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MANUAL
Formulacin del
Plan Institucional de Archivos -PINAR
Autores:
Jhon A. Gonzlez Flrez
Alba Rincn Herrera
Wilson Snchez Yopaz
Jorge William Triana Torres
2014
1
Crditos
Autores:
Jhon A. Gonzlez Flrez
Alba Rincn Herrera
Wilson Snchez Yopaz
Jorge William Triana Torres
ISBN
978-958-8242-32-3
Archivo General de la Nacin de Colombia
Carrera 6 No. 6-91
Telfono: 328 2888 Fax: 337 2019
E-mail: contacto@archivogeneral.gov.co
Pgina web: www.archivogeneral.gov.co
Bogot D.C., Colombia - 2014
Impreso en Colombia
Las publicaciones del Archivo General de
la Nacin de Colombia estn protegidas
por lo dispuesto en la Ley 23 de 1982. Podrn reproducirse extractos sin autorizacin previa, indicando la fuente.
Las opiniones expresadas o utilizadas en
la obra son responsabilidad exclusiva de
su(s) autor(es).
Tabla de Contenido
Presentacin
Introduccin
1. Importancia y beneficios del Plan Institucional
de Archivos PINAR
2. Metodologa para la formulacin del Plan Institucional de Archivos PINAR
2.1. Identificacin de la Situacin Actual
2.2. Definicin de Aspectos Crticos
2.3. Priorizacin de Aspectos Crticos y
Ejes Articuladores.
2.4. Formulacin de la Visin Estratgica
del Plan Institucional de Archivos PINAR
2.5. Formulacin de Objetivos
2.6. Formulacin de Planes y Proyectos
2.7. Construccin del Mapa de Ruta
2.8. Construccin de la Herramienta de
Seguimiento y Control
3. Estructura del Plan Institucional de Archivos
PINAR
4. Aprobacin y publicacin
Glosario
Bibliografa
Anexos
Anexo 1
Ejemplo de metodologa para la formu
lacin del Plan Institucional de Archivos
PINAR
Anexo 2
Ejemplo de estructura del Plan Institucional
de Archivos PINAR
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Presentacin
Introduccin
A partir de ello, el Archivo General de la Nacin en el desarrollo de la Ley 594 de 2000, la Ley 1712 de 2014 y el
Decreto 2609 de 2012, formula el presente Manual como
una metodologa sencilla para la elaboracin del PINAR al
interior de las entidades, cuyos fines son:
Cumplir con los propsitos de la funcin archivstica y gestin documental de la entidad, mediante la
orientacin de procesos desarrollados paso a paso
con metas y objetivos cuantificables.
Gestionar y cuantificar los recursos humanos, financieros, tecnolgicos e infraestructura, como soporte
para la ejecucin de los proyectos previstos a corto,
mediano y largo plazo, para gestionar su asignacin
oportunamente.
Contribuir de manera efectiva al fortalecimiento
institucional, la transparencia, la eficiencia y el acceso a los archivos.
Consolidar y modernizar la gestin de archivos de
la entidad en el marco del archivo total.
Esta herramienta se divide en tres partes: la primera desarrolla los aspectos generales que contextualizan el Plan
Institucional de Archivos PINAR; la segunda parte del documento describe cada uno de los pasos que son necesarios para la formulacin del Plan y la tercera, presenta
un ejemplo de la aplicacin de la metodologa propuesta.
El Plan Institucional de Archivos PINAR es un instrumento para la planeacin de la funcin archivstica, el cual
se articula con los dems planes y proyectos estratgicos
previstos por las entidades.
Se resalta su importancia como soporte a la planeacin
estratgica en los aspectos archivsticos de orden normativo, administrativo, econmico, tcnico y tecnolgico; toda vez que los archivos contribuyen tanto a la eficacia y
eficiencia del Estado en el servicio al ciudadano, como a
la promocin activa del acceso a la informacin pblica;
y por lo mismo, las entidades deben asegurarse de que
existan procedimientos claros para la creacin, gestin,
organizacin y conservacin de los mismos.
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2. Metodologa para la
formulacin del Plan Institucional
de Archivos PINAR
A continuacin se presentan los elementos bsicos para la
formulacin del Plan Institucional de Archivos PINAR.
Este aspecto comprende la recoleccin de informacin
puntual, que servir como base para determinar la situacin actual de la entidad, analizando las diferentes herramientas que permiten identificar de manera general, las
problemticas a las cuales se enfrenta la funcin archivstica. Esta evaluacin se centra desde una perspectiva global, en los aspectos administrativos, tcnicos, tecnolgicos
y archivsticos, entre otros; con el fin de determinar y priorizar los que estn siendo afectados en mayor medida.
Las siguientes herramientas administrativas son referentes
que permiten determinar la situacin:
a. Diagnstico integral del archivo.
b. Mapa de riesgos.
c. Planes de mejoramiento generados a partir de las
auditoras internas y externas.
d. Planes de mejoramiento generados a partir de las
auditoras realizadas por rganos de control.
e. Formulario nico de Reportes de Avance de la
Gestin - FURAG (para entidades del orden nacional).
f. Planes de Mejoramiento Archivstico PMA, generados a partir de las visitas de inspeccin, vigilancia y control, realizadas por el Archivo General
de la Nacin.
