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Gestin de Proyectos

Gua de los Fundamentos para la


Direccin de Proyectos
(Gua del PMBOK)
Quinta Edicin

PMBOK

Gua de los Fundamentos para la


administracin de Proyectos Quinta
Edicin

Norma reconocida para la profesin de


Administracin de Proyectos
Documento formal que describe normas,
mtodos, procesos y prcticas establecidos.
Norma en evolucin a partir de buenas
prcticas reconocidas.

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Gestin de Proyectos

Definicin de locura:
hacer las cosas de la
misma manera una y
otra vez, y cada vez
esperar resultados
diferentes
Albert Einstein

OBJETIVOS
Utilizar adecuadamente normas, mtodos, procesos y prcticas
establecidas.
Emplear tcnicas y herramientas que faciliten la gestin de
proyectos.
Enmarcar al equipo de gestin del proyecto dentro de la
organizacin e identificar sus responsabilidades y funciones.
Valorar los riesgos de un proyecto, detectando los puntos crticos
en cuanto a costo, tiempo, recursos, etc.
Evaluar el impacto en la organizacin. Los proyectos son los
medios para poner en prctica la estrategia y el cambio
empresariales.
La administracin por proyectos es lo que har la empresa; representa
el futuro no el presente

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Gestin de Proyectos

ANTECEDENTES
Desafo actual de las organizaciones: Atender cada vez ms, en un
plazo cada vez menor y con recursos cada vez ms escasos.
El continuo cambio de las necesidades de clientes y compradores,
demandan una reduccin del ciclo de innovacin y una rpida
transferencia al mercado.
Las alianzas estratgicas y el impacto que la innovacin tecnolgica
en las organizaciones, son aspectos que todo director de proyectos
debe considerar.
Dado que la tecnologa es la fuente ms importante de cambio, el
director de proyectos, ms que cualquier otro, debe tener en
cuenta e incorporar estas particularidades en su anlisis y
metodologa

Proyecto

Algunas
definiciones

Es un trabajo no repetitivo, que ha de planificarse y realizarse


segn unas especificaciones tcnicas determinadas, y con
objetivos, costes, inversiones y plazos prefijados. Brown Boveri
Una operacin de envergadura y complejidad notables, de
carcter no repetitivo, que se acomete para realizar una obra de
importancia
Conjunto de actividades interdependientes orientadas a un fin
especfico, con una duracin predeterminada
Es la bsqueda de una solucin inteligente al planteamiento de
un problema tendente a resolver, entre muchas, una necesidad
humana

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PROYECTO
CONCEPTOS
Es un esfuerzo temporal que se
lleva a cabo para crear un producto,
servicio o resultado nico.

Temporal: Cada proyecto tiene un comienzo definitivo y una


terminacin definitiva.
nico: Quiere decir que el producto o servicio es diferente
de alguna manera distintiva de todos los proyectos o
servicios similares.
Se desarrollan en todos los niveles de la organizacin.
Pueden involucrar una o muchas personas
Pueden requerir algunas o muchas horas
La caracterstica clave de los proyectos es que representan algo INNOVADOR

PROYECTO
CONCEPTOS
Carcter temporal
Cada proyecto tiene un comienzo definitivo y una terminacin
definitiva.
El fin es alcanzado cuando los objetivos del proyecto han sido
alcanzados.
O cuando se hace claro que todos los objetivos no pueden ser
alcanzados y el proyecto tiene que ser terminado.
Temporal no quiere decir necesariamente corto en duracin.
La naturaleza de temporalidad se pueden aplicar a otros aspectos
como:
La oportunidad de la ventana de mercado es temporal
El equipo de proyecto, como un equipo, rara vez dura ms
que el proyecto

Aquel que no aplica nuevos remedios, deber esperar nuevos males


Francis Bacon

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PROYECTO
CONCEPTOS
Producto o Servicio nico
Involucran hacer algo que no se ha hecho antes, por lo tanto, es
nico.
Puede ser nico aunque la categora a la que pertenezca sea grande.
Debido a que el producto o servicio es nico, las caractersticas que lo
distingue deben ser elaborados progresivamente
Progresivamente quiere decir procedimientos en pasos, avance
continuo por incrementos
Elaborados quiere decir trabajado con cuidado al detalle,
desarrollado enteramente
La elaboracin progresiva debe ser cuidadosamente coordinada en
concordancia con una apropiada definicin del alcance del proyecto.

