Sistemas Administrativos

Sistema Nacional de Bienes Estatales

El Control Patrimonial Anual en la

Administracin Pblica
Roberto Jimnez Murillo(*)
NDICE

Resumen Ejecutivo

ANLISIS

I. Introduccin.

II. mbito de Aplicacin del Control Patrimonial Anual.

III. Actores del Control Patrimonial.

IV. Capacitacin Previa y Conocimiento de la

Normatividad.

V. El Tratamiento Patrimonial de los Bienes Inmuebles y Bienes Muebles Estatales.

VI. Bienes estatales materia del Control Patrimonial.

VII. Organizacin Interna y Mitologa para la

Toma de Inventarios Anuales.

Bitcora Informativa

Normatividad SNBE.

Todas las entidades pblicas, con excepcin de las empresas de derecho privado y derecho pblico, se encuentran sometidas a las normas referidas al control patrimonial, contempladas en
el Sistema Nacional de Bienes Estatales. Dentro de stas, una de las obligaciones que reviste
mayor importancia es la del Control Patrimonial Anual.
A travs del Control Patrimonial Anual, cada una de estas entidades deber configurar el universo cuantitativo y cualitativo de su patrimonio, con relacin al del ao anterior, a fin de implementar mejoras o correctivos en la administracin patrimonial estatal.
En el presente artculo, el autor, al no advertir una estructura lgica de lo que denomina control
patrimonial gubernamental, busca establecer algunos elementos constitutivos que puedan
ayudar a su enfoque, tanto para situaciones ordinarias, como para casos de mayor complejidad, como es el caso del Control Patrimonial Anual.

(*) Abogado Universidad Nacional Mayor de San

Marcos.
Con estudios de Maestra de Derecho Constitucional
en la PUCP.
Docente universitario en la Maestra de Derecho
Registral y Notarial USMP. Docente universitario
contratado en la Facultad de Derecho de la PUCP.
Autor de las compilaciones Compendio de Legislacin
de la Propiedad Estatal, Bienes Nacionales y del libro
Sistema Nacional de Bienes Estatales, entre otros artculos de Derecho Administrativo y Propiedad Estatal.
Actualmente es Asesor Externo en temas de Gestin
Pblica, Derecho Administrativo y Bienes Estatales.

I. INTRODUCCIN
Todas las entidades pblicas son titulares
de bienes muebles y bienes inmuebles. La regla es que sean propietarias del patrimonio
que asumen en administracin directa. Pero
ocurre a veces, que muchas entidades tienen
bajo su administracin y cautela determinados
bienes que son de propiedad de otras entidades pblicas o inclusive de instituciones particulares, los que poseen debido a la suscripcin
de convenios de cooperacin interinstitucional, comodatos, cesiones en uso temporales
o los administran por disposicin de alguna
norma especial.
El caso es que tambin estas mismas entidades pueden tener bajo su uso y administracin otro tipo de bienes de particulares, otorgados para su utilizacin institucional y por
tiempo determinado, como es el caso de los
bienes incautados, los que an sujetos a uso y
administracin de entidades pblicas, constituyen en estricto bienes de propiedad privada
en la medida en que tengan la condicin de
incautados y no se haya dictado una sentencia a favor del Estado, en la que se declare el
decomiso definitivo, lo que determinar la consiguiente conversin de bienes de propiedad
privada a bienes de propiedad estatal.
La esfera patrimonial de una entidad pblica presenta, en primer lugar, un panorama
cuantitativo, esto es, la sumatoria de todos
los bienes muebles con los que cuenta y que
previamente han sido asignados a todas las
unidades orgnicas, unidades ejecutoras o
eventualmente a sus rganos descentralizados

