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NDICE

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INTRODUCCIN
HERRAMIENTAS ONLINE, REDES SOCIALES, APPS Y
DRONES
EVENTOS HBRIDOS Y GREEN MEETINGS

ADIS ASISTENTES HOLA PARTICIPANTES!

WIFI PARA TODOS

EVENTOS Y TEMAS QUE SERN FUROR ESTE AO

CONCLUSIN

INTRODUCCIN
El 2015 es un ao repleto de oportunidades
para los organizadores de eventos. La
tecnologa ha abierto puertas, que tiempo
atrs eran impensadas, facilitando el trabajo
de los profesionales del rubro.
Apps, herramientas online, nuevos tipos
de eventos En fin, cada da se desarrolla
tecnologa aplicable al mundo de los eventos.
No importa que tipo de eventos organices, si
tienes poca o mucha experiencia en el tema o
si son multitudinarios o ms bien pequeos
Las nuevas tendencias se adaptan a todos!
Te invito a descubrir en las siguientes
pginas: qu temas estn candentes, qu
herramientas se estn utilizando para
facilitar la gestin y el desarrollo de los
eventos y cmo los asistentes poco a poco
van mutando y volvindose participantes
activos y protagonistas de un evento.
Diferenciate del resto!

Natalia Vasca
Content Manager de Eventbrite Argentina

TEDx Vancouver-TEDx Vancouver 2010 - West Vancouver, BC

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Herramientas online,
redes sociales, Apps
y drones
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HERRAMIENTAS ONLINE,
REDES SOCIALES, APPS
Y DRONES
Software online y redes sociales
Hoy en da es raro comprar una entrada para un evento en
un negocio o local comercial. Por suerte, las eternas filas de
gente aguardando por ese preciado ticket de ingreso ya no
son tan comunes.
Podramos asegurar que es una tendencia que los eventos
comiencen en el mundo virtual. Cmo es esto? Simple,
la mayora de los organizadores organiza su evento
mediante una plataforma online. De esta manera, cuentan
con un sitio web propio del evento y con la posibilidad
de ofrecer a los interesados la chance de comprar su
entrada online pagando con el medio de pago que ms les
convenga.
Obviamente las personas (que cada da se vuelven ms
tecnolgicas) se sienten encantadas con esta opcin de
compra online. No deben hacer fila, pagan de la manera
ms conveniente, interactan con otras que tienen sus
mismos gustos (en comunidades) y se sienten parte del
evento mucho antes de que empiece.
Todas esas expectativas que se generan en los usuarios
son un motor que los impulsa a invitar amigos desde sus
redes sociales, a querer recibir informacin al instante del
evento, a viralizarlo por todos lados y a comenzar a sentirse
reconocidos por el organizador o la empresa (ya no son un
simple nmero en un saln). Ms adelante te contar sobre
el nuevo rol de los asistentes (ver pgina 12).

Cifras de usuarios en Argentina:

COMPRAS ONLINE

Factores que motivan a los

consumidores a comprar por Internet:
comodidad, rapidez y practicidad

El 76% de las personas compran

habitualmente entradas para algn
espectculo o evento por Internet

Se calcula un mercado con 12 millones

de consumidores potenciales para el
ao 2017

Compra de entradas online

Fuentes: MediaCom - eMarketer

Todo debe ser medible. Siempre los eventos arrojan datos interesantes,
que muchas veces no son aprovechados por el organizador. Por esto
recomendamos ampliamente el uso de un software online de gestin
de eventos, justamente porque permite saber de dnde vienen los
participantes que se inscriben o compran la entrada al evento, cuntos
son los pagos y los pendientes, qu red social es la que mejor funciona
para atraer participantes, conservar y ampliar las bases de datos, enviar
encuestas de opinin post evento, etc.

