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5 Ss Ambiente Fsico de Calidad

MANUAL PARA LA IMPLANTACIN Y SEGUIMIENTO


DEL AMBIENTE FSICO DE LA CALIDAD 5 SS
EN UNA ORGANIZACIN

M5S-1.5

5 Ss Ambiente Fsico de Calidad

Propsito

ENTENDER Y APLICAR LOS PRINCIPIOS


BSICOS DE LA FILOSOFA DE LAS

"5S" CON

LA FINALIDAD DE INCREMENTAR LA
EFICIENCIA Y PRODUCTIVIDAD EN LAS
LABORES DIARIAS.

M5S-1.5

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CONTENIDO
PREFACIO .............................................................................................................................................................. 4
INTRODUCCIN ..................................................................................................................................................... 6
COMPROMISOS ...................................................................................................................................................... 7
PROCESO DE IMPLANTACIN 5S ........................................................................................................................... 7
Diagnstico .................................................................................................................................................... 7
1. Seleccionar ................................................................................................................................................. 7
2. Ordenar ..................................................................................................................................................... 7
3. Limpiar....................................................................................................................................................... 7
4. Estandarizar ............................................................................................................................................... 8
5. Seguimiento ............................................................................................................................................... 8
1.

SEIRI SELECCIONAR ................................................................................................................................ 9


1.1

Definicin ........................................................................................................................................... 9

1.2

Beneficios .......................................................................................................................................... 9

1.3

Proceso de Implantacin ................................................................................................................... 10

1.4

Tarjeta roja y banco de reciclaje............................................................. Error! Marcador no definido.

1.5

Evaluacin ........................................................................................................................................ 12

2.

SEITON ORDENAR ................................................................................................................................. 14


2.1

Definicin ......................................................................................................................................... 14

2.2

Beneficios ........................................................................................................................................ 14

2.3

Proceso de Implantacin ................................................................................................................... 15

2.4

Herramientas y recomendaciones ....................................................................................................... 15

2.5

Evaluacin ........................................................................................................................................ 19

3.

SEISO LIMPIAR ...................................................................................................................................... 20


3.1

Definicin ......................................................................................................................................... 20

3.2

Beneficios ........................................................................................................................................ 21

3.3

Proceso de Implantacin ................................................................................................................... 21

3.4

Herramientas y recomendaciones ....................................................................................................... 22

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3.5
4.

Evaluacin ........................................................................................................................................ 22

SEIKETSU ESTANDARIZAR ...................................................................................................................... 23


4.1

Definicin ......................................................................................................................................... 23

4.2

Seiketsu o estandarizacin pretende: .................................................................................................. 24

4.3

Proceso de Implantacin ................................................................................................................... 24

4.4

Auditoras Internas ............................................................................................................................ 25

4.5

Prevencin ....................................................................................................................................... 25

4.6

Evaluacin ........................................................................................................................................ 25

5.

SHITSUKE SEGUIMIENTO ....................................................................................................................... 26


5.1

Definicin ......................................................................................................................................... 26

5.2

Beneficios ........................................................................................................................................ 26

Metodologa ..................................................................................................................................................... 28

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PREFACIO

En la actualidad el medio ambiente empresarial es cada da ms complejo, se caracteriza por


su dinamismo, vertiginosidad y por su competencia intensa. Aunado a esto, la globalizacin,
adems de oportunidades, ha incrementado considerablemente el nmero de participantes en
el campo de juego.

Una de las consecuencias de este panorama es que los lderes de las organizaciones actuales
tienen como una de sus principales preocupaciones la de alcanzar por diferentes medios las
herramientas que les permitan mejorar da a da y de esta manera afrontar de una manera
ms efectiva la voraz competencia.

Las 5s son un mtodo que permite de manera sencilla y prctica, aplicar principios
fundamentales de calidad para reforzar los cimientos de una organizacin, de modo que se
soporten las operaciones y el ritmo de vida de la empresa en un ambiente de permanentes
cambios sin afectar su salud.

En este manual se proporciona un paquete integral de soluciones, que te lleva paso a paso y
de la mano a primero atender en qu consiste el mtodo de 5s, posteriormente a utilizarlo
para desarrollar un proyecto y por ltimo, se narra la experiencia vivida por la Organizacin
en la implantacin de las 5s.

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INTRODUCCIN

Por qu se les llama 5 S?


Se les llama las 5s porque representan acciones que son principios expresados con cinco palabras japonesas que
comienza con S, creada en los aos 60 con las que se busca implantar sistemas de trabajo enfocados a mejorar la
productividad de las empresas a travs de trabajar con Lean Thinking o Pensamiento Esbelto, el cual ayuda a la creacin
de valor, evitar las interrupciones y desperdicios e incrementar la efectividad. Es esbelto (lean) porque provee la manera
de hacer ms con menos esfuerzo humano, menos equipo, menos tiempo y menos espacio; adems de retroalimentacin
inmediata. Cada palabra tiene un significado importante para la creacin de un lugar digno y seguro donde trabajar.
Estas cinco palabras son:

La tcnica 5S es la principal herramienta para eliminar desperdicios o gastos los cuales representan una actividad
humana que absorbe recursos pero que no crea ningn valor.
Los siete principales desperdicios identificados por el lean thinking son:
1.
Sobreproduccin
2.
Exceso de inventario
3.
Productos defectuosos
4.
Movimientos
5.
Operaciones innecesarias
6.
Tiempo de espera
7.
Transportacin
Las cinco "S" son el fundamento del modelo de productividad industrial creado en Japn y hoy aplicado en empresas
occidentales. No es que las 5s sean caractersticas exclusivas de la cultura japonesa. Todos los no japoneses
practicamos las cinco "S" en nuestra vida personal y en numerosas oportunidades no lo notamos. Practicamos la fase de
clasificacin y orden cuando mantenemos en lugares apropiados e identificados los elementos como herramientas,
extintores, basura, toallas, libretas, reglas, llaves etc.
Son poco frecuentes las fbricas, talleres y oficinas que aplican en forma estandarizada las cinco "S" en igual forma como
mantenemos nuestras cosas personales diariamente. Esto no debera ser as, ya que en el trabajo diario las rutinas de
mantener el orden y la organizacin sirven para mejorar la eficiencia en nuestras actividades y la calidad de vida en aquel
lugar donde pasamos ms de la mitad de nuestra vida. Realmente, si hacemos nmeros es en nuestro sitio de trabajo
donde pasamos ms horas de nuestra vida. Ante esto deberamos hacernos la siguiente pregunta: vale la pena
mantenerlo desordenado, sucio y poco organizado?
Es por esto que cobra importancia la aplicacin de la cultura de las 5s. No se trata de una moda, un nuevo modelo de
direccin o un proceso de implantacin de algo japons que "nada tiene que ver con nuestra cultura latina".
Simplemente, es un principio bsico de mejorar nuestra vida y hacer de nuestro sitio de trabajo un lugar donde valga la
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pena vivir plenamente. Y si con todo esto, adems, obtenemos mejorar nuestra productividad y la de nuestra empresa
por qu no lo hacemos?

COMPROMISOS
Antes de comenzar con el proceso de 5 S, es necesario adoptar una serie de compromisos que nos ayudarn a conseguir
las metas y objetivos que plantea el mismo a lo largo del proceso. Los compromisos son:
1. Honra tus palabras.
2. No tomes nada personal.
3. No hagas suposiciones. Verifica.
4. Ofrece soluciones y compromisos.
5. Haz siempre lo mximo que puedas.

PROCESO DE IMPLANTACIN 5S
Inicialmente, se debe nombrar el Representante de la Implantacin de 5s, el cual deber cumplir con las siguientes
funciones:
Antes de iniciar el diagnstico de la situacin actual se debe llevar a cabo:

Elaboracin de un plan de actividades que especifique el lugar y tiempos en los que se llevarn a cabo la
capacitacin y la implantacin de las 5s.

Establecimiento de los responsables por cada una de las reas de la empresa para la implantacin de las
5s (Facilitadores).
Diagnstico

Establecer el formato y el contenido para la elaboracin de la Carpeta de Memoria 5s.

Tomar las fotos del estado inicial de cada una de las reas de la empresa

Evaluar el estado inicial de acuerdo a los formatos de auditora.

Supervisar que cada una de los responsables de rea realice un diagnstico y hacer una propuestas de
mejora de acuerdo al formato de evidencia visual (foto).
1. Seleccionar

La finalidad de Seleccionar es tener slo lo necesario para trabajar

Establecimiento de un banco de reciclaje para objetos desechados durante ste proceso.


Establecer criterios para identificar lo que sirve y lo que no sirve.
Supervisar la realizacin de la clasificacin general y parcial.

2. Ordenar

Es ordenar un conjunto de objetos, partes o elementos dentro de un rea en una combinacin acorde con alguna norma
o principio racional o con un arreglo metdico de las partes

Definir nomenclatura para cada clase de elemento.


Definir sitios de ubicacin de los objetos, muebles y equipo de las reas.
Establecer estndares de Organizacin (etiquetas, planos, demarcacin de reas e identificacin de puestos
de trabajo).
Supervisar la implantacin de los estndares de Organizacin.

3. Limpiar

La finalidad de la limpieza es contar con equipos, locales, mobiliario y oficinas en estado ptimo para su uso

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Organizar una campaa de limpieza al finalizar la jornada de trabajo.


Apoyar al rea correspondiente en la elaboracin de un Plan de mantenimiento de limpieza y la
implementacin del mismo.

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Apoyar al rea correspondiente en la elaboracin de un Plan de mantenimiento de maquinaria y equipo y la


implementacin del mismo.
Apoyar la determinacin de la ubicacin de los utensilios de limpieza empleados en cada una de las reas
de trabajo.
Supervisar la elaboracin de los reglamentos de limpieza para cada una de las reas.

4. Estandarizar

La finalidad de estandarizar consiste en que cada uno de los integrantes de la empresa asimilen en su propia persona
los hbitos de clasificacin, organizacin y limpieza para mantener la salud mental y fsica

Apoyar y supervisar la elaboracin de la Carpeta de Memoria 5s para cada una de las reas (ver contenido
de Carpeta de Memoria 5s en el captulo referente a la Estandarizacin).
Definir por escrito normas o reglamentos para mejorar lo aplicado en las 3 primeras Ss.
Supervisar la implementacin de los estndares establecidos.
Establecimiento de un Plan de Auditoras Internas.

5. Seguimiento

El Seguimiento es orden y control personal que se logra a travs de los hbitos, es decir, de un entrenamiento de las
facultades mentales, fsicas o morales

Difundir el Programa de las 5s con posters, lonas, trpticos, etc.


Formar equipos para implementar proyectos de mejora 5s en las reas de trabajo.
Crear canales de comunicacin entre la gerencia y los equipos que trabajan en proyectos 5s.
Juntas peridicas de seguimiento entre gerencias de departamento y los lderes de los equipos.
Promover el hbito de auto controlar o reflexionar sobre el nivel de cumplimiento de las normas
establecidas.
Promover la comprensin de la importancia del respeto por los dems y por las normas en las que el
trabajador seguramente ha participado directa o indirectamente en su elaboracin.

Hagmoslo!

