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Curso' P'trilcti'co

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Curso Prctico de computaciOn MlcrosoftWindows

7 y Office2010

abra realizada por A@ullar.l\llea. Taurus, AlfaguaaSA de EdicIones


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Frank Sozzanly Darlo CasUlla

ICo:astillsSozzanl&Asoc

Desarrollo editorial y diseo


GasllllaSozzanl&Asoc

Crditos F()togrficos ISTOCKXPERTCOM IISTOCKPHOTO


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FranR Sozzan!
CIlr.30 PJttieo dacornputacln MicrosoftWlndows -; y 0IfIc 2010.
laed. - Buenos Aires : Aguilar. Altea. Tauros, jljfaguara. 2011.

v. ee, 400

p.,,+ COROM

n.; 27)120,4 cm.

ISBN 978-g~7-04-17f8-7

1, Informtica 2. Computacin. l. Ttulo


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LO QUE HAY QUE SABER

Filtrado automtico
de datos

Las opciones de filtrado


automtico resultan
ideales para ahorrar
tiempo en planillas con
grandes cantidades
de datos. Con estas

herramientas, Excel
slo nos acercar
los datos que resulten
ms relevantes.

Conocemos el concepto de celdas: corresponde a cada uno de los espacios dentro de la planilla, definido por su ubicacin y contenido (valor
fijo, funcin o frmula). Tambin conocemos el concepto de frmula
y funcin, poderosas herramientas que permiten dejarle al producto
de Microsoft el trabajo matemtico. Siguiendo los conceptos bsicos
de estos dos elementos inseparables de Excel, sabemos tambin que
si necesitamos hacer referencia a una determinada celda deberemos
indicar su ubicacin en la fila horizontal mediante su nmero, y
su ubicacin en las columnas verticales mediante su letra. Ahora
bien... qu pasa si necesitamos que se tomen los datos de determinada celda nicamente cuando superamos ciertos valores? O, en la
misma lnea, cmo podemos discriminar en distintas categoras los
resultados arrojados por las frmulas en determinadas celdas?
All entra en accin el filtrado automtico de Excel. Esta herramienta
tiene la funcin de determinar qu datos son relevantes para ciertas
frmulas que nosotros deberemos indicarle, siguiendo criterios especficos durante su confeccin. Al hacerlo, la herramienta ocultar automticamente las celdas filtradas, de modo que podamos visualizar todo
el contenido necesario para nuestras frmulas sin espacios superfluos
en su lugar.
A continuacin veremos cmo establecer de manera rpida y fcil un
filtro de contenido que simplifique nuestro trabajo.

INsERTAR FILTROS EN EXCEL _"


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En primer lugar, abriremos Excel y crearemos una planilla o


bien abriremos un libro preexistente. Luego haremos clic en la
solapa [DATOS] y all seleccionaremos [FILTRO] para acceder a las opciones correspondientes al filtrado automtico.
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LO QUE HAY QUE SABER

Obtener datos desde


una pgina web
Com; letar
manualmente el
contenido de cada
celda es un trabajo que
puede demandar una
importante cantidad
de tiempo: gracias a
Excel 2010, podemos
ahorrarnos este
trabajo siempre que
nuestro contenido est
disponible en la nube.

Excel, a causa de su carcter dinmico, exige que, en general, la entrada de datos sea manual. El problema con esto es que insume una
gran cantidad de tiempo si estamos comenzando una nueva planilla, y
tambin deja un gran margen para el error humano. O requiere la utilizacin de herramientas de validacin de datos, ya que cualquier error
en el ingreso que no sea percibido y corregido redundar en una planilla
con errores textuales o, en el peor de los casos, matemticos, lo que
har que la planilla de clculos arroje resultados errneos.
Por suerte, para evitar el tiempo empleado en completar la planilla as
como el margen de error en los contenidos textuales y numricos, Excel
cuenta con herramientas para la importacin de texto, planillas y nmeros directamente desde sitios web, lo que nos asegura que la entrada
de datos ser perfecta.