Te recomiendo leer la gua

"Encontr la herramienta
perfecta para gestionar
tu evento".
Descargar Ebook

Apps para eventos

Los smartphones sern otros protagonistas a lo
largo de este ao. Hay aplicaciones aptas para
mejorar ciertos procesos como: las acreditaciones,
el envo de mensajes, el networking, la gamificacin
integrada, etc.
Con autorizacin del usuario, los organizadores
podrn enviar a los participantes todo tipo de
informacin del evento: datos, perfiles de social
media, mensajes segmentados por gustos y
preferencias, etc.
El organizador tambin se ver beneficiado con las
apps. Obtendr informacin precisa y calificada
sobre temas clave: las personas que han ingresado
al evento, cunto tiempo la gente permanece en
un stand, qu charla fue la que ms gust, a qu
taller asisti mayor cantidad de gente, etc.
Cabe resaltar que los organizadores debern
usar cuidadosamente la tecnologa, aportando
valor a los participantes y no abusando de su
intimidad. No se debe cansar a las personas ya
que stas pueden reaccionar apagando el telfono
o desinstalando la app en cuestin.

"Estoy convencido que

las apps tienen que estar
al servicio del objetivo
a cumplir. En el caso
de los eventos, tienen
que solucionar la previa
(convocatoria), el durante
(cobertura o real time
marketing) y el post evento
(retencin-fidelizacin).
Para la primera etapa,
Eventioz y Meetup son
mis preferidas. Para la
cobertura, Twitter,
I am at y Comenta TV.
Para el post evento,
MailChimp, Facebook y de
nuevo Eventioz".
Pablo Croci
Fundador y Director de
MOT Content
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Drones
Aos atrs las filmaciones de los eventos eran con cmaras
montadas en trpodes, lo cual no permita tener una visin
general de lo que pasaba en todo el saln: Se filmaba al orador
de turno pero no se distingua la reaccin o participacin del
pblico. Por suerte, todo esto est cambiando, gracias a los
drones.
Los drones son pequeos aparatos areos provistos con
cmaras que pueden ser controlados a distancia. Son
dispositivos que captan imgenes desde cierta altura y pueden
desplazarse por todo el saln o al aire libre sin problemas, crean
vistas panormicas de 360 y cada vez ms se usan en eventos
de todo tipo (congresos, seminarios, fiestas, etc).
Las filmaciones e imgenes que se captan gracias a los drones
resultan ms dinmicas y entretenidas (la calidad es suprema
ya que poseen tecnologa HD) y no muestran slo una parte
de lo que sucede sino a todos los involucrados en el evento
(participantes, oradores, stands, sponsors, etc) y ngulos a
donde antes era imposible llegar.

"Contar con un drone en

un evento genera una
visual atractiva y despierta
inters en las personas,
ya que el ojo humano
no esta acostumbrado a
visualizar las imgenes
como un pjaro. Utilizando
adecuadamente las
herramientas se logra
mayor efectividad y
atencin sobre el mensaje
que se quiere transmitir".

Efix

Jonathan Hoxmark,
CEO de CopterOne.
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brightcarbon.com

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Eventos hbridos
y Green meetings
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EVENTOS HBRIDOS
Y GREEN MEETINGS
Eventos hbridos
Los eventos hbridos son experiencias que combinan el
mundo virtual y el fsico. Es decir que el evento rompe las
limitaciones geogrficas, temporales y horarias.
Por ejemplo: gracias a la tecnologa (streaming de video,
webcast) una persona puede asistir a un evento que se est
realizando a miles de kilmetros de la ciudad en donde se
encuentra.
Lo que ms ha resultado de este tipo de eventos es que no se
limitan slo a los fanticos de la tecnologa, estn pensados
para todas las personas. Ya no hay excusas para perderse un
evento, las distancias se acortan y se ahorra cierta cantidad
de dinero (pasajes, alojamiento, etc).

