³AÑO DE LA UNIÓN NACIONAL FRENTE A LA CRISIS EXTERNA´

INSTITUTO SUPERIOR TECNOLÓGICO PÚBLICO ³ALMIRANTE MIGUEL GRAU´ PIURA

DEPARTAMENTO ACADÉMICO DE CONTABILIDAD Y SECRETARIADO EJECUTIVO

INFORME DE PRÁCTICAS PROFESIONALES TERMINALES

REALIZADAS EN:

OFICINA DE RECURSOS HUMANOS DEL GOBIERNO REGIONAL PIURA

PRESENTADO POR: YOHANA LISBETH CRISANTO PALACIOS PARA OPTAR TÍTULO PROFESIONAL TÉCNICO EN:

SECRETARIADO EJECUTIVO
PROMOCIÓN: 2008-2010 REGIÓN PIURA 2009

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DEDICATORIA

Este trabajo es mi mayor logro, realizado con esfuerzo y amor a mi profesión; está dedicado a Dios, a mis queridos padres: Orlando y Victoria, a mis hermanos: Darlin y Yosver y a mi amado esposo; por su apoyo cumplir y comprensión, mis objetivos logrando trazados

durante el trayecto de mi carrera.

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AGRADECIMIENTO

Mi agradecimiento especial a Dios por la fortaleza que me brinda para vencer todos los obstáculos que se me han presentado en el transcurso de mi carrera, a mi familia por haber depositado su confianza brindándome la oportunidad de cul minar esta linda profesión; a mi gran amiga Elisa por el apoyo, confianza y dedicación que manifiesta incondicionalmente a mi asesora Rosa Talledo Coronado por el gran apoyo a la culminación y revisión de este informe asimismo al señor director Segundo Castillo y a todos los docentes de la especialidad que laboran en esta digna institución.

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INTRODUCCIÓN

Las prácticas profesionales en nuestra carrera de Secretariado Ejecutivo tienen como finalidad proporcionar conocimientos técnicos y habilidades prácticas e l as distintas áreas donde se pueden aplicar las Técnicas Secretariales. Como sabemos la secretaria es el eje principal de una empresa y debe responder a la confianza que su superior deposita en ella, compartiendo información confidencial, de estar siempre dispuesta a prestar apoyo y cooperación a su empresa y conocer asimismo los objetivos y políticas internos de la misma. La secretaria es una colaboradora inmediata de una institución, con un conocimiento cabal de las actividades de su jefe, además debe poseer habilidades personales como: saber comunicarse, conocer cuáles son las tareas específicas de los directivos, saber qué cargo desempeña su jefe en el marco de la organización, cuáles son sus responsabilidades y saber trabajar en equipo en forma eficaz o intensiva. Es por ello que debemos estar preparadas para afrontar estos retos, y las prácticas profesionales son una forma de prepararnos para cumplir con las labores del mercado. El desarrollo del presente informe tiene como objetivo principal alcanzar un resumen detallado de las actividades que realicé en mis prácticas profesionales, para lograr la aprobación de mi plan de estudios para la obtención del título de Técnica en Secretariado Ejecutivo, que otorga el Instituto Superior Tecnológico Público ³Almirante Miguel Grau´ de la Ciudad de Piura. El presente trabajo describe, analiza y evalúa las acciones desarrolladas en la Oficina de Recursos Humanos del Gobierno Regional Piura, para el efecto he considerado dividir el trabajo en tres capítulos:

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Capítulo I.- se detallan los aspectos Generales de institución en que he desarrollado

las prácticas.
Capítulo II.- aborda el aspecto técnico de las prácticas, detallándose las acciones

realizadas, el material y equipo empleado, así encontradas en el desarrollo de las prácticas.

como los logros y dificu ltades

Capítulo III.- aquí se exponen las recomendaciones y conclusiones respectivas.

Mediante el presente informe deseo dejar expresa constancia con mi compromiso a seguir capacitándome constantemente para estar acorde con el perfil requerido en los tiempos actuales, mi mayor objetivo es ser eficiente y tener siempre presente mis principios morales; a fin de que mi servicio profesional como Técnica en Secretariado Ejecutivo redunde eficientemente en benefici o de la colectividad y del país.

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ÍNDICE CAPÍTULO I: ASPECTOS GENERALES DE LA INSTITUCIÓN

1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6 1.7

Razón Social Reseña Histórica Misión Visión Objetivos Estructura Orgánica Organigramas

CAPÍTULO II: ASPECTOS TÉCNICOS DE LA PRÁCTICA

2.1

Funciones realizadas  Apoyar en la gestión administrativa de los proyectos.  Mantenimiento de archivos de contratos suscritos por la empresa.  Atención al público.  Brindar apoyo a todas las áreas de trabajo.  Recepción de llamadas telefónicas.

2.2 2.3

Descripción de funciones realizadas Materiales y equipo utilizados
y Materiales y Logros

CAPÍTULO III: CONCLUSIONES Y SUGERENCIAS y Conclusiones y Sugerencias ANEXOS: y

Modelo de documentación

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1.1

RAZÓN SOCIAL ASOCIACIÓN DE YACHACHIQ ± SOLIDARIDAD COLECTIVA PARA EL DESARROLLO (SOLCODE)

Calle Madre Teresa del Sagrado corazón 301. Urb. Miraflores ± Castilla ± Piura Telf. (51 73) 348926 ± Email: asolcode@yahoo.es
1.2 RESEÑA HISTÓRICA

La Asociación de Yachachiq ± solidaridad Colectiva para el Desarrollo (SOCODE ) se conformó el 19 de setiembre del 2004, inscrita en el registro de la Notaria P ública Pedro Tercero Benítez Sosa Nº de partida 1250 de la ciudad de Piura. Con la finalidad de impulsar, gestionar y ejecuta r proyectos de Desarrollo Rural Participativos que propicien en las poblaciones rurales la construcción de un Sistema de Seguridad Alimentaria Endógeno de calidad orgánica. SOLCODE, desarrolló un sistema de producción controlado de alimentos genuinos realzando su identidad. Aprovecha las ventajas comparativas para generar energías renovables y construir viviendas ecológicas articuladas en eco aldeas dotadas de sistemas de agua potable y saneamiento apropiados como parte de un nuevo sistema de ordenamiento de la vivienda rural para dignificar la forma de vida de las poblaciones alto andinas. Así también, genera riqueza mediante la ampliación de su ámbito productivo hacia actividades eco turísticas, agroindustriales e industriales, como estrategia de mercadotecnia para una explotación extensiva en intensiva del mercado interno. Por otro lado, SOLCODE, está comprometido en recuperar, preservar y gestionar de forma sustentable su flora y fauna en beneficio de sus poblaciones y contribuyendo a la lucha por la preservación del agua y contra el cambio climático. Desarrolla propuestas tecnológicas apropiadas y endógenas que validan las poblaciones rurales; estas se constituyen en una escuela permanente de Yachachiq que conforman una legión de campesinos y campesinas capaces de gestionar propuestas tecnológicas y productivas innovadoras. Impulsa la homologación profesional y tecnológica local con sus pares en la Unión Europea para la gestión de un Sistema de Producción controlado de Alimentos al que acceden las pequeña s
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agriculturas. Impulsa eco negocios y dinamiza formas de comercio ecológico y justo local e internacional. Investiga y promueve la recuperación de los derechos económicos, ambientales y sociales de las poblaciones excluidas de la sierra nor andina del Perú.