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1. SELECCIONAR
1.1 Definicin
Seleccionar significa eliminar del rea de trabajo todos los elementos
innecesarios y que no se requieren para realizar nuestra labor.
Frecuentemente nos "llenamos" de elementos tales como: herramientas,
cajas con productos tiles y no tiles, elementos personales y nos cuesta
trabajo pensar en la posibilidad de realizar el trabajo sin estos elementos.
Buscamos tener al rededor elementos o componentes pensando que nos
harn falta para nuestro prximo trabajo. Con este pensamiento creamos
verdaderos stocks que molestan, quitan espacio y estorban. Estos elementos
perjudican el control visual del trabajo, impiden la circulacin por las reas de
trabajo, induce a cometer errores en el manejo de materias primas y en
numerosas oportunidades pueden generar accidentes en el trabajo.
Seleccionar consiste en:
1. Separar en el sitio de trabajo las cosas que realmente sirven de las que no sirven.
2. Mantener lo que necesitamos y eliminar lo excesivo
3. Separar los elementos empleados de acuerdo a su naturaleza, uso, seguridad y frecuencia de utilizacin con el
objeto de facilitar la agilidad en el trabajo.
4. Eliminar elementos que afectan el funcionamiento de los equipos y que pueden conducir a averas.
5. Eliminar informacin innecesaria y que nos puede conducir a errores de interpretacin o de actuacin.
6. Determinar antigedad de productos en almacenes de materia prima, de producto en proceso y producto
terminado tomando decisiones sobre la conveniencia de reducirlos y establecer puntos de reorden.
1.2 Beneficios
La aplicacin de las acciones Seleccionar prepara los lugares de trabajo para que estos sean ms seguros y productivos.
El primer y ms directo impacto de Seleccionar est relacionado con la seguridad. Ante la presencia de elementos
innecesarios, el ambiente de trabajo es tenso, impide la visin completa de las reas de trabajo, dificulta observar el
funcionamiento de los equipos y mquinas, las salidas de emergencia quedan obstaculizadas haciendo todo esto que el
rea de trabajo sea ms insegura.

La prctica de Seleccionar adems de los beneficios en seguridad permite:

Liberar espacio til en planta y oficinas

Reducir los tiempos de acceso al material, documentos, herramientas y otros elementos de trabajo.

Mejorar el control visual de stocks de repuestos y elementos de produccin, carpetas con informacin, planos,
etc.

Eliminar las prdidas de productos o elementos que se deterioran por permanecer un largo tiempo, expuestos
en un ambiente no adecuado para ellos; por ejemplo, material de empaque, etiquetas, envases plsticos, cajas
de cartn y otros.

Facilitar el control visual de las materias primas que se van agotando y que se requieren en un proceso.

Preparar las reas de trabajo para el desarrollo de acciones de mantenimiento autnomo, ya que se puede
apreciar con facilidad los escapes, fugas y contaminaciones existentes en los equipos y que frecuentemente
quedan ocultas por los elementos innecesarios que se encuentran cerca de los equipos.

Reduce las necesidades de espacio, stock, almacenamiento, transporte.

Facilita el transporte interno, el control del proceso y la ejecucin del trabajo en el tiempo previsto.

Evita la compra de materiales y componentes por duplicado y tambin los daos a los materiales o productos
almacenados.

Aumenta el retorno del capital invertido.

Aumenta la productividad de las mquinas y personas implicadas.


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Provoca un mayor sentido de la clasificacin y la economa, menor cansancio fsico y mayor facilidad de
operacin.

1.3 Proceso de Implantacin


Para poner en prctica esta primera S debemos hacernos las siguientes preguntas:

Necesita todo lo que se encuentra en su rea de trabajo?

Hay objetos que no utiliza?

Estn en la cantidad adecuada?

Qu es lo que utilizo con mayor frecuencia?

Qu puede ser til para otra persona u otro departamento?

Qu deberamos reparar?

Qu podemos vender?

Diagrama de flujo del proceso de Seleccin.

SELECCIN TOTAL EN EL
REA DE TRABAJO

OBJETOS NO
PERTENECIENTES AL REA
TRABAJO

OBJETOS
SOBRANTES EN EL REA
DE TRABAJO

SON UTILES
PARA OTROS?
NO

INNECESARIOS

BANCO DE
RECICLAJE

NO

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OBJETOS NECESARIOS Y
FUNCIONALES EN EL REA
DE TRABAJO

FUNCIONALES

SI

INTILES

SE DESECHAN

OBJETOS REPARABLES

SE ORGANIZAN

REGALAR
CEDER
VENDER

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Glosario para el proceso de clasificacin


En la siguiente tabla se presenta un glosario de algunos trminos mostrados en la figura representativa del flujo del
proceso de implantacin.
Trmino
Banco de reciclaje

Definicin
rea destinada para el almacenaje de todos aquellos artculos que an sirven y que otros pueden
utilizar.

Funcionales o
necesarios

Todos aquellos elementos que son necesarios para efectuar de manera correcta nuestras labores y
que se encuentran en buen estado. Se utilizan ms de una vez al mes.

Innecesarios

Elementos que funcionan pero que no ayudan al desempeo de nuestras labores diarias. Lo que se
utiliza menos de una vez al mes.

Reparables

Elementos tiles, pero que su estado actual no permite ocuparlos. Necesitan reparacin.

Sobrantes

Todos aquellos artculos que son funcionales pero que existen por duplicado.

No pertenecientes al
rea de trabajo
tiles para otros
Personales

Elementos que no ayudan al desempeo de nuestras labores diarias. No son de la naturaleza del
rea donde se encuentran. Algunos de estos pueden ser: artculos de cocina, cajas, envases, etc.
Artculos en buen estado que otros pueden necesitar o que pueden reciclarse.
Artculos de carcter personal, de limpieza, para el bienestar personal, etc. Debe asignarse un lugar
especfico para stos, debidamente identificado. No deben mezclarse con los elementos de trabajo.

Qu herramientas podemos utilizar para hacer ms fcil el proceso de Clasificar?


1.

Utilizar etiquetas de colores para identificar a cada elemento por su tipo y estado:

VERDE
AMARILLO
ROJO

Necesarios en el rea de trabajo


No son necesarios, pueden repararse, otros pueden ocuparlos.
No se utilizan, no sirven, deben eliminarse.

