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Curso Prctico

de Computacin
~

Curso Prctice .
de Computacilfi

Curso Prctico de computacin

Microsoft

Wmdows 7 y OOlce 2010

Obra realizada por Aguilar, Altea, Taurus, Alfaguara SA de Ediciones


Coordinacin
Frank Sozzanl y Daro Cestilla! CaStlllaSzzanl&Asoc
Desarrollo dltorial y dlselio
CastillaSozzan&ASoc

Crditos Fotogrficos'!ISTOCKPHOTO
iStock_OO0001511 79~diur IIStok';O~Q006~i~847 4M~dium II&tock....0000Q7701390Medlum' I istcKi..Q00.509Q4~MPum
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Frai1k Sozzanl
Curso pretlco de:omputacion Mlcl'Osoft Windows 7 'y Offlce 2010.
1a ed. - Buenos Aires: Agtillar, ~te, Taurus, lfguara, 2011. .
'v. 0C, 400 p.

+ CO-f!0M

: 11.; .27x20,4,cm.

ISBN 978-987-04-1718-7
1, informtica. 2. '60mputacin.
C00005,3

Fech~ de calogadn:
@ 2011 Agullar'l'tea,

I:'>Titulo

03/0~/2011
Ta~rs, Alfagura S:A. ae E?jeion~.

Primera edicin: mayo de 2011 ,


Queda hecho el dlilP.<?llltoqu.e,dillpon,!l"I,a ley 11,723,
Todos los dertchos,rsrvados,
Mlc~oft,
Wlndows, WindOy.s XF\ Windows V\:ita. OfflceiEx~l. Word, P0wrPoint. GlulJo~, Iri~ernet'EXplo!e~
Microsoft corperauon,

~r

son pr-plOO~d'd~

Se t~rmi~ deimprfmir ~n _GJ'fica',Val~ar,Mjico ~~,.A,el~nSl~. B,s.As..A~entfra.


abrtl d~ 201'1..Nlngu~;pai'!~,d~,~la
publlcacln ni del CO-R0M que la acmpaa, ioclUldo el diseo de lacublerta..puede reproduclrse.,almacenarse o transmitirse
de ninguna forma ni por ningn rnedlC?;seaeste ~1~ric9, qlJlmi~o. m~fli90!
pt.lco, d~ gra,baci6n o <1,'tfot,GGpi~!in la previa'
autorizacin ~~ta pOI' parte de la'E(!itonal. L;ilfr,Cin d'IOS'derech9s mencooadQs_P~Q.Ei sJr ~9slitutiv;d(d~lito cpntra'la
propiedad intelectual. la Editorial no se pronuncia ni eXpresa impffeitamente respecto a la exactitud de'Ja ntormacn contenida.en este
fascculo, razn por la c~l!J no pu~Et asumir, ningn tlp~~~e r.eseon~ildad ~n_~9 o$' e1TPru 0!!11sin,

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LO QUE HAY QUE SABER

Filtros y reglas:
soluciones automticas
Qu tan bien les
suena la posibilidad
de dejar una respuesta
automtica para todos
los mails que entren
en determinada franja
horaria? Adeptos al
correo electrnico,
delitense con el
panorama simplificado
de Outlook 2010.

