Proceso contable en retencin e IVA

Se compran mercancas para la venta por valor de $10.000.000 con impuesto al valor
agregado del 16%. La retencin en la fuente del IVA es el 50% del IVA, la retencin a
ttulo de impuesto de renta es el 3.5% sobre compras y retencin en la fuente a ttulo de
impuesto de industria y comercio del 0.4%, sobre la base de $10.000.000.
A. Grande contribuyente compra a grande contribuyente
Cdigos Cuentas
Dbitos
Crditos
143536 Mercancas no fabricadas por la empresa
1.000.000
240802 Impuesto a las ventas en compras
160.000
236540 Retencin en la fuente Compras
35.000
220505 Proveedores
1.125.000
Registra la compra mediante factura 8.000 a xito S.A.
Cdigos Cuentas
Dbitos
Crditos
220505 Proveedores
1.125.0
111005 Moneda nacional
1.125.000
Registra el pago de la factura 8.000 a xito S.A. mediante comprobante de pago

El Grande contribuyente que vende registra en su contabilidad::

Cdigos
Cuentas
Dbitos
Crditos
130505
Clientes Nacionales
1.125.000
135515
Retencin en la fuente
35.000
413536
Venta de electrodomsticos y muebles
1.000.000
240804
Impuesto sobre las ventas por pagar
160.000
Registra la venta de la factura 8.000 a Carrefour S.A.
Cdigos
Cuentas
110505
Caja general
130505
Clientes Nacionales
Registra el recaudo a clientes Carrefour S.A.

Dbitos
Crditos
1.125.000
1.125.000

Se recomienda que la cuenta de inventarios de mercancas no fabricadas por la

empresa, lleve el mismo dgito de la actividad de ventas de comercio al por mayor y por
menor que es 413536 Venta de electrodomsticos y muebles para tener coherencias
entre las actividades; adems toda venta que se realice debe contabilizarse contra la
cuenta cliente para soportar la realizacin de la factura y que en el momento de pago,
as sea inmediatamente se ha de generar el recibo de caja que soporta el pago total o
parcial.
B. Grande contribuyente compra a rgimen comn
Cdigos
Cuentas
Dbitos
Crditos
142536
Inventarios
10.000.000
140802
Impuesto a las ventas
1.600.000
236540
Retencin en compras
350.000
236740
IVA retenido en compras
800.000
236840
ICA retenido en compras
40.000
220505
Proveedores nacionales
10.410.000
Registra la compra de la factura 1395 a Muebles Luis XV Ltda.

Cdigos Cuentas
Dbitos
Crditos
220505 Proveedores
10.410.000
111005 Moneda nacional
10.410.000
Registra el pago de la factura 5.000 a Muebles Luis XV Ltda

Para quien hace las retenciones en la fuente porque compra, constituyen una obligacin
que tiene que pagar en el perodo fiscal siguiente (236540 para retencin en la fuente,
236740 para el IVA retenido, 236840 para el ICA retenido), en la declaracin de
retencin en la fuente del mes siguiente, y las declaraciones de impuestos a las ventas y
de industria y comercio en el bimestre siguiente.
El Rgimen comn registra en su contabilidad lo siguiente:
Cdigos
Cuentas
130505
Clientes nacionales
135515
Retencin en la fuente
135517
IVA retenido
135518
ICA retenido
413536
Venta de electrodomsticos y muebles
240804
Impuesto sobre las ventas por pagar
Registra la venta de la factura 5.000 a xito S.A.

Dbitos
Crditos
10.410.000
350.000
800.000
40.000
10.000.000
1.600.000

Cdigos
Cuentas
Dbitos
Crditos
110505
Caja general
10.410.000
130505
Clientes nacionales
10.410.000
Registra la recepcin del dinero en venta de la factura 5.000 a xito S.A.

