Universidad de San Carlos de Guatemala

Facultad de Ciencias Econmicas

Escuela de Contadura Pblica y Auditora
Organizacin y Sistematizacin
Segundo Semestre de 2013
Lic. Olivio Adolfo Cifuentes
Edificio: S-3
Saln: 315

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE UNA COOPERATIVA

Integrantes:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

2011 10535 Ingrid Gabriela vila Prez

2011 11171 Mara Azucena Ralda Yos
2011 11251 Brenda Karina Patzn Chet
2011 11018 Reyna Esperanza Camey Bernardino
2011 11358 Maura Isabel Gernimo Corado
2011 10667 Elvia Marisol Castro Bac
2011 11383 Mara de Lourdes Hernndez Masariegos

Departamento:
Egresos

Procedimiento No:

Asunto:
Procedimiento General de
Egresos
Fecha De emisin:
15/10/2013

Sustituye al de Fecha:
NUEVO

Pginas:
32

Saln 315
Vigencia:
1 AO

MANUAL DE PROCEOS GENERALES DE EGRESOS DE UNA COOPERATIVA

Nombre

Elaborado por
GRUPO NO. 3

Revisado por
OLIVIO CIFUENTES

Aprobado por

Firma
Fecha
Departamento:
Egresos

15/10/2013

26/10/2013

Procedimiento No:

Pginas:
32

Asunto:
Procedimiento General de
Egresos
Fecha De emisin:
15/10/2013

Sustituye al de Fecha:
NUEVO
Saln 315
Vigencia:
1 AO

INTRODUCCIN

El manual de procedimientos de egresos, es un instrumento de la administracin, que contiene

informacin acerca de la secuencia de operaciones para realizar una funcin o actividad especfica
de la organizacin.

En ste documento se norman los procedimientos que deben aplicarse, de acuerdo al tipo de

egreso, logrando de sta manera eficiencia en el cumplimiento de las distintas polticas establecidas

por la administracin. Es decir el manual indica cmo hacer el trabajo. Adems identifica a las
personas que participan en el proceso.

Para llevar a cabo el desenvolvimiento de las actividades operativas, administrativas y financieras,

es de gran importancia el desembolso de egresos, tal es el caso de la campaa publicitaria, ya que

sta da a conocer los servicios que presta la cooperativa a travs los medios de comunicacin
escritos y hablados.

Elaborado por

Revisado por

Aprobado por

Nombre
Firma
Fecha

GRUPO NO. 3

OLIVIO CIFUENTES

15/10/2013

26/10/2013

Departamento:
Egresos

Procedimiento No:

Asunto:
Procedimiento General de
Egresos
Fecha De emisin:
15/10/2013

Sustituye al de Fecha:
NUEVO

Pginas:
32

Saln 315
Vigencia:
1 AO

INDICE
OBJETIVO 4
CAMPO DE APLICACIN..4
PROCEDIMIENTO DE EGRESOS DE LA COOPERATIVA.5
PROCESO DE COMPRAS.5
PROCEO DE NOMINA DE SUELDOS.7
PROCESO DE PROGRAMA DE CAPACITACIN.....11
PROCESO DE EGRESOS DE CAJA....13
PROCESO DE INTERESES PAGADOS POR AHORRO..17
PROCESO DE INTERESES DE AHORRO A PLAZO FIJO..19
PROCESO DE EGRESOS DE AGUA, LUZ Y TELEFONO...23
PROCESO DE GASTOS VARIOS..25
PROCESO DE EGRESOS DE SEGUROS...28
CONCLUSIONES...30
RECOMENDACIONES..31
BIBLIOGRAFIA32

Elaborado por
GRUPO NO. 3

Nombre
Firma
Fecha

Revisado por
OLIVIO CIFUENTES

15/10/2013

Departamento:
Egresos

Procedimiento No:

Asunto:
Procedimiento General de
Egresos
Fecha De emisin:
15/10/2013

Sustituye al de Fecha:
NUEVO

Aprobado por

26/10/2013
Pginas:
4-32

Saln 315
Vigencia:
1 AO

MANUAL DE PROCEDIMIENTO DE EGRESOS DE UNA COOPERATIVA

1. OBJETIVO:
El objetivo de ste procedimiento Interno es cumplir con las siguientes polticas.

Para el pago de proveedores y otros se debe de llenar una solicitud de cheque.