1.3

VISIÓN

Al 2015 la Asociación de Yachachiq SOLCODE es una ONGD consensuada sin fines de lucro que articula a redes de cooperación internacional, nacional y regional, ha logrado promover el desarrollo sostenible de los pueblos excluidos a través de la construcción de una nueva ruralidad no excluyente, fundada en el respeto a sus derechos económicos, sociales, culturales y en la preservación del medio ambiente.
1.4 MISIÓN

Promover el protagonismo de las poblaciones excluidas para su desarrollo sostenible, a través de las prácticas de capacitación y extensión que realizan solidariamente los Yachachiq (capacitación de campesino a campesino).
1.4.1 FINES 

Desarrollar actividades asistenciales o educacionales, complementadas con la recepción de donaciones de bien es de carácter asistencial.  Promover la revalorización de las riquezas culturales y espirituales que acompañan los procesos productivos de las poblaciones rurales, desarrollando redes de cooperación, gestión y asociatividad.  Implementan diferentes medios d e comunicación en información como herramientas para que las pequeñas agriculturas y familias campesinas tengan acceso a servicios de información, extensión y capacitación agropecuarias. Así para promover y difundir las riquezas culturales y espirituales de las poblaciones rurales.  Gestionar y canalizar cooperación técnica y financiera para la realización de los proyectos propuestos por las poblaciones rurales.
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Promover el respeto de la dignidad humana y desarrollar propuestas para mejorar la calidad de vi da de la población rural, asegurando la satisfacción de sus necesidades básicas y la protección adecuada de la salud. Mediante propuestas para combatir la desnutrición crónica, mejorar la vivienda rural dotándola con servicios de Agua Potable y Saneamiento .  Promover la conservación de las áreas agrícolas, el aprovechamiento sostenible de los recursos naturales, incluyendo la conservación de la diversidad biológica. A través de la protección y recuperación de los ecosistemas, las especies y su patrimonio genético.  Promover actividades destinadas a recuperar, preservar así como administrar agroecológicos los bosques húmedos, recursos hídricos, el suelo, la fauna y las riquezas botánicas de las poblaciones rurales.  Promover el desarrollo de modelos de eco negocios endógenos, autogestionarios y éticos, que otorguen a las economías campesinas rentabilidad, competitibilidad y generación de empleo en armonía con el medio ambiente.
1.5 OBJETIVOS 1.5.1 OBJETIVOS GENERALES ÁMBITO DE ACTIVIDADES y y y y y y y y y

Seguridad Alimentaria. Agua entubada y potable. Saneamiento ecológico. Infraestructura y servicios de salud para madres gestantes y niños. Gestión agroecológica del agua, bosques de neblina y praderas andinas. Agricultura y ganadería ecológicas. Sistema de producción controlado d e alimentos y bienes. Eco-negocios. Ayuda Humanitaria.

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ÁMBITO DE INTERVENCIÓN y

Provincias de Huancabamba, Ayabaca y Morrpón de la Región de Piura, Perú.

1.5.2 OBJETIVOS ESTRATÉGICOS

Definidos para promover el desarrollo rural, éstas se constituyen en las l íneas maestras de intervención sistemática que permitirán realizar la visión de futuro y el desafío central de desarrollo planteado.

EJES ESTRATÉGICOS
ORDENAMIENTO TERRITORIAL Y MEJOR DE LA INFRESTUCTURA FAMILIAR Y COMUNAL DE LOS PUEBLOS RURALES.

OBJETIVOS ESTRATÉGICOS
Al 2015, se desarrolla un modelo de asentamiento rural armónico con el medio natural que es aprovechado de manera sostenible para satisfacer las necesidades del campesino, proyéndole de una vida de calidad y digna. Al 2015, las familias campesinas han superado sus problemas de mal nutrición y salud así como han mejorado técnicas de manejo de sus actividades productivas con respeto al medio ambiente. Al 2015, en el ámbito de participación de la Asociación de Yachachiq SOLCODE se ha construido un sistema de producción controlado de bienes y alimentos genuinos.

APOYO A LA SUPERVIVENCIA Y DESARROLLO INFANTIL SOSTENIBLE-GESTIÓN PREDIAL. GENERACIÓN DE RIQUEZA A PARTIR DE LAS PEQUEÑAS AGRICULTURAS.

1.5.3 PROGRAMAS y y y y y

Ordenamiento y mejora de la vivienda campesina. Propuesta de comunidad ordenada sobre valores ecológicos y sostenibles. Apoyo a la supervivencia y desarrollo infantil sostenible. Sistema de producción controlada de bienes y alimentos. Promoción del comercio de la sierra piurana.

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1.5.4 PROYECTOS

1. ³DESARROLLO HUMANO ECONÓMICO ENDÓGENOS A PARTIR DE LAS PEQUEÑAS AGRICULTURAS DEL DISTRITO DE SANTA CATALINA DE MOSSA´ (PERÚ). Propósito.- Las poblaciones del distrito de Sa nta Catalina de Mossa resuelven sosteniblemente sus problemas se Seguridad Alimentaria, incorporan tecnologías apropiadas para mejorar la calidad de sus viviendas y, aprovechando sus ventajas comparativas, desarrollan sistemas de producción controlado de alimentos e inician la recuperación de sus bosques, su flora y fauna para la cosecha perpetua de agua, al tiempo que se inicia el proceso de institucionalización de la matriz de certificación ecológica del Grupo CAAE en el Perú. Inicio: 01.02.2007. Fin: 30. 01.2008

2. PROGRAMA DE DESARROLLO RURAL INTEGRAL DEL DISTRITO DEL ALAQUIS A PARTIR DE LA ZONA DE MAYLAND´ (HUANCABAMBA-PIURA-PERÚ). Propósito.- Las poblaciones la zona Mayland del distrito de Lalaquis resuelven sosteniblemente sus problemas de Seguridad alimentaria, incorporan tecnologías apropiadas para mejorar la calidad de sus viviendas e inician la recuperación de sus bosques, su flora y fauna para la cosecha perpetua. Inicio: 15.01.2007, Fin: 15.01.2008

3. ³DESARROLLO INTEGRAL SOSTENIBLE DE LA ZONA DE LA LAGUNA DE LALAQUIZ. (HUANCABAMBA-PIURA-PERÚ). Propósito.- Mejorar la seguridad alimentaria, habitacional, las condiciones de Salubridad y productivas de la población de micro cuenca de San Pablo de Pacaipampa. Se inició: 02.02.2007 y concluyó el 30.02.2008 4. SOSTENIBILIDAD DEL PROGRAMA DE GESTIÓN PREDIAL ESCOLAR EN LA COMUNIDAD CAMPESINA PALO BLANCO. Tiene como propósito lograr que la escuela de la comunidad campesina de Palo Blanco se constituya como referente de gestión predial endógena. Se Inició el 01/05/2005 y concluyó el 01/12/2005

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5. ³AULA VIRTUAL DEL MUNICIPIO DE SANTA CATALINA DE MOSSA´ (PIURAPERÚ) . Propósito.- Los estudiantes de primaria, secundaria, profesores y funcionarios Públicos asumen el uso de las nuevas tecnologías como una herramienta de Comunicación y de darse a conocer al mundo por medio de web. Inicio: Marzo de2007 Fin: Agosto de 2007

6. PRODUCCIÓN ECOLÓGICA Y ÉTICA DE AZUCAR INTEGRAL DE CAÑA PARA LA GENERACIÓN DE REQUEZAS DESDE LAS PEQUEÑAS AGRICULTURAS DEL DISTRITO DE SANTA CATALINA DE MOSSA. Propósito.- Contribuir al mejoramiento de las condiciones de vida de las familias Campesinas que obtienen sus ingresos del cultivo de la caña y su Transformación, mediante actividades de generación, ajuste y divulgación de Tecnologías apropiadas a las condiciones agroecológicas y socioeconómicas De la sierra piurana Se inició el 20 de febrero 2005, finalizó el 20 de febrero del 2005

7. ORDENAMIENTO Y CRECIMIENTO FÍSICO SUSTENTABLE DE LAS POBLACIONES EXCLUÍDAS DEL ANDE PERUANO Y VALIDACIÓN DE TECNOLOGÍAS APROPIADAS ENDÓGENAS COMO HERRAMIENTA DE MERCADOTECNIA PARA SU DESARROLLO (PERÚ). Propósito.- Las poblaciones de la micro cuenca de palo blanco, son una fuerza activa en la transición hacia una sociedad sostenible que usa apropiadamente sus recursos para garantizar su seguridad alimentaria y generar riqueza mediante la ampliación de su ámbito productivo hacia actividades agroindustriales e industriales. Inicio: 15 de enero de 2006, Fin: 15 de febrero de 2007.