Para la persona a la que se le hace la retencin, se constituye en un impuesto pagado

por anticipado, (anticipo de impuestos y contribuciones o saldos a favor y maneja la
cuenta 135515 para renta, 135517 para el IVA retenido y el 135518 para el ICA retenido
entre otras); el valor retenido en la fuente le sirve al contribuyente para descontarlo del
valor a pagar del impuesto de renta y complementario de la siguiente vigencia cuando
presente la declaracin. El IVA retenido le sirve para descontarlo del valor a pagar del
impuesto a las ventas bimestral. El ICA retenido le sirve al contribuyente para
descontarlo del valor a pagar del impuesto de industria y comercio, tableros y avisos del
bimestre o del siguiente ao.
C. Grande contribuyente compra a rgimen simplificado
Cdigos Cuentas
Dbitos
Crditos
143536 Mercancas no fabricadas por la empresa
10.000.000
240803 IVA asumido en compras a R. simplificado
800.000
236540 Retencin en compras
350.000
236740 IVA retenido en compras a R. simplificado
800.000
236840 Impuesto de ICA retenido
40.000
220505 Proveedores
9.610.000
Registra la compra mediante factura 3.000 a Julio Cesar Celis
Cdigos Cuentas
Dbitos
Crditos
220505 Proveedores
9.610.000
111005 Moneda nacional
9.610.000
Registra el pago de la factura 3.000 a Julio Cesar Celis

El Rgimen simplificado registra su venta:

Cdigos
Cuentas
130505
Clientes nacionales
135515
Retencin en la fuente
135518
ICA retenido
413536
Venta de electrodomsticos y muebles
Registra la venta de la factura 3.000 a xito S.A.

Dbitos
Crditos
9.610.000
350.000
40.000
10.000.000

Cdigos
Cuentas
110505
Caja general
130505
Clientes
Registra el recaudo de la factura 5.000 a xito S.A.

Dbitos
Crditos
9.610.000
9.610.000

Aunque el rgimen simplificado no est obligado a generar factura en sus operaciones

de venta ni a llevar contabilidad, por formalidad y control se debera generar los
respectivos soportes contables y realizar su respectiva contabilizacin.
D: Rgimen comn compra a grande contribuyente
Cdigos Cuentas
Dbitos
Crditos
143536 Mercancas no fabricadas por la empresa
10.000.000
240802 Impuesto a las ventas en compras
1.600.000
220505 Proveedores
11.600.000
Registra la compra mediante factura 8989 a xito S.A.
Cdigos Cuentas
220505 Proveedores
111005 Moneda nacional
Registra el pago de la factura 3.000 a xito S.A.

Dbitos
Crditos
11.600.000
11.600.000

El Gran contribuyente hace lo propio en su contabilidad.

Cdigos
Cuentas
Dbitos
Crditos
130505
Clientes
11.600.000
413536
Venta de electrodomsticos
10.000.000
240802
Impuesto a las ventas
1.600.000
Registra la venta de la factura 8989 a Repuestos Ltda.
Cdigos
Cuentas
Dbitos
Crditos
110505
Caja general
11.600.000
130505
Clientes
11.600.000
Registra el recaudo de la factura 8989 a Respuestos Ltda.

E: Rgimen comn compra a rgimen comn

Cdigos Cuentas
Dbitos
Crditos
143536 Mercancas no fabricadas por la empresa
10.000.000
240802 Impuesto a las ventas en compras
1.600.000
236540 Retencin en la fuente
350.000
220505 Proveedores
11.250.000
Registra la compra mediante factura 3033 a Distribuidora Oriente S.A.
Cdigos Cuentas
220505 Proveedores
111005 Moneda nacional

Dbitos
Crditos
11.250.000
11.250.000

Registra el pago de la factura 3033 a Distribuidora Oriente S.A.

El otro rgimen comn hace lo propio con la venta

Cdigos
Cuentas
Dbitos
Crditos
130505
Clientes Nacionales
11.250.000
135515
Retencin en la fuente
350.000
413536
Venta de electrodomsticos y muebles
10.000.000
240804
Impuesto sobre las ventas por pagar
1.600.000
Registra la venta de la factura 3033 a Almacn Campen Ltda.
Cdigos
Cuentas
Dbitos
Crditos
110505
Caja general
11.250.000
130505
Clientes Nacionales
11.250.000
Registra el recaudo de cartera segn factura 3033 a Almacn Campen Ltda.

