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ADMINISTRACIN

DEFINICION:
La administracin es un proceso sistemtico que consiste en el desarrollo de
actividades de PLANEACION, ORGANIZACIN, DIRECCION y CONTROL
para lograr los objetivos de una organizacin, a travs de un adecuado manejo
de los recursos existentes.
Es el proceso por medio del cual el hombre trata de dar orden, direccin y
control a las diversas instituciones de la sociedad para lograr determinados
objetivos, incluyendo en esto el bien comn
LA ADMINISTRACION CIENTIFICA
A fines del siglo XIX y principios del siglo XX aparecieron las escuelas
modernas de administracin:
a) Escuela Mecanisista: Nacida al amparo de los estudios de F.W. Taylor
sobre la eficiencia de los trabajadores de las relaciones hombremquina, para elevar el rendimiento a partir del estudio de tiempos y
movimientos.
b) Escuela del proceso administrativo: Fundada por H. Fayol, estableci un
esquema conceptual de la administracin con base en el proceso
administrativo.
c) Escuela Psico-sociolgica (o de comportamiento humano) Auspiciada
por Elton Mayo y por estudios de un grupo de la escuela de graduados
en administracin de negocios de la Universidad de Harvard
d) Naci cuando en una planta textil en Filadelfia no se pudo resolver el
problema de rotacin de personal, que se realiz con un enfoque
mecanicista, en donde se descubri que los grupos informales
constituyen una organizacin unida, de amistad y solidaridad.
e) d) Enfoque sistemtico: La aplicacin de este enfoque presupone el uso
de tcnicas sustentadas en sistemas de informacin que posibiliten el
control de la gestin administrativa.
f) e) Teora Z: La filosofa y valores de la administracin japonesa: Explica
abiertamente su concepcin sobre polticas de persona, empleo de por
vida, entrenamiento horizontal, critica a los grandes Egos, decisiones
por consenso, anlisis profundo de los problemas, entre otros.

PROCESO ADMINISTRATIVO

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PROCESO ADMINISTRATIVO
1.- PLANEACION: Qu se va a hacer? Objetivos, polticas, diagnstico,
programas y presupuestos
2.- ORGANIZACIN: Cmo se dividir el trabajo? Unidades de mando y
procedimientos. Quin y con qu se va a hacer? Personal: seleccin,
contratacin, capacitacin, materiales, finanzas, compras, produccin, entre
otros.
4.- DIRECCION: Cmo se debe hacer? Autoridad, mando, toma de
decisiones, supervisin, delegacin, instrucciones y comunicacin.
5.- CONTROL: Cmo se hizo? Evaluacin, comparacin, determinacin de
las desviaciones, correccin de fallas y retroalimentacin.
PLANEACION
Definiciones:
Planear consiste en la definicin de objetivos, la ordenacin de recursos
materiales y humanos, la determinacin de mtodos y las formas de

organizacin, el establecimiento de medidas de tiempo, cantidad y calidad,


la localizacin especial de las actividades y otras especificaciones
necesarias para encausar racionalmente la conducta de la persona o grupo.
La planeacin es trazar un curso concreto de accin para alcanzar un
objetivo
Planear es disear un mtodo para lograr una meta definida
Planear es decidir de antemano que hacer, cmo hacerlo, cundo y quin
deber llevarlo a cabo.
PRINCIPIOS DE LA PLANEACION
RACIONALIDAD: La accin ordenada con fines especficos.
PREVISION: La planeacin es previsin del futuro.
UNIVERSALIDAD: La planeacin y la programacin deben abarcar las
diferentes etapas del proceso econmico, social y administrativo y prever
las consecuencias que producir su aplicacin.
UNIDAD: Que los planes y programas tengan unidad, que estn integrados
entre si y formen un todo organizado y compatible.
CONTINUIDAD: La planeacin y la programacin son un proceso de
duracin permanente.
INHERENCIA: La planeacin y programacin son necesarias en cualquier
actividad humana y son inherentes a la administracin.
ELEMENTOS DE LA PLANEACION
DIAGNSTICO: Investigar los problemas que se presentan y que
obstaculizan el logro de los objetivos de la organizacin.
OBJETIVOS: Son los fines o metas que se pretenden alcanzar ya sea con
la realizacin de una sola operacin de una actividad concreta, de un
procedimiento de una funcin completa o de todo el funcionamiento de la
institucin.
POLITICAS: Son lneas generales de accin que guan a los miembros de
una empresa.
PLANES: Entendemos como plan, un curso determinado de accin que se
considera el ms recomendable para el logro de un objetivo, as mismo, es
necesario que cada una de las funciones de una organizacin tenga sus
propios objetivos y de igual forma sus planes.