Los cheques se deben de emitir nominativos y nunca al portador.
Cheques emitidos deben de contar con voucher para dejar evidencia de la operacin.
Llenar recibo de egresos por cada pago efectuado en efectivo o cheque.
Los documentos fuente de contabilizacin son las facturas, recibos y documentos que respalden
los egresos.
La documentacin de los procedimientos es el objetivo del proceso de egresos.

Para lograr eficiencia en el rubro de egresos, es importante la colaboracin de los diferentes

departamentos de la entidad, siendo necesario seguir los lineamientos descritos en ste

documento, para obtener mayor beneficio y control en cada operacin de egresos.
2. Campo de aplicacin:

Todos los departamentos de la organizacin; gerencia general, rea de tesorera, Departamento de

talento humano, rea de contabilidad, recepcin etc.

Nombre
Firma
Fecha

Elaborado por
GRUPO NO. 3

Revisado por
OLIVIO CIFUENTES

15/10/2013

Aprobado por

26/10/2013

Departamento:
Egresos

Procedimiento No:

Asunto:
Procedimiento General de
Egresos
Fecha De emisin:
15/10/2013

Sustituye al de Fecha:
NUEVO

Pginas:
5-32

Saln 315
Vigencia:
1

AO

3. PROCEDIMIENTOS DE EGRESOS DE LA COOEPRATIVA

4.1 PROCESO DE COMPRAS
Poltica general para el rubro de compras:

Se deben de efectuar por lo menos tres cotizaciones y antes de que el presidente del consejo de

administracin autorice la que ms convenga a la cooperativa, se debe tener una muestra de lo

que se comprara para asegurarse que la misma sea de mejor calidad y bajo precio.
Los pagos a proveedores deben de ser autorizadas por el tesorero del consejo de administracin

quien debe llevar el control de disponibilidad.

Las firmas deben de ser mancomunadas.
Los cheques de pago deben de acompaar la solicitud de cheque autorizada.
Los cheques no se deben emitir al portador

Proceso general de compras de bienes o servicios:

La solicitud de compra debe elaborarse por el jefe de cada departamento administrativo.

secretaria general realiza las cotizaciones con los proveedores.
gerente general evala el tipo de gasto y es el encargado de autorizar las rdenes de compra.
l tesorero emite cheque de pago a proveedores y enva a gerente general para firma.
gerente general recibe cheque y enva al contador para efectuar el pago y registro en los libros

correspondientes.
Contador registra las transacciones y archiva expediente.

Nombre
Firma
Fecha

Elaborado por
GRUPO NO. 3

Revisado por
OLIVIO CIFUENTES

15/10/2013

Departamento:
Egresos

Procedimiento No:

Asunto:
Procedimiento General de
Egresos

Sustituye al de Fecha:
NUEVO

Aprobado por

26/10/2013
Pginas:
6-32

Saln 315

Fecha De emisin:
15/10/2013

Vigencia:
1 AO

Flujo grama de procedimientos del rubro de compras para cooperativas.

no

Descripcin de

Jefe de rea
interesada.

actividades
Inicio

Secretaria
general

Gerente general

Tesorero

contador

Inicio
2

Elabora
Solicitud de
compra.

Revisin y
reclutamiento del
proveedor.
Evaluacin y
aprobacin de
rdenes de
compra.

Elabora cheque
de pago y enva
al presidente de
administracin
para su firma.
Recibe, revisa y
firma cheque, y
enva al contador
para efectuar el
pago.
Efecta el pago y
registra
transacciones.

Fin.

Nombre
Firma
Fecha
Departamento:
Egresos

Elaborado por
GRUPO NO. 3
15/10/2013
Procedimiento No:

Revisado por
OLIVIO CIFUENTES

Aprobado por

26/10/2013
Pginas:
7-32

Asunto:
Procedimiento General de
Egresos
Fecha De emisin:
15/10/2013

Sustituye al de Fecha:
NUEVO
Saln 315
Vigencia:
1 AO

4.2 Proceso de Nomina de Sueldos

Poltica:

Cumplir con las exigencias legales y mantener un pago oportuno de salarios a sus
empleados como tambin a su seguridad social.

Proceso de nmina de sueldos:

Talento humano liquida en cada perodo la nmina, verifica clculos y liquidaciones.

Contabilidad recibe el reporte, verifica novedades del mes y enva a tesorero del consejo de

administracin para su autorizacin.