"Realizamos eventos en
los que conviven la parte
presencial y sincrnica,
con contenidos online y
autoadministrados. Para
llevarlos a cabo usamos:
Eventioz (para gestionar
los registros y las ventas
de los cupos) y una
plataforma de educacin
a distancia o Learning
Management System.
Gracias a esto generamos
una relacin ms cercana y
extendida en el tiempo con
los participantes".
Carolina Prez Cuarro,
Coordinadora de OM
Latam
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Green Meetings
Se les llama Green Meetings a los eventos que
se llevan a cabo teniendo conciencia y respeto
por el medio ambiente: No utilizan materiales
impresos (las inscripciones o entradas se realizan
va online) aprovechan la luz natural, implementan
las videoconferencias para evitar el traslado de los
participantes, entre otras propuestas ecolgicas.
Este tipo de reuniones sustentables, permiten a los
organizadores ahorrar dinero y causar una imagen
positiva en los participantes (quienes cada da se
preocupan ms por el cuidado del medio ambiente).
La sostenibilidad debe aplicarse en todas las etapas
del evento: Planificacin, logstica, contratacin del
lugar, servicio de catering, difusin, venta de entradas,
acreditaciones, encuestas post evento, etc.
Sin dudas, es una buena iniciativa que a los
participantes les encantar.

"Los eventos verdes

se caracterizan por
considerar el factor
ecolgico al momento de
contratar proveedores,
dar un tratamiento
adecuado a los residuos
generados, hacer un uso
eficiente de los recursos
naturales y medir la
Huella de Carbono, entre
otras cosas. Dado que un
evento es una accin de
comunicacin, podemos
aprovechar ese momento
y el espacio para informar
y generar conciencia en los
participantes".
Paula N. Martino,
Socia Fundadora en
GettinGreen
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Official GDC - GDC Europe 2014: The 2014 European Innovative Games Showcase

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Adis asistentes...
Hola participantes!
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ADIS ASISTENTES...
HOLA PARTICIPANTES!
Dado el grado de participacin constante (antes,
durante y despus del evento) que tiene el pblico
de un evento, se ha renombrado a los antiguos
asistentes como participantes. Se ha demostrado
que ya no slo van a un evento a escuchar una charla
o conocer sobre algn tema en particular; ahora se
involucran con otras personas, preguntan, debaten y
siguen la comunicacin luego del evento. Quieren ser
parte de la comunidad y hacerse notar en ella.
Lejos quedaron los asistentes tmidos, con miedo a
interactuar y a preguntar. Ahora los participantes
se sienten parte del evento mucho antes de vivir
la experiencia y continan la relacin post evento
ampliando los temas tratados.
Por lo general, las redes sociales son el canal elegido
para generar vnculos en cada etapa del evento. La
comunidad que se conforma en base a una experiencia
puede llegar a ser enorme. Esto lejos de alarmar a los
organizadores, debera alentarlos ya que los debates
y las opiniones que surgen se moderarn por s solas
(ante alguna pregunt, los mismos miembros suelen
dar la respuesta) y podran ser material jugoso para
futuros eventos.

Ten en cuenta todas las opiniones (tanto

de redes sociales como de encuestas) a la
hora de pensar en un prximo evento.

"Antes del evento solemos

escuchar a nuestros
potenciales participantes.
En base a eso realizamos
una propuesta de
valor acorde a sus
tiempos y expectativas
y planificamos
una estrategia de
comunicacin coordinada
para cada etapa".
Fernando Doural,
Responsable de
Comunicacin en POLO IT
Buenos Aires
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Acciones para incluir a los participantes en el evento

Invtalos a debatir y a hacer networking.
Coloca pantallas que reflejen su opinin en redes sociales.
Incentvalos a que opinen en redes sociales y en encuestas post evento.
Emplea la gamificacin (actividades y juegos en el marco del evento).
Propone presentaciones ms cortas de oradores y ms debate con el pblico.
Envales material despus del evento: fotos, videos, notas de prensa, etc.

LABgcba | Laboratorio de Gobierno de la Ciudad de Buenos Aires-BAhackaton 2013

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Sebastiaan ter Burg

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WiFi para todos
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WIFI PARA TODOS

Uno de los dramas ms comunes del organizador
de eventos es contratar un proveedor de Internet
confiable, que ofrezca un servicio que funcione y apto
para cierta cantidad de personas.
Generalmente, el problema radica en el ancho de
banda. La mayora de los organizadores se confa y
depende del WiFi que tiene el saln o auditorio que
contratan, lo cual termina siendo un fiasco: La red
colapsa, los participantes no pueden conectarse, los
nimos se alteran y el evento pasa sin pena ni gloria.
Cul sera la solucin a este inconveniente de
conexin?
Si bien es algo que an no est totalmente controlado,
recomendamos a los organizadores investigar y
chequear empresas hasta dar con aquel proveedor
que le asegure que para tanta cantidad de gente,
en determinado saln y con ciertas condiciones, el
servicio ser perfecto. Obviamente tambin debern
hacer pruebas constantes con el WiFi los das previos.
Este tema es sper importante sobre todo cuando
empleas tecnologa!

