ARQUIVOLOGIA

CONCEITOS DE ARQUIVOLOGIA
TIPOLOGIAS DOCUMENTAIS
SUPORTE FSICO

PARALELO ENTRE BIBLIOTECA E

ARQUIVO (Schellenberg)
GNERO DOS DOCUMENTOS
BIBLIOTECA
ARQUIVO
Documentos impressos
Documentos textuais
Audiovisual
Audiovisual
Cartogrfico
Cartogrfico

ARQUIVOLOGIA
Estudo, cincia e arte dos arquivos.

ORIGEM
BIBLIOTECA

o complexo de conhecimentos tericos e prticos

relativos organizao de Arquivos e s tarefas dos
Arquivistas.

ARQUIVO

- Os documentos so
- Os documentos so
produzidos e conservados produzidos e
conservados com
com objetivos culturais
objetivos funcionais

ARQUIVISTICA
Princpios e tcnicas a serem observados na
construo, organizao, desenvolvimento e
utilizao dos arquivos.

DOCUMENTO
Registro de uma informao independente da
natureza do suporte que a contm.
*Informao: a noo, idia ou mensagem contida
num documento. A informao sempre incorprea,
por isso definida como matria prima abstrata.

ORGOS DE DOCUMENTAO
- Arquivos
a acumulao ordenada dos documentos, em sua
maioria textuais, criados por uma instituio ou
pessoas, no curso de sua atividade, e preservados
para a consecuo de seus objetivos, visando
utilidade que podero oferecer no futuro.
- Bibliotecas
o conjunto de material, em sua maioria impresso,
disposto ordenadamente para estudo, pesquisa e
consulta.
- Museus
uma instituio de interesse pblico, criada com a
finalidade de conservar estudar e colocar
disposio do pblico conjuntos de peas e objetos
de valor cultural.

AQUISIO ou CUSTDIA
BIBLIOTECA
ARQUIVO
- Os documentos no
- Os documentos so
so objetos de coleo;
colecionados de fontes
provm das atividades
diversas, adquiridos por
pblicas ou privadas,
compra ou doao
servidas pelo arquivo.
- Os documentos existem - Os documentos so
em numerosos exemplares produzidos num nico
exemplar, ou limitado
em nmero de cpias.
- A significao do
- H uma significao
acervo documental no
orgnica entre os
depende da relao que
documentos
os documentos tenham
entre si

MTODO DE AVALIAO
BIBLIOTECA
ARQUIVO
- Aplica-se a unidades
isoladas

- Preserva-se a
documentao referente
a uma atividade, como
um conjunto e no como
unidades isoladas

- O julgamento no tem
carter irrevogvel

- Os julgamentos so
fanais e irrevogveis

- O julgamento envolve
questes de
convenincia, e no de
preservao ou perda
total

- A documentao no
raro existe em via nica

MTODO DE CLASSIFICAO
BIBLIOTECA
ARQUIVO
- Estabelece
- Utiliza mtodos
classificao especfica
predeterminados
para cada instituio,
ditada pelas suas
particularidades
- Exige conhecimento do
sistema, do contedo e da
significao dos
documentos a classificar

- Exige conhecimento da
relao entre as
unidades, a organizao
e o funcionamento dos
rgos

CLASSIFICAO QUANTO A EXTENO /

ATUAO
- Setoriais
So aqueles estabelecidos junto aos rgos
operacionais, cumprindo funes de arquivo
corrente.
- Gerais / Centrais
So os que se destinam aa receber os
correntes provenientes dos diversos
integram a estrutura de uma
centralizando, portanto, as atividades
corrente.

documentos
rgos que
instituio,
de arquivo

MTODO DESCRITIVO
BIBLIOTECA
ARQUIVO
- Aplica-se a unidades
- Aplica-se a conjuntos
discriminadas
de documentos

CLASSIFICAO QUANTO A EVOLUO OU

FREQUENCIA DE USO

- As sries (anurios,
peridicos, ...) so
unidades isoladas para
catalogao

1 Idade - Corrente
Constitudo de documentos em curso ou
consultados freqentemente, conservados nos
escritrios ou nas reparties que os receberam e os
produziram ou em dependncias prximas de fcil
acesso.

- As sries (rgos e suas

subdivises, atividades
funcionais ou grupos
documentais da mesma
espcie) so
consideradas unidades
para fins de descrio

ARQUIVO
Arquivo o conjunto de documentos oficialmente
produzidos e recebidos por um governo,
organizao ou firma no decorrer de suas atividades,
arquivados e conservados por si e seus sucessores
para efeitos futuros (Solon Buck)

FINALIDADE
1 Servir administrao
2 Servir histria
* Relao com valor primrio e valor secundrio
dos documentos

FUNO
Tornar disponvel as informaes contidas no
acervo documental sob sua guarda.
- Guarda e conservao
- Acessibilidade e pesquisa

So conservados pela administrao e somente o

pessoal dessa administrao tem competncia para
sobre o seu trato, classificao e utilizao.

2 Idade - Intermedirio
Constitudo de documentos que deixaram de ser
freqentemente consultados, mas cujos rgos que
os receberam e os produziram podem ainda solicitlos, para tratar de assuntos idnticos ou retomar um
problema novamente focalizado. No h
necessidade de serem conservados prximos aos
escritrios.
Saem do domnio exclusivo da administrao que
os produziu e tornam-se passivos de ao comum
desta e da Administrao de Arquivos,
permanecendo a propriedade exclusiva da primeira.

3 Idade - Permanente
Constitudo de documentos que perderam todo
valor de natureza administrativa, que se conservam
em razo de seu valor histrico ou documental e
que constituem os meios de conhecer o passado e
sua evoluo.
So de competncia exclusiva da Administrao
dos Arquivos.

CLASSIFICAO QUANTO AS AGNCIAS

CRIADORAS / ENTIDADES MANTENEDORAS

Aquele produzido e/ou recebido por pessoa fsica

no decurso de sua existncia.

- Pblicos
Federal
Estadual
Municipal

Caracterstica
- Criao e recepo por uma entidade
- Prova de transaes passadas
- Carter orgnico ou administrativo
- Exemplar nico

- Privados
Institucionais
Comerciais
Familiais
Pessoais

CARACTERSTICAS
Conforme suas caractersticas, forma ou contedo
os documentos podem ser classificados de acordo
com suporte, forma, formato, gnero, espcie, tipo.

CLASSIFICAO QUANTO AO ACESSO

* Arquivos de 3 Idade
- Franqueado
Franqueado ao pblico,
formalidades de consulta.

utilizando

algumas

- Restrito
Arquivos que preservam a segurana nacional,
Arquivos Militares.
- Confidencial
Que podem ser
credenciadas.

consultados

por

pessoas

CLASSIFICAO QUANTO A NATUREZA

DOS DOCUMENTOS
- Especiais
Tem sob sua guarda documentos de formas fsicas
diversas (fotografias, fitas, microformas, slides...), e
que por esta razo merecem tratamento especial
no apenas no que se refere ao seu armazenamento,
como tambm no registro, acondicionamento,
controle, conservao ...
- Especializados
Documentos resultantes da experincia humana
num campo especfico, independente da forma
fsica que apresentem, so tambm chamados de
arquivos tcnicos.