A la hora de trabajar en nuestros correos electrnicos, al menos a travs


de la Web, perdemos tiempo borrando correos basura o innecesarios,
con los riesgos que esto conlleva. A su vez, ciertos temas pueden requerir respuestas predefinidas, dado que nos exponemos a obtener un
gran nmero de consultas con el mismo fin. En estos casos, las herramientas de filtrado y las reglas de mensaje resultan muy tiles para
aprovechar mejor nuestro valioso tiempo.
Imaginemos la siguiente situacin: una conocida empresa del rubro automotor debe llamar a revisin un determinado modelo de vehculo por
una falla de seguridad que involucra a un enorme nmero de clientes. De
no contar con una respuesta automtica, ante la consulta de los dueos
de los automviles, las horas hombre invertidas en contestar las dudas
especficas de cada usuario seran ms que ~~ necesarias para la reparacin de los vehculos. Este es un caso en el que una respuesta automtica puede resultar extremadamente til, sobre todo si consideramos
su sencilla configuracin.
Tengamos en cuenta que el nmero de reglas de filtrado y de respuestas automticas que podemos utilizar es ilimitado, y que incluso
las reglas pueden ser combinadas entre s. En sntesis, los filtros resultan tiles herramientas para categorizar correos.

Configurar opciones de filtrado y respuesta automtica

En primer lugar, abriremos


Outlooky nosdirigiremosa la
solapa [INICIO]. Luego haremos clic
en [REGLAS ] y seleccionaremos

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[ADMINISTRAR REGLAS y ALERTAS... ].

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.utom.ticamente de acuerdo .1 contenido de
un mtnS-lje.

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V

Haremos clic en [NUEVA


REGLA] Y empezaremos por
definir las opciones de filtrado.
Podremos optar por filtrar correos
de acuerdo con una gran variedad
de normas, como podemos ver en
la imagen.

17

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LO QUE HAY QUE SABER

Integrar Outlook
con Windows Live

Windows Uve es
un espacio muy
completo para las
actividades en la Web.
Outlook es nuestro
portal de acceso a
sus contenidos ms
habituales. Veamos
cmo conectarlos.

No es ningn secreto que Windows Uve posee un gran nmero de


funciones sociales y que hasta es posible integrar otras redes en sus
servicios. Outlook se beneficia ampliamente con estas funciones, pues
es capaz de absorber muchos de los datos disponibles en este espacio
de la nube. Con esto queremos decir que el cliente de correo puede
leer los datos de todos nuestros contactos de la red social, incluyendo sus direcciones -de correo electrnico y fsicas-, telfonos
celulares, etctera. A su vez, el calendario web del que disponemos en
nuestras redes sociales puede ser sincronizado con Outlook, creando
as un resguardo local.
A continuacin, los pasos necesarios para configurar la conexin.
INSTALAR MICROSOFT OUTLOOK CONNECTOR

.. .:

En primer lugar, abriremos el navegador e ingresaremos a http://


www.microsoft.com/downloads/es-es/details.aspx?FamilyID=7aad7e6a931e-438a-950c-5egea66322d4.
Una vez all, descargaremos el programa
Microsoft Outlook Connector, que permite acceder a cuentas de Hotmail o de Windows Uve mediante el cliente de correo de Office.

En esta pgina
para estI descarga estiran dlsponlbles prximamente

.. Detillles

ofrecer esta informadn lo antes posIb!e,hemos


dones en Ingls.

rPidos

.. Informacin

general

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A PRACTICAR

Actividades de
comprobacin
Complete los espacios en blanco de los siguientes prrafos,
teniendo en cuenta los conceptos adquiridos en las pginas
anteriores:
Las herramientas de
y respuesta automtica de
correos electrnicos resultan ideales para simplificar las tareas en
Microsoft
. Para utilizarlas, debemos acceder a la opcin de
_____
para realizar su configuracin. Bsicamente, deberemos
indicarle al programa qu criterios utilizar para seleccionar los usuarios
o mensajes elegibles para el filtrado o
, haciendo clic en el
____
para indicar los trminos exactos aplicables. Por supuesto,
siempre podremos
o eliminar estas reglas de acuerdo a
nuestras necesidades especificas.

Repasaremos a
continuacin los
principales conceptos
adquiridos en las
pginas anteriores,
pudiendo releerlos de
ser necesario.