8. GESTIÓN AGROECOLÓGICA ENDÓGENA PARA GARANTIZAR LA SEGURIDAD ALIMENTARIA DE LAS FAMILIAS CAMPESINAS DE LA MICROCUECA DE PALO BLANCO Y LOGRAR EXCEDENTES DE BAJOS COSTOS UNITARIOS Y CALIDAD ECOLÓGICA, PIURA. Propósito.- Colectiva y solidariamente, las familias campesinas desarrollan Actividades agroecológicas endógenas y sostenible s, que les permite garantizar Su seguridad alimentaria y lograr excedentes de bajos costos unitarios y alta Calidad ecológica. Inicio: 15 de febrero de 2007. 9. ORDENAMIENTO Y MEJORA DE LAS VIVIENDAS CAMPESINAS DE LA
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MICROCUENCA DE PALO BLANCO EN ARMONÍA CON LA GESTIÓN AGROECOLÓGICA DE SU ENTORNO. Propósito.- Emprender de manera sustentable el ordenamiento y mejora de las viviendas de los habitantes de la micro cuenca de palo blanco en armonía con la gestión agroecológica de su entorno. Inicio: agosto del 2005, Fin: agosto del 2006.

10. GESTIÓN PREDIAL SOSTENIBLE: UN MODELO DE GENERACIÓN DE RIQUEZAS A PARTIR DE LA ECONOMÍA DE AUTOCONSUMO. Propósito.- Las familias campesinas asumen la protección, preservación y administración de sus riquezas botánicas revirtiendo los procesos ambientales negativos y propiciando el desarrollo sostenible de sus poblaciones. Inicio: enero del 2005. Fin: diciembre del 2005.

1.5.5 FINANCIADORES
y y y y y y y y y

Fundación Social Universal WWW.fundaciónsocialuniversal.org Apy-Solidaridad en Acción WWW.apysolidarida.org Fundación internacional hijos del maíz WWW.f-hijosdelmaíz.org/inicio.html Junta de Andalucía WWW.juntadeandalucía.es Diputación de Córdoba WWW.diputacióndecórdoba.es Parlamento de Andalucía WWW.parlamentodeandalucía.es Mancomunidad de Municipios Campiña sur www.campisur.com Ayuntamiento de Montilla www.montilla.es Gobierno de Principado de Asturias www.asturias.es

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1.6 ESTRUCTURA ORGÁNICA

La estructura orgánica de la Asociación d e Yachachiq ± solidaridad Colectiva para el desarrollo (SOLCODE), está conformada por:
1.6.1 CONSEJO DIRECTIVO FUNCIONES GENERALES

El consejo directivo es el máximo nivel de dirección, y le compete básicamente lo siguiente. A. Trazar los lineamientos generales de la política institucional y orientar la marcha administrativa interna de la Asociación de Yachachiq ± SOLCODE mediante la elaboración y aprobación de los planes de desarrollo económico -financiero a corto, mediano y largo plazo. B. Convocar a Asamblea General y ejecutar los acuerdos que ésta adopte. C. Presentar anualmente a la Asamblea General la Memoria, cuentas de ganancia, pérdidas y Balance de SOLCODE, proponiendo el destino del resultado obtenido. D. Autorizar el otorgamiento y revocación de poderes con fines específicos. E. Autorizar la compra-venta, adjudicación en pago, adquisición por cualquier concepto, cesión, permuta, donación, arrendamiento o gravamen de bienes muebles e inmuebles, necesarios para el desarrollo de sus actividades, dentro de los términos establecidos por la ley. F. Aprobar los objetivos, planes, programas y presupuestos anuales. G. Evaluar periódicamente la gestión de SOLCODE, dando cuenta de sus resultados a la Asamblea General. H. Velar por la vigila ncia, fortalecimiento y prestigio institucionales, y apoyar la captación de recursos.
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El consejo directivo está integrado por:

1. José Miguel Timaná Lazo (presidente) 2. Luz Maribel Guayanal Silva (vise presidente) 3. Mariela Andrea Timoteo Moran (secretari a)

4. Rosa Petronila Suarez Huamán (tesorera) 5. Gloria García García (1° vocal) 6. Eustasia Jiménez Moreto (2° vocal)

El presidente del Consejo Directivo tiene las siguientes atribuciones generales:
y

Convocar y presidir las sesiones del Comité Directivo y representar a SOLCODE en los actos públicos y privados, así como coordinar actividades, proyectos y funciones de las diferentes unidades. las

y

Suscribir la documentación y correspondencia interna del Comité Directivo, conjuntamente con el Vise Presidente, Secreta rio u otro miembro del comité.

y

Suscribir mancomunadamente los documentos, contratos, valores y otros que otros que los Reglamentos y Manuales de Procedimiento así lo exijan.

y

Resolver transitoriamente los casos de carácter urgente, con cargo a dar cuenta al Consejo Ejecutivo en la sesión inmediata.

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1. RELACIÓN DE SOCIOS y y y

Cirilo Coello Mondragón (Yachachiq, especialista en sistema de riego) Fidel Jiménez García (Yachachiq, especialista en forestación) Eustasia Jiménez García (Yachachiq, especialista en huer tos)

2. SOCIOS HONORARIOS y

Antonio

Fermín

Rodas

Varo

(voluntario

Español,

especialista

en

saneamiento).
3. PROFESIONALES DE APOYO A LA CAPACIDAD OPERATIVA y y

Fernando Romero Sánchez (Yachachiq, Coordinador General) Miguel Timaná Lazo (Ing. Agrónomo, coordinador T écnico)

1.6.2 DESARROLLO ECONÓMICO Y SOCIAL LOCAL

La oficina de Desarrollo Económico y Social Local se dedica a hacer Eco Negocios con los pueblos de la zona rural ± Piura; esto se hace con la ayuda de personal profesionales quien los capacita a la gent e campesina, constantemente como sé debe realizar los trabajos. Funciones que realizan para hacer los Eco ± Negocios:  Las mujeres de zona rural del distrito de Frías y Lalaquíz, se dedican hacer tejidos del hilo como son: Morrales, carteras, faja s, mochilas, etc.  También se les enseña a preparar comidas con los productos que hay en la zona y que a veces no se utiliza por la causa de no saber cómo prepararlos.  La gente campesina, vende a la misma ONG, lo que es miel de abeja, miel de palo y algunos otros productos más.  Hacen huertos y siembran verduras con técnica, luego estas verduras son vendidas o también consumidas por los mismos dueños. orienta

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Estos productos se encarga de venderlos la misma ONG, pero las personas quienes realizan estos trabajos tamb ién pueden vender a quien sea y los ingresos de dichos productos son para ambas partes tanto para la ONG, como para los dueños que realizan los trabajos. Personal que lo conforman:
y y y y y y y y

Luz Maribel Guayanal Silva (Administradora de Empresas) Mariela Timoteo (Ing. Zootecnista, Ganadería Ecológica) Dick Polly Raymundo Chininin (Ing. Agrónomo) Juan Carlos Vásquez García (Bach. Agroindustria) Isabel Avalos (Enfermera, Sanidad Comunitaria) Rosa Suárez Huamán (Técnica en nutrición) Luis Fernando Silva Mendizábal ( Ing. Zootecnista) Eduardo Gonzales Iva (administración negocios, Eco ± Negocios)

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1.6.3. VIVIENDA Y SANEAMIENTO

Las personas encargada se dedica a averiguar y arreglar cuales son los problemas de las casas donde vive la gente campesina de la Zona Rural, luego ven que es lo que se necesitan los pueblos (baños, agua potable, etc.).
y Carlos Requena (Arquitecto, vivienda y saneamiento rural ecológico). y William Cárdenas (Restaurador, vivienda y saneamiento rural ecológico). y Omar Troncos (Arquitecto, vivienda y saneamiento rural ecológico). y Paola Navarro (Arquitecta, vivienda y saneamiento rural ecológico)

1.6.4 MEDIO AMBIENTE

La oficina de medio ambiente se dedica a:     Averiguar cuáles son los principales problemas ambientales en la zona que va a trabajar. Identificar las causas y consecuencias. Ve la potencialidad de biodiversidad. Encontrar formas de manejo sostenible de los recursos.