Teague Labs-workshop_h2

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Official GDC-GDC Europe 2014 Registration

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Eventos y temas que
sern furor este ao

EVENTOS Y TEMAS
QUE SERN FUROR ESTE AO
Todo lo relacionado a tecnologa causar impacto este ao. As lo adelantan algunos de los organizadores
que consultamos:

"Creo que lo ms importante este ao es saber cmo consolidar

un negocio IT en tiempos de oportunidades. Para m, crisis es
igual a oportunidad. Creo que los emprendedores de otros
sectores quieren implementar aspectos tecnolgicos en su
negocio por lo cual va a ser un ao fuerte para los eventos Tech".
Natalia Tamayo
Fundadora de Rockeet

"Los temas fuertes en el 2015 sern: Internet of things, los

drones que si bien ya estn instaurados an les queda mucho
por crecer y Big data".
Ricardo Maschwitz
Coordinador de Networking en GCBA

"La aparicin de drones para lo audiovisual, las acciones

creativas con Instagram y la interaccin pantalla-hashtag en
Twitter pueden generar experiencias nicas en este 2015".
Pablo Croci
Fundador y Director de MOT Content

"Estn de moda los eventos para la mujer: Liderazgo femenino y

Stand Up. Se est dejando de usar la palabra 'evento' y est en
auge 'experiencia'... Vivir algo distinto!".
Yanela Biancardi
Fundadora y Directora en YB Creacin de Eventos

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CONCLUSIN
La tecnologa sigue ganando terreno en los eventos.
Facilita procesos y simplifica todo en cada etapa del
evento. Es una gran ayuda para cumplir el objetivo
propuesto.
Si bien los eventos comienzan y se palpitan en Internet
(compra de entradas, info del evento, debates en
comunidades, etc.) los encuentros "cara a cara"
no desaparecern. La experiencia vivencial es
irreemplazable!
El cuidado del planeta compromete tanto a organizadores
como a participantes. Las personas parecen abrir los
ojos frente a esta problemtica ambiental que nos
aqueja desde hace aos.
El rol del participante ha cambiado. Ahora es ms activo,
opina, se siente parte del evento desde que se inscribe y
se hace oir. Busca satisfacer sus expectativas y es fiel a
los eventos que lo logran.
Los oradores se muestran cada vez ms cercanos y
dispuestos al dilogo con los participantes.
Las sorpresas son un plato fuerte en cada evento.
Proponer una experiencia en donde se puedan usar
los 5 sentidos es lo mximo. El objetivo es dejar a los
participantes fascinados, emocionados e involucrados
con el evento.

La tecnologa ofrece herramientas

para ahorrar tiempo de gestin,
invertir menos dinero, conseguir
ms participantes y mejorar
la calidad de tus eventos.
Descargar Ebook

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ACERCA DE EVENTIOZ
Eventioz es un producto de Eventbrite que permite
gestionar inscripciones online, promocionar eventos,
vender entradas y controlar el ingreso de los
participantes a cualquier tipo de evento.
Ofrece herramientas tiles para crear un sitio
web exclusivo del evento, armar un formulario de
inscripcin a medida, enviar campaas de invitacin y
mensajes, compartir el evento en redes sociales, crear
encuestas y muchas funcionalidades ms.
En el caso de eventos pagos, ofrece medios de pago
on-line para que los participantes puedan pagar de
forma fcil y segura. Tambin, desde la plataforma es
posible crear promociones por cantidad de compra,
descuentos por pago anticipado e invitaciones vip o
premium.
Contctanos por mail: info@eventioz.com o
chat desde nuestro sitio web
Concenos: www.eventioz.com.ar

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