El tesorero verifica clculos y novedades del mes, y mediante firma autoriza expedicin del

reporte definitivo.
talento humano realiza copias de seguridad y liquidacin definitiva de nminas, generacin de
copia, de informe de retenciones, informe de pagos y descuentos, comprobantes de totales por
concepto e informe de saldos y descuentos. Cierre de nmina, generacin de archivo y enva

informacin al tesorero.
Secretaria de recepcin realiza diligencia de formularios de pago.
Talento humano revisa y aprueba la informacin diligenciada.
Gerente general autoriza el pago.

Nombre
Firma
Fecha

Elaborado por
GRUPO NO. 3
15/10/2013

Revisado por
OLIVIO CIFUENTES
26/10/2013

Aprobado por

Departamento:
Egresos

Procedimiento No:

Pginas:

Asunto:
Procedimiento General de
Egresos
Fecha De emisin:
15/10/2013

Sustituye al de Fecha:
NUEVO

8-32

Saln 315
Vigencia:
1 AO

Contador remite informacin sobre cdigos contables.

Secretaria de tesorera ingresa a pgina web del banco e ingresa el proceso con su clave

registrada.
El sistema del banco genera nmero de validacin.
Secretaria de tesorera verifica la transaccin.
Banco informa sobre el nmero de transaccin y valor a descargar para verificacin del usuario

contra la planilla de pago.

Secretaria de tesorera autoriza en la web.
El sistema del banco reconfirma datos a pagar y genera nmero de secuencia.

Impresin del reporte de la transaccin por parte de tesorera y enva a talento humano.
Talento humano recibe y entrega a cada empleado el cheque de pago, solicita firma de

aceptacin. enva la informacin a contabilidad.

Contabilidad recibe el reporte de las transacciones y procede a registrar las operaciones.

Nombre
Firma

Elaborado por
GRUPO NO. 3

Revisado por
OLIVIO CIFUENTES

Aprobado por

Fecha

15/10/2013

26/10/2013

Flujograma de procedimiento de nmina de sueldos de cooperativas.

No.

Descripcin
actividades

de

Inicio

Talento
Human
o.

Contabilidad

Tesorero

Secretaria
de
recepci
n.

Secretaria de
tesorera

Inicio

Liquida en cada
perodo la
nmina de
sueldos.

Recibe reporte,
verifica
novedades y
enva reporte a
tesorera para
autorizacin.

Verifica clculos y
novedades
autoriza
expedicin.

Realiza copias de
seguridad,
liquidacin
definitiva,
genera copia de
retenciones,
descuentos,
archiva
documentos y
enva a
tesorera para
su archivo.

Diligencia de
formularios de
pago.

Revisa y aprueba
informacin
diligenciada.

Autoriza el pago.
10
Remite informacin

Siguiente

Banco

Anterior

11

12

13

14

15

16

Sistema del
banco
sobre cdigos
genera
contables.nmero
de
Ingresa a la pgina
validaci
web del bancon.
e
ingresa el proceso
con su clave.
Verifica la
transac
cin.

Informa
nmero
de
transac
cin y
valor a
descarg
ar para
verificac
in del
usuario
contra
la
planilla
de
pago.

17
Autoriza en
la web.

18

El sistema
de
banco
reconfir
ma
datos a
pagar y
genera
nmero
secuen
cia.
Impresin
del
reporte
de la
transac
cin

Recibe y
entrega
a cada
emplea
do los
cheque
s,
solicita
firma de
aceptac
in.

Recibe

Fin

Departamento:
Egresos

Procedimiento No:

Pginas:
11-32

Asunto:
Procedimiento General de
Egresos
Fecha De emisin:
15/10/2013

Sustituye al de Fecha:
NUEVO
Saln 315
Vigencia:
1 AO

3.3 Proceso de Programa de Capacitacin

Poltica:
Si el empleado no asiste a capacitacin y ste es gratuito, pierde el derecho al mismo durante 6
meses.
Proceso de aprobacin de programas de capacitacin:

Director de talento humano elabora proyecto de plan de accin acorde a las necesidades

especficas de capacitacin resultado del diagnstico de los empleados.

Comit de capacitacin evala el proyecto y verifica que el gasto se haya presupuestado a fin de

presentarlo para aprobacin del presupuesto al consejo de administracin.

Realizacin de anlisis y toma de decisin por parte del comit de capacitacin, director de

talento humano, gerente general, secretario general y gerente de servicios.

Una vez aprobado el proyecto de capacitacin, director de talento humano elabora carta a la

institucin de educacin confirmando la inscripcin del programa respectivo.

Proceso de egresos en tesorera.
Tesorera enva reporte de las operaciones a contabilidad.
Contabilidad recibe la documentacin y registra las transacciones posteriormente archiva la
informacin.

