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PROCEDIMIENTO

CODIFICACIN DE DOCUMENTOS

10

18/02/13

27/02/08

15/08/07

10/10/95

REV.

FECHA

ACEPTACIN COMO
DOCUMENTO DE LA
EMPRESA

CD.: DIC-021-P02
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PGINA 1

DE

MODIFICACION EN EL PUNTO 6 CODIFICACIN PROYECTOS,


OFERTAS Y DESARROLLOS ESTRUCTURADOS Y EN EL
PUNTO 8 CODIFICACIN DE DOCUMENTOS PRODUCTO EN
PROYECTOS PARA DESCRIBIR
LA ESTRUCTURA DE
CODIFICACIN DE DOCUMENTOS, PARA EL NUEVO SISTEMA
DE CODIFICACION SAP. ACTUALIZACIN TABLA N 2.
INCORPORACIN EN EL PUNTO 5 DE LA ESTRUCTURA DE
CODIFICACIN
CUANDO
HAY
VARIOS
PAQUETES
PERTENECIENTES A UNA MISMA OFERTA. MODIFICACIN DEL
CDIGO ASIGNADO A CALIFICACIONES O REGISTROS (7 EN
VEZ DE 5).
INCORPORACIN DE LAS SIGLAS DE LA OFICINAS DE
ARGENTINA Y ESTADOS UNIDOS, RESPECTIVAMENTE, EN
CODIFICACIN DE DOCUMENTOS NORMATIVOS QUE SOLO
APLIQUEN A ESTAS OFICINAS. INCLUSIN DEL CDIGO 05 EN
TABLA N 1 PARA IDENTIFICAR LA GERENCIA DE
CONSTRUCCIN. INCORPORACIN DEL CDIGO 054 EN
TABLA N 2 PARA IDENTIFICAR A SERVICIOS GENERALES
EMISIN ORIGINAL
DESCRIPCIN

15

E. TORES

G. BIANCO

G. BIANCO

E. TORRES

K. PEREIRA

E. TORRES

R. ESPIGA

E. TORRES

K. PEREIRA

E. TORRES

R. ESPIGA

E. TORRES

G. BIANCO

F. FUENTES

F. FUENTES

E. RIVOD

PREPARADO

VICEPRESIDENTE DE INGENIERA & CONSTRUCCIN

REVISADO

APROBADO

GSC

FIRMA:

LVARO PULIDO
FECHA:

NDICE
DESCRIPCIN

PGINA

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

OBJETIVO Y ALCANCE ............................................................................................... 2


DOCUMENTOS DE REFERENCIA .............................................................................. 2
DOCUMENTOS ASOCIADOS ...................................................................................... 2
DEFINICIONES ............................................................................................................ 2
ORDENES INTERNAS (Ofertas, Desarrollos, Calificaciones y Registros) ................... 3
PROYECTOS, OFERTAS Y DESARROLLOS ESTRUCTURADOS ............................ 4
ESTRUCTURACIN DE LA CODIFICACIN DE DOCUMENTOS NORMATIVOS .... 4
7.1 Documentos Normativos de Aplicacin Especfica en un Proyecto ................... 5
8. CODIFICACIN DE DOCUMENTOS PRODUCTO EN PROYECTO........................... 6
9. CODIFICACIN DE DOCUMENTOS CORRESPONDENCIA GENERADOS POR
GERENCIAS DEPARTAMENTALES/FUNCIONALES
7
10. CODIFICACIN DE DOCUMENTOS DE LAS GERENCIAS DEPARTAMENTALES/
FUNCIONALES ................................................................................................................... 8
11. CODIFICACIN DE OPORTUNIDADES DE MEJORA ................................................ 8
12. AUDITORAS ................................................................................................................ 9
13. DOCUMENTOS GENERADOS EN LAS VICEPRESIDENCIAS, GERENCIAS
FUNCIONALES
CORPORATIVAS
/
COORDINACIN
Y/O
DEPARTAMENTO
CORPORATIVO .................................................................................................................. 9
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El control de los documentos est garantizado
mediante su consulta en la red o en la emisin de
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14. SIGLAS Y CARACTERES DEL SISTEMA DE CODIFICACIN................................... 10


