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FUNDAMENTOS

ADMINISTRATIVOS
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de Redaccin y Diseo del Instituto
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1 Edicin 2002
8 Edicin 2009
Cdigo: 02-11-02-1

Reservados todos los derechos. Queda rigurosamente


prohibida la reproduccin total o parcial de este material
educativo, por cualquier medio o procedimiento, sin la
autorizacin del Instituto Guatemalteco de Educacin
Radiofnica, IGER. Segn artculo 42 de la Constitucin Poltica de Guatemala que se refiere a la autora.

semana

La organizacin
Contenidos:
La organizacin

s Ventajas de las organizaciones

s Caractersticas de las organizaciones

s Tipos de organizaciones

Grupo Tacan

Objetivos:
1. Definir la organizacin.
2. Identificar sus ventajas y caractersticas.

Los seres humanos no podemos vivir


aislados, necesitamos organizarnos.

1a. semana Fundamentos Administrativos

1. Organizacin
Si observamos la naturaleza, encontramos un sinfn
de animales que trabajan y viven en grupo. Pensemos en
las hormigas. Las hormigas no viven ni trabajan solas,
viven en colonias, estn organizadas.
No hay hormiga que no trabaje. Cuando se acerca el
invierno se preparan para conseguir el alimento necesario. Cada una va y viene, varias veces, llevando comida
al lugar donde pasarn el invierno. Las hormigas viven
y trabajan en grupo.
Las hormigas y las abejas nos dan un gran ejemplo
a los seres humanos. Nosotros tambin necesitamos
trabajar y vivir en grupo para sobrevivir. Desde que nacemos, necesitamos de los otros. Si a un beb recin
nacido lo dejamos solo, no sobrevivir. El beb necesita
a su familia.
Durante toda nuestra vida somos miembros de algn
grupo u organizacin. Al nacer pertenecemos primero
a nuestra familia. Ms tarde a la escuela, adems de la
familia. Cuando somos adultos, formamos una familia
propia y tenemos que trabajar para sostenerla. Nuestra
familia junto con otras familias forman una comunidad.
Por eso decimos que:

Los seres humanos necesitamos vivir y trabajar


en grupos para satisfacer nuestras necesidades y
solucionar problemas. No podemos vivir aislados.

Grupo Tacan

En nuestras comunidades encontramos diferentes grupos que nos ayudan a organizarnos para conseguir cosas y convivir mejor:





P
P
P
P
P
P

una escuela
un equipo de ftbol
una iglesia
un grupo de estudio del IGER
un comit pro-mejoramiento
una cooperativa, etc.

Qu organizaciones hay en su comunidad?

Por otro lado, todos conocemos las muchas necesidades y problemas que tenemos
que nos afectan a la mayora y que solos no podemos resolver. Las necesidades ms
comunes son:





P
P
P
P
P
P

agua potable o luz elctrica,


caminos transitables*,
educacin,
una buena atencin sanitaria,
tiendas o molinos de nixtamal,
mercados donde vender las cosechas, etc.

stas y otras necesidades hacen que las comunidades no progresen y que la


mayora de los vecinos vivan en deficientes condiciones. Las organizaciones nos
pueden ayudar a que esas condiciones mejoren.

Una organizacin es un grupo de personas que se unen con el


fin de compartir y resolver distintas necesidades, con objetivos,
funciones, reglas y normas.
La organizacin permite el adelanto o progreso de las comunidades y por lo tanto el de los vecinos y sus familias.
* Transitable: sitio o lugar por donde se puede caminar o viajar.
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1a. semana Fundamentos Administrativos

1.1 Ventajas de las organizaciones


Como ya dijimos, las organizaciones nos ayudan a solucionar problemas y necesidades que nosotros solos no podramos resolver, como construir un puente o
introducir el agua potable en la comunidad.

Pertenecer a una organizacin tiene muchas ventajas.

1. Nos ayuda a ahorrar tiempo y dinero.


2. Los recursos o medios con los que contamos se utilizan y aprovechan mejor.

3. Los miembros aprenden unos de otros


pues hay intercambio de ideas, experiencias y conocimientos.
4. Se aprende a compartir y a trabajar en
grupo.
5. Los grupos defienden mejor sus intereses y buscan satisfacer sus necesidades
ms urgentes.
6. Cuando estamos organizados, las solicitudes o peticiones de la comunidad son
atendidas con ms facilidad por las instituciones y autoridades.
7. Adems, las organizaciones son la base de una sociedad democrtica, ya que en
ellas las decisiones se toman entre de todos.

1.2 Caractersticas de las organizaciones



a. Todas las organizaciones tienen metas u objetivos.


Por ejemplo, la meta de un equipo de ftbol es ganar los partidos.

La meta de un comit pro-mejoramiento es favorecer el desarrollo de la comunidad introduciendo mejoras como agua, luz elctrica, carreteras, etc.

La de un grupo de estudio es ayudarse entre los estudiantes para aprender


ms y mejor.
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Grupo Tacan

b. Las organizaciones deben tener un programa o mtodo para alcanzar la meta.

Para poder ser eficaces necesitamos tener un plan, saber cundo, dnde,
cmo, con qu y con quin vamos a lograr los objetivos.

El equipo de ftbol necesita seguir una estrategia de juego y respetar unas


reglas de juego. Para que el equipo pueda ganar el partido necesita tener una
estrategia*, porque si todos los jugadores van a la vez por la pelota, terminarn
cansndose mucho ms que si se distribuyen el campo y se pasan la pelota
unos a otros.

El grupo de estudio necesita seguir un plan de estudios. Si nos reunimos para


estudiar administracin y empezamos por la dcima semana, seguramente no
vamos a entender nada. Necesitamos empezar por la primera.

c.
Las organizaciones necesitan recursos para conseguir sus objetivos.

El equipo de ftbol necesitar al menos 11 jugadores, una pelota y un campo.

Pongamos otro ejemplo, si hablamos del IGER, para alcanzar nuestra meta,
necesitamos libros, maestros orientadores y un lugar donde reunirnos y estudiar.

Los proyectos o actividades que realizan las organizaciones comunales tambin


necesitan recursos tanto humanos como materiales (dinero, herramientas, instrumentos, etc.). Algunas formas de conseguir los recursos materiales pueden
ser:

Prstamos a bancos.

Apoyo de instituciones privadas de desarrollo.

Aportes de dinero o especies de los miembros del grupo.

Ayuda de personas o empresas privadas.

Colaboracin de instituciones pblicas, del gobierno.

Apoyo de organizaciones religiosas, etc.

* Estrategia: Arte, sistema para dirigir un asunto.


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1a. semana Fundamentos Administrativos

d. En la mayora de los casos, las organizaciones tienen lderes o


administradores que dirigen las actividades y trabajos. Asimismo, cuanto mayor es la organizacin, el trabajo de los lderes
es de mayor responsabilidad.

Por ejemplo, un comit siempre tiene una Junta Directiva en


la que cada miembro tiene su funcin y responsabilidad. El
tesorero debe llevar la parte contable, el secretario redacta los
diferentes documentos actas, invitaciones, etc., el presidente
ser el responsable ltimo de lo que hace el comit y el representante del mismo, etc.

En ese comit, los lderes o administradores sern los miembros


de la Junta Directiva; pero todos los dems miembros, aunque
no tengan un puesto en la Junta, participan de las actividades
de la organizacin.

La divisin del trabajo es fundamental para conseguir los objetivos propuestos. Cuanto mayor es la organizacin mayor es
la divisin del trabajo.

Por ejemplo, la municipalidad tiene un alcalde, concejales,


secretario, contadores, secretarias, limpiadores, trabajadores,
etc.

Cuando los lderes o administradores no son eficaces, es decir,


no saben buscar la mejor manera de conseguir las metas de
la organizacin, sta se encuentra con bastantes tropiezos y
problemas.
Todas las organizaciones necesitan:
a. Objetivos o metas.
b. Una estrategia o plan de trabajo.
c. Recursos.
d. Lderes o administradores.
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Grupo Tacan

1. 3 Tipos de organizaciones, primer acerca-miento.


Ms adelante estudiaremos las organizaciones en profundidad, en
esta primera semana slo veremos cules son las organizaciones ms
comunes en nuestras comunidades.
De acuerdo con el problema o los intereses que tiene el grupo, as
ser el tipo de grupo que se organice:

P Comit pro-construccin de escuela.

P Grupo de mujeres.

P Comit pro-mejoramiento de la comunidad.

P Cooperativa.

P Grupo deportivo.

P Comit pro-feria.

P Comit de emergencia.

P Grupo de estudios.

P Comit cvico, etc.

Algunos de estos grupos pueden ser ms duraderos que otros;


depender del motivo por el que se formaron y el inters que tengan
en continuar trabajando.

Glosario
Estrategia:

Arte, sistema para dirigir un asunto.

Transitable: Sitio o lugar por donde se puede caminar o viajar.


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1a. semana Fundamentos Administrativos

Resumen
1. Organizacin

Durante toda nuestra vida somos miembros de algn grupo u organizacin.


En nuestras comunidades encontramos una serie de necesidades y problemas que
afectan a la mayora de los vecinos. Para resolverlos la poblacin se organiza de
diferentes formas. Las organizaciones nos ayudan a mejorar nuestra condiciones
de vida.
Una organizacin es un grupo de personas que se unen con el fin de compartir y
resolver distintas necesidades, con objetivos, funciones, reglas y normas.

1.1 Ventajas de las organizaciones


P Las organizaciones nos ayudan a solucionar situaciones que nosotros solos
no podramos resolver.
P Al aprovechar mejor los recursos, ahorramos tiempo y dinero.
P Hay intercambio de ideas, experiencias y conocimientos.
P Se aprende a compartir y a trabajar en grupo.
P Los grupos defienden mejor sus intereses y buscan satisfacer sus necesidades ms urgentes.
P Las organizaciones son la base de una sociedad democrtica.

1.2 Caractersticas de las organizaciones


P Todas las organizaciones tienen metas u objetivos.
P Las organizaciones para ser eficaces necesitan tener un plan, saber cundo, dnde, cmo, con qu y con quin vamos a lograr los objetivos.
P Las organizaciones necesitan recursos para lograr los objetivos.
P Los lderes o administradores ayudan a cumplir las metas propuestas.
En todas las organizaciones existe una divisin del trabajo. Cuanto mayor
es la organizacin mayor es la divisin.

1.3 Tipos de organizaciones


P El tipo de organizacin depender del problema o los intereses que tiene
el grupo.
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Grupo Tacan

Autocontrol
A. Lea las siguientes oraciones y escriba dentro del parntesis una F, si son falsas
o una V, si son verdaderas.
0. La familia no es una organizacin.

(F)

1. Las organizaciones nos ensean a trabajar en equipo.

( )

2. Las organizaciones son una prdida de tiempo.

( )

3. Todas las organizaciones tienen una finalidad.

( )

4. En todas las comunidades hay un comit pro-mejoramiento.

( )

5. En todas las comunidades hay grupos organizados.

( )

6. Las organizaciones necesitan recursos.

( )

7. Las organizaciones trabajan mejor sin un plan.

( )

8. Un grupo de estudio no es una organizacin.

( )

9. Las organizaciones nos ayudan a mejorar nuestras condiciones de vida. ( )


B. Conteste a las siguientes preguntas en una hoja aparte.
1. Qu es una organizacin?
2. Escriba los nombres de las organizaciones que hay en su comunidad.
3. Averige de dnde obtienen los recursos las organizaciones que hay en su comunidad.
4. Escriba tres ventajas de las organizaciones.
5. Qu necesidades y problemas hay en su comunidad?

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semana

La administracin
Contenidos:
Lectura previa:
La feria de San Pedro
La administracin qu es?

s Definicin de administracin

s Proceso de la administracin

s Caractersticas de la administracin

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Grupo Tacan

Objetivos:
1. Definir la administracin, su proceso y sus caractersticas.

Administrar es prever, organizar,


mandar, coordinar y controlar.
H. Fayol

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2a. semana Fundamentos Administrativos

Lectura previa
La feria de San Pedro

La comunidad de Lagunitas celebraba el ltimo da de su fiesta patronal dedicado a San Pedro. Haba sido una semana muy cansada para Don Julin y los
dems miembros del comit, pero estaban muy contentos de cmo haba salido todo.
La semana haba estado bien alegre, con jugadas, el desfile, haban tenido bailes,
jaripeos, concursos de maratn y bicicleta, llegaron unas ruedas de Chicago. La comunidad estaba disfrutando a lo grande de su feria.

Pero no todo haba sido diversin, el trabajo haba empezado unos meses
atrs cuando la comunidad se haba reunido para elegir a los miembros del Comit
Pro-feria.

En la primera reunin se eligieron los cargos, despus de platicar durante un
buen rato, los asistentes eligieron a los miembros de la Junta Directiva del Comit.
Don Julin fue elegido el presidente porque en aos anteriores haba demostrado su
capacidad para organizar actividades. Adems era un hombre muy respetado en la
comunidad por su honestidad y dedicacin al trabajo.

En aquella primera reunin del comit, se platic sobre las posibles actividades
que se podan hacer para recaudar fondos
(conseguir dinero) y as poder organizar
una bonita feria en la que todos disfrutaran.

Entre los presentes hubo diferentes propuestas, Doa Cande


habl de la venta de refrescos
y tostaditas en los bailes, las
corridas y los partidos de futbol;
adems decidieron hacer rifas,
cada domingo, en el saln de
usos mltiples.
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Grupo Tacan


Un dolor de cabeza les dio, el decidir si se pona en cada baile
la venta de cervezas. Segn algunos, la venta de cerveza daba bastante pisto, pero el ao anterior muchos se emborracharon y armaron
tremendo relajo. Las muchachas se molestaron y ahora los paps no
queran dar permiso a sus hijas para que fueran a los bailes.

Despus de evaluar los pros y los contras de la venta de cerveza,
el Comit decidi que, aunque les diera ms trabajo para recaudar el
dinero, no se vendera cerveza en los bailes y se prohibira la entrada
a los muchachos que estuvieran tomados.

El objetivo de las actividades es que todos la pasemos bien,
as que mejor no permitimos el chupe en el saln, dijo Don Julin,
aunque consigamos menos pisto y tengamos que trabajar ms.

Los miembros del comit estuvieron de acuerdo y decidieron
adems, pedir colaboraciones a los comerciantes, a la municipalidad
y a la compaa que trabajaba en la regin.

Otro problema fue el de buscar la colaboracin de otras personas. Por eso se decidi que cada miembro del comit tena que invitar
a otros para que apoyaran.

Una vez acordadas las actividades que se iban a hacer, se
platic de cmo se iban a realizar. Se eligi un encargado de cada actividad que sera el responsable y que entregara el dinero recaudado
a Don Toms, el tesorero.

Decidieron enviar cartas de solicitud de fondos a la Muni, a las
escuelas, a las iglesias y a otros grupos que apoyan a la comunidad
para pagar al grupo musical que llegara a amenizar el baile y para
comprar premios. Se enviaron cartas a las radios para invitar a las otras
comunidades cercanas a que llegaran a las actividades propuestas.
En fin, la fiesta comenz mucho tiempo antes.

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2a. semana Fundamentos Administrativos


La feria fue muy alegre y divertida para todos, aunque los
miembros del Comit trabajaron duramente. Los vecinos comentaban
entre ellos a ver qu tal organizan el otro ao, porque ste estuvo muy
bueno.

Al finalizar la feria, los miembros del Comit se reunieron una
vez ms para hacer una evaluacin de todas las actividades realizadas,
para ver qu les haba salido bien y qu se poda mejorar. Como sobr
un poco de dinero, decidieron entregarlo al Comit Pro-mejoramiento
para que sirviera en el arreglo del puente que se estaba haciendo. No
todo haba sido sencillo, el trabajo del comit de la feria fue muy cansado
y hubo momentos en que se disgustaron porque alguno de ellos que
no cumpli, se retir y tuvieron que elegir a otra persona. Sin embargo,
todos los miembros se quedaron satisfechos con los resultados finales.
El secretario, tom acta de la evaluacin, para que le sirviera al prximo
Comit y no repitiera los errores de ese ao.

Al terminar la reunin, Don Julin se levant, se puso su sombrero y se fue a la casa, hasta el otro ao dijo, y se fue. Todos se
saludaron y despidieron...

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Grupo Tacan

Comprensin de lectura
1. Qu actividades decidi realizar el Comit para recaudar fondos?

2. Por qu eligieron a Don Julin Presidente del Comit?

3. Qu problema haba habido anteriormente con los bailes?

4. Qu decidi el Comit respecto a los bailes?

5. Qu hicieron con el dinero que les sobr?

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2a. semana Fundamentos Administrativos

1. Administracin: Qu es?
Para que las organizaciones de las que hablbamos la primera
semana sean tiles y logren las metas que se han propuesto, necesitan
tener una buena administracin.

Pero, qu es la administracin?

Diferentes personas han tratado de definir la administracin.

P Unos autores la definen como: Una tcnica por medio de la cual


se determinan, clarifican o realizan los propsitos u objetivos
de un grupo humano particular.

P Otros dicen que es el proceso de planear, organizar, liderar y


controlar el trabajo de los integrantes de una empresa u organizacin y de utilizar la totalidad de los recursos para alcanzar
las metas establecidas.

1.1 Definicin de administracin


Nosotros vamos a estudiar la administracin como un proceso, es
decir, como la forma sistemtica de hacer las cosas. Por ello vamos
a empezar con una definicin muy sencilla que ms adelante iremos
completando.
Administracin es la realizacin de actividades de una forma ordenada para llevar a cabo
un proyecto.
Por ejemplo: el Comit Pro-feria de Lagunitas
decide realizar diferentes actividades para recaudar dinero para la feria. Organizan bailes, jugadas,
rifas, piden dinero a la municipalidad, colaboraciones a los comerciantes, etc. Despus de varios
meses de trabajo, consiguen recaudar suficiente
dinero para organizar la fiesta. Todo este trabajo que ha realizado el
Comit forma parte del proceso administrativo.
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Grupo Tacan


Los miembros se trazaron un objetivo: Recaudar fondos para la feria. Para
ello, planificaron las actividades, se dividieron los trabajos y eligieron a un tesorero
que llevara el control del dinero. Se organizaron y coordinaron para decidir quien haca
cada cosa, se reunieron peridicamente para evaluar cmo iba el trabajo y finalmente
celebraron la feria.