111

Tambin podemos ahorrar muchsimo tiempo en Outlook haciendo


uso de la
con Windows Uve. Con ella podremos obtener calendarios desde la
y compartirlos, o tambin completar datos de nuestros
en forma automtica, obtenindolos de sus espacios en las redes sociales. Para ello necesitaremos
un programa adicional para el __
de correo, llamado Microsoft

Indique cul de los siqulentes conceptos es falso. Puede


111 seleccionar ms de uno de ser necesario.

A. La cantidad de reglas de mensaje aplicables a nuestros correos -as como tambin la cantidad de condiciones y trminos
que cada una almacena- es limitada para ahorrar espacio en el
disco rgido.
B. Las respuestas automticas requieren reglas especficas para
su creacin, y el uso de un criterio especial y una plantillapropia.
C. Todos los mensajes de correo que redactemos, incluso los
previamente enviados, pueden almacenarse como plantillas de
respuesta automtica.
D. Outlook Connector nos permite utilizar SkyDrive para almacenar los correos y libretas de direcciones, de manera de tener los
datos asegurados en la nube.

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seuopoanp

ered soueseosu

uooeaio el erad souesaoau sosed SOlauapJO

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EN EL CD-ROM

Calendarios y pasos
rpidos en Outlook 201 O
La posibilidad de mantener un calendario en Outlook es ideal para
aquellos que tienen agendas apretadas. pero tambin para grupos
de trabajadores a distancia. La opcin de compartir los calendarios
a travs de Internet o de Windows Uve favorece la organizacin de
grupos grandes y fechas de entrega, y simplifica la comunicacin y la
coordinacin entre grupos.

14 de enero de 2010
14

Buscaren Calendario ((lrl-E)

jueves

A continuacin
veremos

Reunl6nde~

"

los destacados
Ofrece multitud de recursos para la organizacin de citas y
tareas, mediante los cuales, podrs planificar todo tu trabajo
y eventos de Importancia, de forma sencilla y amena

del CD-ROM
que acompaa
esta edicin.

r
-

La opcin de minimizar Outlook a la barra de tareas sirve para tener


a mano nuestro cliente de correo sin invertir el espacio visual del escritorio en l. Tengamos en cuenta que, al estar reducido, se obtendr un acceso veloz al programa pero, en equipos antiguos o menos
capaces -como netbooks-, esto puede afectar el rendimiento general
del sistema.

Truco:
Para mantener Outlook 2010 trabajando en segundo
plano, sin necesidadde tenerventanas abiertas,pulsa con
el botn derecho delmousesobreel ioono de OuHook
201Osltuado en la parte InferiorIzquierdade tu pantalla,y
selecciona la opcl6n 'Ocultaral estar minimizado'.

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LO QUE HAY QUE SABER

Calendarios y
agendas importadas
Las herramientas
disponibles

en

Outlook para mantener


nuestros calendarios
al da son muy tiles

para grupos de trabajo


importantes. Las
posibilidades mejoran
si estos pueden
compartirse a travs
de Internet.

Los calendarios de Outlook son, gracias a su interfaz visual atractiva y


eficiente, muy sencillos de configurar, sobre todo si tenemos en cuenta la cantidad de opciones que ofrecen. No obstante, mantenerlos
al da puede volverse una pesadilla en jornadas de trabajo intenso.
Del mismo modo, para los usuarios que cambian habitualmente de
ubicacin (o de equipo), se vuelve absolutamente necesario tener un
resguardo en otro soporte.
Como toda la suite Office, Outlook incorpora nuevas herramientas para
aprovechar las omnipresentes conexiones a Internet y nos brinda la
posibilidad de compartir calendarios en la nube.
Si trabajamos con distintos grupos de trabajo, tambin contamos con
opciones para organizar los calendarios con cada uno de nuestros
compaeros por separado. De hecho, el programa asigna un calendario propio a cada uno de los grupos, manteniendo entre ellos las
advertencias de superposicin y otros elementos. Veamos a continuacin cmo administrarlos y cmo exportarlos a .un archivo, que
puede guardarse luego en un medio extrable como resguardo de la
informacin presente en el equipo.

