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Las 5S

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Las 5S. Manual del Participante
Versin 3.0
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2003
Centro de Calidad del ITESM
Derechos Reservados Centro de Calidad
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Las 5S. Manual de Fundamentos Pg. 1


Las 5S. Manual de Implantacin Pg. 0

Las 5S

Contenido
Contenido........................................................................................................................................................................
Objetivo..........................................................................................................................................................................
Presentacin: Las 5S....................................................................................................................................................
Qu es un Ambiente de Calidad en el Trabajo?...................................................................................................
Qu son las 5S?...........................................................................................................................................................
Qu beneficios trae el implementar las 5S?........................................................................................................
SEIRI : Clasificar.........................................................................................................................................................

Qu beneficios trae Clasificar?.......................................................................................8


Cmo hago la Clasificacin de mi rea de trabajo?......................................................8
El Proceso de Clasificacin.................................................................................................. 9
Mtodo de la Etiqueta Roja............................................................................................... 10
Algunas ideas para Clasificar.............................................................................................11

Seiton: Organizar........................................................................................................................................................ 11

Qu beneficios trae el Organizar?................................................................................12


Cmo puedo Organizar mi rea de trabajo?................................................................12

Seiso: Limpieza............................................................................................................................................................ 14

Qu beneficios trae la Limpieza?..................................................................................15


Qu debo hacer para mantener la limpieza en mi rea de trabajo?......................15
Seiketsu: Bienestar Personal.................................................................................................................................... 16

Qu beneficios trae el contar con un nivel adecuado de Bienestar Personal?....16


Qu puedo hacer para mantener mi Bienestar Personal?.........................................16

Shitsuke: Disciplina..................................................................................................................................................... 18

Qu beneficios trae el ser disciplinado?......................................................................18


Y, exactamenteQu tengo que hacer?.......................................................................18
Medidas para Fomentar la Disciplina...............................................................................19

Ayudas Visuales........................................................................................................................................................... 21

Beneficios del uso de ayudas visuales en Las 5S..........................................................21


Cmo aplicar ayudas visuales en el rea de trabajo?................................................22
El Plan de Implantacin de Las 5S.......................................................................................................................... 23
Conclusiones................................................................................................................................................................. 29
Bibliografa................................................................................................................................................................... 30

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Las 5S

Objetivo

Conocer la metodologa de las 5S, la importancia


de su implementacin y la manera de ponerla en
prctica para lograr un ambiente de trabajo
confortable y propicio para la eficacia personal y
organizacional

Especficamente...

Mostrar qu son las 5S


Sealar los beneficios de su aplicacin
Dar guas sencillas para ponerlas en prctica
Ejercitar al lector en la aplicacin de las 5S

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Las 5S

Presentacin: Las 5S
La calidad empieza por la propia persona y por el ambiente que a sta rodea. Es por esta
razn que promoveremos a partir de hoy la aplicacin de una metodologa de trabajo
conocida como Las 5S, la cual esta enfocada a crear en las personas,
los
conocimientos, destrezas y actitudes que permitan establecer y mantener sitios de
trabajo realmente excepcionales. Este manual te explicar en qu consiste este mtodo
y cmo lo puedes aplicar en tu propia rea de trabajo.
Si bien el contar con un buen ambiente de trabajo,
en parte, es responsabilidad de la organizacin, al facilitar
sta los medios para lograr espacios laborales seguros,
eficientes y confortables, tambin lo es de todas las personas,
que colaboramos en ella, quienes con nuestras actitudes,
podemos hacer la diferencia entre un ambiente favorable y
uno realmente ptimo que haga posible obtener,
simultneamente, satisfaccin personal y una excelente
calidad en los servicios y/o productos que ofrecemos.
Tu compromiso personal es fundamental para el xito de este
esfuerzo. Te exhortamos a que nos apoyes a tener un lugar ms
eficiente, agradable y amigable, que facilite el brindar una mejor
atencin a nuestros clientes.

Qu es un Ambiente de Calidad en el Trabajo?


Un ambiente de calidad es un espacio..
Que brinda seguridad para todos
Ordenado, despejado y limpio que mejora la productividad
Donde se est preparado para situaciones inesperadas (hay
actitud de prevencin)
ntimo y amigable que invita a brindar un excelente servicio
Para lograr ambientes como stos, es necesario aplicar el programa 5S, el cual
explicaremos en qu consiste, pero, primero clarificaremos algunos trminos
importantes
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Las 5S

Qu son las 5S?


Las 5S son un mtodo para lograr "ambientes " o sitios donde se respire la
calidad". Este mtodo tuvo su origen en Japn, donde, desde hace ya varios aos, en
muchas de sus empresas, lo han venido aplicando con resultados excelentes. Dados estos
resultados y despus de evaluar bien en qu consiste tal mtodo, organizaciones de toda
ndole, fuera del Japn, hemos coincidido en que su aplicacin no es exclusiva de una
determinada cultura o pas, sino que, ms bien, las 5S es una herramienta basada en
un conjunto de principios universales que debemos fomentar para lograr ser una
sociedad ms prspera.
El concepto 5S deriva de cinco palabras japonesas, cuya
primera letra, precisamente, es la letra "S", y que en
nuestro idioma significan:
JAPONS
Seiri
Seiton
Seiso
Seiketsu
Shitsuke

ESPAOL
Clasificacin
Organizacin
Limpieza
Bienestar Personal
Disciplina

Las 5S son una metodologa que contempla la aplicacin de un


conjunto de actividades encaminadas al logro de un rea de trabajo
despejada, ordenada y limpia que propicie la seguridad y la
eficiencia, a la vez que ayude a contar con empleados en las mejores
condiciones fsicas y mentales, para as elaborar productos y
proporcionar servicios de excelente calidad a nuestros clientes.