El Comit decidi qu, quin, cundo, cmo, dnde, con qu y con quin se
iban a realizar las actividades.

Todos estos pasos forman parte del proceso administrativo. Sin tener conciencia de lo que estaban haciendo, el Comit ha hecho administracin.
Sin embargo, si hubieran conocido la tcnica de la administracin
probablemente hubieran logrado mejores resultados, con menos
esfuerzos.

En este curso vamos a aprender a realizar estos pasos de
una forma ms sistemtica, ms ordenada. En la antigua China, (500
a. de C), Micius, un pensador, explicaba:

Los muy hbiles pueden lograr xito a base de su destreza*.
Pero con un sistema, incluso los no expertos pueden obtener los
mismos resultados, aunque tengan menor destreza.

La administracin es un proceso que todos nosotros hacemos
en cualquier organizacin. Sin embargo, si queremos lograr los
mejores resultados debemos aprender la tcnica administrativa
es decir, cmo administrar de una forma ms ordenada y sistemtica.

La tcnica administrativa nos ensea que segn sea
la forma que se utilice a la hora de coordinar a las personas y
a las cosas de una organizacin, y en razn de la manera en
que se les coordine, se obtendr mayor o menor eficiencia.
Es decir, se conseguirn los mejores resultados con el menor
esfuerzo y gasto posible.
* Destreza: Habilidad, arte o propiedad con que se hace una cosa.
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2a. semana Fundamentos Administrativos


Conocer en profundidad la tcnica o el proceso administrativo nos ayudar a
ser ms eficientes en cualquier actividad que nos propongamos.

A veces, de manera equivocada, se considera que la administracin trata nicamente de manejar dinero, de contabilidad. Una buena contabilidad, como veremos,

La administracin busca conseguir los mejores resultados, coordinando y aprovechando, de
manera eficaz y eficiente, los recursos materiales y
humanos con los que se trabaja.

es esencial para llevar el control de los recursos, pero es slo un paso ms dentro del
proceso administrativo.

1.2 Cualidades del administrador:


El buen administrador no lo es por ser precisamente buen contador, sino por


cualidades y tcnicas* que posee para coordinar todos los
elementos disponibles en la forma ms eficiente. Entre las
cualidades ms importantes del administrador estn:

P Saber comunicarse y coordinar con los otros miembros de la organizacin y con otras instituciones y
organizaciones con las que se trabaje.

P Tener capacidad de negociacin, tanto a la hora de


conseguir recursos financieros, como para solucionar
conflictos que se puedan dar en el grupo o con personas de fuera.

P Saber manejar los problemas imprevistos. Ninguna


organizacin est libre de problemas.

P Tener capacidad de iniciativa, es decir, saber imaginar o buscar diferentes


caminos para lograr los objetivos.

* Tcnica: Conjunto procedimientos y recursos de que se sirve una ciencia o un arte. Pericia o habilidad
para usar de esos procedimientos y recursos.
* Eficiencia: Cuando una institucin, organizacin logra cumplir sus objetivos con la mnima utilizacin
y desperdicio de recursos disponibles.
* Eficacia: virtud, actividad, fuerza y poder para obrar.
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Grupo Tacan


Los administradores son evaluados en trminos de eficiencia*
y eficacia*.

En administracin decimos que la eficiencia es la capacidad de
hacer correctamente las cosas, en cambio, la eficacia es la capacidad
de escoger los objetivos apropiados.

Un autor nos explica que eficiencia significa hacer correctamente las cosas y eficacia hacer las cosas correctas.

En general, podemos afirmar que el buen administrador realiza
un trabajo eficaz y adems es una persona eficiente.

1.3 Proceso de la administracin.



Hemos visto que el Comit Pro-feria sigui una serie de pasos
para realizar sus actividades. En administracin, este proceso est
estudiado y sistematizado siguiendo un orden especfico. El proceso
se compone de seis pasos o elementos. A partir de la cuarta semana,
trabajaremos el proceso y cada elemento, ms detalladamente.

Los pasos o elementos del proceso administrativo son los siguientes:
1.
Previsin: qu puede hacerse?
2.
Planeacin: qu se va a hacer?
3.
Organizacin: cmo se va a hacer?
4.
Coordinacin*: con qu y con quin se va a hacer?
5.
Direccin: Procurar que se haga lo que se plane.
6.
Control: Cmo se ha realizado?

Si volvemos a nuestro ejemplo del Comit vemos cmo tuvieron
que platicar y decidir :

* Coordinar:
Ordenar u organizar de manera simultnea y armoniosa varias cosas o personas.
Supone que hay diferentes personas y diversos medios orientados a la realizacin de un fin nico.
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2a. semana Fundamentos Administrativos

1.
Qu se poda hacer?

Primero pensaron todas las actividades posibles para recaudar fondos:

Pedir una colaboracin a cada familia.

Vender tostaditas y frescos.

Organizar bailes, rifas, jaripeos, jugadas, etc.

Vender cerveza en el baile.

Pedir un aporte a la Municipalidad.

Cobrar a cada persona que llegue a la comunidad, etc.

2.
Qu iban a hacer?
Una vez vistas las posibilidades, se decidieron por aquellas que eran ms convenientes. As que optaron por celebrar
los bailes sin vender cerveza, hacer las rifas, jaripeos, pedir
colaboracin a los comerciantes y no a los vecinos, pedir un
aporte a la municipalidad, etc.
3.
Cmo se iba a hacer?
Despus tuvieron que pensar y preparar dnde, cundo y
cmo se iba a organizar cada actividad. Los bailes en el saln,
los sbados por la noche, con una disco; las rifas en la escuela;
la cuadrangular en el campo, los domingos en la maana, etc.
4.
Con qu y con quin se iba a hacer?
Entre los miembros del Comit eligieron a los encargados de cada actividad, designaron a un tesorero
que fuera guardando los fondos recogidos y buscaron
los recursos que tenan y necesitaban para hacerlas.

5. Cada encargado tuvo que ver que se realizara cada


actividad sin tropiezos, entregar el dinero al tesorero e
informar al resto del Comit de lo que se haba hecho.

6.
Cmo se ha realizado?
Finalmente, el Comit se reuni despus de la feria para ver cmo haba ido
todo, qu dinero se haba gastado y qu actividades haban salido mejor.
Tambin se habl de lo que habra que mejorar para el siguiente ao, por lo
que dejaron escrito cada cosa que se haba hecho para que no se volvieran
a repetir los errores el siguiente ao.
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Grupo Tacan

1.4 Caractersticas de la administracin.


1. El proceso administrativo se da en todo tipo de grupo u organizacin social.
No importa que sta sea de fines religiosos, econmicos, deportivos, culturales,
etc.
2. Dentro de una organizacin, la administracin va acompaada de otras actividades que pueden ser: llevar la contabilidad, fabricar o construir cosas, comerciar,
etc., pero el proceso administrativo es distinto a las dems actividades que se
realicen. Es decir, todas las organizaciones necesitan de la administracin pero
lo que hacen no es administracin.

Pongamos un ejemplo, si el Comit Pro-mejoramiento se dispone a construir un


puente, la planificacin, bsqueda de recursos, coordinacin de los que van a
trabajar o colaborar, supervisin de la obra, etc. son actividades administrativas,
la construccin en s del puente, est fuera de las funciones de la administracin.

Por eso vemos que cuanto mayor es la organizacin o el organismo social, la funcin ms importante del lder es la administracin. Analicmoslo con otro ejemplo.

Pensemos ahora en el Ministerio de Comunicaciones Infraestructura y Vivienda


(MICIVI). El Ministro y sus ayudantes deben planificar qu obras van a realizar en
funcin de los fondos y medios que tienen. El trabajo del Ministro es puramente
administrativo, ya que en ningn momento l se dedica directamente a construir
caminos o puentes.

3. En cualquier organizacin, la mayora de los pasos del proceso administrativo


se dan simultneamente, es decir, se dan a la vez.

Pensemos que el Ministerio de Educacin construye


una escuela en San Marcos, est planificando el presupuesto que necesitan en Escuintla el ao que viene, est
supervisando a los maestros de Petn, est evaluando
los cursos para maestros que se realizaron en aos
pasados, etc.

4. Todos los miembros de un grupo u organismo social participan de la misma


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2a. semana Fundamentos Administrativos

administracin, es decir, trabajan coordinadamente para lograr los objetivos


comunes.

Por ejemplo: cada Supervisor de Educacin tiene que administrar y coordinar los
recursos materiales y humanos de su regin segn a los objetivos generales del
Ministerio de Educacin.

5. Por ltimo, debemos tener en cuenta que en todas las organizaciones se da una
divisin del trabajo, y que cuanto mayor es la organizacin, mayor es la divisin.
Igualmente, cuanto mayor es la organizacin ms importante y necesaria es la
administracin y ms personas estarn dedicadas a la parte administrativa.

Por ejemplo, el Ministerio de Educacin, adems de maestros, el personal docente, tiene un personal administrativo
que disea los planes de estudio, que planifica y ejecuta el
presupuesto, que lleva el registro de los estudiantes, etc. Por
el contrario, generalmente en una escuela rural, el director
es el que lleva la parte administrativa.

1. Administracin

Glosario
Coordinar:

Ordenar u organizar de manera simultnea y armoniosa varias cosas


o personas. Supone que hay diferentes personas y diversos medios
orientados a la realizacin de un fin nico.

Destreza:

Habilidad, arte o propiedad con que se hace una cosa.

Eficacia:

Virtud, actividad, fuerza y poder para obrar.

Eficiencia:

Virtud y facultad para lograr un efecto determinado

Tcnica:

Conjunto de procedimientos y recursos de que se sirve una ciencia o un


arte. Pericia o habilidad para usar de esos procedimientos y recursos.
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Grupo Tacan

Resumen

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1.1 Definicin de administracin


Administracin es la realizacin de actividades de una forma ordenada para
conseguir llevar a cabo un proyecto.

Conocer el proceso administrativo nos ayuda a elegir, entre las diferentes


formas de coordinar los recursos que forman una organizacin, aquellas con
las que se obtendr mayor eficiencia. Es decir, se conseguirn los mejores
resultados con el menor esfuerzo y gasto posible.

La administracin no se dedica nicamente a la contabilidad.

La administracin busca conseguir los mejores resultados, coordinando y


aprovechando de manera eficaz y eficiente los recursos materiales y humanos
con los que se trabaja.

1.2 Cualidades del administrador


P Saber comunicarse y coordinar.
P Tener capacidad de negociacin.
P Saber manejar los problemas imprevistos.
P Tener capacidad de iniciativa.
P El buen administrador realiza un trabajo eficaz y es una persona eficiente.
El que sabe hacer correctamente las cosas y hacer las cosas correctas.
P La coordinacin es la esencia misma de la Administracin.

1.3 Pasos de la administracin.


1. Previsin: qu puede hacerse?
2. Planeacin: qu se va a hacer?
3. Organizacin: cmo se va a hacer?
4. Coordinacin: con qu y con quin se va a hacer?
5. Direccin: se refiere al problema. Ver que se haga.
6. Control: cmo se ha realizado?

1.4 Caractersticas de la administracin:


P La administracin se da en todas las organizaciones.

2a. semana Fundamentos Administrativos

P La administracin es una tarea diferente de las actividades de la organizacin.


P La mayora de los pasos del proceso administrativo se dan simultneamente.
P Todos los miembros de una organizacin hacen una sola administracin.
P Cuanto mayor es la organizacin ms importante y necesaria es la administracin y ms personas estarn dedicadas a la parte administrativa.

A. Escriba en la lnea el nombre del paso del proceso administrativo que corresponde
a cada pregunta.

Autocontrol
1. Qu se va a hacer?

2. Cmo se ha realizado?

3. Qu puede hacerse?

4. Con qu y con quin se va a hacer?

5. Cmo se va a hacer?

B. Busque en la sopa de letras las siguientes palabras comunicacin, eficiencia,
eficacia, coordinacin, negociacin. Las palabras pueden estar situadas de arriba
abajo, o de derecha a izquierda.
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Grupo Tacan

C O O R D I N A C I O N P L
K O E Q E R T G G N B B M C
A X M C A T I L N B E B P X
I Q D U S A R A D J T I C O
C A C S N L R T A U P A I P
N Z T U I E R T S A T O E
E W Y P D E C A R E R A D R
I L N O I C A I C O G E N
C E U O U D I B C B L S O A
I C C E F I C A C I A E R P
F M G I C T O N O I O P A R
E G B J A C I J Y L A N M I
C. Conteste a las siguientes preguntas:
1. Qu es administracin?

2. Escriba dos cualidades del buen administrador:

3. Escriba dos caractersticas de la administracin:

4. Segn lo aprendido en esta semana, para qu cree usted que sirve la administracin en la municipalidad?

28

semana

Historia de la Administracin
Contenidos:
La administracin a travs de la historia
s Introduccin:
La administracin en el mundo antiguo:

s Sumeria:

s Babilonia:

s China.

s Egipto:

s Antigua Roma:

La administracin en la Edad Media:


De la Revolucin Izndustrial a nuestros das
Lectura adicional:
Escuelas de Administracin
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Grupo Tacan

Objetivos:
1. Conocer la evolucin de la administracin a travs
de la historia.

Los seres humanos han administrado


y han sido administrados en grupos y
en organizaciones desde la prehistoria.

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3a. semana Fundamentos Administrativos

1. La administracin a travs de la historia


Introduccin:


Los seres humanos han administrado y han sido administrados en
grupos y en organizaciones desde la prehistoria. An las tribus ms simples
de cazadores y recolectores reconocan y obedecan a un lder o a un grupo,
responsables del bienestar de todos y de tomar decisiones.

A medida que las sociedades crecieron
y se hicieron ms complejas, fue
ms clara la necesidad de contar
con administradores. Las personas
que se encargaron de administrar las
diferentes organizaciones sociales
fueron desarrollando tcnicas y
mtodos administrativos de una
manera intuitiva o experimental.
Es decir, estas personas no desarrollaron un estudio de la administracin, sino que fueron inventando, usando y perfeccionando
diferentes elementos y conceptos
administrativos, como la divisin
del trabajo, la descentralizacin*,
el control de las actividades, etc.

A partir de la revolucin industrial de los siglos XVIII y XIX, las empresas
(organizaciones privadas productivas) crecen en tamao y complejidad, por lo
que empiezan a necesitar una administracin con un carcter ms profesional. Igual que las empresas, los Estados y sus gobiernos con una poblacin
en aumento y unas relaciones sociales cada vez ms complejas, necesitan
administradores ms preparados que puedan dirigir, coordinar y controlar las
instituciones y organizaciones pblicas (del gobierno).

* Descentralizacin: Delegar parte de la autoridad en otros, repartir el poder y las obligaciones con otros.
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Grupo Tacan


As nace la necesidad de recopilar y unir todos estos conceptos
y elementos, los mtodos y las tcnicas, para crear, de una forma ms
sistemtica y cientfica, una disciplina de la administracin. Por eso, un
nmero creciente de pensadores y cientficos se dedican a desarrollar
principios y teoras que van formando el cuerpo de la disciplina administrativa.

La administracin nace como disciplina cientfica y con un carcter ms profesional cuando las organizaciones sociales, pblicas y
privadas crecen en tamao y complejidad.

2. La administracin en el mundo antiguo:



Aunque en ninguna civilizacin se desarroll la disciplina administrativa como tal, ms bien se hizo una prctica administrativa,
indiscutiblemente, hay que admitir que en muchas de ellas se han encontrado documentos que hacen referencia a elementos muy valiosos
sobre la administracin, que nos ayudan hoy a construir teoras.

Vamos a dar un breve repaso por las diferentes civilizaciones
antiguas destacando los elementos administrativos ms usados y desarrollados en cada una.

2.1

Sumeria:


Sumeria es la civilizacin ms antigua
que se conoce. Estaba situada entre los ros
Tigris y ufrates, en la zona que en la actualidad ocupan los pases Irak, Irn y Siria.

En esa regin la lluvia es escasa, pero
cuando el frtil suelo se riega a travs de canales produce abundantes cultivos. La necesidad de riego llev a los antiguos sumerios a
organizar y construir canales.

* Arcaica: antigua
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3a. semana Fundamentos Administrativos


En Sumeria exista un sistema tributario, y los sacerdotes eran los encargados de recolectar los tributos. Adems, los sacerdotes deban rendir cuentas
de los impuestos recibidos, lo cual constituye una prctica arcaica* de control
administrativo.

Dada la variedad y cantidad de los impuestos que se recaudaban, los
sacerdotes no podan confiar en su memoria, razn por la cual fue necesario
idear un sistema de registro de datos de todas las transacciones* econmicas
que se realizaban.

El registro de estas transacciones tena varias ventajas:

a) Todas las operaciones quedaban documentadas.


b) El cobro de los impuestos y el pago de
deudas no dependa slo de un sacerdote
-que poda enfermar o morir-, sino de un
sistema ya establecido. Se encuentra aqu
ya cierta previsin de riesgos.

La previsin de riesgos es muy importante en administracin, porque nos ayuda
a prepararnos ante situaciones inesperadas
que puedan afectar a la organizacin y a las
actividades y proyectos que realiza.

En Sumeria tambin se realizaba un
control exacto y riguroso de la riqueza, lo cual puede ser considerado como un
antecedente remoto* de la contabilidad. Los registros de control son, incluso, ms
antiguos que la escritura. Asimismo, encontramos que haba divisin del trabajo
en funcin de las diversas castas o clases sociales.

La civilizacin sumeria aporta a la administracin un sistema de control
de las actividades, un sistema primitivo de contabilidad, el concepto de previsin
de riesgos y la prctica de la divisin del trabajo.