PROGRAMAS: Un programa est destinado a cumplir las funciones de una


determinada entidad, por lo que se establecen objetivos o metas
cuantificables que se cumplirn a travs de la integracin de un conjunto de
esfuerzos, con recursos humanos, materiales y financieros asignados, con
un costo global y unitario determinado y cuya ejecucin en principio queda a
cargo de una unidad administrativa de alto nivel.
PRESUPUESTOS: El presupuesto consiste en planear numricamente los
resultados de una organizacin; incluye tres elementos principales.
1.- Se refiere a hechos futuros, lo que estimula a pensar en planes
concretos, valorando costos y beneficios
2.- Tiene fechas de desarrollo o de terminacin que estn relacionados con
el costo.
3.- Se mide en unidades econmicas, proporcionando estndares contra los
cuales se puede comparar.
ORGANIZACIN
Definiciones:
Organizacin es el arreglo de funciones necesarias para lograr un objetivo
con indicacin de la autoridad y la responsabilidad asignadas a los puestos,
que tienen a su cargo las ejecuciones de las funciones respectivas.
Organizacin es el orden que guardan los diferentes rganos que
constituyen un grupo humano en cuanto a relaciones, de responsabilidad,
interdependencia jerrquica, comunicacin y divisin del trabajo,
necesarios.
DIVISION DEL TRABAJO
Es el desglose del trabajo en bloques, partes o unidades a fin de que pueda
ser realizado por las diversas personas que integran una unidad
administrativa, el trabajo se divide en:
-

FUNCIONES: (generales, especficas, ejecucin, apoyo, asesora,


complementarios, primarias, secundarias)

ACTIVIDADES: (genricas, especficas)

OPERACIONES: (fsicas, mentales)


FORMAS DE ORGANIZACIN

ORGANIZACIN FORMAL: Es la oficial, la terica y se apega a las normas


materializadas en organigramas, contratos colectivos o individuales,
reglamentos, manuales, polticas y procedimientos.
ORGANIZACIN INFORMAL: Es la extra oficial, representa lo que
realmente est sucediendo, es la resultante de las reacciones individuales y
colectivas entre la organizacin formal en busca de satisfaccin a
necesidades y deseos de pertenencia, reconocimiento o amistad.
ESTRUCTURA ORGANICA
Es la forma en que estn ordenadas las unidades administrativas de un
organismo y la relacin que guardan entre si. Debido a la necesidad de la
divisin del trabajo y de los requerimientos de especializacin, nace la
divisin en donde determinan la forma en que van a integrarse los diversos
rganos o dependencias de una institucin, relaciones de mando, niveles
jerrquicos, procesos a su cargo, tramos de control, equipos de
administracin y mbito de aplicacin.
MANUALES
Son las herramientas administrativas para transmitir conocimientos y
experiencias para documentar la tecnologa acumulada sobre un tema
especfico. Contienen informacin e instrucciones sobre la organizacin,
polticas y procedimientos de una empresa, que se consideran necesarios
para la mejor ejecucin de un trabajo.
Se clasifican en:
Manuales de Operacin
Manuales de Organizacin
Manuales de Procedimientos
DIRECCION
La eficiencia con la cual puede ser operada cualquier organizacin
depender, en gran medida, de la forma en que se utilice y administre a sus
trabajadores.
Definicin:
Es el elemento mas dinmico del proceso administrativo que implica la
responsabilidad que tiene todo jefe de dirigir, conducir, motivar, ordenar e
impulsar al personal subordinado, a la mejor realizacin de sus funciones,
con el mximo de eficiencia y colaboracin.
IMPORTANCIA DE LA DIRECCION