5S son 5 hbitos clave que debemos poner en prctica para obtener un


ambiente de calidad en nuestro trabajo!

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Qu beneficios trae el implementar las 5S?


Mayor
Competitividad

Ambientes
Agradables
Mejora de
la Seguridad
Mayor Eficiencia
Incremento
de y
Productividad
la Eficiencia

Mejor
Calidad

Desarrollo de una
Actitud Preventiva

5S
Por qu es importante poner en prctica las 5S?, podramos muchos de nosotros
preguntarnos. La mejor respuesta que tenemos para esta pregunta es que las 5S nos
ayudan, entre otras cosas, a:
Mantener sitios libres de objetos inservibles o en
exceso
Disminuir el desperdicio
Mejorar el nivel de seguridad personal
Tener todas las cosas organizadas, lo que
contribuye a la eficiencia
Mantener un nivel ptimo de limpieza en todas las
instalaciones
Desarrollar hbitos personales saludables
Fortalecer nuestro nivel de auto-control
Todo lo anterior, finalmente, redunda en una mejor imagen nuestra y de nuestro
trabajo, una mayor productividad individual, una mejor disposicin para hacer bien las
cosas y, finalmente, en productos y servicios excelentes!
Para poner en prctica esta metodologa requerimos, antes que nada, tener una
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comprensin clara y un concepto uniforme, de qu significa cada uno de estos 5


elementos, as como la forma en que se pueden aplicar en nuestro sitio de trabajo y en
nuestra propia persona. Por ello, a continuacin detallaremos lo que debemos entender
por cada una de las 5S, as como algunas guas para facilitar su aplicacin.

SEIRI : Clasificar
No te ha pasado que a veces en tu rea de
trabajo tienes muchas cosas que no necesitas y
las que necesitas no las tienes?

Tendr que deshacerme de este recuerdito


que mi compadre me regal? Nunca supe para
qu serva...

Has observado que frecuentemente se acumulan


objetos, herramientas o papeles en tu lugar que,
adems de dar un mal aspecto, te dificultan la
realizacin de tu trabajo? Creo que el que no cabe en
este lugar soy yo....!!

Has visto como en oficinas, archiveros, libreros, bodegas,


pasillos y hasta en tu propio escritorio se van acumulando, poco
a poco, cosas que slo estn ah "para cuando se necesiten" y
que, realmente, lo nico que hacen es quitarte espacio y
dificultarte encontrar las cosas importantes?

Pues aplicar bien la primera de las "S" te ayudar a que esto no te ocurra ms.

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Clasificar significa separar las cosas necesarias de las innecesarias, para luego
retirar del sitio todos aquellos objetos que no requerimos y as quedarnos slo con
lo indispensable para trabajar.
Si en nuestro lugar de trabajo tenemos cosas que no necesitamos, lo ms probable es
que stas slo nos estorben y entorpezcan nuestras actividades diarias as que el
primer paso a aplicar en nuestra rea, es Clasificar

Qu beneficios trae Clasificar?


Si solo tenemos lo necesario para trabajar, lograremos.

Que el sitio quede libre de cosas inservibles


Tener ms espacio para otras cosas que s son tiles
Poder controlar mejor los inventarios
Eliminar el despilfarro o mermas
Tener ms seguridad y menos accidentes

Al fin quitaron la mquina inservible de


este lugar, ahora podemos trabajar con
ms libertad y espacio...

Cmo hago la Clasificacin de mi rea de trabajo?


Separa lo necesario de lo innecesario. En ocasiones, es posible que tengas cantidades de
ms de algn material, papelera, herramienta, equipo, etc. Esto representa un
desperdicio que debe ser eliminado.

Tambin, retira de tu oficina, pasillos, bodegas, estantes, libreros,


cajones, etc., todo objeto inservible o deteriorado. Algunos de
estos objetos pueden ser reparados y utilizados nuevamente.
Otros, ni an reparados, te son tiles. Si es este el caso, elimnalos
de tu lugar.
En algunas ocasiones el tener un exceso de artculos
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personales en nuestra oficina o sitio de trabajo


entorpece nuestra labor. Procura limitar el nmero de
stos, adems de darles la ubicacin ms adecuada
para que no te estorben y, realmente, te "luzcan".

El Proceso de Clasificacin
Retener nicamente lo que es til para nuestro trabajo
Objetos
Necesarios

Organizarlos

Objetos
Daados

Son
tiles?

Si

Repararlos

No

Objetos
Obsoletos

Separarlos

rea de
Etiqueta Roja

Transferir
Donar
Vender
Eliminar

Objetos de
Ms

Trabaja con tus compaeros para realizar una buena clasificacin.