a nivel nacional. Esta sumatoria tambin incluye a todos los bienes inmuebles, los que suelen
ser menos en cantidad, pero que en ocasiones
presentan problemas de saneamiento de alta
complejidad, que no son asimilables a los de
los equipos, mobiliario e inclusive unidades
vehiculares.
En sntesis, el control patrimonial anual
que debe realizar cada entidad pblica implica
por parte de los responsables de su gestin y
conduccin, no solo el reporte de informacin
numrica o referencial de la ubicacin fsica de
cada bien, sino que supone tambin la administracin de un conjunto de procedimientos,
tcnicas y criterios de gestin, cuya dinmica
se inicia desde la adquisicin de los mismos,
(incorporacin patrimonial), seguida del perodo de uso interno o externo, hasta llegar
a una etapa de finalizacin del uso efectivo y
rentable para la entidad, en cuyo caso opera la
extincin del derecho de propiedad, precedido
de la conocida baja patrimonial. Este ciclo se
aplica, principalmente, al patrimonio mobiliario, el que por su naturaleza fsica y condiciones
de uso, responde a estas caractersticas, mientras que en el caso del patrimonio inmobiliario,
la baja constituye una excepcin a la regla,
por su vocacin de durabilidad y permanencia
en el tiempo como activo de la entidad pblica
titular.
II. MBITO DE APLICACIN DEL CONTROL
PATRIMONIAL ANUAL
El tema del control patrimonial, propiamente, no deriva de normatividad expresa del

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Sistema Nacional de Bienes Estatales, esto es,

de la Ley N 29151, Ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales en adelante la Ley
del Sistema ni de su Reglamento, aprobado
por Decreto Supremo N 007-2008-VIVIENDA
en adelante el Reglamento de la Ley del Sistema, sino ms bien de su propio contexto en
lo relativo a las funciones y obligaciones que
asume cada entidad pblica relacionadas con
los bienes de su propiedad o a su cargo(1).
As entonces, debemos referir que todas
las entidades pblicas, excepto las empresas
de derecho privado y derecho pblico, se someten en estricto a la normatividad del control
patrimonial, que deriva de las obligaciones
comprendidas en la normatividad del Sistema.
Cada una de ellas, con metodologas y tcnicas similares, debern configurar el universo
cuantitativo y cualitativo de su patrimonio, en
relacin al del ao anterior, a los efectos de establecer comparaciones, conclusiones, sin perjuicio de implementar mejoras o correctivos en
la administracin patrimonial estatal.
La justificacin normativa del control patrimonial gubernamental la sintetizamos en
la Ley del Sistema, su Reglamento, la Ley N
27785, Ley Orgnica del Sistema Nacional de
Control y normas complementarias que dicte
la propia Superintendencia Nacional de Bienes Estatales - SBN o la Contralora General
de la Repblica. El marco normativo a nivel
reglamentario y operativo vigente desarrolla
tendencias a la ordenacin de esquemas para
facilidad de los operadores(2). No obstante, al
no advertirse una estructura de lo que denominamos el control patrimonial gubernamental,
consideramos importante establecer algunos
elementos constitutivos que pueden ayudar a
su enfoque, tanto para situaciones ordinarias,
como para casos de mayor complejidad.
III. ACTORES DEL CONTROL PATRIMONIAL
En la Administracin Pblica los principales encargados de realizar el control patrimonial son los siguientes:
a. La Oficina General de Administracin,
por ser la unidad orgnica que tiene a su
cargo los sistemas operativos de contrataciones, de almacn y de control patrimonial. Asume la responsabilidad funcional.
b. La Unidad de Control Patrimonial, la
que se encarga operativamente de la conduccin del proceso del inventario, anlisis de la informacin y consolidacin de
la informacin. Asume la responsabilidad
operativa.
Otros actores que coadyuvan en este proceso, no porque intervienen directamente en
el mismo, sino por la informacin que poseen
o procesan, son:
a. La Oficina de Logstica, que es la que se
encarga de los procesos de compra, almacenamiento y distribucin de los bienes
muebles que adquiere la institucin durante el ao. Asume una responsabilidad de
proveedor de bienes (nuevos por lo general) que se incorporan a la institucin.

