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A
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MIN

GOBIERNO
DE ESPAA

MINISTERIO
DE HACIENDA
Y ADMINISTRACIONES PBLICAS

Poltica de gestin
de documentos electrnicos MINHAP

Edita:
Ministerio de Hacienda y Administraciones Pblicas
Secretara General Tcnica
Subdireccin General de Informacin, Documentacin y Publicaciones
Centro de Publicaciones
Impresin y encuadernacin:
Oficiala Mayor del Ministerio de Hacienda y Administraciones Pblicas

NIPO: 630-14-160-X
Esta publicacin es electrnica. El ejemplar impreso
se edita exclusivamente como garanta de edicin y
conservacin.

NDICE
HISTRICO DEL PROYECTO
EQUIPO RESPONSABLE
0.

INTRODUCCIN

1.

POLTICA DE GESTIN DE DOCUMENTOS ELECTRNICOS


1.1.

Referencia

1.2.

Alcance de la Poltica

1.3.

Datos identificativos de la Poltica

1.4.

1.5.

1.3.1.

Perodo de validez

1.3.2.

Identificador del gestor de la Poltica

Roles y responsabilidades
1.4.1.

Actores

1.4.2.

Responsabilidades

Procesos de gestin documental


1.5.1.

Captura

1.5.2.

Registro

1.5.3.

Clasificacin

1.5.4.

Descripcin

1.5.5.

Acceso

1.5.6.

Calificacin

1.5.7.

Conservacin
1.5.7.1. Estrategias de conservacin

1.5.8. Transferencia
1.5.9. Destruccin o eliminacin
1.6.

Asignacin de metadatos

1.7.

Documentacin

1.8.

Formacin

1.9.

Supervisin y auditora

1.10. Gestin de la Poltica


2.

3.

PROCEDIMIENTOS INSTRUMENTALES PARA LA GESTIN DE DOCUMENTOS


2.1.

Firma electrnica

2.2.

Protocolo de digitalizacin de documentos

2.3.

Copiado autntico de documentos

REFERENCIAS
3.1.

Legislacin

3.2.

Documentos de Inters

Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 3

ANEXOS
ANEXO 1.

PROGRAMAS DE GESTIN DOCUMENTAL EXISTENTES EN EL MINISTERIO


Y SUS ORGANISMOS Y ENTIDADES DEPENDIENTES

ANEXO 2.

RELACIN DE REGISTROS DEL MINHAP

ANEXO 3.

CUADRO DE CLASIFICACIN FUNCIONAL

ANEXO 3. TRANSITORIO
REPERTORIO DE SERIES DOCUMENTALES DEL MINHAP
ANEXO 4.

PERFIL DE APLICACIN DEL MINHAP (SUBCONJUNTO DEL eEMGDE)


a. Perfil de aplicacin del MINHAP (subconjunto del eEMGDE)
b. Propuesta de modificacin del eEMGDE

ANEXO 5.

RECURSOS DE RECUPERACIN DE LA INFORMACIN

ANEXO 6.

DOCUMENTOS RELACIONADOS CON LA POLTICA DE SEGURIDAD


DE LOS DOCUMENTOS ELECTRNICOS DEL DEPARTAMENTO

ANEXO 7.

CALENDARIO DE CONSERVACIN

ANEXO 8.

FORMULARIOS DE IDENTIFICACIN Y VALORACIN DE SERIES Y


DE PETICIN DE DICTAMEN DE LA CSCDA

ANEXO 9.

MEDIDAS A INCLUIR EN UN PLAN DE PRESERVACIN

ANEXO 10.

TCNICAS DE BORRADO SEGURO

4 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP

Histrico de versiones del documento


Versin

Nombre del documento

Fecha

Descripcin

30/10/2013

Primera versin del modelo.

Documento de Poltica de Gestin


Documental del MINHAP

25/03/2014

Primera versin del documento;


ya no es modelo, sino documento

Documento de Poltica de Gestin


Documental del MINHAP

13/05/2014

Versin v6.1 del documento

Documento de Poltica de Gestin


Documental del MINHAP

02/06/2014

Versin v7 del documento

Documento de Poltica de Gestin


Documental del MINHAP

25/06/2014

Versin v8 del documento

Documento de Poltica de Gestin


Documental del MINHAP

09/09/2014

Versin v9 del documento

Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 5

Equipo responsable de la elaboracin del documento


Poltica de Gestin de documentos-e MINHAP
Grupo de Apoyo de Normativa y Tecnologa
(Grupo de Trabajo para la Coordinacin de Archivos)
Coordinador:
Gerardo Bustos Pretel

Secretara General Tcnica

Equipo de redaccin:
Rosa Martn Rey
Luis Romera Iruela
Jos Luis Garca Martnez

Secretara General Tcnica


Secretara General Tcnica
Secretara General Tcnica

Grupo de trabajo:
Josefina Otheo de Tejada Barasoin
Andrea Ruiz de Garibay
Carmen Conejo Fernndez
Miguel A. Amutio Gmez
Andoni Prez de Lema Senz de Viguera
Alejandro Millaruelo Gmez
lvaro Tapias Sancho
Cristina Martnez Merencio
Juan Antonio Zapardiel Lpez
Santiago Vlez Fraga
M. Carmen Barroso Gonzlez
Javier Hernndez Dez
lvaro Reig Gonzlez
Cndida Prez Clemente
Begoa Rada
Petra Fernndez lvarez
Jos Luis Lapuente Perea

AEAT
AEAT
D.G. Catastro
DGMPIAE
Intervencin General de la Administracin del Estado
Intervencin General de la Administracin del Estado
D.G. Catastro
Divisin de Sistemas Informacin y Telecomunicaciones
Inspeccin General
Sub. Gral. Tecnologas Inform. y Telecomunicaciones
D.G. Funcin Pblica
Divisin de Sistemas Informacin y Telecomunicaciones
INAP
Secretara General Tcnica
Divisin de Sistemas Informacin y Telecomunicaciones
DGMPIAE
DGMPIAE

Ministerio de Educacin, Cultura y Deportes


Ricard Prez Alczar
Carlos Csar Herrero Garca

Subdireccin General de Archivos Estatales


S.G. Tecnologas

Ministerio de la Presidencia
Dominica Grao Ferrer
Fernando Iniesta Snchez
Isabel Barrio Martn

6 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP

Secretara General Tcnica


S.G. Tecnologas
Secretara General Tcnica

0.

INTRODUCCIN
1. El Esquema Nacional de Interoperabilidad (en adelante, ENI) se define en el apartado 1

del artculo 42 de la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrnico de los ciudadanos a los
Servicios Pblicos como el conjunto de criterios y recomendaciones en materia de seguridad, conservacin y normalizacin de la informacin, de los formatos y de las aplicaciones que
deben ser tenidos en cuenta por las Administraciones Pblicas para la toma de decisiones tecnolgicas que garanticen la interoperabilidad.

2. La Norma Tcnica de Interoperabilidad Poltica de gestin de documentos electrnicos (BOE


nm. 178, de 26 de julio de 2012) establece los conceptos relacionados con el desarrollo de polticas de gestin de documentos electrnicos por parte de las Administraciones pblicas en el
marco de la Administracin electrnica, incluyendo los aspectos relacionados con su implantacin prctica, con la identificacin de los requisitos de la gestin de los documentos electrnicos necesarios para la recuperacin y conservacin de los mismos, as como con los procesos y
acciones presentes a lo largo de todo su ciclo de vida.
3. La poltica de gestin de documentos electrnicos del Ministerio de Hacienda y Administraciones
Pblicas (MINHAP) ha sido preparada por el Grupo de Apoyo de Tecnologa y Normativa
(GATN), creado en el seno del Grupo de Trabajo para la Coordinacin de Archivos (GTCA). El
borrador elaborado se present en junio de 2014 al GTCA y a la Comisin Permanente de Administracin Electrnica (CPAE). El GATN debatir las propuestas recibidas del GTCA y de la
CPAE para elaborar un documento definitivo.
4. Este documento recoge los criterios y recomendaciones necesarios para garantizar la interoperabilidad y la recuperacin y conservacin de documentos y expedientes electrnicos en el MINHAP.
Como instrumento esencial de la gestin documental se ha consensuado un perfil de metadatos
para el MINHAP basado en el eEGMDE, al que ha sido necesario aadir elementos e introducir
modificaciones que se trasladan a la Direccin General de Modernizacin Administrativa, Procedimientos e Impulso de la Administracin Electrnica, con vistas a una posible revisin del eEGMDE.
5. El contenido del documento ha sido ampliamente debatido en el GATN y en su preparacin han
participado los miembros del grupo, de origen multidisciplinar: esencialmente, expertos en tecnologas de la informacin y las comunicaciones y archiveros y personas con responsabilidad en
archivos. Asimismo, tambin se ha visto enriquecido con personas de diferentes organismos administrativos del MINHAP: Secretara General Tcnica, Direccin General del Catastro, Agencia
Estatal de Administracin Tributaria, Intervencin General de la Administracin del Estado, Direccin General de la Funcin Pblica, Instituto Nacional de Administracin Pblica, Direccin General de Modernizacin Administrativa, Procedimientos e Impulso de la Administracin Electrnica,
Subdireccin General de Tecnologas de la Informacin y de las Comunicaciones, Divisin de
Sistemas de Informacin y Comunicaciones e Inspeccin General. Asimismo, han formado parte
del grupo personas de la Subdireccin General de los Archivos Estatales y de la Subdireccin
General de Tecnologas (Secretara de Estado de Cultura) y del Ministerio de la Presidencia. La
diversidad de la formacin de los miembros del grupo y de su dependencia orgnica ha garantizado el mayor enriquecimiento posible de los debates.
0.1. Hoja de ruta hacia el futuro del documento-e
6. Este documento es de aplicacin en el Ministerio de Hacienda y de Administraciones Pblicas,
Pero dada la diversidad de las personas que lo han elaborado, cabe sealar su aplicabilidad o
adopcin por los organismos y entidades dependientes del MINHAP. Asimismo, esa diversidad
garantiza tambin su validez con escasas o nulas adaptaciones en otros departamentos ministeriales. En este sentido, una vez publicado se pone a disposicin y libre uso de los organismos y
entidades de cualquier administracin pblica.
Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 7

7. El contenido de este documento no es ajeno a la realidad presupuestaria en el momento de su


elaboracin, de ah que se haya obviado la elaboracin de un calendario rgido de adaptacin a
los requisitos tcnicos recogidos en el documento. Sin embargo, ha de tenerse en cuenta que la
adecuacin al Esquema Nacional de Interoperabilidad requiere abordar el documento-e, el expediente-e y su conservacin y recuperacin. De no hacerse as, no se garantizar la integridad,
autenticidad, disponibilidad y validez de los documentos y, por tanto, se perder documentacin
para las generaciones futuras.
8. El camino marcado en este documento, con la flexibilidad que exijan las circunstancias, es una
hoja de ruta con las tareas necesarias a desarrollar para adaptar la gestin de documentos y expedientes electrnicos al Esquema Nacional de Interoperabilidad. Su contenido, cuando menos,
agrupa las recomendaciones necesarias para llevar a buen puerto la interoperabilidad, que a su
vez lleva aparejada una nueva cultura del trabajo administrativo.

8 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP

1. POLTICA DE GESTIN DE DOCUMENTOS ELECTRNICOS


1.1. Referencias
9. Para el desarrollo del contenido de esta Poltica se han tenido en cuenta las siguientes
normas y buenas prcticas:
- ISO 15489. Informacin y documentacin. Gestin documental.
-

UNE-ISO/TR 18492 IN: Conservacin a largo plazo de la informacin basada en documentos.


UNE-ISO 30300. Informacin y documentacin. Sistemas de gestin para los documentos.
UNE-ISO 23081. Informacin y documentacin. Procesos de gestin de documentos.
Metadatos para la gestin de documentos.

UNE-ISO7TR 26122 IN: Informacin y documentacin. Anlisis de los procesos de trabajo para la gestin
de documentos.
UNE 139803:2012. Requisitos de Accesibilidad para contenidos en la web.

10. Otras referencias consideradas en la elaboracin de esta Poltica son:


Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrnico de los ciudadanos a los servicios pblicos.
Real Decreto 1671/2009, de 6 de noviembre, por el que se desarrolla parcialmente la Ley 11/2007, de 22
de junio, de acceso electrnico de los ciudadanos a los servicios pblicos
Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, del Ministerio de la Presidencia, por el que se regula el Esquema
Nacional de Interoperabilidad.
Resolucin de 28 de junio de 2012, de la Secretara de Estado de Administraciones Pblicas, por la que
se aprueba la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Poltica de gestin de documentos electrnicos.
Gua de aplicacin de la NTI de Poltica de Gestin de documentos electrnicos.

1.2. Alcance de la Poltica


11. La presente Poltica de gestin de documentos electrnicos est integrada en el contexto
de la entidad junto al resto de las polticas implantadas para el desempeo de sus actividades. En
particular, esta poltica est integrada en el marco general de gestin de documentos de la entidad, con independencia del soporte en el que puedan estar materializados dichos documentos.
12. Esta Poltica de Gestin de Documentos electrnicos tiene por objeto establecer el conjunto de
criterios comunes asumidos por el Ministerio de Hacienda y Administraciones Pblicas (MINHAP), as como documentar los mismos, en relacin con la gestin de los documentos y expedientes producidos o custodiados por ste.
13. Esta Poltica persigue garantizar la disponibilidad e integridad de los metadatos mnimos obligatorios y, en su caso, los complementarios o necesarios (metadatos de contenido, contexto y estructura) para asegurar la gestin, recuperacin y conservacin de los documentos y expedientes electrnicos del MINHAP manteniendo permanentemente su relacin con estos.
14. En particular, se integrar con la poltica de seguridad que establece el Esquema Nacional
de Seguridad (Real Decreto 3/2010, de 8 de enero), puesto que los documentos electrnicos se
van a manejar mediante sistemas a los que les es aplicable lo previsto en dicho Esquema.
15. En el caso de que existan entornos hbridos y se desee extender la Poltica de forma explcita su
aplicacin a los documentos analgicos que conviven con los documentos electrnicos en la organizacin, segn el Esquema Nacional de Seguridad, se tendr en cuenta que toda informacin en soporte no electrnico, que haya sido causa o consecuencia directa de la informacin
electrnica a la que se refiere el presente real decreto, deber estar protegida con el mismo grado de seguridad que sta. Para ello se aplicarn las medidas que correspondan a la naturaleza
Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 9

del soporte en que se encuentren, de conformidad con las normas de aplicacin a la seguridad
de los mismos.

1.3. Datos identificativos de la Poltica


16. Los datos identificativos principales son:
Nombre del documento

Poltica de gestin de documentos electrnicos MINHAP

Versin

1.0

Identificador de la Poltica

1 y 2

E04921301_1.0

URI de referencia de la Poltica

Fecha de expedicin

[01/07/2014]

mbito de aplicacin

Documentos y expedientes producidos y/o custodiados por el Ministerio de Hacienda y Administraciones Pblicas

1.3.1. Perodo de validez


17. La presente Poltica de gestin de documentos electrnicos entrar en vigor en la fecha de
expedicin y ser vlida mientras no sea sustituida o derogada por una poltica posterior, pudindose facilitar un periodo de tiempo transitorio en el cual convivan las dos versiones, que
permita adecuar los diferentes sistemas de gestin de documentos electrnicos utilizados por
MINHAP a las especificaciones de la nueva versin.
18. Este periodo de tiempo transitorio deber indicarse en la nueva versin, pasado el cual slo ser
vlida la versin actualizada.
19. Aquellos aspectos que puedan ser actualizables automticamente, sobre todo en el caso de relaciones por modificaciones normativas, cambios estructurales, etc. sern incluidos en anexos incorporados al presente documento y actualizables automticamente por el gestor del documento
sin necesidad de que sea sustituido por una nueva versin.

1.3.2. Identificador del gestor de la Poltica


Nombre del gestor

Subdirector General de Informacin, Documentacin y Publicaciones

Direccin de contacto

C/. Alcal, 5. 28014 Madrid

Identificador del gestor

E04072803

1
Cdigo alfanumrico nico para cada rgano/unidad/oficina extrado del Directorio Comn de Unidades Orgnicas y Oficinas
(DIR3)
2
Los dos ltimos dgitos de este identificador correspondern con la versin de la poltica de gestin de documentos electrnicos.
3
Cdigo alfanumrico nico para cada rgano/unidad/oficina extrado del Directorio Comn de Unidades Orgnicas y Oficinas
(DIR3)

10 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP

1.4. Roles y responsabilidades


1.4.1. Actores
20. Los actores involucrados en los procesos de gestin documental contemplados en la presente
poltica sern como mnimo los siguientes:
1. La alta direccin, que aprobar e impulsar la poltica, que corresponder a los siguientes actores:

A la persona titular del Ministerio de Hacienda y Administraciones Pblicas y, por su delegacin, a la titular de la Subsecretara.
Al presidente en el caso de una agencia estatal.
Al director general en el caso de otros organismos pblicos.

2. Los responsables de procesos de gestin, que aplicarn la poltica en el marco de los procesos a su cargo.
Corresponde esta responsabilidad a las personas titulares de los rganos directivos que tienen atribuida por norma la funcin a la que responden los diferentes procesos.
3. El personal responsable de la planificacin, implantacin y administracin del programa
de tratamiento de documentos y sus operaciones, cualificado, dedicado e instruido en gestin
y conservacin documental y que participar en el diseo, implementacin y actualizacin de
los sistemas de gestin y conservacin documental. Esta categora incluye tanto a archiveros
y expertos en gestin documental como a administradores de sistemas y desarrolladores de
aplicaciones.
4. El personal implicado en tareas de gestin de documentos electrnicos, que aplicar lo establecido en la poltica a travs del programa de tratamiento implantado.

1.4.2. Responsabilidades
1.4.2.1. La alta direccin
21. La Alta direccin de la entidad integrar la poltica de gestin de documentos con el resto de las
polticas del Departamento o de su organizacin. Asimismo deber ser consciente de los riesgos
que supone una gestin inadecuada de sus documentos.
22. La Alta direccin a partir de unos principios tales como enfoque al ciudadano y otras partes interesadas, liderazgo y responsabilidad, toma de decisiones basada en la evidencia, implicacin del
personal, enfoque sobre procesos, enfoque sistemtico de la gestin y mejora continua, trata de:

Conseguir coherencia en las operaciones para toda la organizacin;


Asegurar que los procesos de negocio sean transparentes y comprensibles;
Garantizar a los consejos de direccin, reguladores, ciudadanos y otras partes interesadas
que los documentos se gestionan apropiadamente.

Para la consecucin de estos objetivos, la Alta direccin debe:

Establecer, mantener y promover la poltica y objetivos de gestin documental para incrementar la conciencia, motivacin y cumplimiento de la organizacin.
Asegurar que las responsabilidades y competencias de la gestin de documentos estn
definidas, asignadas y comunicadas a toda la organizacin.
Asegurar que se establece, implementa y mantiene una poltica de gestin efectiva y eficiente para alcanzar los objetivos de la organizacin.
Asegurar la disponibilidad de los recursos y capacitacin necesarios para apoyar y mantener dicha poltica.
Revisar la poltica peridicamente y decidir e impulsar las acciones de mejora precisas.

Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 11

1.4.2.2. Los responsables de procesos de gestin


23. Los responsables de procesos de gestin aplicarn la poltica de gestin de documentos en el
seno de la organizacin, y garantizarn el ejercicio de los derechos reconocidos a los ciudadanos.
Asimismo, adoptarn las medidas necesarias para la difusin de la poltica de gestin de documentos electrnicos y de los procedimientos relacionados con la gestin documental entre todo el personal a su cargo, para que conozcan las normas que afecten al desarrollo de sus funciones.
24. Asimismo, los responsables de procesos de gestin determinarn sus necesidades en cuanto a perodos temporales de utilizacin de la informacin, contribuyendo as a la elaboracin de las normas
de conservacin de las series documentales que son fruto de los procesos que gestionan.

1.4.2.3. Responsables de la planificacin, implantacin y administracin del programa de tratamiento de documentos


25. La categora de personal responsable de la planificacin, implantacin y administracin del programa
de tratamiento de documentos y sus operaciones incluye tanto a archiveros y expertos en gestin documental como a administradores de sistemas y desarrolladores de aplicaciones. Los profesionales
de la gestin de documentos son responsables de todos los aspectos relacionados con ella, incluidos
el diseo, la implementacin y el mantenimiento de los sistemas de gestin, as como de la formacin
de usuarios en dicha materia y en las operaciones que afecten a las prcticas individuales.
26. Adicionalmente, tambin forman parte de esta categora los administradores de sistemas, quienes son responsables de garantizar que toda la informacin sea precisa y legible y que est a
disposicin del personal autorizado para acceder a ella siempre que se necesite. Los archiveros
y expertos en gestin documental, en colaboracin con los responsables de los procesos de
gestin, llevan a cabo la identificacin y valoracin documental, establecen los cuadros de
clasificacin y las normas de conservacin de las diferentes series documentales que posteriormente sern dictaminadas por las autoridades archivsticas y participan en la planificacin y la
implementacin de las polticas y los procedimientos de gestin de documentos.

1.4.2.4. El personal implicado en las tareas de gestin


27. El personal implicado en las tareas de gestin, categora que incluye a todos los empleados no
encuadrados en las anteriores, son responsables de mantener documentos de archivo precisos y
completos sobre sus actividades, de hacer un uso apropiado de los sistemas de informacin que
tratan documentos electrnicos, y de suministrar la informacin requerida por el Sistema de Gestin Documental a efectos de trazabilidad o cumplimiento de normativa.

1.5. Procesos de gestin documental


28. Los procesos de gestin que generen documentos y expedientes electrnicos de la entidad
deben aplicar esta poltica y el programa de tratamiento de documentos electrnicos que garantice su materializacin. Las caractersticas y funcionalidades de los sistemas de gestin de
documentos se definen a continuacin, aclarando previamente que la gestin de documentos
electrnicos debe comprender dos momentos:
Un primer momento, en el que los documentos todava no han alcanzado su estado definitivo.
En esta etapa, los documentos son objetos dinmicos de informacin, creados mediante diversas aplicaciones, admiten versiones y cambios y est previsto que su informacin sea compartida. Se controlan y gestionan mediante Sistemas de Gestin de Documentos Electrnicos
(SGDE), si bien estas funciones tambin pueden llevarse a cabo, en la prctica, por las propias
aplicaciones de gestin de procedimientos.
En un segundo momento, los documentos han alcanzado ya su forma definitiva, se han integrado en sus respectivos expedientes o agregaciones documentales, han sido provistos de mecanismos que aseguran su autenticidad e integridad, de manera que son inalterables, salvo, en
12 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP

su caso, para aadirles metadatos de gestin y conservacin o para corregir errores, y se gestionan mediante Sistemas de Gestin de Documentos Electrnicos de Archivo (SGDEA).
29. Se recogen a continuacin las caractersticas y funcionalidades bsicas que deben tener los sistemas de gestin de documentos.
1. SGDE. Siguiendo las especificaciones de MoReq-2, un SGDE est orientado bsicamente al
control, almacenamiento y gestin de la documentacin de los archivos de oficina y tiene las
siguientes caractersticas:

Permite la modificacin de los documentos


Permite la existencia de varias versiones de los documentos
Puede permitir el borrado de los documentos por parte de sus propietarios
Puede incluir controles de retencin de los documentos
Puede incluir estructuras de almacenamiento de los documentos, bajo el control de los
usuarios.
Est orientado primariamente a dar soporte a la gestin diaria de los documentos para el
desarrollo de los procesos de negocio.

2. SGDEA. Un SGDEA, por el contrario, se caracteriza por lo siguiente:

Impide que los documentos de archivo sean modificados


Slo permite la existencia de una versin final de los documentos
Impide el borrado de los documentos salvo en determinadas circunstancias estrictamente
controladas
Debe incluir controles de retencin rigurosos
Debe incluir una estructura de organizacin de los documentos rigurosa, el cuadro de clasificacin, mantenida por un administrador.
Puede dar soporte al trabajo diario, pero est dirigida primariamente a proporcionar un repositorio seguro a los documentos fruto de los procesos de negocio.

30. Adems, un SGDEA debe poder gestionar calendarios de conservacin, seleccionar de modo automtico expedientes y documentos para llevar a cabo las acciones dictaminadas para su serie
documental, as como detectar aquellos documentos que, por sus circunstancias, deban ser objeto de acciones especficas de conservacin. Asimismo, debe poder gestionar el acceso a los expedientes y documentos mediante listas y perfiles de usuario, as como disponer de sistemas de
seguimiento y control de las acciones que se realicen sobre los documentos y expedientes.
31. De las caractersticas mencionadas anteriormente se desprende que un SGDE se correspondera
ms con un archivo de oficina, mientras que un SGDEA albergara documentos y expedientes en
sus versiones finales, es decir, en fase de archivo central. Partiendo de la normativa vigente, deben determinarse las condiciones en que debe producirse la transferencia de documentos entre
ambos sistemas.
32. Sin embargo, en el momento actual se dan algunas peculiaridades que han de tenerse en cuenta:
No es posible establecer una frontera ntida entre los distintos sistemas de gestin de los documentos existentes en el MINHAP, ya que un mismo sistema alberga documentos de archivo y
documentos an no definitivos.
Es frecuente que los controles propios de un SGDEA de cara a la integridad y control de acceso a
los documentos no los proporcione un sistema de gestin, sino las propias aplicaciones de gestin.
Los documentos no cumplen en muchas ocasiones los requisitos del ENI, ya que se considera
que stos nicamente deben implementarse en el momento de una transferencia y no mientras
permanezcan bajo el control de los rganos gestores.
33. En consecuencia y de modo transaccional, se propone que el sistema de gestin de documentos
electrnicos de archivo (SGDEA) comience en la fase de Archivo Central, momento en que los expedientes y documentos que se transfieran al mismo debern tener implementados, al menos, los
metadatos obligatorios para intercambio del ENI y adems los que se establecen en el esquema institucional de metadatos del MINHAP como obligatorios para la transferencia con cambio de custodia.
Esto no obsta para que determinadas aplicaciones de gestin o SGDE puedan necesitar implementar utilidades de SGDEA (resellado, cambios de formato, etc), debido a que los expedientes

Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 13

resultantes de los procedimientos que tramitan puedan tener un perodo de vida activa que haga
necesaria la aplicacin de polticas de conservacin a medio o largo plazo.
34. Dicho programa de tratamiento se aplicar de manera continua sobre todas las etapas o periodos
del ciclo de vida de los documentos y expedientes electrnicos para los que se garantizar su autenticidad, integridad, confidencialidad, disponibilidad y trazabilidad; permitiendo la proteccin,
recuperacin y conservacin fsica y lgica de los documentos y su contexto.
35. En el futuro se tender en la medida de lo posible al uso de las mismas aplicaciones de gestin
documental, en funcin de la que se determine de mxima utilidad para los objetivos pretendidos
y de mayor grado de interoperabilidad.
36. Anexo a este documento, y como relacin actualizable peridicamente, sin necesidad de modificar el documento, se incluye una lista de programas de gestin documental existentes en el ministerio y sus organismos y entidades dependientes (Anexo 1)

1.5.1. Captura
37. Es necesario precisar el significado del trmino captura de acuerdo con la documentacin oficial
existente. Para ello, se tienen en cuenta las siguientes definiciones:

El trmino captura se define en el vocabulario de la Gua de aplicacin de la NTI de expediente electrnico como: Proceso de gestin de documentos que seala la incorporacin de un documento a un sistema de gestin de documentos. En el momento de captura
se crea la relacin entre el documento, su productor y el contexto en que se origin, que
se mantiene a lo largo de su ciclo de vida.

Asimismo, la NTI de Poltica de gestin de documentos aplica este trmino para identificar
uno de los procesos de gestin documental a que hace referencia su apartado VI, indicando que este proceso incluir el tratamiento de los metadatos mnimos obligatorios definidos en la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Documento Electrnico.

La Gua de aplicacin de esta Norma Tcnica identifica diversas fases en la gestin de los
documentos electrnicos que constituyen su ciclo de vida. La captura es la primera de
ellas y se describe en estos trminos:
Fase de captura. Posterior a la propia creacin o produccin del documento, bien por
parte de un ciudadano o internamente en una organizacin, la captura supone su incorporacin al sistema de gestin de documentos de una organizacin.
La captura del documento en el sistema de gestin de documentos de la organizacin incluira los procesos de registro e incorporacin de los documentos en el sistema de gestin de documentos de la organizacin, y, como accin de especial relevancia, incluira la
asignacin de los metadatos y, si procede, la firma del documento por parte de la organizacin (por ejemplo, un sello electrnico por parte de una organizacin en un Registro de
Entrada). Esta captura del documento, puede venir precedida por una digitalizacin (segn lo dispuesto en la NTI de Digitalizacin de Documentos) o por un proceso de conversin de formato del documento (segn lo dispuesto en la NTI de Procedimientos de copiado autntico y conversin entre documentos electrnicos), en caso necesario.

Esta misma gua de aplicacin, al entrar a detallar los procesos de gestin de documentos explica la
naturaleza del proceso de captura de los mismos, cuya funcionalidad radica en dotarlos de un identificador nico y sealar su entrada en el SGDE, a la vez que se establece una relacin entre el documento, su productor o creador y el contexto en que se origin. Esto se consigue mediante la asignacin de los metadatos mnimos obligatorios definidos en la NTI de Documento Electrnico.
La captura de un documento electrnico, adems, y siguiendo esta misma gua de aplicacin, se
completa con otros procesos y operaciones de gestin de documentos, tales como el registro, la
clasificacin o su inclusin en un expediente electrnico, tal y como se indica en la NTI de Expediente Electrnico.
38. Las definiciones vertidas hasta aqu acerca del proceso de captura de documentos parecen claras en tanto, de forma resumida, apuntan al momento en que el SGDE de una organizacin in-

14 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP

corpora un documento para su gestin, esto es, ste empieza a existir, es identificado de forma
unvoca y lleva aparejados los metadatos que lo dotan de contexto de creacin y gestin.
39. Se mencionan, adems, otros procesos y operaciones conexos, que pueden darse o no, y que
completaran este proceso de captura, tales como el registro y la clasificacin de los documentos,
o su vinculacin con un expediente electrnico.
40. Este concepto de captura da por sentado que el proceso tiene lugar en un escenario en el que:

La organizacin tiene operativo un SGDE

Este SGDE da cobertura a toda la organizacin

La operacin de registro es independiente de la captura, ya que puede darse o no.

Si la operacin de registro del documento se da, se produce en el propio seno de la organizacin que lo va a gestionar mediante su SGDE.

1.5.1.1. Fecha de captura


41. Definir con precisin el concepto de captura va ms all de la mera discusin terminolgica, sobre todo desde el momento en que se tiene que concretar al asignar uno de los metadatos obligatorios del documento electrnico: FechaCaptura.
42. Al hablar de captura, por tanto, debera determinarse, en primer lugar, si se est hablando de un
proceso, como as parece, o de una accin u operacin (se habla de punto de captura).
43. Por otra parte, debe tenerse en cuenta que la operacin de registro puede:
- Tener o no lugar, es decir, no todos los documentos administrativos que se capturan son o tienen que ser registrados.
- Tener lugar con carcter previo a la captura del documento (registro de entrada)
- Tener lugar con carcter sucesivo a la captura del documento (registro de salida)
44. Razones por las que las operaciones de captura y registro administrativo de documentos, a nuestro juicio, deberan desligarse.
45. Esto nos lleva de nuevo a la discusin de los valores a asignar en los metadatos de documento-e
rgano (crea o captura el documento) y FechaCaptura.
46. Nuestra propuesta es que la captura tecnolgica o instrumental del documento (digitalizacin del
mismo) es diferente de su captura documental por el SGDE (entrada en el SGDE de una organizacin) y se puede dar en la misma fecha o en fecha diferente, siendo FechaCaptura la de incorporacin al SGDE.
47. Consecuentemente con este enfoque, el rgano que captura no tiene por qu ser necesariamente el
que digitaliza y registra, sino que lo es el titular del SGDE que lo va a identificar de forma unvoca, a
incorporar a sus procesos de gestin y a proporcionarle todas las garantas jurdicas necesarias a lo
largo de las fases de su ciclo de vida en que se va a responsabilizar de su conservacin.
48. Los documentos electrnicos capturados seguirn la siguiente codificacin:
ES_<RGANO>_<AAAA>_<ID_ESPECIFICO>
Se codificar segn lo establecido en el Directorio Comn (DIR3)
<RGANO>

Ejemplos:
E04921301: Ministerio de Hacienda y Administraciones Pblicas
E00004401: Agencia Estatal de Administracin Tributaria
E04820002: S.G. de Informacin Administrativa e Inspeccin General de Servicios

<AAAA>

Ao de la fecha de captura del documento

<ID_ESPECIFICO>

Cdigo especfico de 30 caracteres segn modelo a determinar por cada rgano

Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 15

49. A ttulo orientativo y como recomendacin, se sealan a continuacin aquellos metadatos mnimos obligatorios definidos por la NTI de documento-e que podran completarse en el momento
de la captura del documento, cuyos valores sera difcil o imposible recuperar en fases posteriores de la gestin documental.

Metadato

Asignacin en punto de captura

Identificador

Asignacin en cualquier momento

rgano

Fecha captura

Origen

Estado de elaboracin

Formato

Tipo documental

Tipo de firma

Origen de la copia

50. Igualmente, tambin se recomienda a ttulo orientativo, cumplimentar los metadatos mnimos
obligatorios de los expedientes electrnicos en el momento de su creacin, ya que con respecto al
expediente electrnico no se puede hablar en sentido estricto de fase de captura.

Metadato

Asignacin en momento de creacin

Identificador

Asignacin en cualquier momento

rgano

Fecha apertura expediente

Clasificacin

Estado

Interesado

Tipo de firma

1.5.2. Registro
51. A los efectos de la presente Poltica de Gestin de Documentos Electrnicos, se entiende por
Registro el proceso de control mediante la correspondiente inscripcin registral de los documentos generados o recibidos por los rganos administrativos del Ministerio de Hacienda y Administraciones Pblicas. De acuerdo con la legislacin de procedimiento administrativo (ley 30/92), los
rganos administrativos llevarn un registro general en el que se har el correspondiente asiento
de todo escrito o comunicacin que sea presentado o que se reciba en cualquier unidad adminis-

16 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP

trativa propia. El registro de un documento consiste en la introduccin de una breve informacin


descriptiva (asiento), con el contenido definido en el artculo 38.3 de la ley 30/92.
52. El sistema de registro del MINHAP est constituido por el Registro General, ubicado en los
Servicios Centrales, por los Registros Auxiliares del Registro General, ubicados los diferentes rganos y Dependencias del Departamento, por el Registro Electrnico del Ministerio, creado por
Orden HAP/547/2013, de 2 de abril, y por los Registros Electrnicos Auxiliares previstos en la
Disposicin Transitoria Cuarta de la mencionada Orden.
Se incluyen asimismo en el mbito de aplicacin del presente documento de Poltica de Gestin
de Documentos Electrnicos, aunque se rijan por sus disposiciones especficas, los Registros de
la Agencia Estatal de Administracin Tributaria, los de los restantes organismos pblicos adscritos al Ministerio de Hacienda y Administraciones Pblicas y el Registro Electrnico Comn.
53. Un inventario de todos los registros del MINHAP, debidamente aprobados, ser incluido en un
anexo (Anexo 2) de este documento y actualizado peridicamente, sin que por ello deba modificarse el documento de Poltica de Gestin de Documentos Electrnicos del MINHAP.
54. La atribucin de competencias en relacin con el Registro Electrnico del MINHAP y con el Directorio Electrnico Comn, que actualmente se regulan, respectivamente, por el Artculo 2 de la
Orden HAP/547/2013, de 2 de abril, y por lo previsto en el Artculo 2 de la Orden HAP/566/2013,
de 8 de abril, se regirn por la normativa en vigor en cada momento.
55. Las anotaciones en el Registro Electrnico del MINHAP se realizarn conforme a lo previsto en el
Artculo 8 de la Orden HAP/547/2013, de 2 de abril, y/o por la normativa en vigor en el futuro. El sistema de informacin que soporte el Registro Electrnico garantizar la constancia de cada asiento
que se practique y de los datos que deben figurar en el mismo. De igual forma, el Registro Electrnico emitir automticamente un recibo firmado electrnicamente, mediante alguno de los sistemas
de firma para la actuacin administrativa automatizada del artculo 18 de la ley 11/2007, de 22 de
junio, con el contenido que se especifica en el artculo 9 de la mencionada Orden.
56. Con el fin de garantizar la interconexin entre oficinas registrales y el acceso por medios electrnicos a los asientos registrales y a las copias electrnicas de los documentos presentados, previsto en el artculo 24.4 de la Ley 11/2007, de 22 de junio, la informacin mnima necesaria para
realizar el intercambio de un asiento registral as como la estructura de dicha informacin y los
requisitos tecnolgicos mnimos que deben cumplirse durante el intercambio se adaptarn a los
requisitos que se especifican en la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Modelo de Datos para
el intercambio de asientos entre las Entidades Registrales, aprobada por Resolucin de 19 de julio de 2011, de la Secretara de Estado para la Funcin Pblica.

1.5.2.1. Documentacin en soporte papel


57. Todo documento en soporte papel que se presente en las Oficinas de Registro del Departamento
deber producir un asiento registral y la copia a devolver al interesado deber llevar el correspondiente acuse de recibo que acredite la presentacin del mismo, salvo que no pudiera obtenerse en el momento, en cuyo caso se deber estampar en dicha copia un sello de registro en el
que figure la fecha de entrada del documento.
58. Recibida la documentacin se proceder a realizar el asiento registral, cumplimentando los datos
solicitados por la aplicacin informtica de acuerdo con la informacin disponible en las oficinas
de registro.
59. Salvo en los supuestos previstos en el ordenamiento jurdico, de acuerdo con lo dispuesto en el
artculo 27.4 del R.D. 1671/2009, los dispositivos de recepcin de fax no tendrn la consideracin
de registro electrnico. No obstante, los documentos recibidos va fax podrn ser digitalizados a
los meros efectos de obtener una imagen de los mismos que incorporar, en su caso, al expediente electrnico.
60. Todos los documentos en soporte papel presentados en las oficinas de registro podrn ser digitalizados con el fin de obtener una copia electrnica, de acuerdo con lo previsto en el artculo 50
del Real Decreto 1671/2009, de 6 de noviembre.

Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 17

61. Se exceptan de lo previsto en el prrafo anterior los siguientes supuestos:


- Los sobres cerrados presentados en las oficinas de Registro en el marco de licitaciones pblicas, ya sean enajenaciones forzosas en procedimientos de recaudacin o en procedimientos de
contratacin pblica, que no se abrirn ni escanearn.
- Otras excepciones especficas que puedan existir en cada centro o entidad.
En estos casos, los documentos debern ser remitidos inmediatamente a sus destinatarios, en
sobre cerrado.
62. El procedimiento de digitalizacin se llevar a cabo en cualquier caso cumpliendo las especificaciones de las Normas Tcnicas de Interoperabilidad de Digitalizacin y de Documento Electrnico, y en particular, el protocolo de digitalizacin a que se refiere el apartado 2.2.de esta Poltica.
63. En los casos de digitalizacin de documentos en papel con carcter previo a su registro en la entidad, se debern transponer determinados metadatos del asiento registral al documento ENI
conformado segn la NTI de documento electrnico. Se muestra el mapeo entre los esquemas
de valores del metadato Valor del documento de SICRES 3.0 y el metadato Estado de elabo4
racin de la NTI de Documento electrnico :
Validez de documento
(SICRES 3.0)

Estado de elaboracin
(NTI Documento Electrnico)

01 - Copia

Otros

02 - Copia compulsada

Otros

03 - Copia original

Copia electrnica autntica de documento papel

04 Original

Original
Correspondencia entre metadato de Estado de elaboracin y Validez de documento

1.5.2.2. Metainformacin del asiento registral y de los documentos anexos


64. La metainformacin descriptiva referente al asiento registral que debe ser introducida de modo automtico o manual en el mbito de la Unidad de Registro es la que se contempla en el artculo 38.3 de
la Ley 30/92. Cada metainformacin del asiento registral deber almacenarse en el sistema informtico de entrada en un formato compatible con el del campo equivalente del mensaje de datos de intercambio definido en el Apartado IV.2 Estructura y contenido del mensaje de datos de intercambio, de
la NTI de Modelo de Datos de Intercambio de asientos registrales entre unidades (SICRES 3.0).
65. En caso de incluirse como anexos documentos digitalizados conforme a la NTI de Digitalizacin
de Documentos, aprobada por Resolucin de 19 de julio de 2011, de la Secretara de Estado para la Funcin Pblica, la metainformacin referente a estos ltimos (segn Apartado III.1.b de la
mencionada Norma) ser la definida como mnima obligatoria en el Anexo I de la NTI de Documento Electrnico, aprobada por Resolucin de la misma fecha de dicha Secretara de Estado.
Podrn asociarse, adems, de forma complementaria metadatos relacionados con el proceso de
digitalizacin que reflejan las caractersticas tcnicas de la imagen electrnica capturada.

1.5.3. Clasificacin
1.5.3.1. Criterios de formacin de expedientes electrnicos y agrupaciones
de documentos
66. Los expedientes electrnicos y agregaciones de documentos electrnicos producidos por la entidad atendern a los siguientes criterios de formacin y patrones:

Tabla procedente de la publicacin. Gua de aplicacin de la Norma Tcnica de Interoperabilidad. Modelo de datos para el
intercambio de asientos entre las entidades registrales: SICRES 3.0. DGMAPIAE, 2013.

18 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP

a. EXPEDIENTES ELECTRNICOS:
Estn definidos en el artculo 32 de la Ley 11/2007 como el conjunto de documentos electrnicos correspondientes a un procedimiento administrativo, cualquiera que sea el tipo de informacin que contengan.
Segn el artculo 41.2 del Real Decreto 1671/2009 y el Apartado IV de la NTI de documento
electrnico, los documentos administrativos electrnicos, y aquellos susceptibles de formar parte de un expediente, tendrn siempre asociada al menos una firma electrnica de acuerdo con
la normativa aplicable.
En el expediente electrnico se integran aquellos documentos, administrativos o no, que deban
formar parte del mismo por ser el resultado de las actuaciones de la Administracin encaminadas a la resolucin administrativa de un asunto. No se integrarn en el expediente las versiones
de documentos salvo que deban figurar por razn de su normativa especfica, en cuyo caso debern firmarse electrnicamente.
En el caso de documentos con anexos, se tratarn, a efectos de validacin, como un nico documento, o como documentos independientes vinculados entre s.
El expediente electrnico quedar foliado mediante un ndice electrnico en el que quedarn reflejados todos los documentos que lo componen. Dicho ndice ser firmado por la Administracin, rgano o entidad actuante, que garantiza as la integridad del expediente.
El ndice electrnico de los expedientes objeto de intercambio reflejar al menos:

Fecha de generacin del ndice (ya que muestra el estado del expediente en un determinado momento).

Para cada documento electrnico: su identificador, su huella digital, la funcin resumen


y, opcionalmente, la fecha de incorporacin al expediente y el orden del documento (este
ltimo, porque se puede suponer que el orden est implcito en el XML).

La fecha de incorporacin al expediente es opcional porque:


o En algunos casos se desconoce.
o En la mayora, importa ms la fecha de firma o publicacin del documento,
cuando empieza el plazo legal.

El orden del documento es de tipo string (cualquier cadena que se decida). Se puede
considerar, tambin, que el orden est implcito en el XML, sin necesidad de numerar.

Si es el caso, la disposicin de los documentos en carpetas y expedientes electrnicos


anidados.

La firma del ndice electrnico por la Administracin, rgano o entidad actuante, mediante los sistemas de firma previstos en el artculo 18 (sello electrnico de administracin
pblica o cdigo seguro de verificacin) 19 (firma electrnica del personal al servicio de
las administraciones pblicas) de la ley 11/2007. Los rganos administrativos podrn
aadir elementos complementarios a la estructura del ndice, siempre que ello no afecte
a la interoperabilidad del expediente.

b. AGRUPACIONES DOCUMENTALES:
De acuerdo con lo dispuesto en el apartado II.2 de la NTI de Expediente electrnico, entendemos
por agrupaciones documentales conjuntos de documentos electrnicos que, habiendo sido creados al margen de un procedimiento reglado, se hubiesen formado mediante agregacin, como resultado de una secuencia de actuaciones coherentes que conducen a un resultado especfico.
Dado que no son consecuencia de un procedimiento, carecern, presumiblemente, de valor jurdico y por ello su formalizacin como documentos administrativos electrnicos (con contenido,
firma y metadatos) seguramente ser excepcional.
No obstante, su tratamiento a efectos de tratamiento documental debera ser anlogo al de los
expedientes procedimentalizados, lo que exigira que reunieran las siguientes caractersticas:
-

Slo deberan integrarse en la agrupacin documentos finales (no borradores de documentos).


Los documentos deberan estar dotados de un identificador nico.
Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 19

Todos los documentos deberan estar fechados.


La agrupacin documental debera considerarse cerrada en un momento determinado,
sin admitir nuevos documentos.
Los documentos deberan researse tambin en un ndice electrnico.
Aunque no tengan firma, los documentos pueden tratarse mediante un hash, que garantizara, al menos, su integridad.
El ndice electrnico recogera el identificador, la huella, la fecha de los documentos y el
orden dentro de la agrupacin
La agrupacin debera de tener asignados metadatos anlogos a los obligatorios de expediente electrnico.

1.5.3.2. Cuadro de clasificacin funcional


67. La clasificacin funcional de los documentos y expedientes atender a un cuadro de clasificacin
desarrollado especficamente para el MINHAP. Dicho cuadro de clasificacin funcional se incorporar como anexo (Anexo 3) a este documento y ser actualizado sistemticamente siempre que
haya alguna modificacin normativa, estructural o funcional que le afecte, sin necesidad de modificar el documento de poltica de gestin de documentos electrnicos.
68. El cuadro de clasificacin funcional se realizar en el plazo mximo de un ao desde la aprobacin de este documento de gestin de poltica documental.
69. El cuadro de clasificacin funcional aparece claramente definido:

El Artculo 21 del R. D. 4/2010, de 8 de enero, por el que se aprueba el Esquema Nacional


de Interoperabilidad en el mbito de la Administracin electrnica establece que:
Las Administraciones pblicas adoptarn las medidas organizativas y tcnicas necesarias
con el fin de garantizar la interoperabilidad en relacin con la recuperacin y conservacin
de los documentos electrnicos a lo largo de su ciclo de vida. Tales medidas incluirn:

e) La clasificacin, de acuerdo con un plan de clasificacin adaptado a las funciones, tanto


generales como especficas, de cada una de las Administraciones pblicas y de las Entidades de Derecho Pblico vinculadas o dependientes de aqullas.

Por su parte, el artculo 10.1, del R.D. 1708/2011, de 18 de noviembre, al enumerar las
funciones de los archivos centrales, establece entre ellas:
2. Llevar a cabo el proceso de identificacin de series y elaborar el cuadro de clasificacin.

La necesidad de contar con un cuadro de clasificacin funcional se desprende asimismo


de lo dispuesto en la Norma Tcnica de Poltica de gestin de documentos electrnicos, al
contemplar en su Apartado VI.3, la clasificacin de los documentos como uno de los procesos de gestin de los mismos:
Clasificacin de documentos, que incluir los criterios de formacin de expedientes y agrupaciones de documentos electrnicos segn la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Expediente Electrnico, as como la clasificacin funcional de acuerdo con el cuadro de clasificacin de la organizacin.

La Norma UNE-ISO 15489, por su parte, al tratar el proceso de gestin de clasificacin en


su apartado 9.5.1., dice:
La Clasificacin de las actividades de la organizacin representa una poderosa herramienta para el desarrollo de las mismas y para muchos procesos de gestin, como:
a) el establecimiento de vnculos entre documentos individuales que reunidos proporcionan
una representacin continua de la actividad;
b) la garanta de que los documentos se denominan de modo coherente a lo largo del tiempo;
c) la ayuda a la recuperacin de todos los documentos relacionados con una funcin o una
actividad concretas;

20 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP

d) la definicin de niveles de seguridad y acceso adecuados para conjuntos de documentos;


e) la atribucin de permisos de acceso a los usuarios para acceder a determinados grupos
de documentos u operar en los mismos;
f) la distribucin de la responsabilidad de la gestin de determinados grupos de documentos;
g) la distribucin de los documentos para la realizacin de las tareas oportunas; y
h) el establecimiento de plazos y medidas de conservacin y disposicin apropiados.

1.5.3.3. Repertorio de series documentales


70. En tanto se apruebe el cuadro de clasificacin, para la puesta en marcha del sistema de gestin de
documentos se elaborar un repertorio de series documentales del MINHAP, que se incorporar
como anexo (Anexo 3 transitorio) a este documento desde el mismo momento de su aprobacin.
El anexo del repertorio de series ser actualizado peridicamente, sin necesidad de que dicha actualizacin implique modificacin de este documento de gestin de poltica de documentos electrnicos.
71. Qu es la identificacin de series? Una definicin ya clsica de Identificacin es que esta operacin consiste en la investigacin y estudio de las categoras administrativas y archivsticas en
5
que se sustenta la estructura un fondo [de archivo] , entendiendo como fondo de archivo el conjunto de documentos generado por un rgano administrativo en el ejercicio de sus funciones. En
palabras menos tcnicas, consistira en la deteccin de las diferentes series documentales generadas por un rgano administrativo, determinando para cada una de ellas su triple contexto de
produccin orgnico, funcional y procedimental.
72. La identificacin de las series documentales no solamente permite conocer el quin, cmo y para
qu de la generacin de los documentos, es decir, su contexto de produccin, sino que es la base de su posterior valoracin, que permitir determinar los periodos de conservacin y acceso a
los documentos. La fase de valoracin permite dar cumplimiento a las medidas que, en relacin
con la conservacin de los documentos a lo largo de su ciclo de vida, se establecen el Artculo
21.1, apartados f), g) y h) del Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, anteriormente mencionado.
Estas medidas se refieren a los periodos de conservacin de los documentos, al acceso a los
mismos y a las medidas a implementar para que se garantice su conservacin a largo plazo, se
asegure su valor probatorio y su fiabilidad como evidencia electrnica de las actividades y procedimientos, as como la transparencia, la memoria y la identificacin de los rganos de las Administraciones pblicas y de las Entidades de Derecho Pblico vinculadas o dependientes de aqullas que
ejercen la competencia sobre el documento o expediente.
73. A la hora de tener en cuenta aspectos prcticos de la identificacin de las series documentales, la determinacin del contexto de produccin que hemos mencionado anteriormente exige el estudio de:
-

Los rganos productores de la documentacin

La competencia y las funciones de dichos rganos sobre su mbito competencial

Los procedimientos administrativos, los trmites en que se descomponen y los documentos resultantes de cada uno de ellos.
La normativa que los regula (en su caso), aspecto bsico para determinar los periodos de
permanencia de sus valores primarios y, en consecuencia, los periodos mnimos de conservacin.
74. Los resultados de la identificacin y de la consiguiente valoracin de las diferentes series
documentales producidas en el Departamento son de dos tipos:
Por una parte, nos permite elaborar el cuadro de clasificacin. El cumplimiento de lo
dispuesto en el Esquema Nacional de Interoperabiblidad nos llevar, en este caso, a priorizar
en su elaboracin los aspectos funcionales.
Por otra, habremos obtenido una base slida para cumplir con los requisitos del proceso
de gestin de Calificacin de los documentos al que se refiere el Apartado VI.6 de la NTI de
Poltica de gestin del documento electrnico en sus tres apartados:
o Determinacin de los documentos esenciales.
5

Conde Villaverde, M Luisa. Manual de tratamiento de archivos administrativos. Madrid: Direccin de Archivos Estatales, 1992, p. 72
Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 21

o Valoracin de documentos y determinacin de plazos de conservacin.


o Dictamen de la autoridad calificadora.
1.5.3.3.1. Procedimientos a utilizar y su justificacin
75. Como hemos visto ms arriba, la identificacin completa de una serie documental supone un estudio a fondo de su contexto de creacin, por lo que es una tarea forzosamente lenta. Pero, por otra
parte, un programa de gestin de documentos no puede ponerse en marcha sin contar con un cuadro de clasificacin. Por ello, si queremos avanzar en este campo, es preciso contar con un repertorio de series documentales, aunque sea provisional, que nos permita iniciar dicho programa. No
partimos de cero, sino que existen ya diferentes herramientas, ciertamente de diferente valor y contenido, cuyo examen nos permitir, al menos, iniciar la tarea que se nos ha encomendado.
76. Partimos, por un lado, de dos instrumentos que recogen, aunque sea de modo parcial, las series
documentales que se generan en el Departamento:
-

El catlogo de procedimientos recogidos en el Servicio de Informacin Administrativa (SIA)

Las series recogidas en ACTUA


Ambos instrumentos son parciales, no coinciden necesariamente entre s y solamente contemplan los expedientes sometidos a procedimiento. Al tratarse de un repertorio de series, stas
no guardan ningn tipo de estructura jerrquica ni ordenacin.

77. Por ello, tenemos previsto utilizar la informacin recogida en la Encuesta sobre los archivos del
Departamento, que entendemos que puede permitirnos detectar no solamente la documentacin
que responde a un procedimiento sino otra que puede referirse a expedientes cuya funcin es el
estudio o la constancia de determinados datos en los rganos administrativos.
78. Esta recogida de datos debera complementarse con carcter previo o, al menos, simultneo,
con la construccin de un cuadro de grandes funciones, funciones y subfunciones, aunque fuera
a un nivel muy bsico. Para cada una de las series documentales es preciso recoger una serie
de aspectos mnimos, que podramos concretar en:
-

Elaboracin del Repertorio de series, con determinacin de:


o
o
o
o
o
o
o
o
o

Denominacin de la serie
Fechas extremas
rgano productor a lo largo del tiempo
Funcin a la que responde
Frecuencia de utilizacin por el rgano productor
Plazo de transferencia al archivo central, histrico o correspondiente
Periodo mnimo de conservacin
Criterios de acceso a los documentos
Documentos fundamentales para el Departamento.

Estudios orientados a la valoracin y al dictamen de cada una de ellas


o
o
o
o
o

Datos obtenidos en la fase de repertorio y adems:


Normativa reguladora
Trmites del procedimiento y documentos bsicos resultantes
Series complementarias
Plazos de conservacin y acceso

79. Para todo este proceso, es preciso contar con la colaboracin de los rganos administrativos
productores de la documentacin.
80. Por otra parte, conviene establecer un mtodo de trabajo, para lo que parece aconsejable la seleccin
de dos rganos o unidades administrativas con las que poder llevar a cabo un proyecto piloto, que se
extendera posteriormente al resto de los del Departamento. Se seleccionaran rganos con contenido
de gestin y rganos de carcter predominantemente consultivo o servicios horizontales, cuya tramitacin es predominantemente interna, para cubrir todos los aspectos de la produccin documental.
22 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP

Este mtodo permitira adems, la elaboracin de un embrin de cuadro de clasificacin, que se creciendo a medida que los estudios fueran extendindose al resto de los rganos del Departamento.

1.5.3.4. Situacin transitoria hasta la elaboracin del cuadro de clasificacin funcional


81. Dada la necesidad de contar con algn tipo de clasificacin que permita poner en marcha el sistema de gestin de documentos, sta se realizar sobre la base del repertorio de series, identificadas por su cdigo SIA, en tanto no se disponga de un cuadro de clasificacin.
82. Tanto las series identificadas como el posterior cuadro de clasificacin figurarn en anexos al documento de Poltica de gestin, de manera que puedan ser modificados sin alterar el contenido
del do. Anexo 3 y Anexo 3 transitorio.

1.5.4. Descripcin
83. La descripcin de los documentos y expedientes electrnicos permitir la recuperacin de los
mismos y su contexto, y atender a la aplicacin del esquema institucional de metadatos.

1.5.4.1. Orientaciones y requisitos tenidos en cuenta para la construccin de un esquema de metadatos


84. De acuerdo con la NTI de Poltica de Gestin de Documentos electrnicos:

Las organizaciones garantizarn la disponibilidad e integridad de los metadatos de


sus documentos electrnicos.

La implementacin de los metadatos de gestin de documentos electrnicos para su tratamiento y gestin a nivel interno ser diseada por cada organizacin en base a sus necesidades, criterios y normativa especfica.

Los metadatos de gestin de documentos electrnicos se articularn en esquemas de


metadatos que respondern a las particularidades y necesidades especficas de gestin
de cada organizacin.

El e-EMGDE, disponible en el Centro de Interoperabilidad Semntica, podr ser utilizado como referencia para la adecuacin a los requisitos de interoperabilidad en materia
de gestin documental.

El e-EMGDE incluye los metadatos mnimos obligatorios, definidos en las NTI de Documento electrnico y Expediente electrnico, as como otros metadatos complementarios
pertinentes en una poltica de gestin y conservacin de documentos electrnicos.
85. En concordancia con las directrices de la ISO, es mejor y ms sencillo para una organizacin adoptar un esquema normalizado de metadatos (como e-EMGDE) que ya existe, que est bien diseado y est apoyado globalmente, que construir un esquema especfico. Si se construyera un esquema nuevo, eso implicara la necesidad de gestionarlo y mantenerlo durante el tiempo de vida de
los documentos. Esto incluye la actualizacin del esquema y el aseguramiento de la compatibilidad
en el pasado y en el futuro, la aparicin de metadatos sobre el esquema de metadatos, su catalogacin y el resto de la infraestructura necesaria para mantener la implementacin, etc.
86. Por los motivos expuestos, y dado que el esquema de metadatos recomendado por el ENI es eEMGDE, partiremos del mismo para establecer un esquema institucional de metadatos para el Ministerio (que podra ser extrapolable a otros), que permita cumplir simultneamente dos objetivos:
soportar todas las transacciones que tienen lugar en los procesos de gestin documental identificados en la NTI de Poltica de Gestin de Documentos Electrnicos.
permitir a los diferentes organismos que lleven a cabo la adecuacin al Esquema Nacional de Interoperabilidad con un esfuerzo de desarrollo moderado.
87. Siempre que sea posible, se deber evitar introducir ningn elemento nuevo, porque reduce la interoperabilidad. En consecuencia, si fuera necesario introducir algn cambio, se limitaran a introducir:
Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 23

mejoras especficas (subelementos adicionales).

esquemas codificados especficos, por ejemplo listas controladas de trminos, reglas


sobre como introducir nombres, fechas, etc.

1.5.4.2. Consideraciones sobre el Esquema institucional de metadatos


88. Una vez que se ha llegado al consenso de adoptar el e-EMGDE como esquema de metadatos
del que extraer aqullos que va a implementar la institucin para sostener el conjunto de procesos de gestin de documentos electrnicos, habra que hacer una serie de consideraciones:

Hay que tener en cuenta que, independientemente de la calificacin que cada metadato reciba dentro del e-EMGDE en cuanto a la obligatoriedad de su implementacin (obligatorio,
condicional, opcional), todos ellos, a excepcin de los recogidos como obligatorios en las
NTI de documento y expediente electrnicos, son COMPLEMENTARIOS a efectos de intercambio, lo que significa que ninguna organizacin est obligada a adoptarlos ni a procesarlos y que pueden ser modificados en el tiempo.

A pesar de ello, en el seno del grupo de apoyo de tecnologa y normativa dentro del GTCA
se debe adoptar un acuerdo de metadatos complementarios mnimos necesarios para la
gestin de documentos y expedientes electrnicos durante la parte del ciclo de vida que se
desarrolle dentro de la entidad, esto es, en sus fases activa y semiactiva. La relacin de metadatos que se proponga para complementar este conjunto de metadatos imprescindibles
para la gestin de documentos quedar como recomendacin a partir de la cual cada unidad
administradora de sistemas deber adoptar las soluciones que estime ms operativas.

En este sentido, nos movemos en una franja difcil, ya que, en rigor, el e-EMGDE establece que las organizaciones que utilicen el presente esquema de metadatos deben implementar los elementos y sub-elementos obligatorios en las condiciones citadas [] y con
las condiciones de uso que se indican [], mientras que, como se ver a continuacin, a
lo largo de esta propuesta se pondrn de manifiesto algunas discrepancias con alguno de
los planteamientos del propio esquema.

Otro aspecto crucial a valorar dentro del grupo de trabajo, y que ha determinado en parte
los metadatos que conforman el esquema institucional as como sus condiciones de aplicacin, es la adopcin de una aproximacin mono-entidad o multi-entidad.

Aunque es incuestionable que para la correcta y completa gestin de documentos y expedientes electrnicos cualquier desarrollo se va a tener que realizar en un escenario multi-entidad
(documento/expediente, rgano, procedimiento, clasificacin-calificacin), de eso no se deriva
necesariamente que los atributos (no metadatos) que describan esas entidades lgicas deban
extraerse del e-EMGDE, si bien el uso de metadatos normalizados en un esquema multientidad permitira garantizar la integridad de la informacin, as como la ausencia de informacin repetida en la base de datos. En cambio, a nuestro juicio una aproximacin multi-entidad
exige un mayor esfuerzo de desarrollo, y puede no ser viable en todos los organismos. Asimismo, se debe procurar minimizar el impacto de la implantacin del esquema institucional de
metadatos en las actividades que conforman los procesos de gestin de documentos desde
su fase de creacin hasta su fase semiactiva, mediante la adopcin de un esquema de metadatos que posibilite en la medida de lo posible la automatizacin de los mismos.
Se ha propuesto, en consecuencia, que el Esquema Institucional de Metadatos permita tanto
un enfoque mono-entidad como multi-entidad, sin exigir necesariamente la implementacin de
las 5 entidades de e-EMGDE. En rigor, la implementacin denominada mono-entidad sera
bi-entidad, ya que las relaciones son otra entidad de e-EMGDE (Relacin), y se requieren
las relaciones para vincular los documentos con los expedientes y fondos documentales.
En este sentido, habra que tener en cuenta que en el enfoque mono-entidad no se puede
hacer una correlacin exacta entre los metadatos mnimos obligatorios de las NTI de documentos y de expedientes electrnicos, y los de la entidad Documento de e-EMGDE.
En el caso de documento electrnico, rgano y origen, por ejemplo. Y en el caso del expediente electrnico, rgano e interesado.

24 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP

En el Anexo 4 se recoge el perfil de aplicacin del MINHAP, basado en el eEMGDE, incluyendo nuevos elementos y modificaciones que se han considerado oportunas para la gestin documentos en el mbito del MINHAP.

89. Este perfil de aplicacin del MINHAP contiene tres bloques diferenciados de metadatos:

Obligatorios de acuerdo con las NTI de documento-e y expediente-e

Complementarios mnimos necesarios para la transferencia de documentos e y expedientes-e, entre repositorios con cambio de custodia.

Complementarios recomendados para la gestin ptima de documentos-e y expediente-e.

90. Es un esquema institucional de metadatos en el que se han incluido los metadatos considerados
ms importantes y de uso ms generalizado. No obstante, cada centro o entidad podr adoptar
los metadatos que considere necesarios o aconsejables en su gestin, y en este sentido todo el
eEGMDE se considera metadatos recomendados.

1.5.4.3. Esquema institucional de metadatos


METADATOS OBLIGATORIOS NTI DE DOCUMENTO-e Y EXPEDIENTE-e
eEMGDE2 IDENTIFICADOR
eEMGDE2.1 - SECUENCIA DE IDENTIFICADOR
eEMGDE4 - FECHAS
eEMGDE4.1 - FECHA INICIO
eEMGDE14 - CARACTERSTICAS TCNICAS
eEMGDE14.2 FORMATO
eEMGDE14.2.1 NOMBRE DEL FORMATO
eEMGDE14.2.2 EXTENSIN DEL FICHERO
eEMGDE17 FIRMA
eEMGDE17.1 - TIPO DE FIRMA
eEMGDE17.2 VALOR DEL CSV
eEMGDE.17.4 - DEFINICIN GENERACIN CSV
eEMGDE18 - TIPO DOCUMENTAL
eEMGDE20 - ESTADO DE ELABORACIN
eEMGDE22 CLASIFICACIN
eEMGDE22.1 - CDIGO DE CLASIFICACIN
METADATOS OBLIGATORIOS NTIs DOCUMENTO Y EXPEDIENTE NO CONTEMPLADOS EN EL eEMGDE
eEMGDE.N - VERSIN NTI
eEMGDE.N - RGANO
eEMGDE.N - ORIGEN DEL DOCUMENTO
eEMGDE.N - IDENTIFICADOR DEL DOCUMENTO ORIGEN
eEMGDE.N - ESTADO DEL EXPEDIENTE
eEMGDE.N - INTERESADO

Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 25

METADATOS COMPLEMENTARIOS MNIMOS NECESARIOS PARA LA TRANSFERENCIA DE


DOCUMENTOS-e Y EXPEDIENTES-e ENTRE REPOSITORIOS CON CAMBIO DE CUSTODIA
eEMGDE1 CATEGORIA
eEMGDE4.2 - FECHA FIN
eEMGDE8 SEGURIDAD
eEMGDE8.4 - SENSIBILIDAD DATOS DE CARCTER PERSONAL
eEMGDE8.6 - NIVEL DE CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIN
eEMGDE9 - DERECHOS DE ACCESO, USO Y REUTILIZACIN
eEMGDE9.1 TIPO DE ACCESO
eEMGDE9.1.1 CDIGO CAUSA LIMITACIN
eEMGDE9.1.2 CAUSA LEGAL/NORMATIVA DE LIMITACIN
eEMGDE9.2 CONDICIONES DE REUTILIZACIN
eEMGDE13 CALIFICACIN
eEMGDE13.1 VALORACIN
eEMGDE13.1.1 VALOR PRIMARIO
eEMGDE 13.1.1.1. TIPO DE VALOR
eEMGDE13.1.1.2. PLAZO
eEMGDE13.1.2 VALOR SECUNDARIO
eEMGDE13.2 DICTAMEN
eEMGDE13.2.1 - TIPO DE DICTAMEN
eEMGDE13.2.2 - ACCIN DICTAMINADA
eEMGDE13.2.3 PLAZO DE EJECUCIN DE LA ACCIN DICTAMINADA
eEMGDE13.3 TRANSFERENCIA
eEMGDE13.3.1 FASE DE ARCHIVO
eEMGDE13.3.2. PLAZO DE TRANSFERENCIA
eEMGDE13.4. DOCUMENTO ESENCIAL
eEMGDE22.2 DENOMINACIN DE CLASE
eEGMDE22.3 TIPO DE CLASIFICACIN (SIA/FUNCIONAL)

26 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP

METADATOS COMPLEMENTARIOS RECOMENDADOS PARA LA GESTIN PTIMA DE


DOCUMENTOS-e Y EXPEDIENTES-e
eEMGDE. N ASIENTO REGISTRAL
eEMGDE. N1 TIPO DE ASIENTO REGISTRAL
eEMGDE. N2 CDIGO DE LA OFICINA DE REGISTRO
eEMGDE. N3 FECHA DEL ASIENTO REGISTRAL
eEMGDE. N4 N ASIENTO REGISTRAL
eEMGDE3 - NOMBRE
eEMGDE3.1 - NOMBRE NATURAL
eEMGDE3.3 NOMBRE DEL FICHERO
eEMGDE5 DESCRIPCION
eEMGDE11 IDIOMA
eEMGDE12 - PUNTOS DE ACCESO
eEMGDE12.1 - TRMINO PUNTO DE ACCESO
eEMGDE12.2 - ID PUNTO DE ACCESO
eEMGDE12.3 - ESQUEMA PUNTO DE ACCESO
eEMGDE14.3 - VERSIN DE FORMATO
eEMGDE14.7 RESOLUCIN
eEMGDE14.8 TAMAO
eEMGDE14.8.2 TAMAO LGICO
eEMGDE14.8.4 UNIDADES
eEMGDE14.9 PROFUNDIDAD DE COLOR
eEMGDE15 UBICACIN
eEMGDE15.1 SOPORTE
eEMGDE15.2 LOCALIZACIN
eEMGDE16 VERIFICACIN DE INTEGRIDAD
eEMGDE16.1 ALGORITMO
eEMGDE16.2 VALOR
eEMGDE17.1.1 - PERFIL DE FIRMA
eEMGDE17.5 FIRMANTE
eEMGDE17.5.1 - NOMBRE Y APELLIDOS O RAZN SOCIAL
eEMGDE17.5.2 - NUMERO DE IDENTIFICACIN DEL/DE LOS FIRMANTE/S
eEMGDE17.5.3 - EN CALIDAD DE
eEMGDE17.5.4 - NIVEL DE FIRMA
eEMGDE17.5.5 INFORMACIN ADICIONAL
eEMGDE21 TRAZABILIDAD
eEMGDE21.1 ACCIN
eEMGDE21.1.1 FECHA DE LA ACCIN
eEMGDE21.1.2 ENTIDAD DE LA ACCIN
eEMGDE21.2 - MOTIVO REGLADO
eEMGDE21.3 - USUARIO DE LA ACCIN
eEMGDE21.6 -HISTORIA DEL CAMBIO
eEMGDE21.6.1 NOMBRE DEL ELEMENTO
eEMGDE21.6.2 VALOR ANTERIOR

Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 27

91. Para la descripcin de los documentos y expedientes se tendrn en cuenta recursos como
los siguientes:
Tesauros
Vocabularios
ndices de materias
Otros
92. A medida que se desarrollen este tipo de recursos y se utilicen para la gestin documental, se
aadirn como anexo (Anexo 5) al documento, de manera que su actualizacin o alteracin no
supondr modificacin del documento de poltica de gestin de documentos electrnicos. Mientras tanto, podrn usarse las herramientas existentes en los centros, si bien hay que tener en
cuenta que al no estar normalizados, estos recursos especficos de los centros carecen de utilidad en las transferencias.

1.5.5. Acceso
93. En relacin con el acceso, a los documentos y expedientes electrnicos les son aplicables las
medidas de proteccin de la informacin previstas en el anexo II del Esquema Nacional de Seguridad; en particular, Datos de carcter personal [mp.info.1] y Calificacin de la informacin
[mp.info.2], sin perjuicio de otras medidas de ese captulo que puedan ser de aplicacin a la luz
de la categorizacin del sistema y de la calificacin de la informacin, y de las medidas relativas
al control de acceso [op.acc]. En consecuencia el acceso a los documentos y expedientes electrnicos estar sometido a un control de acceso en funcin de la calificacin de la informacin y
de los permisos y responsabilidades del actor en cuestin y contemplar la trazabilidad de las
acciones que se realicen sobre cada uno de los documentos y expedientes electrnicos y sus
metadatos asociados, siguiendo lo establecido en el Documento de poltica de seguridad de
MINHAP y su normativa de desarrollo, que se incorporar como anexo (Anexo 6) a este documento desde el mismo momento de su aprobacin.

1.5.6. Calificacin
1.5.6.1.

Documentos esenciales

94. Se entiende por documentos esenciales aqullos que resultan indispensables para que la entidad pueda alcanzar sus objetivos, cumplir con sus obligaciones diarias de servicio, respetar la
legalidad vigente y los derechos de las personas. La categorizacin del sistema (ENS, Anexo
I), el Anlisis de riesgos [op.pl.1] y Calificacin de la informacin [mp.info.2] aportarn criterios para identificar documentos esenciales y las medidas de seguridad y nivel requerido aplicables.
95. Segn la norma MoReq (elaborada para el programa IDA, Interchange of data between Administrations del Consejo de Europa), los documentos de archivo esenciales son los absolutamente necesarios para la continuidad de la actividad de la organizacin, ya sea en cuanto a su capacidad de
hacer frente a situaciones de emergencia o a catstrofes, ya en relacin con la proteccin de sus
intereses financieros y jurdicos. Por consiguiente, la identificacin y la proteccin de estos documentos de archivo es de gran importancia en cualquier organizacin. Asimismo, esta norma indica
que el Sistema de Gestin de Documentos debe permitir la restauracin de los documentos de archivo esenciales y los dems en operaciones separadas.
96. En funcin de un anlisis de riesgos adaptado a las particularidades del organismo, podrn
implementarse otras medidas de proteccin para los documentos esenciales, como: replicacin, crear tablas diferentes para documentos esenciales y documentos no esenciales, efectuar copias diarias de backup, etc.

28 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP

97. Cada organismo, centro o entidad decidir cules son los documentos que cumplen estos requisitos y deben considerarse esenciales. Una vez identificados, se debern adoptar las medidas necesarias para asegurar especialmente su disponibilidad, y tambin su seguridad, privacidad, estabilidad y rendimiento.
98. A nivel orientativo o de mera recomendacin, se considera que los documentos electrnicos
que cumplan las siguientes caractersticas podran ser calificados como esenciales:
-

Informan de las directrices, estrategias y planificacin del organismo.

Recogen derechos del organismo, singularmente relativos a convenios y documentos de


propiedad.

Recogen informacin sobre los edificios, instalaciones y sistemas del organismo.

Dejan constancia de los acuerdos y resoluciones de los rganos de gobierno del organismo, tanto colegiados como unipersonales.

Contienen datos necesarios para la proteccin de los derechos civiles, profesionales, financieros, jurdicos u otros derechos de los individuos u otras instituciones del propio organismo.

Contienen elementos de prueba de las actividades presentes y pasadas para cumplir las
6
obligaciones de rendicin de cuentas .

99. La gestin de los documentos calificados como esenciales pasar por:


-

Obtencin de una rplica segn lo dispuesto en el procedimiento a que hace referencia el


apartado 2.3.

Tratamiento y conservacin, en su caso, de original y copia, teniendo en cuenta que bsicamente pueden darte tres circunstancias tipo:

El documento original es electrnico.

El original es de soporte papel.

El expediente se conserva ntegramente en papel.

100. En todos los casos se adoptarn las medidas necesarias para que exista una rplica del documento electrnico o una copia autntica y se adopten las medidas necesarias para garantizar las
condiciones de proteccin recogidas en el punto anterior.
101. Cuando se trate de un documento esencial cuyo original est en soporte papel, una vez realizada la copia electrnica autntica, el original en papel ser objeto de estudio de valoracin junto
con su serie documental.
102. Si se trata de documento esencial que forma parte de un expediente que se conserva ntegramente en papel, se realizar una copia electrnica autntica. El original en papel continuar conservndose en dicho formato en el expediente, mientras no haya un dictamen de sustitucin de
soporte para toda la serie documental.

1.5.6.2.

Valoracin

103. La valoracin documental es un proceso para determinar los valores de los documentos producidos y o bien conservados por la entidad, a travs del anlisis contextual de los mismos, y que
dar como resultado el establecimiento de plazos de conservacin, transferencia y acceso de las
series documentales estudiadas.
104. La serie documental se constituye como la unidad de trabajo de la valoracin, pues los valores
primarios y secundarios, as como los plazos de conservacin o vigencia y los trminos de disposicin que se asignan durante el proceso de valoracin, no podran ser fijados para documentos
o expedientes individualmente considerados.
6

Como ejemplos, documentos sobre directrices generales de poltica del Gobierno en materias autonmica y local, inventarios,
planos y proyectos de obras mayores de edificios y locales adscritos al Ministerio, convenios suscritos por el Departamento con
otras Administraciones o personas jurdicas, el Registro Central de Personal o la Aplicacin de Extranjera, auditoras, inspecciones extraordinarias , etc.
Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 29

VALORES PRIMARIOS
Administrativo

Sirve como testimonio de los procedimientos y actividades de la administracin que los ha


producido

Jurdico / Legal

Aquel del que se derivan derechos u obligaciones legales regulados por el derecho comn y que sirve de testimonio ante la Ley

Fiscal

Es el que sirve de testimonio de obligaciones tributarias

Contable

El que puede servir de explicacin o justificacin de operaciones destinadas al control


presupuestario

VALORES SECUNDARIOS
Informativo

Aqul que sirve de referencia para la elaboracin o reconstruccin de cualquier actividad


de la Administracin y que tambin puede ser testimonio de la memoria colectiva

Histrico

El que posee un documento como fuente primaria para la Historia

105. En el perfil de aplicacin del MINHAP se utilizan como elementos de metadato eEMGDE13.1.1
VALOR PRIMARIO y eEMGDE13.1.2 VALOR SECUNDARIO. El primero tendr como
subelementos eEMGDE13.1.1.1 TIPO DE VALOR (con un esquema de valores coincidente con
los valores utilizados en los impresos de Peticin de dictamen aprobados por la CSCDA) y
eEMGDE13.1.1.2. PLAZO. El esquema de valores para eEMGDE13.1.2 VALOR SECUNDARIO
se reduce a SI/NO.
106. Para llevar a cabo la valoracin se deben tener en cuenta los siguientes criterios de carcter general:

Criterio de procedencia y evidencia: se primarn los documentos y series documentales procedentes de los rganos que ocupan una posicin ms elevada dentro de la jerarqua administrativa.

Criterio de contenido: la misma informacin es mejor conservarla comprimida que extendida.

Criterio diplomtico: los documentos originales, terminados y validados, son ms valiosos


que las copias.

Criterio cronolgico: los documentos de archivo anteriores a 1940 no se considerarn objeto


de valoracin con vistas a su eliminacin.

Criterio funcional: se primarn las series documentales producidas por los rganos administrativos en el ejercicio de funciones que les son propias y especficas, sobre aquellas series
de carcter comn.

Criterio de produccin: se primarn las series documentales producidas por los rganos que
realizan el seguimiento completo del procedimiento.

Criterio de utilizacin: se primarn los documentos y series documentales que durante la etapa activa y semiactiva de su ciclo vital han sido objeto de demanda frecuente.

107. Determinando los valores de la serie documental se fijan los criterios relativos a los tres mbitos
siguientes:

Los plazos de transferencia entre los archivos del sistema: en la documentacin electrnica,
la transferencia al Archivo Central supone ante todo un cambio en la responsabilidad de custodia sobre determinados documentos, bien situados en un mismo repositorio, o entre diferentes repositorios.

Los plazos de seleccin y eliminacin: desaparecidos los valores primarios de los documentos, y comprobada la existencia de series paralelas, llega el momento de proceder a la selec-

30 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP

cin, decidiendo la conservacin o eliminacin total o parcial de la serie, o el cambio de soporte. En esta fase se decide lo que se va a conservar y lo que se va a eliminar.