Despus, siguiendo un procedimiento previamente establecido,
retiren del sitio todo aquello que result innecesario o excesivo
para trabajar, trasladndolo a un rea de confinamiento temporal
(frecuentemente conocido como rea de tarjeta roja), previo a la
decisin de un grupo de personas sobre el fin que tendrn los
objetos descartados. Tal decisin puede incluir el transferir,
donar, vender o eliminar definitivamente dichos objetos.
Cuando los objetos sean difciles de retirar por tu propia cuenta, etiqutalos para poder
identificarlos fcilmente y luego, con la ayuda de algn equipo especial o de ms
personas, sean trasladados al lugar ms conveniente.
Para facilitarnos este proceso, te recomendamos hacer uso del mtodo de la etiqueta
roja, el cul te explicaremos a continuacin...

Mtodo de la Etiqueta Roja


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Planeacin
Planeacin

1. Divulgue el plan y el compromiso de la direccin para implementar las 5S y la


estrategia de la etiqueta roja.
2. Definir criterios generales de seleccin de lo necesario.
3. Definir los lugares de confinamiento provisional de las cosas no necesarias
ETIQUETA ROJA
(rea de Etiqueta Roja)
4. Prepare las etiquetas rojas.
Clasificacin:
5. Capacite a todos. Adecue los materiales
de entrenamiento a cada
1. Materias primas
5. Maquina/Equipo
circunstancia
2. Trabajo
en proceso
6. A signe a todas las reas de produccin, oficinas,
jardines,
reas, pasillos,6. Informacin
Parte de componente
7. Herramienta
etc., un grupo de 5S bajo la supervisin de un 3.
responsable.
4. Producto terminado
8. Otros
7. Hacer programas de trabajo por equipo.
Nombre del Artculo:

Ejecucin
Ejecucin

8. Colocar etiquetas rojas en las cosasNmero


no necesarias
en el rea y que no
de identificacin:
podemos trasladar facilmente al rea de etiqueta roja.
$:______
Cantidad/Valor
artculos
valor total art.:
9. Trasladar las cosas con etiqueta roja
a los lugares de confinamiento
10. Limpiar perfectamente las reas de donde
fueron
retirados
los
objetos
con
Razn
1. Innecesario
4. Desperdicio
etiqueta roja
del
2. Defectuoso
5. Origen desconocido
11. Definir qu se har con los objetos descarte:
descartados3. No urgente su uso
6. Otra
12. Reubicar, reparar, vender, donar, tirar, etc., los objetos con etiqueta roja.
Depto.

Responsable:

Verificacin
Verificacin
Mejora
Mejora

Accin

1. Eliminar

tomar:

3. Reparar

Secc.

13. Evaluar resultados y Retroalimentar a atodos sobre2.los


logros
programa.
Para
venta/donacin
Colocacin de etiqueta

Gpo.

4. Confinamiento
asignado
5. Otra__________
Accin tomada

Fecha:
14. Repetir este proceso peridicamente
(cada 6 meses o cada ao, por ejemplo)
A___M___D___
mejorando cada vez la experiencia anterior.
A___M___D___
Nmero de referencia:

Un ejemplo de la etiqueta roja es...

ETIQUETA ROJA

El diseo de la etiqueta roja depende de las necesidades de cada caso...

Algunas ideas para Clasificar...


Se deben asignar reas temporales donde se pueden colocar los objetos
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descartados. De esta manera, damos oportunidad a que otros los revisen y tomen, si les
parecen tiles. Despus de un perodo razonable, los objetos que no resultaron valiosos
para nadie, pueden ser enviados a algn almacn general para finalmente ser vendidos,
donados o tirados, de acuerdo a cada caso.
En algunas ocasiones puede ser atractivo realizar una subasta con los artculos
descartados. Las ganancias pueden ser aprovechadas para reacondicionar las propias
reas despejadas. Esto motiva a las personas a deshacerse ms fcilmente de objetos
innecesarios.

Y ahora que nos quedamos con lo necesario, Vamos a organizarlo!

Seiton: Organizar
Por definicin, organizar es "Establecer o reformar algo, sujetando a reglas de nmero,
orden, armona y dependencia de sus partes".
Organizar es ordenar los objetos que
requerimos en nuestro trabajo, de acuerdo a
un procedimiento o mtodo establecido.
Organizar es, tambin, darle a cada cosa una
ubicacin propia.

C D

As, quien necesite utilizar un determinado


objeto podr encontrarlo, tomarlo y devolverlo
con facilidad a su sitio original.

Qu beneficios trae el Organizar?


Un sitio organizado:
Nos ayuda a encontrar fcilmente objetos o documentos de
trabajo, economizando tiempos y movimientos
Ah! Ordenar... yo se dnde

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estn mis cosas.. aunque
Derechos
Reservados
Centro
de Calidad
siempre
me tardo
en
0
encontrarlas...

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Las 5S

Facilita el regresar a su lugar los objetos que hemos utilizado


Ayuda a identificar cuando falta algo
Da una mejor apariencia

Cmo puedo Organizar mi rea de trabajo?


Asgnale un lugar a cada objeto, documento, herramienta o parte
As, todo lo encontrars con facilidad, porque todo tiene un lugar asignado.

