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1.

REDACCIN DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS


Es toda comunicacin escrita de carcter formal que se utiliza tanto en la
administracin pblica como en la privada, con el propsito de garantizar
las diferentes acciones administrativas en una empresa, oficina, centro
educativo, etc.
PRINCIPIOS FUNDAMENTALES
documentos administrativos:

que

rigen

la

redaccin

de

a) Formalidad.- Consiste en que los documentos administrativos se


redactan teniendo presente determinadas normas, pautas,
esquemas o formatos establecidos por las instituciones, con el fin de
uniformizar su uso
b) Simplicidad.- Se refiere a que todo documento administrativo debe
ser elaborado los ms simple y breve posible, con un lenguaje
sencillo y comn; despojado de trminos cientficos o tcnicos
innecesarios de palabras, de significacin desconocida y de siglas y
abreviaturas que pueden dificultar su comprensin.
c) Racionalidad.- Para elaborar un documento debemos tener
presente el principio de la racionalizacin de recursos, que consiste
en eliminar toda exigencia o formalidad costosa.
o Flexibilidad.- No debe existir rigidez o exigencia extrema en
la elaboracin ni en la evaluacin de documentos, ya que
nadie redacta igual que otro.
Diversidad de criterios.
Espritu democrtico.
Aceptar la gran variedad que existe en la redaccin de
documentos.
Debemos considerar la diversidad de formatos, estilos,
modelos, esquemas
d) Eficacia.- Todo documento debe ser capaz de persuadir o inducir a
la accin, en el menor tiempo y con el mnimo costo posible.
ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACIN ADMINISTRATIVA
Un buen grupo de documentos administrativos as como el oficio,
solicitud, informe, directiva, contrato etc., tienen de manera especfica o
general las siguientes partes:
Encabezamiento
Texto, y
Trmino.
I. ENCABEZAMIENTO: En esta parte se considera las siguientes partes:
1. Membrete: Es la
inscripcin que identifica a las instituciones del
MINISTERIO DE EDUCACIN
sector pblicoUNIDAD
y privado,
se imprime
la parte superior izquierda o
DE GESTIN
EDUCATIVAen
LOCAL
CHANCHAMAYO
central de la hoja, o en el sobre a 1cm de encabezamiento. El
tamao de la fuente (letra) debe ser nico y todo con mayscula e
imprenta. Ejemplo:
INSTITUTO DE EDUCACIN SUPERIOR
TECNOLGICO PBLICO LA MERCED

INSTITUCIN EDUCATIVA
INTEGRADO SAGRADO CORAZN DE
JESS

2. Ao calendario: En esta parte se consigna el nombre del ao


calendario establecido por ley, debe escribirse en una fuente ms
pequea que la del texto, va con mayscula, imprenta y en la parte
cntrica. Ejemplo:
Ao de la Integracin Nacional y el Reconocimiento de Nuestra
Diversidad"
3. Lugar y fecha: Corresponde a este tem. En primer lugar debe
escribirse el nombre de la localidad, seguido de una coma la fecha,
mes y ao. Ejemplo:
La Merced, 09 de setiembre del 201..
La Merced, 201. mayo 02
La Merced, octubre 26 201..
Se ubica en algunos casos en la parte superior izquierda o inferior,
respectivamente, segn la naturaleza del documento.
4. Cdigo: Se utiliza en los oficios, informes, memorandos, etc., El
cdigo individualiza e identifica a la dependencia que remite el
documento. Gracias a este elemento es posible registrar de manera
objetiva la cantidad de documentos emitidos. Consta de: nombre del
documento, la abreviatura de la palabra nmero (N), el nmero
correlativo con tres dgitos, las dos ltimas cifras del ao entre
barras y las siglas del remitente, la institucin o dependencia.
Ejemplos:
INFORME N 016 12 JUA/IESTPLAM
MEMORANDO N 086 12 D/ESSALUD
OFICIO N 040 12 JAA/ IESTPLAM
N
O
M
B
R
E

M
E
R
O

CC
AA
RR
GG
OO

INSTITUCIN
INSTITUCIN

OFICIO N 025 -12-

D / IIEEJC

5. Destinatario: Es el nombre o identidad de la persona, entidad o


dependencia a quien dirigimos el documento. Se escribe en primer
lugar el tratamiento seguido por dos puntos, luego el ttulo
profesional en abreviatura de acuerdo a la norma. Los nombres y
apellidos deben escribirse con letras maysculas. En la siguiente
lnea a la altura de la anterior se escribe el cargo alternando
maysculas y minsculas, ejemplo:

Tratamiento

Ttulo profesional
Nombres y apellidos

Seor

Dr. VLADIMIR CERRN ROJAS


Presidente del Gobierno Regional de la Regin

Junn
Cargo administrativo

NOTA: En caso de no conocer el ttulo profesional de la persona, se considera nicamente el nombre.

6. Asunto: Es el resumen o sntesis del contenido de un documento,


debe ser claro y preciso. As el destinatario podr conocer de
manera rpida el tema o motivo de la comunicacin:

Ejemplos:
Asunto
ASUNTO:
Asunto

:
Entrega de enseres donados.
Informe de evaluacin de recuperacin.
:
Concurso de Plazas Vacantes.