Beneficios

Reduccin del costo del Proyecto


Gran parte de los costos del proyecto que sufre el plan inicial, el
diseo del producto o el proceso de distribucin.
Los cambios deben realizarse al principio, siempre que sea
posible, porque resulta mucho ms econmico.
Determinar el tiempo para los cambios esperados e inesperados,
en incluso los fomenta, pero slo al principio del proyecto
Reduccin del tiempo del proyecto
Todos deben estar convencido del concepto del producto que se
desarrolla. Esta filosofa requiere una gran participacin de todos.
Los cambios se realizan con mayor facilidad en caso que surjan
objeciones.
Elimina las crisis de los proyectos
Muchos son muy persistentes en proseguir el camino que han
escogido, muy pocos en lograr la meta. Friedrich Nietzsche

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Beneficios
Mejoramiento de la calidad del producto
Los proyectos fracasan si el equipo no comprende lo que
el cliente quiere o lo que se trata de lograr con el
producto final.
En caso de entregar prototipos, dar tiempo suficiente
para el anlisis por parte del cliente ayuda a reducir .
Saber diferenciar quin es cliente y usuario final, por
lo tanto hay que buscar su participacin.
La calidad demanda de sus participaciones desde el inicio
de los proyectos. Se trata de una forma de pensar que
define el descubrimiento y el cumplimiento de las
expectativas del cliente como la prioridad ms importante
del proyecto.
La palabra ms valiosa y menos usada del vocabulario de un gerente
de proyecto es NO

PROYECTO
Alcanzar el xito depende de equilibrar las demandas
relativas a:

Alcance.
Costos.
Cronograma.
Calidad.
Riesgos.
Recursos.

Los proyectos progresan rpidamente hasta el 90% de


avance; luego permanecern en ese 90% de avance para
siempre

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Influencias negativas en el xito de


lo proyectos

Falta de apreciacin de la importancia de la planeacin de proyectos


No se destina el tiempo suficiente
Piensan que las personas tienden a hacer hoy lo que hicieron ayer
A veces se interpreta la planeacin cmo no hacer nada
Muchas veces se realiza una vez iniciada las actividades.
Falta de planeacin de proyectos suele dar lugar a una definicin de
soluciones antes de definir el problema
Falta de entendimiento del proceso de planeacin de proyectos
Deben conocer terminologas y herramientas
Deben saber los objetivos del proyecto, las estructuras de divisin del
trabajo, los clculos, la programacin, las contingencias.
Se dice que es costosa, que requiere mucho tiempo y que reduce la
calidad porque el tiempo que se invierte en ella puede dedicarse al
producto: de modo que la consideran un costo

Sino saben nada acerca de lo que usted hace, suponen que usted no hace nada
- Ley de Graham

Siete Pecados
capitales de la
Gerencia de
Proyectos

No hay cosa, por fcil que sea, que no la haga difcil la mala
gana.

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Gestin de Proyectos

Siete Pecados Capitales de la Gerencia de


Proyectos

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

Ideas errneas sobre proyectos.


No tener buenos requerimientos
Patrocinio ineficaz
Bajo nivel de conocimientos de los gerentes de proyectos
Carencia de robustos procesos de proyectos.
No monitorear los signos vitales del proyecto.
Ausencia de comprensin del Portafolio de Proyectos.

La Direccin y Gestin de
Proyectos

"Los pequeos actos que se ejecutan son mejores que todos


aquellos grandes que se planean"

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Gestin de Proyectos

Qu es la direccin y gestin
de proyectos?
Es la aplicacin de conocimientos,
habilidades, herramientas y tcnicas
a las actividades del proyecto para
cumplir con los requisitos del mismo.
Se logra con la aplicacin e
integracin de 47 procesos de la
gestin de proyectos agrupados
lgicamente en 5 grupos de
procesos (iniciacin, planificacin,
ejecucin, seguimiento y control y
cierre).