DOCUMENTOS DE ARQUIVO
Aquele produzido e/ou recebido por uma instituio
pblica ou privada, no exerccio de suas atividades,
constitua elemento de prova ou de informao.

DEFINIO
TCNICA
Material sobre o
SUPORTE qual as
informaes so
registradas
Estgio de
FORMA preparao e de
transmisso de
documentos
Configurao
FORMATO fsica de um
suporte, de acordo
com a natureza e
o modo como foi
confeccionado
Configurao que
GNERO assume o
documento de
acordo com o
sistema de signos
utilizado na
comunicao de
seu contedo
Configurao
ESPCIE que assume um
documento de
acordo com a
disposio e a
natureza das
informaes nele
contidas
Configurao
que assume uma
TIPO
espcie
documental, de
acordo com a
atividade que a
gerou

EXEMPLOS
Acetato / Papel /
Filme de Nitrato
/ Fita Magntica
- Original
- Cpia
- Rascunho
- Cartaz
- Livro
- Planta

- Documentao
Audiovisual
- Documentao
Fonogrfica
- Documentao
Iconogrfica
- Documentao
Textual
- Boletim
- Certido
- Declarao
- Relatrio

- Boletim de
Ocorrncia
- Certido de
Nascimento
- Declarao de
Imposto de
Renda

QUANTO A NATUREZA DO ASSUNTO

-Ostensivos / Ordinrios
Cuja divulgao no prejudica a Administrao.
- Sigilosos
Aqueles que por sua natureza devam ser de
conhecimento restrito, requerem medias especiais
de salvaguardar sua custdia e divulgao.
Graus de Sigilo em ordem crescente:
Reservados
Confidencial
Secreto
Ultra-secreto

(A) Configurao que assume um documento de

acordo com o sistema de signos utilizado na
comunicao de seu contedo.
(B) Denominao dos documentos conforme o
estgio de preparao e de transmisso.
(C) Configurao que assume um documento de
acordo com a disposio das informaes nele
contidas.
(D) Configurao que assume uma espcie
documental de acordo com a atividade que a gerou.
(E) Configurao fsica de um suporte de acordo
com a sua natureza e o modo como foi
confeccionado.

RESOLUO DE QUESTES
1) A classificao dos documentos de arquivo em
textual,
audiovisual,
cartogrfico
ou
iconogrfico implica em definio
(A) da espcie documental.
(B) da forma do documento.
(C) do formato do documento.
(D) do gnero documental.
(E) do tipo documental.

2) Quanto natureza do assunto, os documentos

podem ser classificados em:
(A) pblicos e privados.
(B) ostensivos e sigilosos.
(C) correntes e permanentes.
(D) tipolgicos e diplomticos.
(E) administrativos e histricos.

3) Para negativos de vidro, correto afirmar que:

(A) fotografia o suporte e vidro a forma.
(B) fotografia o formato e vidro a tcnica.
(C) fotografia o suporte e iconografia a espcie.
(D) fotografia tanto o suporte como a espcie.
(E) fotografia a tcnica e vidro o suporte

5) No domingo, o programa Fantstico, da TV

Globo, mostrou reportagem sobre a incinerao
de fichas, pronturios e relatrios que teriam
sido produzidos pelos rgos de informao
militares entre 1964, incio da ditadura, e 1994,
nove anos aps o fim do regime. O comandante
Bueno disse ter ficado estarrecido, com a
descoberta. A Aeronutica tem procurado
contribuir ao mximo em relao pesquisa de
documentos que podem se tornar histricos.
(Correio Brasiliense, 14/12/2004)
O texto acima trata de documentos de custdia
Militar. Quanto ao acesso a esses documentos,
podemos afirmar que :
(A) Franqueado
(B) Restrito
(C) Ostensivo
(D) Especializado
(E) Pblico

GERENCIAMENTO DA INFORMAO
GESTO DE DOCUMENTOS
AVALIAO DE DOCUMENTOS
ARQUIVO CORRENTE / ARQUIVO
INTERMEDIRIO
/
ARQUIVO
PERMANENTE

GESTO DE DOCUMENTOS
4) Carta, ata, relatrio, edital, e decreto so
definidos segundo uma certa categorizao de
documentos arquivsticos. Assinale a definio que
melhor conceitua essa categorizao.

Aspecto da administrao geral relacionado com a

busca de economia e eficcia na produo,
manuteno, uso e destinao final dos documentos.

Conjunto de medidas e rotinas visando

racionalizao e eficincia na criao, tramitao,
classificao, uso primrio e avaliao de arquivos.
Conjunto de procedimentos e operaes referentes
sua produo, tramitao, uso, avaliao e
arquivamento em fase corrente e intermediria,
visando a sua eliminao ou recolhimento para
guarda permanente.

OBJETIVO DA AVALIAO DE
DOCUMENTOS

OS 3 (TRS) MOMENTOS DA GESTO DE

DOCUMENTOS
Produo dos Documentos
Inclui a elaborao de formulrios, implantao de
sistemas de organizao da informao, aplicao
de
novas
tecnologias
aos
procedimentos
administrativos.
Manuteno e Uso
Implantao de sistemas de arquivo, seleo dos
sistemas de reproduo, automatizao do acesso,
mobilirio, materiais, local.
Destinao Final dos Documentos
Programa de avaliao que garanta a proteo dos
conjuntos documentais de valor permanente e a
eliminao de documentos rotineiros e desprovidos
de valor probatrio e informativo.

Reduo da massa documental

Agilidade na recuperao dos documentos e
das informaes
Eficincia administrativa
Melhor conservao dos documentos de
guarda permanente
Racionalizao da produo e do fluxo de
documentos (tramite)
Liberao de espao fsico
Incremento pesquisa

VALOR PRIMRIO / VALOR IMEDIATO

Qualidade inerente s razes da criao de todo
documento, em decorrncia das atividades-fim e
das atividades-meio de uma instituio.

VALOR SECUNDRIO
Qualidade informativa que um documento pode
possuir depois de esgotada sua utilizao primria
(vigncia administrativa).

PASSOS PARA A IMPLANTAO DE

PROCESSOS DE AVALIAO

AVALIAO DE DOCUMENTOS

A avaliao de documentos de arquivo a etapa

decisiva no processo de implantao de polticas de
gesto de documentos, tanto nas instituies
pblicas quanto nas empresas privadas.

Constituio formal da Comisso de

Avaliao de Documentos, que garanta
legitimidade e autoridade equipe
responsvel.

Elaborao de textos legais ou normativos

que definam normas e procedimentos para o
trabalho de avaliao.

Estudo da estrutura administrativa do rgo

e anlise das competncias, funes e
atividades de cada uma de suas unidades.

Levantamento da produo documental:

entrevistas com funcionrios, responsveis e
encarregados, at o nvel da seo, para
identificar as sries documentais geradas no
exerccio de suas competncias e atividades.

Anlise do fluxo documental: origem,

pontos de tramitao e encerramento do
trmite.

