentes de la unidad puedan
comprender de forma rpida cul es su lugar dentro de la
organizacin y en qu medida su actividad influye en la de los
dems integrantes de la unidad.
A la hora de realizar el Mapa de Procesos, habr que identificar
primero todos los procesos que integran la organizacin y
posteriormente se debern clasificar.

En el Mapa se debern identificar tres tipos de procesos:


Procesos clave u operativos.

Procesos estratgicos.
Procesos de apoyo o soporte.

Tras su clasificacin, se debe establecer las relaciones existentes


entre ellos para poder dar por terminado el Mapa.

METODOLOGA DE TRABAJO PARA ELABORAR UN MAPA


DE PROCESOS.
La elaboracin de los mapas de procesos y de la correspondiente
documentacin de los procesos identificados se realizar en las
siguientes etapas:

Constitucin y formacin del grupo de trabajo.


Elaboracin del listado de actividades.
Elaboracin del mapa de procesos y de la documentacin de
los procesos identificados.

Informe tcnico de la unidad de evaluacin y calidad

Aprobacin por la gerencia y publicacin en la WEB.


Obtencin de datos e indicadores de procesos y resultados.
Publicacin de datos e indicadores en la WEB.
Revisin del mapa de los procesos.

CONSTITUCIN Y FORMACIN DEL GRUPO DE TRABAJO

El equipo de trabajo estar formado por un nmero de personas


entre 3 y 6, seleccionndose miembros de la Unidad o Servicio
que conozcan los procesos que se gestionan en la misma.

El grupo de trabajo debe estar liderado por la Direccin del


Servicio y debera incorporar personas de todos los niveles y
dependencias.

Al grupo se podr incorporar puntualmente otras personas del


Servicio cuando as lo aconseje el tema que se discuta.

Una vez constituido el grupo se facilitar una formacin bsica

en aquellos aspectos necesarios para el desenvolvimiento de sus


actividades.
Esta formacin deber ser extendida, en el futuro, al resto del

personal del Servicio. La constitucin del equipo se formalizara


en un acta.
En la reunin de constitucin se fijaran las normas de
funcionamiento.

Se redactar un acta de todas las reuniones en donde se har

constar: asistentes, da, horas de inicio y

finalizacin, temas

tratados y acuerdos alcanzados.

La Unidad de Evaluacin y Calidad actuar como asesora y


dar al grupo el soporte necesario en cuestiones metodolgicas.

ELABORACIN DEL MAPA DE PROCESOS

El primer problema prctico que surge en el proceso de


identificacin de un proceso, valga la redundancia, se basa en la

evaluacin de la profundidad adecuada de la descripcin del


mismo.

Demasiada atencin al detalle puede conllevar a tiempo


ineficiente y resultar en aumento de los costos.

Profundidad en exceso tambin puede dar como resultado

una descripcin del proceso tan complicada que el principal valor


de los mapas de procesos y modelos, que es la simplicidad
grfica, va a desaparecer por completo bajo una capa de detalles

no esenciales o relevantes.

La profundidad excesiva de los modelos de procesos predefinidos


utilizados al momento de la implementacin de la gestin por
procesos puede conllevar un automatismo falta de pensamiento
creativo en lo que se refiere a su trabajo y anlisis.

Por otro lado, sin embargo, muy poca atencin a los detalles
podra dar lugar a una escasez de regulaciones, provocando el
caos organizativo y ejecutivo.

En consecuencia, es esencial alcanzar un nivel ptimo de


detalle con respecto a las definiciones de procesos que dan forma
y organizan actividades, as como de indicadores precisos de los
mismos con el fin de llegar al umbral de significacin adecuada,
por debajo del cual entrar en ms detalles se vuelve intil.
En efecto, el nivel de detalle depende en gran medida del nivel
profesional de los operadores del proceso, su nivel de
experiencia, el conocimiento y las habilidades creativas.

Cabe destacar que al evaluar el nivel de profundidad proceso,


los lderes del proceso deben, ante todo, adoptar la perspectiva
de un operador de proceso con un enfoque de creacin de valor
para el cliente interno, y despus considerar su propia gestin y
supervisin necesarias

Para elaborar el mapa de procesos se seguir una


metodologa sencilla que parte de la misin y la visin de la
unidad o servicio, de los clientes/usuarios y de las necesidades y
expectativas de los mismos.
Partiendo de esta base se identifican los procesos y se
organizarn en el mapa de procesos.

Mapas de procesos.

Ejemplos de mapas de procesos