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g. ndice de Gobierno Abierto IGA e ndice de Integridad INTEGRA (Procuradura General de la Nacin).
h. Autoevaluacin de la Funcin Archivstica -AFA
i. Y otras herramientas y modelos que faciliten la
evaluacin.
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Eje articulador: Se basa en los principios de la funcin archivstica dados el Artculo 4 de la Ley 594 de
2000. ste es un campo fijo y se estructura de la siguiente manera:
a) Administracin de archivos: Involucra aspectos de la infraestructura, el presupuesto, la normatividad y la poltica, los procesos y los procedimientos y el personal.
b) Acceso a la informacin: Comprende
aspectos como la transparencia, la participacin y el servicio al ciudadano, y la organizacin documental.
c) Preservacin de la informacin: Incluye aspectos como la conservacin y el almacenamiento de informacin.
d) Aspectos tecnolgicos y de seguridad: Abarca aspectos como la seguridad de la informacin y la infraestructura tecnolgica.
e) Fortalecimiento y articulacin: Involucra aspectos como la armonizacin de la gestin documental con otros modelos de gestin.
Evaluacin de impacto: Es necesario que la entidad evale los aspectos crticos frente a cada eje
articulador, para lo cual debe:
Tomar el aspecto crtico y confrontarlo con
todos los criterios de evaluacin de cada eje
articulador (Tabla No. 3).
Si el aspecto crtico tiene una solucin directa
con el desarrollo o implementacin del criterio
de evaluacin, se debe considerar como un
impacto.
Se debe continuar la evaluacin del aspecto crtico con cada criterio hasta finalizar el eje
articulador.
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Una vez finalizada la evaluacin por eje articulador, se suman los criterios de evaluacin
impactados; teniendo en cuenta que la sumatoria por eje articulador no puede ser superior
a diez.
Se debe diligenciar la Tabla No. 2 con los resultados obtenidos de cada eje articulador.
Este ejercicio se debe realizar por cada eje
articulador y sus diez criterios de evaluacin.
Nota: La Tabla de criterios de evaluacin es el instrumento que permite evaluar de forma objetiva cada
aspecto crtico frente a los ejes articuladores, los
cuales cuentan con diez criterios.
Sumatoria total: Una vez finalizada la evaluacin
de todos los aspectos crticos, se deber proceder
a totalizar cada uno de ellos y cada eje articulador.
La priorizacin de los aspectos crticos y ejes articuladores se har con base en la identificacin de
aquellos con mayor valor de la sumatoria; lo que indica que tienen un alto impacto dentro de la entidad.
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Es preciso a su vez, que internamente se definan las responsabilidades para que el rea de Archivo y/o de Control
Interno o quien haga sus veces, realice peridicamente la
revisin y actualizacin de la herramienta. El uso de herramientas como el balancedscorecard y el tablero de control, entre otros, son de gran utilidad para esta actividad.
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4. Aprobacin y Publicacin
El Plan Institucional de Archivos PINAR deber ser presentado y aprobado por el Comit Institucional de Desarrollo
Administrativo en las entidades del orden nacional o el Comit Interno de Archivo en las entidades del orden territorial. A su vez, deber ser publicado en la pgina web.
El Archivo General de la Nacin en el ejercicio de las funciones de control y vigilancia, verificar la aprobacin y
publicacin del PINAR.
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Glosario
1. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN. Acuerdo 027 (31, octubre, 2006). Por el cual se
modifica el Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994. Bogot D.C., 2006. p.1. Artculo 1.
2. COLOMBIA. CONGRESO DE LA REPBLICA. Ley 594. (14, julio, 2000). Por medio de la
cual se dicta la ley general de archivos y se dictan otras disposiciones. Bogot D.C.,
2000. p. 1. Artculo 3.
3. COLOMBIA. DEPARTAMENTO DE LA FUNCIN PBLICA, et al. Metodologa para la implementacin del modelo integrado de planeacin y gestin. [en lnea] Bogot, 2012.
[consultado 2014-03-14]. Disponible desde http://modelointegrado.dafp.gov.co/. p. 67.
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4. Ibid. p. 67.
5. Ibid. p. 67.
6. COLOMBIA. DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIN PBLICA. Cartillas de
Administracin Pblica. Gua de Administracin del Riesgo. [en lnea] Bogot, 2009.
[consultado 2014-03-05]. Disponible desde http://portal.dafp.gov.co/form/formularios.
retrive_publicaciones?no=558. p. 24.
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Bibliografa
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN. Acuerdo 027 (31, octubre, 2006). Por el cual se modifica el Acuerdo No. 07 del 29
de junio de 1994. Bogot D.C., 2006. 12 p.
COLOMBIA. CONGRESO DE LA REPBLICA. Ley 152. (15, julio, 1994). Por la cual se establece la Ley Orgnica del Plan
de Desarrollo. Bogot D.C., 1994. 14 p.