15. RESPONSABILIDADES Y ACTIVIDADES ................................................................... 15
16. REGISTROS ................................................................................................................. 15
1. OBJETIVO Y ALCANCE
Este documento tiene como finalidad establecer las directrices para codificar los
documentos normativos, documentos producto de proyectos, documentos
correspondencia, documentos generados en las gerencias y vicepresidencias, auditoras
y oportunidades de mejora, para permitir la identificacin, archivo y control.
Este procedimiento ha sido desarrollado para ser usado en la codificacin de los
documentos generados por las Vicepresidencias de Ingeniera & Construccin,
Comercial y Gestin de Talento Humano, la Gerencia Sistema de Calidad VEPICA y las
Oficinas Regionales. En el caso de los proyectos, entrar en vigencia a partir de la
publicacin del mismo para los nuevos proyectos.
2. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
CORP-032-P01

No Conformidades, Acciones Preventivas y Correctivas.

3. DOCUMENTOS ASOCIADOS
DIC-021-L02-A

Cdigos de Actividades de la Organizacin de Proyectos.

4. DEFINICIONES
Documentos Normativos
Son aquellos documentos generados por la empresa que reglamentan la forma de
ejecutar las diferentes actividades que se realizan.
Documento Asociado
Prcticas, formularios o listas conteniendo informacin complementaria al procedimiento.
Documento Producto de Proyecto
Documento resultante del desarrollo de una actividad del proyecto, como parte del
alcance del trabajo contratado.
Documento Correspondencia
Son aquellos documentos generados, de ndole externa para dejar por escrito las
comunicaciones entre la Empresa y terceros. La correspondencia generada para
propsitos de comunicacin interna, no ser codificada de acuerdo a estos lineamientos,
pudiendo cada originador adoptar su propio cdigo.

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El control de los documentos est garantizado
mediante su consulta en la red o en la emisin de
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Documentos de las Gerencias Funcionales/Departamentales/Vicepresidencias


Documentos resultantes del desarrollo de una actividad dentro de una Gerencia
Funcional/Departamental o Vicepresidencia, que no estn relacionados con un proyecto
en particular.
Centro de Costo
Unidad de la Organizacin donde se registran los diversos egresos originados durante el
ejercicio econmico.
Ordenes Internas
Identificacin de Trabajo no estructurado donde se registran los diversos egresos e
ingresos originados durante el ejercicio econmico.
Proyectos
Identificacin de Trabajo estructurado donde se registran los diversos egresos e
ingresos originados durante el ejercicio econmico.
Oportunidad de Mejora
Accin Correctiva o Preventiva propuesta por el personal de la empresa de acuerdo a lo
pautado en el procedimiento CORP-032-P01 No Conformidades, Acciones Preventivas
y Correctivas, con el objeto de superar alguna deficiencia detectada en el sistema de la
calidad.
5. ORDENES INTERNAS (Ofertas, Desarrollos, Calificaciones y Registros)
Entran en esta categora todas las ofertas, desarrollos, calificaciones externas recibidas
a nombre de VEPICA y registros donde su desarrollo no requiere ninguna estructura de
control particular.
La responsabilidad de la codificacin, registro y control de este tipo de documentos
recae sobre el Vicepresidente Comercial. Su codificacin debe tener la estructura que se
presenta a continuacin:
ZCCSSAANNN
Z

Letra que identificar el tipo de Orden Interna codificada


Las letras utilizadas son:
O = Oferta
P = Contratos de Servicio de Ingeniera no estructurado
D = Desarrollos no estructurados
C = Calificaciones
R= Registros

CC
SS

Cdigo de la empresa que genera el documento (VEPICA=00)


Sucursal de la empresa que genera el documento

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AA
NNN

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Identifica el ao de inicio de la Orden Interna


Indica la secuencia de la Orden Interna. Rango de 001 a 999

Cuando se entreguen varios paquetes relacionados con una misma oferta, se le aadir
a la codificacin anterior un carcter, separado por un guin, como se indica a
continuacin:
ZCCSSAANNN-C
C

Consecutivo identificador del paquete (Letra mayscula).

