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Contabilidad I

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Pamplona
Facultad de Estudios a Distancia

Programas de Estudio a Distancia

Contabilidad I

Para una Sociedad Inteligente e


Interconectada
lvaro Gonzlez Joves
Rector
Mara Eugenia Velasco Espitia
Decana Facultad de Estudios a Distancia

UNIVERSIDAD DE PAMPLONA Facultad de Estudios a Distancia

Contabilidad I
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Tabla de Contenido
Presentacin
Introduccin
UNIDAD 1: La Contabilidad en las Empresas
Descripcin Temtica
Horizontes
Ncleos Temticos y Problemticos
Metodologa
Sntesis de la Unidad
Proceso de Informacin
1.1 La Contabilidad en las Empresas
1.1.1 Como se clasifican las Empresas
1.2 Las Sociedades
1.2..1 Contrato de Sociedad
1.2.2 Clasificacin de las Sociedades
1.3 Los Comerciantes
1.3.1 Quienes son Comerciantes
1.4 La Contabilidad
1.4.1 Las Cuentas
1.4.2 Clasificacion,Nomenclatura, y Movimiento de las Cuentas
1.4.3 Cuentas reales o de Balance
1.4.4 Cuentas Nominales, de Resultado o Transitorias
1.4.5 Plan Unico de Cuentas
1.4.6 Algunos Principios y Normas de Contabilidad
Unidad 2 La Partida Doble y la Ecuacin Patrimonial
Horizontes
Ncleos Temticos
Sntesis de la Unidad
Proceso de Informacin
2.1
2.1.1
2.1.2
2.1.3
2.2

Partida Doble
Asientos Contables
Procedimiento para registrar las operaciones Mercantiles
Comprobacin de Saldos
La Ecuacin Patrimonial

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UNIDAD 3 INVENTARIO-MERCANCIAS
Horizontes
Ncleos Temticos y Problemticos
Sntesis de la Unidad
Proceso de Informacin
3.1 Sistema de Inventarios Peridicos
3.2 Sistema de Inventarios Permanente
3.2.1 Como Valorar los Inventarios
3.2.2 LIFO O UEPS
3.2.2.1 Manejo de Kardex por el Mtodo UEPS o LIFO
3.2.3 FIFO o PEPS
3.2.3.1 Manejo de Kardex por el Mtodo FIFO o PEPS
3.2.4 Contabilizacion Mtodo UEPS
3.2.5 Balance de Comprobacin Mtodo UEPS
3.2.6 Solucin Mtodo Promedio Ponderado
3.2.7 Contabilizacion Promedio Ponderado
3.2.8 Balance de Comprobacin, Mtodo Promedio Ponderado
3.2.9 Contabilizacion Mtodo PEPS
3.2.9.1 Balance de Comprobacin Mtodo PEPS
UNIDAD 4
MANEJO DE TRANSACCIONES CON ICA Y RETENCION EN LA
FUENTE
Horizontes
Ncleos Temticos y Problemticos
Sntesis de la Unidad
Proceso de Informacin
4.1 Impuesto a las Ventas
4.2 Retencin en la fuente
4.2.1 Obligaciones de los aspectos de Retencin
4.2.2 Pago de Abono en Cuenta
4.3 Aspecto Contables Bsicos en Materia de Iva y Retencin.
4.3.1 Impuesto sobre las Ventas por Pagar
4.3.2 Retencin en la Fuente

UNIDAD 5 CONTRATO DE TRABAJO Y LIQUIDACION DE NOMINA


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Horizontes
Ncleos Temticos y Problemticos
Sntesis de la Unidad
Proceso de Informacin
UNIDAD 6 CICLO CONTABLE
Horizontes
Ncleos Temticos y Problemticos
Sntesis de la Unidad
Proceso de Informacin
6.1
6.2
6.3
6.4

Ciclo Contable
Estados Financieros
El Balance General
Estado de Resultados

Proceso de Comprensin y Anlisis


Solucin de Problemas
Sntesis Creativa y Argumentativa
Autoevaluacion
Repaso Significativo
Bibliografa General

Presentacin
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La educacin superior se ha convertido hoy da en prioridad para el


gobierno Nacional y para las universidades pblicas, brindando
oportunidades de superacin y desarrollo personal y social, sin que la
poblacin tenga que abandonar su regin para merecer de este servicio
educativo; prueba de ello es el espritu de las actuales polticas
educativas que se refleja en el proyecto de decreto Estndares de
Calidad en Programas Acadmicos de Educacin Superior a Distancia de
la Presidencia de la Repblica, el cual define: Que la Educacin Superior
a Distancia es aquella que se caracteriza por disear ambientes de
aprendizaje en los cuales se hace uso de mediaciones pedaggicas que
permiten crear una ruptura espacio temporal en las relaciones
inmediatas entre la institucin de Educacin Superior y el estudiante, el
profesor y el estudiante, y los estudiantes entre s.
La Educacin Superior a Distancia ofrece esta cobertura y oportunidad
educativa ya que su modelo est pensado para satisfacer las
necesidades de toda nuestra poblacin, en especial de los sectores
menos favorecidos y para quienes las oportunidades se ven disminuidas
por su situacin econmica y social, con actividades flexibles acordes a
las posibilidades de los estudiantes.
La Universidad de Pamplona gestora de la educacin y promotora de
llevar servicios con calidad a las diferentes regiones, y el Centro de
Educacin Virtual y a Distancia de la Universidad de Pamplona,
presentan los siguientes materiales de apoyo con los contenidos
esperados para cada programa y les saluda como parte integral de
nuestra comunidad universitaria e invita a su participacin activa para
trabajar en equipo en pro del aseguramiento de la calidad de la
educacin superior y el fortalecimiento permanente de nuestra
Universidad, para contribuir colectivamente a la construccin del pas
que queremos; apuntando siempre hacia el cumplimiento de nuestra
visin y misin como reza en el nuevo Estatuto Orgnico:
Misin: Formar profesionales integrales que sean agentes generadores
de cambios, promotores de la paz, la dignidad humana y el desarrollo
nacional.
Visin: La Universidad de Pamplona al finalizar la primera dcada del
siglo XXI, deber ser el primer centro de Educacin Superior del Oriente
Colombiano.
Mara Eugenia Velasco Espitia Directora CEVDUP

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Introduccin
La preparacin en el campo de la contabilidad tiene como objeto formar
eficientes administradores, economistas y contadores que sepan realizar
bien la tarea de cada da, conociendo con suficiencia la base cientfica
de la materia.
Confiamos conseguir que el estudiante asimile las bases cientficas de la
contabilidad para reflejar en cuentas, balances y dems estados
numricos la situacin econmica y financiera de un negocio, los
resultados que van consiguiendo y la concordancia o no de lo que ha
sucedido con lo que se haba presupuestado.
Al enfocar el alcance del texto hemos tenido muy presente la idea motriz
de lo que viene conocindose como contabilidad gerencial, que es tanto,
como decir al servicio de la direccin de la empresa. Contabilizamos
para ofrecer informacin fidedigna, precisa y amplia, as dar una imagen
fiel de la situacin patrimonial de la empresa en su conjunto y en el
detalle necesario, tambin de los resultados obtenidos y como estos se
han adaptado a los parmetros establecidos. Este enfoque obliga a
considerar los enlaces de la contabilidad con la organizacin de la
empresa y con las tcnicas de gestin econmica de la misma.
Por esta
dominio
especial
distintos

razn, consideramos que es base necesaria para alcanzar un


eficiente de las nociones de la economa de la empresa, en
a lo que se refiere a la organizacin administrativa de los
servicios que han de ofrecer informacin contable.

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Horizontes
0 Proporcionar un mdulo integrado de contabilidad general con
legislacin comercial, laboral y tributaria que permita agilizar el
proceso de enseanza y aprendizaje.
2 Aportar al tutor y al estudiante una gua didctica para desarrollar
en el rea contable.
3
0 Presentar los aspectos legales, tcnicos y de organizacin que
permita desarrollar el ciclo contable.
4 Brindar al estudiante un mdulo de consulta permanente que
responda a las expectativas acadmicas y empresariales en el campo
de la contabilidad.

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UNIDAD 1: La Contabilidad y las


Empresas
Descripcin Temtica

Es de gran importancia identificar que es una empresa, sus


caractersticas y su estructura funcional para as entender o abarcar
satisfactoriamente el por qu de la contabilidad y trabajar de una
manera adecuada y secuencial los principios de la contabilidad como lo
son las cuentas y sus respectivos movimientos.

Horizontes
1 Saber que es una empresa y todas sus clasificaciones.
2 Entender quienes son los comerciantes y su papel.
3 Entender la contabilidad y su origen dentro de la empresa y
funcionalidad.
4 Entender claramente las cuentas.
5 Entender como se clasifican su nomenclatura y sus movimientos
contables.
6 Como se registran las cuentas.
7 Algunos principios y normas contables.

Ncleos Temticos y Problemticos


1
2 La Contabilidad en las Empresas
3 Las Sociedades
4 Los Comerciantes
5 La Contabilidad

Metodologa
En el siguiente mdulo trataremos la contabilidad bsica partiendo de
conceptos, explicaciones y una parte aplicativa del alumno donde de
una manera prctica desarrollar los conocimientos adquiridos mediante
ejercicios contables.

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El desarrollo del siguiente modulo se llevar a cabo por parte de los


estudiantes, con asesora del tutor y se realizarn trabajos coordinados
para el adecuado aprendizaje del tema.
El estudiante complementara el aprendizaje mediante el desarrollo de
ejercicios planteados en el material de trabajo.
Las exposiciones de los estudiantes se harn en foros individuales o en
grupo y correspondern a los objetivos previamente definidos.

Sntesis de la Unidad
En la primera unidad trataremos las empresas, sus caractersticas, como
se clasifican segn su actividad, segn su tamao y segn la
procedencia de su capital y segn el nmero de propietarios, trataremos
tambin los comerciantes y los pasos necesarios para la creacin de una
empresa, teniendo en cuenta los parmetros anteriores, posteriormente
aclarando el amplio criterio de empresa entenderemos el por que de la
contabilidad y sus objetivos.

Proceso de Informacin
1.1

LA CONTABILIDAD EN LAS EMPRESAS

En cualquier empresa, grande o pequea, de cualquier tipo, se


encuentran tres factores necesarios para que pueda realizar su
actividad; ellos son: personas, capital y trabajo.
El
factor
personas
est
representado
en
los
propietarios,
administradores y todos los empleados que laboran en la empresa. El
capital est constituido por los aportes que hacen los propietarios de la
empresa y puede estar representado en dinero en efectivo, mercancas,
maquinaria, muebles y otros bienes. El trabajo es la actividad que
realizan las personas para lograr el objetivo de la empresa, el cual puede
ser la produccin de bienes, la compra - venta de mercancas o la
prestacin de un servicio.
Empresa: reza en el Cdigo de Comercio, Art. 25 se entender por
empresa toda actividad econmica organizada para la produccin,
transformacin, circulacin, administracin o custodia de bienes o para
la prestacin de servicios.
1.1.1

Cmo se Clasifican las Empresas?

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Segn el punto de vista, existen diversas clases de empresas, as:


Segn su Actividad
1 Empresas Mineras: son las empresas cuyo objetivo principal es la
explotacin de los recursos que se encuentran en el subsuelo.
Ejemplos: empresas de petrleos, aurferas, de piedras preciosas y de
otros minerales.
2
3 Empresas Industriales: son las empresas dedicadas a transformar la
materia prima en productos terminados o semielaborados. Ejemplos:
fbrica de telas, fbrica de camisas, fbrica de muebles, fbrica de
calzado.
4 Empresas Agropecuarias: son aquellas que explotan en grandes
cantidades los productos agrcolas y pecuarios. Ejemplos: granjas
avcolas, granjas porcinas, invernaderos, haciendas de produccin
agrcola. Se asimila al ente econmico a que se refiere el Plan Unico
de Cuentas para los Comerciantes.
5 Empresas Comerciales: son las empresas que se dedican a la
compra y venta de productos; colocan en los mercados los productos
naturales, semielaborados y terminados a mayor precio del
comprado, obteniendo as una ganancia. Ejemplos: una empresa
distribuidora de productos farmacuticos, un supermercado, un
almacn de electrodomsticos.
6 Empresas de Servicios: son las empresas que buscan prestar un
servicio para satisfacer las necesidades de la comunidad, ya sea
salud, educacin, transporte, recreacin, servicios pblicos, seguros,
y otros servicios. Ejemplos: una empresa de aviacin, un centro de
salud, una universidad, una compaa de seguros, una corporacin
recreativa.
Segn su Tamao
1 Gran Empresa: es la de mayor organizacin. Posee personal tcnico
especializado para cada actividad. En este tipo de empresa se
observa una gran divisin y especializacin del trabajo, y la inversin
y las utilidades obtenidas son de mayor cuanta. La informacin
contable que se maneja en el desenvolvimiento de las actividades
mercantiles tambin es mayor y se lleva en forma sistematizada.
Ejemplos: Coca Cola, Sofasa, Carvajal.
1 Mediana Empresa: en este tipo de empresa se puede observar una
mayor divisin y especializacin del trabajo; en consecuencia, el
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nmero de empleados es menor que en el anterior, la inversin y los


rendimientos obtenidos ya son considerables. Su informacin
contable es amplia. Ejemplos: una distribuidora de electrodomsticos
con 10 empleados, una fbrica de dulces con 15 empleados. En
determinado momento su informacin contable se puede manejar
tanto manual como sistematizada.
2
3 Pequea Empresa: es aquella que maneja escaso capital y pocos
empleados. Se caracteriza porque no existe una delimitacin clara y
definida de funciones entre el administrador y / o propietario del
capital de trabajo y los trabajadores; por ello existe una reducida
divisin y especializacin del trabajo. Su contabilidad es sencilla
debido a que maneja poca informacin en este campo. Ejemplos: un
taller de mecnica con 2 empleados, un almacn de telas con un
empleado, una miscelnea con 2 empleados.
Segn la Procedencia del Capital
1 Empresas Privadas: son las empresas que para su constitucin y
funcionamiento necesitan aportes de personas particulares. Ejemplos:
un centro educativo privado, un supermercado de propiedad de una
familia.
2
3 Empresas Oficiales o Pblicas: son las empresas que para su
funcionamiento reciben aportes del Estado. Ejemplos: los hospitales
departamentales, los colegios nacionales.
4 Empresas de Economa Mixta: son las empresas que reciben
aportes de los particulares y del Estado. Ejemplos: Una universidad
semioficial.
Segn el Nmero de Propietarios
1 Empresas Individuales: denominadas tambin empresas unitarias o
de propietario nico. En ellas, aunque una persona es la duea, la
actividad de la empresa se extiende a ms personas, quienes pueden
ser familiares o empleados particulares. Ejemplos: Almacn don
Pedro, de propiedad exclusiva de don Pedro Ruiz.
1 Sociedades: son las empresas de propiedad de dos o ms personas
llamadas socios. Ejemplo: David & Vlez, Ca. Ltda., de propiedad de
Jaime David y Julio Vlez.
1.2

LAS SOCIEDADES

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1.2.1

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Contrato de Sociedad

Las personas se agrupan por medio de un contrato de sociedad. Segn


el Cdigo de Comercio Art. 98 por el contrato de sociedad dos o ms
personas se obligan a hacer un aporte en dinero, en trabajo o en otros
bienes apreciables en dinero, con el fin de repartirse entre s las
utilidades obtenidas en la empresa o actividad social.
1.2.2
Clasificacin de las Sociedades
De acuerdo con la forma como se asocian, las sociedades pueden ser:
Sociedades de Personas
Se clasifican en:
1 Sociedad Colectiva: se constituye por dos o ms personas, los
socios pueden aportar dinero o bienes y su responsabilidad es
ilimitada y solidaria. La razn social se forma con el nombre y / o
apellidos de uno o varios socios seguido de la expresin & Compaa,
Hermanos, e Hijos u otra anloga (Art. 303 C. de Co.). Ejemplo: Cruz,
Daz & Compaa.
2
3 Sociedad en Comandita Simple: se forma por dos o ms personas,
de las cuales por lo menos una tiene responsabilidad ilimitada (Art.
323 C. de Co.); en la razn social debe figurar el nombre o apellido de
los socios que tienen responsabilidad ilimitada, seguido de la
expresin & Ca. 5. en C. (Art. 324 C. de Co.) Ejemplo: Torres & Ca. S.
en C.
Sociedades de Capital
Se clasifican en:
Sociedad Annima: se forma con un mnimo de cinco socios (Art.
374 C. de Co.). El Capital aportado est representado en acciones
(Art. 375 C. de Co.).
1 La razn social se forma con el nombre que caracteriza a la empresa
seguido de la expresin S. A. Ejemplo: Galletas Tostaditas S.A.
2
3 Sociedad en Comandita por Acciones: se constituye por uno o ms
socios con responsabilidad ilimitada y cinco o ms socios con
responsabilidad limitada. El Capital est representado en ttulos de
igual valor (Art. 344 C. de Co.). Se distingue porque la razn social va
acompaada de las iniciales S. C. A. (Sociedad en Comandita por
Acciones). Ejemplo: Computadores y Equipos S.C.A.
1

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Sociedades Mixtas
El prototipo de esta clase de sociedad es:
1 Sociedad de Responsabilidad Limitada: los socios pueden ser
mnimos dos, mximo veinticinco (Art. 356 C. de Co.). El capital est
dividido en cuotas de igual valor (Art. 354 C. de Co.). La razn social
est seguida de la palabra Limitada o de su abreviatura Ltda. (Art.
357 C. de Co.). Ejemplo: Almacn el Estudiante, Ca. Ltda.
2
3 Sociedad sin nimo de Lucro: son las entidades que persiguen
exclusivamente fines sociales, culturales, deportivos y de servicios,
sin nimo de lucro. Ejemplo: el Club el Remanso, de propiedad de un
fondo de empleados.
Escritura de Constitucin de una Sociedad
La sociedad se constituir por escritura pblica en la cual se
expresar:
1 El nombre y domicilio de las personas que intervengan como
otorgantes. Con el nombre de las personas naturales deber indicarse
su nacionalidad y documento de identificacin legal; con el nombre
de las personas jurdicas, la ley, decreto o escritura de que se deriva
su existencia.
2
3 La clase o tipo de sociedad que se constituye y el nombre de la
misma, formado como se dispone en relacin con cada uno de los
tipos de sociedad que regula este cdigo.
4 El domicilio de la sociedad y el de las distintas sucursales que se
establezcan en el mismo acto de constitucin.
5 El objeto social, esto es, la actividad o negocio de la sociedad,
haciendo una enunciacin clara y completa de las actividades
principales. Ser ineficaz la estipulacin en virtud de la cual el objeto
social se extienda a actividades enunciadas en forma indeterminada
o que no tengan una relacin directa con aquel.
1 El capital social, la parte del mismo que se suscribe y la que se
paga por cada asociado en el acto de la constitucin. En las
sociedades por acciones deber expresarse, adems, el capital
suscrito y el pagado, la clase y valor nominal de las acciones
representativas del capital, la forma y trminos en que debern

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cancelarse las cuotas debidas, cuyo plazo no podr exceder de un


ao.
2
3 La forma de administrar los negocios sociales, con indicacin de las
atribuciones y facultades de los administradores, y de las que se
reserven los asociados, las asambleas de socios, conforme a la
regulacin legal de cada tipo de sociedad.
4 La poca y la forma de convocar y constituir la asamblea o la junta
de socios en sesiones ordinarias o extraordinarias, y la manera de
deliberar y tomar los acuerdos en los asuntos de su competencia.
5 Las fechas en que deben hacerse inventarios y balances generales
y la forma en que han de distribuirse los beneficios o utilidades de
cada ejercicio social, con indicacin de las reservas que deban
hacerse.
6 La duracin precisa de la sociedad y las causales de disolucin
anticipada de la misma.
7 La forma de hacer la liquidacin, una vez disuelta la sociedad, con
indicacin de los bienes que hayan de ser restituidos o distribuidos en
especie, o de las condiciones en que, a falta de dicha indicacin,
puedan hacerse distribuciones en especie.
8
9 Si las diferencias que ocurran con los asociados entre si o con la
sociedad, con motivo del contrato social, han de someterse a decisin
arbitral o de amigables componedores y en caso afirmativo, la forma
de hacer la designacin de los rbitros o amigables componedores.
10 El nombre y domicilio de la persona o personas que han de
representar legalmente a la sociedad, precisando sus facultades y
obligaciones, cuando esta funcin no corresponda, por la ley o por el
contrato, a todos o a algunos de los asociados.
11 Las facultades y obligaciones del revisor fiscal, cuando el cargo est
previsto en la ley o en los estatutos.
1 Los dems pactos que, siendo compatibles con la ndole de cada
tipo de sociedad, estipulen los asociados para regular las relaciones a
que da origen el contrato (Art. 110 C. de Co).
Copia de la escritura social ser inscrita en el registro mercantil de la
Cmara de Comercio con jurisdiccin en el lugar donde la sociedad
establezca su domicilio principal. Si se abren sucursales o se fijan
otros domicilios, dicha escritura deber ser registrada tambin en las
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Cmaras de Comercio que correspondan a los lugares de dichas


sucursales, si no pertenecen al mismo distrito de la Cmara del
domicilio principal. (Art. 111 C. de Co).
1.3

LOS COMERCIANTES

Se denominan comerciantes las personas que profesionalmente se


ocupan en alguna de las actividades que la ley considera mercantiles. La
calidad de comerciante se adquiere aunque la actividad mercantil se
ejerza por medio de apoderado, intermediario o interpuesta persona.
(Art. 10 C. de Co).
1.3.1

Quines son Comerciantes?