IMPORTACIN DE DATOS
Es importante que tengamos en cuenta la torrna en que la planilla de
clculos importa los datos ce los sitios web, ya que los segmenta en
ceLdas o espacios ~isuales, y, por lo tanto! no irnportq fa totalidad
del sitio sino nicamente los espacios que-nosotros aprobemos para
el acceso de nuestra planilla.

A continuacin, veremos los pasos necesarios para la importacin de


sitios web: cabe destacar que el proceso es muy similar para la importacin de texto desde archivos Word o de OneNote, lo que simplifica
la importacin de archivos tambin.

Obtener datos desde la web


En primer lugar, iniciaremos Excel y haremos clic
en [DATOS]. En la cinta de opciones seleccionaremos [DESDE WES]
para elegir la pgina web desde
la cual importaremos los datos .

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A PRACTICAR

Actividades de
comprobacin
Indique c~l de los siguientes conceptos ~s errneo. Puede

111 marcar mas de uno en caso de ser necesario.

A. Excel posee la capacidad de importar contenido desde sitios web y

planillas,aunque no de documentos de texto.


B. Excel posee la capacidad de importar contenido desde sitios web y
planillas,as como de documentos de texto.
C. Excel es capaz nicamentede importar contenidodesde la web.
D. El filtrado de Excel puede ocultar nicamente las celdas ubicadas en
columnas, pero no en filas.

Comprobaremos, a
continuacin, nuestros
nuevos conocimientos.
Podremos releer
el material
de ser necesario.

1.1

e
B
IEiemplo A ....1 Eiembplol ....1

Qrdenar de menor a mayor

Orgenar de mayor a menor


Qrdenar por color

.... .
~

orrarflllro

.. .... ...

Buscar
,~(Selecoonar todo)

--

de EJembplo b'

Fltros de nmero

1-2134

r-----

Filtrar por (Qlor

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I~

Ho es igual a ...

_'
0--

M!)'or que ...

111 Complete los espacios en blanco en el siguiente texto.

Las opciones de
automtico resultan una herramienta
muy til para discriminar los datos irrelevantes de nuestras
_
Para acceder a esta funcin, deberemos dirigirnos a la solapa [DATOS]
y luego seleccionar la opcin
para luego elegir los parmetros necesarios para su funcionamiento. Siempre nos mantendremos dentro de parmetros alfanumricos para indicar al programa
nuestras necesidades.

Por otro lado,


desde la web u otros libros de Excel
permite eliminar el margen de error humano presente en cualquier
ingreso de datos. A su vez, nos ahorra tiempo evitando que escribamos datos innecesariamente: tan slo debemos indicar al programa
qu datos nos interesa llevar a nuestra planilla haciendo clic en las
_____
ubicadas en los distintos espacios del sitio web que
estamos visualizando, y luego hacer clic en
_

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EN EL CD-ROM

Trabajo colaborativo
firmas digitales

La posibilidad de trabajar con planillas y distintos documentos de Office


en SkyOrive ofrece una versatilidad que slo la web puede dar: podemos acceder a (y trabajar en) nuestras planillas desde cualquier lugar y
dispositivo, incluyendo netbooks, smartphones o PDA.

. 1J

Inicio

J(, Cortar
~

Insertar
Calibri
N K

Copiar

S g

Portapapeles

A continuacin

veremos los
destacados del
CD-ROMque
acompaa
a este fascculo.

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11

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Alineacin

Fuente

29

2
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La edicin en simultneo de documentos es una de las grandes novedades de OHice 2010. Disponible a travs de SkyDrive, simplifica
el trabajo en equipo para los teletrabajadores. Resulta muy prctica la
capacidad de alterar datos en tiempo real por parte de todos los usuarios, y, del mismo modo, se ofrece la posibilidad de obtener una captura
instantnea del documento donde estamos trabajando, excluyendo las
frmulas en pos de mostrar los valores actuales de las celdas visibles.
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Formato de
nmero

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163

Ordenar y filtrar Opciones de


como una tabla
tabla

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Tablas

Datos

Abrir en
Excel
Office

Tambin, consulta quin est trabajando en el


documento al mismo tiempo.