Un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar!


Para facilitar el proceso de organizacin, te recomendamos seguir estas sencillas
reglas:

Identifica cada cosa, mediante etiquetas con claves


numricas o alfabticas que te permitan fcilmente
localizar el objeto, o conocer su contenido (cuando se
trata de una carpeta, un recipiente, etc.). Tambin
puedes usar guas de colores para una identificacin
rpida.

Se pueden sealizar los lugares asignados a cada objeto o


etiquetarlos de un color que signifique algo o te recuerde de
lo que se trata. Por ejemplo, en un tablero o pared puedes
dibujar la silueta de la herramienta u objeto para indicar que
va ah; de esta manera, si alguien tom el objeto te puedes
dar cuenta fcilmente

Es recomendable el uso de marcas cuando se trata de mantener niveles mnimos o


mximos de algn artculo.

Coloca los objetos en un orden lgico: los que ms frecuentemente usas, ponlos muy
cerca de ti (sobre el escritorio, la mesa de trabajo, etc.); los que utilizas con menor

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frecuencia, en un lugar ms alejado (en un archivero, cajn, etc.). Finalmente, los


artculos que casi no usas, llvalos a una bodega, por ejemplo.

Colocar en rea de
archivo muerto

Es
posible que
se use

Colocar en bodega
o archivo

Algunas
veces al
ao

Colocar junto a
la persona

A cada
momento

Archivos,
papeles,
mobiliario,
equipo,
materiales,
herramientas,
etc.

Algunas
veces al
mes

Varias
veces
al da

Colocar cerca de
la persona

Varias
veces por
semana

Colocar cercano
al rea de
trabajo

Colocar en reas
de confinamiento
comn

Es muy fcil hacerlo!


Cuando termines de utilizar una cosa, regrsala a su lugar asignado, de esta manera
promueves el orden y la disciplina

Simple!No es as?

Seiso: Limpieza
Ya tenemos solo lo que necesitamos, adems de tenerlo todo ordenado; ahora vamos a
mantener todo impecable!!

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Las 5S

La limpieza es, simplemente, eliminar la suciedad de algo


Limpieza implica, tambin, purificacin.

Muchos accidentes ocurren tan solo por pisar objetos


tirados, o tratando de evadirlos para no tropezar con ellos.

Ups!! Quin tiro agua aqu?

Tambin es comn que lquidos derramados ocasionen


resbalones y golpes. El mantener limpio evita accidentes!
Limpieza es salud. La basura y el polvo son, por otra parte,
unas de las ms importantes fuentes de contaminacin y
enfermedad.

En la misma medida en que evitamos la generacin de basura y


suciedad, estamos evitando un dao a la ecologa y a nosotros mismos.
Por otra parte, mantener nuestros equipos e instalaciones limpias
ayuda a mantenerlos en las mejores condiciones y, por ende, a
obtener una mayor duracin y aprovechamiento de los recursos.

Para mantener limpio e impecable nuestro sitio de trabajo debemos tener presente que:

Una buena tarea se termina cuando nuestro lugar de trabajo queda


igual o mejor que como lo encontramos, adems de que
Ms importante que limpiar algo, es no permitir que se ensucie!

Qu beneficios trae la Limpieza?

Se mantienen en mejores condiciones los equipos e


instalaciones
Se disminuye la posibilidad de contraer enfermedades
Se evitan accidentes
Se da un mejor aspecto

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Qu debo hacer para mantener la limpieza en mi rea de trabajo?

Elabora un programa de limpieza rutinaria de tu


sitio de trabajo. Esto puede incluir algunas
actividades que debes realizar a mitad y al final
de una jornada.

Coopera, recogiendo todo tipo de desperdicio que se genera como parte


de las actividades que realizas, como envases tirados, cartones, cajas,
estopas, basura y colcalos en los depsitos que les corresponda por
ejemplo:

Contenedor de Desechos de Chatarra: Objetos metlicos


Contenedor de Vidrio: Objetos de cristal.
Contenedor de Aluminio: Objetos de aluminio.
Contenedor de Plstico: Objetos de plstico.
Contenedor para material orgnico: Desechos de alimentos
Contenedor de Basura (bolsa negra): Lo que no esta contemplado en

ninguno de

los puntos anteriores.

Recicla todo el material que te sea posible. Por ejemplo, puedes


colocar hojas desperdiciadas, cartn, madera, metales, vidrio.
plsticos en recipientes adecuados, para luego ser reutilizados.

Ayuda, recogiendo y tirando en los lugares adecuados la


basura que encuentres a tu alrededor. Conservando
limpias las reas comunes como son los baos, vestidores,
comedor, etc.

Seiketsu: Bienestar Personal


Bienestar Personal, en el contexto de las 5S, es el estado que
permite a los individuos desarrollar de manera segura, eficaz y
cmoda su trabajo.
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Para lograr un buen nivel de Bienestar Personal es necesario


tener, al menos, orden personal y limpieza (fsica y mental).
En otras palabras, Bienestar Personal implica poner en prctica la clasificacin (eliminar
lo que no nos es til), la organizacin (un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar) y
la limpieza (todo impecable!) en nuestra vida personal.
Ten presente que un lugar limpio, bien iluminado y agradable
propicia la salud y la eficacia. En gran medida corresponde a la
institucin propiciar sitios as, pero se requiere de tu apoyo para
mantenerlos y mejorarlos da a da.