* Transacciones: negocio, intercambio


* Remoto: lejano, antiguo
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2.2 Babilonia:


La civilizacin babilnica, heredera de la Sumeria, se desarroll en la misma
zona geogrfica. Dur desde el siglo XVIII hasta el VI a.C. Su economa, tambin
basada en la agricultura, dependa nuevamente de la regulacin y construccin de
canales para la supervivencia de la poblacin.
Los babilonios modificaron y transformaron la herencia sumeria para adecuarla a su propia cultura y
carcter. El modo de vida resultante demostr ser
tan eficaz que sufri relativamente pocos cambios
durante aproximadamente 1.200 aos.
En esta civilizacin encontramos elementos de
administracin que han quedado recogidos en
el Cdigo de Hammurabi (2,000 a. de C.) y en
documentos que provienen del reinado de Nabucodonosor.
El Cdigo de Hammurabi era un conjunto de
leyes (ms o menos lo que hoy llamaramos una constitucin), que regulaba muchos
aspectos relativos al gobierno de la nacin. Recopilaba leyes referidas al comercio,
a la vida civil, a la justicia. Asimismo ciertas leyes relacionadas con la actividad administrativa. Los aspectos administrativos que se tratan en el cdigo son los siguientes:
* Responsabilidad. Segn este cdigo, cada encargado o capataz era responsable
de los hombres que trabajaban con l y tena que responder por lo que hicieran.
Si alguno de los diez hombres que estaban asignados a estos capataces en la
construccin de los canales, no cumpla con su trabajo, o provocaba un accidente,
era el jefe o capataz el que deba ser castigado.
* Motivacin: se daba una paga extra a aquellos obreros que producan ms de lo
normal para animar a los trabajadores a que trabajaran ms.
* Control: haba encargados en Babilonia de apuntar y controlar todas las operaciones y actividades comerciales y de impuestos, al igual que los sumerios. Cada
transaccin deba quedar registrada segn un sistema de control que se realizaba
por colores.
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3a. semana Fundamentos Administrativos

* Construcciones: La civilizacin babilnica se caracteriz por la construccin de


grandes templos y edificios. El ms famoso es el zigurat, templo con forma de torre.
Para la construccin de estos edificios
se requera de una gran organizacin y
coordinacin de trabajadores, capataces,
materiales, etc. Aunque no han quedado
registros de la administracin de estas
construcciones, suponemos que tuvo que
haber una importante administracin para
poder realizar unas obras tan grandes.

Babilonia aporta a la disciplina administrativa el concepto de responsabilidad
de los jefes, el de motivacin y un sistema de control. Las grandes construcciones
nos hablan de una slida administracin pero no quedan documentos.

2.3 China


Fue uno de los imperios ms antiguos y
ms grandes de la Tierra. Su historia se desarrolla desde tres mil aos a. de C. hasta el siglo
XX.

Desde la poca del imperio, el territorio
era tan grande que sin duda necesitaba una gran
perfeccin en sus aspectos administrativos para
poder ser gobernado. Los gobernantes eran reyes que pertenecan a diferentes familias. Cada
familia gobernante se la conoce como dinasta.
Las dinastas se empiezan a desarrollar en el segundo milenio a de C.

Durante una de estas dinastas, (hacia 1,100 a. de C) se escribi una constitucin donde encontramos normas de gobierno relacionadas con la administracin.
Veamos algunas de estas normas:
1. Que la organizacin sea tal que el gobierno se establezca. Aqu se plantea la
necesidad de contar con una estructura administrativa para poder gobernar.
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2. Que las relaciones estn entabladas de tal manera que


haya cooperacin entre todos. Establece la importancia de
la comunicacin y la coordinacin en la administracin.
3. Que los procedimientos que utilice el gobierno sean de tal
ndole* que este gobierno sea eficiente. Habla de la importancia de la eficiencia.
4. Que los controles sean de tal naturaleza
que el gobierno pueda ser completo. Encontramos de nuevo una referencia a los
sistemas de control.
5. Que los ajustes se realicen con tal frecuencia que el gobierno pueda ser revisado.
Introduce la idea de la auditoria, estableciendo el principio bsico de la revisin de
los sistemas y mtodos administrativos.

La civilizacin China contribuye de manera significativa a plantear la necesidad
de una estructura administrativa para gobernar. Enfatiza la importancia de la comunicacin y coordinacin. Introduce el concepto de eficiencia y la idea de la auditora.

2.4 Egipto:


La civilizacin egipcia fue una de las ms importantes de la edad antigua. Sus
orgenes se remontan alrededor de tres mil aos a de C. Estaba ubicada a orillas del
ro Nilo al norte de Africa.

En su primera etapa histrica, la organizacin del gobierno era descentralizada, es decir en cada regin haba un encargado que tena la autoridad para recaudar
y manejar el dinero de los tributos sin tener que responder a ningn superior. Pero
como se dio una mala distribucin y manejo de los impuestos, los faraones (los reyes
gobernantes) fueron acaparando toda la autoridad y el control a un gobierno central.
Los egipcios fueron los primeros en demostrar que la descentralizacin funciona mejor
si existen ciertos controles centrales efectivos.

* ndole: Naturaleza de las cosas.


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3a. semana Fundamentos Administrativos

El papel de la administracin pblica en Egipto tena una importancia vital ya que garantizaba, con la regulacin pblica y
colectiva de los canales, la subsistencia econmica de todo el
pas. Egipto, al igual que Sumeria y Babilonia, viva a la orilla de
un ro, el Nilo. Este ro tena pocas de crecidas y de sequas,
por lo que los egipcios construyeron canales para poder regar
los campos de cultivo sin que se inundaran o se secaran. Los
canales eran la pieza clave de la agricultura por lo que su regulacin era indispensable para asegurar las cosechas y alimentos
de la poblacin.
Las grandes construcciones de los antiguos egipcios: pirmides
y templos, al igual que en Babilonia o en la
civilizacin maya, requirieron de una gran
coordinacin de elementos materiales y humanos, lo cual hace pensar que conocan y
dominaban ciertas tcnicas administrativas.
Para la construccin de una sola pirmide
se necesit el trabajo de cien mil hombres
durante veinte aos, lo que nos habla de una
enorme coordinacin de recursos humanos
y materiales.

Asimismo, en el antiguo Egipto, segn lo
que nos ha quedado registrado en los papiros*
(1,300 a. de C.), exista un sistema definido
de administracin. En un papiro referente al
reinado de Ramss II, aparecen recomendaciones sobre tres aspectos administrativos
bsicos: la especializacin, la capacitacin de
los funcionarios y la supervisin.

Las grandes obras arquitectnicas en Egipto y el desarrollo econmico de la
civilizacin se debieron principalmente a la existencia de una administracin central
muy organizada.

* Papiro: Lmina sacada del tallo de esta planta y que empleaban los antiguos para escribir en ella.
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2.5 Antigua Roma:



El pueblo de Roma
tuvo un especial sentido del
orden, una destacada capacidad para la organizacin
y control el ms grande
imperio de la antigedad.
Sus territorios se extendan
por casi toda Europa, parte
de Asia y parte de Africa.


Roma no slo conquist grandes territorios, sino
que supo organizarlos en un imperio que mantuvo casi
siempre en orden. El desarrollo de la administracin en
Roma se da principalmente en la poca del imperio que
comprende desde el 27 a.C. hasta 476 d.C.

Entre los aspectos ms destacados de la administracin que encontramos en Roma, estn la especializacin y divisin del trabajo en los puestos y cargos de
gobierno.

Con la expansin
del imperio hasta zonas
muy lejanas, se vio la
necesidad de nombrar
gobernadores que controlaran los territorios y
recaudaran los tributos;
en estos gobernadores
se delegaba parte de la
autoridad del gobierno
central aunque tenan que dar cuenta al emperador de
todos los asuntos de sus provincias.

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3a. semana Fundamentos Administrativos

3. La administracin en la Edad Media:


Durante la edad media, desaparecen las grandes civilizaciones y van naciendo
un gran nmero de reinos pequeos. Cada reino estaba dividido en feudos*, en los
que el seor feudal, patrn del territorio era dueo y seor de todo lo que haba en el
territorio, tierras y personas. Sin embargo, los seores feudales tenan obligaciones
con los reyes, tenan que pagar tributos y apoyarlos cuando haba guerra. (Lea atentamente la definicin de feudo en el pie de pgina).

Esta forma de gobernar obedece al principio administrativo de la descentralizacin, es
decir la autoridad y el poder se reparten entre
diferentes personas, que responden a un poder
central.

De esta manera, aunque el poder estaba
descentralizado porque cada seor feudal tena
poder absoluto en su tierra, la autoridad final la
tena el rey.
A finales de la Edad Media, alrededor del siglo
XV, existan pequeos estados en Italia, donde
se dio un desarrollo importante en aspectos de
gobierno. En uno de estos reinos, tuvo una gran
influencia un pensador poltico, Nicols Maquiavelo. Aunque la mayor parte de su obra est dirigida
a la poltica y el gobierno, su pensamiento tiene
aplicaciones importantes en la administracin.
Maquiavelo planteaba la descentralizacin
dentro de las organizaciones, en el sentido de delegar funciones y responsabilidades
para dar solucin ms rpida a los problemas que se presenten, pero a la vez, cita
la necesidad de cierta centralizacin, que debe consistir en que todos los delegados
deben estar coordinados para que, trabajando cada uno por separado, persigan todos
los objetivos generales.

* Feudos:Contrato por el cual los soberanos y los grandes seores concedan en la Edad Media tierras
o rentas en usufructo, obligndose el que las reciba a guardar fidelidad de vasallo al donante, prestarle
el servicio militar y acudir a las asambleas polticas y judiciales que el seor convocaba.
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En un sistema descentralizado, la comunicacin es fundamental, hace falta una constante informacin de lo que se est haciendo y
de lo que hay que hacer. Es necesario compartir objetivos, polticas, y
normas, as como los resultados que se van consiguiendo.

La Edad Media se caracteriza por la descentralizacin de los
gobiernos. Maquiavelo plantea que para que funcione un sistema descentralizado es necesario un poder central que coordine y dirija.

4. De la Revolucin Industrial a nuestros das.


La revolucin industrial se inicia en Europa a finales del siglo XVIII y principalmente durante el siglo XIX. La revolucin
industrial tuvo un gran impacto en toda la
sociedad ya que transform las relaciones sociales de trabajo.
Con la aparicin de la mquina a vapor,
la produccin de mercaderas pas de
realizarse en las casas a fabricarse en las
fbricas. En estas fbricas se fue creando
una divisin del trabajo cada vez ms especializada. Anteriormente, un zapatero
en su casa haca cada zapato, ahora en las fbricas, unos obreros
hacan slo las suelas, otros los cosan, otros ponan lazos, otros los
empacaban, etc. Igualmente, para coordinar a los trabajadores, las
mquinas y los materiales hacan falta administradores que estuvieran
cada vez ms especializados y preparados.

Como decamos al inicio, segn van aumentando en tamao y
complejidad las organizaciones, ya sean productivas, como empresas
y fbricas, o poltico sociales como el Estado, se hace ms necesario
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3a. semana Fundamentos Administrativos

el estudio y la creacin de una disciplina


administrativa basada en fundamentos y
teoras cientficas.

Adems de la revolucin industrial,
estos siglos se caracterizan por el desarrollo importante de las ciencias sociales.

Desde el siglo XVIII empiezan a
nacer ciencias como la sociologa, la economa, la psicologa, etc. Se empieza a
aplicar el mtodo cientfico de las ciencias naturales a los fenmenos sociales. Esto
tambin supone un importante empuje para el nacimiento de una disciplina administrativa.

A partir del siglo XVIII, diferentes pensadores y administradores empiezan a
hacer estudios ms cientficos en torno a la administracin, pero ser a partir del siglo
XIX cuando realmente empieza a desarrollarse la disciplina administrativa como tal.

El mayor desarrollo de la administracin se ha dado en el siglo XX con las
diferentes escuelas de pensamiento administrativo. Segn va creciendo el estudio de
lo administrativo, van surgiendo diferentes enfoques y visiones respecto a cmo debe
ser la administracin. Cada escuela, al partir de un punto de vista distinto, da ms
importancia a una serie principios y caractersticas de la administracin diferentes a
las otras escuelas.

El desarrollo de la disciplina administrativa con carcter cientfico se da a partir
de la revolucin industrial, principalmente en los siglos XIX y XX.

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Grupo Tacan

Glosario
Descentralizacin: Delegar parte de la autoridad en otros, repartir el poder y las
obligaciones con otros.
Arcaica:

Antigua

Transacciones:

Negocio, intercambio

Remoto:

Lejano, antiguo

ndole:

Naturaleza de las cosas.

Papiro:

Lmina sacada del tallo de esta planta y que empleaban los


antiguos para escribir en ella.

Feudos:

Contrato por el cual los soberanos y los grandes seores concedan en la Edad Media tierras o rentas en usufructo, obligndose
el que las reciba a guardar fidelidad de vasallo al donante,
prestarle el servicio militar y acudir a las asambleas polticas y
judiciales que el seor convocaba.

Resumen
1. La administracin a travs de la historia

La administracin existe desde que el hombre se organiza en grupos en la prehistoria.


Cuanto ms grandes y complejas son las sociedades y organizaciones ms necesaria es la creacin de una disciplina administrativa de carcter cientfico.

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3a. semana Fundamentos Administrativos

2. La administracin en el mundo antiguo:

Muchas civilizaciones hicieron aportes importantes a la administracin aunque no


de manera sistemtica y cientfica.

2.1 Sumeria:
Desarrolla los siguientes elementos:
*
Una prctica arcaica de control administrativo.
*
Una forma de contabilidad.
*
El principio de divisin del trabajo.
2.2 Babilonia:
Destacan los siguientes aspectos administrativos:
*
Responsabilidad.
*
Motivacin:
*
Control de la produccin
2.3 China:
Encontramos normas de gobierno relacionadas con la administracin.
*
Reconoce la necesidad de una estructura administrativa.
*
Establece la importancia de la comunicacin en la administracin.
*
Seala la necesidad de ser eficientes.
*
De establecer controles para mantener el gobierno.
* Introduce la idea de auditoria, y establece el principio bsico de la revisin
de los sistemas y mtodos administrativos

2.4 Egipto:
Aparecen recomendaciones sobre tres aspectos administrativos bsicos:
* La especializacin
* la capacitacin de los funcionarios
* La supervisin.

* El papel de la administracin tena una gran importancia ya que garantizaba
la subsistencia econmica de todo el pas.

2.5 Antigua Roma:


Destaca el principio de divisin de trabajo y el de delegacin.

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Grupo Tacan

3. La administracin en la edad media:

Se desarrolla el principio de descentralizacin, principalmente en el pensamiento


de Nicols Maquiavelo:

Las organizaciones necesitan tener una cierta descentralizacin para acelerar


la solucin de los problemas, pero a la vez, debe haber cierta centralizacin,
para que todos los delegados, trabajando cada uno por separado, persigan
los mismos objetivos generales.

La comunicacin es la base en un sistema como el anterior.

4. De la revolucin industrial a nuestro das.

Con la revolucin industrial las empresas van aumentando en tamao y complejidad, por lo que empiezan a necesitar una administracin ms cientfica.
El desarrollo de las ciencias sociales favorece el desarrollo de la disciplina administrativa.
Desde el siglo XIX, surgen diferentes escuelas con enfoques distintos. Cada enfoque desarrollar una serie de principios y teoras administrativos.

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3a. semana Fundamentos Administrativos

Autocontrol
A. Lea las siguientes oraciones y escriba dentro del parntesis una F, si son falsas
o una V, si son verdaderas.
0. La administracin ha existido desde la prehistoria.

1. Los sumerios escribieron el Cdigo de Hammurabi.

2. Los babilonios son los primeros en usar la escritura.

3. Las primeras civilizaciones dependan de la regulacin de los canales.

4. Los egipcios necesitaron una gran organizacin para construir las


pirmides y templos.

5. El principio de descentralizacin fue desarrollado por Maquiavelo.

6. La revolucin industrial no afect al desarrollo de la administracin.

B. Escriba dos aportes que cada civilizacin hizo a la disciplina administrativa: (elegir
dos de los siguientes).
1. Sumeria: control administrativo y contabilidad.
2. Babilonia: responsabilidad, motivacin y control de la produccin.
3. China: estructura administrativa, comunicacin, eficiencia, control y auditoria.
4. Egipto: especializacin, capacitacin y supervisin.

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3a. semana Fundamentos Administrativos

Lectura adicional
Escuelas de administracin

Se conoce con el nombre de escuelas a aquellos grupos de autores que comparten principios y mtodos respecto a una disciplina, en este caso la administracin.

Clasificacin de las escuelas de administracin: las escuelas se pueden agrupar
en cuatro grandes grupos:
1. Las escuelas que miran la naturaleza y la estructura de la disciplina de la administracin, es decir tratan de establecer qu y cmo es lo administrativo, y deducir
de ah reglas y principios. Entre estas escuelas encontramos:
a) Escuela de Administracin Cientfica o Taylorismo: Establece por vez primera
el carcter cientfico de la administracin como disciplina.
b) Escuela Clsica o Universalista: Trata de definir la estructura lgica de los
diversos actos que forman la administracin.
c) Escuela Empiriolgica: La administracin debe fundarse en la experiencia.
2. Escuelas que enfatizan los aspectos humanos en la administracin.
a) Escuela del Comportamiento Humano: Pone el nfasis de la administracin
en la motivacin de las personas con quienes se trabaja.
b) Escuela del Sistema Social: Si la esencia de la administracin es la coordinacin, entonces es imprescindible saber coordinar los elementos humanos y
stos con los recursos materiales.

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Grupo Tacan

3. Escuelas que se apoyan en los avances de la ciencia lgica y emplean principalmente modelos matemticos para la toma de decisiones.
a) Escuela de Toma de Decisiones: Todo acto administrativo se aplica por medio
de una decisin, por lo que el administrador debe saber perfectamente cmo
tomar decisiones siguiendo un esquema lgico.
b) Escuela Matemtica: Es una derivacin de la anterior.
4. Las que miran las relaciones que se dan dentro de la administracin:
a) Escuela Estructuralista: Estudia todo tipo de relaciones que se dan al interior
de la organizacin, las relaciones con elementos externos y con el medio
ambiente y de ah crea una serie de principios y reglas para la resolucin de
conflictos e intereses.
b) Escuela de Sistemas: Es la ms aceptada hoy en da, se basa en el enfoque
de sistemas, un enfoque que abarca a todas las disciplinas y ciencias, no slo
a la administracin. El nfasis est en el estudio de las organizaciones como
sistemas o partes de sistemas.