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LO QUE HAY QUE SABER

Uso avanzado
de frmulas
Las frmulas de Excel

Las frmulas son el medio que Excel utiliza para interpretar las operaciones lgicas y matemticas que necesitamos que realice. Aprendimos en el fascculo 5 que esas operaciones pueden incluir valores
fijos o, por su carcter dinmico, datos presentes en determinadas celdas que pueden, a su vez, ser producto de otras frmulas

teciten la ejecucin
de complicadas
operaciones lgicas
y matemticas.
A continuacin,
conoceremos
herramientas que nos
permitirn aprovechar
al mximo las funciones
ms avanzadas.

Repasaremos las principales posibilidades de trabajar con frmulas


utilizando valores lgicos, as como el uso grfico de las herramientas
pertinentes para aprovechar las frmulas.
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La posibilidad
de trabajar con
la interfaz visual
ala hora de utilizar
fnnulas ayuda
a nuestra memoria
a recordar todos
los operandos
disponibles.

Las frmulas emplean valores fijos as como referencias a celdas para


realizar sus funciones. Del mismo modo, emplean una compleja sintaxis para su uso: esto es necesario para indicar con precisin el tipo
de operacin que necesitamos que Excel realice.
El uso de una sintaxis especfica permite ahorrar tiempo en tanto
emplea nicamente el teclado, pero cuenta con una desventaja: debemos conocer todas las operaciones disponibles en Excel para poder
indicrselas al programa. As, funciones como VERDADERO o FALSO
pueden escapar del conocimiento de usuarios primerizos, lo que limita
la funcionalidad que la planilla de clculos presenta para ellos. Las opciones de uso grfico, en cambio, facilitan un tanto la tarea al ofrecer
una interfaz visual en la que podemos apoyarnos, evitando referencias a celdas con sus respectivos cdigos y dems molestias.

Lleg el turno de ver cmo insertar una frmula utilizando la interfaz


visual de Microsoft Excel.

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LO QUE HAY QUE SABER

Completaremos, entonces, el cuadro de la siguiente manera: en


primer lugar, seleccionaremos las celdas que deseamos utilizar
como rango presionando el botn secundario sobre la primera celda y,
sin soltarlo, arrastrandoel mouse sobre las dems celdas que queremos
incluir.Luego nos dirigiremosa [CRrrERIO] para establecerqu valores deben cumplirse para realizar la operacin seleccionada: en nuestro caso,
solicitaremosque slo se realice si el valor de la celda 82 es superior a
30 utilizandoel signo matemticocorrespondiente.Aliado se mostrar la
palabra VERDADERO, indicando que la operacin se realiza al trabajar
con valores vlidos en dicha celda (por ende, si en 82 introdujsemosel
nmero 14 en lugar de 34, la operacin no se realizara).

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Eiemplo3

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Por ltimo, escribiremos en el espacio de [RANGO_SUMA] las celdas que deseamos sumar, multiplicar, dividir o restar escribindolas manualmente o bien seleccionndolas a mano del mismo modo
que lo hicimos en el paso 1. Para finalizar, haremos elle en [ACEPTAR].
Se mostrar el resultado de la frmula directamente sobre el espacio
correspondiente a la celda donde estbamos ubicados.

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Ejemplo B

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Ejemplo 3

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e!eua/\ reoas e sourarapuarda 'uopanuuuoo

e 'f...sauoiouru sel ap SOO!S~qsoidpuud so] optpuaide souiau

A PRACTICAR

Proyecto: documentos
veloces y seguros

Iniciaremos Excel y armaremos nuestra planilla de clculo segn


la necesitemos. Recordemos que un error en este paso afectar
seriamenteel resultadofinal de la operacin correspondiente.

