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Manual del

Usuario

Microsoft Excel
2010

Lic. Valentin Prieto Saucedo

Instituto para la Excelencia en los Negocios del Gas,


Energa e Hidrocarburos

Contenido
UNIDAD N 1 ........................................................................................................................... 3
MICROSOFT EXCEL 2010 ..................................................................................................... 3
UNIDAD N 2 ......................................................................................................................... 11
INTRODUCCION DE DATOS EN EXCEL ............................................................................. 11
UNIDAD N 3 ......................................................................................................................... 15
TRABAJANDO CON HOJA ................................................................................................... 15
UNIDAD N 4 ......................................................................................................................... 16
MANIPULACIN DE CELDAS .............................................................................................. 16
UNIDAD N 5 ......................................................................................................................... 17
PORTAPAPELES .................................................................................................................. 17
UNIDAD N 6 ......................................................................................................................... 19
FORMATO DE CELDA .......................................................................................................... 19
UNIDAD N 7 ......................................................................................................................... 25
SERIE DE RELLENO ............................................................................................................ 25
UNIDAD N 8 ......................................................................................................................... 28
OPERADORES DE CALCULO EN EXCEL ........................................................................... 28
UNIDAD N 9 ......................................................................................................................... 31
BUSCAR Y REEMPLAZAR DATOS...................................................................................... 31
UNIDAD N 10 ....................................................................................................................... 33
CORRECCIN ORTOGRFICA ........................................................................................... 33
UNIDAD N 11 ....................................................................................................................... 34
COMENTARIOS .................................................................................................................... 34
UNIDAD N 12 ....................................................................................................................... 35
PRESENTACION EN PANTALLA - IMPRESIN .................................................................. 35
UNIDAD N 13 ....................................................................................................................... 38
FRMULAS Y FUNCIONES EN EXCEL .............................................................................. 38
UNIDAD N 14 ....................................................................................................................... 47
FUNCIONES DE TEXTO ...................................................................................................... 47
UNIDAD N 15 ....................................................................................................................... 55
FUNCIONES LGICAS ........................................................................................................ 55
UNIDAD N 16 ....................................................................................................................... 61
FUNCIONES DE FECHA Y HORAS ..................................................................................... 61
UNIDAD N 17 ....................................................................................................................... 64
FORMATO CONDICIONAL ................................................................................................... 64
UNIDAD N 18 ....................................................................................................................... 67
VALIDACION DE DATOS ..................................................................................................... 67
UNIDAD N 19 ....................................................................................................................... 71
HERRAMIENTA SUBTOTAL ................................................................................................ 71

Lic. Valentin Prieto Saucedo

UNIDAD N 20 ....................................................................................................................... 73
CONSOLIDACIN DE DATOS ............................................................................................. 73
UNIDAD N 21 ....................................................................................................................... 77
TABLAS DE DATOS ............................................................................................................. 77
UNIDAD N 22 ....................................................................................................................... 80
BUSCAR OBJETIVO ............................................................................................................. 80
UNIDAD N 23 ....................................................................................................................... 83
ADMINISTRAR ESCENARIOS ............................................................................................. 83
Unidad 24 .............................................................................................................................. 87
PROTEGER LIBRO............................................................................................................... 87
Unidad 25 .............................................................................................................................. 89
GRFICOS Y PRESENTACIN DE DATOS ........................................................................ 89
UNIDAD N 26 ..................................................................................................................... 112
MACROS ............................................................................................................................. 112
UNIDAD N 27 ..................................................................................................................... 121
MS QUERY ......................................................................................................................... 121
UNIDAD N .......................................................................................................................... 140
TABLA DINAMICA Y GRFICO DINAMICO ....................................................................... 140

Lic. Valentin Prieto Saucedo

UNIDAD N 1
MICROSOFT EXCEL 2010
1. Microsoft Excel
Es un programa de hojas de clculo de Microsoft Office. Permite crear y aplicar
formato a libros (un conjunto de hojas de clculo) para analizar datos y tomar
decisiones fundadas sobre aspectos de su negocio. Concretamente, se puede usar
para hacer un seguimiento de datos, crear modelos para analizar datos, escribir
frmulas para realizar clculos con dichos datos, dinamizar los datos de diversas
maneras y presentarlos en una variedad de grficos con aspecto profesional.
Entre los escenarios ms comunes de uso de Excel se incluyen:
Contabilidad Se pueden usar las eficaces caractersticas de clculo de
Excel en muchos informes contables y financieros (por ejemplo: estados de
flujo de efectivo, balances de ingresos o estados de resultados).
Definicin de presupuestos Ya sea que sus necesidades sean
personales o empresariales, puede crear cualquier tipo de presupuesto en
Excel (por ejemplo: planes de presupuesto de marketing, presupuestos de
eventos o presupuestos de jubilacin).
Facturacin y ventas Excel tambin es til para administrar datos de
ventas y facturacin, y en ste se pueden crear fcilmente los formularios
que se necesiten (por ejemplo: facturas de ventas, albaranes u rdenes de
compra).
Informes Con Excel, se pueden crear diversos tipos de informes para
mostrar resmenes o anlisis de datos (por ejemplo: informes que miden el
rendimiento de los proyectos, que muestran la variacin entre los resultados
reales y los proyectados, o que se pueden usar para pronosticar datos).
Planeacin Excel es una gran herramienta para crear planes profesionales
u organizadores tiles (por ejemplo: planes semanales de clases, planes de
estudios de marketing, planes de impuestos para fin de ao u organizadores
para ayudarlo con la planificacin de comidas semanales, fiestas o
vacaciones).
Seguimiento Se puede usar Excel para hacer el seguimiento de los datos
en una planilla de horas o en una lista (por ejemplo: planillas de horas para
hacer un seguimiento del trabajo o listas de inventario con las que se hace
un seguimiento al inventario).

La lista de versiones de Microsoft Excel que han sido lanzadas al mercado para Microsoft Windows son:
En el ao 1987 Excel 2.0.
En el ao 1990 Excel 3.0.
En el ao 1992 Excel 4.0.
En el ao 1993 Excel 5.0 (Office 4.2 & 4.3).
En el ao 1995 Excel 7.0 (Office 95).
En el ao 1997 Excel 8.0 (Office 97).
En el ao 1999 Excel 9.0 (Office 2000).
En el ao 2001 Excel 10.0 (Office XP).
En el ao 2003 Excel 11.0 (Office 2003).
En el ao 2007 Excel 12.0 (Office 2007).
En el ao 2010 Excel 14.0 (Office 2010).

Lic. Valentin Prieto Saucedo

2. Iniciar Microsoft Office Excel 2010


Existes diferente manera de iniciar el programa de Excel el cual vamos a realizar:
2.1. Desde el botn Inicio
1. Clic en el botn Inicio
2. Clic en la opcin Todos los
programas
3. Clic en Microsoft Office
4. Clic en Microsoft Office Excel 2010

2.2. Desde la opcin Buscar


1. Clic en el botn Inicio
2. Escribir excel
3. Presionar la tecla Enter

2.3. Desde la opcin Ejecutar


1. Presionar
la
siguiente
combinacin de teclas

+
2. Escribir Excel
3. Clic en Aceptar

2.4. Desde el acceso directo


Utilizando esta opcin solo tienes que ubicar el Icono de
Excel en el escritorio y darle doble clic o seleccionar y
presionar la tecla enter.

Practica N 1
9. Ingresa a Microsoft Excel Mediante:
Opcin del botn Inicio
Opcin Buscar
Opcin Ejecutar
Opcin del Acceso Directo
4

Lic. Valentin Prieto Saucedo

El Icono de
Microsoft
Excel 2010

3. Elementos de Microsoft Excel


Los libros de Excel contienen hojas, organizadas en cuadrillas de celdas con filas y
columnas, donde podemos trabajar con distintos tipos de datos, frmulas y
funciones.

ESTRUCTURA DE UNA CELDA


El concepto ms importante que debemos comprender en esta etapa es que
cada contenido esta inserto en un rango definido por una columna y un
numero de fila. Por ejemplo A1

Lic. Valentin Prieto Saucedo

Formato
de
Archivo
Como en la
versin 2007,
los archivos de
Excel 2010 se
guardan
de
forma
predeterminad
a
con
la
extensin .xlsx.
Las versiones
anteriores
utilizaban
el
formato
.xls.
Para compartir
un archivo con
un equipo que
tenga
una
versin anterior
a Excel 20072010,
lo
almacenamient
os
en
un
formato
compatible con
esa versin.

4. El entorno de Microsoft Excel


Al iniciar Excel aparece una pantalla inicial como sta, vamos a ver sus
componentes fundamentales, as conoceremos los nombres de los diferentes
elementos y ser ms fcil entender el resto del curso.

Un Libro de Excel est compuesto de hojas el cual puedes insertar hasta 255 Un Libro de
hojas,
Excel
est
compuesto de
Reconocimiento de la hoja Electrnica
hojas el cual
1. Consta de 1048576 Filas
puedes insertar
2. Las columnas estn en forma de letras de XFD (16384)
hasta
255
3. Contiene Celdas cada una de ellas son separadas
hojas en el
4. Puedes trabajar y grabar varias hojas de trabajo en un mismo Libro.
mismo libro.
5. Las Barras o Cintas de Excel
5.1. La barra de ttulo

Contiene el nombre del LIBRO sobre el que se est trabajando en ese momento.
Cuando creamos un libro nuevo se le asigna el nombre provisional Libro1 Microsoft
Excel, hasta que lo guardemos y le demos el nombre que queramos.
En el extremo de la derecha estn los botones para:

Minimizar

Cerrar

Restaura o Maximizar

Lic. Valentin Prieto Saucedo

5.2. La barra de acceso rpido

Si
deseas
insertar
un
nuevo botn de
acceso rpido
realiza
lo
siguiente:

Contiene las operaciones de Excel ms utilizadas. Al hacer clic en guardar, por


ejemplo, nos permitir guardar un libro.

5.3. Men Archivo


Haciendo clic en la pestaa Archivo que se encuentra en la
parte superior izquierda de la pantalla podrs desplegar un
men desde donde podrs ver las acciones que puedes realizar
sobre el documento, incluyendo Guardar, Imprimir o crear uno
Nuevo.

A este men tambin puedes acceder desde el modo de acceso


por teclado tal y como veremos en la Cinta de opciones.
Presionar las Teclas Alt + A

5.4. Cinta de Opciones


La cinta de opciones es uno de los elementos ms importantes de Excel, ya que
contiene todas las opciones del programa organizadas en pestaas. Al pulsar sobre
una pestaa, accedemos a la ficha. Las fichas principales son:

Inicio
Insertar
Diseo de pgina
Frmulas
Datos
Revisar
Vista

Lic. Valentin Prieto Saucedo

Clic en Archivo
Clic en
Opciones
Clic en Barra
de herramienta
de acceso
rpido
Elegir el
comando
Clic en Agregar
Clic en Aceptar

5.5. La barra de frmulas


Nos muestra el contenido de la celda activa, es decir, la casilla donde estamos
situados. Cuando vayamos a modificar el contenido de la celda, dicha barra
variar ligeramente, pero esto lo estudiaremos ms adelante.

Cuadro de Nombre

Ingresando a la
siguiente direccin
puedes encontrar
una variedad de
ayuda en lnea

Barra de frmula

http://office.
microsoft.co
m/eses/excelhelp/

5.6. La barra de etiquetas


Permite movernos por las distintas hojas del libro de trabajo.

5.7. Las barras de desplazamiento


Permiten movernos a lo largo y ancho de la hoja de forma rpida y sencilla,
simplemente hay que desplazar la barra arrastrndola con el ratn, o hacer clic en
los tringulos.

5.8. La Ayuda
Tenemos varios mtodos
Ayuda con Excel.

para

obtener

Un mtodo consiste en utilizar la Barra de


Mens. Haciendo clic en el interrogante.
Podremos utilizar cualquiera de estas
opciones:
Ayuda de Microsoft Excel, nos mostrar
una pantalla en la que podremos ver la
ayuda a travs de un ndice, buscando por
palabras en Contenido o mediante el
Asistente para ayuda que nos permite hacer
preguntas en lenguaje natural.
Mostrar el ayudante de Office, es un
grfico animado que nos ayuda en
determinadas ocasiones cuando detecta que
necesitamos ayuda, por ejemplo si ve que
vamos a crear una hoja de clculo nos
ofrecer ayuda para ello, etc.

Lic. Valentin Prieto Saucedo

Microsoft Office Online, sta es una nueva caracterstica de Excel 2010. Abre en
el panel de tarea un dilogo de bsqueda de ayuda en lnea de Microsoft
Otro mtodo consiste en utilizar la tecla F1 del teclado o el botn
de la Barra
de Herramientas. Al utilizar cualquiera de estas dos formas, aparecer una
ventana de ayuda a la derecha de la ventana, desde la cual tendremos que buscar
la ayuda necesaria.
Otro mtodo consiste en utilizar la opcin
Mens.

Teclas que te
permiten pasar
de una celda a
otra.

de la Barra de

6. Cursores de Excel
Los cursores ms utilizados en Microsoft Excel son los siguientes, el cual cada uno
tiene un uso diferente:

El cursor te
permite
seleccionar un
rango de celda.

Nos permite seleccionar una o ms celdas.


Permite seleccionar Filas, Columnas de la
hoja de calculo
Permite copiar formatos y frmulas de una
celda seleccionas.
Permite modificar el ancho de una fila o
columnas

7. Movimiento rpido en la hoja


Tan solo una pequea parte de la hoja es visible en la ventana de documento.
Nuestra hoja, la mayora de las veces, ocupar mayor nmero de celdas que las
visibles en el rea de la pantalla y es necesario moverse por el documento
rpidamente.
Cuando no est abierto ningn men, las teclas activas para poder desplazarse a
travs de la hoja son:
MOVIMIENTO

TECLADO

Celda Abajo

FLECHA ABAJO

Celda Arriba

FLECHA ARRIBA

Celda Derecha

FLECHA DERECHA

Celda Izquierda

FLECHA IZQUIERDA

Pantalla Abajo

AVPAG

Pantalla Arriba

REPAG

Celda A1

CTRL+INICIO

Primera celda de la columna


activa

FIN

FLECHA ARRIBA

ltima celda de la columna activa

FIN

FLECHA ABAJO

Primera celda de la fila activa

FIN

FLECHA IZQUIERDA o INICIO

ltima celda de la fila activa

FIN

FLECHA DERECHA

Lic. Valentin Prieto Saucedo

Tienes
que
ubicarte
al
centro de la
celda y sin
soltar arrastrar
hacia abajo o
en la direccin
que desees.
El cursor te
permite
seleccionar
una Columna o
fila rango de
celda.

8. Movimiento rpido en el libro


Dentro de nuestro libro de trabajo existen varias hojas de clculo. Por defecto
aparecen 3 hojas de clculo aunque el nmero podra cambiarse.
En este apartado trataremos los distintos mtodos para movernos por las distintas
hojas del libro de trabajo.

Ctrl + E

Empezaremos por utilizar la barra de etiquetas.

Observars como en nuestro caso tenemos 3 hojas de clculo, siendo la hoja


activa, es decir, la hoja en la que estamos situados para trabajar, la Hoja1.
Haciendo clic sobre cualquier pestaa cambiar de hoja, es decir, si haces clic
sobre la pestaa Hoja3 pasars a trabajar con dicha hoja.
Si el nmero de hojas no caben en la barra de etiquetas, tendremos que hacer
uso de los botones de la izquierda de dicha barra para visualizarlas:
Para visualizar a partir de la Hoja1.
Para visualizar la hoja anterior a las que estamos visualizando.
Para visualizar la hoja siguiente a las que estamos visualizando.
Para visualizar las ltimas hojas.
Una vez visualizada la hoja a la que queremos acceder, bastar con hacer clic
sobre la etiqueta de sta.
Si todas las hojas del libro de trabajo caben en la barra, estos botones no tendrn
ningn efecto.
Tambin se pueden utilizar combinaciones de teclas
desplazamientos dentro del libro de trabajo, como pueden ser:
MOVIMIENTO
Hoja Siguiente
Hoja Anterior

para

realizar

TECLADO
CTRL+AVPAG
CTRL+REPAG

9. Teclado en Pantalla

10

Lic. Valentin Prieto Saucedo

Para
seleccionar
toda la Hoja
solo tienes que
presionar

Tambien lo
puedes realizar
dando un clic
en

UNIDAD N 2
INTRODUCCION DE DATOS EN EXCEL
1. Inicio rpido: Crear un libro
Para crear un libro nuevo, se puede usar una plantilla de libro en blanco o una
plantilla existente que ya contenga algunos datos, diseo y formato que desee usar.
Haga clic en Nuevo.
Esto abrir la vista Backstage de Microsoft Office, que oculta
temporalmente la hoja de clculo.
Haga clic en Nuevo.

Utilizando
el
teclado,
si
deseas
un
nuevo
documento
debes
de
presionar
las
siguientes
teclas:

Ctrl + U
A modo de
prctica ir a
Archivo/Nuevo/
Plantilla
de
ejemplo
Clic
en
siguiente
plantilla:

En Plantillas disponibles, haga clic en la plantilla de libro que desee usar.

1. Para crear un nuevo libro en blanco, haga doble clic en Libro en blanco.
2. Para crear un libro basado en un libro existente, haga clic en Nuevo a
partir de un libro existente, busque la ubicacin del libro que desee usar
y, a continuacin, haga clic en Crear nuevo.
3. Para crear un libro basado en una plantilla, haga clic en Plantillas de
ejemplo o en Mis plantillas y seleccione la plantilla que desee usar.

Practica N 2
10. Ingresa a Microsoft Excel
Pida un Nuevo Documento
Abra la Plantilla Informe de Venta

11

Lic. Valentin Prieto Saucedo

la

Amortisacion
de prestamo

2. Guardar un Libro en Excel

Es importante
que ni bien
empiece a
trabajar en
Excel
Guardar el
Libro.

1. Clic en el men Archivo


2. Clic en la opcin Guardar
como
3. Elegir la Unidad, Disco
donde se desea guardar
el libro
4. Escribir el nombre del
libro
5. Clic en el botn Guardar

Si usted
desea lo
puede realizar
precionando
F12

Tambin podemos realizarlo de la siguiente manera:


Mediante el Teclado
Existen dos formas
1. Presionar las teclas: Ctrl +G

Mediante el Botn
Guardar
1. Clic
sobre
el
botn:

Solo tienes que realizar los mismos pasos que vimos


en la primera forma.
3. Cambiar el Nombre a la Etiqueta de la Hoja
Es importante que cuando realice una planilla en Excel usted le ponga un nombre a
las hojas, por defecto esta Hoja1, Hoja 2, Hoja3.

Ctrl + G
Para guardar
los cambios

1. Doble Clic sobre Hoja


2. Escriba el nuevo Nombre
3. Presionar la tecla Entre

4. Editar y escribir datos en una hoja de clculo


Para trabajar con datos en una hoja de clculo, primero debe escribir los datos en
las celdas de la hoja de clculo. Luego, quizs desee ajustar los datos de manera
que puedan verse y se muestren del modo en que prefiera.
4.1. Escriba los datos.
1. Haga clic en una celda y luego escriba los datos en esa celda.
2. Presione ENTRAR o TAB para pasar a la celda siguiente.
3. Para escribir una serie de datos, como por ejemplo das, meses o nmeros
progresivos, escriba el valor inicial en una celda y luego escriba un valor en la
celda siguiente para establecer un patrn.

12

Lic. Valentin Prieto Saucedo

Cuando
hayas
Guardado el
Libro,
despues de
cada cambios
que realices
puedes
precionar

Sugerencia
Para
escribir
los datos en
una
nueva
lnea dentro de
una
celda,
inserte un salto
de
lnea
presionando
ALT+ENTRAR

En la Hoja Actividad 1, escriba los siguientes datos empezando B3:

4.2. Ancho de una Columna


Para dar el ancho de una columna solo tienes que ubicar el cursor en la interseccin
de las columnas de la siguiente manera:
Ubicar el curso entre la
Columna D y F y presionar clic
izquierdo sin soltar hasta dar el
ancho deseado.

4.3. Alto de una Fila


Para cambiar el alto de una fila lo que debes de realizar es lo siguiente, ubicar el
cursos en la interseccin de las filas que deseas modificar el alto.
Clic
Izquierdo
sobre
la
interseccin de la Fila 4 y 5 y
sin soltar bajar.