Algunos autores consideran que es el elemento mas importante y complejo


de la administracin, puesto que se ponen en juego aspectos relacionados
con el comportamiento individual y de grupo.
En la direccin se ejerce el mando, se delega la autoridad, se toman
decisiones, se coordinan y supervisan las actividades y todo ello a travs de
un proceso de comunicacin que ya de por si es complejo.
PRINCIPIOS DE LA DIRECCION
COORDINACION: Lograr coordinar los intereses individuales y grupales.
IMPERSONALIDAD DEL MANDO: Cuanto ms se impersonalice la orden,
ser mejor obedecida.
RESPETO A LA LINEA JERARQUICA: Al transmitirse una orden deben
asegurarse los conductos previamente establecidos y jams saltarlos sin
razn.
RESOLUCION DE CONFLICTOS: Debe procurarse que los conflictos se
resuelvan lo ms pronto posible de modo que, sin lesionar la disciplina,
puedan producir mayor tranquilidad a los implicados en el.
ALGUNAS CARACTERISTICAS DE LA
DELEGACION DE AUTORIDAD
- Puede ser general o especfica
- Puede ser temporal o ilimitada
- Puede ser individual o colectiva
- Aumenta la eficacia administrativa
- Favorece la especializacin
- Permite que las decisiones sean tomadas con mayor base sobre la
realidad
MANDO
Si la autoridad es la capacidad de mandar y el derecho a ser obedecido, el
mando es el ejercicio de ese derecho y de esa capacidad.
El poder mandar, incluye tres elementos:

Determinar lo que debe hacerse

Establecer como debe hacerse

Propiciar y vigilar que lo que debe hacerse se haga

Algunos autores identifican a estas tres funciones como sigue: Directiva la


primera, propiamente administrativa, la segunda y supervisora de ejecucin
la tercera.
La toma de decisiones es un factor esencial de la funcin directiva, ya que,
con base en ellas se marca el cambio a seguir de la organizacin.
El proceso de la toma de decisiones es como sigue:
- Diagnosticar el problema: Definir el problema
- Definir las alternativas ms adecuadas
- Analizar las alternativas y compararlas
- Seleccionar la alternativa ms conveniente
PRINCIPIOS DE SUPERVISION
El concepto actual de la supervisin, supone un mbito de responsabilidad
ms amplio y complejo que el de la administracin tradicional basada
nicamente en la autoridad y el conocimiento del trabajo, sino que adems
ubica como fundamental la satisfaccin del usuario y el desarrollo personal.
- Satisfaccin del cliente o usuario: Es la nica razn de la organizacin
- Rentabilidad: Costo vs. Rendimiento de las operaciones cotidianas
- Desarrollo de Personal. Mediante oportunidades y aprendizaje
- Aceptacin del cambio: Trabajar en la resistencia al cambio
- Actitud crtica constructiva: Comunicar juicios e ideas
- Excelencia en la persona: Calidad de vida y trabajo
CONTROL
La etapa de control no existira si la planeacin y organizacin se ajustaran
impecablemente a la integracin y a la fase directiva, sin embargo, an en
planeaciones cuidadosas, surgen algunas necesidades de ajuste,
correcciones o modificaciones a lo programado.
Definicin:
Control es un conjunto de disposiciones incluidas en las estructuras y en las
normas de trabajo de una empresa, para que en el desarrollo de las
actividades se produzca una comprobacin, previniendo errores y fallas,
para proveer informacin segura, proteger los bienes de la empresa y

promover la eficiencia en la operacin y la adhesin a las polticas


administrativas.
TRES PASOS EN EL PROCESO DE CONTROL

CARACTERISTICAS DE UN BUEN CONTROL


- Seleccin de los criterios de control
- Recoleccin, concentracin y procesamiento de datos
- Interpretacin de los resultados
- Elaboracin de reporte de resultados
- Utilizacin del mismo, para aplicar las medidas correctivas

EL CONTROL CONSTA DE CUATRO ETAPAS


Evaluacin de resultados
Comparacin de los resultados con lo planeado
Determinacin de las causas de desviacin
Retroalimentacin
INDICADORES
Son los instrumentos cuya aplicacin nos muestra la tendencia y la
desviacin de una actividad sujeta a influencias internas y externas con
respecto a una unidad de medida convencional.