6. PROYECTOS, OFERTAS Y DESARROLLOS ESTRUCTURADOS


Entran en esta categora todos los proyectos, las Ofertas y los desarrollos cualquiera
que sea su alcance, que estn estructurados en SAP-PS.
La responsabilidad de la codificacin, registro y control de este tipo de documentos
recae sobre el Planificador asignado para el Proyecto, Oferta o Desarrollo. Su
codificacin debe tener la estructura que se presenta a continuacin:

Z-CCYYNNN-OD
Z

CC
YY
NNN
OD

Cdigo que determina la naturaleza del Alcance:


P
Proyectos de Ingeniera
I
Proyectos de Ingeniera, Procura y Construccin
O
Ofertas
D
Desarrollos
La Empresa Contratante del Trabajo y que genera el documento
(VEPICA=00).
Indica el ao de apertura del Proyecto o Desarrollo. Dgito entre 00 y 99.
Indica la secuencia del Proyecto o Desarrollo en la corporacin. Rango
de 001 a 099.
El Alcance total agrupa futuros trabajos que son fcilmente divisibles y
definibles estos se enumerarn con un consecutivo de dos dgitos para
identificar la Orden de Servicio desde el 00 al 99.

7. ESTRUCTURACIN DE LA CODIFICACIN DE DOCUMENTOS NORMATIVOS


El Gerente Sistema de Calidad es el responsable por la asignacin, registro y control de
los cdigos de los documentos normativos de aplicacin de la empresa. La estructura de
la codificacin de los documentos normativos, est conformada por caracteres
alfanumricos y en maysculas, tal como se muestra:
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SIGL-ABC-DXX-F-G
Indicando:
SIGL
Siglas que identifican el alcance del documento, es decir, CORP si se trata de
un documento de aplicacin en toda la Corporacin, o bien DIC si aplica
nicamente a la Vicepresidencia de Ingeniera y a la Gerencia Sistema de
Calidad SIPC. Asimismo para aquello documentos aplicables slo a la oficina
de Estados Unidos sern identificados con las siglas USA.
AB
Cdigos de rea de la empresa, para documentos DIC ver la tabla N 1, para
documentos Corporativos ver la tabla N 2.
C
Cdigo donde se colocarn las siglas del 0 al 9 para diferenciar grupos o
familias de documentos dentro de disciplina o rea de trabajo. En el caso de
los documentos Corporativos este cdigo est descrito en la tabla N 2, en el
caso de documentos DIC es de libre asignacin.
D
Carcter alfabtico que indica el tipo del documento normativo, ver tabla N 3.
XX
Consecutivo numrico del documento, se inicia en 01.
F
Consecutivo alfabtico, para los documentos asociados a un procedimiento o a
una gua es decir, prcticas, listas y formularios.
G
Carcter que identifica el idioma del documento, utilizndose I para Ingls. En
el caso de documentos que estn en Espaol o en Espaol/Ingls
simultneamente se omite ste carcter.
7.1

Documentos Normativos de Aplicacin Especfica en un Proyecto


En caso de emitirse o adaptarse un documento normativo para su aplicacin exclusiva
en un proyecto se codifica de la misma manera indicada en el punto anterior, salvo
que se sustituyen las siglas que identifican SIGL del documento por el cdigo del
proyecto como orden Interna o como cdigo estructurado en SAP-PS, segn sea el
caso, es decir:

Orden Interna:
ZCCSSAANNN-ABC-DXX-F-G
Donde ZCCSSAANNN es el cdigo del proyecto como orden Interna.

Proyecto estructurado en SAP PS:


Z-CCYYNNN-OD-ABC-DXX-F-G
Z-CCYYNNN-OD-es el cdigo del proyecto con su orden de servicio
asociada.