4.4. Como Salir de Microsoft Excel


Existen diferentes formas de salir del programa de Microsoft Excel que son los
siguientes:
Mediante el men
archivo
1. Clic en el men
Archivo
2. Clic en la opcin
Salir

Mediante el botn salir


1. Clic en el botn:

Mediante el teclado
1. Presionar las teclas:
Alt + F4

Practica N 3
11. Ingresa a Microsoft Excel
Pida un Nuevo Documento
Realiza una Agenda Personal
Guardar el Libro en su carpeta personal
Salir de Excel

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Lic. Valentin Prieto Saucedo

Sugerencia
Para
ajustar
rpidamente
todas
las
columnas o las
filas en la hoja
de
clculo,
haga clic en el
botn Seleccio
nar
todo y
luego
haga
doble clic en
cualquier borde
entre
dos
encabezados
de columna o
de fila.

4.5. Como Cerrar un Libro Activo de Excel


Existen diferentes formas de Cerrar un libro activo de Microsoft Excel que son los
siguientes:
Mediante el men
archivo
1. Clic en el men
Archivo
2. Clic en la opcin
Cerrar

Mediante el botn salir


1. Clic en el botn:

Mediante el teclado
1. Presionar las teclas:
Ctrl + R

4.6. Empezar un nuevo libro de trabajo


Para empezar a crear un nuevo libro de trabajo existen dos formas que son:
Mediante el Men Archivo
Mediante el Teclado
1. Clic en el men Archivo
1. Presionar las teclas:
2. Clic en la opcin Nuevo
Ctrl + U
3. Clic en Crear
4.7. Como Abrir un libro de trabajo ya existente
Si queremos recuperar algn libro de trabajo ya guardado, la operacin se
denomina Abrir.
Existen varias formas para abrir un archivo ya existente.
Mediante el Men
1. Clic en el men Archivo
2. Clic en la opcin Abrir
3. Buscar

el

archivo

libro y seleccionar el libro


4. Clic en el botn Abrir

Mediante el Botn Abrir


1. Clic en el botn

Mediante el Teclado
1. Solo tienes que presionar las
teclas
Ctrl + A

En ambos casos debes de buscar el libro que deseas abrir seleccionarlo y un clic en
el botn Abrir.

Practica N 4
12. Ingresa a Microsoft Excel
Abra el Libro Actividades
A la Hoja2 cambiarle de nombre a Actividad 2
Guardar el libro (Ctrl + G)

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Lic. Valentin Prieto Saucedo

UNIDAD N 3
TRABAJANDO CON HOJA
En esta unidad aprenderemos a agregar, eliminar, copiar, mover, ocultar, mostrar y
renombrar hojas segn nuestras necesidades.
1. Insertar Hojas

Para insertar una nueva hoja al Libro de Excel solo tiene que realizar lo siguiente:

Para insertar
una nueva hoja
presiona:

Mays +F11

Clic en este botn.

2. Eliminar Hojas

Para Eliminar una hoja da Clic Derecho sobre la


Hoja que deseas Eliminar y Clic en Eliminar.
3. Mover Hojas

Si queremos mover una hoja de lugar, hacemos un


clic sobre su pestaa, lo mantenemos presionado y
arrastramos la hoja al lugar que deseemos. Tambin
podemos hacer clic Derecho sobre la pestaa y el en
men contextual seleccionamos Mover o copiar
Se abrir un cuadro de dialogo donde debemos de elegir a que libro queremos
mover o copiar y la hoja delante o atrs donde deseamos ubicarla.
4. Copiar hojas

Si queremos copiar una hoja, dentro de la misma opcin Mover o copiar del
men contextual marcamos crear una copia. Esta tendr el mismo nombre que la
original y llevara el nmero 2 entre parntesis. Por ejemplo de la Hoja 1 la copia
ser Hoja(2).
5. Ocultar y mostrar hojas

Para ocultar una hoja hacemos un clic Derecho sobre la hoja que deseamos ocultar
y seleccionamos Ocultar, si queremos volverla a mostrar hacemos clic Derecho en
cualquier hoja y seleccionamos Mostrar.
6. Cambiar el nombre a la hoja

Es importante que cuando realice una planilla en Excel usted le ponga un nombre a
las hojas, por defecto esta Hoja1, Hoja 2, Hoja3.
1. Doble Clic sobre Hoja
2. Escriba el nuevo Nombre
3. Presionar la tecla Entre

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Lic. Valentin Prieto Saucedo

Colorear la
pestaa de la
hoja:
Clic Derecho
sobre la hoja,
Clic en Color
de Etiqueta,
Elegir el Color.

Manejo del
Teclado y el
Mouse
Las teclas de
acceso rpido
agilizan
el
tiempo
de
trabajo dentro
de un libro de
Excel.
Ctrl + AVPG,
nos
permite
movernos a la
hoja siguiente y
Ctrl + REPG,
nos lleva a la
hoja anterior.
El
botn
derecho
del
mouse,
en
ocasiones nos
evita tener que
ir hasta la cinta
de opciones de
Excel.

UNIDAD N 4
MANIPULACIN DE CELDAS
1. Como Seleccionar una celda
La forma del puntero del ratn a la hora de seleccionar celdas consiste en una cruz
gruesa blanca, tal como:
2. Como seleccionar un rango de Celdas
Para seleccionar un conjunto de celdas adyacentes, pulsar el botn
izquierdo del ratn en la primera celda a seleccionar y mantener
pulsado el botn del ratn mientras se arrastra hasta la ltima celda
a seleccionar, despus soltarlo y vers cmo las celdas
seleccionadas aparecen con un marco alrededor y cambian de
color.
3. Como seleccionar una columna
Para seleccionar una columna hay que situar el cursor sobre
el identificativo superior de la columna a seleccionar y hacer
clic sobre ste.

4. Como Seleccionar una fila


Para seleccionar una fila hay que
situar el cursor sobre el identificativo
izquierdo de la fila a seleccionar y
hacer clic sobre ste
5. Como seleccionar una hoja entera
Situarse sobre el botn superior
izquierdo de la hoja situado entre el
indicativo de la columna A y el de la
fila 1 y hacer clic sobre ste.

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Lic. Valentin Prieto Saucedo

UNIDAD N 5
PORTAPAPELES
Aprenderemos a utilizar el Portapapeles para luego lograr un mejor manejo de las
opciones de pegado que brinda Excel.
Esta opcin se encuentra en la Ficha Inicio
La primera es Cortar
La Segunda Copiar
La Tercera Copiar formato
Por ultimo tenemos la Opcin de Pegar

Frmulas, solo
pega la frmula
que contiene la
celda,
no
el
formato.

Pegar, pega todo lo que


contiene la celda de origen,
incluido frmulas y funciones.
Sin borde, pega todo lo
que contiene la celda
sin los borde.

Formato
de
frmula
y
nmeros, pega
la frmula y el
formato de la
celda
seleccionada

Valores, solo pega los


valores. Si copiamos una
cleda donde hay una
frmula o una funcin solo
nos llevara el resultado.

Mantener
formato
de
origen, pega el
contenido y el
formato de la
celda de origen.

Mantener ancho de columnas de


origen, pega todo el contenido de la
celda de origen y tambin el ancho de la
columna.
Transponer, invierte filas y columnas.
Las celdas de filas de origen pasan a
estar como columnas y las columnas
como filas.

Formato de valores y
nmeros, pega los resultados
de una frmula o funcin o
cualquier formato que tenga
aplicada la celda de origen (no
solo de nmeros). No se
pegan la frmula ni las
funciones.

Formato de valores y origenn, pega los


valores y el formato de nmeros. No se
pegan las frmulas ni las funciones.

Formato, solo pega el formato de


las celdas, pero no su contenido,
al igual que el pincel. (copiar
formato)
Pegar vinculo, crea una
referencia o un vinculo
hacia la celda de origen, de
manera que si hacemos un
cambio en la celda de
origen tambin se hara en
la celda vinculada

Pegado
especial,
agrupa
todas
la
opciones en cuadro de
dialogo y algunos
adicionales
que
podemos
probar
seleccionndolas
y
haciendo un clic en
Aceptar.

Imagen, pega
una imagen que
hayamos
copiado desde
otra celda.

Imagen vinculada, pega una


imagen que se encuentra
vinculada a la celda de donde
la hayamos copiado.

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Lic. Valentin Prieto Saucedo

Copiar, cortar
y pegar son
acciones que
realizamos con
frecuencia
al
trabajar
con
Excel
para
evitar
la
reiteracin de
tareas. Existen
diferentes
opciones
de
pegado, y para
acceder
a
ellas, hacemos
clic en la fecha
del
botn
Pegar que se
encuentra en el
grupo
Portapapeles
de la Ficha
Inicio.

1. Copiar una celda o Rango de Celdas


Para copiar un contenido en Excel es duplicar la informacin, existes las siguientes
opciones:
Mediante el Botn Copiar
1. Seleccionar la celda o rango de celdas
2. Clic en la ficha Inicio
3. Clic en la opcin Copiar
4. Dar un clic en la celda que desea pegar
5. Clic en la ficha Inicio
6. Clic en la opcin Pegar

Para Copiar de
una manera
ms fcil es
mediante el
Teclado:

Ctrl + C
Para pegar:

Ctrl + V

Mediante el Clic Derecho


1. Seleccionar la o rango a copiar
2. Clic Derecho
3. Clic en Copiar
4. Clic Derecho en la celda donde desea pegar
5. Clic en Pegar

2.
Cortar o Mover una celda o
rango de celdas
Cuando hablamos de cortar significa que
usted desea mover la informacin de un
lugar a otro, entre hoja o libros.

1.
2.
3.
4.
5.
6.

Para Cortar o
Mover de una
manera ms
fcil es
mediante el
Teclado:

Seleccionar la celda o rango de celdas


Clic en la ficha Inicio
Clic en la opcin Cortar
Dar un clic en la celda que desea pegar
Clic en la ficha Inicio
Clic en la opcin Pegar

Ctrl + X
Para pegar:

Ctrl + V

Mediante el Clic Derecho


1. Seleccionar la o rango a copiar
2. Clic Derecho
3. Clic en Cortar
4. Clic Derecho en la celda donde desea pegar
5. Clic en Pegar

18

Lic. Valentin Prieto Saucedo

UNIDAD N 6
FORMATO DE CELDA
Excel nos permite no solo realizar cuentas sino que tambin nos permite darle una
buena presentacin a nuestra hoja de clculo resaltando la informacin ms
interesante, de esta forma con un solo vistazo podremos percibir la informacin ms
importante y as sacar conclusiones de forma rpida y eficiente. Por ejemplo
podemos llevar la cuenta de todos nuestros gastos y nuestras ganancias del ao y
resaltar en color rojo las prdidas y en color azul las ganancias, de esta forma
sabremos rpidamente si el ao ha ido bien o mal.
Una vez seleccionada la celda o el rango de celdas podemos
acceder a la ventana de dilogo que permite configurar el
formato de dos formas:

Haga clic en Fuente Alineacin o Nmero

Al dar clic en esta opcin nos


abrir un cuadro de dialogo.

Es mediante el
Ciic
Derecho
sobre las o celda
seleccionda:
Formato
de
celda

Tambien lo puedes realizar


presionando las siguientes teclas:

directo

Ctrl + 1

19

Lic. Valentin Prieto Saucedo

Estas son las diferentes opciones de formato de celda que nos proporciona Excel.

Fuente
Excel nos permite cambiar la apariencia de los datos de una hoja de clculo
cambiando la fuente, el tamao, estilo y color de los datos de una celda.
1. Seleccionar la celda o
rango de celdas
2. Clic en el men NICIO
3. Clic en la opcin FUENTES
4. Aparecer un cuadro de
dialogo como el siguiente
5. Clic en la ficha Fuente
a. Fuente: Permite cambiar el
tipo de fuente.
b. Estilo: Permite colocar
Negrita,
Cursiva
o
subrayado.
c. Subrayado: Permite elegir
el tipo de subrayado.
d. Color: Permite colocar el
colora a la letras
e. Efectos: Permite elegir
algn efecto
6. Clic en el botn Acaptar

20

Lic. Valentin Prieto Saucedo

Alineacin
Se puede asignar formato a las entradas de las celdas a fin de que los datos queden
alineados u orientados de una forma determinada.
Para cambiar la alineacin de los datos de nuestra hoja de clculo, seguir los
siguientes pasos:
1. Seleccionar el rango de celdas al cual
queremos modificar la alineacin.
2. Seleccionar la cinta Alineacin
3. Aparecer un cuadro de formato de
celda
4. Hacer
clic
sobre
la
pestaa
Alineacin del cuadro de dilogo
Formato de celdas.
5. Aparecer la siguiente ficha.
6. Realizar los cambios que usted desee
7. Clic en el botn Aceptar

Bordes
Excel nos permite crear lneas en los bordes o lados de las celdas.
Para cambiar la apariencia de los datos de nuestra hoja de clculo aadiendo
bordes, seguir los siguientes pasos:
1. Seleccionar el rango de
celdas

al

cual

queremos

modificar el aspecto.
2. Clic en la cinta fuente.
3. Clic en la opcin bordes
4. Clic sobre la pestaa ms

bordes.
5. Aparecer el siguiente cuadro

de dialogo.
6.

Elegir las opciones deseadas


del recuadro.

7. Clic en el botn Aceptar

21

Lic. Valentin Prieto Saucedo

Trama
1. Seleccionar el rango de celdas al
cual queremos modificar el
aspecto
2. Clic en el men Formato.
3. Clic en la opcin Celdas...
4. Clic sobre la pestaa Trama
5. Aparecer el siguiente cuadro de
dialogo
6. Elegir las opciones deseadas del
recuadro.
7. Clic en el botn Aceptar

Nmeros
Excel nos permite modificar la visualizacin de los nmeros en la celda. Para
ello, seguir los siguientes pasos:
1. Seleccionar el rango de celdas al
cual queremos modificar el
aspecto de los nmeros.
2. Clic en el men Formato.
3. Clic en la opcin Celdas...
4. Clic sobre la pestaa Nmero.
5. Aparecer la ficha siguiente:
6. Elegir la opcin deseada del
recuadro Categora:.
7. Clic en el botn Aceptar

Al elegir cualquier opcin, aparecer en el recuadro Muestra un modelo de cmo


quedar nuestra seleccin en la celda.
A continuacin pasamos a explicarte las distintas opciones del recuadro Categora:,
se elegir de la lista una categora dependiendo del valor introducido en la celda.
Las categoras ms utilizadas son: General: Visualiza en la celda exactamente el
valor introducido. Es el formato que utiliza Excel por defecto. Este formato admite
enteros, decimales, nmeros en forma exponencial si la cifra no coje por completo
en la celda.
a. Nmero: Contiene una serie de opciones que permiten especificar el nmero
de decimales, tambin permite especificar el separador de millares y la forma
de visualizar los nmeros negativos.
b. Moneda: Es parecido a la categora Nmero, permite especificar el nmero
de decimales, se puede escoger el smbolo monetario como podra ser y la
forma de visualizar los nmeros negativos.
22

Lic. Valentin Prieto Saucedo

c. Contabilidad: Difiere del formato moneda en que alinea los smbolos de


moneda y las comas decimales en una columna.
d. Fecha: Contiene nmeros que representan fechas y horas como valores de
fecha. Puede escogerse entre diferentes formatos de fecha.
e. Hora: Contiene nmeros que representan valores de horas. Puede
escogerse entre diferentes formatos de hora.
f. Porcentaje: Visualiza los nmeros como porcentajes. Se multiplica el valor
de la celda por 100 y se le asigna el smbolo %, por ejemplo, un formato de
porcentaje sin decimales muestra 0,1528 como 15%, y con 2 decimales lo
mostrara como 15,28%.
g. Fraccin: Permite escoger entre nueve formatos de fraccin.
h. Cientfica: Muestra el valor de la celda en formato de coma flotante.
Podemos escoger el nmero de decimales.
i. Texto: Las celdas con formato de texto son tratadas como texto incluso si en
el texto se encuentre algn nmero en la celda.
j. Especial: Contiene algunos formatos especiales, como puedan ser el cdigo
postal, el nmero de telfono, etc.
k. Personalizada: Aqu podemos crear un nuevo formato, indicando el cdigo
de formato.

Acceso
mediante el
teclado a la
cinta de
opciones
Si no est
familiarizado
con la cinta de
opciones, la

informacin de
esta seccin
puede ayudarle
a comprender
el modelo de

Combinaciones de Teclas que le permiten aplicar algn formato de celda


ms rpido:

mtodos
abreviados de
teclado de la

CTRL+1

Muestra el cuadro de dilogo Formato de celdas.

CTRL+2

Aplica o quita el formato de negrita.

cinta de
opciones. La
cinta de

CTRL+3

Aplica o quita el formato de cursiva.

CTRL+4

Aplica o quita el formato de subrayado.

CTRL+5

Aplica o quita el formato de tachado.

opciones
incluye nuevos
mtodos
abreviados
llamados KeyT

CTRL+6

Cambia entre ocultar y mostrar objetos.

CTRL+8

Muestra u oculta smbolos de esquema.

ips. Para que

los KeyTips
aparezcan,

CTRL+9

Oculta filas seleccionadas.

CTRL+0

Oculta columnas seleccionadas.

presione ALT.

Al presionar la tecla Alt le mostrara que


combinacion de tecla debe de presionar
para poder trabajar de manera mas rpidas.

23

Lic. Valentin Prieto Saucedo

En la presente prctica vamos a ver algunas opciones de Formato de Celda para


ello empecemos a trabajar:

Combinar celda, seleccione las


celdas de A3:F3 haga un clic en

Orientacin, seleccione las


celdas de A6, haga un clic en

Orientacin, seleccione las


celdas de A6, haga un clic en

Elija una de las orientaciones


que usted necesite.

Para insertar una Imagen


Clic en la Ficha Insertar
Clic en el siguiente botn Imagen
Seleccionar la imagen deseada
Clic en el botn Insertar

Practica N 5
13. Ingresa a Microsoft Excel
Abra el Libro Practico N 6
Colocarle el color de fondo como observa en la imagen
Colocar los textos con la Orientacin como usted observa
Insrtele el borde ms adecuado que usted desee.
Realice todas las combinaciones de texto necesaria en el practico
Insrtele una imagen desde archivo
Guardar el libro (Ctrl + G)
24

Lic. Valentin Prieto Saucedo

UNIDAD N 7
SERIE DE RELLENO
Las series en Excel corresponden a listas de datos ordenados, creadas a partir de
un factor o patrn comn, rellenando el resto de los componentes de forma
automtica. (Ej. Si se inicia una serie a partir de celdas con los valores 1 y 2, se
crear una enumeracin automtica del largo que se indique).
Para utilizar la herramienta de Serie realiza lo siguiente:
Clic en Archivo/Opciones
Realiza los siguiente pasos para insertar el botn de serie de relleno
Clic
en
herramienta
rpido
Seleccionar
Comandos

Barra
de
de acceso
Todos

los

Serie

de

Seleccionar
relleno
Clic en Agregar

Clic en Captar

Como se puede observar en la Barra de herramienta de acceso rpido


ya est el botn de Serie de relleno.
Escriba el nmero de
inicio,
presione
Enter,
seleccione la Celda B3.

Clic en Serie de relleno


Seleccionar si la Serie va ser Fila o Columna
Seleccionar el Tipo en nuestro caso ser Lineal
Escriba el Incremento y Luego el Limite (1 a 100)
Clic en Captar

25

Lic. Valentin Prieto Saucedo

El Resultado sera el siguiente:


Como habr podido observar esta es una herramienta que le va a
permitir realizar rellenados de nmeros en Filas como en
Columnas, es una herramienta muy til a la hora de realizar
rellenado de valores de gran dimensin.

Clic en esta
opcin

Para hacer una lista personalizada:


Clic en Archivo/Opciones/Avanzadas

Por ejemplo,
si desea usar
la serie 1, 2,
3, 4, 5,...,
escriba 1 y 2
en las
primeras dos
celdas.

Seleccione
las celdas
que contienen
los valores
iniciales y
luego arrastre
el controlador
de
relleno
por el
intervalo que
desea
rellenar.

Escriba la lista que usted


desee separada por coma

Tambin puede Importar la lista, pero


tiene que tenerla escrita la lista en
Excel, dar un clic en Importa.

Sugerencia
Para rellenar
en
orden
ascendente,
arrastre hacia
abajo o hacia
la
derecha.
Para rellenar
en
orden
descendente,
arrastre hacia
arriba o hacia
la izquierda.

Clic en Agregar

Para
guardar
los
cambios Clic en Aceptar

26

Lic. Valentin Prieto Saucedo

Para utilizar una lista creada realiza los siguientes:


Escribir un nombre de la Lista Creada en nuestro
caso Matemtica, Presionar Enter, seleccionar la
celda B3 y ubicar el cursor en la esquinada
inferior derecha y arrastrar hacia abajo.