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b. La Oficina de Contabilidad, por ser dicha

unidad la que registra contablemente los
activos y los bienes que posee transitoriamente la entidad. Asume la responsabilidad del reporte contable y financiero, sobre
la cual se realizarn los estados financieros.
El proceso de control patrimonial anual no
exime la participacin de personal de apoyo
externo, como puede ser el personal encargado del levantamiento de la informacin patrimonial (barrido de informacin patrimonial),
inventariadores, digitadores, entre otros. Si la
institucin cuenta con recursos presupuestales y lo ha programado oportunamente en su
plan anual de contrataciones, puede requerir
los servicios de una empresa especializada en
este rubro. Es recomendable que cada entidad
pblica tenga una dimensin y anlisis previo
de la complejidad de su patrimonio, segn criterio cuantitativo (nmero de tems), cualitativo (tipo de bienes), desplazamiento geogrfico
(ubicacin de los bienes), entre otros.
IV. CAPACITACIN PREVIA Y CONOCIMIENTO DE LA NORMATIVIDAD
El personal de la Unidad de Control Patrimonial, como el que le prestar apoyo en las
actividades operativas y de anlisis de la informacin, debe conocer adecuadamente las
categoras, conceptos y alcances normativos
del Sistema Nacional de Bienes Estatales, del
control patrimonial de los bienes muebles e
inmuebles, como tambin de un esquema de
la responsabilidad de los servidores y funcionarios pblicos que administran directamente
bienes estatales.
Por tal razn, importa que la Oficina General de Administracin genere el ambiente propicio para que esta actividad que es una de
las ms importantes a nivel administrativo se
realice adecuadamente y con el conocimiento
del caso. No se trata simplemente de realizar visitas a cada oficina y contar los bienes instalados o asignados, tampoco se trata de etiquetar
cada uno de ellos, ni sumar y consolidar informacin, sino que fundamentalmente se trata
de administrar los procesos de entrada y salida
patrimonial, con los criterios de mayor eficiencia patrimonial y presupuestal.
V. EL TRATAMIENTO PATRIMONIAL DE LOS
BIENES INMUEBLES Y BIENES MUEBLES
ESTATALES
Los bienes muebles son materia de inventario anual, cuyo resultado debidamente
procesado se informa obligatoriamente a la
Superintendencia Nacional de Bienes Estatales
SBN, con plazo mximo a fines de marzo del
ao siguiente(3). En cambio, los bienes inmuebles no son materia de inventario, por lo menos, no como est conceptuado en el procedimiento de inventario de los bienes muebles.
Sin embargo, la informacin inmobiliaria que
se recopile y se procese, ser el mejor complemento para aquellas entidades pblicas que
administran ms de un inmueble.

En tal sentido, queda claro que el Reglamento de la Ley de Bienes no se pronuncia

acerca de la forma de cmo se recopila y procesa informacin anual de los bienes inmuebles.
Este proceso se realiza durante todo el ao y
progresivamente, la misma que se reporta a la
SBN, conforme a los trminos y forma que dicha entidad establece a travs de sus Directivas
o comunicaciones.
VI. BIENES ESTATALES MATERIA DEL CONTROL PATRIMONIAL
Para los efectos del control patrimonial integral, clasificamos a los bienes estatales de la
siguiente forma:
a. Bienes Inmuebles: Como tradicionalmente se les conoce, son aquellos que no son
susceptibles de desplazamiento fsico. Pueden ser:
Terrenos: extensin superficial.
Edificios: Edificaciones simples o complejas.
Ampliacin de fbrica: Construcciones
adicionales a los edificios.
b. Bienes Muebles: Aquellos que pueden
desplazarse de un lugar a otro. Pueden ser:
Equipos: Artefactos elctricos, equipos
electrnicos y similares.
Mobiliario: Muebles y enseres.
Vehculos: Unidades vehiculares de
todo tipo.
c. Bienes inscritos: Entendidos como aquellos que se inscriben en el Registro de Predios o el Registro de Propiedad Vehicular.
Pueden ser:
Inmuebles
Unidades vehiculares
d. Bienes no inscritos en los Registros Pblicos: Los que por su naturaleza fsica y
jurdica no se inscriben en los Registros Pblicos. Pueden ser:
Equipos
Mobiliario
e. Bienes registrados en el SINABIP: El Sistema Nacional de los Bienes de Propiedad Estatal SINABIP es el registro administrativo
de todos los bienes de propiedad estatal a
cargo de la SBN. Se registran:
Todos los inmuebles
Los bienes muebles comprendidos en
el inventario conciliado, a travs del
Software Inventario Mobiliario Institucional (SIMI).
El control patrimonial no comprende a los
bienes remanentes, que son aquellos bienes individuales y sin uso efectivo que formaron parte del
bien principal, como por ejemplo aquellas partes
o accesorios que ya no se pueden unir al referido
bien (ejemplo, tuercas, filetes de aluminio, pedazos de madera, etc.). Tampoco ingresan los envases o bienes fungibles, propios de las existencias
que son adquiridas para un solo uso.
De otra parte, el proceso del control patrimonial puede dar cuenta de la identificacin
de bienes que no constituyen bienes de propiedad estatal, como son los bienes incautados
(distinguirlos de los bienes decomisados, que