Trabalho interdisciplinar que consiste em identificar

valores para os documentos (imediato e mediato) e
analisar seu *ciclo de vida, com vistas a estabelecer
prazos para sua guarda ou eliminao, contribuindo
para a racionalizao dos arquivos e eficincia
administrativa, bem como para a preservao do
patrimnio documental.
*Ciclo de Vida dos Documentos
1 Idade Arquivo Corrente
2 Idade Arquivo Intermedirio
3 Idade Arquivo Permanente

Identificao dos valores dos documentos de

acordo com sua idade: administrativo, legal,
fiscal, tcnico, histrico.

Definio dos prazos de guarda em cada

local de arquivamento.

Promover o levantamento e a identificao

das
sries
documentais
produzidas,
recebidas ou acumuladas por seu respectivo
rgo.

Elaborar a proposta da Tabela de

Temporalidade,
encaminhando-a,
acompanhada das necessrias justificativas,
para a apreciao e aprovao da CCAD.

Solicitar a colaborao de auxiliares

temporrios para o desenvolvimento dos
trabalhos, em razo de sua especificidade ou
volume.

Acompanhar os trabalhos de organizao,

racionalizao e controle de arquivos e
documentos de seu rgo, visando o
estabelecimento de rotinas de eliminao ou
envio para guarda permanente.

Propor as modificaes cabveis para a

Tabela de Temporalidade, atualizando-a
sempre que necessrio.

Elaborar a relao dos documentos a serem

eliminados ou remetidos para guarda
permanente.

Coordenar o trabalho de seleo e

preparao
material
dos
conjuntos
documentais a serem eliminados, deixandoos disponveis para eventuais verificaes.

Presenciar a eliminao dos documentos,

lavrando a respectiva ata.

COMPETNCIA PARA AVALIAR

DOCUMENTOS
A complexidade e responsabilidade do trabalho de
avaliar, exigem a constituio de equipes, que
podero ser denominadas grupos ou comisses de
avaliao, para analisar os documentos nos seus
mais diversos aspectos. Esse processo participativo
de profissionais ligados s mais diversas reas do
conhecimento ser decisivo para se definirem
critrios de valor, sendo recomendvel que faa
parte da comisso um tcnico de nvel superior da
rea especfica de competncia do rgo, um
procurador ou assessor jurdico e um arquivista.

COMISSO CENTRAL DE AVALIAO

Coordenar e orientar as atividades

desenvolvidas pelas Comisses Setoriais de
Avaliao, respeitada a legislao especfica
de cada rgo.

Avaliar, adequar e aprovar as propostas de

Tabelas de Temporalidade elaboradas pelas
Comisses Setoriais de Avaliao.

Orientar a execuo das decises registradas

na Tabela de Temporalidade (eliminao,
transferncia, recolhimento, reproduo).

Supervisionar as eliminaes de documentos

ou recolhimentos ao Arquivo Permanente,
de acordo com o estabelecido nas Tabelas
de Temporalidade.

METODOLOGIA DE AVALIAO

Aprovar as amostragens.

Propor
critrios
de
organizao,
racionalizao e controle da gesto de
documentos e arquivos.

COMISSES SETORIAIS DE AVALIAO

DE DOCUMENTOS

A Tabela de Temporalidade instrumento

fundamental da avaliao, pois ela registra o ciclo
de vida dos documentos. Nela devem constar os
prazos de arquivamento dos documentos no arquivo
corrente, de sua transferncia ao arquivo central ou
intermedirio, e sua destinao final, quando se
determina sua eliminao ou recolhimento ao
arquivo permanente. Nesse instrumento
importante registrar tambm os documentos que
devero ser reproduzidos em outros suportes
(microfilmagem, digitalizao etc.).
Para ser aplicada, a Tabela de Temporalidade
dever ser aprovada por autoridade competente e
amplamente divulgada entre os funcionrios da
instituio ou empresa.

A Tabela de Temporalidade um instrumento

dinmico de gesto de documentos, por isso precisa
ser periodicamente atualizada, a fim de incorporar
os novos conjuntos documentais que possam vir a
ser produzidos e as mudanas que, eventualmente,
ocorrem na legislao.

ELIMINAO
Destruio de documentos que, no processo de
avaliao, foram considerados sem valor para
guarda permanente.
A eliminao depende de algum instrumento legal
ou normativo que a autorize.

PRAZO DE VIGNCIA
Intervalo de tempo durante o qual o documento
produz efeitos administrativos e legais plenos,
cumprindo as finalidades que determinaram sua
produo.

PRAZO DE PRESCRIO
Intervalo de tempo durante o qual o poder pblico,
a empresa, ou qualquer interessado pode invocar a
tutela do Poder Judicirio para fazer valer direito
seu que entenda violado.

PRAZO DE PRECAUO

A inutilizao dos documentos poder ser efetuada

por procedimentos diversos, dependendo de seu
suporte. Como a massa documental produzida e
acumulada ainda predominantemente papel, cada
rgo pblico ou empresa dever definir os
mtodos
e
adquirir
os
equipamentos
(fragmentadoras de pequeno e grande porte)
necessrios ao processamento de eliminao. No
recomendvel do ponto de vista ecolgico a
incinerao de papis, que podero ser
mecanicamente transformados em aparas e doados
ou vendidos para reciclagem.
importante prever os procedimentos adequados
eliminao durante a elaborao de textos legais ou
normativos que devero disciplinar a matria.

Quais os dispositivos legais ou normas

internas que legitimam o ato.

Quem registra o ato.

Onde e quando ser realizada.

TABELA DE TEMPORALIDADE

De que maneira ser processada.

Instrumento aprovado pela autoridade competente

que regula a destinao final dos documentos
(eliminao ou guarda permanente), define prazos
para sua guarda temporria (vigncia, prescrio,
precauo), em funo de seus valores legais,
fiscais, administrativos etc. e determina prazos para
sua transferncia, recolhimento e eliminao.

O que ser feito com o resduo da

eliminao.

Intervalo de tempo durante o qual o poder pblico,

a empresa ou qualquer interessado guarda o
documento por precauo, antes de elimin-lo ou
encaminh-lo para guarda definitiva no Arquivo
Permanente.

*Modelo resumido de uma Tabela de Temporalidade

rea
Responsvel
Cod.
Item
Via Tempo
de
Documental Formulrio
Arquivamento

Folha N
Data / /

AA AI AGI Cpia Observaes

Na Ata ou Termo de Eliminao devem constar os

seguintes dados:
rgo Produtor
Srie Documental
Datas-limite
Quantidade Eliminada (em metros lineares)
Data da Eliminao
Assinatura dos Responsveis
_________________________________________
RESOLUO DE QUESTES
6) Considerando a teoria das trs idades, a avaliao
dos documentos de arquivo deve ser realizada no
estgio:

(E) so um poderoso instrumento de pesquisa para o

historiador.

(A) intermedirio;
(B) corrente / intermedirio;
(C) intermedirio / permanente.;
(D) corrente;
(E) permanente.