En primer lugar, abriremos


Outlook y el calendario que
nos interese. Para eso marcaremos la casilla de verificacin ubicada a la izquierda de su nombre
en el panel de tareas.

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calendario a travs de Office.com haciendo clic en [PUBLICAR
EN LNEA] Y seleccionando luego
[PUBLICAR EN OFFICE.COM].
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LO QUE HAY QUE SABER

Resguardar Outlook
Perder una agenda no es una opcin. Por eso Outlook 2010 nos ofrece alternativas para almacenar, en una ubicacin remota y segura,
toda la informacin relacionada con contactos y mensajes.

El cliente de correo
ofrece herramientas
para exportar los
mensajes

y la libreta

de direcciones a un
archivo de respeldo, al
que podremos acceder

ms adelante para
recuperar gran parte
de la configuracin en
caso de desastre.

El proceso de almacenar datos resulta extremadamente sencillo para


el usuario, como veremos en el paso a paso de la pgina siguiente.
No obstante, para el equipo en general y para Outlook en particular, este es un trabajo pesado, dado que debe compilar y comprimir
toda la informacin cmodamente almacenada en el disco duro en
un nico archivo que pueda ser ledo en cualquier Outlook 2010, independientemente del equipo y su configuracin. Es por esto que el
proceso puede demorar una gran cantidad de tiempo, dependiendo
del contenido, de la cantidad de contactos y del nmero de correos
electrnicos que tengamos.
Es conveniente tener en cuenta que el contenido almacenado en dichos archivos no es dinmico. Esto implica que la informacin disponible puede ser leda, pero no actualizada y mucho menos sincronizada. Por esto, es una prctica saludable crear un nuevo resguardo
de nuestros contactos y correos cada cierto tiempo.

Resguardar mensajes y contactos en Outlook 2010


"~ Primero, deberemos acceder al espacio donde Microsoft Outlook
'~
almacena nuestros datos. Para eso accederemosal exploradorde
Windowsy nos dirigiremosa la ubicacinC:\Users\usuario\AppData\Local\Microsoft\Outlook, siendo Users la carpetade usuariosde Windows,
y Usuario el nombredel usuarioefectivode la sesinde Windows.

00 -1c9

C:\Us~rs\usuao\AppData\LocaI\Microsoft\Outlook

Organizar ...

Propiedades del sistema

Desinstalaro cambiar un programa

Ceneetar a uni

Favoritos
.. Unidades de disco duro (3)
~ Descarga,
Windows7 (C:)
Datos (0:)
.,. Dropbox
~
~ISPonibl~
de 119 GB
~
61.0 GBdisponibles
Escritorio
~ Sitiesrecientes .. Dispositivos con almacenamiento extrable (1)

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iN Bibliotecas

~ Documentos
=

Unidad de SO-ROM(F:)

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A PRACTICAR

Proyecto: migrar la
configuracin
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En primer lugar, abriremos Outlook y haremos clic en la solapa


[ARCHIVO], para luego seleccionar la opcin [ABRIR].

lnlao

EmIoryr.ob.

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Gu.rd.1r tomo

GUJrdlr<I.to .dIU"tO'

carprta

Vista

Compl.m.nIOI

Abrir C.lendario
Abre un .rthivo de calendario en Outlook (.iQ.

.""J.

Informacin

A continuacin

de Outlook

Abrir archivo d. datol de Outlook

Abrir

Abr. un "eh".

d. dato. d. Outloolt (,pst).

Imprimir

encararemos un
ambicioso proyecto:

Ayuda

:l Opon es

importar todos
los contenidos
y configuraciones de

un equipo antiguo al
cliente de correo.