Qu es la direccin y gestin
de proyectos?
Dirigir un proyecto generalmente implica:
Identificar requisitos
Abordar las diversas necesidades, inquietudes y
expectativas de los interesados
Equilibrar las restricciones contrapuestas del proyecto que
se relacionan, entre otros aspectos, con:
Alcance
Calidad
Cronograma,
Presupuestos
Recursos
Riesgos.

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Gestin de Proyectos

Qu es la gestin de proyectos?

Qu tan antiguos
son los
procedimientos de la
gestin de
Proyectos?

Debi haber algn tipo de normas y


estndares en estos proyectos:

Las pirmides de Egipto (Giza 2570 AC)


El Coloso de Rodas (300 AC)
La Gran Muralla China (208 AC 1368)
La Catedral de Notre Dame (1163)
El templo del Taj Mahal (1654)
Canal de Suez (1869)

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Gestin de Proyectos

La historia de la Gerencia de
Proyectos

Se le debe a Henry Gantt la creacin del primer grfico de


barras (1910).

La historia de la Gerencia de
Proyectos

Despus de la II guerra mundial, algunos proyectos se convierten


en laboratorios para el desarrollo de la gerencia de proyectos:

- El proyecto de desarrollo de misiles nucleares POLARIS.


- Programa APOLO de misiones lunares de la NASA
- Las empresas de construccin se organizan con sistemas de
gerencia de proyectos

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Gestin de Proyectos

La historia de la Gerencia de
Proyectos
Y con el despegue tecnolgico, comienzan
los grandes problemas de la humanidad:
Medio Ambiente y Ecolgicos
Contaminacin (petrleo y nuclear)
Ruido (Proyecto Concorde)
Impacto ambiental
Crisis Energtica
Escasez de Recursos no renovables
Problemas Sociales

La Gerencia de Proyectos est llamada


a resolver en parte estos problemas

La historia de la Gerencia de
Proyectos

Durante los 50s y 60s se empiezan a trazar los primeros


procedimientos de GP que hoy sustentan el PMBOK, entre ellos:

La marina norteamericana con Lockheed crean el PERT


(program evaluation and review technique), y un
esfuerzo conjunto de DuPont y Remington Rand produce el
sistema CPM (critical path method). Con estos se imponen
los diagramas de redes (1950s).

Se crea el WBS (1962)

Earned Value Management (EVM) 1963

Bechtel utiliza (50s) una organizacin de GP para construir


un programa de oleoductos en Canad.

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Gestin de Proyectos

La historia de la Gerencia de
Proyectos
NASA se organiza matricialmente en algunos de sus proyectos.
Contratacin precio fijo, costo ms incentivo,etc..
En 1969 se funda el PMI
Durante los 70s y 80s evolucionan las tcnicas de gerencia de
proyectos dramticamente:
En 1972 surge la APM (Association for Project Management) en
UK.
En los 80s se inician los grandes proyectos informticos y surgen
los primeros indicios de la Internet.
nfasis en el ciclo de vida del proyecto, con una mayor
atencin a la etapa de planificacin.
En 1996: 1era versin A Guide to the PMBOK

La historia de la Gerencia de
Proyectos
Y al iniciarse el Siglo XXI

La Oficina de Proyectos (PMO) se convierte en un


elemento clave para el logro de los objetivos de la
empresa.

Las empresas se dan cuenta de la necesidad de vincular


los proyectos con la estrategia corporativa y los negocios.

Aparece la Gerencia de Portafolio de Proyectos.

El PMBOK ejerce su dominio.

Se afianza la estandarizacin de la gerencia de proyectos.

Excelentes herramientas de GP maduran: Clarizen.


Project, Primavera, Plan View, Welcom, Risktools,
Palisade, Prosight, Artemis, etc.