Excel 2010 nos ofrece


interesantes funciones
de seguridad
y autoformato.
En este proyecto
las aprovecharemos
para crear
libros confidenciales,

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21

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Ejemplo

EjemploB

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12... Ejemplo

Podremos utilizar la cinta de opciones en [INICIO] para editar la


V apariencia del documento. Alteraremos el tamao de texto y el
color de relleno de las celdas que seleccionemos.

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Agregaremos a nuestra planilla todas las funciones necesarias,


siguiendo los pasos expresados en las guas paso a paso anteriores. Adems, verificaremos el correcto funcionamiento de las frmulas o
funciones alterando algunos de los valores ingresados.
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EN EL CD-ROM

Ocultar hojas, bloquear libros


y usar Excel Web App
Para cerrar este nmero, veremos a continuacin

la segunda parte de los elementos ms destacados del

CD-ROM que acompaa este fascculo.


Los usuarios de Excel 2007 no tendrn problemas en

el proceso de migracin a Excel 2010. Sin embargo,


la verdad es que a los usuarios de Excel 2003 o anteriores les tomar un tiempo acostumbrarse a la nueva
interfaz de comandos de Excel 2010. Para ellos Microsoft ha puesto a disposicin de quien quiera descargarla una gua visual que incluye un libro con referencias en http://office.microsoft.com/es-es/excel-help/
referencia-ubicacion-de-los-comandos-de-excel-2003-en-

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comendada para quien trabaje por primera vez con


las nuevas versiones de las aplicaciones de Office.

La posibilidad de oculta~ ciertas hojas resulta


extremadamente til en caso de gue nuestras
planillas :losean informacin sensible. l:iaciendo uso
de esta funcin, en el listado de hojas se ocultarn las
seleccionadas, lo que evita accesos a su contenido o
incluso al conocimiento de su existencia,

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Puedes establecer una contrasea para


d protogortu hoj4 d.cilculo.

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B Ubro de asignaciones de la cinta de opciones de Excel nos


permitir encontrar la ubicacin de los comandos de 2003 en Office
2007 Y 2010.

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Puedes ocultar ciertas hojas a


determinados usuarios. para evitar que
visualicen o editen datos.

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Las opciones de :lroteccin orrecen, :lm


supuesto, un mtodo para desbloquea~ el
documento: en Excel podremos o:lta~:lor
manejarnos mediante claves, protegiendo nuestro
documento con contraseas gue al se~ingresadas
r:1ermitenmodicat nuevamente el documento.

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1 1Windows 7, una nueva


experiencia

11 1Microsoft Word 11

21 1Microsoft Word 111

121 Microsoft Excelll

221 Microsoft Excellll

21 Innovaciones
de Microsoft Office 2010

131 Microsoft PowerPoint 11

231 Windows 7 a tu medida

31 Kit de

141 MioroOft Outlook 11

recursos ~

'.

41 Microsoft Word I

151 Microsoft OneNote

51 Microsoft Excel I

161 Cmo proteger y mejorar


la segyndad

61 Microsoft powefSoint
71 Microsoft Outlook J

I
171 Conectarse en el hogar
con Windows 7

241 Mejora'rJlas tareas con


Windows 7

..

251 Cmo aumentar el


rendimiento de la PC
261 Cmo ~pfovechar todas las
~
oaracterstioas de la PC
271 TriaIde Mlcrosoft Office 2010

811nternet Explorer 8

181 Uso de la movilidad para


conectarse a la PC

281 Internet Explorer 9

91.l)sar los progr:am~ de


\lyindows Uve

191clu,egos.,;enWlndows 7

291 WindoWs li:.ive,Essentials 20:11

101 Redes sociales

20 IDivertirse con Windows 7

30 1Antivirus Security EssentiaJs

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