10) De acordo com a j citada Lei 8.159, de 08 de

janeiro de 1991, a eliminao de documentos
pblicos de valor permanente

7) A administrao da produo, tramitao,

organizao, uso e avaliao de documentos, mediante
tcnicas e prticas arquivsticas, a fim da racionalizao
e eficincia dos arquivos, denomina-se:

(A) ocorrer aps concludo o processo de

avaliao conduzido pelas respectivas Comisses
Permanentes de Avaliao.
(B) ocorrer aps a elaborao e o registro das
tabelas de temporalidade junto ao Arquivo Nacional.

(A) Organizao e Mtodos (OM);

(B) Gesto de documentos;
(C) Ciclo vital dos documentos;
(D) Destinao de documentos;
(E) Princpio da unidade protocolizadora.

(C) ocorrer mediante autorizao do chefe do

poder executivo da esfera de competncia dos
documentos.

8) prtica corriqueira nas instituies brasileiras a

formao de grandes depsitos de massa
documental acumulada, vulgarmente denominados
arquivo morto. Tais documentos

(D) no permitida por serem documentos

imprescritveis e inalienveis devido ao valor
histrico, probatrio e informativo.
(E) somente ocorrer se, aps leilo oficial, no
houver compradores interessados na sua aquisio.

(A) deveriam ser incinerados uma vez por ano,

evitando o acmulo.
(B) deveriam ser avaliados, preservando-se os
papis permanentes.

(C) representam documentos sem nenhum valor

jurdico ou histrico.
(D) deveriam ser encaminhados ao Arquivo
Nacional para realizar sua seleo.
(E) deveriam
intermedirio.

ser

recolhidos

ao

arquivo

9) Como instrumentos de destinao, as tabelas de

temporalidade

MICROFILMAGEM
Art. 3 Entende-se por microfilme, para fins
deste Decreto, o resultado do processo de
reproduo em filme, de documentos, dados e
imagens, por meios fotogrficos ou eletrnicos,
em diferentes graus de reduo. (Decreto N
1.799 de 30/01/1996).

(A) determinam quais documentos descartados

devero ser restaurados.
(B) organizam a transferncia de documentos para o
arquivo permanente.

(C) sistematizam o ciclo vital dos documentos

determinando suas idades.

(D) indicam quais documentos

recolhidos ao arquivo intermedirio.

devem

ser

MICROFILMAGEM
GED GERENCIAMENTO
ELETRNICO DE DOCUMENTOS

Lei Federal n.5.433/68 de 08 de maio de

1968 - regula a microfilmagem de
documentos
oficiais
e
d
outras
providncias
Decreto Federal n 1799 de 30 de janeiro
de 1996 - regulamenta a Lei 5.433/68.
Portaria n158 de 20 de junho de 1996 da Secretaria de Justia - dispe sobre o
registro e a fiscalizao do exerccio da
atividade de microfilmagem de documentos

Vantagens:
Integridade
das
informaes.
Segurana contra fraudes e arquivamento incorreto,
facilidade de pesquisas atravs de Leitores de
Microfilme.
Segurana: Duas vias de microfilme, original e
cpia, proporcionando Microfilmagem total
segurana.
Rapidez de Acesso: Fcil pesquisa, com auxlio de
ndices em banco de dados, busca das informaes
em poucos minutos e cpias em papel se necessrio.
Reduo de espao: em at 98% de reduo de
espao fsico dos arquivos.
Confiabilidade: Atravs do microfilme obtem-se
total durabilidade de arquivo.

Jaqueta
A jaqueta formada por duas folhas de polister
especial, transparentes e muito finas, unidas a
intervalos regulares de 16mm ou 35mm, formando
canais, que permanecem abertos nas extremidades,
por onde sero inseridas as tiras de microfilme.
As jaquetas podem ser de 16mm, 35mm, ou mistas.
Sendo mais usada a de 105mm x 148mm.
Suas principais vantagens so a possibilidade de
atualizao por itens independentes de arquivo, a
facilidade de disseminao da informao e o baixo
custo dos aparelhos de leitura.
Cada Jaqueta possui uma tarja que serve para
indexao, possvel por meio de vrios recursos
como a datilografia, cores, ranhuras etc.

Legalidade: A Microfilmagem possui uma

legislao prpria, Lei N 5433 de 08/05/1968.
Microficha
Compatibilidade: A Microfilmagem compatvel
com as mdias magnticas e pticas.
MICROFORMAS
Principais Bitolas

16mm (at A4)

35mm (Grandes Formatos, Plantas)
105 mm (Micropublicaes, Microfichas)

PRINCIPAIS MICROFORMAS
Rolo de Microfilme
O rolo de microfilme a microforma bsica, a
primeira a ser utilizada e que serviu de origem
maioria das microformas conhecidas. Apresenta o
menor custo por imagem filmada. Proporciona
perfeita integridade de arquivo.
O rolo de microfilme no se presta
microfilmagem
de
informaes
sujeitas a
atualizaes constantes em seus diversos itens,
servindo apenas nos casos de arquivos que possuam
somente crescimento seqencial numrico ou
cronolgico.
As larguras mais
documentm
arquivos m

usadas so
16mm para
tiva e os de 35mm para
as, mapas, livros, etc.

A microficha nada mais que uma folha de filme ,

normalmente da largura superior a 70mm. A
microficha considerada padro e a mais usada a
de 105mm x 148mm, sendo que sua capacidade
pode variar de 60 a 420 fotogramas. As microfichas
podem ser geradas de muitas maneiras diferentes,
entre elas as mais comuns so:

Duplicando uma jaqueta

Montando tiras de filmes
Utilizando uma cmara planetria tipo Step
& Repeat
Utilizando uma cmara C.O.M.
MODOS DE MICROFILMAGEM DISPOSIO DOS FOTOGRAMAS
Simplex
Um documento aps o outro ao longo da pelcula de
microfilme. Pode ser obtido em cmaras rotativas e
planetrias. Pode ser aplicado em filmes de 16mm e
35mm
- Fotograma em p - Comic Mode

- Fotogramas Deitado - Cine Mode

microfilmadora rotativa tanto o documento quanto o

filme esto em movimento no momento da
microfilmagem.
A microfilmadora rotativa possibilita a filmagem no
sistema duo ou duplex.
Duplex
Frente e verso de um documento so microfilmados
simultaneamente, com uma nica passagem do
documento pela mquina. S obtm-se o Duplex
com microfilmadora rotativa.

Processadoras
Aps a microfilmagem as processadoras
transformam a imagem latente em imagens visveis.
Duo
Utiliza primeiro a parte superior do microfilme e ao
chegar ao final vira-se o filme e utiliza-se a parte
inferior do mesmo.

EQUIPAMENTOS

Duplicadores

Microfilmadoras Planetrias

Utilizado para fazer cpias das microformas

Composta de uma base fixa onde est o campo

fotogrfico, a unidade filmadora deste equipamento
est posicionada sobre o campo fotogrfico. Tanto o
documento quanto o filme esto parados no
momento da microfilmagem.

Microfilmadoras Rotativas
Utilizada
para
microfilmar
documentos
padronizados, possui um sistema de transporte por
meio de esteiras ou correias que conduzem o
documento para o interior da mquina. Na

Leitores Simples
Utilizados para a consulta das microformas, os
leitores simples se restringem apenas a consulta.