Practica N 6
14. Ingresa a Microsoft Excel
Abra el Libro de Actividades
A la Hoja 3 cambiar de nombre por Actividad 3
Escriba el Titulo
Transcriba los encabezados tal como observa en la imagen
Utilizando la herramienta Serie de relleno complete el cuadro
Cree una lista personal de las bebidas que ms le guste
Colocarle los bordes que usted desee a la tabla
Guardar el libro (Ctrl + G)
Cerrar el libro activo de Excel.
Pedir un nuevo libro de Excel.

27

Lic. Valentin Prieto Saucedo

UNIDAD N 8
OPERADORES DE CALCULO EN EXCEL
Los operadores especifican el tipo de clculo que se desea realizar con los
elementos de una frmula. Microsoft Excel incluye cuatro tipos diferentes de
operadores de clculo: aritmtico, comparacin, texto y referencia.
Tipos de operadores
Operadores aritmticos
Para ejecutar las operaciones matemticas bsicas
como suma, resta o multiplicacin, combinar nmeros y generar resultados
numricos, utilice los siguientes operadores aritmticos.
Operador aritmtico
+
-

Significado
signo ms (Suma)
signo menos (Menos)

*
/
%
^

Asterisco (Multiplicacin)
barra oblicua (Divisin)
Porcentaje
Exponenciacin

Ejemplo
(3+3)
(3-1)
(-1)
(3*3)
(3/3)
(20%)
(3^2)

Operadores de comparacin Se pueden comparar dos valores con los


siguientes operadores. Cuando se comparan dos valores utilizando estos
operadores, el resultado es un valor lgico: VERDADERO o FALSO.
Operador aritmtico
=
>
<
>=
<=
<>

Significado
Igual a
Mayor que
Menor que
Mayor igual que
Menor igual que
Diferentes

Ejemplo
A1=B1
A1>B1
A1<B1
A1>=B1
A1<=B1
A1<>B1

Operador de concatenacin de texto Utilice el signo (&) para unir o concatenar


una o varias cadenas de texto con el fin de generar un solo elemento de texto.
Operador aritmtico
&

Operadores de referencia
siguientes operadores.
Operador aritmtico
:

Significado

Ejemplo

Conecta o concatena dos valores


para generar un valor de texto
continuo.

("Viento"&"norte")

Combinan rangos de celdas para los clculos con los

Significado
Operador de rango que genera una
referencia a todas las celdas entre
dos referencias, stas incluid.
Operador de unin que combina
varias referencias en una sola
(SUMA(B5:B15,D5:D15))

Ejemplo
(B5:B15)

Operador de interseccin que


genera una referencia a celdas
comunes a las dos referencias

(B7:D7 C6:C8)

(SUMA(B5:B15,D5:D15))

28

Lic. Valentin Prieto Saucedo

En Excel se
tiene valores
contantes
y
variables, los
valores
constante son
aquellos que
no
van
a
variar
en
calculo,
mientras que
los variables
son los que
pueden tomar
las diferentes
celdas en el
clculos.

Orden en que Excel Ejecuta las Operaciones en las Frmulas


En algunos casos, el orden en el que se ejecuta el clculo puede afectar al valor
devuelto de la frmula. Por tanto, es importante comprender cmo se determina el
orden y cmo puede cambiar el orden para obtener los resultados deseados.
Orden de clculo
Las frmulas calculan los valores en un orden especfico. Las frmulas de Excel
siempre comienzan por un signo igual (=). Excel interpreta los caracteres detrs del
signo igual como una frmula. Tras el signo igual estn los elementos que se van a
calcular (los operandos); por ejemplo, constantes o referencias a celdas. stos se
encuentran separados por operadores de clculo. Excel calcula la frmula de
izquierda a derecha, segn el orden especfico de cada operador de la frmula.
Prioridad de operadores
Si se combinan varios operadores en una nica frmula, Excel ejecutar las
operaciones en el orden que se indica en la siguiente tabla. Si una frmula contiene
operadores con la misma prioridad (por ejemplo, si una frmula contiene un
operador de multiplicacin y otro de divisin), Excel evaluar los operadores de
izquierda a derecha.
Operador
: (dos puntos)
(un solo espacio)
; (punto y coma)

%
^
*y/
+y&
=
<>
<=
>=
<>

Descripcin
Operadores de referencia
Negacin (como en 1)
Porcentaje
Exponenciacin
Multiplicacin y divisin
Suma y resta
Conecta dos cadenas de texto (concatenacin)
Comparacin

Uso de parntesis
Para cambiar el orden de evaluacin, escriba entre parntesis la parte de la frmula
que se calcular en primer lugar. Por ejemplo, la siguiente frmula da un resultado
de 11 porque Excel efecta la multiplicacin antes que la suma. La frmula
multiplica 2 por 3 y, a continuacin, suma 5 al resultado.
=5+2*3
Por el contrario, si se utilizan parntesis para cambiar la sintaxis, Excel sumar 5 y 2
y, a continuacin, multiplicar el resultado por 3, con lo que se obtiene 21.
=(5+2)*3
En el siguiente ejemplo, los parntesis que rodean la primera parte de la frmula
indican a Excel que calcule B4+25 primero y despus divida el resultado por la
suma de los valores de las celdas D5, E5 y F5.
=(B4+25)/SUMA(D5:F5)

29

Lic. Valentin Prieto Saucedo

Es importante
que a la hora
de realizar un
calculo
en
Excel
tenga
encuanta
el
orden de los
operadores y
los parentesis.

En la siguiente prctica realiza las operaciones correspondientes:

En esta prctica debe de cambiar el formato de celda a cada uno de las


columnas.

Practica N 7
15. Ingresa a Microsoft Excel
Abra el Libro de Actividades
Inserte una nueva Hoja
A la Hoja 5 cambiar de nombre por Actividad 5
Escriba el Titulo como observa en la primera imagen
Transcriba los encabezados tal como observa en la imagen
Llene la columna N1 y N2 y realiza las operaciones pedidas
Pida un nuevo libro y copia el contenido a la Hoja 1
Cambiar el formato de cada una de las columnas por ejemplo RESTA esa
columna tiene que tener el formato Fecha
Guardar el libro (Ctrl + G) Formato de celdas
30

Lic. Valentin Prieto Saucedo

UNIDAD N 9
BUSCAR Y REEMPLAZAR DATOS
Cuando manejamos una cantidad importante de datos, en
ocasiones necesitamos locali zar en el libro un dato concreto. Para
facilitarnos esta tarea existe la herramienta de bsqueda.
Buscar
Para usar la herramienta de Buscar y seleccionar debes de dar un
Clic en la Ficha Inicio e ir a la cinta Modificar, vamos a realizar una prctica, ingresa
a Excel.

1. Clic en una celda de la hoja

2. Clic en Buscar
3. Escriba el texto a buscar

4. Clic en Buscar
todos
5. Una vez haya encontrado el texto
o nmero a buscar clic en Cerrar.

6. Texto que buscamos


Reemplazar
Una es buscar un texto o numero una vez buscado usted puede reemplazar el valor
encontrado para ello realiza lo siguiente:
2. Clic en Reemplazar
1. Clic en una celda de la hoja
3. Escriba el texto a buscar Ej. CAMPOS
5. Escriba el texto por el que desea
Reemplazar Ej. CASTRO
4. Clic en Reemplazar todos, si
desea reemplazar por el nuevo
texto
6. Clic en Cerrar
Esta herramienta es muy til cuando desea reemplazar una gran cantidad de datos,
ya sea de tipo: texto, numrico, fecha o cualquier valor que desee encontrar o
reemplazar.

31

Lic. Valentin Prieto Saucedo

Practica N 8
16. Ingresa a Microsoft Excel
Abra el Libro de Actividades
Inserte una nueva Hoja y cambiar de nombre por Actividad 7
Escriba el Titulo
Transcriba los encabezados tal como observa en la imagen
Utilizando la herramienta Buscar y Reemplazar
Busque el y reemplcelo por (Vacio)
Guardar el libro (Ctrl + G)
Cerrar el libro activo de Excel.
1. En la celda B2, escriba los datos

Practica N 9
18. Ingresa a Microsoft Excel
Abra el Libro de Actividades
Inserte una nueva Hoja y cambiar de nombre por Actividad 8
Transcriba los datos tal como usted observa en la siguiente Imagen

32

Lic. Valentin Prieto Saucedo

UNIDAD N 10
CORRECCIN ORTOGRFICA
Excel dispone de un corrector ortogrfico que nos permitir detectar errores
ortogrficos
dentro
de
nuestra
hoja
de
clculo.
Para
ello Excel
busca cada palabra en su diccionario, y cualquier palabra que no encuentre la
considerar como posible palabra errnea.
Para corregir una hoja de clculo o parte de ella, seguir los siguientes
pasos:
2. Situarse en la primera celda de la hoja de clculo.
3. Clic en la Ficha Revisar
Como usted puede ver aqu le muestra la palabra
como se debe de escribir.
Si la palabra es correcta, podremos utilizar
cualquiera de los siguientes botones:
OMITIR UNA VEZ para ignorar esta palabra.
OMITIR TODAS para ignorar todas las ocurrencias
de la palabra en la hoja de clculo.
AGREGAR AL DICCIONARIO para aadir la
palabra al diccionario que aparece en el
recuadro Idioma del diccionario.

Al utilizar cualquiera de los botones anteriores,


Excel seguir con la correccin hasta el final, si
encuentra otro error nos volver a avisar con un
mensaje.
Cuando Excel haya llegado al final del documento
nos avisar, hacer clic sobre el botn Aceptar.

Si la palabra es errnea, y la palabra correcta se


encuentra
en
la
lista
de Sugerencias: la
seleccionaremos, si no se encuentra en la lista
de Sugerencias la escribiremos directamente en el
recuadro No est en el diccionario:, y a
continuacin utilizaremos cualquiera de los
siguientes botones:
CAMBIAR para sustituir la palabra errnea por la
que hemos escrito.
CAMBIAR TODAS para sustituir todas las
ocurrencias de la palabra errnea por la que hemos
escrito.
AUTOCORRECCIN para que adems de realizar
la correccin en la hoja, la sustitucin se aada a la
lista de autocorrecciones, explicadas en el punto
anterior.

Practica N 8
8. Ingresa a Microsoft Excel
Abra el Libro de Actividades
Ir a la Hoja Practico 7
Realizar la Revisin Ortogrfica

33

Lic. Valentin Prieto Saucedo

UNIDAD N 11
COMENTARIOS
Puede agregar notas a una hoja de clculo usando
comentarios. El uso de comentarios puede facilitar la
comprensin de una hoja de clculo al proporcionar un
contexto adicional para los datos que contiene. Por
ejemplo, puede usar un comentario para proporcionar
informacin acerca de los datos de una celda en particular.
Tambin puede agregar un comentario al encabezado de una columna con
indicaciones al usuario sobre los datos que debe escribir.
Para insertar un comentario realiza lo siguiente:
1. Seleccionar la celda donde desea insertar el Comentario

2. Clic en Revisar
3. Clic en Nuevo Comentario
4. Escriba el comentario
5. Clic en Eliminar para poder
borrar un comentario.

Mtodo
abreviado de
teclado Tamb
in puede
presionar

MAYS+F2.
Mostrar u ocultar comentarios en la hoja de clculo
1. Haga clic en la celda o celdas que contienen un indicador de comentario.
2. En la ficha Revisar, en el grupo Comentarios, haga clic en Mostrar u ocultar
comentarios.

Mostrar u ocultar todos los comentarios de la hoja de clculo


En la ficha Revisar, en el grupo Comentarios, haga clic en Mostrar todos los
comentarios.

34

Lic. Valentin Prieto Saucedo

SUGERENCIA
Tambin puede
hacer clic con
el
botn
secundario en
la celda que
contiene
el
comentario y, a
continuacin,
haga
clic
en Mostrar
u
ocultar
comentarios.

UNIDAD N 12
PRESENTACION EN PANTALLA - IMPRESIN
Excel nos permite mostrar la informacin en diferentes vistas, para tener una mayor
facilidad de manipular y realizar anlisis.
Diseo de pgina

Normal

Vista previa de salto de


pgina

El Zoom es la que le permite


dar mayor tamao a la vista de
la Hoja activa.
Con el clic Izquierdo sin soltar
mover a la derecha para hacer
ms grande y para la izquierda
ms pequeo.

La Vista Previa, para realizar una vista previa de


la hoja realiza lo siguiente:
1. Clic en el men Archivo
2. Clic en Imprimir
Nota: Esta vista preliminar o previa te permite
ver si tu planilla se puede imprimir en una hoja
o no.

35

Lic. Valentin Prieto Saucedo

Una forma
rpida de
hacer zoom:
Presionar la
tecla Ctrl y
mover
el scroll, la
ruedecita,del
ratn hacia
adelante y
hacia atras,
esto
aumentar y
reducir la
pantalla.

Configurar la Pgina
Antes de imprimir una hoja de clculo, es conveniente que
configuremos la pgina, para modificar factores que afectan a la
presentacin
de
las
pginas
impresas,
como
la
orientacin, encabezados y pies de pgina, tamao del papel.
Para ello, nos situaremos en la pestaa Diseo de pgina.
Pgina
Orientacin:
Tienes la opcin de Vertical u Horizontal
Ajuste de escala:
Ajuste a: permite disminuir o aumentar el
tamao de la planilla para su impresin.
Ajustar a: Puedes elegir a que pgina
vas aplicar el ajuste.
Tamao del papel: te permite elegir entre
Carta, A4, Oficio, Legal, etc.
Mrgenes
Nos permite definir los mrgenes de impresin de la hoja de
trabajo y la alineacin del contenido al igual que los
encabezados y pies de pginas.

En esta opcin puedes cambiar los mrgenes de tu


planilla, solo con colocar el que t desees.
Marca una de estas opciones para que tu planilla se
centre tanto en lo Horizontal como Vertical.
Si desea ver una Vista preliminar da un Clic en este
botn.

Encabezado y Pie de Pgina


En esta ficha nos permite colocar Encabezado y pie
de pgina a nuestra hoja de trabajo como nosotros lo
deseemos.
Clic en esta opcin para poder personalizar tu
Encabezado
Escriba su encabezado
Nota: Una vez haya realizado todos los cambios deseado
en el cuadro de dialogo Configuracin de Pgina, Clic en
Aceptar para aplicar los cambios.
36

Lic. Valentin Prieto Saucedo

Imprimir una Hoja de trabajo


Los libros y las hojas de clculo se pueden imprimir de forma completa o parcial,
uno por uno o varios al mismo tiempo. Adems, si los datos que desea imprimir
estn en una tabla de Microsoft Excel, puede imprimir solamente la tabla de Excel.
Tambin se puede imprimir un libro en un archivo en lugar de en una impresora.
Esta opcin resulta muy til cuando es necesario imprimir el libro con un tipo distinto
de impresora de la que se utiliz para imprimirlo originalmente.
1. Clic
en
el
men
DISEODE PAGINA
2. Clic en la opcin
Configurar pgina (o
Ctrl +P)
3. Aqu puedes elegir el
tipo de papel, el color
entre otros.
4. Clic
en
el
botn
Aceptar

37

Lic. Valentin Prieto Saucedo

UNIDAD N 13
FRMULAS Y FUNCIONES EN EXCEL
1. Lo Bsico de Microsoft Excel
1.1. Funciones en Microsoft Excel
Las Funciones son la principal caracterstica de una Hoja de Clculos. El primer
paso para exprimir al mximo el potencial de Excel es conocer y dominar todas sus
funciones. Esto te permitir armar todo tipo de plantillas y modelos a medida. Las
Funciones y Frmulas son justamente lo que hacen tan nica y maravillosa a esta
Hoja de Clculos. Excel trae por defecto 329 funciones predeterminadas las cuales
se explicarn una por una en este manual.
Para entender como es una funcin veamos
un sencillo ejemplo con una de las funciones
ms utilizadas, la funcin SUMA. Por
ejemplo, en el rango B3:B7 tenemos una
serie de nmeros y queremos sumarlos.
Podramos hacerlo celda por celda como se
muestra en la celda D4 o tambin con la
funcin SUMA como se muestra en la celda
F4. El resultado es el mismo, pero vemos que
es ms cmodo usar la funcin SUMA que
nos permite seleccionar todo el rango de la
suma en vez de tener que sumar cada celda
por separado.
1.2. Diferencia entre Funciones y Frmula
Podramos definir una funcin como una
operacin
o
un
clculo
sobre
determinadas celdas. Algunas personas
hablan de funciones o frmulas de forma
indistinta. Si queremos ser un poco ms
precisos podramos discriminar mejor
ambas definiciones.
Funcin Excel: Una funcin es un
clculo predefinido. Excel ya trae 330
funciones predefinidas.
Frmula Excel: Es un concepto ms amplio. Una frmula puede abarcar
operaciones entre celdas o combinaciones de funciones. El usuario las arma a
medida y segn la necesidad.

38

Lic. Valentin Prieto Saucedo

1.3. Sintaxis de una Funcin


La sintaxis de una funcin se refiere a cmo debemos escribirla. Todas las
funciones comienzan con el signo "igual", luego se escribe el nombre de la funcin y
finalmente, entre parntesis se escriben sus argumentos. En la celda B8 hemos
escrito una funcin sencilla para estudiar su sintaxis.

1.4. Pasos para Insertar una Funcin


Existen diversas formas de insertar una funcin en una celda voy a explicarle dos
formas ms comunes:
Primera forma:
1. Seleccionar la celda donde deseas
realizar un calculo
2. Clic en la ficha Frmula
3. De la Biblioteca de funciones
4. Seleccionar una Categora
5. Clic la funcin deseada

Segunda forma:
1. Seleccionar la celda donde deseas realizar un calculo
2. Clic en el botn fx de la barra de formula
3. Seleccionar una Categora
4. Clic la funcin deseada

39

Lic. Valentin Prieto Saucedo

Novedades:
cambios
realizados en
las funciones
de Excel
Con
el
propsito
de
brindar
una
precisin
mejorada
de
las funciones,
una
funcionalidad
consistente
que
cumpla
con
las
expectativas y
los nombres de
funciones que
describan con
mayor
exactitud
su
funcionalidad,
varias
funciones
de
Microsoft Excel
2010
fueron
actualizadas,
agregadas a la
biblioteca
de
funciones o se
les cambi el
nombre.

Tambin lo puedes hacer haciendo doble clic en la celda y escribindola


manualmente la funcin.

1.5. Editar una funcin


Una vez que has armado tu funcin, tienes distintas formas de editarla, revisarla y
realizarle cambios.
Posicionado en la celda con la funcin, haz doble clic o presiona la tecla F2.
Posicionado en la celda con la funcin vers que la misma aparece en la
Barra de Frmulas. Haciendo clic dentro de la misma tambin puedes editar
la funcin.
Posicionado en la celda con la funcin, puedes presionar MAYUSC + F3
para abrir el cuadro de dilogo de la funcin.
Para editar la frmula puedes usar 3 mtodos diferentes (prubalo ahora!)
1. Hacer doble clic en la celda (o presionar F2 en la celda).
2. Seleccionar la celda y editar la funcin desde la Barra de Frmulas.
3. Seleccionar la celda y presionar MAYUSC+F3 para abrir el Cuadro de
dialogo de funciones.
Para salir del modo edicin utiliza la tecla ESC.
1.6. Copiar una funcin o frmula
Si queremos copiar una funcin o frmula a muchas celdas solo necesitas armar la
primera celda y luego copiar la frmula o funcin (Excel ir cambiando la referencia
de celdas automticamente). En nuestro ejemplo, partiendo de una tabla de
"Cantidad" y otra tabla de "Precios" hemos armado en pocos segundos la tabla
"Ventas". Repasemos como lo hicimos:

40

Lic. Valentin Prieto Saucedo

Utilizar
constantes
en frmulas
Una constante
es un valor que
no se calcula,
sino
que
permanece
igual siempre.
Por ejemplo, la
fecha
9-102008,
el
nmero 210 y
el
texto
"Ganancias
trimestrales"
son
constantes.
Una expresin
o
un
valor
obtenido como
resultado
de
una expresin,
no
son
constantes. Si
utiliza
constantes en
la frmula en
vez
de
referencias a
celdas
(por
ejemplo,
=30+70+110),
el
resultado
cambia slo si
modifica
la
frmula.