Se presume que una persona ejerce el comercio en los siguientes casos:


1 Cuando se halla inscrita en el Registro Mercantil.
2 Cuando tenga un establecimiento de comercio abierto y
3 Cuando se anuncia al pblico como comerciante por cualquier
medio. (Art. 13 C. de Co).
Obligaciones de los Comerciantes
1
2 Matricularse en el Registro Mercantil.
3 Inscribir en el Registro Mercantil todos los actos, libros y
documentos respecto de los cuales la ley exige esa formalidad.
4 Llevar contabilidad regular de sus negocios conforme a las
prescripciones legales.
5 Conservar, con arreglo a la ley, la correspondencia y dems
documentos relacionados con sus negocios o actividades.
6 Denunciar ante el juez competente la cesacin en el pago corriente
de sus obligaciones mercantiles.
7 Abstenerse de ejecutar actos de competencia desleal. (Art. 19 C. de
Co).
1 Licencia de funcionamiento.
Los comerciantes legalmente establecidos, o sea matriculados en la
Cmara de Comercio, deben adquirir la licencia de funcionamiento a
travs de la Alcalda Municipal.

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La licencia de funcionamiento es el documento que permite a un


comerciante ejercer el comercio de acuerdo con las normas del
municipio. Cada municipio tiene facultades (Acuerdo No. 42 del 31 de
agosto de 1984) para determinar los trmites y requisitos que puede
exigir para otorgar la licencia de funcionamiento en su jurisdiccin
municipal.
Para obtener la licencia de funcionamiento, los comerciantes deben
presentar los siguientes documentos, expedidos por la entidad
correspondiente al domicilio de la empresa:

Copia del Registro Mercantil expedido por la Cmara de Comercio.

Paz y salvo de la Tesorera Municipal por el pago de impuestos de


industria y comercio.

Patente de sanidad expedida por el Servicio de Salud Pblica.

Certificado del Cuerpo de Bomberos y Certificados expedidos por las


Oficinas de Planeacin Municipal y de Obras Pblicas, de acuerdo con
la actividad u objeto social del comerciante.

Paz y salvo de Sayco y Acinpro

1.4

LA CONTABILIDAD

La contabilidad surge como respuesta a la necesidad de llevar un control


financiero de la empresa, pues sta proporciona suficiente material
informativo sobre un desenvolvimiento econmico y financiero, lo que
permite tomar decisiones que llevan a un manejo ptimo del negocio.
El Estado ejerce un control sobre las empresas a travs de la
contabilidad; por ello exige llevar libros de contabilidad. Esto se
manifiesta en los siguientes artculos del Cdigo de Comercio: Art. 19,
numeral 3: es obligacin de todo comerciante llevar contabilidad de sus
negocios conforme a las prescripciones legales; Art. 48: todo
comerciante conformar su contabilidad, libros, registros contables,
inventarios y estados financieros en general, a las disposiciones del
cdigo y dems normas sobre la materia.
Contabilidad es la ciencia y tcnica que ensea a recopilar, clasificar y
registrar de una forma sistemtica y estructural, las operaciones
mercantiles realizadas por una empresa, con el fin de producir informes
que, analizados e interpretados, permitan planear, controlar y tomar
decisiones sobre la actividad de la empresa.

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La contabilidad satisface, a travs de la informacin financiera que


obtiene, dos necesidades concretas de las entidades econmicas:
orientacin para tomar decisiones y control.
1 Objetivos de la contabilidad
2
3 Tener en cualquier momento una informacin ordenada y
sistemtica sobre el desenvolvimiento econmico y financiero de la
empresa.
4 Determinar en trminos monetarios, la cuanta de los bienes,
deudas y el patrimonio que posee la empresa.
5 Tener un adecuado control de todos los ingresos y egresos.
6 Suministrar la planeacin, ya que no solamente da a conocer los
efectos de una operacin mercantil, sino que permite prever
situaciones futuras.
7 Determinar las utilidades o prdidas obtenidas al finalizar el ciclo
contable.
8 Usar de fuente fidedigna informacin
proveedores, los bancos y el Estado).
1.4.1

ante

terceros

(los

Las Cuentas

Es el nombre que se utiliza para registrar, en forma ordenada, las


operaciones que diariamente realiza una empresa.
Al dar un nombre a una cuenta, ste debe ser tan claro, explcito y
completo que por el solo nombre se identifique lo que representa.
Esquema de la Cuenta T
La manera ms simple para iniciar el aprendizaje de los registros
contables es mediante el esquema de la cuenta T. Sus partes son:
Registros en la Cuenta T:
1

Nombre completo de la cuenta.


2 Debe, el lado izquierdo, para
3 registrar los dbitos.
4 Haber, el lado derecho, para
5 registrar los crditos.

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Debitar una cuenta es registrar un valor en el lado izquierdo, es decir en


el Debe; acreditar una cuenta es registrar un valor en el lado derecho, es
decir, en la columna del Haber.
Movimiento dbito es la suma de todos los valores registrados en el
Debe de una cuenta; movimiento crdito es la suma de todos los valores
registrados en el Haber.
1 Saldos en la cuenta T:
Saldo de una cuenta es la diferencia entre los valores registrados en la
columna del Debe y los valores registrados en la columna del Haber.
Saldo Dbito: una cuenta tiene saldo dbito cuando el movimiento
dbito es mayor que el movimiento crdito.
Saldo Crdito: una cuenta tiene saldo crdito cuando el movimiento
crdito es mayor que el movimiento dbito.
1.4.2

Clasificacin, Nomenclatura y Movimiento de las Cuentas

Las cuentas representan las propiedades, derechos y deudas de una


empresa en una fecha determinada; as mismo, los costos, los gastos y
las utilidades en un perodo determinado. De acuerdo con su naturaleza,
las cuentas se clasifican en reales o de balance, nominales o de
ganancias y prdidas, y de orden.
Clasificacin de las cuentas:

1.4.3

Cuentas Reales o de Balance

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Las cuentas reales representan valores tangibles como las propiedades y


las deudas; forman parte del balance de una empresa. Las cuentas
reales, a su vez, pueden ser de Activo, Pasivo o Patrimonio.
Activo: representa todos los bienes y derechos apreciables en dinero, de
propiedad de la empresa. Se entienden por bienes, entre otros, el dinero
en caja o en bancos, las mercancas, los muebles y los vehculos; y por
derechos, las cuentas por cobrar y todos los crditos a su favor.
Caractersticas:
Estar en capacidad de generar beneficios o servicios.
Estar bajo
empresa.

Generar
reclamacin.

el
un

control

de

derecho

la
de

Movimiento de las Cuentas


de Activo: estas cuentas
empiezan y aumentan su
movimiento en el Debe,
disminuyen y se cancelan
en el Haber; por lo
general,
su
saldo
es
dbito.
Conforman la clase de cuentas de Activo: Caja, Bancos, Clientes,
Acciones, Terrenos y otras que para su conocimiento y manejo
encontrar usted, en forma detallada, en el Plan Unico de Cuentas, un
poco ms adelante.
Pasivo: representa todas las obligaciones contradas por la empresa para
su cancelacin en el futuro. Son las deudas que debe pagar por
cualquier concepto.
Caractersticas:
La obligacin tiene que haberse causado, lo cual implica el deber de
hacer el pago.
Existe una deuda con un beneficiario cierto.

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20

Movimiento de las Cuentas de Pasivo: estas cuentas empiezan y


aumentan su movimiento en el Haber; disminuyen y se cancelan en el
Debe, por lo general su saldo es crdito.
A la clase de cuentas de Pasivo pertenecen: Obligaciones con Bancos
Nacionales, Proveedores Nacionales, Salarios por Pagar, y otras que
usted aprender a manejar con el Plan nico de Cuentas.
Patrimonio: matemticamente el Patrimonio se calcula por la diferencia
entre el Activo y el Pasivo. Representa los aportes del dueo o dueos
para constituir la empresa y adems incluye las utilidades y reservas.
Este grupo constituye un Pasivo a favor de los dueos de la empresa,
por lo cual se maneja de igual forma que las cuentas de Pasivo.
Caractersticas
Est constituido por el aporte inicial y el aporte adicional de los dueos
de la empresa.
Se incrementa con las utilidades y se disminuye con las prdidas del
ejercicio contable.
Movimiento de las Cuentas de Patrimonio: su movimiento es igual que
las cuentas del Pasivo.

1.4.4

Cuentas Nominales, de Resultado o Transitorias

Las cuentas nominales son llamadas tambin de resultado porque al


final de un ejercicio contable dan a conocer las utilidades, costos y
gastos; y son transitorias porque se cancelan al cierre del perodo
contable.
Comprende las cuentas del Estado de Ganancias y Prdidas: de Ingresos,
Gastos y Costo de Ventas.
1 Ingresos: son los valores que recibe la empresa cuando realiza una
venta o presta un servicio con el fin de obtener una ganancia.
2
3 Movimiento de las cuentas de Ingresos: estas cuentas empiezan y
aumentan en el Haber; normalmente no se debitan sino al final del
ejercicio para cancelar su saldo.
4 Gastos: una empresa debe efectuar pagos por los servicios y
elementos necesarios para su buen funcionamiento; esto constituye
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21

un gasto o una prdida porque esos valores no son recuperables.


Ejemplos: el pago de sueldos, arrendamientos, servicios pblicos y
otros.
1 Movimiento de las cuentas de Gastos: estas cuentas empiezan y
aumentan en el Debe; disminuyen y se cancelan en el Haber. Su saldo
es dbito.
2
3
Costo de Ventas: representa el valor de adquisicin de los artculos
destinados a la venta.
4
5 Movimiento de las cuentas de Costo de Ventas: estas cuentas
empiezan y aumentan en el Debe, disminuyen y se cancelan en el
Haber; normalmente no se acreditan; su saldo es dbito.
6
7 Cuentas de orden: hay dineros, documentos y bienes que estn en
poder de la empresa y no son de su propiedad, sino que los ha
recibido de otra empresa para su custodia, manejo o negociacin.
Los dineros, documentos y bienes que conforman el grupo de cuentas de
orden deudoras se manejan como las cuentas de Activo, por lo tanto su
saldo es dbito. Ejemplo, Bienes y Valores Entregados en Custodia en
Garanta.
Los bienes que se han recibido para custodia, manejo o negociacin
constituyen el grupo de cuentas de orden acreedoras, stas se manejan
como cuentas de Pasivo, por lo cual su saldo es crdito. Ejemplo:
Acreedores, Bienes y Valores Recibidos en Custodia.
Es importante destacar que este grupo de cuentas no afectan ni el
Activo, ni el Pasivo, ni el Patrimonio.
1.4.5

Plan nico de Cuentas

El Plan nico de Cuentas para los Comerciantes comenz a aplicarse, a


partir del 1 de enero de 1993, al nivel de reporte, a sociedades y
comerciantes legal o estatutariamente obligados a tener revisor fiscal; a
partir del 1 de enero de 1994, al nivel de documento fuente, a
sociedades y comerciantes con revisor fiscal; y a partir del 1 de enero de
1995 regir para todas las empresas obligadas a llevar contabilidad.
Catlogo de Cuentas: el catlogo de cuentas y su estructura, sern de
aplicacin obligatoria y en la contabilidad no podrn utilizarse clases,
grupos, cuentas o subcuentas diferentes a las previstas en l.

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22

No obstante, los entes econmicos que lo consideren necesario podrn


utilizar internamente, para el registro de sus operaciones, cdigos y
denominaciones diferentes, caso en el cual debern elaborar una Tabla
de Equivalencias entre stas y las contenidas en el Catlogo del Plan
Unico de Cuentas, la cual estar a disposicin de las personas o
entidades que de conformidad con la ley tengan la potestad de
inspeccionar o examinar los libros y papeles del ente econmico. Sin
embargo, en libros registrados se deber asentar la informacin
contable conforme al Catlogo de Cuentas del mencionado Plan.
Los entes econmicos que decidan utilizar la Tabla de Equivalencias,
debern informarlo de manera inmediata a la entidad de vigilancia
correspondiente. (Art. 2o. Decreto 2894 del 30 12 - 94).
Abreviaturas: la denominacin dada a los rubros que conforman el
Catlogo del Plan Unico de Cuentas, podr ser aplicada utilizando
abreviaturas o parte de la denominacin, segn le corresponda. (Art.
4o. Decreto 2894 del 30 12 - 94).
El plan est estructurado sobre la base de los siguientes niveles:
Clase: el primer dgito
dgitos

Subcuenta: los seis primeros

Grupo: los dos primeros dgitos


dgitos

Auxiliares: con siete o ms

Cuenta: los cuatro primeros dgitos

Las clases que identifica el primer dgito, son:


Clase 1: Activo
Clase 2: Pasivo
Clase 3: Patrimonio
Clase 4: Ingresos
Clase 5: Gastos
Clase 6: Costo de ventas
Clase 7: Costo de produccin o de operacin
Clase 8: Cuentas de orden deudoras
Clase 9: Cuentas de orden acreedoras

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23

Las clases 1,2 y 3 comprenden las cuentas que conforman el balance


general; las clases 4,5,6 y 7 corresponden a las cuentas del estado de
resultados, y las clases 8 y 9 detallan las cuentas de orden.
Nota
Para facilitar el aprendizaje y manejo del Plan nico de Cuentas, en
algunos ejercicios, las autoras conforman la nomenclatura con el grupo
seguido del nombre de la cuenta o con el nombre de la cuenta y el grupo
entre parntesis.
Registra el valor de las devoluciones, originadas en compras efectuadas
por el ente econmico.
Algunos Principios y Normas de Contabilidad
(Decreto 2649 del 29.12.93)

Normas Sobre las Cuentas de Orden

Artculo 42o. Cuentas de orden contingentes. Las cuentas de orden


contingentes reflejan hechos o circunstancias que pueden llegar a
afectar la estructura financiera de un ente econmico.
Artculo 43o. Cuentas de orden fiduciarias. Las cuentas de orden
fiduciarias reflejan los activos, los pasivos, el patrimonio y las
operaciones de otros entes que, por virtud de las normas legales o de un
contrato, se encuentran bajo la administracin del ente econmico.
Artculo 44o. Cuentas de orden fiscales. Las cuentas de orden fiscales
deben reflejar las diferencias de valor existentes entre las cifras
incluidas en el balance y en el estado de resultados, y las utilizadas para
la elaboracin de las declaraciones tributarias, en forma tal que unas y
otras puedan conciliarse.
Artculo 45o. Cuentas de orden de control. Las cuentas de orden de
control son utilizadas por el ente econmico para registrar operaciones
realizadas con terceros que por su naturaleza no afectan la situacin
financiera de aqul. Se usan tambin para ejercer control interno.
Artculo 46o. Registros en las cuentas de orden. En el registro de las
cuentas de orden se deben observar las siguientes normas:
1

Se deben registrar bajo cuentas de orden por derechos


contingentes los compromisos o contratos de los cuales se pueden
derivar derechos.
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24

Se deben registrar bajo cuentas de orden por responsabilidades


contingentes los compromisos o contratos que se relacionen con
posibles obligaciones.

Los diferentes conceptos deben agruparse en cuentas especficas


segn la naturaleza de la transaccin o evento y utilizar como
contrapartida la cuenta deudora o acreedora por contra respectiva.

Las cuentas de orden no pueden emplearse como un sustituto para


omitir el registro de prdidas contingentes que de acuerdo con las
normas tcnicas pertinentes exigen la creacin de provisiones.

Conceptos Tcnicos en Contabilidad

Artculo 6o. Ente econmico: el ente econmico es la empresa,


esto es, la actividad econmica organizada como una unidad,
respecto de la cual se predica el control de los recursos. El ente debe
ser definido e identificado en forma tal que se distinga de otros
entes.

Articulo 48o. Contabilidad de acusacin o por acumulacin: los


hechos econmicos deben ser reconocidos en el periodo en el cual se
realicen y no solamente cuando sea recibido o pagado el efectivo o
su equivalente.

Artculo 35o. Activo: un activo es la representacin financiera de


un recurso obtenido por el ente econmico como resultado de
eventos pasados, de cuya utilizacin se espera que fluyan a la
empresa beneficios econmicos futuros.

Proceso de Comprensin y Anlisis


Resolver las siguientes preguntas:

Qu es empresa?.

Definir que es una cuenta.

Explicar cada una de las partes de una cuenta.

Cmo se clasifican las cuentas reales o de balance?.

Definir: pequea, mediana y gran empresa.

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Qu es contabilidad?.

Qu es Saldo?.

Que es acreditar una cuenta?

Que es Debitar una cuenta?

25

Solucin de Problemas

Dar tres ejemplos de empresas constituidas como sociedades


annimas, tres de responsabilidad limitada y tres sin animo de
lucro, que se conozcan a nivel regional o nacional.

Consultar los pasos para constituir una empresa

Consultar en el decreto 2649/93 las cualidades de la informacin


contable

Explicar como se determina el saldo de una cuenta.

Investigue sobre la historia y evolucin de la contabilidad.

Quienes son los precursores de la contabilidad en el mundo?

Consulte en el decreto 2649/93 los objetivos de la informacin


contable.

FRENTE A CADA CUENTA INDIQUE LA CLASE y GRUPO


PERTENECEN

CUENTA
APORTES SOCIALES
CAJA
GASTOS DE PERSONAL
MUEBLES Y ENSERES
EQUIPO DE COMPUTO Y COMUNICACIN
CONTRUCCIONES Y EDIFICACIONES
RETENCIONES Y APORTES DE NOMINA
COSTOS Y GASTOS POR PAGAR

CLASE -

AL CUAL
Grupo

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26

COMERCIO AL POR MAYOR Y AL POR MENOR


CLIENTES

Sntesis Creativa

Mediante un mapa conceptual clasificar las empresas segn su


actividad.

Mediante un mapa conceptual clasificar las empresas segn su


constitucin legal.

Desarrollar en una cartelera una cuenta T, dibujando sus partes y


explicando cada una de ellas.

