HERRAMIENTAS DE GESTION

Dentro del manejo de la gestin pblica institucional, es comn hacer referencia a la

utilizacin de herramientas de gestin; en todo caso, lo importante es definir y
puntualizar en que momento de la gestin se deben tomar en cuenta estas herramientas.
Entendemos que en una entidad del Estado para mejorar su gestin, es necesario
diferenciar y armonizar los citados instrumentos, este orden va permitir tener una mejor
visin del funcionamiento de la institucin, que va incidir positivamente en la toma de
decisiones.
Es posible establecer que existen herramientas para el nivel de organizacin, que
incluye instrumentos que en la prctica tienen que ser elaboradas en forma obligatoria y
otras herramientas para el nivel de gestin que desde un punto de vista de direccin,
se elaboran como producto de las acciones de gestin que se realizan.
Bajo esta premisa, se infiere que toda institucin pblica debe estar conformada a travs
de niveles de organizacin, gestin y direccin (statu normativo). En este caso,
inicialmente nos ubicamos en el primer nivel de organizacin, donde las herramientas de
gestin son carcter obligatorias, orientadas a instaurar su estructura organizacional y
funcional, en el marco de su visin y misin institucional.
Como herramientas para el nivel de organizacin podemos ubicar principalmente:

La ley de creacin o estatuto.

El Reglamento de Organizacin y Funciones ROF.
El Manual de Organizacin y Funciones ROF.
El Cuadro para Asignacin de Personal CAP.
El Manual de Procedimientos - MAPRO
El Presupuesto Analtico de Personal PAP.
El Texto nico de Procedimientos Administrativos TUPA.
Cdigo de tica.

Cuando me refiero a las herramientas para el nivel de gestin, se seala:

El Plan estratgico.
El presupuesto Institucional.
El Plan Operativo Institucional POI.
Los estados financieros y presupuestarios.
Informes sobre evaluaciones del Presupuesto y del POI.
Informes peridicos de gestin.

Con respecto a las herramientas para el nivel de direccin o normativo, se

mencionan a:
o
Normas generales dictadas por los organismos sectoriales y/o rectores (externas).
o
Normas especficas dictadas por la propia institucin (internas).

A. DESCRIPCIN DE LAS HERRAMIENTAS DE GESTIN

HERRAMIENTA

DEFINICIN

El Reglamento De Organizacin Y
Funciones Rof

Es el documento tcnico normativo de gestin institucional

que formaliza la estructura orgnica de la Entidad, orientada
al esfuerzo institucional y al logro de su misin, visin y
objetivos. Contiene las funciones generales de la Entidad y
las funciones especficas de los rganos y unidades
orgnicas, estableciendo sus relaciones y responsabilidades.

El Manual De Organizacin Y Funciones

Mof

El Manual de Organizacin y Funciones, es un documento

normativo que describe las funciones especficas a nivel de
cargo o puesto de trabajo desarrollndolas a partir de la
estructura orgnica y funciones generales establecidas en el
Reglamento de Organizacin y Funciones - ROF, as como en
base a los requerimientos de cargos considerados en el
Cuadro de Asignacin de Personal.

El Cuadro Para Asignacin De Personal

Cap

El CAP es un documento de gestin que contiene los cargos

clasificados en base a la estructura orgnica prevista en su
Reglamento de Organizacin y Funciones (ROF) y a los
objetivos y metas establecidos en su Plan Estratgico

El Manual De Procedimientos Mapro

El Manual de Procedimientos es un documento descriptivo y

de sistematizacin normativa, teniendo tambin un carcter
instructivo e informativo. Contiene en forma detallada, las
acciones que se siguen en la ejecucin de los procesos
generados para el cumplimiento de las funciones y deber
guardar coherencia con los respectivos dispositivos legales
y/o administrativos, que regulan el funcionamiento de la
entidad.

El Presupuesto Analtico De Personal

Pap

Documento de gestin que considera las plazas y el

presupuesto para los servicios especficos del personal
permanente y eventual en funcin de la disponibilidad
presupuestal.
Refleja la provisin remunerativa de cada uno de los cargos
definidos en el CAP.

El Texto nico de Procedimientos

Administrativos TUPA.

Es el documento unificado de cada entidad de la

Administracin Pblica que contiene toda la informacin
relativa a la tramitacin de los procedimientos administrativos
que se realicen ante las distintas dependencias.

Cdigo de tica.

La aplicacin y observancia de las disposiciones del Cdigo

de tica de la Funcin Pblica contribuyen a fortalecer la
confianza en la Administracin Pblica y la buena imagen de
aquellos que la integran;
El Reglamento de la Ley del Cdigo de tica de la Funcin
Pblica, coadyuva a la transparencia en el ejercicio de la

HERRAMIENTA

DEFINICIN
funcin pblica as como a la mejora de la gestin y de la
relacin con los usuarios de los servicios;

B. NIVEL DE GESTIN
HERRAMIENTA

DEFINICIN

Plan estratgico

Es el instrumento orientador de la gestin institucional,

formulado desde una perspectiva temporal mayor al corto
plazo, que enuncia la MISIN, la VISIN, los OBJETIVOS
ESTRATGICOS, las ESTRATEGIAS, los INDICADORES DE
DESEMPEO y las METAS de una entidad.

El presupuesto institucional.

Es un instrumento de Gestin Econmica y Financiera,

elaborado para un periodo econmico, en el cual se estiman,
los INGRESOS que deben obtenerse y los GASTOS que
deben ejecutarse

El plan operativo institucional poi.

El Plan Operativo Institucional es un instrumento de gestin

que contiene la informacin relacionada al anlisis y
diagnstico institucional, objetivos generales, las actividades
programadas, las metas de cada programa y el presupuesto
para cada una de ellas.

Los estados financieros

Productos del proceso contable, que en cumplimiento de fines

financieros, econmicos y sociales, estn orientados a revelar
la situacin, actividad y flujos de recursos, fsicos y
monetarios de una entidad pblica, a una fecha y perodo
determinados

Los estados presupuestarios.

Los estados presupuestarios, contemplan los ingresos y

egresos que determinan el resultado presupuestario del
ejercicio, as como su aplicacin en las cuentas del balance.

Informes
sobre
evaluaciones
presupuesto y del poi.

Informes peridicos de gestin.

del

Corresponde a la medicin de los resultados obtenidos y el

anlisis de las variaciones fsicas y financieras observadas,
en relacin a lo aprobado en los presupuestos del Sector
Pblico.
Son lo reportes que se emiten como resultado de una
actividad de gestin realizada.

C. NIVEL DE DIRECCIN O NORMATIVO

HERRAMIENTA

DEFINICIN

EXTERNAS
Normas generales dictadas por
los organismos sectoriales y/o
rectores

Son las normas aprobadas por lo organismos

sectoriales como: Ministerios; y/u Organismos
rectores como: la Contralora General de la
Repblica, Superintendencias, entre otras.

INTERNAS
Normas especficas dictadas por
la propia institucin (internas).

Directivas internas dictadas por las reas

responsables de la entidad, que regulan las
normas generales y que van dirigidas
principalmente para el funcionamiento de los
sistemas administrativos y operativos.