7. Referencia: Se considera como un antecedente, es decir, se


menciona el cdigo de un documento que ha ingresado y en
respuesta a ese documento se enva el presente.
Ejemplo:
Ref. : Of. N 123-109 - D / ISTPLAM
REF. : Of. N 123-09 - CG / UPLA
III.

TXTO:

III.

Es la parte esencial, fundamental del documento, comprende el


desarrollo ordenado del mensaje que se desea comunicar. En el
texto se observa el nivel del vocabulario, dominio idiomtico y
personalidad de la persona que redacta, por ello hay la necesidad
de mejorar.
CUALIDADES DEL TEXTO:
b) SENCILLEZ.- Escribir con palabras conocidas y de uso
comn; pues los vocablos pedantes y rebuscados
oscurecen el pensamiento. Por ser sencillo no significa
caer en el vulgarismo y la trivialidad expresiva.
c) PRECISION.- Incidir directamente en el tema, sin palabras
ni frases innecesarias. Las ideas se trasmitirn sin rodeos,
en forma directa.
d) CLARIDAD.- No debe prestarse a falsas interpretaciones.
Las oraciones y los prrafos deben ser de poca extensin
para evitar dudas o ambigedades en el mensaje.
e) ORIGINALIDAD.- Cuando se busca nuevas formas de
decir las cosas, sin imitar a nadie, es decir, ser original;
pues, cada persona tiene un estilo inconfundible, y no
siente ni piensa igual que otras.
f) RESPETO Y CORTESA.- El tono de la redaccin debe
ser respetuoso, cordial, capaz de persuadir positivamente
al lector. Aunque hay circunstancias que obligan a ser
duro en la exposicin, siempre se guardar mesura y buen
tino para no herir la susceptibilidad de las personas.
TRMINO:
1. Antefirma: Es la frase de cortesa que se coloca en algunos
documentos despus de haber concluido el texto y el pargrafo
de la despedida, la primera letra va en alta y las dems en
bajas, seguido de una coma.
Ejemplo:
Atentamente,
Afectuosamente,
2. Firma.: Es la anotacin textual del nombre o apellido con
algunos rasgos caractersticos, en algunos casos tambin se
pone la rbrica que es un conjunto de grafas que identifican a
la persona y debe ser contrastado con su Documento Nacional
de Identidad.
3. Post-firma: En esta parte se considera literalmente el grado o
ttulo acadmico del remitente, en abreviatura, que antecede a los
nombres y apellidos que deben escribirse con mayscula. En la
lnea siguiente se pone el cargo que desempea y el cdigo de su
colegiatura si tuviera, va en altas y bajas.
Ejemplo:
...............................................................
Ing. RAUL HIDALGO RIVAS
Gerente General de ELECTROCENTRO
4. El sello: Es un instrumento que permite especificar los
documentos y encauzar el adecuado tratamiento, es un

distintivo formal que caracteriza a cada institucin. El sello


circular se emplea para dar autenticidad al documento que se
remite, es decir, refrenda la firma del responsable. Lo utilizan
los funcionarios con responsabilidad directiva.
Por otro lado, es necesario mencionar que existen los sellos de
legalizacin, cuya funcin es de vital importancia y estn
relacionados con el campo jurdico.
5. Anexo:
Constituyen el conjunto de fotografas, copias
fotostticas, modelos de documentos, plan, proyecto, etc. que
sustentan el documento, se considera fundamentalmente en los
informes.
6. Con copia: Sirve para indicar la cantidad de copias que tiene
el documento y en que dependencias se archiva.
Ejemplo: c.c. : Archivo
Secretara
Direccin
7. Distribucin: Sirve para sealar las dependencia a las que
llegar el documento. Se escribe con mayscula subrayado,
seguido de las dependencias.
Ejm.
DISTRIBUCIN:
Secretara General
Jefatura de rea Acadmica.
8. Pie de pgina: En esta parte se indica el responsable del
documento, por un lado se considera a la persona que firma
(iniciales de su nombre, con mayscula) y a la persona que
digita (iniciales de su nombre con minscula).
Ejm. EMM/asc
remitente

digitadora

TAREA ACADMICA N 01 DE LA II CAPACIDAD


Presentar en el portafolio.
1. Recorte 10 modelos de membrete de instituciones pblicas y privadas.
2. Escriba el nombre del ao calendario nacional e internacional 2012,
2011,2010
3. Escriba el nombre del ao calendario ambiental 2012, 2011
4. Escriba 5 modelos diferentes de lugar y fecha.
5. Imagina que el instituto recibe oficios de diferentes entidades pblicas
como: Municipalidad Provincial de Chanchamayo, Municipalidad Distrital
del San Ramn, IIEE Joaquin Capelo, EPSSELVA CENTRAL,
ELECTROCENTRO, Proyecto Especial Pichis Palcazu. Elabore los

cdigos de oficio. Asimismo de cada uno elabore la firma, pos firma y


pie de pgina.
6. Imagina que el instituto enva oficios de diferentes entidades pblicas
como: Municipalidad Provincial de Chanchamayo, Municipalidad Distrital
del San Ramn, IIEE Joaquin Capelo, EPSSELVA CENTRAL,
ELECTROCENTRO, Proyecto Especial Pichis Palcazu. Elabore los
posibles destinatarios y asuntos
7. Redacte un modelos de informe, oficio, memorando, carta; considere
slo encabezamiento, texto (lneas punteadas) y trmino.

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