Autoevaluacin
Responder las siguientes preguntas:
1 Qu obligaciones tienen los comerciantes segn el cdigo de
comercio?.
2 Qu beneficios ofrece la contabilidad a las empresas?.
3 Por qu el estado obliga a los comerciantes a llevar libros de
contabilidad?.
4 Enumerar tres objetivos de la contabilidad.
5 Cmo se clasifican las cuentas nominales, transitorias o de
resultado?.
6 Qu representan las cuentas de activo?.
7 Qu representan las cuentas de pasivo?
8

1. A LAS SIGUIENTES CUENTAS COLOCAR LA CLASE GRUPO A LA


CUAL PERTENECEN:
Impuesto sobre las ventas por pagar ______________________________
Comercio al por mayor y al por menor______________________________
Mercancas no fabricadas por la empresa____________________________
De mercancas
_______________________________
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27

Anticipo de impto y contri-impto a las vtas retenido


_________________________
Anticipo de impto y contri-retencin en la
fuente__________________________
Retencin en la fuente por pagar _______________________________
Impuesto a las ventas retenido
_______________________________
Clientes
_______________________________
Proveedores
_______________________________
2.
3.
4.
5.

El primer digito de la cuenta significa____________


los dos primeros dgitos________________
los cuatro primeros dgitos___________
y los seis primeros_______________________

Repaso Significativo
Responder las siguientes preguntas:
1 Qu se entiende por contabilidad de costos.
2 Por que es importante al contabilidad en el proceso de decisiones
administrativas?
3 Para qu se utiliza la contabilidad bancaria?.
4
5 Qu relacin existe entre la empresa y la contabilidad?.
6 Cual es la relacin de la contabilidad con otras disciplinas?
7 Por qu es comparable la contabilidad?.
8 Qu representan las cuentas de ingresos o rentas?.
9 Qu representan las cuentas de costo de ventas?.
10 Qu representan las cuentas de gastos?.

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28

UNIDAD 2: La Partida Doble y la


Ecuacin Patrimonial
Descripcin Temtica

En la segunda parte abarcaremos una fundamentacin tcnica de la


contabilidad y profundizaremos en los temas antes mencionados para
entender as unos trminos contables bsicos y llegar a la base contable
que son los estados financieros y su importancia dentro de la
contabilidad.

Horizontes
1 Identificar la partida doble y la ecuacin patrimonial.
2
3 Identificar los procedimientos apropiados para
operaciones mercantiles.

registrar

las

4 Interpretar adecuadamente la ecuacin patrimonial.

Ncleos Temticos y Problemticos


1
2
3

La Ecuacin Patrimonial
La Partida Doble

Sntesis de la Unidad
En la segunda unidad trataremos la partida doble y la ecuacin
patrimonial, aprendiendo a trabajar los asientos contables y el registro
de las operaciones mercantiles.

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29

Proceso de Informacin
LA PARTIDA DOBLE
Al estudiar cualquier operacin mercantil y recordar el manejo de las
cuentas, se descubrir que en cada una de ellas se afectan, por lo
menos, dos cuentas, una que se debita y otra que se acredita.
Ejemplo 1: venta al contado de un terreno por $2'500.000
Al vender al contado se recibe dinero, significa que CAJA, cuenta de
Activo, aumenta; por ello, se debita. Se recibe dinero y a cambio se
entrega un terreno, luego la cuenta TERRENOS, que tambin es de
Activo, disminuye; por lo tanto, se acredita.

Ejemplo 2: compra de mercancas a crdito por $2'100.000.


La cuenta COMPRAS DE MERCANCIAS aumenta, debitndose.
Al recibir la mercanca se debe pagar ese valor pero la mercanca es
comprada a crdito y las deudas aumentan, luego PROVEEDORES
NACIONALES se acredita.

Lo anterior ayuda a deducir el principio universal de la partida doble,


base del sistema de la contabilidad moderna (introducido por Fray Lucas
Paciolo), segn el cual si se debita una cuenta por un valor se debe
acreditar otra u otras por igual valor. Lo que significa que en cualquier
asiento contable, la suma de los dbitos debe ser igual a la suma de los
crditos.

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30

Asientos Contables
Asiento contable es el registro de las operaciones mercantiles en los
comprobantes y libros de contabilidad.
En el Registro Contable se Pueden Presentar dos Tipos de Asientos
1 Asiento Simple: cuando solamente se
correspondientes a un dbito y a un crdito.

afectan

dos

cuentas

Ejemplo: se compra al contado, un computador para uso de la


empresa por $2'800.000. Las cuentas efectuadas son dos EQUIPOS DE
COMPUTACION Y COMUNICACIN, cuenta de Activo que por aumentar,
se debita; y BANCOS, cuenta de Activo que por disminuir, se acredita.

1 Asiento Compuesto: cuando en el registro se afectan ms de dos


cuentas, pueden ser una cuenta deudora y dos o ms cuentas
acreedoras, o dos o ms cuentas deudoras y una acreedora.
Procedimiento para Registrar las Operaciones Mercantiles
Para registrar las operaciones mercantiles en los comprobantes y libros
de contabilidad, se cambia la cuenta T por los asientos de diario en
forma horizontal.
Ejemplo: el ejercicio anterior se registra as
CODIGO CUENTA|
DEBE
HABER
1528 EQUIPOS DE COMPUTO Y COMUNICACIN
2.800.000
1110 BANCOS
2.8000.000
El proceso para registrar correctamente una operacin mercantil es el
siguiente:

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31

1 Identificar las cuentas que se afectan segn el tipo de transaccin.


Para ello se plantean dos interrogantes:
Al comprar: qu se compra?, cmo se compra?
Al vender: qu se vende?, cmo se cobra su valor?
1 Al comprar mercancas a crdito por $900.000 se debe preguntar:
Qu se Compra?: Mercancas COMPRAS DE MERCANCIAS
Cmo se cancela?: Crdito
PROVEEDORES NACIONALES
COMPRAS NACIONALES: Cuenta de Costo de Ventas;
DEBITO
PROVEEDORES NACIONALES: Cuenta de Pasivo;
CREDITO

aumenta
aumenta

Determinar la cuenta que se debita y la cuenta que se acredita.


Para ello, primero se debe identificar el grupo de cuentas a que
pertenece y recordar su movimiento, teniendo presente sus
aumentos o disminuciones, luego se procede a debitar o acreditar
cada una.

Ejercicios de Aplicacin

Consignacin o depsito en entidades financieras: de acuerdo con


los principios de auditora, todo el dinero que recibe la empresa
debe consignarse en cuenta corriente o depositarse en cuenta de
ahorros. Al efectuar pagos se giran cheques, excepto cuando se
trate de gastos de poco valor que se cancelan por caja menor.

Consignacin en Bancomercio por $500.000

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Dnde se consigna?: En el banco
De dnde sale el dinero?: De la empresa?

32

BANCOS
CAJA

BANCOS: Cuenta de Activo; al consignar aumenta

DEBITO

CAJA: Cuenta de Activo; al retirar dinero disminuye

CREDITO

Compra de mercancas: compra de mercancas al contado por


$2'300.000, valor cancelado con cheque del Bancomercio.

Qu se compra?: Mercancas
COMPRAS DE
MERCANCIAS
Cmo
se
paga
el
valor?:
Al
contado,
con
cheque
BANCOS
COMPRAS: Cuenta de Costo de Ventas; al comprar aumenta
DEBITO
BANCOS: Cuenta de Activo; al girar cheque disminuye
CREDITO

Compra de mercancas a crdito: compra de mercancas a crdito


por $220.000

Qu se compra?: Mercancas
MERCANCIAS

COMPRAS DE

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Cmo se paga su valor?: A crdito
NACIONALES

33

PROVEEDORES

COMPRAS DE MERCANCIAS Cuenta de Costo de Ventas: aumenta


DEBITO PROVEEDORES NACIONALES: cuenta de Pasivo; al comprar a
crdito: aumenta CREDITO.

Venta de mercancas al contado: venta de mercancas al contado


por $820,000.

Qu se vende?: mercancasCOMERCIO AL POR MAYOR Y MENOR


Cmo se cobra su valor?: al contado CAJA
CAJA: cuenta de Activo; al recibir dinero aumentaDEBITO
COMERCIO AL POR MAYOR Y MENOR: cuenta de Ingresos; al vender
aumentaDEBITO

Venta de mercancas a crdito: venta de mercancas a crdito por


$1100,000
Qu vende la empresa?: mercancas COMERCIO AL POR MAYOR Y
MENOR
Cmo cobra el valor?: a crditoCLIENTES
CLIENTES: cuenta de Activo; al vender a crdito aumenta
DEBITO
COMERCIO AL POR MAYOR Y MENOR: cuenta de Ingresos; al vender
aumenta CREDITO
Cuentas
Debe
Haber
CLIENTES
1.100.000
COMERCIO AL POR MAYOR Y AL POR MENOR
1.100.000

Compra a crdito muebles para la oficina por $2'800,000


Qu se compra?: muebles para la oficina EQUIPO DE OFICINA
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34

Cmo se paga su valor?: a crditoPROVEEDORES


NACIONALES
EQUIPO DE OFICINA: activo; al comprar aumentaDEBITO
PROVEEDORES NACIONALES: pasivo; al comprar a crdito aumenta
CREDITO
Cuentas
EQUIPOS DE OFICNA
NACIONALES

Debe
2.800.000

Haber
2.800.000

Prstamos recibidos por la empresa: la empresa obtiene un prstamo


de Bancolombia por $10000.000 que consigna en cuenta
corriente.
Qu tipo de deuda es?:
Deuda a cargo, por prstamo bancarioBANCOS NACIONALES
Cmo se recibe el valor del prstamo?:
Consignado en la cuenta corriente de la empresaBANCOS
BANCOS: Cuenta de Activo; al consignar aumentaDEBITO
BANCOS NACIONALES: Cuenta de Pasivo; aumentaCREDITO

Abono a obligaciones bancarias: la empresa gira un cheque como por


abono a su deuda. POR $280.000
Qu tipo de deuda es?:
Deuda a cargo, por prstamo bancarioBANCOS NACIONALES
Cmo se hace el abono?: con chequeBANCOS
BANCOS NACIONALES: cuenta de Pasivo; disminuyeDEBITO
BANCOS: cuenta de Activo; disminuyeCREDITO

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35

Abono a proveedores: la empresa gira un cheque de $1'000,000 a un


proveedor por concepto de abono a deuda por mercancas.

Qu tipo de deuda es?:


Deuda en contra, por mercancasPROVEEDORES NACIONALES
Cmo se hace el abono?: la empresa gira chequeBANCO
PROVEEDORES NACIONALES: cuenta de Pasivo; disminuyeDEBITO
BANCOS: Cuenta de Activos disminuyeCREDITO

Aportes de capital: para iniciar una empresa, un socio aporta


$12000,000 con cheque, otro socio aporta un terreno por
$5500,000.
Qu tipo de aporte hace el primer socio?: efectivo
Qu tipo de aporte hace el segundo socio?:
Por qu concepto aportan los socios?: Por capital
SOCIALES
CAJA:
cuenta
de
DEBITO
TERRENOS:
cuenta
de
DEBITO
APORTES
SOCIALES:
cuenta
de
CREDITO

CAJA
TERRENOS
APORTES

Activo;

aumenta

Activo;

aumenta

Patrimonio;

aumenta

Gastos: la empresa gira un cheque por $220,000 por concepto de


arrendamiento de oficinas por un mes.
Cul es el concepto del pago?:
Gasto de arrendamiento
Cmo se paga?: con cheque

GASTOS ARRENDAMIENTOS
BANCOS

GASTOS ARRENDAMIENTOS:
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Cuenta de Egreso o Gastos: aumenta
BANCOS: cuenta de Activo, disminuye

36

DEBITO
CREDITO

Gastos pagados por anticipado: la empresa gira un cheque por valor


de $660,000 correspondiente a tres meses de arrendamiento
anticipado.
Cul es el concepto del pago?:
Arrendamiento pagado anticipadamente por tres meses GASTOS
PAGADOSPOR
ANTICIPADO
Cmo se paga?: con cheque

BANCOS
GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADO: cuenta de Activo; aumenta
DEBITO
BANCOS: cuenta de activo; disminuye

CREDITO

Gastos causados por pagar: a fin de mes, la empresa adeuda los


servicios pblicos correspondientes a un mes por valor de
$89.400.
Por qu concepto debe la empresa?:
Por un gasto de servicios pblicos
GASTOS
SERVICIOS
Cmo se paga el gasto?: se queda debiendo, COSTOS Y GASTOS
POR PAGAR
GASTOS SERVICIOS: gastos; aumenta
COSTOS Y GASTOS POR PAGAR: pasivo, aumenta

DEBITO
CREDITO

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37

Ingresos recibidos por anticipado: la empresa recibe $120,000 por


concepto de intereses anticipados.
Por qu concepto se recibe anticipadamente?:
Por intereses
INGRESOS RECIBIDOS POR
ANTICIPADO
Cmo se recibe?: en efectivo CAJA
CAJA: cuenta de activo; aumentaDEBITO
INGRESOS RECIBIDOS POR ANTICIPADO: pasivo; aumentaCREDITO

2.1.3

Comprobacin de Saldos

Al terminar de registrar los asientos contables, se debe comprobar la


aplicacin de la partida doble; para ello se resume el desarrollo del
ejercicio en una sola cuenta T". Al final se suman los dbitos y los
crditos, valores que deben ser iguales.
2.2.

LA ECUACIN PATRIMONIAL

Descripcin de la Ecuacin Patrimonial:


Contablemente, debe existir equilibrio entre las cuentas reales de activo,
de pasivo y de patrimonio de una empresa. Para determinar el equilibrio
entre estas cuentas, se utiliza una frmula matemtica conocida con el
nombre de Ecuacin Patrimonial. Esta frmula da a conocer,
independientemente, el valor del activo, del Pasivo o del Patrimonio.

Ejemplo: VA. Ltda. Suministra la siguiente informacin: Posee $600.000


en cuenta corriente bancaria, $3'000.000 en equipo para oficina,
$1'200.000 que debe cobrar por venta de mercancas $1'800.000 en
terreno; debe pagar a proveedores

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38

$900.000, un prstamo bancario por $500.000. Determinar el patrimonio


de la empresa.
PATRIMONIO = ACTIVO PASIVO

Modificaciones en la Ecuacin Patrimonial:


La ecuacin puede variar de acuerdo con los aumentos o disminuciones
del activo, Pasivo o Patrimonio. Ejemplo:
1 El 10 de abril Jhon Jairo Saavedra tiene $3'000.000 en Bancos y no
tiene deudas a su cargo. La ecuacin patrimonial se representa as:
2

El 15 de abril compra al contado muebles por $500.000 y cancela con


cheque. La Ecuacin patrimonial se modifica as:
3
4

Al cambiar un activo por otro activo el patrimonio permanece igual.


1 El 20 de abril compra un terreno a crdito por $5'000.000. La
ecuacin patrimonial se modifica as:
2

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39

1 El 23 de abril paga con un cheque $500.000 a la deuda del terreno.


La ecuacin patrimonial se modifica as:

Proceso de Comprensin y Anlisis


1 Desarrollar el siguiente cuestionario:
2
3 Expresar el principio universal de la partida doble.
4

cite cinco ejemplos de asiento simple y cinco ejemplos de asiento


compuesto.

Determine los cambios que ocasiona en la ecuacin


patrimonial, cada una de las siguientes operaciones
realizadas por la empresa BX Ltda.:

1. Se constituye la empresa BX Ltda. de la siguiente manera: (objeto


social compra y venta de mercancas)
SocioB: Aporta un Local por $50.000.000 correspondiente un 60% al
valor de la construccin y un 40% al valor del terreno.
Socio X: $ 10.000.000 en efectivo y 2 computadores por valor total de
$5.000.000

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40

2. La empresa abre una Cuenta de ahorros en Bogot por $1.500.000


y una Cuenta Corriente en la misma entidad por 8.000.000
3. La empresa Compra un vehculo para uso de la empresa por valor
de $22.000.00 gira cheque de la cuenta corriente de Bogot por el
20% y el saldo lo queda debiendo a Bogot
4. La empresa hace un traslado de la cuenta de ahorros de Bogot
por $400.000 para abrir un CDT (Certificados de deposito a
Termino) en la misma entidad.
5. La empresa Gira un cheque por valor de $1.000.000 para abonar a
la deuda con Bogot.

EJERCICIOS DE APLICACIN:
Para registrar correctamente las transacciones, el proceso es el
siguiente:
a. Identifique las cuentas que se afectan segn el tipo de transaccin.
b. Identificar la (s) cuenta (s) que se debita y la (s) cuenta (s) que se
acreditan.
1. Se constituye la Empresa XYZ Ltda. de la siguiente manera:
(objeto social compra y venta de mercancas)
Socio X Aporta un Local por $40.000.000 correspondiente un 80%
al valor de la construccin y un 20% al valor del terreno.
Socio Y: $ 20.000.000 en efectivo.
Socio Z:$20.000.000 en efectivo
2. La empresa abre una Cuenta Corriente en con el dinero recibido
por los socios.
3. La empresa Compra mercancas no gravadas a la empresa DS
Ltda. por valor de $4.800.000 cancela el 60% mediante el giro de
un cheque y le conceden por el saldo un plazo de 30 das
4. La empresa Compra un escritorio para uso de la gerencia por
valor de $680.000 cancela mediante el giro de un cheque.

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____________________________________________________________________

41

5. La empresa vende mercancas no gravadas a la empresa PR Ltda.


por valor de $6.200.000, el 50% de contado y el saldo a 45 das
6. La empresa hace un traslado de la cuenta corriente
por
$3.000.000 para abrir una cuenta de ahorros en la misma entidad.
7. La empresa gira un cheque a favor de la empresa DS Ltda. para
cancelar el saldo de la deuda.
8. La empresa
PR Ltda., nos cancela el saldo de la deuda.
9. La empresa concede un prstamo a la empleada Mariela Prez,
gira cheque por valor de $100.000
10.
La empresa obtiene un prstamo del BBVA por $6.000.000 y
le descuenta anticipadamente intereses correspondientes al
primer trimestre por valor de $130.000. el banco le consigna
directamente en la cuenta corriente.
11.
La empresa gira un cheque a favor del empleado Jaime
Duque por valor de $200.000 para constituir el fondo de caja
menor.
12.
La empresa recibe $320.000, por concepto de arrendamiento
de una bodega por un mes.
13.
La empresa gira un cheque por $240.000 por concepto de
arrendamiento de un local por un mes.
14.
A fn de mes la empresa adeuda los servicios pblicos
correspondientes a un mes por valor de $229.920 correspondiente
a Energa elctrica $90.820; telfono $74.600 y acueducto y
alcantarillado $64.500.
15.
La empresa paga seguros contra incendio de las mercancas
por un ao anticipado por la suma de $1.500.000.
Desarrolladas las transacciones anteriores realice el balance de
comprobacin.

Solucin de Problemas
1 Determinar el patrimonio de Juan Alberto Prez quien tiene en sus
libros los siguientes saldos:
Caja
Bancos
Clientes
Proveedores nacionales
Mercancas no fabricadas por la empresa
Gastos pagados por anticipado
Equipo de oficina
Acreedores varios
Aportes sociales

1.500.000
2.800.000
3.000.000
1.200.000
1.100.000
500.000
1.200.000
600.000
X

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42

1 Determinar los cambios que ocasionan en la ecuacin patrimonial


cada una de las operaciones realizadas por el seor Jos Pez.
1
2

Abona con cheque $800.000 a proveedores nacionales.


Compra a crdito una maquina de escribir por valor de $1.200.000.

Sntesis Creativa y Argumentativa


1 La partida doble es un principio Universal, segn el cual si se debita
una cuenta por un valor se debe acreditar una u otras cuentas por
igual valor.
2
3 Asiento contable es el registro de las operaciones mercantiles en los
libros de contabilidad. Pueden ser simples o compuestos.
4 La ecuacin patrimonial sirve para determinar el equilibrio que debe
existir entre las cuentas reales es decir Activo, pasivo y patrimonio.