Nombre

Elaborado por
GRUPO NO. 3

Revisado por
OLIVIO CIFUENTES

Aprobado por

Firma
Fecha

15/10/2013

26/10/2013

Flujograma de procedimientos de egresos por capacitacin en cooperativas

No.

Descripcin

de

actividades.
1

Inicio

Elabora proyecto de

Talento

Comit

de

humano

capacitacin

Concejo

de

Tesorera

contabilidad

administracin

inicio

plan de accin acorde

a necesidades.
3
Evala proyecto,
verifica si el gasto fue
4

presupuestado.
Anlisis y toma de
decisin por parte del
comit de
capacitacin, talento

humano, gerente y
secretario general y
gerente de servicios.
Elabora carta

confirmando
inscripcin en instituto

de educacin del
programa respectivo.

Proceso de egreso de
caja y enva reporte a
contabilidad.
Contabilidad registra
las transacciones.
Se archiva la
documentacin

.
Fin

Departamento:
Egresos

Procedimiento No:

Pginas:
13-32

Asunto:
Procedimiento General de
Egresos
Fecha De emisin:
15/10/2013

Sustituye al de Fecha:
NUEVO
Saln 315
Vigencia:
1 AO

3.4 Proceso de egresos de caja

Poltica de egresos de caja:

Elaborar conciliaciones y arqueo de caja mensualmente.
Al finalizar cada mes se esperan de 3 a 5 das del mes siguiente, para la clasificacin,
clculo,

registro y archivo de facturas, recibos y todo lo que pueda respaldar el

desembolso.
Proceso de egresos de caja:

Recibe correspondencia y direccionamiento de cuentas por secretaria general.

Talento humano selecciona facturas y cuentas internas diferentes a convenios y realiza estudios

comparativos para cuentas de telefona celular, servicios pblicos, pasajes y se adjuntan

facturas, soportes y enva para evaluacin de gerencia general.

Gerente general Revisa y autoriza los pagos.
Asignacin centro de costos.
Registro en el cuadro de control de egresos
Causacin realizada en cuentas de apogeos e Impresin de comprobantes por asistente de
tesorera.

Nombre

Elaborado por
GRUPO NO. 3

Revisado por
OLIVIO CIFUENTES

Aprobado por

Firma
Fecha

15/10/2013

Departamento:
Egresos

26/10/2013

Procedimiento No:

Pginas:
14-32

Asunto:
Procedimiento General de
Egresos
Fecha De emisin:
15/10/2013

Sustituye al de Fecha:
NUEVO
Saln 315
Vigencia:
1 AO

Contador Autoriza la causacin.

Asistente de Tesorera archiva copia de causacin.
Asistente de tesorera da autorizacin financiera en el mdulo de tesorera, revisando

descuentos en soporte fsico y visto bueno.

Tesorero Realiza pago respectivo en cheque o transferencia electrnica, confirma transaccin e

impresin del soporte.

Asistente de secretaria general genera cheques y enva para firmas.
Asistente de tesorera, genera comprobante de egreso afectando la contabilidad.
Asistente contable realiza conciliaciones bancarias
Contador informa por escrito si hay partidas conciliatorias.
Asistente de tesorera soporta ante contabilidad la diferencia.
Contador realiza el ajuste contable e imprime.
Asiste de tesorera archiva comprobantes y soportes de conciliaciones.

Elaborado por

Revisado por

Aprobado por

Nombre
Firma
Fecha

GRUPO NO. 3

OLIVIO CIFUENTES

15/10/2013

26/10/2013

Flujograma de procedimiento de egresos de caja de cooperativas

No.

Descripcin de
actividades

responsable

Gerencia
general

Talento humano

Tesorera

Contabilidad

Inicio
Inicio
Flujograma
de procedimiento de
egresos de caja de cooperativas
No.

Descripcin de
actividades
Recibe
corresponde
.
ncia,
direccionami
ento de
cuentas.

responsable

Gerencia
gener
al

Talento humano

Tesorera

Asistente.
Anterior
.

11.

12.

13.

14.

Selecciona
Realiza
facturas
pago y
cuentas de
respectivo
gastos
con
cheque
para o
comparacin
transferencia
y enva para
electrnica,
evaluacin
confirma
del gerente e
transaccin
general. del
impresin
soporte.
Revisin y
autorizacin
Genera
de cheques,
pagos.
y enva para
Asignacin
firmas.centro
de costos.
Genera
Asignacin
comprobante
centro
de egreso,
costos.
afectando la
Registro
contabilidad.
en el
cuadro de
Realiza
control de
egresos.
conciliacione
s bancarias.