Nos ubicamos en la
celda K5 y escribimos
la frmula =C5*G5
Presione la tecla Intro
para ver el resultado
Seleccionar la celda
Ubicar el cursor en la
esquina
inferior
derecha y cuando
aparezca una cruz
negra
presionar
y
arrastrar hacia abajo.
Excel copia automticamente las nuevas frmulas, ajustando las filas y columnas de
las mismas.

1.7. Referencia
Cuando escribes una funcin, los argumentos de la misma hacen referencias a
celdas o a rangos. Como vimos en el punto anterior ("Copiar") es posible armar una
funcin y copiarla a otras celdas dado que Excel ajusta automticamente las filas y
columnas de la misma. Sin embargo, dependiendo del caso, muchas veces te
interesar copiar funciones pero manteniendo fijas las filas, las columnas o ambas a
la vez.
Si pones el signo $ de la siguiente manera:
Referencias
$A$1
$A1
A$1
$B$5:$B$9

Significado
Celda fija
Columna fija
Fila fija
Rango fijo

41

Lic. Valentin Prieto Saucedo

Utilizar
referencias en
frmulas
Una referencia
identifica una
celda o un
rango
de
celdas en una
hoja de clculo
e
indica
a
Excel
dnde
debe
buscar
los valores o
los datos que
desea utilizar
en una frmula.
Las referencias
permiten
utilizar
datos
de
distintas
partes de una
hoja de clculo
en una frmula,
o bien utilizar el
valor de una
celda en varias
frmulas.
Tambin puede
hacerse
referencia a las
celdas de otras
hojas en el
mismo libro y
de otros libros.
Las referencias
a celdas de
otros libros se
denominan
vnculos
o
referencias
externas (refer
encia externa:
referencia
a
una celda o a
un rango en
una hoja de
otro libro de
Excel o una
referencia a un
nombre
definido en otro
libro.).

Veamos un ejemplo:
B7 es una referencia relativa porque al copiar la formula hacia abajo se va ajustando
al N de fila. D$7 es una referencia absoluta por que al copiar la formula hacia abajo
se mantiene fijo la fila.

=B7*D$7

Nota: Si desea aplicar el signo $ solo tienes que presionar la tecla F4 de forma
repetida hasta dar con la combinacin deseada.
1.8. Etiqueta
La etiqueta cumple la funcin de mostrar la sintaxis y los argumentos de la funcin
al hacer clic sobre la misma. Esto es muy til porque puedes escribir una funcin en
una celda de forma directa y la etiqueta te ir recordando los argumentos que debes
introducir. Cuando domines el tema de las funciones vers que esto es muy cmodo
porque te permitir evitar tener que abrir el Cuadro de Dilogo de Funciones.

Selecciona la celda D10 que


tiene una funcin.
La celda muestra el resultado de la
funcin, pero puedes ver cmo
est armada la misma dentro de la
Barra de Frmulas.

Etiqueta:
=SUMA(nmero1;[nmero2];)

Si haces un clic dentro de la funcin en la Barra de Frmulas (o doble clic en la


celda) vers que los rangos dentro de la funcin se pintan de color. Luego ese
mismo rango aparece pintado en la hoja Excel. Esto te permite controlar las celdas
donde opera la funcin.
Tambin aparece una etiqueta que te va mostrando cada argumento de la funcin
(solo en Excel 2.002 o superior).

42

Lic. Valentin Prieto Saucedo

1.9. Categoras
Las funciones estn clasificadas por Categoras. Las categoras simplemente sirven
para ordenar las 342 funciones predeterminadas con que cuenta Excel. Con solo ver
el nombre de la Categora ya nos vamos dando una idea del tipo de funciones que
incluye.
El nmero total de funciones que trae Excel por defecto es de 342. Este total asume
que tienes instalado el complemento "Herramientas para el Anlisis". Es muy
recomendable que tengas instalado este complemento.
Puedes hacerlo de la siguiente manera:
1. Clic en Archivo
2. Clic en Opciones
3. Clic en Complementos
4. Seleccionar
Herramientas
para Anlisis
5. Clic en el botn Aceptar

Cantidad de Funciones de Microsoft Excel por categora:


Categoras
Financieras
Fecha y hora
Matemticas y trigonomtricas
Estadsticas
Bsqueda y referencia
Base de datos
Texto
Lgicas
Informacin
Ingeniera
Cubo
Funciones de complementos y automatizacin
Total

Funciones
54
21
58
80
18
12
24
7
17
39
7
5
342

43

Lic. Valentin Prieto Saucedo

1.10. Funciones Anidadas


Las funciones anidadas no son ms que combinaciones de funciones. Esto quiere
decir que puedes armar una frmula que contiene varias funciones juntas.
En nuestro ejemplo tenemos una funcin SUMA, una funcin PROMEDIO y como
resultado de la combinacin de ambas tenemos una funcin anidada.
Las funciones anidadas te permiten hacer complejos clculos en una misma celda, y
de esta forma evitar tener que realizar clculos parciales o intermedios en otras
celdas.

1.11. Funciones matriciales


Las funciones matriciales son funciones algo especiales, porque no se insertan en
una nica celda, si no que se insertan en todo un rango al mismo tiempo. Esto
permite a la funcin matricial devolver varios resultados juntos. Veamos un ejemplo
de la funcin matricial FRECUENCIA. Para insertar una funcin matricial debes
seguir los siguientes pasos:
1. Seleccionar todo el rango destino donde aparecern los resultados (en
nuestro caso F3:F9).
2. Escribir la funcin matricial (en nuestro caso
=FRECUENCIA(C3:C15;E3:E9)
3. Presionar las teclas
CTRL+MAYUSC+ENTRAR
La funcin matricial devuelve como resultado una
MATRIZ. Si te fijas en el rango D16:D18 la funcin
matricial resultante es la misma pero los resultados
son distintos en cada celda. La funcin
FRECUENCIA se explica en detalle ms adelante,
pero como podrs deducir calcula la cantidad de
casos o repeticiones de ciertos valores que se
producen en una muestra o tabla.

44

Lic. Valentin Prieto Saucedo

1.12. Personalizadas
Excel posee 342 funciones predefinidas. Las mismas brindan la posibilidad de
realizar todo tipo de clculos, desde los ms simples a los ms complejos y en
distintas reas de la ciencia (estadstica, matemticas, finanzas, etc). Por si esto
fuera poco existe la posibilidad de crear nuevas funciones a medida para resolver
nuevos clculos, no abarcados dentro de las funciones predeterminadas.
Las funciones a medida se pueden crear con lenguaje de programacin Visual Basis
for Applications (VBA), tambin conocido como "macros". Cualquier manual de
macros te ensear como crear funciones a medida o UDFs (User Defined
Functions).
1.13. Errores
Puede suceder que la celda donde escribas tu funcin o frmula de cmo resultado
un error. Esto significa que has hecho algo mal y que debes hacer una correccin.
El tipo de error devuelto te dar una valiosa pista sobre donde est el problema.
ERROR
#####
#VALOR!
#DIV/0!
#NOMBRE?
#N/A
#REF!
#NM!
#NULO!

EXPLICACION DEL ERROR


El ancho de una columna no es suficiente o cuando se utiliza una fecha o una hora
negativa.
Se utiliz un tipo de argumento o de operacin incorrecta.
Se dividi un nmero entre cero.
Excel no reconoce el texto de la frmula.
Un valor referenciado en la funcin no se encuentra o no est disponible.
Existe una referencia de celda no vlida.
Se escribieron valores numricos no vlidos.
Cuando se especifica una interseccin de dos reas que no se interceptan.

45

Lic. Valentin Prieto Saucedo

Realiza la siguiente Prctica

Practica N 9
9. Ingresa a Microsoft Excel
Abra el Libro de Actividades
Inserte una nueva Hoja
A la Hoja 7 cambiar de nombre por Practico 7
Escriba el Titulo como observa en la primera imagen
Transcriba los encabezados tal como observa en la imagen
Con la ayuda del docente realiza el clculo de las siguientes funciones
Aplicar fondo y borde para que la planilla sea igual.
Guardar el libro (Ctrl + G) Funciones Bsicas

46

Lic. Valentin Prieto Saucedo

UNIDAD N 14
FUNCIONES DE TEXTO
Funciones de Texto
=CARCTER()
La funcin CARACTER devuelve el carcter del cdigo ANSI asociado a un nmero especificado.
Ejemplo
En el rango B4:B10 se tienen nmeros enteros comprendidos entre 1 y 255. En el rango C4:C10 se
desea obtener el carcter ANSI asociado a los mismos. A continuacin se presenta la solucin.

SINTAXIS:
Nmero: es un nmero entero entre 1 y 255
del cual se devuelve se carcter ANSI.

Nota: Si hace referencia a una celda vaca


se producir error.

Practica:
Utilizando la funcin CARACTER obtiene la lista de los caracteres ANSI asociados a los valores del
rango B17:B23. Inserta la funcin en la celda C17 y cpiala hasta la celda C23.

=CDIGO()
La funcin CODIGO devuelve el nmero que le corresponde al primer carcter de una cadena en
cdigo ANSI.
Ejemplo

En el rango B7:B13 se tienen caracteres del cdigo ANSI. En el rango C7:C13 se desea
obtener el cdigo de los mismos en la tabla ANSI. A continuacin se presenta la solucin en
el rango.

47

Lic. Valentin Prieto Saucedo

SINTAXIS:
Texto: es el texto del cual se desea obtener el
cdigo del primer carcter

Nota: Si se hace referencia a una celda vaca se


produce un error. La funcin no considera los
caracteres que aparecen despus del primer
carcter.

Practica:
Utilizando la funcin CODIGO obtiene la lista de los cdigos ANSI asociados a los caracteres
del rango B21:B27. Inserta la funcin en la celda C21 y cpiala hasta la celda C27.

=CONCATENAR()
La funcin CONCATENAR sirve para unir los valores o celdas especificadas.
Ejemplo:
En el rango B11:B17 se tienen nombres de programas de software. En el rango C11:C17 se
desea agregar y unir a los mismos el valor de la celda E11. A continuacin se presenta la
solucin.

Nota: Tambin puedes utilizar el operador &


para conectar valores. Por ejemplo, la solucin
para la celda C25 la podramos obtener como:
=B25&$E$25&$E$28&$E$31
SINTAXIS:
Texto1, texto2... son de 2 a 255 elementos de
texto que se unirn en un elemento de texto nico.
Los elementos de texto pueden ser cadenas de
texto, nmeros o referencias a celdas nicas.

Prctica:
Utilizando la funcin CONCATENAR consigue unir cada valor de las celdas del rango
B25:B31 con los valores de las celdas F25, F28, F31. Inserta la funcin en la celda C25 y
cpiala hasta la celda C31.

48

Lic. Valentin Prieto Saucedo

=DECIMAL()
Redondea un nmero al nmero de decimales especificado, da formato al nmero con el
formato decimal usando comas y puntos, y devuelve el resultado como texto.
Ejemplo:
En el rango B12:B16 se tienen una serie de nmeros. En el rango C12:C16 se desea repetir
los mismos aplicando la cantidad de decimales indicada en la celda E12. A continuacin se
presenta la solucin.

SINTAXIS:

Observaciones:

Los nmeros en Microsoft Excel nunca pueden


tener ms de 15 dgitos significativos, pero el
argumento decimales puede tener hasta 127
dgitos.
Si decimales es negativo, el argumento nmero
se redondea hacia la izquierda del separador
decimal.
Si omite el argumento decimales, se calcular
como 2.
Si el argumento no_separar_millares es FALSO o
se omite, el texto devuelto incluir el separador
de millares.

Nmero: es el nmero que se desea redondear y


convertir en texto.
Decimales: es el nmero de dgitos a la derecha del
separador decimal.
No_separar_millares es un valor lgico que, si es
VERDADERO, impide que DECIMAL incluya un
separador de millares en el texto devuelto.

Prctica:
Utilizando la funcin DECIMAL aplica la cantidad de decimales indicada en la celda E28 a
los nmeros del rango B28:B35 y con la indicacin de separador de miles de la celda G28.
Inserta la funcin en la celda C28 y cpiala hasta la celda C35.

49

Lic. Valentin Prieto Saucedo

=DERECHA()
Devuelve el ltimo carcter o caracteres de una cadena de texto, segn el nmero de
caracteres que el usuario especifica.
Ejemplo:
En el rango B12:B16 se tiene una serie de datos. En el rango C12:C16 se desea extraer
desde la derecha la cantidad de caracteres indicados en la celda E12. A continuacin se
presenta la solucin.

SINTAXIS:
Texto Cadena de texto que contiene los
caracteres que se desea extraer.

Nm_de_caracteres especifica el nmero de


caracteres que desea extraer con DERECHA.
Nota:

Nm_de_caracteres debe ser mayor


o igual a cero.
Si nm_de_caracteres es mayor que
la longitud del texto, DERECHA
devolver todo el texto.
Si nm_de_caracteres se omite, se
calcular como 1.

Prctica:
Utilizando la funcin DERECHA en los datos del rango B28:B35, extrae la cantidad de
caracteres indicada en la celda E28. Inserta la funcin en la celda C28 y cpiala hasta la
celda C35.

50

Lic. Valentin Prieto Saucedo

=ENCONTRAR()
Las funciones ENCONTRAR y ENCONTRARB buscan una cadena de texto dentro de una
segunda cadena y devuelven el nmero de la posicin inicial de la primera cadena de texto a
partir del primer carcter de la segunda cadena de texto.
Ejemplo:
En el rango B13:B17 tenemos una serie de frases. En el rango C13:C17se desea establecer
la posicin del smbolo indicado en la celda E13 para cada una de ellas. A continuacin se
presenta la solucin.

SINTAXIS:
Texto_buscado
encontrar.

es

el

texto

que

desea

Dentro_del_texto es el texto que a su vez


contiene el texto que desea encontrar.
Nm_inicial especifica el carcter a partir del
cual comenzar la bsqueda. El primer carcter
de dentro_del_texto es el carcter nmero 1. Si
omite nm_inicial, se supone que es 1.
Nota: Si el texto buscado no esta en la cadena indicada la funcin devuelve error. Esta
funcin distingue entre mayscula y minscula. La bsqueda es siempre de izquierda a
derecha. Si el texto buscado se repite solo devuelve el resultado de la primera aparicin.
Prctica:
Utilizando la funcin ENCONTRAR obtiene la posicin del texto indicado en la celda E29,
dentro de las frases indicadas en el rango B29:B35. Inserta la funcin en la celda C29 y
cpiala hasta la celda C35.

51

Lic. Valentin Prieto Saucedo

=RECORTAR(B27)
La funcin RECORTAR elimina los espacios en blanco iniciales y finales de una cadena de
caracteres. Veamos el siguiente ejemplo para entenderla mejor.
Ejemplo:
En el rango B13:B15 se tienen textos con espacios a la derecha y a la izquierda. En el rango
C13:C15 se desea eliminar dichos espacios en blanco de los textos (tanto iniciales como
finales). A continuacin se presenta la solucin.

SINTAXIS:

Texto: es una cadena de texto en la que


se eliminan los espacios en blanco al
inicio y al final.
Recuerda: Puedes utilizar esta funcin
como argumento de otra funcin,
como por ejemplo CONCATENAR
Prctica:
Utilizando la funcin RECORTAR suprime los espacios en blanco anteriores y posteriores de
los textos del rango B27:B34. Inserta la funcin en la celda C27 y cpiala hasta la celda C34.

=MED()
La funcin MED devuelve una cantidad de caracteres especficos de una cadena de texto.
Veamos el siguiente ejemplo para entenderla mejor.
52

Lic. Valentin Prieto Saucedo

Ejemplo:
En el rango B13:B15 se tiene una serie de datos. En el rango C13:C15 se desean extraer la
cantidad de caracteres indicada en la celda E13, comenzando desde la posicin indicada en
la celda G13. A continuacin se presenta la solucin.

SINTAXIS:
Texto Obligatorio. Cadena de texto que
contiene los caracteres que se desea
extraer.
Posicin_inicial Obligatorio. Posicin del
primer carcter que se desea extraer del
texto. La posicin_inicial del primer carcter
de texto es 1, y as sucesivamente.
Nm_de_caracteres
Obligatorio.
Especifica el nmero de caracteres que se
desea que MED devuelva del argumento
texto.

Practica:
Utilizando la funcin MED extrae caracteres de los textos del rango B27:B34, comenzando
en la posicin indicada en la celda E27, y de una longitud indicada en la celda G27. Inserta
la funcin en la celda C27 y cpiala hasta la celda C34.

=HALLAR()
Las funciones HALLAR y HALLARB buscan una cadena de texto dentro de una segunda
cadena de texto y devuelven el nmero de la posicin inicial de la primera cadena de texto
desde el primer carcter de la segunda cadena de texto. Veamos el siguiente ejemplo para
entenderla mejor.
Ejemplo:
En el rango B13:B17 tenemos una serie de frases. En el rango C13:C17se desea establecer
la posicin del smbolo indicado en la celda E13 para cada una de ellas. A continuacin se
presenta la solucin.

53

Lic. Valentin Prieto Saucedo

SINTAXIS:
Texto buscado: es el carcter o cadena de texto que
se desea encontrar dentro del texto indicado.
Dentro del texto: es la cadena de texto (o
caracteres) en la cual se busca al carcter o un sub
texto.
Nm inicial: es un nmero que indica la posicin
desde donde parte la bsqueda de texto buscado en
dentro del texto (contando desde la izquierda).

Practica:
Utilizando la funcin HALLAR obtiene la posicin del texto indicado en la celda E29, dentro
de las frases indicadas en el rango B29:B35. Inserta la funcin en la celda C29 y cpiala
hasta la celda C35.

54

Lic. Valentin Prieto Saucedo

UNIDAD N 15
FUNCIONES LGICAS
Funciones Lgicas
Las Funciones Lgicas permiten cambiar nmeros dependiendo o no de la ocurrencia de
uno varios resultados. El total de funciones de la categora Lgicas es de 7.
=FALSO()
La funcin FALSO solo devuelve el valor lgico FALSO. Veamos el siguiente ejemplo para
entenderla mejor.
Ejemplo:
En este ejemplo solo se insert la funcin en celda B12. A continuacin se presenta la
solucin.

=NO()
La funcin NO evala un valor lgico (VERDADERO o FALSO) y devuelve un valor lgico
opuesto. Veamos el siguiente ejemplo para entenderla mejor.
Ejemplo:
En este ejemplo se tiene un listado de marcas y modelos de automviles en el rango
D18:E25. En el rango F18:F25 se desea identificar aquellos cuyo modelo no sea menor a lo
indicado en la celda H18. A continuacin se presenta la solucin.

SINTAXIS:

Valor lgico: es una comparacin de dos


valores. Este argumento puede ser tambin una
funcin que devuelva valores lgicos.

55

Lic. Valentin Prieto Saucedo

Practica:
Utilizando la funcin NO intenta distinguir los automviles del rango B29:B36 cuya marca no
sea la indicada en la celda F29. Inserta la funcin en la celda D29 y cpiala hasta la celda
D36.

=O()
La funcin O evala una serie de comparaciones. Si al menos una de ellas es verdadera, la
funcin devuelve VERDADERO. Solo si todas ellas son falsas, devuelve FALSO. Veamos el
siguiente ejemplo para entenderla mejor.
Ejemplo:
En este ejemplo se tiene un listado del personal de una empresa, con su respectivo da de
trabajo. El gerente desea identificar aquellas personas que trabajaron alguno de los das
indicados en las celdas H18 y K18. El resultado deber aparecer en el rango F18:F25.
Veamos la solucin:

SINTAXIS:
Valor_lgico1; Valor_lgico2; ... Valor_lgico1
es obligatorio, los valores lgicos siguientes son
opcionales. De 1 a 255 condiciones que se desea
comprobar y que pueden tener el resultado de
VERDADERO o FALSO.

Practica:
Utilizando la funcin O intenta distinguir a las personas que posean alguna de las categoras
indicadas en el rango H48:H50. Inserta la funcin en la celda F48 y cpiala hasta la celda
F55.

56

Lic. Valentin Prieto Saucedo

=Y()
La funcin Y evala una serie de condiciones. Si todas las condiciones son verdaderas
devuelve VERDADERO. Si al menos una de ellas es falsa devuelve FALSO. Veamos el
siguiente ejemplo para entenderla mejor.
Ejemplo:
En el rango B13:B20 se tiene un listado del personal de una empresa, con su respectiva
edad. El gerente desea identificar aquellas personas con edad mayor igual que a la indicada
en la celda F13 y menor o igual a la indicada en la celda H13. El resultado deber aparecer en
el rango F18:F25. Veamos la solucin:

SINTAXIS:
valor_lgico1
Obligatorio.
La
primera
condicin que desea probar se puede evaluar
como
VERDADERO
o
FALSO.
valor_lgico2; ... Opcional. Las condiciones
adicionales que desea probar se pueden
evaluar como VERDADERO o FALSO, hasta
un mximo de 255 condiciones

Practica:
Utilizando la funcin Y intenta indicar las personas de esta empresa cuya edad sea mayor a
lo indicado en la celda F32 y que adems residan en la zona indicada en la celda H32.
Inserta la funcin en la celda D32 y cpiala hasta la celda C40.