Autoevaluacin
Que es un asiento?
En que consiste el principio de la partida doble?
Cual es el objeto de un balance de comprobacin?
Escriba la ecuacin contable.
Defina cada uno de los elementos que conforman la ecuacin
patrimonial.
Que refleja el activo en una empresa?
Que refleja el pasivo en una empresa?
Que refleja el patrimonio en una empresa?
Si la cuenta clientes es acreditada, aumenta o disminuye?
Presente la clasificacin de las cuentas.

Repaso Significativo

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43

Del decreto 2649/93 realizar la lectura sobre la dinmica y movimientos


de las cuentas que hemos tratado en esta unidad, con el fin de afianzar
el tema visto, permitiendo as mismo identificar cuando se disminuye y
cuando se aumenta una cuenta.
Identifique las cuentas de activo, patrimonio, ingreso y costos que
presentan sado diferente al de su naturaleza, y explique.
Consulte en el decreto 2649/93 las normas sobre los activos, pasivos y
patrimonio.
Identifique en los estados financieros bsicos las cuentas que lo
conforman.

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44

UNIDAD 3: Inventarios - Mercanca


Descripcin Temtica
Los inventarios nos permiten tener conocimiento de los activos fsicos
de la empresa, en materia global a travs de estos en cualquier
momento tendremos a la mano informacin de artculos o materias
primas con que contamos para desarrollar la actividad econmica del
ente.
Las mercancas o inventarios estn representados por los recursos o
bienes que una entidad econmica destina para las operaciones de
venta, las cuales muestran la fuente principal de sus ingresos.

Horizontes

Entender la definicin de inventarios y su finalidad en las


empresas.
Diferenciar los sistemas de inventarios y su manejo contable.
Identificar los diferentes mtodos de valoracin de inventarios .
Analizar el efecto de los diferentes mtodos en las utilidades,
inventario final y costo de ventas

Ncleos Temticos y Problemticos

6
Conceptualizacin.
Sistema de inventario Peridico
Sistema de inventario Permanente
Mtodos de valoracin de inventarios
Comparacin mtodos de valoracin de inventario

Sntesis de la Unidad
El desarrollo de esta unidad ser a travs de la lectura concerniente al
tema propuesto en el modulo, reforzando el conocimiento a travs de
consultas propias en distintas bibliografas que profundicen dicho tema,
desarrollo de actividades y ejercicios propuestos.

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45

Proceso de Informacin
QU ES UN INVENTARIO
Se entiende por inventario la relacin que se hace como resultado de
contar, pesar o medir las existencias de cualquier activo bien tangible,
por ejemplo: un inventario del parque automotor, de la maquinaria, de
los muebles, de las herramientas, etctera.
En contabilidad llamamos simplemente inventarios a las existencias
de los bienes destinados a la venta o a la produccin para su posterior
venta. Son la vida de la empresa. Si recordamos la clasificacin de las
empresas segn su actividad vamos a encontrar: inventarios de materia
prima, productos en proceso o productos terminados en una empresa
manufacturera; mercancas en una empresa comercial (especficamente
es el tema de estudio en esta unidad) ; semovientes en una empresa
ganadera; productos agrcolas en una empresa agraria; construcciones
en curso, edificios o casas en una constructora; lotes de terreno en una
urbanizadora y cosas similares que constituyen el objetivo comercial de
cada empresa.
El buen manejo de los inventarios es definitivo en los resultados de las
empresas y como constituyen una inversin, es necesario evitar que
haya excedentes ociosos y costosos, as como disminuciones que
puedan afectar el flujo de las operaciones del negocio.
En las empresas comerciales, cuyo objeto social es la compraventa de
mercancas, los inventarios deben ser valorados y controlados
tcnicamente, ya que son fundamentales para determinar los resultados
del ejercicio.

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46

Sistemas de inventarios
Con el fin de registrar y controlar los inventarios, de acuerdo con la
magnitud de los negocios, el volumen de ventas y de existencias de
mercancas, los comerciantes pueden elegir el sistema que mejor se
adapte a sus necesidades. Los sistemas ms utilizados son:
Sistema de inventario peridico o juego de inventarios.
Sistema de inventario permanente o continuo.

SISTEMA DE INVENTARIOS PERIDICO

Se llama sistema de inventarios analtico o pormenorizado, cuando la


empresa hace inventario fsico al final de cada perodo contable y
durante el ejercicio no mueve la cuenta inventario puesto que, cuando
compra, registra en la cuenta compras, y cuando vende, no registra la
salida de la mercanca.
En este sistema para conocer el valor de los inventarios es necesario
que la empresa realice un inventario fsico, es decir, un conteo de las
unidades en existencia y su valoracin.
Para determinar el costo de lo vendido en el sistema de inventario
peridico o juego de inventarios se toma el valor del inventario inicial,
ms el costo de las mercancas compradas, menos el inventario final. A
continuacin se indica detalladamente que El costo de ventas se
determina mediante el juego de inventarios as:
COSTO DE VENTAS
INVENTARIO INICIAL
+ COMPRAS NETAS:
COMPRAS
- DEVOLUCIONES EN COMPRAS
= MERCANCIA DISPONIBLE PARA LA VENTA
- INVENTARIO FINAL

XXXXX
XXXXX
XXXXX
XXXXX
XXXX
XXXXX
XXXXX

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47

Donde:
El Inventario Inicial es la relacin detallada y minuciosa de las
existencias de mercancas que tiene una empresa al iniciar sus
actividades. (En el momento que se constituye la empresa no
necesariamente tiene que haber un inventario inicial de presentarse
esta situacin se coloca en el inventario inicial cero (0))
Las Compras Netas es el resultado de la diferencia entre la cuenta
6205 de mercancas y la 6225 Devoluciones en compras.
Las compras: es el saldo que refleja la cuenta 6205 de mercancas que
nos muestra en los registros de los libros de contabilidad.
Devoluciones en compras es el saldo que refleja la cuenta 6225
Devoluciones en compras que nos muestra en los registros de los libros
de contabilidad
Mercanca disponible para la venta es el resultado que nos da,
tomando el inventario inicial ms las compras Netas
El Inventario Final: es la relacin de existencias de mercancas al
finalizar un periodo contable. Este inventario pasa a ser el inventario
inicial del siguiente periodo.
De esta manera se determina el COSTO DE VENTAS
empresa utiliza el SISTEMA DE INVENTARIO PERIODICO.

cuando la

Por necesidades de control e informacin los inventarios peridicos


resultan insuficientes. Los trabajos de recuento fsico de las existencias
constituyen grandes problemas y en ocasiones interrumpen el normal
funcionamiento de la empresa por varios das; por lo tanto, no siempre
pueden hacerse con suficiente frecuencia como para satisfacer las
necesidades de informacin. Adems, el inventario peridico da un
informe sobre lo que hay, no sobre lo que debe haber. Por otra parte,
recordemos que en muchos pases actualmente es obligatorio manejar
inventarios permanentes.
Veamos a travs del siguiente ejemplo la forma de contabilizar y
determinar el costo de ventas:

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48

La empresa DB LTDA, quien utiliza sistema de inventario peridico, inici


operaciones el 30 de noviembre de 2006
1.

se constituy
por$1.800.000

Cdi
go

con

aportes

Cuenta

Mercancas No Fabricadas por la


1 1435 empresa

de

los

socios

Debe

en

mercancas

Haber

1.800.00
0
1.800.00
0

3115 Aportes Sociales

Realiz las siguientes transacciones:


2. Compra Mercancas NO gravadas a crdito por 2.400.000, a la
empresa Y Ltda.
Cdi
go

Cuenta

2 6205 De Mercancas

Debe

Haber

2.400.00
0
2.400.00
0

2205 Nacionales

3. Vende mercancas NO gravadas a crdito por $ 3.525.000, a la


empresa Z Ltda.
Cdi
go

Cuenta

3 1305 Clientes

Debe

Haber

3.525.00
0

Comercio al por mayor y al por


4135 menor

3.525.00
0

4. Compra Mercancas NO gravadas al contado por 2.030.000, a la


empresa D Ltda.
Cdi
go
Cuenta
4 6205 De Mercancas

Debe

Haber

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49

2.030.00
0
2.030.00
0

2205 Nacionales

5. Devuelve el 8% de la mercanca comprada a la empresa Y Ltda.


Cdi
go

Cuenta

5 2205 Nacionales

Debe

Haber

192.000

6225 Devoluciones en Compras

192.000

6. Vende Mercancas NO gravadas de contado por $3.937.500 a la


empresa C Ltda.
Cdi
go

Cuenta

Debe

Haber

3.937.50
0

6 1105 Caja
Comercio al por mayor y al por
4135 menor

3.937.50
0

7. La empresa Z Ltda, nos devuelve el 5% de la mercanca vendida


Cdi
go

Cuenta

7 4175 Devoluciones en Ventas


1305 Clientes

Debe

Haber

176.250
176.250

Tomando como referencia estas transacciones la empresa DB Ltda


tiene el siguiente balance de comprobacin.
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50

BALANCE DE COMPROBACIN
DB LTDA

Cdi
go

Cuenta

Saldo
dbito

1105 Caja

3.937.500

1305 Clientes
Mercancas No Fabricadas por la
1435 empresa

3.348.750

Saldo
crdito

1.800.000

2205 Nacionales

4.238.000

3115 Aportes Sociales


Comercio al por mayor y al por
4135 menor

1.800.000
7.462.500

4175 Devoluciones en Ventas

176.250

6205 De Mercancas

4.430.000

6225 Devoluciones en Compras


SUMAS IGUALES

192.000
13.692.50
0

13.692.50
0

Con esta informacin vamos a observar como se determina el costo


de ventas para la empresa DB Ltda, para lo cual recordemos que La
empresa BD Ltda, presenta un inventario inicial a 30 de noviembre de
2006 por valor de $1.800.000 correspondiente a los aportes de los
socios y vamos a tomar la siguiente informacin: el 31 de diciembre del
ao 2006 realiz inventario fsico y se determin por un valor de
$2.600.000.
Igualmente, recordemos que El costo de ventas en el sistema de
inventario peridico se determina mediante el juego de inventarios as:

COSTO DE VENTAS

3.438.00
0

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1.800.00
0

INVENTARIO INICIAL

4.238.00
0

+ COMPRAS NETAS:
Compras
Devoluciones en
- Compras

4.430.00
0
192.000

= MERCANCIA DISPONIBLE PARA LA VENTA

6.038.00
0

2.600.00
0

INVENTARIO FINAL

51

SISTEMA DE INVENTARIOS PERMANENTE


El sistema de registro, denominado inventario permanente o en libros,
consiste en registrar los movimientos de entrada y salida de cada una
de las referencias que maneja la empresa y que deben figurar en los
rubros de inventarios.
Las empresas que adoptan el sistema de inventario permanente deben
implantar un procedimiento de rutina, que permita controlar con
exactitud el movimiento de las mercancas. Para visualizar claramente
esta informacin se requiere un krdex.
El Krdex de mercancas est formado por tarjetas que permiten
controlar las cantidades y costos de las entradas y salidas de un artculo
determinado, y dar a conocerlas existencias en cualquier momento sin
necesidad de realizar un inventario fsico.
El Krdex constituye un auxiliar de la cuenta Mercancas de productos
terminados fabricados o no por la empresa, en la que la suma de los
saldos de las tarjetas representa el total de las mercancas en existencia,
a precio de costo.
Los rayados de estas tarjetas son muy variados, dependiendo de las

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52

necesidades de informacin de cada empresa, y se consiguen


preimpresas en el mercado. El que aqu mostraremos es un rayado que
nos parece muy prctico y sencillo.
En la actualidad los krdex generalmente se manejan por computadora, recordemos que la mquina hace las mismas operaciones pero con
mayor velocidad y precisin.
Cmo valorar los inventarios
Dentro de este sistema la cuenta que se establece para cada artculo
reemplaza la cuenta de compras, que solamente se usa en el sistema de
inventarios peridicos. En dicha cuenta se lleva el registro completo del
movimiento al valor de costo, tanto de las entradas por compras o
devoluciones en ventas, como de las salidas por venta o por
devoluciones en compras.
Resuelto el problema de costo de cada una de las unidades en
existencia, bien sea por valor de compra o de produccin, la decisin
siguiente es el valor que se da a las unidades que salen del inventario y
a las que quedan cuando existen unidades homogneas con distintos
costos unitarios. Con este fin se han inventado muchsimos mtodos, de
los cuales aqu vamos a ensear solamente los ms conocidos y que
estimamos de mayor uso en nuestro medio.
Como primera medida, para cumplir con el principio conservador o de
prudencia generalmente aceptado en la contabilidad, se deben registrar
los inventarios al costo y nunca al precio de venta. Ms an, hay
empresas que registran al costo o al precio del mercado, el que sea ms
bajo. Pero cuando se habla de precio de mercado nos estamos refiriendo
al valor en que podemos comprar en el mercado, o costo de reposicin,
y no al precio en que esperamos vender.
En est unidad se dar a conocer y a explicar los siguientes
mtodos:

tres

FIFO O PEPS
PROMEDIO PONDERADO
LIFO O UEPS

LIFO O UEPS
La sigla LIFO, viene del trmino en ingls Last In First Out que en
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espaol significa ltimos en entrar primeros en salir y cuyas siglasSon


UEPS. Como su nombre lo indica, los artculos que salen se les asignan
los costos ms recientes, as que a los que quedan se les aplica los
precios ms antiguos.
El mtodo UEPS permite cargar al costo de ventas un valor ms
cercano al costo de reposicin. Si la economa es inflacionaria y, por
consiguiente, los precios van en aumento, este mtodo arrojar mayor
costo de ventas, menores utilidades y un inventario de menor valor.
Es importante tener en cuenta que un inventario final subvaluado,
puede mostrar menos utilidades en el perodo que cierra, pero al periodo
siguiente cuando se calcule el costo de ventas, este inventario final del
perodo anterior, se convierte en el inventario inicial y por consiguiente,
si su valor es menor, tambin lo ser el costo de ventas. Lo cual
compensa la disminucin de las utilidades del perodo anterior con
aumento en las de ste.
Sin embargo, si el inventario en una empresa nunca llega a cero, y si
su mnimo crece a travs del tiempo y a medida que crece la empresa,
llegar el da en que stos, valorados a costos muy antiguos, desfiguren
la realidad de la rentabilidad de la empresa.

Manejo de Kardex por el mtodo UEPS o LIFO


La tarjeta de krdex por este mtodo se registra as:
En entradas: se registra, cantidad y costo total liquidado, segn la
factura de compra o la nota crdito por devolucin en compras.
En salidas: Se traza una lnea para determinar el costo de las mercancas
que se van a registrar en el movimiento. Por este mtodo se da salida a
los ltimos artculos que entraron hasta agotar su existencia; luego se
comienza a dar salida a los anteriores hasta completar la cantidad de
mercanca vendida en cada operacin.
En saldos: igual que en el PEPS, se establecen de acuerdo con la
distintos costos de las existencias, sin agrupar distintos precios en un
solo nivel.

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54

Costo unitario: dividiendo el costo total entre la cantidad total de la


columna de saldos en cada nivel.
El valor del inventario final se obtiene con la suma de los niveles del
ltimo salde de la mercanca en existencia.
FIFO O PEPS
La sigla FIFO viene del termino en ingls First In First Out que al espaol
se traduce como: primeros en entrar primeros en salir y, cuyas siglas
son PEPS. Este sistema asigna al costo de ventas los precios ms
antiguos y al inventario los ms recientes.
Al tratarse de inventarios permanentes o manejados en libros, se dar
salida a las unidades con precios ms antiguos, hasta que se agoten las
compradas a igual precio, y luego a las siguientes en orden de
antigedad.
Cuando se manejan inventarios peridicos, al hacer el inventario fsico
final se dar a todas las unidades existentes el precio de las ltimas
compradas en el perodo, sin importar el nmero de unidades que
queden en el inventario, respecto al nmero de unidades compradas a
dicho precio.
Por este mtodo, la tarjeta de krdex se maneja as:
En entradas: se registra, cantidad y costo total liquidado, segn la
factura de compra o la nota crdito por devolucin en compras.
En salidas: para determinar el costo por registrarse en esta columna,
primero se traza una lnea para conocer los niveles de costos de los
saldos anteriores; luego se registra el movimiento teniendo en cuenta
que la primera mercanca que entr, es la primera que sale.
En saldos: se presentan en niveles por cada precio de costo, el cual
se mantiene hasta que la existencia se agote.
El valor de las existencias se obtiene mediante la suma de todos los
niveles del ltimo saldo
Costo unitario: se determina dividiendo el costo total por la cantidad
total de la columna de saldos; se diferencia en que esto se hace por
cada nivel y se presentan generalmente varios costos unitarios
correspondientes al ltimo saldo; es decir, un costo unitario diferente por

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55

cada nivel.
Promedio Ponderado
ste es un mtodo intermedio entre los dos anteriores, es decir, ni los
precios ms antiguos ni los ms nuevos, sino un valor promedio entre lo
que haya disponible para la venta o produccin.
En el mtodo analtico o pormenorizado de inventaras peridicos, al
final del ejercicio contable se saca un promedio ponderando unidades y
precios de las unidades manejadas durante el ejercicio, y al inventario
final se le da ese valor unitario promedio.
En el sistema de inventarios permanentes, el promedio ponderado es
mvil, ya que se debe ir cambiando cada vez que se compre a precios
diferentes al promedio de los existentes.
Manejo de Kardex por el mtodo de promedio ponderado
Los movimientos se registran as:
Las entradas: se anota la cantidad y el costo total de la compra o de la
devolucin.
En las salidas: se registra la cantidad de la mercanca vendida; y en la
columna del costo, el resultado de multiplicar la cantidad por el costo
unitario del rengln anterior.
En saldos: para obtener los valores de esta columna, a los valores del
saldo anterior se les adicionan las entradas o se les disminuyen las
salidas.
Costo unitario: para obtener el costo unitario se toma la columna de
saldos, y se divide el costo total, entre la cantidad total de cada rengln.
El costo unitario vara siempre, siempre que se compran mercancas a
precio diferente; cuando se registran las .salidas, se mantiene el ltimo
costo unitario.

A continuacin veamos a travs de un ejemplo la aplicacin


de cada uno de estos tres mtodos

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Ejemplo
SOLO PARA EFECTOS DE ILUSTRAR CADA UNO DE LOS METODOS
Y DE REALIZAR LA COMPARACION DE LOS MISMOS, SE TENDRA
EN CUENTA LAS TRANSACCIONES REALIZADAS POR LA EMPRESA
ZC LTDA Y SE APLICARAN PARA CADA UNO DE LOS TRES
METODOS.
La Empresa ZC LTDA, utiliza Sistema De Inventario Permanente, realiza
las siguientes transacciones durante el mes de septiembre de 2006:
1. 1/09/2006 presenta un saldo inicial de 450 unidades con un costo
unitario de $2.800, correspondiente al aporte de los socios .
2. 10/09/06: Compra a crdito segn factura No. 425
con un valor unitario de $2.900 a la empresa B S.A.

600 unidades

3. 12/09/06: Devuelve 20 unidades de la mercanca comprada en la


factura 425 a la empresa B S.A.
4. 27/09/06: Vende a crdito 400 unidades a $4.700 cada una segn
factura No. 575 a la empresa S Ltda.
5. 28/09/06 Compra segn factura No. 251 700 unidades con un valor
unitario de $2.900 a la empresa B S.A , conceden plazo de 30 das para
cancelar.
6. 29/09/06 Le devuelven 15 unidades de la mercanca vendida en la
factura No. 575 a la empresa S Ltda.