Los plazos de acceso, analizados en el apartado 1.5.5. de este documento de Poltica de


Gestin de Documentos.

108. El calendario de conservacin es el listado de series o asuntos a los cuales se asigna tanto el
tiempo de permanencia en el Archivo Central como su disposicin final. Se trata de un inventario, organizado de acuerdo al cuadro de clasificacin de fondos, en donde figuran las diferentes
series documentales producidas por cada una de las unidades administrativas, proporcionando
informacin sobre los plazos de permanencia de dichas series en cada una de las fases de archivo, as como la seleccin y eliminacin de los documentos de manera adecuada. El calendario
de conservacin del Departamento figurar como anexo (Anexo 7) al presente documento, modificndose a medida que se vaya construyendo.
109. La norma ISO 15489 define Disposicin como la serie de procesos asociados con la aplicacin
de decisiones de transferencia, destruccin o conservacin de documentos, que se documentan
en los calendarios de conservacin u otros instrumentos. En un sistema de gestin de documentos, preferiblemente, debe determinarse el destino de los documentos y los plazos de conservacin de los mismos en el momento de captura, registro y clasificacin, cuando estos hayan sido
objeto de dictamen por parte de la Comisin Superior Calificadora de Documentos Administrativos. Asimismo, debera ser posible que las decisiones sobre la disposicin se activen mediante
alertas en el sistema, que permitan su ejecucin bajo la supervisin del Archivo. Los sistemas
deberan proporcionar pistas de auditora u otros mtodos de seguimiento con objeto de controlar
las acciones de disposicin que se hayan realizado.
110. Las propuestas de dictamen de conservacin y eliminacin corresponden al Grupo de Trabajo de
Coordinacin de Archivos del Ministerio, y deben ser elevadas a la Comisin Superior Calificadora de Documentos Administrativos para su dictamen preceptivo y vinculante.
111. Se incorporan como anexo (Anexo 8) a este documento los formularios tipo de identificacin y
valoracin de series documentales y de peticin de dictamen, aprobados por la CSCDA. Dichos
formularios se podrn actualizar en el anexo, sin que por ello se modifique el documento de poltica de gestin de documentos electrnicos MINHAP.
112. Segn la norma ISO 23081-2, los metadatos para la gestin de documentos deben ser ellos
mismos objeto de valoracin. La valoracin determina no slo qu metadatos deben capturarse
acerca del documento, sino durante cunto tiempo deben conservarse.

1.5.6.3.

Dictamen

113.La Comisin Superior Calificadora de Documentos Administrativos, como autoridad calificadora


emite, en funcin de los plazos de conservacin propuestos o resultantes del proceso de valoracin documental, un dictamen favorable o desfavorable referido a la transferencia (apartado
1.5.8), eliminacin (apartado 1.5.9) o acceso (apartado 1.5.5) de las series documentales que
queda recogido en el calendario de conservacin de documentos de la entidad.
114. Estudiados los valores de cada serie documental, teniendo en cuenta los criterios utilizados en
la fase de valoracin, se pueden establecer las propuestas de dictamen siguientes:
Conservacin total de documentos que cumplan alguna o varias de las siguientes premisas:
o

Permitan conocer los orgenes del organismo.

Permitan conocer su organizacin y su evolucin.

Permitan conocer los procesos de elaboracin de leyes y reglamentos que afectan


al organismo.

Permitan valorar la eficacia de las actividades del organismo.

Supervisan el funcionamiento interno del organismo.

Tienen datos significativos sobre un acontecimiento, un individuo, una institucin o


un lugar, o sobre las ciencias y tcnicas.

Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 31

Conservan datos significativos sobre acontecimientos o movimientos importantes


de la historia poltica, econmica y social.

Contienen datos necesarios para la proteccin de los derechos civiles, financieros,


jurdicos, profesionales u otros derechos de los individuos, instituciones y de la
misma institucin.

Contemplan de manera significativa la informacin contenida en otros fondos o series documentales.

Responden a las necesidades del anlisis estadstico y de la historia cuantitativa.

Eliminacin parcial: cuando se trata de series documentales homogneas y voluminosas,


que aun siendo ejemplares primarios son susceptibles de eliminacin, conservando parcialmente los expedientes o una muestra de los mismos de acuerdo con diferentes criterios
y mtodos de muestreo.

Eliminacin total: en el caso de series compuestas de ejemplares secundarios sin valor


histrico, y cuya informacin est recogida en otros organismos.

115. Se entiende por muestreo la tcnica de seleccin segn criterios sistemticos (numricos, alfabticos, topogrficos) o cualitativos, de una cierta proporcin de documentos en representacin
de un conjunto.

MTODOS DE MUESTREO
Ejemplar o testigo

Se selecciona un expediente, dentro de una serie documental para ilustrar la prctica


administrativa del momento. No pone de manifiesto las caractersticas del conjunto

Cualitativo o selectivo

Mtodo subjetivo que se basa en una serie de criterios preconcebidos de antemano,


mediante los cuales se conservan los documentos que se consideran ms importantes

Sistemtico

Se establece un criterio previo de seleccin numrico, cronolgico, geogrfico o alfabtico de expedientes, dependiendo de la organizacin de la serie documental. Es el que
ofrece una mayor garanta.

Aleatorio

Es un criterio por el que se seleccionan varios expedientes al azar teniendo en cuenta


que cualquiera de ellos tiene las mismas cualidades para representar al conjunto de la
serie documental.

1.5.7. Conservacin
116. La conservacin de los documentos y expedientes electrnicos atender a los plazos legales y
en su caso a los establecidos en el dictamen de la autoridad calificadora y a lo dispuesto en la
estrategia de conservacin implantada.
117. Atendiendo a lo dispuesto en el Esquema Nacional de Seguridad (ENS), y proporcionalmente a los
riesgos a los que estn expuestos los documentos, el Departamento deber contar con un plan de
continuidad para preservar los documentos y expedientes electrnicos conservados, as como sus
metadatos asociados, que incluir lo previsto sobre Copias de seguridad (backup) [mp.info.9], junto con las medidas de proteccin de la informacin [mp.info], de proteccin de los soportes de informacin [mp.si], y, en cualquier caso, de proteccin de datos de carcter personal segn lo dispuesto en la Ley Orgnica 15/1999, de 13 de diciembre y normativa de desarrollo.
118 De acuerdo con Esquema Nacional de Interoperabilidad, el desarrollo e implantacin de los procesos, tcnicas y operaciones de gestin de documentos electrnicos se concretar en un programa
de tratamiento especfico para la gestin de documentos y expedientes electrnicos que se aplicar
de manera continua sobre todas las etapas o perodos de su ciclo de vida, garantizando su autenticidad, integridad, confidencialidad, disponibilidad y trazabilidad, y permitiendo la proteccin, recuperacin y conservacin fsica y lgica de los documentos y su contexto.
119. La ley establece que toda la documentacin electrnica generada o recibida por cualquier organismo de la Administracin pblica forma parte del Patrimonio Documental, sin perjuicio del mo32 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP

mento de su generacin, y que su eliminacin deber ser autorizada por la Administracin competente. En ningn caso se podrn destruir tales documentos en tanto subsista su valor probatorio de derechos y obligaciones de las personas o los entes pblicos. El proceso de eliminacin
debe seguir la metodologa descrita en el apartado 1.5.9 de este documento.
120. Por otro lado el Esquema Nacional de Interoperabilidad determina que "las Administraciones
pblicas crearn repositorios electrnicos, complementarios y equivalentes en cuanto a su funcin a los archivos convencionales, destinados a cubrir el conjunto del ciclo de vida de los documentos electrnicos. Asimismo define repositorio electrnico como el "archivo centralizado donde se almacenan y administran datos y documentos electrnicos, y sus metadatos".
121. A su vez el RD 1708/2011, de 18 de noviembre, por el que se establece el Sistema Espaol de
Archivos precepta el desarrollo de archivos digitales o repositorios de documentos en soporte
electrnico".
122. Cuando el documento electrnico alcanza una versin definitiva debe ingresar en un SGDEA, el
cual asegurar la accesibilidad, disponibilidad, integridad y autenticidad de los documentos electrnicos que se encuentran en l, independientemente de los soportes de almacenamiento o los
formatos de los ficheros.

1.5.7.1. Estrategia de conservacin


123. El proceso de conservacin debera abordarse mediante una estrategia que incluya, como mnimo:

Los actores involucrados.

Los principios de conservacin (unidad del documento digital; ciclo de vida; valor de los
documentos; independencia de formatos y soportes).

Los requisitos (el principal, disponer de un cuadro de clasificacin; metadatos complementarios; determinacin de los soportes y las aplicaciones documentales; calificacin).

La definicin de un repositorio o archivo electrnico.

La determinacin de los riesgos, las medidas preventivas, los planes de contingencia y


las acciones correctoras correspondientes.

Los mtodos (backup, proteccin continua de la informacin).

Las medidas tcnicas (numeracin unvoca; ndice de expediente electrnico; metadatos; control de acceso).

Los formatos aceptados.

Los procedimientos (transferencia; eliminacin; cambio de formatos).

Las herramientas (como los calendarios de conservacin).

124. Para prevenir riesgos de prdida fsica de los documentos o de su valor probatorio, el departamento y cada organismo, centro o entidad debe definir una estrategia de conservacin que permita actuar de forma programada sobre los documentos electrnicos almacenados. Su objetivo
ser evitar, en lo posible, actuaciones realizadas como respuesta a problemas sobrevenidos que
puedan comportar un riesgo de prdida de documentos. Esta estrategia debe estar basada en:

Un anlisis de los riesgos que pueden amenazar su conservacin a largo plazo, teniendo en cuenta las caractersticas de los soportes de almacenamiento, los formatos de los documentos, el software, el hardware, los tipos de datos (estructurados o no) y las medidas de
proteccin disponibles.

La adopcin de medidas preventivas que reduzcan el nivel de riesgo.

125. Esta estrategia est llamada a garantizar principalmente la accesibilidad, autenticidad, disponibilidad, integridad, inteligibilidad y legibilidad de los documentos electrnicos a lo largo de su ciclo
de vida, frente a los siguientes grupos de riesgos:

Los derivados de la continua evolucin de la tecnologa y la consiguiente obsolescencia


de la misma.

Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 33


Los que son consecuencia de un mal funcionamiento o de un uso errneo de la tecnologa, y que pueden ocasionar la prdida o degradacin de los documentos electrnicos, total o
parcialmente.

Los que proceden de una posible descontextualizacin de los documentos electrnicos.

Los que forman parte del mbito de la seguridad de las TIC y que pueden suponer una
alteracin intencionada de los documentos electrnicos o su misma desaparicin (accesos no
permitidos, ataques, robo de soportes, etc.).

Los que directa o indirectamente derivan del aumento constante del volumen de documentos y en paralelo de los costes necesarios para asegurar el entorno adecuado de conservacin.
126. Para cada uno de estos grupos de riesgos el Departamento y cada organismo, centro o entidad
debe elaborar, como parte de la estrategia de conservacin, un plan de preservacin, que incluir
las medidas concretas para prevenirlos y minimizar su impacto, garantizando la conservacin de
los documentos electrnicos. Este plan de preservacin se evaluar peridicamente en funcin
de la evolucin de los riesgos.
127. Definicin del plan de preservacin
El plan de preservacin a largo plazo de los documentos digitales de una organizacin debe
incluir como mnimo los siguientes aspectos:
a. Actores involucrados en el proceso de conservacin
b. Descripcin de los elementos a proteger y las medidas de proteccin implantadas
c. Anlisis de riesgos
d. Medidas de prevencin
a. Actores involucrados en el proceso
Se indicarn los distintos actores involucrados (personal tcnico, de administracin, empresas colaboradoras, en su caso, direccin), etc., sus funciones y responsabilidades.
b. Descripcin de los elementos a proteger y las medidas de proteccin implantadas
Se deber elaborar una relacin de los elementos involucrados en el seno de la organizacin en el proceso de conservacin (documentos electrnicos, cuadro de clasificacin, soportes de almacenamiento, software, hardware, etc.), describir sus caractersticas ms relevantes, detallar la interdependencia que existe entre ellos (especialmente de cara a sufrir
una contingencia) e indicar las medidas de proteccin ya adoptadas o disponibles.
A modo de relacin no exhaustiva se citan los siguientes:

Los sistemas de informacin de la organizacin

Las aplicaciones

Los distintos procedimientos administrativos

El cuadro de clasificacin y las correspondientes series documentales

El calendario de conservacin

Los documentos considerados esenciales

Los formatos empleados en los documentos electrnicos

Si se trata de datos estructurados (bases de datos) o no

Los sistemas de ficheros empleados

Los sistemas informticos que dan soporte a los procesos de negocio

Los sistemas de almacenamiento y los soportes utilizados en funcin del ciclo de


vida de los documentos

Las polticas de backup y la retencin de los datos salvaguardados

Los sistemas de redundancia de datos (rplicas)

Cualquier otro elemento que se considere relevante de cara a la conservacin.

34 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP

c. Anlisis de riesgos
Se deben determinar los posibles riesgos y el grado de ocurrencia de los mismos. Este anlisis servir para determinar las medidas necesarias para prevenirlos o minimizar sus posibles efectos y evaluar la conveniencia de las ya implantadas.
d. Medidas de prevencin
Una vez que se conozcan los elementos a proteger y su interdependencia y los riesgos a
los que estn sometidos, se proceder a determinar las medidas de prevencin necesarias
para asegurar la conservacin de los documentos electrnicos a largo plazo (o, al menos, el
tiempo que se haya estipulado que deban conservarse), comprobar si estn o no disponibles y evaluar si funcionan como se espera que lo hagan.
Entre las medidas genricas de prevencin, que se detallan en la norma ISO/TR
18492:2005 "Conservacin a largo plazo de informacin electrnica basada en documentos", o en las recomendaciones recogidas en la gua creada por el Grupo de Trabajo del
Subcomit de Gestin de documentos y archivos de ISO, responsable de la conservacin
de documentos electrnicos en el mbito de la gestin documental (ISO - TC 46/SC 11 /
WG ), se podrn utilizar, al menos, las siguientes:

Refresco o renovacin (copia entre dos mismos tipos de soportes, sin cambio
en los datos).

Migracin (copia a otro tipo de soporte, sistema o formato).

Replicacin (creacin de un duplicado de los datos, como medio de proteccin


ante la prdida o degradacin de los mismos).

Emulacin (reproducir las funcionalidades de un sistema o soporte obsoletos).

Encapsulacin (los documentos contienen en s mismos todos los elementos


que forman un objeto digital, por ejemplo, los metadatos, las firmas asociadas y
el propio documento).

Empleo de estndares abiertos no propietarios.

Un segundo conjunto de medidas tienen que ver con conceptos propios de los sistemas informticos, como la alta disponibilidad, la redundancia de elementos para evitar los denominados puntos nicos de fallo, etc.
128. En el Anexo 9 a este documento se estudian ms en detalle una serie de medidas que pueden
ser incluidas en el plan de preservacin.

1.5.7.2. Estrategia de gestin del correo electrnico como documento electrnico


129. El trmino correo electrnico designa tanto un medio de comunicacin y transmisin de informacin, como un sistema de mensajera que emplea medios electrnicos y hace uso de redes de
comunicaciones, como los mensajes que se envan o reciben en ese sistema.
Los mensajes de correo electrnico se pueden categorizar en determinado casos como documento electrnico en base a las definiciones de documento y documento electrnico que hacen la ley 16/1985, de 25 de junio, de Patrimonio Histrico Espaol, el RD 4/2010, de 8 de
enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad dentro del mbito de la
administracin electrnica, y el RD 1671/2009, de 16 de noviembre, por el que se desarrolla
parcialmente la Ley 11/2007.
Por otro lado, los mensajes de correo electrnico tienen unas caractersticas propias que los
pueden diferenciar de otros documentos electrnicos, a saber: su uso privado y oficial y su uso
interno o externo a la organizacin, el hecho de que su preservacin no est garantizada, su
empleo como contenedor de otros documentos, su contenido informativo (que puede ser mltiple), la falta de garanta de autenticidad e integridad de los mensajes, los formatos propietarios
en cuanto a su almacenamiento, el riesgo de que sea considerado un medio informal de comunicacin y el uso de un lenguaje menos formalizado que en otro tipo de documentos, la
existencia de mltiples destinatarios y su limitacin de tamao.
Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 35

130. Para asegurar la conservacin a largo plazo de los correos electrnicos que la organizacin decida conservar, garantizando la accesibilidad, confidencialidad, integridad y disponibilidad de los
mismos, es necesario contar con una estrategia de conservacin.
Esta estrategia:
-

Definir qu mensajes debern ser conservados a largo plazo

Establecer distinciones entre correos personales, oficiales a conservar a largo plazo y


resto de correos oficiales

Establecer el tratamiento a aplicar a cada uno de estos grupos

Determinar el valor de los correos desde el momento de su creacin o recepcin e indicar


los metadatos necesarios para asegurar su conservacin y su contextualizacin

Fijar los sistemas de firma electrnica y cifrado de datos necesarios para asegurar su
integridad y autenticidad

131. El otro aspecto que permitir asegurar la conservacin a largo plazo de los correos electrnicos es
una poltica de gestin del correo electrnico, que podr aplicarse desde el momento de la creacin
o recepcin de los mismos y tendr en cuenta las implicaciones desde el punto de vista de la privacidad, la adaptacin al ENI de los mensajes de correo electrnicos a conservar (en cuanto a metadatos, formatos normalizados, tratamiento de anexos y conversin de formato) y las implicaciones
desde el punto de vista organizativo, como la posibilidad de automatizacin de determinados procesos como la captura de metadatos o el proceso de calificacin, el procedimiento de firma aplicable y otro conjunto de normas como son las polticas de uso (privado u oficial), las recomendaciones de redaccin de los mensajes (pie, cabecera, etc.), las normas para la redaccin del campo
asunto, tratamiento de temas (uno por mensaje), gestin de la bandeja de entrada, eliminacin de
mensajes, reenvo de mensajes, normas de seguridad, etc.
132. En caso necesario, podr tenerse prevista la posibilidad de una conversin con cambio de formato, convirtindolos en un documento ENI. De la misma forma, aquellos correos susceptibles
de formar parte de un expediente, deberan ir firmados.

1.5.8. Transferencia
133. La transferencia es el Procedimiento habitual de ingreso de fondos en un archivo mediante traslado de las fracciones de series documentales, una vez que stas han cumplido el plazo de permanencia fijado por las normas establecidas en la valoracin para cada una de las etapas del ci7
clo vital de los documentos. Tiene como objetivo el facilitar el paso de los documentos a travs
de los diferentes archivos del sistema, de manera que puedan recibir el tratamiento adecuado al
momento de su ciclo de vida.
134. La transferencia de documentos y expedientes entre repositorios, que comporta tambin la de la
responsabilidad de su custodia, es uno de los procesos de gestin que se contemplan en la
Norma Tcnica de Interoperabilidad de Poltica de Gestin de Documentos Electrnicos
135. De conformidad con lo previsto en el Apartado V.6. de la NTI de Expediente Electrnico y en el
Apartado VII.5. de la NTI de Documento Electrnico, en caso de intercambio de expedientes
electrnicos entre Administraciones pblicas que suponga una transferencia de custodia o traspaso de la responsabilidad de la gestin de expedientes y documentos que deban conservarse
permanentemente, el rgano o entidad transferidora ser la responsable de verificar la autenticidad e integridad del expediente en el momento de dicho intercambio, mediante la firma electrnica de los ndices de los expedientes y de los documentos electrnicos.
Asimismo, cuando la transmisin se realice mediante soportes fsicos, debern tenerse presentes en
el proceso de transferencia las medidas de Proteccin de los soportes de informacin [mp.si] previstas en el ENS (en particular las referidas a su transporte y a los mecanismos que relacionados con la
integridad y la trazabilidad) y en el resto de la normativa que pueda ser de aplicacin.

Diccionario de Terminologa Archivstica. Madrid: Subdireccin General de los Archivos Estatales, 1995.
<http://www.mecd.gob.es/cultura-mecd/areas-cultura/archivos/mc/dta/portada.html> [Consulta en: 14 de octubre de 2014]

36 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP

136. De toda transferencia deber quedar en el archivo remitente una constancia de los movimientos
efectuados, bien mediante metadatos de trazabilidad bien mediante cualquier otro procedimiento
que se considere oportuno.
El paso entre repositorios, debe estar definido y controlado por reglas en el sistema de gestin
de documentos electrnicos, a partir de lo dispuesto en los calendarios de conservacin. Adems debe disponerse de mecanismos de bloqueo para aquellos expedientes o documentos que
por algn motivo deban exceptuarse de la aplicacin de las reglas generales.
Los mecanismos, procedimientos y controles de transferencia debern ser auditados regularmente para garantizar la correcta conservacin y la seguridad de los documentos.
137. La transferencia entre entidades de las Administraciones Pblicas que se lleve a cabo a travs
de redes de comunicaciones deber realizarse preferentemente a travs de la red SARA como
medio seguro de comunicacin. En el caso de que no fuera posible realizarla por este medio y
fuera necesario utilizar redes externas para las comunicaciones, deber garantizarse una transmisin segura, para lo cual deber cumplirse la normativa sobre trasmisin de informacin en el
mbito de la Poltica de Seguridad de la Informacin de la organizacin.
138. Al igual que en el caso de archivos fsicos, se recomienda la definicin de un protocolo de transferencia de documentos y expedientes electrnicos a archivos centrales o archivos intermedios,
que comprender como mnimo:

Adaptar los documentos que vayan a enviarse, preferiblemente, a un formato longevo, como PDF-A y, en todo caso, a formatos recogidos en la NTI de Catlogo de Estndares.

Aadir las firmas que pudieran faltar as como la informacin necesaria para la verificacin
y validacin y los sellos de tiempo que garanticen la conservacin a largo plazo de las
mismas, a no ser que la transferencia se produzca a un sistema que garantice la conservacin de las firmas por otros medios.

Conformar los documentos y expedientes segn las estructuras establecidas en las NTIs
de Documento electrnico y Expediente electrnico.

Revisar la documentacin y actualizar y completar los metadatos mnimos necesarios para la


transferencia de documentos-e y expedientes-e entre repositorios con cambio de custodia definidos en el perfil de aplicacin del MINHAP.

En este sentido, se quiere hacer notar la necesidad de contar con una NTI especficamente destinada
a regular los procesos de transferencia de documentos y expedientes electrnicos entre repositorios.
139. La transferencia mediante redes telemticas constar de paquetes de datos que contendrn los
expedientes o documentos a transferir de acuerdo con un formato acordado, partiendo de lo dispuesto en las Normas Tcnicas de Interoperabilidad y en normas internacionales como OAIS
(ISO 14721) o PAIMAS (ISO 20652:2006).
140. El receptor deber verificar el contenido del paquete transferido, confirmando que contiene los
expedientes y los documentos acordados, en el formato correcto y con los metadatos complementarios necesarios. Una vez comprobados, deber enviar constancia de la recepcin correcta
al organismo que realiz la transferencia.
141. Deber quedar constancia tanto de la remisin de los expedientes y documentos por parte del
rgano o aplicacin emisora de los mismos como de su recepcin en el archivo de destino. La
forma concreta en que se exprese dicha constancia depender, en cada caso, de las aplicaciones utilizadas para la gestin documental.
142. En cualquier caso, la aplicacin de archivo deber tener la funcionalidad necesaria para la redaccin de informes comprensivos de los expedientes ingresados en el archivo receptor en un periodo
determinado. Dicho informe podr llevarse a cabo por series documentales y deber incluir como
mnimo la mencin del rgano remitente, la identificacin de los expedientes, sus fechas extremas
y la fecha de ingreso en al Archivo.
143. Con los informes elaborados por la aplicacin de archivo podr generarse un Registro General
de entrada de Fondos, como control de la documentacin ingresada.
144. En el caso de que la transferencia suponga una duplicacin de los documentos que son objeto
de la misma, el rgano remitente, una vez obtenida la conformidad del nuevo responsable de la
custodia, deber proceder al borrado de sus propios ejemplares.
Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 37

145. Cuando la naturaleza o la extensin de las pruebas o documentos que forman parte del expediente electrnico no permitan o dificulten notablemente su inclusin en una de las estructuras
establecidas, la transferencia podr realizarse utilizando otros medios compatibles con aquellos
de los que disponga el archivo receptor.
146. En el caso de que se remita al archivo documentacin en soporte papel como parte de expedientes hbridos, deber ir acompaada de la oportuna relacin de entrega, que quedar consignada en el Registro General de Entrada de Documentos del archivo receptor.

1.5.9. Destruccin o eliminacin


147. Tras el dictamen preceptivo de la autoridad calificadora, la eliminacin de documentos requerir
la autorizacin administrativa por parte de la autoridad competente y su comunicacin posterior
a la autoridad calificadora.
148. Los procesos de destruccin o eliminacin segura de documentacin electrnica y soportes informticos deben integrarse en la poltica de gestin de documentos electrnicos y la poltica de seguridad de la organizacin, y se atendrn al marco legal de referencia que establece las condiciones
necesarias de confianza en el uso de los medios electrnicos por parte de las administraciones espaolas. Estas condiciones de confianza incluyen las medidas y procedimientos que se han dispuesto legalmente para la eliminacin de documentos que no requieren conservacin permanente.
149. A los efectos del presente documento, se entiende por borrado, el procedimiento de eliminacin de los datos o ficheros de un soporte o conjunto de soportes, permitiendo su reutilizacin, y
por destruccin, el proceso de destruccin fsica de un soporte de almacenamiento que contenga
documentos electrnicos, de manera que se garantice la imposibilidad de la reconstruccin de
los documentos y la posterior utilizacin del soporte.
150. La eliminacin de un conjunto de documentos electrnicos puede ser el resultado de una serie
de circunstancias, eventualmente concurrentes entre s, entre las que destacan las siguientes:
Por un acuerdo de eliminacin.
Por cambio de formato.
Por fallo en el soporte de almacenamiento y su sustitucin.
Por transferencia entre archivos.
Por cambio de soporte de almacenamiento, por obsolescencia o por migracin entre sistemas.
151. La eliminacin de documentos se realizar, segn lo previsto en la medida Borrado y destruccin [mp.si.5] del ENS y conforme al siguiente proceso:

A iniciativa propia o de los rganos responsables de los documentos o series documentales concernidos, el Grupo de Trabajo de Coordinacin de Archivos del Departamento o, en
su caso, la correspondiente Comisin Calificadora de Documentos Administrativos del Organismo pblico podr acordar la iniciacin de un procedimiento de eliminacin de documentos.

El rgano responsable de la custodia de la documentacin, una vez obtenido el dictamen favorable de la CSCDA y que sea ejecutiva la autorizacin del rgano competente para
ello proceder a la eliminacin de los mismos, para lo cual abrir un expediente de eliminacin
de los documentos o series documentales de que se trate, que comprender los documentos
que se especifican en el artculo 7 del Real Decreto 1164/2002 de 8 de noviembre.
152. Siempre que vaya a desecharse cualquier documento o soporte que contenga datos de carcter
personal deber procederse a su destruccin o borrado, mediante la adopcin de medidas dirigidas a evitar el acceso a la informacin contenida en el mismo o su recuperacin posterior.
153. Cuando la naturaleza del soporte no permita un borrado seguro, o cuando as lo requiera el procedimiento asociado al tipo de informacin contenida, deber procederse a la destruccin segura
del soporte.
154. Los procedimientos de borrado o destruccin deben incluir no solamente los soportes de almacenamiento en red (ya sea accesible mediante protocolos para compartir ficheros, como CIFS o
NFS; redes SAN; almacenamiento en la nube; etc.) sino tambin los dispositivos de almacena38 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP

miento local (puestos de usuario, dispositivos mviles, dispositivos removibles como discos duros
externos, memorias USB, tarjetas de memorias, etc.), puesto que todos ellos son susceptibles de
contener informacin que deba ser destruida.
155. Dado que las utilidades comunes de los sistemas operativos son generalmente insuficientes para
garantizar que no pueda recuperarse la informacin, una vez borrada, empleando tcnicas especficas, lo que pondra en peligro la necesaria confidencialidad de la informacin, deben establecerse controles en las organizaciones para salvaguardar los soportes que contienen la informacin de la que son responsables, tales como: identificar las tcnicas de borrado apropiadas para
cada soporte y tipo de informacin, dejar constancia de los procedimientos de borrado realizados
y seguir todos los requisitos legales y trmites establecidos.
156. En la determinacin de los procedimientos de borrado de documentos electrnicos es de aplicacin la siguiente terminologa:
Borrado de nivel 0: remocin de los documentos empleando comandos estndar del sistema
operativo. Este procedimiento no proporciona ninguna garanta frente a la revelacin no autorizada de la informacin.
Borrado de nivel 1: es la remocin de los datos o documentos sensibles de un soporte de almacenamiento de tal manera que hay seguridad de que los datos no podrn ser reconstruidos
utilizando las funciones normales del sistema o programas de recuperacin de archivos. Los
datos an podran ser recuperables, pero ello requerira tcnicas especiales de laboratorio o
utilidades avanzadas. Una de las formas ms conocidas para realizar un borrado de nivel 1 es
la sobreescritura de datos.
Borrado de nivel 2: es la remocin de datos o documentos sensibles de un dispositivo de almacenamiento con el objeto de que los datos no puedan ser reconstruidos utilizando alguna de
las tcnicas conocidas. Ejemplos de borrado de nivel 2 seran: desmagnetizar un disco, ejecutar el comando de borrado seguro del firmware de algunos dispositivos, o cifrar un soporte de
almacenamiento con criptografa fuerte.
Destruccin: El soporte de almacenamiento es fsicamente destruido, lo que impide su reutilizacin.
157. En el Anexo 10 se contemplan una serie de tcnicas de borrado seguro, que sern de aplicacin
dependiendo del tipo de soporte, de su eventual reutilizacin, del entorno en el que se siten los
datos y del nivel de confidencialidad de los mismos.
158. Los procedimientos de borrado de documentos electrnicos y el tipo concreto de borrado para
cada tipo de soporte son los que se especifican en el Anexo 10 y se determinarn teniendo en
cuenta los siguientes factores:
1.

Nivel de confidencialidad de la informacin recogida en el Documento (Alto, Medio o Bajo)

2.

Nivel LOPD (Alto, Medio o Bajo)

3.
Nivel de clasificacin de la informacin (Secreto, Reservado, Confidencial, Difusin limitada, No restringida)
4.
Los soportes de almacenamiento, en funcin de la naturaleza del soporte, el tipo de acceso al mismo, el uso de tcnicas de duplicacin, la portabilidad, la existencia de copias o rplicas y la posterior reutilizacin del soporte.
5.

Tipo de gestin de los sistemas de informacin (interna o externa)

6.

Alcance de la eliminacin (total o parcial).

159. No se eliminar ningn documento o expediente bajo estos supuestos:

Est calificado como de valor histrico o de investigacin de acuerdo con lo previsto


en la legislacin vigente al respecto.

No haya transcurrido el plazo establecido para su conservacin, durante el cual pueda


subsistir su valor probatorio de derechos y obligaciones de personas fsicas o jurdicas.

No exista dictamen previo de la autoridad calificadora competente.


Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 39

1.6. Asignacin de metadatos


160. Se asignarn a los documentos y expedientes electrnicos los metadatos mnimos obligatorios ENI
y, en su caso, los obligatorios para la transferencia, adems de los opcionales si se considera oportuno, de conformidad con el perfil de aplicacin de metadatos del Departamento, al que se alude en el
apartado 1.5.4. del presente documento y en el Anexo 4 correspondiente. Dicho perfil est basado en
el eEGMDE, que figura como anexo de la NTI de Poltica de Gestin de Documentos Electrnicos.
161. Se garantizarn la disponibilidad e integridad de los metadatos de los documentos y expedientes electrnicos, manteniendo de manera permanente las relaciones entre cada documento
o expediente y sus metadatos.

1.7. Documentacin
162. Los procesos expuestos en 1.5 deben estar documentados. Se tendrn en cuenta las directrices que puedan establecer las autoridades calificadoras y archivsticas competentes, de acuerdo
con la legislacin de archivos que sea de aplicacin en cada caso.

1.8. Formacin
163. Dado que la implantacin de la e-Administracin supone cambios muy importantes con respecto
a la gestin administrativa tradicional, anualmente se incluirn en el programa de formacin del
Departamento actuaciones destinadas a la formacin continua y capacitacin del personal
responsable tanto de la ejecucin y del control de la gestin de los documentos electrnicos,
como de su tratamiento y conservacin en repositorios o archivos electrnicos.
164. Se disearn, en concreto, acciones formativas especficas para cada uno de los tipos de actores
involucrados en los diferentes procesos de gestin documental contemplados en la presente poltica.
165. Asimismo, se disearn acciones formativas encaminadas a difundir el conocimiento de la cultura digital, documentos-e, expedientes-e y tramitacin electrnica en general, partiendo de la base
de que sin una comunicacin interna y formacin adecuadas la generalizacin de la tramitacin
electrnica sera inviable.

1.9. Supervisin y auditora


166. Los procesos de gestin de documentos electrnicos, el programa de tratamiento de documentos
electrnicos y la presente poltica sern objeto de auditoras con una periodicidad de 5 aos. Estas
auditoras podrn ser abordadas de forma coordinada con las auditoras del ENS.
167. A la hora de llevar a cabo cualquier proceso de supervisin o auditora en la gestin documental, conviene tener en cuenta las siguientes normas internacionales:

ISO 15489, que establece directrices que orientan el proceso de supervisin y auditora.

ISO 30300, que proporciona una metodologa especfica para el proceso de evaluacin del
desempeo, en la que se definen las distintas fases y sus resultados. Esta norma establece
un ciclo de mejora continua para los Sistemas de Gestin Documental, equiparable al de los
Sistemas de Gestin de Calidad y los Sistemas de Gestin de la Seguridad, y que se basa
conceptualmente en la metodologa PDCA (Plan-Do-Check-Act o Planificar-Hacer-EvaluarActuar). Asimismo, ISO 30301 proporciona una lista con ejemplos de posibles indicadores
de evaluacin y medicin para la autoevaluacin.

1.10. Gestin de la Poltica


168. El mantenimiento, actualizacin y publicacin electrnica del presente documento corresponder a:
Identificador del gestor de la poltica

40 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP

E04072803

2.

PROCEDIMIENTOS INSTRUMENTALES PARA LA


GESTIN DE DOCUMENTOS

2.1. Firma electrnica


169. Los documentos electrnicos debern ser firmados con un planteamiento de firma electrnica
que necesariamente debe partir de la realidad actual y de la experiencia recogida hasta ahora.
En este sentido, ha de tenerse en cuenta que actualmente se dan bsicamente dos circunstancias en el MINHAP:

Hay centros directivos que utilizan para la actuacin administrativa automatizada y para la firma del
personal propio la firma electrnica avanzada basada en certificado, tal y como se recoge en la poltica de firma electrnica y certificados de la Administracin General del Estado.

De la misma forma, de acuerdo con lo que establecen la Ley 11/2007, de 22 de junio, y el Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, tambin hay centros directivos con alta produccin documental que utilizan cdigo seguro de verificacin para la firma de los documentos electrnicos que gestionan, tanto
en la actuacin administrativa automatizada como para la firma del personal a su servicio. Para
cumplir con los requerimientos de la ley 11/2007, estos centros deben ofrecer un sistema telemtico
de consulta a travs de la sede electrnica que permita comprobar la integridad del documento. A
estos documentos firmados con cdigo seguro de verificacin se les podr aadir tambin un sello
electrnico del organismo a efectos de intercambio o suministro en sede.

170. Por todo ello, el planteamiento de firma electrnica, dentro de la poltica de gestin de documentos electrnicos del MINHAP, debe recoger las realidades de todos los centros directivos del Ministerio y, por tanto, deber dar cabida a todos los sistemas de firma electrnica amparados por
la ley 11/2007 que se estn utilizando actualmente en el MINHAP.

2.1.1. Planteamiento de firma electrnica


171. Dentro de la poltica de gestin de documentos electrnicos del MINHAP, se recomendar, en razn de su mayor robustez respecto a otros tipos de firma y en cuanto sea compatible con la agilidad en la gestin, la utilizacin, tanto para la actuacin administrativa automatizada como para la
firma electrnica del personal al servicio de un centro directivo, de firma electrnica con certificado.
172. Los sistemas de firma electrnica avanzada basados en certificados debern garantizar la longevidad
de las firmas, en la medida de lo posible y de acuerdo a las normas mencionadas anteriormente.
173. Podr utilizarse tambin el cdigo seguro de verificacin como sistema de firma para la actuacin administrativa automatizada y como firma del personal al servicio del centro directivo cuando
las circunstancias de la gestin as lo aconsejen. En este caso, se recomienda, en lo posible, la
utilizacin complementaria del sello electrnico del organismo con objeto de mejorar la interoperabilidad del documento y la verificacin de la firma electrnica de forma automtica sin necesidad de acceder a la sede electrnica del organismo emisor del documento. En este sentido habr
que tener en cuenta la proporcionalidad entre la mejora de la interoperabilidad y el buen rendimiento en la generacin y gestin del intercambio.
174. En caso de que sea necesario transferir documentos electrnicos firmados con Cdigo Seguro
de Verificacin a otro centro directivo encargado de su posterior custodia y conservacin, el centro directivo emisor de los documentos podr firmar dichos documentos con sello de organismo,
con objeto de mejorar la garanta de su autenticidad, integridad y mejor conservacin del documento a lo largo de todo su ciclo de vida.

Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 41

2.1.2. Escenarios de uso de la firma electrnica


175. La firma electrnica se utilizar, en el mbito del MINHAP, en los siguientes escenarios relativos
al ciclo de vida de los documentos electrnicos:

En la captura del documento a travs del registro electrnico de los diferentes organismos del MINHAP.

En la generacin y emisin de documentos fruto de la actuacin administrativa automatizada del MINHAP.

En la generacin y emisin de documentos que requieren firma de empleado pblico.

En la generacin de copias electrnicas autnticas de documentos, tanto en formato


electrnico como en soporte papel.

En el intercambio de expedientes y documentos electrnicos con el ciudadano y entre


rganos administrativos, incluyendo aquellos en los que se transfiere la competencia de conservacin del documento.

En los procesos de resellado de documentos con objeto de garantizar la conservacin a


largo plazo de los documentos.
176. En los escenarios descritos, se utilizarn los sistemas de firma establecidos en la legislacin bsica.

2.2.

Protocolo de digitalizacin de documentos

177. El protocolo de digitalizacin que se propone en este apartado tiene su fundamento en la Norma
Tcnica de Interoperabilidad de Digitalizacin de documentos y, a su vez, recoge la experiencia
de organismos con una prctica amplia y consolidada en procesos de digitalizacin de volmenes masivos de documentacin para la tramitacin cotidiana de procedimientos. La Agencia Estatal de Administracin Tributaria y la Direccin General del Catastro cuentan con manuales de
procedimiento de digitalizacin de documentos muy completos y detallados, que han servido de
base para la elaboracin de un protocolo con vocacin global que pueda ser completado en cada
entorno organizativo de acuerdo con sus especiales caractersticas e idiosincrasia.

2.2.1. Directrices generales de digitalizacin


178. Los requisitos y criterios que se han de seguir ante procesos de digitalizacin de documentos
constituirn las condiciones mnimas aplicables a cualquier proceso de digitalizacin que se lleve
a cabo en el organismo y debern ajustarse a lo establecido en el apartado IV de la NTI de Digitalizacin de documentos en cuanto a los siguientes requisitos de la imagen electrnica:
1. Las imgenes electrnicas aplicarn los formatos establecidos para ficheros de imagen en la
Norma Tcnica de Interoperabilidad de Catlogo de Estndares.
2. El nivel de resolucin mnimo para imgenes electrnicas ser de 200 pxeles por pulgada,
tanto para imgenes obtenidas en blanco y negro, como para color o escala de grises.
3. La imagen electrnica ser fiel al documento origen, para lo cual:
a) Respetar la geometra del documento origen en tamaos y proporciones.
b) No contendr caracteres o grficos que no figurasen en el documento origen.
179. A la hora de establecer criterios para determinar qu documentos se van a digitalizar, se recomienda priorizar del siguiente modo:
o

Digitalizar todos aquellos documentos aportados por los ciudadanos para incorporar a los
correspondientes expedientes.

Digitalizar todos aquellos documentos administrativos generados por otros organismos que
lleguen en soporte papel y hayan de formar parte de expedientes administrativos.

42 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP

Aquellos documentos que no formen parte de expedientes, se incorporarn slo en aquellos


casos en los que alguna resolucin o instruccin obligue a su conservacin en el tiempo.
Elegir aquellos documentos que se consultan, manipulan o reproducen con mucha frecuencia, as como por mltiples usuarios.

Determinar qu documentos no deben ser digitalizados, de acuerdo con las indicaciones del
apartado 1.5.2.1 del presente documento de PGD-e

2.2.2. Requisitos tcnicos


180. Sobre la base de los requisitos mnimos de carcter normativo se relacionan una serie de aspectos que han de considerar las unidades responsables del desarrollo de procesos de digitalizacin. Algunos de estos requisitos habrn de tenerse en cuenta en procesos de gestin interna
o en licitaciones en el perfil de externalizacin.
Estos requisitos tienen que ver con la resolucin, profundidad de color y formato de la imagen
electrnica obtenida. Como regla general, la digitalizacin de documentos se llevar a cabo con
los siguientes parmetros:

Se debe contemplar la posibilidad de digitalizacin a doble cara segn las necesidades especficas de cada centro

Digitalizacin con una resolucin mnima de 200 ppp. En caso de que se juzgue necesario
para la obtencin de una imagen fiel y legible, est resolucin podr ser incrementada.

La digitalizacin con OCR se llevar a cabo cuando se considere oportuno a criterio del rgano.

Digitalizacin con la mnima profundidad de color necesaria para cada tipo documental que
permita su conservacin sin prdida significativa de informacin.

Digitalizacin en cualquiera de los siguientes formatos recogidos en el catlogo de estndares, siendo PDF/A la opcin preferente en la mayor parte de los casos:

JPEG (ISO 15444), al tratarse de un formato con prdidas degenerativo, solo debe ser
utilizado para copias de consulta con valor meramente informativo que requieran un tamao en bytes reducido para su difusin online tanto en una intranet como en Internet.
Restringir su uso en documentos de archivo.

PNG (ISO 15948), como formato de compresin sin prdidas para imgenes de mapa de
bits.

SVG (W3C), para documentos cartogrficos

TIFF (ISO 12639), para conservacin permanente de documentos de carcter histrico

PDF (ISO 32000-1:2008 - ver. 1.7) y PDF/A-1 y A-2 (ISO 19005/1 y 2), en caso de procesos de digitalizacin para evitar la conservacin de papel y para informacin textual o
grfica de carcter instrumental.

Si procede, se podra hacer un proceso de optimizacin automtica de la imagen electrnica


para garantizar su legibilidad, de modo que todo contenido del documento origen pueda
apreciarse y sea vlido para su gestin

181. La siguiente tabla muestra en detalle los requisitos mnimos recomendados de resolucin, profundidad de color y formato que se aconseja aplicar a todos los documentos digitalizados para la
8
tramitacin administrativa :

En Anexo a este Protocolo de digitalizacin se presenta una tabla con requisitos tcnicos recomendados para la digitalizacin
retrospectiva de fondos documentales de carcter histrico, derivada del documento Recomendaciones para la digitalizacin de
documentos de archivo. Junta de Castilla y Len, Consejera de Cultura y Turismo, Archivo General de Castilla y Len, 2011
Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 43

Requisitos tcnicos mnimos recomendados de los documentos


digitalizados para la tramitacin administrativa
Caractersticas fsicas
Tipo

Forma
documental

Requisitos tcnicos
Resolucin

Profundidad Peso
9
de bit
medio

200 ppp

1 bits

gri- 300 ppp

8 bits

PDF (versin
min. 1.4)

200 ppp

8 bits

PDF (versin
min. 1.4)

200 ppp

1 bits

PDF (versin
min. 1.4)

Escala
ses

gri- 300 ppp

8 bits

PDF (versin
min. 1.4)

Escala
ses

gri- 200 ppp

8 bits

1,4MB

PDF (versin
min. 1.4)

Color

300 ppp

8 bits

1,4MB

PDF (versin
min. 1.4)

B/N

200 ppp

1 bits

0,09MB PDF (versin


min. 1.4)

Color

300 ppp

8 bits

1,3MB

PDF (versin
min. 1.4)

Escrito
del Escala de
ciudadano
grises

Escala de
grises

200 ppp

8 bits

1,1MB

PDF (versin
min. 1.4)

Registro
SIR

Escala de
grises

200 ppp

8 bits

2,5 MB

PDF (versin
min. 1.4)

Texto

Estado

B/N

Bien contras- B/N


tado

B/N

Mal contrastado o con


informacin
grfica

Existe informacin relevante a color


DNI/Pasaporte

Bien contras- B/N


tado

Plano
Existe informacin relevante a color
de

Fotografa

Escala
ses

Color

Mal contrastado o con


informacin
grfica

Acuse
recibo

Color
mnimo

Color

de Escala de
grises

1.3 MB

Formato
PDF (versin
min. 1.4)

2.2.3. Escenarios de captura


182. Se considera que para la mayora de los contextos organizativos pueden describirse, en trminos generales, dos escenarios de captura de documentos electrnicos resultantes de un proceso
de digitalizacin.

Se sealan los valores medios estimados de los documentos digitalizados resultantes para cada caso. No obstante, y de acuerdo
con las limitaciones establecidas por SIR, se admitirn, con carcter general, ficheros anexos individuales con un mximo de
10MB y conjuntos de 5 anexos con un mximo de 15MB.

44 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP

Centros de digitalizacin, ya sean institucionales o externalizados, con las siguientes caractersticas:


Digitalizacin diferida en el tiempo.
Digitalizacin masiva, por lotes de documentos.
Escneres de medio o alto volumen.
Personal especializado.
Atencin a sus propias necesidades y las de otros.
Capacidad, en su caso, para el archivo de los documentos digitalizados.
Puntos de digitalizacin, que responden al siguiente perfil:
Digitalizacin inmediata dada la proximidad al usuario, generalmente en oficinas de registro o en puntos de digitalizacin por planta para la captura electrnica de documentos
en papel recibidos por correo postal y registrados en los diferentes puntos de acceso al
Registro General.
Escneres de propsito general de sobremesa o departamentales, normalmente de lecho
plano o superficie. En muchas ocasiones se cuenta con equipos multifuncin de diferente gama que realizan escaneo, fotocopiado, impresin o envo de fax.
Puestos no asistidos por personal especializado.

2.2.4. Fases del proceso


183. El proceso de digitalizacin se descompone en tres grandes bloques: el inicio, la digitalizacin y
el archivo.
184. En la primera fase, la de inicio, la documentacin tiene que quedar preparada para su digitalizacin desde el punto de vista fsico en cuanto a la manipulacin, individual o por lotes. Cuando el
proceso de digitalizacin se desarrolla en una oficina de registro, la identificacin, entendiendo
por tal la determinacin del procedimiento y expediente a que va a quedar vinculado el documento una vez digitalizado, corresponder a la unidad tramitadora de destino.
185. La segunda fase, la de digitalizacin propiamente dicha, tiene que dar como resultado documentos ENI conformados, esto es, con contenido, firma y los metadatos mnimos obligatorios y complementarios que establecen las NTIs de documento electrnico, copiado autntico y conversin,
y digitalizacin de documentos electrnicos.
186. El proceso de digitalizacin de documentos deber, adems, someterse a un control de calidad
que permita detectar errores en cuanto al nmero o aspecto de las imgenes resultantes, de manera que se cumpla lo establecido en la NTI de Digitalizacin de documentos en cuanto a los requisitos de la imagen electrnica, segn se sealaba arriba.
187. La tercera y ltima fase tendr que determinar el destino de los documentos en papel que han
sido digitalizados para su incorporacin como documentos electrnicos a su correspondiente expediente electrnico, ya sea este su archivo fsico o su destruccin reglada.

2.2.5. 1 fase. Iniciacin.


188. En esta fase, se debern identificar los documentos que se desea digitalizar. Ser necesario,
tambin, determinar cul va a ser el escenario de digitalizacin, puesto que el proceso se ajustar a uno u otro entorno, y la asignacin de metadatos a los documentos electrnicos resultantes
se har, segn el caso, de forma manual o automtica.
189. En cualquier caso, la digitalizacin de los documentos ir precedida de una manipulacin previa,
as como de la declaracin de los datos identificativos y descriptivos de los mismos, que pasarn
a formar parte tanto del asiento registral como del documento electrnico resultante en forma de
metadatos.
Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 45

2.2.5.1. Preparacin de la documentacin a digitalizar


190. De acuerdo con el documento Procedimientos para las Oficinas de Registro Integradas en el
Registro Electrnico Comn y el Sistema de Interconexin de Registros, de la DGMAPIAE, antes
de proceder a la digitalizacin de la documentacin recibida en el organismo, se aconseja:
-

Con carcter general, contar el nmero de hojas presentadas.

En caso de que se presenten de forma simultnea documentos originales y copias simples,


se recomienda separar los documentos con carcter de original de los que no lo son, puesto que deberan ser escaneados en dos montones separados, de acuerdo con el apartado
relativo a la naturaleza jurdica del documento resultante.
En algunos casos, esta operacin se podra evitar si cada documento va precedido de una
cartula con cdigo de barras o similar indicando en el metadato estado de elaboracin el
valor que corresponda de acuerdo con el esquema de valores de la NTI de Documento
electrnico.

Evaluar que el formato en el que se presenta la documentacin hace viable su escaneo, o


bien, si debe manipularla previamente (quitar una grapa, una encuadernacin, fotocopiar un
documento roto para que no atasque el escner, etc).

191. Respecto a la manipulacin:


-

Se admite la realizacin de fotocopias de los originales (papel deteriorado, tamaos no manejables por el escner, etc.), y la digitalizacin de las fotocopias, conservndose tanto la
fotocopia como el documento presentado. Este proceso no altera la validez jurdica de la
copia autntica, puesto que el documento origen del proceso de digitalizacin en la oficina
de registro es original, y su captura a travs de una fotocopia es un paso intermedio meramente instrumental.

Se puede considerar necesaria la utilizacin de la cizalla (por ejemplo, para documentos


encuadernados). El uso de la cizalla est condicionado a que el ciudadano d consentimiento expreso a su uso, y la validez jurdica y la informacin del documento no se vean alteradas. Por ejemplo, no podra aplicarse la cizalla en un libro diario legalizado mediante
ranurado o en una libreta de ahorros).

Algunas recomendaciones ante incidencias habituales:


o

Documentos grapados:

Debe garantizarse que se retiran todas las grapas y clips que unen el documento. No es preciso hacer mencin a que las hojas se encontraban unidas, ni es preciso volver a unirlas cuando finalice el escaneado.

Hay que separar cada hoja, una a una, para evitar que pasen juntas por el
escner debido a que queden unidas por los agujeros de las grapas. Es necesario posteriormente airear el papel. En los casos en que los medios presupuestarios lo permitan, los rganos podran proveerse de dispositivos de
captura con detectores de doble alimentacin por ultrasonidos u otro tipo de
detectores (grapas, etc.), que mecanicen estas tareas en escenarios de
produccin masiva.

Documentos encuadernados:

El encuadernado debe retirarse si es posible, dejando las hojas sueltas, para facilitar el escaneo (documentos con gusanillo).

Si se considera preciso, ya sea porque se ocupe menos tiempo, porque la


encuadernacin sea difcil de retirar, o porque las hojas que se obtengan
sean ms fciles de escanear, deber evaluarse si conviene fotocopiar la
documentacin o si puede utilizarse la cizalla (en el caso de que se disponga de una, y por ejemplo, en una libreta con gusanillo de alambre, si se
arrancan las hojas en lugar de retirar el gusanillo, stas se enganchan unas
a otras cuando el alimentador intenta hacerlas pasar).

46 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP

Documentos de tamao superior al admitido por el escner:

Se podr realizar fotocopias parciales, generalmente en A4, de las hojas


que superan el tamao mximo que admita el escner, de forma que toda la
superficie del documento quede recogida mediante fotocopias, aunque los
bordes de cada una se solapen con las anteriores.

En el caso de planos, siempre que tcnicamente sea posible, se escanear


a tamao original.

Otros documentos con formatos no estndares (tarjetas, post-its, papel cebolla, cuartillas, etc.)

Si el escner dispone de portadores especficos para introducir estos documentos (plantillas de plstico), se insertarn los documentos y se escanearn los mismos.

En caso contrario, se recomienda realizar fotocopias en A4 de cada documento.

Documentacin en soporte digital que se adjunta a un documento (CD, cintas, memorias


flash, etc.)
Cuando se detecte que un CD, memorias flash, etc. se encuentra incorporado a un documento, se detendr la preparacin del mismo (para su digitalizacin) y se contactar inmediatamente con el destinatario del documento, a fin de que ste determine cul ha de
ser el tratamiento que ha de darse al documento y soporte anexo, de conformidad con la
normativa que resulte aplicable.
Si el documento hubiera entrado a travs de Registro, deber garantizarse la vinculacin
del/los archivos contenidos en el soporte con el nmero de Registro del documento al que
se adjunta y la incorporacin de las funciones resumen de los archivos contenidos en el soporte en el acuse de recibo.
Como solucin alternativa, se podr generar un archivo comprimido con la informacin
contenida en el soporte digital e incorporarlo como anexo al documento electrnico al
que acompaa, sustituyendo las funciones resumen de cada archivo por un nico hash
del archivo comprimido. ZIP y GZIP son los estndares que permite la NTI de Catlogo
de Estndares, con extensiones .zip y .gz, respectivamente.
Si una vez comprimido el contenido del soporte, el volumen del archivo resultara excesivo y desaconsejada su incorporacin al sistema, puede optarse por fraccionar el archivo
resultante en varios archivos comprimidos e integrar estos en el sistema con las correspondientes vinculaciones o, en ltimo caso, referenciar la existencia del soporte de almacenamiento y su lugar de custodia en el expediente electrnico. Si se escoge esta ltima opcin se deberan aplicar medidas de conservacin concretas a los soportes de
almacenamiento as archivados en ubicaciones fsicas.

Documentos muy voluminosos.


El operador podr dividir el documento en bloques manejables para el escner. Con carcter general, se recomienda formar partes de, aproximadamente, 50/100 hojas.

2.2.6. Fase de digitalizacin


192. Una vez finalizada la fase anterior, los documentos ya se encuentran debidamente organizados
y clasificados en la ubicacin definitiva de digitalizacin.
193. Se deben adoptar las medidas necesarias para que el proceso de digitalizacin se realice de
acuerdo con los requisitos tcnicos recomendados arriba, en funcin del tipo de documento origen: formato de fichero, resolucin, profundidad de bit, color, etc. Tambin se determinar el nivel de agrupamiento multipgina/monopgina del resultado: si se va a crear un nico fichero con
una o varias pginas por cada documento original (multipgina) o varios ficheros, cada uno con
una pgina (monopgina). En este ltimo caso, se podra generar un archivo comprimido contePoltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 47

niendo los ficheros correspondientes a cada pgina, con vistas a asegurar que el fichero de contenido es nico, como establece la NTI de documento electrnico del ENI.

2.2.6.1. Asignacin de metadatos


194. Se aadirn a los documentos electrnicos resultantes del proceso de digitalizacin los metadatos mnimos obligatorios y complementarios de acuerdo con las especificaciones del Perfil de
aplicacin de metadatos del MINHAP, que se muestra en el punto 1.5.8 y se desarrolla en el
anexo (Anexo 4) del presente documento de PGD-e. stos se han de poder incluir manualmente
en el caso de que el proceso se desarrolle en puntos de digitalizacin y automticamente en los
centros de digitalizacin de alta produccin. No obstante, dado que la digitalizacin de alta produccin puede ser realizada por unidades o entidades ajenas al negocio, es muy probable que
durante esta fase de digitalizacin no se disponga de toda la informacin asociada al documento
o metadatos. Por lo tanto, a travs del gestor documental o bien de forma sistmica, se asociar
manual o automticamente el resto de informacin necesaria.
195. Se valorar el empleo del sistema de cartulas con cdigo de barras o similar, mediante el que la
asignacin de metadatos se hace con carcter previo a la digitalizacin de los documentos, como mtodo para garantizar la completitud en la asignacin de los metadatos obligatorios ENI y complementarios que se juzguen precisos durante la fase de creacin y captura del documento electrnico.

2.2.6.2. Firma de los documentos electrnicos digitalizados:


196. Para conformar un documento ENI a partir de una imagen digital, debern aadirse a la misma
los metadatos establecidos en la NTI de documento electrnico y la NTI de Digitalizacin, y adems, deber ser firmado durante el proceso de digitalizacin mediante cualquiera de los sistemas
de firma admitido por la Ley 11/2007 y sus reglamentos de desarrollo.

2.2.6.3. Determinacin de la naturaleza de las copias electrnicas obtenidas del


proceso de digitalizacin.
197.Siguiendo las especificaciones del documento Procedimientos para las Oficinas de Registro Integradas en el Registro Electrnico Comn y el Sistema de Interconexin de Registros publicado por la
DGMAPIAE, al asignar metadatos al asiento registral al que se anexen los documentos digitalizados
en las oficinas de registro, hay que tener las siguientes consideraciones en virtud de la naturaleza jurdico administrativa de los documentos en papel que se digitalizan para su tramitacin electrnica:
a) Copias autnticas: originales y documentos con CSV
Aquellos documentos que tengan la consideracin de originales debern ser digitalizados indicando, al anexar el documento y en las opciones de la aplicacin, el valor Copia Autntica en el
campo Validez del documento.
De acuerdo con las disposiciones vigentes, una copia autntica tiene la misma validez jurdica
que un documento en papel.
b) Copias y compulsas.
Si el ciudadano presenta fotocopias que no se puede cotejar con el original, se har constar de la
siguiente forma:
Digitalizando estos documentos en un lote separado de los originales, e indicando en la
aplicacin mediante el campo Validez del documento que los documentos del fichero son
fotocopias/copias, seleccionado la opcin Copia. En este caso se debe generar un fichero
con todos los documentos que sean copias/fotocopias separado del resto de documentos del
asiento registral.
De forma excepcional, y para mayor facilidad en la tramitacin, se podrn marcar los documentos en papel que sean fotocopias/copias con un sello de la oficina que contenga el texto
Copia o Fotocopia antes de proceder a su digitalizacin.
48 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP

En el caso particular de los documentos que traiga el ciudadano compulsados por otro organismo, se tendrn en consideracin como documentos no originales y por tanto se proceder a
fotocopiar y tratar como Copia como indicativo de que no ha podido verse el original. La unidad
de tramitacin destino valorar en base al sello de la compulsa la consideracin de vlido.

2.2.6.4. Control de calidad


198. Se llevarn de manera simultnea los procesos de control de calidad oportunos para asegurar
que se ha producido correctamente el proceso de digitalizacin. El control de calidad consiste en
verificar que tanto la imagen digital como los datos significativos obtenidos en el proceso de digitalizacin son fieles al documento original en papel y cumplen con unos requisitos mnimos de
calidad y los criterios de fidelidad con el original necesarios para ser considerada una copia electrnica autntica.
199. Entre las tareas ms significativas a realizar en la fase de control de calidad estaran:
- Cumplimiento de los requisitos mnimos de las imgenes digitalizadas.
- Completitud de los metadatos automticos y los manuales introducidos.
- Verificar que el nmero de hojas coincide con el nmero de hojas que cuenta la aplicacin utilizada, en aquellos casos en que se haya efectuado el recuento exacto de hojas del documento origen.
- Cotejar el documento electrnico con el documento origen en papel, en una muestra de los documentos digitalizados. Se efectuarn los siguientes controles:
o

Correccin de las imgenes obtenidas en cuanto a calidad de la imagen o en cuanto a


criterios tcnicos:

Resolucin adecuada al tipo documental.

Color adecuado al tipo documental.

Formato adecuado al tipo documental.

Alineacin correcta de la imagen.

Correccin de las imgenes obtenidas en cuanto a fidelidad con el original:

Digitalizacin de todas las pginas del documento.

Digitalizacin sin inclusin de informacin que no aparece en el original.

Visualizacin y legibilidad de la imagen.

200. Para finalizar, es conveniente prever la realizacin de auditoras peridicas del proceso.

2.2.6.5. Fase de archivo


201. La ltima de las fases es la que se corresponde con el tratamiento de los documentos fsicos
tras comprobar que el proceso de digitalizacin ha finalizado correctamente.
202. Se deber, en primer lugar, determinar cules de los documentos digitalizados deben ser archivados fsicamente y cules no, bien porque se digitalicen en el momento del registro y sean devueltos al ciudadano, bien porque se haya valorado la oportunidad de su destruccin.
203.La determinacin del archivado fsico de documentos puede deberse, en trminos generales, a
dos causas:
- La obligacin de que en los procedimientos obren los documentos originales, en cuyo caso las
unidades responsables de la tramitacin de los mismos deber indicar en qu caso es preceptiva la aportacin de originales, para as garantizar su custodia una vez digitalizados.

Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 49

- Que lo que se haya incorporado al procedimiento electrnico sea un documento electrnico


creado a partir de la digitalizacin de una fotocopia; en este caso habr que actuar siguiendo
las indicaciones que figuran en la Fase 1: Preparacin fsica de la documentacin, respecto
al tratamiento de documentos de caractersticas especiales que deben ser fotocopiados con
carcter previo a su digitalizacin.
204. En caso de que, por el contrario, se juzgue oportuna la destruccin de los documentos en papel
digitalizados, sta se realizar de acuerdo con el procedimiento regulado en el artculo 46 del RD
1671/2009, de 6 de noviembre.
205. Se elevar propuesta de dictamen de eliminacin a la Comisin Superior Calificadora de Documentos Administrativos, que deber pronunciarse en el plazo de tres meses.
206. Una vez superado este plazo anterior sin pronunciamiento expreso del rgano o siendo ste positivo, podr resolverse el expediente de eliminacin y procederse a la destruccin.
207. Previa a la destruccin, hay que emitir una resolucin adoptada por el rgano responsable del
procedimiento o, en su caso, por el rgano responsable de la custodia de los documentos. En sta se determinar la naturaleza especfica de los documentos susceptibles de destruccin, los
procedimientos administrativos afectados, las condiciones y garantas del proceso de destruccin, y la especificacin de las personas u rganos responsables del proceso.
208. Se deber incorporar al expediente de eliminacin un anlisis de los riesgos relativo al supuesto
de destruccin de que se trate, con mencin explcita de las garantas de conservacin de las
copias electrnicas y del cumplimiento de las condiciones de seguridad que, en relacin con la
conservacin y archivo de los documentos electrnicos, establezca el Esquema Nacional de Seguridad.
209. En caso de que la destruccin sea autorizada, las mismas unidades gestoras realizarn esta
eliminacin en las condiciones que la Comisin determine en su informe.

50 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP

ANEXO
REQUISITOS TCNICOS RECOMENDADOS PARA LA DIGITALIZACIN RETROSPECTIVA
10
DE FONDOS DOCUMENTALES DE CARCTER HISTRICO Y CARACTERSTICAS ESPECIALES .
Tipo

Forma
documental
Planos, mapas,
pergaminos

Fotografas

Grficos

(negativos)

Fotografas

Caractersticas
materiales
de los originales

Resolucin de
captura/tipos
de archivo a obtener

Volumen
Archivo
(peso)

Modos de
color

Texto manuscrito A2
(42x59,4 cm) Color (mapas, planos, pergaminos)

200 ppp/ TIFF sin


comprimir

44 MB

Color, a 24
bits

Texto manuscrito A3 (
29,7x42 cm) Color (mapas,
planos, pergaminos)

200 ppp/ TIFF sin


comprimir

22 MB

Color, a 24
bits

Texto manuscrito A4
(21X29,7 cm) Color (Protocolos Notariales)

300 ppp/ TIFF sin


comprimir

24,9 MB

Color, a 24
bits

Negativos vidrio o celuloide 4,5x6cm,


6x6cm,

2400 ppp/ TIFF sin


comprimir

70 MB

Color, a 24
bits

Negativos vidrio o celuloide 6,5x9cm

2000 ppp/ TIFF sin


comprimir

102 MB

Color, a 24
bits

Negativos vidrio o celuloide 9x12cm,


10x15cm

1200 ppp/ TIFF sin


comprimir

68 MB

Color, a 24
bits

Negativos vidrio o celuloide 13x18cm

1000 ppp/ TIFF sin


comprimir

103 MB

Color, a 24
bits

Negativos vidrio o celuloide 15x20 cm

800 ppp/ TIFF sin


comprimir

84 MB

Color, a 24
bits

Negativos vidrio o celuloide 18x24cm,


20x25cm, 24x30cm

600 ppp/ TIFF sin


comprimir

70 MB

Color, a 24
bits

Negativos y
diapositivas de 35mm y
16 mm

4.000 ppp/ TIFF sin


comprimir

103 MB

Color, a 24
bits

Papel 9x12cm,10x15 cm

1200 ppp/ TIFF sin


comprimir

68 MB

Color, a 24
bits

Papel 13x18, 15x20 cm

1000 ppp/ TIFF sin


comprimir

103 MB

Color, a 24
bits

Papel 18x24cm,
20x25cm, 24x30cm

600 ppp/ TIFF sin


comprimir

70 MB

Color, a 24
bits

(positivos)

81 MB

94 MB

80 MB
114 MB

94 MB

80 MB
114 MB

2.3.

Copiado autntico de documentos

210. El procedimiento de copiado autntico de documentos se atendr a lo establecido en el Ttulo


VI. Los documentos electrnicos y sus copias del Real Decreto 1671/2009, de 6 de noviembre, y
a la NTI de Copiado autntico y conversin entre documentos electrnicos.
10
Tabla extractada del documento Recomendaciones para la digitalizacin de documentos de archivo. Junta de Castilla y Len,
Consejera de Cultura y Turismo, Archivo General de Castilla y Len, 2011.

Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 51

3.

REFERENCIAS

3.1.

Legislacin

i.

Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Rgimen Jurdico de las Administraciones Pblicas y del Procedimiento
Administrativo Comn.
http://www.boe.es/buscar/doc.php?id=BOE-A-1992-26318

ii.

Ley Orgnica 15/1999, de 13 de diciembre, de Proteccin de Datos de Carcter Personal.


http://www.boe.es/buscar/doc.php?id=BOE-A-1999-23750

iii. Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento de desarrollo de la Ley
Orgnica 15/1999, de 13 de diciembre, de proteccin de datos de carcter personal.
http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2008-979
iv. Real Decreto 1164/2002 de 8 de noviembre, por el que se regula la conservacin del patrimonio documental con
valor histrico, el control de la eliminacin de otros documentos de la Administracin General del Estado y sus
organismos pblicos y la conservacin de documentos administrativos en soporte distinto al original.
http://www.boe.es/aeboe/consultas/bases_datos/doc.php?id=BOE-A-2002-22192
v. Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrnico de los ciudadanos a los Servicios Pblicos.
http://www.boe.es/buscar/doc.php?id=BOE-A-2007-12352
vi. Real Decreto 1671/2009, de 6 de noviembre, por el que se desarrolla parcialmente la Ley 11/2007, de 22
de junio, de acceso electrnico de los ciudadanos a los servicios pblicos.
http://www.boe.es/buscar/doc.php?id=BOE-A-2009-18358
vii. Real Decreto 3/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad en el mbito de la Administracin Electrnica.
http://www.boe.es/buscar/doc.php?id=BOE-A-2010-1330
viii. Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en
el mbito de la Administracin Electrnica.
http://www.boe.es/aeboe/consultas/bases_datos/doc.php?id=BOE-A-2010-1331
ix. Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre, por el que se establece el Sistema Espaol de Archivos
y se regula el Sistema de Archivos de la Administracin General del Estado y de sus Organismos Pblicos y su
rgimen de acceso.
http://www.boe.es/buscar/doc.php?id=BOE-A-2011-18541
x. Resolucin de 3 de octubre de 2012, de la Secretara de Estado de Administraciones Pblicas, por la que
se aprueba la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Catlogo de estndares.
http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2012-13501
xi. Resolucin de 19 de julio de 2011, de la Secretara de Estado para la Funcin Pblica, por la que se aprueba
la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Documento Electrnico.
http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2011-13169
xii. Resolucin de 19 de julio de 2011, de la Secretara de Estado para la Funcin Pblica, por la que se aprueba la
Norma Tcnica de Interoperabilidad de Digitalizacin de Documentos.
http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2011-13168

52 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP

xiii. Resolucin de 19 de julio de 2011, de la Secretara de Estado para la Funcin Pblica, por la que se aprueba
la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Expediente Electrnico.
http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2011-13170
xiv. Resolucin de 19 de julio de 2011, de la Secretara de Estado para la Funcin Pblica, por la que se aprueba la
Norma Tcnica de Interoperabilidad Poltica de Firma Electrnica y de certificados de la Administracin.
http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2011-13171
xv. Resolucin de 28 de junio de 2012, de la Secretara de Estado de Administraciones Pblicas, por la que
se aprueba la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Protocolos de intermediacin de datos.
http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2012-10049
xvi. Resolucin de 28 de junio de 2012, de la Secretara de Estado de Administraciones Pblicas, por la que
se aprueba la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Relacin de modelos de datos.
http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2012-10050
xvii.Resolucin de 28 de junio de 2012, de la Secretara de Estado de Administraciones Pblicas, por la que se
aprueba la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Poltica de gestin de documentos electrnicos.
http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2012-10048
xviii.Resolucin de 19 de julio de 2011, de la Secretara de Estado para la Funcin Pblica, por la que se
aprueba la Norma Tcnica de Interoperabilidad de requisitos de conexin a la red de comunicaciones de las
Administraciones Pblicas espaolas.
http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2011-13173
xix. Resolucin de 19 de julio de 2011, de la Secretara de Estado para la Funcin Pblica, por la que se aprueba la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Procedimientos de copiado autntico y conversin entre documentos electrnicos.
http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2011-13172
xx. Resolucin de 19 de julio de 2011, de la Secretara de Estado para la Funcin Pblica, por la que se aprueba
la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Modelo de Datos para el Intercambio de asientos entre las entidades
registrales.
http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2011-13174
xxi. Resolucin de 19 de febrero de 2013, de la Secretara de Estado de Administraciones Pblicas, por la que
se aprueba la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Reutilizacin de recursos de la informacin.
http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2013-2380

3.2.

Documentos de Inters

i.

Esquema de Metadatos para la Gestin del Documento Electrnico (e-EMGDE).


http://administracionelectronica.gob.es/PAe/NTinteroperabilidad#POLITICAGESTION

ii.

Directorio Comn de Unidades Orgnicas y Oficinas - Modelo de Codificacin y Manual de Atributos de Informacin.
http://administracionelectronica.gob.es/ctt/dir3

iii. Sistema de Informacin Administrativa


http://administracionelectronica.gob.es/ctt/sia
iv. Gua de aplicacin de la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Catlogo de estndares.
http://administracionelectronica.gob.es/PAe/NTinteroperabilidad#CATALOGOESTANDARES
v. Gua de aplicacin de la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Documento Electrnico.
http://administracionelectronica.gob.es/PAe/NTinteroperabilidad#DOCUMENTOELECTRONICO

Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 53

vi. Gua de aplicacin de la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Digitalizacin de Documentos.


http://administracionelectronica.gob.es/PAe/NTinteroperabilidad#DIGITALIZACIONDOCUMENTOS
vii. Gua de aplicacin de la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Expediente Electrnico.
http://administracionelectronica.gob.es/PAe/NTinteroperabilidad#EXPEDIENTEELECTRONICO
viii. Gua de aplicacin de la Norma Tcnica de Poltica de Firma Electrnica y de certificados de la
Administracin.
http://administracionelectronica.gob.es/PAe/NTinteroperabilidad#POLITICAFIRMA
ix. Gua de aplicacin de la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Relacin de modelos de datos.
http://administracionelectronica.gob.es/PAe/NTinteroperabilidad#RELACIONMODELOS
x. Gua de aplicacin de la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Poltica de gestin de documentos electrnicos.
http://administracionelectronica.gob.es/PAe/NTinteroperabilidad#POLITICAGESTION
xi. Gua de aplicacin de la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Requisitos de conexin a la red de comunicaciones de las Administraciones Pblicas espaolas.
http://administracionelectronica.gob.es/PAe/NTinteroperabilidad#REQUISITOSCONEXION
xii. Gua de aplicacin de la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Procedimientos de copiado autntico y
conversin entre documentos electrnicos.
http://administracionelectronica.gob.es/PAe/NTinteroperabilidad#COPIADOAUTENTICO
xiii. Gua de aplicacin de la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Modelo de Datos para el intercambio de asientos
entre las Entidades Registrales.
http://administracionelectronica.gob.es/PAe/NTinteroperabilidad#INTERCAMBIOASIENTOS
xiv. Gua de aplicacin de la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Reutilizacin de recursos de informacin.
http://administracionelectronica.gob.es/PAe/NTinteroperabilidad#REUTILIZACIONRECURSOS

54 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP

ANEXOS AL DOCUMENTO DE GESTIN DE POLTICA DOCUMENTAL

Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 55

ANEXO 1

Licencia abierta

Metadatos ENI

M. complementarios

Documentos ENI

Firma electrnica

Observaciones

Multimedia

Gestor base
de datos

Repositorio
documental

Procedimientos

Multi-procedimiento

Nombre de la aplicacin

Horizontal

rgano
responsable

Procedimiento
reglado

PROGRAMAS DE GESTIN DOCUMENTAL EXISTENTES EN EL MINISTERIO


Y SUS ORGANISMOS Y ENTIDADES DEPENDIENTES

Aplicaciones creadas por la DSIC


DSIC

Aplicacin de Sanciones
Administrativas

DSIC

Sanciones Ciudadanos

Interposicin de alegacin frente a una sancin


administrativa

DSIC

ATLANTIS

Compensacin al transporte martimo y areo


de mercancas, con
origen o destino

DSIC

Gestin de Decomisos

Recepcin de expedientes de estupefacientes

Oficinas de Registro
de E/S y rganos
administrativos tramitadores

GEISER - Gestin integrada


de Servicios de registro

Alfresco

S.G. Rgimen Jurdico Autonmico

Seguimiento normativo

Alfresco

56 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP

Conversin a
PDF-A

No indican cdigo SIA


Copias electrnicas autnticas

S.G. Cooperacin
Local

Gestin de fondos FEDER

Infomix

S.G. Cooperacin
Local

Gestin de fondos FSE

Infomix

Divisin de Consultora, Asesoramiento y


Asistencia de Recursos Humanos

Archivo de Funcin Publica

Divisin de Consultora, Asesoramiento y


Asistencia de Recursos Humanos

Registro de Consultas Consultora RRHH

Oficina de Conflictos
de Intereses

Altos cargos

S.G. Relaciones con


otras administraciones

Gestin de funcionarios de
administracin local con habilitacin de carcter nacional

DSIC

Gestin de los Expedientes


de Contratacin

DSIC

Gestin de Tasas

Documentos ENI

Alfresco

M. complementarios

Recursos Administrativos

Metadatos ENI

S.G. Administracin
Financiera de la
Administracin Perifrica

Licencia abierta

Firma electrnica

Multimedia

Observaciones

Repositorio
documental

Gestor base
de datos

Multi-procedimiento

Procedimientos

Horizontal

Nombre de la aplicacin

Procedimiento
reglado

rgano
responsable

Oracle

Tramitacin de expedientes de Expropiacin Forzosa en el Jurado Provincial de expropiaciones

Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 57

Tramitacin de expedientes de extranjera: rgimen general

Documentos ENI

Aplicacin de Gestin y
tramitacin de expedientes
de extranjera

M. complementarios

D.G. Coordinacin de
la administracin
Perifrica del Estado

Metadatos ENI

Gestin de Manifestaciones

Licencia abierta

DSIC

Firma electrnica

Tasa cdigo 052 Tramitacin de autorizaciones


de residencia y otra
documentacin a ciudadanos extranjeros.

Multimedia

Gestin de Tasas

Observaciones

Repositorio
documental

DSIC

Gestor base
de datos

Multi-procedimiento

Procedimientos

Horizontal

Nombre de la aplicacin

Procedimiento
reglado

rgano
responsable

Aplicaciones creadas por la SGTIC


S.G. Tecnologas de
la Informacin y de
las Comunicaciones

Presentacin de instancia a
concurso

S.G. Coordinacin
Normativa y de Relaciones Institucionales

Procedimientos Normativos

Sistema de
ficheros

S.G. Tecnologas de
la Informacin y de las
Comunicaciones

Gestin CPAE

Sistema de
ficheros

S.G. Tecnologas de
la Informacin y de las
Comunicaciones

Formulario de propsito
general para presentacin
de escritos

58 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP

Empleo pblico. Solicitud


para participar en los
concursos de provisin de
puestos de trabajo convocados por el MINHAP

Presentacin de solicitudes, escritos o comunicaciones que no cuenten


con formulario normalizado (art.24. 2. b. de la
Ley 11/2007

Sistema de
ficheros

Sistema de
ficheros

MINHAP

Iniciativas Parlamentarias
(Gestin de las preguntas
parlamentarias)

Sistema de
ficheros

S.G. Tecnologas de
la Informacin y de
las Comunicaciones

MENINA - Mdulo ENI Nativo para la Administracin


https://serviciosintranet.minh
ac.age/apps/MENINA

Sistema de
ficheros

S.G. Tecnologas de
la Informacin y de las
Comunicaciones

Portal de notificaciones
electrnicas por comparecencia

Oficiala MINHAP

Aplicacin del Registro General (EMBLA) e internas


como MEDUSA MiFicha,
Directorio, PKI, RPT, Reserva Salas, Visitas

S.G. Tecnologas de
la Informacin y de
las Comunicaciones

Portal ministerial
www.minhap.gob.es

Portal del Ministerio de


Hacienda y Administraciones Pblicas

Gestor de
contenidos
Microsoft
Sharepoint

(Subdireccin General de Servicios y


Coordinacin Territorial, Gabinete Ministro, etc.