2. Hacer una lista de todos los artculos, objetos, documentos, etc. que hay en mi rea de trabajo y clasificarlos en
grupos de acuerdo a la frecuencia de su uso y estado.

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CLASIFICACIN
POR FRECUENCIA
DE USO

1.4 Evaluacin
Es importante que una vez que se haya considerado que ya se termin la clasificacin y podemos pasar a la siguiente S
se revisen los siguientes puntos agregando los que a su consideracin sean importantes.
1.
2.
3.
4.

Puede encontrar algunas cosas personales e innecesarias congestionando su lugar de trabajo?


Existen algunas herramientas, materiales, equipos y/o papeles obsoletos?
Todas las cosas que son innecesarias estn separadas y clasificadas?
Todo lo necesario comienza debidamente a ser colocado y clasificado?

Tareas asignadas para el cumplimiento de implantacin de la Primera S:


a)

Capacitar a todo el personal en la 1 S.

b)

Determinar antigedad de productos en almacenes de materia prima, de producto en proceso y producto


terminado.

c)

Verificar que se eliminaron del rea de trabajo los elementos innecesarios, hay pasillos libres y el uso correcto
del rea destinada al banco de reciclaje.

d)

Realizar inventario del banco de reciclaje.

e)

Separar los elementos empleados de acuerdo a su naturaleza, uso, seguridad y frecuencia de utilizacin con el
objeto de facilitar la agilidad en el trabajo

Tareas a cumplir asignables a la metodologa de implantacin:


a)

Colocacin de la lona motivacional

b)

Inicio de elaboracin de la carpeta de memorias: portada e ndice

c)

Pegar fotografas del antes y colocarlas en la carpeta de memorias as como los resultados de la primera
auditora.

d)

Cada facilitador deber realizar un diagnstico y acciones a seguir de acuerdo a las fotos iniciales en el formato
de evidencia visual.

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SELECCIONAR
Mucho ayuda lo que no estorba

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2. ORDENAR
2.1 Definicin
Ordenar consiste en organizar los elementos que hemos clasificado como necesarios de modo que se puedan encontrar
con facilidad. Aplicar Ordenar tiene que ver con la mejora de la visualizacin de los elementos de las mquinas e
instalaciones industriales.
Una vez que hemos eliminado los elementos innecesarios, se define el lugar donde se deben ubicar aquellos que
necesitamos con frecuencia, identificndolos para eliminar el tiempo de bsqueda y facilitar su retorno al sitio una vez
utilizados (es el caso de la herramienta).
Ordenar permite:

Disponer de un sitio adecuado para cada elemento utilizado en el trabajo de rutina para facilitar su acceso y
retorno al lugar.

Disponer de sitios identificados para ubicar elementos que se emplean con poca frecuencia.

Disponer de lugares para ubicar el material o elementos que no se usarn en el futuro.

En el caso de maquinaria, facilitar la identificacin visual de los elementos de los equipos, sistemas de
seguridad, alarmas, controles, sentidos de giro, etc.

Lograr que el equipo tenga protecciones visuales para facilitar su inspeccin autnoma y control de limpieza.

Identificar y marcar todos los sistemas auxiliares del proceso como tuberas, aire comprimido, combustibles.

Incrementar el conocimiento de los equipos por parte de los operadores de produccin.


2.2 Beneficios

Facilita el acceso rpido a elementos que se requieren para el trabajo


Se mejora la informacin en el sitio de trabajo para evitar errores y acciones de riesgo potencial.
El aseo y limpieza se pueden realizar con mayor facilidad y seguridad.
La presentacin y esttica de la planta se mejora, comunica orden, responsabilidad y compromiso con el
trabajo.
El ambiente de trabajo es ms agradable.
La seguridad se incrementa debido a la demarcacin de todos los sitios de la planta.
Eliminacin de prdidas por errores.
Mayor cumplimiento de las rdenes de trabajo.
El estado de los equipos se mejora y se evitan averas.
Evita la compra de materiales y componentes innecesarios y tambin los daos a los materiales o productos
almacenados.
Provoca una mayor racionalizacin del trabajo, menor cansancio fsico y mental, y mejor ambiente.

Tener lo que es necesario, en su justa cantidad, con la calidad requerida, y en el momento y lugar adecuados
Hay que tener claro que:

Todas las cosas han de tener un nombre, y todos deben conocerlo.

Todas las cosas deben tener un espacio definido para su almacenamiento o colocacin, indicado con exactitud y
conocido tambin por todos.

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2.3 Proceso de Implantacin


Proceso para Ordenar

2.4 Herramientas y recomendaciones


No siempre es conveniente seguir el mismo esquema de orden y organizacin en todas las reas de la empresa, esto
depende de las actividades que se realicen, los materiales que se utilicen y las personas que all trabajen. Para algunas
reas es ms prctico identificar sus materiales por el tamao, en otras no es tan importante el tamao pero si el
contenido.

Herramientas para facilitar el orden y la organizacin


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1. Claves alfanumricas y numricas: es conveniente utilizar una nomenclatura que facilite la ubicacin de los
elementos, para esto se pueden utilizar varias claves de tipo numrico o alfanumrico. Lo ms recomendable es
que stas concuerden con la lgica de la empresa, es decir, con el nombre de las reas o departamentos, con el
organigrama, planos o con algn otro sistema de codificacin con el que ya se cuente.
A continuacin se presenta un ejemplo de codificacin utilizado en una empresa:
Tabla de Nomenclaturas
Mueble

Clave

rea

Clave

Depto.

Clave

Archivero

Achv

Direccin
General

DG

Compras

Cps

Silla

Gerencia Adtiva.