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s son bienes estatales como consecuencia de
una sentencia condenatoria), los bienes afectados en uso o los bienes en comodato de
otra entidad pblica. An cuando de manera
excepcional, se deben excluir aquellos bienes
de propiedad privada, que pueden admitirse
en la gestin pblica, como consecuencia de
un determinado convenio o permanencia en
condicin de prueba o muestra.
VII. ORGANIZACIN INTERNA Y METODOLOGA PARA LA TOMA DE INVENTARIOS
ANUALES
a. Realizar un Plan Integral de la Ejecucin del
inventario fsico a nivel institucional o a nivel nacional, segn sea el caso, conforme
a la organizacin y alcances de la entidad
pblica. Algunas entidades pueden contar
con un Reglamento de Inventario y si no lo
tienen, que el Plan antes referido contenga
todos aspectos organizacionales, operativos
y de distribucin de actividades y responsabilidades. No es obligacin contar con un
Reglamento, pero s contar con un Plan y
conformar una Comisin de Inventario.
b. El Plan debe contener una fecha de inicio
y de cierre de la toma de inventario y del
control patrimonial anual.
c. Establecer criterios uniformes para efectuar una correcta verificacin fsica de los
bienes patrimoniales de la institucin que
estn ubicados en la Sede Central (Lima) y
en las diferentes unidades desconcentradas (provincias).
d. Identificar de manera especial a los bienes
cedidos o afectados en uso, as como consolidar informacin referente a los bienes
que se encuentran en reparacin y/o mantenimiento (talleres automotrices o de otra
naturaleza).
e. Organizar grupos de trabajo debidamente
preparados, distribuidos por actividades, tales como las relativas a la verificacin fsica,
registro de datos del inventario fsico, ajustes contables y conciliacin fsica contable,
incluyendo la informacin a remitir a la SBN.
f. Establecer reglas claras y de cumplimiento

obligatorio para todo el personal de la entidad durante la ejecucin de la toma del inventario anual, para cuyo efecto se prohbe
el desplazamiento de los bienes patrimoniales durante el proceso de levantamiento de informacin, autorizando excepcionalmente determinados desplazamientos
cuando realmente se justifique, todo ello,
a travs de la Oficina General de Administracin, en coordinacin con la Unidad de
Control Patrimonial correspondiente.
f. El levantamiento de la informacin deber
ajustarse a los plazos sealados en los cronogramas previamente establecidos, a fin de no
retrasar las etapas de i) digitacin, ii) consolidacin y iii) conciliacin de la informacin
patrimonial obtenida en el inventario fsico.
g. Desarrollar el proceso de supervisin, el cual
debe estar a cargo de un equipo conformado por el personal de la Unidad de Control
Patrimonial, el que se encargar de i) supervisin, ii) procesamiento, iii) consolidacin y iv) conciliacin del inventario fsico
anual con el apoyo del personal encargado
de efectuar el inventario fsico y de los profesionales especialistas en la materia.
h. Como acciones complementarias, el personal encargado del inventario anual, en
paralelo a la identificacin de cada bien,
realizar una inspeccin del mismo, estableciendo las recomendaciones para mejorar las condiciones necesarias del uso adecuado del bien patrimonial y de encontrar
observaciones reportar a su Jefe o Coordinador inmediato, a fin de aplicar las medidas correctivas que cada caso requiera.
i. En caso de comprobarse bienes faltantes o
sobrantes, se solicitar un informe al responsable del bien, para que en un plazo breve
(por ejemplo, de 05 das), presente los descargos respectivos. En caso de no sustentar
y justificar plenamente lo acontecido, el encargado de esa toma de inventario deber
elaborar un reporte o un expediente (segn
la magnitud de cada caso) que contenga lo
actuado e informar a su jefe o coordinador
inmediato a fin de determinar las responsabilidades a que hubiera lugar.