En la administracin y evaluacin por procesos, los indicadores fortalecen la


autonoma de gestin, en virtud de que a travs de la medicin que realicen
los responsables en los niveles de operacin, conocern de manera
inmediata la situacin en que se desarrollan sus servicios y pueden tomar
oportunamente las medidas correctivas o de preferencia preventivas, que
mejoren su actuacin y resultados.
Los indicadores deben contar con las tres caractersticas siguientes:
CONGRUENCIA: Caracterstica de la informacin que la hace coincidir en
su forma y tamao.
CONSISTENCIA: Caracterstica de la informacin estadstica mediante la
cual los datos se basan en los mismos principios y reglas particulares de
cuantificacin.
CONFIABILIDAD: Caracterstica de la informacin que el usuario acepta y
utiliza para tomar decisiones basndose en ellas.
TIPOS DE INDICADORES

BALANCED SCORECARD: GESTIN INTEGRAL DE NEGOCIOS


Lic. Carlos Manuel Ginocchio Vega
CONSULTOR EMPRESARIAL CLAD N 0888 / cginocchiov@yahoo.com
ESPECIALISTA EN CONSTRUCCIN DE TABLEROS DE COMANDO BSC

La dinmica comercial y competitiva de las empresas en la actualidad es tan


exigente que se requiere de nuevas y mejores herramientas que permitan
optimizar la toma de decisiones de los gerentes. El Balanced Scorecard (BSC)
o Cuadro de Mando Integral (CMI) ofrece la posibilidad de darle seguimiento a
las estrategias formuladas en los planes empresariales de tal forma que exista
una lgica entre las actividades y los resultados esperados por los directivos de
las organizaciones. El BSC se soporta en Tecnologas de la Informacin (TI)
para
monitorear de manera efectiva las funciones empresariales
correspondientes a la operatividad particular segn el giro de negocio, estas
funciones empresariales se dividen en el BSC en Perspectiva Aprendizaje
(orientada al personal a cargo de la empresa), Perspectiva de Procesos
(orientada a las operaciones de la organizacin), Perspectiva Cliente (orientada
al marketing de la empresa) y Perspectiva Financiera (orientada a la
optimizacin de beneficios econmicos para los accionistas).

La modalidad para comprobar y controlar el logro de los diversos objetivos


propuestos en las perspectivas empresariales consiste en disear una serie de
Indicadores Clave de Desempeo o KPI (Key Performance Indicadors)
programados en plataformas virtuales que alerten automticamente al gerente
estratgico de la situacin actual de su empresa versus lo planificado. Los
soportes tecnolgicos utilizados para hacer ms verstil al BSC son por
ejemplo el Visual Basic, PowerBuilder, Java entre otros lenguajes de
programacin, asimismo el Access, SQL Server, Analyses Services, entre otros
dispositivos de almacenamiento de datos, pero uno de los ms utilizados en
nuestro medio por profesionales informticos y de empresas es el MS Excel
2003 y 2007, con la ventaja de que el Excel 2007 viene diseado para ser
utilizado como plataforma analtica de Inteligencia de Negocios o Business
Intelligence y alertas BSC en sus formatos condicionales.

La combinacin de indicadores financieros como no financieros permite al


gestor del negocio adelantarse a las contingencias del entorno empresarial
desarrollando polticas proactivas ms eficientes. El BSC integra la Visin de la
organizacin con las estrategias, objetivos y actividades propuestas por las
gerencias y los recursos que posee la misma generando relaciones causa
efecto que le den lgica a todo este proceso. Al sistematizar el BSC
comprometemos a todo el personal a unir esfuerzos para lograr los resultados
esperados, el control de cada una de las reas funcionales sera ms intensivo
y motivador por las metas previamente establecidas. La interaccin con
nuestros clientes sera ms estrecha debido a la aplicacin del concepto
Administracin de Relaciones con Clientes o CRM (Customer Relationship
Management) que consiste en tener un conocimiento ms exacto de nuestros

clientes al analizar constantemente su comportamiento de compras, gustos y


preferencias, tendencias de la oferta y demanda, sensibilidad ante las
variaciones de los precios, etc.

Al aplicar la metodologa estratgica del BSC se busca optimizar el rendimiento


de la empresa expresado en el Valor Econmico Agregado o EVA (Economic
Value Added), factor de productividad total que cuantifica la creacin de riqueza
alcanzada por la organizacin debido a la accin conjunta de todos sus
miembros y recursos. Peter Drucker formul en su artculo The information
executives truly need que las empresas estn hechas para crear riqueza, no
para controlar costos1. Los negocios que tengan mayor rapidez y efectividad
de respuesta en sus mercados son los que prevalecern en el tiempo, por lo
tanto es conveniente profundizar en este tipo de conceptos gerenciales y
empresariales para desarrollar ventajas competitivas en los diversos sectores
industriales en los que enfocamos nuestra atencin y accin.

1 CPC Mario Apaza Meza, Balanced Scorecard Gerencia Estratgica y del Valor.
Captulo III pg. 159