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SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD
Taller Semana 4. Actividad Grupal

PROGRAMA SISTEMAS DE GESTIN DE LA CALIDAD ISO9001:2008

MDULO 3: DOCUMENTACIN DE UN SISTEMA
DE GESTIN DE LA CALIDAD CDIGO 257550
ACTIVIDAD SEMANA 4:
REGISTROS EN UN SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD

PRESENTADO POR: PABLO ANTONIO FARIAS BASTIAS, Psiclogo

PRESENTADO A: MARTHA EMPERATRIZ DE ARCO GUERRERO,
Tutora SENA Virtual

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CURSOS VIRTUALES
BOGOTA, SEPTIEMBRE 22 DE 2011

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NDICE

TEMA

PGINA

INTRODUCCIN

ACTIVIDAD SEMANA 4
1. Diagrama De Flujo del Procedimiento de Control de Documentos

2. Listado Maestro de Documentos - Proceso Misional

3. Diagrama de Flujo del Procedimiento de Control de Registros

4. Listado Maestro de Registros - Proceso Misional

5. Dificultades y Soluciones al Establecer Control Sobre

los Registros y Sobre los Documentos del Sistema

6. Tres Ejemplos de Formatos de Registros Requeridos

por la Norma ISO 9001:2008:
5.6.1 Revisin por la direccin

8.2.2 Resultados de la auditoria interna

8.5.3 Resultados de la accin preventiva

10

7. Conclusiones del Desarrollo de la Actividad

11

BIBLIOGRAFA

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INTRODUCCIN

Dentro del aprendizaje de cmo implementar un Sistema de Gestin de la

Calidad (SGC), una de las etapas ms importantes corresponde a lo
referente a la documentacin, pues aqu es donde se muestra y demuestra
qu, quin, cmo, cundo, por qu una empresa hace lo que hace, ello a
travs de documentos y registros que son la prueba y el testimonio del
funcionamiento de una organizacin y de cmo sta ha ido asumiendo y
orientando sus procesos dentro del enfoque que brinda un SGC.

La siguiente actividad es un ejercicio que busca mostrar la dinmica de la

implementacin de registros, la cual puede parecer un tanto engorrosa al
principio pero se advierte en esto una sistematizacin, un orden que a fin
de cuentas, lo que busca es entregar a la empresa las tcnicas y
herramientas para alcanzar mejores niveles de gestin de sus procesos y no
necesariamente implantando nuevos, sino que a partir de los que ya cuenta
la empresa y justamente para dar cuenta de ellos y de su eficacia y
efectividad para el logro de los objetivos de la institucin

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ACTIVIDAD SEMANA 4

Con base en la documentacin presentada durante el desarrollo del curso

Documentacin de un Sistema de Gestin de Calidad:
1. Elaborar el diagrama de flujo del Procedimiento de Control de
documentos que aplica o aplacara en su empresa. (la empresa puede
ser una de un estudiante)
DIAGRAMA DE FLUJO CONTROL DOCUMENTOS

Autor Actividad: Rosa Elvia Quintero Guasca Tutora Virtual Regional Santander

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2. Escojan un proceso misional, diligencie el siguiente formato: Listado

maestro de documentos, con los documentos del Proceso que
escogi.
Fecha de
Cdigo

IMP.001.FLD

PAN.001.FLD

Nombre del Documento

Responsable

GESTIN DE INSUMOS Y

GERENTE

MATERIAS PRIMAS
ELABORACIN DE

ADMINISTRATIVO

PRODUCTOS DE

Versin

Aprobacin

1.0

12-04-2011

JEFE PANADERA

1.0

12-04-2011

PRODUCTOS DE

JEFE PASTELERA

1.0

12-04-2011

PANADERA
GESTIN DE SERVICIO DE

DIRECTOR
1.0

12-04-2011

1.0

12-04-2011

PANADERA
ELABORACIN DE
PAS.001.FLD

CAF.001.FLD
COM.001.FLD

CAFETERIA
GESTIN DE VENTAS

OPERATIVO
GERENTE
COMERCIAL

3. Elaborar el diagrama de flujo del Procedimiento de Control de Registros

que aplica o aplacara en su empresa. (La empresa puede ser una de un
estudiante)

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4. Diligencien el siguiente formato: Listado maestro de Registros, con los

documentos del proceso que seleccionaron:
Cdigo

IMP.001.FRM

PAN.001.FRM

PAN.001.FRM

CAF.001.FRM

COM.001.FRM

Nombre del
Documento

Responsable

Ubicacin

Listado de
proveedores
aprobados

GERENTE
ADMINISTRATIVO

GERENCIA
ADMINISTRATIVA

Listado
maestro de
documentos
internos
Panadera
Listado
maestro de
documentos
internos
Pastelera
Listado
maestro de
documentos
de gestin
de cafetera
Estrategias
de
mercadeo y
opciones de
negocios

