Está en la página 1de 31

INS-GDA-01-01

Instructivo

Pgina 1 de 31

Instructivo

Fecha: 2015-07-11
Versin: 01
Pgina: 1 de 25

REGISTRO DE ORGANISMOS
PARITARIOS Y APROBACIN
DE REGLAMENTOS DE
HIGIENE Y SEGURIDAD

Cdigo:
INS-GRT-01-02-01

MANUAL DE USUARIO:
REGISTRO DE ORGANISMOS PARITARIOS Y
APROBACIN DE REGLAMENTOS DE HIGIENE
Y SEGURIDAD

INS-GRT-01-02-01

Instructivo

Pgina 2 de 31

Tabla de contenido
1.

Control del Documento ..............................................................................................................3

2.

Datos generales ..........................................................................................................................4

2.1. Identificacin del instructivo......................................................................................................4


2.2. Objetivo .......................................................................................................................................4
2.3. Alcance ........................................................................................................................................4
2.4. Base legal ....................................................................................................................................4
2.5. Glosario de trminos ..................................................................................................................4
3.

Perfiles y niveles de responsabilidad........................................................................................5

3.

Descripcin .................................................................................................................................5

3.1 Introduccin ................................................................................................................................5


3.2 Acceso de empresas a la aplicacin. ........................................................................................6
3.3 Registro de Organismos Paritarios .........................................................................................15
3.4 Aprobacin de Reglamentos de Higiene y Seguridad............................................................22
4.

Archivo y conservacin............................................................................................................31

Instructivo

INS-GRT-01-02-01

Pgina 3 de 31

1. Control del Documento

REGISTRO DE CONTROL DEL DOCUMENTO


VERSIN

DESCRIPCIN

FECHA

NOMBRE

CARGO

ELABORADO POR:
01

Creacin

11/07/2015
Ligia Moreno

Asistente
Direccin de
Procesos

FIRMA

Instructivo

INS-GRT-01-02-01

Pgina 4 de 31

2. Datos generales
2.1.

Identificacin del instructivo

PROCESO NIVEL 0:
PROCESO NIVEL 1:

Gestin de Regulacin del Trabajo


Gestin de Registro y Autorizacin de Trabajo

PROCESO NIVEL 2:

Gestin de Registro y Autorizacin de Trabajo Sector Privado

RESPONSABLE:

Direccin de Seguridad y Salud en el Trabajo

2.2.

Objetivo

Dar una gua de apoyo a los usuarios que realizan el registro de Organismos Paritarios y
solicitan la aprobacin de Reglamentos de Higiene y Seguridad, mediante la descripcin
paso a paso del uso del sistema de Salud y Seguridad en el Trabajo.

2.3.

Alcance

El instructivo inicia desde el registro de sucursales de la empresa hasta la emisin de la


certificacin del registro de organismo paritario y aprobacin de reglamentos de higiene y
seguridad.
2.4.

Base legal
Acuerdo Ministerial No. MDT-2015-0141 del 11 de junio de 2015, Instructivo para el
Registro de Reglamentos y Comits de Higiene y Seguridad en el Trabajo.

2.5.

Glosario de trminos
Organismo Paritario. Organizacin tcnica de trabajo conjunto entre la empresa y
los trabajadores, que sirve para detectar y evaluar los riesgos de accidentes y
enfermedades profesionales que pudieran sufrir los trabajadores.

Reglamento de Higiene y Seguridad.

Tiene por objeto establecer las medidas

necesarias de prevencin de los accidentes y enfermedades de trabajo, tendientes a


lograr que la prestacin del trabajo se desarrolle en condiciones de seguridad, higiene
y medio ambiente adecuados para los trabajadores.

Instructivo

INS-GRT-01-02-01

Pgina 5 de 31

Sucursal. Se entiende por sucursal todo establecimiento secundario dotado de


representacin permanente y de cierta autonoma de gestin a travs del cual se
desarrollan, total o parcialmente, las actividades de la sociedad matriz.

SAITE. Sistema de Administracin Integral de Trabajo y Empleo.

3. Perfiles y niveles de responsabilidad


ROL O CARGO DEL
RESPONSABLE

NIVEL DE RESPONSABILIDAD / FUNCIONES

Responsable del seguimiento de la informacin publicada


para insumo interno (estadstica) y observacin externa.

Director de Seguridad y

Salud en el Trabajo

Responsable de socializar y capacitar a los usuarios


externos e internos respectivamente.

Director de Tecnologas
de Informacin y
Comunicacin

Dar soporte tcnico al sistema nicamente a pedido de la


Direccin de Seguridad y Salud en el Trabajo.

Acceso al Sistema en lnea de Registro de Organismos


Paritarios y aprobacin de Reglamentos de Higiene y
Seguridad

Ingresar datos si se encuentra registrado en el Sistema de


Contratos y Actas de Finiquito.

Usuario

Imprimir certificado de registro de Organismo Paritario o


aprobacin de Reglamento de Higiene y Seguridad, de
manera inmediata previa validacin de campos completos
requeridos.