Comenzaremos por importar nuestros mensajes de correo. Para


esto, haremos clic en [ABRIR ARCHIVO .PSn y exploraremos nuestro equipo hasta dar con la ubicacin del resguardo que realizamos antes de la mudanza, siguiendo los pasos de las pginas 16 y 17. Luego
haremos clic en [ACEPTAR] para comenzar el proceso de importacin, lo
que puede demorar una cantidad de tiempo variable segn el volumen
de datos.

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nuestro trabajo. Para ello haremos clic en [IMPORTAR CALENDARIO],
dentro de la solapa [ARCHIVO], y navegaremos dentro del equipo para
obtener acceso al archivo de resguardo. Cabe recordar que, para obte-


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EN EL CD-ROM

Outlook social
Cerraremos el contenido de este fascculo conociendo ms destacados del CD-ROM que acompaa
esta edicin.

El conector sooial de Outlook


soporta redes cama Windows

Live, Likedln e incluso


nuestro perfil de SharePoint.

Linkedml

Oada uno de estos


medios posee sus propias
oaraoterstioas, orientadas a un
uso ms profesional en grupos
de tl'abajo (SharePoint), ms
tdico, o bien de contenido
personal (Windows Uve).

_Y Windows

Una de las novedades de Outlook 2010 consiste


en la organizacin de correos electrnicos
mediante hilos, al repetirse tema y remitente,
Esto sirnpllflca notoriamente la lectura de
maHsen cadena, donde puede haber mltiples
respuestas en una misma franja horaria. Outlook
se enearqar de organizar los mails por horario
de recepcin. lo que facilitar su lectura.
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Conseguir alguna clase de confirmacin


de los destinatarios que.obtendrn nuestro
mensaje simplifica la planificacin d..elcorreo,
Recordemos, aderrfs, que de utilizar un nmero
muy alto de destinatarios, el mensaje puede
ser marcado como spam, lo (fue impedir que
alcance los destinos deseados, pues ser
bloqueado e indicado como correo basura.

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LiveHotmail

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Ou1look 2010,18 informa si vas a enviar un mensaje o un contacto


queso encuentra fuera de la oficina. osi vas a respondora un
mensaje con una listo de destinatarios extensa, o enviar
Informacin confidonclal fuera de laempIBsa.


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de C~o,tmputacirn
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El curso Rmctico de.Oomputactn Microsoft es una'c0Ie;ci~ til\ dina~ic~ y $:trteniQque te ,~udar


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aprovech,~r al mxlmotu corree electrnlce, crear tus propi~s pres~ntac:::ione~l3l~efrni~s,y,~e~on~Ii,~r
al ~xtremo,tuPQ. tnclusopodrs entrar en el mundo .de las, redes,socia'Ets,d~ f0rm~:~encill~,y,~f~tiva.

1 1 Windows 7, una nueva


experiencia

21 Innovaciones
de Microsoft Office 2010

31 Kit de recursos

41 Microsoft

11 1 Microsoft Word Il

21 Microsoft Word HI

121 ty1icrosoftExcelll

221 Micrqs.oft

131 Microsoft PowerRolnt 11

231Wrndows 7 a tu mdrda

Excel ItI

'"

24 I Mejorar

141 Microspft Outlook 11

'

las tareas con

Windows 7
Ward I

51 Microsoft

Excel

151Microsoft On~Note

, ,,; W' ,"251G6rQ'p ~iJl1')entarel


161Cmo proteger y mejorar'
rendimienfo d la Po.
la seguridad

,61 Micro~oft PowerPoint I

71 Microsoft
1;

" 171 Conectarse


Outlook I

8' Internet Explorer


8
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91 Usar los programas de


Wirdows Uve

,'*

10 I Redes soclales

Jlnlll~11~11

con Wrncjow~7

en el hegar

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,

181Uso de I~ mp;tilidadpa~
conectarse laP,C
'

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281-fntethet
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191JLleg~ et;l Windows 7

291 Wh1dows Wve,Ess~ritlals2011

20 I Divertirse qon Windows 7

30 IAntivirus Security Essentlals