GA

Escritorio

Esc

rea Comercial

AC

Recursos
Humanos
Ventas

RH
Vt

De la agrupacin de stas claves se forma un cdigo Cdigo: Esc1-AC-Vt, el cual se lee: escritorio 1 del
rea comercial del departamento de ventas, de sta manera podemos identificar claramente la ubicacin de
este mueble.
2.

Utilizar etiquetas: es una manera visual muy prctica de facilitar y acelerar la bsqueda de artculos e
informacin. Es indispensable utilizar etiquetas en estantes, depsitos y muebles, cajones de
escritorios, archiveros. Todas las etiquetas que se utilicen debern seguir un mismo formato, tamao y tipo
de letra. En la etiqueta se deber describir lo que est guardado en cada uno de los compartimientos del mueble
(cajones del escritorio, cajones del archivero, niveles del librero o anaqueles, etc.)
A continuacin se presentan ejemplos de cmo elaborar una etiqueta para el escritorio 1 del rea comercial del
departamento de ventas (ver tabla de nomenclaturas)

Cdigo: ESC1-AC-Vt
CAJN 1

Cdigo: ESC1-AC-Vt
CAJN 2

2 lpices
1 bolgrafo
1 goma
1 sacapuntas
1 caja con tarjetas de presentacin

Sobres
Hojas membretadas
Hojas blancas
Flders

Nota: de ser necesario debe indicarse la cantidad de artculos que deben existir. En caso de
artculos que son de cantidades variables como papelera, no es necesario especificar cantidades
de contenido
La etiqueta se deber pegar en cada uno de los cajones de manera que sea visible.
Para algunos casos es recomendable que adems de sta informacin se incluya dentro de las etiquetas el
nombre del puesto responsable de ese estante, depsito o mueble; pero esto es a criterio de la organizacin que
desee implantar las 5s.
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Es importante mencionar que deben ser etiquetados los equipos de trabajo y maquinaria, lo que nos permitir
mejorar su identificacin.

3. Planos de las reas y los puestos de trabajo: es necesario tener muy claro cul es la ubicacin de cada
elemento en un rea de trabajo, una manera grfica de hacerlo es mediante un plano donde puedan
identificarse los elementos y su ubicacin de manera especial. Tanto los planos de las reas como los de los
puestos de trabajo debern seguir un mismo formato, simbologa, tipo y tamao de letra.

A continuacin se presentan los ejemplos de los planos de oficina general y particular respectivamente, con los
arreglos de una oficina y puestos de trabajo (escritorios, escritorio de computadora, sillones, etc.) en planos.

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PLANO GENERAL DE LA OFICINA DE COMPRAS

3
2

7
5

LISTA DE ELEMENTOS DE LA OFICINA DE COMPRAS


1. CDIGO: ESC1-DG-Cps.
2. CDIGO: ESC2-DG-Cps.
3. CDIGO: ESC3-DG-Cps.
4. CDIGO: Achv-DG-Cps.
5. CDIGO: S1-DG-Cps.
6. CDIGO: S2-DG-Cps.
7. CDIGO: S3-DG-Cps.
8. CDIGO: S4-DG-Cps.

PUESTO DE TRABAJO: ESCRITORIO 2


CDIGO: ESC2-DG-Cps.
2

DESCRIPCIN:
1.- TELFONO
2.- CHAROLA PAPELERA.

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Nota: Cada elemento mostrado en un plano debe tener un nmero asignado, el cual debe
corresponder al mismo indicado en la lista. Tambin se cuenta con la opcin de establecer las fotos
finales de cada rea como sustitutos de los planos de cada rea.

Para el caso de planos generales de un rea es recomendable que adems de que estos permanezcan en el
manual de las 5s de esa rea, ste pueda publicarse en la misma para que las persones que entren a sta
faciliten y respeten la permanencia de los elementos como se ha determinado.
En el caso de escritorios u otros muebles que contengan artculos en su superficie lo recomendable es que el
plano se ubique en el mismo lugar para todos, por ejemplo: en la esquina inferior derecha.
4. Demarcacin de espacios y pasillos: para algunas organizaciones es indispensable delimitar las reas con
lneas, esto sucede principalmente en el rea de produccin o en donde los artculos tengan que permanecer
apilados.
Es tambin conveniente la demarcacin de caminos peatonales en las reas operativas, esto con la finalidad de
que las personas ajenas a la planta como clientes que nos visitan, se trasladen a lo largo de las reas de trabajo
por zonas de seguridad perfectamente delimitadas e identificadas y de esta manera prevenir accidentes.
Por ltimo, es recomendable identificar por medio de colores las tuberas de gas, agua e instalaciones elctricas
con la finalidad de evitar accidentes que provoquen fugas y pongan en peligro la integridad fsica de los
trabajadores de la empresa.
El acotamiento de las reas se puede realizar con lneas de cinta adherible o con pintura de color amarillo.

5. Dibujo de contornos
Dibujar el contorno de una herramienta en un tablero es una manera muy sencilla y prctica para mostrar su
localizacin.
Es tambin recomendable rotular o etiquetar sobre el tablero el nombre de cada herramienta, incluso identificar
los responsables de su manejo, con el objetivo de tener un mayor control sobre estos elementos de trabajo.
2.5 Evaluacin
Es importante que una vez que se haya considerado que ya se termin de organizar, y que podemos pasar a la siguiente
S se revisen los siguientes puntos agregando los que a su consideracin sean importantes.
1. Estn sealizados pasillos y lugares para los equipos o artculos a utilizar?
2. Estn las herramientas o material agrupados de acuerdo a su tipo y caracterstica?
3. Se encuentran los muebles o estantes colocados a la altura adecuada?
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Tareas asignadas para el cumplimiento de implantacin de la Segunda S:


a)
b)
c)

Definir cdigos de identificacin para cada clase de elemento.