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OFICINA DE ADMINISTRACIÓN

Se encarga de llevar la administración de los proyectos, recursos humanos y bienes, así como de la contabilidad, el manejo financiero de los fondos disponibles y el servicio de la tesorería. Entre las principales funciones del Departamento de Administración se encuentra:
y Desarrollar la gestión financiera y administrativa de la Asociación de Yachachiq

± SOLCODE, en concordancia con los objetos institucionales.
y Dirigir el cumplimiento de las disposiciones administrativas y las normas

puestas por las entidades oficiales y tributarias, en lo pertinente.

y Mantener actualizados los registros contables de las operaciones. y Coordinar la disponibilidad de fondos para el desembols o oportuno de operaciones de crédito, y para el pago de obligaciones en general. y Preparar los informes y diagnósticos situacionales sobre la evolución de la gestión administrativa, contable y financiera, de acuerdo a las políticas de la Alta Dirección. y Visar y aprobar las transacciones de su competencia, según las normas y procedimientos establecidos y los poderes otorgados. y Preparar y procesar los Balances, Estados Financieros e informes de gestión, así como los análisis de cuentas y reportes de información gerencial solicitados por la Alta Dirección.

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y Firmar, conjuntamente con el contador y la Gerencia General, los Estados Financieros, Anexos e información complementaria para su entrega a la Alta Dirección. y Supervisar adecuadamente los recursos humanos y logísticos, velando por su eficiente atención. y Preparar los cheques para la entrega de los créditos a los usuarios y pagos de obligaciones, así como los documentos de sustentación crediticia y contable en general de SOLCODE. y Realizar mensualmente las conciliaciones bancarias y llevar el control de saldos de las cuentas corrientes y otras cuentas. y Controlar los gastos que se realizan por caja chica para adecuado manejo de los fondos. y Proponer los ajustes a la organización de créditos , es decir, efectuar la revisión de los expedientes de crédito a fin de que cumpla con todos los requisitos del caso, antes de proceder al desembolso. y Establecer y mantener contacto con instituciones vinculadas a SOLCODE, así como con empresas privadas o públicas, para el intercambio de información financiera. y Otras que dispongan la Gerencia responsabilidades funcionales.

General, en el

marco de sus

La oficina de Administración está conformada por:
y Cintia Carol Minan Vite (Lic., Administración de empresas). y Patricia Giovanna Campuzano Chávez (AEC. Administración Bancaria).

1.6.6 IDENTIFICACIÓN, EVALUACIÓN, DIVULGACIÓN DE LA INFORMACIÓN, ORGANIZACIÓN Y ARCHIVO DE LAS FUENTES DE VERIFICACIÓN

Esta oficina se encarga de la evaluación permanente del funcionamiento del sistema de control interno, minimizando los riesgos involucrados en los proyectos, como una función independiente establecida dentro de la institución, ayudando a los trabajadores en el cumplimiento efectivo de sus respon sabilidades.

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Proporcionándoles: análisis, evaluaciones, recomendaciones e información sobre las actividades, aunque su influencia debe ser importante en todos los niveles de la organización. En resumen, debe evaluar permanentemente el funcionamiento del sistema de control interno, ejecución económica -financiera, administrativa de SOLCODE. Entre sus principales funciones:
y y y

y

y

y

Evaluar el diseño, alcance y funcionamiento del sistema de control interno con énfasis en el adecuado funcionamiento. Evaluar el cumplimiento de las disposiciones legales que rigen a SOLCODE. Evaluar el cumplimiento de los Manuales de Políticas y Procedimientos, Reglamentos y además normas internas de SOLCODE, así como proponer modificaciones y actualizaciones a los mismos. Efectuar el seguimiento permanente de la implementación de las observaciones y recomendaciones formuladas por los auditores externos, así como las realizadas por la propia oficina. Diseñar el plan anual de trabajo y someterlos a consideración del Comité Directivo y Gerencia para su aprobación, así como cumplir con las actividades programadas y elaborar los informes que se deriven de las mismas. Mantener un archivo actualizado de todos los manuales y demás normas internas de SOLCODE.

La oficina está conformada por: 1. 2. 3. 4. 5. Irma Lizbeth Espinoza Murillo (Lic. Ciencia de la Comunicación Social). Ebert Gustavo Ramírez Castillo (Bach. Agrónomo). Dacna María del Rosario Paredes Jiménez (Ing. Agrónomo). Alan Mike Cardozo Sanchez (Bach. Agronomía). Martín Pacherrez Gonzales (Arquitecto).

1. YACHACHIQ RESIDENTES

Este personal está capacitado y dispuesto para trabajar en los distintos proyectos que ejecuta la Asociación de Yachachiq -SOLCODE. Está conformado por las siguientes personas:
y Fidel Jiménez García (Yachachiq).
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y y y y y y y y y

Cirilo Coello Mondragón (Yachachiq). Eustacia Jiménez Moreto (Yachachiq). Gloria García García (Yachachiq). Cristino Coello Román (Yachachiq). Walter Neira Neira (Yachachiq). José Neira Neira (Yachachiq). Francisco Morales Pintado (Yachachiq). Samuel García Morales (Yachachiq). Marlene Saavedra Román (Yachachiq).

1.6.7 PERSONAL DE APOYO OPERATIVO

El personal de Apoyo Operativo son las personas que llevan el manejo de las camionetas en la empresa, se encarga de llevar y traer a todo el personal que trabajan en la ONG, a los distintos lugares que realizan los proyectos para que realicen sus funciones. El personal está conformado por:
y Elmer Manchay Huamán (Chofer). y Juan Bernardo Peña Peña (Chofer). y Luis Alfredo Campos Carrasco (Chofer). 1. YACHACHIQ DE CONTRUCCIÓN

Loa Yachachiq de Construcción se dedican a trabajar en baños Ecológicos, cocinas mejoradas y corrales para la gente Campesina en las Zonas Rurales del Departamento de Piura; estas personas están un mes o dos meses en cada lugar que realicen el trabajo, lueg o pasan otros pueblos.

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Los conforman las siguientes personas:
y y y y y y y y y y y y y y y y y y y y y y y y y y y y y y

Andrés Neyra Huamán (Yachachiq). José Santos García (Yachachiq). Miguel Coello Camizan (Yachachiq). Dilmer García Sánchez (Yachachiq). Wilfredo García García (Yachachiq). Olver García Guerrero (Yachachiq). Rosario Neira Neira (Yachachiq). Natalio Huamán Neira (Yachachiq). Nazario Neira (Yachachiq). José Santos Neira Zurita (Yachachiq). Melasio Neira Zurita (Yachachiq). Gumersindo García García (Yachachiq). Adán Núñez García (Yachachiq). Leonardo García García (Yachachiq). Joel García García (Yachachiq). Segundo Núñez López (Yachachiq). Hipolito García Jiménez (Yachachiq). Climer Cruz Guerrero (Yachachiq). Ademir Herrera Agurto (Yachachiq). Elvis Almíbar Córdova Peña (Yachachiq). José Santos Abel Julia Zurita (Yachachiq). Hilmer Herrera Agurto (Yachachiq). Antero Zurita Cruz (Yachachiq). Joaquín Córdova Choquehuanca (Yachachiq). Vitelio Ambulay Castro (Yachachiq). Esteban Montalbán López (Yachachiq). Marcos Antonio Neyra Coello (Yachachiq). Genaro Neyra Neyra (Yachachiq). Efraín García Neyra (Yachachiq). Gamaniel Huamán Coello (Yachachiq).