15.

16

17
10
18

Informa por
Causacin
realizada
escrito
si hay
en
cuentas de
partidas
apoteos,
conciliatorias
.Impresin de
comprobante
Soporta ante
contabilidad
Autoriza
la diferencia
causacin.
Realiza ajuste
Archiva
copia de
causacin.
contable
e
imprime.
Archiva
Realiza
comprobante
autorizacin
s,
y soportes
financiera del
de
mdulo de
conciliacione
tesorera.
s.

Tesorero.

Gerente
general
Asistente
.
secretaria
general.
Tesorero.
Asistente de
Asistente
tesorera.
de
secreta
ra
general
Asistente
.
contable.
Asistente de
Contador.
tesorer
a.

Asistente de
tesorera.
Contador.
Contador.
Asistente de
tesorer
a.
Asistente de
tesorera.
Asistente de
tesorer
a.

Siguient
e
Fin.

Contabilidad

Departamento:
Egresos

Procedimiento No:

Pginas:
17-32

Asunto:
Procedimiento General de
Egresos
Fecha De emisin:
15/10/2013

Sustituye al de Fecha:
NUEVO
Saln 315
Vigencia:
1 AO

4.5 Proceso de Intereses Pagados por Ahorros

Poltica:

La cuenta debe ser apertura da con Q.100.00

Se pagar una tasa de inters del 5% sobre el saldo anual capitalizable trimestralmente.
El asociado puede disponer de su dinero los 365 das del ao.
Se cobrar la cantidad de Q.15.00 destinada para el Auxilio Pstumo.

Proceso de Intereses Pagados por Ahorros

el socio se presenta a la agencia al final del trimestre con su libreta de ahorro para el registro de los

intereses devengados,
El receptor pagador de tesorera por medio de un sistema computarizado realiza el clculo de los

intereses segn el saldo actual.

El receptor enva la informacin trimestral del pago de intereses al departamento de contabilidad para

que corrobore la veracidad de los mismos.

El auxiliar vaca la informacin ya verificada a la base de datos
Se registra la partida correspondiente del egreso que afectara al final del ao.

Nombre

Elaborado por
GRUPO NO. 3

Revisado por
OLIVIO CIFUENTES

Aprobado por

Firma
Fecha

15/10/2013

Departamento:
Egresos

26/10/2013

Procedimiento No:

Pginas:
18-32

Asunto:
Procedimiento General de
Egresos
Fecha De emisin:
15/10/2013

Sustituye al de Fecha:
NUEVO
Saln 315
Vigencia:
1 AO

Flujograma de procedimientos de Intereses pagados por Ahorros.

no

Descripcin de

actividades
Inicio

Talento
Humano

Tesorero

Contabilidad

Inicio
2

Registro de
intereses
devengados

Calculo de
intereses
segn saldo
actual.
Envia
informacin
trimestral del
pago de
intereses

Vaca la
informacin ya
verificada a la
base de datos

Registra la
partida
correspondient
e

Fin

Elaborado por

Revisado por

Aprobado por

Nombre
Firma
Fecha

GRUPO NO. 3

OLIVIO CIFUENTES

15/10/2013

26/10/2013

Departamento:
Egresos

Procedimiento No:

Asunto:
Procedimiento General de
Egresos
Fecha De emisin:
15/10/2013

Sustituye al de Fecha:
NUEVO

Pginas:
19-32

Saln 315
Vigencia:
1 AO

4.6 Proceso de Intereses de Ahorro a Plazo Fijo

Poltica:

La cuenta de plazo fijo se formalizar con el asociado por medio de un certificado.

Se pactar por un monto y plazo determinado y de los mismos el titular no puede hacer retiros
antes del vencimiento del plazo pactado.

El compromisos en la cuenta es condicionado en relacin a monto y tiempo, la cooperativa paga

las ms altas tasas de inters.

La apertura de una cuenta de depsitos a plazo fijo debe hacerse

personalmente por el Depositante Principal y se har constar en un registro que
Deber firmar ste o su representante legal, en caso de ser persona jurdica.

Cuando un depsito a plazo no sea retirado en su vencimiento dejar

De ganar intereses y el Banco lo comunicar al Depositante Principal.