Qu beneficios trae el contar con un nivel adecuado de Bienestar


Personal?

Mejora nuestra salud


Desarrollamos mejor nuestro trabajo
Facilita el relacionarnos mejor con los dems
Nos sentimos y nos vemos mejor!

Qu puedo hacer para mantener mi Bienestar Personal?


Usar ropa limpia y adecuada para el trabajo
Seguir las normas de seguridad establecidas
Tener una alimentacin balanceada (menos consumo de grasas
saturadas y ms de verduras y frutas, disminuyendo los
"antojitos", entre otras cosas).
Dormir suficientemente.
No abusar del alcohol ni del cigarro.
No consumir drogas sin prescripcin mdica.
Visitar al mdico y al dentista peridicamente.
Tener una actitud positiva.
Practicar algn deporte, en forma regular.
Mantener la limpieza en tu lugar de trabajo, en tu casa, en los baos, etc.

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Si el lugar donde ests es limpio, ordenado y agradable, te sentirs a gusto y si ests


sano, lo disfrutars mucho ms!
Recuerda, por otra parte, el antiguo proverbio: "Mente sana en cuerpo sano", as que
nunca dejes de cultivar tu mente. Para ello:

No dejes nunca de capacitarte y estudiar


Lee regularmente peridicos, revistas o libros que te

hagan "crecer" como persona


Intgrate en grupos o Crculos que promuevan el
estudio de algn tema que te atraiga

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Shitsuke: Disciplina
Por definicin, Disciplina es la observancia de reglas para mantener el orden entre los
miembros de un cuerpo".
Disciplina es apegarse a las normas establecidas y cumplir
las leyes y reglamentos que rigen nuestra sociedad. Es,
tambin, lograr orden y control personal a partir de
entrenar nuestras facultades mentales y fsicas.
Apegarse a los estndares y procedimientos Es vivir permanentemente las 5S!!!

Qu beneficios trae el ser disciplinado?

Evitamos reprimendas y sanciones


Mejora nuestra eficacia
Somos ms apreciados por nuestros compaeros y jefes
Mejora nuestra propia auto-imagen

Y, exactamenteQu tengo que hacer?

Cumplir siempre los estndares y procedimientos de trabajo,


hasta convertirlos en hbito!!

Repetir constantemente la aplicacin de las 5S, aunque cueste algo de


trabajo al principio.

Recuerda que todo inicio es difcil y que parece, en ocasiones, imposible.


Sin embargo, vers que al pasar el tiempo, estas prcticas se vuelven un
buen hbito, que nos harn ms fcil y cmodo nuestro trabajo y
nuestra propia vida!

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Medidas para Fomentar la Disciplina


Entre algunas de las medidas para fomentar la disciplina estn:
Uso de Ayudas Visuales. Este tipo de ayudas deben apoyarte a
mantener nicamente las cosas necesarias, limpias y en su lugar,
mediante guas que, de un simple "vistazo", nos faciliten
distinguir cuando algo no est del todo bien.
Recorridos de Directivos. Es conveniente que los directivos de
todas las reas tengan establecidos programas de recorridos
peridicos, con objeto de cerciorarse, por ellos mismos, del
estado que guarda la aplicacin de las 5S. Estos recorridos dan
oportunidad, al mismo tiempo, para dar y recibir comentarios y
sugerencias por parte de las personas que las estn aplicando.
Promocin Continua de las 5S. Actividades promocionales deben
ser consideradas para mantener "vivo" el espritu de las 5S y
evitar que ste decaiga. Algunas de estas actividades pueden
incluir, por ejemplo, el que un departamento publique en tableros,
fotografas del "antes" y del "despus" de aplicar las 5S en el
rea. Tambin, el publicar carteles y boletines informativos
peridicos acerca de las mejoras alcanzadas es bastante efectivo.

Antes

Despus

El uso de insignias en los uniformes y equipo de seguridad, as como la organizacin de


concursos de lema y logotipo son, tambin, herramientas promocionales muy efectivas.
Establecer rutinas de aplicacin. Poner en prctica programas de actividades diarias
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Las 5S

para el mantenimiento de las 5S; tambin programas de actividades mensuales o


semestrales que contemple la realizacin de acciones menos frecuentes. Estos
programas deben establecer fechas y horarios precisos, adems de responsables.

Realizar
evaluaciones
peridicas. Es
conveniente formar equipos de evaluacin,
que efecten verificaciones peridicas
(mensuales, por ejemplo) del grado de
cumplimiento de las 5S.

Para ello, es recomendable establecer, previamente, guas para llevar a cabo tales
verificaciones, las cuales especifiquen los criterios de evaluacin -definidos o revisados
previamente con las personas a quienes se aplicarn las mismas-.
Los resultados de las evaluaciones pueden utilizarse, adems de cmo forma de
retroalimentacin a las personas evaluadas, para motivar a la mejora a travs de su
publicacin en lugares concurridos, estimulando as una sana competencia entre las
reas.