Leitores Copiadores
Diferente dos leitores simples possibilitam a
impresso e/ou escanear a imagem.

papel. Surgiu ento a tecnologia de Workflow para

imagens de documentos
O Work Flow uma poderosa ferramenta no
processo de tomadas de decises onde necessrio
um intenso trmite de documentos muitas vezes at
em cidades e pases diferentes.
Vantagens:
Incremento ao Tramite
Informao just in time.

GED GERENCIAMENTO
ELETRNICO DE DOCUMENTOS
Sistema de GED
Definio
um conjunto de tecnologias que permite o
gerenciamento de documentos de forma digital.
Tais documentos podem ser das mais variadas
origens e mdias, como papel, microfilme, som,
imagem e mesmo arquivos j criados na forma
digital.

Document Imaging
o processo que permite armazenar e gerenciar
imagens de documentos estticos, ou seja,
documentos que no tem verses. Os documentos
originalmente em mdias analgicas (papel,
mirofilme, ...) devero ser convertidos atravs de
processos de digitalizao.
A principal vantagem o armazenamento e a
diminuio do volume fsico dos documentos.

13.000 pginas A4 digitalizadas em

1 CD-ROM.

Outro aspecto importante com relao

disponibilidade e acessibilidade. O mesmo
documento pode ser disponibilizado para consulta
de mais de uma pessoa ao mesmo tempo, e
acessibilidade pode ser restringida atravs de senhas.

Workflow
Ferramenta para armazenamento, recuperao e
tramitao de Documentos, o termo Workflow
refere-se ao modo como os documentos so
processados.
Com os documentos convertidos para imagens, era
necessria uma tecnologia que substitusse o
processo humano de trmite de documentos em

Um sistema de GED composto por:

Entrada / Armazenamento / Consulta / Sada.

Entrada (Input)
No processo de GED os documentos originais
podem estar nos mais diversos suportes como, por
exemplo, Imagem Esttica, Imagem Dinmica,
udio, e sero convertidos para o formato digital.
Para a realizao destes procedimentos so
utilizados Hardwares especficos:
Scanners, Cmeras Digitais, Placas de Captura
(Vdeo e / ou udio).
Scanner: Dispositivo que converte de maneira
eletro-ptica um documento analgico (impresso)
em cdigo binrio (documento eletrnico,
documento digital) pela deteco e medida da luz
refletida ou transmitida.
Indexao: a indexao o processo que garantir
a recuperao dos documentos, na indexao so
atribudos termo (palavras-chave) relacionados ao
contedo do documento. Esse processo pode ser
realizado com a identificao destes termos antes da
digitalizao do documento ou aps a digitalizao,
o que vai definir o momento exato da digitalizao
o grau de complexidade de identificao destes
termos.

Duas tecnologias (via Software) permite que ao

digitalizar uma imagem o software reconhea o
contedo textual da imagem convertendo-a para
texto em caracteres (ASCII).

OCR Opitical Character Recignicion

Documentos Datilografados ou
Digitados

ICR Intelligent Character Recognition

Texto Manuscrito

um documento com a menor distoro de tamanho

possvel.
A nfase neste quesito vai para as placas de vdeo,
que processam a imagem, e para os monitores.

Armazenamento (Storage)

Sada (Output)

Discos Magnticos
Disco com superfcie magntica na qual podem ser
armazenados dados pela magnetizao de reas de
sua superfcie.

A sada de um sistema de GED a possibilidade de

se obter o documento impresso novamente, para
isso as impressoras utilizadas devem ser de alta
resoluo e com uma boa velocidade de impresso
de pginas por minuto.

Disquetes
Hard Disk

Discos pticos
Mdia que aceita e mantm informaes sob a
forma de marcas numa camada de gravao que
pode ser lida com um raio ptico.

CD-ROM
CD-R
DVD
DVD-R
WORM (Write Once, Read Many)

Discos Magneto-pticos
Utiliza um campo magntico que s pode ser
alterado quando o disco aquecido atravs do laser.

Outro aspecto relevante possibilidade de converter

o suporte de documentos para outros formatos,
exemplo:
COM Computer Output to Microfilm
Utilizado para gerar microfilme.
COLD Computer Output to Laser Disk
Utilizado para gerar discos pticos.

QUESTES
11 - O procedimento da microfilmagem:
(A) substitui a etapa arquivstica da avaliao de
documentos;
(B) no elimina o prvio tratamento tcnico da
documentao;

Nos processos de gravao, alterao e/ou excluso

dos dados o laser aquece o ponto a ser modificado,
e um campo magntico faz a alterao necessria.

(C) otimiza o arranjo do acervo e a ordenao de suas

sries;

No processo de leitura apenas o laser utilizado no

processo.

(D) feito concomitantemente com a avaliao e a

seleo documental;

CD-RW
DVD-RW

Consulta (Visualizao)
Para a realizao de uma consulta adequada aos
documentos de grande importncia a utlizao de
monitores de alta definio onde se possa visualizar

(E) simplifica o uso dos mtodos padronizados de

arquivamento.

12 - Voc contratado como consultor de uma

instituio pblica que vem enfrentando problemas
com o crescimento desordenado de seu arquivo
permanente. O diretor da instituio lhe pede que
encaminhe solues para o problema. Voc, ento,

(A) prope digitalizar parte do acervo para ocupar

menos espao.
(B) prope um novo fluxograma que otimize o
trmite dos documentos permanentes.
(C) sugere a eliminao dos
permanentes sem valor histrico.

documentos

(D) elabora um projeto de gesto para os

documentos das fases corrente e intermediria.
(E) elabora uma tabela de temporalidade para os
documentos permanentes.

13 - A Gesto Eletrnica de Documentos (GED)

um conjunto de procedimentos informatizados, com
a finalidade de
(A) otimizar e racionalizar a gesto documental.

CLASSIFICAO
ORDENAO

CLASSIFICAO
O objetivo da classificao dar visibilidade s
funes e as atividades do organismo produtor do
arquivo, deixando claras as ligaes entre os
documentos.
Podemos entender que classificao antes de tudo,
lgica: a partir da anlise do organismo produtor de
documentos de um arquivo, so criadas categorias,
classes genricas, que dizem respeito s funes /
atividades detectadas, por exemplo:
Uma classe Administrao de Finanas, subdividida
em quatro outras, controle oramentrio geral,
receita, despesa, movimentao bancria..

(B) automatizar a produo de guias e inventrios.

(C) elaborar tabelas de temporalidade para o
arquivo permanente.

ADMINISTRAO DE FINANAS
Despesas
Movimentao Bancria
Receita

(D) substituir o acesso direto a documentos antigos

ou delicados, facilitando a conservao fsica.
(E) divulgar documentos histricos pela Internet.

Nas subclasses sero inseridas as sries tipolgicas

como, notas de empenho, comprovantes de
pagamento, extratos bancrios, conciliao bancria.

14 - De acordo com o Decreto 1.799, de 30 de

janeiro de 1996, que regulamenta a lei 5433, sobre a
microfilmagem
de
documentos
oficiais,
microfilmagem

ADMINISTRAO DE FINANAS

(A) um processo de reproduo em filme, de

documentos, dados e imagens, por meios
fotogrficos ou eletrnicos.
(B) um processo de reproduo fotogrfica, de
quaisquer documentos em graus de reduo nfimos.