RegistroNET

Registros internos para


Subdireccin General de
Servicios y Coordinacin
Territorial, Gabinete
Ministro, etc.

Sistema de
ficheros

S.G. Tecnologas de
la Informacin y de
las Comunicaciones

REMITE

Registro Electrnico:
servicio para la generacin de apuntes registrales que emplean otras
aplicaciones

Sistema de
ficheros

Notificaciones electrnicas
por comparecencia segn
art. 28 Ley 11/2007

Sistema de
ficheros

Sistema de
ficheros

Documentos ENI

M. complementarios

Metadatos ENI

Resellado

Licencia abierta

Firma electrnica

Multimedia

Observaciones

Repositorio
documental

Gestor base
de datos

Multi-procedimiento

Procedimientos

Horizontal

Nombre de la aplicacin

Procedimiento
reglado

rgano
responsable

Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 59

GESPUB / Librera Virtual

Venta de publicaciones
editadas por el Ministerio

SQL Server
2008 R2

DOC-e, SIGECA, SEDE

Procedimientos relacionados con el catastro, acceso


a datos catastrales, declaraciones, solicitudes, etc.

Desarrollo
propio

Tasas791 y Auditorias02_03

Tribunal Administrativo GRECO - Gestin de RecurCentral de Recursos


sos Contractuales
Contractuales

S.G. de Recursos,
Reclamaciones y Relaciones con la administracin de Justicia
S.G. Informacin,
documentacin y
Publicaciones

TELE-RECURSOS / Gestin
de Recursos

Sistema de
ficheros

Sistema de
ficheros

SGL Server

Documentos ENI

M. complementarios

Sistema de
ficheros

Metadatos ENI

Sede electrnica del Ministerio de Hacienda y


Administraciones Pblicas
Tasa por emisin de
informes de auditora de
cuentas. Autoliquidacin
(Modelo 791)
Gestin interna de todos
los procedimientos del
TACRC: Recurso especial
en materia de contratacin
(Ley 30/2007, de Contratos del Sector Pblico)
Procedimientos de recursos

Licencia abierta

Observaciones

Firma electrnica

Gestor base
de datos

Multimedia

Sistema de
ficheros

Aplicaciones internas como


Accin Social, Concursos,
Consulta Nmina, Formacin,
Productividad, NEDAES
Sede electrnica

Procedimientos

Repositorio
documental

Multi-procedimiento

S.G. Tecnologas de
la Informacin y de las
Comunicaciones
Instituto de Contabilidad y Auditora de
Cuentas

Horizontal

S.G. Recursos Humanos

Nombre de la aplicacin

Procedimiento
reglado

rgano
responsable

Otras aplicaciones
D.G.Catastro

60 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP

Copias electrnicas autnticas


y digitalizacin

INAP

Tramitador de expedientes
administrativos

ALFRESCO
ENTERPRISE EDITION

Conversin a
PDF-A; Soporta
expedientes ENI

Tribunal EconmicoAdministrativo Central

ALCHEMY - EXPEDIENTE
ELECTRONICO

SQL SERVER

Soporta expedientes ENI

Direccin General
Ordenacin del Juego

CDOCU

Alfresco y
Oracle

Copias electrnicas autnticas;


Soporta expedientes ENI

Instituto de Estudios
Fiscales

Futura aplicacin Gestin del


Archivo del IEF.

Instituto de Estudios
Fiscales

Futura aplicacin R.I.S.P.

IGAE

SGIFE

SEAP

Intranet - espacios de colaboracin ECO

Oracle

SEAP

portal web SEAP

Sistema de
ficheros

Inspeccin General
del MINHAP

Biblioteca Electrnica

Knosys 1.26

Copias electrnicas autnticas

Versin 6.1
soportar metadatos ENI

Documentos ENI

Procedimiento para la
presentacin de consultas
tributarias al amparo de los
artculos 88 y 89 de la Ley
58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria

M. complementarios

KNOSYS 1.26

Metadatos ENI

D.G. de Tributos

Observaciones

Licencia abierta

Multimedia

Procedimientos

Firma electrnica

Repositorio
documental

Horizontal

Multi-procedimiento

Procedimiento
reglado

Nombre de la aplicacin

todos los procedimientos


de la DGOJ

Gestor base
de datos

rgano
responsable

Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 61

Inspeccin General
del MINHAP

Quejas y Sugerencias

Fbrica Nacional de
Moneda y Timbre

DOCUMENTS

Fbrica Nacional de
Moneda y Timbre

ALCHEMY

Fbrica Nacional de
Moneda y Timbre

SAP EXTENDEXD ECM BY


OPENTEXT

MUFACE

Generacin y almacenamiento de certificados emitidos por MUFACE

Certificados de afiliacin,
de cobertura de asistencia sanitaria, de prestaciones recibid

AEAT

Gestor documental de la
AEAT

Todos los procedimientos de la AEAT

62 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP

Documentos ENI

M. complementarios

Plan de Inspeccin. Oficina


de la Secretara del Inspector General

Metadatos ENI

Inspeccin General
del MINHAP

Licencia abierta

Firma electrnica

Multimedia

Observaciones

Repositorio
documental

Gestor base
de datos

Multi-procedimiento

Procedimientos

Horizontal

Nombre de la aplicacin

Procedimiento
reglado

rgano
responsable

Quejas y sugerencias

DB2

ANEXO 2
RELACIN DE REGISTROS DEL MINHAP
Este anexo recoge los registros del MINHAP, debidamente aprobados. El inventario de registros se actualizar
peridicamente, sin que por ello deba modificarse el documento de Poltica de Gestin de Documentos Electrnicos del MINHAP.
Puede accederse a la pgina donde aparecen los listados de los diferentes Registros del Departamento a travs
del hipervnculo:
http://www.minhap.gob.es/es-ES/El%20Ministerio/Informacion%20y%20registros/Paginas/Registros.aspx
Estas dependencias administrativas se hallan organizadas de la forma siguiente:
1.
2.
3.
4.
5.

Inventario de los Registros de los Servicios Centrales


Inventario de los registros de las Delegaciones y Subdelegaciones del Gobierno y Servicios Integrados
Registros de las Delegaciones de Economa y Hacienda
Registro de Organismos Autnomos y Entidades Pblicas
Registro Electrnico

Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 63

ANEXO 3
CUADRO DE CLASIFICACIN FUNCIONAL
El Anexo 3 de este documento est destinado a recoger un cuadro de clasificacin funcional desarrollado especficamente para MINHAP, que ser actualizado sistemticamente siempre que haya alguna modificacin normativa,
estructural o funcional que le afecte, sin necesidad de modificar el documento de poltica de gestin de documentos electrnicos.
Sin embargo, en el momento de elaborar este documento se carece de esta herramienta y realizar un cuadro funcional es laborioso. Por ello, se fija un plazo de un ao desde la entrada en vigor de este documento, para elaborar el cuadro de clasificacin funcional MINHAP. Mientras tanto, se opera con un repertorio de series documentales, que se incorpora como Anexo 3 transitorio a este documento.

64 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP

ANEXO 3 TRANSITORIO
REPERTORIO DE SERIES DOCUMENTALES DEL MINHAP
El repertorio de series documentales de los servicios centrales del Ministerio de Hacienda y Administraciones Pblicas se redacta partiendo de la informacin facilitada por los propios rganos superiores y directivos a travs de
la Encuesta de Archivos 2012. A esta informacin se ha aadido, en algunos casos, la referencia de procedimientos declarados en la base de datos del Sistema de Informacin Administrativa (SIA).
Este repertorio de series es provisional, est pendiente de revisar y completar contrastndolo con los datos de registro de entrada de documentacin en los Archivos, as como con los propios responsables de los procedimientos en
cada uno de los rganos productores, y servir de base para la elaboracin de un cuadro funcional de series documentales que rena en categoras funcionales jerrquicas toda la produccin documental del Departamento.
La presentacin del repertorio se hace siguiendo un criterio de agrupamiento orgnico.
SUBSECRETARA
Gabinete
-

Relaciones de asistencia a Consejo


Expedientes modificacin presupuestaria
Convenios y protocolos de colaboracin
Iniciativas parlamentarias
Nombramientos de representantes del Ministerio en rganos colegiados y grupos de trabajo
Notas tcnicas relativas a consorcios, zonas francas, fundaciones, consejos rectores de OO.AA, entidades
pblicas, empresas estatales y otros rganos.
Propuestas de nombramiento en consejos de administracin de empresas pblicas.
Documentos vinculados a la labor de apoyo propia del Gabinete

S.G. de Coordinacin Normativa y Relaciones Institucionales


-

Legislacin y normas
Expedientes parlamentarios
Expedientes sancionadores
Expedientes de reuniones de la Comisin Delegada del Gobierno para Asuntos Econmicos (CDGAE)
Proyectos normativos y reglamentaciones tcnicas elaborados por los pases de la Unin Europea en aplicacin de la Directiva 98/34/CE sobre la sociedad de la informacin
Expedientes de coordinacin y seguimiento del procedimiento de elaboracin de los proyectos normativos
del Departamento

Abogaca del Estado


-

Expedientes de Abogaca

Intervencin Delegada
-

Informes fiscales y devoluciones


ndices de entrada documentos registro
Informes fiscales y modificaciones
Informes fiscales
Informes modificaciones presupuestarias
Volantes IGAE
Volantes Subsecretaria
ndices entrada
Personal: nombramientos, ceses, jubilaciones, permisos, bajas
Incidencias horarias
Consorcio de Pekn 2008
Asientos directos e informacin contable
Nominas de personal del Ministerio
Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 65

Nominas personal ICAC


Nominas personal IEF
Expedientes nminas y contrataciones
Informes de auditoria
ndices de entrada
Informes a cuentas

S.G. de Servicios y Coordinacin Territorial


-

Expedientes de gestin de gasto

S. G. Recursos Humanos
-

Informes y gestin plan de pensiones


Informes y gestin control horario
Informes y certificaciones productividad y gratificaciones
Indicadores de gestin de RRHH
Estadsticas de control de horario
Informes de productividad
Expedientes de gestin de concursos
Actas de concursos
Expedientes de gestin RPT
Expedientes de seleccin
Certificados
Informes gestin
Expedientes procesos selectivos
Horas extraordinarias personal laboral -crdito y correspondenciaHoras extraordinarias
Expediente de amortizacin 2011
Revisin de masa salarial
Productividad de personal laboral
Concursos de traslados
Expedientes CECIR
Productividad del personal laboral fuera de convenio
Expediente personal laboral temporal
Expediente personal laboral
Expedientes reuniones subcomisin delegada
Originales actas reuniones y grupos tcnicos
Relaciones de listados de productividad
Asuntos varios de tramitacin diaria
Acuerdos de reglamentos y convenios
Documentacin de mesas y grupos tcnicos
Documentacin de centrales sindicales y rganos representacin
Documentos de sindicatos y rganos representacin
Expedientes de reuniones de la mesa delegada
Documentacin de crdito horario junta personal y comit de empresa
Crdito horario por provincias
Control horario de centrales sindicales
Documentacin de elecciones sindicales
Elecciones sindicales y censos electorales
Documentacin de asambleas y rganos representacin
Procesos de huelgas
Documentacin de junta personal, comit de empresa y delegados prevencin
Bajas de haberes
Certificados de jubilacin
Certificados varios (bancos, retribuciones, adopciones...)
Nominas mensuales
Justificacin abono nmina
Documentacin y relaciones nominales descuentos
Expedientes de retenciones judiciales
Documentos varios (cuentas justificativas, expedientes deudas...)
Documentos TC y cotizacin SS

66 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP

Documentos contables SS
Expedientes de incapacidad transitoria
Expedientes personales de seguridad social
Expedientes I.T. Muface
Expedientes de control de ausencias
Expedientes disciplinarios
Evaluaciones de riesgos
Planificaciones preventivas
Listados de aptitud
Informes de condiciones trabajo
Actas de comits
Expedientes de ayudas
Expedientes de becas
Reclamaciones y aleatorio ayudas
Documentacin de actividades socio-culturales
Expedientes de guarderas
Documentacin de certmenes culturales
Expedientes bolsa becas BBVA
Expedientes econmicos de ayudas y actividades socio-culturales
Expediente econmico de la escuela infantil de Cuzco
Expediente econmico guardera de Zaragoza
Certificados de ayudas
Expedientes de becas
Expedientes de ayudas
Recursos y reclamaciones
Expedientes econmicos seguros
Recursos y reclamaciones
Expedientes administrativos de cursos presenciales
Expedientes administrativos de cursos de idiomas
Expedientes econmicos de cursos
Cuestionarios de valoracin en servicios territoriales
Expedientes administrativos de cursos presenciales
Documentacin diversa de la junta de contratacin
Documentacin clnica
Memoria anual
Documentacin de vacunacin
Material clnico sanitario
Vacunacin ttanos-difteria

Oficiala Mayor
-

Expedientes de contratacin y de gestin de gasto


Listados e ndices de documentacin de entrada y salida
Expedientes de caja fija de la Subsecretaria
Expedientes de contratacin de obras y servicios
Partes de mantenimiento
Expedientes de mantenimiento
Expedientes de la mesa de contratacin. Concursos y subastas
Proyectos de obras
Disposiciones enviadas a BOE
Expedientes de la Junta de contratacin

S.G. de Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones


-

Actas

DIRECCIN GENERAL DE RACIONALIZACIN Y CENTRALIZACIN DE LA CONTRATACIN


De la extinguida S.G. de Compras:
-

Acuerdos marco
Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 67

Procedimientos singulares: rocedimientos negociados


Procedimientos singulares: procedimientos abiertos
Mesa de Contratacin del Sistema Estatal de Contratacin Centralizada
Informes artculo 190.4
Contratos de servicios centralizados
Contratos de suministros de bienes centralizados
Adhesin al sistema estatal del sistema de contratacin centralizada
Informes de autorizaciones de excepcin
Operaciones societarias
Sistema de Informacin CONECTA-PATRIMONIO
Empresas en situacin irregular

Inspeccin General
-

Informes de expedientes disciplinarios


Informes de expedientes de compatibilidad
Informes de expedientes de responsabilidad contable
Informes de denuncias de acoso laboral
Quejas y Sugerencias
Denuncias y otros

DIRECCIN GENERAL DE PATRIMONIO DEL ESTADO


S.G. de Patrimonio del Estado
-

Expedientes de inventario
Expedientes de gestin
Expedientes de defensa patrimonial
Expedientes de investigacin patrimonial

S.G. de Coordinacin de Edificaciones Administrativas


-

Contratos de obras, suministros, etc.


Expedientes de la Junta Coordinadora
Valoraciones de Rstica y Urbana
Informes y Memorias

Secretara de la Junta Consultiva de Contratacin Administrativa


-

Informes de la Junta Consultiva de Contratacin Administrativa


Separatas de Informes de la Junta Consultiva de Contratacin Administrativa
Notificaciones
Edictos

S.G. de Clasificacin de contratistas y Registro de contratos


-

Expedientes de clasificacin d empresas contratistas de obras


Expedientes de clasificacin de empresas contratistas de servicios

S.G. de Empresas y Participaciones Estatales


-

Estatutos
Actas de juntas generales
Convenios de colaboracin y gestin
Convenios Colectivos
Contratos Directivos
Resguardos de ttulos de acciones
Actas y documentacin del Consejo
Actas y documentacin de las comisiones

68 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP

Nombramiento y cese de consejeros


Auditoras y cuentas anuales
Memorias
Balances y cuentas de prdidas y ganancias
Comunicacin mensual
Informacin a la IGAE
PARG (Plan de Austeridad y Reduccin de Gastos)
PESCO (Plan Especial de Seguimiento y Control por Objetivos)
PEC-PAP (Presupuesto de Explotacin y Capital - Programa de Actuacin Plurianual)
Planes estratgicos
Retribuciones directivos
Reglamento de Retribuciones Variables
Preguntas parlamentarias
Expedientes de constitucin/ extincin empresas
Expedientes de ampliacin/ reduccin capital
Correspondencia
Informes
Libros Registro de entrada
Libros Registro de salida

Secretara General
-

Correspondencia: Entradas
Documentacin de Consejos
Empresas Grupo Patrimonio
Expedientes pago justiprecio e intereses de HYTASA

SECRETARA GENERAL TCNICA


Vicesecretara General Tcnica
-

Asuntos sometidos a la Comisin Delegada del Gobierno para Asuntos Econmicos


Disposiciones y actos de las comunidades autnomas
Archivo y custodia de convenios de colaboracin (originales)
Otros convenios de colaboracin
Agrupaciones europeas de cooperacin territorial

S.G. de Informes sobre Asuntos Fiscales y Presupuestarios y Relaciones Internacionales


-

Recursos directos
Recursos prejudiciales
Ayudas de Estado
Directivas
Ayudas SEPI
Ayudas legislacin
Ayudas general
Revista Informacin Internacional
Informes y comunicaciones sobre asuntos diversos
Documentos: S.G. Informes de asuntos econmicos
Estructuras ministerios
Otros, Casa del Rey
Recursos humanos y asuntos recibidos
Registro General
Reuniones rganos colegiados
Convenios internacionales

S.G. de Informes sobre Asuntos de Administraciones Pblicas


-

Convenios
Informes art. 24.3 Ley 50/1997, de 27 de noviembre, del Gobierno
Informes art. 67.4 Ley de Organizacin y Funcionamiento de la Admn. General del Estado
Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 69

Informes varios
Informes art. 24.2 Ley 50/1997, de 27 de noviembre, del Gobierno
Disposiciones enviadas para publicacin BOE

S.G. de Recursos, Reclamaciones y Relaciones con la Justicia


-

Documentacin recursos contenciosos


Expedientes de recursos contenciosos-administrativos
Expedientes de recursos administrativos

S.G. de Informacin, Documentacin y Publicaciones


-

Expedientes de contratacin
Extractos diario de bancos
Documentacin IVA
Reembolsos y cheques (contabilizacin de)
Expedientes de produccin editorial
Expedientes de consultas de informacin archivstica
Expedientes de consultas de informacin bibliogrfica
Expedientes de eliminacin de documentacin administrativa
Expedientes de informacin administrativa
Expedientes de sesiones de rganos colegiados

Unidad de Gestin de Contenidos en la Red


-

Informes administracin electrnica


Expedientes gestin internet
Expedientes personal
Expedientes gestin econmica
Informes normativos

Unidad de apoyo de la Secretara General Tcnica


-

Expedientes de convocatorias de libre designacin


Expedientes de codificacin puestos R.P.T
Expedientes de gestin de comisiones de servicio y adscripciones provisionales
Expedientes de convocatorias de concursos
Expedientes de tramitacin I.T y maternidad
Expedientes individuales personal SGT y Consejeras de Finanzas en el Exterior. En activo y antiguos colaboradores
Expedientes de gestin de huelgas
Expedientes de gestin control horario
Expedientes de tramitacin vacaciones y permisos
Expedientes de gestin cursos especializados. Plan de Formacin
Expedientes de tramitacin cursos anuales. Plan de Formacin
Expedientes de gestin revisin mdica. prevencin salud
Expedientes de gestin plazas aparcamiento
Expedientes de indicadores de actividad, gestin, calidad y adaptacin a las nuevas tecnologas
Memoria SGT
Expedientes de plan de auditoras y actuaciones de control financiero
Expedientes de presupuestos SGT
Expedientes de contratos menores
Expedientes de cuentas justificativas de daja fija. Consejeras Financieras de Espaa en el Exterior

SECRETARA DE ESTADO DE HACIENDA


DIRECCIN GENERAL DE TRIBUTOS
S.G. de Tributos Locales
-

Informes consultas

70 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP

S.G. de Impuestos Especiales


-

Consultas-informes
Sentencias tribunales

S.G. de Fiscalidad Internacional


-

Legislacin
Unin europea
OCDE
Consultas
Informes externos
Informes internos
TEAC-TEAR
Documentacin secretara
Actas consejo SEPES
Procedimientos europeos
OCDE y UE
CDI, AII, comisiones servicio
Procedimientos amistosos final
Procedimientos amistosos en curso

S.G. de Impuestos Patrimoniales, Tasas y Precios Pblicos


-

Informes

S.G. de Tributacin de las Operaciones Financieras


-

Consultas
Informes externos
ST
Resolucin bonificacin
Otros documentos
Consultas informales
Varios
Documentos personal
Resoluciones TEAC
Documentacin subdireccin
Documentacin Consejo
Entradas registro
Salidas registro
Entradas pases
Salidas pases
Control consultas
Control otros documentos
Jurisprudencia
Alegaciones y bonos

S.G. de Impuestos sobre el Consumo


-

Informes externos e internos


Emplazamientos
Reglamentos
Leyes presupuestos
Orden de mdulos
Consejo SIEP
ndices salida y entrada
Comisiones de servicio
Bases de datos
Fax y correos
Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 71

Consultas e informes
Sentencias tribunal

S.G. de Impuestos sobre las Personas Jurdicas


-

Expedientes arrendamiento financiero


Fallos TEAC y TEAR
Sentencias Tribunal Tupremo
Consultas tributarias
Expedientes de cooperativas
Informes STS
Recursos alzadas
Informes ICAC

S.G. de Impuestos sobre la Renta de las Personas Jurdicas


-

Expedientes consultas
ndices salida entrada

S.G. de Poltica Tributaria


-

Informes

S.G. de Tributos
-

Expedientes aguas
Expedientes LPGE
Expedientes comisin
Expedientes proyectos
Expedientes transformacin
Expedientes RD mod.
Expedientes varios
Resoluciones TEAC
Sentencias tribunal
Fallos TEAR

Unidad de apoyo de la D.G. de Tributos


-

Fallos TEAR
ST
Concurso
ndices entrada y salida
Formacin
Documentacin negociado
Expedientes personal
Informes secretaria estado
Consultas tributarias
Correo entrada y salida
Expedientes comisiones
ndices registro
Archivo general
Expedientes consejo
Informes secretaria estado
Correspondencia particular
Cajas fijas
Expedientes econmicos captulos 2 y 6
Altas y bajas inventario
Entradas y salidas registro
Prendas ordenanzas
Escritos, informes etc.

72 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP

DIRECCIN GENERAL DEL CATASTRO


Secretara General
-

Soporte papel total


Expedientes pagos ejecucin de sentencias
Expedientes ejecuciones presupuestarias
Expedientes dietas
Expedientes registro
Expedientes consejo de defensa del contribuyente
Expedientes facturacin proveedores caja fija
Expedientes resmenes prensa
Expedientes TEAR

(Procedimientos SIA de la Direccin General)


-

Acceso a datos catastrales


Declaracin catastral por agregacin, agrupacin, segregacin o divisin de bienes inmuebles (903-N)
Declaracin catastral por alteracin de la titularidad y variacin de la cuota de participacin en bienes inmuebles (901-N)
Declaracin catastral por cambio de cultivo o aprovechamiento, cambio de uso y demolicin o derribo
(904-N)
Declaracin catastral por nueva construccin, ampliacin, reforma o rehabilitacin de bienes inmuebles
(902-N)
Otras solicitudes, escritos, comunicaciones y documentos genricos.
Recurso de alzada
Recurso de reposicin
Solicitud de baja como titular
Solicitud de incorporacin de cotitulares
Solicitud de incorporacin o cese de titularidad de derechos de disfrute.
Solicitud de inscripcin de trasteros y plazas de estacionamiento en pro indiviso

TRIBUNAL ECONMICO-ADMINISTRATIVO CENTRAL


S.G. de Organizacin, Medios y Procedimientos
-

Actuaciones posteriores a las resoluciones de las REA (sentencias judiciales).


Expedientes de reclamaciones econmico-administrativas
Resoluciones del Tribunal e ndices de Salas

DIRECCIN GENERAL DE ORDENACIN DEL JUEGO


S.G. de Inspeccin del Juego
-

Correspondencia entradas
Correspondencia salidas
Expedientes de homologacin de sistemas tcnicos de juego
Denuncias
Actas de inspeccin
Informes
Propuestas de expediente sancionador

S.G. de Regulacin del Juego


-

Correspondencia de entrada
Correspondencia de salida
Expedientes licencias juegos online
Expedientes autorizaciones juego online
Autorizaciones buques y certificaciones
Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 73

Expedientes sancionadores SELAE


Expedientes sancionadores LRJ
Expedientes normativos

(Procedimientos SIA D.G. Ordenacin del Juego)


-

Comunicacin de informacin de carcter econmico-financiero de los operadores de juego en el marco


de la Ley 13/2011
Incorporacin de informacin a un expediente ya iniciado
Notificaciones electrnicas de la DGOJ a los operadores de juego
Pago de tasas por la gestin administrativa de juego
Presentacin del informe trimestral de cambios en el sistema tcnico de juego
Solicitud de certificacin de situacin en el Registro de Interdicciones de Acceso al Juego
Solicitud de certificacin de situacin en el Registro de Personas Vinculadas al Juego a instancia del interesado
Solicitud de inscripcin. Modificacin o baja en el Registro de Personas Vinculadas a Operadores de Juego
Solicitud de inscripcin, modificacin o baja en el Registro General de Interdicciones de Acceso al Juego
Solicitud de inscripcin, modificacin o baja en el Registro General de Interdicciones de Acceso al Juego a
instancia de terceros

INSTITUTO DE ESTUDIOS FISCALES


-

Archivo directores
Convenios y propuestas de colaboracin
Declaraciones juradas y compatibilidades
Expedientes de becas
Expedientes de contratacin
Expedientes de cursos
Expedientes de incidencias laborales
Expedientes de produccin editorial
Expedientes de sociologa tributaria
Gastos de inscripcin
Memorias justificativas de gastos
Relaciones de transferencias
Seminarios
Supuestos prcticos
Tesis doctorales

SECRETARA DE ESTADO DE PRESUPUESTOS Y GASTOS


DIRECCIN GENERAL DE PRESUPUESTOS
S.G. de Presupuestos
-

Modificaciones presupuestarias
Modificaciones presupuestarias, relaciones de Ministro diligenciadas y compromisos de gasto de carcter
plurianual diligenciados

S.G. de Programas Presupuestarios de Sistemas de Seguridad y Proteccin Social


-

Expedientes de Consejo de Ministros


Expedientes de modificacin presupuestaria
Expedientes de modificacin de contratos

S.G. de Organizacin, Planificacin y Gestin de Recursos


-

Expedientes de gestin de gasto

74 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP

S.G. de Programacin Financiera del Sector Pblico Empresarial


-

Documentos de entrada

DIRECCIN GENERAL DE COSTES DE PERSONAL Y PENSIONES PBLICAS


S.G. de clases pasivas
-

Expedientes de clases pasivas

DIRECCIN GENERAL DE FONDOS COMUNITARIOS


S.G de Relaciones Presupuestarias con la Unin Europea
-

Documentos contables
Otros

S.G. de Fondos de Cohesin y de Cooperacin Territorial Europea


-

Expedientes de ayudas del Fondo de Cohesin

S.G. de Incentivos Regionales


-

Expedientes de incentivos regionales

INTERVENCIN GENERAL DE LA ADMINISTRACIN DEL ESTADO

S.G. de Aplicaciones de Costes de Personal Activo y Pasivo


-

Correspondencia entradas/salidas

S.G. de Explotacin
-

Expedientes de contratacin

S.G. de Aplicaciones de Contabilidad y Control


-

Entrada y salida de la Subdireccin (Oficios, cartas, informes..)


Documentacin de Recursos Humanos

S.G. de Organizacin, Planificacin y Gestin de Recursos


-

Volantes
Consejo de Ministros
Cuestiones parlamentarias
CDGAE
Auditorias
Informes del Fondo Social Europeo
Fondo Feaga. Informes de controles financieros y Feoga-Garanta
Certificados e Informes Cuenta Feaga -Feader
Informes de regularidad de acciones estructurales en Comunidades Autnomas
FeogaGaranta irregularidades. Comunicaciones al OLAF
Documentacion del Registro de entrada y salida
Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 75

Papeles de trabajo de auditorias


Cuentas justificativas
Anticipo de cajas fija
Bancos , Cajas, Agencias y Personal
Expedientes de contratacin
Documentacin de rendimientos y productividad por cumplimiento de objetivos
Concurso de seguridad
Facturas de seguridad
Archivo de secretaria
Cuenta de liquidacin del presupuesto de organismos autnomos
Cuenta de liquidacin del presupuesto de organismos pblicos
Cuenta de liquidacin del presupuesto de fondos
Cuenta de liquidacin del presupuesto de consorcios
Cuenta de liquidacin del presupuesto de agencias estatales
Expedientes de recepciones
Informes de consolidacin y asuntos de la Comisin de Subsecretarios
ndices de registro de entradas y salidas

SECRETARA DE ESTADO DE ADMINISTRACIONES PBLICAS


Abogaca del Estado de la Secretara de Estado de Administraciones Pblicas
-

Documentacin relacionada con Comisiones de Seguimiento, Consejo Rector


Circulares
Informes y documentacin que acompaa a la solicitud de los mismos
Documentacin, e Informes relacionados con la elaboracin del Ante-proyecto de Presupuestos Generales
Documentacin relacionada con reuniones y cursos impartidos
Documentacin relacionada con ponencias
Documentacin relacionada con notas informativas
Documentacin relacionada con Mesas de Contratacin de la Abogaca del Estado
Documentacin relacionada con Juntas de Contratacin
Documentacin relacionada con Consejos de Administracin
Documentacin relacionada con bastanteos y respectivos informes
Documentacin relacionada con asuntos de tribunales
Documentacin relacionada con asistencias de abogados
Circulares, comunicaciones e Informes de S.G. de Servicios Consultivos
Documentacin relacionada con consultas verbales

Oficina de Conflictos de Intereses


- Compatibilidades con otras administraciones
- Informes
- Declaraciones de actividades y bienes patrimoniales de altos cargos Ley 5/2008
- Expedientes de compatibilidad
S.G. de Asuntos Generales y Coordinacion Area de Gestin de Personal
- Expedientes de personal SEAP
- MAP- Oficios e informes, resmenes y estudios sobre temas generales del Ministerio de Administraciones
Pblicas (funcin pblica, delegacin de competencias, servicio de atencin al pblico,), reestructuracin
ministerial, amortizacin de vacantes
- MAP- Convocatorias de reuniones, documentacin informativa, informes de las siguientes comisiones:
Comisin Interministerial para aplicacin actuaciones preventivas excesos temperaturas/Consejo Nacional
de Bosques/ Comisin Interministerial Coordinacin Prevencin y Lucha contra Incendios Forestales /
Comisin Nacional de Proteccin Civil
- MAP - Documentacin de entrada y salida de la Direccin General con sus Subdirecciones Generales:
S.G. de Accin Social y Formacin (calendario laboral, riesgos laborales, plan de accin social)./ S.G.
de Coordinacin de la AGE en las CC.AA. y ciudades con estatuto de autonoma (medidas de mejora de
servicios de sanidad exterior, centros de vacunacin internacional)./ S.G. de Administracin Financiera
(contratacin, alegaciones al Tribunal de Cuentas,)./ S.G. de Oficiala Mayor (requerimiento en materia
de riesgos laborales y diversa documentacin en el mbito de sus competencia)./ S.G. de Gestin de Per76 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP

sonal (resoluciones y reuniones de CECIR, RPTs)./ S.G. de Oficina Presupuestaria (inversiones, seguimiento presupuestario, entre otros). S.G. de Patrimonio Inmobiliario (SEGIPSA, PME, convenios, gestin
bienes muebles e inmuebles)./ S.G. de Tecnologas de la Informacin y Comunicaciones (aplicaciones informticas, web del Ministerio).
Informes diagnstico mantenimiento, planificacin preventiva, RITE
Informes de control financiero permanente
Gestin del gasto
Foro para la Integracin Social de los Inmigrantes: convocatoria de reuniones, asuntos tratados, informes
Formacin en idiomas personal directivo
Expedientes de productividad
MAP: Oficios e informes relacionados con los departamentos ministeriales de Trabajo y Asuntos Sociales/
Sanidad (sanidad exterior, puestos de inspeccin fronterizos; centros de vacunacin internacional) / Justicia/ Interior (operacin paso del estrecho)./ Industria, Turismo y Comercio (eficiencia energtica en los edificios AGE)/ Fomento (reuniones, informes)/ Cultura (1%cultural)/ Asuntos Exteriores y de Cooperacin
Expedientes de gestin del gasto por ACF
Expedientes de gasto del Servicio
Expedientes de formacin
Expedientes de elecciones sindicales
Expedientes de convocatorias libre designacin
Expedientes de contratacin de suministros y servicios
Expedientes de solicitantes de organismos suprimidos
Oficios e informes con organismos autnomos adscritos al MAP: AEVAL/ MUFACE/ INAP.
Temas con el Gabinete Tcnico de la Subsecretara y Subsecretara: solicitud de informes sobre asuntos
de la Comisin General de Secretarios de Estado y Subsecretarios / Informes sobre Iniciativas parlamentarias (su archivo es en aplicacin informtica)
Teletrabajo
Subvenciones
Reuniones, oficios e informes relacionados con Delegaciones del Gobierno y Subdelegaciones, en las siguientes materias: recursos humanos, patrimonio mobiliario e inmobiliario, aplicaciones informticas
Expedientes de gestin del gasto por ACF
Expedientes de contratacin
Peticiones de material y servicios de las unidades dependientes de la SEAP., y pedidos a proveedores
Oficios e informes en materia de extranjera referente a: Oficinas Delegadas/ Proceso de residencia temporal y flujos/ Encomienda de gestin Seguridad Social / Reuniones.
Medalla al mrito del trabajo, evaluacin del desempeo, AEVAL, complementos de productividad
Observatorio para la Violencia de Gnero: Convocatoria de reuniones, asuntos tratados, informes
Planes provinciales
MPTAP - Documentacin relacionada con otras unidades del Departamento: unidades de la Secretara /
de Estado de Cooperacin Territorial/ unidades de la Secretara para la Funcin Pblica./ Abogaca del
Estado/ Gabinete Subsecretaria/ AEVAL
MPT Y MPTAP: Oficios e informes relacionados con otros los Ministerios de Medio Ambiente, Medio Rural
y Marino / Igualdad / Presidencia/ Defensa/ Economa y Hacienda
MPT y MPTAP- Convocatorias de reuniones, documentacin informativa, informes relacionados con: Comisin Asesora de Publicaciones (2009-2010)./ Comisin Calificadora de Documentos (2010) / Comisin
Prevencin y Lucha contra Incendios Forestales (2010) / Comisin de la Juventud (2009) / Comit de Seguridad de la Informacin (2011)./ Consejo Superior Postal (2011)./ Comisin Nacional de la Discapacidad
(2011)./ Mesa de Contratacin./ Comisin Interministerial Coordinacin prevencin y lucha contra los incendios forestales./ Comisin Nacional de Seguridad y Salud en el Trabajo (2009-2010)/ Fundacin Prevencin de Riesgos Laborales./ Junta Coordinadora Edificios Administrativos/ Grupo de Trabajo Apoyo Internacionalizacin Empresa Espaola
MPT y MPTAP - Documentacin relacionada con las subdirecciones generales dependientes de la Direccin General: Oficiala Mayor (requerimientos, obras, eficiencia energtica, entre otros). Cambi de denominacin al pasar a MPTAP: SG de Organizacin y Servicios Generales. /Oficina Presupuestaria y Gestin
Financiera (elaboracin presupuestos departamento; informes control financiero)/ Relaciones Institucionales y Personal (calendario laboral, oferta de empleo pblico, CECIR. Comisin Superior de Personal,
Mesa Delegada, productividad, entre otros.). Divisin de Sistemas de Informacin Comunicaciones (TECNIMAP, pg. Web).
MINHAP: copia de algunos de los oficios y de la documentacin que ha sido enviada a las reas dependientes de la Subdireccin General de Asuntos Generales y Coordinacin para su tramitacin y que son
de especial inters para el desarrollo de las funciones de la secretara de la Subdireccin General.
Memorias, Informes peridicos mantenimiento, manuales de instalaciones, documentos tcnicos de instalaciones y maquinaria, libros de torres de refrigeracin.
Oficios relacionados con unidades de la Secretara de Estado de Cooperacin Territorial: Direccin General de Cooperacin Autonmica./ Direccin General de Cooperacin Local, oficios e informes as como esPoltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 77

critos en relacin con: 2009. Fondo de Inversin Local; 2010. Fondo para el Empleo y la Sostenibilidad)./
Direccin General de Desarrollo Autonmico
Comisiones de servicio de representantes sindicales
Crditos horarios sindicatos
Copias expedientes de gasto de adquisicin de mobiliario y enseres (RCs, memorias, pliegos, contratos,
facturas)
Copias de la facturacin de suministros (electricidad, agua y gas)
Convocatorias de reuniones, documentacin informativa, informes de las siguientes Comisiones: Plan
Jan XXI./ Comisin Seguimiento Gripe Aviar. Comit de Seguimiento Plan Actuacin Gripe A (2010)./
SEPA (Zona nica de Pagos en Euros)./ Plan Teruel y Plan Soria.
Convocatorias de reuniones, documentacin informativa, informes de las siguientes Comisiones: Traspasos Castilla-La Mancha (FEGA)/ Traspasos a Cantabria / Traspasos a Melilla/ Comisin Bilateral Cooperacin AGE con Canarias./ Traspasos a la Generalitat de Catalua (inmigracin)/ Expo Zaragoza.
Convenios
Contratos temporales MAP
Consolidaciones administrativas
Documentacin de los Registros relativa a entradas y salidas, listados y atencin a quejas de ciudadanos
Comit seguridad y salud, huelgas, elecciones sindicales, prcticas de gestin, responsabilidad tcnica de
la AGE
Asuntos relacionados con la Abogaca del Estado: informes (evaluacin del desempeo; plan estratgico).
Comisin Ministerial de Administracin Electrnica (CMAE). Convocatoria de reuniones, documentacin
informativa, actas
Comisin Interministerial de Extranjera
Comisin Interministerial de Cooperacin de la Administracin Perifrica del Estado (CICAPE): convocatoria de reuniones, asuntos tratados, informes
Asuntos relacionados con la Secretara General Tcnica: informes sobre asuntos de la Comisin de Subsecretarios; Comisin Delegada del Gobierno en Asuntos Econmicos. / Programa Editorial del Ministerio
Expedientes de concursos laborales
Asuntos generales MPT y MPTAP: Huelga General del 8.06 y 29.09 del 2010/ Normas del Departamento:
plan de austeridad, acuerdo no disponibilidad de crdito. / Subvenciones por daos producidos por incendios forestales y otras catstrofes naturales en varias CC.AA. / MUNDOBASKECT 2014 Canarias/ Fichero Proteccin de Datos / Comit Seguimiento Estrategia Estatal Innovacin (Compra Pblica Innovadora)/ Restructuraciones ministeriales, traspaso de competencias y Delegaciones del Gobierno
Calendario Laboral
Expedientes de modificacin de RPT
Elaboracin anteproyecto de Presupuestos Generales del Estado
Actas de elecciones sindicales
Expedientes de concursos funcionarios
Expedientes de actividades de conciliacin
Expedientes concursos de contratacin
Expediente de Huelga General 2010
Emprstitos del Majzn
Documentacin y trmites de usuarios de aparcamientos
Documentacin de trmites y control del personal dependiente del Servicio de Asuntos Generales
Documentacin de tramitacin de Marcas y compras especiales. Se conservan ttulos originales de las
Marcas
Documentacin de trmites y control del personal dependiente del Servicio de Asuntos Generales
Documentacin sobre la gestin del parque de fotocopiadoras y faxes de la Secretara de Estado, procedimientos de contratacin, facturacin, suministro consumibles y expedientes de gasto
Documentacin de la Mesa departamental
Documentacin relacionada con: Defensor del Pueblo (informes sobre quejas presentadas ante ese organo). / Casa Real
Documentacin relativa a la gestin de las mudanzas de la Secretara de Estado, contratacin, facturacin, planificacin.
Documentacin relativa a operaciones con bancos, escrituras e impuestos
Documentacin relativa al rea Liquidadora de Patronatos referente a subastas, adjudicaciones, comunidades de propietarios.

SECRETARA GENERAL DE COORDINACIN AUTONMICA Y LOCAL


Procedimientos Recogidos en SIA
-

Captura de datos. Base de datos general de entidades locales

78 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP

Consulta de datos. Presupuestos de las comunidades autnomas


Consulta de datos. Informacin mensual de las comunidades autnomas (CIMCANET)
Captura de datos. Sistema para certificar el esfuerzo fiscal de las entidades locales
Captura de datos. Informacin mensual de las comunidades autnomas (CIMCA)
Captura de datos. Actualizacin continua de la Central de Informacin de Riesgos de las Entidades
Locales (CIR Local)
Consulta de datos. Imposicin local, tipos de gravamen, ndices y coeficientes
Consulta de datos. Liquidacin de presupuestos de las comunidades autnomas
Consulta de datos. Inventario de entes integrantes de las comunidades autnomas
Consultas tributarias forales
Cambio de cifra relativa de operaciones en tributacin foral
Consulta de datos. Inventario de entes del sector pblico local
Captura de datos. Aplicacin para la captura de datos referentes al Real Decreto-Ley 5/2009, de 24 de
abril, de medidas extraordinarias y urgentes para facilitar a las entidades locales el saneamiento de deudas pendientes de pago con empresas y autnomos
Compensacin de la bonificacin del 50% en las cuotas municipales del Impuesto sobre Actividades Econmicas para las actividades clasificadas en los grupos 721 y 722 de la seccin primera de las tarifas del
impuesto, correspondientes a los aos 2006 y 2007
Consulta de datos. Presupuestos y liquidaciones de las entidades locales
Captura de datos. Inventario de entes integrantes de las comunidades autnomas
Captura de datos. Imposicin Local. Tipos de gravamen, ndices y Coeficientes

S.G. de Financiacin de las Comunidades Autnomas


-

Informes Normas Estatales


Informes Asesora Jurdica
Informes a normas CCAA
Informacin remitida por Ministerios sobre Subvenciones y Convenios a CC.AA y Ciudades Autnomas.
Fichas Revisin FSG por reales decretos de traspaso
Informes quinquenales Convenios y Subvenciones.
Expedientes y propuestas de gasto CCAA Seccin 32
Regularizacin devolucin II.EE., ingreso administracin distinta a la competente. Pas Vasco
Expedientes y propuestas de gasto CCAA Seccin 32 y 36
Minutas escritos remitidos
Negociacin Pas Vasco y Navarra
Plan Estadstico Nacional
Preguntas Parlamentarias
Recursos inconstitucionalidad
Traspaso de funciones y servicios a CCAA diversas materias (Ponencias tcnicas)
Y vasca. Clculo y certificaciones
Expedientes de modificacin proyectos Seccin 33
Fichas de recursos sobre situacin de las CCAA
Reclamaciones de las CCAA
Clculo ajustes a consumo Navarra: II.EE
Datos de Ceuta y Melilla: para la elaboracin del libro Haciendas Autonmicas
Copias de convenios publicados en BOE
Copias de actas de la Comisin Mixta Transferencias
Compensaciones financieras al Pas Vasco
Comisin Mixta Pas Vasco.
Clculo del Cupo Vasco
Clculo de la aportacin de Navarra
Clculo de ajustes del consumo Pas Vasco: IVA
Datos OCDE de transferencias a CCAA
Clculo de ajustes del consumo Navarra: IVA
Copias de certificados de ingresos captulos 1 y 2
Borradores de informes CSES
Borradores de informes Comisin Subsecretarios. Conferencias Sectoriales
Anticipos a CCAA
Actas de las Comisiones Mixtas Concierto Econmico Pas Vasco
Actas de la Comisin Negociadora, Coordinadora y Mixta de Navarra
Actas de la Comisin Negociadora del Convenio Econmico Estado Navarra

Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 79

Actas de la Comisin Coordinadora del Convenio Econmico Estado Navarra


Expedientes de gestin de gasto seccin 33
Fondos de Compensacin Interterritorial. Proyectos y datos estadsticos
Clculo de ajustes al consumo Pas Vasco: II.EE
Documentacin liquidaciones del sistema de financiacin CCAA
Datos utilizados para el Sistema de Financiacin CCAA (poblacin, ndices, etc)
Documentacin sobre Andaluca. Disposicin adicional segunda
Documentacin sobre CCAA para la Memoria de Administracin Tributaria
Documentacin del convenio y financiacin sistema Polica Catalua
Documentacin de convenios y contratos del programa con CCAA seccin 32
Documentacin sobre entregas a cuenta a CCAA para PGE
Datos para elaboracin de los presupuestos de ingresos Cupo Pas Vasco y aportacin Navarra
Documentacin justificativa de subvenciones gestionadas y convenios por departamentos.
Documentacin sobre el traspaso de funciones y servicios al Pas Vasco del INEM, Trfico y otros
Edicin del libro Convenios entre Administracin del Estado y sus OO.AA con CC.AA y Ciudades Autnomas (Tomos I y II)
Copia de acuerdos del Consejo de Ministros sobre subvenciones gestionadas y convenios
Enmiendas a la Ley de Dependencia (Congreso-Senado)
Escritos a CCAA y oficinas presupuestarias
Expedientes de gestin de gasto seccin 32
Expedientes de gestin de gasto seccin 33
Documentacin elaboracin PGE
Edicin del libro Subvenciones y Transferencias realizadas a CC.AA y Ciudades Autnomas

S.G. de Relaciones Financieras con las Comunidades Autnomas


-

Convenios y consultas de convenios


Expedientes para acuerdo de Consejo de Ministros
Programas anuales de endeudamiento
Subvenciones
Actas y diarios de sesiones del Consejo de Poltica Fiscal y Financiera
Memorias del Consejo de Poltica Fiscal y Financiera
Convocatorias de reuniones del Consejo de Poltica Fiscal y Financiera (electrnico)
Remisin de documentacin para reuniones del CPFF (electrnico)
Acuerdos e Informes del CPFF (parcialmente electrnico)
Documentacin generada en las reuniones de los plenos y los grupos de trabajo del Consejo de Poltica
Fiscal y Financiera

S.G. de Relaciones Tributarias con las Haciendas Territoriales


- Informes sobre varios temas
- Informes sobre CCAA de rgimen foral
- Expedientes sobre consultas forales
- Informes sobre CCAA de rgimen comn
- Informes sobre Canarias
- Informes sobre Pas Vasco y Navarra
DIRECCIN GENERAL DE COORDINACIN DE COMPETENCIAS DE
LAS COMUNIDADES AUTNOMAS Y LAS ENTIDADES LOCALES
Procedimientos recogidos en SIA
- Inscripcin y otras anotaciones de comarcas, reas metropolitanas y otras agrupaciones de municipios
distintas de la provincia en el Registro de Entidades Locales
- Autorizacin de consultas populares sobre asuntos de la competencia propia municipal y de carcter local
- Deslinde de trminos municipales pertenecientes a distintas Comunidades Autnomas
- Concesin de ayudas del Fondo Europeo de Desarrollo Regional (FEDER) para cofinanciar proyectos de
desarrollo local y urbano durante el periodo de intervencin 2007-2013
- Inscripcin y otras anotaciones de provincias en el Registro de Entidades Locales
- Inscripcin y otras anotaciones de entidades de mbito territorial inferior al municipio en el Registro de Entidades Locales
80 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP

Comunicacin previa a la Administracin General del Estado y publicacin oficial de los convenios de
cooperacin transfronteriza de Comunidades Autnomas y entidades locales con entidades territoriales
extranjeras
Inscripcin y otras anotaciones de mancomunidades de municipios en el Registro de Entidades Locales.
Inscripcin y otras anotaciones de municipios en el Registro de Entidades Locales
Cooperacin Econmica del Estado a las inversiones de las entidades locales
Solicitud de constitucin de una AECT (Agrupacin Europea de Cooperacin Territorial)
Concesin de ayudas del Fondo Social Europeo (FSE) para la concesin de las ayudas durante el periodo
de intervencin 2007-2013
Inscripcin y otras anotaciones de islas en el Registro de Entidades Locales
Subvenciones para paliar daos causados por catstrofes naturales

S.G. de Administracin Local


-

Resoluciones a los requerimientos presentados por EELL al FEIL y al EESL


Fondo Estatal de Inversin Local (FEIL) y Fondo para el empleo y la sostenibilidad Local (FEESL)
Denuncias
Informes a consultas planteadas sobre temas de personal de administracin local
Informes a iniciativas parlamentarias y enmiendas
Informes autorizacin creacin Cuerpo de Polica Local
Informes de rgimen jurdico local
Expedientes de convenios de colaboracin (AGE/FEMP/EELL)
Legalizacin firmas: fichas con datos de ayuntamientos, alcaldes y firmas de alcaldes
Registro de convenios (documentacin-convenios)
Resoluciones a requerimientos a los Planes Provinciales de Cooperacin -CEL y FEDER
Reuniones de la Comisin de Seguimiento de Disposiciones y Actos de CCAA (convocatorias - informes)
Expedientes de reuniones Conferencia Sectorial de Asuntos Locales y Comisin de Apoyo de Directores
Generales
Expediente Directiva de Servicios 2006/123/CE - Transposicin directiva (informes, leyes modificadas, jornadas, reuniones y grupos de trabajo).
Expedientes de informes solicitados temas de relaciones internacionales - asistencia reuniones (OCDE-CPLRE)
Expedientes solicitud informe para Consejo de Ministros
Expedientes y documentacin de las legalizaciones efectuadas
Expedientes reuniones grupos de trabajo
Expedientes de todas las entidades locales existentes en Espaa -13.416 EELL vivas y extinguidas
Expedientes de reuniones de la Comisin Nacional de Administracin Local y sus subcomisiones
Expedientes de informe a proyectos y disposiciones CCAA
Corporacin municipal - elecciones locales
Comisin Pacto Anti-transfuguismo (informes/casos/reuniones)
Expedientes deslindes de trminos municipales -distintas CCAA
Expedientes reuniones Consejo de Empadronamiento
Expedientes reuniones Consejo Superior de Trfico y Seguridad Vial
Expedientes de informes a Proyectos del Estado
Expedientes reuniones Comisin Interadministrativa Capitalidad de Madrid
Expedientes acuerdos de plenos, ordenanzas, reglamentos y memorias de las corporaciones locales
Expedientes reuniones Comisin Interministerial Cooperacin Internacional y Comisin Interterritorial de
Cooperacin al desarrollo
Expedientes materia de personal; concursos; cursos; RPTs; objetivos; presupuestos; etc.
Expedientes reuniones Comisin Interadministrativa Ley Especial de Barcelona
Expedientes consultas sobre temas de empadronamiento
Expedientes borradores de proyectos tramitados en esta Unidad - Agrupaciones Europeas de Cooperacin Territorial -AECTs
Expedientes autorizacin celebracin consultas populares

S.G. de Cooperacin Autonmica


-

rdenes del da, actas, acuerdos de las Conferencias Sectoriales


rdenes del da, actas y acuerdos
Convenios de colaboracin

S.G. de Cooperacin Local


-

Ejecucin presupuestaria. Planes Provinciales

Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 81

Expedientes concesin subvenciones anuales Planes Provinciales de Obras y Servicios


Expedientes concesin subvencin Plan nico de Obras y servicios de Catalua
Planes Provinciales de Obras y Servicios: Copias de Documentos contables
Contratos
Liquidacin de los Planes Provinciales de Cooperacin
Reintegros de subvenciones CEL
Fondo Estatal para el Empleo y Sostenibilidad Local: expedientes de proyectos
Proyectos Modernizacin Administrativa, Proyectos con Participacin de la Sociedad Civil y Proyectos de
Desarrollo Local y Urbano: liquidacin y reintegros
Prrrogas de ejecucin Proyectos de Modernizacin Administrativa
Planes Provinciales aprobados
Ejecucin Presupuestaria
Auditoras POL
Prrrogas de ejecucin Cooperacin Econmica Local
Expedientes administrativos de gestin de subvenciones catstrofes naturales
Expedientes de ayudas correspondientes al Fondo Social Europeo
Notificaciones y comunicaciones referentes al Fondo Social Europeo
Encuesta de infraestructura y equipamientos locales (EIEL), Documentacin general
Plan de activacin Jan XXI. Aos 2007-2010.
Encuesta de infraestructura y equipamientos locales (EIEL): Financiacin 2007 a 2010
Propuesta de distribucin de la Cooperacin Econmica del Estado (CEL)
Encuesta de infraestructura y equipamientos locales: explotacin de los datos
Cuadernillos estadsticos
Actas, borradores de las actas y convocatorias de las reuniones realizadas por el Grupo de Trabajo de la EIEL
Ayudas CEL a Corporaciones locales. (2003-2012): oficios peticin de informacin y dems documentacin relativa a la elaboracin de la estadstica sobre otras transferencias del Estado a las Corporaciones
Locales
Plan Estadstico Nacional: documentacin para su elaboracin
INSPIRE. Grupo de Trabajo IDEE: Documentacin sobre reuniones
Documentos Contables AD-RC
Encuesta de infraestructura y equipamientos locales (EIEL): Documentacin sobre Georreferenciacin de
la EIEL
Documentos contables de Proyectos de Participacin Sociedad Civil
Sentencias catstrofes de Huelva no justificadas y no pagadas
Sentencias por catstrofes pagadas
Fondo Estatal Inversin Local: contabilidad
Fondo Estatal Inversin Local: movimientos contables
Fondo Estatal para el Empleo y Sostenibilidad Local: contabilidad
Fondo Estatal para el Empleo y Sostenibilidad Local: movimientos contables FEESL
Resoluciones denegatorias de Subvenciones
Sentencias por el Plan de Modernizacin
Fondo especial a favor de Municipios menores de 20.000 habitantes
Documentos Contables -OK-2010 Planes Provinciales
Documentos Contables Modernizacin Administrativa
Encuesta de infraestructura y equipamientos locales (EIEL): estudios
Liquidacin Planes de Catstrofes Naturales

S.G. de Relaciones Institucionales


- AECID-Grupos de trabajo
- Accin exterior CCAA
- CARUE
- CDLR
- Comisin coordinadores
- Comit de las regiones
- Comits de la Comisin Europea
- Comits del Consejo de Europa
- Expedientes AECT
- Expedientes de convenios de cooperacin transfronteriza
- Informes de Comunidades Autnomas - Unin Europea
- Informes REPER
- Participacin de las Comunidades Autnomas en el Consejo de Ministros Unin Europea

82 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP

S.G. de Traspasos y Relaciones Bilaterales con las Comunidades Autnomas


-

Correspondencia
Conferencias de Presidentes de la Comunidades Autnomas
Documentacin de traspasos: ponencias, plenos y reales decretos
Documentacin de rgimen interior (Secretara)
Documentacin de reuniones de la Comisiones Bilaterales
Iniciativas parlamentarias
Reuniones AECT
Reuniones CARCE
Reuniones Director General
Reuniones OCDE
Acuerdos

MUFACE
Procedimientos recogidos en SIA
-

Prestacin gran invalidez de MUFACE


Eleccin de entidad mdica dentro del mbito del mutualismo administrativo gestionado por MUFACE
Prestaciones econmicas de pago nico
Concesin de pensiones y otras prestaciones del Fondo especial de la Mutualidad General de Funcionarios Civiles del Estado (MUFACE)
Baja de beneficiarios por Internet
Reconocimiento de los derechos derivados de enfermedad profesional o accidente en acto de servicio o
como consecuencia de l, a efectos de prestaciones del mutualismo administrativo
Concesin de ayudas asistenciales
Reclamaciones sobre cumplimiento de conciertos de asistencia sanitaria, con intervencin de la Comisin
Mixta Provincial o Nacional
Prestaciones econmicas de pago nico. Prestaciones dentarias y oculares
Concesin de becas de residencia de renovacin
Concesin del alta en el mutualismo administrativo, mediante la expedicin de documentos de afiliacin o
de beneficiarios.
Prestacin econmica en las situaciones de incapacidad temporal,rRiesgo durante el embarazo y riesgo
durante la lactancia
Ayudas de proteccin socio-sanitarias
Certificados de afiliacin, de cobertura de asistencia sanitaria, de prestaciones recibidas y de beneficiarios
incluidos en documentos de afiliacin
Parte de enfermedad, accidente o riesgo durante el embarazo, y lactancia natural
Peticin de talonario de recetas
Comunicacin de cambio de datos personales
Concesin prestacin por hijo o menor acogido a cargo discapacitado

INSTITUTO NACIONAL DE ADMINISTRACIN PBLICA


-

Presentacin de solicitudes para las actividades formativas del INAP


Solicitud electrnica para participar en procesos selectivos gestionados por el INAP
Solicitudes para participar en convocatorias de premios INAP de estudio e investigacin sobre
Administraciones Pblicas
Convocatoria permanente de proyectos de investigacin
Solicitudes de becas para los procesos selectivos de promocin interna
Presentacin de recursos en el INAP
Presentacin de quejas, sugerencias y reclamaciones en el INAP
Solicitudes de becas de formacin e investigacin en el INAP para titulados universitarios
Gestin de ayudas para promotores de formacin en las Administraciones Pblicas
Convocatoria permanente de proyectos de investigacin
Certificados
Documentacin econmica
Planes y justificaciones
Actas Incidencias

Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 83

DIRECCIN GENERAL DE LA FUNCIN PBLICA


Procedimientos recogidos en SIA
- Permuta de puestos de trabajo reservados a funcionarios con habilitacin de carcter estatal.
- Inscripcin de mritos generales (cursos de formacin y perfeccionamiento) en el Registro de funcionarios
con habilitacin de carcter estatal
- Acumulacin de funciones reservadas a funcionarios con habilitacin de carcter estatal
- Reingreso al servicio activo del personal funcionario
- Solicitud de participacin en el concurso unitario
- Indemnizaciones por razn del servicio. Autorizacin de asistencias por la participacin en tribunales y rganos de seleccin
- Reingreso al servicio activo del personal laboral
- Autorizacin de bases de convocatoria (oferta de empleo pblico)
- Jubilaciones voluntarias de cuerpos o escalas adscritos al MAP
- Nombramiento de funcionarios interinos de cuerpos y escalas
- Certificado de servicios a funcionarios con habilitacin de carcter estatal
- Solicitud de comisin de servicios a favor de funcionario con habilitacin de carcter estatal
- Autorizacin de la contratacin de personal laboral temporal y nombramiento de funcionarios interinos
- Nombramiento de funcionarios en cuerpos y escalas adscritos al Ministerio de Presidencia en procesos de
ingreso libre
- Comisiones de servicios

Divisin de Consultora, Asesoramiento y Asistencia de Recursos Humanos


-

Informes a iniciativas parlamentarias relativos al rgimen jurdico de la funcin pblica


Peticiones y quejas
Informes o disposiciones de carcter general relativos al rgimen jurdico de la funcin pblica
Consultas nominativas de empleados pblicos en materia de recursos humanos
Consultas de departamentos ministeriales y otros organismos pblicos
Comisin Superior de Personal

S.G. de Gestin de Procedimientos de Personal


- Cuerpos y escalas adscritos a departamentos ministeriales distintos al Ministerio de Hacienda y Administraciones Pblicas
- Movilidad de personal funcionario: permutas
- Recursos administrativos de personal laboral
- Provisin de puestos de trabajo: concursos generales y especficos
- Expediente de personal funcionario del Cuerpo Superior de Sistemas y Tecnologas de la Informacin A01 AP
- Expediente de personal funcionario del Cuerpo de Gestin de Sistemas y Tecnologas de la Informacin
de la AGE A02 AP
- Integraciones y reclasificaciones de funcionarios de carrera
- Consultas (referidas a nombramientos y rectificacin de datos en ttulos, etc.)
- Escalas de organismos autnomos adscritos a la Secretara de Estado de Administraciones Pblicas (gestionadas por la Direccin General de la Funcin Pblica)
- Expediente de personal funcionario del Cuerpo General Administrativo
- Expediente de personal funcionario del Cuerpo General Auxiliar
- Expediente de personal funcionario del Cuerpo General Gestin -A38PG
- Expediente de personal funcionario del Cuerpo General Tcnico-Cuerpo Superior de Administradores Civiles del Estado A37 PG (Ley 30/1984)
- Expedientes de personal procedente del antiguo Movimiento Nacional (Orden de 21 de julio de 1977)
- Expedientes de consolidacin de empleo temporal
- Expedientes de funcionarios interinos
- Expedientes de nombramientos de funcionarios de carrera y de contratacin de personal laboral fijo en
ejecucin de la OEP
- Expedientes de personal civil al servicio de la Administracin Militar y sus Organismos Autnomos (Ley 30/84)
- Expedientes de personal de escalas de la administracin institucional de servicios socio-profesionales (AISS)
- Expedientes de personal laboral (reingresos, excedencias, adscripcin provisional, movilidad y permutas)
- Expediente de personal funcionario del Cuerpo Subalterno
- Cuerpo de Tcnicos Auxiliares de Informtica del A03AP
- Funcionarios civiles del Ministerio de la Gobernacin (comisaras de Polica, Cuartel General del Ejrcito, etc.)
84 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP

S.G. de Planificacin de Recursos Humanos y Retribuciones


-

Informes
Recursos
Oferta de empleo pblico: Justicia, INGESA, FFCC
Oferta de empleo pblico: promocin interna
Oferta de empleo pblico: entes pblicos
Oferta de empleo pblico: personal laboral
Funcionarizacin
Asistencias tribunales
Elaboracin oferta empleo pblico (parcialmente electrnica)
Oferta de empleo pblico
Iniciativas/ preguntas parlamentarias
Consultas generales
Enmiendas LPGE
Planes y estudios RRHH
Oferta de Empleo Pblico: discapacitados intelectuales
Informes agencias estatales
Temporalidad
Recursos
Consolidacin
Autorizacin contratacin de personal temporal y nombramiento interinos (parcialmente electrnica)
Asistencias tribunales (tramitacin electrnica)
Sentencias
Expedientes CECIR (tramitacin electrnica)

S.G. de Relaciones con otras Administraciones


-

Informes a las disposiciones en fase de proyecto y ley de la Comisin de Seguimiento de Disposiciones y


Actos de las Comunidades Autnomas
Comisiones de servicios a funcionarios con habilitacin de carcter estatal.
Actas de las Jornadas Tcnicas de Trabajo de la Comisin de Coordinacin de la Funcin Pblica
Expedientes de concursos unitarios de funcionarios con habilitacin de carcter estatal
Expedientes de interinos
Expedientes disciplinarios
Expedientes de recursos

S.G. de Relaciones Laborales


-

Relaciones entre la Administracin y las organizaciones sindicales en el mbito de la Administracin General del Estado (aplicacin de la Ley 7/2007, de 12 de abril del Estatuto Bsico del Empleado Pblico):
Informes y consultas
Actividades y derechos sindicales derivados de la representacin sindical: (normativa de asesoramiento y apoyo en materia de negociacin colectiva: crdito horario, concursos, secciones sindicales, juntas de personal.)
Actividades y derechos sindicales derivados de la representacin sindical: procesos electorales sindicales
(Elecciones Sindicales coordinacin y apoyo)
Comisin de interpretacin, vigilancia, estudio y aplicacin del primer y segundo Convenio nico CIVEASubcomisiones Departamentales
Comisiones Tcnicas creadas en el Acuerdo Administracin Sindicatos para la ordenacin de la negociacin colectiva en la AGE de 20 de diciembre de 2007: Comisiones Tcnicas derivadas de la MGNAGE: CT
de PRV, CT de Formacin, CT de Accin Social, CT de Igualdad, CT de Personal Laboral en el Exterior,
CT de temporalidad y empleo y CT de Responsabilidad Social en la AGE.
Convenio nico del Personal Laboral: negociacin, aprobacin, distribucin y desarrollo (15 de noviembre
de 1998 y 12 de septiembre de 2006)
Mesa General de Negociacin de las AAPP y Mesa General de Negociacin de la AGE (Art. 36 de la Ley
7/2007, de 12 de abril del Estatuto Bsico del Empleado Pblico)
Movilizaciones y huelga del personal de la AGE: seguimiento, criterios y conclusiones.
Permisos sindicales a las organizaciones sindicales
Plan de formacin Interdepartamental/Interadministrativo - DGFP-AFEDAP
Prevencin de riesgos laborales: coordinacin, seguimiento e impulso sobre normativa en materia de prevencin de riesgos laborales y criterios de aplicacin en la Administracin General del Estado
Actividades y derechos sindicales derivados de la representacin sindical: procesos electorales sindicales
(coordinacin y apoyo de elecciones sindicales)
Recursos y reclamaciones previas sobre la elaboracin del Convenio nico del personal laboral en la Administracin General del Estado
Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 85

Salud laboral: Comisin Paritaria de Salud Laboral/CT de PRL (convocatorias, actas, reclamaciones,
acuerdos y propuestas)
Salud laboral: traslados por motivos de salud.
Salud laboral: comits de seguridad y salud (criterios), delegados de prevencin y servicios de prevencin
(criterios)
Secretaria: Iniciativas parlamentarias, consultas, personal de la Subdireccin, memoria de actividades y relacin con otros departamentos y organismos pblicos de la AGE
Subvenciones a las organizaciones sindicales presentes en la Mesa General de Negociacin (Ley 9/87),
como apoyo instrumental a su particin en dicha Mesa
Recursos contra otorgamiento de las subvenciones a las organizaciones sindicales presentes en la Mesa
General de Negociacin de la AGE.

Unidad de apoyo de la D.G. de Funcin Pblica


- Informes sobre tramitacin del proyecto del Real Decreto por el que se crea el Observatorio del Empleo
Pblico y la Comisin de Igualdad de las Administraciones Pblicas
- Informes a proyectos normativos
- Estudios sobre distribucin en planta de efectivos de personal. Rgimen interior
- Informes tcnico-jurdicos de la Direccin General solicitados por la SEAP
- Previsiones de actuaciones de carcter anual y elaboracin de estudios para diagnstico de RRHH
- Tramitacin de autorizaciones de desplazamientos y de dietas. Cuentas justificativas de gasto
- Previsiones de escenarios presupuestarios de la Direccin General de la Funcin Pblica de los Programas 921 N y 467 G para los ejercicios de los Presupuestos Generales del Estado
- Informes a proyectos de ley de funcin pblica de las Comunidades Autnomas
- Elaboracin de Informes del real decreto por el que se aprueba el Programa anual del Plan Estadstico
Nacional 2009-2011 y 2013-2016
- Asistencia tcnica a la Comisin Asesora de Publicaciones para elaboracin del Plan general anual de publicaciones oficiales de la Administracin General del Estado
- Consejo Nacional de Discapacidad (M de Sanidad, Servicios Sociales e Igualdad): Informes de la Direccin General de la Funcin Pblica sobre acceso de personas con discapacidad al empleo pblicocuerpos y escalas de personal funcionario en la Administracin General del Estado
- Coordinacin y preparacin de los concursos generales y especficos y libres designaciones de personal
de la Direccin General de la Funcin Pblica
- Cuentas justificativas de los servicios del parque mvil Documentacin relativa a orden de comisin de
servicio, adscripciones provisionales, complemento de productividad ordinaria y por objetivos, etc. correspondientes, en su caso, a inscripciones en el Registro central de personal
- Iniciativas parlamentarias
DIRECCIN GENERAL DE MODERNIZACIN ADMINISTRATIVA, PROCEDIMIENTOS E IMPULSO DE LA ADMINISTRACIN ELECTRNICA
Procedimientos recogidos en SIA
-

Inscripcin en pruebas selectivas (IPS)


Emprende en 3. Sistema de tramitacin telemtica para la constitucin y puesta en marcha de una actividad empresarial.
Cambio de domicilio

S.G. de Gestin Instrumental de los Recursos Humanos


-

Documentacin tcnica del proyecto SIGP: Anlisis funcionales


Solicitudes peticin masiva de roles para usuarios
Solicitudes de alta en procedimientos de SIGP
Solicitudes de alta en el directorio de Funciona y la Red SARA
Originales de la serie histrica del Boletn estadstico RCP todos los formatos
Archivo NEDAES
Documentos de solicitud de acceso a los sistemas de informacin del Registro Central de Personal, Badaral, SIRES, Portal CECIR
Archivo de registro de entrada/salida
Documentacin trimestral datos colectivos Administracin Pblica Estatal
Copias de correspondencia relativa a reestructuraciones ministeriales
Copias en soporte digital y papel de la edicin web del Boletn estadstico RCP

86 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP

Correspondencia ordinaria
Documentacin relativa a tablas de conceptos codificados del Sistema de Informacin del Registro Central
de Personal
Documentacin semestral datos Comunidades Autnomas
Documentacin semestral datos universidades

S.G. de Inspeccin General de Servicios de la AGE


-

Cursos selectivos de la funcin inspectora


Consultoras operativas de servicios
Horarios especiales
Denuncias y reclamaciones
Informes de seguimiento (cartas de servicios)
Informes
Varios temas
Actas de reuniones (Comisiones Coordinadoras de Inspecciones Generales de Servicios de la AGE)
Informes de proyectos normativos
Consultoras operativas de servicios

S.G. de Planificacin de Recursos Humanos y Retribuciones


-

Autorizacin bases convocatorias procesos selectivos (tramitacin electrnica)

S.G. de Programas de Atencin al Ciudadano


-

Convenios de colaboracin suscritos entre el Ministerio de Administraciones Pblicas y CCAA para la implantacin de una red de oficinas integradas de atencin al ciudadano en el mbito territorial de las CCAA (Red 060)
Acuerdos de prrroga a los convenios de colaboracin suscritos entre el MAP, la CCAA y el Consejo Superior de Cmaras de Comercio para la implantacin de una red de oficinas integradas ventanillas nicas
empresariales (OI-VUE)
Adhesiones Cmaras de Comercio a los convenios de colaboracin suscritos entre el MAP, la CCAA y el
Consejo Superior de Cmaras de Comercio para la implantacin de una red de oficinas integradas
ventanillas nicas empresariales (OI-VUE)
Convenios de colaboracin suscritos entre el MAP, la CCAA y el Consejo Superior de Cmaras de Comercio para la implantacin de una red de oficinas integradas ventanillas nicas empresariales (OI-VUE)
Derecho de peticin
Expedientes contratacin de la Unidad
Quejas y sugerencias
Adhesiones entidades locales a los convenios de colaboracin suscritos entre el Ministerio de Administraciones Pblicas y CCAA para la implantacin de una red de oficinas integradas de atencin al ciudadano
en el mbito territorial de las CCAA (Red 060)

S.G. de Programas, Estudio, e Impulso de la Administracin Electrnica (SGPEIAE)


-

Memorias tcnicas de los expedientes (e-model) de la lnea de subvencin proyectos de modernizacin


administrativa local. Anualidad 2008

DIRECCIN GENERAL DE COORDINACIN DE LA ADMINISTRACIN


PERIFRICA DEL ESTADO
Procedimientos recogidos en SIA
- Tasa cdigo 054 Servicios prestados por rganos del anterior Ministerio de Industria y Energa.
- Autorizacin de voladuras especiales
- Tasa cdigo 053 Prestacin de servicios y actividades en materia de seguridad privada
- Tasa cdigo 060 Controles de sanidad exterior realizados a carnes y productos de origen animal de pases no comunitarios
- Intereses por demora en la resolucin del Justiprecio que efectan los Jurados Provinciales de Expropiacin Forzosa
- Derecho de reunin y manifestacin
- Autorizacin de armeros para empresas de seguridad
- Tasa cdigo 059 Expedicin de ttulos y diplomas acadmicos, docentes y profesionales.
- Aportacin de documentos por parte de CC.AA o E.E.L.L. en el mbito de extranjera
- Ayudas al transporte en las Illes Balears

Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 87

Renovaciones de autorizaciones de extranjera.


Expedientes de expropiacin forzosa en el Jurado Provincial de Expropiacin
Tasa cdigo 052 Tramitacin de autorizaciones de residencia y otra documentacin a ciudadanos extranjeros.
Tasa cdigo 055 Tasas fitosanitarias
Tasa cdigo 057 Servicios sanitarios.
Tasa cdigo 058 Tasa por vacunacin de viajeros internacionales.
Tasa cdigo 061 Prestacin de servicios y actuaciones por la Administracin en materia de ordenacin de
los transportes terrestres por carretera.
Autorizacin para el uso eventual de explosivos
Expedientes de extranjera: rgimen general
Ayudas al transporte en las Islas Canarias
Tasa cdigo 062 Tramitacin de autorizaciones de trabajo a ciudadanos extranjeros
Procedimiento sancionador gestionado por Delegaciones / Subdelegaciones del Gobierno
Reclamaciones al Estado por salarios de tramitacin en juicios por despido
Quejas y sugerencias ante las Delegaciones y Subdelegaciones del Gobierno
Expedientes de extranjera aplicable a ciudadanos de la Unin Europea y sus familiares
Informacin sobre el estado de tramitacin de los expedientes de extranjera
Expedicin de cartilla de artillero
Autorizacin para la utilizacin habitual de explosivos en el mbito provincial
Autorizacin en relacin a gasoductos
Autorizacin para el establecimiento o modificacin de talleres de cartuchera o pirotecnia
Expedientes de extranjera aplicable a ciudadanos de la Unin Europea y sus familiares
Autorizacin de establecimientos de venta de material pirotcnico y cartuchera
Espectculos con artificios pirotcnicos
Tasa cdigo 056 Reconocimientos, autorizaciones y concursos.
Descarga modelo 069
Recepcin de expedientes de estupefacientes
Cita previa de extranjera
Modelo orientativo de solicitud de devolucin de ingresos indebidos
Autorizacin suministro de explosivos para consumidores habituales en el mbito provincial

S.G. de Administracin Financiera de la Administracin Perifrica


-

200417 Intereses de demora en la fijacin del justiprecio


Tasas
Sanciones
Reposicin anticipo caja fija
Proyectos de obras
Expedientes de gestin de gasto
Expedientes de contratacin
Expedientes de arrendamiento

S.G. de Inspeccin de los Servicios de la Administracin Perifrica


-

Expedientes de quejas y sugerencias


Expedientes disciplinarios
Expedientes de informaciones reservadas
Cartas de servicios

S.G. de Personal
-

Expedientes personales

AGENCIA ESTATAL DE EVALUACIN DE LAS POLTICAS PBLICAS Y LA CALIDAD DE LOS SERVICIOS


-

Informes
Convenios
Expedientes de personal
Expedientes de anticipo caja fija
Expedientes de contratacin
Expedientes de contabilidad
Expedientes de certificados de calidad
Expedientes de evaluacin

88 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP

ANEXO 4
PERFIL DE APLICACIN DEL MINHAP (SUBCONJUNTO DEL eEMGDE)
A. PERFIL DE APLICACIN MINHAP (SUBCONJUNTO DEL EEMGDE)

NOTA INTRODUCTORIA
El apartado 1.5.4.3. Esquema institucional de metadatos recoge el esquema institucional aprobado para el MINHAP. A partir de ese esquema se ha elaborado este subconjunto del eEMGDE, que constituye el perfil de aplicacin del MINHAP.
Conviene puntualizar lo siguiente:
o Las tablas aparecen tal y como estn en el eEMGDE, pero dado que se ha consensuado aplicar el esquema en modo mono-entidad, se ha borrado todo lo que no era de aplicacin a ese modo.
o Asimismo, se acuerda que, siguiendo la terminologa de la ISO (International Standards Organization),
en el mbito de la gestin documental, el conjunto de elementos del esquema de metadatos e-MGDE
que sean seleccionados, as como las reglas o directrices que se establezcan para su uso, constituirn
el perfil de aplicacin del MINHAP.
De acuerdo con el documento ISO/TC 46/SC 11 N800R1, relativo a orientaciones sobre la elaboracin de
un esquema de metadatos, y que constituye un desarrollo de la norma ISO 23081, un perfil de aplicacin
define el uso de los elementos de metadatos incluidos en un conjunto de elementos. Mientras que un conjunto de elementos establece conceptos, expresados por los propios elementos de metadatos, y se enfoca
sobre la semntica o los significados de aquellos elementos, un perfil de aplicacin va ms lejos y aade
las reglas de la organizacin y las directrices en el uso de los elementos. Identifica las obligaciones y limitaciones de los elementos, y proporciona comentarios y ejemplos para ayudar a la compresin de los elementos. Los perfiles de aplicacin pueden incluir elementos integrados procedentes de uno o ms conjuntos de elementos, permitiendo de este modo a una aplicacin determinada cumplir sus requisitos funcionales.
Este perfil de aplicacin del MINHAP al subconjunto del eEMGDE contiene tres bloques diferenciados de metadatos:
Obligatorios de acuerdo con las NTI de documento-e y expediente-e

Complementarios mnimos necesarios para la transferencia de documentos e y expedientes-e, entre


repositorios con cambio de custodia.

Complementarios recomendados para la gestin ptima de documentos-e y expediente-e.


Es un perfil con una seleccin de los metadatos considerados ms importantes y de uso ms generalizado. No
obstante, cada centro o entidad podr adoptar los metadatos que considere necesarios o aconsejables en su gestin, y en este sentido todo el eEGMDE se considera metadatos recomendados.

Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 89

METADATOS OBLIGATORIOS NTI DE DOCUMENTO-e Y EXPEDIENTE-e


eEMGDE2 - IDENTIFICADOR
Nombre formal

eEMGDE.Identificador

Sub-elemento de

No aplica.

Definicin

Identificador nico asignado a una entidad.

Aplicabilidad

Documento/Expediente/Serie

Obligacin

Obligatorio ENI

Automatizable

Repetible

Sub-elementos

En el punto de captura

eEMGDE2.1 - Secuencia de identificador


Esquema

Sin definir

Valor por defecto

Sin definir

Compatibilidad

ISO 23081

Identificacin.

Finalidad

Valores

Identificar de manera nica la entidad dentro de un dominio


Hacer posible la localizacin de las entidades.

sese este elemento para identificar la entidad dentro de un dominio especfico, local o global, o
ambos, si procede.
En algunos casos el identificador ser asignado por el sistema, adoptando la forma probablemente
de un contador previamente configurado.

Comentarios

Ejemplos

En condiciones ideales, el identificador debera ser nico de manera global, es decir, entre dominios. En cualquier caso, con independencia de que en un dominio existan varios identificadores
para una entidad, a efectos de interoperabilidad y entre dominios, debe seleccionarse un solo identificador nico.
-

eEMGDE2.1 - SECUENCIA DE IDENTIFICADOR


Nombre formal

eEMGDE.Identificador.SecuenciaIdentificador

Sub-elemento de

eEMGDE2 - Identificador

Definicin

Secuencia de caracteres que identifica la entidad dentro de un dominio local o global.