Elaborado por
GRUPO NO. 3

Nombre
Firma
Fecha

Revisado por
OLIVIO CIFUENTES

15/10/2013

Aprobado por

26/10/2013

Departamento:
Egresos

Procedimiento No:

Pginas:

Asunto:
Procedimiento General de
Egresos
Fecha De emisin:
15/10/2013

Sustituye al de Fecha:
NUEVO

20-32

Saln 315
Vigencia:
1 AO

Las tasas de intereses sobre la cuenta de plazo fijo son la siguientes

Tiempo/das

Mnimo por Deposito

Mximo por depsito

Tasas de Inters

90

Q1,000.00

Q500,000.00

5.25% anual

180

Q1,000.00

Q500,000.00

6.50% anual

365

Q1,000.00

Q500,000.00

8.00% anual

Q500,001.00

Q2,000,000.00

9.00% anual

Mayor a un ao
Proceso:

El socio se dirige a servicio al cliente al final del tiempo estipulado con su respectiva

documentacin para cancelar la cuenta.

Servicio al cliente verifica la documentacin del socio
Servicio al cliente realiza los clculos respectivos y notifica al socio el monto y los intereses

devengados.
El socio pasa con el receptor pagador para el pago de los intereses y monto devengado en el

plazo fijo.
el receptor hace el pago correspondiente.
El receptor enva la informacin al final del tiempo del pago de intereses y monto al

departamento de contabilidad para que corrobore la veracidad de los mismos.

El auxiliar contable vaca la informacin ya verificada a la base de datos
Se registra la partida correspondiente del egreso que afectara al final del ao.

Nombre
Firma
Fecha

Elaborado por
GRUPO NO. 3

Revisado por
OLIVIO CIFUENTES

15/10/2013

Departamento:
Egresos

Procedimiento No:

Asunto:
Procedimiento General de
Egresos
Fecha De emisin:
15/10/2013

Sustituye al de Fecha:
NUEVO

Aprobado por

26/10/2013
Pginas:
21-32

Saln 315
Vigencia:
1 AO

Flujograma de procedimientos de egreso de intereses pagados a plazo fijo para

cooperativas.
No

Descripcin de

Responsable

Servicio al Cliente

Inicio

El socio se dirige
al servicio al
cliente
para
cancelar
la
cuenta.

rea de Receptor pagador

Contabilidad

actividades
Inicio

Servicio al Cliente

Servicio al cliente
verifica
la
documentacin.

Servicio al Cliente

Se realizan los
clculos
respectivos
y
notifica al socio
el monto y los
intereses
devengados.
El socio pasa con
el
receptor
pagador para el
pago
de
los
intereses
y
monto
devengado en el
plazo fijo.
El
receptor
pagador hace el
pago
correspondiente.

Servicio al Cliente

Receptor

Receptor

Siguiente
7

Anterior
El receptor enva
la informacin al
final del pago al
departamento de
contabilidad,
para corroborar
la veracidad de
los mismos.

Auxiliar contable

El auxiliar
contable vaca la
informacin ya
verificada a la
base de datos.

Auxiliar Contable

Auxiliar Contableg
Se registra la
partida
correspondiente
de egresos.

Fin.

Departamento:
Egresos

Procedimiento No:

Pginas:

Asunto:
Procedimiento General de
Egresos
Fecha De emisin:
15/10/2013

Sustituye al de Fecha:
NUEVO

23-32

Saln 315
Vigencia:
1

AO

4.7 Proceso de Egreso de Agua Luz y Telfono

Poltica:

El egreso de estos gastos se harn por medio de cheque de caja

El cheque debe ir firmado y autorizado por el gerente general.
La factura se pagara 10 das antes de la fecha de su vencimiento.
Proceso:

Nombre

La factura es recibida por la secretaria

Secretaria se la enva al gerente general
El gerente general aprueba el pago del monto de la factura.
El gerente enva la aprobacin a tesorera.
Tesorera compra el cheque de caja.
Tesorera procede a realizar el pago correspondiente
Tesorera enva el voucher de pago a contabilidad
Contabilidad hace el registro correspondiente del pago.

Elaborado por
GRUPO NO. 3

Revisado por
OLIVIO CIFUENTES

Aprobado por

Firma
Fecha

15/10/2013

26/10/2013

Flujograma de procedimiento de egreso de Agua Luz y Telfono.

No.

Descripcin
actividades

de

Inicio

Talento
Humano.

Secretaria

Gerencia

Tesorera.

Contabilidad

Inicio

Recibe
La
Factura.