Toma en cuenta que la entrega de


reconocimientos a las reas o personas con
resultados ms sobresalientes en 5S es un
elemento fundamental en la promocin.

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Ayudas Visuales
Las ayudas visuales son herramientas y smbolos de comunicacin que cuando son usados
adecuadamente en un rea de trabajo nos permiten darnos cuenta, de un solo vistazo,
como marchan las cosas.
Al aplicar las 5S, las ayudas visuales nos permiten, por
ejemplo, reconocer fcilmente dnde pertenece cada
artculo; cuntos artculos deben estar en cada sitio, etc.

Un par de aplicaciones tpicas de las ayudas visuales, al aplicar las 5S, reside en:

La estandarizacin de cada una de las S, pues estos mecanismos constituidos


por el uso de sealamientos de colores, dibujos, etiquetas y smbolos permiten
mantener nuestros sitios de trabajo despejados, organizados y limpios, al
mismo tiempo que reforzamos favorablemente la auto-disciplina.

La retroalimentacin visual y pblica de los resultados y avances del proceso de


implantacin de las 5S, fortaleciendo con ello el compromiso de todos.

Beneficios del uso de ayudas visuales en la implantacin de Las 5S


Cuando incorporamos las ayudas visuales como parte de la aplicacin de Las 5S,
podemos obtener un sinnmero de beneficios palpables pues:
Cualquier persona puede distinguir entre condiciones normales y anormales de
un rpido vistazo.
Se pueden tomar acciones inmediatamente para
corregir situaciones anormales.
Cualquier persona podra usar el sitio de trabajo,
facilitndole dejar todo en su lugar
A
B
C
D
Se hace ms sencillo mantener las reas limpias y
organizadas permanentemente.
Fomenta la disciplina y el Bienestar personal.
Mejora la retroalimentacin de los resultados del rea.
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Cmo aplicar ayudas visuales en el rea de trabajo?


Las ayudas visuales pueden ser aplicadas a travs de 5 acciones muy simples:

Rotulando y etiquetando los objetos y sitios con


sus nombres; etiquetando localizaciones de
inventario, equipos, procedimientos estndar y
maquinaria, etc.

Pintando y delimitando reas, con lneas


divisorias;
marcando pasillos, reas de
operacin, reas de almacenaje, inventarios,
sentido de circulacin peatonal, reas de equipo
especial, etc.

Elaborando mapas de 5S, los cuales son planos o layouts donde se plasma la
ubicacin del equipo, instrumentos, etc., indicando las personas responsables de
su mantenimiento. Estos mapas ayudan a distribuir equitativamente los trabajos
de mantenimiento de las primeras tres S, evitando, al mismo tiempo, que
ninguna rea o mobiliario quede en tierra de nadie

Estableciendo cdigos de colores, los cuales pueden


ser utilizados de muy diversas maneras, como para
distinguir los lquidos conducidos por las diferentes
tuberas; para diferenciar entre artculos, equipos y
herramientas que pertenecen a determinada rea;
para distinguir contenedores de desechos, etc.

Pintando perfiles y contornos de objetos, que faciliten el distinguir cuando un


objeto hace falta, al mismo tiempo que hace ms sencillo regresarlo a su lugar,
despus de haberlo usado.

Publicando los resultados de la implementacin de las 5S, pues cuando los


resultados de las evaluaciones quedan a la vista de todos, de manera que
cualquiera los pueda entender, se genera un mayor compromiso con la mejora.

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A continuacin se presenta una gua para implementar las Ayudas Visuales:


1. Establecer un responsable, quien tendr a su cargo la implementacin, vigencia,
mantenimiento y uso efectivo de las Ayudas Visuales.
2. Establecer tipos de Ayudas Visuales a utilizar, es decir, definir cules Ayudas
Visuales se aplicarn en cada sitio
3. Implementar las Ayudas Visuales en reas (desde la capacitacin,
documentacin y aplicacin de las mismas)
4. Monitorear el uso de las Ayudas Visuales
5. Mejorar las Ayudas Visuales existentes de manera continua.

El Plan de Implantacin de Las 5S


Poner en prctica las 5S requiere de la elaboracin previa de un plan que especifique, al
menos, las actividades a realizar, los tiempos necesarios para su ejecucin, as como los
responsables de la realizacin de cada una de dichas acciones.
Si no contamos con un buen plan de trabajo, lo ms probable es que nuestras acciones,
aunque bien intencionadas, no estn bien secuenciadas ni complementadas entre s, lo
que podra ocasionar fallas importantes en su implantacin.

Contar con un plan nos permite, primero que nada,


ver como un todo, el alcance del proyecto, los
tiempos y los recursos que sern necesarios,
adems de proporcionarnos una herramienta
invaluable para dar seguimiento a las acciones
acordadas entre las personas que participarn.
Un plan genrico de implantacin de las 5S se presenta en el siguiente esquema. Las
actividades sealadas en el mismo establecen los plazos de ejecucin aproximados,
mismos que estn fuertemente relacionados con los recursos disponibles y el
compromiso para poner en prctica las acciones consideradas en el propio plan.