Con las anteriores transacciones se registrarn los asientos


contables,
se elaborar el krdex y el
balance de
comprobacin, para cada uno de los mtodos y finalmente se
mostrar un cuadro resumen con la comparacin de los tres
mtodos.
Veamos a continuacin la solucin por cada uno de los mtodos
mencionados:

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57

SOLUCION POR METODO UEPS


krdex

Mtodo:
FECHA
D
a M Ao
200

UEPS
ENTRADAS

DETALLE
Q

C.U.

C.T

2.80

1.260.00

SALIDAS
Q

C.U.

C.T

SALDOS
Q

C.U.

C.T

2.80

1.260.00

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58

Contabilizacin mtodo UEPS


1. 1/09/2006 presenta un saldo inicial de 450 unidades con un costo
unitario de $2.800, correspondiente al aporte de los socios.
Cdi
go

Cuenta

Mercancas No Fabricadas por la


1 1435 empresa

Debe
1.260.00
0

1.260.00
0

3115 Aportes Sociales

2. 10/09/06: Compra a crdito segn factura No. 425


con un valor unitario de $2.900 a la empresa B S.A.
Cdi
go

Cuenta

Mercancas No Fabricadas por la


2 1435 empresa

Haber

Debe

600 unidades

Haber

1.740.00
0
1.740.00
0

2205 Nacionales

3. 12/09/06: Devuelve 20 unidades de la mercanca comprada en la


factura 425 a la empresa B S.A.
Cdi
go

Cuenta

3 2205 Nacionales
Mercancas No Fabricadas por la
1435 empresa

Debe

Haber

58.000
58.000

4. 27/09/06: Vende a crdito 400 unidades a $4.700 cada una segn


factura No. 575 a la empresa S Ltda.
En esta contabilizacin observamos dos asientos uno a precio de venta
(4a )y otro a precio de costo (4b.)

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Cdi
go
4
a

Cuenta

Debe

Comercio al por mayor y al por


4135 menor

4
b

Haber

1.880.00
0

1305 Clientes

Cdi
go

59

Cuenta

Comercio al por mayor y al por


6135 menor

1.880.00
0

Debe

Haber

1.120.00
0

Mercancas No Fabricadas por la


1435 empresa

1.120.00
0

5. 28/09/06 Compra segn factura No. 251 700 unidades con un valor
unitario de $2.900 a la empresa B S.A , conceden plazo de 30 das para
cancelar.
Cdi
go

Cuenta

Mercancas No Fabricadas por la


5 1435 empresa

Debe

Haber

2.030.00
0
2.030.00
0

2205 Nacionales

6. 29/09/06 Le devuelven 15 unidades de la mercanca vendida en la


factura No. 575 a la empresa S Ltda.
En esta contabilizacin observamos dos asientos uno a precio de venta
(6a ) y otro a precio de costo (6b.)
Cdi
go
6
a

Cuenta

4175 Devolucin en Ventas


1305 Clientes

Debe

Haber

70.500

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Contabilidad I
____________________________________________________________________

60

70.500
Cdi
go
6
b

Cuenta
Mercancas No Fabricadas por la
1435 empresa
Comercio al por mayor y al por
6135 menor

Debe

Haber

42.000
42.000

Balance de comprobacin mtodo UEPS


BALANCE DE COMPROBACION
ZC LTDA
Cdi
go

Cuenta

1305 Clientes
Mercancas No Fabricadas por la
1435 empresa

Saldos
Dbitos

Saldos
Crditos

1.809.500
3.894.000

2205 Nacionales

3.712.000

3115 Aportes Sociales


Comercio al por mayor y al por
4135 menor

1.260.000

4175 Devolucin en Ventas


Comercio al por mayor y al por
6135 menor
SUMAS IGUALES

1.880.000
70.500
1.078.000
6.852.000

6.852.000

UNIVERSIDAD DE PAMPLONA Facultad de Estudios a Distancia

Contabilidad I
____________________________________________________________________

61

SOLUCION METODO PROMEDIO PONDERADO krdex

Mtodo:
FECHA
D
A
a M o

PROMEDIO
PONDERADO
ENTRADAS

DETALLE
Q

C.U.

C.T

20
9 06 saldo inicial

450

2.80
0

10

20 Compra SF
9 06 425

600

12

20 Dev, comp F
9 06 425

(20)

27

20 Venta SF No.
9 06 575

28

20 Compra SF
9 06 251

29

20 Dev, Vta Fact


9 06 575

TOTALES

SALIDAS
Q

C.U.

SALDOS
C.T

C.U.

1.260.00
0

450

2.800

2.90
0

1.740.00
0

1.05
0

2.857,1
4
3.000.000

2.90
0

(58.000)

1.03
0

2.856,3 2.942.000,
1
00

2.856,3 1.142.524,
400 1
27
630
700

1.73
0

2.90
0

2.030.00
0

C.T
1.260.000

2.856,3 1.799.475,
1
73

1.33
0

2.879,3 3.829.475,
1
73

(15 2.856,3 (42.844,66 1.34


)
1
)
5

2.879,0 3.872.320,
5
39

4.972.00
0
385

1.099.679, 1.34
61
5

3.872.320,
39

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Contabilidad I
____________________________________________________________________

62

Contabilizacin mtodo PROMEDIO PONDERADO


1. 1/09/2006 presenta un saldo inicial de 450 unidades con un costo
unitario de $2.800, correspondiente al aporte de los socios.
Cdi
go

Cuenta
Mercancas No Fabricadas por la
1 1435 empresa

Debe
1.260.000

3115 Aportes Sociales

1.260.000

2. 10/09/06: Compra a crdito segn factura No. 425


con un valor unitario de $2.900 a la empresa B S.A.
Cdi
go

Cuenta
Mercancas No Fabricadas por la
2 1435 empresa

Haber

Debe

600 unidades

Haber

1.740.000

2205 Nacionales

1.740.000

3. 12/09/06: Devuelve 20 unidades de la mercanca comprada en la


factura 425 a la empresa B S.A.
Cdi
go

Cuenta

3 2205 Nacionales
Mercancas No Fabricadas por la
1435 empresa

Debe

Haber

58.000
58.000

4. 27/09/06: Vende a crdito 400 unidades a $4.700 cada una segn


factura No. 575 a la empresa S Ltda.
En esta contabilizacin observamos dos asientos uno a precio de venta
(4a ) y otro a precio de costo (4b.)

UNIVERSIDAD DE PAMPLONA Facultad de Estudios a Distancia

Contabilidad I
____________________________________________________________________
Cdi
go
4
a

1305 Clientes
Comercio al por mayor y al por
4135 menor

Cdi
go
4
b

Cuenta

Cuenta

Comercio al por mayor y al por


6135 menor

Debe

63

Haber

1.880.000
1.880.000

Debe

Haber

1.142.524,
27

Mercancas No Fabricadas por la


1435 empresa

1.142.524,
27

5. 28/09/06 Compra segn factura No. 251 700 unidades con un valor
unitario de $2.900 a la empresa B S.A , conceden plazo de 30 das para
cancelar.
Cdi
go

Cuenta
Mercancas No Fabricadas por la
5 1435 empresa
2205 Nacionales

Debe

Haber

2.030.000
2.030.000

6. 29/09/06 Le devuelven 15 unidades de la mercanca vendida en la


factura No. 575 a la empresa S Ltda.
En esta contabilizacin observamos dos asientos uno a precio de venta
(6a ) y otro a precio de costo (6b.)

UNIVERSIDAD DE PAMPLONA Facultad de Estudios a Distancia

Contabilidad I
____________________________________________________________________
Cdi
go
6
a

Cuenta

4175 Devolucin en Ventas

Debe

6
b

Cuenta
Mercancas No Fabricadas por la
1435 empresa
Comercio al por mayor y al por
6135 menor

Haber

70.500

1305 Clientes

Cdi
go

64

70.500

Debe

Haber

42.844,66
42.844,66

UNIVERSIDAD DE PAMPLONA Facultad de Estudios a Distancia

Contabilidad I
____________________________________________________________________

65

Balance de comprobacin mtodo PROMEDIO


PONDERADO
BALANCE DE COMPROBACION
ZC LTDA
Cdi
go

Cuenta

Saldos
Dbitos

1305 Clientes

1.809.500

Mercancas No Fabricadas por la


1435 empresa

3.872.320,
39

Saldos
Crditos

2205 Nacionales

3.712.00
0

3115 Aportes Sociales

1.260.00
0

Comercio al por mayor y al por


4135 menor

1.880.00
0

4175 Devolucin en Ventas

70.500

Comercio al por mayor y al por


6135 menor

1.099.679,
61

SUMAS IGUALES

6.852.000

6.852.00
0

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SOLUCION METODO PEPS


krdex

Mtodo:
FECHA
D
a M Ao
1 9

PEPS

DETALLE

200
6 saldo inicial

200 Compra SF No.


10 9
6 425
12 9

27 9

ENTRADAS

200 Dev, compra


6 Fact 425

C.U.

C.T

450

2.80
0

1.260.00
0

600

2.90
0

(20)

2.90
0

200 Compra SF No.


6 251

29 9

200 Dev, Venta Fact


6 575

C.U.

C.U.

C.T

450

2.80
0

1.260.00
0

1.740.00
0

600

2.90
0

1.740.00
0

(58.000)

450

2.80
0

1.260.00
0

580

2.90
0

1.682.00
0

1.160.00
0
450

2.80
0

1.260.00
0

180

2.90
0

522.000

700

2.90
0

2.030.00
0

2.90
0

43.500

2.90
400 0

700

2.90
0

2.030.00
0
(15 2.90
)
0

C.T

SALDOS
Q

200
6 Venta SF No. 575

28 9

SALIDAS

(43.500) 15

Contabilidad I
____________________________________________________________________

68

Contabilizacin mtodo PEPS


1. 1/09/2006 presenta un saldo inicial de 450 unidades con un costo
unitario de $2.800, correspondiente al aporte de los socios.
Cdi
go

Cuenta

Mercancas No Fabricadas por la


1 1435 empresa

Debe
1.260.00
0

1.260.00
0

3115 Aportes Sociales

2. 10/09/06: Compra a crdito segn factura No. 425


con un valor unitario de $2.900 a la empresa B S.A.
Cdi
go

Cuenta

Mercancas No Fabricadas por la


2 1435 empresa

Haber

Debe

600 unidades

Haber

1.740.00
0
1.740.00
0

2205 Nacionales

3. 12/09/06: Devuelve 20 unidades de la mercanca comprada en la


factura 425 a la empresa B S.A.
Cdi
go

Cuenta

3 2205 Nacionales
Mercancas No Fabricadas por la
1435 empresa

Debe

Haber

58.000
58.000

4. 27/09/06: Vende a crdito 400 unidades a $4.700 cada una segn


factura No. 575 a la empresa S Ltda.
En esta contabilizacin observamos dos asientos uno a precio de venta
(4a ) y otro a precio de costo (4b.)

UNIVERSIDAD DE PAMPLONA Facultad de Estudios a Distancia

Contabilidad I
____________________________________________________________________

Cdi
go
4
a

Cuenta

Debe

Comercio al por mayor y al por


4135 menor

4
b

Haber

1.880.00
0

1305 Clientes

Cdi
go

69

Cuenta

Comercio al por mayor y al por


6135 menor

1.880.00
0

Debe

Haber

1.160.00
0

Mercancas No Fabricadas por la


1435 empresa

1.160.00
0

5. 28/09/06 Compra segn factura No. 251 700 unidades con un valor
unitario de $2.900 a la empresa B S.A , conceden plazo de 30 das para
cancelar.
Cdi
go

Cuenta

Mercancas No Fabricadas por la


5 1435 empresa

Debe

Haber

2.030.00
0
2.030.00
0

2205 Nacionales

6. 29/09/06 Le devuelven 15 unidades de la mercanca vendida en la


factura No. 575 a la empresa S Ltda.
En esta contabilizacin observamos dos asientos uno a precio de venta
(6a ) y otro a precio de costo (6b.)
Cdi
go
6
a

Cuenta

4175 Devolucin en Ventas


1305 Clientes

Debe

Haber

70.500
70.500

UNIVERSIDAD DE PAMPLONA Facultad de Estudios a Distancia

Contabilidad I
____________________________________________________________________

Cdi
go
6
b

Cuenta
Mercancas No Fabricadas por la
1435 empresa
Comercio al por mayor y al por
6135 menor

Debe

70

Haber

43.500
43.500

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Contabilidad I
____________________________________________________________________

71

Balance de comprobacin mtodo PEPS


BALANCE DE COMPROBACION
ZC LTDA
Cdi
go

Cuenta

1305 Clientes
Mercancas No Fabricadas por la
1435 empresa

Saldos
Dbitos

Saldos
Crditos

1.809.500
3.855.500

2205 Nacionales

3.712.000

3115 Aportes Sociales


Comercio al por mayor y al por
4135 menor

1.260.000

4175 Devolucin en Ventas


Comercio al por mayor y al por
6135 menor
SUMAS IGUALES

1.880.000
70.500
1.116.500
6.852.000

6.852.000

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Contabilidad I
____________________________________________________________________

72

COMPARACION DEL COSTO DE VENTAS POR LOS


TRES METODOS
ZC LTDA
Cdi
go

Cuenta

Comercio al por mayor y al por


6135 menor

UEPS

1.078.000

PROMEDIO
PONDERAD
O

PEPS

1.099.679,6
1

1.116.50
0

COMPARACION DE INVENTARIOS
POR LOS TRES METODOS
ZC LTDA
Cdi
go

Cuenta

Mercancas No Fabricadas por la


1435 empresa

UEPS

3.894.000

PROMEDIO
PONDERAD
O

PEPS

3.872.320,3
9

3.855.50
0

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Contabilidad I
____________________________________________________________________

73

COMPARACION DE UTILIDAD BRUTA


OPERACIONAL EN VENTAS
POR LOS TRES METODOS
ZC LTDA

Cdi
go

UEPS
Cuenta

PROMEDIO
PONDERAD
O

PEPS

VENTAS
Comercio al por mayor y al por
4135 menor

1.880.000

1.880.000

1.880.00
0

4175 Devolucin en Ventas

(70.500)

(70.500)

(70.500)

1.809.500

1.809.500

1.809.50
0

1.078.000

1.099.679,6
1

1.116.50
0

731.500

709.820

693.000

VENTAS NETAS
Comercio al por mayor y al por
- 6135 menor
UTILIDAD BRUTA OPERACIONAL
=
EN VENTAS

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____________________________________________________________________

74

Proceso de Comprensin y Anlisis

Que es un inventario?

Defina que es y para que sirve el Krdex?

Identifique la clase, grupo y explique el movimiento y dinmica de


las siguientes cuentas:

Comercio al por mayor y al por menor


Mercancas No Fabricadas por la empresa
De mercancas

Mencione diferencias entre el sistema de inventario peridico y el


sistema de inventario permanente.

Explique que reflejan las siguientes cuentas:

1435
4135
6135

Averige quienes deben utilizar el sistema de inventario


permanente y que mtodo para efectos tributarios esta permitido
y por que?

Solucin de Problemas

De acuerdo al ejercicio desarrollado Explique a que se debe la


diferencia que muestran los cuadros comparativos en la utilidad
bruta operacional en ventas, en el costo de ventas, en el valor de
los inventarios dependiendo del mtodo.

La Empresa AY LTDA, utiliza Sistema De Inventario


Permanente, realiza las siguientes transacciones durante el mes
de Septiembre de 2006:
1. 1/09/06: Compra a segn factura No. 682 1500 unidades con
un valor unitario de $1.200 a la empresa PDF S.A. cancela el 50%
con cheque y por el saldo nos conceden un plazo de 30 das.

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75

2. 5/09/06: Vende 300 unidades a $2.100 segn factura 085 a la


empresa DR S.A. quien cancela el 75% de contado y por el saldo
se le concede un plazo de 15 das.
3. 10/09/06: Vende a crdito 700 unidades a $2.100 cada una
segn factura No. 125 a la empresa R Ltda.
4. 10/09/06 Recibe el pago en efectivo de la empresa DR S.A
correspondiente al saldo de la factura 085.
5.15/09/06 Le devuelven 50 unidades de la mercanca vendida en
la factura No. 125 a la empresa R Ltda
6.20/09/06 Compra a crdito segn factura No. 645, 700 unidades
con un valor unitario de $1.250 a la empresa CX S.A.
7. 25/09/06 Cancela a la empresa PDF S.A mediante el giro de un
cheque del banco Popular el saldo de la factura No. 682.
8. 25/09/06 Devuelve 80 Unidades de la mercanca comprada
segn factura No. 645
9. 28/09/06Cancela mediante el giro de un cheque del banco
Popular el saldo de la factura No. 645.
10.30/09/06 Vende al contado 630 unidades a $2.100 cada una a
la empresa HT Ltda.
11. Calcular el saldo de las cuentas:
4135,
4175, 6135 Y
1435, determinar las Ventas Netas, Calcular la Utilidad Bruta
Operacional para cada uno de los mtodos. (elaborar cuadro
comparativo)
12. Presentar la comparacin de la cuenta 1435 por los 3 mtodos
13. Elaborar krdex y registrar transacciones por cada uno de los
mtodos

Con la anterior informacin registre las transacciones por el


Sistema De Inventario Peridico.

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76

Sntesis Creativa y Argumentativa


Los inventarios estn representados por aquellos bienes corporales
destinados a la venta en el curso normal del negocio, as como aquellos que
se encuentran en proceso de produccin o que se utilizarn en la produccin
de oteros que se van a vender ya sean o no fabricados por la empresa.
Los sistemas de inventarios ms utilizados son:
Sistema de inventario peridico o juego de inventarios.
Sistema de inventario permanente o continuo.

En el sistema de inventario Peridico:


Al cierre del perodo contable anual el costo de mercancas vendidas es
determinado mediante el juego de inventarios, as:
El costo de ventas: El costo de ventas se determina mediante el juego
de inventarios as:
CONCEPTO
Inventario inicial

TRATAMIENTO CONTABLE
Se encuentra registrado en la cuenta 14 al iniciar el
periodo contable.

(Ms) compra de
mercancas.

Se registran en la cuenta 6205 Compras y al final


del periodo contable se cancela el saldo.

(Menos)
Devolucin en
compras

Se toma el saldo de la cuenta 6225 al final del


periodo se cancela

(Igual) Total
mercanca
disponible para la
venta

Representa el valor de la mercanca disponible para


la venta

Se registra en la cuenta 14 Inventarios. Este


(Menos) Inventario inventario es el inicial del periodo siguiente.
final

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(Igual) COSTO DE
VENTAS

77

Se registra en lo cuenta de costo de ventas al


finalizar el periodo contable

En el sistema de inventario Permanente:


El costo de se determina en el momento de la venta, tomando el costo
de la cuenta del inventario de la mercanca.
Los mtodos para la valoracin de inventario tratados en esta unidad
son: UEPS, PROMEDIO PONDERADO, UEPS.
El Krdex es una tarjeta de control de mercacnas o auxiliar de la cuenta
inventarios de mercancas para registrar, entradas, salidas y saldos al
costo, segn el mtodo adoptado por la empresa.

Complete el siguiente cuadro comparativo, con las cuentas que se


utilizan dependiendo de la transaccin en cada uno de lo los sistemas de
inventario.

TRANSACCIN

S.I. PERIODICO

S.I. PERMANENTE

COMPRA
VENTA
DEVOLUCIN EN
COMPRA
DEVOLUCIN EN
VENTAS

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78

Autoevaluacin

Mencione los sistemas de inventarios


Explique la diferencia que se presenta entre el sistema de
inventario peridico y el sistema de inventario permanente.
Como se determina el costo de ventas en el sistema de inventario
Peridico y como se determina en el sistema de inventario
permanente.
Explique la importancia del control interno para los inventarios
Explique los mtodos de valoracin de Inventarios
Identifique y explique en que mtodo los inventarios quedan
valorados a un costo mas alto y por que?
Identifique y explique en que mtodo el costo de la mercanca
queda valorado a un costo ms alto y por qu?
Explique por que la utilidad bruta en ventas varan de acuerdo al
mtodo utilizado?