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semana

Elementos de la Administracin
Contenidos:

Administracin de personas y administracin de cosas

Elementos de la administracin

Mecnica administrativa

s Previsin

s Organizacin

Planificacin

Dinmica Administrativa

s Coordinacin

s Direccin

s Control
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Grupo Tacan

Objetivos:
1. Distinguir la administracin de personas de la administracin de cosas.
2. Identificar los elementos del proceso administrativo.

La eficacia de las funciones administrativas depende, principalmente, de las


personas, y slo secundariamente de la
administracin de las cosas.

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4a. semana Fundamentos Administrativos

1. Administracin de personas y cosas


En la administracin de cualquier organizacin hay que coordinar
personas y cosas. Tanto unas como otras son elementos de los que no
se puede prescindir. Sin embargo, el papel que tienen es muy diferente:
P Las cosas son elementos pasivos, ya que carecen de inteligencia y
libertad. Son, por ello, exclusivamente medios que ayudan a lograr
los fines de la organizacin.
P Las personas, por el contrario, tienen un carcter eminentemente
activo en el desarrollo de la administracin. Se dirigen a s mismas,
dirigen a otras personas y, sobre todo, dirigen las cosas, de tal
manera que la administracin de cosas no podra realizarse sino
es a travs de la administracin de personas.
Por ejemplo, si un grupo de mujeres se dispone a desarrollar un
proyecto productivo de telares, tendr que organizar el trabajo con los
telares, los hilos, etc.
Por otro lado, tendr que coordinar quines van a tejer y
cundo, quines van a vender los tejidos, quin va a llevar la
contabilidad del proyecto, etc.
El objetivo del grupo es el desarrollo de las mujeres, no el desarrollo de los telares. Los telares son
un medio ms, como podra haber sido un molino de
nixtamal, o un proyecto de gallinas.
A veces en los proyectos, damos ms importancia a los medios que a las personas,
olvidndonos que sin ellas no podramos
hacerlos.

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Grupo Tacan

La eficacia de las funciones


administrativas depende, principalmente, de las personas, y slo
secundariamente de la administracin de las cosas. En efecto,
las personas son los agentes
impulsores y coordinadores de
dichas funciones. Las cosas son
tan slo instrumentos, indispensables, pero subordinados en
cuanto a su eficacia, a la calidad de la administracin
Las cosas son los medios para lograr los objetivos,
las personas son los agentes impulsores y coordinadores, son los motores de la organizacin.

de las personas.

2. Elementos de la administracin
Cuando pensamos en cmo debe funcionar una organizacin, es
decir, cmo debe ser su administracin, tenemos que tomar en cuenta
que para lograr mejor nuestras metas, debemos hacer las cosas de
manera ordenada.
Entre las caractersticas del proceso administrativo que veamos
en la segunda semana, decamos que casi todos los pasos o etapas
del proceso se dan a la vez y que forman una unidad. No se deben
dar unos sin los otros.
Tambin veamos que el proceso administrativo se compone de seis
pasos o elementos. A continuacin vamos a ver con mayor profundidad
el proceso administrativo en su totalidad. Sin embargo, cada elemento
se estudiar en detalle en las semanas sucesivas.
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4a. semana Fundamentos Administrativos

Recordemos cules son estos elementos:


P Previsin: Qu puede hacerse?
P Planificacin: Qu se va a hacer?
P Organizacin: Cmo se va a hacer?
P Coordinacin: Quin lo va a hacer?
P Direccin: Ver que se haga.
P Control: Cmo se ha realizado?

Algunos autores dividen este proceso en dos partes fundamentales:
la mecnica administrativa y la dinmica administrativa.
La mecnica administrativa abarca lo que debe ser prevemos,
planificamos y organizamos cmo deben ser las cosas. Es decir,
incluye los tres primeros pasos del proceso administrativo: previsin,
planificacin y organizacin.
Mientras que la dinmica administrativa se refiere a cmo son
las cosas en realidad, coordinamos, dirigimos y controlamos lo que
realmente existe ya. La parte dinmica engloba los tres siguientes
pasos: coordinacin, direccin y control.

Mecnica administrativa
2.1 Previsin

En la fase de previsin hacemos lo que comnmente llamamos


un diagnstico, o sea, conocer realmente qu recursos materiales, humanos y financieros tenemos para poder decidir qu tipo de proyecto
queremos y podemos hacer.
La previsin se divide en tres etapas:

a) Objetivos: A esta etapa corresponde fijar los fines o metas.


Decidir qu es lo que queremos hacer como organizacin.

Por ejemplo: el objetivo de un comit pro-agua podra ser:


Cubrir las necesidades de agua potable en la comunidad.
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Grupo Tacan

b)
Investigaciones: Se refiere al descubrimiento
y anlisis de los medios con los que se cuenta.
La investigacin nos ayuda a averiguar ms
exactamente cmo estamos, qu es lo que
tenemos, qu es lo que nos hace falta. Entre
las herramientas para investigar tenemos: el
diagnstico comunitario, las entrevistas, las
encuestas y la observacin.

El comit de nuestro ejemplo tendra que


investigar entre otras cosas:

1. Cuntas casas tienen necesidad de agua, cuntas tienen


pozos y cuntos de los pozos se secan en verano.

2. Dnde estn las fuentes de agua ms cercanas, si hay


pozos subterrneos, etc.

3. Si el agua de los pozos o corrientes cercanas est contaminada.

4. Si las fuentes tienen suficiente caudal* para todas las casas,


etc.

c)
Alternativas: Adaptar los medios a los fines y ver qu posibilidades de accin distintas existen.

En este punto el comit, una vez averiguado donde estn las


fuentes de agua ms cercanas y de mejor calidad, tendra que
estudiar con qu recursos cuenta, cules seran las posibilidades, las ms realistas y ms factibles*.

Por ejemplo, el comit averigu que el agua ms pura se encuentra en un nacimiento a cinco kilmetros, sin embargo, a
dos kilmetros hay un manantial que est contaminado porque
las mujeres van a lavar la ropa all.

* Caudal: Cantidad de agua que corre o mana.


* Factible: Que se puede realizar. Posible de hacer.
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4a. semana Fundamentos Administrativos

Las alternativas podran ser:


1. Tomar el agua del manantial y


construir un lavadero comunitario
en la aldea para que las mujeres
no tengan que ir tan lejos a lavar
y el agua no se contamine.

2. Traer el agua desde el nacimiento


aunque sea ms largo.

2.2 Planificacin
Planificar es pensar lo que vamos
a hacer, pero la planificacin no se puede
quedar slo en el pensamiento, es necesario que escribamos qu pensamos hacer,
dnde, cmo, cundo, cunto vamos a
hacer y quines lo haremos.
En la planificacin hay que tener en
cuenta los siguientes aspectos.
a. Las polticas, es decir, los principios generales que van a orientar
la accin.

Si vemos las polticas de un hospital privado y uno del IGSS, aunque


los dos tienen entre sus polticas curar a los pacientes, el hospital privado tiene como poltica ganar dinero con sus actividades,
mientras que un hospital del IGSS no puede ganar dinero con los
pacientes.

b. Las estrategias, es decir, los diferentes caminos que se pueden


tomar para lograr los objetivos.
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Grupo Tacan

Por ejemplo, el objetivo general de una campaa de un centro de salud es reducir


el nmero de enfermedades en nios. Las diferentes estrategias podran ser:

- Iniciar una campaa de vacunacin para todos los menores de cinco aos.
- Capacitar a los adultos sobre temas como la lactancia materna, la higiene, la
alimentacin, etc.
-

Mejorar la infraestructura de la comunidad, en cuanto a letrinas, basura, desages,


etc.

Mejorar y diversificar* la produccin agrcola, para que haya ms alimentos y ms


variados, etc.

c. Los procedimientos, es decir, el orden en el que se van a realizar las actividades.


d. Los programas o planes en los que se fijan los objetivos, el orden en el que se
van a hacer las actividades, y el tiempo necesario para realizar cada una.
e. Los presupuestos, en los que se definen los recursos, el dinero necesario para
realizar las actividades. Los presupuestos se usan tambin en contabilidad.
Existen diferentes tcnicas para hacer la planificacin que desarrollaremos en
semanas posteriores de estudio.

2.3 Organizacin
Organizar es poner en orden las cosas y las personas que forman parte o realizan el proyecto, y las actividades que cada persona debe hacer. Para lograrlo tiene
que haber quien ordena y quien hace las cosas, pero sobre todo debe haber unidad
y coordinacin.
En la segunda semana hablamos de divisin del trabajo y que cuanto mayor es
la organizacin, mayor es la diversificacin de tareas.
Para que las diferentes actividades o trabajos de una organizacin sean ms
* Diversificar: Dar variedad a una cosa, producto o tarea.
56

4a. semana Fundamentos Administrativos

efectivos conviene determinar y definir los siguientes aspectos:


P Las funciones, es decir, cmo dividir y distribuir cada actividad para lograr el fin
general.
Decamos que los comits, por ejemplo, tienen una junta directiva en la que
cada miembro realiza un trabajo, cada
miembro tiene una funcin. Si el presidente
tiene que ser tambin secretario y tesorero,
tendr demasiada ocupacin, y le costar
hacer todos los trabajos bien. Por otro lado,
tendr demasiada responsabilidad y poder,
lo que puede crear dificultades o abusos.
Para el mejor funcionamiento de la
organizacin, es preferible que cada uno
tenga su papel.
P Definir la responsabilidad y autoridad correspondiente a cada miembro de la
organizacin.
P Asimismo, se deben precisar las obligaciones de cada puesto y los requisitos*.
No podemos elegir como tesorero a una persona que no sabe sumar, lo ms
conveniente sera apoyarle para que aprenda. Sin embargo, tampoco debemos
rechazar a esa persona ya que puede ser til en otro puesto donde saber sumar
no sea imprescindible.
Las funciones, responsabilidad y obligaciones de cada miembro dependen del tipo
de organizacin en el que se est trabajando.
Si queremos juntarnos con los jvenes de la comunidad para hacer actividades
deportivas y culturales, necesitaremos un tipo de organizacin diferente a si queremos
presentarnos como grupo poltico a las elecciones municipales.

* Requisito: Condicin necesaria.


57

Grupo Tacan

Dinmica Administrativa

La dinmica se refiere a cmo son las cosas en realidad. Incluye


los tres ltimos pasos del proceso administrativo: coordinacin, direccin y control.

2.4 Coordinacin

La Coordinacin busca la manera de proveer* a la organizacin


de todos aquellos elementos, tanto humanos como materiales, que
la mecnica administrativa, (previsin, planificacin y organizacin),
seala como necesarios para que la organizacin pueda funcionar
eficazmente.
Por otro lado, cuando hablamos de personas, decimos que coordinar es lograr buenas relaciones entre todos los que trabajan en un
proyecto o actividad.
Para una buena relacin y coordinacin entre todos es importante:
Seleccionar o elegir a la persona ms adecuada para cada puesto, y
el puesto ms adecuado para cada persona, que le permita superarse y desarrollarse. La persona que no sabe sumar, probablemente
no ser el mejor tesorero, pero quizs sea un buen traductor en las
reuniones de la organizacin.
Buscar la mejor manera para lograr que las personas que se vayan
incorporando se integren lo mejor y ms rpidamente posible a la
organizacin.
Una parte importante de la coordinacin debe ser la capacitacin, el
adiestramiento y la formacin del personal que trabaja en la misma.
En el comit que nos sirve de ejemplo, es importante motivar a
que se alfabeticen a los miembros de la organizacin que no sepan
leer y escribir.
* Proveer: Suministrar o proporcionar los medios necesarios para conseguir un fin.
58

4a. semana Fundamentos Administrativos

2.5 Direccin

Dirigir es conducir, guiar, delegar, tomar decisiones, informar,


controlar, apoyar y ayudar. Es hacer que las personas que estn trabajando en un proyecto se sientan contentas y hagan sus tareas voluntaria
y espontneamente. Dentro de la direccin encontramos como puntos
bsicos:
P La toma de decisiones. Es importante que cada persona, desde
su puesto, tenga capacidad y autoridad para tomar decisiones que
afecten a sus actividades, sin esperar a que se rena la Junta Directiva, el Comit o el Consejo, ya que, en muchos momentos, hay
que tomar decisiones rpidas. Sin embargo, existen otras decisiones
que s conviene consensuarlas*, es decir, ponerse de acuerdo, con
los otros miembros.
Pongamos un ejemplo, el maestro en su clase debe tomar decisiones diariamente, si pone o no
ejercicios, prcticas, exmenes, etc.
No puede preguntar a cada rato al
director qu hace y cmo lo hace,
porque entonces se interrumpira
demasiado la clase. Sin embargo,
hay otras decisiones que el maestro
debe consultar con el equipo de direccin, como expulsar de la escuela
a un alumno mal portado.
En algunas organizaciones existen puestos de mayor responsabilidad, donde la toma de decisiones afecta a ms actividades y a ms
gente.
P La comunicacin es imprescindible para el buen funcionamiento
de una organizacin.

* Consenso: Consentimiento o acuerdo conseguido entre un grupo de personas.


59

Grupo Tacan

P Capacidad para delegar. Es importante que los lderes o encargados en las organizaciones sean capaces de ceder parte de la
autoridad y responsabilidad a otras personas para que no recaiga
todo el trabajo y el poder en unas cuantas personas. Asimismo,
delegando se da la oportunidad de que otras personas demuestren
su capacidad para trabajar o participar de una manera responsable
y eficaz. En algunas organizaciones los lderes concentran todas
las responsabilidades y todos los trabajos y cuando alguno de ellos
falla, la organizacin se derrumba. Por esto es muy importante que
los lderes sepan delegar.
P Revisar y supervisar. La funcin ltima de la direccin es revisar
y supervisar si las cosas se estn haciendo tal y como se haban
planeado y organizado.

2.6 Control

Es la vigilancia, supervisin* y evaluacin de todas las actividades y tareas que hacen las personas que trabajan en un proyecto, con
la finalidad de poder corregir y mejorar lo que no sali bien o puede
salir mejor. El control de las actividades tambin nos da informacin
para formular nuevos planes. Comprende tres etapas.
P Establecimiento de estndares* y controles para poder hacer
comparaciones entre lo que se ha hecho y lo que se quera hacer.
P Aplicacin de los controles.
P Evaluacin de los resultados de los controles. Esta es una funcin
administrativa que nos sirve tambin como un medio de planificacin, ya que se vuelve a recoger informacin para hacer nuevos
planes.
Todos los miembros de la organizacin deben hacer la evaluacin para mejorar todas las actividades.
* Supervisin: De supervisar, inspeccionar un trabajo, una empresa o un proyecto.
* Estndares: Requisitos mnimos que deben cumplir todas las actividades.
60

4a. semana Fundamentos Administrativos

Fase Elemento Etapa

1. Previsin

Objetivos
Investigacin
Alternativas

2. Planificacin

Polticas
Estrategias
Procedimientos
Programas
Presupuestos

3. Organizacin

Funciones
Autoridad y responsabilidad
Obligaciones

a)

ec

ic

ad

in
is
tra
tiv
a

ra

tiv

4. Coordinacin

Seleccin
Incorporacin de los nuevos
Desarrollo
Coordinacin de las cosas

6. Control

Establecimiento de controles
Aplicacin
Evaluacin

b)

Di

ic

ad

in
i

st

5. Direccin

Toma de decisiones
Comunicacin
Delegacin
Supervisin

61

Grupo Tacan

Glosario
Caudal:

Cantidad de agua que mana o corre.

Consenso:

Consentimiento, acuerdo conseguido entre un grupo.

Diversificar: Dar variedad a una cosa, producto o tarea.


Factible:

Que se puede realizar. Posible de hacer.

Requisito:

Condicin necesaria.

Supervisin: De supervisar, inspeccionar un trabajo, una empresa o


un proyecto.

Resumen
1. Administracin de personas y cosas

Las cosas son medios que ayudan a lograr los fines de la organizacin.
Las personas son los agentes impulsores y coordinadores de las organizaciones.

2. Elementos de la administracin

El proceso administrativo se divide en dos partes fundamentales:


P La mecnica administrativa incluye lo que debe ser, prevemos, planificamos
y organizamos cmo deben ser las cosas.
P La dinmica administrativa se refiere a cmo son las cosas en realidad,
coordinamos, dirigimos y controlamos lo que realmente existe ya.

62

4a. semana Fundamentos Administrativos

Mecnica administrativa
2.1 Previsin: Es la elaboracin de objetivos en funcin de la informacin que
hemos recopilado.
2.2 Planificacin: Es decidir y escribir lo que pensamos hacer, dnde, cmo,
cundo, cunto vamos a hacer y quines.
En la planificacin intervienen:
* Polticas
* Estrategias
* Procedimientos
* Programas
* Presupuestos
2.3 Organizacin: es poner en orden las personas, las cosas y las actividades
que cada persona har para poder hacer bien un proyecto.

En la organizacin hay que definir:


* Las funciones de cada uno.
* La responsabilidad y autoridad correspondiente a cada miembro de la
organizacin.
* Las obligaciones que tiene cada puesto dentro de la organizacin y qu
requisitos se necesitan para ocupar cada puesto.
Dinmica Administrativa

2.4 Coordinacin: Cmo conseguir y ordenar todos aquellos elementos, tanto


humanos como materiales necesarios para que la organizacin pueda funcionar
eficazmente.
2.5 Direccin: Es guiar, delegar, tomar decisiones, informar, controlar, apoyar y
ayudar.
2.6 Control: Es la supervisin y evaluacin de las actividades y tareas para poder
corregir y mejorar lo que no sali bien o que puede salir mejor.

63

Grupo Tacan

Autocontrol
A. Lea las siguientes oraciones y escriba dentro del parntesis una F, si son falsas
o una V, si son verdaderas.