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En aquellos casos en que se requiera adaptar un formulario, pero no se requiera


modificar nada ms en el contenido del procedimiento o gua al cual est asociado, no
ser necesario cambiar el cdigo del procedimiento o gua, solamente se debe
declarar en el Manual de Ejecucin del Proyecto, a qu procedimiento o gua est
asociado dicho formulario y que reemplaza el uso de los formularios originales.
Cuando se adapten nuevos formularios para un proyecto, adscritos a un
procedimiento existente, se comenzar con la letra A.
Por ejemplo:
Si para el proyecto P-0012002-00, debe elaborarse una nueva lista de verificacin
adscrita al procedimiento DIC-100-P04, el cdigo de la lista ser el siguiente:
P-0012002-00-100-F04-A
8. CODIFICACIN DE DOCUMENTOS PRODUCTO EN PROYECTO
La codificacin de un Documento Producto de un Proyecto viene dada por la siguiente
estructura, Esto aplicar tanto para proyectos creados como rdenes Internas como a
Proyectos estructurados en SAP-PS:
Z-CCYYNNN-OD-EAT-HHHHH-TXXX
Z

Cdigo que determina la naturaleza del Alcance:


P
Proyectos de Ingeniera
I
Proyectos de Ingeniera, Procura y Construccin
O
Ofertas
D
Desarrollos
CC
Empresa Contratante
YY
Ao de contratacin
NNN
Consecutivo del Proyecto
OD
Orden de Servicio (La codificacin ser definida por el propio proyecto),
en el caso de rdenes Internas en esta posicin se colocar 00
EAT
Estructura analtica de trabajo
HHHHH
rea de actividad, ver la lista DIC-021-L02-A.
T
Carcter alfabtico que identifica el tipo de documento, ver Tabla No. 3.
XXX
Consecutivo numrico del documento.
La responsabilidad de la codificacin, registro y control de este tipo de documentos
recae sobre el Planificador asignado para el Proyecto

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9. CODIFICACIN DE DOCUMENTOS CORRESPONDENCIA GENERADOS POR


GERENCIAS DEPARTAMENTALES/FUNCIONALES
Los documentos correspondencia a los que se hace referencia en esta seccin son
aquellos de ndole externa (especialmente para los casos de proyectos), para la
correspondencia generada para propsitos de comunicacin interna no es obligatorio
usar esta codificacin, pudiendo cada originador adoptar su propio cdigo.
La codificacin debe ser en letra mayscula y configurada de la siguiente manera:
Z-CCYYNNN-OD -HHH-DXXXX
Z-CCYYNNN-OD

Caracteres del Proyecto con su respectiva Orden de Servicio si el


proyecto es creado como Orden Interna sustituir OD por 00.
En el caso de Centros de Costos sustituir el cdigo anterior por el cdigo del Centro de
Costos Funcional.
HHH

Tres primeros caracteres de los cdigos de la Especialidad / rea,


que generar el documento. Ver Tabla DIC-021-L02-A Cdigos
de Actividades de la Organizacin de Proyectos, para
documentos relacionados con proyectos

Carcter(es) alfabtico(s) que identifica el tipo de documento, ver


tabla N 3.

XXXX

Carcter consecutivo. Este cdigo ser iniciado en 0001 al


9999, y ser administrado independientemente para cada una de
las reas que emitan este tipo de documento.

En el caso de ofertas las cartas a los clientes se envan siguiendo la presente estructura:
XXXXX / ZCCSSAANNN (Cdigo de la oferta).
Siendo XXXXX el consecutivo del control de cartas. Se inicia cada ao.