Repaso Significativo

Averiguar las medidas de control interno para los inventarios que


garanticen un correcto funcionamiento acorde a las polticas y
planes de la administracin del negocio.

Consulte otros mtodos para la valoracin de mercancas y de


ejemplos.

Realizar lectura del decreto 2649/93 sobre Inventarios y 2650/93


dinmica y movimientos de las cuentas tratadas en esta unidad.

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79

UNIDAD 4: Manejo De Transacciones


Con IVA y Retencin En La Fuente
Descripcin Temtica

Colombia es un pas que la mayora de sus recaudos para el


sostenimiento del estado y el cumplimiento de lo que la constitucin
ordena para con los ciudadanos provienen de los impuestos existentes.
El reto para el profesional contable es el buen entendimiento y manejo
de los mismos.

Horizontes

Conocer la definicin con que se conoce el impuesto de IVA.


Definir que es la retencin en la fuente.
Principales tarifas utilizadas.
Responsables del IVA.
Saber que es el rgimen simplificado y comn del IVA.
Aplicacin de la retencin de la fuente

Ncleos Temticos y Problemticos


7

Impuestos sobre las ventas.


Rgimen del IVA comn y simplificado.
Principales tarifas utilizadas.
Retencin en la fuente.
Principales tarifas de retencin en la fuente.

Sntesis de la Unidad
Estudio individual de la unidad reforzando la temtica a travs del
autoaprendizaje y el desarrollo de ejercicios protestos.

Proceso de Informacin

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80

En esta unidad solo se tratarn conceptos bsicos para la comprensin


de la contabilizacin de estas cuentas, es decir se enfatiza en los
aspectos contables bsicos del impuesto sobre las ventas y retencin en
la fuente por el concepto de compras y ventas especficamente. Su
profundizacin sobre estos temas se harn en la asignatura Tributaria.
Igualmente se sugiere la actualizacin permanente en este tema.
Tomado de la cartilla de LEGIS: Manual de Iva y timbre 2007
IMPUESTOS A LAS VENTAS
Es un gravamen al consumo, del orden nacional y naturaleza indirecta,
que en Colombia se ha estructurado bajo la modalidad de valor
agregado en cada una de las etapas del ciclo econmico del bien o
servicio. Para efectos del recaudo por parte del estado. La ley ha
conferido la calidad de responsables a algunos de los sujetos que
intervienen en las operaciones econmicas.
Bajo esta modalidad, el impuesto sobre las ventas nicamente recae en
el valor agregado al producto por cada responsable, bien sea por el
mayor valor que adquiere al transformarse o por la utilidad que recibe el
responsable al enajenarlo a prestar el servicio.
El concepto econmico
de valor agregado se entiende como la
diferencia entre el precio de venta o prestacin del servicio por parte del
responsable, y los costos y gastos en que incurre para la obtencin del
bien o prestacin del servicio. Para efectos tributarios, el concepto
econmico de valor agregado no coincide con el concepto fiscal.
El concepto fiscal se fundamenta en la diferencia entre la base gravable
en la venta o prestacin del servicio por parte del responsable, y la base
gravable de los insumos en que ocurri y sobre los cuales se pago IVA.
De esta manera, se grava la porcin del valor agregado que no haya
sido sometida a imposicin por concepto de este tributo.
El origen legal del impuesto sobre las ventas en Colombia se encuentra
en las facultades extraordinarias otorgadas al Presidente de la
Republica, a travs de la Ley 21 de 1963. para establecer los impuestos
nacionales sobre las ventas de los artculos terminados, efectuadas por
parte de los productores o de importadores. A partir de la Ley 1111 del
2006 se aplican tarifas del 1.6%, 3%, 5%, 10%, 16%, 20%, 25%, y 35%,
y se exceptan algunos productos y servicios que se encuentren en las
condiciones sealadas en la ley.
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____________________________________________________________________

81

SUJETOS DEL IMPUESTO


Sujeto activo del impuesto
El sujeto activo es el Estado, quien ejerce su funcin de gestin
tributaria a travs de la Unidad Administrativa Especial Direccin de
Impuestos y Aduanas Nacionales, DIAN.
Sujeto pasivo del impuesto sobre las ventas
Se considera sujeto pasivo el obligado frente al Estado al pago del
impuesto.
Desde el punto de vista jurdico, es el responsable del recaudo del
impuesto quien debe cumplir las obligaciones que le impone el Estado,
so pena de incurrir en sanciones de tipo administrativo y/o penal.
Desde el punto de vista econmico, quien soporta o asume el impuesto
es el consumidor final. Este consumidor no es parte de la obligacin
tributaria, y por lo tanto, la administracin no ejercer acciones jurdicas
contra l.

BASE GRAVABLE
Es la medicin material del hecho generador del impuesto, es decir,
corresponde al valor que se le haya determinado al hecho gravado y
sobre el cual se debe aplicar la tarifa para obtener el impuesto.
Cul es la base gravable en la venta y prestacin de servicios?
La base gravable para liquidar el lVA en la venta y prestacin de
servicios est constituida por el valor total de la operacin, sea que esta
se realice de contado o a crdito, incluyendo todas las erogaciones
complementarias en que se incurran, as se facturen o convengan por
separado, y aunque consideradas independientemente no se encuentren
sometidos al impuesto (E.T., art. 447).
Qu factores integran la-base gravable en la venta y prestacin
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de servicios?
Dentro de los factores que integran la base gravable en la venta y
prestacin de servicios, se destacan los siguientes:
a) Los gastos directos de financiacin ordinaria, extraordinaria, o
moratoria*;
b) Los gastos directos por accesorios, acarreos, instalaciones, seguros,
comisiones, garantas, etc.
c) Los gastos realizados por cuenta o a nombre del adquirente o
usuario;
d) El valor de los bienes proporcionados con motivo de la prestacin
de servicios gravados, aunque la venta independiente de estos no
cause impuestos o se encuentre exenta, y
e) Los reajustes del valor convenido, causados con posterioridad a la
venta.
Estos conceptos forman parte de la base gravable, aunque se facturen
o convengan por separado, y aunque considerados independientemente
no se encuentren sometidos al gravamen.
Importante: *Los gastos de financiacin que integran la base
gravable incluyen tambin la financiacin otorgada por una empresa
econmicamente vinculada al responsable que efecte la operacin
gravada, a menos que la sociedad vinculada se encuentre vigilada por la
Superintendencia Bancaria (hoy Superintendencia Financiera de
Colombia), caso en el cual la financiacin no forma parte de la base
gravable.

RGIMEN COMN Y SIMPLIFICADO


La extensin del impuesto sobre las ventas a todas las fases del circuito
econmico, ha generado la proliferacin de responsables del gravamen,
cuyas condiciones de organizacin y solvencia son diversas. En la
actualidad existen dos regmenes a los cuales pueden acogerse los
responsables del impuesto a las ventas, segn cumplan los requisitos
establecidos legalmente para pertenecer a ellos. El rgimen comn y
simplificado.
Es importante resaltar que las personas dedicadas a la venta de bienes

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excluidos y/o prestaciones de servicios excluidos, no pertenecen a


ningn rgimen por no ser responsables de IVA.
OBLIGACIONES DE LOS RESPONSABLES DEL IVA
1. Inscribirse en el registro nico tributario
2. Recaudar y consignar el impuesto
3. Expedir factura o documento equivalente
4. Expedir certificado de retencin por IVA
5. Presentar la declaracin
6. Informar el cese de actividades
7. Informar el NIT
8. Facilitar la informacin requerida
9. Conservar informaciones y pruebas
10. Informar en medios magnticos
11. Cumplir las normas de contabilidad

Los responsables del rgimen simplificado deben llevar el libro


fiscal de registro de operaciones diarias.
Los responsables del impuesto sobre las ventas sometidos al rgimen
comn, incluidos los exportadores, debern llevar un registro auxiliar de
ventas y compras, y una cuenta mayor o de balance cuya denominacin
ser "impuesto sobre las ventas por pagar", en la cual se deben reflejar
fielmente los movimientos contables.
Ingresos que se tienen en cuenta para pertenecer al rgimen
simplificado
Los ingresos que se deben .tener en cuenta para. Determinar si se
pertenece al rgimen simplificado son aquellos provenientes de la
actividad del responsable. As entonces, atendiendo al hecho de que la
calidad de los responsables del rgimen simplificado se concreta por la
comercializacin d bienes y/o la prestacin de servicios susceptibles de
ser gravados con el impuesto sobre las ventas, el monto de ingresos del
ao anterior, como referencia para pertenecer a este rgimen, es
nicamente el proveniente de las mismas operaciones.
En consecuencia, deben tomarse todos los ingresos provenientes de la
actividad econmica que est sujeta al impuesto sobre las ventas.
Cuando el responsable del rgimen simplificado desarrolle de manera
conjunta actividades de venta de bienes y prestacin de servicios

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gravados para efectos de determinar si para a ser del rgimen comn o


contina en el simplificado, debern analizarse de manera separada los
ingresos que el responsable haya' obtenido en el desarrollo de cada
actividad, de tal manera que si en una de ellas (venta o prestacin de
servicios) supera la cuanta establecida por la ley pasa El ser del
rgimen comn en la medida en que se estaran dando los supuestos
legales para pertenecer a este rgimen, no obstante que por la otra
actividad no. sobrepase los topes legales. A partir de la iniciacin del
perodo siguiente, deber cumplir. Con las obligaciones propias de los
responsables del rgimen comn (OIAN, CORC. Unificado 1, jun.
19/2003, Tt. IX, Cap. 11, nums. 1 y 2; OIAN, Conc. 34443, jun.
1/2004).
Quines deben llevar el libro fiscal de registro de operaciones
diarias?
Los responsables que se encuentren dentro del rgimen simplificado,
que comercialicen bienes o presten servicios gravados, debern llevar el
libro fiscal de registro de operaciones diarias del establecimiento, en el
cual se identifique el contribuyente; que est debidamente foliado y se
anoten diariamente en forma global '0 discriminada las operaciones
realizadas. Al finalizar cada mes debern, con base en las facturas que
les hayan sido expedidas, totalizar el valor pagado en la adquisicin de
bienes y servicios, as como los ingresos obtenidos en desarrollo de su
actividad.
Este libro deber reposar en !I establecimiento de comercio y la no
presentacin del mismo al momento que lo requiera la administracin, o
la constatacin del atraso, dar lugar a la aplicacin de las sanciones y
procedimientos contemplados en el artculo 652 del estatuto tributario
(E.T., art. 616).
Importante: Mediante Concepto 92539 del 22 de septiembre del 2000, la
DIAN seal que el responsable del rgimen simplificado que opte por
llevar libros de contabilidad no est obligado a llevar libro fiscal de
registro de operaciones diarias.
RGIMEN COMN
Quines pertenecen al rgimen comn?
Por regla general, los responsables pertenecen al rgimen comn
cuando no se cumplen todos los requisitos establecidos para pertenecer
al rgimen simplificado, siempre y cuando la actividad a la que se
dediquen se considere gravada con el IVA.
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Obligaciones de tipo contable


Cmo se maneja el registro auxiliar de compras y ventas?
Los responsables del impuesto a las ventas sometidos al rgimen
comn, incluidos los exportadores, debern llevar un registro auxiliar de
compras y ventas, y una cuenta mayor denominada "impuesto a las
ventas por pagar", en la cual se debern reflejar los siguientes registros:
En el haber o crdito
a) El valor del impuesto" generado por las operaciones gravadas;
b) El valor del impuesto correspondiente a las devoluciones en compras
gravadas, y el valor del impuesto correspondiente a las compras
anuladas, rescindidas o resueltas durante el perodo;
c) El impuesto sobre las ventas de las financiaciones causadas, as como
del recaudo por intereses de mora, y
d) El valor del traslado a la subcuenta 135520 -sobrantes, en liquidacin
privada de impuestos-, de los saldos a .favor cuando se solicita
devolucin (D. 2116/96, art. 2).
En el debe o dbito
a) El valor de los impuestos descontables, originados en la adquisicin
de bienes y servicios gravados;
b) El valor del impuesto correspondiente a devoluciones en ventas o a
ventas anuladas, rescindidas o resueltas;
c) El pago del saldo a cargo que resulte en los respectivos bimestres;
d) La aplicacin de las retenciones que le hayan sido practicadas, en la
enajenacin de bienes y servicios gravados, de acuerdo con la
declaracin del bimestre respectivo, y
e) El valor del porcentaje calculado sobre las compras ola adquisicin de
servicios gravados que deban ser asumidos por el ente econmico,
siempre y cuando la operacin se realice con personas pertenecientes al
rgimen simplificado, con abono a la cuenta 2367 impuesto a las
ventas retenido-.
Cmo se determina el impuesto para los responsables del
rgimen comn?
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El impuesto sobre las ventas para los responsables del rgimen comn
se determina:
a) En la venta y prestacin de servicios. Por la diferencia entre el
impuesto generado por las operaciones gravadas, y los impuestos descontables legalmente autorizados, y
b) En las importaciones. Aplicando en cada operacin la tarifa del
impuesto sobre la base gravable correspondiente (E.T., art. 483).

Cmo se determina el impuesto generado por las operaciones


gravadas?
El IVA generado por las operaciones gravadas se determinar aplicando
la tarifa establecida a la base gravable.
Del impuesto obtenido as, se deducir:
a) El impuesto que resulte de aplicar al valor de la operacin atribuible
a bienes recibidos en devolucin en el perodo, la tarifa del impuesto a la
que en su momento, estuvo sujeta la respectiva venta o prestacin de
servicios, y
b) El impuesto que resulte de aplicar al valor de la operacin atribuible
a ventas o prestaciones anuladas, rescindidas o resueltas en el respectivo perodo, la tarifa del impuesto a la que, en su momento estuvo
sujeta la correspondiente operacin. La deduccin se calcular considerando la proporcin del valor de la operacin que no hubiere alcanzado a
cumplir o causar.
Las anteriores deducciones solo procedern si las devoluciones,
anulaciones, rescisiones y resoluciones que se originan, se encuentran
debidamente respaldadas en la contabilidad del responsable (E. T., art.
484).
Cules son los impuestos descontables?
Los impuestos descontables constituyen un factor integrante del
gravamen puesto que corresponde a la mecnica del sistema del valor
agregado adoptado por nuestra legislacin y conforme a la cul en cada
proceso de la produccin o de la comercializacin se descuenta el
impuesto ya pagado en la fase anterior a dicho proceso.
Por ello la cuenta mayor del balance denominada impuesto a las

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ventas por pagar, se mueve en el haber con los impuestos generados y


en el debe con los impuestos descontables.
Al impuesto generado en las ventas, servicios e importaciones se le
deben restar como descontables los siguientes impuestos:
a) El impuesto sobre las ventas facturado al responsable por la
adquisicin de bienes corporales muebles y servicios, hasta el lmite que
resulte de aplicar al valor de la operacin que conste en las respectivas
facturas o documentos equivalentes, la tarifa del impuesto a que
estuvieren sujetas las operaciones correspondientes. La parte que
exceda de este porcentaje constituir un mayor valor del costo o del
gasto respectivo;
b) El impuesto pagado en la importacin de bienes corporales
muebles. Cuando la tarifa del bien que se importa fuere superior a la
tarifa del impuesto a la que estuvieren sujetas las operaciones
correspondientes, la parte que exceda de este porcentaje constituir un
mayor valor del costo o del gasto respectivo (E.T., art. 485);
c) Los intermediarios que acten como comisionistas o consignatarios
calcularn como descuento imputable al perodo fiscal en el que se
realizo la venta gravada.

RETENCIN EN LA FUENTE

Origen de la Retencin a la Fuente


La retencin surgi originalmente como mecanismo de recaudo del
impuesto sobre la renta para inversionistas extranjeros sin domicilio en
el pas, por concepto de dividendos. El decreto1651 de 1961 (art.99)
autoriz al Gobierno Nacional para establecer retenciones en la fuente
con el fin de facilitar, acelerar y asegurar el recaudo del impuesto sobre
la renta y sus complementarios las cuales sern tenidas como buena
cuenta o anticipos". Sin embargo, fue solo hasta la aparicin de la Ley
38 de 1969 cuando se sealo un estatuto legal sobre la retencin en la
fuente; en principio para los casos de salarios y dividendos, se indico
quienes eran los agentes de retencin; cuales eran los pagos sobre los
que no se practicaban retencin; el mecanismo de imputacin de la
retencin en las declaraciones privadas y liquidaciones oficiales y
adems las sanciones por no retener o no consignar lo retenido.
A partir de ese momento, normas sucesivas han complementado el
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catlogo de pagos o abonos en cuenta sujetos a retencin, as como las


personas que son agentes de retencin, sus obligaciones, los conceptos
sometidos a retencin y las tarifas. Finalmente, las normas con fuerza de
ley, relativas a la retencin en la fuente del impuesto sobre la renta y
sus complementarios fueron compiladas en el estatuto tributario en el
libro 11, entre los artculos 365 a 419.
La retencin en la fuente es un sistema de recaudo anticipado de los
impuestos que consiste en la obligalcin del agente retenedor de
retener, conservar, guardar una cantidad que la ley ha determinado se
retenga en el mismo momento del origen del ingreso; doctrinariamente
se conoce como "imposicin en el origen". .
Se deben entonces restar o descontar de los pagos o abonos en cuenta
un porcentaje determinado por la ley, a ttulo de impuesto.
Debe hacerse claridad que la retencin en la fuente no es un impuesto,
es solo un medio que facilita, acelera y asegura el recaudo de los
tributos.
Excepcionalmente, para el caso de algunos contribuyentes del impuesto
sobre la renta no obligados a presentar declaracin de ese impuesto, o
en Bogot, el caso de los profesionales independientes contribuyentes
del impuesto de industria y comercio; el valor de las retenciones
practicadas constituye su impuesto.
La finalidad de la retencin en la fuente
La retencin en la fuente tiene por objeto conseguir en forma gradual
que el impuesto se recaude, en lo posible, dentro del mismo ejercicio
gravable en que se cause (E.T., art. 367).
El recaudo simultneo del impuesto en el momento de la obtencin de
los ingresos es la principal finalidad de la retencin en la fuente, pero
adems, encontramos algunas ventajas de este mecanismo:
1. Acelera el recaudo de los impuestos, pues el Estado no requiere
esperar a la finalizacin del perodo para obtener su pago.
2. Economiza y hace ms cmoda la tarea de recaudo para el Estado, al
trasladar a los particulares.
3. Facilita el control a la evasin al permitir verificar el tributo a travs
de cruces de informacin, y de esta manera identificar e incluir como
contribuyentes o responsables a algunos sujetos que podran pasar
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inadvertidos para las autoridades fiscales.