Despesas
notas de empenho
Movimentao Bancria
conciliao bancria
extratos bancrios
Receita

(C) um processo de reproduo em filme ou em

microfichas, de documentos arquivsticos com grau
de reduo de 96,5%.
(D) qualquer processo de reproduo tica de
documentos e imagens com grau de reduo
superior a 95%.
(E) qualquer processo de transferncia de quaisquer
informaes
documentais para suportes mais reduzidos.

A classificao geralmente traduzida em esquema

no qual a hierarquia entre as classes e subclasses
aparece representada espacialmente, esse esquema
chamado de Plano de Classificao.

O Plano de Classificao pode seguir o critrio

FUNCIONAL, ou o critrio ESTRUTURAL.
Critrio Funcional: As classes correspondem
estritamente a funes.

ALFABTICO

GEOGRFICO

Critrio Estrutural: As classes correspondem a

estrutura da empresa (setores, departamentos).

NUMRICOS
Simples
Cronolgico

Um Plano de Classificao deve possuir trs

caractersticas (Schellemberg):
Simplicidade
Flexibilidade
Expansibilidade

IDEOGRFICOS (Assunto)
Alfabtico
enciclopdico
dicionrio
Numricos
duplex
decimal

Observao:
* Plano de Classificao X Quadro de Arranjo
Classificao corresponde s operaes tcnicas
destinadas a organizar a documentao de carter
corrente, e Arranjo englobaria as operaes
tcnicas destinadas organizao da documentao
de carter permanente.

Sistema Direto: a busca do documento realizada

diretamente no local onde o documento est
guardado.
Sistema Indireto: para se localizar um documento
necessrio utilizar um ndice ou um cdigo.

ORDENAO
MTODO ALFABTICO
Tem como objetivo bsico facilitar e agilizar a
consulta aos documentos, pois, mesmo no que se
refere a uma mesma atividade, e em relao a um
mesmo tipo documental os documentos atingem um
volume significativo.
A ordenao feita com base nos elementos
informativos contidos nos documentos:

N do documento (atribudo pelo

emissor ou pelo receptor)
Data
Local de procedncia
Nome do emissor ou do destinatrio
Para a definio do critrio de ordenao devemos
considerar os tipos de busca que recai sobre cada
documento.

Por exemplo, cabe ordenao definir a melhor

maneira de dispor fisicamente notas de empenho
(seqncia numrica), extratos bancrios (ordem
cronolgica).

MTODOS BSICOS DE ARQUIVAMENTO

O elemento considerado para ordenao o NOME.

Regras de Alfabetao
1) Nas pessoas fsicas considera-se o ltimo
sobrenome e depois o prenome.

ALFABETADO
Paulino Macedo
Andrade, Jos Antunes
Pedro Paulo Silveira
Macedo, Paulino
Jos Antunes Andrade Silveira, Pedro Paulo

2) Quando houver sobrenome igual prevalece a

ordem alfabtica do prenome

Joo
Antunes
Paulo Antunes
Anbal Antunes

ALFABETADO
Antunes, Anbal
Antunes, Joo

Antunes, Paulo

3) Sobrenomes compostos por substantivo

adjetivado, ou ligados por hfen, no se separam.

8) Os nomes orientais (japons, chins e rabe) so

registrados como se apresentam, sem inverso

ALFABETADO

Marcelo Costa Montes Claros

Heitor Villa-Lobos

Montes Claros, Marcelo

Costa

Li Yutang
Al Ben-Hur

ALFABETADO
Al Ben-Hur
Li Yutang

Villa-Lobos, Heitor

4) Sobrenomes formados por Santo, Santa, So,

no se separam.

9) Nomes de empresas e instituies devem ser

transcritos como se apresentam, porm, os artigos
iniciais no devem ser considerados para
alfabetao, e aparecem no fim entre parnteses.

ALFABETADO

Jorge Santa Cruz

Waldemar Santo Antonio

Santa Cruz, Jorge

Luis Carlos da Silva So Bento

Santo Antonio, Waldemar

EMBRATEL
Fundao Joaquim Nabuco
Pesca do Vale e Cia.
A Colegial Ltda.

So Bento, Luis Carlos da Silva

ALFABETADO
Colegial Ltda (A)
EMBRATEL
Fundao Joaquim Nabuco
Pesca do Vale e Cia.

5) As indicaes de grau de parentesco como

Filho, Jnior, Sobrinho, Neto, so consideradas
partes integrantes do ltimo sobrenome e no so
separadas

Wilson de Almeida Filho

Oscar de Oliveira Sobrinho
Sebastio de Pdua Jnior
Antonio de Brito Neto

ALFABETADO
Almeida Filho, Wilson de
Brito Neto, Antonio de
Oliveira Sobrinho,
Sebastio de

10) Nos ttulos de congressos, conferncias,

reunies, os nmeros arbicos, romanos, ou escrito
por extenso devero aparecer no final entre
parnteses.

II Conferncia da Sade
Quarto Encontro de
Turismo
3 Congresso de Direito
Penal

ALFABETADO
Conferncia da Sade (II)
Congresso de Direito Penal (3)
Encontro de Turismo (Quarto)

Pdua Jnior, Sebastio de

MTODO GEOGRFICO
6) Os ttulos so colocados no final do nome entre
parnteses.

Governador Jarbas
Vasconcelos
General Oscar Teixeira
Dra. Paula Brito

Utiliza informaes do aspecto geogrfico do

documento.

ALFABETADO
Brito, Paula (Dra.)
Teixeira, Oscar (General)
Vasconcelos, Jarbas
(Governador)

Existem 3 (trs) formas de arquivamento

7) Os nomes espanhis so registrados a partir do

penltimo sobrenome, que corresponde ao
sobrenome paterno.

Jose Oviedo y Baos

Ramon del Arco y
Molinero

ALFABETADO
Arco y Molinero, Ramon del
Oviedo y Baos, Jose

1 FORMA: Estado Cidade - *Nome

Ex:

Os documentos so agrupados por Estados

Pernambuco
Rio Grande do Norte

Ex:

Recife - Pernambuco

Dentro das divises estaduais seguem as

divises por Cidades, FICANDO A
PRIMEIRA
SUBDIVISO
PARA
A
CAPITAL
PERNAMBUCO
Pernambuco Recife
Pernambuco Caruaru
Pernambuco Limoeiro
Pernambuco Olinda

Ex:

Caic Rio Grande do Norte Ferreira, Paula

Caruaru Pernambuco Contas a Pagar
Natal Rio Grande do Norte Contas a Receber
Olinda Pernambuco Projeto 14/02
Recife Pernambuco Projeto 12/02
Recife Pernambuco Silva, Carlos da

RIO GRANDE DO NORTE

Rio Grande do Norte Natal
Rio Grande do Norte Caic
Rio Grande do Norte Mossor

Ex:

Dentro de cada diviso de cidade faz-se a

diviso por documento (assunto, pessoa, n
de registro .....)
PERNAMBUCO
Pernambuco Recife Ferreira, Paula
Pernambuco Recife Silva, Carlos da
Pernambuco Caruaru Contas a Pagar
Pernambuco Caruaru Contas a Receber
Pernambuco Limoeiro Projeto 12/02
Pernambuco Limoeiro Projeto 14/02