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10. CODIFICACIN DE DOCUMENTOS DE LAS GERENCIAS DEPARTAMENTALES/


FUNCIONALES
Entran en esta categora los documentos tales como informes o reportes, listas (de
proveedores, de equipos), etc. que no estn asociados a un proyecto en particular.
La responsabilidad de codificacin, registro y control de este tipo de documentos recae
sobre su originador. Su codificacin debe tener la estructura que se presenta a
continuacin.
Centro de Costos Funcional-YY-DXX
Donde:
Centro de Costos Funcional: CXXXXXXXXX (C ms 10 caracteres).
YY
ltimos dos dgitos del ao en que se elabor el documento. Ejemplo
02, para el ao 2002.
D
Letra(s) en mayscula(s) para identificar el tipo de documento, es decir
si se trata de un informe, plan etc. Ver tabla N 3.
XX
Correlativo o secuencial numrico del documento, que se reinicia en 01
a principio de cada ao.
Ejemplo: C000104520-02-I01, es el Informe nmero 01, ao 2002, de la Gerencia de
Planificacin y control.
11. CODIFICACIN DE OPORTUNIDADES DE MEJORA
El Gerente de Sistemas de Calidad es responsable de codificar las oportunidades de
mejora. Entran en esta categora todas las solicitudes de mejoras realizadas por el
personal, de acuerdo con el procedimiento CORP-032-P01, No Conformidades,
Acciones Preventivas y Correctivas. El cdigo para este tipo de documentos est
conformado de la siguiente manera:
Centro de Costo/Cdigo Proyecto-YYOM-XX
Indicando:
Centro de Costo/Cdigo Proyecto Centro de Costo de la Gerencia o Proyecto que
genera la Oportunidad de Mejora.
YY
ltimos dos dgitos del ao en que se elabor el documento. Ejemplo
02, para el ao 2002.
OM
Identificacin del documento como Oportunidad de Mejora.
XX
Consecutivo numrico del documento, que se inicia en 01 al principio de
cada ao. Para los proyectos la secuencia se mantiene hasta su final.
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12. AUDITORAS
Se cuenta en esta categora todos los documentos elaborados durante la ejecucin de
auditora, tales como, plan de auditora, reporte de no conformidad y acciones
correctivas, comunicaciones, diagnstico de auditora, informes de cierre y seguimiento.
La codificacin de estos documentos est conformada por caracteres alfanumricos, tal
como se indica a continuacin:
Centro de Costo/Cdigo ProyectoC -ABYY-DXX
Centro de Costo/Cdigo Proyecto Centro de Costo de la Gerencia o Proyecto
auditado.
C
Consecutivo identificador de las auditoras realizadas en el ao (Letras
maysculas). Este consecutivo se inicia cada ao excepto para el caso
de los Proyectos que termina cuando finaliza el mismo.
AB
Cdigo del rea auditada (ver tabla N 1)
YY
ltimos dos dgitos del ao en el cual se elabor el documento.
D
Tipo de documento (ver tabla N 3).
XX
Consecutivo numrico.
En el caso de auditoras a las Vicepresidencias el cdigo ser Centro de Costo/Cdigo
Proyecto-BCYY-DXX. Donde BC es el cdigo del rea dentro de la Vicepresidencia,
segn tabla 2.
13. DOCUMENTOS GENERADOS EN LAS VICEPRESIDENCIAS, GERENCIAS
FUNCIONALES CORPORATIVAS / COORDINACIN Y/O DEPARTAMENTO
CORPORATIVO
Entran en esta categora los documentos tales como correspondencias, planes, informes
o reportes, listas (de proveedores, de equipos), etc. que no estn asociados a un
proyecto en particular.
La responsabilidad de codificar, registro y control de este tipo de documentos recae
sobre su originador. Su codificacin debe tener la estructura que se presenta a
continuacin:
Centro de Costos Funcional-BCYY-DXX
Donde:
Centro de Costos Funcional

Centro de Costo que genera el documento.