Aplicabilidad

Documento/Expediente/Serie

Obligacin

Obligatorio ENI.

Automatizable
Sub-elementos

Repetible

En el punto de captura

No
Esquema

Documento:ES_<rgano>_<AAAA>_<ID_especfico> (para documento y


expediente)
Expediente:ES_<rganoUU>_<AAAA>_EXP_<ID_especfico>
Serie: <rgano>_PRO_<ID_PRO_especfico>

Valor por defecto

Sin definir.

Compatibilidad

ISO 23081

Identificacin.

Finalidad

Identificar la entidad dentro de un dominio.

Valores

Comentarios

Ejemplos

Para Documento:
ES_E00003901_2011_MPTAP000000000000000020110420A.
Para Expediente:
ES_E00003901_2011_EXP_MPTAP000000000000000020110512E.
Para Serie:
ES_E04072803 _PRO_0000000000000000000SF02.02.101

90 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP

eEMGDE4 - FECHAS
Nombre formal

eEMGDE.Fechas

Sub-elemento de

No aplica.

Definicin

Fecha asociada a un evento concreto relacionado con la entidad que se describe.

Aplicabilidad

Documento/Expediente/Serie

Obligacin

Obligatorio ENI

Automatizable
Sub-elementos
Valores
Compatibilidad

Repetible

En el punto de captura

eEMGDE4.1 - Fecha inicio (Obligatorio ENI)


eEMGDE4.2 - Fecha fin
Esquema

Formato: AAAAMMDD T HH:MM:SS <ISO 8601>

Valor por defecto

Sin definir

ISO 23081

Descripcin .

11

Finalidad
Comentarios
Ejemplos

eEMGDE4.1 - FECHA INICIO


Nombre formal

eEMGDE.Fechas.FechaInicio

Sub-elemento de

eEMGDE4 - Fechas

Definicin

Fecha de captura (Documento-e); FechaAperturaExpediente (Expediente-e); Fecha inicio de la


serie documental

Aplicabilidad

Documento/Expediente/Serie

Obligacin

Obligatorio ENI.

Automatizable
Sub-elementos

Repetible

En el punto de captura

No
Esquema

[<AAAA-MM-DD>T<hh:mm:ss>]. <ISO 8601>.

Valor por defecto

Sin definir.

Compatibilidad

ISO 23081

Descripcin.

Finalidad

Comentarios

Los valores pueden ser una fecha, o una fecha y una hora, pero nunca slo una hora. Puede aadirse una zona horaria, si procede.

Ejemplos

20110227, 20110227T131805.

Valores

Proporcionar evidencia de autenticidad de la fecha del inicio de la existencia de una entidad.

11

No aparece en ISO 23081 como tal, pero cumple esta funcionalidad.


Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 91

eEMGDE14 - CARACTERSTICAS TCNICAS


Nombre formal

eEMGDE.CaracteristicasTecnicas

Sub-elemento de

No aplica.

Definicin

Informacin acerca de la forma lgica y otras caractersticas tcnicas lgicas y fsicas de un documento digital o digitalizado.

Aplicabilidad

Documento.

Obligacin

Obligatorio ENI.

Automatizable

Repetible

En el punto de captura

eEMGDE14.2 - Formato (Obligatorio ENI)


eEMGDE14.3 - Versin de formato
Sub-elementos

eEMGDE14.7 - Resolucin
eEMGDE14.8 - Tamao
eEMGDE14.9 Profundidad de color

Valores
Compatibilidad

Esquema

Sin definir.

Valor por defecto

Sin definir.

ISO 23081

Uso.

Finalidad

Proporcionar informacin especfica acerca de las decisiones que pueden adoptarse en relacin
al almacenamiento, la conservacin y la representacin de los documentos.
Hacer posible la bsqueda de documentos de un formato particular a efectos de gestin o de
localizacin de recursos.
Facilitar la gestin de la conservacin y el almacenamiento.
Hacer posible la migracin o transferencia de los documentos de un soporte o localizacin a otro
basndose en sus formatos particulares de datos, para que los documentos del mismo formato
de datos puedan gestionarse juntos, migrarse al mismo tiempo, etc.
Proporcionar punteros a informacin ms detallada acerca del formato de un documento digital o
digitalizado o el software utilizado para crear un documento digital o digitalizado.
En el caso de documentos digitalizados, proporcionar garantas de la autenticidad, fiabilidad,
integridad y disponibilidad de los documentos resultantes de un proceso de digitalizacin.

Comentarios

La informacin proporcionada por este elemento puede utilizarse para determinar las estrategias de
conservacin sobre los documentos digitales y debera ser lo ms completa posible para asegurar
que las caractersticas tcnicas se identifican con exactitud.

Ejemplos

eEMGDE14.2 - FORMATO
Nombre formal

eEMGDE.CaracteristicasTecnicas.Formato

Sub-elemento de

eEMGDE14 - Caractersticas tcnicas

Definicin

Formato lgico del fichero contenido en el documento electrnico

Aplicabilidad

Documento

Obligacin

Obligatorio ENI. La obligatoriedad se cumplir completando de forma alternativa uno o los dos
subelementos que componen este metadato.

Automatizable
Sub-elementos
Valores

Repetible

eEMGDE14.2.1 Nombre del formato


eEMGDE14.2.2 Extensin
Esquema

Sin definir

Valor por defecto

Sin definir.

92 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP

En el punto de captura

eEMGDE14.2 - FORMATO
Compatibilidad

ISO 23081
-

Finalidad

Comentarios

Ejemplos

Sin compatibilidad.

Hacer posible la bsqueda de documentos de un formato particular de datos a efectos de gestin o de localizacin de recursos.
Facilitar la gestin de la conservacin y el almacenamiento.
Hacer posible la migracin o transferencia de los documentos de un soporte o localizacin a otro
basndose en sus formatos particulares de datos, para que los documentos del mismo formato
de datos puedan gestionarse juntos, migrarse al mismo tiempo, etc.

eEMGDE14.2.1 NOMBRE DEL FORMATO


Nombre formal

eEMGDE.CaracteristicasTecnicas.Formato.NombreFormato

Sub-elemento de

eEMGDE14.2 - Formato

Definicin

Denominacin del formato lgico del fichero contenido en el documento electrnico

Aplicabilidad

Documento

Obligacin

Obligatorio ENI. La obligatoriedad se cumplir completando de forma alternativa uno o los dos
subelementos que componen el metadato eEMGDE14.2 - Formato

Automatizable
Sub-elementos

Valores

Compatibilidad

Repetible

En el punto de captura

No
Esquema

Valores definidos en la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Catlogo de


Estndares en la columna Nombre Comn de la tabla recogida en su
anexo.

Valor por defecto

Sin definir.

ISO 23081

Sin compatibilidad.

Hacer posible la bsqueda de documentos de un formato particular de datos a efectos de gestin o de localizacin de recursos.
Facilitar la gestin de la conservacin y el almacenamiento.
Hacer posible la migracin o transferencia de los documentos de un soporte o localizacin a otro
basndose en sus formatos particulares de datos, para que los documentos del mismo formato
de datos puedan gestionarse juntos, migrarse al mismo tiempo, etc.

Finalidad

Comentarios

Ejemplos

Strict Open XML


ISO/IEC 26300:2006
OASIS 1.2
PDF, PDF/A
Comma Separated Values

eEMGDE14.2.2 EXTENSIN DEL FICHERO


Nombre formal

eEMGDE.CaracteristicasTecnicas.Formato.ExtensionFichero

Sub-elemento de

eEMGDE14.2 - Formato

Definicin

Extensin del formato lgico del fichero contenido en el documento electrnico

Aplicabilidad

Documento

Obligacin

Obligatorio ENI. La obligatoriedad se cumplir completando de forma alternativa uno o los dos
subelementos que componen el metadato eEMGDE14.2 - Formato

Automatizable
Sub-elementos

Repetible

En el punto de captura

No

Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 93

eEMGDE14.2.2 EXTENSIN DEL FICHERO


Valores
Compatibilidad

Esquema

Valores definidos en la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Catlogo de


Estndares en la columna Extensin de la tabla recogida en su anexo.

Valor por defecto

Sin definir.

ISO 23081

Sin compatibilidad.

Hacer posible la bsqueda de documentos de un formato particular de datos a efectos de gestin o de localizacin de recursos.
Facilitar la gestin de la conservacin y el almacenamiento.
Hacer posible la migracin o transferencia de los documentos de un soporte o localizacin a otro
basndose en sus formatos particulares de datos, para que los documentos del mismo formato
de datos puedan gestionarse juntos, migrarse al mismo tiempo, etc.

Finalidad

Comentarios

Ejemplos

.docx .xlsx .pptx, .odt, .ods, .pdf. .txt, .csv

eEMGDE17 - FIRMA
Nombre formal

eEMGDE.Firma

Sub-elemento de

No aplica.

Definicin

Mtodo para fijar las condiciones de fiabilidad y autenticidad de un documento.

Aplicabilidad

Documento/Expediente

Obligacin

Obligatorio ENI.

Automatizable

Repetible

En el punto de captura

eEMGDE17.1 - Tipo de firma (Obligatorio ENI)


Sub-elementos

eEMGDE17.2 Valor CSV (Obligatorio ENI)


eEMGDE17.4 Definicin generacin CSV (Obligatorio ENI)
eEMGDE17.5 Firmante

Valores
Compatibilidad

Esquema

Sin definir

Valor por defecto

Sin definir

ISO 23081

Uso.

Finalidad

Comentarios

Ejemplos

Determinar que un documento es autntico, ntegro y fiable en el momento de su creacin, mediante su validacin por la persona fsica o jurdica con autoridad para ello.
Encapsular los componentes de un documento en un punto del tiempo, a fin de garantizar sus
condiciones de autenticidad y fiabilidad en ese momento.

eEMGDE17.1 - TIPO DE FIRMA


Nombre formal

eEMGDE.Firma.TipoFirma

Sub-elemento de

eEMGDE17 - Firma

Definicin

Denominacin normalizada del formato de firma utilizado.

Aplicabilidad

Documento/Expediente

Obligacin

Obligatorio ENI

Automatizable
Sub-elementos

Repetible

eEMGDE17.1.1. Perfil de firma

94 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP

En el punto de captura

eEMGDE17.1 - TIPO DE FIRMA


Esquema

TF01 (CSV), TF02 (XAdES internally detached signature), TF03 (XAdES


enveloped signature), TF04 (CAdES detached/explicit signature), TF05
(CAdES attached/implicit signature), TF06 (PAdES)

Valor por defecto

Sin definir.

Compatibilidad

ISO 23081

Sin compatibilidad.

Finalidad

Sealar el formato de firma electrnica empleado para la autenticacin del documento simple, expediente o agregacin.

Comentarios

Si es preciso repetirlo, se repetir todo el elemento eEMGDE17 - Firma.

Ejemplos

TF01, TF05.

Valores

eEMGDE17.2 VALOR DEL CSV


Nombre formal

eEMGDE.Firma.FormatoFirma.ValorCSV

Sub-elemento de

eEMGDE17 - Firma

Definicin

Valor del cdigo seguro de verificacin utilizado para firmar el documento o expediente.

Aplicabilidad

Documento/Expediente

Obligacin

Condicional: De aplicacin si el elemento eEMGDE17.1Tipo de firma contiene el valor TF01 (CSV)

Automatizable
Sub-elementos

Repetible

En el punto de captura

No
Esquema

Sin definir

Valor por defecto

Sin definir

Compatibilidad

ISO 23081

Sin compatibilidad.

Finalidad

Verificar si un objeto ha sido alterado de manera no documentada o no autorizada

Comentarios

Ejemplos

Valores

eEMGDE.17.4 - DEFINICIN GENERACIN CSV


Nombre formal

eEMGDE.DefinicionGeneracionCSV

Sub-elemento de

eEMGDE17 - Firma

Definicin

Referencia a la orden, resolucin o documento que define la creacin del CSV correspondiente

Aplicabilidad

Documento/Expediente

Obligacin

Obligatorio ENI

Automatizable
Sub-elementos

Repetible

En el punto de captura

No

Valor por defecto

Si AGE, Referencia BOE: BOE A-YYYY-XXXXX


En otro caso, referencia correspondiente
Sin definir

Compatibilidad

ISO 23081

Sin compatibilidad

Finalidad

Indicar la disposicin que crea y regula el CSV correspondiente

Comentarios

Ejemplos

BOE-A-2012-7576 (Orden HAP/1200/2012, de 5 de junio, sobre uso del sistema de cdigo seguro
de verificacin por la Direccin General del Catastro)

Valores

Esquema

Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 95

eEMGDE18 - TIPO DOCUMENTAL


Nombre formal

eEMGDE.TipoDocumental

Sub-elemento de

No aplica.

Definicin

Modelo estructurado y reconocido que adopta un documento, en el desarrollo de una competencia


concreta, en base a una regulacin y cuyo formato, contenido informativo o soporte son homogneos.

Aplicabilidad

Documento

Obligacin

Obligatorio ENI

Automatizable
Sub-elementos

Repetible

En el punto de captura

No

Esquema

TD01 (Resolucin), TD02 (Acuerdo), TD03 (Contrato), TD04 (Convenio),


TD05 (Declaracin), TD06 (Comunicacin), TD07 (Notificacin), TD08
(Publicacin), TD09 (Acuse de recibo), TD10 (Acta), TD11 (Certificado),
TD12 (Diligencia), TD13 (Informe), TD14 (Solicitud), TD15 (Denuncia),
TD16 (Alegacin), TD17 (Recursos), TD18 (Comunicacin ciudadano),
TD19 (Factura), TD20 (Otros incautados), TD99 (Otros).

Valor por defecto

Sin definir.

Compatibilidad

ISO 23081

Identificacin .

Finalidad

Valores

12

Facilitar la bsqueda y la recuperacin.


Proporcionar informacin adicional acerca de la actividad o propsito de un documento.
Mejorar la comprensin o interpretacin de un documento.

Comentarios
Ejemplos

- TD0, TD02, TD03

eEMGDE20 - ESTADO DE ELABORACIN


Nombre formal

eEMGDE.EstadoElaboracion

Sub-elemento de

No aplica.

Definicin

Indicacin del estado de la situacin de elaboracin de un documento, a saber, original o los distintos tipos identificados de copia.

Aplicabilidad

Documento.

Obligacin

Obligatorio ENI.

Automatizable
Sub-elementos

Repetible

En el punto de captura

No
EE01 (Original)
EE02 (Copia electrnica autntica con cambio de formato)

Valores

Esquema

EE03 (Copia electrnica autntica de documento papel)


EE04 (Copia electrnica parcial autntica)
EE99 (Otros)

Valor por defecto

Sin definir.

Compatibilidad

ISO 23081

Uso.

Finalidad

Proporcionar un mecanismo que indique el estado de elaboracin del documento en atencin a su


aproximacin como evidencia de la actividad y que asegure su valor probatorio.

Comentarios
Ejemplos

12

EE01, EE03, EE99

No aparece como tal en ISO 23081, pero cumple esta funcionalidad.

96 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP

eEMGDE22 - CLASIFICACIN
Nombre formal

eEMGDE.Clasificacion

Sub-elemento de

No aplica.

Definicin

Codificacin por categoras que permite gestionar todas las entidades dentro de un sistema de gestin de documentos

Aplicabilidad

Documento/Expediente/Serie

Obligacin

Obligatorio ENI para expediente

Automatizable

Repetible

En el punto de captura

eEMGDE22.1 - Cdigo de clasificacin


Sub-elementos

eEMGDE22.2 - Denominacin de clase


eEMGDE22.3 - Tipo de clasificacin (SIA / FUNCIONAL)
Esquema

SIA/Cuadros de clasificacin desarrollados por cada organizacin.

Valor por defecto

Sin definir.

Compatibilidad

ISO 23081

Descripcin.

Finalidad

Adscribir la entidad a una categora dentro de un plan de clasificacin, de manera que todos los integrantes de la misma compartan una serie de atributos y reciban un tratamiento semejante en virtud de
ellos.

Comentarios

La clasificacin puede realizarse de manera unidimensional, incorporando sus sub-elementos en la


descripcin del documento.

Ejemplos

Valores

eEMGDE22.1 - CDIGO DE CLASIFICACIN


Nombre formal

eEMGDE.Clasificacion.CodigoClasificacion

Sub-elemento de

eEMGDE22 - Clasificacin

Definicin

Identificador nico codificado que determina una categora en un cuadro de clasificacin o en el


SIA.

Aplicabilidad

Documento/Expediente/Serie

Obligacin

Obligatorio ENI para expediente

Automatizable
Sub-elementos
Valores
Compatibilidad

Repetible

En el punto de captura

No
Esquema

Cdigo SIA o cdigo del Cuadro de clasificacin desarrollado por cada


organizacin.

Valor por defecto

Sin definir.

ISO 23081

Descripcin

Finalidad
Comentarios

Ejemplos

FO001. AG00711. 998150 [SIA]

Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 97

METADATOS OBLIGATORIOS NTIs DOCUMENTO Y EXPEDIENTE


NO CONTEMPLADOS EN EL eEMGDE
eEMGDE.N - VERSIN NTI
Nombre formal

eEMGDE.VersionNTI

Sub-elemento de

No aplica.

Definicin
Aplicabilidad

Identificador normalizado de la versin de la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Documento


electrnico conforme a la cual se estructura el documento electrnico.
Documento/Expediente

Obligacin

Obligatorio ENI

Automatizable
Sub-elementos

Repetible

En el punto de captura

No
Para Documento simple: http://administracionelectronica.gob.
es/ENI/XSD/v1.0/documento-e
Para Expediente:
http://administracionelectronica.gob.es/E NI/XSD/v1.0/expediente-e
Para Documento simple: http://administracionelectronica.gob.
es/ENI/XSD/v1.0/documento-e

Esquema
Valores
Valor por defecto

Para Expediente:
http://administracionelectronica.gob.es/E NI/XSD/v1.0/expediente-e

Compatibilidad

ISO 23081

Finalidad

Identificar la norma que regula la estructura conforme a la que se ha creado el documento o expediente electrnico

Comentarios

Tipo de datos URI

Ejemplos

eEMGDE.N - RGANO
Nombre formal

eEMGDE.Organo

Sub-elemento de

No aplica.

Aplicabilidad

Para el Documento simple: identificador normalizado de la administracin generadora del documento o que realiza la captura del mismo.
Para el Expediente y Serie: Identificador normalizado de la administracin responsable de la tramitacin del procedimiento.
Documento/Expediente/Serie

Obligacin

Obligatorio ENI

Definicin

Automatizable
Sub-elementos

Repetible

En el punto de captura

No
Esquema

Cdigo/s procedentes del DIR3

Valor por defecto

Sin definir

Compatibilidad

ISO 23081

Finalidad

Identificar el rgano que crea o captura el documento o el rgano responsable de la tramitacin del
procedimiento
Cdigo alfanumrico nico para cada rgano/unidad/oficina extrado del Directorio Comn de Unidades Orgnicas y Oficinas (DIR3) gestionado por el MINHAP.

Valores

Comentarios
Ejemplos

E04072803 (S.G. de Informacin, Documentacin y Publicaciones)

eEMGDE.N - ORIGEN DEL DOCUMENTO


Nombre formal

eEMGDE.OrigenDocumento

Sub-elemento de

No aplica.

Definicin

Indica si el contenido del documento fue creado por el ciudadano o por una administracin.

Aplicabilidad

Documento

98 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP

eEMGDE.N - ORIGEN DEL DOCUMENTO


Obligacin

Obligatorio ENI

Automatizable
Sub-elementos

Repetible

En el punto de captura

No tiene
Esquema

Campo booleano: 0 = Ciudadano; 1 = Administracin

Valor por defecto

Sin definir

Compatibilidad

ISO 23081

Finalidad

Comentarios

Ejemplos

Valores

eEMGDE.N - IDENTIFICADOR DEL DOCUMENTO ORIGEN


Nombre formal

eEMGDE.IdentificadorDocumentoOrigen

Sub-elemento de

No aplica.

Definicin

Identificador normalizado del documento origen al que corresponde la copia

Aplicabilidad

Documento

Obligacin

Condicional: Completar en caso de que el metadato eEMGDE20 Estado de elaboracin, contenga


los valores EE02, EE03 o EE04

Automatizable
Sub-elementos

Repetible

En el punto de captura

No

Valor por defecto

Si el documento origen es un documento electrnico:


ES_<rgano>_<AAAA>_<ID_especfico>
Ejemplo: ES_E00010207_2010_MPR000000
Sin definir

Compatibilidad

ISO 23081

Finalidad
Comentarios

Identificar de forma unvoca el documento con valor de original a partir del que se obtiene la copia
autntica que captura el sistema de gestin documental.
-

Ejemplos

Valores

Esquema

eEMGDE.N - ESTADO DEL EXPEDIENTE


Nombre formal

eEMGDE.EstadoExpediente

Sub-elemento de

No aplica.

Definicin

Estado del expediente en el momento del intercambio

Aplicabilidad

Expediente

Obligacin

Obligatorio ENI

Automatizable
Sub-elementos

Repetible

En el punto de captura

No
Esquema

E01 (Abierto), E02 (Cerrado), E03 (ndice para remisin cerrado)

Valor por defecto

Sin definir

Compatibilidad

ISO 23081

Finalidad
Comentarios

Informar acerca del estado de tramitacin del expediente al presentar una vista del mismo con la
estructura establecida en la NTI de Expediente electrnico.
-

Ejemplos

E01, E02, E03

Valores

Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 99

eEMGDE.N - INTERESADO
Nombre formal

eEMGDE.Interesado

Sub-elemento de

No aplica.

Definicin

Identificador del interesado.

Aplicabilidad

Expediente

Obligacin

Obligatorio ENI

Automatizable
Sub-elementos

Repetible

En el punto de captura

No
Esquema

a) Si ciudadano o persona jurdica:


DNI, NIE, NIF
b) Si administracin: <rgano> (DIR3)

Valor por defecto

Sin definir

Compatibilidad

ISO 23081

Finalidad
Comentarios

Identificar de forma unvoca el/los interesados en un procedimiento determinado, bien sean personas fsica, jurdicas u rganos de la Administracin
-

Ejemplos

Valores

METADATOS COMPLEMENTARIOS MNIMOS NECESARIOS PARA LA TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS-e


Y EXPEDIENTES-e ENTRE REPOSITORIOS CON CAMBIO DE CUSTODIA

eEMGDE1 - CATEGORIA
Nombre formal

eEMGDE.Categoria

Sub-elemento de

No aplica.

Definicin

Valor del tipo de entidad que se est describiendo.

Aplicabilidad

Al adoptar un enfoque mono-entidad, slo es aplicable a la entidad Documento

Obligacin

Obligatorio para la transferencia.

Automatizable
Sub-elementos
Valores
Compatibilidad
Finalidad

Repetible

En el punto de captura

No
Esquema

Documento/Expediente/Serie

Valor por defecto

Sin definir.

ISO 23081
-

Comentarios

Ejemplos

Identificacin.

Sub-categorizar entidades.
Hacer posible que las bsquedas se restrinjan a categoras particulares de entidades o a entidades a un nivel particular de agregacin, si procede.
Hacer posibles bsquedas basadas en tipos de categoras.

100 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP

eEMGDE4.2 - FECHA FIN


Nombre formal

eEMGDE.Fechas.FechaFin

Sub-elemento de

eEMGDE4 - Fechas

Definicin

Fecha en que se considera finalizado el expediente o agregacin documental o se considera que no


se van a producir ms expedientes de una serie documental.

Aplicabilidad

Expediente/Serie

Obligacin

Condicional: Debe utilizarse para la transferencia una vez que una entidad finaliza.

Automatizable
Sub-elementos
Valores
Compatibilidad

En el punto de captura

No
Esquema

[<AAAA-MM-DD>T<hh:mm:ss>]

Valor por defecto

Sin definir.

ISO 23081

Descripcin.

Finalidad

Repetible

Proporcionar evidencia de autenticidad de la fecha en que se considera finalizado el expediente


o agrupacin documental.
Para la serie documental, se dar la fecha del ltimo expediente instruido de un procedimiento
que se extingue o deja de tramitarse.

En los expedientes de resolucin coincidir con la fecha de notificacin de la resolucin o, en su


caso, acuse de recibo de la misma, o con la fecha en que se d por finalizado por cualquiera de los
otros procedimientos previstos en la Ley (caducidad, desistimiento); en caso de expedientes de
constancia o informativos, la fecha fin coincidir con la finalizacin de las actuaciones administrativas o informativas en torno al asunto de que se trate, por ejemplo:
Comentarios

Ejemplos

Expedientes personales: la fecha de fin coincidir con la de resolucin de cese definitivo de la


relacin laboral del empleado pblico con el rgano correspondiente, por cualquiera de las causas reconocidas en la legislacin.

Expedientes informativos: por ejemplo, una agregacin de documentos en un gabinete, se considerar finalizado cuando el asunto para el que se haya recabado la informacin y documentos
se considera cerrado y tomadas las decisiones oportunas en torno a l.

20110327, 20100227T131805.

eEMGDE8 - SEGURIDAD
Nombre formal

eEMGDE.Seguridad

Sub-elemento de

No aplica.

Definicin

Conjunto de valores que, una vez articulados, ayudan a determinar las medidas adoptadas para
proteger los documentos, la informacin y los datos de un acceso, cambio, destruccin no autorizados, as como de otras amenazas.

Aplicabilidad

Documento/Expediente/Serie

Obligacin

Obligatorio para la transferencia

Automatizable
Sub-elementos

Repetible

En el punto de captura

eEMGDE8.4 Sensibilidad datos de carcter personal


eEMGDE8.6 Nivel de confidencialidad de la informacin
Esquema

Sin definir

Valor por defecto

Sin definir

Compatibilidad

ISO 23081

Uso.

Finalidad

La finalidad de este elemento es establecer un conjunto de criterios que determinen, de conformidad con la legislacin vigente, los privilegios y restricciones de acceso a las diferentes entidades
con el objeto de facilitar la proteccin de las mismas, ya sea de manera fsica, ya de manera lgica.

Comentarios

Ejemplos

Valores

Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 101

eEMGDE8.4 - SENSIBILIDAD DATOS DE CARCTER PERSONAL


Nombre formal

eEMGDE.Seguridad.SensibilidadDatosCaracterPersonal

Sub-elemento de

eEMGDE8 - Seguridad

Definicin

Trmino normalizado de acuerdo con los niveles de clasificacin de la Ley Orgnica 15/1999, de 13
de diciembre, de Proteccin de Datos de Carcter Personal y normativa de desarrollo.

Aplicabilidad

Documento/Expediente/Serie

Obligacin

Obligatorio para la transferencia

Automatizable
Sub-elementos

Repetible

13

En el punto de captura

No
Esquema

Bsico, Medio, Alto.

Valor por defecto

Bsico.

Compatibilidad

ISO 23081

Uso.

Finalidad

Indicar los niveles de proteccin de datos sensibles de carcter personal de los ficheros de acuerdo
con la Ley Orgnica 15/1999, de 13 de diciembre, y normativa de desarrollo

Comentarios

Este elemento se asigna tomando en consideracin los datos de los ficheros que concurren a la
conformacin de una entidad, como el documento. El nivel de sensibilidad de las entidades que
contienen datos se regulan en legislacin especfica.

Ejemplos

Bsico

Valores

eEMGDE8.6 NIVEL DE CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIN


Nombre formal

eEMGDE.Seguridad.NivelConfidencialidadInformacion

Sub-elemento de

eEMGDE8 - Seguridad

Definicin

Evaluacin, en cuanto al nivel de la dimensin de seguridad "confidencialidad", de la informacin


recogida en un documento, de acuerdo con el Esquema Nacional de Seguridad.

Aplicabilidad

Documento/Expediente/Serie

Obligacin

Obligatorio para la transferencia

Automatizable
Sub-elementos

Repetible

En el punto de captura

No
Esquema

Bajo, Medio, Alto.

Valor por defecto

Sin definir

Compatibilidad

ISO 23081

Uso.

Finalidad

Indicar el nivel confidencialidad de la informacin contenida en el documento

Comentarios

La evaluacin del nivel de confidencialidad de la informacin se atendr a los criterios dispuestos en


el apartado 2.2.1. CRITERIOS GENERALES PARA VALORAR LA CONFIDENCIALIDAD NECESARIA de la gua CCN-STIC-803 del ENS. Este anlisis se podr efectuar por series documentales, sin necesidad de realizar un estudio individualizado de cada documento. En general, el nivel de
confidencialidad asignado a un documento en este metadato no tendr por qu coincidir con el nivel
de seguridad del ENS atribuido a algn sistema de informacin que lo capture, procese o almacene,
ya que el nivel de seguridad del ENS se computa a partir de 5 dimensiones de seguridad, as como
integrando la evaluacin de todas las informaciones y servicios de un sistema

Ejemplos

Medio

Valores

eEMGDE9 - DERECHOS DE ACCESO, USO Y REUTILIZACIN


Nombre formal
Sub-elemento de

Aplicabilidad

eEMGDE.DerechosAccesoUsoReutilizacion
No aplica.
Polticas y requisitos que regulan o restringen el acceso, uso y reutilizacin por terceros de documentos.
Documento/Expediente/Serie

Obligacin

Obligatorio para la transferencia

Definicin

13

Repetible slo para documentos confidenciales, actividades y regulaciones.

102 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP

eEMGDE9 - DERECHOS DE ACCESO, USO Y REUTILIZACIN


Automatizable
Repetible
En el punto de captura

eEMGDE9.1 Tipo de acceso


Sub-elementos
eEMGDE9.2 - Reutilizacin
Esquema
Sin definir.
Valores
Valor por defecto
Sin definir
Compatibilidad
ISO 23081
Uso.
- Facilitar la gestin y el uso adecuado de documentos con condiciones particulares de acceso,
uso y reutilizacin por terceros.
Finalidad
- Alertar a los usuarios acerca de las condiciones de acceso, uso y reutilizacin por terceros de los
documentos.
Heredable de la serie.
El acceso, uso y reutilizacin por terceros de los documentos debe gestionarse de acuerdo con la
normativa legal y las polticas de acceso, uso y reutilizacin pertinentes, para proteger la intimidad
Comentarios
de los ciudadanos y los intereses de gestin de las organizaciones, o los derechos de propiedad
intelectual o industrial de unos y otras, as como la integridad fsica, si procede, de los documentos,
por ejemplo, aquellos en un estado de conservacin precario.
Ejemplos
eEMGDE9.1 TIPO DE ACCESO
Nombre formal
Sub-elemento de

Aplicabilidad

eEMGDE.DerechosAccesoUsoReutilizacion.TipoAcceso
9 -Derechos de acceso, uso y reutilizacin
Indica si el documento se rige por el rgimen general de libre acceso o si, por el contrario, est
sujeto a alguna de las limitaciones recogidas en la legislacin o normativa de aplicacin.
Documento/Expediente/Serie

Obligacin

Obligatorio para la transferencia

Automatizable

Repetible
En el punto de captura

eEMGDE9.1.1 Cdigo de la causa de limitacin


eEMGDE9.1.2 Causa legal/normativa de limitacin
Esquema
Libre/Limitado
Valor por defecto
Sin definir.
ISO 23081
Uso.
- Facilitar la gestin y el uso adecuado de documentos con condiciones particulares de acceso
- Alertar a los usuarios acerca de las condiciones de acceso de los documentos.
sese para proporcionar informacin acerca de la calificacin del documento respecto al acceso
por razn diferente de la proteccin de datos personales.

Definicin

Sub-elementos
Valores
Compatibilidad
Finalidad
Comentarios
Ejemplos

eEMGDE9.1.1 CDIGO DE LA CAUSA DE LIMITACIN


Nombre formal
Sub-elemento de
Definicin
Aplicabilidad
Obligacin
Automatizable
Sub-elementos
Valores
Compatibilidad
Finalidad
Comentarios
Ejemplos

eEMGDE.DerechosAccesoUsoReutilizacion.CodigoCausaLimitacion
9.1.-Tipo de acceso
Asignar una codificacin a la causa de limitacin de acceso para facilitar las consiguientes acciones
automticas precisas sobre el documento.
Slo a la entidad Documento: documento/Expediente/Serie
Condicional: Debe utilizarse para la transferencia siempre que el valor de eEMGDE9.1 Tipo de
acceso sea Limitado
Repetible
En el punto de captura

No
Esquema
Valor por defecto
ISO 23081

Ver Apndice adjunto.

Sin definir
Uso.
Codificar la causa de limitacin de acceso en que incurre el documento o expediente
Deben utilizarse los valores del esquema de valores indicado.
-

Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 103

COD. CAUSA
LIMITACIN
A

CAUSA ESPECFICA LIMITACIN (*)


La seguridad nacional

La defensa

Las relaciones exteriores

La seguridad pblica

La prevencin, investigacin y sancin


de los ilcitos penales, administrativos o
disciplinarios

La igualdad de las partes en los procesos judiciales y la tutela judicial efectiva

Las funciones administrativas de vigilancia, inspeccin y control

Los intereses econmicos y comerciales

La poltica econmica y monetaria

El secreto profesional y la propiedad


intelectual e industrial

La garanta de la confidencialidad o el
secreto requerido en procesos de toma
de decisin

La proteccin del medio ambiente

Otros

(*) Basado en el artculo 14.1 de la Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de transparencia y acceso a la informacin pblica y buen
gobierno.

eEMGDE9.1.2 CAUSA LEGAL/NORMATIVA DE LIMITACIN


Nombre formal

eEMGDE.DerechosAccesoUsoReutilizacion.CausaLegalLimitacin

Sub-elemento de

9.1.-Tipo de acceso

Definicin

Referencia de la ley o norma especfica que afecta al documentos o expediente en cuanto a su


rgimen de acceso

Aplicabilidad

Documento/Expediente/Serie

Obligacin

Condicional: Debe utilizarse para la transferencia siempre que el valor de eEMGDE9.1 Tipo de
acceso sea Limitado

Automatizable
Sub-elementos

Repetible

En el punto de captura

No
Esquema

Sin definir

Valor por defecto

Sin definir

Compatibilidad

ISO 23081

Uso.

Finalidad

Dar a conocer la regulacin normativa o legal en virtud de la cual un documento tiene acceso limitado.

Comentarios

Ejemplos

Art. 95 de la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria;


Art. 48.1 de la Ley 38/2003, de 17 de noviembre, General de Subvenciones

Valores

104 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP

eEMGDE9.2CONDICIONES DE REUTILIZACIN
Nombre formal

eEMGDE.DerechosAccesoUsoReutilizacion.CondicionesReutilizacion

Sub-elemento de

9 -Derechos de acceso, uso y reutilizacin

Definicin

Indica bajo qu condiciones un documento, expediente o serie de libre acceso, son reutilizables.

Aplicabilidad

Documento/Expediente/Serie

Obligacin

Condicional: Debe utilizarse para la transferencia siempre que el valor de eEMGDE9.1 Tipo de
acceso sea Libre

Automatizable

Sub-elementos

En el punto de captura

No

Valores
Compatibilidad

Esquema

Sin definir.

Valor por defecto

Sin definir.

ISO 23081

Uso.

Finalidad

Repetible

Facilitar la gestin y el uso adecuado de documentos con condiciones generales o particulares


de reutilizacin.
Alertar a los usuarios acerca de las condiciones de uso y reutilizacin por terceros de los documentos.

Comentarios

sese para proporcionar informacin acerca de la calificacin del documento respecto a la reutilizacin de la informacin que contiene.

Ejemplos

Los datos contenidos en los expedientes de esta serie documental son reutilizables bajo las condiciones generales que establece el artculo 8 de la Ley 37/2007, de 16 de noviembre.

eEMGDE13 - CALIFICACIN
Nombre formal

eEMGDE.Calificacion

Sub-elemento de

No aplica.

Definicin

Informacin acerca de los plazos de conservacin de los documentos en atencin a sus valores, a lo
largo de su ciclo de vida, as como acerca de las acciones dictaminadas regladas a emprender sobre los mismos, tomadas a partir de la ponderacin de esos valores.

Aplicabilidad

Documento/Expediente/Serie

Obligacin

Obligatorio para la transferencia

Automatizable

Repetible

En el punto de captura

eEMGDE13.1 - Valoracin
Sub-elementos

eEMGDE13.2 - Dictamen
eEMGDE13.3 - Transferencia
eEGMDE13.4 - Documento esencial

Valores
Compatibilidad

Finalidad

Esquema

Sin definir

Valor por defecto

Sin definir

ISO 23081

Plan de eventos, Historial de eventos.

Establecer el ciclo de vida de los documentos, en atencin a sus valores.


Identificar los requisitos legales o normativos aplicables a los documentos.
Identificar las autoridades competentes en la determinacin de los valores de los documentos.
Identificar las normas de conservacin aplicables a los documentos.
Procurar relaciones entre los procesos de gestin, las actividades y los documentos producidos.
Procurar relaciones entre los valores de los documentos previamente determinados y otros procesos de gestin documental, especialmente la clasificacin y el dictamen realizado sobre los
documentos y las series documentales.
Determinar las interacciones entre los procesos de gestin y la gestin de documentos, y los
ciudadanos y sus intereses.
Proporcionar una referencia temporal a las acciones dictaminadas sobre los documentos.
Asegurar que se han adoptado las acciones dictaminadas correctas sobre los documentos.
Asegurar la constitucin y conservacin de un patrimonio documental representativo.

Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 105

eEMGDE13 - CALIFICACIN

Comentarios

Puede que no sea posible proporcionar la informacin requerida por este elemento en el momento
de creacin o incorporacin de la entidad al sistema de gestin documental por diversos motivos,
incluidos la no disponibilidad de autoridades calificadoras de documentos o una poltica organizativa
que excluye la determinacin de los valores en el momento de la creacin. En estos casos debe
utilizarse el valor por defecto Sin cobertura de calificacin para el sub-elemento eEMGDE13.1 Valoracin, hasta que las entidades pertinentes estn cubiertas por una norma de conservacin.

Ejemplos

eEMGDE13.1 - VALORACIN
Nombre formal

eEMGDE.Calificacion.Valoracion

Sub-elemento de

eEMGDE13 - Calificacin

Definicin

Determinacin de los valores y plazos a los que los documentos estn sometidos a lo largo de su
ciclo de vida.

Aplicabilidad

Documento/Expediente/Serie

Obligacin

Obligatorio para la transferencia

Automatizable
Sub-elementos
Valores
Compatibilidad

Repetible

En el punto de captura

eEMGDE13.1.1 Valor primario


eEMGDE13.1.2 Valor secundario
Esquema

Sin definir

Valor por defecto

Sin definir

ISO 23081
-

Plan de eventos, Historial de eventos.

Establecer el ciclo de vida de los documentos, en atencin a sus valores.


Identificar los requisitos legales o normativos aplicables sobre los documentos.
Identificar y contextualizar las decisiones adoptadas por las autoridades competentes en la determinacin de los valores de los documentos.
Identificar y contextualizar las decisiones adoptadas en las normas de conservacin aplicables
sobre los documentos.
Procurar relaciones entre los procesos de gestin, las actividades y los documentos producidos.
Procurar relaciones entre los valores de los documentos previamente determinados y otros
procesos de gestin documental, especialmente la clasificacin y el dictamen realizado sobre los
documentos y las series documentales.
Determinar las interacciones entre los procesos de gestin y la gestin de documentos, y los
ciudadanos y sus intereses.
Asegurar la constitucin y conservacin de un patrimonio documental representativo.

Comentarios

Heredable a expediente y documento a partir de la serie.

Ejemplos

Finalidad

eEMGDE13.1.1 VALOR PRIMARIO


Nombre formal

eEMGDE.Calificacion.Valoracion.ValorPrimario

Sub-elemento de

eEMGDE13.1 - Valoracin

Definicin

Determinacin de los valores primarios de los documentos y expedientes que componen una determinada serie documental.

Aplicabilidad

Documento/Expediente/Serie

Obligacin

Obligatorio para la transferencia

Automatizable
Sub-elemento
Valores

Repetible

eEMGDE13.1.1.1. Tipo de valor


eEMGDE13.1.1.2. Plazo
Esquema

Sin definir

Valor por defecto

Sin definir

106 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP

En el punto de captura

eEMGDE13.1.1 VALOR PRIMARIO


Compatibilidad
Finalidad

ISO 23081
-

Comentarios

Ejemplos

Plan de eventos, Historial de eventos.

Identificar los valores primarios de los documentos, esto es, su utilidad para la gestin y uso de
los documentos, para formar el calendario de conservacin y aplicar en consecuencia las medidas de conservacin necesarias.

eEMGDE13.1.1.1 TIPO DE VALOR


Nombre formal

eEMGDE.Calificacion.Valoracion.ValorPrimario.TipoValor

Sub-elemento de

eEMGDE13.1.1 - Valor primario

Definicin

Identificacin de los diferentes valores primarios que poseen los documentos, expedientes y series

Aplicabilidad

Documento/Expediente/Serie.

Obligacin

Obligatorio para la transferencia

Automatizable
Sub-elementos

Repetible

En el punto de captura

No
Administrativo

Valores

Fiscal

Esquema

Jurdico
Otros

Valor por defecto

Sin definir

Compatibilidad

ISO 23081

Plan de eventos, Historial de eventos.

Finalidad

Conocer el plazo de prescripcin del valor jurdico de los documentos, esto es, su plazo de vigencia en tanto prueba documental procesal en un litigio.

Comentarios

Heredable a expediente y documento a partir de la serie.


Tipos de valores especificados en el formulario de identificacin y valoracin de series documentales de la Comisin Superior Calificadora de Documentos Administrativos.

Ejemplos

eEMGDE13.1.1.2 PLAZO
Nombre formal

eEMGDE.Calificacion.Valoracion.ValorPrimario.Plazo

Sub-elemento de

eEMGDE13.1.1 - Valor primario

Definicin

Determinacin del plazo de prescripcin de los valores primarios de los documentos, expedientes y
series documentales

Aplicabilidad

Documento/Expediente/Serie

Obligacin

Obligatorio para la transferencia

Automatizable
Sub-elementos

Repetible

En el punto de captura

No
Esquema

Indicar plazo en aos

Valor por defecto

Sin definir

Compatibilidad

ISO 23081

Plan de eventos, Historial de eventos.

Finalidad

Conocer el plazo de prescripcin del valor fiscal de los documentos, esto es, su plazo de vigencia en tanto evidencia del pago de obligaciones tributarias.

Comentarios

Heredable a expediente y documento a partir de la serie.

Ejemplos

4 aos

Valores

Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 107

eEMGDE13.1.2 VALOR SECUNDARIO


Nombre formal

eEMGDE.Calificacion.Valoracion.ValorSecundario

Sub-elemento de

eEMGDE13.1 - Valoracin

Definicin

Determinacin la existencia de valores secundarios en los documentos

Aplicabilidad

Todas las entidades Documento: serie, valor heredable por expediente y documento.

Obligacin

Obligatorio para la transferencia

Automatizable
Sub-elementos

Repetible

En el punto de captura

No
Esquema

S/No/Sin cobertura de calificacin

Valor por defecto

Sin definir

Compatibilidad

ISO 23081

Plan de eventos, Historial de eventos.

Finalidad

Conocer la existencia de valores secundarios en los documentos, cuya consecuencia inmediata es


que sern dictaminados de conservacin permanente y que habr que aplicarles las polticas de
conservacin adecuadas aprobadas por la organizacin.

Comentarios

Los valores secundarios pueden identificarse con el valor testimonial, informativo o histrico. En
cualquier caso, la consecuencia para la gestin de documentos es la conservacin permanente de
la entidad que los posee.

Ejemplos

Valor testimonial o Histrico: S

Valores

eEMGDE13.2 - DICTAMEN
Nombre formal

eEMGDE.Calificacion.Dictamen

Sub-elemento de

eEMGDE13 - Calificacin

Definicin

Decisiones emitidas por la autoridad calificadora relativas a la conservacin o a la eliminacin de


documentos de acuerdo con la evolucin de sus valores conforme avanza su ciclo de vida.

Aplicabilidad

Documento/Expediente/Serie

Obligacin

Obligatorio para la transferencia

Automatizable

Repetible

En el punto de captura

eEMGDE13.2.1 - Tipo de dictamen


Sub-elementos

eEMGDE13.2.2 - Accin dictaminada


eEMGDE13.2.3 - Plazo de ejecucin de la accin dictaminada

Valores
Compatibilidad

Esquema

Sin definir

Valor por defecto

Sin definir

ISO 23081

Sin compatibilidad.

Finalidad

Asegurar la disponibilidad del documento mientras ste pueda ser requerido o solicitado, en
relacin a sus diferentes valores.
Identificar la entidad responsable de su gestin y conservacin.
Relacionar los documentos con los diferentes usos y necesidades que puedan surgir a corto,
medio y largo plazo.
Mantener el contexto de los documentos con las funciones y procesos donde aquellos se originaron durante tanto tiempo como sean necesarios, as como las interacciones de los procesos
de la administracin con los ciudadanos y sus intereses.
Asegurar la ejecucin temporal de las acciones dictaminadas.
Asegurar la constitucin y conservacin de un patrimonio documental representativo.

Comentarios

Cuando implica la retirada de documentos de los sistemas en uso, en el momento en que stos no
son necesarios, debe prevenirse que no quede ninguna labor pendiente de ejecucin y no exista
ningn proceso o investigacin judicial en marcha que pudiera requerir el documento como evidencia electrnica.

Ejemplos

108 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP

eEMGDE13.2.1 - TIPO DE DICTAMEN


Nombre formal

eEMGDE.Calificacion.Dictamen.TipodeDictamen

Sub-elemento de

eEMGDE13.2 - Dictamen

Definicin

Tipo de decisin emitida por la autoridad calificadora que debe aplicarse sobre los documentos a lo
largo de su ciclo de vida y una vez realizada su valoracin.

Aplicabilidad

Documento/Expediente/Serie.

Obligacin

Obligatorio para la transferencia

Automatizable
Sub-elementos
Valores
Compatibilidad

En el punto de captura

14

No.
Esquema

Ver Apndice adjunto

Valor por defecto

Sin definir.

ISO 23081

Sin compatibilidad.

Finalidad

Repetible

Asegurar la disponibilidad del documento mientras ste pueda ser requerido o solicitado, en relacin a sus diferentes valores.
Identificar las decisiones adoptadas por la autoridad calificadora y la entidad responsable de su
gestin y conservacin.
Relacionar los documentos con los diferentes usos y necesidades que puedan surgir a corto, medio y largo plazo.
Mantener el contexto de los documentos con las funciones y procesos donde aquellos se originaron
durante tanto tiempo como sean necesarios, as como las interacciones de los procesos de la administracin con los ciudadanos y sus intereses.
Asegurar la ejecucin temporal de las acciones dictaminadas.
Asegurar la constitucin y conservacin de un patrimonio documental representativo.

Heredable desde la Serie a Expediente y Documento.


Comentarios

Los documentos simples, expedientes y series pueden verse afectados, a lo largo de su ciclo de vida,
por distintas decisiones hasta su eliminacin o conservacin permanente, en su caso, por lo que deberan describirse utilizando mltiples repeticiones del sub-elemento eEMGDE13.2 - Dictamen.

Ejemplos

CP; EP

COD.
DICTAMEN
CP

TIPO DICTAMEN
Conservacin permanente

EP

Eliminacin parcial

ET

Eliminacin total

PD

Pendiente de dictamen

eEMGDE13.2.2 - ACCIN DICTAMINADA


Nombre formal

eEMGDE.Calificacion.Dictamen.AccionDictaminada

Sub-elemento de

eEMGDE13.2 - Dictamen

Definicin

Accin concreta que se aplica al documento en base al dictamen adoptado por una autoridad calificadora.

Aplicabilidad

Documento/Expediente/Serie.

Obligacin

Condicional: Debe utilizarse para la transferencia a menos que el valor del sub-elemento
eEMGDE13.2.1. Tipo de dictamen, sea PD - Pendiente de dictamen.

Automatizable
Sub-elementos
Valores

14
15

Repetible

En el punto de captura

15

No.
Esquema

Sin definir.

Valor por defecto

Sin definir.

En el punto de captura en el caso de que existan normas de conservacin aprobadas.


En el punto de captura en el caso de que existan normas de conservacin aprobadas.
Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 109

eEMGDE13.2.2 - ACCIN DICTAMINADA


Compatibilidad

ISO 23081
-

Finalidad

Sin compatibilidad.

Asegurar la disponibilidad del documento mientras ste pueda ser requerido o solicitado, en relacin a sus diferentes valores.
Identificar las decisiones adoptadas por la autoridad calificadora y por la entidad responsable de su
gestin y conservacin.
Relacionar los documentos con los diferentes usos y necesidades que puedan surgir a corto, medio y largo plazo.
Mantener el contexto de los documentos con las funciones y procesos donde aquellos se originaron
durante tanto tiempo como sean necesarios, as como las interacciones de los procesos de la organizacin con los ciudadanos y sus intereses.
Asegurar la ejecucin temporal de las acciones dictaminadas.
Asegurar la constitucin y conservacin de un patrimonio documental representativo.

Heredable desde la Serie a Expediente y Documento.

Comentarios

Se utiliza para registrar la accin dictaminada que se pretende realizar de manera reglada sobre el
documento. No debe utilizarse para registrar los detalles de la accin real cuando se emprende. La
accin dictaminada se registra en las normas de conservacin, donde se concreta la accin que tiene
que emprenderse sobre un documento una vez que ha pasado el perodo de tiempo especificado
desde el evento desencadenante indicado.
Los documentos simples, expedientes y agregaciones pueden verse afectados, a lo largo de su ciclo
de vida, por distintos tipos de decisin, hasta su eliminacin o conservacin permanente, en su caso,
por lo que deberan describirse utilizando mltiples instanciaciones del sub-elemento eEMGDE13.2 Dictamen.
El tipo de dictamen Eliminacin puede requerir la conservacin de un muestreo especfico, a efectos
de trazabilidad de la tramitacin del procedimiento, adaptado a las caractersticas del documento.

Ejemplos

Eliminacin de las solicitudes y mritos a los 5 aos, y conservacin permanente del resto del expediente.
Eliminacin total dejando una muestra de un expediente por ao.
Conservacin permanente con duplicacin por esencial.
Destruir a los tres aos desde la finalizacin del contrato.
Destruir a los siete aos despus del ltimo asiento.
Destruir a los setenta y cinco aos despus de la fecha de nacimiento del empleado.
Retener permanentemente.

eEMGDE13.2.3 PLAZO DE EJECUCIN DE LA ACCIN DICTAMINADA


Nombre formal

eEMGDE.Calificacion.Dictamen.PlazoEjecucionAccionDictaminada

Sub-elemento de

eEMGDE13.2 - Dictamen

Definicin

Plazo en el que se tiene que ejecutar la accin concreta que se aplica al documento y que figura en el
sub-elemento eEMGDE13.2.2 Accin dictaminada

Aplicabilidad

Documento/Expediente/Serie

Obligacin

Condicional: Debe utilizarse para la transferencia a menos que el valor del sub-elemento
eEMGDE13.2.1. Tipo de dictamen, sea PD - Pendiente de dictamen.

Automatizable
Sub-elementos

Repetible

En el punto de captura

No.
Esquema

Introducir un valor numrico relativo a aos

Valor por defecto

Sin definir.

Compatibilidad

ISO 23081

Sin compatibilidad.

Finalidad

Automatizar una alerta que advierta de la necesidad de ejecutar la accin dictaminada en


eEMGDE13.2.2 Accin dictaminada en un plazo de tiempo.

Valores

Heredable desde la Serie a Expediente y Documento.


Comentarios
Ejemplos

El momento de ejecucin de la accin dictaminada se calcular sumando el valor numrico de esta


metadato al correspondiente a los aos en el metadato eEMGDE4.2 - Fecha fin
5 aos
8 aos

110 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP

eEMGDE13.3 TRANSFERENCIA
Nombre formal

eEMGDE.Calificacion.Transferencia

Sub-elemento de

eEMGDE13 - Calificacin

Definicin

Operacin por la que traspasa la custodia de las diferentes fracciones de series documentales, en
cumplimiento del calendario de conservacin resultante del proceso de valoracin documental.

Aplicabilidad

Documento/Expediente/Serie

Obligacin

Obligatorio para la transferencia

Automatizable
Sub-elementos
Valores
Compatibilidad

Repetible

En el punto de captura

eEGMDE 13.3.1 Fase de archivo


eEMGDE 13.3.2 Plazo de transferencia
Esquema

Sin definir

Valor por defecto

Sin definir.

ISO 23081

Sin compatibilidad.

Finalidad
-

Traspasar la custodia de los documentos a travs de las distintas fases de archivo del Sistema, y
la responsabilidad de llevar a cabo las tareas correspondientes a cada uno de los momentos del
ciclo de vida de los documentos
Establecer el momento en el que se llevar a cabo la transferencia de la custodia

Comentarios

Heredable desde la Serie a Expediente y Documento.

Ejemplos

eEMGDE13.3.1 FASE DE ARCHIVO


Nombre formal

eEMGDE.Calificacion.Transferencia.FaseArchivo

Sub-elemento de

eEMGDE13.3 - Transferencia

Definicin

Indicacin de la fase de archivo correspondiente al momento del ciclo de vida del documento que se
transfiere

Aplicabilidad

Documento/Expediente/Serie

Obligacin

Obligatorio para la transferencia

Automatizable
Sub-elementos

Repetible

No.
Esquema

Valor por defecto

Archivo Central.

Compatibilidad

ISO 23081

Sin compatibilidad.

Finalidad

Valores

En el punto de captura

Archivo Central.
Archivo Intermedio
Archivo Histrico

Determinar la fase de archivo a la que se incorpora una serie o su fraccin, as como los expedientes y documentos que la componen, en funcin del momento de su ciclo de vida.

Heredable desde la Serie a Expediente y Documento.


Comentarios

Este metadato es modificable. Se propone como no repetible puesto que siempre contendr el valor
significativo para los responsables del repositorio en que se conserve en un momento determinado, ya
sea ste el repositorio de gestin o el repositorio de archivo.

Ejemplos

Archivo Central. Archivo Histrico.

eEMGDE13.3.2. PLAZO DE TRANSFERENCIA


Nombre formal

eEMGDE.Calificacion.Transferencia.PlazoTransferencia

Sub-elemento de

eEMGDE13.3 - Transferencia

Definicin

Plazo de tiempo en que se traspasa la custodia de las diferentes fracciones de series documentales,
en cumplimiento del calendario de conservacin resultante del proceso de valoracin documental.

Aplicabilidad

Documento/Expediente/Serie

Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 111

eEMGDE13.3.2. PLAZO DE TRANSFERENCIA


Obligacin

Obligatorio para la transferencia

Automatizable
Sub-elementos
Valores
Compatibilidad

En el punto de captura

No.
Esquema

Valor numrico en aos.

Valor por defecto

Sin definir.

ISO 23081

Sin compatibilidad.

Finalidad

Repetible

Asegurar la disponibilidad del documento mientras ste pueda ser requerido o solicitado, en relacin a sus diferentes valores.
Identificar las decisiones adoptadas por la autoridad calificadora y por la entidad responsable de su
gestin y conservacin, y que quedarn registradas en el calendario de conservacin de los documentos de la organizacin.
Relacionar los documentos con los diferentes usos y necesidades que puedan surgir a corto, medio y largo plazo.

Heredable desde la Serie a Expediente y Documento.


Comentarios

Este metadato es modificable. Se propone como no repetible puesto que siempre contendr el valor
significativo para los responsables del repositorio en que se conserve en un momento determinado, ya
sea ste el repositorio de gestin o el repositorio de archivo.
El plazo indicado por este metadato se calcular a partir del valor del metadato eEMGDE4.2 - Fecha
fin.

Ejemplos

5 aos

eEMGDE13.4. DOCUMENTO ESENCIAL


Nombre formal

eEMGDE.Calificacion.DocumentoEsencial

Sub-elemento de

eEMGDE13 - Calificacin

Definicin

Calificacin de un documento como esencial para el desarrollo de las actividades de la organizacin y


que, por ello, debe ser objeto de medidas especiales de proteccin, que incluyen su duplicado y almacenamiento en un repositorio diferente.

Aplicabilidad

Documento

Obligacin

Obligatorio para la transferencia

Automatizable
Sub-elementos

Repetible

No.
Esquema

Booleano: S / No

Valor por defecto

Sin definir.

Compatibilidad

ISO 23081

Sin compatibilidad.

Finalidad

Valores

En el punto de captura

Asegurar que la organizacin pueda seguir desarrollando su actividad en caso de desastre, conservando los documentos considerados como esenciales para su funcionamiento.

Comentarios
Ejemplos

S. No.

eEMGDE22.2 - DENOMINACIN DE CLASE


Nombre formal

eEMGDE.Clasificacion.DenominacionClase

Sub-elemento de

eEMGDE22 - Clasificacin

Definicin

Indicador en lenguaje natural que identifica de forma unvoca la clase asignada dentro de un cuadro
de clasificacin.

Aplicabilidad

Documento/Expediente/Serie

Obligacin

Obligatorio para la transferencia

Automatizable

Repetible

112 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP

En el punto de captura

eEMGDE22.2 - DENOMINACIN DE CLASE


Sub-elementos

No
Esquema

SIA - Cuadros de clasificacin desarrollados por cada organizacin.

Valor por defecto

Sin definir.

Compatibilidad

ISO 23081

Descripcin.

Finalidad

Reflejar la denominacin del procedimiento SIA o del epgrafe del cuadro de clasificacin que tiene
asignado el identificador unvoco que se representa en el subelemento eEMGDE22.1 - Cdigo de
clasificacin.

Comentarios

Representar en lenguaje natural la clase sealada dentro de un cuadro de clasificacin o del catlogo de procedimientos SIA. Puede ser generado automticamente a partir de la asignacin del
subelemento eEMGDE22.1 - Cdigo de clasificacin.

Valores

Ejemplos

Para una entidad Expediente: Interposicin de reclamaciones econmico-administrativas entre


particulares (Cdigo SIA: 998150)
Para una entidad Expediente: (F03.S1). Recursos Administrativos
Para una entidad Serie (4.1). Revisin en va administrativa

eEMGDE22.3TIPO DE CLASIFICACIN (SIA/FUNCIONAL)


Nombre formal

eEMGDE.Clasificacion.TipoClasificacion

Sub-elemento de

eEMGDE22 - Clasificacin

Definicin

Trmino que seala si los valores del elemento corresponden a una clasificacin administrativa del
procedimiento de acuerdo con el SIA, y en cumplimiento con el metadato obligatorio correspondiente de la NTI de Expediente electrnico, o si se refieren a la adscripcin de la entidad a una categora
funcional dentro del cuadro de clasificacin funcional de documentos de la organizacin.

Aplicabilidad

Serie/ Expediente/ Documento

Obligacin

Obligatorio para la transferencia

Automatizable
Sub-elementos

Repetible

En el punto de captura

No
Esquema

SIA/Funcional

Valor por defecto

Sin definir.

Compatibilidad

ISO 23081

Descripcin.

Finalidad

Reflejar si la categora a la que se refieren el resto de valores del elemento eEMGDE22. Clasificacin, es administrativa o funcional.

Comentarios

Valores

Para una entidad Expediente:SIA


Ejemplos

Para una entidad Expediente:Funcional


Para una entidad Serie: Funcional

METADATOS COMPLEMENTARIOS RECOMENDADOS PARA LA GESTIN PTIMA DE DOCUMENTOS-e


Y EXPEDIENTES-e.

eEMGDEN ASIENTO REGISTRAL


Nombre formal

eEMGDE.AsientoRegistral

Sub-elemento de

No aplica.

Definicin

Informacin bsica relativa al acto de registro administrativo del documento electrnico

Aplicabilidad

Documento

Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 113

eEMGDEN ASIENTO REGISTRAL


Obligacin

Opcional

Automatizable

Repetible

En el punto de captura

eEMGDE N.1 Cdigo de la Oficina de Registro


Sub-elementos

eEMGDE N.2 Fecha del asiento registral


eEMGDE N.3 N asiento registral
Esquema

Sin definir.

Valor por defecto

Sin definir.

Compatibilidad

ISO 23081

Finalidad

Recoger la informacin bsica relativa al acto de registro administrativo del documento electrnico,
tal como la entidad que ha efectuado el registro del documento, la fecha y el nmero asignado a su
asiento correspondiente.

Comentarios

Ejemplos

Valores

eEMGDEN1 TIPO DE ASIENTO REGISTRAL


Nombre formal

eEMGDE.AsientoRegistral.TipoRegistro

Sub-elemento de

eEMGDEN Asiento registral

Definicin

Tipo de acto registral, de entrada o de salida.

Aplicabilidad

Documento

Obligacin

Opcional

Automatizable
Sub-elementos

Repetible

En el punto de captura

No
Esquema

0 = Registro de entrada; 1 = Registro de salida

Valor por defecto

Compatibilidad

ISO 23081

Finalidad

Determinar si la informacin recogida en el metadato eEMGDEN ASIENTO REGISTRAL y sus


sub-elementos se refiere a un registro de Entrada o de Salida

Comentarios

Ejemplos

Valores

eEMGDEN2 CDIGO DE LA OFICINA DE REGISTRO


Nombre formal

eEMGDE.AsientoRegistral.CodigoOficinaRegistro

Sub-elemento de

eEMGDEN Asiento registral

Definicin

Cdigo de la Entidad Registral de origen o de destino del documento

Aplicabilidad

Documento

Obligacin

Opcional

Automatizable
Sub-elementos

Repetible

No
Esquema

Cdigo obtenido de DIR3

Valor por defecto

Sin definir

Compatibilidad

ISO 23081

Finalidad

Comentarios

Ejemplos

Valores

114 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP

En el punto de captura

eEMGDEN3 FECHA DEL ASIENTO REGISTRAL


Nombre formal

eEMGDE.AsientoRegistral.FechaAsientoRegistral

Sub-elemento de

eEMGDEN Asiento registral

Definicin

Fecha y hora de entrada del documento en la Entidad Registral de origen o de destino.

Aplicabilidad

Documento

Obligacin

Opcional

Automatizable
Sub-elementos

Repetible

No
Esquema

AAAAMMDDHHMMSS

Valor por defecto

Sin definir.

Compatibilidad

ISO 23081

Finalidad

Comentarios

Ejemplos

Valores

En el punto de captura

eEMGDEN4 N ASIENTO REGISTRAL


Nombre formal

eEMGDE.AsientoRegistral.NumeroAsientoRegistral

Sub-elemento de

eEMGDEN Asiento registral

Definicin

Nmero de Registro del Documento en el Registro General de la entidad de origen o de destino.

Aplicabilidad

Documento

Obligacin

Opcional

Automatizable
Sub-elementos

Repetible

En el punto de captura

No
Esquema

Sin definir

Valor por defecto

Sin definir.

Compatibilidad

ISO 23081

Finalidad

Comentarios

Ejemplos

Valores

eEMGDE3 - NOMBRE
Nombre formal

eEMGDE.Nombre

Sub-elemento de

No aplica.

Definicin

Ttulo en lenguaje natural del documento, expediente o serie

Aplicabilidad

Documento/Expediente/Serie

Obligacin

Opcional

Automatizable
Sub-elementos
Valores
Compatibilidad

Repetible

En el punto de captura

eEMGDE3.1 Nombre natural


eEMGDE3.3 Nombre del fichero
Esquema

Sin definir

Valor por defecto

Sin definir

ISO 23081

Descripcin.

Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 115

eEMGDE3 - NOMBRE
Finalidad

Comentarios

Ejemplos

Ayudar a identificar la entidad.


Actuar como punto de acceso para la recuperacin de los recursos por los usuarios
Describir las funciones y/o asuntos de los documentos.

eEMGDE3.1 - NOMBRE NATURAL


Nombre formal

eEMGDE.Nombre.NombreNatural

Sub-elemento de

eEMGDE3 - Nombre

Definicin

Nombre real que se da a la entidad.

Aplicabilidad

Documento/Expediente/Serie

Obligacin

Opcional.

Automatizable
Sub-elementos

Repetible

En el punto de captura

No
Esquema

Sin definir

Valor por defecto

Sin definir.

Compatibilidad

ISO 23081

Descripcin.

Finalidad

Comentarios

Valores

Proporcionar a los usuarios un punto de acceso para la localizacin de recursos.


Identificar las funciones y/o asuntos de los documentos.

Documento: Instancia de solicitud de licencia de obras


Ejemplos

Expediente: Expediente de concesin de licencia de obras


Serie: Expedientes de licencias de obras.

eEMGDE3.3 NOMBRE DEL FICHERO


Nombre formal

eEMGDE.Nombre.NombreFichero

Sub-elemento de

eEMGDE3. Nombre

Definicin

Ttulo o nombre del fichero de datos que constituye el documento

Aplicabilidad

Documento

Obligacin

Opcional

Automatizable
Sub-elementos

Repetible

No
Esquema

Sin definir

Valor por defecto

Sin definir

Compatibilidad

ISO 23081

Descripcin

Finalidad

Comentarios

Debe indicarse el nombre del fichero con extensin.

Ejemplos

Valores

En el punto de captura

Ayudar a identificar el documento como objeto fsico dentro de un sistema de ficheros.


Hacer posible la bsqueda de un fichero dentro del sistema.

116 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP

eEMGDE5 - DESCRIPCION
Nombre formal

eEMGDE.Descripcion

Sub-elemento de

No aplica.

Definicin

Informacin adicional en texto libre relativa una entidad.

Aplicabilidad

Documento/Expediente/Serie

Obligacin

Opcional.

Automatizable
Sub-elementos

Repetible

En el punto de captura

No
Esquema

Sin definir.

Valor por defecto

Sin definir.

Compatibilidad

ISO 23081

Descripcin.

Finalidad

- Hacer posible la recuperacin de la informacin sobre entidades.


- Facilitar la seleccin de la informacin por parte de los usuarios.
- Proporcionar contexto adicional a las entidades.

Comentarios

Se consigna nicamente la informacin pertinente no incluida en otros elementos.

Ejemplos

Para una entidad Documento: la serie se inici con motivo del cambio de poltica interna de la organizacin, y su definicin fue realizada, a partir de los informes previos, por.

Valores

eEMGDE11 - IDIOMA
Nombre formal

eEMGDE.Idioma

Sub-elemento de

No aplica.

Definicin

Idioma o lengua utilizada en un Documento, hablada o usada por un Agente al realizar una Actividad.

Aplicabilidad

Documento
Condicional:

Obligacin

Automatizable
Sub-elementos

Se utilizar opcionalmente para indicar el idioma de un documento si este es distinto a espaol.


Cada Institucin puede utilizarlo para indicar tambin las lenguas cooficiales empleadas.

Repetible

En el punto de captura

No
Esquema

RFC 4646:2006. Ver Apndice 17 del eEMGDE

Valor por defecto

Sin definir.

Compatibilidad

ISO 23081

Uso.

Finalidad

- Facilitar la bsqueda y recuperacin de documentos.


- Proporcionar informacin contextual adicional acerca de un agente.

Comentarios

La especificacin RFC 4646:2006 proporciona una sintaxis para construir descripciones de idioma
utilizando los cdigos de lengua de ISO 639, los cdigos de pas de ISO 3166 y los cdigos de
escritura de ISO 15924.

Ejemplos

Para un documento en gallego, gl

Valores

eEMGDE12 - PUNTOS DE ACCESO


Nombre formal

eEMGDE.PuntosAcceso

Sub-elemento de

No aplica.

Definicin

Palabras claves normalizadas, segn tesauros o lenguajes controlados, utilizadas por una organizacin o entorno con el fin de recuperar el asunto o materia, el nombre de personas, de organizaciones, de jurisdicciones, de perodos temporales y mbitos geogrficos, etc., contenidos en un
documento o regulacin.

Aplicabilidad

Documento/Expediente/Serie.

Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 117

eEMGDE12 - PUNTOS DE ACCESO


Obligacin

Opcional.

Automatizable

Repetible

En el punto de captura

eEMGDE12.1 - Trmino punto de acceso


Sub-elementos

eEMGDE12.2 - ID de punto de acceso


eEMGDE12.3 - Esquema de punto de acceso
Esquema

Sin definir

Valor por defecto

Sin definir

Compatibilidad

ISO 23081

Descripcin.

Finalidad

- Facilitar la bsqueda y la recuperacin.


- Permitir que una bsqueda pueda restringirse a una cierta materia o asunto, mbito geogrfico o
temporal, persona, institucin, etc.
- Proporcionar informacin acerca del (de los) esquema(s) de los que las palabras clave se han
extrapolado.
- Proporcionar informacin contextual adicional acerca de los documentos o las regulaciones.

Comentarios

Un punto de acceso puede ser cualquier palabra clave o dato normalizado contenido en un Documento o una Regulacin: asuntos o materias, lugares, perodos de tiempo, personas, organizaciones, regulaciones, etc. Por tanto, si se utiliza este elemento se deben tomar precauciones para
distinguir entre una entidad, cuando es participante activa en un proceso de gestin o de gestin de
documentos, y esa misma entidad cuando es aquello de lo que trata un documento o una regulacin.

Ejemplos

Valores

eEMGDE12.1 - TRMINO PUNTO DE ACCESO


Nombre formal

eEMGDE.PuntosAcceso.TerminoPuntoAcceso

Sub-elemento de

eEMGDE12 - Puntos de acceso

Definicin

Palabra clave que describe el contenido del documento o de la regulacin.

Aplicabilidad

Documento/Expediente/Serie.

Obligacin

Opcional.

Automatizable
Sub-elementos

Repetible

En el punto de captura

No
Esquema

Aquellos ya existentes elegidos por cada organizacin, o los elaborados


ex profeso por stas de conformidad con sus necesidades.

Valor por defecto

Sin definir.

Compatibilidad

ISO 23081

Descripcin.

Finalidad

Comentarios

Algunos esquemas basados en materias son jerrquicos; otros permiten el uso de un cierto nmero
de palabras clave ponderadas como iguales. Si el esquema es jerrquico, la estructura debe quedar
reflejada utilizando caracteres delimitadores en la cadena misma de trminos de palabras clave. Si
los trminos se ponderan como iguales, debe repetirse todo el elemento eEMGDE12 - Puntos de
acceso.

Ejemplos

Farmacia, Urbanismo, Administracin de Empresas, Siglo XIX, Guerra de Iraq, Madrid, Ley 11/2007,
Calificacin de documentos.

Valores

Facilitar la bsqueda y la recuperacin.


Permitir que una bsqueda pueda restringirse a una materia, persona, lugar, tiempo etc.
Proporcionar informacin adicional, acerca de los documentos o las regulaciones

eEMGDE12.2 - ID PUNTO DE ACCESO


Nombre formal

eEMGDE.PuntosAcceso.IdPuntoAcceso

Sub-elemento de

eEMGDE12 - Puntos de acceso

Definicin

Identificador asignado a una palabra clave dentro de un esquema.

118 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP

eEMGDE12.2 - ID PUNTO DE ACCESO


Aplicabilidad

Documento/Expediente/Serie.

Obligacin

Opcional. Se recomienda su utilizacin si existe una taxonoma (tesauro, ndice, lista de autoridades,
lenguaje o vocabulario controlado, etc.) para proporcionar un valor al sub-elemento eEMGDE12.1 Trmino punto de acceso.

Automatizable
Sub-elementos

Repetible

En el punto de captura

No
Esquema

Aquellos ya existentes elegidos por cada organizacin, o los elaborados


ex profeso por stas de conformidad con sus necesidades.

Valor por defecto

Sin definir.

Compatibilidad

ISO 23081

Sin compatibilidad.

Finalidad

Comentarios

La forma del identificador ser definida por el esquema del que se ha tomado el trmino. Si los trminos del punto de acceso tienen identificadores, las organizaciones pueden decidir recoger y utilizar los identificadores como un mtodo abreviado para acceder a los trminos mismos.

Ejemplos

521.3, 72, 636 (si se estuviera usando, por ejemplo, la Clasificacin Decimal Universal).

Valores

Facilitar la bsqueda y la recuperacin.


Permitir que una bsqueda pueda restringirse a una materia, persona, lugar, tiempo etc.

eEMGDE12.3 - ESQUEMA PUNTO DE ACCESO


Nombre formal

eEMGDE.PuntosAcceso.EsquemaPuntoAcceso

Sub-elemento de

eEMGDE12 - Puntos de acceso

Definicin

Referencia al esquema del que el punto de acceso se ha extrado.

Aplicabilidad

Documento/Expediente/Serie

Obligacin

Condicional: Debe utilizarse si se utiliza una taxonoma (tesauro, ndice, lista de autoridades, lenguaje o vocabulario controlado, etc.) para proporcionar un valor a los sub-elementos eEMGDE12.1 Trmino punto de acceso, o 12.2 - ID de punto de acceso.

Automatizable
Sub-elementos

Valores

Compatibilidad
Finalidad

Repetible

En el punto de captura

No
Esquema

Existen muchos esquemas de valores y algunos tendrn que ser definidos localmente por cada organizacin por lo que no se prescribe ningn
esquema, y se deja a eleccin de cada organizacin.

Valor por defecto

Sin definir.

ISO 23081

Sin compatibilidad.

Proporcionar informacin acerca de los esquemas de los que se han tomado los puntos de acceso.
Proporcionar informacin de contexto adicional acerca de los documentos o las regulaciones.

Comentarios

Ejemplos

Listado de materias de la Biblioteca Nacional, Clasificacin Decimal Universal, listado de puntos de


acceso en la plataforma PARES

eEMGDE14 - CARACTERSTICAS TCNICAS


Nombre formal

eEMGDE.CaracteristicasTecnicas

Sub-elemento de

No aplica.

Definicin

Informacin acerca de la forma lgica y otras caractersticas tcnicas lgicas y fsicas de un documento nacido digital o digitalizado.

Aplicabilidad

Documento

Obligacin

Obligatorio ENI

Automatizable

Repetible

En el punto de captura

Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 119

eEMGDE14 - CARACTERSTICAS TCNICAS


eEMGDE14.2 - Formato (Obligatorio ENI)
eEMGDE14.3 - Versin de formato
Sub-elementos

eEMGDE14.7 - Resolucin
eEMGDE14.8 - Tamao
eEMGDE14.9 - Profundidad de color

Valores
Compatibilidad

Esquema

Sin definir.

Valor por defecto

Sin definir.

ISO 23081

Uso.

Finalidad

Proporcionar informacin especfica acerca de las decisiones que pueden adoptarse en relacin
al almacenamiento, la conservacin y la representacin de los documentos.
Hacer posible la bsqueda de documentos de un formato particular a efectos de gestin o de
localizacin de recursos.
Facilitar la gestin de la conservacin y el almacenamiento.
Hacer posible la migracin o transferencia de los documentos de un soporte o localizacin a otro
basndose en sus formatos particulares de datos, para que los documentos del mismo formato
de datos puedan gestionarse juntos, migrarse al mismo tiempo, etc.
Proporcionar punteros a informacin ms detallada acerca del formato de un documento digital o
digitalizado o el software utilizado para crear un documento digital o digitalizado.
En el caso de documentos digitalizados, proporcionar garantas de la autenticidad, fiabilidad,
integridad y disponibilidad de los documentos resultantes de un proceso de digitalizacin.

Comentarios

La informacin proporcionada por este elemento puede utilizarse para determinar las estrategias de
conservacin sobre los documentos digitales y debera ser lo ms completa posible para asegurar
que las caractersticas tcnicas se identifican con exactitud.

Ejemplos

eEMGDE14.3 - VERSIN DE FORMATO


Nombre formal

eEMGDE.CaracteristicasTecnicas.VersionFormato

Sub-elemento de

eEMGDE14 - Caractersticas tcnicas

Definicin

Versin del formato lgico de fichero del documento.

Aplicabilidad

Slo a la entidad Documento.

Obligacin

Opcional

Automatizable
Sub-elementos
Valores
Compatibilidad

En el punto de captura

No
Esquema

Sin definir.

Valor por defecto

Sin definir.

ISO 23081

Sin compatibilidad.

Finalidad

Repetible

Hacer posible la bsqueda de documentos de un formato particular de datos a efectos de gestin o de localizacin de recursos.
Facilitar la gestin de la conservacin y el almacenamiento.
Hacer posible la migracin y transferencia de los documentos de un soporte o localizacin a otro
basndose en sus formatos particulares de datos, para que los documentos del mismo formato
de datos puedan gestionarse juntos, migrarse al mismo tiempo, etc.

Debera utilizarse para registrar informacin sobre la versin del formato, cuando se conozca.
Comentarios

Ejemplos

La versin facilita que los documentos digitales puedan migrarse, convertirse, conservarse y representarse correctamente. Si no existe medio para conocerla, el sub-elemento debera cumplimentarse con el valor Desconocida.
PDF 1.7, XHTML 1.0

120 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP

eEMGDE14.7 - RESOLUCIN
Nombre formal

eEMGDE.CaracteristicasTecnicas.Resolucion

Sub-elemento de

eEMGDE14 - Caractersticas tcnicas

Definicin

Medida de la capacidad para capturar los detalles del documento original, a menudo cuantificada en
pxeles por pulgada.

Aplicabilidad

Documento

Obligacin

Opcional. Aplicable en caso de documentos digitalizados

Automatizable
Sub-elementos

Valores

Compatibilidad
Finalidad

Repetible

En el punto de captura

No.
Indicar la resolucin para cada una de las dimensiones del documento
siguiendo el esquema:

Esquema

resolucin horizontal x resolucin vertical


Valor por defecto

200 x 200

ISO 23081

Sin compatibilidad.

Proporcionar informacin especfica para definir qu decisiones relativas al almacenamiento, la


conservacin y la representacin de los documentos pueden adoptarse.
Facilitar la gestin de la conservacin y el almacenamiento.

Comentarios

Ejemplos

200 x 200 ppp


300 x 200 ppp

eEMGDE14.8 - TAMAO
Nombre formal

eEMGDE.CaracteristicasTecnicas.Tamano

Sub-elemento de

eEMGDE14 - Caractersticas tcnicas

Definicin

Dimensiones fsicas, tamao lgico o duracin del documento.

Aplicabilidad

Slo al tipo de entidad Documento.