Elaborar tabla de cdigos de identificacin de elementos.
Implantar sitios de ubicacin de los objetos, muebles y equipo de las reas, de acuerdo a periodos de utilizacin,
clase y caractersticas.
d) Establecer estndares de Organizacin respetando la imagen corporativa de la empresa (disear plantillas para
cajones de escritorio y archiveros y lomos para carpetas de trabajo, planos, demarcacin de reas o foto del
rea e identificacin de puestos de trabajo).
e) Etiquetar y rotular.
f) Delimitar reas y pasillos
g) Identificar por medio de colores las tuberas de gas, agua e instalaciones elctricas
h) Capacitar a todo el personal en la 2 S.

Organizacin
Un lugar para cada cosa, y cada cosa en su
lugar

3. LIMPIAR
3.1
Definicin
Limpiar significa eliminar el polvo y suciedad de todos los elementos de una fbrica, implica inspeccionar
el equipo durante el proceso de limpieza. Se identifican problemas de escapes, averas o fallos. Esta palabra
japonesa significa defecto o problema existente en el sistema productivo.
La limpieza se relaciona estrechamente con el buen funcionamiento de los equipos y la habilidad para producir artculos
de calidad. La limpieza implica no nicamente mantener los equipos dentro de una esttica agradable permanentemente.
Limpiar implica un pensamiento superior a limpiar. Exige que realicemos un trabajo creativo de identificacin de las
fuentes de suciedad y contaminacin para tomar acciones de raz para su eliminacin, de lo contrario, sera imposible
mantener limpio y en buen estado el rea de trabajo. Se trata de evitar que la suciedad, el polvo, y las limaduras se
acumulen en el lugar de trabajo. Adems implica que cada vez que se realiza la limpieza de debe revisar que se
mantenga el orden establecido en la S anterior.
M5S-1.5

20

5 Ss Ambiente Fsico de Calidad

Para aplicar Limpiar se debe:

Integrar la limpieza como parte del trabajo diario.

Asumirse la limpieza como una actividad de mantenimiento autnomo: "la limpieza es inspeccin"

Se debe abolir la distincin entre operario de proceso, operario de limpieza y tcnico de mantenimiento.

El trabajo de limpieza como inspeccin genera conocimiento sobre el equipo. No se trata de una actividad
simple que se pueda delegar en personas de menor calificacin.
3.2
Beneficios

Mejora el bienestar fsico y mental del trabajador.

Se incrementa la vida til del equipo al evitar su deterioro por contaminacin y suciedad.

Las averas se pueden identificar ms fcilmente cuando el equipo se encuentra en estado ptimo de limpieza

Se reducen los despilfarros de materiales y energa debido a la eliminacin de fugas y escapes.

La calidad del producto se mejora y se evitan las prdidas por suciedad y contaminacin del producto y
empaque.
3.3
Proceso de Implantacin
Limpiar debe implantarse siguiendo una serie de pasos que ayuden a crear el hbito de mantener el sitio de trabajo en
correctas condiciones. El proceso de implantacin se debe apoyar en un fuerte programa de entrenamiento y suministro
de los elementos necesarios para su realizacin, como tambin del tiempo requerido para su ejecucin.
Paso 1. Campaa o jornada de limpieza
Es muy frecuente que una empresa se realice una campaa de orden y limpieza como un primer paso para implantar las
5s. En esta jornada se eliminan los elementos innecesarios y se limpia el equipo, pasillos, armarios, almacenes, etc.

Paso 2. Planificar el mantenimiento de la limpieza.


Se debe definir qu es lo que se requiere limpiar, con qu frecuencia, cmo se debe llevar a cabo y asignar responsables
de las actividades de limpieza mediante un programa. Tambin se deben establecer reglamentos que permitan conservar
los resultados de los esfuerzos invertidos hasta el momento.

Paso 3. Preparar un Programa de Mantenimiento.


Es muy til la elaboracin de un Programa de Mantenimiento. Este Programa de Mantenimiento debera incluir el
responsable de dar el mantenimiento a equipos, maquinaria y sistemas de cmputo, cuales son las acciones o actividades
a realizar, la frecuencia con la que se deben realizar dichas actividades y por ltimo, la inspeccin de la persona
responsable para determinar la conformidad del mantenimiento.

Paso 4. Establecer una ubicacin nica de los elementos de limpieza.


Aqu aplicamos la organizacin a los elementos de limpieza, almacenados en lugares fciles de encontrar y devolver. El
personal debe estar entrenado sobre el empleo y uso de estos elementos desde el punto de vista de la seguridad y
conservacin de estos.

Paso 5. Implantacin de la limpieza.


Retirar polvo, aceite, grasa sobrante de los puntos de lubricacin, asegurar la limpieza de la suciedad de las grietas del
suelo, paredes, cajones, maquinaria, ventanas, etc., Es necesario remover capas de grasa y mugre depositadas sobre las
guardas de los equipos, rescatar los colores de la pintura o del equipo oculta por el polvo.

Paso 6. Deteccin de fuentes de suciedad.


Las fuentes de suciedad deben ser detectada y aisladas por medio de la colocacin de sistemas de control que eviten la
contaminacin y propagacin. stos sistemas deben ser ubicados lo ms cerca posible de las fuentes de suciedad, por
ejemplo los colectores de polvo en puertas y ventanas, extractores para evitar la contaminacin del aire, guardas para
evitar derrames, entre otros.
M5S-1.5

21

5 Ss Ambiente Fsico de Calidad

Paso 7. Iluminar, ventilar y sembrar


Mantener bien iluminadas todas las reas de trabajo ya sea con luz natural (manteniendo limpias ventanas, domos,
lminas traslcidas) o artificial (usando las lmparas adecuadas); ventilar las reas de trabajo para evitar calor, malos
olores, concentracin de vapores de solventes y polvo; sembrar plantas o jardines preferentemente de bajo
mantenimiento, haciendo uso de pequeos espacios o macetas, esto crea entornos favorables que decoran y purifican el
aire de manera natural.
Proceso para la Limpieza

Cada uno es responsable de la limpieza en su lugar y rea de trabajo.