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Gestin de Proyectos

Relaciones entre la direccin de


proyectos, direccin de programas y la
gestin del portafolio

La gerencia de proyectos existe


en un contexto ms amplio
que incluye la gestin de
Programas, la gestin del
Portafolio y la Oficina
de gestin de proyectos
Con frecuencia, hay una jerarqua
de plan estratgico, portafolio,
programa, proyecto y subproyecto
dentro de la cual un programa
que consta de varios proyectos
asociados contribuye a lograr un
plan estratgico

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Gestin de Proyectos

PORTAFOLIO, PROGRAMAS,
PROYECTOS Y SUBPROYECTOS
PORTAFOLIO

Grupo de Programas y proyectos gestionados de


manera coordinada

Programa

PROGRAMA

Grupo de Proyectos lgicamente relacionados y


gestionados de manera coordinada

Proyecto
Proyecto
Proyecto

PROYECTO

SUBPROYECTO

Unidad de gestin

Divisin de un proyecto para su mejor gestin

Relaciones entre la direccin de


proyectos, direccin de
programas y la gestin del
portafolio
Las estrategias y prioridades de una organizacin se vinculan, y
se establecen relaciones entre portafolios y programas, y entre
programas y proyectos individuales.
La planificacin de la organizacin ejerce un impacto en los
proyectos, a travs del establecimiento de prioridades basadas
en los riesgos, el financiamiento y el plan estratgico de la
organizacin.
La planificacin de la organizacin puede guiar el financiamiento
y el apoyo a los proyectos que componen el portafolio basndose
en categoras de riesgo, lneas de negocio especficas o tipos
generales de proyectos como infraestructura y mejora de los
procesos internos.

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Gestin de Proyectos

Interacciones
entre la Direccin
de proyectos,
Direccin de
programas y la
Gestin del
Portafolio

Grfico extrado del PMBOK 5 edicin

Comparacin de la
Direccin de
proyectos,
Direccin de
programas y la
Gestin del
Portafolio

Grfico extrado del PMBOK 5 edicin

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Gestin de Proyectos

Gestin del Portafolio


Conjunto
de
proyectos
o
programas que se agrupan para
facilitar la direccin eficaz
para cumplir los objetivos
estratgicos del negocio.

Gestin del Portafolio


Identificar y establecer prioridades
Autorizar, dirigir y controlar proyectos, programas para
alcanzar los objetivos especficos y estratgicos del negocio.
Se centra en asegurar que los proyectos y programas se
revisen a fin de establecer prioridades para la asignacin de
recursos.
Asegurarse que la gestin del portafolio sea consistente con
las estrategias de la organizacin y est alineada con ellas.

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Direccin de Programas
La direccin de programas se define como la direccin
coordinada y centralizada de un conjunto de proyectos para
lograr los objetivos y beneficios estratgicos de la
organizacin.
Un programa se define como un grupo de proyectos
relacionados administrados de forma coordinada para
obtener beneficios y control, que no se obtendran si se
gestionaran en forma individual.

Los programas pueden incluir elementos de trabajo


relacionados que estn fuera del alcance de los proyectos
especficos del programa.
Un proyecto puede o no formar parte de un programa, pero
un programa incluye siempre proyectos.

Direccin de Programas
La direccin de programas se centra en las interdependencias
entre los proyectos y ayuda a determinar el enfoque ptimo
para gestionarlas.
Entre las acciones relacionadas con estas interdependencias,
se puede incluir:
Resolver restricciones de los recursos y/o conflictos que
afectan a mltiples proyectos dentro del sistema;
Ajustar la direccin estratgica/de la organizacin que afecta
las metas y los objetivos de los proyectos y del programa, y
Resolver problemas y cambiar la gestin dentro de una
estructura de gobernabilidad compartida.

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Gestin de Proyectos

Proyectos y la Planificacin
estratgica
Los proyectos se utilizan como el medio para cumplir con
el plan estratgico de una organizacin.
Por lo general, se autorizan como resultado de una o ms de las
siguientes consideraciones estratgicas:
1. Demanda del mercado (automviles de bajo consumo).
2. Oportunidad estratgica/necesidad comercial (cursos nuevos
en las universidades o institutos).
3. Necesidad social (agua y desague para una comunidad)
4. Impacto ecolgico (PTARs)
5. Solicitud de un cliente (nueva SE para una nueva zona
industrial).
6. Adelantos tecnolgicos (smart phones).
7. Requisitos legales (manipulacin de productos txicos en una
empresa de productos qumicos).