57

Lic. Valentin Prieto Saucedo

=SI()
La funcin SI devuelve un valor entre dos posibles valores, dependiendo de una condicin
indicada. Veamos el siguiente ejemplo para entenderla mejor.
Ejemplo:
Un profesor est analizando las calificaciones de sus alumnos en el rango D17:E25. En el
rango F18:F25 desea que segn la calificacin mnima necesaria de la celda H18, aparezca
un mensaje indicando si el alumno aprob o no. Dichos mensajes estn en las celdas J18 y
J21. A continuacin se presenta la solucin.

SINTAXIS:
Prueba_lgica Obligatorio. Cualquier valor o expresin
que pueda evaluarse como VERDADERO o FALSO. Por
ejemplo, A10=100 es una expresin lgica; si el valor de
la celda A10 es igual a 100, la expresin se evala como
VERDADERO. De lo contrario, se evaluar como
FALSO.
Valor_si_verdadero Opcional. El valor que desea que
se devuelva si el argumento prueba_lgica se evala
como VERDADERO.
Valor_si_falso Opcional. El valor que desea que se
devuelva si el argumento prueba_lgica se evala como
FALSO.

Practica:
Utilizando la funcin SI intenta distinguir los alumnos que tengan una asistencia igual o
mayor a la indicada en la celda F32. En caso de tenerla debe aparecer el mensaje de la
celda H32, caso contrario debe aparecer el mensaje de la celda I32. Inserta la funcin en la
celda D32 y cpiala hasta la celda D40

58

Lic. Valentin Prieto Saucedo

=SIERROR()
La funcin SIERROR devuelve un valor determinado en caso que una frmula o celda
contenga un error.
Ejemplo:
En el rango C13:D16 se tienen datos de ventas y gastos por zona. En el rango E13:E16 se
desea obtener el porcentaje de gastos en relacin a las ventas para cada zona. A
continuacin se presenta la solucin.

SINTAXIS:
Valor Obligatorio. El argumento en el que se busca
un error.
Valor_si_error Obligatorio. El valor que se devuelve si la
frmula se evala como un error. Se evalan los tipos
siguientes de error: #N/A, #VALOR!, #REF!, #DIV/0!,
#NUM!, #NOMBRE? o #NULO!.

Practica:
Utilizando la funcin SIERROR calcula el % de margen de cada zona. El margen debe
calcularse como (Ventas - Gastos) / Ventas.

59

Lic. Valentin Prieto Saucedo

60

Lic. Valentin Prieto Saucedo

UNIDAD N 16
FUNCIONES DE FECHA Y HORAS
Funciones de Fecha y Hora
Excel provee de 22 funciones de Fecha y Hora que nos ayudan a trabajar con informacin
de tiempo. Estas funciones son de gran utilidad para extraer informacin especfica de
fechas y hora.
=HOY()
La funcin HOY devuelve la fecha actual, segn el reloj interno controlado por tu ordenador.
Ejemplo:
En este ejemplo se insert la funcin HOY en la celda A1 con formato general (representa un
nmero de serie). En la celda B1 se insert la misma funcin pero con formato de fecha. A
continuacin se presenta la solucin.
En este ejemplo solo se insert la funcin en celda B12. A continuacin se presenta la
solucin.

61

Lic. Valentin Prieto Saucedo

En las celdas de Excel debemos usar las funciones que dan un mejor resultado, ya que
ciertas funciones aplicadas en la celda de excel podra dar un resultado no correcto.
Si por ejemplo queremos saber la diferencia completa en aos, meses o das que hay entre
2 fechas que se encuentran en la celda A1 y la celda A2 aplicaramos las frmulas que a
continuacin se indican:
Aos:
=SIFECHA(A1;A2;"Y")
Diferencia existente en aos completos de las fechas que encuentra en la celda A1 y la
Celda A2
Meses:
=SIFECHA(A1;A2;"M")
Diferencia completa en meses de las fechas se encuentra en la celda A1 y la Celda A2
Das:
=SIFECHA(A1;A2;"D")
Diferencia completa en das de la que se encuentra en la celda A1 y la Celda A2
Debemos tener en cuenta que si empleamos la siguiente frmula:
=AO(A2)-AO(A1),
para saber la diferencia en aos, nos puede dar un resultado incorrecto, vamos poner un
ejemplo:
Celda A1 tenemos la fecha: 3/06/2000
Celda A2 tenemos la fecha: 2/06/2011
Empleando la frmula: =AO(A2)-AO(A1) el resultado sera 11
Empleado la frmula: =AO(A1)-AO(A2) el resultado sera -11
Empleando la frmula =SIFECHA(A1;A2;"Y") el resultado sera 10
Como podemos ver en una frmula dara 11 y en otra 10, la correcta sera
=SIFECHA(A1;A2;"Y"), ya que los 11 aos se cumplirn el da 3/6/2011.
En la siguiente imagen podemos ver y tambin en abriendo en una hoja de Excel estos
ejemplos y otros. Para ampliar seleccione la imagen.

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Lic. Valentin Prieto Saucedo

63

Lic. Valentin Prieto Saucedo

UNIDAD N 17
FORMATO CONDICIONAL
El formato condicional en Excel es una funcionalidad de gran utilidad al momento de
realizar el anlisis de datos ya que puedes dar un formato especial a un grupo de
celdas en base al valor de otra celda. Esto te permitir aplicar un tipo de fuente
especfico o un color de relleno diferente para aquellas celdas que cumplan con
ciertas reglas y as poder identificarlas fcilmente en pantalla.
En esta prctica vamos a poner en Azul los que tengas Aprobado y En Rojo
Reprobados
6. Clic en Formato Condicional

3. Resaltar reglas de celdas

7. Clic en Texto que contiene

5. Escriba Aprobado

1. Seleccionar
Celdas
G9:G15

las
de

6. Clic en Formato Personalizado

7. Seleccione el Color que deseas para el texto


8. Clic en Aceptar

Nota: Tambin puedes colocarle Bordes,


Relleno, a las celdas seleccionadas.
Realiza lo mismo para los reprobados.

Este es el resultado

64

Lic. Valentin Prieto Saucedo

Ahora vamos a aplicar Formato condicional a la Nota Final, los que tengan 51 en
color Azul y fondo Amarillo y los Reprobados colores Rojos.
3. Resaltar reglas de celdas

2. Clic en Formato Condicional

4. Clic en Es mayor que

5. Escriba 51

1. Seleccionar las Celdas de


F9:F15

6. Clic en Formato Personalizado


7. Seleccione el Color que deseas para el texto
8. Clic en Aceptar

3. Clic en Borrar reglas

2. Clic en Formato en
Condicional

4. Borra reglas
seleccionadas

Como Eliminar un Formato condicional:


1. Seleccionar las
celdas que tienen
formato condicional

Tambin
puedes
borrar
todas
las
Reglas dando un clic
en: Borrar regla de
toda la hoja.

65

Lic. Valentin Prieto Saucedo

de

celdas

Ahora vamos a aplicar un formato condicional a todas las filas donde la nota final
sea mayor que 51, para ello realiza lo siguiente:
6. Seleccionar toda la Planilla
A9:H15

7. Clic en Formato condicional


3. Clic en Nueva regla

4. Clic en Utilizar una frmula


que determine las celdas para
aplicar formato

5. Escribir la siguiente formula:


=SI($F9>51;VERDADERO;FALSO)
6. Clic en Formato
7. Clic en Relleno
8. Seleccionar el color
9. Clic en Aceptar

Este es el resultado

Practica N 10
10. Ingresa a Microsoft Excel
A la Planilla aplicar formato condicional a los menores de 51, color de
Fuente blanco con relleno negro.

66

Lic. Valentin Prieto Saucedo

UNIDAD N 18
VALIDACION DE DATOS
La validacin de datos nos permite asegurarnos de que los valores que se
introducen en las celdas son los adecuados; pudiendo incluso mostrar un mensaje
de error o aviso si nos equivocamos.
En la Hoja 1 crea la siguiente planilla

1. Clic en la Ficha Datos

3. Clic en Validacin de Datos


4. Clic Cualquier valor

5. Clic Nmero entero

6. Seleccionar una de
opciones siguientes:

las

2. Seleccionar la Celda E4

7. En Mnimo: 60000000
En Mximo: 79999999
En este caso escribimos
estos valoremos por que los
nmeros de celular estn
en este rango.
8. Clic en Mensaje de entrada

Escriba un ttulo y
el mensaje a
mostrar
9. Clic en Mensaje de error

Escriba un ttulo y el
mensaje a mostrar

Una vez realizado todos los


cambios de un clic en Aceptar

10. Elegir uno de los Estilos:


Detener: Esta opcin es para que
no puedas introducir valores que no
estn en la validacin.
Advertencia: Es solo una llamada
de atencin igual puedes introducir
valores.
Informacin:
Es
solo
para
informacin, puedes introducir una
valores.
67

Lic. Valentin Prieto Saucedo

Ahora escriba el nmero de celular 76049498, veras que acepta, pero si


escribes un nmero fuera del intervalo establecido como 7604949, te saldara
el siguiente error.

Ahora realizaremos la validacin de la celda E6 (2. Indique su fecha de


nacimiento), en este caso utilizaremos Permitir Fecha.
1. Clic en la Ficha Datos
6. Seleccionar la celda E6
5. En Permitir elija Fecha
4. En Datos: mayor o igual que
3. Escriba la fecha desde la cual usted
va a escribir (01/01/1980) solo
recibir fechas mayores o iguales
que.
Debe de escribir un Mensaje de entrada
y Mensaje de error.
2. Clic en Aceptar

Ahora en la celda E6 escriba una fecha mayor o igual que 01/01/1981. Ahora
conociendo la fecha de nacimiento en la celda G8 determine la Edad de la
persona.
Escribimos la siguiente formula:
=ENTERO((HOY()-E6)/365,25)
=ENTERO() Devuelve la parte entera de un
nmero.
=HOY() Devuelve la fecha actual del sistema

Vamos a validar la celda E8, Indique su edad:

1. Clic en la Ficha Datos


2. Seleccionar la celda E8
3. En Permitir elija Personalizada
4. En Frmula escriba: =G6=E8

5. Clic en Aceptar
En este caso hemos utilizado una frmula para
realizar la validacin de datos, vamos a obligar que si
o si escriba la edad calculada.

68

Lic. Valentin Prieto Saucedo

Ahora vamos a validar la celda E10, Indique su semestre, para ello


utilizaremos la opcin Lista.
1. Clic en la Ficha Datos
2. Seleccionar la celda E10
3. En Permitir elija Lista
4. En Origen: Seleccionar los datos de
la Hoja Auxiliar el Rango A2:A10
5. Clic en Aceptar

Lo mismo hacemos en la Celda E12, Indique la Facultad.


1. Clic en la Ficha Datos
2. Seleccionar la celda E10
3. En Permitir elija Lista
4. En Origen: Seleccionar los datos de
la Hoja Auxiliar el Rango A13:A16
5. Clic en Aceptar

Ahora bien vamos a realizar lo siguiente cuando usted seleccione la facultad


en la celda E14, solo deben mostrase las carreras de esa facultad.
Nombre de Rango: Consiste en dar un nombre a un conjunto de celda o a
una sola, para ello realizamos lo siguiente:
1. Seleccionamos el rango B13:B18
2. Clic en cuadro de nombre, escribir el nombre
FCEyT, como este nombre vamos a utilizar para
validar necesitamos que sea igual al de la celda
A13. Una vez escrito el nombre Presionar Enter.
De la misma manera para las dems:
Rango: C13:C18: Politecnica
Rango: D13:D16: Economia
Rango: E13:D14: Salud

Clic en Frmulas (podrs ver la ficha Nombre definidos, en


esta ficha dando un clic en Administrador de nombres, podes
editar, nuevo y eliminar

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Lic. Valentin Prieto Saucedo

Realizamos la validacin de datos E14


1. Clic en la Ficha Datos
2. Seleccionar la celda E14

3. En Permitir elija Lista


4. En Origen: Escriba la siguiente
frmula: =INDIRECTO($E$12)
5. Clic en Aceptar

70

Lic. Valentin Prieto Saucedo

UNIDAD N 19
HERRAMIENTA SUBTOTAL
El comando Subtotal aparecer atenuado si est trabajando con una
tabla de Microsoft Excel. Para agregar subtotales en una tabla, debe
convertir primero la tabla a un rango normal de datos y, a continuacin,
agregar el subtotal. Tenga en cuenta que al hacerlo se quitar de los
datos toda la funcionalidad de la tabla, excepto el formato de tabla.
Pasos para Aplicar la Herramienta Subtotales
Paso 1.
Para poder utilizar esta herramienta, debemos ordenar los datos del campo
correspondiente en orden ascendente o descendente. En nuestro caso
vamos a ordenarlo por Area.
1. Seleccionar los datos (Todos)

2. Clic en Datos
3. Clic en Ordenar
4. Elegir el campo por el que desea
ordenar (rea)
5. Elegir la Criterio de ordenacin
5. Clic en Aceptar

Paso 2.
1. Seleccionar los datos

4. Elegir la opcin por la que


desee realizar los Subtotales
2. Clic en Datos

5. Elegir la Funcin deseada


3. Clic en Subtotal

6. Clic en el campo Ventas para


realizar los Subtotales.
7. Clic en Aceptar.

71

Lic. Valentin Prieto Saucedo

El resultado es el siguiente:

72

Lic. Valentin Prieto Saucedo

UNIDAD N 20
CONSOLIDACIN DE DATOS
Para resumir los resultados de datos en diferentes hojas de clculo e
informar de ellos, puede consolidar los datos de cada hoja de clculo
independiente en una hoja de clculo (u hoja de clculo maestra).
Las hojas de clculo que se consolidan pueden estar en el mismo
libro como una hoja de clculo maestra o en otros libros. Al
consolidar datos en una hoja de clculo, puede actualizarlos y
agregarlos ms fcilmente de forma regular o puntual.
Hay dos formas principales de consolidar datos:
Consolide por posicin: Use este mtodo cuando los datos de
varias reas de origen se organizan en el mismo orden y usan las
mismas etiquetas de fila y columna (por ejemplo, cuando tiene una serie de hojas de clculo
de gastos creadas a partir de la misma plantilla).
Consolide por categoras: Use este mtodo cuando
los datos de varias reas de origen se organizan de
forma diferente, pero se usan las mismas etiquetas de
fila y columna. Por ejemplo, puede usar este mtodo
cuando tiene una serie de hojas de inventario de cada
mes en las que se usa el mismo diseo, pero cada hoja
de clculo contiene distintos elementos o un nmero
diferente de elementos.
1. Pasos para consolidar datos en un mismo libro
En la presente hoja vamos a realizar la
Consolidacin de Datos de las ventas realizada en el
segundo semestre del 2012.
Primero debes de copiar la cabecera de la siguiente manera:
Seleccionar la celda C5
Clic en la ficha Datos

Clic en Consolidar

73

Lic. Valentin Prieto Saucedo

En el presente cuadro de dialogo realiza lo siguiente:


Seleccione una Funcin
Clic en Referencia y seleccione los
datos de la hoja Abril!$C$5:$F$9
Clic en Agregar

Nota:

Este procedimiento lo
realizas cuantas hojas tengas que
consolidar, el resultado ser el
siguiente.
Marcar esta opcin si deseas que
tus daos estn vinculados las hojas.
Como podr observar ya tengo las
tres hojas Agregadas.

Clic en Aceptar

Este es el resultado de las hojas


consolidadas.
Dar clic en el signo o + para
ver los datos.

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Lic. Valentin Prieto Saucedo

2. Pasos para consolidar datos en diferentes libros


1. Abra los libros (Ventas Argentina, Bolivia y Brasil)
2. Abra un nuevo libro donde desea consolidar los datos (Ctrl + U)
Primero debes de copiar la cabecera de la siguiente manera:

Seleccionar la celda B2

Clic en la ficha Datos


Clic en Consolidar

En el presente cuadro de dialogo realiza lo siguiente:


Seleccione una Funcin
Clic en Referencia y seleccione los
datos del Libro Ventas Argentina y
seleccione las celdas $B$2:$G$4

Clic en Agregar

Nota:

Este procedimiento lo
realizas cuantas hojas tengas que
consolidar, el resultado ser el
siguiente.
Marcar esta opcin si deseas que
tus daos estn vinculados las hojas.

Como podr observar ya tengo los


tres libros Agregadas.
Clic en Aceptar

75

Lic. Valentin Prieto Saucedo

Este es el resultado de las hojas


consolidadas.
Dar clic en el signo o + para
ver los datos.

76

Lic. Valentin Prieto Saucedo

UNIDAD N 21
TABLAS DE DATOS
Excel dispone de 3 herramientas de anlisis dinmico de datos (anlisis "Y si" o tambin
llamado a veces anlisis What If en otros contextos), las cuales tienen finalidades distintas
aunque tambin una caracterstica en comn: obtienen resultados (operando con varios
parmetros) basados en determinadas condiciones que imponemos y que podemos variar
con comodidad para contrastar como afectan a dichos resultados.
1. Tablas de datos en Excel (2 variables)
Excel llama "Tablas de datos" a una utilidad mediante la cual podemos obtener los
resultados que arrojara una operacin en caso de que una o dos de las variables
implicadas en dicha operacin tomaran distintos valores.
Una de las ventajas (quiz la nica) que tiene utilizar las tablas de datos (frente a otras
formas de anlisis "Y si" ) estriba en que todos los resultados posibles para cada
combinacin de variables son desplegados en una tabla, con lo que se pueden ver de
forma simultnea. En cuanto a las desventajas, una de ellas es la limitacin en el
nmero de variables que podemos manejar (1 2).
A continuacin, vemos una tabla de datos completada:

Excel rellena automticamente todos los importes en rojo gracias a la aplicacin de esta
forma de anlisis dinmico sobre:
Los encabezados de columna, en los que ponemos a nuestra eleccin los valores
que podran tomar las ventas de los comerciales
Los encabezados de fila, en los que ponemos a nuestra eleccin los porcentajes de
comisin que la empresa podra pagar
2 celdas (sombreadas en verde), cuyos valores no son relevantes para el clculo de
la "Tabla de datos", de hecho, podran estar vacas o tener cualquier valor. Lo que si
es importante es su situacin, pues estas celdas deben estar localizadas y fuera del
mbito de la Tabla de datos que queremos conseguir. El cometido de estas celdas
es servir nicamente de referencia a Excel.
1 celda (sombreada para la ocasin en naranja), que debe tener una formula
mediante la cual, Excel pueda saber qu relacin tienen las celdas verdes.

77

Lic. Valentin Prieto Saucedo

1.1. Cmo se hace?


1. Introducimos en la celda naranja (DEBE ESTAR EN LA POSICIN QUE VEMOS
EN LA IMAGEN, ES DECIR, EN LA ESQUINA SUPERIOR IZQUIERDA DE LA
TABLA QUE DESEAMOS FORMAR) una frmula que relacione de la forma que
queramos a las celdas de color verde (en la imagen de abajo, podemos ver que la
relacin es promedio de ventas x % de comisin). Como ya se ha dicho antes, es
indistinto qu valores contienen las celdas verdes, puesto que lo importante es
tenerlas identificadas, fuera del rango de la Tabla de datos y que la celda naranja
las relacione.

2. Seleccionamos todo el rango de la tabla que se formar:

3.
4.
5.
6.
7.

Clic en la Ficha Datos


Clic en la opcin Anlisis Y si
Clic en Tabla de datos una vez hecho, aparecer un cuadro de dilogo
En Celda de Entrada (Fila) selecciona F4
En Celda entrada (columna) seleccionas F3

8. Clic en Aceptar, el resultado ser el siguiente:

78

Lic. Valentin Prieto Saucedo

79

Lic. Valentin Prieto Saucedo

UNIDAD N 22
BUSCAR OBJETIVO
La utilidad "Buscar objetivo" en Excel 2010
La utilidad "Buscar objetivo" calcula qu valor debe tener una variable para que una
frmula proporcione el resultado que nosotros queremos.
Imaginmonos que queremos calcular el valor de x que verifica la ecuacin:
Solucin:
1. Primero debes de escribir la
formula de la ecuacin, en
nuestro caso lo haremos en la
celda B11 y la formula que tienes
que
escribir
es:
=(A11)^2+2*A11+1
2. Seleccionar la celda B11
3. Clic en la ficha Datos
4. Clic en Anlisis y si y seleccionar
la opcin Buscar objetivo
5. En Definir la celda debes de
seleccionar la celda donde esta
la formula de la ecuacin
6. En Con el valor aqu pones en
valor que desea que sea la
ecuacin
7. En Para cambiar la celda: aqu
seleccionas la celda B11 donde
se mostrar cuanto debe valer x
para que sea igual a 9
8. Clic en Aceptar

Hay que hacer referencia a una celda


que contenga una frmula, es decir,
la frmula principal que pone en
relacin al resto de variables.