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Semanas

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I. Elaboracin del Plan de Implantacin


1. Consenso sobre la necesidad de implantar 5S
1. Definir objetivo, beneficios esperados y alcance del proyecto 5S
2. Establecimiento de politicas que aplican para la implementacin 5S
3. Establecimiento y aprobacin del plan de implantacin
4. Definicin de compromiso directivo
5. Establecimineto de reuniones peridicas de evaluacin y seg.
2. Establecimiento y asignacin de los recursos requeridos
1. Constituir formalmente el C. Gerencial de 5S y asignar Coord. de 5S
2. Definir organizacin soporte al proyecto
3. Establecimiento de pres upues tos
II. Capacitar a Directivos y a mandos intermedios
1. Preparacin de materiales didcticos
2. Asignacin de instructor(es ) para capacitar a Gerentes y Facilitadores
3. Impartir Taller de 5S para facilitadores asignados
4. Aplicacin de 5S en proyectos individuales para los facilitadores
5. Impartir curs os de 5S a directivos y mandos intermedios
6. Aplicacin de 5S en proy. individuales para directores y mandos intermedios
7. Evaluar proyectos individuales de aplicacin de 5S
III. Actividades promocionales
1. Prepararcin de materiales promocionales
2. Distribucin de materiales promocionales
3. Realizacin de reunion(es) mas iva(s) de lanzamiento
4. Concurs o de logotipo
5. Uso de insignias de 5S
6. Organizacin de eventos familiares sobre 5S
IV. Aplicacin de las tres primaras "S" en todas las reas
1. Asignacin de todas las reas a eq. de implementacin 5S
2. Des ignacin de equipos de evaluacin de las 5S
3. Capacitacin a niveles operativos en conceptos de 5S y aplic. de la 1ra."S"
4. Aplicacin de la primera "S"
5. Evaluacin de la primera "S" en las reas implementacin
6. Estandarizacin de actividades para mantener la primera "S"
7. Capacitacin a niveles operativos en la aplicacin de la 2da. Y 3ra."S"
8. Aplicacin de la segunda y tercera "S"
9. Evaluacin de la segunda y tercera "S"
10. Estandarizacin de actividades para manterner la 2da. y 3ra. "S"
11. Aplicacin de ayudas visuales para facilitar el mtto. de las primeras 3"S"
12. Evaluacin peridica de las primeras tres "S" en todas las reas
13. Aplicacin de actividades estandarizadas para mtto, de las primeras 3"S"
V. Retroalimentacin y reconocimiento
1. Diseo y colocacin de tableros de retroalimentacin avances en reas de trabajo
2. Actualizacin de tableros de las 5S
3. Entrega de reconocimientos a reas destacadas en la implantacin de 5S
VI. Integracin de la cuarta y quinta "S" (Bienes tar Personal y Disciplina)
1. Deteccin y atencin a aspectos de mejora del ambiente fs ico por la empresa
2. Establecimiento de programas de promocin de la salud y seguridad
3. Integracin del personal a programas de desarrollo personal y familiar
4. Evaluacin periodica de las 5S en todas las reas
5. Realizacin de recorridos peridicos de evaluacin directiva
VII. Sesiones de evaluacin y seguimiento al programa de implantacin de 5S
1. Reuniones con directivos
2. Reuniones con Coordinadores
3. Reuniones con Facilitadores
4. Visitas/Evaluacin en sitio
5. Elaboracin de avances y recomendaciones
VIII. Reflexin, revisin del plan y ajustes para un nuevo ciclo

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A continuacin se explican los puntos ms relevantes de este plan de implantacin


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de las 5S...
1. Establecimiento del Compromiso Directivo:
Durante esta etapa es necesario que la Direccin no slo se
comprometa con la implantacin del programa de Las 5S, sino que
tambin haga este compromiso evidente, a travs de su participacin en
una serie de actividades, tales como la definicin del objetivo, los
beneficios y alcance del proyecto de Las 5S, la revisin y la aprobacin
del plan de implantacin, la asignacin de recursos, la constitucin de la
estructura organizacional que dar soporte al proyecto, la asignacin
de nuevos roles para el personal de todos los niveles y el
establecimiento de reuniones peridicas de evaluacin y seguimiento.

2. Capacitacin a Directivos y Mandos Intermedios:


Todo el personal de nivel directivo y de mandos intermedios deber ser
capacitado en el tema, de tal forma, que sean capaces de implementar
en sus propias reas de trabajo Las 5S. La Gua del instructor para
capacitar a los Mandos intermedios, incluida en este material, deber
ser utilizada para tal fin.

3. Actividades Promocionales:
Uno de los principales impulsores para que un programa de implantacin de Las 5S
tenga xito y se mantenga vivo, es el nivel de motivacin del personal. Para lograr un
nivel alto de participacin es necesario llevar a cabo constantemente distintas
actividades, entre las cuales se pueden citar:

Lanzamiento de campaas promocionales


Distribucin y publicacin de materiales promocionales
(Mantas, posters, folletos, etc.)
Realizacin de reunin masiva de lanzamiento
Concurso de logotipo de Las 5S
Uso de insignia de Las 5S en uniformes
Organizacin de eventos familiares.