Obligacin

Opcional

Automatizable
Sub-elementos
Valores
Compatibilidad

Repetible

En el punto de captura

eEMGDE14.8.2 - Tamao Lgico


eEMGDE14.8.4 - Unidades
Esquema

Sin definir

Valor por defecto

Sin definir

ISO 23081

Sin compatibilidad.

Proporcionar informacin especfica acerca del almacenamiento, conservacin y representacin


de los documentos.
Facilitar la gestin de la conservacin y el almacenamiento.
Hacer posible la migracin y transferencia de los documentos de un soporte o localizacin a otro
basndose en sus formatos particulares de datos, para que los documentos del mismo formato
de datos puedan gestionarse juntos, migrarse al mismo tiempo, etc.

Finalidad

Comentarios

Debe actualizarse cada vez que se conviertan los documentos a un nuevo formato. Los cambios
deben quedar reflejados en eEMGDE21.6 - Historia del cambio.

Ejemplos

eEMGDE14.8.2 - TAMAO LGICO


Nombre formal

eEMGDE.CaracteristicasTecnicas.Tamano.TamanoLogico

Sub-elemento de

eEMGDE14.8 - Tamao

Definicin

Tamao lgico del documento.

Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 121

eEMGDE14.8.2 - TAMAO LGICO


Aplicabilidad

Documento/Expediente

Obligacin

Opcional

Automatizable
Sub-elementos

Repetible

En el punto de captura

No
Esquema

Sin definir.

Valor por defecto

Sin definir.

Compatibilidad

ISO 23081

Sin compatibilidad.

Finalidad

Facilitar la gestin de la conservacin y el almacenamiento.

Se introducir el tamao del documento en el formato estndar recogido en el Catlogo de estndares y no en su codificacin en base64.

Comentarios

Slo registra nmeros, sin las unidades asociadas, para facilitar el procesamiento por mquina
de los valores. Las unidades deben especificarse en el sub-elemento eEMGDE14.8.4 - Unidades.

Ejemplos

20,5

Valores

eEMGDE14.8.4 - UNIDADES
Nombre formal

eEMGDE.CaracteristicasTecnicas.Tamano.Unidades

Sub-elemento de

eEMGDE14.8 - Tamao

Definicin

Elemento de medida utilizado para registrar las dimensiones de un documento fsico o el tamao o
la duracin lgicos de un documento digital.

Aplicabilidad

Documento/Expediente

Obligacin

Opcional

Automatizable
Sub-elementos
Valores
Compatibilidad

Comentarios

En el punto de captura

No
Esquema

Sin definir

Valor por defecto

Sin definir.

ISO 23081

Sin compatibilidad.

Finalidad

Repetible

Proporcionar informacin especfica acerca del almacenamiento, conservacin y representacin


de los documentos.
Facilitar la gestin de la conservacin y el almacenamiento.
Hacer posible la migracin y transferencia de los documentos de un soporte o localizacin a otro
basndose en sus formatos particulares de datos, para que los documentos del mismo formato
de datos puedan gestionarse juntos, migrarse al mismo tiempo, etc.

Para especificar las unidades utilizadas para registrar la extensin digital, deberan tomarse los
valores definidos en el esquema. Las unidades utilizadas para anchura, volumen, duracin, etc.,
deberan ser determinadas por cada organizacin. La separacin de las unidades de medida de los
nmeros reales de unidades facilita el tratamiento automatizado de los valores de los metadatos
eEMGDE14.8.1 - Dimensiones fsicas, y eEMGDE14.8.2 - Tamao Lgico.
Dado que el elemento eEMGDE14.8 - Tamao es aplicable para sistemas digitales, analgicos e
hbridos, tambin puede ser conveniente la utilizacin en este elemento de un esquema de unidades fsicas para documentos analgicos (cajas, libros, legajos)

Ejemplos

cm, Mb, cajas

eEMGDE14.9PROFUNDIDAD DE COLOR
Nombre formal

eEMGDE.CaracteristicasTecnicas.ProfundidadColor

Sub-elemento de

eEMGDE14Caractersticas Tcnicas

Definicin

Profundidad de color o escala de grises o resolucin cromtica de una imagen digitalizada

122 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP

eEMGDE14.9PROFUNDIDAD DE COLOR
Aplicabilidad

Documento

Obligacin

Opcional. Aplicable en caso de documentos digitalizados

Automatizable

Sub-elementos

Repetible

En el punto de captura

No
Esquema

N bits

Valor por defecto

Sin definir

Compatibilidad

ISO 23081

Sin compatibilidad.

Finalidad

Ofrecer informacin acerca del tratamiento del color en documentos digitalizados con objeto de
poder comprobar, en caso necesario, la fidelidad de la copia digitalizada respecto del documento
original.

Comentarios

Ejemplos

8 (bits), 24 (bits)

Valores

eEMGDE15 - UBICACIN
Nombre formal

eEMGDE.Ubicacion

Sub-elemento de

No aplica.

Definicin

Localizacin fsica donde reside un documento.

Aplicabilidad

Documento/Expediente

Obligacin

Opcional.

Automatizable

Repetible

En el punto de captura

eEMGDE15.1 - Soporte

Sub-elementos

eEMGDE15.2 - Localizacin
Esquema

Sin definir

Valor por defecto

Sin definir

Compatibilidad

ISO 23081

Uso.

Finalidad

Valores

Hacer posible la localizacin actual del documento, para recuperarlo cuando se requiera.

Debera utilizarse cuando:


-

El documento no est localizado dentro de un sistema de gestin de documentos, sino que se


mantiene en algn otro tipo de almacenamiento virtual o fsico.
- Sea necesario distinguir la localizacin del documento a efectos de gestin y de acceso.
Aplicable a entornos hbridos, esto es, cuando en un expediente electrnico se quiera hacer referencia a documentos en papel, o cuando se prevea que se va a querer incorporar al expediente
documentos o pruebas que por sus caractersticas fsicas no puedan revestir la forma de documentos ENI ver NTI Expediente-e V.3

Comentarios

Ejemplos

eEMGDE15.1 - SOPORTE
Nombre formal

eEMGDE.Ubicacion.Soporte

Sub-elemento de

eEMGDE15 - Ubicacin

Definicin

Objeto fsico sobre el que se almacena un documento.

Aplicabilidad

Documento.

Obligacin

Opcional

Automatizable
Sub-elementos
Valores

Repetible

En el punto de captura

No
Esquema

Sin definir.

Valor por defecto

Sin definir.
Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 123

eEMGDE15.1 - SOPORTE
Compatibilidad

ISO 23081

Finalidad

Comentarios

Debe utilizarse obligatoriamente en el caso de documentos analgicos incorporados a sistemas


electrnicos de gestin de documentos

Ejemplos

CD-ROM, DVD, unidad de disco duro externo, caja AGA

Sin compatibilidad.

Mantener localizados los documentos de los que la organizacin es responsable.

eEMGDE15.2 - LOCALIZACIN
Nombre formal

eEMGDE.Ubicacion.Localizacion

Sub-elemento de

eEMGDE15 - Ubicacin

Definicin

Localizacin actual (fsica) del documento.

Aplicabilidad

Documento.

Obligacin

Opcional.

Automatizable
Sub-elementos

Repetible

16

En el punto de captura

No
Esquema

Sin definir.

Valor por defecto

Sin definir.

Compatibilidad

ISO 23081

Sin compatibilidad.

Finalidad

Comentarios

Debe utilizarse en el caso de documentos analgicos incorporados a sistemas electrnicos de gestin de documentos

Ejemplos

Valores

Hacer posible la localizacin actual del documento, para recuperarlo cuando se requiera o solicite

Archivo Central, caja 12546

eEMGDE16 - VERIFICACIN DE INTEGRIDAD


Nombre formal

eEMGDE.VerificacionIntegridad

Sub-elemento de

No aplica.

Definicin

Mtodo para determinar si los bits que conforman un documento digital han sufrido algn cambio en
el curso de la transmisin o del almacenamiento. A veces se le denomina fijeza.

Aplicabilidad

Documento/Expediente

Obligacin

Opcional

Automatizable
Sub-elementos

Repetible

eEMGDE16.1 - Algoritmo
No aplica.

Valor por defecto

No aplica.

Compatibilidad

ISO 23081

Uso.

Finalidad

Comentarios

Ejemplos

16

En el punto de captura

eEMGDE16.2 - Valor
Esquema

Valores

Verificar si un objeto ha sido alterado de manera no documentada o no autorizada.


Garantizar la integridad y autenticidad de los documentos a lo largo del tiempo, facilitando su
conservacin.

Si el volumen es muy grande y debe repartirse en varias localizaciones.

124 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP

eEMGDE16.1 - ALGORITMO
Nombre formal

eEMGDE.VerificacionIntegridad.Algoritmo

Sub-elemento de

eEMGDE16 - Verificacin de integridad

Definicin

Mtodo algortmico reproducible que transforma la secuencia de caracteres que forma un Documento, en
un valor de longitud fija, que representa el valor digital de dicho Documento. Se excluye el caso de CSV

Aplicabilidad

Documento/Expediente

Obligacin

Opcional

Automatizable
Sub-elementos

Repetible

En el punto de captura

No
Esquema

Sin definir

Valor por defecto

Sin definir

Compatibilidad

ISO 23081

Sin compatibilidad.

Finalidad

- Verificar si un objeto ha sido alterado de manera no documentada o no autorizada.


- Garantizar la integridad y autenticidad de los documentos a lo largo del tiempo

Comentarios

Este metadato debe utilizarse en conjuncin con el sub-elemento eEMGDE16.2 - Valor, para especificar el valor calculado a partir del algoritmo empleado.

Ejemplos

SHA-1.

Valores

eEMGDE16.2 - VALOR
Nombre formal

eEMGDE.VerificacionIntegridad.Valor

Sub-elemento de

eEMGDE16 - Verificacin de integridad

Definicin

Valor real, generado por el algoritmo definido en eEMGDE16.1 - Algoritmo que representa el documento simple o conjunto de documentos a que hace referencia.

Aplicabilidad

Documento/Expediente

Obligacin

Opcional

Automatizable
Sub-elementos

Repetible

En el punto de captura

No
Esquema

Esquemas desarrollados por cada organizacin.

Valor por defecto

No aplica.

Compatibilidad

ISO 23081

Sin compatibilidad.

Finalidad

Valores

Verificar si un objeto ha sido alterado de manera no documentada o no autorizada.


Garantizar la integridad y autenticidad de los documentos a lo largo del tiempo

Este elemento es conocido informalmente como suma de verificacin o checksum.


Comentarios

El valor ser una cadena de longitud fija. Debe utilizarse en conjuncin con el elemento
eEMGDE16.1 - Algoritmo, para especificar el nombre del algoritmo utilizado para generar el valor.
El hash del expediente o de la agregacin se calcula sobre el respectivo fichero de ndice.

Ejemplos

573066A121BECFDC7B2643338ED11EB2AAEFD056,
3081760FAE9365BD299CA0A466F2C022D438705A

eEMGDE17.1.1 - PERFIL DE FIRMA


Nombre formal

eEMGDE.Firma.TipoFirma.PerfilFirma

Sub-elemento de

eEMGDE17.1 - Tipo de firma

Definicin

Perfil de firma empleado en una firma con certificado electrnico

Aplicabilidad

Documento/Expediente

Obligacin

Condicional: De aplicacin si el elementoeEMGDE17.1 - Nivel de firma contiene el valor Firma electrnica avanzada basada en certificado electrnico.

Automatizable

Repetible

En el punto de captura

Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 125

eEMGDE17.1.1 - PERFIL DE FIRMA


Sub-elementos

Valores

No tiene
1.- Para las firmas XADES y CADES : EPES, T, C, X, XL, A, BASELINE
B-Level, BASELINE T-Level, BASELINE LT-Level, BASELINE LTA-Level

Esquema

2.- Para las firmas PADES : EPES, LTV, BASELINE B-Level, BASELINE
T-Level, BASELINE LT-Level, BASELINE LTA-Level

Valor por defecto

Sin definir.

Compatibilidad

ISO 23081

Sin compatibilidad.

Finalidad

Los perfiles de firma son las reglas usadas para asegurar la interoperabilidad de las firmas, relativas
a los elementos opcionales de las especificaciones referidas, el rango de valores, etc.

Comentarios

Ejemplos

T, C, A, BASELINE LTA-Level

eEMGDE17.5 - FIRMANTE
Nombre formal

eEMGDE.Firma.Firmante

Sub-elemento de

eEMGDE17 - Firma

Definicin

Informa sobre la identidad del/los firmante/s del documento, la calidad en la que firman y el nivel de
firma

Aplicabilidad

Documento/Expediente

Obligacin

Opcional

Automatizable

Repetible

En el punto de captura

eEMGDE17.5.1. - Nombre y apellidos o razn social


eEMGDE17.5.2. - Nmero de identificacin de los firmantes
Sub-elementos

eEMGDE17.5.3. - En calidad de
eEMGDE17.5.4. - Nivel de firma
eEMGDE17.5.5. - Informacin adicional
Esquema

Texto libre. Nombre y cargo de los firmantes

Valor por defecto

Sin definir.

Compatibilidad

ISO 23081

Sin compatibilidad.

Finalidad

Informar sobre la identidad y cargo del/los firmante/s del documento

Comentarios

Si es preciso repetirlo, se repetir todo el elemento eEMGDE17 - Firma.

Ejemplos

J. Snchez, Subdirector General de

Valores

eEMGDE17.5.1 - NOMBRE Y APELLIDOS O RAZN SOCIAL


Nombre formal

eEMGDE.Firma.Firmante.NombreApellidos

Sub-elemento de

eEMGDE17.6 - Firmante

Definicin

Informa sobre la del/los firmante/s del documento

Aplicabilidad

Documento/Expediente

Obligacin

Opcional

Automatizable
Sub-elementos

Repetible

En el punto de captura

No
Esquema

Texto libre. Nombre o razn social de los firmantes

Valor por defecto

Sin definir.

Compatibilidad

ISO 23081

Sin compatibilidad.

Finalidad

Informar sobre la identidad del/los firmante/s del documento

Comentarios

Si es preciso repetirlo, se repetir todo el elemento eEMGDE17 - Firma.

Ejemplos

J. Snchez. Empresa X

Valores

126 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP

eEMGDE17.5.2 NMERO DE IDENTIFICACIN DE LOS FIRMANTE/S


Nombre formal

eEMGDE.Firma.Firmante. NmeroIdentificacionFirmantes

Sub-elemento de

eEMGDE17.6. Firmante

Definicin

Proporciona un identificador de las personas fsicas o jurdicas que firman el documentos

Aplicabilidad

Documento/Expediente

Obligacin

Opcional

Automatizable
Sub-elementos

Repetible

En el punto de captura

No
Esquema

NIF, DNI, NIE o Nmero de Pasaporte

Valor por defecto

Sin definir.

Compatibilidad

ISO 23081

Sin compatibilidad.

Finalidad

Identificar de forma unvoca al/a los formante/s del documento simple, expediente o agregacin

Comentarios

Si es preciso repetirlo, se repetir todo el elemento eEMGDE17 - Firma.

Valores

Ejemplos
eEMGDE17.5.3 - EN CALIDAD DE
Nombre formal

eEMGDE.Firma.Firmante.EnCalidadDe

Sub-elemento de

eEMGDE17.6 - Firmante

Definicin

Informa sobre la funcin de cada uno de los firmantes

Aplicabilidad

Documento/Expediente

Obligacin

Opcional

Automatizable
Sub-elementos

Repetible

En el punto de captura

No
Esquema

Firmante; Cofirmante; Contrafirmante

Valor por defecto

Sin definir.

Compatibilidad

ISO 23081

Sin compatibilidad.

Finalidad

Informar sobre sobre la funcin de cada uno de los firmantes

Comentarios

Si es preciso repetirlo, se repetir todo el elemento eEMGDE17 - Firma.

Valores

Ejemplos
eEMGDE17.5.4 - NIVEL DE FIRMA
Nombre formal

eEMGDE.Firma.NivelFirma

Sub-elemento de

eEMGDE17.6 - Firmante

Definicin

Indicador normalizado que refleja el grado de confianza de la firma utilizado.

Aplicabilidad

Documento/Expediente.

Obligacin

Opcional

Automatizable
Sub-elementos

Repetible

En el punto de captura

No
Esquema

Definido en el Captulo II. De la identificacin y autenticacin de la Ley


11/2007, de 22 de junio.

Valor por defecto

Sin definir

Compatibilidad

ISO 23081

Sin compatibilidad.

Finalidad

Sealar el tipo de firma electrnica empleada para la autenticacin del Documento Simple, Expediente o Agregacin.

Comentarios

Si es preciso repetirlo, se repetir todo el elemento eEMGDE17 - Firma.

Ejemplos

Nick, PIN ciudadano, Firma electrnica avanzada, Claves concertadas, Firma electrnica avanzada
basada en certificados, CSV

Valores

Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 127

eEMGDE17.5.5INFORMACIN ADICIONAL
Nombre formal

eEMGDE.Firma.InformacionAdicional

Sub-elemento de

eEMGDE17.6 - Firmante

Definicin

Cualquier otra informacin acerca del firmante

Aplicabilidad

Documento/Expediente

Obligacin

Opcional

Automatizable
Sub-elementos

Repetible

En el punto de captura

Esquema

Sin definir

Valor por defecto

Sin definir

Compatibilidad

ISO 23081

Sin compatibilidad

Finalidad

Ofrecer cualquier otra informacin que se considere til acerca del firmante

Comentarios

Se introducir el valor como cadena de texto libre

Ejemplos

Valores

No

eEMGDE21 - TRAZABILIDAD
Nombre formal

eEMGDE.Trazabilidad

Sub-elemento de

No aplica.

Definicin

Informacin acerca de las acciones realizadas sobre las distintas entidades y metadatos de las
mismas, las fechas de realizacin, la base normativa para realizarlas, y el usuario que las realiz.

Aplicabilidad

Documento/Expediente/Serie

Obligacin

Opcional.

Automatizable

Sub-elementos

Valores

Repetible

En el punto de captura

Esquema

Sin definir

Valor por defecto

Sin definir

Compatibilidad

ISO 23081

Historial de eventos.

Finalidad

Mantener una pista de auditora inalterable de las acciones realizadas en el sistema.

Comentarios
Ejemplos

eEMGDE21.1 - Accin
eEMGDE21.1.1 - Fecha de la accin
eEMGDE21.1.2 - Entidad de la accin
eEMGDE21.2 - Motivo reglado
eEMGDE21.3 - Usuario de la Accin
eEMGDE21.6 - Historia del cambio

La trazabilidad equivale a lo que se conoce como pista de auditora de tal modo que la implantacin
de este elemento y sus subelementos depender de implantaciones especficas que deben respetar
las buenas prcticas y normas tcnicas relativas a seguimiento de acciones.
-

eEMGDE21.1 - ACCIN
Nombre formal

eEMGDE.Trazabilidad.Accion

Sub-elemento de

eEMGDE21 - Trazabilidad

Definicin

Indicador del tipo de accin realizada sobre una o varias entidades del sistema

Aplicabilidad

Documento/Expediente/Serie

Obligacin

Opcional

Automatizable
Sub-elementos
Valores
Compatibilidad

Repetible

eEMGDE21.1.1 - Fecha de la accin


eEMGDE21.1.2 - Entidad de la accin
Esquema

Sin definir.

Valor por defecto

Sin definir.

ISO 23081

Historial de eventos.

128 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP

En el punto de captura

eEMGDE21.1 - ACCIN
Finalidad

Denominar el tipo de accin realizada sobre una determinada entidad en un momento determinado
del tiempo.

Comentarios

Para definir el esquema de valores se puede tomar como base el Apndice 7 del eEMGDE (*)

Ejemplos

Accede a, Cambia, Borra

(*) Adaptacin del apndice 7 del eEMGDE a las necesidades del Departamento en un entorno mono-entidad

Accin de gestin de
documentos

Descripcin

Accede a

Ejecuta el proceso de acceso a documentos.

Adjunta a

Crea un enlace entre dos objetos, generalmente documentos.

Borra

Accin que elimina (no modifica) los valores de un elemento de metadatos.

Cambia

Modificacin del valor o estado de un elemento de metadatos o el contenido de


un documento (incluye adiciones).

Cierra

Declara finalizada o terminada una agregacin o actuacin, cuando ya no puede contener ms documentos o datos, o el valor no puede aplicarse a documentos actuales.

Contribuye a

Realizacin de una aportacin al contenido del documento.

Convierte

Cambio del documento digital de un formato a otro.

Copia

Acto o proceso de duplicar un objeto, a partir de un proceso de reproduccin

Crea

Responsabilidad de redactar el contenido del documento.

Descarga

Proceso de copiar datos de su localizacin de almacenamiento a un dispositivo


local (o interno o externo a la organizacin).

Descifra

Proceso de volver a convertir datos cifrados a su forma original para que puedan comprenderse.

Destruye

Proceso de destruir fsicamente el contenido de una entidad documento.

Elimina

Destruccin de un documento.

Cifra

Proceso de aplicar un protocolo de encriptacin que representa datos digitales


no legibles, excepto para aquellos que poseen la clave para descifrarlos.

Enva

Proceso de distribuir copias de un documento a uno o mltiples receptores.

Finaliza

Momento en que una entidad deja de existir, se cierra, se destruye.

Firma

Acto o proceso de adjuntar, incrustar o vincular un documento con un mecanismo que le da validez, en sus distintas variantes.

Imprime

Proceso de representar un documento sobre papel.

Incorpora

Aade una entidad a un determinado nivel de agregacin del que debe formar
parte.

Migra

Proceso de transferir documentos de un sistema a otro, manteniendo la autenticidad y sin conversin ni introduccin de datos relevantes.

Reemplaza

Proceso de volver a copiar fsicamente un documento a su almacenamiento


despus de su reutilizacin o edicin por un agente particular.

Revisa

Proceso de examen que implica un chequeo del contenido contra criterios externos establecidos.

Transfiere

Proceso de mover un documento de una localizacin de almacenamiento a


otra, incluida la transferencia fuera de lnea.

Visualiza

Proceso de recuperar informacin en pantalla (no de copiarla ni de descargarla


a un almacenamiento local).

Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 129

eEMGDE21.1.1 - FECHA DE LA ACCIN


Nombre formal

eEMGDE.Trazabilidad.Accion.FechaAccion

Sub-elemento de

eEMGDE21.1. Accin

Definicin

Indicador del momento en que la accin sealada en eEMGDE21.1 ha sido ejecutada

Aplicabilidad

Documento/Expediente/Serie

Obligacin

Opcional.

Automatizable
Sub-elementos

Repetible

En el punto de captura

No
Esquema

[<AAAA-MM-DD>T<hh:mm:ss>]. <ISO 8601>.

Valor por defecto

Sin definir.

Compatibilidad

ISO 23081

Historial de eventos.

Finalidad

Registrar el momento en que la accin sealada en eEMGDE21.1. ha sido ejecutada

Comentarios

Ejemplos

Valores

eEMGDE21.1.2 - ENTIDAD DE LA ACCIN


Nombre formal

eEMGDE.Trazabilidad.Accion.EntidadAccion

Sub-elemento de

eEMGDE21.1 - Accin

Definicin

Indicador del componente del documento sobre el que se ejecuta la accin sealada en
eEMGDE21.1.1 (contenido, metadatos)

Aplicabilidad

Documento/Expediente

Obligacin

Opcional

Automatizable
Sub-elementos

Repetible

En el punto de captura

No
Esquema

Contenido del documento/Metadatos del documento/Metadatos del expediente

Valor por defecto

Sin definir.

Compatibilidad

ISO 23081

Historial de eventos.

Finalidad

Denominar el tipo de accin realizada sobre una determinada entidad en un momento determinado
del tiempo.

Comentarios

Ejemplos

Valores

eEMGDE21.2 - MOTIVO REGLADO


Nombre formal

eEMGDE.Trazabilidad.MotivoReglado

Sub-elemento de

eEMGDE21 - Trazabilidad

Definicin

Razn por la que se lleva a cabo la accin asociada expresada en eEMGDE21.1 - Accin.

Aplicabilidad

Documento/Expediente/Serie

Obligacin

Opcional

Automatizable
Sub-elementos
Valores

Repetible

No
Esquema

Sin definir.

Valor por defecto

Sin definir.

130 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP

En el punto de captura

eEMGDE21.2 - MOTIVO REGLADO


Compatibilidad

ISO 23081

Finalidad

Informar acerca de la motivacin reglada por la que se ha llevado a cabo una determinada accin
sobre una entidad.

Comentarios

Toda accin realizada sobre las entidades del sistema debe tener una motivacin, particularmente
si es una accin de gestin de documentos o que pueda afectar a las propiedades de los mismos, o
de alguna otra de las entidades del sistema. Este motivo puede ser una ley o disposicin de rango
legal, una norma tcnica, un procedimiento interno, etc. Si no se satisface simultneamente con el
resto de sub-elementos de este elemento, existen indicios de que la accin es irregular, o de que de
manera maliciosa o no intencionada afecta a las propiedades de las entidades implicadas.

Ejemplos

Historial de eventos.

En virtud de la Orden CUL/2165/2009, de delegacin de competencias.


Sin motivo reglado.

eEMGDE21.3 - USUARIO DE LA ACCIN


Nombre formal

eEMGDE.Trazabilidad.UsuarioAccion

Sub-elemento de

eEMGDE21 - Trazabilidad

Definicin

Identificacin del usuario que ha realizado la accin determinada en eEMGDE21.1 - Accin.

Aplicabilidad

Documento/Expediente/Serie

Obligacin

Opcional.

Automatizable
Sub-elementos

Repetible

En el punto de captura

No
Esquema

Sin definir.

Valor por defecto

Sin definir.

Compatibilidad

ISO 23081

Historial de eventos.

Finalidad

Mantener una pista de auditora inalterable de las personas que ejecutan las acciones realizadas en
el sistema.

Comentarios

El usuario puede ser un nombre de usuario, el nombre completo de la persona que realiza o realiz
la accin, la direccin IP del equipo del usuario, etc., dependiendo de implantaciones especficas.
En cualquier caso, la persona que realiza una determinada accin en una fecha y hora determinadas debe quedar suficientemente identificada.

Ejemplos

12345678A, 172.16.0.45

Valores

eEMGDE21.6 - HISTORIA DEL CAMBIO


Nombre formal

eEMGDE.Trazabilidad.HistoriaCambio

Sub-elemento de

eEMGDE21 - Trazabilidad

Definicin

Informacin que registra el elemento de metadato que ha sido modificado sobre una determinada
entidad y su valor anterior.

Aplicabilidad

Documento/Expediente/Serie

Obligacin

Opcional

Automatizable
Sub-elementos
Valores

Repetible

En el punto de captura

21.6.1 Nombre del elemento


21.6.2 Valor anterior
Esquema

Sin definir.

Valor por defecto

Sin definir.

Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 131

eEMGDE21.6 - HISTORIA DEL CAMBIO


Compatibilidad

ISO 23081
-

Finalidad

Historial de eventos.

Registrar/rastrear los cambios sobre los metadatos de una entidad a lo largo del tiempo.
Hacer posible el que se realice y mantenga una historia completa de las acciones de las entidades.
Ayudar a documentar los efectos o resultados de las relaciones entre entidades.
Identificar aquellos elementos o sub-elementos que han cambiado como resultado de una relacin.
Proporcionar una historia de los cambios a los elementos y sub-elementos de metadatos resultantes de las relaciones entre entidades.
Facilitar la comprensin de los cambios realizados sobre los metadatos de una entidad a lo largo
del tiempo.

Comentarios

Este sub-elemento se utiliza para almacenar los valores anteriores de los elementos o subelementos cuando una relacin entre dos entidades (esto es, un evento) da como resultado cambios en uno o ms de los valores actuales. No todas las relaciones dan como resultado cambios a
los valores actuales de los elementos o sub-elementos. El nuevo valor de un elemento o subelemento se registrar en ese elemento o sub-elemento como el valor actual, sobrescribiendo por
tanto el valor anterior. Si de una sola relacin entre dos entidades resultan mltiples cambios, este
sub-elemento debe repetirse para documentar cada cambio.

Ejemplos

eEMGDE21.6.1 - NOMBRE DEL ELEMENTO


Nombre formal

eEMGDE.Trazabilidad.HistoriaCambio.NombreElemento

Sub-elemento de

eEMGDE21.6 - Historia del cambio

Definicin

Nombre de un elemento o subelemento de metadato cuyo valor ha sufrido algn tipo de modificacin.

Aplicabilidad

Documento/Expediente/Serie

Obligacin

Condicional

Automatizable
Sub-elementos

Repetible

En el punto de captura

No
Esquema

Las etiquetas de elemento y sub-elemento utilizadas en este esquema.

Valor por defecto

Sin definir.

Compatibilidad

ISO 23081

Historial de eventos.

Finalidad

Identificar aquellos elementos o sub-elementos que han cambiado como resultado de una relacin.

Comentarios

Debe utilizarse en conjuncin con el sub-elemento eEMGDE21.6.2 - Valor anterior para registrar
qu metadato ha cambiado como resultado de una relacin, y su valor real antes del cambio. Tambin debe utilizarse en situaciones en las que no se registr ningn valor anterior en el elemento o
sub-elemento afectado.

Ejemplos

Valores

eEMGDE21.6.2 - VALOR ANTERIOR


Nombre formal

eEMGDE.Trazabilidad.HistoriaCambio.ValorAnterior

Sub-elemento de

eEMGDE21.6 - Historia del cambio

Definicin

Contenido anterior de un elemento o subelemento de metadato de una determinada entidad que ha


sido modificado en un momento del tiempo.

Aplicabilidad

Documento/Expediente/Serie

Obligacin

Opcional

Automatizable
Sub-elementos

Repetible

No

132 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP

En el punto de captura

eEMGDE21.6.2 - VALOR ANTERIOR


Valores
Compatibilidad

Esquema

Sin definir.

Valor por defecto

Sin definir.

ISO 23081

Historial de eventos.

Finalidad

Registrar y rastrear los cambios sobre los metadatos de una entidad a lo largo del tiempo.
Hacer posible el que se realice y mantenga una historia completa de las acciones de las entidades.
Ayudar a documentar los efectos o resultados de las relaciones entre entidades.
Proporcionar una historia de los cambios realizados sobre los elementos y sub-elementos de
metadatos resultantes de las relaciones entre entidades.
Facilitar la comprensin de los cambios realizados sobre los metadatos de una entidad a lo largo
del tiempo.

Comentarios

Debe utilizarse en conjuncin con el sub-elemento eEMGDE21.6.1 - Nombre del elemento para
identificar casos individuales de un elemento o sub-elemento que ha cambiado como resultado de
una relacin, y para registrar el valor real de ese elemento o sub-elemento antes del cambio. Este
sub-elemento tambin debe utilizarse en situaciones en las que no se registr ningn valor anterior
en el elemento o sub-elemento afectado. En cada caso, este sub-elemento registrar un valor nulo
(un campo en blanco) o la cadena de texto Sin valor anterior.

Ejemplos

Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 133

B.

PROPUESTA DE MODIFICACIN DEL eEMGDE

Complementariamente al perfil de aplicacin del MINHAP, y como consecuencia del mismo, se incluye la Propuesta de modificacin del eEMGDE, que se traslada a la Direccin General de Modernizacin Administrativa, Procedimientos e Impulso de la Administracin Electrnica, para su estudio y aprobacin.

PROPUESTA DE MODIFICACIN DEL ESQUEMA DE METADATOS


PARA LA GESTIN DEL DOCUMENTO ELECTRNICO (e-EMGDE)

Histrico de versiones del documento


Versin

Nombre del documento

Fecha

Descripcin

20140715 Propuesta modificacin eEMGDE v.1

15/07/2014

Primera versin de la propuesta

Propuesta modificacin eEMGDE v.2

22/07/2014

Versin aprobada de la propuesta

INTRODUCCIN
El apartado VII.4 de la Resolucin de 28 de junio de 2012, de la Secretara de Estado de Administraciones Pblicas,
por la que se aprueba la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Poltica de gestin de documentos electrnicos,
establece que el Esquema de Metadatos para la Gestin del Documento electrnico (e-EMGDE) podr ser utilizado
como referencia para la adecuacin a los requisitos de interoperabilidad en materia de gestin documental.
El Grupo de Apoyo de Tecnologa y Normativa, constituido en el seno del Grupo de Trabajo para la Coordinacin
de Archivos del Ministerio de Hacienda y Administraciones Pblicas, adopta, en consecuencia, el e-EMGDE para
definir su esquema institucional de metadatos en el contexto de su Poltica de Gestin de Documentos, presentada en fase de borrador a la CPAE de 4 de julio de 2014.
Tal y como la propia NTI de Poltica de Gestin de Documentos sugiere, el e-EMGDE se toma como referencia
respetndolo al mximo, pero tambin acogindose a la flexibilidad que propugna para mejor poder adaptarlo a los
variados escenarios de gestin documental que presentan los diferentes rganos de este Departamento.
En este sentido, el perfil de aplicacin del MINHAP selecciona un subconjunto de metadatos del conjunto total del
e-EMGDE, modificando varios de ellos en algunos de sus aspectos y, por ltimo, aadiendo otros que se han juzgado desde este Departamento tiles o necesarios para una ptima gestin de documentos electrnicos a lo largo
de todas las fases de su ciclo de vida.
Uno de los primeros aspectos que se hubo de considerar al hacer la adaptacin del e-EMGDE a la realidad del
Ministerio fue el tipo de implantacin que se iba a adoptar. Se concluy que las exigencias de un enfoque multientidad quedaban, de momento, fuera del alcance de la poltica que se estaba definiendo, y que en pro de una
implantacin lo ms rpida y extensa posible, se optaba por un enfoque mono-entidad.
Esta primera decisin hizo que se tuvieran que crear como nuevos aquellos metadatos que las NTIs de Documento-e y Expediente-e establecan como obligatorios, puesto que el e-EMGDE obtena sus valores a travs de
un complejo sistema de relaciones entre entidades mltiples.

134 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP

Asimismo, la aplicabilidad del esquema presentado nicamente a la entidad Documento y, dentro de esta, a sus
17
categoras Documento/Expediente /Serie, hace que determinados aspectos en la descripcin de los metadatos
provenientes del e-EMGDE hayan recibido una redaccin alternativa.
Por ltimo, se han aadido metadatos o sub-elementos de estos que no existan, para los que se incluye una descripcin con los atributos propios del e-EMGDE, e incluso reformulado algunos casi en su totalidad, como los relativos al bloque de Firma, Verificacin de Integridad y Calificacin, con la finalidad de proporcionar una informacin
ms precisa y automatizable en cada caso.
La presente propuesta de modificacin del e-EMGDE se estructura de la misma manera que lo hace el perfil de
aplicacin MINHAP, esto es, en tres bloques de metadatos por orden decreciente de obligatoriedad, a saber:

Obligatorios de acuerdo con las NTI de documento-e y expediente-e

Complementarios mnimos necesarios para la transferencia de documentos e y expedientes-e, entre repositorios con cambio de custodia.

Complementarios recomendados para la gestin ptima de documentos-e y expediente-e.

Para una ms rpida comprensin, dentro de cada bloque se presentan de forma grfica en paralelo el metadato
e-EMGDE y correspondiente el metadato del Perfil MINHAP con indicacin de los diferentes tipos de alteracin
que hayan recibido los primeros (modificacin, adicin, supresin, etc.), as como, en algunos casos, la motivacin de dichas alteraciones.

17

En este Perfil de aplicacin el trmino Expediente se usa tanto para el Expediente administrativo electrnico propiamente
dicho como para la Agregacin de documentos electrnicos que constituye una unidad documental compuesta.
Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 135

METADATOS OBLIGATORIOS NTI DE DOCUMENTO-e Y EXPEDIENTE-e

eEMGDE

Perfil de aplicacin MINHAP


eEMGDE14.2 - FORMATO

eEMGDE14.2 - NOMBRE DE FORMATO


eEMGDE.CaracteristicasTecnicas.NombreFormato

Nombre formal

eEMGDE.CaracteristicasTcnicas.Formato

Sub-elemento de

eEMGDE14 - Caractersticas tcnicas

Sub-elemento de

eEMGDE14 - Caractersticas tcnicas

Definicin

Formato lgico de fichero del documento.

Definicin

Formato lgico del fichero contenido en el documento electrnico

Aplicabilidad

Slo a la entidad Documento.

Aplicabilidad

Documento

Obligacin

Obligatorio.

Obligacin

Obligatorio ENI. La obligatoriedad se cumplir completando de forma alternativa uno o los dos subelementos que componen este metadato.

Nombre formal

Automatizable

Sub-elementos

No

Valores

Compatibilidad

Comentarios

Ejemplos

En el punto de captura

Automatizable

Repetible

En el punto de captura

Esquema

Sub-elementos

Valor por defecto

Esquema

Sin definir

Sin definir.

Valores

Sin definir.

ISO 23081

Sin compatibilidad.

Valor por
defecto

Compatibilidad

ISO 23081

Sin compatibilidad.

Hacer posible la bsqueda de documentos de un formato particular de datos a


efectos de gestin o de localizacin de recursos.
Facilitar la gestin de la conservacin y el almacenamiento.
Hacer posible la migracin o transferencia de los documentos de un soporte o
localizacin a otro basndose en sus formatos particulares de datos, para que los
documentos del mismo formato de datos puedan gestionarse juntos, migrarse al
mismo tiempo, etc.

No est orientado a incluir especificaciones tcnicas detalladas de los formatos de


datos. Esta informacin est disponible en otros lugares, por ejemplo en registros de
formatos.

eEMGDE14.2.2 Extensin

Finalidad

Comentarios

Ejemplos

En situaciones en que se necesite la informacin (por ejemplo, para tomar una decisin relativa a estrategias de migracin), deberan proporcionarse los vnculos a la
descripcin tcnica en el sub-elemento eEMGDE14.6 - Registro de formatos.
XML, TXT, PNG.

MODIFICACIN: El metadato eEMGDE14.2 cambia su denominacin y se compone de dos subelementos

136 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP

eEMGDE14.2.1 Nombre del formato

Valores definidos en la Norma Tcnica de Interoperabilidad de


Catlogo de Estndares (extensible).

Finalidad

Repetible

Hacer posible la bsqueda de documentos de un formato particular de


datos a efectos de gestin o de localizacin de recursos.
Facilitar la gestin de la conservacin y el almacenamiento.
Hacer posible la migracin o transferencia de los documentos de un soporte o localizacin a otro basndose en sus formatos particulares de datos,
para que los documentos del mismo formato de datos puedan gestionarse
juntos, migrarse al mismo tiempo, etc.

eEMGDE
NO EXISTA

Perfil de aplicacin MINHAP


eEMGDE14.2.1 NOMBRE DEL FORMATO
Nombre formal

eEMGDE.CaracteristicasTecnicas.Formato.NombreFormato

Sub-elemento de

eEMGDE14.2 - Formato

Definicin

Denominacin del formato lgico del fichero contenido en el documento electrnico

Aplicabilidad

Documento

Obligacin

Obligatorio ENI. La obligatoriedad se cumplir completando de forma alternativa uno o los dos subelementos que componen el metadato eEMGDE14.2 Formato

Automatizable
Sub-elementos

Repetible

En el punto de captura

No
Esquema

Valores definidos en la Norma Tcnica de Interoperabilidad


de Catlogo de Estndares en la columna Nombre Comn
de la tabla recogida en su anexo.

Valor por
defecto

Sin definir.

ISO 23081

Sin compatibilidad.

Valores

Compatibilidad

Hacer posible la bsqueda de documentos de un formato particular de


datos a efectos de gestin o de localizacin de recursos.
Facilitar la gestin de la conservacin y el almacenamiento.
Hacer posible la migracin o transferencia de los documentos de un soporte o localizacin a otro basndose en sus formatos particulares de datos,
para que los documentos del mismo formato de datos puedan gestionarse
juntos, migrarse al mismo tiempo, etc.

Finalidad

Comentarios

Ejemplos

Strict Open XML


ISO/IEC 26300:2006
OASIS 1.2
PDF, PDF/A
Comma Separated Values

ADICIN: Se aade un subelemento eEMGDE14.2.1 NOMBRE DEL FORMATO, al metadato eEMGDE14.2 Formato

Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 137

eEMGDE
NO EXISTA

Perfil de aplicacin MINHAP


eEMGDE14.2.2 EXTENSIN DEL FICHERO
Nombre formal

eEMGDE.CaracteristicasTecnicas.Formato.ExtensionFichero

Sub-elemento de

eEMGDE14.2 - Formato

Definicin

Extensin del formato lgico del fichero contenido en el documento electrnico

Aplicabilidad

Documento

Obligacin

Obligatorio ENI. La obligatoriedad se cumplir completando de forma alternativa uno o los dos subelementos que componen el metadato eEMGDE14.2 Formato

Automatizable
Sub-elementos

Repetible

Esquema

Valores definidos en la Norma Tcnica de Interoperabilidad


de Catlogo de Estndares en la columna Extensin de la
tabla recogida en su anexo.

Valor por
defecto

Sin definir.

ISO 23081

Sin compatibilidad.

Hacer posible la bsqueda de documentos de un formato particular de


datos a efectos de gestin o de localizacin de recursos.
Facilitar la gestin de la conservacin y el almacenamiento.
Hacer posible la migracin o transferencia de los documentos de un soporte o localizacin a otro basndose en sus formatos particulares de datos,
para que los documentos del mismo formato de datos puedan gestionarse
juntos, migrarse al mismo tiempo, etc.

Finalidad

Comentarios

Ejemplos

.docx .xlsx .pptx, .odt, .ods, .pdf. .txt, .csv

ADICIN: Se aade un subelemento eEMGDE14.2.2 EXTENSIN DEL FICHERO, al metadato eEMGDE14.2 - Formato

138 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP

En el punto de captura

No

Valores

Compatibilidad

eEMGDE

Perfil de aplicacin MINHAP


eEMGDE17 - FIRMA

eEMGDE17 - FIRMA
Nombre formal

eEMGDE.Firma

Nombre formal

eEMGDE.Firma

Sub-elemento de

No aplica.

Sub-elemento de

No aplica.

Definicin

Mtodo para fijar las condiciones de fiabilidad y autenticidad de un documento.

Definicin

Mtodo para fijar las condiciones de fiabilidad y autenticidad de un documento.

Aplicabilidad

Slo a las entidades Documento Simple, Expediente y Agregacin.

Aplicabilidad

Documento/Expediente

Obligacin

Obligatorio.

Obligacin

Obligatorio ENI.

Automatizable

Repetible

En el punto de captura

Automatizable

eEMGDE17.2 - Formato de firma

Sub-elementos

eEMGDE17.3 - Rol de firma


Valores
Compatibilidad

Esquema

No aplica.

Valor por defecto

No aplica.

ISO 23081

Uso.

Finalidad
Comentarios

Ejemplos

Determinar que un documento es autntico, ntegro y fiable en el momento de


su creacin, mediante su validacin por la persona fsica o jurdica con autoridad
para ello.
Encapsular los componentes de un documento en un punto del tiempo, a fin de
garantizar sus condiciones de autenticidad y fiabilidad en ese momento.

Repetible

En el punto de captura

eEMGDE17.1 - Tipo de firma (Obligatorio ENI)

eEMGDE17.1 - Tipo de firma


Sub-elementos

eEMGDE17.2 Valor CSV (Obligatorio ENI)


eEMGDE17.4 Definicin generacin CSV (Obligatorio ENI)
eEMGDE17.5 Firmante
Esquema

Sin definir

Valores

Valor por defecto

Sin definir

Compatibilidad

ISO 23081

Uso.

Finalidad

Comentarios

Ejemplos

Determinar que un documento es autntico, ntegro y fiable en el momento de


su creacin, mediante su validacin por la persona fsica o jurdica con autoridad para ello.
Encapsular los componentes de un documento en un punto del tiempo, a fin
de garantizar sus condiciones de autenticidad y fiabilidad en ese momento.

Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 139

eEMGDE

Perfil de aplicacin MINHAP


eEMGDE17.1 - TIPO DE FIRMA

eEMGDE17.1 - TIPO DE FIRMA


Nombre formal

eEMGDE.Firma.TipoFirma

Nombre formal

Sub-elemento de

eEMGDE17 - Firma

Sub-elemento de

eEMGDE17 - Firma

Definicin

Indicador normalizado que refleja el grado de confianza de la firma utilizado.

Definicin

Denominacin normalizada del formato de firma utilizado.

Aplicabilidad

Slo a las entidades Documento Simple, Expediente y Agregacin.

Aplicabilidad

Documento/Expediente

Obligacin

Obligatorio

Obligacin

Obligatorio ENI

Automatizable
Sub-elementos
Valores

Repetible

En el punto de captura

No

Repetible

En el punto de captura

eEMGDE17.1.1. Perfil de firma


Esquema
Valor por defecto

Sin definir.

Compatibilidad

ISO 23081

Sin compatibilidad.

Finalidad

Sealar el formato de firma electrnica empleado para la autenticacin del


documento simple, expediente o agregacin.

En caso de utilizar CSV se utilizar el elemento eEMGDE16 - Verificacin de integridad.

Comentarios

Si es preciso repetirlo, se repetir todo el elemento eEMGDE17 - Firma.

Nick, PIN ciudadano, Firma certificada, Firma electrnica avanzada, Certificado


electrnico, Claves concertadas, Firma electrnica avanzada basada en
certificados.
Perfil de firma (si es basada en certificados electrnicos reconocidos): EPES (basada
en poltica), T (sellado de tiempo), C (completa), X (extendida), XL (extendida largo
plazo), A (archivo).

Ejemplos

TF01, TF05.

Definido en el Captulo II De la identificacin y autenticacin de


la Ley 11/2007, de 22 de junio.
Firma electrnica avanzada.

Compatibilidad

ISO 23081

Sin compatibilidad.

Finalidad

Sealar el tipo de firma electrnica empleada para la autenticacin del Documento


Simple, Expediente o Agregacin.

Ejemplos

Sub-elementos

TF01 (CSV), TF02 (XAdES internally detached signature), TF03 (XAdES enveloped signature), TF04
(CAdES detached/explicit signature), TF05 (CAdES
attached/implicit signature), TF06 (PAdES)

Esquema
Valor por defecto

Comentarios

Automatizable

eEMGDE.Firma.TipoFirma

Si es preciso repetirlo, se repetir todo el elemento eEMGDE17 - Firma.

140 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP

Valores

eEMGDE
NO EXISTE COMO SUB-ELEMENTO DE eEMGDE17

Perfil de aplicacin MINHAP


eEMGDE17.2 VALOR DEL CSV
Nombre formal

eEMGDE.Firma.ValorCSV

Sub-elemento de

eEMGDE17 - Firma

Definicin

Valor del cdigo seguro de verificacin utilizado para firmar el documento o


expediente.

Aplicabilidad

Documento/Expediente

Obligacin

Condicional: De aplicacin si el elemento eEMGDE17.1Tipo de firma contiene


el valor TF01 (CSV)

Automatizable
Sub-elementos

Repetible

En el punto de captura

No
Esquema

Sin definir

Valores

Valor por defecto

Sin definir

Compatibilidad

ISO 23081

Sin compatibilidad.

Finalidad

Verificar si un objeto ha sido alterado de manera no documentada o no autorizada

Comentarios

Ejemplos

MODIFICACIN Y ADICIN: Se elimina el antiguo metadato eEMGDE17.2 Formato de firma, que pasa a llamarse Valor CSV, dato antes asignado al metadato
eEMGDE16.2 VALOR, dependiente del elemento Verificacin de la integridad

Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 141

eEMGDE
NO EXISTE

Perfil de aplicacin MINHAP


eEMGDE.17.4 - DEFINICIN GENERACIN CSV
Nombre formal

eEMGDE.Firma.DefinicionGeneracionCSV

Sub-elemento de

eEMGDE17 - Firma

Definicin

Referencia a la orden, resolucin o documento que define la creacin del CSV


correspondiente

Aplicabilidad

Documento/Expediente

Obligacin

Obligatorio ENI

Automatizable
Sub-elementos

Repetible

En el punto de captura

No

Valor por defecto

Si AGE, Referencia BOE: BOE A-YYYY-XXXXX


En otro caso, referencia correspondiente
Sin definir

Compatibilidad

ISO 23081

Sin compatibilidad

Finalidad

Indicar la disposicin que crea y regula el CSV correspondiente

Comentarios

Ejemplos

BOE-A-2012-7576 (Orden HAP/1200/2012, de 5 de junio, sobre uso del sistema


de cdigo seguro de verificacin por la Direccin General del Catastro)

Valores

Esquema

ADICIN: Se crea este elemento para incluir en una implantacin mono-entidad el correspondiente metadato obligatorio de las NTIs de documento-e y expediente-e.

142 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP

eEMGDE

Perfil de aplicacin MINHAP


eEMGDE18 - TIPO DOCUMENTAL

eEMGDE18 - TIPO DOCUMENTAL


Nombre formal

eEMGDE.TipoDocumental

Nombre formal

eEMGDE.TipoDocumental

Sub-elemento de

No aplica.

Sub-elemento de

No aplica.

Definicin

Modelo estructurado y reconocido que adopta un Documento, en el desarrollo de


una competencia concreta, en base a una Regulacin y cuyo formato, contenido
informativo o soporte son homogneos.

Definicin

Modelo estructurado y reconocido que adopta un documento, en el desarrollo de


una competencia concreta, en base a una regulacin y cuyo formato, contenido
informativo o soporte son homogneos.

Aplicabilidad

Slo al tipo de entidad Documento, excepto Fondo y Grupo de fondos.

Aplicabilidad

Documento

Obligacin

Obligatorio ENI

Condicional:
Obligacin

Automatizable
Sub-elementos

Repetible

En el punto de captura

Sub-elementos

Ver Apndice 25.

Valor por defecto

Sin definir.

Compatibilidad

ISO 23081

Identificacin

Finalidad

Repetible

Facilitar la bsqueda y la recuperacin.


Proporcionar informacin adicional acerca de la actividad o propsito de un
documento.
Mejorar la comprensin o interpretacin de un documento.

En el punto de captura

Esquema

TD01 (Resolucin), TD02 (Acuerdo), TD03 (Contrato), TD04


(Convenio), TD05 (Declaracin), TD06 (Comunicacin),
TD07 (Notificacin), TD08 (Publicacin), TD09 (Acuse de
recibo), TD10 (Acta), TD11 (Certificado), TD12 (Diligencia),
TD13 (Informe), TD14 (Solicitud), TD15 (Denuncia), TD16
(Alegacin), TD17 (Recursos), TD18 (Comunicacin ciudadano), TD19 (Factura), TD20 (Otros incautados), TD99
(Otros).

Valor por defecto

Sin definir.

ISO 23081

Identificacin

Valores

Compatibilidad

No

No
Esquema

Valores

Automatizable

Debe utilizarse en implantaciones mono-entidad.


Obligatorio para la entidad Documento Simple.
Opcional para la entidades Expediente, Agregacin y Serie.

Facilitar la bsqueda y la recuperacin.


Proporcionar informacin adicional acerca de la actividad o propsito de un
documento.
Mejorar la comprensin o interpretacin de un documento.

Finalidad

Comentarios

En entornos multi-entidad el tipo documental debe relacionarse con la Actividad


que se documenta y representa un modelo que puede coincidir con la entidad
Accin.

Comentarios

Ejemplos

Acta, Convenio, Denuncia, Factura.

Ejemplos

- TD0, TD02, TD03

Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 143

eEMGDE

Perfil de aplicacin MINHAP


eEMGDE20 - ESTADO DE ELABORACIN

eEMGDE20 - ESTADO DE ELABORACIN


Nombre formal

eEMGDE.EstadoElaboracion

Nombre formal

eEMGDE.EstadoElaboracion

Sub-elemento de

No aplica.

Sub-elemento de

No aplica.

Definicin

Indicacin del estado de la situacin de elaboracin de un documento, a saber,


original o los distintos tipos identificados de copia.

Definicin

Indicacin del estado de la situacin de elaboracin de un documento, a saber,


original o los distintos tipos identificados de copia.

Aplicabilidad

Slo a la entidad Documento.

Aplicabilidad

Documento.

Obligacin

Obligatorio.

Obligacin

Obligatorio ENI.

Automatizable
Sub-elementos
Valores
Compatibilidad

Repetible

En el punto de captura

eEMGDE20.1 - Denominacin del estado

Automatizable
Sub-elementos

Repetible

No aplica.

Valor por defecto

No aplica.

ISO 23081

Uso.

Finalidad

Proporcionar un mecanismo que indique el estado de elaboracin del documento en


atencin a su aproximacin como evidencia de la actividad y que asegure su valor
probatorio.

Comentarios

Ejemplos

En el punto de captura

No
EE01 (Original)

eEMGDE20.2 - Caractersticas de la copia


Esquema

EE02 (Copia electrnica autntica con cambio de formato)


Esquema
Valores

EE03 (Copia electrnica autntica de documento papel)


EE04 (Copia electrnica parcial autntica)
EE99 (Otros)

Valor por defecto

Sin definir.

Compatibilidad

ISO 23081

Uso.

Finalidad

Proporcionar un mecanismo que indique el estado de elaboracin del documento


en atencin a su aproximacin como evidencia de la actividad y que asegure su
valor probatorio.

Comentarios

Ejemplos

EE01, EE03, EE99

SUPRESIN: se suprimen todos los sub-elementos de este metadato, considerando que para proporcionar la informacin que precepta la NTI de documento-e, es suficiente con el elemento raz y el esquema de valores que la norma reconoce.

144 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP

eEMGDE

Perfil de aplicacin MINHAP


eEMGDE22 - CLASIFICACIN

eEMGDE22 - CLASIFICACIN
Nombre formal

eEMGDE.Clasificacion

Nombre formal

eEMGDE.Clasificacion

Sub-elemento de

No aplica.

No aplica.

Definicin

Codificacin por categoras que permite gestionar todas las entidades dentro de un
sistema de gestin de documentos

Sub-elemento
de
Definicin

Aplicabilidad

Todas las entidades.

Codificacin por categoras que permite gestionar todas las entidades dentro de
un sistema de gestin de documentos

Aplicabilidad

Documento/Expediente/Serie

Obligacin

Obligatorio ENI para expediente

Condicional:
Obligacin

Automatizable
Sub-elementos

Es obligatorio en entornos mono-entidad.


En entornos multi-entidad debe utilizarse una entidad Relacin con la Actividad o
Agente correspondiente.
-

Repetible

En el punto de captura

Repetible

En el punto de captura

eEMGDE22.1 - Cdigo de clasificacin


Sub-elementos

eEMGDE22.2 - Denominacin de clase

eEMGDE22.1 - Cdigo de clasificacin

eEMGDE22.3 Tipo de clasificacin (SIA / FUNCIONAL)

eEMGDE22.2 - Denominacin de clase

Esquema

SIA/Cuadros de clasificacin desarrollados por cada organizacin.

Valor por
defecto

Sin definir.

Compatibilidad

ISO 23081

Descripcin.

Finalidad

Adscribir la entidad a una categora dentro de un plan de clasificacin, de manera


que todos los integrantes de la misma compartan una serie de atributos y reciban
un tratamiento semejante en virtud de ellos.

Comentarios

La clasificacin puede realizarse de manera unidimensional, incorporando sus


sub-elementos en la descripcin del documento.

Ejemplos

Esquema

Cuadros de clasificacin desarrollados por cada organizacin.

Valor por defecto

No aplica.

Compatibilidad

ISO 23081

Descripcin.

Finalidad

Vincular el Documento con las entidades Actividad o Agente correspondientes a efectos de garantizar la gestin y la fiabilidad del mismo.

Comentarios

La clasificacin puede realizarse de manera unidimensional, incorporando sus subelementos en la descripcin del documento, o, preferiblemente de manera multientidad, utilizando tales elementos como punteros, vnculos o enlaces a las correspondientes descripciones de funciones, actividades, actuaciones, etc.

Ejemplos

Valores

Automatizable

Valores

Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 145

eEMGDE

Perfil de aplicacin MINHAP


eEMGDE22.1 - CDIGO DE CLASIFICACIN

eEMGDE22.1 - CDIGO DE CLASIFICACIN


Nombre formal

eEMGDE.Clasificacion.CodigoClasificacion

Nombre formal

eEMGDE.Clasificacion.CodigoClasificacion

Sub-elemento de

eEMGDE22 - Clasificacin

Sub-elemento de

eEMGDE22 - Clasificacin

Definicin

Identificador nico codificado que determina una categora en un cuadro de clasificacin.

Definicin

Identificador nico codificado que determina una categora en un cuadro de


clasificacin o en el SIA.

Aplicabilidad

Todas las entidades.

Aplicabilidad

Documento/Expediente/Serie

Condicional:

Obligacin

Obligatorio ENI para expediente

Obligacin

Automatizable
Sub-elementos

Es obligatorio en entornos mono-entidad.


En entornos multi-entidad debe utilizarse una entidad Relacin con la Actividad o
Agente correspondiente.

Repetible

En el punto de captura

No

Automatizable
Sub-elementos

Valores

Repetible

Esquema

Cdigo SIA o cdigo del Cuadro de clasificacin desarrollado por cada organizacin.

Valor por defecto

Sin definir.
Descripcin

Cuadros de clasificacin desarrollados por cada organizacin.

Compatibilidad

ISO 23081

Valor por defecto

Sin definir.

Finalidad

Compatibilidad

ISO 23081

Descripcin

Comentarios

Vincular, a travs de un identificador codificado nico, el Documento con entidades


Actividad o Agente correspondientes a efectos de garantizar la gestin y la fiabilidad
del mismo.

Ejemplos

FO001. AG00711. 998150 [SIA]

Finalidad
Comentarios

Ejemplos

FO001. AG00711

146 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP

No

Esquema

Valores

En el punto de captura

METADATOS OBLIGATORIOS NTIs DOCUMENTO Y EXPEDIENTE


NO CONTEMPLADOS EN EL eEMGDE

eEMGDE
NO EXISTE

Perfil de aplicacin MINHAP


eEMGDE.N - VERSIN NTI
Nombre formal

eEMGDE.VersionNTI

Sub-elemento de

No aplica.

Aplicabilidad

Identificador normalizado de la versin de la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Documento electrnico conforme a la cual se estructura el documento
electrnico.
Documento/Expediente

Obligacin

Obligatorio ENI

Definicin

Automatizable
Sub-elementos

Repetible

En el punto de captura

No

Esquema

Valores
Valor por defecto

Para Documento simple:


http://administracionelectronica.gob.
es/ENI/XSD/v1.0/documento-e
Para Expediente:
http://administracionelectronica.gob.es/E
NI/XSD/v1.0/expediente-e
Para Documento simple:
http://administracionelectronica.gob.
es/ENI/XSD/v1.0/documento-e
Para Expediente:
http://administracionelectronica.gob.es/E
NI/XSD/v1.0/expediente-e

Compatibilidad

ISO 23081

Finalidad

Identificar la norma que regula la estructura conforme a la que se ha creado el


documento o expediente electrnico

Comentarios

Tipo de datos URI

Ejemplos

ADICIN del metadato. Sin numeracin en el eEMGDE


CAUSA: No exista en el eEMGDE para una implementacin mono-entidad

Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 147

eEMGDE
NO EXISTE

Perfil de aplicacin MINHAP


eEMGDE.N - RGANO
Nombre formal

eEMGDE.Organo

Sub-elemento de

No aplica.

Aplicabilidad

Para el documento: identificador normalizado de la administracin generadora


del documento o que realiza la captura del mismo.
Para el expediente y la serie: Identificador normalizado de la administracin
responsable de la tramitacin del procedimiento.
Documento/Expediente/Serie

Obligacin

Obligatorio ENI

Definicin

Automatizable
Sub-elementos

En el punto de captura

No
Cdigo/s procedentes del DIR3
Sin definir

Compatibilidad

ISO 23081

Finalidad

Identificar el rgano que crea o captura el documento o el rgano responsable


de la tramitacin del procedimiento
Cdigo alfanumrico nico para cada rgano/unidad/oficina extrado del Directorio Comn de Unidades Orgnicas y Oficinas (DIR3) gestionado por el MINHAP.
E04072803 (S.G. DE INFORMACION, DOCUMENTACION Y PUBLICACIONES)

Ejemplos

148 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP

Valor por defecto

Comentarios

CAUSA: No exista en el eEMGDE para una implementacin mono-entidad

Repetible

Esquema

Valores

ADICIN del metadato. Sin numeracin en el eEMGDE

eEMGDE
NO EXISTE

Perfil de aplicacin MINHAP


eEMGDE.N - ORIGEN DEL DOCUMENTO
Nombre formal

eEMGDE.OrigenDocumento

Sub-elemento de

No aplica.

Definicin
Aplicabilidad

Indica si el contenido del documento fue creado por el ciudadano o por una
administracin.
Documento

Obligacin

Obligatorio ENI

Automatizable

Sub-elementos

No tiene

Valores

Repetible

En el punto de captura

Esquema

Campo booleano: 0 = Ciudadano; 1 = Administracin

Valor por defecto

Sin definir

Compatibilidad

ISO 23081

Finalidad

Comentarios

Ejemplos

ADICIN del metadato. Sin numeracin en el eEMGDE


CAUSA: No exista en el eEMGDE para una implementacin mono-entidad

Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 149

eEMGDE
NO EXISTE

Perfil de aplicacin MINHAP


eEMGDE.N - IDENTIFICADOR DEL DOCUMENTO ORIGEN
Nombre formal

eEMGDE.IdentificadorDocumentoOrigen

Sub-elemento de

No aplica.

Definicin

Identificador normalizado del documento origen al que corresponde la copia

Aplicabilidad

Documento

Obligacin

Condicional: Completar en caso de que el metadato eEMGDE20 Estado de


elaboracin, contenga los valores EE02, EE03 o EE04

Automatizable
Sub-elementos

CAUSA: No exista en el eEMGDE para una implementacin mono-entidad

150 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP

Repetible

En el punto de captura

No

Valor por defecto

Si el documento origen es un documento electrnico:


ES_<rgano>_<AAAA>_<ID_especfico>
Ejemplo: ES_E00010207_2010_MPR000000
Sin definir

Compatibilidad

ISO 23081

Finalidad
Comentarios

Identificar de forma unvoca el documento con valor de original a partir del que
se obtiene la copia autntica que captura el sistema de gestin documental.
-

Ejemplos

Valores

ADICIN del metadato. Sin numeracin en el eEMGDE

Esquema

eEMGDE
NO EXISTE

Perfil de aplicacin MINHAP


eEMGDE.N - ESTADO DEL EXPEDIENTE
Nombre formal

eEMGDE.EstadoExpediente

Sub-elemento de

No aplica.

Definicin

Estado del expediente en el momento del intercambio

Aplicabilidad

Expediente

Obligacin

Obligatorio ENI

Automatizable
Sub-elementos
Valores

Repetible

En el punto de captura

No
Esquema

E01 (Abierto), E02 (Cerrado), E03 (ndice para remisin cerrado)

Valor por defecto

Sin definir

Compatibilidad

ISO 23081

Finalidad
Comentarios

Informar acerca del estado de tramitacin del expediente al presentar una vista
del mismo con la estructura establecida en la NTI de Expediente electrnico.
-

Ejemplos

E01, E02, E03

ADICIN del metadato. Sin numeracin en el eEMGDE


CAUSA: No exista en el eEMGDE para una implementacin mono-entidad

Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 151

eEMGDE
NO EXISTE

Perfil de aplicacin MINHAP


eEMGDE.N - INTERESADO
Nombre formal

eEMGDE.Interesado

Sub-elemento de

No aplica.

Definicin

Identificador del interesado.

Aplicabilidad

Expediente

Obligacin

Obligatorio ENI

Automatizable
Sub-elementos

CAUSA: No exista en el eEMGDE para una implementacin mono-entidad

152 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP

Repetible

En el punto de captura

No
Esquema

a) Si ciudadano o persona jurdica:


DNI, NIE, NIF
b) Si administracin: <rgano> (DIR3)

Valor por defecto

Sin definir

Compatibilidad

ISO 23081

Finalidad
Comentarios

Identificar de forma unvoca el/los interesados en un procedimiento determinado, bien sean personas fsica, jurdicas u rganos de la Administracin
-

Ejemplos

Valores

ADICIN del metadato. Sin numeracin en el eEMGDE

METADATOS COMPLEMENTARIOS MNIMOS NECESARIOS PARA LA TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS-e Y EXPEDIENTES-e ENTRE


REPOSITORIOS CON CAMBIO DE CUSTODIA

eEMGDE

Perfil de aplicacin MINHAP

eEMGDE1 - CATEGORIA

eEMGDE1 - CATEGORIA

Nombre formal

eEMGDE.Categoria

Nombre formal

eEMGDE.Categoria

Sub-elemento de

No aplica.

Sub-elemento de

No aplica.

Definicin

Valor del tipo de entidad que se est describiendo.

Definicin

Valor del tipo de entidad que se est describiendo.

Aplicabilidad

Todas las entidades.

Aplicabilidad

Al adoptar un enfoque mono-entidad, slo es aplicable a la entidad Documento

Obligacin

Obligatorio.

Obligacin

Obligatorio para la transferencia.

Automatizable
Sub-elementos
Valores

En el punto de captura

Sub-elementos

No
Esquema

Ver Apndice 2, Apndice 3, Apndice 4 y Apndice 5.

Valor por defecto

Sin definir.

Compatibilidad

ISO 23081

Finalidad

Comentarios

Repetible

Automatizable

Identificacin.

Sub-categorizar entidades.
Hacer posible que las bsquedas se restrinjan a categoras particulares de
entidades o a entidades a un nivel particular de agregacin, si procede.
Hacer posibles bsquedas basadas en tipos de categoras.

Para tipo de entidad Documento: Documento, Serie, Grupo de Fondos.

Valores
Compatibilidad
Finalidad

Repetible

En el punto de captura

No
Esquema

Documento/Expediente/Serie

Valor por defecto

Sin definir.

ISO 23081
-

Comentarios

Ejemplos

Identificacin.

Sub-categorizar entidades.
Hacer posible que las bsquedas se restrinjan a categoras particulares de
entidades o a entidades a un nivel particular de agregacin, si procede.
Hacer posibles bsquedas basadas en tipos de categoras.

Para tipo de entidad Agente: Persona, rgano, Dispositivo.


Ejemplos

Para tipo de entidad Actividad: Funcin, Accin


Para tipo de entidad Regulacin: Normativa, Procedimiento.
Para tipo de entidad Relacin: Relacin de procedencia, Evento de gestin de
documentos.

Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 153

eEMGDE

Perfil de aplicacin MINHAP


eEMGDE4.2 - FECHA FIN

eEMGDE4.2 - FECHA FIN


eEMGDE.Fechas.FechaFin

Nombre formal

eEMGDE.Fechas.FechaFin

Sub-elemento de

eEMGDE4 - Fechas

Sub-elemento de

eEMGDE4 - Fechas

Definicin

Fecha en que una entidad finaliz su existencia, se disolvi o se destruy.

Definicin

Aplicabilidad

Todas las entidades.

Fecha en que se considera finalizado el expediente o agregacin documental o


se considera que no se van a producir ms expedientes de una serie documental.

Aplicabilidad

Expediente/Serie

Obligacin

Condicional: Debe utilizarse una vez que una entidad finaliza o se disuelve, se borra o
se destruye.

Obligacin

Condicional: Debe utilizarse para la transferencia una vez que una entidad
finaliza.

Nombre formal

Automatizable
Sub-elementos
Valores
Compatibilidad

Comentarios

En el punto de captura

No

Automatizable
Sub-elementos

Esquema

[<AAAA-MM-DD>T<hh:mm:ss>]. Ver Apndice 8.

Valor por defecto

Sin definir.

Valores

ISO 23081

Descripcin.

Compatibilidad

Finalidad

Repetible

Proporcionar evidencia de autenticidad de la fecha en que finaliz la existencia o


efecto de una entidad.
Registrar informacin de la fecha de finalizacin de las asociaciones de unas
entidades con otras.

Los valores pueden ser una fecha, o una fecha y una hora, pero nunca slo una hora.
Puede aadirse una zona horaria, si procede.

En el punto de captura

[<AAAA-MM-DD>T<hh:mm:ss>]

Valor por defecto

Sin definir.

ISO 23081

Descripcin.

Proporcionar evidencia de autenticidad de la fecha en que se considera


finalizado el expediente o agrupacin documental.
Para la serie documental, se dar la fecha del ltimo expediente instruido
de un procedimiento que se extingue o deja de tramitarse.

En los expedientes de resolucin coincidir con la fecha de notificacin de la


resolucin o, en su caso, acuse de recibo de la misma, o con la fecha en que
se d por finalizado por cualquiera de los otros procedimientos previstos en la
Ley (caducidad, desistimiento); en caso de expedientes de constancia o
informativos, la fecha fin coincidir con la finalizacin de las actuaciones administrativas o informativas en torno al asunto de que se trate, por ejemplo:

Para una entidad Agente: 2009.


Para una entidad Actividad: 20010102.
Para una entidad Regulacin: 20070622.

Repetible

Esquema

Finalidad

Para una entidad Documento: 20110327, 20100227T131805.


Ejemplos

No

Comentarios

Expedientes personales: la fecha de fin coincidir con la de resolucin de


cese definitivo de la relacin laboral del empleado pblico con el rgano correspondiente, por cualquiera de las causas reconocidas en la legislacin.

Expedientes informativos: por ejemplo, una agregacin de documentos en


un gabinete, se considerar finalizado cuando el asunto para el que se haya recabado la informacin y documentos se considera cerrado y tomadas
las decisiones oportunas en torno a l.

Para una entidad Relacin: 20110327.

Ejemplos

20110327, 20100227T131805.

MODIFICACIN: se adaptan la definicin, finalidad y comentarios al enfoque mono-entidad, cuyo alcance son las categoras de la entidad Documento a las que aplica
este metadato: Expediente/Serie

154 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP

eEMGDE
NO EXISTE

Perfil de aplicacin MINHAP


eEMGDE8.6 NIVEL DE CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIN
Nombre formal

eEMGDE.Seguridad.NivelConfidencialidadInformacion

Sub-elemento de

eEMGDE8 - Seguridad

Definicin

Evaluacin, en cuanto al nivel de la dimensin de seguridad "confidencialidad",


de la informacin recogida en un documento, de acuerdo con el Esquema
Nacional de Seguridad.

Aplicabilidad

Documento/Expediente/Serie

Obligacin

Obligatorio para la transferencia

Automatizable
Sub-elementos

Repetible

En el punto de captura

No
Esquema

Bajo, Medio, Alto.

Valor por defecto

Sin definir

Compatibilidad

ISO 23081

Uso.

Finalidad

Indicar el nivel confidencialidad de la informacin contenida en el documento

Comentarios

La evaluacin del nivel de confidencialidad de la informacin se atendr a los


criterios dispuestos en el apartado 2.2.1. CRITERIOS GENERALES PARA
VALORAR LA CONFIDENCIALIDAD NECESARIA de la gua CCN-STIC-803
del ENS. Este anlisis se podr efectuar por series documentales, sin necesidad de realizar un estudio individualizado de cada documento. En general, el
nivel de confidencialidad asignado a un documento en este metadato no tendr
por qu coincidir con el nivel de seguridad del ENS atribuido a algn sistema de
informacin que lo capture, procese o almacene, ya que el nivel de seguridad
del ENS se computa a partir de 5 dimensiones de seguridad, as como integrando la evaluacin de todas las informaciones y servicios de un sistema.

Ejemplos

Medio

Valores

ADICIN: Se aade este subelemento del metadato eEMGDE8 - Seguridad por considerar que el Nivel de confidencialidad ENS, que figura como metadato eEMGDE8.5
en el vigente esquema, es aplicable a los sistemas de informacin y no a las diferentes categoras de la entidad documento tomadas aisladamente.

Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 155

eEMGDE

Perfil de aplicacin MINHAP


eEMGDE9 - DERECHOS DE ACCESO, USO Y REUTILIZACIN

eEMGDE9 - DERECHOS DE ACCESO, USO Y REUTILIZACIN

Nombre formal
Sub-elemento de

Aplicabilidad

eEMGDE.DerechosAccesoUsoReutilizacion
No aplica.
Polticas y requisitos que regulan o restringen el acceso, uso y reutilizacin por
terceros de documentos.
Documento/Expediente/Serie

Slo a la entidad Documento.

Obligacin

Obligatorio para la transferencia

Condicional: Debe utilizarse si es necesario segn lo dispuesto en la normativa y atendiendo a las necesidades especficas de la organizacin.

Automatizable
Sub-elementos

Repetible

eEMGDE9.1 Tipo de acceso


eEMGDE9.2 - Reutilizacin
Esquema
Sin definir.
Valor por defecto
Sin definir
ISO 23081
Uso.

Nombre formal

eEMGDE.DerechosAccesoUsoReutilizacion

Sub-elemento de

No aplica.

Definicin

Polticas y requisitos que regulan o restringen el acceso, uso y reutilizacin por terceros de documentos, cuando no se refieren a cuestiones que afecten a la seguridad.

Aplicabilidad
Obligacin
Automatizable
Sub-elementos
Valores
Compatibilidad

Repetible

En el punto de captura

eEMGDE9.1 - Condiciones de acceso, uso y reutilizacin


eEMGDE9.2 - Tipo de acceso
Esquema

No aplica.

Valor por defecto

No aplica.

ISO 23081

Uso.

Facilitar la gestin y el uso adecuado de documentos con condiciones particulares


de acceso, uso y reutilizacin por terceros.
Alertar a los usuarios acerca de las condiciones de acceso, uso y reutilizacin por
terceros de los documentos no relacionados con la seguridad, e informarles de los
plazos de cambio o finalizacin de tales condiciones

Finalidad

Comentarios

El acceso, uso y reutilizacin por terceros de los documentos debe gestionarse de


acuerdo con la normativa legal y las polticas de acceso, uso y reutilizacin pertinentes,
para proteger la intimidad de los ciudadanos y los intereses de gestin de las organizaciones, o los derechos de propiedad intelectual o industrial de unos y otras, as como la
integridad fsica, si procede, de los documentos, por ejemplo, aquellos en un estado de
conservacin precario.

Ejemplos

Definicin

Valores
Compatibilidad

Finalidad

Comentarios

Ejemplos

MODIFICACIN: El metadato eEMGDE9 se modifica ntegramente, incluidos sus subelementos.

156 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP

En el punto de captura

Facilitar la gestin y el uso adecuado de documentos con condiciones


particulares de acceso, uso y reutilizacin por terceros.
- Alertar a los usuarios acerca de las condiciones de acceso, uso y reutilizacin por terceros de los documentos.
Heredable de la serie.
El acceso, uso y reutilizacin por terceros de los documentos debe gestionarse
de acuerdo con la normativa legal y las polticas de acceso, uso y reutilizacin
pertinentes, para proteger la intimidad de los ciudadanos y los intereses de
gestin de las organizaciones, o los derechos de propiedad intelectual o industrial de unos y otras, as como la integridad fsica, si procede, de los documentos, por ejemplo, aquellos en un estado de conservacin precario.
-

eEMGDE

Perfil de aplicacin MINHAP

eEMGDE9.2 - TIPO DE ACCESO

eEMGDE9.1 TIPO DE ACCESO

Nombre formal

eEMGDE.DerechosAccesoUsoReutilizacion.TipoAcceso

Nombre formal

eEMGDE.DerechosAccesoUsoReutilizacion.TipoAcceso

Sub-elemento de

9 -Derechos de acceso, uso y reutilizacin.

Sub-elemento de

9 -Derechos de acceso, uso y reutilizacin

Definicin

Determinacin del tipo de derecho de acceso que se est describiendo.

Definicin

Aplicabilidad

Slo a la entidad Documento.

Indica si el documento se rige por el rgimen general de libre acceso o si, por el
contrario, est sujeto a alguna de las limitaciones recogidas en la legislacin o
normativa de aplicacin.

Condicional: Debe utilizarse si es necesario segn lo dispuesto en la normativa aplicable y atendiendo a las necesidades especficas de la organizacin.

Aplicabilidad

Documento/Expediente/Serie

Obligacin

Obligacin

Obligatorio para la transferencia

Automatizable
Sub-elementos
Valores

Repetible

En el punto de captura

Automatizable
Sub-elementos

No
Esquema

A, B, B.1, B.2, C, D E, F.
Ver Apndice 15.

Valores

Valor por defecto

A (Acceso libre).

Compatibilidad

Compatibilidad

ISO 23081

Finalidad

Sealar el tipo de acceso correspondiente al Documento al que se pretende acceder o


gestionar.

Comentarios

Deben utilizarse los valores del esquema de valores indicado y utilizarse en conjuncin
con los valores establecidos en el elemento eEMGDE9.1 - Condiciones de acceso, uso y
reutilizacin.

Ejemplos

B.1.

Uso.

Repetible

En el punto de captura

eEMGDE9.1.1 Cdigo de la causa de limitacin


eEMGDE9.1.2 Causa legal/normativa de limitacin
Esquema

Libre/Limitado

Valor por defecto

Sin definir.

ISO 23081

Uso.

Finalidad

Comentarios

Facilitar la gestin y el uso adecuado de documentos con condiciones


particulares de acceso
- Alertar a los usuarios acerca de las condiciones de acceso de los documentos.
sese para proporcionar informacin acerca de la calificacin del documento
respecto al acceso por razn diferente de la proteccin de datos personales.

Ejemplos

MODIFICACIN: El metadato TIPO DE ACCESO, originalmente eEMGDE9.2, pasa a ser numerado como eEMGDE9.1, con descripcin sensiblemente diferente. Se compone, adems, de dos subelementos de nueva creacin: eEMGDE9.1.1 Cdigo causa limitacin y eEMGDE9.1.2 Causa legal/normativa de la limitacin.

Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 157

eEMGDE
NO EXISTE

Perfil de aplicacin MINHAP


eEMGDE9.1.1 CDIGO DE LA CAUSA DE LIMITACIN
Nombre formal

eEMGDE.DerechosAccesoUsoReutilizacion.CodigoCausaLimitacion

Sub-elemento de

9.1.-Tipo de acceso

Definicin

Asignar una codificacin a la causa de limitacin de acceso para facilitar las


consiguientes acciones automticas precisas sobre el documento.