JEFE PANADERA

DIRECCIN
OPERATIVA
LOCAL

JEFE PASTELERA

DIRECCIN
OPERATIVA
LOCAL

Acceso

Tiempo
de
Retencin

Disposicin
Final

2 AOS

ALMACENAR COPIA
DIGITAL EN
CD/DESTRUCCIN DE
ARCHIVO FSICO

2 AOS

ALMACENAR COPIA
DIGITAL EN
CD/DESTRUCCIN DE
ARCHIVO FSICO

ESCRITO
DIGITAL
RED

2 AOS

ALMACENAR COPIA
DIGITAL EN
CD/DESTRUCCIN DE
ARCHIVO FSICO

ESCRITO
DIGITAL
ESCRITO
DIGITAL
RED

- DIRECTOR
OPERATIVO
- GERENTE
ADMINISTRATIVO

- DIRECCIN
OPERATIVA
- GERENCIA
ADMINISTRATIVA

ESCRITO
DIGITAL
RED

2 AOS

ALMACENAR COPIA
DIGITAL EN
CD/DESTRUCCIN DE
ARCHIVO FSICO

- GERENTE
ADMINISTRATIVO
- GERENTE
COMERCIAL

-GERENCIA
ADMINISTRATIVA
-GERENCIA
COMERCIAL
-DIRECCIN
OPERATIVA

ESCRITO
DIGITAL
RED

2 AOS

ALMACENAR COPIA
DIGITAL EN
CD/DESTRUCCIN DE
ARCHIVO FSICO

- DIRECTOR
OPERATIVO

5. Comenten por lo menos dos dificultades que surgen al momento de establecer

control sobre los registros y sobre los documentos del sistema y propongan por lo
menos una solucin a cada dificultad.
Tamao de la empresa:

Dificultad: Cuando las empresas son pequeas no siempre se cuenta con un

responsable de calidad que haga el trabajo de actualizar documentos o
controlar registros, y ello trae como riesgo el seguir usando archivos
obsoletos y al final, emplear ms papeles de los que se quisiera y necesita.

Solucin: Distribuir las funciones, dejando en claro a los responsables de

llevarlas a cabo y las fechas de ejecucin.

Conocimiento de la norma:

Dificultad: El desconocimiento de la norma tambin puede ser un problema

a la hora de realizar control sobre los registros y documentos de forma
adecuada y sin incurrir en exageraciones que terminen complicando el
trabajo.

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Solucin: Hacer capacitaciones y seleccionar adecuadamente a los lderes y

responsables.

6. De los Registros Requeridos Norma ISO 9001:2008, seleccione TRES de

su preferencia y elabore un formato de registro para cada uno.
5.6.1 Revisin por la direccin

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8.2.2 Resultados de la auditoria interna

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7. Genere por lo menos tres conclusiones como resultado del desarrollo de

esta actividad.

1. El sistema de documentacin que se implemente en una

organizacin debe permitir una comunicacin sencilla y fluida, en un
lenguaje fcil de entender en todos los niveles de la empresa,
trasmitiendo una informacin vlida, oportuna y confiable, con el fin
que todos los empleados en tanto colaboradores participen de ella y
puedan generar un compromiso efectivo en el desarrollo de los
procesos.
2. La direccin tiene la responsabilidad de motivar a los colaboradores
de manera que se sientan identificados con las polticas de la
empresa y fomentar su participacin en forma activa en todas las
etapas del proceso, con lo cual se generar un sentido de
pertenencia y responsabilidad de los trabajadores que facilitar
lograr los objetivos propuestos por la organizacin para el diseo,
implantacin, seguimiento y mejoramiento del sistema de gestin de
calidad adoptado por la institucin.
3. La base para la divulgacin y crecimiento del sistema de gestin de
calidad implementado por la empresa lo encontramos en el sistema
de documentacin adoptado por sta, el cual debe contar con
documentos y registros que permitan realizar las actividades de
seguimiento y control efectivos para formular y desarrollar las
estrategias y planes de mejoramiento que se requieran, para as
lograr que la empresa est inmersa en un proceso de mejora y
crecimiento continuo, como base de su desarrollo organizacional y
social.

BIBLIOGRAFA
Material de estudio, Curso ISO 9001:2008: Documentacin de un Sistema
de Gestin de la Calidad Cdigo 257550. SENA Virtual, 2011.

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