Escribimos el valor
deseamos
calcular
dems campos.

que
los

Debemos hacer referencia a la


variable que queremos hallar.

1.2. Ejemplo 1
Un ejemplo de utilizacin prctica sera la aplicacin de "Buscar objetivo" al clculo de la
cifra ptima de produccin en una empresa. Observemos el siguiente cuadro de datos,
donde la ltima fila es el clculo de la produccin ptima que debe hacer una empresa,
teniendo como condicin los datos del resto de filas: costes fijos mensuales, importe de
las inversiones (capital de prstamos por ejemplo) que mensualmente paga la empresa,
% de coste variable y el beneficio que el empresario exige:

80

Lic. Valentin Prieto Saucedo

1. Dado que estoy en crisis y mi cifra de produccin media es tan slo de 12.000 ,
Qu cantidad de costes fijos puedo permitirme, como mximo?
Solucin:
1. Ingresa a Excel y escribas la
siguiente tabla, la cifra de
produccin la formula es la
siguiente: =(D2+D3)/(1-D4-D5)
2. Seleccionar la celda D6
3. Clic en la ficha Datos
4. Clic en Anlisis y si y seleccionar
la opcin Buscar objetivo
5. En Definir la celda debes de
seleccionar la celda donde est la
formula, este caso D6
6. En Con el valor aqu pones en
valor que desea producir en este
caso 12000
7. En Para cambiar la celda: aqu
seleccionas la celda D2 que es la
que te va a indicar cuando debe
de ser tu costo fijo para obtener
un produccin 12000 unidades
8. Clic en Aceptar
Respuesta: Para tener una cifra de produccin de 1200 euros, se tiene que tener un
costo fijo mensual de 7300 euros.
Costes fijos mensuales ()
Pagos mensuales de inversiones ()
Coste variable (%/ventas)
Beneficio exigido (%/ventas)
Cifra de produccin ()

7.300,00
500,00
30%
5%
12.000,00

1.3. Actividad 1
Dado el siguiente cuadro de Previsin:

81

Lic. Valentin Prieto Saucedo

Determinar los siguientes:


1. Cul debera ser la cantidad mnima total ingresada en concepto de Ventas para
conseguir que en el ao 2002 el balance no sea negativo?
2. Y para conseguir que la suma total de los balances de todos los sea 50000 euros?
3. En el caso en el que los ingresos de ventas del ao 2002 son 75000 euros En
cunto se debera reducir el porcentaje de gasto de telfono para conseguir que en
el ao 2005 el balance sea de 30000 euros?

82

Lic. Valentin Prieto Saucedo

UNIDAD N 23
ADMINISTRAR ESCENARIOS
El "Administrador de escenarios" de Excel es una buena herramienta de anlisis de datos
con mltiples aplicaciones en el mbito de la Direccin Financiera o Comercial. Es aplicable
a cuentas de resultados, presupuestos y en general, cualquier contexto en el que haya que
operar con varios parmetros.
Para conocer su funcionamiento, veamos el siguiente ejemplo:
Escriba esta tabla de datos en una hoja de MS Excel 2010

Frmula para la Nota Final


=D10*E10

Clic en la Ficha Datos


Clic en Anlisis Y si
Clic
en
Administrar
escenario
Clic en Agregar

Escribimos un nombre en este caso: Escenario


Pesimista
En Celdas cambiantes: seleccionar las celdas que se
van a cambiar: $E$10:$E$15
Verificar la proteccin que este marcada Evitar
cambios
Clic en Aceptar

83

Lic. Valentin Prieto Saucedo

Introducimos los datos para el Escenario Pesimista


que son como se observa en la imagen.
Clic en Aceptar

Aqu ya hemos creado nuestro primer escenario


Clic en Agregar para crear el nuevo escenario

Escribes el nombre del nuevo Escenario en nuestro


Caso ser Escenario Optimista.
Clic en Aceptar

Escribes los valores del nuevo escenario


como se observa en la imagen
Clic en Aceptar

84

Lic. Valentin Prieto Saucedo

Como usted puede observar se tiene dos


escenarios creados, usted si desea puede crear
ms.
Ahora para ver el Resumen de Escenario dar un
clic en Resumen

Seleccionamos Resumen
Seleccionar las celdas de la Nota Final es
decir: =$F$10:$F$15

Clic en Aceptar

El Resumen es el siguiente:

En este resumen se puede observar que las celdas en grises son los diferentes escenarios
en la parte superior de la tabla y en la parte inferior se encuentran los resultados o notas
finales con esos escenarios.

85

Lic. Valentin Prieto Saucedo

1.4.

Actividad
Si vamos a la hoja "Escenarios", podemos ver una tabla similar a la de la imagen de
abajo, con la cuenta de resultados previsional a 5 aos (simplificada para el ejercicio) de
una empresa. Tambin podemos ver ms arriba un cuadro con 3 parmetros supuestos
referidos al crecimiento que se espera experimente la empresa y a la evolucin del
ndice de Precios al Consumo:

a) Realice un Resumen de Escenario donde se muestra la situacin de Escenarios


Pesimista y Moderado, segn el cuadro siguiente:

Pesimista
Moderado
Optimista

0%
10%
15%

10%
8%
4%

6% 900.000,00
4% 1.000.000,00
2% 1.100.000,00

900.000,00
800.000,00
700.000,00

86

Lic. Valentin Prieto Saucedo

Unidad 24
PROTEGER LIBRO
En Microsoft Office 2010, puede usar contraseas para impedir que otras personas abran o
modifiquen los documentos, libros y presentaciones. Es importante saber que si no recuerda
su contrasea Microsoft no puede recuperar sus contraseas olvidadas.
1. Cifrar con Contrasea (Apertura)
Este procedimiento te permite proteger tu archivo, para que no se pueda abrir sin
introducir la contrasea, es muy til ya que solo t podrs abrir el libro.
1. Clic en Archivo
6. Clic en Informacin
5. Clic en Proteger libro
4. Clic en Cifrar con contrasea

3. Escribir
dos
contrasea

veces

la

2. Clic en Aceptar

Para poder eliminar la contrasea solo tienes que ingresar al archivo y realizar los
mismos pasos solo que esta vez borrar la contrasea.
2. Solo lectura
Para mantener los datos de tu hoja de clculo a salvo e impedir que inesperadamente se
realicen cambios en las mismas, Excel te permite proteger tanto la hoja como celdas
como todo el libro.
Estas herramientas estn disponibles en la pestaa Revisar y en el grupo de trabajo
denominado Cambios. En donde puedes observar estn entre otros los iconos Proteger
hoja y Proteger libro.
El procedimiento es el siguiente:

1. Clic en Revisar
5. Clic en Proteger Hoja
4. Debes de deseleccionar todas las opciones

3. Escribir dos veces la contrasea


2. Clic en Aceptar
NOTA: Cuando elija su contrasea trate de combinar
nmeros, letras y caracteres especiales para que as no se la
puedan adivinar fcil.

87

Lic. Valentin Prieto Saucedo

2.1. Como quitamos la contrasea


Para poder volver a escribir o modificar realice lo siguiente:
4. Clic en Revisar
3. Clic en Desproteger hoja

2. Escriba la contrasea
1. Clic en Aceptar

3.

Proteger Celdas con Frmulas


Esta opcin es muy buena ya que te permitir proteger ciertas celdas y ciertas no, el
procedimiento es le siguientes:
1. Primero debes de seleccionar
todas las celdas que deseas
modificar.
2. Ahora Presionas las Teclas:
Ctrl + 1
O Clic en la Ficha Nmero

3. Desmarcar esta opcin (destiqueela)

4. Clic en Proteger
5. Clic en Aceptar
10. Clic en Revisar
9. Clic en Proteger hoja
8. Marcar la opcin: Seleccionar celdas
desbloqueada
7. Escriba dos veces la contrasea
6. Clic en Aceptar

88

Lic. Valentin Prieto Saucedo

Unidad 25
GRFICOS Y PRESENTACIN DE DATOS
Los grficos en Excel te ayudarn a mostrar los datos de una forma ms significativa de
manera que las personas puedan comprender fcilmente grandes cantidades de informacin
de una manera visual.
Un grfico tambin ayuda al anlisis de datos de manera que se puedan encontrar
tendencias importantes que ayudarn en la toma de decisiones.
1. Cmo crear un grfico
Lo primero que debes hacer para crear un grfico es organizar los datos que deseas trazar.
Es decir, acomodar los datos en columnas y filas de manera que Excel pueda entender la
informacin y crear el grfico. Observa el siguiente ejemplo de datos:

Una vez organizada la informacin debes realizar lo siguiente:


1. Seleccionar el rango completo para indicar a Excel que trazar el grfico utilizando
como base dicha informacin:

El siguiente paso es decidir el tipo de grfico que vas a crear ya que eso ayudar a
interpretar adecuadamente la informacin. Debes tener un entendimiento adecuado de los
datos para poder tomar la decisin adecuada.

89

Lic. Valentin Prieto Saucedo

Para insertar el grfico debes ir a:

1. Clic en la Ficha Insertar


2. Seleccionar el Tipos de Grafico
3. Clic en Columna

El resultado de este procedimiento es el siguiente:


Este grfico ha sido creado con las opciones predeterminadas
de Excel, pero pronto aprenderemos a modificarlas y poder
agregar caractersticas adicionales al grfico.
2. Partes de un grfico
Un grfico de Excel est formado por diferentes partes que incluyen el rea del grfico, las
series de datos, ejes, leyendas, rtulos del eje, entre otros. El siguiente grfico muestra las
partes esenciales de un grfico tpico de Excel:

Ttulo del Grfico

Ttulo del Eje Vertical

Ttulo del Eje Horizontal

Leyenda

Serie de Datos

Lnea de Divisin

rea del grfico. Esta es el rea que se encuentra definida por el marco del grfico
y que incluye todas sus partes.
Ttulo del grfico. Texto descriptivo del grfico que se coloca en la parte superior.
Puntos de datos. Es un smbolo dentro del grfico (barra, rea, punto, lnea) que
representa un solo valor dentro de la hoja de Excel, es decir que su valor viene de
una celda.
90

Lic. Valentin Prieto Saucedo

Series de datos. Son los puntos de datos relacionados entre s trazados en un


grfico. Cada serie de datos tiene un color exclusivo. Un grfico puede tener una o
ms series de datos a excepcin de los grficos circulares que solamente pueden
tener una serie de datos.
Ejes. Un eje es la lnea que sirve como referencia de medida. El eje Y es conocido
como el eje vertical y generalmente contiene datos. El eje X es conocido tambin
como el eje horizontal y suele contener las categoras del grfico.
rea de trazado. Es el rea delimitada por los ejes e incluye todas las series de
datos.
Lneas de divisin. Son lneas opcionales que extienden los valores de los ejes de
manera que faciliten su lectura e interpretacin.
Ttulo de eje: Texto descriptivo que se alinea automticamente al eje
correspondiente.
Leyenda. Un cuadro que ayuda a identificar los colores asignados a las series de
datos.

3. Tipos de grficos
Elegir el tipo de grfico adecuado para mostrar la informacin es de suma importancia. Cada
tipo de grfico desplegar la informacin de una manera diferente as que utilizar el grfico
adecuado ayudar a dar la interpretacin correcta a los datos. Estos son los tipos de grficos
ms utilizados en Excel:
Grficos de columna. Este tipo de grfico hace un nfasis especial en las variaciones de
los datos a travs del tiempo. Las categoras de datos aparecern en el eje horizontal y los
valores en el eje vertical. Frecuentemente se compara este tipo de grfico con los grficos
de barra, donde la diferencia principal es que en los grficos de barra las categoras
aparecen en el eje vertical.

Grficos de lnea. Un grfico de lnea muestra las relaciones de los cambios en los datos en
un perodo de tiempo. Este grfico es comparado con los grficos de rea, pero los grficos
de lnea hacen un nfasis especial en las tendencias de los datos ms que en las cantidades
de cambio como lo hacen los grficos de rea.

Grficos circulares. Tambin conocidos como grficos de pie (en ingls) o grficos de
pastel. Estos grficos pueden contener una sola serie de datos ya que muestran los
porcentajes de cada una de las partes respecto al total.

91

Lic. Valentin Prieto Saucedo

Grficos de Barra. Un grfico de barra hace un nfasis en la comparacin entre elementos


en un perodo de tiempo especfico. Este tipo de grfico incluye cilindros, conos y pirmides.

Grficos de rea. Los grficos de rea muestran la importancia de los valores a travs del
tiempo. Un grfico de rea es similar a un grfico de lnea, pero ya que el rea entre las
lneas est relleno, el grfico de rea le da una mayor importancia a la magnitud de los
valores que lo que puede hacer un grfico de lnea.

Grficos XY (Dispersin). Los grficos de dispersin son tiles para mostrar la relacin
entre diferentes puntos de datos. Este tipo de grfico utiliza valores numricos para ambos
ejes en lugar de utilizar categoras en alguno de los ejes como en los grficos anteriores.

Existen otros tipos de grficos como los de superficie, anillos, burbuja, pero los analizaremos
en una publicacin posterior. Los grficos presentados el da de hoy son los tipos de grficos
ms utilizados en Excel y pronto aprenders a obtener el mayor provecho de cada uno de
ellos.
4. Modificar el tipo de grfico
Cuando has insertado un grfico en Excel aparecen tres fichas contextuales en la cinta de
opciones y una de ellas es la Ficha Diseo. En esta ocasin hablaremos un poco sobre el
grupo de comandos Tipo que se encuentra dentro de la Ficha Diseo:

Ficha
Diseo.
Los
comandos de esta ficha
los puedes utilizar para
modificar el tipo de
grfico y tambin su
diseo.

Lic. Valentin Prieto Saucedo

92

Si haces clic sobre el botn Cambiar tipo de grfico se mostrar un cuadro de dilogo que
te permitir elegir un nuevo tipo. Solamente haz clic sobre el cono del nuevo tipo y acepta
los cambios.

Primero:
Seleccionas
una Categora.
Segundo: Seleccionas
Tipo de grfico.

Clic en Aceptar

Por supuesto, debes tomar en cuenta que cada tipo de grfico puede tener requerimientos
especiales en cuanto a la informacin que puede trazar. Lo ms comn es hacer un cambio
entre el mismo conjunto de tipos, es decir, cambiar de un grfico de columna agrupada a un
grfico de columna agrupada 3D a un grfico de cilindro agrupado. Pero no hay mejor
manera de aprender que haciendo una prueba, as que no tengas temor de experimentar ya
que siempre podrs regresar al tipo de grfico que tenas inicialmente.

5. Agregar un ttulo al grfico


De manera predeterminada Excel no agrega un ttulo al grfico al momento de insertarlo,
pero t puedes aadirlo de manera manual posteriormente. Sigue los siguientes pasos.

1
Primero Seleccionar el Grfico
1. Clic en la Ficha Presentacin
2. Clic en Titulo del Grfico
3. Clic en Encima del grfico
4. Da Clic sobre la cuadro de texto y
escriba el ttulo del grfico

Se muestra la siguiente lista de opciones:


Ninguno. Esta opcin significa que no deseas mostrar ningn ttulo. Tambin
puedes utilizar esta opcin para remover el ttulo existente.
93

Lic. Valentin Prieto Saucedo

Ttulo superpuesto centrado. Centra el ttulo sobre el grfico y mantiene el tamao


actual.
Encima del grfico. Centra el ttulo sobre el
grfico pero hace un espacio en la parte
superior para insertar el ttulo modificando el
tamao del grfico.

Haz doble clic sobre la caja de texto y cmbialo al


ttulo adecuado. De manera opcional puedes aplicar
un formato al ttulo. Haz clic en la opcin de men
Ms opciones del ttulo y Excel mostrar el cuadro
de dilogo Formato del ttulo del grfico:

Haz clic sobre cualquier seccin y elige las opciones


de formato que mejor apliquen al ttulo. Una vez que
has terminado debers hacer clic sobre el botn
Cerrar.
6. Agregar etiquetas de datos a un grfico
Puedes agregar etiquetas de datos a un
grfico de Excel para ayudar a identificar
los valores mostradas en cada punto de
una serie de datos. Excel permite
diferentes opciones para la colocacin y
formato de las etiquetas. Sigue los
siguientes pasos para agregar las etiquetas
de datos a tu grfico:
Haz clic sobre cualquier lugar del rea del
grfico que deseas modificar y selecciona
la ficha Presentacin y el comando
Etiquetas de datos:
El men se muestra con las siguientes
opciones:
Ninguna. sta es la opcin
predeterminada y significa que no
habr etiquetas de datos en el
grfico.
Centro. Coloca las etiquetas de
datos en el centro de cada punto
de datos.
Extremo interno. Posiciona las etiquetas en el extremo interno superior de los
puntos.
Base interior. Las etiquetas se mostrarn en el extremo interior
inferior.
Extremo externo. Coloca las etiquetas por fuera de cada
punto.

Selecciona la mejor opcin del men y Excel colocar las etiquetas de


inmediato. Para personalizar an ms las etiquetas haz clic en la opcin
de men Ms opciones de la etiqueta de datos y se mostrar el cuadro
de dilogo siguiente:

94

Lic. Valentin Prieto Saucedo

Puedes configurar a detalle las etiquetas, inclusive puedes especificar que en lugar del valor
la etiqueta muestre el nombre de la serie o de la categora. Una vez que hallas hecho los
cambios apropiados haz clic en el bot cerrar.
Recuerda que puedes remover fcilmente las etiquetas de datos del grfico con solo
seleccionar la opcin Ninguno del men Etiquetas de datos.
7. Dar formato a un elemento de grfico
Al seleccionar un grfico de Excel se muestra la ficha contextual Formato la cual contiene
una gran cantidad de comandos que permiten aplicar un formato a cualquier parte del
grfico.

Para poder aplicar el formato debes seleccionar primero la parte del grfico
que deseas modificar.
1. Seleccionar el grfico
2. Clic en la cinta Formato
3. En rea del grfico seleccionar el rea que desee.
Como puedes observar, esta lista contiene todos y cada uno de los
elementos de tu grfico. Al hacer clic sobre cualquiera de los elementos de
la lista se mostrarn unos controladores de seleccin alrededor del elemento
para indicar que ha sido seleccionado.
Aparte de este mtodo de seleccin a travs de la lista de elementos,
tambin puedes seleccionar cualquier parte de un grfico haciendo clic
directamente sobre dicho elemento lo cual colocar los mismos
95

Lic. Valentin Prieto Saucedo

controladores de seleccin que acabas de observar.


Ahora que el elemento ya ha sido seleccionado, puedes hacer cualquier cambio de
formato a travs de los comandos de la ficha Formato y solamente se aplicarn al
elemento recin seleccionado. Para este ejemplo har clic sobre uno de los Estilos de
forma predeterminados:

Al ejecutar el comando
Excel
aplicar
de
inmediato el formato
correspondiente
al
elemento
de
grfico
seleccionado:
Puedes modificar los contornos, el color
de relleno, aplicar estilos de WordArt y
algunos efectos de formas. Solamente
asegrate de tener seleccionado el
elemento adecuado antes de aplicar el
formato.
Debes tener cuidado al estar haciendo
estos cambios porque al seleccionar un
elemento de grfico lo puedes eliminar
fcilmente con tan solo oprimir la tecla
Suprimir.
8. Cambiar la escala de un eje
Cuando has creado un grfico en Excel la escala del eje vertical no
siempre es lo que esperabas. Si no ests conforme con el formato
colocado por Excel al eje vertical, puedes modificarlo fcilmente.
1. Seleccionar los valores del eje vertical
2. Clic en la cinta Presentacin
3. Clic en Aplicar formato a la seleccin
4. Clic en opciones del eje

96

Lic. Valentin Prieto Saucedo

Observa cmo en las opciones del


eje se encuentran los valores para
Mnima y Mxima. Con esos
valores controlas la escala completa
del eje vertical. Para este ejemplo
colocar 3,000 como valor mnimo.