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1.7

ORGANIGRAMA

ORGANIGRAMA DE LA ASOCIACIÓN DE YACHACHIQ-SOLCODE

ASAMBLEA

CONCEJO DIRECTIVO

Consejo Directivo Ampliado con Representación de Trabajadores y Yachachiq

PRESIDENTE
Identificación, Evaluac ión, Divulgación de la Información

COORDINADOR TÉCNICO

Gestión Administrativa de los Proyectos

ASANBLEA DE TRABAJADORES

ASAMBLEA DE YACHACHIQ

DESARROLLO ECONÓMICO Y SOCIAL

Medio Ambiente Vivienda y Saneamiento

PROYECTOS
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26

1.1

FUNCIONES REALIZADAS 

   
2.2 A. y

Apoyar en la gestión administrativa de los proyectos. Mantenimiento de archivos de documentos. Atención al público. Brinda apoyo a todas las áreas de trabajo. Recepción de llamadas telefónicas.
DESCRIPCIÓN DE LAS FUNCIONES REALIZADAS APOYAR EN LA GESTIÓN ADMINISTRATIVA DE LOS PROYECTOS REDACCIÓN Y DIGITACIÓN DE DOCUMENTOS

Redactar es expresar por escrito cosas sucedidas, acordadas y pensadas, asimismo equivale a elaborar o crear un mensaje con un objetivo predeterminado y unas ideas claras y concretas. Redactar bien es construir la frase con exactitud, originalidad y claridad. Etimológicamente redactar viene del latín REDACTUM, que significa ³Copilar o poner en orden´. El acto de redactar corresponde a hechos reales pues las circunstancias tratadas son concretas. Ahora bien como nadie nace con la habilidad de expresar por escrito, debemos reflexion ar acerca de los siguientes aspectos de la expresión escrita de nuestros sentimientos e ideas depende la comunicación y si esta no es clara precisa y completa, proporcionar la incomprensión. Para poder redactar con propiedad y claridad, bastaría con acercarnos a ciertos conceptos gramaticales básicos a una práctica constante. Si queremos aprender a escribir hay que escribir mucho y cultivar el hábito de la lectura pues es otro camino para llegar a redactar correctamente, nos familiariza con las form as gramaticales y léxicas propias de nuestro idioma. Los documentos que he redactado los hice de acuerdo a los métodos y técnicas necesarias, utilizando un lenguaje claro y conciso. En lo que se refiere a la digitación del documento, cabe resaltar que digitar es incorporar los datos de la computadora utilizando el teclado. Al realizar esta tarea siempre lo hacía sin mirar al teclado, también tenía en cuenta la ortografía, los espacios, los márgenes, tipo de letra, tamaño y estilo.

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1.

IMPORTANCIA DE LA REDACCIÓN

Es importante porque nos enseña a expresar por escrito de manera clara y correcta. El documento puede ser un oficio, un recibo, una carta, solicitud, un memorándum, etc. Por eso todas las redacciones deberán sujetarse a una estructura d eterminada, que servirá como pauta orientada para realizar una redacción ya sea de índole social, oficial y comercial. Los documentos que realicé durante mis prácticas, fueron: cartas, memorándum en su mayoría ya que la redacción de otros documentos de correspondencia lo redactaba cada jefe de área.
2. 2.1 PROCESO DE LA REDACCIÓN ELEMENTOS

Para llevar adelante el proceso de la redacción intervienen directa e indirectamente distintos elementos que podamos agrupar en:
A.- GENÉRICOS.- Se refiere a la información previa que se tiene en lo referente a métodos y técnicas de redacción del dominio de estas informaciones va a depender en gran parte nuestra mayor y menor dificultad al redactar.

Asimismo, nuestro nivel de práctica permite apreciar en qué medida se puede detectar y superar limitaciones ya que incuestionablemente sólo se puede aprender a redactar, redactando.
B.ESPÉCIFICOS.- Están relacionados con el objetivo que nos hayamos propuesto al redactar, por cuanto redactamos por algo (razón en especial) y para algo (efecto que esperamos lograr), este objetivo tiene el vocabulario apropiado, el nivel de lenguaje a emplear.

En el caso de la redacción formal se debe tomar en cuenta los fundamentos que dan objetividad, los documentos que deben ser c onocidos y se toma como referencia, porque se trata de concordar intereses para poder tomar decisiones.
C.- AUXILIARES.- Son los elementos que permiten la adecuada trasmisión de ideas según las formalidades acostumbradas en la escritura. La ortografía, la tildación y la puntuación nos auxilian para evitar desvirtuaciones.

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2.2

PROPIEDADES DE LA REDACCIÓN

La redacción de escritos debe estar elaborada en función de una perfecta comprensión del mensaje, que elimine las posibilidades de errores, reclamos, et c. Tenemos que tener en presente los criterios de acentuación, puntuación, los términos a emplear, los plurales, eliminar los vicios, todo esto necesita una especial atención. Igualmente en el discurso debe incluirse pausas, entonaciones y toda una gama de recursos expresivos, graficados a través de los signos de puntuación que analizados nos permiten su empleo correcto en los escritos así como en la interpretación del mensaje.
2.3 1. PROPIEDADES DEL CONTENIDO DEL TEXTO CLARIDAD Y ORDEN

Dentro de la redacción del documento nos va a permitir una fácil comprensión, evitando, el esfuerzo innecesario e individualmente también, la pérdida del tiempo. Para ello debemos utilizar un lenguaje sencillo, sin extranjerismo, adecuado al asunto que se trata. Con un debido p laneamiento nuestras palabras deben fluir con naturalidad, sin afectación y debemos tener en cuenta al distribuir nuestros párrafos de una manera coherente y lógica. La claridad puede lograrse:  Expresándote mediante frases cortas.  Estar pendiente, a medida que escribes del comienzo de la frase para continuarla con la correspondiente concordancia, especialmente con el uso de los tiempos ambiguos.  Evitar vocablos antiguos.  No abusar del pronombre.  Desterrar los gerundios.  Evitar el exceso de adjetivos.  Pensar despacio para escribir de prisa.  Evitar las expresiones incompletas, el uso de palabras superfluas e innecesarias.  Evitar expresiones muy largas.

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2. BREVEDAD Implica el uso mínimo de palabras para hacer un mensaje claro y completo. También lo conocemos como concisión que es la expresión de los conceptos con la menor cantidad de palabras posibles y con la mayor exactitud. No debemos olvidar que el tiempo es muy importante y nadie está dispuesto a una ³salva de palabrería´

Para ir al grano conviene ten er presente  No repetir ideas expresadas con anterioridad.  No anticipar lo que va a tratar después.  No abusar de los adjetivos, sobre todo cuando se añade información.  Evitar expresiones muy largas.
3. PRECISIÓN Esto quiere decir, que en el sistema de la redacción debemos tener cuidado, los datos imprescindibles deben estar en el texto.