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BC

Cdigo BC de la Vicepresidencia que emite el documento, ver la Tabla


N 2.
YY
ltimos dos dgitos del ao en que se elabor el documento. Ejemplo
02, para el ao 2002.
D
Letra(s) en mayscula(s) para identificar el tipo de documento, es decir,
si se trata de un informe, plan, etc. Ver Tabla N 3.
XX
Correlativo o secuencial numrico del documento, que se reinicia en01
a principio de ao.
Cabe resaltar que los documentos correspondencias (internas y externas) generadas
por estas dependencias pueden ser codificadas siguiendo estos lineamientos o bien
establecer su propia codificacin.

14. SIGLAS Y CARACTERES DEL SISTEMA DE CODIFICACIN


En las tablas siguientes se descubren los caracteres alfanumricos que componen los
diferentes cdigos.

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TABLA N 1 Cdigos de rea para Documentos DIC


AB
00
01
02
03
4
05
06
07
08
09
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20

DESCRIPCIN
GENERALES
ADMINISTRACIN DE PROYECTO
CALIDAD
PROYECTO
PLANIFICACIN Y CONTROL
GERENCIA DE CONSTRUCCIN
CDIGO LIBRE
COMPRAS
ESTIMACIN DE COSTOS
CDIGO LIBRE
GENERALES DE INGENIERA
CIVIL
TUBERAS
EQUIPOS
ELECTRICIDAD
INSTRUMENTACIN
PROCESOS
CAD/CAE
CONTROL DE MATERIALES
AUTOMATIZACIN
REGIONALES

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TABLA N 2 Cdigos de rea para Documentos CORP


REA DE LA CORPORACIN

Junta Directiva

Presidencia

Vicepresidencia Sistema de
Calidad, Ambiente, Seguridad e
Higiene

Vicepresidencia de Finanzas

Vicepresidencia de Desarrollo
de Negocios

Vicepresidencia de Ambiente

CODIGO
A B C
0
0
0
0
0
1
0
0
2
0
0
3
0
0
4

General
General
General
General
General

General Asuntos Legales

0
0

1
1

0
8

General
Adiestramiento
Auditoras Sistema de la Calidad

0
0
0
0
0

3
3
3
3
3

0
1
2
3
4

0
0

3
3

6
7

DESCRIPCIN
Presidencia Junta Directiva
Planificacin Estratgica
Desarrollo de Negocios y Comercial
Operaciones Internacionales
Operaciones Venezuela

General
Normalizacin
Implantacin y Seguimiento
Adiestramiento
Seguridad Industrial en Obras
Seguridad Industrial en Caracas y Oficinas
Regionales
Salud Ocupacional
Ambiente
Auditoras Sistemas de Gestin Ambiental /
Seguridad y Salud Ocupacional

Auditoras Sistema de la Calidad

0
0
0
0
0
0
0

5
5
5
5
5
5
5

0
1
2
3
4
6
8

General
Tesorera
Administracin
Contabilidad
Servicios Generales
Seguridad
Adiestramiento

Auditoras Sistema de la Calidad

0
0

7
7

0
8

General
Adiestramiento

Auditoras Sistema de la Calidad

0
0

8
8

0
8

General
Adiestramiento
Auditoras Sistema de la Calidad

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REA DE LA CORPORACIN

Vicepresidencia de Gestin de
Talento Humano

Vicepresidencia Ingeniera y
Construccin
Vicepresidencia de Inspeccin
O&M

Proyectos Mayores

Vicepresidencia Comercial

Vicepresidencia de Tecnologa
de Informacin

Consultora Legal

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PGINA 13

DE

CODIGO
A B C
0
9
0
0
9
1
0
9
2
0
9
3
0
9
4
0
9
5
0
9
6
0
9
9
1
0
0
1
0
8
1
0
9
3
0
0
3
0
8
3
0
9
4
0
0
4
0
8
4
0
9
6
0
0
6
0
1
6
0
2
6
0
3
6
0
8

15

DESCRIPCIN

General
Adiestramiento
Vacaciones
Seguros
Reclutamiento y Seleccin de Personal
Registro y Control de Personal
Relaciones Laborales
Auditoras Sistema de la Calidad
General
Adiestramiento
Auditoras Sistema de la Calidad
General
Adiestramiento
Auditoras Sistema de la Calidad
General
Adiestramiento
Auditoras Sistema de la Calidad
General
Ofertas
Estimacin de Costos
Control de Gestin
Adiestramiento
Auditoras Sistema de la Calidad