3. Descripcin
3.1

Introduccin

Estimado usuario para la perfecta utilizacin del Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo

1. Trabajar con el explorador Mozilla Firefox.

INS-GRT-01-02-01

Instructivo

Pgina 6 de 31

2. Dirjase a la Barra de Men, clic en Herramientas, clic en Opciones, verificar que no


se encuentre activado el casillero de: bloqueo de ventanas emergentes.
3. Recuerde que para el correo electrnico que solicita el sistema, debe contener
exclusivamente letras minsculas.
A continuacin se describe la forma en la que el usuario debe usar la aplicacin para realizar
el Registro de Organismos Paritarios y Aprobacin de Reglamentos de Higiene y Seguridad

3.2

Acceso de empresas a la aplicacin.

1. Ingresar a la pgina web del Ministerio del Trabajo, seleccionar el SAITE (Sistema de
Administracin Integral de Trabajo y Empleo).

2. Seleccionar ACCESO A SAITE, para el registro de la informacin.

INS-GRT-01-02-01

Instructivo

Pgina 7 de 31

3. En caso de ser una nueva empresa seleccionar REGISTRO DE NUEVA EMPRESA

4. Llenar el registro de acuerdo al siguiente formulario.


Paso 1. Datos del empleador
En el primer tem de TIPO DE IDENTIFICACIN, se puede seleccionar CDULA,
RUC o PASAPORTE.

INS-GRT-01-02-01

Paso 2. Direccin del Empleador

Instructivo

Pgina 8 de 31

INS-GRT-01-02-01

Instructivo

Pgina 9 de 31

Paso 3. Datos del representante legal

5. Una vez ingresada la informacin el sistema le notificar su registro al correo


electrnico ingresado.

6. Para la activacin de la cuenta realizar la confirmacin, seleccionar INGRESAR AL


SISTEMA, en la parte inferior luego de la activacin del usuario, para retornar a la
pgina principal.

INS-GRT-01-02-01

Instructivo

7. Ingresar usuario y contrasea.

8. Seleccionar Salud y Seguridad en el Trabajo.

Pgina 10 de 31

INS-GRT-01-02-01

Instructivo

Pgina 11 de 31

9. El sistema desplegar la pantalla principal de este aplicativo.

10. En caso de olvido de contrasea el sistema nos da la opcin de RECUPERAR


CONTRASEA.

11. El sistema emitir el siguiente mensaje, para recuperar la contrasea, en el cual se


debe colocar el Usuario con el que se registr (Cdula, RUC o Pasaporte)

INS-GRT-01-02-01

Instructivo

Pgina 12 de 31

12. El sistema enviar la nueva contrasea al correo electrnico registrado.

13. La informacin para una nueva clave le llegar a su correo electrnico.

INS-GRT-01-02-01

Instructivo

Pgina 13 de 31

14. Seleccionar INGRESAR y ser direccionado al sistema para su ingreso

15. Ingresar nuevamente su USUARIO y la CONTRASEA proporcionada por el sistema

16. Al seleccionar INGRESAR el sistema emitir el siguiente cuadro de dilogo, para el


cambio de la contrasea.

INS-GRT-01-02-01

Instructivo

Pgina 14 de 31

17. Una vez ingresada la informacin solicitada seleccionar GUARDAR

18. Al guardar el sistema regresa a la pgina principal donde debe ingresar la contrasea
que se registr.

INS-GRT-01-02-01
3.3

Instructivo

Pgina 15 de 31

Registro de Organismos Paritarios

1. Al seleccionar el Registro de Organismos Paritarios, el sistema emitir el siguiente


mensaje.

2. Cambiar de sistema para poder registrar las sucursales solicitadas.

INS-GRT-01-02-01

Instructivo

Pgina 16 de 31

3. Seleccionar sistema TRABAJADOR Y ACTAS DE FINIQUITO

4. Se desplegar la siguiente pantalla, seleccionar EMPLEADOR, REGISTRO


SUCURSAL.

5. Se desplegar la siguiente pantalla, seleccionar NUEVA SUCURSAL y llenar los


datos requeridos, en el tipo de sucursal seleccionar en primer lugar MATRIZ

6. Seleccionar GUARDAR y se detallar la siguiente informacin.

INS-GRT-01-02-01

Instructivo

7. Seleccionar AGREGAR DIRECCIN, llenar los datos requeridos.

8. GUARDAR informacin, y se visualizar de la siguiente manera.

Pgina 17 de 31

INS-GRT-01-02-01

Instructivo

Pgina 18 de 31

9. De igual forma se deben llenar las sucursales en caso de tenerlas y la informacin


se visualizar de la siguiente manera.

10. Una vez registrada la informacin de MATRIZ Y/O SUCURSAL, regresar al sistema
de Seguridad y Salud en el Trabajo. Se desplegar la siguiente pantalla.

11. Este formulario presentar las obligaciones que debe cumplir el empleador para
poder realizar el registro del Organismo Paritario, se debe realizar una seleccin en
los recuadros derechos para proceder a guardar la informacin.

Instructivo

INS-GRT-01-02-01

Pgina 19 de 31

12. En la parte de inferior luego de las obligaciones se encuentra la lista de


Organizaciones Paritarios.