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4. Aplicacin de las Primeras 3 S en Todas las reas:


En esta etapa comienza la aplicacin de las primeras tres S, es decir, esta es la
fase en que se ponen en prctica las acciones requeridas para clasificar, organizar y
limpiar todos los sitios de trabajo. Lograr una adecuada aplicacin de las 5S requiere
de un proceso bien planeado de capacitacin e implementacin simultnea.

Capacitacin:
Se debe proporcionar a todo el personal, tanto operativo como administrativo, no
slo los conocimientos, sino tambin las habilidades destrezas- necesarias para
que sean capaces de implementar las tres primeras S en forma adecuada. Es
necesario que dicha instruccin sea realizada una S a la vez, seguida por la
implementacin correspondiente de lo aprendido. La Gua del instructor para
capacitar al personal operativo y administrativo, anexa a este material, deber
ser utilizada para tal fin.
Implementacin:
Debe implementarse una sola S a la vez. Cuando se haya alcanzado un nivel
adecuado de aplicacin de la S implantada se debern establecer los
procedimientos o normas que ayuden a mantener los logros alcanzados. Se
recomienda la utilizacin de Ayudas Visuales para facilitar la estandarizacin y
consecuente mantenimiento de las mejoras logradas.
Por otra parte, adems de las actividades promocionales citadas en el punto 3, es
necesario realizar una continua evaluacin de los resultados alcanzados y hacer el
correspondiente ajuste a los programas de capacitacin.

5. Retroalimentacin y Reconocimiento
La retroalimentacin y el reconocimiento constante son fundamentales
en el mantenimiento del nivel de motivacin de las personas.
La publicacin de los resultados alcanzados es un excelente medio para
ello. Es importante tomar en cuenta que la informacin de avances debe
ser adecuadamente presentada y actualizada para que esta tenga un
mayor impacto.
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La entrega de menciones y reconocimientos pblicos a las personas y


reas destacadas en la aplicacin del programa ayudar a lograr un
mayor nivel de participacin y compromiso.

6. Integracin de la Cuarta y Quinta S:


Una vez que las tres primeras S -Clasificacin, Organizacin y limpieza- han
alcanzado un nivel satisfactorio de aplicacin y estandarizacin, es necesario
incorporar el Bienestar Personal y la Disciplina en la implantacin de Las 5S. Para
ello, la empresa deber emprender actividades que incluyan, entre otros aspectos, el
mejoramiento de las instalaciones, la aplicacin de planes de fomento a la salud para
los empleados, el emprender programas de seguridad industrial, as como el
estructurar planes de desarrollo personal y profesional, como parte de la
implementacin de la cuarta S- Bienestar Personal.
En cuanto a la Disciplina, la quinta de las S, la organizacin debe asegurar la
aplicacin de los estndares y procedimientos de trabajo para el mantenimiento de
las primeras S, realizar evaluaciones peridicas frecuentes de Las 5S a todas las
reas (mnimo, una vez al mes) por parte de personas asignadas para ello, utilizar
ayudas visuales para facilitar su aplicacin, capacitar constantemente y lograr la
participacin directiva en la evaluacin constante del sistema.

7. Sesiones de evaluacin y seguimiento al programa de las 5S:


Deben ser realizadas sesiones peridicas de evaluacin y seguimiento por parte de
Directivos, responsables de las reas funcionales, Facilitadores y evaluadores para
hacer los ajustes necesarios a los planes de implantacin, capacitacin y/o
promocin, segn corresponda, asignando los recursos necesarios para ello.

8. Reflexin, Revisin y Ajustes para el Nuevo Ciclo:


Al finalizar el proceso de implantacin de Las 5S se debe llevar a cabo una reunin
formal entre directivos para reflexionar y revisar los avances logrados y realizar los
ajustes correspondientes para el nuevo ciclo.

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Conclusiones

Las 5S es una metodologa orientada a crear espacios ms productivos, seguros y


confortables, as como empleados con una mejor disposicin para elaborar productos
y brindar servicios de excelente calidad.

Poner en prctica las 5S no es nada complicado. Slo se requiere, bsicamente,


voluntad para hacerlo, un plan detallado de implantacin y coordinacin con las
personas que colaboramos para que todo salga bien.

Para evitar que decaiga el nivel logrado de Las 5S, una vez puestas en prctica, es
conveniente reforzar su seguimiento, a travs de la aplicacin de ayudas visuales,
utilizacin de procedimientos de aplicacin, realizacin de recorridos de directivos,
utilizacin de actividades promocionales, reforzamiento de la capacitacin y la
aplicacin de evaluaciones peridicas.

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Bibliografa

Las 9S. 9 Aspectos Clave Para la Calidad Total. Centro de Calidad. ITESM, Campus
Monterrey. Marzo de 1998
5 Pillars of The Visual Workplace. Hiroyuki Hirano. Productivity Press, 1995
5S for Operators. Hiroyuki Hirano. Productivity Press, 1996
5S for Operators. A Leaders Guide. Melanie Rubin. Shopfloor Series. Productivity
Press. 1996
The 5S Approach to Improvement. Tomoo Sugiyama. PHP Institute, Inc. 1992.
The Visual Factory. Building Participation Through Shared Information. Michel
Greif. Productivity Press. 1991
Diversas Experiencias exitosas documentadas de implantacin de Las 5S en
empresas mexicanas

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