La Oficina de Proyectos (PMO)

Slo tenemos que explicar los fracasos, pues los xitos hablan
por s solos
Harry Huntt Ramson

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Gestin de Proyectos

Consideraciones a tomar
en cuenta

Decisiones de un proyecto pueden impactar en otro


proyecto o en la organizacin
Los impactos y los recursos limitados pueden llevar a que
una organizacin por proyectos se detenga.
Es necesario crear una funcin de negocio responsable de
la coordinacin del trabajo de proyectos en la organizacin.

Funcin de negocio responsable de toda


la coordinacin de todo el trabajo
de proyectos a lo largo de la
organizacin y de proveer los recursos
y competencias necesarios para
manejar mltiples proyectos

OBJETIVO: Completar todos los proyectos lo mejor posible, en


funcin a la prioridad dada por el negocio y los riesgos que se
quieren asumir

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Gestin de Proyectos

Grados de control e influencia de


la Oficina de Proyectos
SOPORTE
Rol de consultor en los proyectos
Suministra formatos, mejores prcticas, entrenamiento, acceso
a informacin y lecciones aprendidas de otros proyectos (repositorio de
informacin)
Grado de control: bajo
CONTROL
Provee soporte y exige cumplimiento a travs de diversos medios:
adopcin de metodologas de gestin de proyectos, uso de plantillas
especficas, formas y herramientas, etc
Grado de control: moderado
DIRECTIVO
Tiene el control de los proyectos mediante su gestin directa
Grado de control: alto

Rol del director


de proyecto

Rol de la PMO

Se concentra en los objetivos


especficos del proyecto

Controla los recursos asignados


al proyecto para cumplir mejor
con los objetivos
Gestiona las restricciones
(alcance, costo, tiempo, calidad,
etc) de los proyectos individuales

Gestiona cambios importantes


relativos al alcance del programa
que puedan significar oportunidades
potenciales para el mejor logro de
los objetivos del negocio
Optimiza el uso de los recursos de la
organizacin que son compartidos
entre todos los proyectos
Gestiona las metodologas, normas,
oportunidad/riesgo global e
interdependencias entre proyectos a
nivel empresarial

Ambos persiguen objetivos diferentes y responden a necesidades


diferentes. Sin embargo, todos los esfuerzos deben estar
alineados con las necesidades estratgicas de la organizacin

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Gestin de Proyectos

Funcin de PMO > brindar apoyo a los


directores de proyecto mediante:

Gestin de los recursos compartidos por todos los proyectos dirigidos


por la PMO
Identificacin y desarrollo de metodologas, mejores prcticas y normas
para la direccin de proyectos
Instruccin, orientacin, capacitacin y supervisin
Exigencia del cumplimiento de las polticas, normas, procedimientos y
plantillas mediante auditoras del proyecto
Desarrollo y gestin de polticas, procedimientos, plantillas y otra
documentacin compartida del proyecto (activos de los procesos de la
organizacin), y
Coordinacin de la comunicacin entre proyectos.

Direccin de Proyectos y la gestin


de las operaciones
Las operaciones son funciones de la organizacin que se efectan
permanentemente, con actividades que generan un mismo producto o
proveen un servicio. Por ejemplo: produccin, finanzas, logstica, etc.
Pese a su naturaleza temporal, los proyectos pueden colaborar en el logro de
los objetivos de la organizacin cuando estn alineados con su estrategia.
Los proyectos requieren la direccin de proyectos, mientras que las
operaciones necesitan la gestin de procesos de negocio.
Los proyectos pueden entrecruzarse con operaciones durante el ciclo de vida
del producto, por ejemplo:
Al cierre de cada fase;
Cuando se desarrolla un producto nuevo, se mejora un producto existente.
En la mejora de operaciones o del proceso de desarrollo del producto.