En cuanto aceptas los cambios Excel modifica la escala de valores del eje vertical. Ahora el
eje ya no comenzar en cero si no que comenzar con el nuevo valor especificado:

97

Lic. Valentin Prieto Saucedo

9. Agregar lneas verticales a un grfico


En ocasiones los datos de nuestros grficos se interpretan y visualizan mucho ms
fcilmente si agregamos lneas verticales a la cuadrcula de un grfico. Para agregar este
tipo de lneas sigue los siguientes pasos.
1. Clic en la cinta presentacin
2. Clic en Lneas de cuadricula
3. Clic en Lneas vertical de la cuadricula primarias
4. Clic en Lneas de divisin principal

Al seleccionar la opcin Lneas


de divisin principales se
mostrarn las lneas verticales
correspondientes:

Si seleccionas la opcin Lneas


de
divisin
secundarias
obtendrs el siguiente resultado:

Si observas con cuidado notars que


existe una lnea secundara en el mismo
lugar donde se trazara una lnea de
divisin principal. Si seleccionas la
opcin Lneas de divisin principales y
secundarias no se agregarn lneas
adicionales a las lneas secundarias si no
que se trazarn las lneas primarias
sobre las secundarias y notars una
diferencia de color entre ambas. Las
lneas principales son de un color ms
oscuro que las lneas secundarias.

98

Lic. Valentin Prieto Saucedo

10. Esquinas redondeadas en grficos

11. Alinear grficos


Cuando tienes mltiples grficos en una hoja de Excel podra ser
importante alinearlos para tener una mejor visualizacin. Si intentas mover
cada grfico de manera individual podras no tener los resultados
esperados, es por eso que te recomiendo tomar la siguiente accin.
Selecciona todos los grficos que deseas alinear. Puedes presionar la tecla
CTRL e ir haciendo clic sobre cada grfico para tener una seleccin
mltiple:
En la ficha Diseo de pgina, dentro del grupo Organizar encontrars el
comando Alinear. Al hacer clic sobre este comando observars todas las
opciones de alineacin posibles para tus grficos:

Para este ejemplo seleccionar Alinear a la derecha y el resultado ser el


siguiente:

De igual manera con el comando Alinear puedes distribuir los grficos


horizontal o verticalmente.

99

Lic. Valentin Prieto Saucedo

12. Cmo imprimir un grfico


Observa como ahora la opcin de Configuracin
indica Imprimir el grfico seleccionado. Si
envas a imprimir con esta opcin obtendrs una
impresin que contendr solamente el grfico
seleccionado.
13. Plantillas de grficos
Una caracterstica poco utilizada al graficar en
Excel son las plantillas. Una plantilla de grficos te
permite guardar rpidamente las configuraciones
de un grfico y volverlas a aplicar cuando lo creas
conveniente. Las plantillas de grficos son
archivos .crtx los cuales guardan informacin
sobre la configuracin de los ejes, las
propiedades de relleno de los elementos, su
posicin dentro de la grfica, etc. Las plantillas no guardan datos del usuario, solamente
guardan informacin sobre el formato y el diseo.
Supongamos que despus de pensar en el diseo de tu grfico finalmente llegas a un
resultado como este:

Para guardarlo como plantilla debes seleccionar el grfico e ir a la ficha Diseo que se
encontrar bajo el men contextual Herramientas de grficos y posteriormente hacer clic
sobre el comando Guardar como plantilla.

Aparecer el cuadro de dilogo Guardar plantilla de grficos y debers especificar un


nombre para tu plantilla y finalmente hacer clic en Guardar.

100

Lic. Valentin Prieto Saucedo

Ahora ya tienes tu primer plantilla de grficos. Para poder utilizarla de


nuevo debes seleccionar los datos sobre los cuales se basar el nuevo
grfico.
Haz clic sobre la ficha Insertar y abre el cuadro de dilogo Insertar
grfico. Para abrir el cuadro de dilogo debes hacer clic sobre el cono
que se encuentra en la parte inferior derecha del grupo Grficos.

En el cuadro de dilogo Insertar grfico haz clic sobre la carpeta Plantillas y selecciona la
plantilla que acabamos de crear y haz clic en Aceptar.

De inmediato Excel mostrar un grfico con las mismas caractersticas y diseo que el
grfico creado previamente.

101

Lic. Valentin Prieto Saucedo

Ahora ya tienes un grfico similar, slo debers personalizar el ttulo de la grfica, porque
recuerda que las plantillas no guardan datos que el usuario haya especificado en el grfico
que se utiliz como base.
Cuado tengas que crear grficos que son muy complejos en su diseo y formato no olvides
tomar ventaja de las plantillas. Esto te ahorrar tiempo y te permitir generar grficos con un
formato y diseo consistentes.
14. Grfico de mximos y mnimos
Los grficos de mximos y mnimos son muy fciles de crear en Excel. En primer lugar
prepara tus datos de la siguiente manera:

Es importante obtener el promedio de los datos para que posteriormente podamos trazar una
lnea que los distinga. Selecciona la tabla de datos e inserta un grfico de rea:

El nuevo grfico se ver como el siguiente:

Debemos cambiar el orden de las series. Haz clic en el comando Seleccionar


datos de la ficha Diseo:
Se mostrar el cuadro de dilogo Seleccionar origen de datos:

102

Lic. Valentin Prieto Saucedo

Mueve la serie Promedio para dejarla debajo de Mximo. Ahora remueve la leyenda del
grfico y tambin los ejes horizontales. Lo cual nos dejar un grfico como el siguiente:

Ahora haremos que el color de relleno de al serie Mnimo sea blanco. Para eso debes hacer
clic derecho sobre el rea de la serie Mnimo y seleccionar la opcin Dar formato a serie de
datos. Eso mostrar el cuadro de dilogo Formato de serie de datos, y en la seccin
Relleno selecciona la opcin Relleno slido y el Color blanco.

En este momento tendrs un grfico como el siguiente:

103

Lic. Valentin Prieto Saucedo

Finalmente iguala los colores de relleno


de las series Mximo y Promedio, pero
toma una consideracin especial con esta
ltima. Para la serie Promedio agrega un
borde de lnea slida.
Finalmente el grfico se mostrar de la
siguiente manera:

15. Grficos combinados en Excel


Un grfico combinado se refiere a
combinar dos tipos diferentes de grfico
para hacer uno solo. Una combinacin
muy popular es la de un grfico de
columnas y otro grafico de lnea como el
siguiente:

Hacer un grfico combinado es muy sencillo y en esta ocasin te mostrar cmo


hacerlo. Para este ejemplo utilizar la siguiente informacin:
Selecciona toda la informacin e inserta un grfico de columna:

104

Lic. Valentin Prieto Saucedo

Ahora debes hacer clic derecho sobre la serie de datos que convertiremos a lnea, que en
este caso es la serie Ganancia:

Selecciona la opcin Cambiar tipo de grfico de series y se mostrar el cuadro de dilogo


Cambiar tipo de grfico.

Selecciona el tipo de grfico Lnea con marcadores y haz clic en Aceptar. El grfico
combinado aparecer en pantalla:

105

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Finalmente puedes agregar un ttulo al grfico y para ello debes selecciona el comando
Ttulo del grfico que se encuentra en el grupo Etiquetas de la ficha Presentacin:

16. Grfica de pastel dentro de una celda


Existe una manera sencilla de complementar tu tablero de control con
grficas de pastel dentro de celdas tal como observas en la siguiente
imagen:
Es muy sencillo hacerlo, solo necesitas seguir estos pasos:
1. Instalar PIE4MAP (archivo del tipo fuente). Esta fuente contiene
todos los cdigos empezando con el crculo vaco (letra a) y
terminando con el crculo lleno (letra u).
Para instalar una fuente
Haga clic con el botn secundario en la fuente que desea instalar y, a continuacin,
haga clic en Instalar.
Ahora abre Microsoft Excel e inserta la columna de valores/porcentajes [0-100%] en tu
tabla de datos.

106

Lic. Valentin Prieto Saucedo

Ahora en la columna donde mostrars las grficas debers colocar la siguiente frmula:
=CARACTER(CODIGO("a") + REDONDEAR(DATA*21,1))
Recuerda reemplazar DATA por la referencia de la celda adecuada.
Una vez copiada la frmula a todas las celdas que mostrarn la grfica, esa columna
mostrar las letras que corresponden al porcentaje adecuado y que podrn ir desde la letra
a a la letra u.

=CARACTER(CODIGO("a")+REDONDEAR(B2*21;1))

Finalmente para ver las grficas debers


cambiar el tipo de fuente de la columna al tipo
Pie Charts for maps
Resultado:

Nota:
La limitante de este mtodo es que al compartir tu archivo Excel con alguien ms muy
probablemente no podr ver las grficas de pastel en celda porque no tendr instalada la
fuente requerida. Para que la otra persona vea las grficas tendr necesariamente que
instalar la fuente en su equipo.
17. Grfica de barras dentro de una celda
Una grfica de barras puede dar un significado especial a los datos
en Excel ya que permite visualizar adecuadamente la tendencia de
los mismos.
De la misma manera que en el artculo Grfica de pastel dentro de
una celda, en esta ocasin intentar un comportamiento similar pero
con una grfica de barras para obtener este comportamiento:
Instala la siguiente fuente: bargraph
Esta fuente tiene una representacin de barra para cada nmero entre el 0 y el 9. Es por eso
que debemos adecuar nuestros datos para que tengan un valor en ese rango y puedan ser
representados por una barra. Supongamos la siguiente tabla de datos:

107

Lic. Valentin Prieto Saucedo

Para normalizar la informacin se puede aplicar la siguiente frmula a cada celda:


=REDONDEAR(da_semana/MAX(todos_das)*9,0)
La frmula obtiene el valor mximo del rango de todos los das de la semana para un
producto y lo utiliza como divisor para las ventas de un solo da. Se multiplica por 9 porque
es el rango que necesito para utilizar la fuente adecuada. En un ejemplo concreto, la frmula
para
las
ventas
del
domingo
del
Producto
A
(celda
C3)
es:
=REDONDEAR(C3/MAX($C$3:$I$3) * 9,0)
Esta frmula se repite para todas las celdas y se obtiene el siguiente resultado:

Ahora que los datos ya estn normalizados, debo concatenar esos valores en un nueva
celda utilizando la funcin CONCATENAR. El resultado es el siguiente:

Slo resta cambiar el tipo de fuente de la columna Concatenado a bargraph:

Con este ltimo cambio tendrs el resultado deseado.

108

Lic. Valentin Prieto Saucedo

Finalmente oculta/elimina columnas y da formato a las celdas para darle una presentacin
adecuada a tus grficos.
18. Tabla de comparacin con smbolos
Una tabla de datos puede entenderse y visualizarse mejor si reemplazamos los datos por
pequeos grficos (smbolos) que nos ayuden a comprender la informacin con tan slo dar
un vistazo. Para este ejemplo tengo una tabla de datos que contiene las calificaciones de
varios proveedores previamente evaluados. Estas calificaciones van del 1 al 25. Observa
cmo es difcil visualizar los puntos fuertes y dbiles de cada proveedor en la tabla:

Para mejorar la visualizacin reemplazar los nmeros por un smbolo que me ayudar a
entender mejor los datos. El resultado ser el siguiente:

Para alcanzar esta visualizacin debes seguir los siguientes pasos: En una celda vaca
agregar los smbolos que utilizar, y para ello debes hacer clic sobre el comando Smbolo
que se encuentra en la ficha Insertar:

Este comando abre el cuadro de dilogo Smbolo y elegiremos la fuente Wingdings 2

109

Lic. Valentin Prieto Saucedo

Busca los smbolos que se muestran encerrados en un recuadro e insrtalos en el siguiente


orden:

Para este ejemplo, los smbolos fueron insertados en la celda A8 y mi tabla de datos se
encuentra en el rango B2:G5. Es importante tener estas referencias de celda en mente para
insertar el primer smbolo que representar el valor de la celda B2 y que lo har con la
siguiente frmula:
=MED($A$8,MULTIPLO.INFERIOR((B2-1)/5,1) + 1,1)
En esta frmula puedes notar varias cosas importantes. En primer lugar la funcin
MULTIPLO.INFERIOR ayuda a convertir el dato de la celda B2 en un dato con valor entre 1
y 5 que permitir a la funcin MED seleccionar el smbolo adecuado de los que se
encuentran en la celda A8.Recuerda que estos smbolos los estar insertando en celdas
diferentes a las celdas que contienen los datos originales.
Es probable que observes en un inicio las celdas vacas, pero ser suficiente con que
cambies el tipo de fuente de las celdas para que sean de tipo Wingdings 2 y muestren el
smbolo que corresponde. Al autollenar el resto de las celdas con esta frmula tomarn los
valores adecuados.
Finalmente puedes darle el tamao apropiado a los smbolos y colores adecuados.
19. Una alternativa a las barras de datos
En esta ocasin te mostrar un uso
interesante de la funcin REPETIR y cmo
puede ser una alternativa al uso de las
barras de datos en Excel. Cuando ests
desarrollando un tablero de mando, el
utilizar grficas dentro de celdas puede
ser de gran ayuda en la visualizacin de
los datos y con la funcin REPETIR
puedes lograr el siguiente resultado:
La funcin REPETIR (REPT en ingls)
permite repetir un texto un nmero
determinado de veces. Por ejemplo,
REPETIR("X",5) mostrar XXXXX. Para
obtener las grficas dentro de celdas que
observas en la imagen anterior debes
repetir el caracter | y darle formato de
fuente Arial tamao 8.
Por ejemplo, la frmula de la celda C2 es la siguiente: REPETIR("|",B2) & " " & B2

110

Lic. Valentin Prieto Saucedo

En base al nmero de la celda B2 es la


cantidad de veces que se repite el caracter
| y al final de la cadena de texto se
concatena el mismo nmero para que se
despliegue junto a las barras. Existe un
gran nmero de aplicaciones diferentes
para esta tcnica. Por ejemplo, para
graficar valores positivos/negativos:
Para este ejemplo hicimos uso de la funcin
SI que nos ayuda a saber si el valor de la
celda es positivo negativo. La frmula de
la celda C2 es: SI(B2<0,REPETIR("|",B2),"") y la frmula de la celda D2 es:
SI(B2>0,REPETIR("|",B2),"").
Ya que B2 tiene un valor negativo la nica
celda que mostrar las barras ser la celda
C2 y la celda D2 slo imprimir una cadena vaca.

111

Lic. Valentin Prieto Saucedo

UNIDAD N 26
MACROS
1. Qu es un Macro?
Es un conjunto de comandos que se almacena en un lugar especial de Excel de manera que
estn siempre disponibles cuando los necesites ejecutar.
Para crear un Macro en Excel, simplemente realiza los siguiente:
Habilitara la Ficha Programador
1. Clic en el men Archivo
2. Clic en Opciones
3. Clic en Personalizar cinta de opciones
4. Clic en Programador
5. Clic en Aceptar

112

Lic. Valentin Prieto Saucedo

Pasos para grabar un Macro:


1. Clic en la Ficha Programador
2. Clic en Grabar macro

Nombre dela macro: no puede escribir


con espacio, el nombre debe de ser claro
y preciso.

Mtodo abreviado: si usted desea que su


macro
se
ejecute
mediante
la
combinacin de tecla escriba aqu la
letra. (Una que no sea muy utilizada)
Guardar macro en: usted puede elegir
donde desea que se almacene el macro.
Descripcin: permite escribir una breve
anotacin sobre lo que va a realizar el
macro.
Clic en Aceptar
Ahora todo lo que realice se esta grabando.
A modo de ejemplo realiza lo siguiente:
Ubicar el cursos en la celda A1
Escribir el nombre de su empresa (VPS S.A.)
Colocar el fondo de color Verde, la fuente color blanco con negrita y cursiva, tamao
20
Seleccionar las celdas A1:D1
Combinar y centrar el texto escrito
3. Clic en Deterner grabacin
Pasos para Ejecutar el Macro:
Lo vamos a realizar insertando un botn a la barra de acceso rpido, para ello realiza lo
siguiente:
1. Clic en el men Archivo
2. Clic en Opciones
3. Clic en Barra de herramienta de acceso rpido
4. Clic en Comandos disponibles en:
Seleccionar macro
5. Clic en Actividad1
6. Clic en el botn Agregar >>
7. Clic en Aceptar

113

Lic. Valentin Prieto Saucedo

5
3

7
Ahora solo tienes que dar un clic en el boton y listo.

El macro visto en Visual Basic es el siguiente:


1. Clic en la Ficha Programador
2. Clic en Macro
3. Seleccionar el macro (Actividad)
4. Clic en el botn Modificar

114

Lic. Valentin Prieto Saucedo

Macro para utilizar el Filtro Avanzado


Como se vio en el captulo de filtro, el filtro avanzado tiene una aplicacin muy importante,
aunque el proceso es repetitivo y aburrido.
Antes de crear la macro, defina las tres reas que se necesitan en el filtro avanzado:
1. Rango de la lista: Bdatos
2. Rango de criterios Criterios
3. Copiar a: $G$16:$J$16

Una ves tienes las tres areas definidas con sus respectivos nombre realiza lo siguiente:
Pasos para grabar un Macro:
1. Clic en la Ficha Programador
2. Clic en Grabar macro

115

Lic. Valentin Prieto Saucedo

Nombre dela macro: FiltroAvanzado

Guardar macro en: usted puede elegir


donde desea que se almacene el macro.

Descripcin: permite escribir una breve


anotacin sobre lo que va a realizar el
macro.

Clic en Aceptar
Ahora realiza los pasos para Filtro Avanzado
1.
2.
3.
4.
5.

Dar un clic en la area de datos


Clic en la Ficha Datos
Clic en Anvanzado
Clic en Copiar a otro lugar:
Escribir en:
Rango de la lista: Bdatos
Rango de criterios: Criterios
Copiar a: seleccionar las celda donde desea mostrar
el resultado (G10)
3. Clic en Deterner grabacin

Pasos para agregar el macro Grabado a un objeto:


1. Clic en la Ficha Insertar
2. Clic en Formas
3. Clic en la forma Rectangulo
4. Dibujar el lugar deseado
5. Darle el formato deseado
6. Clic derecho sobre el objeto
7. Clic en Asignar macro

116

Lic. Valentin Prieto Saucedo

Como ya grabaste el macro ahora solo tienes que escribir los criterios en su area
correspondiente y darle un clic en el botn Filtro Avanzado, este es el resultado:

El cdigo es el siguiente:
Sub FiltroAvanzado()
'
' FiltroAvanzado Macro
' Este macro permite realizar un filtro avanzado (Valentin Prieto Saucedo)
'
'
Range("B2:E288").AdvancedFilter Action:=xlFilterCopy, CriteriaRange:=Range( _
"'Filtrado Avanzado'!Criteria"), CopyToRange:=Range("G10"), Unique:=False
End Sub
Macro para borrar el resultado del Filtro Avanzado:

Dar un clic fuera de los datos de resultado


Ahora realiza los pasos para grabar un macro.

117

Lic. Valentin Prieto Saucedo

Nombre dela macro: BorrarFiltroAvanzado

Guardar macro en: usted puede elegir


donde desea que se almacene el macro.

Descripcin: permite escribir una breve


anotacin sobre lo que va a realizar el
macro.

Clic en Aceptar
Cuando ya se est grabando el macro realiza lo siguiente:
1. Clic sobre los datos del rea de resultado
2. Presiona Ctrl + *
3. Presiona la tecla suprimir (delete)
4. Clic en Detener macro
Si desea agregar el macro a un botn como se muestra en la figura y ejecutar.

El Cdigo es el siguiente:
Sub BorrarFiltroAvanzado()
'
' BorrarFiltroAvanzado Macro
' Este macro permite borrar el resultado del filtro avanzado. (Valentin Prieto Saucedo)
'
'
Range("H12").Select
Selection.CurrentRegion.Select
Selection.ClearContents
End Sub

118

Lic. Valentin Prieto Saucedo

Macro para modificar el Rango de un Nombre:


Clic en el botn Macro
Selecciona el macro FiltroAvanzado
Clic en Modificar

Escribir el siguiente cdigo


Sub NombreRango()
'
' NombreRango Macro
' Este macro permite modificar el rango de nombre
(Valentin Prieto Saucedo)
'
'
Range("B3").Select
Selection.CurrentRegion.Select
Selection.Name = "Datos"
Range("B3").Select
End Sub
Clic en salir
Cada ves que ejecutes este macro Excel generara el nombre al rango de datos. (Este es
muy til por que siempre se va ir insertando nuevos datos a la base de datos)
Ahora solo tienes que asignar el macro a un botn.