En este caso se sugiere considerar:  Emplear palabras significativas que informen exactamente.  Entre sinónimos seleccionar aquellos que expresen mejor a la idea que se quiere comunicar.  Los objetivos hay que nombrarlos y añadir todos los detalles que contribuyen a su identificación.
4. CORTESÍA

Implica transmitir respeto, cordialidad, sin llegar el extremo de servilismo o adulación. No hacer uso de este principio genera contr atiempo en el mundo empresarial y en el aprecio personal. Para lograr esto se sugiere:  Adoptar el vocabulario a nivel de los conocimientos del receptor.  Utilizar debidamente los tratamientos, sin acudir a formulas rebuscadas.  Evitar el egocentrismo y la vanidad.
2.4 1. DOCUMENTOS QUE REDACTÉ CARTAS

Es una unidad fundamental de comunicación entre personas naturales y jurídicas o firmas sociales, con una finalidad específica. Sus objetivos son:  Transmitir un mensaje con eficiencia y eficacia.
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Crear, mantener o recordar ³La buena voluntad´, y buenas relaciones públicas.
1.1 CARACTERÍSTICAS VITALES Y COMPLEMENTARIAS DE UNA CARTA . A. CLARIDAD Redactar el mensaje sea completo que no falte ideas y datos útiles. B. INTEGRIDAD Buscar que el mensaje sea completo que no falte ideas y datos útiles. C. BREVEDAD Hacer el mensaje abreviado sin olvidar las características vitales y complementarias de la carta comercial. CORDIALIDAD. Usar sin tono agradable y amistoso, capaz de crear y mantener unas buena s relaciones. E. VERACIDAD. Escribir todo aquello de lo que cuál tenga evidencia o certeza. F. COHERENCIA Organizar la información de forma coherente, al terminar la idea de un párrafo vincúlela con la próxima, mediante una palabra cognitiva. G. POSITIVISMO Ubicar en el lugar del lector y escribir frases que le agraden. H. MODERNISMO Utilizar expresiones acordes con la época. I. CREATIVIDAD Utilizar un lenguaje directo y sencillo como si estuviéramos hablando. K CORRECCIÓN Recurrir a las normas técnicas gramaticales, la ortografía y la puntuación, hasta alcanzar una presentación armoniosa y uniforme. 1.2 y y y y PARTES DE UNA CARTA Año calendario Lugar y fecha Datos del destinatario Saludo o vocativo
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D.

y y y y y y y y

Asunto o referencia Cuerpo o texto Despedida Nombre Mecanográfico de quién lo envía. Cargo del remitente Firma y sello Copia, anexo El pie de página, iníciales de la secretaría y de quién envía.

USO.- Este documento dentro de la ONG, se utiliza para hacer invitaciones (aniversario), para cambiar fecha d e presentación de algún proyecto de los que realizan, etc. 2. MEMORANDO

El memorándum es un documento escrito que es menos formal que la carta y se utiliza para el intercambio de información entre áreas de una empresa con el objetivo de dar a conocer información diversa como recomendaciones, instrucciones, disposiciones y más.
2.1 TIPOS DE MEMORANDO MEMORANDO SIMPLE 

Se emplea para remitir documentos, encargar funciones alcanzar documentos complementarios, donación de apoyo, requerimientos, etc. Es dirigid o a un solo destinatario. 
MEMORANDO MÚLTIPLE

Se utiliza para una reunión de personal, requerimiento o cualquier otra información simultánea, el código o identificación de hacer referencia que es múltiple y en la distribución se escribe los nombres de los destinatarios a quien se le dirige el documento para que firme al costado.

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2.2

PARTES DEL MEMORANDO

El memorando tiene las siguientes partes obligatorias:
y y y y y y y y

Lugar y fecha. Codificación. Destinatario. Asunto. Texto. Despedida. Firma, post firma, sello. Distribución.

Las partes complementarias de memorando:
y y y y

Membrete. Nombre del año calendario. Referencia. Anexo.

USO.- El memorando dentro de la oficina de prácticas lo utilizaba para llamar la atención, encargar funciones, requerimientos, etc.

3.

NOTA EXPLICATIVA

Es un documento que se utiliza en la ONG para hacer aclarar las facturas o tickets, recibos y comprobantes de pago; que tienen el importe de dinero en dólares y luego se detalla cuanto es el monto en soles. Partes de que consta este documento:
y y y y y y y

Nombre del proyecto. Nombre del documento. Cuerpo o texto. Concepto de que trata el documento Fecha. Tipo de cambio del dólar. Firma de la persona encargada.

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4.- REGISTRO DE COMPRAS

Aquí se registra el control mensualmente en de las facturas y ticket de los gastos económicos que tiene la ONG de compras de cualquier material o gastos con los trabajadores.

5.- LIBRO CAJA

El principal y obligatorio, controla los movimientos, el dinero de la empresa. Partes del libro caja:    Encabezamiento: Razón o nombre social de la empresa. Código de la cuenta principal. Código de la subcuenta.

USO.- El libro caja dentro de la ONG, se utiliza para registrar todas las facturas, ticket, boletos, recibos, recibos por honorarios y devoluciones que hacen emprestamos a otros proyectos de la misma ONG; el balance de este libro se hace caja fin de mes.

6.

DECLARACIÓN JURADA DE GASTOS

En este documento se realiza el llenado de datos de la persona quien realiza dicho gastos, con la finalidad de justificar los viático s de un trabajador cuando este se moviliza hacia una localidad donde se ejecuta un proyecto o por gastos de pasajes, etc., contiene lo siguiente.
y y y y y y y y y y y

Nombre de la persona que justifica la razón del viaje. Documento de Identidad. Domicilio de la persona donde vive. Cargo de la persona que realiza el gasto. Fecha (as) de viaje. Localidad hacia donde realizó el viaje. Costo parcial de gastos. Costo total. Descripción de los gastos del viaje. Firma de responsable del proyecto. Firma de la persona que realizó el ga sto.

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B. MANTENIMIENTO DE ARCHIVOS DE CONTRATOS SUSCRITOS POR LA EMPRESA CON TERCEROS

El archivo es un conjunto de documentos debidamente clasificados y rodeados, que están colocados en mobiliarios y/o materiales convenientes, a fin de brindar una información rápida e inmediata en el momento que más se requiere de ellos. Asimismo consiste en ordenar los documentos ingresados y egresados de las diferentes oficinas de la empresa, institución, etc., en forma ordenada y sistemática. El archivar es aquella parte del mensaje de documentos que se relacionan principalmente con la clasificación, arreglo y conservación de documentos para que puedan ser localizados rápidamente cuando se necesiten. Se sabe que algunas empresas fracasan debido a que no reconocen la importancia de una buena organización de sus documentos. Por otro lado, gran parte del éxito de muchas empresas se debe al hecho de que pudieron tomar fácil y rápidamente decisiones comerciales vitales, porque localizaron y utilizaron inmediatamente la información requerida. El archivar es muy importante porque permite buscar rápidamente el documento requerido. Se debe tener en cuenta su clasificación para un mejor manejo.

1. PLANIFICACIÓN Y ORGANIZACIÓN DE UN ARCHIVO

Para una correcta organización del archivo hay que tener en cuenta las siguientes consideraciones:  El tipo de documento que desea archivarse, así como su cantidad.  El personal, espacio y material de los que se dispone.  El método o técnica de clasificación a seguir

2. CONDICIONES QUE DEBE REUNIR EL LOCAL DEL ARCHIVO 

Buena resistencia del piso.  Hacer posible luz natural.  No debe tener humedad.  Debe tener ventilación.  Su temperatura ambiental debe ser de 18º a 20º.

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La instalación eléctrica protegida.  Mobiliario adecuado.