13. Seleccionar el botn

el cual permitir agregar los empleados y empleadores que

conformarn el Comit.

14. Seleccionar BUSCAR EMPLEADO y se desplegar la siguiente pantalla.

INS-GRT-01-02-01

Instructivo

Pgina 20 de 31

15. Seleccionar el empleado que ser Titular, el botn de lado derecho nos permite
elegirlo.

16. Se desplegar el siguiente recuadro, donde aparecer el nombre del empleado


seleccionado, seleccionar tipo de delegado titular o suplente y sus funciones.
Este proceso se debe realizar para la seleccin de empleados y empleadores,
titulares y suplentes.

17. Al seleccionar ACEPTAR la informacin se guardar.

INS-GRT-01-02-01

Instructivo

Pgina 21 de 31

18. Una vez seleccionado los empleados y empleadores que formarn el comit se
visualizar de esta manera.

19. Cuando no se selecciona en su totalidad las obligaciones o la informacin de la


organizacin paritaria no est completa, el sistema emitir el siguiente mensaje.

20. Una vez GUARDADA est informacin el sistema habilitar automticamente el


botn para generar el certificado de registro del organismo paritario.

INS-GRT-01-02-01

21. Seleccionar

Instructivo

Pgina 22 de 31

el botn para la impresin del certificado, el documento se abrir en

formato PDF., mismo que puede ser guardado o directamente abierto para su
impresin.

3.4

Aprobacin de Reglamentos de Higiene y Seguridad

1. Seleccionar REGLAMENTO DE HIGIENE Y SEGURIDAD, APROBACIN DEL


REGLAMENTOS DE SEGURIDAD Y SALUD.

2. Se desplegar el siguiente formulario, en el cual se debe seleccionar todos los


recuadros en cada uno de los siguientes tems.

INS-GRT-01-02-01

Instructivo

Pgina 23 de 31

Tcnico de Seguridad, ingresar el nmero de cdula de la persona quien ser


Tcnico de Seguridad, y el sistema validar los nombres y apellidos, y los estudios
automticamente.

Centro de Trabajo de la Empresa, en est pantalla se visualizar la informacin


ingresada en el registro de sucursal del organismo paritario.

De los Empleadores.

INS-GRT-01-02-01

De los trabajadores.

Instructivo

Pgina 24 de 31

INS-GRT-01-02-01

Instructivo

Planes de emergencia y contingencia.

Sanciones.

Pgina 25 de 31

INS-GRT-01-02-01

Instructivo

Pgina 26 de 31

Riesgos laborales, en este tem se deben llenar los riegos ms importantes que
sean aplicados en su empresa. El sistema le permite agregar factores sin ningn
lmite de cantidad.

Metodologa para identificacin de riesgos, el sistema desplegar un catlogo


de metodologas a seleccionar de acuerdo a la que su empresa utilice y de
igual forma de no existir le permite la opcin de agregar OTRAS
METODOLOGAS

Cuando se seleccione OTRAS METODOLOGAS, el sistema habilitar un


recuadro para ingresar el nombre.

INS-GRT-01-02-01

Instructivo

Pgina 27 de 31

Factores de Riesgo, en este tem se deben agregar los factores de riesgos


identificados por la empresa.
RIESGOS.

FACTORES DE RIESGOS, en caso de no aplicar ninguna de estas opciones,


se tiene la disponibilidad de agregar otros.

PROCESOS, rea fsica donde se encuentra el riesgo declarado.

Seleccionar AGREGAR, antes de guardar toda la informacin solicitada el


sistema permite ELIMINAR los riesgos.

INS-GRT-01-02-01

Instructivo

Pgina 28 de 31

3. Una vez ingresada toda la informacin del formulario para la aprobacin del
reglamento de higiene y seguridad, seleccionar GUARDAR.

4. El sistema emitir un mensaje emergente el cual debe ser ledo detenidamente ya


que una vez ACEPTADO usted no podr realizar ninguna modificacin.

5. Seleccionar certificados generados.

6. El sistema desplegar la informacin que ha sido guardada para el certificado,


seleccionando el botn

INS-GRT-01-02-01

Instructivo

7. Seleccionar el botn CERTIFICADO.

Pgina 29 de 31

INS-GRT-01-02-01

Instructivo

Pgina 30 de 31

8. Se generar el siguiente recuadro para abrir el certificado.

22. Seleccionar ACEPTAR el documento se abrir en formato PDF., mismo que puede
ser guardado o directamente abierto para su impresin.

Instructivo

INS-GRT-01-02-01

Pgina 31 de 31

IMPORTANTE. Cuando el registro del Organismo Paritario cumpla el tiempo de un


ao y la aprobacin del Reglamento de Higiene Seguridad del Trabajo de dos aos, se
le enviar un correo electrnico 15 das antes para que efecte la renovacin.
4. Archivo y conservacin.

CDIGO

NOMBRE
DOCUMENTO

RESPONSABLE DEL ARCHIVO

TIEMPO
RETENCIN

INS-GRT-01-02-01

Instructivo

Asistente de la Direccin de
Administracin de Procesos

2 aos