________. Ley 594. (14, julio, 2000). Por medio de la cual se
dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones. Bogot D.C., 2000. 12 p.
________. Ley 1712. (6, marzo, 2014). Por medio de la cual
se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso
a la Informacin Pblica Nacional y se dictan otras disposiciones. Bogot D.C., 2014. 14 p.
________. Decreto 2609. (14, diciembre, 2012). Por el cual se
reglamenta el Ttulo V de la Ley 594 de 2000, parcialmente
los artculos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras
disposiciones en materia de Gestin Documental para todas las Entidades del Estado. Bogot D.C., 2012. 16 p.
COLOMBIA. DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIN PBLICA. Cartillas de Administracin Pblica. Gua de
Administracin del Riesgo. [en lnea] Bogot, 2009. [consultado 2014-03-05]. Disponible desde http://portal.dafp.gov.
co/form/formularios.retrive_publicaciones?no=558
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Anexos
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Anexo 1
Ejemplo de la metodologa para la
formulacin del Plan Institucional
de Archivos PINAR
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A partir de lo anterior, el municipio identific los planes y proyectos asociados a los objetivos obteniendo la siguiente informacin:
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Anexo 2
Ejemplo de la estructura del Plan
Institucional de Archivos PINAR
Introduccin
El municipio ---------- circunscrito en la categora 6, en
cumplimiento del Decreto 2609, Artculo 8 Instrumentos archivsticos ha previsto para la vigencia 2014 2023 como
una de sus estrategias fundamentales, desarrollar el Plan
Institucional de Archivos de la entidad PINAR, teniendo
como punto de referencia las necesidades identificadas
en el diagnstico integral de archivos y los factores crticos
sealados como oportunidades de mejora en las visitas de
inspeccin y vigilancia efectuadas por el ente rector de la
poltica archivstica. Para tal efecto, se han contemplado
objetivos y metas que con la apropiacin debida de los
recursos, minimicen los riesgos que actualmente tiene la
entidad para la atencin oportuna de los ciudadanos y las
condiciones adecuadas orientadas a la preservacin del
patrimonio documental.
1. Contexto Estratgico
El contexto estratgico que da soporte y en el que se basa
el PINAR del municipio es:
Misin
Gobernar el municipio con sentido humano, con
transparencia, eficacia y eficiencia, promoviendo
la participacin de sus ciudadanos, impulsando el
desarrollo de un municipio innovador, competitivo,
ordenado y sostenible, que mejore la calidad de
vida de todos sus habitantes.
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Visin
Transformar al municipio en lder de la regin, innovador, generoso en oportunidades con un gobierno
cercano y sensible a las necesidades de sus habitantes, eficaz y eficiente en la prestacin de servicios
pblicos, que fortalezca su identidad, patrimonio
cultural y cohesin social, posicionndolo como referente internacional.
Valores
Honestidad.
Calidad total.
Transparencia.
Legalidad y certeza.
Sensibilidad social.
Poltica de calidad
La Administracin Municipal en funcin del cumplimiento de su misin, est comprometida con el
logro de sus metas institucionales de desarrollo y el
mejoramiento continuo, como apoyo a la competitividad del municipio en la regin.
Objetivos de calidad
Garantizar el bienestar y el desarrollo equitativo de los habitantes del municipio.
Establecer los mecanismos necesarios y suficientes para que los ciudadanos estn y se
sientan seguros en el municipio.
Incrementar el nivel de calidad de vida de los
habitantes del municipio a travs de mecanismos articulados entre distintos actores del desarrollo econmico local.
Maximizar el bienestar de los individuos en su
relacin con el medio ambiente.
Garantizar una infraestructura adecuada
para el desarrollo social, cultural, ambiental,
econmico, poltico e institucional del territorio.
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Asegurar una administracin transparente, incluyente y corresponsable, que brinde espacios de participacin, talento humano competente, infraestructura tecnolgica adecuada,
calidad en los servicios y manejo eficiente de
los recursos financieros con el fin de mejorar el
desempeo institucional y la satisfaccin de los
ciudadanos y las partes interesadas.
2. Visin estratgica del Plan Institucional de Archivos
PINAR
El municipio garantizar la preservacin de la informacin,
la administracin de los archivos y el acceso a la informacin con miras a mejorar las instalaciones locativas del archivo, las Tablas de Retencin Documental y la organizacin de los archivos de gestin.
3. Objetivos
Los objetivos establecidos para cumplir con la visin estratgica del PINAR son:
1. Mitigar riesgos puntuales de los depsitos de archivo.
2. Elaborar de Tablas de Retencin Documental.
3. Crear de instrumentos archivsticos para los archivos de gestin.
4. Establecer los programas especficos para los archivos de gestin.
5. Formular procesos de gestin documental.
6. Formular polticas para la preservacin de informacin.
7. Evaluar el impacto de la mala preservacin de la
informacin.
8. Capacitar a los funcionarios del municipio en temas de gestin documental.
9. Mejorar la infraestructura de los depsitos de archivo.
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5. Herramienta de seguimiento
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