64

0. En una organizacin las cosas son ms importantes que las personas.

1. Las cosas son medios y las personas son agentes.

2. La dinmica administrativa trata sobre lo que debe hacerse.

3. Los objetivos son elementos de la coordinacin.

4. La planificacin incluye programas, estrategias y presupuestos.

( )

5. La planificacin se debe hacer por escrito.

( )

6. La toma de decisiones es muy importante en la coordinacin.

7. La coordinacin busca asegurar buenas relaciones entre las personas.

8. La evaluacin consiste en revisar los resultados para mejorarlos.

9. Los nicos que tienen que evaluar son los administradores.

4a. semana Fundamentos Administrativos

B. Relacione las siguientes palabras unindolas con una lnea.


Previsin

* toma de decisiones

Planificacin *

* evaluacin

Organizacin *

* estrategias

Coordinacin *

* objetivos

Direccin

* funciones

Control

* seleccin

C. Conteste a las siguientes preguntas.

1. Qu diferencia hay entre las personas y las cosas en la administracin?

2. Qu incluye la mecnica administrativa?

65

Grupo Tacan

3. Qu son las estrategias?

4. Qu aspectos hay que definir en la organizacin?

66

semana

La previsin en
la Administracin
Contenidos:
Introduccin:
La previsin en la administracin
Principios generales de la previsin

s Principio de previsibilidad

s Principio de objetividad

Definicin de objetivo

s Reglas para fijar los objetivo

s Clases de objetivos

67

Grupo Tacan

Objetivos:
1. Definir el concepto de previsin en la administracin
y sus principios.
2. Comprender el concepto de objetivo.
3. Aprender las reglas para fijar objetivos.
4. Identificar los diferentes tipos de objetivos.

Vaya usted tan lejos como pueda


alcanzar a ver, que desde ah podr usted ver ms lejos an.
Hubbard

68

5a. semana Fundamentos Administrativos

Introduccin

La palabra previsin viene del verbo prever que significa segn el diccionario:

1. Ver con anticipacin.


2. Conocer, conjeturar por algunas seales o indicios,* lo que ha de suceder.
3. Disponer o preparar medios contra futuras contingencias*.

Es decir, se refiere a la idea de anticiparse a los acontecimientos y situaciones
futuras y preparar los medios para resolverlas. Todos hacemos previsiones diariamente.
Veamos algunos ejemplos:

Si vamos a salir de casa y el cielo est nublado, tomamos una sombrilla, porque
prevemos que va a llover.

- El nio cuando rompe algo, se esconde porque prev que su mam lo va a


regaar.

1. La previsin en la administracin

La previsin es el primer paso a realizar en la administracin. La previsin
forma parte de analizar qu es lo que queremos y podemos hacer con los medios y
recursos que tenemos.

Es muy importante que durante toda la previsin tratemos de ser muy realistas.


En la previsin se siguen varias etapas:
a) Fijar los objetivos o fines generales que queremos lograr.
b) Investigar los factores -positivos y negativos- que ayudan u obstaculizan la bsqueda de esos objetivos.
c) Con la informacin que hayamos recopilado, podemos ver los diferentes caminos
desde los que se pueden realizar los objetivos y elegir el curso de accin* ms
conveniente.
d) Finalmente, basndonos en lo investigado, conviene revisar y si es necesario,
volver a fijar los objetivos generales y especficos que queremos lograr.
* Indicio: Seal o muestra inmaterial de una cosa.
* Contingencia: Posibilidad de que una cosa suceda o no suceda.
* Curso de accin: Nombre que se da en administracin a cada camino que vamos a seguir.
69

Grupo Tacan

2. Principios generales de la previsin


2. 1 Principio de previsibilidad:


Fayol, un pensador de la tcnica administrativa, explicaba que la previsin
jams ser una profeca, sino una reduccin del riesgo debido a factores imprevistos.

A la hora de hacer previsiones administrativas, debemos tener en cuenta que
nunca se puede alcanzar una certeza* completa, una seguridad absoluta. Como hemos
dicho, prever es ver anticipadamente, pero nadie puede predecir el futuro. Puede que
salgamos con la sombrilla y no llueva.

En cualquier organizacin y en los proyectos que sta tenga, existen numerosos
factores externos e internos que escapan a nuestro control. Por eso decimos que un
proyecto siempre tendr un cierto riesgo.

Veamos un ejemplo:


En El Salvador, una ONG propuso un
proyecto de letrinas y estufas mejoradas para
unas comunidades. El proyecto fue aprobado
y cuando iban a empezar a ejecutarlo, en
enero de 2001, ocurri el terremoto. Hoy, la
ONG y las comunidades se encuentran con
las letrinas y las estufas aprobadas, pero no
tienen casas donde ponerlas. Un terremoto
es algo que no podemos prever.

No obstante, tampoco vale decir que
un proyecto es una aventura totalmente incierta. Cuanto ms se apoye en experiencias pasadas, propias o ajenas; y cuanto ms
puedan aplicarse a esas experiencias los mtodos de investigacin, ms acertada o
probable ser la previsin administrativa.

Si sabemos que muchos inviernos se inundan los terrenos cerca de la escuela
no pensaremos en construir en ellos ms aulas.
* Certeza: Conocimiento seguro y claro de alguna cosa.
70

5a. semana Fundamentos Administrativos

-
-

Las previsiones sern ms confiables cuanto ms:


Se analicen y estudien los factores que intervienen en las actividades que se
van a realizar.
Se basen en hechos objetivos y no slo en opiniones.
Se pueda realizar una investigacin previa.

2. 2 Principio de la objetividad


Las previsiones deben descansar en
hechos ms que en opiniones subjetivas*.

Es muy importante que a la hora de
investigar los factores positivos y negativos
que pueden influir en un proyecto*, tratemos
de distinguir entre hechos y opiniones.

Por ejemplo: Si estamos buscando un
secretario y preguntamos por Don Pedro, es
diferente que alguien nos diga: me parece que
Don Pedro no sirve, o que alguien diga Don
Pedro no sabe escribir por lo que no debera
ser el secretario. Me parece es una opinin
mientras que no sabe escribir es un hecho.

Hagamos un ejercicio, subraye las oraciones que sean hechos.
- Me gusta mucho ese vestido rosado.
- El paludismo provoca calentura.
- Mi equipo de ftbol es el mejor.
- El caldo de chompipe es la comida ms sabrosa que existe.
- La leche materna es el mejor alimento para el beb.

Cuando hacemos la previsin tomaremos en cuenta tanto los hechos como
las opiniones.
* Subjetivas: Relativo a nuestro modo de pensar o de sentir, y no al objeto en s mismo.
* Proyecto: Cuando hablamos de proyectos nos referimos a cualquier actividad que realice una organizacin, no slo a los proyectos de desarrollo.
71

Grupo Tacan

3. Definicin de objetivo

Como dijimos al inicio, el primer paso de la previsin es fijar los
objetivos, saber hacia donde queremos caminar.

La palabra objetivo se refiere a la idea de algo hacia lo cual
se dirigen las acciones. Tambin se conoce como metas o fines. En
administracin decimos que:
Un objetivo es lo que se espera alcanzar en el futuro como resultado
del proceso administrativo.

Los objetivos son los que dan su razn de ser a la organizacin y a las actividades que sta realiza. Son el punto de partida de la
administracin.

3. 1 Reglas para fijar los objetivos:



Existen algunas reglas que pueden ayudarnos a fijar los objetivos.
a) Los objetivos deben ser realistas, se deben poder alcanzar con
los recursos disponibles.
Veamos algunos ejemplos:
Objetivo:
- Eliminar todas las enfermedades de los
nios.

72

Este no es un objetivo realista. Por mucho


cuidado que uno ponga, los nios siempre se
enferman, aunque sea un simple resfriado.

5a. semana Fundamentos Administrativos

- Reducir el nmero de nios afectados por enfermedades infectocontagiosas.


Este sera un objetivo mucho ms realista, es decir, se puede lograr


que los nios se enfermen menos y se curen ms rpido.

Pongamos otro ejemplo.


- Becar a todos los jvenes para que estudien en la Universidad. ste no sera realista por tres razones:
* El Estado no contara con los fondos necesarios.
* No todos los jvenes tienen que ir obligatoriamente a la Universidad.
* Adems, hay jvenes de familias con dinero que no necesitan
la beca.
-

Becar a jvenes que no tienen recursos econmicos para


que puedan estudiar en la Universidad. Este objetivo sera ms
realista.


Cuando los objetivos no son realistas producen frustracin,
porque son inalcanzables y no se ven los resultados.
b) A la hora de redactar los objetivos, lo mejor es describir claramente
qu se pretende conseguir. Tiene que estar definido de manera
concreta y verificable, es decir que se pueda medir y comprobar.

Veamos varios ejemplos de lo que


debemos y no debemos hacer:

- Terminar con la contaminacin.


Es demasiado amplio. Estara mejor redactado:
Reducir el nivel de contaminacin de basura en aguas y reas
verdes de la comunidad X.
Otro ejemplo:

73

Grupo Tacan

Lograr que muchos jvenes de la comunidad


participen en el grupo juvenil.

Aqu habra que definir qu se entiende por muchos. Quedara mejor redactado de la siguiente
manera:

Aumentar el nmero de jvenes que participan


en el grupo juvenil.

c) Debe procurarse contar con la opinin de diversas


personas, sobre todo si sus puntos de vista representan ngulos distintos y complementarios. Se puede
enfocar el problema desde diferentes ngulos.
d) El objetivo debe ser conocido y aprobado por
todos los que han de ayudar a realizarlo. Es importante que las personas y organizaciones involucradas tomen la iniciativa y asuman la responsabilidad
del proyecto por s mismas.
* Generalmente los objetivos se escriben en infinitivo,
mejorar, aumentar, promover, fomentar, capacitar,
etc. Otras veces los objetivos se redactan como si
ya se hubieran logrado.

74

Veamos un ejemplo:

Capacitar a 10 promotores de cada comunidad


en tres aos.

Se han capacitado 10 promotores de cada comunidad en tres aos.

5a. semana Fundamentos Administrativos

3.2 Clases de objetivos:


a. Objetivos individuales y colectivos:

Los objetivos individuales son aquellos que persigue una persona concreta.

Por ejemplo:
* Completar mis estudios de Bachillerato.
* Montar una tienda de abarrotes en el barrio.

Los colectivos son los objetivos de un grupo. En determinadas ocasiones,


los objetivos del grupo pueden ser opuestos a los de algunas personas
que lo forman.

Veamos algunos ejemplos:

Una comunidad puede plantearse la creacin de una tienda comunitaria


para que la mercadera sea ms econmica para todos, pero eso puede
ir en contra de algn miembro de la comunidad que ya tenga una tienda.

Al construir una carretera de acceso para toda la comunidad, el camino


ms corto y econmico puede ser a travs de la parcela de un vecino.
En este caso habra que buscar una forma de compensar al afectado.

b. Objetivos generales o globales y particulares o especficos:


Objetivo global o general es el objetivo principal, a largo plazo, y explica


la razn por la que se lleva a cabo.

Puede que haya otras organizaciones e instituciones trabajando para


lograr ese mismo objetivo global. Por ejemplo, en educacin, pueden
estar trabajando el Ministerio de educacin, CONALFA, IGER y Fe y
Alegra en una misma comunidad.

El objetivo global debe ser realista. Hay que definir explcitamente los

beneficiarios y la estrategia que hemos elegido. Veamos algn ejemplo de


objetivo general.

75

Grupo Tacan

- Promover la educacin de adultos en


las comunidades de El Estor.
-

Impulsar la organizacin comunitaria en


las aldeas de Santa Mara Chiquimula.


Una vez definido el objetivo especfico hay que asegurarse que contribuya
de manera significativa al cumplimiento
del objetivo global. Cuando trabajemos la planificacin veremos cmo se fijan las
herramientas de medicin de los objetivos.

Veamos varios ejemplos de objetivos generales o globales y especficos.

Objetivo general o global:


Promover el arte y la cultura nacional entre la juventud de Solol.
Objetivo especfico:
Formar un conjunto de marimba con jvenes de los centros escolares del municipio
de Solol.
Objetivo general:
Mejorar el nivel de vida de la poblacin de Jocotn a travs de mejoras productivas.
Objetivo especfico:
Elevar los ingresos percibidos por la produccin a travs de la diversificacin de
cultivos con rboles frutales, en 15 comunidades de Jocotn.
Objetivo general:
Mejorar el nivel y la calidad de la educacin en el municipio de Santa Ana Huista.
Objetivo especfico:
Elevar los ingresos percibidos por la produccin a travs de la diversificacin de
cultivos con rboles frutales, en 15 comunidades de Jocotn.

76

5a. semana Fundamentos Administrativos

Objetivo general:
Mejorar la cobertura y la calidad de la educacin en el municipio
de Santa Ana Huista.
Objetivos especficos:
Construir cinco escuelas en comunidades de Santa Ana Huista.
Capacitar a los maestros sobre nuevas tcnicas pedaggicas.

c. Objetivos a corto, mediano y largo plazo. Los objetivos a

corto plazo son los que se espera conseguir en menos de un ao.


A mediano entre uno y cinco aos. A largo plazo, despus de cinco
aos. Hay proyectos o procesos que por sus propias caractersticas los resultados no se ven hasta el mediano o largo plazo. La
educacin es un proceso en el que muchos de sus frutos no se
ven inmediatamente, se necesitan aos de hbito de estudio y
dedicacin para conseguir buenos frutos.

Glosario
Certeza:

Conocimiento seguro y claro de alguna cosa.

Contingencia:

Posibilidad de que una cosa suceda o no suceda.

Curso de accin:

Nombre que se da en administracin a cada camino


que vamos a seguir.

Indicio:

Seal o muestra inmaterial de una cosa.

Subjetivas:

Relativo a nuestro modo de pensar o de sentir, y


no al objeto en s mismo.

77

Grupo Tacan

Resumen
Introduccin:

La palabra previsin se refiere a la idea de anticiparse a los acontecimientos y situaciones futuras y preparar los medios para resolverlas.

1. La previsin en la administracin.

En la previsin analizamos qu es lo que queremos y podemos hacer con los


medios y recursos con los que contamos. Se siguen varias etapas:

a. Fijar los objetivos que queremos lograr como organizacin.

b. Investigar los factores que ayudan u obstaculizan la bsqueda de esos objetivos.

c. Ver los diferentes caminos desde los que se pueden realizar los objetivos.

d. Revisar los objetivos.

2. Principios generales de la previsin


2. 1 Principio de previsibilidad:

La previsin jams ser una profeca, sino una reduccin del riesgo debido
a factores imprevistos.

Las previsiones sern ms confiables cuanto ms:
- Se analicen y estudien los factores que intervienen en las actividades que
se van a realizar.

- Se basen en hechos objetivos y no nicamente en opiniones.

- Se pueda realizar una investigacin previa.


2. 2 Principio de la objetividad

78

Las previsiones deben descansar en hechos ms que en opiniones subjetivas.

5a. semana Fundamentos Administrativos

3. Definicin de objetivo

Un objetivo es aquello que se espera alcanzar en el futuro como resultado del


proceso administrativo.

Los objetivos dan su razn de ser a la organizacin. Son el punto de partida de la


administracin.

3. 1 Reglas para fijar los objetivos:


a. Los objetivos deben ser realistas. Cuando no son realistas producen
frustracin, porque son inalcanzables y no se ven los resultados.
b. En el objetivo hay que describir claramente qu se pretende conseguir.
c. Debe procurarse contar con opiniones de diferentes personas.
d. El objetivo debe ser conocido y aprobado por todos los que han de
ayudar a realizarlo.
e. Los objetivos se escriben en infinitivo o en pasado.

3.2 Clases de objetivos:


a. Objetivos individuales y colectivos:

Objetivo individual: el que persigue una persona concreta.

Objetivo colectivo: el que busca un grupo humano.
b.


c.

Objetivos generales o globales y particulares o especficos.


Objetivo global o general: es el principal objetivo al que contribuye el
proyecto a largo plazo y explica la razn por la que se lleva a cabo.
En el objetivo global hay que definir explcitamente a los beneficiarios
y la estrategia global que hemos elegido.
El objetivo especfico: es ms concreto y contribuye al cumplimiento
del objetivo general.
Objetivos a corto, mediano y largo plazo.
Los objetivos a corto plazo son los que se espera conseguir en menos
de un ao, a mediano entre uno y cinco aos y a largo plazo, despus
de cinco aos.

79

Grupo Tacan

Autocontrol
A. Subraye entre los siguientes objetivos los que son globales o generales.

1. Fomentar la cultura de la paz en Guatemala.


2. Construir una carretera de acceso a la comunidad de El Naranjal.
3. Promover la recuperacin de la cosmovisin maya a nivel nacional.
4. Mejorar la salud infantil entre las comunidades chort.
5. Capacitar en higiene y salud infantil a las mujeres de 10 comunidades chorti.
6. Organizar un encuentro juvenil entre los jvenes de La Tinta.
7. Impulsar un plan de seguridad nacional en las carreteras.
8. Retirar los autobuses de la Capital en malas condiciones.
9. Aumentar la produccin de hortalizas en el municipio de Patzicia.
10. Mejorar la calidad de vida en las colonias de la Capital.

80

5a. semana Fundamentos Administrativos

B. Escriba correctamente los siguientes objetivos especficos.


1. Vamos a formar un conjunto de marimbistas entre los alumnos del IGER.

2. Entre todos mejoraremos el saln de usos mltiples de la comunidad.

3. Los del centro de salud quieren realizar una campaa de vacunacin en el pueblo.

4. Los jvenes trabajamos para promover una cultura de paz en Guatemala.

5. El equipo de El Naranjo quiere ganar la cuadrangular de la feria.

C. Responda a las siguientes preguntas.


1. Cul es el principio de previsibilidad?

2. Qu es un objetivo?

3. Escriba dos reglas para fijar los objetivos. Elija dos entre las citadas.

4. Escriba algn objetivo de alguna organizacin de su comunidad.

5. Redacte los objetivos que tiene usted en educacin.

81

Grupo Tacan

Manolito*...