El cdigo final para esta prctica es la siguiente:


Sub FiltroAvanzado()
'
' FiltroAvanzado Macro
' Este macro permite realizar un filtro avanzado (Valentin Prieto Saucedo)
'
'
Range("Datos").AdvancedFilter Action:=xlFilterCopy, CriteriaRange:=Range( _
"'Filtrado Avanzado'!Criteria"), CopyToRange:=Range("G10"), Unique:=False
End Sub
Sub BorrarFiltroAvanzado()
'
' BorrarFiltroAvanzado Macro
' Este macro permite borrar el resultado del filtro avanzado. (Valentin Prieto Saucedo)
'

119

Lic. Valentin Prieto Saucedo

'
Range("H13").Select
Selection.CurrentRegion.Select
Selection.ClearContents
End Sub
Sub NombreRango()
'
' NombreRango Macro
' Este macro permite modificar el rango de nombre (Valentin Prieto Saucedo)
'
'
Range("B3").Select
Selection.CurrentRegion.Select
Selection.Name = "Datos"
Range("B3").Select
End Sub

120

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UNIDAD N 27
MS QUERY
Podemos consolidar datos de varios libros Excel utilizando la herramienta Microsoft
Query por medio de una sola consulta y a final de cuentas tener una sola hoja con todos los
datos. Para este ejemplo tendremos dos archivos de Excel, el primero con nombres de
empleados y el segundo con los salarios de cada uno de ellos.
Es importante que en ambos archivos tengamos una columna de identificacin que nos
permitir encontrar las coincidencias de ambos archivos. En es ejemplo la columna ID es la
que nos permitir relacionar ambos archivos.

1.1. Pasos para consolidar datos de varios libros de Excel con MS Query
Primero debes de establecer un nombre de rango o insertar una tabla a los datos
El primer paso es establecer un nombre de rango para los datos en cada uno de los
archivos. Para hacerlo debes seleccionar las celdas correspondientes y en el cuadro de
nombres especificar un nombre descriptivo.

Escriba el nombre de la Tabla


(Pedidos)

Una vez asignados los nombres en cada archivo guarda los


cambios. Debido a la tcnica que utilizaremos es muy importante
que los archivos estn guardados en la misma carpeta.
Consolidar datos en un libro nuevo
1.
2.
3.
4.

Pida un nuevo libro (Ctrl + U)


Clic en la ficha Datos
Clic en el botn De otras fuentes
Seleccione Desde Microsoft Query
121

Lic. Valentin Prieto Saucedo

5. Seleccionar la opcin Excel Files

Seleccionar Excel Files*

Clic en Aceptar

6. Seleccionar el archivo a la cual se desea realizar la conexin.

Seleccionar la unidad y
carpeta
donde
est
guardado el Archivo

Seleccionar el Archivo
Clic en Aceptar

7. Dar un clic en el + Empleados$ (para poder elegir los campos)

122

Lic. Valentin Prieto Saucedo

8. Ahora debes de seleccionar los campos (columnas)

Selecciona:
PaisDestinatario

Cargo

Clic en este botn para


pasar los campos.

Estos son los campos que


estamos llevando al nuevo libro de
Excel.
Clic en Opciones y verifica que
estn
marcadas
todas
las
opciones.

Clic en Siguiente
9. En este paso usted podr realizar un filtro sobre el campo deseado. Ejemplo, el
campo Cargo se podra realizar un filtro que solo muestre todos los cargos mayores
a 5000)

Seleccionar el campo
Elegir la opcin de filtrado
Clic en Siguiente >

123

Lic. Valentin Prieto Saucedo

10. En el siguiente paso puedes elegir el criterio de ordenacin de los datos

11. En el siguiente paso dar un clic en Devolver datos a Microsoft Excel

Clic en Finalizar

12. Ahora solo tienes que elegir la opcin que desees:

Clic en Tabla
Seleccionar donde se desea situar
los datos.
Clic en Aceptar

124

Lic. Valentin Prieto Saucedo

13. El resultado es el siguiente:

1.2. Pasos para Actualizar los datos en una Tabla

Clic en los datos


Clic en Actualizar
Clic en Actualizar Todos
1.3. Pasos para ver la Conexin
1. Clic en los datos
2. Clic en Actualizar
3. Clic en Propiedades de conexin

Si marcas esta opcin, es muy


bueno cuando tienes bastantes
datos, porque se volver un poco
lenta la mquina.

125

Lic. Valentin Prieto Saucedo

1.4. Pasos para modificar una consulta en MS Query

Clic derecho sobre la tabla


Clic en Tabla
Clic en Modificar consulta

Si tienes este error solo tienes que


dar un clic en Aceptar.
Este es la venta de MS Query

126

Lic. Valentin Prieto Saucedo

Ahora vamos a realizar una modificacin a la consulta para ello da un clic en el botn
Mostrar o ocultar Criterio

Mostrar u Ocultar Criterios

Seleccionar PaisDestinatario
Escribir <> Alemania

Lo que hemos realizado es un filtro que


no va a mostrar el Pas destinatario
Alemania.

Clic en el botn Devolver Datos


El resultado es el siguiente:

1.5. Pasos para Agregar una Nueva Tabla en MS


Query
Para este ejemplo vamos agregar la Tabla Empleado
1. Realizar los mismos pasos que para modificar
una consulta
2. Clic en el botn Agregar Tabla

Seleccionar la Tabla Empleados$


Clic en Agregar

127

Lic. Valentin Prieto Saucedo

Ahora debes de realizar la relacin entre Tabla toman en comn un campo en este ejemplo
es IdEmpleado

Clic Izquierdo sostenido arrastrar hasta el


otro IdEmpleado de la tabla Empleado$

Seleccionar el campo Empleado$Apellido

Ahora solo queda en dar un clic en Devolver Datos


El Resultado es el siguiente:

1.6. Pasos para Eliminar la Relacin entre dos tablas


1. Dar doble clic sobre la lnea que une lados dos tablas y clic en Quitar

1.7. Pasos para utilizar parmetros en MS Query


128

Lic. Valentin Prieto Saucedo

Clic derecho sobre la tabla


Clic en Tabla

Clic en Modificar consulta

Si tienes este error solo tienes que


dar un clic en Aceptar.

Ahora vamos a realizar un parmetro con PaisDestinatario


Para ello realiza lo siguiente:

Entre corchetes escriba [Alemania]

129

Lic. Valentin Prieto Saucedo

Como usted puede observar sale


un cuadro de dialogo donde nos
pide el parmetro que en este
caso es Alemania (Escriba)
Clic en Aceptar

1.8. Pasos para que el parmetro yo lo escriba

Clic derecho sobre la tabla


Clic en Tabla
Clic en Modificar consulta

Si tienes este error solo tienes que


dar un clic en Aceptar.

130

Lic. Valentin Prieto Saucedo

Ahora vamos a realizar un parmetro con PaisDestinatario


Para ello realiza lo siguiente:
Coloque solo los corchetes []

Como usted puede observar sale


un cuadro de dialogo donde nos
pide el parmetro que en este
caso escriba el nombre del pas
que desee.
Clic en Aceptar

1.9. Pasos para modificar el parmetro directamente de la


hoja Activa (sin ir a modificar la consulta)
1. Clic derecho sobre la tabla
2. Clic en Tabla
3. Clic en Parmetro

Seleccionar el Parmetro1

131

Lic. Valentin Prieto Saucedo

Clic en Tomar el valor de la siguiente celda


Seleccionamos la celda E1
Clic en Actualizar automticamente
Clic en Aceptar
Ahora solo tienes que escribir el nombre del pas y listo

1.10.

Pasos para modificar el SQL (sin ir a modificar la consulta)

Para nmero
132

Lic. Valentin Prieto Saucedo

2. Paso para la conexin a una Base de Datos Externa (Access)

Clic en la ficha Datos


Clic en De otra fuente
Clic en Desde Microsoft Query
Clic en <Nuevo origen de datos>

Clic en Aceptar

Escriba el nombre al origen de datos


Seleccionar el controlador:

Driver do Microsoft Access (*.mdb)


Clic en Conectar

Clic en Seleccionar

133

Lic. Valentin Prieto Saucedo

Primero buscar el archivo donde


est
guardado
y
luego
seleccionarlo
Clic en Aceptar
Clic en Aceptar

Clic en Aceptar

Seleccionar la nueva
conexin (Valentin)
Clic en Aceptar

134

Lic. Valentin Prieto Saucedo

Seleccionar los campos


que desea mostrar en la
hoja de Excel.
Clic en el botn >
Clic en Siguiente >

Si desea
filtrado

realiza

un

Clic en Siguiente >

Si desea ordena los


datos

Clic en Siguiente >

135

Lic. Valentin Prieto Saucedo

Clic en Finalizar

Clic en Ver datos o


modificar consulta en
MS Query.

Este es el resultado en la vista de MS Query:

Ahora solo queda en dar un clic en Devolver Datos

Seleccionar la celda
donde desea insertar
los datos.
Clic en Aceptar

Este es el Resultado:

136

Lic. Valentin Prieto Saucedo

2.1. Pasos para ver y modificar las Propiedades de los Datos Externos
1. Clic derecho sobre los datos de la Tabla
2. Clic en Tabla
3. Clic en Propiedades de los datos externos

Clic aqu para ver la


Conexin

Clic Editar consulta

2.2. Pasos para modificar una consulta

Clic en la Tabla (+) Compaa de Envos


Clic NombreCompaa
Clic en el botn >

Clic en Siguiente >

137

Lic. Valentin Prieto Saucedo

Clic en Aceptar

Ahora debes de Relacionar las Tablas de la siguiente manera:


Compaa de envos
IdCompaiaEnvio

Pedidos
FormaEnvio

Ahora solo queda en dar un clic en Devolver Datos

Clic en Aceptar/Aceptar
2.3. Pasos para resumir la tabla en una Tabla Dinmica
1. Clic en Diseo
2. Clic en Resumir con Tabla Dinmica

138

Lic. Valentin Prieto Saucedo

Clic en Aceptar

El resultado es el siguiente:

139

Lic. Valentin Prieto Saucedo

UNIDAD N
TABLA DINAMICA Y GRFICO DINAMICO
Qu es una Tabla Dinmica?
Son un tipo de tabla que nos permiten decidir con facilidad los campos que aparecern como
columnas, como filas y como valores de la tabla y podemos hacer modificaciones a dicha
definicin en el momento que lo deseemos.
Las conocemos como tablas dinmicas porque t decides dinmicamente la estructura de
la tabla, es decir sus columnas, filas y valores.
Tambin son conocidas como tablas pivote debido a su nombre en ingls: Pivot tables. Son
una gran herramienta que nos ayuda a realizar un anlisis profundo de nuestros datos ya
que podemos filtrar, ordenar y agrupar la informacin de la tabla dinmica de acuerdo a
nuestras necesidades.
Para qu sirven las tablas dinmicas en Excel
Por la descripcin que he dado hasta el momento, pareciera que las tablas dinmicas en
Excel son una maravilla. El problema es que muchos usuarios de Excel no las utilizan
porque parecieran ser complejas, sin embargo una vez que conoces y entiendes su
funcionamiento te dars cuenta de todos sus beneficios.
Las tablas dinmicas en Excel nos ayudan a comparar grandes cantidades de datos e
intercambiar fcilmente columnas por filas dentro de la misma tabla y realizar filtros que
resulten en reportes que de otra manera necesitaramos un tiempo considerable para
construirlos. Considera el siguiente ejemplo.
Cuando utilizar tablas dinmicas
Cuando tienes una tabla con datos que deseas analizar desde diferentes puntos de vista,
ser un indicador para saber que debes utilizar una tabla dinmica.
De igual manera, si tus datos tienen registros que deseas agrupar y totalizar para realizar
una comparacin entre ellos, ser otro indicador de que una tabla dinmica ser la mejor
opcin. Esta agrupacin tambin aplica cuando deseas agrupar por fechas una tabla
dinmica ya que podrs hacerlo con facilidad.
Con un informe de tabla dinmica puede resumir, analizar, explorar y presentar un resumen
de los datos de la hoja de clculo o un origen de datos externos. Un informe de tabla
dinmica es especialmente til cuando tiene una larga lista de cifras para sumar y los datos
agregados o subtotales podran servir para mirar los datos desde perspectivas diferentes y
comparar las cifras de datos similares.
Funcionamiento de las tablas dinmicas
Las tablas dinmicas en Excel permiten agrupar datos en
una gran cantidad de maneras diferentes para poder
obtener la informacin que necesitamos. En esta ocasin
explicar el funcionamiento bsico de una tabla dinmica.
Supongamos que tienes una tabla de datos que contiene
mucha informacin sobre las ventas de la compaa entre
las cuales se encuentra una columna con los productos de
la empresa, tambin la ciudad donde se vende y las ventas
correspondientes para cada ciudad.
140

Lic. Valentin Prieto Saucedo

Te han solicitado un reporte con el total de ventas por ciudad y el total de ventas por
producto. As que lo que necesitas hacer es sumar las ventas para cada ciudad y sumar las
ventas de cada producto para obtener el reporte. En lugar de utilizar frmulas podemos
utilizar una tabla dinmica para obtener el resultado deseado. Una tabla dinmica nos
permite hacer una comparacin entre diferentes columnas de una tabla. Puedes imaginarte
una tabla dinmica de la siguiente manera:

Lo primero que debemos hacer es especificar los campos de nuestra tabla de datos que
vamos a comparar. Elegimos las ciudades como las filas de nuestra tabla dinmica:

Excel tomar todos los valores de ciudades de nuestra tabla de datos y los agrupar en la
tabla dinmica, es decir, colocar los valores nicos de la columna de datos eliminando las
repeticiones. Ahora hacemos lo mismo para especificar las columnas de la tabla dinmica.

Finalmente elegimos una columna de valores numricos que sern calculados y resumidos
en la tabla dinmica:

141

Lic. Valentin Prieto Saucedo

As tendrs un reporte que compara las ciudades y los productos y para cada
combinacin obtendrs el total de ventas. Lo ms importante que quiero transmitir con este
artculo es que las tablas dinmicas te permiten elegir entre todas las columnas de una tabla
de datos y hacer comparaciones entre ellas para poder realizar un buen anlisis de la
informacin.

1. Pasos para realizar una Tabla Dinmica


Con los datos de la Tabla siguiente realizar una tabla dinmica.

Clic en cualquier parte de los datos


Clic en la Ficha Insertar
Clic en Tabla dinmica
Clic en Tabla Dinmica

142

Lic. Valentin Prieto Saucedo

Seleccionar el rango de datos (que


Excel por defecto ya lo selecciona)

Elegir esta opcin para mostrar la


TD en una nueva hoja

Clic en Aceptar

rea de la Tabla Dinmica

Lista de campos

143

Lic. Valentin Prieto Saucedo

Filtro de informe. Los campos que coloques en esta rea


crearn filtros para la tabla dinmica a travs de los cuales
podrs restringir la informacin que ves en pantalla. Estos
filtros son adicionales a los que se pueden hacer entre las
columnas y filas especificadas.

Etiquetas de columna. Esta rea contiene los campos que


se mostrarn como columnas de la tabla dinmica.
Etiquetas de fila. Contiene los campos que determinan las
filas de la tabla dinmica.
Valores. Son los campos que se colocarn como las
celdas de la tabla dinmica y que sern totalizados para
cada columna y fila.

Ahora lo que tiene que hacer es lo siguiente:


Seleccione el campo con el clic izquierdo y sin soltar llevarlo como se describe a
continuacin:

Aqu coloque el campo Mes


Aqu coloque el campo Fecha
Aqu coloque el campo Empleados
Aqu coloque el campo Importes

144

Lic. Valentin Prieto Saucedo

Resultado de la Tabla Dinmica

Estructura de un informe de tabla dinmica


Probablemente habr observado que Microsoft Excel utiliza trminos especficos para
identificar las partes de un informe de tabla dinmica. Si no est familiarizado con estos
trminos, lea esta seccin para hacerse rpidamente con los conceptos bsicos.
Filtro de Informe Campo de los datos de origen que se asigna a una orientacin de pgina (o filtro) en
un informe de tabla dinmica.

Campo de
fila Campo
de los datos
de
origen
que
se
asigna
a
una
orientacin
de fila en un
informe de
tabla
dinmica.

Campo de columna Campo de los datos de


origen que se asigna a una orientacin de fila en
un informe de tabla dinmica.

Filtro de Informe Campo de los datos de origen que contiene los valores que se van a resumir. Por
ejemplo, Suma de las ventas es un campo de datos.
Para la mayora de los tipos de datos de origen, se puede elegir cmo se van a resumir los datos (por
ejemplo, por suma, promedio o recuento). Un campo de datos suele resumir nmeros pero tambin
puede resumir texto. Por ejemplo, puede contar el nmero de veces que aparece una entrada de texto
especfica (por ejemplo, S o No) en un campo.

145

Lic. Valentin Prieto Saucedo

2. Opciones de Tablas Dinmicas


3.1.
Ficha Mostrar
1. Clic Derecho sobre la Tabla de
Datos
2. Clic en Opciones de tabla
dinmica

Clic en Mostrar

Clic en: Diseo de tabla dinmica clsica

3.2.

Ficha Totales y Filtros

Esta
ficha
permite
activar o desactivar los
totales tanto de fila
como de columna.

146

Lic. Valentin Prieto Saucedo

3.3.

Ficha Diseo y formato

Permite centrar los datos en forma


vertical.
En caso que la TD muestre valores
errneos, puede mostrar otro
carcter deseado.

4. Mostrar u ocultar totales generales para todo el informe


Puede mostrar u ocultar los totales generales de la tabla dinmica actual. Tambin puede
especificar la configuracin predeterminada para mostrar y ocultar los totales generales.
4.1. Diseo
2. Clic izquierdo sobre la
tabla dinmica

1. Clic en la ficha Diseo

3. En
esta
opcin
puedes elegir:
-

Subtotales
Totales generales
Diseo de informe
Filas en blanco

4.1.1. Ocultar subtotales en tabla dinmica


De manera predeterminada, una tabla dinmica muestra subtotales al anidar varios
niveles. Es probables que en ciertas ocasiones prefieras ocultar estos subtotales y en
esta ocasin te mostrar lo simple que es hacerlo.

Este es un subtotal
Para poder mostrar u ocultar subtotales selecciones una de las siguientes opciones:

147

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Segn las necesidades usted


puede elegir la opcin que
usted desee.

4.1.2.

Ocultar o Mostrar Subtotales generales

Este es un subtotal de columna


Usted tiene estas cuatro opciones que
puede elegir cualquiera de ellas de
acuerdo a sus necesidades.

Agrupar elementos en un campo de tabla dinmica o grfico dinmico


Si se trata de un campo de pgina, compruebe la configuracin del campo de pgina y
muvalo temporalmente al rea de fila o columna.
Para un informe de grfico dinmico, trabaje en el informe de tabla dinmica asociado.
1. Haga doble clic en el campo de pgina.
2. Haga clic en Avanzado.
3. Asegrese de que la opcin Recuperar datos externos para todos los elementos
est seleccionada o no disponible.
4. Haga doble clic en Aceptar.
5. Arrastre el campo de pgina al rea de fila o columna.
2. Siga uno de estos procedimientos:

148

Lic. Valentin Prieto Saucedo

Agrupar elementos numricos

1. Clic Derecho en un nmero

2. Clic en Agrupar

4.

En el cuadro Comenzar en, escriba el primer


elemento que desee agrupar.

3.

En el cuadro Terminar en, escriba el ltimo


elemento que desee agrupar.

5.

En el cuadro Por, escriba el nmero de elementos


que desee en cada grupo.

6.

Como usted puede ver hemos agrupa por intervalos de numeros, que
nos permitira realizar un analisi mas detallado.

149

Lic. Valentin Prieto Saucedo

Agrupar fechas u horas

1. Clic Derecho en una de las Fecha

4. Seleccionar Agrupar

3.

Escriba la primera hora o fecha que


desee agrupar en el cuadro
Comenzar en y la ltima en el
cuadro Terminar en.

2.

En el cuadro Por, haga clic en uno o


ms perodos de tiempo para los grupos.

5.

Clic en Aceptar

Para agrupar los elementos por semana, haga clic en Das en el


cuadro Por, asegrese de que Das sea el nico perodo de
tiempo seleccionado y, a continuacin, haga clic en 7 en el cuadro
Nmero de das. A continuacin, puede hacer clic en otros
perodos de tiempo por los que desee agrupar, como Mes.

150

Lic. Valentin Prieto Saucedo