Aplicabilidad

Documento/Expediente/Serie

Obligacin

Condicional: Debe utilizarse para la transferencia siempre que el valor de


eEMGDE9.1 Tipo de acceso sea Limitado

Automatizable
Sub-elementos
Valores

En el punto
de captura

No
Esquema

Ver Apndice adjunto.

Valor por defecto

Sin definir

Compatibilidad

ISO 23081

Uso.

Finalidad

Codificar la causa de limitacin de acceso en que incurre el documento o expediente

Comentarios

Deben utilizarse los valores del esquema de valores indicado.

Ejemplos

ADICIN: Se aade este subelemento de nueva creacin dependiente del metadato eEMGDE9.1 TIPO DE ACCESO.

158 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP

Repetible

El esquema de valores definido para el metadato eEMGDE9.1.1 CDIGO DE LA CAUSA DE LIMITACIN es el siguiente:

COD. CAUSA
LIMITACIN
A

CAUSA ESPECFICA LIMITACIN (*)


La seguridad nacional

La defensa

Las relaciones exteriores

La seguridad pblica

La prevencin, investigacin y sancin


de los ilcitos penales, administrativos o
disciplinarios

La igualdad de las partes en los procesos judiciales y la tutela judicial efectiva

Las funciones administrativas de vigilancia, inspeccin y control

Los intereses econmicos y comerciales

La poltica econmica y monetaria

El secreto profesional y la propiedad


intelectual e industrial

La garanta de la confidencialidad o el
secreto requerido en procesos de toma
de decisin

La proteccin del medio ambiente

Otros

(*) Basado en el artculo 14.1 de la Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de transparencia y acceso a la informacin pblica y buen gobierno.

Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 159

eEMGDE
NO EXISTE

Perfil de aplicacin MINHAP


eEMGDE9.1.2 CAUSA LEGAL/NORMATIVA DE LIMITACIN
Nombre formal

eEMGDE.DerechosAccesoUsoReutilizacion.CausaLegalLimitacin

Sub-elemento de

9.1.-Tipo de acceso

Definicin

Referencia de la ley o norma especfica que afecta al documentos o expediente


en cuanto a su rgimen de acceso

Aplicabilidad

Documento/Expediente/Serie

Obligacin

Condicional: Debe utilizarse para la transferencia siempre que el valor de


eEMGDE9.1 Tipo de acceso sea Limitado

Automatizable
Sub-elementos

En el punto de captura

No
Esquema

Sin definir

Valor por defecto

Sin definir

Compatibilidad

ISO 23081

Uso.

Finalidad

Dar a conocer la regulacin normativa o legal en virtud de la cual un documento


tiene acceso limitado.

Comentarios

Ejemplos

Art. 95 de la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria;


Art. 48.1 de la Ley 38/2003, de 17 de noviembre, General de Subvenciones

Valores

ADICIN: Se aade este subelemento de nueva creacin dependiente del metadato eEMGDE9.1 TIPO DE ACCESO

160 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP

Repetible

eEMGDE
SE REDEFINE

Perfil de aplicacin MINHAP


eEMGDE9.2CONDICIONES DE REUTILIZACIN
Nombre formal

eEMGDE.DerechosAccesoUsoReutilizacion.CondicionesReutilizacion

Sub-elemento de

9 -Derechos de acceso, uso y reutilizacin

Definicin

Indica bajo qu condiciones un documento, expediente o serie de libre acceso


son reutilizables.

Aplicabilidad

Documento/Expediente/Serie

Obligacin

Condicional: Debe utilizarse para la transferencia siempre que el valor de


eEMGDE9.1 Tipo de acceso sea Libre

Automatizable
Sub-elementos
Valores
Compatibilidad

En el punto
de captura

No
Esquema

Sin definir.

Valor por defecto

Sin definir.

ISO 23081

Uso.

Finalidad

Repetible

Facilitar la gestin y el uso adecuado de documentos con condiciones


generales o particulares de reutilizacin.
Alertar a los usuarios acerca de las condiciones de uso y reutilizacin por
terceros de los documentos.

Comentarios

sese para proporcionar informacin acerca de la calificacin del documento


respecto a la reutilizacin de la informacin que contiene.

Ejemplos

Los datos contenidos en los expedientes de esta serie documental son reutilizables bajo las condiciones generales que establece el artculo 8 de la Ley
37/2007, de 16 de noviembre.

MODIFICACIN: El metadato eEMGDE9.2., originalmente Tipo de acceso, se redefine por completo para describir las condiciones de reutilizacin de la informacin
contenida en los documentos.

Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 161

eEMGDE

Perfil de aplicacin MINHAP


eEMGDE13 - CALIFICACIN

eEMGDE13 - CALIFICACIN
Nombre formal

eEMGDE.Calificacion

Nombre formal

eEMGDE.Calificacion

Sub-elemento de

No aplica.

Sub-elemento de

No aplica.

Definicin

Informacin acerca de los plazos de conservacin de los documentos en atencin a


sus valores, a lo largo de su ciclo de vida, as como acerca de las acciones dictaminadas regladas a emprender sobre los mismos, tomadas a partir de la ponderacin de
esos valores.

Definicin

Informacin acerca de los plazos de conservacin de los documentos en atencin a sus valores, a lo largo de su ciclo de vida, as como acerca de las acciones dictaminadas regladas a emprender sobre los mismos, tomadas a partir de
la ponderacin de esos valores.

Aplicabilidad

Todas las entidades Documento excepto Fondo y Grupo de fondos.

Aplicabilidad

Documento/Expediente/Serie
Obligatorio para la transferencia

Obligacin

Condicional: Debe utilizarse si es necesario segn lo dispuesto en la normativa aplicable y atendiendo a las necesidades especficas de la organizacin.

Obligacin

Automatizable
Sub-elementos
Valores
Compatibilidad

En el punto de captura

Sub-elementos

eEMGDE13.2 - Dictamen
Esquema

No aplica.

Valor por defecto

No aplica.

ISO 23081

Plan de eventos, Historial de eventos.

Finalidad
-

Establecer el ciclo de vida de los documentos, en atencin a sus valores.


Identificar los requisitos legales o normativos aplicables a los documentos.
Identificar las autoridades competentes en la determinacin de los valores de los
documentos.
Identificar las normas de conservacin aplicables a los documentos.
Procurar relaciones entre los procesos de gestin, las actividades y los documentos producidos.
Procurar relaciones entre los valores de los documentos previamente determinados y otros procesos de gestin documental, especialmente la clasificacin y el
dictamen realizado sobre los documentos y las series documentales.
Determinar las interacciones entre los procesos de gestin y de gestin de documentos, y los ciudadanos y sus intereses.
Proporcionar una referencia temporal a las acciones dictaminadas sobre los
documentos.
Asegurar que se han adoptado las acciones dictaminadas correctas sobre los
documentos.
Asegurar la constitucin y conservacin de un patrimonio documental representativo.

Repetible slo para la categora Serie.

162 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP

Repetible

En el punto de captura

eEMGDE13.1 - Valoracin

eEMGDE13.1 - Valoracin

18

Repetible 18

Automatizable

eEMGDE13.2 - Dictamen
eEMGDE13.3 - Transferencia
eEGMDE13.4 - Documento esencial

Valores
Compatibilidad

Esquema

Sin definir

Valor por defecto

Sin definir

ISO 23081

Plan de eventos, Historial de eventos.

Finalidad
-

Establecer el ciclo de vida de los documentos, en atencin a sus valores.


Identificar los requisitos legales o normativos aplicables a los documentos.
Identificar las autoridades competentes en la determinacin de los valores
de los documentos.
Identificar las normas de conservacin aplicables a los documentos.
Procurar relaciones entre los procesos de gestin, las actividades y los
documentos producidos.
Procurar relaciones entre los valores de los documentos previamente determinados y otros procesos de gestin documental, especialmente la clasificacin y el dictamen realizado sobre los documentos y las series documentales.
Determinar las interacciones entre los procesos de gestin y de gestin de
documentos, y los ciudadanos y sus intereses.
Proporcionar una referencia temporal a las acciones dictaminadas sobre los
documentos.
Asegurar que se han adoptado las acciones dictaminadas correctas sobre
los documentos.
Asegurar la constitucin y conservacin de un patrimonio documental representativo.

eEMGDE
eEMGDE13 - CALIFICACIN

Comentarios

Puede que no sea posible proporcionar la informacin requerida por este elemento
en el momento de creacin o incorporacin de la entidad al sistema de gestin
documental por diversos motivos, incluidos la no disponibilidad de autoridades
calificadoras de documentos o una poltica organizativa que excluye la determinacin
de los valores en el momento de la creacin. En estos casos debe utilizarse el valor
por defecto Sin cobertura de calificacin para el sub-elemento eEMGDE13.1 Valoracin, hasta que las entidades pertinentes estn cubiertas por una norma de
conservacin.

Ejemplos

Perfil de aplicacin MINHAP


eEMGDE13 - CALIFICACIN

Comentarios

Puede que no sea posible proporcionar la informacin requerida por este elemento en el momento de creacin o incorporacin de la entidad al sistema de
gestin documental por diversos motivos, incluidos la no disponibilidad de
autoridades calificadoras de documentos o una poltica organizativa que excluye la determinacin de los valores en el momento de la creacin. En estos
casos debe utilizarse el valor por defecto Sin cobertura de calificacin para el
sub-elemento eEMGDE13.1 - Valoracin, hasta que las entidades pertinentes
estn cubiertas por una norma de conservacin.

Ejemplos

MODIFICACIN: En cuanto a la obligatoriedad y los subelementos que componen este metadato.


ADICIN: de los sub-elementos eEMGDE13.3. TRANSFERENCIA y eEGMDE13.4. - DOCUMENTO ESENCIAL

Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 163

eEMGDE

Perfil de aplicacin MINHAP


eEMGDE13.1 - VALORACIN

eEMGDE13.1 - VALORACIN
Nombre formal

eEMGDE.Calificacion.Valoracion

Nombre formal

eEMGDE.Calificacion.Valoracion

Sub-elemento de

eEMGDE13 - Calificacin

Sub-elemento de

eEMGDE13 - Calificacin

Definicin

Determinacin de los valores y plazos a los que los documentos estn sometidos a lo
largo de su ciclo de vida.

Definicin

Determinacin de los valores y plazos a los que los documentos estn sometidos a lo largo de su ciclo de vida.

Aplicabilidad

Todas las entidades Documento excepto Fondo y Grupo de fondos.

Aplicabilidad

Documento/Expediente/Serie

Obligacin

Condicional: Debe utilizarse si es necesario segn lo dispuesto en la normativa aplicable y atendiendo a las necesidades especficas de la organizacin.

Obligacin

Obligatorio para la transferencia

Automatizable
Sub-elementos
Valores
Compatibilidad

En el punto de captura

No
Esquema

Ver Apndice 18.

Valor por defecto

Sin cobertura de calificacin.

ISO 23081
-

Finalidad

Repetible

Automatizable
Sub-elementos
Valores
Compatibilidad

Comentarios

Este campo se repetir tantas veces como sea necesario en funcin de los diferentes
valores de las entidades pertinentes a lo largo de su ciclo de vida.

Ejemplos

Valor legal: Permanente, Valor fiscal: Cinco aos.

En el punto de captura

eEMGDE13.1.2 Valor secundario


Esquema

Sin definir

Valor por defecto

Sin definir

ISO 23081

Finalidad

Repetible

eEMGDE13.1.1 Valor primario

Plan de eventos, Historial de eventos.

Establecer el ciclo de vida de los documentos, en atencin a sus valores.


Identificar los requisitos legales o normativos aplicables sobre los documentos.
Identificar y contextualizar las decisiones adoptadas por las autoridades competentes en la determinacin de los valores de los documentos.
Identificar y contextualizar las decisiones adoptadas en las normas de conservacin
aplicables sobre los documentos.
Procurar relaciones entre los procesos de gestin, las actividades y los documentos
producidos.
Procurar relaciones entre los valores de los documentos previamente determinados y otros procesos de gestin documental, especialmente la clasificacin y el dictamen realizado sobre los documentos y las series documentales.
Determinar las interacciones entre los procesos de gestin y de gestin de documentos, y los ciudadanos y sus intereses.
Asegurar la constitucin y conservacin de un patrimonio documental representativo.

Comentarios

Ejemplos

Plan de eventos, Historial de eventos.

Establecer el ciclo de vida de los documentos, en atencin a sus valores.


Identificar los requisitos legales o normativos aplicables sobre los documentos.
Identificar y contextualizar las decisiones adoptadas por las autoridades
competentes en la determinacin de los valores de los documentos.
Identificar y contextualizar las decisiones adoptadas en las normas de
conservacin aplicables sobre los documentos.
Procurar relaciones entre los procesos de gestin, las actividades y los
documentos producidos.
Procurar relaciones entre los valores de los documentos previamente
determinados y otros procesos de gestin documental, especialmente la
clasificacin y el dictamen realizado sobre los documentos y las series documentales.
Determinar las interacciones entre los procesos de gestin y de gestin de
documentos, y los ciudadanos y sus intereses.
Asegurar la constitucin y conservacin de un patrimonio documental
representativo.
Heredable a expediente y documento a partir de la serie.

MODIFICACIN: El eEMGDE13.1 VALORACIN modifica algunos aspectos de su descripcin original y se descompone en dos subelementos: eEMGDE13.1.1 Valor primario y eEMGDE13.1.2 Valor secundario.

164 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP

eEMGDE
NO EXISTE

Perfil de aplicacin MINHAP


eEMGDE13.1.1 VALOR PRIMARIO
Nombre formal

eEMGDE.Calificacion.Valoracion.ValorPrimario

Sub-elemento de

eEMGDE13.1 - Valoracin

Definicin

Determinacin de los valores primarios de los documentos y expedientes que


componen una determinada serie documental.

Aplicabilidad

Documento/Expediente/Serie

Obligacin

Obligatorio para la transferencia

Automatizable
Sub-elemento
Valores
Compatibilidad

Repetible

En el punto de captura

eEMGDE13.1.1.1. Tipo de valor


eEMGDE13.1.1.2. Plazo
Esquema

Sin definir

Valor por defecto

Sin definir

ISO 23081

Plan de eventos, Historial de eventos.

Finalidad
Comentarios

Ejemplos

Identificar los valores primarios de los documentos, esto es, su utilidad para
la gestin y uso frecuente de los documentos, para formar el calendario de
conservacin y aplicar en consecuencia las medidas de conservacin necesarias.

ADICIN: Se aade este sub-elemento al elemento eEMGDE13.1 VALORACIN


CAUSA: descomponer la informacin relativa a la calificacin documental en datos tiles para la ejecucin automtica o semiautomtica de acciones.

Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 165

eEMGDE
NO EXISTE

Perfil de aplicacin MINHAP


eEMGDE13.1.1.1 TIPO DE VALOR
Nombre formal

eEMGDE.Calificacion.Valoracion.ValorPrimario.TipoValor

Sub-elemento de

eEMGDE13.1.1 - Valor primario

Definicin

Identificacin de los diferentes valores primarios que poseen los documentos,


expedientes y series

Aplicabilidad

Documento/Expediente/Serie.

Obligacin

Obligatorio para la transferencia

Automatizable
Sub-elementos

Repetible

En el punto de captura

No
Administrativo

Valores

Esquema

Fiscal
Jurdico
Otros

Valor por defecto

Sin definir

Compatibilidad

ISO 23081

Plan de eventos, Historial de eventos.

Finalidad

Conocer cada uno de los valores (administrativo, fiscal, jurdico, etc.) que
poseen los documentos.

Comentarios

Heredable a expediente y documento a partir de la serie.


Tipos de valores especificados en el formulario de identificacin y valoracin
de series documentales de la Comisin Superior Calificadora de Documentos Administrativos.

Ejemplos

ADICIN: Se aade este sub-elemento al elemento eEMGDE13.1.1 VALOR PRIMARIO


CAUSA: descomponer la informacin relativa a la calificacin documental en datos tiles para la ejecucin automtica o semiautomtica de acciones.

166 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP

eEMGDE
NO EXISTE

Perfil de aplicacin MINHAP


eEMGDE13.1.1.2 PLAZO
Nombre formal

eEMGDE.Calificacion.Valoracion.ValorPrimario.Plazo

Sub-elemento de

eEMGDE13.1.1 - Valor primario

Definicin

Determinacin del plazo de prescripcin de los valores primarios de los documentos, expedientes y series documentales

Aplicabilidad

Documento/Expediente/Serie

Obligacin

Obligatorio para la transferencia

Automatizable
Sub-elementos
Valores
Compatibilidad

En el punto de captura

No
Esquema

Indicar plazo en aos

Valor por defecto

Sin definir

ISO 23081

Plan de eventos, Historial de eventos.

Finalidad

Repetible

Conocer el plazo de prescripcin de los valores primarios de los documentos, esto es, su plazo de vigencia.
Proporcionar criterios para la elaboracin de los calendarios de conservacin de las diferentes series documentales.

Comentarios

Ejemplos

4 aos

Heredable a expediente y documento a partir de la serie.

ADICIN: Se aade este sub-elemento al elemento eEMGDE13.1.1 VALOR PRIMARIO


CAUSA: descomponer la informacin relativa a la calificacin documental en datos tiles para la ejecucin automtica o semiautomtica de acciones.

Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 167

eEMGDE
NO EXISTE

Perfil de aplicacin MINHAP


eEMGDE13.1.2 VALOR SECUNDARIO
Nombre formal

eEMGDE.Calificacion.Valoracion.ValorSecundario

Sub-elemento de

eEMGDE13.1 - Valoracin

Definicin

Determinacin la existencia de valores secundarios en los documentos

Aplicabilidad

Todas las entidades Documento: serie, valor heredable por expediente y documento.

Obligacin

Obligatorio para la transferencia

Automatizable
Sub-elementos
Valores

Repetible

En el punto de captura

No
Esquema

S/No/Sin cobertura de calificacin

Valor por defecto

Sin definir

Compatibilidad

ISO 23081

Plan de eventos, Historial de eventos.

Finalidad

Conocer la existencia de valores secundarios en los documentos, cuya consecuencia inmediata es que sern dictaminados de conservacin permanente y
que habr que aplicarles las polticas de conservacin adecuadas aprobadas
por la organizacin.

Comentarios

Los valores secundarios pueden identificarse con el valor testimonial, informativo o histrico. En cualquier caso, la consecuencia para la gestin de documentos es la conservacin permanente de la entidad que los posee.

Ejemplos

Valor testimonial o Histrico: S

ADICIN: Se aade este sub-elemento al elemento eEMGDE13.1 VALORACIN


CAUSA: descomponer la informacin relativa a la calificacin documental en datos tiles para la ejecucin automtica o semiautomtica de acciones

168 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP

eEMGDE

Perfil de aplicacin MINHAP


eEMGDE13.2 - DICTAMEN

eEMGDE13.2 - DICTAMEN
Nombre formal

eEMGDE.Calificacion.Dictamen

Nombre formal

eEMGDE.Calificacion.Dictamen

Sub-elemento de

eEMGDE13 - Calificacin

Sub-elemento de

eEMGDE13 - Calificacin

Definicin

Decisiones emitidas por la autoridad calificadora relativas a la conservacin o a la


eliminacin de documentos de acuerdo con la evolucin de sus valores conforme
avanza su ciclo de vida.

Definicin

Decisiones emitidas por la autoridad calificadora relativas a la conservacin o a


la eliminacin de documentos de acuerdo con la evolucin de sus valores
conforme avanza su ciclo de vida.

Aplicabilidad

Todas las entidades Documento excepto Fondo y Grupo de fondos.

Aplicabilidad

Documento/Expediente/Serie

Obligacin

Condicional: Debe utilizarse si es necesario segn lo dispuesto en la normativa aplicable y atendiendo a las necesidades especficas de la organizacin.

Obligacin

Obligatorio para la transferencia

Automatizable
Sub-elementos
Valores
Compatibilidad

En el punto de captura

Sub-elementos

No aplica.

Valor por defecto

No aplica.

ISO 23081

Sin compatibilidad.

Asegurar la disponibilidad del documento mientras ste pueda ser requerido o


solicitado, en relacin a sus diferentes valores.
Identificar la entidad responsable de su gestin y conservacin.
Relacionar los documentos con los diferentes usos y necesidades que puedan
surgir a corto, medio y largo plazo.
Mantener el contexto de los documentos con las funciones y procesos donde aquellos se originaron durante tanto tiempo como sean necesarios, as como las interacciones de los procesos de la administracin con los ciudadanos y sus intereses.
Asegurar la ejecucin temporal de las acciones dictaminadas.
Asegurar la constitucin y conservacin de un patrimonio documental representativo.

Comentarios

Cuando implica la retirada de documentos de los sistemas en uso, en el momento en


que stos no son necesarios, debe prevenirse que no quede ninguna labor pendiente
de ejecucin y no exista ningn proceso o investigacin judicial en marcha que pudiera
requerir el documento como evidencia electrnica.

Ejemplos

Repetible

En el punto de captura

eEMGDE13.2.2 - Accin dictaminada


eEMGDE13.2.3 - Plazo de ejecucin de la accin dictaminada

eEMGDE13.2.2 - Accin dictaminada


Esquema

eEMGDE13.2.1 - Tipo de dictamen

eEMGDE13.2.1 - Tipo de dictamen

Finalidad

Repetible

Automatizable

Valores
Compatibilidad

Esquema

Sin definir

Valor por defecto

Sin definir

ISO 23081

Sin compatibilidad.

Finalidad

Asegurar la disponibilidad del documento mientras ste pueda ser requerido o solicitado, en relacin a sus diferentes valores.
Identificar la entidad responsable de su gestin y conservacin.
Relacionar los documentos con los diferentes usos y necesidades que
puedan surgir a corto, medio y largo plazo.
Mantener el contexto de los documentos con las funciones y procesos
donde aquellos se originaron durante tanto tiempo como sean necesarios,
as como las interacciones de los procesos de la administracin con los
ciudadanos y sus intereses.
Asegurar la ejecucin temporal de las acciones dictaminadas.
Asegurar la constitucin y conservacin de un patrimonio documental
representativo.

Comentarios

Cuando implica la retirada de documentos de los sistemas en uso, en el momento en que stos no son necesarios, debe prevenirse que no quede ninguna
labor pendiente de ejecucin y no exista ningn proceso o investigacin judicial
en marcha que pudiera requerir el documento como evidencia electrnica.

Ejemplos

MODIFICACIN de algunos aspectos de la descripcin del metadato. ADICIN del sub-elemento eEMGDE13.2.3 Plazo de ejecucin de la accin dictaminada

Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 169

eEMGDE

Perfil de aplicacin MINHAP


eEMGDE13.2.1 - TIPO DE DICTAMEN

eEMGDE13.2.1 - TIPO DE DICTAMEN


Nombre formal

eEMGDE.Calificacion.Dictamen.TipodeDictamen

Nombre formal

eEMGDE.Calificacion.Dictamen.TipodeDictamen

Sub-elemento de

eEMGDE13.2 - Dictamen

eEMGDE13.2 - Dictamen

Definicin

Tipo de decisin emitida por la autoridad calificadora que debe aplicarse sobre
los documentos a lo largo de su ciclo de vida y una vez realizada su valoracin.

Sub-elemento
de

Aplicabilidad

Todas las entidades Documento excepto Fondo y Grupo de fondos.

Definicin

Tipo de decisin emitida por la autoridad calificadora que debe aplicarse sobre
los documentos a lo largo de su ciclo de vida y una vez realizada su valoracin.

Condicional: Debe utilizarse a menos que el valor del sub-elemento eEMGDE13.1 Valoracin, sea Sin cobertura de calificacin.

Aplicabilidad

Documento/Expediente/Serie.

Obligacin

Obligacin

Obligatorio para la transferencia

Automatizable
Sub-elementos
Valores
Compatibilidad

Sub-elementos
Ver Apndice 19.

Valor por defecto

Sin definir.

ISO 23081

Sin compatibilidad.

Ejemplos

En el punto de captura

Esquema

Comentarios

No.

Finalidad

Repetible

Automatizable

Asegurar la disponibilidad del documento mientras ste pueda ser requerido o


solicitado, en relacin a sus diferentes valores.
Identificar las decisiones adoptadas por la autoridad calificadora y la entidad responsable de su gestin y conservacin.
Relacionar los documentos con los diferentes usos y necesidades que puedan surgir
a corto, medio y largo plazo.
Mantener el contexto de los documentos con las funciones y procesos donde aquellos se originaron durante tanto tiempo como sean necesarios, as como las interacciones de los procesos de la administracin con los ciudadanos y sus intereses.
Asegurar la ejecucin temporal de las acciones dictaminadas.
Asegurar la constitucin y conservacin de un patrimonio documental representativo.

Los documentos simples, expedientes, agregaciones y series pueden verse afectados, a


lo largo de su ciclo de vida, por distintas decisiones hasta su eliminacin o conservacin
permanente, en su caso, por lo que deberan describirse utilizando mltiples instanciaciones del sub-elemento eEMGDE13.2 - Dictamen.

En el punto de captura

Esquema

Ver Apndice adjunto

Valor por defecto

Sin definir.

Compatibilidad

ISO 23081

Sin compatibilidad.

Finalidad

No.

Valores

Asegurar la disponibilidad del documento mientras ste pueda ser requerido


o solicitado, en relacin a sus diferentes valores.
Identificar las decisiones adoptadas por la autoridad calificadora y la entidad
responsable de su gestin y conservacin.
Relacionar los documentos con los diferentes usos y necesidades que puedan surgir a corto, medio y largo plazo.
Mantener el contexto de los documentos con las funciones y procesos donde
aquellos se originaron durante tanto tiempo como sean necesarios, as como
las interacciones de los procesos de la administracin con los ciudadanos y sus
intereses.
Asegurar la ejecucin temporal de las acciones dictaminadas.
Asegurar la constitucin y conservacin de un patrimonio documental representativo.

Heredable desde la Serie a Expediente y Documento.


Comentarios

Eliminacin parcial, Conservacin permanente.


Ejemplos

Los documentos simples, expedientes y series pueden verse afectados, a lo


largo de su ciclo de vida, por distintas decisiones hasta su eliminacin o conservacin permanente, en su caso, por lo que deberan describirse utilizando mltiples repeticiones del sub-elemento eEMGDE13.2 - Dictamen.
CP; EP

MODIFICACIN: Algunos aspectos de la descripcin y Esquema de valores recogido en el siguiente apndice:

170 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP

Repetible

Esquema de valores para el sub-elemento eEMGDE13.2.1 - TIPO DE DICTAMEN

COD.
DICTAMEN
CP

Conservacin permanente

EP

Eliminacin parcial

ET

Eliminacin total

PD

Pendiente de dictamen

TIPO DICTAMEN

Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 171

eEMGDE

Perfil de aplicacin MINHAP


eEMGDE13.2.2 - ACCIN DICTAMINADA

eEMGDE13.2.2 - ACCIN DICTAMINADA


Nombre formal

eEMGDE.Calificacion.Dictamen.AccionDictaminada

Nombre formal

eEMGDE.Calificacion.Dictamen.AccionDictaminada

Sub-elemento de

eEMGDE13.2 - Dictamen

eEMGDE13.2 - Dictamen

Definicin

Accin concreta que se aplica al documento en base al dictamen adoptado por


una autoridad calificadora.

Sub-elemento
de

Accin concreta que se aplica al documento en base al dictamen adoptado por


una autoridad calificadora.

Aplicabilidad

Todas las entidades Documento excepto Fondo y Grupo de fondos y entidad


Actividad.

Definicin
Aplicabilidad

Documento/Expediente/Serie.

Obligacin

Condicional: Debe utilizarse a menos que el valor del sub-elemento eEMGDE13.1 Valoracin, sea Sin cobertura de calificacin.

Obligacin

Condicional: Debe utilizarse para la transferencia a menos que el valor del subelemento eEMGDE13.2.1 Tipo de dictamen, sea PD - Pendiente de dictamen.

Automatizable
Sub-elementos
Valores
Compatibilidad

En el punto de captura

No.
Esquema

Sin definir.

Valor por defecto

Sin definir.

ISO 23081

Sin compatibilidad.

Finalidad
-

Comentarios

Repetible

Asegurar la disponibilidad del documento mientras ste pueda ser requerido o


solicitado, en relacin a sus diferentes valores.
Identificar las decisiones adoptadas por la autoridad calificadora y por la entidad
responsable de su gestin y conservacin.
Relacionar los documentos con los diferentes usos y necesidades que puedan surgir
a corto, medio y largo plazo.
Mantener el contexto de los documentos con las funciones y procesos donde aquellos se originaron durante tanto tiempo como sean necesarios, as como las interacciones de los procesos de la organizacin con los ciudadanos y sus intereses.
Asegurar la ejecucin temporal de las acciones dictaminadas.
Asegurar la constitucin y conservacin de un patrimonio documental representativo.

Se utiliza para registrar la accin dictaminada que se pretende realizar de manera reglada
sobre el documento. No debe utilizarse para registrar los detalles de la accin real cuando
se emprende. En este esquema, todas las acciones y eventos se documentan utilizando la
entidad Relacin. La accin dictaminada se registra en las normas de conservacin, donde
se concreta la accin que tiene que emprenderse sobre un documento una vez que ha
pasado el perodo de tiempo especificado desde el evento desencadenante indicado.
Los documentos simples, expedientes y agregaciones pueden verse afectados, a lo largo
de su ciclo de vida, por distintos tipos de decisin, hasta su eliminacin o conservacin
permanente, en su caso, por lo que deberan describirse utilizando mltiples instanciaciones del sub-elemento eEMGDE13.2 - Dictamen.
El tipo de dictamen Eliminacin puede requerir la conservacin de un muestreo especfico, a efectos de trazabilidad de la tramitacin del procedimiento, adaptado a las caractersticas del documento.

172 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP

Automatizable
Sub-elementos
Valores
Compatibilidad

En el punto de captura

Sin definir.

Valor por defecto

Sin definir.

ISO 23081

Sin compatibilidad.

Comentarios

Esquema

Finalidad

Repetible

No.

Asegurar la disponibilidad del documento mientras ste pueda ser requerido


o solicitado, en relacin a sus diferentes valores.
Identificar las decisiones adoptadas por la autoridad calificadora y por la
entidad responsable de su gestin y conservacin.
Relacionar los documentos con los diferentes usos y necesidades que puedan surgir a corto, medio y largo plazo.
Mantener el contexto de los documentos con las funciones y procesos donde aquellos se originaron durante tanto tiempo como sean necesarios, as como las interacciones de los procesos de la organizacin con los ciudadanos y sus intereses.
Asegurar la ejecucin temporal de las acciones dictaminadas.
Asegurar la constitucin y conservacin de un patrimonio documental representativo.

Heredable desde la serie a expediente y documento.


Se utiliza para registrar la accin dictaminada que se pretende realizar de manera
reglada sobre el documento. No debe utilizarse para registrar los detalles de la
accin real cuando se emprende. La accin dictaminada se registra en las normas de conservacin, donde se concreta la accin que tiene que emprenderse
sobre un documento una vez que ha pasado el perodo de tiempo especificado
desde el evento desencadenante indicado.
Los documentos simples, expedientes y agregaciones pueden verse afectados, a
lo largo de su ciclo de vida, por distintos tipos de decisin, hasta su eliminacin o
conservacin permanente, en su caso, por lo que deberan describirse utilizando
mltiples instanciaciones del sub-elemento eEMGDE13.2 - Dictamen.
El tipo de dictamen Eliminacin puede requerir la conservacin de un muestreo
especfico, a efectos de trazabilidad de la tramitacin del procedimiento, adaptado a las caractersticas del documento.

eEMGDE
eEMGDE13.2.2 - ACCIN DICTAMINADA

Ejemplos

Destruir a los tres aos desde la finalizacin del contrato.


Destruir a los siete aos despus del ltimo asiento.
Destruir a los setenta y cinco aos despus de la fecha de nacimiento del
empleado.
Retener permanentemente.
Transferir pasados cincos aos desde su creacin.

Perfil de aplicacin MINHAP


eEMGDE13.2.2 - ACCIN DICTAMINADA

Ejemplos

Eliminacin de las solicitudes y mritos a los 5 aos, y conservacin permanente


del resto del expediente.
Eliminacin total dejando una muestra de un expediente por ao.
Conservacin permanente con duplicacin por esencial
Destruir a los tres aos desde la finalizacin del contrato.
Destruir a los siete aos despus del ltimo asiento.
Destruir a los setenta y cinco aos despus de la fecha de nacimiento del empleado.
Retener permanentemente.

MODIFICACIN de algunos aspectos de la descripcin.

Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 173

eEMGDE
NO EXISTE

Perfil de aplicacin MINHAP


eEMGDE13.2.3 PLAZO DE EJECUCIN DE LA ACCIN DICTAMINADA
Nombre formal

eEMGDE.Calificacion.Dictamen.PlazoEjecucionAccionDictaminada

Sub-elemento
de

eEMGDE13.2 - Dictamen

Definicin

Plazo en el que se tiene que ejecutar la accin concreta que se aplica al documento y que figura en el sub-elemento eEMGDE13.2.2 Accin dictaminada

Aplicabilidad

Documento/Expediente/Serie

Obligacin

Condicional: Debe utilizarse para la transferencia a menos que el valor del subelemento eEMGDE13.2.1. Tipo de dictamen, sea PD - Pendiente de dictamen.

Automatizable
Sub-elementos

Repetible

En el punto de captura

No.
Esquema

Introducir un valor numrico relativo a aos

Valores

Valor por defecto

Sin definir.

Compatibilidad

ISO 23081

Sin compatibilidad.

Finalidad

Automatizar una alerta que advierta de la necesidad de ejecutar la accin dictaminada en eEMGDE13.2.2 Accin dictaminada en un plazo n de tiempo.
Heredable desde la Serie a Expediente y Documento.

Comentarios

Ejemplos

El momento de ejecucin de la accin dictaminada se calcular sumando el valor


numrico de este metadato al correspondiente a los aos en el metadato
eEMGDE4.2 - Fecha fin
5 aos
8 aos

ADICIN del metadato eEMGDE13.2.3 PLAZO DE EJECUCIN DE LA ACCIN DICTAMINADA


CAUSA: Poder programar la ejecucin automtica o semiautomtica de acciones a partir de los valores de fecha en un campo calculado.

174 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP

eEMGDE
NO EXISTE

Perfil de aplicacin MINHAP


eEMGDE13.3 TRANSFERENCIA
Nombre formal

eEMGDE.Calificacion.Transferencia

Sub-elemento
de

eEMGDE13 - Calificacin

Definicin

Operacin por la que traspasa la custodia de las diferentes fracciones de series


documentales, en cumplimiento del calendario de conservacin resultante del
proceso de valoracin documental.

Aplicabilidad

Documento/Expediente/Serie

Obligacin

Obligatorio para la transferencia

Automatizable
Sub-elementos
Valores
Compatibilidad

En el punto de captura

eEMGDE 13.3.2 Plazo de transferencia


Esquema

Sin definir

Valor por defecto

Sin definir.

ISO 23081

Sin compatibilidad.

Finalidad

Repetible

eEGMDE 13.3.1 Fase de archivo

Traspasar la custodia de los documentos a travs de las distintas fases de


archivo del sistema, y la responsabilidad de llevar a cabo las tareas correspondientes a cada uno de los momentos del ciclo de vida de los documentos
Establecer el momento en el que se llevar a cabo la transferencia de la
custodia

Comentarios

Heredable desde la serie a expediente y documento.

Ejemplos

ADICIN del metadato eEMGDE13.3 TRANSFERENCIA


CAUSA: Discriminar las acciones relacionadas con la transferencia o traspaso de documentos entre repositorios con cambio de custodia, de aquellas relativas al dictamen
sobre la seleccin documental para su conservacin permanente o eliminacin.

Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 175

eEMGDE
NO EXISTE

Perfil de aplicacin MINHAP


eEMGDE13.3.1 FASE DE ARCHIVO
Nombre formal

eEMGDE.Calificacion.Transferencia.FaseArchivo

Sub-elemento
de

eEMGDE13.3 - Transferencia

Definicin

Indicacin de la fase de archivo correspondiente al momento del ciclo de vida del


documento que se transfiere

Aplicabilidad

Documento/Expediente/Serie

Obligacin

Obligatorio para la transferencia

Automatizable
Sub-elementos

Valores

Compatibilidad
Finalidad

Repetible

En el punto de captura

No.
Esquema

Valor por defecto

Archivo Central.

ISO 23081

Sin compatibilidad.

Archivo Central.
Archivo Intermedio
Archivo Histrico

Determinar la fase de archivo a la que se incorpora una serie o su fraccin,


as como los expedientes y documentos que la componen, en funcin del
momento de su ciclo de vida.

Heredable desde la serie a expediente y documento.


Comentarios

Ejemplos

ADICIN del sub-elemento eEMGDE13.3.1 FASE DE ARCHIVO

176 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP

Este metadato es modificable. Se propone como no repetible puesto que siempre


contendr el valor significativo para los responsables del repositorio en que se
conserve en un momento determinado, ya sea ste el repositorio de gestin o el
repositorio de archivo.
Archivo Central. Archivo Histrico.

eEMGDE
NO EXISTE

Perfil de aplicacin MINHAP


eEMGDE13.3.2. PLAZO DE TRANSFERENCIA
Nombre formal

eEMGDE.Calificacion.Transferencia.PlazoTransferencia

Sub-elemento
de

eEMGDE13.3 - Transferencia

Definicin

Plazo de tiempo en que se traspasa la custodia de las diferentes fracciones de


series documentales, en cumplimiento del calendario de conservacin resultante
del proceso de valoracin documental.

Aplicabilidad

Documento/Expediente/Serie

Obligacin

Obligatorio para la transferencia

Automatizable
Sub-elementos
Valores
Compatibilidad

En el punto de captura

Esquema

Valor numrico en aos.

Valor por defecto

Sin definir.

ISO 23081

Sin compatibilidad.

Finalidad

Repetible

No.

Asegurar la disponibilidad del documento mientras ste pueda ser requerido


o solicitado, en relacin a sus diferentes valores.
Identificar las decisiones adoptadas por la autoridad calificadora y por la
entidad responsable de su gestin y conservacin, y que quedarn registradas en el calendario de conservacin de los documentos de la organizacin.
Relacionar los documentos con los diferentes usos y necesidades que puedan surgir a corto, medio y largo plazo.

Heredable desde la Serie a Expediente y Documento.

Comentarios

Este metadato es modificable. Se propone como no repetible puesto que siempre


contendr el valor significativo para los responsables del repositorio en que se
conserve en un momento determinado, ya sea ste el repositorio de gestin o el
repositorio de archivo.
El plazo indicado por este metadato se calcular a partir del valor del metadato
eEMGDE4.2 - Fecha fin.

Ejemplos

5 aos

ADICIN del sub-elemento eEMGDE13.3.2. PLAZO DE TRANSFERENCIA

Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 177

eEMGDE
NO EXISTE

Perfil de aplicacin MINHAP


eEMGDE13.4. DOCUMENTO ESENCIAL
Nombre formal

eEMGDE.Calificacion.DocumentoEsencial

Sub-elemento
de

eEMGDE13 - Calificacin

Definicin

Calificacin de un documento como esencial para el desarrollo de las actividades


de la organizacin y que, por ello, debe ser objeto de medidas especiales de
proteccin, que incluyen su duplicado y almacenamiento en un repositorio diferente.

Aplicabilidad

Documento

Obligacin

Obligatorio para la transferencia

Automatizable
Sub-elementos

En el punto de captura

Esquema

Booleano: S / No

Valor por defecto

Sin definir.

Compatibilidad

ISO 23081

Sin compatibilidad.

Ejemplos

Asegurar que la organizacin pueda seguir desarrollando su actividad en


caso de desastre, conservando los documentos considerados como esenciales para su funcionamiento.

Comentarios

178 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP

Valores

Finalidad

ADICIN del sub-elemento eEMGDE13.4. DOCUMENTO ESENCIAL

Repetible

No.

S. No.

eEMGDE

Perfil de aplicacin MINHAP


eEMGDE22.2 - DENOMINACIN DE CLASE

eEMGDE22.2 - DENOMINACIN DE CLASE


Nombre formal

eEMGDE.Clasificacion.DenominacionClase

Nombre formal

eEMGDE.Clasificacion.DenominacionClase

Sub-elemento de

eEMGDE22 - Clasificacin

Sub-elemento de

eEMGDE22 - Clasificacin

Definicin

Indicador en lenguaje natural que identifica de forma unvoca la clase asignada dentro
de un Cuadro de Clasificacin.

Definicin

Indicador en lenguaje natural que identifica de forma unvoca la clase asignada


dentro de un Cuadro de Clasificacin.

Aplicabilidad

Todas las entidades.

Aplicabilidad

Documento/Expediente/Serie

Obligacin

Obligatorio para la transferencia

Obligacin

Condicional:
Es obligatorio en entornos mono-entidad.
En entornos multi-entidad debe utilizarse una entidad Relacin con la Actividad o
Agente correspondiente.

Automatizable
Sub-elementos
Valores

Repetible

En el punto de captura

Sub-elementos

Valor por defecto

Sin definir.
Descripcin.

Finalidad

Reflejar la denominacin de la Actividad o Agente que tiene asignado el identificador


unvoco que se representa en el subelemento eEMGDE22.1 - Cdigo de clasificacin.

Comentarios

Representar en lenguaje natural la clase sealada dentro de un Cuadro de Clasificacin. Puede ser generado automticamente a partir de la asignacin del subelemento
eEMGDE22.1 - Cdigo de clasificacin.

Ejemplos

Para una entidad Documento: Gestin del suelo.


Para una entidad Agente: Administrar sistemas de informacin.
Para una entidad Actividad: Imponer multas.
Para una entidad Regulacin: Definicin de competencias.
Para una entidad Relacin: Establecimiento de secuencias.

En el punto de captura

No

Valor por defecto

Sin definir.

Compatibilidad

ISO 23081

Descripcin.

Finalidad

Reflejar la denominacin del procedimiento SIA o del epgrafe del cuadro de


clasificacin que tiene asignado el identificador unvoco que se representa en el
subelemento eEMGDE22.1 - Cdigo de clasificacin.

Comentarios

Representar en lenguaje natural la clase sealada dentro de un cuadro de


clasificacin o del catlogo de procedimientos SIA. Puede ser generado automticamente a partir de la asignacin del subelemento eEMGDE22.1 - Cdigo
de clasificacin.

Ejemplos

Para una entidad expediente: Interposicin de reclamaciones econmicoadministrativas entre particulares (Cdigo SIA: 998150)
Para una entidad expediente: (F03.S1). Recursos Administrativos
Para una entidad serie: (4.1). Revisin en va administrativa

Valores

ISO 23081

Repetible

SIA - Cuadros de clasificacin desarrollados por cada


organizacin.

Cuadros de clasificacin desarrollados por cada organizacin.

Compatibilidad

Esquema

No
Esquema

Automatizable

MODIFICACIN de determinados elementos de la descripcin del metadato.


CAUSA: empleo del metadato eEMGDE22 CLASIFICACIN y sus sub-elementos para albergar el valor del metadato obligatorio de la NTI de expediente-e clasificacin,
as como la informacin de adscripcin del documento/expediente/serie a una categora concreta dentro del cuadro de clasificacin funcional de la organizacin.

Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 179

eEMGDE
NO EXISTE

Perfil de aplicacin MINHAP


eEMGDE22.3TIPO DE CLASIFICACIN (SIA/FUNCIONAL)
Nombre formal

eEMGDE.Clasificacion.TipoClasificacion

Sub-elemento de

eEMGDE22 - Clasificacin

Definicin

Trmino que seala si los valores del elemento corresponden a una clasificacin administrativa del procedimiento de acuerdo con el SIA, y en cumplimiento
con el metadato obligatorio correspondiente de la NTI de Expediente electrnico, o si se refieren a la adscripcin de la entidad a una categora funcional
dentro del cuadro de clasificacin funcional de documentos de la organizacin.

Aplicabilidad

Serie/ Expediente/ Documento

Obligacin

Obligatorio para la transferencia

Automatizable
Sub-elementos

Repetible

En el punto de captura

No
Esquema

SIA/Funcional

Valor por defecto

Sin definir.

Compatibilidad

ISO 23081

Descripcin.

Finalidad

Reflejar si la categora a la que se refieren el resto de valores del elemento


eEMGDE22. Clasificacin, es administrativa o funcional.

Comentarios

Valores

Para una entidad expediente: SIA


Ejemplos

Para una entidad expediente: Funcional


Para una entidad serie: Funcional

ADICIN del sub-elemento eEMGDE22.3TIPO DE CLASIFICACIN (SIA/FUNCIONAL), que tipificar la taxonoma a que responden los sub-elementos precedentes del
eEMGDE22 Clasificacin, esto es, eEMGDE22.1 - Cdigo de clasificacin y eEMGDE22.2 Denominacin de clase.

180 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP

METADATOS COMPLEMENTARIOS RECOMENDADOS PARA LA GESTIN PTIMA DE DOCUMENTOS-e Y EXPEDIENTES-e.

eEMGDE
NO EXISTE

Perfil de aplicacin MINHAP


eEMGDEN ASIENTO REGISTRAL
Nombre formal

eEMGDE.AsientoRegistral

Sub-elemento de

No aplica.

Definicin

Informacin bsica relativa al acto de registro administrativo del documento


electrnico

Aplicabilidad

Documento

Obligacin

Opcional

Automatizable

Repetible

En el punto de captura

eEMGDE N.1 Tipo de asiento registral


Sub-elementos

eEMGDE N.2 Cdigo de la Oficina de Registro


eEMGDE N.3 Fecha del asiento registral
eEMGDE N.4 N asiento registral

Valores

Esquema

Sin definir.

Valor por defecto

Sin definir.

Compatibilidad

ISO 23081

Finalidad

Recoger la informacin bsica relativa al acto de registro administrativo del


documento electrnico, tal como la entidad que ha efectuado el registro del
documento, la fecha y el nmero asignado a su asiento correspondiente.

Comentarios

Ejemplos

ADICIN de metadato y sub-elementos conteniendo datos relativos al acto de registro administrativo de documentos electrnicos. Sin numeracin en el eEMGDE.

Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 181

eEMGDE
NO EXISTE

Perfil de aplicacin MINHAP


eEMGDEN1 TIPO DE ASIENTO REGISTRAL
Nombre formal

eEMGDE.AsientoRegistral.TipoRegistro

Sub-elemento de

eEMGDEN Asiento registral

Definicin

Tipo de acto registral, de entrada o de salida.

Aplicabilidad

Documento

Obligacin

Opcional

Automatizable
Sub-elementos
Valores

Repetible

En el punto de captura

No
Esquema

0 = Registro de entrada; 1 = Registro de salida

Valor por defecto

Compatibilidad

ISO 23081

Finalidad

Determinar si la informacin recogida en el metadato eEMGDEN ASIENTO


REGISTRAL y sus sub-elementos se refiere a un registro de Entrada o de
Salida

Comentarios

Ejemplos

ADICIN de metadato y sub-elementos conteniendo datos relativos al acto de registro administrativo de documentos electrnicos. Sin numeracin en el eEMGDE.

182 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP

eEMGDE
NO EXISTE

Perfil de aplicacin MINHAP


eEMGDEN2 CDIGO DE LA OFICINA DE REGISTRO
Nombre formal

eEMGDE.AsientoRegistral.CodigoOficinaRegistro

Sub-elemento de

eEMGDEN Asiento registral

Definicin

Cdigo de la Entidad Registral de origen o destino del documento

Aplicabilidad

Documento

Obligacin

Opcional

Automatizable
Sub-elementos

Repetible

En el punto de captura

No
Esquema

Cdigo obtenido de DIR3

Valor por defecto

Sin definir

Compatibilidad

ISO 23081

Finalidad

Valores

Comentarios

Ejemplos

ADICIN de metadato y sub-elementos conteniendo datos relativos al acto de registro administrativo de documentos electrnicos. Sin numeracin en el eEMGDE.

Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 183

eEMGDE
NO EXISTE

Perfil de aplicacin MINHAP


eEMGDEN3 FECHA DEL ASIENTO REGISTRAL
Nombre formal

eEMGDE.AsientoRegistral.FechaAsientoRegistral

Sub-elemento de

eEMGDEN Asiento registral

Definicin

Fecha y hora de entrada del documento en la Entidad Registral de origen o


destino

Aplicabilidad

Documento

Obligacin

Opcional

Automatizable
Sub-elementos
Valores

Repetible

En el punto de captura

No
Esquema

AAAAMMDDHHMMSS

Valor por defecto

Sin definir.

Compatibilidad

ISO 23081

Finalidad

Comentarios

Ejemplos

ADICIN de metadato y sub-elementos conteniendo datos relativos al acto de registro administrativo de documentos electrnicos. Sin numeracin en el eEMGDE.

184 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP

eEMGDE

Perfil de aplicacin MINHAP


eEMGDEN4 N ASIENTO REGISTRAL
Nombre formal

eEMGDE.AsientoRegistral.NumeroAsientoRegistral

Sub-elemento de

eEMGDEN Asiento registral

Definicin

Nmero de registro del documento en el Registro General de la entidad de


origen o destino

Aplicabilidad

Documento

Obligacin

Opcional

Automatizable
Sub-elementos

Repetible

En el punto de captura

No
Esquema

Sin definir

Valor por defecto

Sin definir.

Compatibilidad

ISO 23081

Finalidad

Comentarios

Ejemplos

Valores

ADICIN de metadato y sub-elementos conteniendo datos relativos al acto de registro administrativo de documentos electrnicos. Sin numeracin en el eEMGDE.

Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 185

eEMGDE

Perfil de aplicacin MINHAP


eEMGDE3 - NOMBRE

eEMGDE3 - NOMBRE
Nombre formal

eEMGDE.Nombre

Nombre formal

eEMGDE.Nombre

Sub-elemento de

No aplica.

Sub-elemento de

No aplica.

Definicin

Ttulo o nombre dado a una entidad.

Definicin

Ttulo en lenguaje natural del documento, expediente o serie

Aplicabilidad

Todas las entidades.

Aplicabilidad

Documento/Expediente/Serie

Obligacin

Condicional: Debe utilizarse si es necesario segn lo dispuesto en la normativa aplicable y atendiendo a las necesidades especficas de la organizacin.

Obligacin

Opcional

Automatizable
Sub-elementos
Valores
Compatibilidad

Finalidad

Repetible

En el punto de captura

Automatizable

eEMGDE3.1 - Nombre natural

Sub-elementos

eEMGDE3.2 - Esquema de nombre


Esquema

No aplica.

Valor por defecto

No aplica.

ISO 23081

Descripcin.

Ayudar a identificar la entidad.


Actuar como punto de acceso para la recuperacin de los recursos por los usuarios
Describir las funciones y/o asuntos de los documentos.
Hacer posible la bsqueda de un nombre en su totalidad.
Proporcionar informacin contextual acerca de la norma, mtodo o convencin
utilizados para nombrar entidades.

Comentarios

Los nombres de entidades pueden extraerse de esquemas de valores. Si existen tales


esquemas, debera indicarse en el sub-elemento eEMGDE3.2 - Esquema de nombre.

Ejemplos

MODIFICACIN parcial de la descripcin del metadato.


ADICIN de un sub-elemento eEMGDE3.3 - Nombre fichero.

186 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP

Valores
Compatibilidad
Finalidad

Repetible

En el punto de captura

eEMGDE3.1 - Nombre natural


eEMGDE3.3 - Nombre del fichero
Esquema

Sin definir

Valor por defecto

Sin definir

ISO 23081

Descripcin.

Comentarios

Ejemplos

Ayudar a identificar la entidad.


Actuar como punto de acceso para la recuperacin de los recursos por los
usuarios
Describir las funciones y/o asuntos de los documentos.

eEMGDE

Perfil de aplicacin MINHAP


eEMGDE3.1 - NOMBRE NATURAL

eEMGDE3.1 - NOMBRE NATURAL


eEMGDE.Nombre.NombreNatural

Nombre formal

eEMGDE.Nombre.NombreNatural

Sub-elemento de

eEMGDE3 - Nombre

Sub-elemento de

eEMGDE3 - Nombre

Definicin

Nombre real que se da a la entidad.

Definicin

Nombre real que se da a la entidad.

Aplicabilidad

Todas las entidades.

Aplicabilidad

Documento/Expediente/Serie

Obligacin

Condicional: Debe utilizarse si es necesario segn lo dispuesto en la normativa aplicable y atendiendo a las necesidades especficas de la organizacin.

Obligacin

Opcional.

Nombre formal

Automatizable
Sub-elementos

Valores

Repetible

En el punto de captura

No
Esquema

Para los tipos de entidad Documento, Agente, Actividad y


Regulacin no se definen esquemas de valores.
Para el tipo de entidad Relacin, los esquemas de valor se
indican en Apndice 6 y Apndice 7.

Valor por defecto

Sin definir.

Compatibilidad

ISO 23081

Descripcin.

Finalidad

Comentarios

Si el nombre se extrae de un vocabulario controlado con estructura, deben reproducirse todos los componentes de esa estructura dentro de la secuencia de caracteres de
3.1-Nombre natural.
En los casos en que el nombre de la entidad sea tambin su identificador, el valor
tendr que replicarse en el sub-elemento eEMGDE2.1 - Secuencia de identificador.

Ejemplos

Para una entidad Documento: Instancia de solicitud de licencia de obras, Expediente de concesin de licencia de obras, Serie de licencias de obras.
Para una entidad Agente: Juan Nadie, Ministerio de Cultura, Gerencia de Urbanismo.
Para una entidad Actividad: Gestin del suelo, Concesin de licencias, Presentacin de instancias.
Para una entidad Regulacin: Ley del Suelo, Plan de Ordenacin Urbana.
Para una entidad Relacin: Precede en secuencia (por ejemplo, en una secuencia de
concesin de licencias, la entidad Documento Informe tcnico precede en secuencia a
la entidad Documento Informe jurdico).

Determinar la identificacin de la entidad.


Proporcionar a los usuarios un punto de acceso para la localizacin de recursos.
Identificar las funciones y/o asuntos de los documentos.
Facilitar la bsqueda de un nombre.

Automatizable
Sub-elementos
Valores
Compatibilidad
Finalidad

Repetible

En el punto de captura

No
Esquema

Sin definir

Valor por defecto

Sin definir.

ISO 23081

Descripcin.

Proporcionar a los usuarios un punto de acceso para la localizacin de


recursos.
Identificar las funciones y/o asuntos de los documentos.

Comentarios

Ejemplos

Documento: Instancia de solicitud de licencia de obras


Expediente: Expediente de concesin de licencia de obras
Serie: Expedientes de licencias de obras.

MODIFICACIN parcial de la descripcin del metadato.

Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 187

eEMGDE
NO EXISTE

Perfil de aplicacin MINHAP


eEMGDE3.3 NOMBRE DEL FICHERO
Nombre formal

eEMGDE.Nombre.NombreFichero

Sub-elemento de

eEMGDE3. Nombre

Definicin

Nombre del fichero de datos que constituye el documento

Aplicabilidad

Documento

Obligacin

Opcional

Automatizable
Sub-elementos
Valores
Compatibilidad
Finalidad

En el punto de captura

No
Esquema

Sin definir

Valor por defecto

Sin definir

ISO 23081

Descripcin

Ayudar a identificar el documento como objeto fsico dentro de un sistema


de ficheros.
Hacer posible la bsqueda de un fichero dentro del sistema.

Comentarios

Debe indicarse el nombre del fichero con extensin.

Ejemplos

ADICIN de un nuevo sub-elemento eEMGDE3.3 NOMBRE DEL FICHERO al metadato eEMGDE3. Nombre.

188 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP

Repetible

eEMGDE

Perfil de aplicacin MINHAP


eEMGDE14 - CARACTERSTICAS TCNICAS

eEMGDE14 - CARACTERSTICAS TCNICAS


Nombre formal

eEMGDE.CaracteristicasTecnicas

Nombre formal

eEMGDE.CaracteristicasTecnicas

Sub-elemento de

No aplica.

Sub-elemento de

No aplica.

Definicin

Informacin acerca de la forma lgica y otras caractersticas tcnicas lgicas y fsicas de


un documento digital o digitalizado.

Definicin

Aplicabilidad

Slo a la entidad Documento simple.

Informacin acerca de la forma lgica y otras caractersticas tcnicas lgicas y


fsicas de un documento digital o digitalizado.

Obligacin

Obligatorio.

Aplicabilidad

Documento.

Obligacin

Obligatorio ENI.

Automatizable

Repetible

En el punto de captura

eEMGDE14.1 - Soporte origen

Automatizable

Repetible

eEMGDE14.2 - Nombre de formato

Sub-elementos

eEMGDE14.3 - Versin de formato

eEMGDE14.2 - Formato (Obligatorio ENI)

eEMGDE14.4 - Nombre de la aplicacin de creacin

eEMGDE14.3 - Versin de formato

eEMGDE14.5 - Versin de la aplicacin de creacin

Sub-elementos

eEMGDE14.8 - Tamao

eEMGDE14.7 - Resolucin

eEMGDE14.9 Profundidad de color

Valores
Compatibilidad

Esquema

Sin definir.

Valor por defecto

Sin definir.

ISO 23081

Uso.

Finalidad
-

Proporcionar informacin especfica acerca de las decisiones que pueden adoptarse en relacin al almacenamiento, la conservacin y la representacin de los documentos.
Hacer posible la bsqueda de documentos de un formato particular a efectos de
gestin o de localizacin de recursos.
Facilitar la gestin de la conservacin y el almacenamiento.
Hacer posible la migracin o transferencia de los documentos de un soporte o
localizacin a otro basndose en sus formatos particulares de datos, para que los
documentos del mismo formato de datos puedan gestionarse juntos, migrarse al
mismo tiempo, etc.
Proporcionar punteros a informacin ms detallada acerca del formato de un
documento digital o digitalizado o el software utilizado para crear un documento
digital o digitalizado.
En el caso de documentos digitalizados, proporcionar garantas de la autenticidad,
fiabilidad, integridad y disponibilidad de los documentos resultantes de un proceso
de digitalizacin.

Valores
Compatibilidad

eEMGDE14.7 - Resolucin

eEMGDE14.6 - Registro de formatos


eEMGDE14.8 - Tamao

En el punto de captura

Esquema

Sin definir.

Valor por defecto

Sin definir.

ISO 23081

Uso.

Proporcionar informacin especfica acerca de las decisiones que pueden


adoptarse en relacin al almacenamiento, la conservacin y la representacin de los documentos.

Hacer posible la bsqueda de documentos de un formato particular a efectos de gestin o de localizacin de recursos.

Facilitar la gestin de la conservacin y el almacenamiento.

Hacer posible la migracin o transferencia de los documentos de un soporte


o localizacin a otro basndose en sus formatos particulares de datos, para
que los documentos del mismo formato de datos puedan gestionarse juntos,
migrarse al mismo tiempo, etc.

Proporcionar punteros a informacin ms detallada acerca del formato de


un documento digital o digitalizado o el software utilizado para crear un documento digital o digitalizado.

En el caso de documentos digitalizados, proporcionar garantas de la autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad de los documentos resultantes
de un proceso de digitalizacin.

Finalidad

Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 189

eEMGDE
eEMGDE14 - CARACTERSTICAS TCNICAS
La informacin proporcionada por este elemento puede utilizarse para determinar las
estrategias de conservacin sobre los documentos digitales y debera ser lo ms completa posible para asegurar que las caractersticas tcnicas se identifican con exactitud.
Comentarios

Ejemplos

En el caso de que el valor del sub-elemento 14.1 Soporte origen, sea Digitalizado,
entonces deben crearse dos valores en eEMGDE6 - Entidad relacionada, uno para el ID
del documento resultante de la digitalizacin del documento fuente en papel y otro
para la identificacin de la localizacin fsica del propio documento fuente en papel. En
el caso de que la digitalizacin suponga la eliminacin del documento fuente en papel,
la relacin de la localizacin fsica no sera necesaria.
-

MODIFICACIN parcial de la descripcin del metadato


SELECCIN de sub-elementos
ADICIN de un sub-elemento: eEMGDE14.9 Profundidad de color

190 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP

Perfil de aplicacin MINHAP


eEMGDE14 - CARACTERSTICAS TCNICAS

Comentarios

La informacin proporcionada por este elemento puede utilizarse para determinar las estrategias de conservacin sobre los documentos digitales y debera
ser lo ms completa posible para asegurar que las caractersticas tcnicas se
identifican con exactitud.

Ejemplos

eEMGDE

Perfil de aplicacin MINHAP


eEMGDE14.7 - RESOLUCIN

eEMGDE14.7 - RESOLUCIN
Nombre formal

eEMGDE.CaracteristicasTecnicas.Resolucion

Nombre formal

eEMGDE.CaracteristicasTecnicas.Resolucion

Sub-elemento de

eEMGDE14 - Caractersticas tcnicas

Sub-elemento de

eEMGDE14 - Caractersticas tcnicas

Definicin

Medida de la capacidad para capturar los detalles del documento original,


a menudo cuantificada en pxeles por pulgada.

Definicin

Medida de la capacidad para capturar los detalles del documento original, a menudo
cuantificada en pxeles por pulgada.

Aplicabilidad

Slo a la entidad Documento.

Aplicabilidad

Documento

Obligacin

Condicional. Debe utilizarse si el valor del sub-elemento eEMGDE14.1 - Soporte


origen, es Digitalizado.

Obligacin

Opcional. Aplicable en caso de documentos digitalizados

Automatizable
Sub-elementos
Valores
Compatibilidad

Repetible

En el punto de captura

Automatizable
Sub-elementos

Sin definir.

Valor por defecto

200

ISO 23081

Sin compatibilidad.

Finalidad
-

Proporcionar informacin especfica para definir qu decisiones relativas al


almacenamiento, la conservacin y la representacin de los documentos
pueden adoptarse.
Facilitar la gestin de la conservacin y el almacenamiento.

Comentarios

Ejemplos

200 ppp

Valores

Compatibilidad

En el punto de captura

No.

No.
Esquema

Repetible

Esquema

Indicar la resolucin para cada una de las dimensiones del


documento siguiendo el esquema:
resolucin horizontal x resolucin vertical

Valor por defecto

200 x 200

ISO 23081

Sin compatibilidad.

Finalidad
-

Proporcionar informacin especfica para definir qu decisiones relativas al


almacenamiento, la conservacin y la representacin de los documentos pueden
adoptarse.
Facilitar la gestin de la conservacin y el almacenamiento.

Comentarios

Ejemplos

200 x 200 ppp


300 x 200 ppp

MODIFICACIN parcial de la descripcin del metadato

Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 191

eEMGDE

Perfil de aplicacin MINHAP


eEMGDE14.8.2 - TAMAO LGICO

eEMGDE14.8.2 - TAMAO LGICO


Nombre formal

eEMGDE.CaracteristicasTecnicas.Tamano.TamanoLogico

Nombre formal

eEMGDE.CaracteristicasTecnicas.Tamano.TamanoLogico

Sub-elemento de

eEMGDE14.8 - Tamao

Sub-elemento de

eEMGDE14.8 - Tamao

Definicin

Tamao lgico o duracin del documento.

Definicin

Tamao lgico del documento.

Aplicabilidad

Slo a la entidad Documento.

Aplicabilidad

Documento/Expediente

Obligacin

Condicional: Debe utilizarse si es necesario segn lo dispuesto en la normativa


aplicable y atendiendo a las necesidades especficas de la organizacin

Obligacin

Opcional

Automatizable
Sub-elementos
Valores
Compatibilidad

En el punto de captura

Sub-elementos
Valores

Repetible

En el punto de captura

No
Esquema

Sin definir.

Valor por defecto

Sin definir.
Sin compatibilidad.

Esquema

Sin definir.

Valor por defecto

Sin definir.

Compatibilidad

ISO 23081

ISO 23081

Sin compatibilidad.

Finalidad

Facilitar la gestin de la conservacin y el almacenamiento.

Se introducir el tamao del documento en el formato estndar recogido en el


Catlogo de estndares y no en su codificacin en base64.

Comentarios

Slo registra nmeros, sin las unidades asociadas, para facilitar el procesamiento
por mquina de los valores. Las unidades deben especificarse en el subelemento eEMGDE14.8.4 - Unidades.

Ejemplos

20,5

Finalidad

Repetible

No

Automatizable

Proporcionar informacin especfica acerca del almacenamiento, conservacin y representacin de los documentos.
Facilitar la gestin de la conservacin y el almacenamiento.
Hacer posible la migracin y transferencia de los documentos de un soporte
o localizacin a otro basndose en sus formatos particulares de datos, para
que los documentos del mismo formato de datos puedan gestionarse juntos,
migrarse al mismo tiempo, etc.

Comentarios

Slo registra nmeros, sin las unidades asociadas, para facilitar el procesamiento
por mquina de los valores. Las unidades deben especificarse en el sub-elemento
eEMGDE14.8.4 - Unidades.

Ejemplos

20,5

MODIFICACIN parcial de la descripcin del metadato

192 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP

eEMGDE
NO EXISTE

Perfil de aplicacin MINHAP


eEMGDE14.9PROFUNDIDAD DE COLOR
Nombre formal

eEMGDE.CaracteristicasTecnicas.ProfundidadColor

Sub-elemento de

eEMGDE14Caractersticas Tcnicas

Definicin

Profundidad de color o escala de grises o resolucin cromtica de una imagen


digitalizada

Aplicabilidad

Documento

Obligacin

Opcional. Aplicable en caso de documentos digitalizados

Automatizable
Sub-elementos
Valores

Repetible

En el punto de captura

No
Esquema

N bits

Valor por defecto

Sin definir

Compatibilidad

ISO 23081

Sin compatibilidad.

Finalidad

Ofrecer informacin acerca del tratamiento del color en documentos digitalizados


con objeto de poder comprobar, en caso necesario, la fidelidad de la copia digitalizada respecto del documento original.

Comentarios

Ejemplos

8 (bits), 24 (bits)

ADICIN de este sub-elemento, dependiente del metadato eEMGDE14Caractersticas Tcnicas, para recoger informacin acerca del tratamiento del color en documentos digitalizados.

Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 193

eEMGDE

Perfil de aplicacin MINHAP


eEMGDE16.1 - ALGORITMO

eEMGDE16.1 - ALGORITMO
eEMGDE.VerificacionIntegridad.Algoritmo

Nombre formal

eEMGDE.VerificacionIntegridad.Algoritmo

Sub-elemento de

eEMGDE16 - Verificacin de integridad

Sub-elemento de

eEMGDE16 - Verificacin de integridad

Definicin

Mtodo algortmico reproducible que transforma la secuencia de caracteres que


forma un Documento, en un valor de longitud fija, que representa el valor digital de
dicho Documento.

Definicin

Mtodo algortmico reproducible que transforma la secuencia de caracteres que


forma un documento en un valor de longitud fija, que representa el valor digital de
dicho documento. Se excluye el caso de CSV

Aplicabilidad

Slo a las entidades Documento Simple, Expediente y Agregacin.

Aplicabilidad

Documento/Expediente

Obligacin

Opcional

Nombre formal

Condicional:
Obligacin

Requerido para documentos digitales que se transmiten, transfieren o de alguna


otra manera se migran entre sistemas o dentro de un solo sistema.
En entornos mono-entidad que empleen Cdigos Seguros de Verificacin como
sistema de firma del documento, incluye el valor de ste.

Automatizable
Sub-elementos

Repetible

En el punto de captura

Automatizable
Sub-elementos

Repetible

En el punto de captura

No
Esquema

Sin definir

Valor por defecto

Sin definir

Compatibilidad

ISO 23081

Sin compatibilidad.

Valores

No

Esquema

Excepto en el caso de CSV, definido en la Norma Tcnica de


Interoperabilidad de Catlogo de Estndares.

Finalidad

Valor por defecto

No aplica.

Comentarios

Este metadato debe utilizarse en conjuncin con el sub-elemento eEMGDE16.2 Valor, para especificar el valor calculado a partir del algoritmo empleado.

Compatibilidad

ISO 23081

Sin compatibilidad.

Ejemplos

SHA-1.

Finalidad

Valores

Verificar si un objeto ha sido alterado de manera no documentada o no autorizada.


Garantizar la integridad y autenticidad de los documentos a lo largo del tiempo

Verificar si un objeto ha sido alterado de manera no documentada o no autorizada.


Garantizar la integridad y autenticidad de los documentos a lo largo del tiempo

Este metadato debe utilizarse en conjuncin con el sub-elemento eEMGDE16.2 Valor, para especificar el valor calculado a partir del algoritmo empleado.

Comentarios

Este sub-elemento debe utilizarse en combinacin con el elemento eEMGDE4 Fechas, cuyo sub-elemento eEMGDE4.1 - Fecha inicio debe incorporar la fecha y
hora en que se aplica el algoritmo.
En este sub-elemento estn comprendidos los cdigos seguros de verificacin
(CSV).
Los valores deberan tomarse de un vocabulario controlado que debe ser definido
por cada organizacin.

Ejemplos

SHA-1, CSV.

MODIFICACIN: Se excluye su uso para documentos o expedientes firmados mediante CSV. Se propone la creacin de metadatos relacionados con la firma mediante
CSV: eEMGDE17.2 Valor CSV (Obligatorio ENI); eEMGDE17.4 Definicin generacin CSV (Obligatorio ENI)

194 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP

eEMGDE

Perfil de aplicacin MINHAP


eEMGDE16.2 VALOR

eEMGDE16.2 - VALOR
Nombre formal

eEMGDE.VerificacionIntegridad.Valor

Nombre formal

eEMGDE.VerificacionIntegridad.Valor

Sub-elemento de

eEMGDE16 - Verificacin de integridad

Sub-elemento de

eEMGDE16 - Verificacin de integridad

Definicin

Valor real, generado por el algoritmo definido en eEMGDE16.1 - Algoritmo que


representa el documento simple o conjunto de documentos a que hace referencia.

Definicin

Aplicabilidad

Slo a las entidades Documento Simple, Expediente y Agregacin.

Valor real, generado por el algoritmo definido en eEMGDE16.1 - Algoritmo que


representa el documento simple o conjunto de documentos a que hace referencia.

Aplicabilidad

Documento/Expediente

Obligacin

Opcional

Condicional:
Obligacin

Automatizable
Sub-elementos
Valores
Compatibilidad
Finalidad

Requerido para documentos digitales que se transmiten, transfieren o de alguna


otra manera se migran entre sistemas o dentro de un solo sistema.
En entornos mono-entidad que empleen Cdigos Seguros de Verificacin como
sistema de firma del documento, incluye el valor de ste.

Repetible

En el punto de captura

No
Esquema

Esquemas desarrollados por cada organizacin.

Valor por defecto

No aplica.

ISO 23081

Sin compatibilidad.

Verificar si un objeto ha sido alterado de manera no documentada o no autorizada.


Garantizar la integridad y autenticidad de los documentos a lo largo del tiempo

Este elemento es conocido informalmente como suma de verificacin o checksum.

Comentarios

El valor ser una cadena de longitud fija. Debe utilizarse en conjuncin con el elemento eEMGDE16.1 - Algoritmo, para especificar el nombre del algoritmo utilizado
para generar el valor.
Si el elemento eEMGDE16.1 - Algoritmo contiene el valor CSV, en este subelemento contendr el valor del cdigo seguro de verificacin utilizado para firmar
el documento.

Ejemplos

Automatizable
Sub-elementos
Valores
Compatibilidad
Finalidad

Repetible

En el punto de captura

No
Esquema

Esquemas desarrollados por cada organizacin.

Valor por defecto

No aplica.

ISO 23081

Sin compatibilidad.

Verificar si un objeto ha sido alterado de manera no documentada o no autorizada.


Garantizar la integridad y autenticidad de los documentos a lo largo del tiempo

Este elemento es conocido informalmente como suma de verificacin o checksum.


Comentarios

El valor ser una cadena de longitud fija. Debe utilizarse en conjuncin con el
elemento eEMGDE16.1 - Algoritmo, para especificar el nombre del algoritmo
utilizado para generar el valor.
El hash del expediente o de la agregacin se calcula sobre el respectivo fichero
de ndice.

Ejemplos

573066A121BECFDC7B2643338ED11EB2AAEFD056,
3081760FAE9365BD299CA0A466F2C022D438705A

DFCD3454

MODIFICACIN: Se excluye toda mencin a la firma mediante CSV, en coherencia con el metadato precedente

Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 195

eEMGDE
NO EXISTE

Perfil de aplicacin MINHAP


eEMGDE17.1.1 - PERFIL DE FIRMA
Nombre formal
Sub-elemento de

eEMGDE17.1. Tipo de firma

Definicin

Perfil de firma empleado en una firma con certificado electrnico

Aplicabilidad

Documento/Expediente

Obligacin

Condicional: De aplicacin si el elementoeEMGDE17.1 - Nivel de firma contiene


el valor Firma electrnica avanzada basada en certificado electrnico.

Automatizable

Sub-elementos

No tiene

Valores

ADICIN

196 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP

eEMGDE.Firma.TipoFirma.PerfilFirma

Repetible

Esquema

En el punto de captura

1.- Para las firmas XADES y CADES : EPES, T, C, X,


XL, A, BASELINE B-Level, BASELINE T-Level, BASELINE LT-Level, BASELINE LTA-Level
2.- Para las firmas PADES : EPES, LTV, BASELINE BLevel, BASELINE T-Level, BASELINE LT-Level, BASELINE LTA-Level

Valor por defecto

Sin definir.

Compatibilidad

ISO 23081

Sin compatibilidad.

Finalidad

Los perfiles de firma son las reglas usadas para asegurar la interoperabilidad
de las firmas, relativas a los elementos opcionales de las especificaciones
referidas, el rango de valores, etc.

Comentarios

Ejemplos

T, C, A, BASELINE LTA-Level

eEMGDE
NO EXISTE

Perfil de aplicacin MINHAP


eEMGDE17.5 - FIRMANTE
Nombre formal

eEMGDE.Firma.Firmante

Sub-elemento de

eEMGDE17 - Firma

Definicin

Informa sobre la identidad del/los firmante/s del documento, la calidad en la que


firman y el nivel de firma

Aplicabilidad

Documento/Expediente

Obligacin

Opcional

Automatizable

Repetible

En el punto de captura

eEMGDE17.5.1. - Nombre y apellidos o razn social


eEMGDE17.5.2. Nmero de identificacin de los firmantes
Sub-elementos

eEMGDE17.5.3. - En calidad de
eEMGDE17.5.4. - Nivel de firma
eEMGDE17.5.5. - Informacin adicional

Valores

Esquema

Texto libre. Nombre y cargo de los firmantes

Valor por defecto

Sin definir.

Compatibilidad

ISO 23081

Sin compatibilidad.

Finalidad

Informar sobre la identidad y cargo del/los firmante/s del documento

Comentarios

Si es preciso repetirlo, se repetir todo el elemento eEMGDE17 - Firma.

Ejemplos

J. Snchez, Subdirector General de

ADICIN

Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 197

eEMGDE
NO EXISTE

Perfil de aplicacin MINHAP


eEMGDE17.5.1 - NOMBRE Y APELLIDOS O RAZN SOCIAL
Nombre formal

eEMGDE.Firma.Firmante.NombreApellidos

Sub-elemento de

eEMGDE17.6 - Firmante

Definicin

Informa sobre la del/los firmante/s del documento

Aplicabilidad

Documento/Expediente

Obligacin

Opcional

Automatizable
Sub-elementos

198 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP

Repetible

En el punto de captura

No
Esquema

Texto libre. Nombre o razn social de los firmantes

Valor por defecto

Sin definir.

Compatibilidad

ISO 23081

Sin compatibilidad.

Finalidad

Informar sobre la identidad del/los firmante/s del documento

Comentarios

Si es preciso repetirlo, se repetir todo el elemento eEMGDE17 - Firma.

Ejemplos

J. Snchez. Empresa X

Valores

ADICIN

eEMGDE
NO EXISTE

Perfil de aplicacin MINHAP


eEMGDE17.5.2 NMERO DE IDENTIFICACIN DE LOS FIRMANTE/S
Nombre formal

eEMGDE.Firma.Firmante. NmeroIdentificacionFirmantes

Sub-elemento de

eEMGDE17.6. Firmante

Definicin

Proporciona un identificador de las personas fsicas o jurdicas que firman el


documentos

Aplicabilidad

Documento/Expediente

Obligacin

Opcional

Automatizable
Sub-elementos

Repetible

En el punto de captura

No
Esquema

NIF, DNI, NIE o Nmero de Pasaporte

Valor por defecto

Sin definir.

Compatibilidad

ISO 23081

Sin compatibilidad.

Finalidad

Identificar de forma unvoca al/los firmante/s del documento simple, expediente o


agregacin.

Comentarios

Si es preciso repetirlo, se repetir todo el elemento eEMGDE17 - Firma.

Valores

Ejemplos

ADICIN

Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 199

eEMGDE
NO EXISTE

Perfil de aplicacin MINHAP


eEMGDE17.5.3 - EN CALIDAD DE
Nombre formal

eEMGDE.Firma.Firmante.EnCalidadDe

Sub-elemento de

eEMGDE17.6 - Firmante

Definicin

Informa sobre la funcin de cada uno de los firmantes

Aplicabilidad

Documento/Expediente

Obligacin

Opcional

Automatizable
Sub-elementos

En el punto de captura

No
Firmante; Cofirmante; Contrafirmante

Valor por defecto

Sin definir.

Compatibilidad

ISO 23081

Sin compatibilidad.

Finalidad

Informar sobre la funcin de cada uno de los firmantes

Comentarios

Si es preciso repetirlo, se repetir todo el elemento eEMGDE17 - Firma.

Ejemplos

200 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP

Repetible

Esquema

Valores

ADICIN

eEMGDE
NO EXISTE

Perfil de aplicacin MINHAP


eEMGDE17.5.4 - NIVEL DE FIRMA
Nombre formal

eEMGDE.Firma.NivelFirma

Sub-elemento de

eEMGDE17.6 - Firmante

Definicin

Indicador normalizado que refleja el grado de confianza de la firma utilizado.

Aplicabilidad

Documento/Expediente.

Obligacin

Opcional

Automatizable
Sub-elementos

Repetible

En el punto de captura

No
Esquema

Definido en el Captulo II. De la identificacin y autenticacin de la Ley 11/2007, de 22 de junio.