Envo de la factura a
la gerencia para
aprobar el pago.

Aprobacin del
Pago.

Gerencia enva
La aprobacin.

Compra de cheque
De caja y realiza el
pago
correspondiente
.

Enva el voucher de
Pago.

Hace el registro
correspondiente
al pago

Fin

Departamento:
Egresos

Procedimiento No:

Pginas:
25-32

Asunto:
Procedimiento General de
Egresos
Fecha De emisin:
15/10/2013

Sustituye al de Fecha:
NUEVO
Saln 315
Vigencia:
1 AO

4.8 Proceso de Egresos de Gastos Varios

Poltica de egresos de gastos varios:

Los gastos varios que deseen efectuarse tendrn que ser respaldados mediante una solicitud
para que el departamento indicado verifique la disponibilidad de recursos monetarios.

Todos los gastos realizados deben pertenecer al perodo y/o mes corriente,
es decir no se aceptaran comprobantes facturados en meses anteriores y
que no correspondan al mes corriente.
Procedimiento general de gastos varios:

El departamento interesado estudia la naturaleza del gasto que se realizar.

Enva solicitud a subgerencia de egresos originales y documentacin necesaria acerca de

viticos, facturas varias, recibos varios, gastos por navidad, gastos por publicidad.

La subgerencia de egresos analiza, autoriza y realiza las cotizaciones pertinentes.

Remite al tesorero para que este elabore el cheque por el monto que le es solicitado para la
cobertura de los gastos.

El tesorero enva a la subgerencia de egresos para que este firme el cheque.

La subgerencia pide al auxiliar contable que realice la transaccin correspondiente en el sistema

y que genere la pliza contable.

El auxiliar contable recibe originales y comprobantes de gastos para su revisin y registro.

Asigna un nmero a la transaccin de gastos varios, revisa y entrega la pliza a la subgerencia

de egresos

Nombre

Elaborado por
GRUPO NO. 3

Revisado por
OLIVIO CIFUENTES

Aprobado por

No
1

Descripcin de

Jefe de rea

actividades

interesada

Subgerencia de
egresos

Tesorero

Inicio
Inicio

Firma
Fecha

El departamento
interesado
estudia

15/10/2013

la

naturaleza

del

gasto

se

que

realizar.

Enva

solicitud

de originales y
documentacin
necesaria acerca
de

viticos,

facturas

varias,

recibos

varios,

gastos

por

navidad,

gastos

por publicidad.

5
Analiza, autoriza
y

realiza

las

cotizaciones
pertinentes.

Remite
6

al

tesorero

para

que este elabore

el cheque por el
monto que le es
solicitado para la
cobertura de los
gastos.

El tesorero enva
7

a la subgerencia
de egresos para
que este firme el
cheque.

La
pide
9

subgerencia
al

auxiliar

contable

que

realice
transaccin

la
Fin

26/10/2013

Auxiliar contable

Departamento:
Egresos

Procedimiento No:

Pginas:
28-32

Asunto:
Procedimiento General de
Egresos
Fecha De emisin:
15/10/2013

Sustituye al de Fecha:
NUEVO
Saln 315
Vigencia:
1

AO

4.9 Proceso de Egresos de Seguros

Polticas:

La persona Beneficiaria del seguro debe renovar dicho seguro cada ao por una cantidad

estipulada en el certificado individual.

No son elegibles para cobertura los depositantes que no hayn alcanzada la edad de una ao

de efectuado el pago correspondiente del seguro.

La compaa pagar directamente o por intermedio del contratante, la suma asegurada que
corresponda, conforme lo establecido en la pliza y lo entregar directamente a los
beneficiarios designados, por el depositante fallecido.
En caso de que hubiere dos o ms titulares en la cuenta de ahorros, cada uno quedar

asegurado por la parte proporcional que resulte de dividir el saldo existente en la cuenta ciento
ochenta das antes de la ocurrencia del riesgo cubierto por la pliza, entre el numero de
titulares.
Proceso:
El beneficiario se presenta a las oficinas centrales con la documentacin requerida para

Nombre

hacer los trmites del pago del seguro

Atencin al cliente revisa la documentacin con las pruebas fehacientes del fallecimiento de

cualquiera de los integrantes del grupo asegurado.

Atencin al cliente enva la documentacin a tesorera para que autorice el pago
Tesorera autoriza el pago
El receptor pagador procede a realizar el pago de la suma estipulada segn la causa de

muerte del contratante del seguro.