F: Rgimen comn compra a rgimen simplificado

Cdigos Cuentas
Dbitos
Crditos
143536 Mercancas no fabricadas por la empresa
10.000.000
240803 Impuesto a las ventas asumido
800.000
236540 Retencin en la fuente Compras
350.000
236740 IVA retenido asumido
800.000
236840 ICA retenido
40.000
220505 Proveedores
9.610.000
Registra la compra mediante documento equivalente No. 8.000 a Nelly Aroca
Cdigos Cuentas
Dbitos
Crditos
220505 Proveedores
9.610.000
111005 Moneda nacional
9.610.000
Registra el pago del documento equivalente No. 8.000 a Nelly Aroca

El Rgimen simplificado hace su registro

Cdigos
Cuentas
Dbitos
Crditos
130505
Clientes nacionales
9.610.000
135515
Retencin en la fuente
350.000
135517
Retencin ICA
40.000
413536
Venta de electrodomsticos y muebles
10.000.000
Registra la venta mediante documento equivalente No. 8.000 a: Tornillos Ltda.
Cdigos
Cuentas
Dbitos
Crditos
110505
Caja general
9.610.000
130505
Clientes nacionales
9.610.000
Registra el recaudo de la factura 8.000 a Tornillos Ltda.

F: Rgimen simplificado compra a gran contribuyente o a rgimen comn

Por su parte, el contribuyente inscrito en el rgimen simplificado no hace ni retencin en
la fuente a ttulo de renta, de IVA ni de ICA y procede con el respectivo registro de la
compra de mercancas no fabricadas por la empresa, y el valor del IVA pagado, como un
mayor valor del costo de la mercanca.
Cdigos Cuentas
143536 Mercancas no fabricadas por la empresa

Dbitos
Crditos
11.600.000

220505 Proveedores
Registra la compra mediante factura 3648 a Repuestos del Sur Ltda.

11.600.000

Cdigos Cuentas
Dbitos
Crditos
220505 Proveedores
11.600.000
111005 Moneda nacional
11.600.000
Registra el pago de la factura 3033 a Repuestos del Sur Ltda.

En el momento de hacer la venta el rgimen simplificado a un gran contribuyente o a

uno del rgimen comn, no est obligado a facturar, no genera IVA ni hace retencin en
la fuente, porque por lo regular no llena los requisitos para hacerlo.
Sin embargo, si el contribuyente es persona natural y obtuvo un volumen de ingreso y
patrimonio bruto en el ao inmediatamente anterior superior a 30.000 UVT e inscritas en
el rgimen comn de impuesto a las ventas, deben practicar retencin en la fuente
cuando compran al rgimen simplificado y presentar su respectiva declaracin.
Al rgimen simplificado le hacen retencin en la fuente a ttulo de renta y de industria y
comercio, porque independientemente de su naturaleza debe pagar impuestos de renta
y complementarios al igual que el de industria y comercio, cuantificado en el valor de las
retenciones que le hayan practicado durante el perodo fiscal las cuales se constituyen
en el impuesto que paga por la vigencia contable.
Por su parte, el Gran contribuyente o Rgimen comn, hacen el respectivo registro de la
compra de mercancas no fabricadas por la empresa.
El caso se complica porque si tienen que asumir la retencin del IVA (el cual siempre ha
estado en la disyuntiva de constituir un mayor valor del costo de la mercanca o un gasto
descontable). El valor asumido se lleva a un impuesto descontable siempre y cuando
genere ventas del negocio.
G: Rgimen simplificado compra a rgimen simplificado
Cdigos

Cuentas

143536

Mercancas no fabricadas por la empresa

Dbitos

Crditos

10.000.000

220505
Proveedores
Registra la compra mediante factura 3020 a Brian Steven Fierro

10.000.000

Cdigos
Cuentas
Dbitos
Crditos
220505
Proveedores
1.000.000
111005
Moneda nacional
1.000.000
Registra el pago de la factura 3020 a Brian Steven Fierro

El otro rgimen simplificado hace lo propio con la venta.