Valor por defecto

Sin definir

Compatibilidad

ISO 23081

Sin compatibilidad.

Finalidad

Sealar el tipo de firma electrnica empleada para la autenticacin del documento simple, expediente o agregacin.

Comentarios

Si es preciso repetirlo, se repetir todo el elemento eEMGDE17 - Firma.

Ejemplos

Nick, PIN ciudadano, Firma electrnica avanzada, Claves concertadas, Firma


electrnica avanzada basada en certificados, CSV

Valores

ADICIN

Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 201

eEMGDE
NO EXISTE

Perfil de aplicacin MINHAP


eEMGDE17.5.5INFORMACIN ADICIONAL
Nombre formal

eEMGDE.Firma.InformacionAdicional

Sub-elemento de

eEMGDE17.6 - Firmante

Definicin

Cualquier otra informacin acerca del firmante

Aplicabilidad

Documento/Expediente

Obligacin

Opcional

Automatizable
Sub-elementos

202 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP

Repetible

En el punto de captura

Esquema

Sin definir

Valor por defecto

Sin definir

Compatibilidad

ISO 23081

Sin compatibilidad

Finalidad

Ofrecer cualquier otra informacin que se considere til acerca del firmante

Comentarios

Se introducir el valor como cadena de texto libre

Ejemplos

Valores

ADICIN

No

eEMGDE

Perfil de aplicacin MINHAP


eEMGDE21 - TRAZABILIDAD

eEMGDE21 - TRAZABILIDAD

Nombre formal

eEMGDE.Trazabilidad

Sub-elemento de

No aplica.

Definicin

Informacin acerca de las acciones realizadas sobre las distintas entidades y metadatos de las mismas, las fechas de realizacin, la base normativa para realizarlas, y el
usuario que las realiz.

Definicin

Informacin acerca de las acciones realizadas sobre las distintas entidades y


metadatos de las mismas, las fechas de realizacin, la base normativa para
realizarlas, y el usuario que las realiz.

Aplicabilidad

Documento/Expediente/Serie

Aplicabilidad

Todas las entidades.

Obligacin

Opcional.

Condicional: Debe utilizarse si es necesario segn lo dispuesto en la normativa


aplicable y atendiendo a las necesidades especficas de la organizacin.

Automatizable

Nombre formal

eEMGDE.Trazabilidad

Sub-elemento de

No aplica.

Obligacin
Automatizable

Repetible

En el punto de captura

Sub-elementos

eEMGDE21.1 - Accin
eEMGDE21.2 - Motivo reglado
Sub-elementos

eEMGDE21.3 - Usuario de la Accin


eEMGDE21.4 - Descripcin
eEMGDE21.5 - Modificacin en los metadatos
eEMGDE21.6 - Historia del cambio
Esquema

No aplica.

Valor por defecto

No aplica.

Compatibilidad

ISO 23081

Historial de eventos.

Finalidad

Mantener una pista de auditora inalterable de las acciones realizadas en el sistema.

Valores

Comentarios

Ejemplos

Los sub-elementos eEMGDE21.1 - Accin, eEMGDE21.2 - Motivo reglado,


eEMGDE21.3 - Usuario de la Accin y eEMGDE21.4 - Descripcin slo deben aplicarse en entornos mono-entidad. En entornos multi-entidad deben establecerse las
adecuadas relaciones con las entidades Actividad, Regulacin y Agente pertinentes.

Valores

Repetible

En el punto de captura

eEMGDE21.1 - Accin
eEMGDE21.1.1 Fecha de la accin
eEMGDE21.1.2 - Entidad de la accin
eEMGDE21.2 - Motivo reglado
eEMGDE21.3 - Usuario de la Accin
eEMGDE21.6 - Historia del cambio
Esquema

Sin definir

Valor por defecto

Sin definir

Compatibilidad

ISO 23081

Historial de eventos.

Finalidad

Mantener una pista de auditora inalterable de las acciones realizadas en el


sistema.

Comentarios

La trazabilidad equivale a lo que se conoce como pista de auditora de tal modo


que la implantacin de este elemento y sus subelementos depender de implantaciones especficas que deben respetar las buenas prcticas y normas tcnicas
relativas a seguimiento de acciones.

Ejemplos

La trazabilidad equivale a lo que se conoce como pista de auditora de tal modo que
la implantacin de este elemento y sus subelementos depender de implantaciones
especficas que deben respetar las buenas prcticas y normas tcnicas relativas a
seguimiento de acciones.
-

Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 203

eEMGDE

Perfil de aplicacin MINHAP


eEMGDE21.1 - ACCIN

eEMGDE21.1 - ACCIN
Nombre formal

eEMGDE.Trazabilidad.Accion

Nombre formal

eEMGDE.Trazabilidad.Accion

Sub-elemento de

eEMGDE21 - Trazabilidad

Sub-elemento de

eEMGDE21 - Trazabilidad

Definicin

Indicador del tipo de accin realizada sobre una o varias entidades del sistema

Definicin

Indicador del tipo de accin realizada sobre una o varias entidades del sistema

Aplicabilidad

Todas las entidades.

Aplicabilidad

Documento/Expediente/Serie

Condicional:

Obligacin

Opcional

Automatizable

Obligacin

Automatizable
Sub-elementos

Este sub-elemento slo debera aplicarse en entornos mono-entidad.


En entornos multi-entidad debera establecerse una relacin con la entidad
Actividad pertinente.

Repetible

En el punto de captura

Sub-elementos

Repetible

En el punto de captura

eEMGDE21.1.1 Fecha de la accin


eEMGDE21.1.2 - Entidad de la accin
Esquema

Sin definir.

Valor por defecto

Sin definir.

Compatibilidad

ISO 23081

Historial de eventos.

Finalidad

Denominar el tipo de accin realizada sobre una determinada entidad en un momento determinado del tiempo.

Valores

No

Esquema

Sin definir.

Valor por defecto

Sin definir.

Compatibilidad

ISO 23081

Historial de eventos.

Finalidad

Denominar el tipo de accin realizada sobre una determinada entidad en un momento determinado del tiempo.

Comentarios

Para definir el esquema de valores se puede tomar como base el Apndice 7 del
eEMGDE (*)

Comentarios

Para definir el esquema de valores se puede tomar como base el Apndice 7.

Ejemplos

Accede a, Cambia, Borra

Ejemplos

Consulta, Modificacin, Borrado.

Valores

MODIFICACIN parcial de la descripcin.


MODIFICACIN del apndice 7 del eEMGDE, para definir el esquema de valores a adoptar para la cumplimentacin de este metadato.
ADICIN de dos sub-elementos dependientes del metadato eEMGDE21.1 ACCIN: eEMGDE21.1.1 Fecha de la accin y eEMGDE21.1.2 - Entidad de la accin.

204 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP

(*) Adaptacin del apndice 7 del eEMGDE a las necesidades del Departamento en un entorno mono-entidad
Accin de gestin de documentos

Descripcin

Accede a

Ejecuta el proceso de acceso a documentos.

Adjunta a

Crea un enlace entre dos objetos, generalmente documentos.

Borra

Accin que elimina (no modifica) los valores de un elemento de metadatos.

Cambia

Modificacin del valor o estado de un elemento de metadatos o el contenido de un documento (incluye adiciones).

Cierra

Declara finalizada o terminada una agregacin o actuacin, cuando ya no puede contener ms documentos o datos, o el valor no
puede aplicarse a documentos actuales.

Contribuye a

Realizacin de una aportacin al contenido del documento.

Convierte

Cambio del documento digital de un formato a otro.

Copia

Acto o proceso de duplicar un objeto, a partir de un proceso de reproduccin

Crea

Responsabilidad de redactar el contenido del documento.

Descarga

Proceso de copiar datos de su localizacin de almacenamiento a un dispositivo local (o interno o externo a la organizacin).

Descifra

Proceso de volver a convertir datos cifrados a su forma original para que puedan comprenderse.

Destruye

Proceso de destruir fsicamente el contenido de una entidad documento.

Elimina

Destruccin de un documento.

Cifra

Proceso de aplicar un protocolo de encriptacin que representa datos digitales no legibles, excepto para aquellos que poseen la clave
para descifrarlos.

Enva

Proceso de distribuir copias de un documento a uno o mltiples receptores.

Finaliza

Momento en que una entidad deja de existir, se cierra, se destruye.

Firma

Acto o proceso de adjuntar, incrustar o vincular un documento con un mecanismo que le da validez, en sus distintas variantes.

Imprime

Proceso de representar un documento sobre papel.

Incorpora

Aade una entidad a un determinado nivel de agregacin del que debe formar parte.

Migra

Proceso de transferir documentos de un sistema a otro, manteniendo la autenticidad y sin conversin ni introduccin de datos relevantes.

Reemplaza

Proceso de volver a copiar fsicamente un documento a su almacenamiento despus de su reutilizacin o edicin por un agente
particular.

Revisa

Proceso de examen que implica un chequeo del contenido contra criterios externos establecidos.

Transfiere

Proceso de mover un documento de una localizacin de almacenamiento a otra, incluida la transferencia fuera de lnea.

Visualiza

Proceso de recuperar informacin en pantalla (no de copiarla ni de descargarla a un almacenamiento local).

Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 205

eEMGDE
NO EXISTE

Perfil de aplicacin MINHAP


eEMGDE21.1.1 FECHA DE LA ACCIN
Nombre formal

eEMGDE.Trazabilidad.Accion.FechaAccion

Sub-elemento de

eEMGDE21.1. Accin

Definicin

Indicador del momento en que la accin sealada en eEMGDE21.1 ha sido ejecutada

Aplicabilidad

Documento/Expediente/Serie

Obligacin

Opcional.

Automatizable
Sub-elementos

Repetible

En el punto de captura

No
Esquema

[<AAAA-MM-DD>T<hh:mm:ss>]. <ISO 8601>.

Valor por defecto

Sin definir.

Compatibilidad

ISO 23081

Historial de eventos.

Finalidad

Registrar el momento en que la accin sealada en eEMGDE21.1. ha sido ejecutada

Comentarios

Ejemplos

Valores

206 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP

eEMGDE
NO EXISTE

Perfil de aplicacin MINHAP


eEMGDE21.1.2 ENTIDAD DE LA ACCIN
Nombre formal

eEMGDE.Trazabilidad.Accion.EntidadAccion

Sub-elemento de

eEMGDE21.1 - Accin

Definicin

Indicador del componente del documento sobre el que se ejecuta la accin sealada en eEMGDE21.1.1 (contenido, metadatos)

Aplicabilidad

Documento/Expediente

Obligacin

Opcional

Automatizable
Sub-elementos
Valores

Repetible

En el punto de captura

No
Esquema

Contenido del documento/Metadatos del documento/Metadatos del expediente

Valor por defecto

Sin definir.

Compatibilidad

ISO 23081

Historial de eventos.

Finalidad

Denominar el tipo de accin realizada sobre una determinada entidad en un momento determinado del tiempo.

Comentarios

Ejemplos

Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 207

eEMGDE

Perfil de aplicacin MINHAP


eEMGDE21.2 - MOTIVO REGLADO

eEMGDE21.2 - MOTIVO REGLADO


Nombre formal

eEMGDE.Trazabilidad.MotivoReglado

Nombre formal

eEMGDE.Trazabilidad.MotivoReglado

Sub-elemento de

eEMGDE21 - Trazabilidad

Sub-elemento de

eEMGDE21 - Trazabilidad

Definicin

Razn por la que se lleva a cabo la accin asociada expresada en eEMGDE21.1 Accin.

Definicin

Razn por la que se lleva a cabo la accin asociada expresada en eEMGDE21.1


- Accin.

Aplicabilidad

Todas las entidades.

Aplicabilidad

Documento/Expediente/Serie

Condicional:

Obligacin

Opcional

Obligacin

Automatizable
Sub-elementos

Este sub-elemento slo debera aplicarse en entornos mono-entidad.


En entornos multi-entidad debera establecerse una relacin con la entidad
Regulacin pertinente.

Repetible

En el punto de captura

No
Esquema

Sin definir.

Valor por defecto

Sin definir.

Compatibilidad

ISO 23081

Historial de eventos.

Finalidad

Informar acerca de la motivacin reglada por la que se ha llevado a cabo una determinada accin sobre una entidad.

Comentarios

Toda accin realizada sobre las entidades del sistema debe tener una motivacin,
particularmente si es una accin de gestin de documentos o que pueda afectar a
las propiedades de los mismos, o de alguna otra de las entidades del sistema. Este
motivo puede ser una ley o disposicin de rango legal, una norma tcnica, un procedimiento interno, etc. Si no se satisface simultneamente con el resto de subelementos de este elemento, existen indicios de que la accin es irregular, o de que
de manera maliciosa o no intencionada afecta a las propiedades de las entidades
implicadas. A efectos de economa de medios, en entornos multi-entidad este subelemento debera estar relacionado con la correspondiente entidad Regulacin, para
evitar redundancias y sobrecarga de informacin en la pista de auditora.

Ejemplos

Valores

En virtud de la Orden CUL/2165/2009, de delegacin de competencias.


Sin motivo reglado.

MODIFICACIN parcial de la descripcin


208 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP

Automatizable
Sub-elementos

Repetible

En el punto de captura

No
Esquema

Sin definir.

Valor por defecto

Sin definir.

Compatibilidad

ISO 23081

Historial de eventos.

Finalidad

Informar acerca de la motivacin reglada por la que se ha llevado a cabo una


determinada accin sobre una entidad.

Comentarios

Toda accin realizada sobre las entidades del sistema debe tener una motivacin, particularmente si es una accin de gestin de documentos o que pueda
afectar a las propiedades de los mismos, o de alguna otra de las entidades del
sistema. Este motivo puede ser una ley o disposicin de rango legal, una norma
tcnica, un procedimiento interno, etc. Si no se satisface simultneamente con el
resto de sub-elementos de este elemento, existen indicios de que la accin es
irregular, o de que de manera maliciosa o no intencionada afecta a las propiedades de las entidades implicadas.

Ejemplos

Valores

En virtud de la Orden CUL/2165/2009, de delegacin de competencias.


Sin motivo reglado.

ANEXO 5
RECURSOS DE RECUPERACIN DE LA INFORMACIN
Para la descripcin de los documentos y expedientes es muy positivo contar con recursos de recuperacin de
la informacin como son los tesauros, vocabularios de lenguaje controlado, ndices de materias que se utilicen en
MINHAP, etc.
En el momento actual no se tiene constancia de la utilizacin de este tipo de instrumentos en la descripcin de los
documentos electrnicos.
S existen algunas herramientas de este tipo en los centros, pero al no estar normalizados, estos recursos especficos carecen de utilidad en las transferencias.
A medida que se vayan construyendo, se incorporarn en este Anexo al documento de Poltica de Gestin.

Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 209

ANEXO 6
DOCUMENTOS RELACIONADOS CON LA POLTICA DE SEGURIDAD
DE LOS DOCUMENTOS ELECTRNICOS DEL DEPARTAMENTO.
Se recogen en este apartado las reseas a las disposiciones en materia de Poltica de Seguridad de los documentos electrnicos del Departamento publicadas en el Boletn Oficial del Estado:
Orden TAP/3148/2011, de 7 de octubre, por la que se aprueba la poltica de seguridad de la informacin en el
mbito de la administracin electrnica del Ministerio de Poltica Territorial y Administracin Pblica.
Orden / /201X, dede , por la que se aprueba la Poltica de Seguridad de la Informacin en el mbito de la
Administracin Electrnica del Ministerio de Hacienda y Administraciones Pblicas. (Pendiente de aprobacin)
Asimismo, conviene tener en cuenta que en el Real Decreto 4/2010, el ENI en materia de seguridad seala lo siguiente:
Artculo 22. Seguridad.
1. Para asegurar la conservacin de los documentos electrnicos se aplicar lo previsto en el Esquema Nacional de Seguridad en cuanto al cumplimento de los principios bsicos y de los requisitos mnimos de seguridad mediante la aplicacin de las medidas de seguridad adecuadas a los medios y soportes en los que
se almacenen los documentos, de acuerdo con la categorizacin de los sistemas.
2. Cuando los citados documentos electrnicos contengan datos de carcter personal les ser de aplicacin
lo dispuesto en la Ley Orgnica 15/1999, de 13 de diciembre, y normativa de desarrollo.
3. Estas medidas se aplicarn con el fin de garantizar la integridad, autenticidad, confidencialidad, disponibilidad, trazabilidad, calidad, proteccin, recuperacin y conservacin fsica y lgica de los documentos electrnicos, sus soportes y medios, y se realizarn atendiendo a los riesgos a los que puedan estar expuestos y a los plazos durante los cuales deban conservarse los documentos.
4. Los aspectos relativos a la firma electrnica en la conservacin del documento electrnico se establecern
en la Poltica de firma electrnica y de certificados, y a travs del uso de formatos de firma longeva que
preserven la conservacin de las firmas a lo largo del tiempo.
Cuando la firma y los certificados no puedan garantizar la autenticidad y la evidencia de los documentos
electrnicos a lo largo del tiempo, stas les sobrevendrn a travs de su conservacin y custodia en los repositorios y archivos electrnicos, as como de los metadatos de gestin de documentos y otros metadatos
vinculados, de acuerdo con las caractersticas que se definirn en la Poltica de gestin de documentos.

210 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP

ANEXO 7
CALENDARIO DE CONSERVACIN
El Calendario de conservacin es el listado de series o asuntos a los cuales se asigna tanto el tiempo de permanencia en el Archivo Central como su disposicin final. Se trata de un inventario, organizado de acuerdo al cuadro
de clasificacin de fondos, en donde figuran las diferentes series documentales producidas por cada una de las
unidades administrativas, proporcionando informacin sobre los plazos de permanencia de dichas series en cada
una de las fases de archivo, as como la seleccin y eliminacin de los documentos de manera adecuada.
La Comisin Superior Calificadora de Documentos Administrativos es el rgano encargado de fijar los plazos de conservacin, transferencia y acceso en la Administracin General del Estado.
Hasta que se elabore el calendario de conservacin del MINHAP, se incluye en este anexo el listado de las series
que han sido dictaminadas por la Comisin Superior Calificadora de Documentos Administrativos, elevadas por las
diferentes comisiones calificadoras del Departamento y grupos de trabajo.

DICTMENES ACORDADOS EN LA REUNIN DE 13/14 DE JUNIO DE 2006


Comisin Calificadora de Documentos del Ministerio de Economa y Hacienda.
Resolucin de 10 de abril de 2007, de la Subsecretara, por la que se autoriza la eliminacin de series documentales concretas
custodiadas por el Archivo General del departamento.
1/2006
Expedientes de exencin del Impuesto sobre el Lujo (1964-1987) // Direccin General de Tributos. Dictamen:
Eliminacin total.
2/2006
Expedientes de desgravacin fiscal por exportaciones (1960-1964) // Direccin General de Impuestos sobre el
Gasto. Dictamen: Eliminacin total.

Comisin Calificadora de Documentos de la Agencia Estatal de Administracin Tributaria


(AEAT).
Resolucin de 4 de octubre de 2006, de la Presidencia de la Agencia Estatal de Administracin Tributaria, por la que se autoriza la eliminacin de determinada documentacin administrativa, relativa a los Impuestos sobre la Renta de las Personas Fsicas y sobre el Patrimonio.
3/2006
Declaraciones ordinarias IRPF (modelo D100), documento de ingreso o devolucin (modelo 100) y F 100 Resumen
de rendimientos y variaciones patrimoniales (1979-1996) // Delegaciones Territoriales de la Agencia Estatal de Administracin
Tributaria. Dictamen: Eliminacin parcial.
4/2006
Declaraciones simplificadas IRPF (modelo D101). Documento de ingreso o devolucin (modelo 101) (1979-1996)
// Delegaciones Territoriales de la Agencia Estatal de Administracin Tributaria. Dictamen: Eliminacin parcial.
5/2006
Declaraciones Impuesto Extraordinario RPF (modelo D714) documentos de ingreso o devolucin (modelo 714)
(1979-1996) // Delegaciones Territoriales de la Agencia Estatal de Administracin Tributaria. Dictamen: Eliminacin parcial.
6/2006
Declaraciones trimestrales o semestrales del IRPF por rendimiento del trabajo y actividades profesionales y artsticas (modelo 110 ejemplar amarillo) (1979-1996) // Delegaciones Territoriales de la Agencia Estatal de Administracin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
7/2006
Declaraciones trimestrales o semestrales del IRPF por retenciones en rendimientos de capital mobiliario (modelo
120 color naranja) (1979-1996) // Delegaciones Territoriales de la Agencia Estatal de Administracin Tributaria. Dictamen:
Eliminacin total.
8/2006
Declaraciones trimestrales y pago fraccionado IRPF para profesionales y artistas acogidos al rgimen de estimacin directa (modelo 130 ejemplar verde) (1979-1996) // Delegaciones Territoriales de la Agencia Estatal de Administracin
Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
Declaraciones semestrales pago fraccionado IRPF para profesionales y artistas acogidos al rgimen de Estimacin
9/2006
Objetiva Singular sistema normal (modelo 140 azul) (1979-1985) // Delegaciones de Hacienda / Gestin Tributaria. Dictamen:
Eliminacin total.
10/2006
Declaraciones semestrales de pago fraccionado IRPF para profesionales y artistas acogidos al rgimen de Estimacin Objetiva Singular sistema simplificado (modelo 150) (1979-1981) // Delegaciones de Hacienda / Gestin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
11/2006
Declaraciones anuales IRPF para empresarios profesionales y artistas acogidos al rgimen de Estimacin Objetiva
Singular (modelo 190). Documento de ingreso (modelo 120) (1980-1996) // Delegaciones Territoriales de la Agencia Estatal de
Administracin. Dictamen: Eliminacin total.
12/2006
Declaraciones de resumen anual de retenciones indirectas a cuenta del IRPF y del Impuesto sobre Sociedades
(Modelo 190). Documento de ingreso (Modelo 110) (1979-1996) // Delegaciones Territoriales de la Agencia Estatal de Administracin. Dictamen: Eliminacin total.

Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 211

13/2006
Declaraciones de resumen anual de retenciones directas a cuenta del IRPF por la Administracin del Estado y
Organismos Autnomos (modelo 191) (1979-1996) // Delegaciones Territoriales de la Agencia Estatal de Administracin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
14/2006
Declaraciones de resumen anual de retenciones directas a cuenta del IRPF por Rendimientos del Capital Mobiliario (modelo 192) (1979-1991) // Delegaciones de Hacienda / Gestin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
15/2006
Declaraciones de resumen anual de retenciones directas a cuenta del IRPF por Rendimientos del Capital Mobiliario, excepto intereses a cuenta (modelo 193) (1985-1996) // Delegaciones Territoriales de la Agencia Estatal de Administracin. Dictamen: Eliminacin total.
16/2006
Documentos de ingresos de retenciones e ingresos a cuenta IRPF y Sociedades, excepto intereses de cuentas
bancarias (modelo 123) (1985-1996) // Delegaciones Territorial de la Agencia Estatal de Administracin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
17/2006
Declaraciones de resumen anual de retenciones e ingresos a cuenta del IRPF y Sociedades por rendimientos
implcitos del capital mobiliario (modelo 194) (1985-1996) // Delegaciones Territoriales de la Agencia Estatal de Administracin
Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
18/2006
Declaraciones de rendimientos implcitos del capital mobiliario sujetos al rgimen general del IRPF y Sociedades,
documento de ingreso (modelo 124) (1985-1996) // Delegaciones Territoriales de la Agencia Estatal de Administracin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
19/2006
Declaraciones de resumen anual de retenciones a cuenta del IRPF y Sociedades, intereses de cuentas bancarias
(modelo 196) (1985-1996) // Delegaciones Territoriales de la Agencia Estatal de Administracin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
20/2006
Declaraciones de retenciones e ingresos a cuenta sobre rendimientos explcitos del capital mobiliario, intereses de
cuentas bancarias, documento de ingreso (modelo 1269) (1985-1996) // Delegaciones Territoriales de la Agencia Estatal de
Administracin. Dictamen: Eliminacin total.
21/2006
Declaraciones anules de las operaciones intervenidas por Fedatarios Pblicos y dems intermediarios financieros
(1985-1996) // Delegaciones Territoriales de la Agencia Estatal de Administracin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
22/2006
Declaraciones de retenciones a cuenta del IRPF y Sociedades por rendimientos implcitos del capital mobiliario
sujetos al rgimen excepcional, documento de ingreso (modelo 127) (1985-1991) // Delegaciones de Hacienda / Gestin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
23/2006
Documento de ingreso y 2 plazo del recargo municipal en el IRPF (modelo 105 y 106) (1983-1987) // Delegaciones de Hacienda / Gestin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
24/2006
Declaraciones anuales de operaciones con terceras personas (1986-1996) // Delegaciones Territoriales de la
Agencia Estatal de Administracin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
25/2006
Declaraciones anuales de operaciones con terceras personas para Entidades Pblicas (modelo 348) (1986-1996)
// Delegaciones Territoriales de la Agencia Estatal de Administracin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
26/2006
Declaraciones censales (modelo 036) (1990-1996) // Delegaciones Territoriales de la Agencia Estatal de Administracin Tributaria. Dictamen: Conservacin Permanente.
27/2006
Documentos de ingreso del Impuesto sobre el Patrimonio de las Personas Fsicas por declaraciones anteriores a
1988 (modelo 715) (1989-1989) // Delegaciones de Hacienda / Gestin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
28/2006
Documentos de ingreso de declaraciones de IRPF por regularizaciones voluntarias anteriores a 1988 (modelo 105)
(1989-1989) // Delegaciones de Hacienda / Gestin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
29/2006
Documento de ingreso total o primer plazo de declaraciones de regularizacin voluntaria (modelo 106) o de ingreso
aplazado (modelo 107) (1991-1991) // Delegaciones de Hacienda / Gestin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
30/2006
Documento de ingreso por declaraciones del Impuesto del Patrimonio de las Personas Fsicas 1991, total o primer
plazo (modelo 716), pago aplazado (modelo 717) (1991-1991) // Delegaciones de Hacienda / Gestin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
31/2006
Declaraciones de IRPF y Sociedades de no residentes (modelo 210) (1984-1996) // Delegaciones Territoriales de
la Agencia Estatal de Administracin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
32/2006
Relaciones de declaraciones de resmenes anuales de retenciones directas de la Administracin del Estado y sus
Organismos Autnomos (modelo 191) (1979-1996) // Delegaciones Territoriales de la Agencia Estatal de Administracin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.

Comisin Calificadora de Documentos Administrativos del Ministerio de Administraciones


Pblicas
33/2006
Estudios de opinin y encuestas realizadas por la Inspeccin (1997-2005) // Ministerio de Administraciones Pblicas / Inspeccin General de Servicios. Dictamen: Eliminacin parcial.
34/2006
Expedientes de tramitacin de quejas y sugerencias referentes a rganos del MAP (1996-2006) // Ministerio de
Administraciones Pblicas / Inspeccin General de Servicios. Dictamen: Eliminacin parcial.
35/2006
Expedientes de tramitacin de quejas y sugerencias referentes a rganos de otros Departamentos (1996-2005) //
Ministerio de Administraciones Pblicas / Inspeccin General de Servicios. Dictamen: Eliminacin total.
36/2006
Informes sobre expedientes de incompatibilidades (1987-2005) // Ministerio de Administraciones Pblicas / Inspeccin General de Servicios. Dictamen: Eliminacin parcial.
212 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP

37/2006
Expedientes disciplinarios (1986-2005) // Ministerio de Administraciones Pblicas / Inspeccin General de Servicios. Dictamen: Conservacin Permanente.
38/2006
Informaciones reservadas (1987-) // Ministerio de Administraciones Pblicas / Inspeccin General de Servicios.
Dictamen: Conservacin Permanente.
39/2006
Informes solicitados a la Inspeccin en materia de funcionamiento del personal y servicios del Departamento (19872005) // Ministerio de Administraciones Pblicas / Inspeccin General de Servicios. Dictamen: Conservacin Permanente.
40/2006
Expedientes de seguimientos de paros y huelgas (1988-) // Ministerio de Administraciones Pblicas / Inspeccin
General de Servicios. Dictamen: Conservacin Permanente.
41/2006
Actuaciones ordinarias de la Inspeccin (1987-2005) // Ministerio de Administraciones Pblicas / Inspeccin General de Servicios. Dictamen: Conservacin Permanente .
42/2006
Actuaciones extraordinarias de la Inspeccin (1987-2005) // Ministerio de Administraciones Pblicas / Inspeccin
General de Servicios. Dictamen: Conservacin Permanente.
43/2006
Libro Registro de Entrada de Documentos (1986-2006) // Ministerio de Administraciones Pblicas / Inspeccin
General de Servicios. Dictamen: Conservacin Permanente.
44/2006
Libro Registro de Salida de Documentos (1986-2005) // Ministerio de Administraciones Pblicas / Inspeccin General de Servicios. Dictamen: Conservacin Permanente.

Comisin Calificadora de Documentos de la Agencia Estatal de Administracin Tributaria (AEAT)


Resolucin de 27 de abril de 2007, de la Presidencia de la Agencia Estatal de Administracin Tributaria, por la que se autoriza
la eliminacin de determinada documentacin administrativa, relativa a los Impuestos sobre la Renta de las Personas Fsicas y
sobre el Patrimonio.
45/2007
Declaraciones por la Contribucin General sobre la Renta. Desde 1957 Declaraciones por el Impuesto General
sobre la Renta (30/12/1932-31/12/1977) // Delegaciones de Hacienda / Administracin de Rentas Pblicas. Dictamen: Eliminacin parcial.
46/2007
Declaraciones de Patente Nacional Complementaria (1954-1959) // Delegaciones de Hacienda / Administracin de
Rentas Pblicas. Dictamen: Eliminacin total.
47/2007
Declaraciones conjuntas del Impuesto General sobre la Renta y Patrimonio de las Personas Fsicas ejercicio de
1977 (1977-1977) // Delegaciones de Hacienda / Gestin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
48/2007
Relaciones de los triplicados de declaraciones que se remiten a la DG de Rentas Pblicas (modelo 4) (1933-1959)
// Delegaciones de Hacienda / Administracin de Rentas Pblicas. Dictamen: Eliminacin parcial.
49/2007
Relaciones especiales de declaraciones (24/05/1933-06/04/1943) // Delegaciones de Hacienda / Administracin
de Rentas Pblicas. Dictamen: Eliminacin parcial.
50/2007
Relaciones de declaraciones presentadas por la Contribucin General sobre la Renta (desde 16/08/1934 modelo
90) (24/05/1933-10/03/1959) // Delegaciones de Hacienda / Administracin de Rentas Pblicas. Dictamen: Eliminacin parcial.
51/2007
Estados numrico demostrativo del movimiento de declaraciones (31/01/1935-10/03/1959) // Delegaciones de
Hacienda / Administracin de Rentas Pblicas. Dictamen: Eliminacin parcial.
52/2007
Relaciones de declaraciones negativas por la Contribucin General sobre la Renta (15/04/1958-31/12/1978) //
Delegaciones de Hacienda / Gestin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
53/2007
Relaciones de declaraciones por el Impuesto General sobre la Renta enviadas a la Inspeccin (08/10/196831/12/1978) // Delegaciones de Hacienda / Gestin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
54/2007
Relaciones de declaraciones comprobadas por la Inspeccin y devueltas a la Seccin de Contribucin sobre la
Renta (06/04/1943-31/12/1978) // Delegaciones de Hacienda / Gestin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
55/2007
Relaciones de contribuyentes que no han presentado declaracin y propuesta de sancin (20/12/1932-31/12/1978)
// Delegaciones de Hacienda / Administracin de Rentas Pblicas. Dictamen: Eliminacin parcial.
56/2007
Relaciones de alta por Contribucin sobre la Renta (24/05/1933-06/04/1943) // Delegaciones de Hacienda / Administracin de Rentas Pblicas. Dictamen: Eliminacin parcial.
57/2007
Relaciones de bajas en el Registro-Padrn (por circular 06/04/1943, modelo 87) (24/05/1933-08/10/1968) // Delegaciones de Hacienda / Administracin de Rentas Pblicas. Dictamen: Eliminacin parcial.
58/2007
Relaciones de Contribuyentes que no han presentado declaracin (20/10/1934-31/12/1978) // Delegaciones de
Hacienda / Administracin de Rentas Pblicas. Dictamen: Eliminacin parcial.
59/2007
Partes mensuales de las actuaciones de Inspeccin (15/01/1935-06/04/1943) // Delegaciones de Hacienda / Administracin de Rentas Pblicas. Dictamen: Eliminacin parcial.
60/2007
Estados numricos de contribuyentes inscritos en el Padrn Registro (06/04/1943-31/12/1968) // Delegaciones de
Hacienda / Gestin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
61/2007
Relaciones nominales de inclusiones, bajas y cambios de domicilio habidos mensualmente en el Registro-Padrn
(06/04/1943-08/10/1968) // Delegaciones de Hacienda / Gestin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
62/2007
Relaciones de Actas que se remiten a la Inspeccin para su notificacin y archivo (Modelo 3) (06/04/194331/12/1978) // Delegaciones de Hacienda / Gestin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 213

63/2007
Relaciones nominales de contribuyentes pendientes de liquidacin (06/04/1943-31/12/1978) // Delegaciones de
Hacienda / Gestin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
64/2007
Relaciones nominales de contribuyentes inscritos en la Seccin (06/04/1943-31/12/1978) // Delegaciones de Hacienda / Gestin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
65/2007
Relacin de remisin de notificaciones por correo (02/04/1954-08/10/1966) // Delegaciones de Hacienda / Gestin
Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
66/2007
Relacin de recordatorios devueltos (16/06/1958-31/12/1978) // Delegaciones de Hacienda / Gestin Tributaria.
Dictamen: Eliminacin total.
67/2007
Relaciones de bajas temporales (24/10/1959-31/12/1978) // Delegaciones de Hacienda / Gestin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
68/2007
Fichas alfabticas de contribuyentes de renta (24/10/1959-31/12/1978) // Delegaciones de Hacienda / Gestin
Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
69/2007
Facturas de remisin a Inspeccin de Fichas-Carpetas (25/02/1960-31/12/1978) // Delegaciones de Hacienda /
Gestin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
70/2007
Notificaciones del Nmero de Registro Padrn (17/01/1958-08/10/1968) // Delegaciones de Hacienda / Gestin
Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
71/2007
Cuenta corriente de fichas de empresas individuales fichero A (07/06/1943-15/12/1958) // Delegaciones de Hacienda / Gestin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
72/2007
Solicitudes de fichas de Sociedades no annimas (Modelo 84) (20/05/1941-15/12/1958) // Delegaciones de Hacienda / Gestin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
73/2007
Relaciones de solicitudes de dispensa de Renta (24/10/1958-31/12/1978) // Delegaciones de Hacienda / Gestin
Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
74/2007
Estados mensuales de gestin remitidos a Inspeccin (31/12/1958-31/12/1978) // Delegaciones de Hacienda /
Gestin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
75/2007
Censo de contribuyentes por el Impuesto General sobre la Renta ordenado por CIF (08/10/1968-31/12/1978) //
Delegaciones de Hacienda / Gestin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
76/2007
Relaciones de declarantes por tramos de 500.000 a 1.000.000 (08/10/1968-31/12/1978) // Delegaciones de Hacienda / Gestin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
77/2007
Relaciones de declarantes por tramos de 1.000.001 a 2.000.000 (08/10/1968-31/12/1978) // Delegaciones de
Hacienda / Gestin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
78/2007
Relaciones de declarantes de Impuestos General sobre la Renta por tramos de 750.000 a 1.000.000 (08/10/196831/12/1978) // Delegaciones de Hacienda / Gestin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
79/2007
Relaciones de contribuyentes por el Impuesto General sobre la Renta no sujetos a Estimacin Global, en los que
prevalece la base por signos externos (08/10/1968-31/12/1978) // Delegaciones de Hacienda / Gestin Tributaria. Dictamen:
Eliminacin total.
Relaciones provisionales de contribuyentes (1974-31/12/1978) // Delegaciones de Hacienda / Gestin Tributaria.
80/2007
Dictamen: Eliminacin total.
81/2007
Relaciones nominales de contribuyentes a quienes se les remite documentacin del Impuesto General sobre la Renta
de las Personas Fsicas (1974-31/12/1978) // Delegaciones de Hacienda / Gestin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
82/2007
Relaciones de presuntos declarantes no incluidos en el fichero A (1974-31/12/1978) // Delegaciones de Hacienda /
Gestin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
83/2007
Declaraciones de domicilio fiscal (28/02/1976-31/12/1978) // Delegaciones de Hacienda / Gestin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
84/2007
Relaciones de declarantes Impuesto General sobre la Renta de las Personas Fsicas con gastos extraordinarios
por enfermedad superior a 25.000 pesetas (1974-31/12/1978) //Delegaciones de Hacienda / Gestin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total. .
85/2007
Relaciones de declarantes con intereses de deuda superior a 100.000 pesetas (11/01/1974-31/12/1978) // Delegaciones de Hacienda / Gestin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
86/2007
Partes mensuales del servicio de notificaciones por la Contribucin General sobre la Renta (18/01/193501/04/1943) // Delegaciones de Hacienda / Inspeccin. Dictamen: Eliminacin parcial.
87/2007
Facturas de remisin a la Seccin de Contribucin sobre la Renta de Fichas-Carpetas (05/02/1960-31/12/1978) //
Delegaciones de Hacienda / Inspeccin. Dictamen: Eliminacin total.
88/2007
Censo alfabtico de contribuyentes por el Impuesto General sobre la Renta de las Personas Fsicas (08/10/196831/12/1978) // Delegaciones de Hacienda / Inspeccin. Dictamen: Eliminacin total.
89/2007
Actas de disconformidad (Modelo D.G.I.T. A-42) (25/11/1976-31/12/1978) // Delegaciones de Hacienda / Inspeccin. Dictamen: Eliminacin total.
90/2007
Actas con prueba preconstituida (Modelo D.G.I.T A-02) (25/11/1976-31/12/1978) // Delegaciones de Hacienda /
Inspeccin. Dictamen: Eliminacin total.
91/2007
Recibos de liquidaciones por Contribucin General sobre la Renta (Modelo 2) (15/02/1933-31/12/1978) // Delegaciones de Hacienda / Administracin de Rentas. Dictamen: Eliminacin parcial.
214 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP

92/2007
Registro de relaciones de liquidaciones de la Contribucin General sobre la Renta (Por circular de 6-4-1943 en modelo
93 (24/05/1933-09/03/1959) // Delegaciones de Hacienda / Administracin de Rentas Pblicas. Dictamen: Eliminacin total.
93/2007
Liquidaciones complementarias y provisionales de comprobacin o investigacin (Modelo 92 y 92 bis) (24/05/193309/03/1959) // Delegaciones de Hacienda / Administracin de Rentas Pblicas. Dictamen: Eliminacin parcial.
94/2007
Partes mensuales de liquidaciones (Provisionales o definitivas) (Modelo 9) (31/01/1935-06/04/1943) // Delegaciones de Hacienda / Administracin de Rentas. Dictamen: Eliminacin parcial.
95/2007
Certificaciones de liquidaciones practicadas enviadas a Intervencin (20/12/1941-31/12/1978) // Delegaciones de
Hacienda / Gestin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
96/2007
Relaciones nominales de liquidaciones practicadas (06/04/1943-15/04/1958) // Delegaciones de Hacienda / Gestin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
97/2007
Relaciones mensuales de devolucin de ingresos (Modelo 89) (06/04/1943-31/12/1978) // Delegaciones de Hacienda / Gestin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
98/2007
Relaciones mensuales de ingresos (Modelo 88) (06/04/1943-31/12/1978) // Delegaciones de Hacienda / Gestin
Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
99/2007
Relaciones nominales de contribuyentes pendientes de liquidacin (06/04/1943-31/12/1978) // Delegaciones de
Hacienda / Gestin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
100/2007 Movimiento de liquidaciones pasadas a Intervencin (estado 1 bis) y a Inspeccin para su comprobacin (estado 2
bis) (1958-31/12/1978) // Delegaciones de Hacienda / Gestin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
101/2007 Relaciones de copias de liquidaciones (Provisionales y Complementarias de comprobacin o investigacin), positivas, negativas y anuladas (1958-1978) // Delegaciones de Hacienda / Gestin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
102/2007 Resmenes de ingresos y minoraciones (10/03/1959-31/12/1978) // Delegaciones de Hacienda / Gestin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
103/2007 Relaciones de dbitos por liquidaciones (Modelo 914) (09/03/1959-31/12/1978) // Delegaciones de Hacienda /
Gestin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
104/2007 Registro de entrada de documentos liquidables (09/03/1959-31/12/1978) // Delegaciones de Hacienda / Gestin
Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
105/2007 Liquidaciones Tcnicas (Modelo R-001) (08/10/1968-31/12/1978) // Delegaciones de Hacienda / Gestin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
106/2007 Relaciones de liquidaciones con sanciones de retraso (Modelo 915) (08/10/1968-31/12/1978) // Delegaciones de
Hacienda / Gestin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
107/2007 Registro de vencimiento de contribuyentes del Impuesto General sobre la Renta (08/10/1968-31/12/1978) // Delegaciones de Hacienda / Gestin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
108/2007 Certificaciones mensuales de los importes de las relaciones enviadas a efectos de Contrado (09/03/195931/12/1978) // Delegaciones de Hacienda / Intervencin. Dictamen: Eliminacin total.
109/2007 Liquidaciones Tcnicas (Modelo R-001) (08/10/1968-31/12/1978) // Delegaciones de Hacienda / Inspeccin. Dictamen: Eliminacin total.
110/2007 Liquidaciones provisionales (Modelo R-002) (08/10/1968-31/12/1978) // Delegaciones de Hacienda / Inspeccin.
Dictamen: Eliminacin total.
111/2007 Relaciones de declaraciones anuales de I.R.P.F. y Patrimonio: Documentos retenidos (21/03/1985-31/12/1991) //
Delegaciones de Hacienda / Gestin Tributaria.. Dictamen: Eliminacin total.
112/2007 Relaciones de documentos aparcados (21/03/1985-31/12/1991) // Delegaciones de Hacienda / Gestin Tributaria.
Dictamen: Eliminacin total.
113/2007 Partes decenales de grabacin de declaraciones de Renta y Patrimonio (1985-31/12/1991) // Delegaciones de
Hacienda / Informtica. Dictamen: Eliminacin total.
114/2007 Relaciones de declaraciones con solicitud de devolucin no tramitadas por ser errneas (1979-31/12/1991) //
Delegaciones de Hacienda / Gestin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
115/2007 Relaciones de declaraciones con solicitud de devolucin no tramitadas por estar retenidas (1979-31/12/1991) //
Delegaciones de Hacienda / Gestin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
116/2007 Listados de situacin de los lotes (21/03/1985-31/12/1991) // Delegaciones de Hacienda / Informtica. Dictamen:
Eliminacin total.
117/2007 Notificaciones por el Impuesto General sobre la Renta de las Personas Fsicas (08/09/1978-31/12/1991) // Delegaciones de Hacienda / Gestin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
118/2007 Relaciones de contribuyentes que no han atendido los requerimientos integrales enviados por correo (197931/12/1991) // Delegaciones de Hacienda / Gestin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
119/2007 Requerimientos de pago por el Impuesto sobre la Renta de las Personas Fsicas (1978-1996) // Delegaciones
Territoriales de la Agencia Estatal de Administracin. Dictamen: Eliminacin total.
120/2007 Requerimientos por falta de presentacin de declaraciones por el Impuesto sobre la Renta de las Personas Fsicas
(21/03/1985-31/12/1991) // Delegaciones de Hacienda / Gestin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.

Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 215

121/2007 Relaciones de requerimientos emitidos (1979-31/12/1991) // Delegaciones de Hacienda / Gestin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
122/2007 Relaciones de declaraciones con diferencia a ingresar (registros pendientes) (1979-31/12/1991) // Delegaciones
de Hacienda / Gestin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
123/2007 Relaciones de declaraciones con diferencia a ingresar (registros nulos) (1979-31/12/1991) // Delegaciones de
Hacienda / Gestin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
124/2007 Relaciones de declaraciones con diferencia a ingresar por IRPF (altas en el fichero (1979-31/12/1991) // Delegaciones de Hacienda / Gestin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
125/2007 Relaciones de declaraciones con diferencia a ingresar por IRPF (registros modificados) (1979-31/12/1991) // Delegaciones de Hacienda / Gestin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
126/2007 Relaciones de contribuyentes con rectificaciones (1979-31/12/1991) // Delegaciones de Hacienda / Gestin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
127/2007 Relaciones de candidatos. Apremios (1979-31/12/1991) // Delegaciones de Hacienda / Gestin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
128/2007 Relaciones de presuntos declarantes incluidos en el fichero A, no detectado en Archivo de datos econmicos
(1979-31/12/1991) // Delegaciones de Hacienda / Gestin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
129/2007 Notificaciones de apremios (25/03/1985-31/12/1991) // Delegaciones de Hacienda / Gestin Tributaria. Dictamen:
Eliminacin total.
130/2007 Relaciones de bsqueda de declarantes por modelo de fichero histrico, autoliquidaciones (21/03/198531/12/1991) // Delegaciones de Hacienda / Gestin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
131/2007 Relaciones de informacin provincial de contribuyentes (21/03/1985-31/12/1991) // Delegaciones de Hacienda /
Gestin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
132/2007 Relaciones de emisiones de primer requerimiento CIDA (21/03/1985-31/12/1991) // Delegaciones de Hacienda /
Gestin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
133/2007 Relaciones de localizacin de documentos fuente: Expedientes de sanciones (21/03/1985-31/12/1991) // Delegaciones de Hacienda / Informtica. Dictamen: Eliminacin total.
134/2007 Relaciones de depuracin: Autoliquidaciones fuera de plazo a incorporar en el sistema general de sanciones
(21/03/1985-31/12/1991) // Delegaciones de Hacienda / Gestin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
135/2007 Relaciones de declaraciones paralelas (21/03/1985-31/12/1991) // Delegaciones de Hacienda / Gestin Tributaria.
Dictamen: Eliminacin total.
136/2007 Relaciones de expedientes incorporados al fichero de sanciones (21/03/1985-31/12/1991) // Delegaciones de
Hacienda / Gestin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
137/2007 Expedientes sancionadores por el Impuesto sobre la Renta de las Personas Fsicas (21/03/1985-31/12/1991) //
Delegaciones de Hacienda / Gestin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
138/2007 Expedientes de impugnaciones por el Impuesto sobre la Renta de las Personas Fsicas (21/03/1985-31/12/1991) //
Delegaciones de Hacienda / Gestin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
139/2007 Acuerdos de rectificaciones de autoliquidaciones por IRPF (1979-31/12/1991) // Delegaciones de Hacienda / Gestin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
140/2007 Relaciones de justificantes de ingreso (por los diferentes modelos 100, 101, 714 ,105 y 106, ste por regularizacin
voluntaria (21/03/1985-31/12/1991) // Delegaciones de Hacienda / Gestin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
141/2007 Partes mensuales de liquidacin y mecanizacin (1979-31/12/1991) // Delegaciones de Hacienda / Informtica.
Dictamen: Eliminacin total.
142/2007 Liquidaciones de intereses de demora IRPF: Retenciones del Trabajo Personal (Modelo 110) (27/12/198531/12/1991) // Delegaciones de Hacienda / Gestin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
143/2007 Relaciones de autorizaciones de devoluciones superiores al importe solicitado (1979-31/12/1991) // Delegaciones
de Hacienda / Gestin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
144/2007 Relaciones de talones emitidos (1979-31/12/1991) // Delegaciones de Hacienda / Gestin Tributaria. Dictamen:
Eliminacin total.
145/2007 Relaciones de devoluciones: Notificacin de talones a emitir (1979-31/12/1991) // Delegaciones de Hacienda /
Gestin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
146/2007 Partes de paralelas emitidas: devoluciones (1979-31/12/1991) // Delegaciones de Hacienda / Gestin Tributaria.
Dictamen: Eliminacin total.
147/2007 Estados de declaraciones con solicitud de devolucin no tramitados por falta de documentacin (1979-31/12/1991)
// Delegaciones de Hacienda / Gestin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
148/2007 Fichas de devoluciones por liquidaciones (1979-31/12/1991) // Delegaciones de Hacienda / Gestin Tributaria.
Dictamen: Eliminacin total.
149/2007 Facturas de declaraciones-autoliquidaciones con derecho a devolucin con derecho a devolucin: IRPF y Patrimonio (1979-31/12/1991) // Delegaciones de Hacienda / Gestin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
216 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP

150/2007 Relaciones de justificantes de devoluciones (21/03/1985-31/12/1991) // Delegaciones de Hacienda / Gestin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
151/2007 Relaciones generales de devoluciones: alfabtico y por DNI (21/03/1985-31/12/1991) // Delegaciones de Hacienda
/ Gestin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
152/2007 Registros eliminados del fichero histrico de ingresos (1979-31/12/1991) // Delegaciones de Hacienda / Intervencin. Dictamen: Eliminacin total.

DICTMENES ACORDADOS EN LA REUNIN DE 25 DE JUNIO DE 2007


Comisin Calificadora de Documentos del Ministerio de Economa y Hacienda.
Resolucin de 12 de noviembre de 2007, de la Subsecretara, por la que se autoriza la eliminacin de series documentales
concretas custodiadas por el Archivo Central de la Direccin General del Tesoro y Poltica Financiera
153/2007 Matrices de Ttulos de Deuda (1979-1989) // Direccin General del Tesoro y Poltica Financiera / Subdir. Gral. de
Deuda. Dictamen: Eliminacin total.

Comisin Calificadora de Documentos de la Agencia Estatal de Administracin Tributaria


(AEAT).
Resolucin 9 de octubre de 2007, de la Presidencia de la Agencia Estatal de Administracin Tributaria, por la que se autoriza la
eliminacin de determinada documentacin administrativa, relativa a los Impuestos sobre la Renta de las Personas Fsicas y
sobre el Patrimonio
190/2007 Declaraciones simplificadas I.R.P.F. (modelo D101). Documento de ingreso o devolucin (modelo 101) (19971998) // Delegaciones Territoriales de la Agencia Estatal de Administracin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
191/2007 Declaraciones Impuesto Extraordinario R.P.F. (modelo D714) documentos de ingreso o devolucin (modelo 714)
(1997-1998) // Delegaciones Territoriales de la Agencia Estatal de Administracin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
192/2007 Declaraciones trimestrales o semestrales del I.R.P.F. por rendimiento del trabajo y actividades profesionales y
artsticas (modelo 110 ejemplar amarillo) (1997-1998) // Delegaciones Territoriales de la Agencia Estatal de Administracin
Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
193/2007 Declaraciones trimestrales y pago fraccionado IRPF para profesionales y artistas acogidos al rgimen de estimacin directa (modelo 130 ejemplar verde) (1997-1998) // Delegaciones Territoriales de la Agencia Estatal de Administracin
Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
194/2007 Declaraciones de resumen anual de retenciones indirectas a cuenta del IRPF y del Impuesto sobre Sociedades
(Modelo 190). Documento de ingreso (Modelo 110) (1997-1998) // Delegaciones Territoriales de la Agencia Estatal de Administracin. Dictamen: Eliminacin total.
195/2007 Declaraciones de resumen anual de retenciones directas a cuenta del IRPF por la Administracin del Estado y
Organismos Autnomos (modelo 191) (1997-1998) // Delegaciones Territoriales de la Agencia Estatal de Administracin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
196/2007 Declaraciones de resumen anual de retenciones a cuenta del IRPF por rendimientos del Capital Mobiliario (Modelo
192) (1997-1998) // Delegaciones Territoriales de la Agencia Estatal de Administracin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
197/2007 Declaraciones de resumen anual de retenciones directas a cuenta del IRPF por Rendimientos del Capital Mobiliario, excepto intereses a cuenta (modelo 193) (1997-1998) // Delegaciones Territoriales de la Agencia Estatal de Administracin. Dictamen: Eliminacin total.
198/2007 Documentos de ingresos de retenciones e ingresos a cuenta IRPF y Sociedades, excepto intereses de cuentas
bancarias (modelo 123) (1997-1998) // Delegaciones Territoriales de la Agencia Estatal de Administracin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
199/2007 Declaraciones de resumen anual de retenciones e ingresos a cuenta del IRPF y Sociedades por rendimientos
implcitos del capital mobiliario (modelo 194) (1997-1998) // Delegaciones Territoriales de la Agencia Estatal de Administracin.
Dictamen: Eliminacin total.
200/2007 Declaraciones de rendimientos implcitos del capital mobiliario sujetos al rgimen general del IRPF y Sociedades,
documento de ingreso (modelo 124) (1997-1998) // Delegaciones Territoriales de la Agencia Estatal de Administracin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
201/2007 Declaraciones de resumen anual de retenciones a cuenta del IRPF y Sociedades, intereses de cuentas bancarias
(modelo 196) (1997-1998) // Delegaciones Territoriales de la Agencia Estatal de Administracin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
202/2007 Declaraciones de retenciones e ingresos a cuenta sobre rendimientos explcitos del capital mobiliario, intereses de
cuentas bancarias, documento de ingreso (modelo 126) (1997-1998) // Delegaciones Territoriales de la Agencia Estatal de
Administracin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total..

Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 217

203/2007 Declaraciones anuales de las operaciones intervenidas por Fedatarios Pblicos y dems intermediarios financieros
(1997-1998) // Delegaciones Territoriales de la Agencia Estatal de Administracin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
204/2007 Declaraciones anuales de operaciones con terceras personas (1997-1998) // Delegaciones Territoriales de la
Agencia Estatal de Administracin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
205/2007 Declaraciones anuales de operaciones con terceras personas para Entidades Pblicas (modelo 348) (1997-1998) //
Delegaciones Territoriales de la Agencia Estatal de Administracin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
206/2007 Declaraciones de IRPF y Sociedades de no residentes (modelo 210) (1997-1998) // Delegaciones Territoriales de
la Agencia Estatal de Administracin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
207/2007 Relaciones de declaraciones de resmenes anuales de retenciones directas de la Administracin del Estado y sus
Organismos Autnomos (modelo 191) (1997-1998) // Delegaciones Territoriales de la Agencia Estatal de Administracin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.

DICTMENES ACORDADOS EN LA REUNIN DE 11 DE JUNIO DE 2008


Comisin Calificadora de Documentos de la Agencia Estatal de Administracin Tributaria
(AEAT).
Resolucin de 11 de septiembre de 2008, de la Presidencia de la Agencia Estatal de Administracin Tributaria, por la que se autoriza la eliminacin de determinada documentacin administrativa, relativa a los Impuestos sobre la Renta de las Personas Fsicas
y Patrimonio, Lujo e Impuesto sobre Trfico de Empresas.
16/2008
Declaraciones ordinarias IRPF (modelo D100), documento de ingreso o devolucin (modelo 100) y F 100 Resumen
de rendimientos y variaciones patrimoniales (1997-1999) // Delegaciones Territoriales de la Agencia Estatal de Administracin
Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
17/2008
Declaraciones simplificadas IRPF (modelo D101) Documento de ingreso o devolucin (modelo 101) (1999-1999) //
Delegaciones Territoriales de la Agencia Estatal de Administracin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
18/2008
Declaraciones Impuesto Extraordinario RPF (modelo D714) documento de ingreso o devolucin (modelo 714)
(1999-1999) // Delegaciones Territoriales de la Agencia Estatal de Administracin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
19/2008
Declaraciones trimestrales o semestrales de IRPF por rendimientos del trabajo y actividades profesionales y artsticas (modelo 110 ejemplar amarillo) (1999-1999) // Delegaciones Territoriales de la Agencia Estatal de Administracin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
20/2008
Declaraciones trimestrales y pago fraccionado IRPF para profesionales y artistas acogidos al rgimen de estimacin directa (modelo 130 ejemplar verde) (1999-1999) // Delegaciones Territoriales de la Agencia Estatal de Administracin
Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
21/2008
Declaraciones de resumen anual de retenciones indirectas a cuenta del IRPF y del Impuesto sobre Sociedades
(Modelo 190). Documento de ingreso (Modelo 110) (1999-1999) // Delegaciones Territoriales de la Agencia Estatal de Administracin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
22/2008
Declaraciones de resumen anual de retenciones directas a cuenta del IRPF por la Administracin del Estado y
Organismos Autnomos (Modelo 191) (1999-1999) // Delegaciones Territoriales de la Agencia Estatal de Administracin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
23/2008
Declaraciones de resumen anual de retenciones a cuenta del IRPF por Rendimientos del Capital Mobiliario (Modelo 192)
(1999-1999) // Delegaciones Territoriales de la Agencia Estatal de Administracin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
24/2008
Declaraciones de resumen anual de retenciones a cuenta del IRPF por Rendimientos del Capital Mobiliario, excepto intereses de cuentas bancarias (Modelo 193) (1999-1999) // Delegaciones Territoriales de la Agencia Estatal de Administracin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
25/2008
Documentos de ingresos de retenciones e ingresos a cuenta IRPF y Sociedades, excepto intereses de cuentas
bancarias (Modelo 123) (1999-1999) // Delegaciones Territoriales de la Agencia Estatal de Administracin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
26/2008
Declaraciones de resumen anual de retenciones e ingresos a cuenta del IRPF y Sociedades por rendimientos
implcitos del capital mobiliario (modelo 194) (1999-1999) // Delegaciones Territoriales de la Agencia Estatal de Administracin
Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
Declaraciones de rendimientos implcitos del capital mobiliario sujetos al rgimen general del IRPF y Sociedades,
27/2008
documento de ingreso (Modelo 124) (1999-1999) // Delegaciones Territoriales de la Agencia Estatal de Administracin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
28/2008
Declaraciones de resumen anual de retenciones a cuenta del IRPF y Sociedades, intereses de cuentas bancarias
(Modelo 196) (1999-1999) // Delegaciones Territoriales de la Agencia Estatal de Administracin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
29/2008
Declaraciones de retenciones e ingresos a cuenta sobre rendimientos explcitos del capital mobiliario, intereses de
cuentas bancarias, documento de ingreso (Modelo 126) (1999-1999) // Delegaciones Territoriales de la Agencia Estatal de
Administracin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.

218 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP

30/2008
Declaraciones anuales de las operaciones intervenidas por fedatarios Pblicos y dems intermediarios financieros
(Modelo 198) (1999-1999) // Delegaciones Territoriales de la Agencia Estatal de Administracin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
31/2008
Declaraciones anuales de operaciones con terceras personas (Modelo 347) (1999-1999) // Delegaciones Territoriales de la Agencia Estatal de Administracin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
32/2008
Declaraciones anuales de operaciones con terceras personas para Entidades Pblicas (Modelo 348) (1999-1999) //
Delegaciones Territoriales de la Agencia Estatal de Administracin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
33/2008
Declaraciones de IRPF y Sociedades de no residentes (Modelo 210) (1999-1999) // Delegaciones Territoriales de
la Agencia Estatal de Administracin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
34/2008
Relaciones de declaraciones de resmenes anuales de retenciones directas de la Administracin del Estado y sus
Organismos Autnomos (modelo 191) (1999-1999) // Delegaciones Territoriales de la Agencia Estatal de Administracin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
35/2008
ITE. Estados de recaudacin de cuotas de convenios fiscales (1965-1969) // Delegaciones de Hacienda / Gestin
Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
36/2008
ITE. Requerimientos (1965-1985) // Delegaciones de Hacienda / Gestin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
37/2008
ITE. Justificantes de notificaciones (1965-1985) // Delegaciones de Hacienda / Gestin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
38/2008
ITE. Notificaciones de sanciones (1966-1985) // Delegaciones de Hacienda / Gestin Tributaria / Delegaciones
Territoriales de la Agencia Estatal de Administracin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
39/2008
ITE. Relaciones de redistribucin de convenios provinciales notificadas (1970-1978) // Delegaciones de Hacienda /
Gestin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
40/2008
Expedientes de recursos de reposicin contra notificaciones de apremio (1965-1985) // Delegaciones de Hacienda
/ Gestin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
41/2008
ITE. Expedientes de recursos de reposicin contra sancin y recargo de prrroga (1969-1978) // Delegaciones de
Hacienda / Gestin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
42/2008
ITE. Expedientes de recurso de reposicin contra sanciones (1966-1969) // Delegaciones de Hacienda / Gestin
Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
43/2008
ITE. Expedientes de devolucin por ingresos indebidos (1964-1978) // Delegaciones de Hacienda / Gestin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
44/2008
ITE. Declaraciones (1964-1985) // Delegaciones de Hacienda / Gestin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
45/2008
ITE. Expedientes de liquidacin de sancin y recargo de prrroga (1975-1979) // Delegaciones de Hacienda /
Gestin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
46/2008
Expedientes de inspeccin sin ingresar (1974-1986) //
men: Eliminacin total.

Delegaciones de Hacienda / Inspeccin. Dicta-

47/2008
Registro de actas de conformidad (1966-1985) // Delegaciones de Hacienda / Inspeccin. Dictamen: Conservacin
Permanente.
48/2008
Registro de cargos de liquidaciones de convenios (1969-1978) // Delegaciones de Hacienda / Intervencin. Dictamen: Conservacin Permanente.
49/2008
ITE. Registro de Multa Fija (1970-1972) // Delegaciones de Hacienda / Intervencin. Dictamen: Eliminacin total.
50/2008
ITE. Relaciones de ingresos en entidades bancarias y cajas de ahorro (1964-1968) // Delegaciones de Hacienda /
Intervencin. Dictamen: Eliminacin total.
51/2008
Certificaciones de descubierto (1965-1985) // Delegaciones de Hacienda/Tesorera. Dictamen: Eliminacin total.
52/2008
Expedientes de fallidos (1966-1987) // Delegaciones de Hacienda/Tesorera. Dictamen: Eliminacin total.
53/2008
LUJO. Acuerdos de concesin y anulacin de nmeros de permiso para gravar en origen (1942-1985) // Delegaciones de Hacienda / Gestin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
54/2008
LUJO. Comunicaciones del Gobierno Civil por vedados y acotados de caza (1958-1976) // Delegaciones de Hacienda / Gestin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
55/2008
LUJO. Declaraciones de alta y baja de vedados y acotados de caza (1958-1976) // Delegaciones de Hacienda /
Gestin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
56/2008
LUJO. Declaraciones de baja de Cdulas de Identificacin fiscal (1959-1980) // Delegaciones de Hacienda / Gestin Tributaria. Dictamen: Conservacin Permanente.
57/2008
LUJO. Relaciones de Vehculos vendidos (1955-1985) // Delegaciones de Hacienda / Gestin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
58/2008
LUJO. Relaciones de declaraciones ingresadas por automviles (1942-1985) // Delegaciones de Hacienda / Gestin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
59/2008
LUJO. Requerimientos a propietarios de vedados y acotados de caza (1958-1976) // Delegaciones de Hacienda /
Gestin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
60/2008
LUJO. Notificaciones a censados de su inclusin en convenios (1957-1978) // Delegaciones de Hacienda / Gestin
Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
61/2008
LUJO. Notificaciones a los propietarios de vehculos (1958-1970) // Delegaciones de Hacienda / Gestin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 219

62/2008
LUJO. Notificaciones de cuota por convenio a los censados (1957-1978) // Delegaciones de Hacienda / Gestin
Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
63/2008
LUJO. Certificados de identificacin y valoracin de automviles (1961-1970) // Delegaciones de Hacienda / Gestin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
64/2008
LUJO. Declaraciones juradas de compra-venta de vehculos (1943-1974) // Delegaciones de Hacienda / Gestin
Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
65/2008
LUJO. Declaraciones por tenencia de vehculos (1958-1970) // Delegaciones de Hacienda / Gestin Tributaria.
Dictamen: Eliminacin total.
66/2008
LUJO. Declaraciones-autoliquidaciones conjuntas por adquisicin de vehculos usados (1982-1985) // Delegaciones de Hacienda / Gestin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
67/2008
LUJO. Declaraciones-autoliquidaciones por adquisicin de vehculos nuevos (1970-1985) // Delegaciones de Hacienda / Gestin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
68/2008
LUJO. Declaraciones-autoliquidaciones por compra-venta de vehculos usados (1974-1982) // Delegaciones de
Hacienda / Gestin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
69/2008
LUJO. Declaraciones-liquidaciones (1942-1985) // Delegaciones de Hacienda / Gestin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
70/2008
LUJO. Expedientes de exencin en adquisicin de vehculos usados (1964-1985) // Delegaciones de Hacienda /
Gestin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
71/2008
LUJO. Expedientes de exencin de vehculos para uso industrial y taxi (1942-1985) // Delegaciones de Hacienda /
Gestin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
72/2008
LUJO. Notificaciones-liquidaciones por fincas de recreo (1958-1979) // Delegaciones de Hacienda / Gestin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
73/2008
LUJO. Notificaciones-liquidaciones por tenencia y disfrute de vehculos (1958-1970) // Delegaciones de Hacienda /
Gestin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
74/2008
LUJO. Notificaciones de liquidaciones por vedados y acotados de caza (1958-1976) // Delegaciones de Hacienda /
Gestin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
75/2008
LUJO. Relaciones de Vehculos valorados (1965-1985) // Delegaciones de Hacienda / Inspeccin. Dictamen: Eliminacin total.
76/2008
LUJO. Certificado de remisin de contrados a Intervencin (1958-1965) // Delegaciones de Hacienda / Intervencin. Dictamen: Eliminacin total.
77/2008
LUJO. Fichas estadsticas de autoliquidaciones por tenencia y disfrute de automviles (1970-1980) // Delegaciones de Hacienda / Intervencin. Dictamen: Eliminacin total.
78/2008
LUJO. Partes de altas y bajas de liquidaciones (1958-1985) // Delegaciones de Hacienda / Intervencin. Dictamen: Eliminacin total.
LUJO. Partes mensuales de gestin de convenios (partes verdes) (1958-1978) // Delegaciones de Hacienda /
79/2008
Intervencin. Dictamen: Eliminacin total.
80/2008
LUJO. Partes mensuales de gestin de la Oficina Liquidadora (1958-1985) // Delegaciones de Hacienda / Intervencin. Dictamen: Eliminacin total.
81/2008
LUJO. Relaciones de altas y bajas de vedados y acotados de caza para Intervencin (1958-1976) // Delegaciones
de Hacienda / Intervencin. Dictamen: Eliminacin total.
82/2008
LUJO. Relaciones de numeracin de matrculas (1958-1980) // Delegaciones de Hacienda / Intervencin. Dictamen: Eliminacin total.
83/2008
LUJO. Resumen mensual de datos estadsticos (1943-1985) // Delegaciones de Hacienda / Intervencin. Dictamen: Eliminacin total.
84/2008
Certificados de expedientes fallidos (1948-1985) // Delegaciones de Hacienda. Dictamen: Eliminacin total.
85/2008
LUJO. Partes diarios de ingresos (1943-1985) // Delegaciones de Hacienda/Tesorera. Dictamen: Eliminacin total.
86/2008
LUJO. Relacin nominal de funcionarios (1965-1985) // Delegaciones de Hacienda / Gestin Tributaria. Dictamen:
Conservacin Permanente.

Comisin Calificadora de Documentos del Ministerio de Economa y Hacienda.


Resolucin de 20 de octubre de 2008, de la Subsecretara, por la que se autoriza la eliminacin de series documentales custodiadas por el Archivo General del departamento.
87/2008
Expedientes de clasificacin y de revisin de clasificacin de empresas contratistas de servicios (1976-2005) //
Direccin General de Patrimonio del Estado / SDG de Clasificacin de Contratistas y Registro de Contratos. Dictamen: Eliminacin total.
88/2008
Expedientes de reclamacin antes el consorcio de compensacin de riesgos catastrficos sobre las cosas (19411954) // Direccin General de Banca, Bolsa e Inversiones / Consorcio de Compensacin de Riesgos Catastrficos sobre las
Cosas. Dictamen: Eliminacin total.
89/2008
Expedientes de Declaraciones por el Impuesto sobre Sociedades (1951-1961) // Direccin General de Tributos /
SDG de Impuestos sobre las personas jurdicas. Dictamen: Eliminacin total.
220 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP

DICTMENES ACORDADOS EN LA REUNIN DE 21 DE JULIO DE 2009


Comisin Calificadora de Documentos del Ministerio de Economa y Hacienda.
Resolucin de 27 de julio de 2009, de la Subsecretara, por la que se autoriza la eliminacin de declaraciones catastrales conservadas en sus propios archivos catastarales, en los de las Delegaciones especiales y territoriales de Economa y Hacienda y
en los archivos histricos-provinciales de titularidad estatal
Resolucin de 27 de julio de 2009, de la Subsecretara, por la que se autoriza la eliminacin de series documentales concretas
custodiadas por el Archivo General del Departamento
1/2009
Expedientes de declaraciones de alteraciones catastrales: declaracin de alteracin de titular catastral de bienes
inmuebles de naturaleza urbana (mod. 901) (1989-2008) // Direccin General del Catastro / Gerencia Territorial. Dictamen: Eliminacin total.
2/2009
Expedientes de declaraciones de alteraciones catastrales: declaracin de alteracin de bienes inmuebles de naturaleza urbana (mod. 902) (1989-2008) // Direccin General del Catastro / Gerencia Territorial. Dictamen: Eliminacin total.
3/2009
Expedientes de declaraciones de alteraciones catastrales: declaracin simplificada de alteracin de bienes inmuebles de naturaleza urbana (mod. 902-S) (1989-2008) // Direccin General del Catastro / Gerencia Territorial. Dictamen: Eliminacin total.
4/2009
Expedientes de declaraciones de alteraciones catastrales: declaracin de alteracin de titular catastral de bienes
inmuebles de naturaleza rstica (mod. 903) (1991-2008) // Direccin General del Catastro / Gerencia Territorial. Dictamen: Eliminacin total.
5/2009
Expedientes de declaraciones de alteraciones catastrales: declaracin de alteracin de bienes inmuebles de naturaleza rstica sin modificacin de linderos (mod. 904) (1991-2008) // Direccin General del Catastro / Gerencia Territorial.
Dictamen: Eliminacin total.
6/2009
Expedientes de declaraciones de alteraciones catastrales: declaracin de alteracin de bienes inmuebles de naturaleza rstica: agregacin, agrupacin, segregacin divisin (mod. 905) (1999-2008) // Direccin General del Catastro / Gerencia Territorial. Dictamen: Eliminacin total.
Relaciones nominales de las declaraciones mensuales presentadas por las autoridades eclesisticas por el con7/2009
cepto de Impuesto sobre Sociedades (1981-1998) // Direccin General de Tributos / SDG de Impuestos sobre las personas
jurdicas. Dictamen: Eliminacin total.
8/2009
Expedientes de participacin eventual de Liquidadores de Utilidades (1957-1961) // Direccin General de Tributos
/ SDG de Impuestos sobre las personas jurdicas. Dictamen: Desfavorable.
9/2009
Expedientes de Clasificacin y de Revisin de Clasificacin de Empresas Contratistas de Obras (1966-2008) //
Direccin General de Patrimonio del Estado / SDG de Clasificacin de Contratistas y Registro de Contratos. Dictamen: Eliminacin total.
10/2009
Examen de auditoras. Papeles de trabajo (1943-1992) // Secretara de Estado de Hacienda y Presupuestos. Intervencin General de la AGE. Dictamen: Conservacin Permanente.

Comisin Calificadora de Documentos de la Agencia Estatal de Administracin Tributaria


(AEAT).
Resolucin de 4 de septiembre de 2009, de la Presidencia de la Agencia Estatal de la Administracin Tributaria, por la que se
autoriza la eliminacin de determinada documentacin administrativa, relativa a los impuestos sobre el Valor Aadido, Renta de
las Personas Fsicas, determinados Medios de Transporte, Sucesiones y Donaciones, as como Declaraciones de Aduanas y
Declaraciones Informativas de Prstamos Hipotecarios
11/2009
Declaracin de solicitud de devolucin IVA por un sujeto pasivo establecido en Canarias, Ceuta y Melilla (Modelo
351) (1986-2001) // Delegaciones de Hacienda / Gestin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
12/2009
Declaracin- Liquidacin, solicitud de devolucin IVA Grandes empresas (Modelo 321) (1986-1994) // Delegaciones de Hacienda / Gestin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
13/2009
Declaraciones trimestrales de solicitud de devolucin IVA (Modelo 301) (1986-1994) // Delegaciones de Hacienda
/ Gestin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
14/2009
Solicitud de devolucin IVA por un sujeto pasivo no establecido en el Pas (Modelo 361) (1986-2008) // Delegaciones de Hacienda / Gestin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
15/2009
Solicitudes mensuales de devolucin IVA Exportadores (Modelo 331) (1986-1994) // Delegaciones de Hacienda /
Gestin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
16/2009
Declaraciones- Liquidaciones de IVA de compensaciones en el Rgimen Especial de la Agricultura, Ganadera y
Pesca (Modelo 341) (1986-1991) // Delegaciones de Hacienda. Dictamen: Eliminacin total.
17/2009
Declaraciones - Liquidaciones de Resumen Anual de IVA (Modelo 390) (1986-1991) // Delegaciones de Hacienda
/ Gestin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
Declaraciones - Liquidaciones mensuales de IVA Grandes Empresas (modelo 320) (1986-1991) // Delegaciones
18/2009
de Hacienda / Gestin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
19/2009
Declaraciones - Liquidaciones mensuales IVA Exportadores (Modelo 330) (1986-1991) // Delegaciones de Hacienda / Gestin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 221

20/2009
Declaraciones - Liquidaciones resumen anual IVA Rgimen Simplificado (Modelo 391) (1986-1994) // Delegaciones de Hacienda / Gestin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
21/2009
Declaraciones - Liquidaciones trimestrales IVA Rgimen simplificado (Modelo 310) (1986-1991) // Delegaciones
de Hacienda / Gestin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
22/2009
Declaraciones- Liquidaciones trimestrales IVA (Modelo 300) (1986-1991) // Delegaciones de Hacienda / Gestin
Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
23/2009
Expedientes de exencin de facturacin y sustitucin de libros registros de IVA (1986-2008) // Delegaciones de
Hacienda / Gestin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
24/2009
Expedientes de prorrata especial de IVA (1986-2008) // Delegaciones de Hacienda / Gestin Tributaria. Dictamen:
Eliminacin total.
25/2009
Expedientes de prorrata provisional de IVA (1986-2008) // Delegaciones de Hacienda / Gestin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
26/2009
Expedientes de rgimen especial de determinacin proporcional de las bases imponibles de IVA (1986-2008) //
Delegaciones de Hacienda / Gestin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
27/2009
Expedientes de solicitud de deducciones IVA al conjunto de actividades (1986-2008) // Delegaciones de Hacienda
/ Gestin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
28/2009
Declaracin de solicitud de reintegros de IVA de Compensaciones en el Rgimen Especial de la Agricultura, Ganadera y Pesca (Modelo 341) (1992-2008) // Delegaciones de Hacienda / Gestin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
29/2009
Declaracin de solicitud de devolucin IVA Rgimen General y simplificado (Modelo 371) (1992-1992) // Delegaciones de Hacienda / Gestin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
30/2009
Declaracin de solicitud de devolucin IVA Rgimen Simplificado (Modelo 311) (1992-1992) // Delegaciones de
Hacienda / Gestin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
31/2009
Declaraciones de solicitud de devolucin Rgimen Especial Recargo de equivalencia y sujetos pasivos ocasionales
del IVA (Modelo 308) (1993-2008) // Delegaciones de Hacienda / Gestin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
32/2009
Declaraciones - Liquidaciones de resumen anual de IVA (Modelo 390) (1992-2008) // Delegaciones de Hacienda /
Gestin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
33/2009
Declaraciones - Liquidaciones finales IVA Rgimen Simplificado (Modelo 311) (1998-2008) // Delegaciones de
Hacienda / Gestin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
34/2009
Declaraciones- Liquidaciones mensuales IVA Rgimen Grandes Empresas (Modelo 320) (1992-2008) // Delegaciones de Hacienda / Gestin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
35/2009
Declaraciones- Liquidaciones mensuales IVA Exportadores y Operadores Intracomunitarios (Modelo 330) y Declaraciones- Liquidaciones mensuales IVA Exportadores y otros Operadores Econmicos (Modelo 330) (1993-2008) // Delegaciones
de Hacienda / Gestin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
36/2009
Declaraciones- Liquidaciones mensuales IVA Grandes Empresas inscritas en el Registro de Exportadores y otros operadores econmicos (Modelo 332) (1995-2008) // Delegaciones de Hacienda / Gestin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
37/2009
Declaraciones- Liquidaciones no peridicas IVA (Modelo 309) (1993-2008) // Delegaciones de Hacienda / Gestin
Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
38/2009
Declaraciones- Liquidaciones trimestrales IVA (Modelo 300) (1992-2008) // Delegaciones de Hacienda / Gestin
Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
39/2009
Declaraciones- Liquidaciones trimestrales IVA Rgimen Simplificado (Modelo 310); Declaraciones-Liquidaciones
ordinarias IVA Rgimen Simplificado (Modelo 310) (1992-2008) // Delegaciones de Hacienda / Gestin Tributaria. Dictamen:
Eliminacin total.
40/2009
Declaraciones -Liquidaciones trimestrales IVA Rgimen General y Simplificado (Modelo 370) (1992-2008) // Delegaciones de Hacienda / Gestin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
41/2009
Declaraciones-Liquidaciones IVA asimiladas a las importaciones (Modelo 380) (1995-2008) // Administracin Principal de Aduanas e Impuestos Especiales. Dictamen: Eliminacin total.
42/2009
Documento de servicios exentos IVA por estar incluidos en la base imponible de las importaciones (1994-2008) //
Administracin Principal de Aduanas e Impuestos Especiales. Dictamen: Eliminacin total.
43/2009
Documento de servicios exentos IVA relacionados directamente con las exportaciones (1994-2008) // Administracin Principal de Aduanas e Impuestos Especiales. Dictamen: Eliminacin total.
44/2009
Impuesto sobre la Renta de no residentes. Retencin en la adquisicin de bienes inmuebles a no residentes sin
establecimiento permanente (Modelo 211) (2000-2008) // Delegaciones de Hacienda / Gestin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
45/2009
Impuesto sobre la Renta de no residentes. No residentes sin establecimiento permanente. Declaracin de rentas
derivadas de transmisiones de bienes inmuebles (Modelo 212) (2000-2008) // Delegaciones de Hacienda / Gestin Tributaria.
Dictamen: Eliminacin total.
46/2009
Gravamen especial sobre bienes inmuebles de entidades de no residentes (Modelo 213) (2000-2008) // Delegaciones de Hacienda / Gestin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
47/2009
Impuesto sobre el Patrimonio y sobre la Renta de no residentes. No residentes sin establecimiento permanente.
Declaracin simplificada de no residentes (Modelo 214) (2000-2008) // Delegaciones de Hacienda / Gestin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
222 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP

48/2009
Impuesto sobre la Renta de no residentes. No residentes sin establecimiento permanente. Declaracin colectiva
(modelo 215) (2000-2008) // Delegaciones de Hacienda / Gestin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
49/2009
Impuesto sobre la Renta de no Residentes. Rentas obtenidas sin mediacin de establecimiento permanente. Retenciones e ingresos a cuenta (Modelo 216) (2000-2008) // Delegaciones de Hacienda / Gestin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
50/2009
Impuesto sobre la Renta de las Personas Fsicas. Contribuyentes no obligados a presentar declaracin. Solicitud de
devolucin (Modelo 104) (2000-2006) // Delegaciones de Hacienda / Gestin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
51/2009
Declaraciones ordinarias IRPF (Modelo D100), documento de ingreso o devolucin (Modelo 100) y F 100 Resumen de
rendimientos y variaciones patrimoniales (2000-2008) // Delegaciones de Hacienda / Gestin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
52/2009
Declaraciones simplificadas IRPF (Modelo D101) Documento de ingreso o devolucin (modelo 101) (2000-2008) //
Delegaciones de Hacienda / Gestin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
53/2009
Declaraciones Impuesto Extraordinario RPF (modelo D714) documento de ingreso o devolucin (modelo 714)
(1999-2008) // Delegaciones de Hacienda / Gestin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
54/2009
Declaraciones trimestrales o semestrales de IRPF por rendimientos del trabajo y actividades profesionales y artsticas
(Modelo 110 ejemplar amarillo) (2000-2008) // Delegaciones de Hacienda / Gestin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
55/2009
Declaraciones trimestrales y pago fraccionado IRPF para profesionales y artistas acogidos al rgimen de estimacin
directa (Modelo 130 ejemplar verde) (2000-2008) // Delegaciones de Hacienda / Gestin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
56/2009
Declaraciones de resumen anual de retenciones indirectas a cuenta del IRPF y del Impuesto sobre Sociedades
(Modelo 190). Documento de ingreso (Modelo 110) (2000-2008) // Delegaciones de Hacienda / Gestin Tributaria. Dictamen:
Eliminacin total.
57/2009
Declaraciones de resumen anual de retenciones directas a cuenta del IRPF por la Administracin del Estado y Organismos Autnomos (Modelo 191) (2000-2008) // Delegaciones de Hacienda / Gestin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
58/2009
Declaraciones de resumen anual de retenciones a cuenta del IRPF por Rendimientos del Capital Mobiliario (Modelo 192) (2000-2008) // Delegaciones de Hacienda / Gestin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
59/2009
Declaraciones de resumen anual de retenciones a cuenta del IRPF por Rendimientos del Capital Mobiliario, excepto intereses de cuentas bancarias (Modelo 193) (2000-2008) // Delegaciones de Hacienda / Gestin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
60/2009
Documentos de ingresos de retenciones e ingresos a cuenta IRPF y Sociedades, excepto intereses de cuentas
bancarias (Modelo 123) (2000-2008) // Delegaciones de Hacienda / Gestin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
61/2009
Declaraciones de resumen anual de retenciones e ingresos a cuenta del IRPF y Sociedades por rendimientos implcitos
del capital mobiliario (Modelo 194) (2000-2008) // Delegaciones de Hacienda / Gestin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
62/2009
Declaraciones de rendimientos implcitos del capital mobiliario sujetos al rgimen general del IRPF y Sociedades, documento de ingreso (Modelo 124) (2000-2008) // Delegaciones de Hacienda / Gestin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
63/2009
Declaraciones de resumen anual de retenciones a cuenta del IRPF y Sociedades, intereses de cuentas bancarias
(Modelo 196) (2000-2008) // Delegaciones de Hacienda / Gestin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
64/2009
Declaraciones de retenciones e ingresos a cuenta sobre rendimientos explcitos del capital mobiliario, intereses de
cuentas bancarias, documento de ingreso (Modelo 126) (2000-2008) // Delegaciones de Hacienda / Gestin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
65/2009
Declaraciones anuales de las operaciones intervenidas por Fedatarios Pblicos y dems intermediarios financieros
(modelo 198) (2000-2008) // Delegaciones de Hacienda / Gestin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
Declaraciones anuales de operaciones con terceras personas (Modelo 347) (2000-2008) // Delegaciones de Ha66/2009
cienda / Gestin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
67/2009
Declaraciones anuales de operaciones con terceras personas para Entidades Pblicas (Modelo 348) (2000-2008)
// Delegaciones de Hacienda / Gestin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
68/2009
Declaraciones de IRPF y Sociedades de no residentes (Modelo 210) (2000-2008) // Delegaciones de Hacienda /
Gestin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
69/2009
Relacin de declaraciones de resmenes anuales de retenciones directas a la Administracin del Estado y sus Organismos Autnomos (Modelo 191) (2000-2008) // Delegaciones de Hacienda / Gestin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
70/2009
Impuesto sobre Sucesiones y Donaciones. Autoliquidaciones sucesiones (modelo 650) (1998-2008) // Delegaciones de Hacienda / Gestin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
71/2009
Declaraciones de resumen anual de retenciones e ingresos a cuenta del IRPF e Impuesto sobre Sociedades, rendimientos procedentes del arrendamiento de inmuebles urbanos (Modelo 180). Documento de Ingreso (Modelo 115) (19982008) // Delegaciones de Hacienda / Gestin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
72/2009
Declaraciones informativas de donaciones del IRPF (Modelo 182) (1999-2008) // Delegaciones de Hacienda /
Gestin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
Declaraciones informativas de acciones y participaciones representativas del capital o del patrimonio de las institu73/2009
ciones de inversin colectiva y resumen anual de retenciones e ingresos a cuenta (Modelos 187 y 117) (2000-2008) // Delegaciones de Hacienda / Gestin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
74/2009
Declaraciones de resumen anual de retenciones e ingresos a cuenta del IRPF e IRPF no resid., de rentas o rendimientos del capital mobiliario procedentes de operaciones de capitalizacin y contratos de seguros de vida o invalidez (Modelos 188 y 128) (1999-2008) // Delegaciones de Hacienda / Gestin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
75/2009
Impuesto especial sobre determinados medios de transporte (Modelo 05) (1993-2008) // Delegaciones de Hacienda / Gestin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.

Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 223

76/2009
Declaraciones del Impuesto especial sobre determinados medios de transporte (Modelo 565) (1995-2008) // Delegaciones de Hacienda / Gestin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
77/2009
Declaracin del Impuesto Especial sobre determinados medios de transporte (Modelo 567). Liquidacin en euros.
Deduccin art. 70 bis Ley 38/1992 (Programa PREVER) y otras deducciones excepcionales (1995-2008) // Delegaciones de
Hacienda / Gestin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
78/2009
Declaraciones informativas de prestamos hipotecarios concedidos para la adquisicin de vivienda en euros (Modelo 181) (1999-2008) // Delegaciones de Hacienda / Gestin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
79/2009
Documento nico Administrativo (DUA) Declaracin en Aduana de mercancas, segn el procedimiento normal,
para incluirlas en un rgimen aduanero o para reexportarlas (1986-2008) // Administracin Principal de Aduanas e Impuestos
Especiales. Dictamen: Eliminacin total.

DICTMENES ACORDADOS EN LA REUNIN DE 28 DE SEPTIEMBRE DE 2010


Comisin Calificadora de Documentos del Ministerio de Economa y Hacienda.
Resolucin de 31 de marzo de 2011, de la Subsecretara, por la que se autoriza la eliminacin de determinadas series documentales generadas por las Unidades de Coordinacin de las Haciendas Territoriales.
24/2010
Fichas de informacin impositiva municipal (1993-2009) // Ministerio de Economa y Hacienda. Subsecretara.
Delegacin de Economa y Hacienda. Secretara General. Ud. de Coordinacin con las Haciendas Locales. Dictamen: Eliminacin total.
25/2010
Copias de las fichas de recoleccin de datos para la elaboracin del censo de entes dependientes (1999-2007) //
Ministerio de Economa y Hacienda. Subsecretara. Delegacin de Economa y Hacienda. Secretara General. Ud. de Coordinacin con las Haciendas Locales. Dictamen: Eliminacin total.
26/2010
Copia del cuestionario para la formacin de las cuentas del sector local de las administraciones pblicas (1986-2003)
// Ministerio de Economa Y Hacienda. Subsecretara. Delegacin de Economa y Hacienda. Secretara General. Ud. de Coordinacin con las Haciendas Locales. Dictamen: Eliminacin total.
27/2010
Copia de expedientes de aprobacin/ modificacin de Ordenanzas Fiscales de Corporaciones Locales (1981-2009) //
Ministerio de Economa y Hacienda. Subsecretara. Delegacin de Economa y Hacienda. Secretara General. Ud. de Coordinacin con las Haciendas Locales. Dictamen: Eliminacin total.
28/2010
Copia de los presupuestos de las entidades locales aprobados (1988-2006) // Ministerio de Economa y Hacienda. Subsecretara. Delegacin de Economa y Hacienda. Secretara General. Ud. de Coordinacin con las Haciendas Locales
Duplicados. Dictamen: Eliminacin total.
Copia de las liquidaciones de los presupuestos de entidades locales (1988-2006) // Ministerio de Economa y
29/2010
Hacienda. Subsecretara. Delegacin de Economa y Hacienda. Secretara General. Ud. de Coordinacin con las Haciendas
Locales. Dictamen: Eliminacin total.

DICTMENES ACORDADOS EN LA REUNIN DE 19 DE ABRIL DE 2011


Comisin Calificadora de Documentos de la Agencia Estatal de Administracin Tributaria (AEAT)
Resolucin de 5 de julio de 2011, de la Presidencia de la Agencia Estatal de Administracin Tributaria, por la que se autoriza la
eliminacin de determinada documentacin administrativa, relativa al Impuesto sobre Sociedades, Impuesto sobre la Renta de
no Residentes y Carpeta Fiscal de las Personas Jurdicas.
1/2011
Impuesto sobre Sociedades (Modelo 200). Declaracin anual (1979-2010) // Delegaciones de Hacienda / Gestin
Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
2/2011
Impuesto sobre Sociedades (Modelo 201). Declaracin- liquidacin simplificada del Impuesto sobre Sociedades e
Impuesto sobre la Renta de no Residentes (establecimientos permanentes) (1979-2008) // Delegaciones de Hacienda / Gestin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
3/2011
Impuesto sobre Sociedades (Modelo 202). Pago fraccionado Rgimen General (1984-2010) // Delegaciones de
Hacienda / Gestin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
4/2011
Impuesto sobre la Renta de no Residentes (Modelo 216). No residentes sin establecimiento permanente (19992010) // Delegaciones de Hacienda / Gestin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
5/2011
Impuesto sobre Sociedades (Modelo 220). Rgimen de Tributacin de los Grupos de Sociedades. Documento de
ingreso o devolucin (1985-2010) // Delegaciones de Hacienda / Gestin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total .
6/2011
Impuesto sobre Sociedades (Modelo 225). Sociedades Patrimoniales. Documento de ingreso o devolucin (20032008) // Delegaciones de Hacienda / Gestin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
7/2011
Impuesto sobre la Renta de No Residentes (Modelo 296). No Residentes sin establecimiento permanente. Resumen anual de retenciones/ ingresos a cuenta (1999-2010) // Delegaciones de Hacienda / Gestin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
Carpeta Fiscal Personas Jurdicas (1983-1989) // Delegaciones de Hacienda / Gestin Tributaria. Dicta8/2011
men: Eliminacin total.
224 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP

DICTMENES ACORDADOS EN LA REUNIN DE 21 MAYO DE 2013


Comisin Calificadora de la Agencia Estatal de Administracin Tributaria
Resolucin de 30 de agosto de 2013, de la Presidencia de la Agencia Estatal de Administracin Tributaria, por la que se autoriza
la eliminacin de determinada documentacin administrativa relativa a los acuses de recibo de la notificaciones no entregadas y
de las notificaciones efectivas, al modelo 349 de "Declaracin Recapitulativa de Operaciones Intracomunitarias", a las carpetas
fsicas de las personas fsicas y jurdicas y a la documentacin presentada en las oficinas de Registro de la Agencia Tributaria.
22/2013
Acuses de recibo de las notificaciones no entregadas y de las notificaciones efectivas (2001- ) // Agencia Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
23/2013
Declaracin recapitulativa de operaciones con sujetos pasivos de la CEE. Modelo 349 (1993-2013) // Agencia
Tributaria. Dictamen: Eliminacin total..
24/2013
Carpeta fsica de personas fsicas y jurdicas (1992-2013) // Agencia Tributaria. Recursos Humanos y Gestin
Econmica/ Archivo. Dictamen: Eliminacin total..
25/2013
Documentacin presentada en las Oficinas de Registro (2009-2013) // Agencia Tributaria. Servicio de Gestin
Econmica. Dictamen: Eliminacin total..

Grupo de Trabajo del Ministerio de Hacienda y Administraciones Pblicas


Resolucin de 10 de julio de 2013, de la Subsecretara, por la que se autoriza la eliminacin de determinadas series documentales generadas por los Tribunales Econmico-Administrativos y que se conservan en el Archivo General del Departamento, los
archivos de los Tribunales Econmico-Administrativos y, en su caso, en los Archivos Histricos Provinciales.
26/2013
Expedientes de Reclamaciones Econmico-Administrativas ante los Tribunales Econmico-Administrativos (incluye
reclamaciones y piezas separadas en materia de suspensin del acto impugnado) (1960- ) // Tribunal EconmicoAdministrativo Central, Regionales y Locales. Dictamen: Eliminacin total.
27/2013
Expedientes de autorizacin de trabajo y residencia: trabajo por cuenta ajena inicial // (1985- ) M Trabajo y Seguridad Social / M de Administraciones Pblicas / M del Interior. Dictamen: Eliminacin parcial..
28/2013
Expedientes de renovacin de la autorizacin de residencia temporal y trabajo: Renovacin de permisos tipo B
(1985-2001) // M Trabajo y Seguridad Social / M de Administraciones Pblicas / M del Interior. Dictamen: Eliminacin parcial..
29/2013 Expedientes de renovacin de la autorizacin de residencia temporal y trabajo: Renovacin de permisos tipo C
(1985-2001)// M Trabajo y Seguridad Social / M de Administraciones Pblicas / M del Interior. Dictamen: Eliminacin parcial..
30/2013
Expedientes de renovacin de la autorizacin de residencia temporal y trabajo por cuenta ajena (a partir de 2001)
// (2001-) // M Trabajo y Seguridad Social / M de Administraciones Pblicas / M del Interior. Dictamen: Eliminacin parcial.
31/2013
Expedientes de autorizacin de trabajo y residencia: trabajo por cuenta propia inicial // (1985) // M Trabajo y Seguridad Social / M de Administraciones Pblicas / M del Interior. Dictamen: Eliminacin parcial.
32/2013
Expedientes de autorizacin de trabajo y residencia: trabajo por cuenta propia: Renovaciones (1986- ) // M Trabajo y Seguridad Social / M de Administraciones Pblicas / M del Interior. Dictamen: Eliminacin parcial..
33/2013
Expedientes de autorizacin de trabajo y residencia: trabajo por cuenta ajena de duracin determinada (1986- ) //
M Trabajo y Seguridad Social / M de Administraciones Pblicas / M del Interior. Dictamen: Eliminacin parcial..
34/2013
Expedientes de concesin de residencia de larga duracin (anteriormente Residencia permanente (1996-) // M
Trabajo y Seguridad Social / M de Administraciones Pblicas / M del Interior. Dictamen: Eliminacin parcial..
35/2013
Expedientes de concesin de residencia temporal a extranjeros por circunstancias excepcionales: Arraigo familiar
(2001- ) // M Trabajo y Seguridad Social / M de Administraciones Pblicas / M del Interior. Dictamen: Eliminacin parcial.
36/2013
Expedientes de concesin de residencia temporal a extranjeros por circunstancias excepcionales: Arraigo laboral
(2001- ) // M Trabajo y Seguridad Social / M de Administraciones Pblicas / M del Interior. Dictamen: Eliminacin parcial..
37/2013
Expedientes de concesin de residencia temporal a extranjeros por circunstancias excepcionales: Arraigo social
(2001- ) // M Trabajo y Seguridad Social / M de Administraciones Pblicas / M del Interior. Dictamen: Eliminacin parcial..
38/2013
Aplicacin Informtica de Extranjera (1996- ) // M de Empleo y Seguridad Social / M de Hacienda y Administraciones Pblicas. Dictamen: Conservacin Permanente.

Grupo de Trabajo de Series y Funciones Comunes


47/2013
Expedientes de provisin de puestos de trabajo por libre designacin (1984- ) // Unidades de personal de los diferentes Ministerios/ de Organismos Autnomos. Dictamen: Eliminacin parcial.
48/2013
Expedientes de provisin de puestos de trabajo: Concursos (generales y especficos) (1984- ) // Unidades de personal de los diferentes Ministerios/ de Organismos Autnomos. Dictamen: Eliminacin parcial..
49/2013
Expedientes de provisin de puestos de trabajo: Concursos unitarios (1985- ) //Unidades de personal de los diferentes Ministerios/ de Organismos Autnomos. Dictamen: Eliminacin parcial..
50/2013
Expedientes de elaboracin y aprobacin de la oferta de empleo pblico (1984- ) //DG de la Funcin Pblica. Unidades de personal de los diferentes Ministerios/ de Organismos Autnomos. Dictamen: Eliminacin parcial..
Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 225

ANEXO 8
FORMULARIOS DE IDENTIFICACIN Y VALORACIN DE SERIES
Y DE PETICIN DE DICTAMEN DE LA CSCDA
Se incorpora a este anexo los formularios tipo de identificacin y valoracin de series documentales y de peticin
de dictamen, aprobados por la CSCDA. Dichos formularios se podrn actualizar en el anexo, sin que por ello se
modifique el documento de poltica de gestin de documentos electrnicos MINHAP.

226 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP

FORMULARIO DE PETICIN DE DICTMEN DE LA CSCDA


N entrada
N propuesta
Identificacin y valoracin de la serie
1. Identificacin
1.1. Ttulo

19

1.2. Fechas extremas

1.3. Volumen
1.4. Soporte
1.5. Caractersticas fsicas
lgicas

1.6. Archivo de custodia


1.7. Ubicacin fsica / signaturas
1.8. Organismo / Unidad productora
Historia institucional

1.9. Legislacin

Norma

Regula

1.10. Alcance y contenido


- Funcin
comn

especfica

- Documentos esenciales

- Informacin que contiene

19

Nmero de Identificacin de Procedimiento segn el SIA (Sistema de Informacin Administrativa)


Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 227

N Identificacin

Documento(s) resultante(s)

rgano(s) productor(es)

1.11. Organizacin / Ordenacin


1.12. Continuacin de la serie
Se produce actualmente

Cerrada

1.13. Documentacin relacionada


Series relacionadas
Denominacin

Productor

Tipo de relacin

Productor

Tipo de informacin

Otra documentacin relacionada


Denominacin

2. Valoracin
2.1. Utilizacin
Uso frecuente
Uso espordico

Plazo

Norma / motivo

2.2.Valores primarios
Valor administrativo
Valor fiscal
Valor jurdico
Otros
2.3.Valores secundarios
Testimonial
Histrico
3. Acceso y seguridad de la informacin
3.1. Condiciones generales de acceso a la serie documental
La serie es de acceso libre, sin necesidad de autorizacin
La serie incluye contenidos susceptibles de proteccin (requiere solicitud de acceso)

228 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP

3.2. El acceso a la serie documental est afectado o regulado por normativa especfica 20
Rgimen

Norma reguladora

Informacin
ambiental

Ley 27/2006, de 18 de julio, por la que se regulan los derechos de acceso a la


informacin, de participacin pblica y de acceso a la justicia en materia de
medio ambiente

Informacin
catastral

Ley del Catastro Inmobiliario (texto refundido aprobado por Real Decreto
Legislativo 1/2004, de 5 de marzo)

Secreto
censal

Ley Orgnica 5/1985, de 19 junio, del Rgimen Electoral General

Secreto
fiscal o
tributario

Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria

Secreto
estadstico

Ley 12/1989, de 9 de mayo, de la funcin estadstica pblica

Secreto
sanitario

Ley 14/1986, de 25 de abril, General de Sanidad


Ley 41/2002, de 14 noviembre, bsica reguladora de la autonoma del paciente y de derechos y obligaciones en materia de informacin y documentacin
clnica

Otro (indicar)
Materias
clasificadas

Ley 9/1968, de 5 de abril, sobre Secretos Oficiales


rgano que efectu la clasificacin
Referencia del acto de clasificacin
Documentos, informaciones o
datos objeto de clasificacin y
grado o categora de clasificacin

3.3. Contenidos sujetos a un rgimen especial publicidad


Contenidos afectados

Referencia normativa

20

De conformidad con el segundo apartado de la Disposicin adicional primera de la Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de transparencia, acceso
a la informacin pblica y buen gobierno (LTAIBG), se regirn por su normativa especfica, y por dicha Ley con carcter supletorio, aquellas
materias que tengan previsto un rgimen jurdico especfico de acceso a la informacin.

Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 229

3.4. Contenidos susceptibles de proteccin 21


Datos cuya divulgacin puede
afectar a intereses pblicos
(PU)
Datos cuya divulgacin pueda
afectar a intereses privados
(PR)

Contenidos afectados 22

Referencia normativa

Datos de carcter personal (DP)

3.5. Medidas propuestas para favorecer el acceso a expedientes de acceso restringido (posibilidad y modalidad de disociacin
de datos o acceso parcial) 23

3.6. Medidas especficas de seguridad requeridas por la serie


Medida propuesta

Referencia normativa

4. Observaciones

5. Relacin de anexos
A.1.A.2.A.3.-

21

Si es necesaria una Relacin detallada de contenidos susceptibles de proteccin, utilcese el Anexo correspondiente.
Se puede utilizar la tabla Cdigo para clasificar el tipo de contenido susceptible de proteccin, de acuerdo con los lmites establecidos en la
Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de transparencia, acceso a la informacin pblica y buen gobierno (LTAIBG) incluida en las Instrucciones de
Cumplimentacin.
23
Se puede utilizar la tabla Medidas para favorecer el acceso a expedientes de acceso restringido incluida en las Instrucciones de
Cumplimentacin.
22

230 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP

PETICIN DE DICTAMEN
Ttulo
Organismo / Unidad productora
Plazos de Transferencia
A) Servicios Centrales
- al Archivo Central
- al Archivo Intermedio
- al Archivo Histrico
A) Servicios Perifricos
- al Archivo Central
- al Archivo Histrico Provincial o
equivalente
Seleccin
- Conservacin Permanente
Justificacin
- Eliminacin Parcial
Forma de seleccin

Plazo

Justificacin

Plazo

Justificacin

- Eliminacin Total

- Sustitucin del soporte

En aplicacin RD 1671/2009
de desarrollo de la Ley 11/2007

Soporte alternativo

Plazo

Justificacin

Acceso
La serie es de acceso libre, sin necesidad de autorizacin
La serie incluye contenidos susceptibles de proteccin (requiere solicitud de acceso)
- Duracin de la restriccin

Aos
Otros

Efectos inmediatos de la valoracin

Responsable del estudio


Fecha
Cargo
Firma
Nombre

Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 231

PETICIN DE DICTAMEN
Instrucciones de cumplimentacin
Identificacin y valoracin de la serie
1. Identificacin
1.1. Ttulo: denominacin de la serie. Incluir Referencia a la Identificacin de Procedimiento segn el SIA (Sistema de Informacin Administrativa), si la serie que se est identificando se incluye en dicho Sistema.
1.2. Fechas extremas: fechas extremas de tramitacin de la serie o de la fraccin de serie objeto de valoracin, indicando, en
su caso, las lagunas cronolgicas existentes.
1.3. Volumen: expresado preferentemente en metros lineales, en unidades de instalacin, o en otra unidad de medida indicando cual es la utilizada.
1.4. Soporte: soporte de la documentacin valorada
1.5. Caractersticas fsicas y lgicas: caractersticas fsicas y lgicas (formatos) que deban ser tenidas en cuentas con vistas a
la conservacin, comprensin o utilizacin.
1.6. Archivo de custodia: unidad o dependencia administrativa responsable del archivo donde se encuentra la documentacin.
1.7. Ubicacin fsica / signaturas: Identificacin del depsito o local donde se encuentran los documentos y datos que permiten
su localizacin dentro del mismo.
1.8. Organismo / Unidad productora: denominacin oficial del Organismo o Departamento y unidad dentro del mismo responsable, de acuerdo con sus competencias, de la produccin de la serie.
Historia Institucional: breve historia del productor de la serie.
1.9. Legislacin: disposiciones normativas especficas, incluyendo normas internas, que afecten a la produccin de la serie
estudiada, especialmente al procedimiento administrativo.
1.10. Alcance y contenido
Funcin: finalidad con la que se producen los documentos. Indicar si se trata de una funcin comn (funcin de gestin que se
desarrolla por lo general en cualquier organismo pblico) o una funcin especfica (que desarrolla el organismo en ejercicio de
sus competencias propias). Si existe, incluir la referencia para enlazar con un registro de autoridad o con un posible cuadro de
clasificacin comn.
Documentos esenciales: documentos esenciales del procedimiento (aquellos que son imprescindibles o bien que tienen una
funcin importante en la tramitacin del expediente).
Informacin que contiene: descripcin somera del tipo de informacin contenida.
Cuadro para visualizar el trmite y su reflejo documental de forma ms completa, as como su relacin con el/los rgano(s)
productor(es).
1.11. Organizacin / ordenacin: forma de organizacin o tipo de ordenacin actualmente aplicado.
1.12. Continuacin de la serie: indicar si la serie objeto de estudio se sigue produciendo.
1.13. Documentacin relacionada: indicar la existencia de series documentales u otro tipo de documentacin (por ejemplo,
publicaciones) relacionada, indicando el tipo de relacin.
2. Valoracin
2.1. Utilizacin: plazo durante el cual la documentacin sigue siendo utilizada por la unidad productora, indicando un periodo
estimado y el motivo.
2.2. Valores primarios: plazo de vigencia de los valores que van unidos a la finalidad inmediata por la cual se producen los
documentos.
2.3. Valores secundarios: existencia, en su caso, de valores que obedecen a otras motivaciones que no son la finalidad por la
cual se producen los documentos.
3. Acceso y seguridad de la informacin

232 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP

3.1. Condiciones generales de acceso a la serie documental: indicar si la serie es de libre acceso o incluye contenidos susceptibles de proteccin.
3.2. El acceso a la serie est afectado o regulado por normativa especfica: en aquellos casos en que las materias tratadas en
la serie documental tengan previsto un rgimen jurdico especfico de acceso a la informacin. Especificar la norma reguladora.
3.3. Contenidos sujetos a un rgimen especial de publicidad: incluir informacin sobre los contenidos afectados por un rgimen
especial de publicidad y la referencia normativa correspondiente.
3.4. Contenidos susceptibles de proteccin: incluir informacin sobre los contenidos susceptibles de proteccin y la referencia
normativa correspondiente. Se puede utilizar para codificar los contenidos afectados la tabla siguiente:
Cdigo para clasificar el tipo de contenido susceptible de proteccin, de acuerdo con los lmites establecidos en la Ley 19/2013,
de 9 de diciembre, de transparencia, acceso a la informacin pblica y buen gobierno (LTAIBG)
Cd.
PU1
PU2
PU3
PU4
PU5
PR1
PR2
PR3
DP1
DP2
DP3
DP4

Cuestiones susceptibles de proteccin


Seguridad nacional, defensa, seguridad pblica
Relaciones exteriores
Poltica econmica y monetaria
Proteccin del medio ambiente
Otros intereses pblicos susceptibles de proteccin
Intereses econmicos y comerciales
Secreto profesional. Propiedad intelectual e industrial
Otros intereses privados susceptibles de proteccin
Datos sobre ideologa, afiliacin sindical, religin o creencias
Datos sobre origen racial, a la salud y a la vida sexual
Datos sobre infracciones penales o administrativas que no conlleven amonestacin pblica al infractor
Otros datos de carcter personal susceptibles de proteccin

Art. LTAIBG
14.1.a, b, d
14.1.c
14.1.i
14.1.l
14.1.h
14.1.j
15.1
15.1
15.1
15.3

[NOTA: No se incluyen supuestos circunstanciales -por ejemplo, la afectacin a la prevencin, investigacin y sancin de los ilcitos penales,
administrativos o disciplinarios; a la igualdad de las partes en los procesos judiciales y la tutela judicial efectiva; a las funciones administrativas
de vigilancia, inspeccin y control, o a la garanta de confidencialidad o el secreto requerido en procesos de toma de decisin- ni la presencia
de datos personales meramente identificativos relacionados con la organizacin, funcionamiento o actividad pblica del rgano (art. 15.2)]

3.5. Medidas propuestas para favorecer el acceso a expedientes de acceso restringido (posibilidad y modalidad de disociacin
de datos o acceso parcial): Incluir aquellas medidas propuestas para favorecer el acceso a expedientes de acceso restringido.
Se puede utilizar la tabla siguiente:
Medidas para favorecer el acceso a expedientes de acceso restringido
Denominacin
Enmascaramiento
de
datos
Despersonalizacin o
anonimizacin
Exclusin de documentos para acceso parcial

Definicin
Copia del documento en la que se han ocultado los datos susceptibles de
proteccin
Copia del documento en la que se han ocultado los datos que identifican o
permiten identificar fcilmente a las personas afectadas
Retirada de consulta pblica de documentos concretos cuando se pueda
ofrecer un acceso parcial al expediente, sin que resulte una informacin
distorsionada o carente de sentido

3.6. Medidas especficas de seguridad requeridas por la serie: incluir informacin sobre las medidas propuestas de seguridad y
la referencia normativa correspondiente.
4. Comentarios
Cualquier tipo de informacin que se considere necesaria y no se haya podido incluir en otros apartados.
Peticin de Dictamen
N entrada: campo a cumplimentar por la Comisin Superior Calificadora de Documentos Administrativos.
N de propuesta: n de orden correlativo dentro de las propuestas remitidas conjuntamente a la Comisin Superior Calificadora
de Documentos Administrativos.
Ttulo: denominacin de la serie, que debe coincidir con el que figura en el apartado de identificacin.
Organismo / Unidad productora: rgano productor de la serie, que debe coincidir con el que figura en el apartado de identificacin

Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 233

Plazos de Transferencia: plazos, en aos, tras el cual debe transferirse la documentacin de un archivo a otro, indicando el
momento a partir del cual deben empezar a contarse. En caso de que alguna de las transferencias no sea necesaria, indicarlo
expresamente (No).
Indicar si dichas transferencias se realizan dentro de los archivos incluidos dentro de los Servicios Centrales o de los Servicios
Perifricos del Estado.
Seleccin: destino de la documentacin, el momento en que debe hacerse efectivo y el motivo.
Dentro de Sustitucin de Soporte sealar si se sustituye el soporte en aplicacin del Real Decreto 1671/2009, de desarrollo
parcial de la Ley 7/2011.
En el campo de Soporte Alternativo, incluir referencia a los estndares admitidos en la Norma Tcnica de Interoperabilidad de
Catlogo de Estndares del ENI (Esquema nacional de Interoperabilidad).
Acceso y seguridad de la informacin: indicar si la serie es de libre acceso o incluye contenidos susceptibles de proteccin,
indicando, en su caso, el plazo que debe durar la restriccin y el motivo.
Efectos inmediatos de la valoracin: destino inmediato de la fraccin de serie que ha servido de base para la valoracin.

ANEXO
Relacin detallada de contenidos susceptibles de proteccin (cuando sea necesaria)
Documento

Contenidos susceptibles de proteccin


(cdigo + detalle)

234 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP

Observaciones y/o medidas


para favorecer el acceso

ANEXO 9
MEDIDAS A INCLUIR EN UN PLAN DE PRESERVACIN
Con carcter orientativo, se incluyen en este anexo una serie de medidas que pueden ser incluidas en un plan de
preservacin.
Cmo abordar el proceso de conservacin de documentos electrnicos.
El proceso de conservacin debe aplicarse de manera continua a lo largo de todo el ciclo de vida de los documentos electrnicos para asegurar su recuperacin, tal como seala el Esquema Nacional de Interoperabilidad en su
artculo 21.
Obviamente no puede contemplarse de forma aislada de otros procesos de gestin documental. De hecho existen
algunos requisitos, derivados de estos mismos procesos, que facilitarn su desarrollo e implementacin, a saber:

Disponer de un cuadro de clasificacin basado en las funciones del organismo. Este es, probablemente, un
requisito crucial para abordar el proceso de conservacin, ya que permite la organizacin de los documentos y
expedientes electrnicos y, especialmente, la determinacin de qu datos (o documentos) sern objeto de un
tratamiento diferenciado para ser conservados.

Calificacin del valor de las series documentales, que ayudar a ubicar los documentos electrnicos en los
soportes de almacenamiento ms adecuados, tanto en relacin a su coste como a sus caractersticas de rendimiento.

Determinar los documentos esenciales y las medidas de proteccin aplicables.

Por otro lado, asociado al cuadro de clasificacin es indispensable contar con un calendario de conservacin, definido en el RD 1708/2011, de 18 de noviembre, por el que se establece el sistema Espaol de Archivos, como "el instrumento de trabajo fruto del proceso de valoracin documental, en el que se recoge el plazo de permanencia de los
documentos de archivo en cada una de las fases del ciclo vital para su seleccin, eliminacin o conservacin permanente y, en su caso, el mtodo y procedimiento de seleccin, eliminacin o conservacin en otro soporte."
Asimismo, para determinar el entorno concreto y el alcance de este proceso, sera recomendable identificar los
sistemas de informacin que manejan documentos electrnicos y los sistemas de almacenamiento, soportes y
tecnologas involucrados.
Con el objetivo de cumplir adecuadamente los preceptos del Esquema Nacional de Interoperabilidad, las organizaciones pblicas deben contar con un plan de preservacin de los documentos electrnicos, basado en:

Un anlisis de los riesgos que pueden amenazar su conservacin a largo plazo, teniendo en cuenta las caractersticas de los soportes de almacenamiento, los formatos de los documentos, el software, el hardware, los tipos de datos (estructurados o no) y las medidas de proteccin disponibles.

Y en la adopcin de medidas preventivas que reduzcan el nivel de riesgo.

Adems la posibilidad de que estas mismas organizaciones tengan que realizar funciones de archivo central, intermedio o, incluso, histrico, durante un perodo de tiempo ms o menos largo, confiere a este plan de preservacin una importancia y urgencia mayores que las que hubiera tenido de no ser as.
Este plan debe garantizar principalmente la accesibilidad, autenticidad, disponibilidad, integridad, inteligibilidad, y
legibilidad de los documentos electrnicos a lo largo de su ciclo de vida, frente a riesgos que pueden clasificarse
en cinco grupos:

Los derivados de la continua evolucin de la tecnologa y la consiguiente obsolescencia de la misma.


Los que son consecuencia de un mal funcionamiento o de un uso errneo de la tecnologa, y que pueden ocasionar la prdida o degradacin de los documentos electrnicos, total o parcialmente.
Los que proceden de una posible descontextualizacin de los documentos electrnicos.
Los que forman parte del mbito de la seguridad de las TI y que pueden suponer una alteracin intencionada de los
documentos electrnicos o su misma desaparicin (accesos no permitidos, ataques, robo de soportes, etc.).
Aquellos que directa o indirectamente derivan del aumento constante del volumen de documentos y en paralelo de los costes necesarios para asegurar el entorno adecuado de conservacin.

Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 235

Para cada uno de estos grupos de riesgos cada organizacin debera definir y detallar en el plan de preservacin
las medidas concretas para prevenirlos, minimizar su impacto y garantizar la conservacin de los documentos
electrnicos. En este sentido sera fundamental seguir una poltica de prevencin antes que una poltica de correccin, para lo que sera recomendable evaluar peridicamente los riesgos y comprobar que las medidas preventivas se ajustan a los mismos.
Definicin de un plan de preservacin
Un plan de preservacin a largo plazo de los documentos digitales de una organizacin debera incluir como mnimo los siguientes aspectos:
a. Actores involucrados en el proceso de conservacin
b. Descripcin de los elementos a proteger y las medidas de proteccin implantadas
c. Anlisis de riesgos
d. Medidas de prevencin
a. Actores involucrados en el proceso de conservacin
Se indicaran los distintos actores involucrados (personal tcnico, de administracin, empresas colaboradoras,
direccin), etc., sus funciones y responsabilidades.

b. Descripcin de los elementos a proteger y las medidas de proteccin implantadas


Se tratara principalmente de elaborar una relacin de los elementos involucrados en el seno de la organizacin en el
proceso de conservacin (documentos electrnicos, cuadro de clasificacin, soportes de almacenamiento, software,
hardware, etc.), describir sus caractersticas ms relevantes, detallar la interdependencia que existe entre ellos (especialmente de cara a sufrir una contingencia) y, finalmente, indicar las medidas de proteccin ya adoptadas o disponibles.
Estos elementos podran ser los siguientes:

los sistemas de informacin de la organizacin;

las aplicaciones;

los distintos procedimientos administrativos;

las correspondientes series documentales;

el calendario de conservacin;

los documentos considerados esenciales;

los formatos empleados en los documentos electrnicos;

si se trata de datos estructurados (bases de datos) o no;

los sistemas de ficheros empleados;

los sistemas informticos que dan soporte a los procesos de negocio;

los sistemas de almacenamiento y los soportes utilizados en funcin del ciclo de vida de los documentos;

las polticas de backup y la retencin de los datos salvaguardados;

los sistemas de redundancia de datos (rplicas);

y cualquier otro elemento que se considere relevante de cara a la conservacin.

Esta descripcin sera la base para realizar posteriormente un anlisis de riesgos.


c. Anlisis de riesgos
Teniendo en cuenta los cinco grupos de riesgos sealados con anterioridad y los elementos a proteger y la relacin entre ellos, se deben determinar los posibles riesgos y el grado de ocurrencia de los mismos. Este anlisis
sirve para determinar las medidas necesarias para prevenirlos o minimizar sus posibles efectos, y evaluar la conveniencia de las ya implantadas.

236 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP

A continuacin se describe, a modo de ejemplo, una parte de los riesgos a los que estn sometidos los documentos electrnicos y que pueden comprometer directa o indirectamente su conservacin a largo plazo:
En cuanto a la obsolescencia
De los soportes de almacenamiento

Sera necesario disponer de un catlogo de soportes, con indicacin de su vida til supuesta
en condiciones ptimas y su antigedad.

De los formatos

Es importante conocer los errores o defectos conocidos de cada formato empleado.

Del software

Se recomienda contar con la informacin acerca del historial de cambio de versiones y de la


evolucin prevista por los propios fabricantes.

Del hardware

Se debera conocer, por ejemplo, la antigedad del hardware, la posibilidad de disponer de


piezas de recambio y la existencia de contratos de soporte y mantenimiento.

En cuanto a errores o fallos de la tecnologa


Degradacin de los soportes

Su causa puede deberse a una manipulacin incorrecta de los mismos, a un almacenamiento que
no se atiene a las indicaciones del fabricante en cuanto condiciones ambientales, al desgaste, etc.

Corrupcin o prdida de datos

Determinados errores o la combinacin de una serie de ellos podran ocasionar alteraciones


de la secuencia de bits en la que se almacenan los documentos electrnicos, lo que perjudicara su legibilidad.

Fallo en los soportes o en el hardware

En este sentido es recomendable contar con el historial de fallos y errores de los soportes o el
hardware, y sus causas.

Asimismo es importante conocer el MTBF (meantime between failures, o tiempo medio entre
fallos) de cada soporte, especificado por el fabricante del mismo.

Errores en las aplicaciones

Ya sean stas de desarrollo propio o aplicaciones comerciales, contando con la existencia en este
caso de errores conocidos, deberan registrarse los errores sufridos y sus posibles causas.

En cuanto a la descontextualizacin de los documentos


Ausencia de metadatos adecuados para la contextualizacin de los documentos electrnicos.
En cuanto a la seguridad
Ataques (internos o externos) que modifiquen o eliminen documentos electrnicos.
Virus que puedan alterar los documentos o sus metadatos asociados.
Robo (de soportes, especialmente en trnsito).
En cuanto al aumento de documentos y los costes asociados
Falta de espacio de almacenamiento.
Rendimiento no ajustado a las necesidades de acceso de los sistemas de almacenamiento.
Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 237

Incapacidad de realizar copias de seguridad debido al volumen de los datos a salvar o exceder la ventana de backup (perodo de tiempo durante el cual se establece que se llevarn a cabo las copias de seguridad, sin que estas afecten al rendimiento de los sistemas o a las aplicaciones).
d. Medidas de prevencin
Una vez que se conocen los elementos a proteger y su interdependencia y los riesgos a los que estn sometidos,
sera indispensable determinar las medidas de prevencin necesarias para asegurar la conservacin de los documentos electrnicos a largo plazo (o, al menos, el tiempo que se haya estipulado que deban conservarse), comprobar si estn o no disponibles y evaluar si funcionan como se espera que lo hagan.
Existen una serie de medidas genricas de prevencin, que se detallan en la norma ISO/TR 18492:2005 "Conservacin a largo plazo de informacin electrnica basada en documentos", o en las recomendaciones recogidas en
la gua creada por el Grupo de Trabajo del Subcomit de Gestin de documentos y archivos de ISO, responsable
de la conservacin de documentos electrnicos en el mbito de la gestin documental (ISO - TC 46/SC 11 / WG
7). En general, parte de las medidas recogidas en este Anexo se basaran en alguno de estos tipos:
Refresco o renovacin (copia entre dos mismos tipos de soportes, sin cambio en los datos).
Migracin (copia a otro tipo de soporte, sistema o formato).
Replicacin (creacin de un duplicado de los datos, como medio de proteccin ante la prdida o degradacin de los mismos).
Emulacin (reproducir las funcionalidades de un sistema o soporte obsoletos).
Encapsulacin (los documentos contienen en s mismos todos los elementos que forman un objeto digital, p.e., los metadatos, las firmas asociadas y el propio documento).
Empleo de estndares abiertos no propietarios.
Un segundo conjunto de medidas tienen que ver con conceptos propios de los sistemas informticos, como la alta
disponibilidad, la redundancia de elementos para evitar los denominados puntos nicos de fallo, etc.
A continuacin se detallan a modo de ejemplo, para cada tipo de riesgo identificado, una serie de medidas que
podran incluirse en un plan de preservacin.
En cuanto a la obsolescencia
De los soportes de almacenamiento
o Refresco o renovacin: realizar copias en el mismo tipo de soporte, antes de llegar al final de su
vida til.
o Migracin: hacer una copia del contenido de un soporte a otro tipo distinto, o de un sistema de
almacenamiento a otro.
De los formatos
o Migracin a un formato considerado longevo, especialmente en documentos de conservacin
permanente.
o Uso de estndares y formatos abiertos, en vez de formatos propietarios.
Del software
o Actualizacin de las versiones, segn las recomendaciones de los fabricantes.
o Migracin a otro tipo de software. Podra provocar cambios en los formatos de los documentos,
lo que alterara su integridad.
o Emulacin: es una alternativa complicada y, seguramente, de elevado coste.
o Con objeto de que la obsolescencia del software no comprometa la conservacin a largo plazo
de los documentos electrnicos, podra ser recomendable reducir su dependencia de aplicaciones
o bases de datos propietarias, al menos en la fase semiactiva o inactiva de la documentacin, independizndolos de las mismas.
238 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP

A continuacin se describen una serie de consideraciones en relacin a este tipo de medidas:


-

Almacenar los documentos electrnicos en una base de datos presenta, en principio, unas ventajas
funcionales:
Simplifica la administracin.
Facilita la salvaguardia de los datos, puesto que existen procedimientos y herramientas de backup especficamente orientados para estos entornos.
Permite una transaccionalidad ms sencilla.
No hay necesidad de mantener enlaces externos entre los registros de la base de datos y los ficheros, con los riesgos potenciales de prdida o modificacin de rutas, renombrado accidental de
ficheros, posibles agujeros de seguridad, etc.
Los sistemas gestores de bases de datos (DBMS) proporcionan funcionalidades como la gestin
de la integridad, control de accesos, trazabilidad, etc.

Por el contrario:
El almacenamiento exclusivo de los documentos electrnicos en bases de datos propietarias supone un riesgo para la conservacin a largo plazo de estos documentos, debido a la obsolescencia segura del software.
Igualmente al tratarse de sistemas propietarios la migracin de los documentos a otro software
puede resultar una operacin costosa en recursos o difcil tcnicamente, lo que podra comprometer la conservacin de los mismos documentos almacenados.
Un tamao excesivo de la base de datos que contiene los documentos electrnicos perjudicara
el rendimiento y la realizacin de copias de seguridad y podra comprometer su recuperacin ante
un desastre.
En este caso para reducir el tamao y el tiempo de las copias de seguridad, al menos las que se
realizan con ms frecuencia, podran emplearse mtodos como el particionamiento de la base de
datos:
o Las tablas que contienen documentos de un determinado rango de fechas se convierten
en tablas de slo lectura y, por tanto, inmodificables.
o Las copias de seguridad podran excluir estas tablas, reduciendo el volumen de los datos a salvar.
o Adicionalmente, estas particiones podran almacenarse en soportes o sistemas de almacenamiento ms econmicos.

Una alternativa al almacenamiento de los documentos electrnicos en bases de datos podra ser su
almacenamiento en sistemas de ficheros, independientes de estas mismas bases de datos.

En este caso las bases de datos contendran la ruta donde efectivamente se almacenan los documentos electrnicos.

Este sistema podra tener algunas ventajas frente al uso de bases de datos:
Independizara efectivamente a los documentos de bases de datos propietarias, lo que a largo
plazo podra facilitar la conservacin de esos documentos.
Podra emplearse un tipo de soporte de almacenamiento ms econmico (p.e., discos duros de
gran tamao).
Aunque depende de muchos factores, el acceso a los documentos podra llegar a ser ms rpido.
En funcin de la configuracin de los sistemas gestores de bases de datos (DBMS), podra hacerse un uso ms eficiente de la memoria, al necesitar menos para la recuperacin de los documentos.

Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 239

Podra reducirse el tamao de las copias de seguridad, al reemplazarlas por otros sistemas de
proteccin propios de sistemas de almacenamiento como son las rplicas.
-

En todo caso, se nos presentaran varias alternativas:


Almacenar los documentos electrnicos firmados junto con sus metadatos en bases de datos
como Internal Binary Large Objects (i-BLOB). Los i- BLOB son objetos de datos binarios de gran
tamao, que se almacenan directamente en tablas de la base de datos. Participan en el modelo
transaccional tpico de las bases de datos, garantizando las propiedades ACID (atomicidad, consistencia, aislamiento y durabilidad). El uso de este tipo de objetos binarios puede ocasionar la redundancia de los datos, al guardar varias veces un mismo objeto.
Almacenar los metadatos en bases de datos y los documentos electrnicos firmados como External Binary Large Objects (e-BLOB). Los e-BLOB son objetos de datos binarios de gran tamao
que, al contrario que los i-BLOB, se almacenan en ficheros del sistema operativo fuera de las tablas de la base de datos. Son ms eficientes para operaciones de lectura de objetos de tamao
muy grande. Asimismo su uso limita la posible redundacia de los objetos binarios puesto que permite referencias nicas a los mismos. No forman parte sin embargo de las transacciones de la base de datos, por lo que deber ser el sistema de ficheros el que proporcione las garantas de integridad y el resto de propiedades ACID.
Almacenar los metadatos en bases de datos y los documentos electrnicos firmados en sistemas
de ficheros, manteniendo en aquellas nicamente los enlaces a los documentos. Este sistema
tendra, frente a los dos anteriores, las ventajas y desventajas expuestas ms arriba, y permitira
independizar el almacenamiento de los documentos electrnicos de los formatos propietarios de
las bases de datos.
Almacenar los metadatos y los documentos electrnicos firmados conjuntamente en sistemas de
ficheros (como un objeto digital) y mantener una copia de los metadatos y el enlace a los documentos en la base de datos. Esta alternativa, variacin de la anterior, facilitara la realizacin de
bsquedas. En este caso podra incluso llegar a guardarse en un campo de la base de datos el
texto plano del documento.

De todas formas, para seleccionar la alternativa ms adecuada que garantice una serie de factores
como la facilidad de administracin, un rendimiento ptimo en cuanto a las necesidades de acceso,
unas medidas de seguridad adaptadas a la naturaleza de la informacin contenida en los documentos,
y la integridad y conservacin de esos documentos, habra que considerar su ciclo de vida y la fase de
archivo en la que se encontraran en cada momento.

As pues, podra emplearse una estrategia que combine, para distintas series de documentos o fracciones de estas mismas series, cualquiera de las alternativas sealadas.

Del hardware
o Migracin, a otro hardware que, como hemos visto con el software, podra suponer cambios en
los formatos de los documentos electrnicos.
o Emulacin (aunque sera la opcin menos recomendable por su coste y las complicaciones que
supondra mantener sistemas que emulen las funcionalidades de otros sistemas).

En cuanto a errores o fallos de la tecnologa:


Sistemas RAID que aseguren los datos frente a fallos de los discos duros.
Redundancia de los documentos mediante replicacin:
o La unidad mnima de replicacin sera un volumen que contenga documentos electrnicos.
o Hay que indicar que un soporte de tipo cinta magntica corresponde a un volumen, mientras que en
un sistema de almacenamiento (con discos duros) pueden existir centenares o miles de volmenes.
o En este sentido hay que recalcar la necesidad de tener bien localizados y ubicados los soportes,
sean del tipo de sean, que contienen documentos electrnicos.
240 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP

o En la misma lnea podra ser recomendable no mezclar documentos electrnicos y otros tipos de
datos no relacionados con ellos en los mismos soportes.
o La replicacin, por otro lado, se realizara siempre entre soportes de la misma naturaleza, en
cuanto tipo y capacidad.
o Para realizar las rplicas se emplearan las utilidades que suelen incorporar los mismos sistemas
de almacenamiento o software especializado que permita hacerlas.
o La rplica, segn su ubicacin, podra ser de dos tipos:
-

Remota, cuando su destino es un sistema de almacenamiento diferente situado en un edificio o ciudad distintos.

Local, cuando es el mismo sistema de almacenamiento el que alberga las rplicas.

o Ambas formas de replicacin no son incompatibles, por lo que en funcin de los recursos disponibles, del valor de los documentos electrnicos y de la necesidad de minimizar los posibles riesgos,
podra ser recomendable combinarlas.
o Aun as sera preferible disponer, como mnimo, de una rplica remota.
o Otro aspecto a determinar sera el nmero de rplicas que se consideran necesarias y su periodicidad. En este sentido habra que tener presente que las rplicas en disco, al ser ms rpidas
que las que se hacen a cinta magntica, por ejemplo, suelen reescribirse.
Utilizacin de sistemas de almacenamiento de alta disponibilidad (doble controladora activo-activo, fuentes de alimentacin redundadas, cach en mirror, etc.) que eviten puntos nicos de fallo y reduzcan las
posibilidades de prdidas de informacin.
Tcnicas de backup que permitan la recuperacin de los documentos electrnicos a un estado previo.
Almacenamiento de soportes de cinta magntica en condiciones ambientales controladas (armarios ignfugos, humedad, temperatura, etc., segn recomendaciones de los fabricantes de los mismos soportes).
Para documentos electrnicos digitalizados, en su fase semiactiva o inactiva, contar con un conjunto denominado "fichero maestro", en un formato considerado longevo (como TIFF, por ejemplo), a partir del cual
se obtendran las copias de consulta.
Realizar comprobaciones peridicas de los distintos soportes, especialmente los de cinta magntica, para asegurarse de que mantienen todas sus propiedades y no presentan ningn tipo de degradacin previa
al final de su vida til esperada.
En cuanto a la descontextualizacin de los documentos electrnicos
Uso de metadatos especficos de conservacin, que aseguren la contextualizacin de los documentos
electrnicos. En este sentido podra emplearse un estndar como los metadatos de preservacin PREMIS.
Considerar los documentos electrnicos como objetos digitales, mediante el encapsulamiento de los metadatos y los documentos en una misma estructura (por ejemplo, un fichero XML).
Para documentos en fase semiactiva o inactiva almacenados en sistemas de ficheros, reproduccin a este nivel del cuadro de clasificacin de la organizacin.
En cuanto a la seguridad
Control de accesos.
Control de soportes.
En cuanto al aumento de documentos y los costes asociados

Almacenamiento en capas (tiers) o jerrquico


o

En funcin del nmero de accesos a los documentos se emplearan tipos de discos distintos, estableciendo un nivel jerrquico de mayor a menor rendimiento y de menor a mayor espacio de almacenaPoltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 241

miento. De esta forma los documentos menos accedidos se ubicaran en discos ms lentos y grandes
y, por tanto, ms econmicos.
El sistema en tier o niveles asegurara asimismo el rendimiento necesario en funcin de las necesidades de
acceso a los documentos.

Sistemas RAID adecuados a la naturaleza de los datos (RAID-1+0 para documentos muy accedidos o crticos;
RAID-5 o RAID-6, que son ms econmicos, para documentos menos accedidos, por ejemplo).

Uso de tcnicas de deduplicacin en copias de seguridad a disco, con el objetivo de que el espacio necesario
para el almacenamiento de las copias sea menor.

Utilizacin de cintas magnticas de gran capacidad para almacenar documentos en fase semiactiva (archivo
central o intermedio), montando, por ejemplo, sistemas de ficheros en este tipo de soportes o emplendolos
simplemente como sistema de backup o conservacin permanente.

Sistemas de archivado para reducir las licencias necesarias de copias de seguridad y permitir la utilizacin de
sistemas de almacenamiento de gama inferior a los empleados para los documentos ms accedidos.
o

En este sentido se dispondran de mtodos como el particionamiento de las bases de datos y el empleo de tablas de slo lectura (ver medidas en relacin a la obsolescencia del software), que reducen
el volumen de las copias de seguridad y el tiempo necesario para realizarlas y permitiran emplear, si
se considera oportuno, soportes de almacenamiento ms econmicos.

242 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP

ANEXO 10
TCNICAS DE BORRADO SEGURO
Los procedimientos de borrado de documentos electrnicos y el tipo concreto de borrado para cada tipo de soporte son los que se especifican en recogidas al final de este Anexo y se determinarn teniendo en cuenta los
siguientes factores:
1. Nivel de confidencialidad de la informacin recogida en el documento (Alto, Medio o Bajo)
2. Nivel LOPD (Alto, Medio o Bsico)
3. Nivel de clasificacin de la informacin (Secreto, Reservado, Confidencial, Difusin limitada, No restringida)
4. Los soportes de almacenamiento, en funcin de la naturaleza del soporte, el tipo de acceso al mismo,
el uso de tcnicas de duplicacin, la portabilidad, la existencia de copias o rplicas y la posterior reutilizacin del soporte
5. Tipo de gestin de los sistemas de informacin (interna o externa)
6. Alcance de la eliminacin (total o parcial)
Con carcter orientativo, se incluyen en este anexo una serie de tcnicas de borrado seguro que pueden ser de
aplicacin dependiendo del tipo de soporte, de su eventual reutilizacin, del entorno en el que se siten los datos
y del nivel de confidencialidad de los mismos.
Aunque existe una relativa variedad de soportes de almacenamiento, no todos son capaces de asegurar la conservacin y garantizar la accesibilidad y disponibilidad de la documentacin electrnica durante todo el ciclo de
vida de la misma. Como la conservacin de los datos a lo largo del tiempo es una de las funciones primordiales
de cualquier soporte de almacenamiento, los mtodos de borrado estarn estrechamente ligados a las caractersticas de los soportes ms adecuados para garantizar esta conservacin.
Las tecnologas actuales proporcionan tres tipos de soportes:
- Soportes magnticos (discos duros y cartuchos de cinta).
- Soportes pticos (relegados hoy a entornos domsticos).
- Soportes basados en memorias de estado slido.
Un aspecto importante a tener en consideracin, en cuanto a soportes de almacenamiento, es la distincin entre
almacenamiento local (puestos de usuario, dispositivos mviles, dispositivos removibles como discos duros externos, memorias USB, tarjetas de memorias, etc.) y almacenamiento en red (ya sea accesible mediante protocolos para compartir ficheros, como CIFS o NFS; redes SAN; almacenamiento en la nube; etc.).
El almacenamiento local (basado en discos duros magnticos o memoria FLASH) no es el entorno adecuado para la conservacin de documentos de archivo, por no reunir las caractersticas necesarias para asegurar su permanencia, integridad, confidencialidad y disponibilidad. Sin embargo, en el almacenamiento local se generan y
editan documentos, y se pueden encontrar copias de documentos de archivo (sin que incluyan necesariamente
los metadatos y firmas preceptivos). La eliminacin de los documentos de archivo deber contemplar tambin
este tipo de almacenamiento, con objeto de conseguir un borrado exhaustivo.
Necesidad de establecer procedimientos de borrado
seguro de la documentacin electrnica.
Las utilidades comunes de los sistemas operativos son generalmente insuficientes para garantizar que no pueda
recuperarse, empleando tcnicas especficas, la informacin una vez borrada. Este riesgo pone en peligro la necesaria confidencialidad de la informacin, ms an si sta es reciente, o bien contradice el mismo proceso de
eliminacin de la documentacin al no garantizar su irreversibilidad.
En consecuencia, se deben establecer controles en las organizaciones para salvaguardar los soportes que contienen la informacin de la que son responsables, tales como: identificar las tcnicas de borrado apropiadas para cada
soporte y tipo de informacin, dejar constancia de los procedimientos de borrado realizados, seguir todos los requisitos legales y trmites establecidos.
Las principales dificultades que pueden surgir en las operaciones de borrado, que requieren el uso de aplicaciones o tcnicas de borrado especializadas son:
Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 243

- Algunos paquetes software son incapaces de sobrescribir datos en sectores protegidos o defectuosos,
o no conocen la capacidad real del disco.
-

El fenmeno del borde de la pista.

- Los comandos de borrado del sistema operativo slo modifican los registros del sistema de archivos, pero
pueden dejar intacto el contenido propiamente dicho del documento, marcando nicamente el espacio en el
cual se encuentra el archivo como disponible.
-

El problema del slack cluster o cluster incompleto.

Terminologa y tipos de borrado y destruccin de soportes


Se propone la siguiente terminologa aplicable al borrado de documentos electrnicos:
Borrado de nivel 0
Remocin de los documentos empleando comandos estndar del sistema operativo para el borrado de archivos o el formateo de dispositivos o particiones. Este procedimiento no proporciona ninguna garanta
frente a la revelacin no autorizada de la informacin, ya que el sistema operativo funciona de tal manera
que cuando se borra un archivo, ste no desaparece fsicamente, sino que en muchas ocasiones se marca
el espacio en el cual se encuentra el archivo como disponible, pero a menos de que algo nuevo se escriba
en ese espacio, podra recuperarse.
Borrado de nivel 1
Equivalente al trmino ingls clearing o limpieza: es la remocin de los datos o documentos sensibles
de un soporte de almacenamiento de tal manera que hay seguridad de que los datos no podrn ser reconstruidos utilizando las funciones normales del sistema o programas de recuperacin de archivos. Una
de las formas ms conocidas para realizar un borrado de nivel 1 es la sobreescritura de datos o wiping,
que sustituye los datos escritos en el soporte por informacin aleatoria. Este proceso escribe encima de
donde se encontraba la informacin, de tal forma que lo que exista anteriormente no pueda ser recuperado con las herramientas que estn disponibles habitualmente en un sistema de informacin. Los datos
an podran ser recuperables, pero ello requerira tcnicas especiales de laboratorio o utilidades avanzadas.
Borrado de nivel 2
Equivalente al trmino ingls sanitizing o purging, tambin conocido en la literatura especializada como purgado, higienizacin, sanitizacin, saneamiento: es la remocin de datos o documentos sensibles de
un dispositivo de almacenamiento con el objeto de que los datos no puedan ser reconstruidos utilizando
alguna de las tcnicas conocidas. Es decir, el riesgo de compromiso de la confidencialidad tras la ejecucin de un borrado de nivel 2 es muy bajo o inexistente. Adems de la remocin de los datos, el proceso
de borrado de nivel 2 incluye la supresin manual de las indicaciones externas de que el soporte o dispositivo contuvo alguna vez datos sensibles. El borrado de nivel 2, proporcional a la sensibilidad de los datos,
generalmente se efecta antes de dejar libres de control a los dispositivos de almacenamiento. Ejemplos
de borrado de nivel 2: desmagnetizar un disco, ejecutar el comando de borrado seguro del firmware de algunos dispositivos, o cifrar un soporte de almacenamiento con criptografa fuerte.
La difusin de soportes de almacenamiento alternativos, como las memorias de estado slido o los discos
duros basados en memorias flash, han conducido a que en algunos tipos de dispositivos no se pueda emplear la desmagnetizacin para borrar los datos.
Destruccin
El soporte de almacenamiento es fsicamente destruido, lo que impide su reutilizacin. Su efectividad puede variar dependiendo de la densidad de grabacin del soporte y/o de la tcnica de destruccin, pero
cuando se utilizan los mtodos apropiados, la destruccin fsica es considerada como el mtodo ms seguro.
Se incluyen entre los mtodos de destruccin la pulverizacin, la fusin y la incineracin. Se realizan normalmente en una instalacin externa de destruccin de metales o con incineracin con licencia para las
capacidades concretas de realizar estas actividades con eficacia, seguridad y proteccin.
Se analizan una serie de tcnicas especficas de borrado seguro, identificando sus caractersticas, nivel de seguridad, y los escenarios en los que son aplicables:

244 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP

A.- Sobreescritura. Consiste en reemplazar los datos almacenados en todas las reas de un dispositivo de almacenamiento (incluyendo las reas ocultas - como HPA y DCO - y los bloques marcados como defectuosos)
por un patrn binario de informacin sin sentido. El mtodo puede indicar que es necesario efectuar al final una
pasada de comprobacin. Existen diversos algoritmos (NAVSO P-539-2, Bruce Schneier, Peter Gutmann, Gutmann parcial, OTAN), que difieren en el nmero de sobreescrituras y en los patrones utilizados. Los ms seguros son: Gutmann, Bruce Schneier, OTAN y Gutmann parcial.
B.- Comando Secure Erase en Firmware. Los discos ATA tienen incorporado, como parte del estndar, un
comando firmware de borrado seguro mediante sobreescritura. Este comando se ejecuta notablemente ms rpido que los intentos de reescritura mediante el interfaz nativo de lectura y escritura. Se considera como un medio vlido de borrado de nivel 2, nicamente para los discos ATA.
C.- Desmagnetizacin. Este procedimiento consiste en la exposicin de los soportes de almacenamiento a un
campo magntico suficientemente potente para modificar la polaridad de las partculas magnticas, proceso que
elimina los datos almacenados en el dispositivo e impide la recuperacin de los mismos. Cada dispositivo, segn
su tamao, forma y el tipo de soporte magntico de que se trate, necesita de una potencia especfica para asegurar la completa polarizacin de todas las partculas.
D.- Destruccin fsica. El objetivo de la destruccin fsica es la inutilizacin del soporte que almacena la informacin en el dispositivo para evitar la posibilidad de recuperacin posterior de los datos. Existen diversas tcnicas:
desintegracin, pulverizacin, fusin, incineracin y triturado. Implican la utilizacin de mtodos industriales de
destruccin distintos para cada soporte, obligan a un transporte de los dispositivos a un centro de reciclaje adecuado, y los residuos generados deben ser tratados adecuadamente.
E.- Criptografa y Borrado Criptogrfico: Los SED (self encrypting devices) disponen de cifrado permanente que reduce sustancialmente la probabilidad de que datos sin cifrar se retengan inadvertidamente en el dispositivo. El usuario no puede desactivar las capacidades de cifrado, asegurando as que todos los datos estn cifrados. El fundamento del borrado criptogrfico es que aprovecha el cifrado para implementar el borrado de los datos mediante la
eliminacin de la clave de cifrado del dispositivo. Una ventaja del borrado criptogrfico es que permite realizar una
limpieza de alta seguridad de manera mucho ms rpida que con otras tcnicas. Adems, este mtodo puede ser
utilizado como un suplemento a otras aproximaciones de borrado seguro.
E.- Tcnicas aplicables al caso particular de las memorias flash: Las memorias Flash no son soportes magnticos, sino dispositivos de estado slido, y se basan en el uso de puertas lgicas. Aunque no existen estndares especficos para el borrado de memorias flash, se pueden emplear todas las tcnicas descritas anteriormente, a excepcin de la desmagnetizacin. No obstante, como las actualizaciones sobre la propia ubicacin
de los datos no son posibles en las memorias flash, es posible que las tcnicas de borrado basadas en sobreescrituras que funcionan bien en los discos duros magnticos no funcionen adecuadamente en las memorias
flash. Ninguna de las tcnicas actualmente existentes para el borrado de ficheros individuales en discos duros
magnticos son eficientes en memorias Flash, lo que conlleva la necesidad de llevar a cabo una limpieza
completa del dispositivo.
Proceso de eliminacin de documentos electrnicos
El proceso de eliminacin de documentos electrnicos forma parte de la poltica de gestin documental de la organizacin. En este sentido ser necesario definir los mtodos especficos de borrado y los de destruccin de
soportes de almacenamiento a emplear, en funcin de una serie de escenarios, que contemplen el nivel de confidencialidad de la informacin (dimensin del ENS), el nivel de seguridad del fichero de datos segn la Ley Orgnica de Proteccin de Datos, el tipo de soporte, el propsito de reutilizarlo o no, el tipo de control de la gestin
(interno o externo) de los soportes de almacenamiento, y el alcance de la eliminacin (parcial o total).
As pues, se incluirn en este apartado, con una pretensin de exhaustividad, todas las situaciones o escenarios de
eliminacin de documentacin electrnica que pueden aparecer en la gestin documental, y se indicar para cada
caso el mtodo de borrado mnimo recomendado. En la prescripcin del mtodo de borrado se ha aplicado el principio de proporcionalidad, modulando el adecuado equilibrio entre la importancia del documento y las medidas de
seguridad.
FACTORES CONDICIONANTES
Los aspectos que se han tenido en cuenta a la hora de determinar los procedimientos de borrado recomendados
para los documentos electrnicos, son los siguientes:

Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 245

Nivel de confidencialidad de la informacin recogida en el documento


De acuerdo con el Esquema Nacional de Seguridad, La determinacin de la categora de un sistema se
basa en la valoracin del impacto que tendra sobre la organizacin un incidente que afectara a la seguridad de la informacin o de los sistemas.
Asimismo, con arreglo al ENS, A fin de poder determinar el impacto que tendra sobre la organizacin
un incidente que afectara a la seguridad de la informacin o de los sistemas, y de poder establecer la
categora del sistema, se tendrn en cuenta las siguientes dimensiones de la seguridad:
o

Disponibilidad.

Autenticidad.

Integridad.

Confidencialidad.

Trazabilidad.

Las posibles categoras de los sistemas de informacin son:


o

Bajo.

Medio.

Alto.

El concepto de categora del Esquema Nacional de Seguridad aplica a los sistemas de informacin, pero una de las dimensiones de la seguridad (la confidencialidad) es inherente a los documentos y puede
deducirse de su contenido, si bien puede ser tambin modulada posteriormente por el servicio al que
pertenezca.
Hay que tener en cuenta tambin que podemos encontrar sistemas no afectados por el ENS (sistemas
no relacionados con el ejercicio de derechos ni con el cumplimiento de deberes por medios electrnicos
ni con el acceso por medios electrnicos de los ciudadanos a la informacin y al procedimiento administrativo, de acuerdo con lo previsto en la Ley 11/2007, de 22 de junio.).
Nivel LOPD
La LOPD distingue, en funcin de la naturaleza de los datos personales, tres niveles de proteccin para
los ficheros de datos (bsico, medio y alto), que requieren diferentes medidas de seguridad.
Nivel de clasificacin de la informacin
Informacin clasificada: es aquella informacin a la que se le ha asignado una clasificacin de seguridad (Centro Nacional de Inteligencia).
Documentacin clasificada: cualquier soporte que contenga informacin clasificada registrada en cualquier formato fsico (CNI).
Grados de clasificacin de seguridad (de mayor a menor):
o

Secreto

Reservado

Confidencial

Difusin limitada

Materias clasificadas: aquellas calificadas con la categora de secreta o reservada.


Materias objeto de reserva interna: aquellas calificadas con las categoras de confidencial y difusin limitada.
Materias no restringidas: aquellas que no poseen ninguna de las clasificaciones presentadas anteriormente.
Normativa aplicable :
o

Ley 9/1968, de 5 de abril, sobre secretos oficiales.

NormaNS/04-Seguridad de la Informacin del Centro Nacional de Inteligencia.

246 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP

Los soportes de almacenamiento


Se deben contemplar las siguientes cuestiones :
o

La naturaleza del soporte de almacenamiento, que puede ser :

Magntico

Disco duro

Cinta

ptico

SSD (Flash)

El tipo de acceso al soporte :

Acceso aleatorio

Acceso secuencial

El uso de tcnicas de deduplicacin. La deduplicacin de datos es una tcnica, transparente a los


usuarios, que persigue la eliminacin de datos redundantes. En esta tcnica se analiza el flujo de
informacin entrante y se compara con el historial previo, a fin de buscar secuencias que coincidan con otra anterior ya almacenada. En ese caso, en vez de guardarla nuevamente, se reemplazar (en lnea o mediante un procesamiento posterior) la secuencia entrante por una referencia a
la primera versin almacenada.

La portabilidad:

Dispositivos extrables (almacenamiento local)

Dispositivos fijos (sistemas de almacenamiento o almacenamiento en red)

La existencia de copias o rplicas de los documentos en distintos soportes.

Asimismo, es importante tener en cuenta si se pretende reutilizar o no el soporte de almacenamiento tras la aplicacin del procedimiento de borrado.

Tipo de gestin de los sistemas de informacin


o

Interna

Externa (encomendada a un contratista o a otra organizacin)

Alcance de la eliminacin
o

Parcial (si afecta a una parte del soporte de almacenamiento, por ejemplo a un fichero o conjunto
de ficheros).

Total (si afecta a todo el soporte de almacenamiento o sistema de almacenamiento).

A partir de estas variables, se determinar el tipo de eliminacin mnimo recomendado:


Tipos de borrado (en relacin al soporte de almacenamiento):
o

Borrado de nivel 0.

Borrado seguro:

Borrado de nivel 1 (equivalente al concepto de clearing).

Borrado de nivel 2 (equivalente al concepto de purging o sanitization).

Destruccin del soporte.

Tcnicas y mtodos de borrado:


o

Borrado de nivel 0:

Marcado en un soporte de almacenamiento de los sectores ocupados por un fichero como


espacio libre.

Eliminacin de la referencia al fichero en la tabla de particiones.


Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 247

Borrado seguro:

Sobreescritura con un nmero reducido de pasadas (borrado de nivel 1).

Sobreescritura con un nmero alto de pasadas (borrado de nivel 2).

Desmagnetizacin (borrado de nivel 2).

Borrado por firmware (borrado de nivel 2).

Borrado de tipo criptogrfico (borrado de nivel 2).

Destruccin fsica del soporte:

Desintegracin

Pulverizacin

Fusin

Incineracin

Triturado

Merece mencin aparte la eliminacin lgica (generalmente a nivel de aplicacin de gestin documental),
que implica necesariamente y como mnimo un borrado de nivel 0.
MOTIVACION DEL BORRADO O ELIMINACION
Se distinguen, a modo de ejemplo, una serie de contextos o escenarios en los que podr tener lugar la eliminacin de un conjunto de documentos electrnicos. Las motivaciones pueden ser, adems, concurrentes:
Por un acuerdo de eliminacin.
o

Si se ha dictado un acuerdo de eliminacin.

Por cambio de formato.


o

Se produce un cambio de formato de la documentacin por haber realizado una copia electrnica
autntica. Si se han realizado varias copias a distintos formatos (por ejemplo, una a PDF y otra a
PDF/A), podra eliminarse alguna de las copias autnticas.

Por fallo en el soporte de almacenamiento y su sustitucin.


o

Un soporte falla y debe ser retirado para su sustitucin.

Por transferencia entre archivos.


o

La documentacin electrnica se elimina una vez se ha transferido al archivo de destino.

Por cambio de soporte de almacenamiento.


o

Por obsolescencia del soporte, o por migracin entre sistemas de almacenamiento.

TABLA DE DECISION DEL PROCESO DE BORRADO


A continuacin se detallan las tablas de decisin del proceso de borrado en funcin de los factores condicionantes descritos anteriormente.
Es preciso efectuar las siguientes consideraciones para la correcta aplicacin de este instrumento:
La variable correspondiente a la columna "Confidencialidad / LOPD" corresponde al mayor de los dos
siguientes valores:
o

Nivel de confidencialidad de la informacin (considerada como dimensin de seguridad regulada


en el ENS).

Nivel LOPD.

No se ha incluido ninguna columna correspondiente al alcance del borrado (parcial o total), por cuanto
ste no afecta al mtodo de borrado recomendado sino a su extensin.
No se ha contemplado si el soporte de almacenamiento emplea tecnologas de deduplicacin porque
consideramos que no afecta al mtodo de borrado recomendado, sino a la eventual necesidad de complementar estos mtodos con algoritmos especficos (ver artculo "Memory Efficient Sanitization of a
Deduplicated Storage System", citado en la bibliografa).
248 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP

Estas tablas se deben aplicar para todas y cada una de las copias de los documentos a borrar.
En el nivel de borrado 2 (equivalente a purging o sanitization) se ha indicado la tcnica ms comn, si
bien tambin es posible aplicar el borrado por firmware o criptogrfico, cuando fuera posible.
Todos los mtodos indicados en las tablas debern ir acompaados de un proceso posterior de validacin de la correcta ejecucin de la tcnica de borrado.
Sera recomendable, en la medida de lo posible, separar fsicamente los entornos de almacenamiento
en funcin del nivel de confidencialidad o nivel LOPD de la informacin. Esta medida facilitara la aplicacin de los distintos mtodos de borrado propuestos.

Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 249

Tabla 1. Gestin interna con reutilizacin del soporte de almacenamiento.

250 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP

Tabla 2. Gestin interna con cambio del soporte de almacenamiento

Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 251

Tabla 3. Gestin externa con reutilizacin del soporte de almacenamiento.

252 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP

Tabla 4. Gestin externa con cambio del soporte de almacenamiento.

Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 253

RECOMENDACIONES PARA LA DESTRUCCIN DE SOPORTES


Se recogen a continuacin los requisitos mnimos para los procesos de destruccin de distintos tipos de soportes,
basados en la gua Clearing and Declassifying Electronic Data Storage Systems del Gobierno de Canad:
MEDIOS MAGNTICOS
DESTRUCCIN (cualquier medio excepto incineracin)
Nivel de confidencialidad BAJO
o MEDIO

Disco: al menos 3 pedazos, cada uno con un rea mxima de 580


2
mm .
Cinta magntica: pedazos con una longitud mxima de 50 mm.

Nivel de confidencialidad ALTO

Disco: al menos 3 pedazos, cada uno con un rea mxima de 40


2
mm .
Cinta magntica: pedazos con una longitud mxima de 6 mm.

Materias reservadas (informacin clasificada como SECRETA o RESERVADA)

Disco: al menos 3 pedazos, cada uno con un rea mxima de 10


2
mm .
Cinta magntica: pedazos con una longitud mxima de 3 mm.
INCINERACIN

Todos los niveles de confidencialidad y grados de clasificacin

Destruccin total. Se debe realizar en instalaciones con licencia para


destruccin de metales o plsticos con habilitacin para realizar
estas actividades. Se utilizarn: herramientas de alto impacto, mazos, tornillos de banco, etc.

MEDIOS PTICOS
DESTRUCCIN (cualquier medio excepto incineracin)
Nivel de confidencialidad BAJO
o MEDIO

CD exclusivamente: moler la superficie del disco para suprimir la


capa de datos coloreada; o
2
CD o DVD: triturar en pequeos pedazos de rea <160 mm

Nivel de confidencialidad ALTO

CD exclusivamente: moler la superficie del disco para suprimir la


capa de datos coloreada; o
2
CD o DVD: triturar en pequeos pedazos de rea < 36 mm

Materias reservadas (informacin clasificada como SECRETA o RESERVADA)

CD exclusivamente: moler la superficie del disco para suprimir la


capa de datos coloreada; o
2
CD o DVD: triturar en pequeos pedazos de rea < 10 mm
INCINERACIN

Todos los niveles de confidencialidad y grados de clasificacin

Destruccin total. Se debe realizar en instalaciones con licencia para


destruccin de metales o plsticos con habilitacin para realizar
estas actividades. Se utilizarn: herramientas de alto impacto, mazos, tornillos de banco, etc.

MEDIOS BASADOS EN MEMORIAS DE ESTADO SLIDO


DESTRUCCIN (cualquier medio excepto incineracin)
Nivel de confidencialidad BAJO
o MEDIO

Reducir a pedazos el dispositivo, cada uno con un rea <160 mm2

Nivel de confidencialidad ALTO

Triturar o pulverizar el chip de almacenamiento o el dispositivo de


almacenamiento completo, en pedazos de tamao < 2 mm
INCINERACIN

Todos los niveles de confidencialidad y grados de clasificacin

Destruccin total. Se debe realizar en instalaciones con licencia para


destruccin de metales o plsticos con habilitacin para realizar
estas actividades. Se utilizarn: herramientas de alto impacto, mazos, tornillos de banco, etc.

254 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP

GOBIERNO
DE ESPAA

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