3 FORMA: Pas Cidade - *Nome

Ex:

Os documentos so agrupados por Cidade

Caic
Limoeiro
Mossor
Natal
Olinda
Recife

Ex:

Ex:

Ao lado de cada Cidade indicar o Estado a

que pertence.
Caic Rio Grande do Norte
Limoeiro - Pernambuco Mossor
Rio Grande do Norte Natal
Rio Grande do Norte Olinda Pernambuco

Dentro das divises de Pas seguem as

divises por Cidades, FICANDO A
PRIMEIRA
SUBDIVISO
PARA
CAPITAL
FRANA
Frana Paris
Frana Lorena
PORTUGAL
Portugal Lisboa
Portugal Coimbra
Portugal - Porto

2 FORMA: Cidade Estado - *Nome

Ex:

Os documentos so agrupados por Pas

Frana
Portugal

Ex:

Dentro de cada diviso de Cidade faz-se a

diviso por documento (assunto, pessoa, n
de registro .....)

Dentro de cada diviso de Cidade faz-se a

diviso por documento (assunto, pessoa, n
de registro .....)
PORTUGAL
Portugal Lisboa Maia, Manuel Mourinho (Dir.)
Portugal Coimbra Clientes Ativos
Portugal Coimbra Clientes Inativos
Portugal Porto Clientes Ativos
Portugal Porto Clientes Inativos

MTODO NUMRICO SIMPLES

O Mtodo numrico simples considera um nmero
j existente no documento (ex: n de matrcula do
funcionrio no carto de ponto) ou o receptor do
documento pode atribuir um nmero ao documento.
IMPORTANTE . Controle da numerao para no
atribuir o mesmo nmero para dois itens diferentes.

O mtodo numrico simples um mtodo indireto

pois exige a utilizao de um ndice alfabtico para
a realizao de uma busca.
Ex: Dossis de Funcionrios Ordenados por N de
Matrcula.

...
...
29
30
31

Agosto / ago. /08

Setembro / set. / 09
Outubro / out. /10
Novembro / nov. / 11
Dezembro / dez. / 12

...
...
1999
2000
2001

3 DIA

EX:
2004
Outubro
Novembro
Dezembro

PASTAS Dossis de Funcionrios

41737

2005

40072

Documento mais recente

Janeiro
Fevereiro
Maro

30095
30021

ASSUNTO ALFABTICO - DICIONRIO

Assuntos isolados so dispostos em ordem
alfabtica.

20241

NDICE ALFABTICO
Aguiar, Antonio - 40072
Caldas, Luis Henrique - 30095
Guerra Filho, George - 41737
Magalhes, Joo - 20241
Tenrio, Edilson 30021

EX:

MTODO NUMRICO CRONOLGICO

ATESTADO MDICO
CONTA DE GUA
CONTA DE LUZ
CONTRATO DE TRABALHO
FOLHA DE PAGAMENTO
NOTA FISCAL DE FORNECEDOR
NOTA FISCAL DE IMOBILIZADO
NOTA FISCAL DE SADA
ORDEM DE SERVIO
TESTE DE ADMISSO

Utiliza a informao cronolgica do documento

(DATA) para a ordenao.
No momento da ordenao, os documentos mais
recentes ficam sempre sobre os mais antigo, e se
forem pastas as pastas mais recentes vem na frente
das mais antigas.

INFORMAO
CRONOLGICA
DIA
1
2
3
4
5
...
...

MS
Janeiro / jan. /01
Fevereiro / fev / 02
Maro / mar. / 03
Abril / abr. / 04
Maio / maio / 05
Junho / jun. / 06
Julho / jul / 07

ANO
...
...
1940
...
...
1965
1966

ASSUNTO ALFABTICO ENCICLOPDICO

1 ANO
Seqncia
da
Ordenao

2 MS

Assuntos CORRELATOS so agrupados sob um

TTULO GERAL.
EX:
CONTABILIDADE

Conta de gua
Conta de Luz
Notas Fiscais
nota fiscal de fornecedor
nota fiscal de imobilizado
nota fiscal de sada
Ordem de Servio

Nota Fiscal de Sada

PARA A UTILIZAO DO MTODO DUPLEX

FUNDAMENTAL
UTILIZAR
UM
PLANO
DE
CLASSIFICAO (que contm toda estrutura numrica
utilizada) + NDICE (para identificao do cdigo numrico
que dever ser utilizado com base no assunto).

PLANO DE CLASSIFICAO
1
CONTABILIDADE
1-1
CONTAS DE CONSUMO
1-1-1 Conta de gua
1-1-2 Conta de Luz
1-2
NOTAS FISCAIS
1-2-1 Nota Fiscal de Fornecedor
1-2-2 Nota Fiscal de Imobilizado
1-2-3 Nota Fiscal de Sada

PESSOAL
Atestado Mdico
Contrato de Trabalho
Folha de Pagamento
Teste de Admisso

ASSUNTO NUMRICO - DUPLEX

Os assuntos so divididos em classes e

sub-classes.
O mtodo permite a criao ilimitada de classes, o
que exige cuidado para que no sejam criadas
pastas com assuntos j includos em sub-pastas.

1-2-3

para cada assunto principal atribudo um

nmero

NDICE
Conta de gua
1-1-1
Conta de Luz
1-1-2
CONTABILIDADE
1
CONTAS DE CONSUMO
1-1
Nota Fiscal de Fornecedor
1-2-1
Nota Fiscal de Imobilizado
1-2-2
Nota Fiscal de Sada
1-2-3
NOTAS FISCAIS
1-2
Pastas Organizadas Pelo Mtodo Duplex

Ex:

1-2-3

CONTABILIDADE 1
PESSOAL
2

1-2-2
1-2-1

Dentro dos assuntos principais podem

ocorrer subdivises

1-2

Ex:
1-1-2

CONTABILIDADE
1
CONTAS DE CONSUMO 1-1
NOTAS FISCAIS
1-2

1-1-1
1-1

Dentro das subdivises podem ocorrer

novas subdivises.

Ex:
CONTABILIDADE
CONTAS DE CONSUMO
Conta de gua
Conta de Luz
NOTAS FISCAIS
Nota Fiscal de Fornecedor
Nota Fiscal de Imobilizado

1
1-1
1-1-1
1-1-2
1-2
1-2-1
1-2-2

ASSUNTO NUMRICO - DECIMAL

O Mtodo Decimal utilizado em arquivos baseado
na tcnica do Sistema Decimal de Melvil Dewey
Classificao Decimal de Dewey (CDD).
Esta Classificao divide o conhecimento humano
em 9 (nove) classes principais e 1 (uma) dcima
reservada para assuntos gerais.

0 Obras Gerais
1 Filosofia
2 Religio
3 Cincias Sociais
4 Filologia
5 Cincias Puras
6 Cincias Aplicadas
7 Belas Artes
8 Literatura
9 Histria e Geografia

(A) sistema de notao mista, ndices remissivos e

mnemnico;
(B) sistema simples de assunto, flexvel e que admita
expanses;
(C) flexvel, mnemnico, de assunto-numrico;
(D) expanses restritas, assunto-numrico, codificaes
alfanumricas;
(E) sistema mnemnico, de assunto-numrico e sujeito
a
expanses.