Cdigos
Cuentas
Dbitos
Crditos
130505
Clientes
10.000.000
413536
Venta de electrodomsticos y muebles
10.000.000
Registra la venta de la factura 3020 a Maria ngel Caquimbo
Cdigos
Cuentas
Dbitos
Crditos
110505
Caja general
10.000.000
130505
Clientes
10.000.000
Registra el pago de la factura 3020 a Maria ngel Caquimbo

Se disponen todas las transacciones en forma de registro de contabilidad de

acuerdo a la codificacin de todos los soportes de contabilidad, y en la parte baja
del registro el concepto general de la operacin para que se facilite el acceso a
programas de contabilidad para manejar los procedimientos en la computadora.
Todo el procedimiento anterior fue necesario explicarlo en cada uno de los casos porque
cuando la empresa elabora la factura de venta mediante la computadora sta dispone
con anticipacin de la base de datos del cliente donde con base en el RUT se conoce:
Nombre del Cliente.
Identificacin.
Rgimen de impuesto a las ventas
Si es agente retenedor.
El tipo de actividad de industria y comercio a la cual pertenece.
Por consiguiente, cuando se elabora la factura, el programa liquida todos los impuestos
implcitos si son procedentes, as:
Factura de venta
Caractersticas del Artculo 617 ET.
Relacin de artculos por referencia, su cantidad y valor unitario y total
+ Valor factura de venta
100%
$10.000.000
+ Impuesto a las ventas
16%
1.600.000
- Retencin en la fuente a titulo de impuesto
3.5%
350.000
- Retencin del Impuesto a las ventas
50%
800.000
- Retencin Impuesto de industria y comercio (*)
0.4%
40.000
Total a pagar
10.410.000
(*) El porcentaje del ICA es de carcter general para efectos de la retencin, pero cada actividad
tiene su propio porcentaje.

Una vez generada la factura para registrar la venta, queda pendiente el pago total o
parcial de dicha venta la cual ser registra mediante la elaboracin del respectivo recibo
de caja.
Agente autorretenedor: si la empresa vendedora est calificada por la Administracin
de Impuesto como agente autorretenedor, deber practicarse todas las retenciones en
la fuente, y al momento de la venta enva la factura a su cliente por el total de la venta
ms el impuesto al valor agregado y promueve en su contabilidad los siguientes
registros por la venta y cobro de la factura.
Cdigos
Cuentas
Dbitos
Crditos
130505
Clientes
11.600.000
413536
Venta de electrodomsticos y muebles
10.000.000
240802
Impuesto a las ventas
1.600.000
Registra la venta de la factura 1.000 a Repuestos del Sur Ltda.
Cdigos
Cuentas
Dbitos
Crditos
110505
Caja general
11.600.000
130505
Clientes Nacionales
11.600.000
Registra la venta de la factura 1.000 a Repuestos del Sur Ltda.

Los registros correspondientes a la autorretencin, evitndose al momento de hacer las

declaraciones de IVA y renta la falta de certificados de retencin donde se compruebe
que verdaderamente le fueron practicadas.
Cdigos

Cuentas

Dbitos

Crditos

135515
Retencin en la fuente Compras
350.000
135517
Impuesto a las ventas retenido
800.000
135518
Impuesto de ICA retenido
40.000
236575
Autorretencin
1.190.000
Registra la autorretencin sobre la factura de venta 1000 a Repuestos del Sur Ltda.

Cuando el contribuyente causa las retenciones debe pagarlas

oportunamente as el cliente no haya hecho el pago de la factura porque
son obligaciones totalmente independientes.
En el caso del impuesto del ICA algunos departamentos no han unificado el sistema
pero con el tiempo debe manejarse el concepto de autorretencin del ICA, igual en sus
conceptos al impuesto a las ventas, dado que todos los sistemas de impuestos tienden a
la armonizacin.
Como se observa en los registros anteriores: uno por la venta de la mercanca y otro por
las retenciones en la fuente mediante la nota de contabilidad.
El comprador de mercancas al contribuyente con el sistema de autorretencin hace el
siguiente registro.
Cdigos Cuentas
Dbitos
Crditos
143536 Mercancas no fabricadas por la empresa
10.000.000
240804 Impuesto a las ventas
1.600.000
220505 Proveedores nacionales
11.600.000
Registra la compra mediante factura 1.000 a Cacharrera Mundial S.A.