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Gestin de Proyectos

Rol del Director de proyecto


Es la persona asignada para alcanzar los objetivos del proyecto.
Es diferente del de un gerente funcional o del de un gerente de
operaciones.
Por lo general, el gerente funcional se dedica a la supervisin
gerencial de un rea tcnica o administrativa, mientras que los
gerentes de operaciones son responsables de una faceta del negocio
bsico.
Comprender y aplicar los conocimientos, herramientas y tcnicas
que se reconocen como buenas prcticas no es suficiente para
gestionar los proyectos de un modo eficaz. Adems de las
habilidades especficas a un rea y de las competencias generales
en materia de gestin requeridas para el proyecto, la direccin de
proyectos efectiva requiere que el director del proyecto cuente con
ciertas caractersticas.

Rol del Director de proyecto


1.
2.
3.

Conocimiento. Se refiere a lo que director del proyecto sabe


sobre la direccin de proyectos.
Desempeo. Se refiere a lo que el director del proyecto puede
hacer o lograr si aplica los conocimientos en direccin de
proyectos.
Personal. Se refiere a la manera en que el director del proyecto
se comporta cuando ejecuta el proyecto o actividades
relacionadas. La capacidad personal abarca actitudes, personalidad
y liderazgo (la capacidad de guiar al equipo de un proyecto
mientras se cumplen los objetivos del proyecto y se equilibran las
restricciones del mismo).

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Gestin de Proyectos

Habilidades interpersonales del


Director de proyecto

Liderazgo
desarrollo del espritu en equipo
motivacin
comunicacin
influencia
toma de decisiones
negociacin
constructor de confianza
conocimientos polticos y culturales
manejo de conflictos
coaching

Fundamentos de la Direccin
de proyectos
1.
2.

3.
4.
5.

La Gua del PMBOK es la norma para dirigir la mayora de los


proyectos, la mayor parte del tiempo, en diversos tipos de industrias.
Describe los procesos, herramientas y tcnicas de la direccin de
proyectos utilizados con miras a un resultado exitoso.
Esta norma es especfica para el mbito de la direccin de proyectos y
se interrelaciona con otras disciplinas de la direccin de proyectos
como la direccin de programas y la gestin del portafolio.
No abordan todos los detalles de todos los temas. Esta norma se
limita a proyectos individuales y a los procesos de direccin de
proyectos generalmente reconocidos como buenas prcticas.
Se pueden consultar otras normas para obtener informacin adicional
sobre el contexto ms amplio en el que se llevan a cabo los proyectos.

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Gestin de Proyectos

Factores ambientales de la
empresa

Los factores ambientales de la empresa se refieren a elementos


tangibles e intangibles, tanto internos como externos que
rodean el xito de un proyecto o influyen en l.
Estos factores ambientales pueden provenir de cualquiera de las
empresas implicadas en el proyecto.
Los factores ambientales de la empresa pueden aumentar o
restringir las opciones de la direccin de proyectos, y pueden
influir de manera positiva o negativa sobre el resultado.
Se consideran entradas para la mayora de los procesos de
planificacin.

Factores ambientales de la
empresa
Entre los factores ambientales de la empresa, se incluyen:

Procesos, estructura y cultura de la organizacin.

Normas de la industria o gubernamentales (por ej., regulaciones


del organismo de control, cdigos de conducta, normas de
producto, normas de calidad y normas de fabricacin).

Infraestructura (por ej., instalaciones existentes y bienes de


capital).

Recursos humanos existentes (por ej., habilidades, disciplinas y


conocimientos como los relacionados con el diseo, el desarrollo,
las leyes, las contrataciones y las compras).

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Gestin de Proyectos

Factores ambientales de
la empresa

Administracin de personal (por ej., manejo de personal,


desempeo, capacitacin, poltica de horas extras y registro de
horas trabajadas).
Sistemas de autorizacin de trabajos de la compaa.
Condiciones del mercado.
Tolerancia al riesgo por parte de los interesados.
Clima poltico;
Canales de comunicacin establecidos en la organizacin;
Bases de datos comerciales (por ej. para estimacin estandarizada
de costos; informacin de estudio de los riesgos de la industria y
otros).
Sistemas de informacin para la direccin de proyectos (por ej.,
software de gestin de proyectos, un sistema de recopilacin y
distribucin de informacin o interfaces Web a otros sistemas
automticos en lnea).

Gracias

26