3. TIPOS DE ARCHIVOS

3.1 Archivo Cronológico 3.2 Archivo Numérico 3.3 Archivo Geográfico 3.4 Archivo por Asunto

El archivo que más se utiliza dentro de la institución es: 

ARCHIVO CRONOLÓGICO Este archivo se basa en ordenar los documentos según la fecha. Los documentos que ingresan a la empresa se los archiva de acuerdo a la fecha de recepción y los que son enviados por medio de la decodificación del documento. La separación era por medio de pestañas para su rápida ubicación como Oficios, Memorando, Informes, etc. El archivo dentro de la oficina de práctica utilizaba el archivo numérico, archivo alfabético y archivo cronológico. El archivo Numérico se utiliza con los documentos que salían de la oficina, se encuentra correlativamente de acuerdo al número correspondiente. El archivo Alfabético se utiliza para ordenar a las empresas que la institución fiscaliza. El archivo Cronológico para ordenar los documentos de las oficinas de acuerdo al orden de llegada de los documentos. 

ARCHIVO NUMÉRICO Este archivo fundamental en asignar a cada corresponsal o cada asunto del número que le corresponde de registro, de manera que las guías y carpetas de identifican por las cifras que llevan en sus pestañas y se ordenan en secuencia numérica.
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El archivo numérico es indirecto porque localiza la carpeta de un clien te es indispensable consultar un índice alfabético de tarjetas para saber qué es número le corresponde al cliente a pesar ser indirecto el archivo numérico es más ventajoso para ciertas clases de empresas. 

ARCHIVO GEOGRÁFICO El archivo geográfico se basa en el arreglo alfabético de los documentos clasificados primero por Países, Provincias, y Ciudades. Este archivo geográfico es recomendable para aquellos negocios que tiene su clientela diseminada por una zona geográfica extensa. Este archivo fundamental en asignar a cada corresponsal o cada asunto del número que le corresponde de registro, de manera que las guías y carpetas se identifican por las cifras que llevan en sus pestañas y se ordenan en secuencia numérica. Consiste en agrupar documentos relaci onados a determinadas circunstancias, zonas o localidades territoriales o geográficas. Generalmente se utiliza cuando la empresa tiene sucursales o también cuando la empresa tiene clientes en otras zonas geográficas. 

ARCHIVO POR ASUNTOS Es la clasificación de los documentos por el tema que tratan y no por los nombres de personas, empresas o lugares. Se agrupan ciertos documentos homogéneos según su naturaleza tipo o contenido.

C. ATENCION AL PÚBLICO

Toda persona que trabaja dentro de una empresa y toma co ntacto con el cliente, la misma aparece identificada como si fuera la organización misma. El buen trato y servicio que debe recibir y prestársele al público que concurre a dicha oficina es de gran importancia porque ellos se ponen en juego el buen prestigio y buena imagen de nuestro centro de trabajo. Ya que la secretaria como imagen de una empresa o institución, debe trasmitir simpatía , comprensión respeto y confianza.

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Brindando un buen servicio el cliente o trabajador de la misma empresa, lo va a percibir, para ello es necesario tener en cuenta los siguientes aspectos en la atención pública. 

COMPORTAMIENTO DE UNA SECRETARIA

Las normas necesarias de una secretaria en atención al público son:  La cortesía y la amabilidad deben primar cuando se atiende al público.  Sea cortes cuando a bien le soliciten una información désela con prontitud y corrección.  Atención al público en forma ordenada.  La amabilidad es una cualidad secretarial importante porque toda persona merece un trato amable.  Haga pasar a los visitantes de acuerdo al rol de entrevistas programadas.  Muestro lealtad y discreción a su superior, ya que son cualidades humanas y éticas.  Tratar de controlar nuestros impulsos ya que durante todo el día encaramos situaciones que van formando hábitos en nosotros.

1. ATENCIÓN PERSONAL

Nos agrada y nos hace sentir importantes la atención personalizada. Nos disgusta sentir que somos un número. Una forma de personalizar el servicio, el llamar al cliente o trabajador por su nombre.

2. PERSONAL BIEN INFORMADO

El cliente espera recibir de los empleados encargados de brindar un servicio, una información completa y segura.

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¿QUE ES EL PÚBLICO?

Es un término colectivo para designar a un conjunto de personas estrechamente relacionadas entre sí por el interés y afinidad que le son comunes y comparten un sentimiento de solidaridad.

1. TIPOS DE PÚBLICO A. PÚBLICO INTERNO

Es aquel en el que existe una relación y una afinidad muy directa con el fin común de la organización. Ejemplo: los accionistas, personal jerárquico, gerentes, los empleados, directivos, etc.
B. PÚBLICO EXTERNO

Es aquel que no tiene relación directa con la organización. Ejemplo: las autoridades gubernamentales, entidades económicas, financieras, los competidores, etc.
C. PÚBLICO MIXTO

Este tipo de público ocupa una posición intermedias de las posiciones extremas entre el público interno y el público externo. Existen dos tipos de público mixto:

1. MIXTO SEMI ± INTERNO.- en este grupo están los clientes reales, los familiares de los empleados, los proveedores y distribuidores exclusivos

2. MIXTO SEMI ± EXTERNO.- en este grupo se pueden incluir a los clientes ocasionales, sindicatos, bancos en donde operan los accionistas. 

REGLAS DE ORO PARA ATENDER AL PUBLICO

1. ANTICIPE 

Esté siempre predispuesto a crear un clima positivo.  Salude primero.  Llame por su nombre a su interlocutor o de su propio nombre si no se conocen.  Sonría y cuide su tono de voz.
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Ofrezca su ayuda.  Piense en lo que va a decir antes de descolgar el teléfono, prepare el encuentro si espera una visita.

2. SINTONICE 

Escuche sin interrumpir.  Póngase en lugar de la otra persona.  Asienta.  No contradiga.

3. ACLARE 

Haga preguntas para conocer los hechos.  Esclarezca confusiones.  Facilite la información que usted posea.

4. SOLUCIONE 

Explique al usuario claramente la solución a su problema.  Si lo anterior no es posible de inmediato, comuníquele lo que va hacer para solucionar su problema.  Tome nota si hay posibilidades de mejorar el servicio.

5. TRANQUILICE 

Ofrezca disculpas si la solución no satisface al usuario.  Calme sus preocupaciones e intente minimizar el problema.  De nuevo póngase en su lugar.  Propóngasele soluciones creativas.  Nunca trate al usuario como si él fuera el problema,  Nunca culpe a otros del problema.
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Cuando yo atendía al público, lo hacía de la siguiente manera:
y y y y y

La persona llegaba a la oficina, le decía buenas tardes o días. Al empezar a tender a las personas, siempre estaba de buen humor Luego por favor, tome asiento. Le preguntaba si lo puedo ayudar en algo o quien desea hablar. Si la persona buscaba algo y no le podía dar información le decía: por favor espere un momento. En ocasiones yo misma los atendía. Por último me despedía.

y y

D. BRINDAR APOYO A TODAS LAS AREAS DE TRABAJO

Cuando necesitaban de mi persona iba a dicha oficina para ver en que los podía ayudar. La manera en que apoyaba a las demás oficinas era:  Dejar y hacer firmar documentos a otras áreas.  Sacar copias, como por ejemplo: contratos de los trabajadores, boletas, facturas que realizan las compras, etc.  Cuando la secretaria encargada de recepción, salía de la oficina a hacer algún trámite, me encargaba de sus funciones.  Ir a la SUNAT, con algunas personas que no conocen como se realizan el trámite para sacar sus recibos por honorario.  Ayudar hacer otras tareas, con los proyectos que las oficinas encomiend a.