* Tomado de Mafalda 11. Quino. Editorial Nueva Imagen.


82

semana

Previsin (II parte)


Tcnicas de investigacin
Contenidos:
Lectura previa:
Construyendo el mapa de la comunidad.
La investigacin
Tcnicas de investigacin
s Encuesta
s Cuestionario

s Entrevista

83

Grupo Tacan

Objetivos:
1. Conocer las fases de la previsin.
2. Identificar las tcnicas de investigacin personales.
3. Aprender las tcnicas de encuesta: el cuestionario
y la entrevista.

Hablaron, pues, consultando entre s


y meditando, se pusieron de acuerdo,
juntaron sus palabras y su pensamiento.
Popol Vuh

84

6a. semana Fundamentos Administrativos

Lectura previa
Construyendo el mapa
de la comunidad

Pedro y Gloria del equipo de Diagnstico Rural Participativo


(DRP) queran saber cmo vean a su comunidad los vecinos de Santa
Rita. Qu recursos y necesidades tenan, cmo estaban ubicadas las
casas, etc. Para hacerlo, convocaron a los habitantes de Santa Rita.
Una vez reunidos, Pedro propuso que construyeran entre todos un
mapa de la comunidad y sus alrededores. Para hacerlo sugiri que
utilizaran los materiales que hubiera cerca: hojas, piedras, ramas, etc.
sobre el suelo.

Cuando empezaron a trabajar, los miembros del equipo se


dieron cuenta de que, aunque se haban reunido unas 30 personas
que mostraban gran inters, slo unas pocas haban participado. Esos
pocos eran todos adultos y varones. Las mujeres se limitaban a mirar
en silencio, y los nios eran alejados cuando se acercaban demasiado. El mapa de la comunidad resultante representaba, pues, slo un
punto de vista.
Posteriormente, Gloria pidi a las
mujeres y los nios que construyeran
otros mapas en el suelo, cerca del realizado por los hombres. Rpidamente los
nios recogieron palos, hojas y piedras
y, construyeron un mapa detallado. En
l incluyeron elementos que los hombres
haban dejado de lado; por ejemplo, en el
mapa de los hombres, toda la zona estaba
formada por pedazos de tierras cultivadas,
y la discusin se centraba en la falta de
tierras de pastoreo. Sin tener en cuenta
lo que discutan los mayores, los nios
indicaron las zonas de pastoreo. Ms tarde el equipo se enter de que
85

Grupo Tacan

cada campesino destinaba parte de sus tierras al pastoreo, adems de


utilizar los pastos comunales.

Las mujeres recogieron ramas y varillas para construir un modelo
detallado de los ros, sus afluentes, los puentes
que los cruzaban, y los estanques. La cuestin
de la disponibilidad de agua, que los hombres no haban planteado, se revel como
una preocupacin importante entre
las mujeres. Asimismo las mujeres
indicaron el nmero exacto de viviendas, hablaron del nmero de
habitantes y de los espacios entre
casa y casa. Cuando terminaron, los
del equipo apuntaron los resultados de los
tres mapas. Vieron cmo cada grupo dibuj un mapa de la comunidad
de acuerdo a su realidad y sus necesidades. Al unirlos apareca una
imagen de la comunidad y de sus recursos, ms parecida a la realidad.
Responda a las siguientes preguntas en una hoja aparte.

Comprensin de lectura
1. Quines hicieron el primer mapa?
2. Estaba completo el primer mapa? Por qu?
3. Porqu eran diferentes los mapas de las mujeres y de los nios
del de los hombres?
4. Segn su opinin, qu mapa estaba ms completo? Por qu?

86

6a. semana Fundamentos Administrativos

Introduccin:


Decamos la semana anterior que los pasos de la previsin son
los siguientes:
a. Fijar los objetivos que queremos alcanzar.
b. Investigar los factores positivos y negativos que nos ayudan o dificultan en la bsqueda de esos objetivos.
c. Ver los diferentes caminos desde los que se pueden realizar los
objetivos.
d. Finalmente, tomando en cuenta la informacin que hemos recopilado en la investigacin, conviene que volvamos a revisar y adecuar
los objetivos.

Ya vimos qu son y cmo se fijan los objetivos, ahora pasaremos
a la siguiente etapa.

1. La investigacin:
Hacemos la investigacin con dos metas principalmente:
Para saber cmo estamos realmente, qu recursos materiales,
humanos y financieros tenemos y, en funcin de lo que tenemos,
decidir qu tipo de proyecto o actividad queremos y podemos hacer.
Para poder conocer los factores positivos y negativos que pueden
influir a la hora de realizar nuestro proyecto, nuestros objetivos.
Para realizar una investigacin, el administrador utiliza diferentes
tcnicas dependiendo de la informacin que necesita y de cmo la
vaya a obtener.
Los encargados de realizar la investigacin deben decidir qu tcnica es la ms prctica y til para recopilar la informacin.

87

Grupo Tacan

2. Tcnicas de investigacin

Cada tcnica de investigacin nos va a revelar un tipo de informacin y slo nosotros podemos decidir cul es la ms apropiada. Para ello es importante considerar
dos cosas, primero que la informacin que nos d sea til para los objetivos que nos
pusimos y segundo que sea fcil de aplicar.
Entre las tcnicas de investigacin que vamos a trabajar, podemos distinguir entre
las que el investigador hace a diferentes personas de forma individual, como el cuestionario y la entrevista; y las comunitarias o grupales, que se aplican directamente con
un colectivo de personas, como la que presentamos en la lectura previa.

2.1 La encuesta
La encuesta es una tcnica muy
usada que consiste en obtener datos e
informacin mediante preguntas, a un
nmero determinado de personas, de
forma individual. Existen dos tipos principales de encuesta: el cuestionario y la
entrevista. En los dos se trata de hacer
preguntas a diferentes personas, pero
tienen usos distintos.
Para qu utilizamos cada una?
Los cuestionarios nos sirven para obtener informacin ms general sobre
un tema. Asimismo, el cuestionario se puede hacer a ms personas que la entrevista
porque toma menos tiempo.
Podramos hacer un cuestionario para conocer cmo vive la
gente en la comunidad, preguntando cuntos viven en cada casa, de
qu estn hechas las casas, cuntos cuartos tienen, cmo duermen,
dnde cocinan y con qu, qu hacen con la basura y los desechos, si
tienen letrinas, etc.
Un cuestionario as podramos hacerlo casa por casa, o preguntando a los alumnos de la escuela de la comunidad, a la salida de
la celebracin, etc. Con l conseguiramos bastante informacin de
cmo es la comunidad y cmo vive nuestra gente.
88

6a. semana Fundamentos Administrativos

Sin embargo, si queremos profundizar ms en un tema, obtener informacin ms


detallada, opiniones o valoraciones sobre algo, es ms til usar la entrevista.
Hacemos una entrevista a personas que conocen con detalle el tema que
queremos investigar. La entrevista, por el tiempo que lleva tomarla, no se puede
hacer a tantas personas como el cuestionario, as que debemos elegir bien a quin
le vamos a preguntar y sobre qu.
Veamos, en el centro de salud de El Arenal queran iniciar
una campaa sobre salud preventiva en la que se trabajara
principalmente los temas de
higiene y nutricin. Antes de
planificar la campaa, los promotores de salud, junto con el
personal del centro, decidieron
investigar qu piensan y qu
saben las mujeres que llegan al
centro de salud sobre higiene y
nutricin. Para ello decidieron hacer primero un cuestionario general
sobre el tema.
Centro de Salud El Arenal

Adems del cuestionario, los investigadores consideraron que sera interesante hacer algunas entrevistas: a las dirigentes del grupo
de mujeres, a la comadrona y a una anciana que conoca mucho sobre
hierbas del monte. Con las entrevistas queran recopilar informacin
ms precisa y detallada sobre el tema que se estaba investigando.
Asimismo, a travs de las entrevistas, se podra averiguar su opinin
respecto a la campaa y orientaciones de cmo llevarla a cabo para
que fuera ms efectiva.
Es de bastante ayuda, tanto en la entrevista como en el cuestionario, explicar,
a quien se le hacen las preguntas, para qu queremos la informacin y asegurar la
discrecin y confidencialidad de lo que hayan dicho. Es decir, debemos respetar el
secreto de lo que nos dijo cada persona, por eso, lo ms conveniente es no apuntar
el nombre de la persona que nos responde y asegurarle que nadie va a conocer sus
respuestas.
89

Grupo Tacan

Volviendo a El Arenal, los investigadores del centro de salud se dieron cuenta


de que existan ciertas preguntas sobre
higiene personal que a las mujeres les
daba pena responder, por lo que decidieron que lo mejor era que las promotoras
y las enfermeras fueran las que hicieran
las entrevistas. Cada encuestadora aseguraba a las entrevistadas que nadie iba
a saber lo que haban respondido. Para
cumplir con esto y respetar la confianza
de las mujeres, el anlisis de las entrevistas tambin lo hicieron las mujeres y
a los investigadores hombres slo se les
dio la informacin en general.

Es muy importante que seamos muy rigurosos y estrictos


con la confidencialidad. Cuando una persona confa en nosotros
y nos da una informacin personal, delicada, debemos respetar
esa confianza y nunca revelar su nombre.
Hay una serie de oficios y profesiones donde respetar la
confidencialidad es fundamental. Por ejemplo, el sacerdote tiene
obligacin de guardar el secreto de confesin y nunca contar lo
que la persona le dijo. El abogado o el mdico no pueden contarle a nadie lo que el cliente o el paciente les ha dicho. Igualmente
los periodistas no pueden revelar sus fuentes, sus informantes
porque podra ponerlos en peligro.

Veamos ahora cmo se preparan y se llevan a cabo el cuestionario y la entrevista.

90

6a. semana Fundamentos Administrativos

A) El cuestionario
El cuestionario consiste en una serie de preguntas escritas. Se puede entregar
a quien va a contestar, o hacerle las preguntas e ir apuntando las respuestas en la
hoja del cuestionario.
Para poder obtener informacin til con un cuestionario, primero tenemos que
considerar varias cosas.
1. Determinar qu es exactamente lo que queremos investigar.
2. Seleccionar el nmero y el tipo de personas, organizaciones o grupos a los que
haremos el cuestionario.
3. Redactar el cuestionario.

Para redactar el cuestionario, hay algunas reglas que nos pueden ayudar.

a) Tipo de preguntas. Dependiendo de la informacin que queremos se pueden usar:


Preguntas cerradas: Son las que slo tienen una respuesta. Veamos unos ejemplos de preguntas cerradas del cuestionario sobre higiene y nutricin.




Cuntos viven en su casa?______


Tiene letrina en su casa? S
No
En su casa comen carne:
Todos los das
+2 veces por semana
2 veces por semana
casi nunca

Preguntas abiertas: Las respuestas son ms amplias, pueden incluir explicaciones


o motivaciones.

Qu piensa sobre la limpieza y el aseo personal?

Cree que la limpieza y el aseo influyen en la salud? Por qu?


Las preguntas cerradas son ms fciles de analizar que las abiertas, pero a
veces las abiertas nos dan ms informacin.
91

Grupo Tacan

b) Las preguntas deben ser sencillas y dirigidas al tema. Veamos algn


ejemplo de lo que no debemos hacer y cmo debemos hacerlo.
Le parece que hay que lavarse las manos siempre antes de
cocinar para prevenir enfermedades?

No es una pregunta muy clara, hay varias preguntas
en una sola, quedara mejor:
Piensa usted que hay que lavarse las manos antes de cocinar:
siempre_____ a veces_____
cuando se puede_____
no es necesario_____
Lavarse las manos ayuda a prevenir enfermedades
verdadero____ falso____
c) Conviene que el cuestionario se refiera a un solo problema.
d) Las preguntas deben tener un encadenamiento lgico. Ordenarlas
de lo ms fcil a lo ms difcil. Si volvemos al cuestionario sobre
higiene y nutricin, primero habra que preguntar los datos personales y familiares, (edad, sexo, estado civil, estudios, nmero de hijos,
etc.), y despus pasar a preguntas ms concretas sobre hbitos* de
limpieza y comida.
Conviene hacer las preguntas abiertas al final del cuestionario.
e) Las preguntas deben ser comprensibles para el encuestado. Hay
que evitar las preguntas negativas y las indiscretas.
Piensa que no es sano comer carne de coche? No
estara bien redactada, quedara mejor:
Piensa que la carne de coche es buena para la salud?
por qu?
Hace sus necesidades en la letrina?, sera muy indiscreto
92

6a. semana Fundamentos Administrativos

Tiene letrina en su casa? Es ms fcil de responder


y se consigue la misma informacin.
Veamos otro ejemplo para el que nos sera til hacer un cuestionario:
En el grupo juvenil de una parroquia de la Capital queran
saber cules eran los gustos de los jvenes para hacer actividades
que llamaran su atencin y aumentar el nmero de jvenes que
participaran en el grupo. Para recopilar la informacin redactaron
el siguiente cuestionario:
1. Edad _________
2. Sexo _________
3. Nivel de estudios:
Ninguno

Primaria

Secundaria

Diversificado Universitario

4. Practica algn deporte? S No


Cul? _____________________________

5. Qu tipo de msica le gusta escuchar?_______________________


6. Toca algn instrumento musical? S No
Cul?_____________________
7. Le gusta bailar? S No
8. Le gusta el teatro? S No
9. Le gusta salir de excursin a conocer otros lugares? S No

Por qu?_________________________________________________

10. Qu piensa de los grupos juveniles?________________________


11. Le gustara participar en un grupo juvenil? S No

Por qu? ________________________________________________

Una vez hechos los cuestionarios, hay que analizar e interpretar


la informacin. Podramos ver en las respuestas del cuestionario para
jvenes, si las muchachas practican diferentes deportes que los mu-

93

Grupo Tacan

chachos; si el tipo de msica que escuchan los jvenes tiene relacin


con el nivel de estudios; qu opinin de los grupos juveniles tienen las
mujeres y los hombres, etc.
Una vez analizada la informacin, los miembros de este grupo
juvenil pueden tener ms claro qu es lo que llama la atencin a los
jvenes y organizar actividades de su inters.
En su libro de Tcnicas de Investigacin aparecen el cuestionario
y la entrevista en forma ms desarrollada.
B) Entrevista.
Es uno de las tcnicas ms sencillas y valiosas de las usadas por
el administrador tcnico. Para la entrevista, las preguntas no tienen
que estar escritas, aunque a veces ayuda preparar un chivo con
El cuestionario nos proporciona informacin general
sobre un tema.

lo que queremos averiguar para no perdernos.



A continuacin vamos a ver algunas reglas sencillas que nos
pueden ayudar a la hora de hacer una entrevista.
1. Preparacin de la entrevista:
Lo primero, al igual que el cuestionario, es precisar muy bien qu
informacin se desea obtener.
Un grupo de estudiantes de IGER, de varias comunidades qeqchi, decidi organizar una asociacin cultural cuyo objetivo era la recuperacin de la cultura.
Esta recuperacin abarcaba diferentes aspectos: en
primer lugar, pensaban recopilar historias, cuentos
y leyendas tradicionales; en segundo lugar, queran
reunir las melodas, canciones y bailes, as como
aprender a fabricar y tocar los instrumentos antiguos;
tambin decidieron que era importante conocer los
distintos platos y comidas; y, finalmente, aprender,
94

6a. semana Fundamentos Administrativos

conocer y participar en los ritos y ceremonias. Una vez que tuvieron


claro qu informacin necesitaban recopilar, se dispusieron a buscar
a las personas ms informadas en cada aspecto.
Para empezar a trabajar pensaron que lo mejor sera hacer entrevistas a diferentes ancianos de cada comunidad. En una comunidad
haba buenos msicos; en la otra, viva un anciano que conoca muchas historias antiguas; en otra, haba una familia donde la abuela,
la mam y la hija preparaban las comidas tradicionales ms sabrosas
y los mayordomos conocan y practicaban los diferentes ritos, para
la siembra, la bendicin de las casas y los lugares sagrados, etc.
Antes de empezar las entrevistas, los estudiantes se dividieron el
trabajo y cada uno prepar la entrevista que iba a hacer. Para ello
siguieron unas cuantas reglas de cmo desarrollarla.
2. Desarrollo de la entrevista:
Debemos preguntar primero las cosas ms sencillas, as facilitamos la respuesta
de las siguientes preguntas. Las preguntas se deben hacer una por una, dando
tiempo suficiente a la persona para que la conteste a su modo. La entrevista busca
profundizar en los temas as que debemos dejar a la persona que se extienda en
el tema.
Pedro, uno de los alumnos de la asociacin entrevist al anciano que
conoca las historias, sentndose con l mientras desgranaban maz
tranquilamente. As estuvo escuchando largo rato y no slo recogi
cinco historias diferentes sino que el anciano le habl de otras personas que saban ms cuentos y le
felicit por su inters en recuperar
la cultura.
Debemos dejar que el entrevistado cuente
las cosas como quiera, sin interrumpirlo,
explicarle o corregirle, para ello conviene
que escuchemos con atencin. Slo se
debe interrumpir si necesitamos que nos
amplen o aclaren algo, o si la entrevista
se est desviando mucho del pueblo de
inters.

95

Grupo Tacan

Felipe no tuvo tanta suerte como Pedro, entre otras cosas porque
era muy nervioso y no par de interrumpir al seor durante las
primeras preguntas. Finalmente, el don se cans y le dijo que si no
iba a respetar a los mayores, mejor se fuera a su casa.
Al terminar la entrevista conviene que hagamos un breve resumen de la informacin que nos han dado y lerselo al entrevistado para ver si est de acuerdo, de
esta manera nos ahorraremos malos entendidos.
Marta fue junto con Juana a conocer la cocina tradicional, (entre
todos los miembros del grupo decidieron que las mujeres se sentiran
ms cmodas si eran muchachas las que se acercaban a preguntarles), y despus de varias tardes preguntando a las tres mujeres de
aquella familia, mientras las ayudaban a cocinar, les leyeron lo que
haban apuntado y propusieron
preparar ellas uno de los platos
para ver si haban entendido y
aprendido.
3. Cmo se resumen los resultados:
Inmediatamente despus de terminar
la entrevista, a solas, conviene que
hagamos un resumen de nuestras impresiones. Este resumen debe hacerse
por escrito.
Debemos tratar de distinguir entre lo
que el entrevistado dice que ocurri, lo que l opina sobre los hechos y lo que
nosotros opinamos de lo que hemos escuchado.
Se debe intentar comprobar las respuestas siempre que sea posible.