4. Algunos autores consideran que la retencin en la fuente tiene un
efecto psicolgico favorable, pues resulta menos antiptico que el
desprenderse de una suma de dinero para pagar los impuestos. Pero
debe anotarse que otros critican este sistema de recaudo, por considerar
que este efecto psicolgico distrae la conciencia tributaria de los
contribuyentes; lo que hara posible tratamientos inequitativos.
Elementos de la retencin en la fuente
La retencin en la fuente se fundamenta en los siguientes elementos:
1. Agente retenedor. Es la persona que realiza el pago o abono en
cuenta y a quien la ley expresamente le ha otorgado tal calidad.
2. Sujeto pasivo. Es la persona beneficiaria del pago o abono en cuenta,
afectada con la, retencin segn el concepto y el porcentaje aplicable.
3. Pago o abono en cuenta. Determina el momento en que se entendi
causada la retencin en la fuente, segn los conceptos y las tarifas.
Se entiende por pago la prestacin de lo que se debe, extinguindose
parcial o totalmente la obligacin. Este es un concepto jurdico.
Abono en cuenta es reconocer o asentar contablemente una obligacin
en favor de un tercero, lo cual significa que el costo o gasto se caus, es
decir que ha nacido la obligacin de efectuar el pago, aun cuando
efectivamente este no se haya hecho, permitiendo as verificar el
perfeccionamiento de una transaccin. Este es un concepto contable.
4. Tarifa. La tarifa es el factor aritmtico que aplicado a la base
determina el monto o valor a retener. Dependiendo del concepto, hay
diversas tarifas de retencin en la fuente.
Estos elementos son esenciales, para que opere la retencin en la
fuente, si falta alguno de ellos no habr lugar a que esta se practique.
Quin puede establecer retenciones en la fuente
La ley ha autorizado al Gobierno Nacional para establecer retenciones en
la fuente sobre los pagos o abonos en cuenta susceptibles de constituir
ingreso tributario para el beneficiario de los mismos, que efecten los
agentes de retencin, con el fin de facilitar, acelerar y asegurar el
recaudo del impuesto sobre la renta y complementarios, para lo cual
puede determinar los porcentajes de retencin tomando en cuenta la
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naturaleza del concepto, la cuanta del pago o abono en cuenta y las


tarifas de impuesto vigentes para los distintos contribuyentes, as como
cualquier otro aspecto que tenga incidencia (E.T., arts. 365, 366 Y 3661).
OBLIGACIONES DE LOS AGENTES DE RETENCIN
Obligaciones de los agentes de retencin
Segn las disposiciones vigentes, los agentes de retencin tienen las
siguientes obligaciones:
a) Practicar las retenciones en la fuente a que haya lugar, cada vez que
se realice un pago o abono en cuenta sujeto a retencin;
b) Presentar la declaracin mensual de retencin en la fuente en los
formularios prescritos por la Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales;
c) Realizar el pago de las retenciones practicadas en las entidades
autorizadas para recaudar y dentro de los plazos establecidos por el
gobierno;
d) Expedir a los sujetos pasivos, certificados donde consten las
retenciones practicadas, y
e) Llevar registros contables donde consten las retenciones practicadas,
as como los montos cancelados a la administracin tributaria.
La obligacin de retener
Se deber practicar la retencin en la fuente en la medida que por
expresa disposicin legal se tenga la calidad de agente retenedor, se
realice un pago o abono en cuenta y el pago sea en favor de un sujeto
pasivo de la retencin.
Los agentes de retencin del impuesto sobre la renta, deben practicarla
sobre todos los pagos o abonos en cuenta que realicen, cuando estos
sean susceptibles de incrementar el patrimonio del beneficiario, siempre
que por ley o reglamento se haya fijado una tarifa de retencin que
exista un sujeto pasivo de la retencin o beneficiario del pago que sea
contribuyente.
Se excluyen de retencin, los pagos o abonos en cuenta que se realicen
a los no contribuyentes del impuesto de renta y complementarios, o los
pagos que sean exentos en cabeza del beneficiario en virtud de norma
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especial. En relacin con la naturaleza del ingreso se excluyen de la


retencin todos los pagos o abonos en cuenta que por mandato legal no
son objeto del impuesto de renta y complementarios como es el caso de
los ingresos no constitutivos de renta o de ganancia ocasional, los
ingresos que no son de fuente nacional, las rentas exentas, o las
cuantas no sometidas a retencin, en virtud de normas o decretos
reglamentarios especiales siempre que se cumplan los requisitos y
lmites establecidos para cada caso (E.T., arts. 369, 375).
Retener implica, que el agente de retencin identifique el concepto del
pago o abono en cuenta, determine la parte del mismo que es base para
la retencin y aplique a dicha base el porcentaje correspondiente.
A los pagos o abonos en cuenta que se realicen a extranjeros residentes
o domiciliados en Colombia, se har la retencin en las mismas
condiciones aplicables para los colombianos residentes en el pas (D.R.
2579/83, art. 14).
Los agentes de retencin del impuesto sobre las ventas, deben practicar
la retencin en la fuente en el momento que realicen el pago o el abono
en cuenta, sin embargo cuando adquieran bienes o servicios gravados
de personas que pertenezcan al rgimen simplificado, o de extranjeros
sin residencia o domicilio en el pas; deben asumir la retencin del IV A
sobre dichas transacciones, aplicando el porcentaje que corresponda
(D.R. 380/96, art. 4).

PAGO O ABONO EN CUENTA


Retencin
Como se mencion anteriormente, el hecho que genera la retencin es
el pago o el abono en cuenta. Su ocurrencia nos seala el momento de
practicar la retencin en la fuente.
Es principio general en materia de retencin en la fuente, que la misma
se realice en el momento del pago o abono en cuenta, lo que ocurra
primero, no puede el retenedor en forma discrecional decidir cundo
efectuar la retencin, sino que debe efectuarla cuando se produzca el
primero de ellos, segn sea el sistema contable empleado o la
modalidad de la operacin.
"pago o abono en cuenta"
Se entiende por "pago", la prestacin de lo que se debe, extinguindose
as total o parcialmente una obligacin; es un concepto jurdico. En
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materia de ingresos laborales, la ley estipula que la retencin debe


realizarse en el momento del pago.
El concepto de "abono en cuenta" es de naturaleza contable y consiste
en reconocer o asentar en la contabilidad, una obligacin en favor de un
tercero para su posterior pago; implica la existencia de una contabilidad
regida por el sistema de causacin. En los casos en que se utilice
causacin, ser regularmente el momento del abono en cuenta el que
nos seale la realizacin de la retencin, salvo que se trate de ingresos
laborales.
Las entidades ejecutoras del presupuesto general de la Nacin operarn
bajo el sistema de caja para efectos del pago de las retenciones en la
fuente de impuestos nacionales, esto quiere decir que retendrn en el
momento del pago y no del abono en cuenta (L. 633/2000, art. 76; D.A.
406/2001, art. 15).
Base de retencin
Por regla general, la base para practicar la retencin es la totalidad o
valor bruto del pago o abono en cuenta efectuado. Sin embargo,
dependiendo del concepto de retencin pueden existir normas
especiales para el clculo de la base o simplemente bases porcentuales
especficas.
No forman parte de la base de retencin los impuestos, tasas y
contribuciones integrados a la base, siempre que los beneficiarios de los
pagos o abonos tengan la calidad de responsables o recaudadores de los
mismos.
Deben excluirse de la base las propinas incluidas en el valor a pagar, as
mismo no forman parte de la base para aplicar la retencin, los
descuentos efectivos no condicionados que consten en la respectiva
factura (D.R. 1512/85, art. 5; D.A. 2509/85, art. 1).
Si existe uno o varios contratos de trabajo o relacin laboral que cumpla
con los requisitos del artculo 23 del Cdigo Sustantivo de Trabajo, para
que haya contrato de trabajo, todos los pagos que reciba un trabajador
de una misma entidad, o de varias entidades que conforman una unidad
de empresa, constituyen base de los ingresos laborales, siendo la
sumatoria de todos los pagos gravables recibidos en el mes base
sometida a retencin. Para tal efecto, actuar como agente retenedor la
empresa que tenga el carcter de principal (D.A. 3750/86, art. 6; Conc.
92545, sep. 22/2000).

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ASPECTOS CONTABLES BASICOS EN MATERIA DEL IVA Y


RETENCION

Identificamos segn el PUC la siguiente cuenta:


2408 Impuesto Sobre Las Ventas Por Pagar
la que se utilizar para efectos de la contabilizacin del IVA por ello es
importante que recordemos:
2408 IMPUESTO SOBRE LAS VENTAS POR PAGAR
DESCRIPCIN
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Registra tanto el valor recaudado o causado como el valor pagado o


causado, en la adquisicin o venta de bienes producidos, importados y
comercializados, as como de los servicios prestados y/o recibidos,
gravados de acuerdo con las normas fiscales vigentes, los cuales pueden
generar un saldo a favor o a cargo del ente econmico, producto de las
diferentes transacciones ya que se trata de una cuenta corriente.
DINMICA
Crditos
a) Por el valor del impuesto causado o generado por la venta de bienes
o servicios gravados;
b) Por el valor del impuesto correspondiente a los bienes y servicios
gravados, por la devolucin en las compras o servicios a proveedores o
contratistas;
c) Por el impuesto sobre las ventas de las financiaciones causadas, as
como del recaudo por intereses de mora, y
d) Por el valor del traslado a la subcuenta 135520 -sobrantes en
liquidacin privada de impuestos-, de los saldos a favor cuando se
solicita devolucin.
Dbitos
a) Por el valor del impuesto facturado al ente econmico en la
adquisicin de bienes y servicios;
b) Por el valor del impuesto correspondiente a los bienes y servicios
gravados en las devoluciones y anulaciones en ventas;
c) Por el pago del saldo a cargo que resulte en los respectivos
bimestres;
d) Por la aplicacin de las retenciones que le hayan sido practicadas,
en la enajenacin de bienes y servicios gravados, de acuerdo con la
declaracin del bimestre respectivo, y
e) Por el valor del porcentaje calculado sobre las compras o la
adquisicin de servicios gravados que deban ser asumidos por el ente
econmico, siempre y cuando la operacin se realice con personas
pertenecientes al rgimen simplificado, con abono a la cuenta 2367
impuesto a las ventas retenido.

Conociendo ya la dinmica y movimiento de la cuenta 2408 a travs de


los siguientes ejemplos vamos a observar la contabilizacin de compra y
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venta de mercancas.

1. Compra mercancas a crdito por $380.000 gravadas a la tarifa del


16% .
CONCEPTO
COMPRAS BIENES GRAVADOS TARIFA
1 16%
DEBE
MERCANCIAS NO FABRICADAS POR
1435 LA EMPRESA
IMPUESTO SOBRE LAS VENTAS POR
2408 PAGAR
24080
1 IVA Descontable compras

HABER

380.000,0
0
60.800,00
60.800,00
440.800,0
0

2205 NACIONALES
440.800,0
0

440.800,0
0

2.Venta mercancas a crdito por $520.000 gravadas a la tarifa del 16%

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CONCEPTO
VENTA BIENES GRAVADOS TARIFA
2 16%
DEBE
603.200,0
0

1305 CLIENTES
COMERCIO AL POR MAYOR Y AL POR
4135 MENOR
IMPUESTO SOBRE LAS VENTAS POR
2408 PAGAR
24080
2 IVA generado

HABER

520.000,0
0
83.200,00
83.200,00
603.200,0
0

603.200,0
0

3.Devuelve EL 10% de la mercanca comprada


CONCEPTO
3 DEVOLUCION EN COMPRAS

2205 NACIONALES
MERCANCIAS NO FABRICADAS POR
1435 LA EMPRESA
IMPUESTO SOBRE LAS VENTAS POR
2408 PAGAR
24080
1 IVA Descontable compras

DEBE
44.
080,00

HABER

38.000,00
6.080,00
6.080,00
44.080,00

44.080,00

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4. Nos Devuelven el 5% de la mercanca vendida


CONCEPTO
4 DEVOLUCION EN VENTAS

4175 DEVOLUCION EN VENTAS


IMPUESTO SOBRE LAS VENTAS POR
2408 PAGAR
24080
2 IVA generado

DEBE
26.
000,00

HABER

4.160,00
4.160,00

1305 CLIENTES

30.160,00
30.160,00

30.160,00

2365 RETENCIN EN LA FUENTE


DESCRIPCIN
Registra los importes recaudados por el ente econmico a los
contribuyentes o sujetos pasivos del tributo a ttulo de retencin en la
fuente a favor de la administracin de impuestos nacionales, en virtud al
carcter de recaudador que las disposiciones legales vigentes le han
impuesto a los entes econmicos, como consecuencia del
desenvolvimiento del giro normal del negocio, cuyas actividades y
operaciones son objeto de gravamen.
DINMICA
Crditos
a) Por el importe de la retencin que debe efectuar el ente econmico.
Dbitos
a) Por los montos cancelados a la Administracin de Impuestos
Nacionales*.
*NOTA: La Direccin General de Impuestos Nacionales es hoy la
Unidad Administrativa Especial-Direccin de Impuestos y Aduanas
Nacionales.

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Conociendo ya la dinmica y movimiento de la cuenta 2365 a travs de


los siguientes ejemplos vamos a observar la contabilizacin de compra y
venta de mercancas.

Para efectos de la contabilizacin es importante que tengamos en


cuenta si hay lugar o no practicar retencin en la fuente tomando como
referencia la base de retencin vigente para el ao 2007 por el concepto
de compras la base de retencin es a partir de $ 566.000 Sup y la
tarifa 3,5%.
Es importante la actualizacin cada ao de estas bases y tarifas.
Compra de mercancas a crdito por $780.000 gravadas a la tarifa del
16%
CONCEPTO
COMPRAS BIENES GRAVADOS TARIFA
1 16%
DEBE
MERCANCIAS NO FABRICADAS POR
1435 LA EMPRESA

780.000,0
0

IMPUESTO SOBRE LAS VENTAS POR


2408 PAGAR

124.800,0
0

24080
1 IVA Descontable compras
2365 RETENCION EN LA FUENTE
23654
0 Compras

HABER

124.800,0
0
27.300,00
27.300,00
877.500,0
0

2205 NACIONALES
904.800,0
0

904.800,0
0

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99

Observemos como registrara el vendedor la anterior transaccin, pero


antes vamos a identificar que la cuenta que utiliza el vendedor en el
momento que le practican la retencin en la fuente es la 1355
ANTICIPO
DE
IMPUESTOS
Y
CONTRIBUCIONES O SALDOS A FAVOR y la subcuenta 135515
Retencin en la fuente.
. Conozcamos la descripcin y dinmica primero

1355

ANTICIPO
DE
IMPUESTOS
CONTRIBUCIONES O SALDOS A FAVOR
DESCRIPCIN

Registra los saldos a cargo de entidades gubernamentales y a favor del


ente econmico, por concepto de anticipos de impuestos y los
originados en liquidaciones de declaraciones tributarias, contribuciones
y tasas para ser solicitados en devolucin o compensacin con
liquidaciones futuras.
DINMICA
Dbitos
a) Por los valores pagados;
b) Por las retenciones en la fuente practicadas al ente econmico por
los diferentes conceptos establecidos en la ley;
c) Por el valor del porcentaje retenido sobre el impuesto a las ventas al
momento de pago o abono en cuenta en la enajenacin de bienes
corporales, muebles o servicios gravados;
d) Por el valor del porcentaje retenido sobre el impuesto de industria y
comercio, al momento del pago o abono en cuenta, en la enajenacin de
bienes o servicios, y
e) Por el valor del traslado de la cuenta 2408 -impuesto sobre las
ventas por pagar-, en caso de presentarse saldos a favor.
Crditos
a) Por la aplicacin del impuesto o contribucin del perodo gravable al
cual corresponda;
b) Por el valor de las sumas obtenidas como devolucin, y
c) Por el valor causado por el concepto de retenciones sobre los
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100
impuestos a las ventas y de industria, comercio y avisos,
correspondiente a las devoluciones y/o anulaciones de operaciones a
travs de las cuales se enajenaron bienes corporales muebles o se
prestaron servicios gravados.

Conociendo ya la dinmica y movimiento de la cuenta 1355 ahora si


veamos como queda la contabilizacin para el vendedor tomando como
referencia el ejemplo planteado inicialmente.

CONCEPTO
VENTA BIENES GRAVADOS TARIFA
2 16%
DEBE

HABER

877.500,0
1305 CLIENTES
0
ANTICIPO DE IMPTOS Y CONTRIB O SALDOS A
1355 FAVOR
27.300,00
13551
5 Retencion en la fuente
27.300,00
COMERCIO AL POR MAYOR Y AL POR
4135 MENOR

780.000,0
0

IMPUESTO SOBRE LAS VENTAS POR


2408 PAGAR

124.800,0
0

24080
2 IVA generado

124.800,0
0
904.800,0
0

904.800,0
0

Para efectos de observar como es el movimiento de la cuentas


supongamos que la empresa devuelve el 10% de la mercanca
comprada.

CONCEPTO

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101
3 DEVOLUCION EN COMPRAS
DEBE
87.
750,00
2.
730,00

2205 NACIONALES
2365 RETENCION EN LA FUENTE
23654
0 Compras
MERCANCIAS NO FABRICADAS POR
1435 LA EMPRESA
IMPUESTO SOBRE LAS VENTAS POR
2408 PAGAR
24080
1 IVA Descontable compras

HABER

2.730,00
78.000,00
12.480,00
12.480,00
90.480,00

90.480,00

Ahora veamos como contabiliza el vendedor esta transaccin.

CONCEPTO
4 DEVOLUCION EN VENTAS

4175 DEVOLUCIN EN VENTAS


IMPUESTO SOBRE LAS VENTAS POR
2408 PAGAR
24080
2 IVA generado

DEBE
78.
000,00
12.
480,00

HABER

12.480,00

1305 CLIENTES
ANTICIPO DE IMPTOS Y CONTRIB O SALDOS A
1355 FAVOR
13551
5 Retencin en la fuente
2.730,00

87.750,00
2.730,00

90.480,00

90.480,00

Proceso de Comprensin y Anlisis

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102
Defina que es:
el IVA?
Tarifa
Base gravable

Mencione quienes actan como sujetos del impuesto sobre las


ventas?
Mencione los requisitos para pertenecer al Rgimen Simplificado.
Mencione las obligaciones de quienes pertenecen al Rgimen
Comn.
Identifique los movimientos de la cuenta 2408
Qu es el IVA Generado?
Que es el IVA Descontable?
Que es la retencin en la fuente?

Solucin de Problemas
REGISTRE LAS SIGUIENTES TRANSACCIONES, UTILCE CUENTAS Y
SUBCUENTAS SEGN EL PUC, APLIQUE IVA Y RETENCION EN LA
FUENTE SEGN LAS DISPOSICIONES VIGENTES.
I.

La Empresa GM Ltda., utiliza Sistema De Inventario


Permanente, realiza las siguientes transacciones: (Nota: para
efectos de practicar la contabilizacin a precio de costo se
tendr en cuenta que el costo de la mercanca vendida
corresponde al 75%)

1. Compra mercancas a crdito por $1.460.000 gravadas a la tarifa


del 16% a la empresa VF S.A.
2. Vende Mercancas a crdito por $3.700.000 gravadas a la tarifa
del 16% a la empresa SL Ltda.
3. Gira un cheque a favor de la empresa VF S.A. para cancelar la
deuda.
4. Recibe una devolucin de la empresa SL Ltda. por el 15% de la
mercanca.
5. Compra mercancas por $563.000 gravadas a la tarifa del 16% a la
empresa CX S.A, cancela mediante le giro de un cheque.

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103
6. Recibe el pago de la empresa SL Ltda.
7. Vende mercancas al contado por $490.500 gravadas a la tarifa
del 16% a la empresa JP Ltda.
8. Compra mercancas a crdito por $376.500 gravadas a la tarifa del
16% a la empresa Q Ltda.
9. Devuelve el 5% de la mercanca comprada a la empresa Q Ltda.
10.

Gira un cheque para cancelar la deuda a la empresa Q Ltda.

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la

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104
Sntesis Creativa y Argumentativa
Tomado de
cartilla
de
LEGIS:
Manual
de
Iva
y
timbre

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109

Autoevaluacin

Explique que es el Impuesto al valor agregado?