El receptor enva la informacin a contabilidad
Contabilidad hace los registros contables correspondientes.

Elaborado por
GRUPO NO. 3

Revisado por
OLIVIO CIFUENTES

Aprobado por

Firma
Fecha
no
1

5
6

15/10/2013
Descripcin

Atencin al

de actividades
Cliente
Inicio
Inicio

Tesorera

26/10/2013
Receptor
pagador

contabilidad

El beneficiario se
presenta a las
oficinas con la
documentacin
requerida.
Atencin al
cliente revisa las
pruebas
fehacientes del
fallecimiento del
contratante.
atencin al
cliente enva la
documentacin a
tesorera para
que autorice el
pago
tesorera autoriza
el pago

7
8

el receptor
pagador procede
a realizar el pago
correspondiente
el receptor enva
la informacin del
pago a
contabilidad
contabilidad hace
los registros
contables
correspondientes

Fin.

Departamento:
Egresos

Procedimiento No:

Asunto:
Procedimiento General de
Egresos
Fecha De emisin:
15/10/2013

Sustituye al de Fecha:
NUEVO

Pginas:
30-32

Saln 315
Vigencia:
2

AO

Conclusiones

Un manual de procedimientos es una gua, donde se describen cronolgicamente la secuencia de los

procesos de las distintas actividades, realizadas dentro de una organizacin, su uso evita duplicidad

en la ejecucin de las funciones de los empleados ya que el mismo indica quienes deben realizar
determinada operacin.

El manual de procedimientos es una herramienta que permite integrar una serie de actividades

encaminadas a agilizar el trabajo de la administracin, y de sta forma mejora la calidad del servicio.
La elaboracin e implementacin de un manual de procedimientos de control interno de egresos
contribuye al fortalecimiento del control interno alcanzando as: la eficiencia operativa en las
actividades por ser una gua para llevar a cabo.
El manual de procedimientos facilita al Contador Pblico y Auditor el conocimiento y evolucin del
Control Interno de cualquier entidad.
La participacin del Contador Pblico y Auditor tambin radica en proponer procedimientos idneos,
para incrementar la eficiencia operativa fortaleciendo el sistema interno de una entidad en el area de
egresos.

Nombre
Firma
Fecha

Elaborado por
GRUPO NO. 3

Revisado por
OLIVIO CIFUENTES

15/10/2013

Aprobado por

26/10/2013

Departamento:
Egresos

Procedimiento No:

Asunto:
Procedimiento General de
Egresos
Fecha De emisin:
15/10/2013

Sustituye al de Fecha:
NUEVO

Pginas:
31-32

Saln 315
Vigencia:
1

AO

Recomendacin

Para lograr la eficacia y eficiencia en el manual de procedimientos no bastan solo las normas, sino, que

adems, es recomendable que los trabajadores tengan una buena actitud cuando deben hacer las
cosas.

Que exista un buen uso del manual sin que exista la segregacin de funciones y saber ocupar bien los
tiempo y los espacios para dicha actividad a realizar.
El manual debe ser elaborado de acuerdo a la naturaleza y magnitud de las actividades de la empresa.

Las cooperativas deben disear un sistema de Control Interno de Egresos, para la racionalizacin de
recursos en el cumplimiento de sus objetivos y proyectos especficos.

La cooperativa una vez diseado el manual de procesos de egresos debe implementarlo mediante, con

el propsito de proporcionar al personal una gua para el desarrollo y uniformidad de las actividades;

adems debe construirse como una herramienta de capacitacin para el personal nuevo y para

facilitar la evaluacin de las auditoras externas solicitadas. As mismo es responsabilidad de la

administracin la actualizacin de cada ao del manual.

Nombre
Firma
Fecha

Elaborado por
GRUPO NO. 3

Revisado por
OLIVIO CIFUENTES

15/10/2013

Aprobado por

26/10/2013

Departamento:
Egresos

Procedimiento No:

Asunto:
Procedimiento General de
Egresos
Fecha De emisin:
15/10/2013

Sustituye al de Fecha:
NUEVO

Pginas:
32-32

Saln 315
Vigencia:
1

AO

Bibliografa:

Nombre
Firma
Fecha

www.colac.com/boletin.asp
www.wikipedia. Org
Ley General de Cooperativas de Guatemala Decreto 82-78
www.monografias.com/trabajos57/manual-normas-administrativo

Elaborado por
GRUPO NO. 3
15/10/2013

Revisado por
OLIVIO CIFUENTES
26/10/2013

Aprobado por