96

6a. semana Fundamentos Administrativos


Todos los estudiantes saban que
al finalizar la entrevista es cuando uno
tiene ms fresca la informacin y que es
el momento de hacer el resumen para que
quede ms completo. Por eso hicieron el
esfuerzo de hacerlo justo en ese momento,
incluido Felipe a quien tan mal le haba
ido en su entrevista. Asimismo, cada uno
escribi sus impresiones y la informacin
adicional que poda servir a otros.

Cuando pusieron la informacin
en comn, todos decidieron que era necesario, y ms
interesante, entrevistar a otras personas con otros
puntos de vista que podan ampliar la informacin.

La entrevista nos sirve para profundizar en los temas que queremos investigar.

Resumen
Previsin (II parte)
1. La investigacin:
Metas de la investigacin:
P Conocer cmo estamos para decidir qu queremos y podemos hacer.
P Conocer los factores que influyen a la hora de lograr los objetivos.
97

Grupo Tacan

2. Tcnicas de investigacin.

P Es importante considerar dos cosas al elegir la tcnica.



Que la informacin que nos d sea til.

Que sea fcil de aplicar.


2.1 La encuesta
P Consiste en obtener informacin mediante preguntas.
P Existen dos tipos: el cuestionario y la entrevista.

Para qu utilizamos cada una?


P Los cuestionarios sirven para obtener informacin general sobre un tema.

P El cuestionario se puede hacer a un nmero mayor de personas que la entrevista porque toma menos tiempo.

P Para profundizar en la informacin es ms til usar la entrevista.

P Es importante en la entrevista y el cuestionario:


Explicar para qu queremos la informacin.
Asegurar el secreto de lo que nos dijo cada persona.
A) El cuestionario.
P Consiste en una serie de preguntas escritas.
P Para obtener informacin til tenemos que:
Determinar qu es exactamente lo que queremos investigar.
Seleccionar y elegir a las personas o grupos a los que vamos a
preguntar.
Redactar el cuestionario.
Reglas para redactar el cuestionario:
a) Tipo de preguntas:
Preguntas cerradas: Slo tienen una respuesta.
Preguntas abiertas: Las respuestas pueden incluir explicaciones
o motivaciones.
b) Las preguntas deben ser sencillas y dirigidas al tema.
c) Conviene que el cuestionario se refiera a un solo problema.
d) Las preguntas deben ir de lo ms fcil a lo ms difcil.
e) Las preguntas deben ser comprensibles para el encuestado. Hay que
evitar las preguntas negativas y las indiscretas.
P Analizar e interpretar la informacin.

98

6a. semana Fundamentos Administrativos

B) Entrevista. Las preguntas no tienen que estar escritas.


1. Preparacin de la entrevista:
P Precisar muy bien qu informacin se desea obtener.
2. Desarrollo de la entrevista:
P Preguntar primero las cosas ms sencillas. Las preguntas se deben
hacer una por una, dando tiempo suficiente a la persona para que
conteste.
P Debemos dejar que el entrevistado cuente las cosas como quiera, sin
interrumpirlo, explicarle o corregirlo, para ello conviene que escuchemos
con atencin.
P Al terminar la entrevista, es necesario hacer un breve resumen de la
informacin y lerselo al entrevistado.
3. Cmo se resumen los resultados:
P Al terminar la entrevista, hacer un resumen por escrito de nuestras
impresiones.
P Se debe tratar de comprobar las respuestas, siempre que sea posible.

99

Grupo Tacan

Autocontrol
A. Indique si las siguientes preguntas son abiertas o cerradas.
1. Cuntos hermanos tiene?
2. Qu piensa de la deforestacin?
3. Cul es su opinin sobre los partidos polticos?
4. Cuntas veces ha viajado a la capital?
5. A qu etnia pertenece?
6. Qu cambiara si fuera alcalde?
7. Qu piensa acerca de la corrupcin?
8. Cuntas habitaciones tiene su casa?
B. Ordene las preguntas del siguiente cuestionario escribiendo a la izquierda el nmero que le corresponda siguiendo el ejemplo. Recuerde que en el cuestionario
vamos de lo ms sencillo a lo ms complejo.
( 4 ) Qu grado estudia en el IGER?
(
)
Escucha la radio?
( ) Edad
(
)
Qu piensa del IGER?
( ) Sexo
(
)
Qu piensa de los programas?
(
)
Nivel de estudios
C. Haga una entrevista para averiguar alguna historia tradicional a un anciano de su
comunidad o de su barrio.
D. Pngase de acuerdo con su tutor(a) y elabore un cuestionario de diez preguntas
sobre el tema que le interese de la actualidad nacional.
100

semana

Otras tcnicas de investigacin


Contenidos:
Tcnicas de investigacin grupales

s Diagnstico participativo

s FODA

s rbol de problemas y rbol de objetivos

Cursos alternativos de accin

101

Grupo Tacan

Objetivos:
1. Conocer dos tcnicas de investigacin grupales.
2. Aprender a realizar una FODA.
3. Entender el diseo de un rbol de problemas y objetivos.
4. Aplicar los cursos alternativos de accin.

Una gran paradoja de la vida: cada uno


de nosotros est solo. Y al mismo tiempo
estamos todos juntos en esto. Cada uno de
nosotros es como un ngel con una sola ala,
slo podemos volar apoyndonos los unos
en los otros.
Karen Katafiasz

102

7a. semana Fundamentos Administrativos

1. Otras tcnicas de investigacin



La semana pasada veamos cmo hay tcnicas de
investigacin que se hacen de manera individual (la entrevista y el cuestionario) y otras tcnicas que se hacen en grupo.
Esta semana estudiaremos algunas de las tcnicas grupales.
(Hay otras que puede encontrar en su libro de tcnicas de
investigacin).

1.1 Diagnstico comunitario:



En la lectura previa de la semana sexta, vimos cmo
un equipo de investigadores llegaban a la comunidad de
Santa Rita para elaborar un diagnstico. La palabra diagnstico significa conocer a travs de.... Muchos profesionales,
como los mdicos, lo utilizan con frecuencia. Un doctor hace
pruebas, preguntas, ve que sntomas tiene el paciente y con
esos datos hace un diagnstico.

En la comunidad de
Santa Rita, los investigadores utilizaron los recursos que tenan ms cerca,
ramas, hojas, piedras, etc.
para elaborar junto con los
vecinos diferentes mapas
de cmo era la comunidad.
Entre todos elaboraron un
diagnstico comunitario.

Veamos entonces:

103

Grupo Tacan

a.

Qu es el diagnstico comunitario?


El diagnstico comunitario es otra tcnica de investigacin en la
que mediante preguntas a un grupo, sea la comunidad o una organizacin,
vamos construyendo entre todos el retrato o el mapa de la situacin real del
grupo.

Para realizar un diagnstico comunitario debemos intentar reunir al
mayor nmero posible de personas y hacer que participen activamente la
mayora de ellos. En la comunidad de Santa Rita, vimos cmo el equipo
busc la manera de que todos, mujeres, varones y nios, dieran su aporte
al diagnstico.

La caracterstica del diagnstico comunitario reside en la riqueza de
que muchas personas participan activamente y de esta manera van dndose
cuenta de cmo estn y de cmo les gustara estar.

El diagnstico comunitario no se hace para conocer simplemente
cmo estn las cosas, ni para tener mucha informacin de una comunidad o
una organizacin. La meta del diagnstico no es conocer por conocer, sino:

Conocer

para

Actuar

y contribuir a

Transformar


En la comunidad de nuestra lectura terminaron
por hacer el mapa los hombres, las mujeres y los nios.
Ninguna opinin vala menos que la otra.

Slo cuando todos aportaron, se logr un retrato
real de la comunidad.
Cuando todos aportan, el diagnstico es mucho ms real y ms rico.

En esta tcnica es muy importante el papel del facilitador, que
puede ser el investigador u otra persona. El facilitador es quien coordina al
grupo para hacer el diagnstico y debe procurar que todos participen y den
su opinin.

104


A veces, a muchos nos da pena hablar en grupos grandes, por eso,
una buena forma de trabajar, para conseguir una mayor participacin, podra
ser dividir a los asistentes en grupos ms pequeos de 4 5 personas*.

7a. semana Fundamentos Administrativos


El diagnstico comunitario se puede
hacer para investigar diferentes temas:
Como primer acercamiento hacia la
visin de los mismos vecinos sobre
la situacin en la que se encuentra la
comunidad o la organizacin.
Temtico, enfocando las preguntas hacia un tema en particular,
salud, educacin, agricultura, infraestructura, etc.
Sobre las actividades que hacemos: cmo van, qu se puede mejorar, etc.
Para hacer una planificacin participativa de las actividades con
todos los asistentes. La planificacin normalmente la hace un grupo
pequeo de personas, ya sean los administradores, los dirigentes,
la junta directiva del comit, etc.

La planificacin participativa, como su nombre indica, se refiere


a la elaboracin de los planes de trabajo entre todos los interesados,
entre todos los participantes.


Veamos un ejemplo en el que podemos utilizar el diagnstico
en una situacin cercana a nuestra realidad.

Un grupo de estudiantes de IGER decidi hacer un diagnstico para averiguar en qu situacin
se encontraban. Pusieron en comn las dificultades
y problemas ms comunes para estudiar, sus necesidades, aquellos hbitos que deberan mejorar para
* Cuando trabajamos con grupos muy grandes de 50 o ms personas, si nos dividimos en grupos de
4 5, la puesta en comn puede ser muy larga, por lo que resulta muy cansado. En este caso sera
mejor hacer los grupos ms grandes, de 7- 8 o hasta 10 personas para agilizar la puesta en comn.

105

Grupo Tacan

aprovechar mejor los ratos


de estudio, etc.

Al hacer el diagnstico se dieron cuenta de
la necesidad de un lugar
tranquilo donde estudiar
y concentrarse, algunos
alumnos reconocieron que
no estudiaban a diario,
sino la vspera del da de la
orientacin, etc.

Poco a poco, entre todos fueron formando la
pintura de cmo se encontraban y fueron buscando
soluciones y alternativas a sus necesidades.

Hay diferentes tcnicas para realizar el diagnstico. Veamos
algunas:

1.2 La FODA:

Qu significa FODA? La palabra FODA se ha formado con
las iniciales de las siguientes palabras:



Fortalezas
Oportunidades
Debilidades
Amenazas


Esta tcnica la podemos usar para investigar y analizar diferentes cosas:



106

La situacin en la que est la organizacin.


El proceso de trabajo que realizamos como organizacin.
La situacin de la comunidad o de cualquier grupo de trabajo,

7a. semana Fundamentos Administrativos

sus necesidades y sus recursos.


El desarrollo de los proyectos, etc.
Con la FODA vamos a analizar:

. Fortalezas:

Son las cosas buenas o positivas que tenemos, ya sea nosotros
como organizacin, como comunidad o como grupo de estudio. Trataremos de descubrir cules son las ventajas internas que nos dan fuerza.


Una vez reunido el grupo, se suele trabajar en una tabla o cuadro
como el siguiente donde vamos escribiendo o diciendo cada parte.

107

Grupo Tacan

Aquellas cosas en las que estamos bien y tenemos que potenciar.



Como estudiantes del IGER nuestra primera
fortaleza es que queremos estudiar, nadie nos obliga. A
veces cuando estamos muy ocupados con otras tareas
casi no nos queda ni tiempo ni ganas para estudiar.
En ese momento es cuando tenemos que pensar en
nuestras fortalezas. Por eso decimos que las fortalezas
hay que potenciarlas, es decir sacarles todo el jugo
posible.
. Oportunidades:

Son todas aquellas cosas que podemos aprovechar del contexto
que nos rodea para fortalecernos o para que nuestro proyecto salga
mejor. Las oportunidades son externas a nosotros, estn ah pero no
dependen de nosotros. Lo que s depende de nosotros es aprovecharlas
al mximo.

Una oportunidad sera, por ejemplo, que una
institucin nos ofreciera un plan de becas de estudio,
o que los catequistas nos ofrecieran la iglesia para
estudiar, ya que es el sitio ms tranquilo. En nuestras
manos queda la decisin de aprovecharlas o no.
. Debilidades:

Son las cosas internas de la organizacin o del grupo en las que
todava tenemos que mejorar. Si no atendemos nuestras debilidades y
no las atacamos pueden arruinar todo el trabajo que queremos hacer.

En el grupo de estudiantes del IGER, una de
las debilidades puede ser el cansancio y el desnimo
cuando no tenemos tiempo para estudiar, no entendemos las clases o perdemos algn examen.

Para atacar estas debilidades es para lo que el
IGER propone trabajar en grupo, as podemos apo108

7a. semana Fundamentos Administrativos

yarnos y animarnos unos a otros, explicarnos dudas,


etc.
.
Amenazas:

Son las cosas externas a la organizacin o al grupo que pueden
afectarnos, debilitarnos o atacarnos. Es importante tomar en cuenta
las amenazas, porque aunque no podamos evitarlas, podemos estar
preparados para que su efecto no sea tan fuerte. Siempre podemos
buscar alternativas que nos reduzcan el impacto de las amenazas.
Vemoslo en un ejemplo para que nos quede ms claro.

Para un programa de salud, por ejemplo, una
epidemia de sarampin es una amenaza. Como medida para prevenir esa amenaza y reducir sus efectos,
es importante la vacunacin.

a.

Cmo se hace una FODA?


Lo primero y ms importante, es reunir a todos los miembros
del grupo o de la organizacin y tener muy claro lo que queremos averiguar. Si el numero de asistentes es muy grande, podemos dividirnos
en grupos ms pequeos y despus ponerlo en comn.

Para la puesta en comn, dibujamos en un pizarrn o en un
papelgrafo o cartulina el cuadro de FODA como el de la pgina 107.
Entre todos iremos decidiendo cules son las fortalezas y debilidades
propias de la organizacin o el grupo, es decir internas, nuestras; y lo
que son oportunidades y amenazas externas a nosotros.

En la FODA de una organizacin analizaremos las personas y
recursos materiales que tenemos, nuestra forma de trabajar, de tomar
decisiones, coordinarnos, evaluar, etc.

Tambin podemos utilizar la FODA para evaluar las actividades
que estamos haciendo. La evaluacin es otra parte del proceso administrativo que trabajaremos ms adelante.
109

Grupo Tacan


Veamos como result el trabajo de la FODA en el comit promejoramiento de El Aguacatal.

El comit quera empezar a planificar las actividades del ao, pero antes de empezar pensaron
que era importante saber la situacin actual de la
organizacin.

Se reunieron todos los miembros del Comit,
no slo la Junta Directiva, y empezaron su anlisis.
.
-
-

-
-
-
.
-
-

Identificaron las siguientes fortalezas:


El Comit estaba formado por bastantes vecinos.
Haba buenas relaciones con el resto de la comunidad, la mayora apoyaba al Comit y participaba
en las actividades.
Contaban con algunos recursos econmicos de los
aportes de los vecinos y de una ONG.
Algunos miembros tenan experiencia en el trabajo
comunitario.
Tenan la personera jurdica.
Entre las oportunidades vieron que:
Haba una ONG que ofreca capacitacin para
organizaciones en la regin.
La municipalidad estaba facilitando fondos para
algunas comunidades si estaban organizadas.

1.3 rbol de problemas y rbol de objetivos



El rbol de problemas es una imagen diseada a partir de la
realidad. Dibujamos en forma de rbol, el contexto, el entorno donde se
encuentra la organizacin o el proyecto que queremos hacer. Con esta
tcnica podemos visualizar los problemas y necesidades principales
que tenemos.
110

7a. semana Fundamentos Administrativos

.
-
-
-

Sus debilidades estaban en que:


Haba conflictos entre algunos miembros del Comit por problemas personales que nada tenan que ver con el Comit.
En ocasiones anteriores, la Junta haba tomado decisiones importantes sin platicar antes con el resto de los miembros.
El anterior tesorero haba robado dinero.

Las amenazas eran que:


Como se acercaban las elecciones municipales, si cambiaba el
alcalde, no se saba si el siguiente iba a apoyar al Comit, pero
que en todo caso, se retrasara el apoyo.
- Los partidos polticos utilizaran al Comit ofrecindoles muchas
cosas y terminaran por dividir a los miembros.
- Igualmente, se vea como amenaza el
que otras instituciones llegaran a la
comunidad ofreciendo cosas parecidas y
acabaran por dividir a todos. Anteriormente ya se haba dado ese problema
cuando el FIS y una ONG construyeron
dos molinos de nixtamal muy cerca uno
del otro y pusieron a los encargados a
competir entre ellos.
.
-


Una vez hecha la FODA, el Comit tuvo ms claro qu era lo
que tena que mejorar, lo que tena que prevenir, etc. se habl de la
necesidad de resolver los conflictos personales fuera del comit, de
reunir a los miembros y explicar las decisiones antes de tomarlas y de
buscar una forma de controlar el manejo del dinero, entre otras cosas.
Igualmente, haba que reducir la influencia de otras instituciones,
como los partidos polticos, para que el comit pudiera trabajar.

Mediante la FODA se pueden sacar ideas importantes para potenciar nuestras fortalezas, aprovechar
las oportunidades, atacar nuestras debilidades y
prevenir las amenazas.
111

Grupo Tacan


En la raz vamos a poner las causas y en las hojas ponemos
los efectos o consecuencias. Lo ms importante del ejercicio es definir
el problema central.

112

El problema central:
Debe ser real y actual.
Los problemas se identifican y clasifican en orden de importancia.
Veamos uno ejemplo de rbol de problemas.