j. De comprobarse bienes faltantes por negligencia del trabajador se remitir los antecedentes respectivos a la Oficina General
de Administracin para determinar las responsabilidades pecuniarias y administrativas, segn sea el caso.
NOTAS:
(1) Artculo 10 del Reglamento de la Ley del Sistema.
(2) La derogada Resolucin N 072-98-CG, expedida
por la Contralora General de la Repblica, aprob las Normas de Control Interno para el Sector
Pblico Nacional, la que desarroll Normas de
control interno para el rea de abastecimiento
y activos fijos (Numeral 300). El detalle de estas
normas daban cuenta de lo siguiente :
300-01 Criterio de economa en la compra de
bienes y contratacin de servicios.
300-02 Unidad de almacn.
300-03 Toma de inventario fsico.
300-04 Baja de bienes de activo fijo.
300-05 Mantenimiento de bienes de activo fijo.
300-06 Acceso, uso y custodia de bienes.
300-07 Control sobre vehculos oficiales del Estado.
300-08 Proteccin de bienes de activo fijo.
La Resolucin N 320-2006-CG, de fecha 30 de
octubre de 2006, que aprueba las Normas de
Control Interno, que deroga la Resolucin antes
acotada, desarrolla otra estructura del control
gubernamental, en la que no se encuentran
criterios como los antes indicados.
(3) Artculo 121 del Reglamento de la Ley de
Bienes.- El Inventario es el procedimiento que
consiste en verificar fsicamente, codificar y registrar los bienes muebles con que cuenta cada
entidad a una determinada fecha, con el fin de
verificar la existencia de los bienes, contrastar su
resultado con el registro contable, investigar las
diferencias que pudieran existir y proceder a las
regularizaciones que correspondan.
Bajo responsabilidad del Jefe de la Oficina General de Administracin o la que haga sus veces,
se efectuar un inventario anual en todas las
entidades, con fecha de cierre al 31 de diciembre
del ao inmediato anterior al de su presentacin,
y deber ser remitido a la SBN entre los meses
de enero y marzo de cada ao. La informacin
deber remitirse a travs del Software Inventario
Mobiliario Institucional (SIMI), la que ser acompaada del Informe Final de Inventario y del Acta
de Conciliacin.

Bitcora Informativa
Normatividad SNBE (Reglamento de la Ley General del
Sistema Nacional de Bienes Estatales)
"Artculo 118.- De los rganos responsables
La Oficina General de Administracin o la que haga sus veces de cada entidad
es el rgano responsable del correcto registro, administracin y disposicin de sus
bienes muebles.
En cumplimiento de las funciones que le son propias, el rgano de Control
Institucional participar en calidad de veedor en los procedimientos o actos que
realice la entidad sobre su patrimonio mobiliario, de conformidad con la normatividad especial vigente.
Artculo 119.- Del registro en el SINABIP
Los bienes muebles de propiedad estatal se registran en el SINABIP, sobre
la base del inventario conciliado de conformidad con las disposiciones emitidas por la SBN.

Artculo 120.- De la catalogacin

La SBN es la nica entidad que aprueba y actualiza el Catlogo Nacional de
Bienes Muebles del Estado, el cual contiene los tipos de bienes muebles materia
de incorporacin al patrimonio estatal.
Artculo 121.- Del inventario
El Inventario es el procedimiento que consiste en verificar fsicamente, codificar y registrar los bienes muebles con que cuenta cada entidad a una determinada fecha, con el fin de
verificar la existencia de los bienes, contrastar su resultado con el registro contable, investigar las diferencias que pudieran existir y proceder a las regularizaciones que correspondan.
Bajo responsabilidad del Jefe de la Oficina General de Administracin o la que
haga sus veces, se efectuar un inventario anual en todas las entidades, con fecha de
cierre al 31 de diciembre del ao inmediato anterior al de su presentacin, y deber ser remitido a la SBN entre los meses de enero y marzo de cada ao. La informacin deber remitirse a travs del Software Inventario Mobiliario Institucional (SIMI),
la que ser acompaada del Informe Final de Inventario y del Acta de Conciliacin".

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