16 - Um plano de classificao deve basear-se

O nmero de classificao composto por uma
parte inteira formada por trs dgitos, podendo ou
no ter uma parte decimal.
Ex:
612
616
616.1
616.2
Aps o ponto podem existir quantos nmeros sejam
necessrios. Lembrando que cada novo nmero
um nvel de especificidade e detalhamento maior do
assunto.
Importante: No h uma classificao universal
para arquivos com uma listagem de assuntos que
cubra toda espcie de documento produzida e
recebida por uma entidade. Da Classificao de
Dewey podemos aplicar aos arquivos apenas a
Tcnica e no o Sistema de Classificao.
Ex:
100
110
111
112
120
121
121.1
121.2
122
123

CONTABILIDADE
CONTAS DE CONSUMO
Conta de gua
Conta de Luz
NOTAS FISCAIS
Nota Fiscal de Fornecedor
servios
produtos
Nota Fiscal de Imobilizado
Nota Fiscal de Sada

A desvantagem que a cada nvel temos um

nmero de subdivises limitado.

QUESTES
15 - As qualidades que so atribudas por
Schellenberg a um sistema de arquivamento so:

(A) nos gneros documentais, formatos e suportes.

(B) no contedo informacional dos documentos que
integram as diferentes sries.
(C) no grau de sigilo e no perodo de vigncia dos
documentos.
(D) nas classes ou assuntos dos documentos de
interesse histrico.
(E) na estrutura, funes e atividades das
instituies de origem dos documentos

17 - Mtodo de arquivamento no qual as pastas so

ordenadas de acordo com o registro de entrada dos
correspondentes. Usa-se, tambm, um ndice
alfabtico
remissivo para a
codificao das
pastas. Trata-se do mtodo:
(A) decimal;
(B) duplex;
(C) enciclopdico;
(D) alfanumrico;
(E) numrico simples.

18 - A utilizao de mtodos numricos de

arquivamento
(A) equivale a respeitar a ordem cronolgica de
recebimento
dos documentos.
(B) pode ser aplicado em correspondncias se
houver um
ndice alfabtico.
(C) deve guardar estreita relao com a ordem
alfabtica
dos documentos.
(D) aplica-se somente a documentos que tenham
um nmero
de srie original.
(E) pode ser feita apenas em documentos que
tenham passado pelo protocolo.

Radiao da Luz

PRESERVAO E CONSERVAO DE
DOCUMENTOS

PRESERVAR
Consiste em adotar medidas e procedimentos para
garantir a integridade dos documentos, no
permitindo que estes venham a se deteriorar.

CONSERVAR
Consiste em adotar medidas e procedimentos com a
finalidade de parar um processo de deteriorao j
iniciado.

O Controle da luminosidade um elemento que

pode garantir a preservao dos documentos. A luz
natural atua na desinfeco dos documentos, porm,
a incidncia direta de raios solares sobre os
documentos causa danos de forma irreversvel,
modificando cores, escurecendo, e ressecando o
papel.
J a luz artificial branca possui uma incidncia
muito elevada de Raios UV (Ultra Violeta), que
tambm prejudicam os documentos. Neste caso
devemos utilizar lmpadas com filtros de UV (Ultra
Violeta).
De uma forma geral
documentos
protegidos
luminosidade direta.

devemos manter
da
incidncia

os
de

RESTAURAR
Qualidade do Ar
Consiste em medidas e procedimentos adotados
com a finalidade de recuperar documentos que j
sofreram um processo de deteriorao e perderam
informaes de forma parcial ou total.

CARACTERSTICAS DO PAPEL
O papel um suporte HIGROSCPICO, isto ,
tem a capacidade de absorver e expelir umidade de
acordo com o meio em que esteja, com esta troca de
umidade com o meio ele sofre dilatao e contrao
das fibras, por isso, o controle do conjunto de
elementos ambientais fundamental para a
preservao dos acervos.

importante controlar a qualidade do ar pois nele

temos dois elementos que podem comprometer a
segurana dos documentos, os gases que provocam
reaes qumicas formando cidos que danificam os
documentos, e as partculas slidas que se
encontram em suspenso.

AGENTES BIOLGICOS
Os agentes biolgicos de deteriorao de acervos
so, entre outros, os insetos (baratas, brocas,
cupins), os roedores e os fungos, cuja presena
depende quase que exclusivamente das condies
ambientais reinantes nas dependncias onde se
encontram os documentos.

FATORES AMBIENTAIS
Temperatura e Umidade Relativa do AR
A temperatura ideal deve ser mantida em torno dos
20 C, e a umidade em 50%. Esse equilbrio deve
ser mantido pois, a umidade elevada associada com
a temperatura alta atuam como agentes facilitadores
da proliferao de fungos e bactrias, bem como
garante caractersticas propcias para infestao por
animais. J a baixa umidade resseca o papel
tornando-o quebradio.

Para que atuem sobre os documentos e proliferem,

necessitam de conforto ambiental e alimentao. O
conforto ambiental para praticamente todos os seres
vivos est basicamente na temperatura e umidade
relativa elevadas, pouca circulao de ar, falta de
higiene.
INTERVENO HUMANA
O homem um dos maiores agentes de deteriorao
dos documentos.
Vandalismo

importante fazer o monitoramento do ambiente

atravs do Termo-Higrmetro, e garantir uma boa
circulao do ar.

Ataques a arquivos, e extravio e roubo de

documentos so atos intencionais que podem ser

minimizados com uma poltica de acesso e

segurana dos documentos.

Acondicionamento
O acondicionamento deve ser feito de forma
adequada utilizando materiais prprios para cada
suporte documental. Essa prtica vai garantir a
proteo fsica aos documentos. Deve-se utilizar o
mobilirio com padro arquivstico.
A utilizao de forma correta dos invlucros
(envelopes, pastas, caixas) tambm so importantes
para garantir a integridade documental, visto que a
prtica mais comum a superlotao dos invlucros,
danificando os documentos na sua manipulao de
retirada e guarda.

FONTE
AVEDON, D. M. GED de A a Z: tudo sobre
GED gerenciamento eletrnico de documentos
BERNARDES, Ieda Pimenta. Como avaliar
documentos de arquivo. So Paulo: Arquivo do
Estado, 1998. 89 p. (Como fazer, v.1).
Disponvel na integra em:
http://www.saesp.sp.gov.br/cf1.html
CASSARES, Norma Cianflone. Como fazer
conservao preventiva em arquivos e
bibliotecas.
CASTRO, Astra de Moraes e. Arquivstica =
Tcnica; Arquivologia = Cincia.
CENADEM http://www.cenadem.com.br
GONALVES, Janice. Como classificar e
ordenar documentos de arquivo. So Paulo:
Arquivo do Estado, 1998.
IMAGEWARE - http://www.imageware.com.br
PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prtica.
SOUZA NETO, J. M. de. O microfilme. So Paulo:
CENADEM.