3.4

Herramientas y recomendaciones
Al terminar una jornada de trabajo debe hacerse una limpieza total del rea de
trabajo. De esta manera todos los das se iniciar en un lugar limpio.
Indicar sitios y recipientes para mantener la limpieza.
Hacernos corresponsables de la limpieza en los sitios de trabajo de nuestros
compaeros.
Campaa de los 3 minutos de limpieza. Limpieza diaria de 3 minutos que debe ser
realizada por todos al mismo tiempo.
Publicar el Programa de Limpieza y reglamentos.

3.5
Evaluacin
Es importante que una vez que se haya considerado que ya se termin la implantacin de la limpieza y podemos pasar a
la siguiente S se revisen los siguientes puntos agregando los que a su consideracin sean importantes.
1.
M5S-1.5

Se mantiene la limpieza antes, durante y al final de la jornada?

22

5 Ss Ambiente Fsico de Calidad

2.
3.
4.

Se conserva tambin esta limpieza en rincones, superficies elevadas, debajo de la maquinaria o mobiliario y en
espacio poco visitados?
El concepto de limpieza se aplica tambin al aseo y presentacin del personal?
Quedaron definidas para la limpieza, aquellas reas comunes que existen entre departamentos?

Tareas asignadas para el cumplimiento de implantacin de la Tercera S:


a.

Elaborar y publicar programa de limpieza (clarificar reas comunes y sus responsables), planificar el
mantenimiento de la limpieza
Elaborar formato para indicar fuentes de suciedad.
Organizar campaa de limpieza de 3 minutos.
Elaborar plan de mantenimiento de maquinaria y equipo (incluir el equipo de cmputo) que contenga
responsables y fechas de realizacin.
Eliminar elementos que afectan el funcionamiento de los equipos y que pueden conducir a averas.
Determinar la ubicacin de los utensilios de limpieza empleados en cada una de las reas de trabajo.
Recomendar iluminar, ventilar y sembrar.
Capacitar a todo el personal.
Publicar reglamentos.

b.
c.
d.
e.
f.
g.
h.
i.

Limpieza
Un lugar limpio no es el que ms se limpia sino
el que menos se ensucia

4. ESTANDARIZAR
4.1
Definicin
Estandarizar es la metodologa que nos permite mantener los logros alcanzados con la aplicacin de las
tres primeras "S". Si no existe un proceso para conservar los logros, es posible que el lugar de trabajo nuevamente
llegue a tener elementos innecesarios y se pierda la limpieza alcanzada con nuestras acciones.
Personas que han implantado las 5s en su empresa dicen: La cuarta S implica elaborar estndares de limpieza y de
inspeccin para realizar acciones de autocontrol permanente. "Nosotros" debemos preparar estndares para nosotros".
Cuando los estndares son impuestos, estos no se cumplen satisfactoriamente, en comparacin con aquellos que
desarrollamos gracias a un proceso de formacin previo.
Una herramienta til para llevar a cabo la estandarizacin es la elaboracin de la Carpeta de Memoria 5s, la cual
debe contener:
M5S-1.5

23

5 Ss Ambiente Fsico de Calidad

Una Portada
ndice
Antes: formato de diagnstico, formato de evidencia visual (foto)
Despus: formatos de auditora y formato de evidencia visual (foto)
Reglamentos
Planos generales de cada rea.
Programas de limpieza y mantenimiento.
Historial de Auditoras internas.

4.2
La estandarizacin pretende:

Mantener el estado de orden y limpieza alcanzado con las tres primeras S

Ensear al operario a realizar normas con el apoyo de la direccin y un adecuado entrenamiento.

Las normas deben contener los elementos necesarios para realizar el trabajo de limpieza, tiempo empleado,
medidas de seguridad a tener en cuenta y acciones a seguir en caso de identificar algo anormal.

El empleo de los estndares se debe auditar para verificar su cumplimiento.

Se guarda el conocimiento producido durante aos de trabajo.

Se mejora el bienestar del personal al crear un hbito de conservar impecable el sitio de trabajo en forma
permanente.

La direccin se compromete ms en el mantenimiento de las reas de trabajo al intervenir en la aprobacin y


promocin de los estndares.
4.3

Proceso de Implantacin

Ejemplo de un
reglamento de un aula de capacitacin:

M5S-1.5

Al trmino de la sesin el instructor debe:


1. Dejar limpio el pizarrn.
2. Retirar las hojas usadas del rotafolio.
3. Devolver el equipo utilizado a su
lugar.
4. No dejar nada sobre la mesa y
acomodar las sillas.
5. Verificar que no quede ningn objeto
que no sea del aula.
6. Apagar los equipos elctricos y la
iluminacin.

24

5 Ss Ambiente Fsico de Calidad

4.4

Auditoras Internas

Lo que no se mide, no se puede controlar, y lo que no se puede controlar, no se puede mejorar


Se debe establecer un grupo pequeo de auditores que se den a la tarea de desarrollar un programa de auditoras
peridicas con la frecuencia que se crea conveniente. Se recomienda al principio una auditora quincenal que permita
reforzar los hbitos formados. Con el tiempo se pueden espaciar ms las auditoras.
Los resultados de las auditoras se deben utilizar para evaluar cuantitativamente el nivel de implementacin del programa
de 5s en cada rea de trabajo.

4.5
Prevencin
La mejor manera de mantener los resultados obtenidos, es tomando medidas preventivas en cada una de las primeras
S

Seleccionar: se deben encontrar mtodos para evitar la acumulacin de objetos innecesarios. La clave para
lograr esto es controlar el acceso de los artculos que entran a su rea de trabajo.

Organizar: hay que evitar colocar artculos un lugar equivocado.