7
7
7
8
8
8

0
0
0
0
0
0

0
8
9
0
8
9

General
Adiestramiento
Auditoras Sistema de la Calidad
General
Adiestramiento
Auditoras Sistema de la Calidad

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DE

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TABLA N 3 TIPOS DE DOCUMENTOS


TIPO DE DOCUMENTO

NORMATIVOS

CORRESPONDENCIA

PRODUCTO

DESCRIPCIN
DESCRIPCIN DE CARGO
DIAGRAMAS
ESPECIFICACIN
FORMULARIOS DE PROCEDIMIENTOS
GUA DE DISEO
ORGANIGRAMAS
LISTA
MANUAL
NORMA
PROCEDIMIENTO
POLTICA
PRCTICA
ESTNDAR
FORMULARIOS DE GUIAS

CDIGO
C
D
E
F
G
J
L
M
N
P
PL
Q
S
V

CARTA

CIRCULACIN DE DOCUMENTOS

TRANSMISIN FACSMILE

F
MR

MINUTA DE REUNIN
MEMORANDO INTERNO

NOTA DE ENVO DE DOCUMENTOS

NOTAS DE CONFERENCIA

CONVOCATORIA DE REUNIN

PROPUESTA DE TRABAJO
DIAGRAMA
ESPECIFICACIN
INFORME / REPORTE
LISTA / PLAN
MANUAL
ORGANIGRAMA
ESTNDAR
PROCEDIMIENTO
PLANO
ORDEN DE COMPRA
REQUISICIN DE MATERIALES

B
D
E
I
L
M
J
S
N
P
O
R

FORMULARIO CORP-031-F01-A Rev. 3 15/08/11


El control de los documentos est garantizado
mediante su consulta en la red o en la emisin de
copias debidamente selladas.

PROCEDIMIENTO
CODIFICACIN DE DOCUMENTOS

CD.: DIC-021-P02
REV.: 10

FECHA: 18/02/13

PGINA 15

DE

15

15. RESPONSABILIDADES Y ACTIVIDADES


Se consideran como registros todos los documentos de las actividades desarrolladas
bajo las pautas establecidas en el presente procedimiento por las Gerencias y
Vicepresidencias codificadas.
RESPONSABLE

ACTIVIDAD

Originador de Documentos

a. Asignar el cdigo al documento


generado, excepto para el caso de los
documentos normativos, cuyo control
de codificacin est a cargo del
Gerente Sistema de Calidad.

Gerente/Supervisor de
Planificacin y Control

b. Definir (cuando aplique) los cdigos de


la estructura de trabajo del proyecto.

c. Asignar los cdigos de los documentos


producto generados en proyectos.
a. Asignar y controlar los cdigos de los
Gerencia Sistema de Calidad
documentos normativos de la empresa.
b. Asignar y Controlar los cdigos de las
oportunidades de mejora.
a. Asignar
los
cdigos
de
los
Personal de las Gerencias o
procedimientos
generados
en
sus
Proyectos
respectivas gerencias o proyectos.
a.
Revisar los cdigos asignados a los
Coordinador Tcnico de la Oferta
documentos de la oferta elaborada.
a.
Asignar y Controlar cdigos de los
Auditor Lder
documentos generados en la auditora.
Asignar y controlar cdigos de los
a.
Gerencias
documentos generados en su rea de
Funcionales/Departamentales/
trabajo.
Vicepresidencias
16. REGISTROS
Se consideran como registros todos los documentos de las actividades desarrolladas
bajo las pautas establecidas en el presente procedimiento por las Gerencias y
Vicepresidencias especificadas

FORMULARIO CORP-031-F01-A Rev. 3 15/08/11


El control de los documentos est garantizado
mediante su consulta en la red o en la emisin de
copias debidamente selladas.