E. RECEPCIÓN DE LLAMADAS TELEFÓNICAS

El hacer llamadas y contestar el teléfono no es una de las tareas más comunes de la secretaria. Es también una constante interrupción en su trabajo, por eso la secretaria no debe ignorar la manera adecuada de atender una conversación telefónica. Además, no debe olvidar que a través del uso del teléfono puede conocerse si la secretaria es una persona culta y educada o si es simplemente una persona instruida. Es necesario tener siempre a mano sobre el escritorio un cuade rnillo de
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anotaciones y un lápiz a fin de consignar todos los detalles del mensaje; el destinatario, el motivo, la fecha, día, la hora, etc. El teléfono debe estar sobre el escritorio para que pueda utilizarse cómodamente y sin necesidad de mover papeles, libros u otros objetos. Al hablar por teléfono se debe hacer de tal manera que los labios estén bastante cerca del receptor y no hacerlo fuera de él porque de lo contrario a la vez no será muy clara al que escucha. En este sentido al desarrollar una conversación telefónica deben tener en cuenta las siguientes normas de carácter práctico.  Mostrar naturalidad al hablar.  Modular y articular correctamente las palabras.  Expresar con claridad y precisión lo que se desea decir.  Eludir expresiones vulgares y evitar conversaciones simultáneas con otras personas.  Dejar que corte primero la persona que llama por más que esté ocupada.
1. CORTESÍA AL HABLAR POR TELÉFONO

Debemos tener en cuenta lo siguiente:
1.1 RAPIDEZ.

Es una descortesía hacer esperar a una persona que lla ma por teléfono de la misma manera que lo es al hacer esperar sin motivo alguno a un visitante. La persona que está de visita pueda ver si la secretaria está ocupada, pero la persona que llama al no ver a la secretaria ocupada, puede creer que es desatención o descortesía, motivo por el cual debe atender una llamada lo más pronto posible.
1.2 CORDIALIDAD

Es recomendable que se use con cierta franqueza el nombre de la persona con quien hace la conversación telefónica. La manera de cultivar la cordialidad es demostrando un interés amistoso y sincero con las demás personas.
1.3 CONSIDERACIÓN

La cortesía en el uso telefónico como entre otros actos d la vida exige que pensemos siempre poniéndonos en el lugar de la otra persona.

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2. ETIQUETA EN EL TELÉFONO 

Utilice un tono entusiasta y conteste lo más pronto posible, procure no hacer esperar a alguien a no ser que sea totalmente necesario.  Cuando es uno quien llama, identifíquese inmediatamente y deje su nombre y número de teléfono si la persona no le puede atender.  Si es usted de los que acostumbra trabajar y escuchar música a la vez, interrumpa o baje el volumen mientras atienda el teléfono.  En caso de que comparta la oficina con algún compañero, procure hablar en tono suave, especialmente si se trata de una conversac ión personal.  Hacer un correcto uso del tiempo mientras habla por teléfono, recuerde que esta es una herramienta de trabajo, no es un pasatiempo.  Cuando alguien hace una llamada que usted solicitó, tome el teléfono en cuanto esté lista su llamada.  Sea cortes con la otra persona y a la vez un buen oyente.  Muestre que está interesado y utilice el nombre de quien le hable. de tiene que dejar el teléfono, regrese tan pronto como pueda. Si se tarda más de lo que pensó para obtener la información, regrese de vez en cuando al teléfono con unos datos progresivos.  Salude a cada interlocutor agradablemente y trate cada llamada como importante. Piense que aunque a usted no le parezca importante es asunto que se esté mencionando, quizá para el otro eso es vital.  Cuando sea necesario denegar una solicitud, de explicación con mucho tacto.  Discúlpese por los errores o atrasos.  Tómese el tiempo para ser útil. Si promete devolver una llamada para suministrar más datos, mantenga su promesa.  Trate a sus compañeros de trabajo con misma cortesía que brinda a sus clientes. Cuando yo contestaba las llamadas telefónicas lo hacía de la siguiente manera:
y Primeramente saludaba a la otra persona según a la hora que llame. y Después de saludar daba el nombre de la ONG, Ejemplo: aló buenas tardes, si habla SOLCODE. y Preguntaba de desea hablar con alguien en especial.
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y También preguntaba su nombre. y Si la persona con quien quería hablar estaba presente, decía por ejemplo: Maribel te llaman por teléfono, Juan. y Si no se encontraba la persona con quien quería comunicarse, le preguntaba si tiene algún mensaje que dejar o caso contrario le decía que llamara más tarde. y Cuando la persona con quien querían comunicarse se encontraba de viaje les decía cuando regresa y que por favor dejen el mensaje y que si llama le avisaré y que en cuanto regrese le devuelva la llamada. y Luego me despedía con la persona que llamó.

2.1 MATERIALES Y EQUIPOS 2.1.1 MATERIALES 

Borrador  Corrector  Lápiz  Lapiceros  regla  plumones gruesos  fólderes manila  Cuaderno de registro, cuaderno de cargo  Hojas dina A4  Hojas finas de copia  USB  Resaltador  Engrapador  Archivadores  Grapas  Perforador
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Clips  Goma  Tijera  Vinifán  Sobres manila  Tajador  Sellos  Tampón  Tintas  Franela

2.1.2 EQUIPOS 

Escritorio de la computadora  Escritorio de oficina  Computadora  Laptop  Parlantes  Impresora  Fotocopiadora  Celular  Teléfono  Silla  Calculadora  Están de metal  Están de madera  Ventilador

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2.2 DIFICULTADES Y LOGROS 2.2.1 DIFICULTADES 

Desconocimiento de lo9s cargos, los nombres de los ingenieros y personalidades que con frecuencia se les envía documentación pero con el tiempo supere este inconveniente.  Dificultad en el manejo de algunos equipos.  Desconocimiento de la ubicación de algunas oficinas.  En algunas ocasiones el trabajo era demasiado debido a que el personal no se encontraba en dicha oficina.  Inseguridad en la realización de algunos documentos.  Lograr aprender la estructura de los documentos a utilizar. 
2.2.2 LOGROS 

Culminación de prácticas profesionales en forma satisfactoria.  Experimentar nuevas cosas y a la vez adquirir nuevos conocimientos y habilidades que ayudaran en mi formación como profesional.  Dominar con mayor eficiencia los equipos.  Lograr dominar mi carácter ante situaciones de precisión, a tener paciencia y confianza con el público que llega a la oficina.  Realizar las tareas encomendadas sin necesidad de supervisión

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3.1   

  

CONCLUSIONES Las prácticas profesionales son importantes para la formación profesional, ya que a través de ello nosotros demostramos nuestros conocimientos y habilidades que hemos aprendido en nuestro centro de estudios. Dentro de la práctica he podido adquirir y compartir valiosas experiencias debido a que el conocimiento y utilización de las enseñanzas consolida el perfil de un profesional. Asimismo aprendemos muchas cosas desconocidas dentro del campo laboral. Llegar a ejercer con responsabilidad las tareas y actividades encomendadas. No faltar en su labor y ser activo en sus funciones. El Instituto Superior Tecnológico ³Almirante Miguel Grau ´, es una institución que brinda una enseñanza de calidad, que nos permite adquirir los conocimientos que necesitamos para desarrollarnos en nuestra profesión y cuenta con un personal docente capacitado que se esfuerzan para formar profesionales técnicos d e primera. La Asociación de Yachachiq-Solidaridad Colectiva para el Desarrollo (SOLCODE), es una ONG de prestigio, cuenta con un completo equipo, lo cual permite al practicante su respectivo manejo.

3.2  

 

SUGERENCIAS Al Instituto Superior Tecnológico ³Almirante Miguel Grau´, le sugiero que implemente los laboratorios con equipos modernos y enseñar nuevos programas que estén acorde con el avance de la tecnología, así como también con la exigencia del mercado laboral. En el instituto, se debe brindar charlas sobr e relaciones humanas para el mejor conocimiento de comunicaciones y mejor trato con el público.´ La secretaria hoy en día debe cultivar sus actividades y actualizar sus conocimientos, para ello debe estar constantemente en capacitación a fin que su trabajo se ejecute al más alto nivel de rendimiento. Demostrando permanentemente afán de superación y pro actividad tanto en lo personal, como en su contribución a la empresa. La puntualidad y la responsabilidad, son otras condiciones que se recomiendan dentro de l trabajo ya que dicen mucho de nuestra personalidad.

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