7a. semana Fundamentos Administrativos

En la comunidad de Santa Rosita murieron varios nios por enfermedades intestinales previsibles.
Adems de los nios enfermos,
haba muchos adultos con vmitos y diarrea. El centro de salud
tema una epidemia de clera.
Todos andaban echndose las
culpas unos a otros: en el centro
de salud decan que era culpa
de las mams, stas culpaban al
agua y a los mdicos, el maestro culpaba a los paps por no tener letrinas, era todo un gran
relajo. Ante este problema, decidieron que lo mejor
era reunirse todos, la doctora del centro de salud, el
maestro y la comunidad . Para empezar elaboraron
su rbol de problemas.

El maestro explic que en el centro de salud
no haba suficiente personal, ni medicinas, porque las
enfermedades eran curables si se tratan a tiempo.

La doctora dijo que cuando llevaron a los nios ya no se poda hacer nada porque estaban muy
deshidratados.

Un seor explic que el problema estaba en
la contaminacin del ro, porque una fbrica echaba
sus desperdicios en l, un poco ms arriba de la comunidad. Tambin se habl de que, en muchas casas
no tenan cuidado en hervir el agua antes de tomarla.
Adems, que la gente no tena letrinas y haca sus
necesidades al aire libre, por lo que haba muchas
moscas que transmiten enfermedades.
El rbol de problemas qued as:
113

Grupo Tacan


Una vez transformado el rbol en objetivos, medios y fines se
vio la necesidad de trabajar todos juntos: escuela, centro de salud y

CONSECUENCIAS
Malestar y conflictos comunitarios.

Aumento de la
mortalidad infantil.

PROBLEMA CENTRAL
PROPAGACIN DE ENFERMEDADES GASTROINTESTINALES

CAUSAS
Deficientes servicios de salud.

Agua no apta para


el consumo humano.

Mal manejo de
las aguas y los
desechos en la
comunidad.

Falta personal en
el centro de salud.

Contaminacin
del ro.

No todos tienen
letrinas.

Faltan medicamentos y material mdico.

No hay red de
agua potable.

La comunidad desconoce las normas sanitarias para uso de


agua y manejo de desechos.


Las causas y consecuencias fueron escritas en orden de importancia, desde lo ms cercano al problema hasta lo ms general.

114

7a. semana Fundamentos Administrativos


Una vez hecho el rbol, analizaron qu se poda hacer, las
estrategias a seguir y quin tena que hacerlo.

Para ello, lo primero que haba que hacer era transformar el
rbol de problemas en un rbol de objetivos.

El rbol de objetivos es un rbol de futuras soluciones. Las
partes del rbol de problemas se convierten en afirmaciones positivas.
Cada problema o estado negativo se vuelve a escribir como estado
positivo ya alcanzado.

Las causas se convierten en medios y los efectos o consecuencias se convierten en fines. Hay que aclarar que no todas las causas o
efectos se pueden convertir en medios o fines. Lo importante es que:

El problema principal, puesto en positivo, se convierte en
el objetivo a lograr.

115

Grupo Tacan

FINES
Se reducen el malestar y los conflictos
comunitarios

Disminucin de
la mortalidad
infantil

PROPUESTA - OBJETIVO
PREVENCIN DE LAS ENFERMEDADES
GASTROINTESTINALES

MEDIOS
Se mejoran los
servicios de
salud.

Agua apta para


el consumo humano.

Buen manejo de las


aguas y los desechos
en la comunidad.

Ms personal
en el centro de
salud.

Se reduce la
contaminacin
del ro.

Todos tienen
letrinas.

Ms medicamentos y material mdico.

Se construye
una red de
agua potable.

La comunidad se capacita en las normas


sanitarias para uso
de agua y manejo de
desechos.

Una vez transformado el rbol en objetivos, medios y fines se vio la


necesidad de trabajar juntos: escuela, centro de salud y comunidad.

116

7a. semana Fundamentos Administrativos


El rbol de
objetivos les dio una imagen ms clara de lo que
podan hacer y qu parte
tena que hacer cada uno.
Con el rbol de objetivos
terminamos la fase de
investigacin. En este
punto la comunidad se
plante el siguiente paso
de la previsin que es el analizar los diferentes caminos que se pueden
hacer para cumplir los objetivos.

2. Cursos alternativos de accin



Se llaman cursos alternativos de accin, en administracin,
a los diferentes caminos u opciones para realizar las actividades.

Muchas veces pensamos que slo tenemos un camino para
solucionar nuestros problemas y nos angustiamos intilmente porque
ese camino es muy difcil. Sin embargo, generalmente, contamos con
diferentes alternativas, entre las que podemos escoger, cambiar o
alternar, segn las circunstancias, para lograr el fin que deseado.




Antes de elegir los cursos de accin es conveniente reflexionar:


. El riesgo posible comparado con los beneficios que se pueden
lograr.
. La economa de esfuerzos; lo que cueste menos y aporte ms
beneficios.
. El tiempo necesario para desarrollar cada camino.
. La limitacin de recursos que tenemos.


Veamos qu cursos de accin analizaron en la comunidad de
Santa Rosita.

Haba algunos caminos que estaban fuera de
las posibilidades de todos y para los que haba que
solicitar apoyo de otras instituciones.

117

Grupo Tacan


Al ordenar las posibilidades, pusieron primero las que podan
hacer entre todos a corto plazo y no eran muy costosas, y despus
las que costaban ms, o eran a mediano y largo plazo. Igualmente,
pusieron al final aquellas alternativas que requeran el apoyo de
otras instituciones.

A corto plazo la comunidad con el apoyo del maestro
y el centro de salud podan hacer:
1. Hervir el agua antes de tomarla.
2. Construir letrinas y basureros para eliminar las
basuras.
3. Capacitarse en normas sanitarias de uso y manejo
de agua y desechos.

A mediano y largo plazo, tendran que:

4. Solicitar al Ministerio de Salud, o a otras instituciones


sanitarias, que mejorara los servicios de salud, contratara
ms personal y comprara ms medicinas.
5. Buscar financiamiento para construir una red de agua
potable que llegara a las casas.
6. Y buscar alguna forma de depurar y limpiar el agua del
ro, y reducir la contaminacin.

La comunidad encontr seis cursos alternativos de
accin, seis posibles caminos con los que poder solucionar el
problema.

Con el rbol de problemas y objetivos, la comunidad pudo analizar el problema y encontrar soluciones
prcticas y posibles.

118

7a. semana Fundamentos Administrativos

Resumen
1. Otras tcnicas de investigacin:

1.1 Diagnstico comunitario:


Es una tcnica de investigacin en la que mediante preguntas a un grupo vamos construyendo entre todos el retrato de cul es la situacin real en la que
estamos o cul es la visin que tenemos sobre un tema.

La meta del diagnstico no es conocer por conocer sino:


Conocer

para

Actuar

contribuir

Transformar

El diagnstico comunitario lo podemos usar para investigar:


P La situacin de la comunidad o la organizacin.
P Un tema en particular: salud, educacin, agricultura, infraestructura,
etc.
P Las actividades que estamos haciendo, cmo van, qu se puede mejorar, etc.
P Para hacer una planificacin de las actividades con el grupo.

1.2 La FODA: Significa


. Fortalezas: Son las cosas positivas, ventajas internas que nos dan fuerza.
. Oportunidades: Son externas a nosotros. Lo que podemos aprovechar del
contexto que nos rodea para fortalecernos como organizacin. Depende
de nosotros aprovecharlas o no.
. Debilidades: Las cosas internas que tenemos que mejorar.
. Amenazas: Las cosas externas a la organizacin o al proyecto y que
pueden afectarnos, debilitarnos o atacarnos.

Mediante la FODA se pueden sacar ideas importantes para potenciar nuestras


fortalezas, aprovechar las oportunidades, atacar nuestras debilidades y prevenir
las amenazas.
119

Grupo Tacan

1.3 rbol de problemas y objetivos:


a) El rbol de problemas: Dibujamos en forma de rbol la situacin que queremos analizar, para visualizar los principales
problemas y necesidades que tenemos.
. En la raz ponemos las causas, en el tronco el problema
central y en las hojas los efectos o consecuencias.
b) El rbol de objetivos es un rbol de futuras soluciones.
. Las causas se convierten en medios y los efectos o consecuencias se convierten en fines.
. El problema principal puesto en positivo se convierte en el
objetivo a lograr.

2. Cursos alternativos de accin


Los diferentes caminos o alternativas que tenemos para lograr los


fines.

Autocontrol
A. Lea las siguientes oraciones y escriba dentro del parntesis una F, si son falsas
o una V, si son verdaderas.

120

0. En el diagnstico comunitario es importante que participe el mayor


nmero de personas.

( V )

1. La meta del diagnstico comunitario es conocer para transformar.

2. El diagnstico no sirve para ver como est una organizacin.

7a. semana Fundamentos Administrativos

3. Las fortalezas son las cosas externas que nos dan fuerza.

4. Las debilidades son las cosas propias e internas de la organizacin


que necesitan mejorar.

5. Las amenazas son externas y pueden atacar a la organizacin.

6. En el rbol de problemas, las causas se ponen en la parte superior.

7. El rbol de objetivos se dibuja antes que el rbol de problemas.

8. Los cursos alternativos de accin son los diferentes caminos que podemos seguir para lograr los objetivos.

9. Todos los objetivos se pueden conseguir siguiendo diferentes caminos.

B. Defina con sus palabras los siguientes conceptos y ponga un ejemplo de cada
una.
1. Fortaleza:

2. Debilidad:

3. Oportunidad:

4. Amenaza:

121

Grupo Tacan

C. Escriba si los siguientes son causas o efectos de la violencia.


1. Pobreza
2. Muerte
3. Dolor
4. Armas
5. Alcoholismo
6. Destruccin de la familia
7. Inseguridad
8. Racismo

122

Claves

2a. semana

1a. semana
Qu organizaciones hay en su comunidad?
Respuestas diferentes.
Autocontrol
A.
1. ( F )
2. ( V )
3. ( F )
4. ( V )
5. ( F )
6. ( V )
7. ( V )
8. ( F )
9. ( F )
10. ( V )
B.
1. Una organizacin es un grupo de personas que se unen con el fin de compartir
y resolver distintas necesidades, con
objetivos, funciones, reglas y normas.
2. Respuesta libre de cada estudiante
3. Respuesta libre de cada estudiante
4. Posibles respuestas:
Nos ayuda a ahorrar tiempo y dinero.
Los recursos o medios con los que contamos se utilizan y aprovechan mejor.
Los miembros aprenden unos de otros
pues hay intercambio de ideas, experiencias y conocimientos.
Se aprende a compartir y a trabajar en
grupo.
Los grupos defienden mejor sus intereses
y buscan satisfacer sus necesidades ms
urgentes.
Cuando estamos organizados, las solicitudes o peticiones de la comunidad
son atendidas con ms facilidad por las
instituciones y autoridades.
Adems, las organizaciones son la base
de una sociedad democrtica, ya que en
ellas las decisiones se toman entre de
todos.
5. Respuesta libre de cada estudiante.

Comprensin de Lectura
1. Venta de tostadas y frescos, bailes,
jaripeos, rifas, jugadas, solicitar colaboraciones, etc.
2. Porque era un hombre muy respetado,
honesto y trabajador.
3. Algunos se haban emborrachado y
haban armado relajo molestando a las
muchachas.
4. No permitir que se tome dentro del saln
porque el objetivo de las actividades es
que todos la pasen bien.
5. Se lo dieron al comit pro-mejoramiento.
Autocontrol
A.
1. Planeacin
2. Control
3. Previsin
4. Coordinacin
5. Organizacin
B.

C O O R D I N A C I O N P L

K O E Q E R T G G N B B M C
A X M C A T I L N B E B P X
I Q D U S A R A D J T I C O
C A C S N L R T A U P A I P
N Z T U I E R T S A T O E
E W Y P D E C A R E R A D R
I L N O I C A I C O G E N
C E U O U D I B C B L S O A
I C C E F I C A C I A E R P
F M G I C T O N O I O P A R
E G B J A C I J Y L A N M I

C.
1. Administracin es la realizacin de actividades de una forma ordenada para
conseguir llevar a cabo un proyecto.
2.
Saber comunicarse y coordinar.
Tener capacidad de negociacin.
Saber manejar los problemas imprevistos.
Tener capacidad de iniciativa.
123

Grupo Tacan

3.
La administracin se da en todas las
organizaciones.
La administracin es una tarea diferente
de las actividades de la organizacin.
La mayora de los pasos del proceso
administrativo se dan simultneamente.
Todos los miembros de una organizacin
hacen una sola administracin.
4. Respuesta libre.

3a. semana
Autocontrol
A.
0. ( V )
1. ( F )
2. ( F )
3. ( V )
4. ( V )
5. ( V )
6. ( F )
B.
1. Sumeria: control administrativo y contabilidad.
2. Babilonia: responsabilidad, motivacin y
control de la produccin.
3. China: estructura administrativa, comunicacin, eficiencia, control y auditora.
4. Egipto: especializacin, capacitacin y
supervisin.

4a. semana
Autocontrol
A.
0. ( F )
1. ( V )
2. ( F )
3. ( F )
4. ( V )
5. ( V )
6. ( F )
7. ( V )
8. ( V )
9. ( F )
124

B.
Previsin
Planificacin
Organizacin
Coordinacin
Direccin
Control

*
*
*
*
*
*

* toma de decisiones
* evaluacin
* estrategias
* objetivos
* funciones
* seleccin

C.
1. Las cosas son los medios para lograr los
objetivos, mientras que las personas son
los agentes impulsores y coordinadores,
son los motores de la organizacin.
2. La mecnica administrativa incluye lo
que debe ser, prevemos, planificamos
y organizamos cmo deben ser las cosas.
3. Son las diferentes posibilidades de accin que se pueden realizar para lograr
los objetivos.
4. Las funciones, la responsabilidad, la
autoridad y las obligaciones.

5a. semana
Autocontrol
A.
1. Fomentar la cultura de la paz en Guatemala.
2. Construir una carretera de acceso a la
comunidad de El Naranjal.
3. Promover la recuperacin de la cosmovisin maya a nivel nacional.
4. Mejorar la salud infantil entre las comunidades chort.
5. Capacitar en higiene y salud infantil a las
mujeres de 10 comunidades chort.
6. Organizar un encuentro juvenil entre los
jvenes de La Tinta.
7. Impulsar un plan de seguridad nacional
en las carreteras.
8. Retirar los autobuses de la capital en
malas condiciones.
9. Aumentar la produccin de hortalizas en
el municipio de Patzica.
10. Mejorar la calidad de vida en las colonias
de la capital.

Claves

B.
1. Formar un conjunto de marimbistas entre
los alumnos del IGER.
2. Mejorar el saln de usos mltiples de la
comunidad.
3. Realizar una campaa de vacunacin en
el pueblo.
4. Promover una cultura de paz en Guatemala.
5. Ganar la cuadrangular de la feria.
C.
1. La previsin jams ser una profeca,
sino una reduccin del riesgo debido a
factores imprevistos.
2. Un objetivo es lo que se espera alcanzar
en el futuro como resultado del proceso
administrativo.
3. Elegir dos entre las citadas.
4. A criterio del maestro orientador.
5. A criterio del maestro orientador.

6a. semana
Comprensin de lectura
1. Los varones adultos
2. No. Porque representaba slo un punto
de vista.
3. Respuestas diversas.
4. Respuestas diversas.
Autocontrol
A.
1. Cerrada
2. Abierta
3. Abierta
4. Cerrada
5. Cerrada
6. Abierta
7. Abierta
8. Cerrada

C. Respuestas diversas.
D. Respuestas diversas.

7a. semana
Autocontrol
A.
0. V
1. V
2. F
3. F
4. V
5. V
6. F
7. F
8. V
9. V
B.
Respuestas diversas.
C.
1. causa
2. efecto
3. efecto
4. causa
5. causa
6. efecto
7. efecto
8. causa

B.
( 4 ) Qu grado estudia en el IGER?
( 5 ) Escucha la radio?
( 1 ) Edad
( 7 ) Qu piensa del IGER?
( 2 ) Sexo
( 6 ) Qu piensa de los programas?
( 3 ) Nivel de estudios
125

ndice

ndice
Semana 1: La organizacin 3

Organizacin

Ventajas de las organizaciones 7


Caractersticas de las organizaciones


Tipos de organizaciones, primer acercamiento

Autocontrol

7
10
12


Semana 2: La administracin 13

Lectura previa:

Administracin Qu es?

19

Definicin de administracin

19

Cualidades del administrador

21

Proceso de la administracin

22

Caractersticas de la administracin

24

La feria de San Pedro 15

Autocontrol

27

Semana 3: Historia de la Administracin 29


La administracin a travs de la historia

31

La administracin en el mundo antiguo

32

Sumeria

32

Babilonia

34

China

35

Egipto

36
127

Grupo Tacan

Antigua Roma

38

La Administracin en la Edad Media

39

De la Revolucin Industrial a nuestros das

40

Autocontrol

45

Lectura Adicional:

Escuelas de Administracin 47

Semana 4: Elementos de la Administracin 49


Administracin de personas y cosas

51

Elementos de la administracin

52

Mecnica administrativa 53

Previsin

53

55

Planificacin

Organizacin

56

Dinmica administrativa 58

Coordinacin

58

59

Direccin

Control

60

Autocontrol

64


Semana 5: La previsin en la administracin 67
Introduccin

69

La previsin en la administracin

69

Principios generales de la previsin

70


128

Principio de previsibilidad

70

ndice

Principio de objetividad

71

Definicin de Objetivo

72

Reglas para fijar objetivos

72

Clases de objetivos

75

Autocontrol

80

Semana 6: Previsin (II parte) Tcnicas de investigacin 83


Lectura previa:

Introduccin

87

La investigacin

87

Tcnicas de investigacin

88

Construyendo el mapa de la comunidad 85

La encuesta

88

El cuestionario

91

Entrevista
Autocontrol

94
100

Semana 7: Otras tcnicas de investigacin 101


Otras tcnicas de investigacin

103

Diagnstico comunitario

103

La FODA

106

rbol de problemas y rbol de objetivos

112

Cursos alternativos de accin

Autocontrol

117
120


129

Grupo Tacan

130

Claves

ndice