Limpiar: hay que evitar que las reas de trabajo se ensucien y la clave para lograrlo es contener o de ser
posible eliminar la fuente donde se genera la suciedad.

4.6
Evaluacin
Es importante que una vez que se haya considerado que ya se ha estandarizado y que podemos pasar a la siguiente S
se revisen los siguientes puntos agregando los que a su consideracin sean importantes.
1.
2.
3.
4.
5.
6.

Al consultar el manual concuerda con lo que existe en las reas?


Se respetan las reas definidas?
Existen normas de conducta y limpieza para cada una de las reas de la empresa?
Son respetadas las normas establecidas para cada rea de trabajo?
El personal del rea conoce el contenido del manual, y el externo puede consultarlo con facilidad?
Hay sealizacin en las reas?

Tareas a cumplir asignadas para el cumplimiento de implantacin de la Cuarta S:


a.
b.
c.
d.
e.
f.
g.

Elaborar programa de auditoras internas indicando el nombre del auditor y el rea que le toca auditar.
Publicar reglamentos de conducta de personal.
Instalar sealtica de seguridad.
Definir por escrito normas, reglamentos, para mejorar lo aplicado en las 3 primeras Ss.
Integrar carpeta de memorias hasta la cuarta S.
Disear e instalar tablero de resultados de las auditoras 5 Ss. Indicar fecha lmite de instalacin.
Capacitar a todo el personal.

Tareas a cumplir asignables a la metodologa de implantacin:


a)
b)

Junto con los Auditores Internos realizar una pre-auditora a fin de mantener los logros alcanzados con la
aplicacin de las primeras 4 Ss.
Elaborar reporte de No Conformidades.

Estandarizacin
M5S-1.5

Lo difcil no es llegar si no mantenerse

25

5 Ss Ambiente Fsico de Calidad

5. SEGUIMIENTO
5.1
Definicin
Seguimiento o Disciplina significa convertir en hbito el empleo y utilizacin de los mtodos establecidos y estandarizados
para la limpieza en el lugar de trabajo. Podremos obtener los beneficios alcanzados con las primeras "S" por largo tiempo
si se logra crear un ambiente de respeto a las normas y estndares establecidos.
Las cuatro "S" anteriores se pueden implantar sin dificultad si en los lugares de trabajo se mantiene la Disciplina. Su
aplicacin nos garantiza que la seguridad ser permanente, la productividad se mejore progresivamente y la calidad de
los productos sea excelente. Seguimiento implica un desarrollo de la cultura del autocontrol dentro de la empresa.
Qu implica el seguimiento?

El respeto de las normas y estndares establecidos para conservar el sitio de trabajo impecable.
Realizar un control personal y el respeto por las normas que regulan el funcionamiento de una organizacin.
Promover el hbito de auto controlar o reflexionar sobre el nivel de cumplimiento de las normas establecidas.
Comprender la importancia del respeto por los dems y por las normas en las que el trabajador seguramente ha
participado directa o indirectamente en su elaboracin.
Mejorar el respeto de su propio ser y de los dems

5.2
Beneficios

Se crea una cultura de sensibilidad, respeto y cuidado de los recursos de la empresa.

La disciplina es una forma de cambiar hbitos.

La moral en el trabajo se incrementa.

El cliente se sentir ms satisfecho ya que los niveles de calidad sern superiores debido a que se han
respetado ntegramente las normas establecidas.

El sitio de trabajo ser un lugar donde realmente sea atractivo llegar cada da.
Para crear cultura en nuestra organizacin, todos debemos participar activamente. Todas las personas que colaboran en
nuestras reas de trabajo deben:

Saber

Querer

Poder

Fomentar el conocimiento en las 5s para Saber


1. Se debe dar entrenamiento en las 5s a todo el personal de la
empresa, y asegurarse que este curso sea un requerimiento
bsico en el programa de capacitacin para el personal de
nuevo ingreso.
2.

M5S-1.5

Difundir el Programa de las 5s utilizando:

Posters.

Frases motivacionales.

Folletos.

26

5 Ss Ambiente Fsico de Calidad

Generar motivacin para Querer


Para fomentar la participacin entusiasta de la gente en el programa de las 5s
debemos:
Crear programas de reconocimiento.
Dar ejemplo con la participacin de la administracin.
Formar equipos para implementar proyectos de mejora 5s en las reas de
trabajo.

Proporcionar recursos para Poder


Para asegurar que la gente que participa en los proyectos de 5s cuenta con los recursos que necesita para trabajar en
su proyecto, se debe:

M5S-1.5

Definir y dar a conocer la estructura organizacional que soporta a los equipos.


Crear canales de comunicacin entre la gerencia y los equipos que trabajan en proyectos 5s.
Presentacin de proyectos por parte de los equipos a las gerencias.
Juntas peridicas de seguimiento entre gerencias de departamento y los lderes de los equipos.

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5 Ss Ambiente Fsico de Calidad

Metodologa General del Sistema de 5 S

Necesitamos formar nuevos hbitos, con los conceptos de las 5s, y guardarlos en el corazn y mente de las personas.
Tareas a cumplir asignadas para el cumplimiento de implantacin de la Quinta S:
a.
b.
c.
d.
e.
f.
g.
h.

Colocar resultados de pre-auditora en el tablero.


Realizar acciones de mejora para la auditora final.
Integrar en la carpeta de memorias los documentos faltantes.
Fomentar la participacin entusiasta en el personal y gerencia.
Recomendacin: elaborar trpticos, folletos para difusin del sistema 5 S
Tomar fotos finales y colocar en la carpeta de memorias.
De ser necesario tomar fotos de las reas en el estado en que deben permanecer, para utilizarlas en lugar de los
planos.
Capacitar a todo el personal en la 5 S.

Seguimiento
La prctica hace al maestro
M5S-1.5

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