Identifique a travs de que cuenta se contabiliza el IVA y explique
la dinmica.
Cual es la finalidad de la retencin en la fuente?
Identifique a travs de que cuenta se contabiliza la retencin en la
fuente y explique la dinmica.
Enuncie los elementos de la retencin en la fuente y explquelos.
Cuales son los requisitos para pertenecer al rgimen simplificado?
Que es el agente retenedor?
Que es el libro fiscal y quienes deben llevarlo?
Para contabilizar la retencin los agentes retenedores que cuenta
y que subcuenta utilizan?
Para contabilizar la retencin los retenidos que cuenta y que
subcuenta utilizan?
CON BASE EN LAS SIGUIENTES TRANSACCIONES LIQUIDE EL IVA,
EL IMPUESTO A LAS VENTAS RETENIDO Y LA RETENCION EN LA
FUENTE QUE CORRESPONDA SEGN LAS NORMAS VIGENTES Y
ELABORE LOS CORRESPONDIENTES REGISTROS CONTABLES
TANTO PARA EL COMPRADOR COMO PARA EL VENDEDOR. (UTILICE
CUENTAS Y SUBCUENTAS SEGN EL PUC)
1. El 5 de agosto de 2007 La Empresa QR responsable del IVA
quien utiliza sistema de inventario pemanente, compra 2.500
unidades de mercancas a $550 cada una a la empresa RT
Ltda. del rgimen Comn, la empresa concede descuento del
10% en el momento de la compra, un plazo de 30 das para
cancelar la factura y un 5% de descuento si cancela antes de
la fecha.
2. La Empresa QR, devuelve al da siguiente 300 unidades de
mercancas a la empresa RT Ltda. del rgimen Comn .
3. El 1 de Junio de 2004 la empresa QR cancela la deuda.

Repaso Significativo
Consulte las caractersticas del IVA, los elementos bsicos y elabore un
mapa conceptual.

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110
Investigue la clasificacin de las tarifas del IVA

Consulte:

Hechos generadores del impuesto sobre las ventas


Clasificacin de los bienes para efectos del IVA
Quienes son agentes de retencin
En que consiste la Autoretencin y quienes son Autorretenedores.
Consulte la clasificacin de los descuentos, su contabilizacin y
determine y explique si estos afectan el IVA.
Consulte los requisitos legales que debe cumplir una factura

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111

UNIDAD 5: Contrato De Trabajo y


Liquidacin De Nmina
Descripcin Temtica

Objetivos

Conocer los conceptos bsicos sobre el contrato laboral.


Distinguir dentro del contrato laboral los elementos que le integran
al igual que las obligaciones y deberes entre las partes que
intervienen.
Conocer los procedimientos y cada uno de los factores legales
encontrados en la liquidacin de un contrato laboral o nomina.
Ejercitar la teora adquirida mediante ejercicios prcticos.

Proceso de Informacin
En esta unidad no se profundizar en los tipos de contratos ya
que en la asignatura legislacin laboral tratarn estos temas.
CONTRATO LABORAL
Es un acuerdo verbal o escrito entre una persona natural y otra persona
natural o jurdica, para desarrollar una labor determinada y por la cual
existe la obligacin del contratante o empleador de una remuneracin y
del contratado o trabajador de desarrollar el objeto del contrato bajo
subordinacin del primero.
Para que haya contrato laboral, la norma distingue tres elementos
fundamentales a saber:
a. La prestacin de un servicio personal por parte del trabajador.
b. La subordinacin jurdica que es la capacidad del empleador de
instruir al trabajador sobre el modo como se debe hacer la labor
contratada, el tiempo a emplear y la cantidad de trabajo y la
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112
obligacin por parte del trabajador de acatarlos.
Como se menciono en la definicin los contratos de trabajo en su forma
pueden ser:
Verbal: Tiene lugar cuando por simple acuerdo expresado
oralmente, las partes convienen en la ndole del trabajo y el sitio
donde ha de realizarse; la cuanta y la forma de remuneracin y
los periodos de pago.
Escrito: Debe constar de en un documento firmado por las partes,
y contener cuando menos clusulas sobre estos puntos:
identificacin y domicilio de las partes, lugar y fecha de
celebracin del contrato, lugar donde se va a prestar el servicio,
naturaleza del trabajo, cuanta de la remuneracin, forma y
periodos de pago; estimacin del valor en caso de que haya
suministro de habitacin o alimentacin como parte del salario,
duracin del contrato y terminacin.
Los contratos Verbales tienen el mismo valor que los contratos Escritos.
Los siguientes acuerdos deben pactarse siempre por escrito:
El periodo de prueba.
El salario integral.
Los pagos que por acuerdo entre las partes no constituyen salario,
dentro de lo permitido por la ley.
Los siguientes contratos deben celebrarse siempre por escrito:

Contrato de aprendizaje.
Contrato a termino fijo, sus prorrogas y el preaviso.
Contratos celebrados con extranjeros no residentes en el pas.
Enganche de trabajadores para el exterior.

Otra forma de clasificar los contratos laborales es por su duracin:


Contrato De Trabajo Por Duracin De La Obra o Labor
Contrato De Trabajo A Trmino Fijo
Contrato De Trabajo De Duracin Indefinida

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113
Terminacin Del Contrato De Trabajo
La terminacin del contrato de trabajo es el hecho mediante el cual por
causas provenientes o no de la voluntad del patrono o el trabajador,
cesan sus obligaciones y finaliza la relacin laboral que los ha vinculado.
Causales De Terminacin Del Contrato De Trabajo
Causales objetivas de terminacin:

La expiracin del plazo pactado.


La terminacin de la obra o labor contratada.
La incapacidad total del trabajador.
La muerte del trabajador.
reconocimiento de la pensin.
La liquidacin o clausura definitiva de la empresa.

Causales originadas en la voluntad del trabajador:


La renuncia.
El despido indirecto o autodespido, por culpa del empleador.
El no regresar al trabajo una vez cesan las causas que
produjeron la suspensin del contrato.
Causales originadas por voluntad de ambas partes:
El mutuo acuerdo.
Causales originadas en la voluntad del empleador:
El despido con justa causa, por incumplimiento
trabajador.
El despido sin justa causa, con indemnizacin.

del

Intervencin administrativa o judicial:


Decisin administrativa.
Sentencia judicial.

Veamos a continuacin teora fundamental para la comprensin

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114
de esta Unidad

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115
CONTRATO DE TRABAJO
CONTRATO A TRMINO FIJO
El contrato de trabajo a trmino fijo debe constar siempre por escrito y
su duracin no puede ser superior a tres aos, pero es renovable
indefinidamente.
1. Si antes de la fecha del vencimiento del trmino estipulado, ninguna
de las partes avisare por escrito a la otra su determinacin de no
prorrogar el contrato, con una antelacin no inferior a treinta (30) das,
ste se entender renovado por un perodo igual al inicialmente
pactado, y as sucesivamente.
2. No obstante, si el trmino fijo es inferior a un (1) ao, nicamente
podr prorrogarse sucesivamente el contrato hasta por tres (3) perodos
iguales o inferiores, al cabo de los cuales el trmino de renovacin no
podr ser inferior a un (1) ao, y as sucesivamente.
PARGRAFO. En los contratos a trmino fijo inferior a un ao, los
trabajadores tendrn derecho al pago de vacaciones y prima de
servicios en proporcin al tiempo laborado cualquiera que ste sea.
(ARTICULO 46 CST)
CONTRATO A TRMINO INDEFINIDO
1o) El contrato de trabajo no estipulado a trmino fijo, o cuya duracin
no est determinada por la de la obra, o la naturaleza de la labor
contratada, o no se refiera a un trabajo ocasional o transitorio, ser
contrato
a
trmino
indefinido.
2o) El contrato a trmino indefinido tendr vigencia mientras subsistan
las causas que le dieron origen, y la materia del trabajo. Con todo, el
trabajador podr darlo por terminado mediante aviso escrito con
antelacin no inferior a treinta (30) das, para que el patrono lo
reemplace. En caso de no dar aviso oportunamente o de cumplirlo solo
parcialmente, se aplicar lo dispuesto en el articulo 8o., numeral 7o.,
para todo el tiempo, o para el lapso dejado de cumplir. (ARTICULO 47
CST)
JORNADA DE TRABAJO

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116

LIQUIDACION DE NOMINA

NOMINA: Es un documento en el cual un empleador relaciona:


Salarios,
Deducciones,
Valor neto pagado,
Aportes parafiscales
y apropiaciones de los trabajadores
que han laborado en un periodo determinado , ya sea por
quincena, mes.

El formato de la nomina contiene lo siguiente:


Encabezamiento con el nombre del empleador, el nombre del
documento, y el periodo de pago.

Esquema Central: (con dos partes)


Primera parte:

Nombre y cargo del trabajador

Das laborados

Valor devengado

Deducciones

Neto pagado

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117
Firma y documento de identidad de los empleados
Segunda Parte:

Aportes parafiscales
Apropiaciones para prestaciones sociales

Firmas de quien elabora, revisa y aprueba

VALOR DEVENGADO: Constituido por las sumas que el


empleador paga al trabajador teniendo en cuenta la legislacin y
esta conformado por los distintos conceptos que constituyen
salario.

SALARIO
Remuneracin que recibe el trabajador por servicios prestados en forma
personal, en dinero o en especie.
El salario mnimo no es embargable pero puede ser embargado hasta en
un cincuenta por ciento (50%) en favor de cooperativas legalmente
autorizadas, o para cubrir pensiones alimenticias que se deban de
conformidad con los artculos 411 y concordantes del Cdigo Civil. El
valor que exceda del salario mnimo ser embargable hasta en una
quinta parte.
PAGOS QUE
SALARIAL)

CONSTITUYEN

SALARIOS

(QUE

SON

FACTOR

Constituye salario no slo la remuneracin ordinaria, fija o variable, sino


todo lo que recibe el trabajador en dinero o en especie como
contraprestacin directa del servicio, sea cualquiera la forma o
denominacin que se adopte, como primas, sobresueldos, bonificaciones
habituales, valor del trabajo suplementario o de las horas extras, valor
del trabajo en das de descanso obligatorio, porcentajes sobre ventas y
comisiones. (ARTICULO 127 CST)
PAGOS QUE NO CONSTITUYEN SALARIOS (QUE NO SON FACTOR
SALARIAL)
No constituyen salario las sumas que ocasionalmente y por mera
liberalidad recibe el trabajador del empleador, como primas,
bonificaciones o gratificaciones ocasionales, participacin de utilidades,
excedentes de las empresas de economa solidaria y lo que recibe en
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118
dinero o en especie no para su beneficio, ni para enriquecer su
patrimonio, sino para desempear a cabalidad sus funciones, como
gastos de representacin, medios de transporte, elementos de trabajo y
otros semejantes. Tampoco las prestaciones sociales de que tratan los
ttulos VIII y IX, ni los beneficios o auxilios habituales u ocasionales
acordados convencional o contractualmente u otorgados en forma
extralegal por el {empleador}, cuando las partes hayan dispuesto
expresamente que no constituyen salario en dinero o en especie, tales
como la alimentacin, habitacin o vestuario, las primas extralegales, de
vacaciones, de servicios o de navidad. (ARTICULO 128 CST)

Salario: Sueldo bsico + auxilio de transporte + horas extras +


comisiones + viticos.

A continuacin se da una explicacin de cada uno de los componentes:

*Sueldo Bsico: Asignacin bsica mensual que se le da a la persona.

* Auxilio de transporte: tienen derecho al auxilio de transporte quienes


devenguen un salario fijo, igual o inferior a 2 veces el S.M.L.V, su
objetivo es que le trabajador cobre parte del desplazamiento entre el
sitio de trabajo y su lugar de residencia.

JORNADA DE TRABAJO
TRABAJO ORDINARIO Y NOCTURNO
1. Trabajo ordinario es el que se realiza entre las seis horas (6:00 a.m.) y
las veintids horas (10:00 p.m.).
2. Trabajo nocturno es el comprendido entre las veintids horas (10:00
p.m.) y las seis horas (6:00 a.m.).ARTICULO 160 CST

*Horas extras: horas adicionales a la jornada de trabajo.

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Recordemos la Jornada de trabajo:
Diurna: 6:00 a.m 10:00 p.m
Nocturna: 10:00 p.m 6:00 a.m

-DEDUCCIONES.
Valores que se aplican con descuentos, pueden existir deducciones
por concepto de libranzas, embargos judiciales entre otras, pero
independiente de ello, deducciones obligatorias para el trabajador
como los aportes a la seguridad social y las retenciones.
APORTES PARAFISCALES:
No son impuestos ni contribuciones, constituyen una obligacin
para el empleador por el hecho de tener una vinculacin laboral.
1.
2.
3.
4.

Seguridad Social
Cajas de Compensacin Familiar
Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA)
Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF)

SEGURIDAD SOCIAL: la ley 100/93 creo en Colombia el sistema


de Seguridad Social Integral (SSSI) constituido por tres regimenes:
a. Rgimen Pensional
b. Rgimen salud
c. Rgimen Riesgos Profesionales.
Rgimen Pensional: Ampara al trabajador contra contingencias
de vejez, invalidez y muerte.

El aporte es del 15.5% sobre el salario del trabajador repartido as:


Empleador: 11.625%
Trabajador: 3,875%

Quienes tenga un ingreso mensual igual o superior a cuatro


salarios mnimos paga un 1.0% adicional al obligatorio para
pensiones.

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Quienes devengue entre 16 y 17 salarios mnimos pagan un 1.20%
adicional al obligatorio para pensiones.
Quienes devengue entre 17 y 18 salarios mnimos pagan un 1.40%
adicional al obligatorio para pensiones.
Quienes devengue entre 18 y 19 salarios mnimos pagan un 1.60%
adicional al obligatorio para pensiones.
Quienes devengue entre 19 y 20 salarios mnimos pagan un 1.80%
adicional al obligatorio para pensiones.
Quienes devengue ms de 20 salarios mnimos pagan un 2.0%
adicional al obligatorio para pensiones.
-Rgimen de Salud: Protege al trabajador contra contingencias
de
enfermedad
o
maternidad.
El aporte es del 12,5% sobre el salario del trabajador repartido as:
Empleador: 8,5%-Auxilio de transporte.
Trabajador: 4% sobre su salario.
-Rgimen de Riesgos Profesionales: Protege al trabajador
contra accidentes de trabajo y enfermedades profesionales, el
aporte depende del nivel de riesgo y lo paga todo el empleador.
Las empresas utilizan por lo general el 0,522%.
APORTES PARAFISCALES
*Cajas de Compensacin Familiar: Son entidades sin animo de
lucro encargadas de pagar el subsidio familiar y de brindar
recreacin y bienestar social a los trabajadores y a quienes de el
dependa.
El aporte es del 4% del monto total de la nomina mensual (total
devengado Auxilio de Transporte ), lo hace el empleador.
*Servicio nacional de Aprendizaje (SENA): Es una entidad
estatal encargada de la preparacin e instruccin a los
trabajadores de aquellas empresas obligadas a contratar
aprendices para labores u oficios que requieran formacin
profesional metdica.
El aporte al SENA es del 2% sobre el monto total de la nomina
mensual (total devengado Auxilio de Transporte), lo hace el
empleador.

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*Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF): Es un
establecimiento publico de orden nacional que se encarga de la
creacin y el mantenimiento de centros para la atencin integral al
pre-escolar menor de 7 aos hijos de cualquier trabajador oficial o
particular, el ICBF se encarga principalmente de la atencin a la
niez desamparada.
El aporte es del 3% sobre el monto total de la nomina mensual
(total devengado Auxilio de Transporte).

APROPIACIONES
En la liquidacin de la nmina se tienen en cuenta los siguientes
conceptos.
*Cesantas: Valor reconocido al empleado por cada ao de
servicio continuo prestado a la empresa o proporcional si se retira
antes
del
ao.
Formula para liquidar cesantas:

Salario* numero de das trabajados /360.


El empleador provisiona cada mes el 8,33% del total devengado.
*Vacaciones: Formula:
Salario (Sin Auxilio de transporte) * numero de das trabajados /
720
El empleador provisiona cada mes el 4,17% del total devengado.
*Intereses Sobre Cesantas: Todo empleador debe pagarle al
trabajador unos intereses anuales por las cesantas, y son del 12%
anual sobre el monto de las cesantas, se depositan al fondo hasta
el
15
de
febrero.
Liquidacin:
I = Cesantas * Das Trabajados * 12% /360
*Prima de servicios: Se pagan 15 das en junio-15 das en
diciembre, el aporte es del 8,33% sobre el total devengado.

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122
Salario* numero de das trabajados /360.
El empleador provisiona cada mes el 8,33% del total devengado.

VEAMOS LA LIQUIDACION
INFORMACIN:
NOMINA.xls

NOMBR
E DEL
EMPLEA
DO

SUELDO
BASICO

DE

DIAS
LIQUID
ADOS

1.517.950

28

433.700

30

576.000

28

1.951.650

30

LA

NOMINA

HED

HEN

4
2

CON

LA

HEF
HEFN
D

SIGUIENTE

R
N

RN
F

8
4

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123
Tomemos en cuenta adicionalmente la siguiente informacin:
El empleado X:

Recibe una comisin sobre $1.500.000 del 2%.


Autoriza descontar $40.000 por cuota sindical

El empleado Y:

Autoriza descontar $25.000 para abonar a prstamo


concedido por la empresa

Proceso de Comprensin y Anlisis


En esta unidad es importante actualizar los porcentajes segn el ao
vigente.

Que es un contrato laboral?


Que es la nmina?
Que es el devengado?
Que es el deducido?
Que es el neto pagado?
Cual es la base para el clculo de aportes?
Quienes tienen derecho al auxilio de transporte?
Cual es la jornada de trabajo ordinario?
Cual es la jornada de trabajo nocturno?
Que son los aportes parafiscales?
Que son las prestaciones sociales?
Quienes deben cotizar al fondo de solidaridad pensional?
Por que se cotiza a una Administradora de Riesgos profesionales
ARP?
Cuando se considera hay una hora extra?
Cuando se considera que hay un recargo nocturno?

Solucin de Problemas

Cual es la finalidad el auxilio de transporte?


Quien debe aportar a riesgos profesionales?
Cual es el aporte en porcentaje de la empresa para salud?

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124
Cual es el aporte general que se cotiza a salud y que porcentaje le
corresponde al trabajador?
Cual es el aporte en porcentaje de la empresa para pensin?
Cual es el aporte general que se cotiza a pensin y que porcentaje
le corresponde al trabajador?
Con la siguiente informacin liquidar la nmina.
Sueldo
EMPLEADO
Bsico
Das HED HEN RN HEFD HEFN RNF
Empleado 1
696.960 30
4 8
Empleado 2
1.503.600 22
2
El empleado 1 autoriz descontar mensualmente, $30.000 para abonar
a la deuda correspondiente al prstamo otorgado por la empresa.
El empleado 2 autoriz descontar de nmina $50.000 para abonar a la
deuda correspondiente al prstamo otorgado por el banco.

Sntesis Creativa y Argumentativa


Para el ao 2007:
Salario mnimo $433.700
Auxilio de transporte $50.800
Salario mnimo integral $5.638.100 ($4.337.000 salario y $1.301.100
prestaciones)

Pagos Parafiscales:
Sena
ICBF
Cajas de Compensacin Familiar

2%
3%
4%

Cargas Prestacionales
Cesanta
Prima de servicios
Vacaciones
Intereses sobre las Cesantas

8.33%
8.33%
4.17%
1% mensual

SEGURIDAD SOCIAL.

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Salud
Empresa

8.5%

Empleado
Total

4%
12.5%

Pensin
Empresa
Empleado

11.625%
3.875%

Total

15.5%

HORAS EXTRAS Y RECARGO NOCTURNO.


Hora trabajo nocturno = Hora ordinaria x 1.35
Hora extra diurna que se realiza entre las 6:00 a.m y las 10:00 p.m.=
Hora ordinaria x 1.25
Hora extra nocturna comprendido entre las 10:00 p.m. y las 6:00 a.m.=
Hora ordinaria x 1.75
Hora ordinaria dominical o festivo = Hora ordinaria x 1.75
Hora extra diurna en dominical o festivo = Hora ordinaria x 2.00
Hora extra nocturna en dominical o festivo = Hora ordinaria x 2.50

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126

Autoevaluacin
Que es el contrato de trabajo?
Mencione los elementos esenciales del contrato de trabajo
Cual es la duracin mxima legal de la jornada ordinaria al da y a la
semana?
Entre que horas esta comprendido el trabajo diurno y el nocturno?
Que es la nmina?
Mencione y explique las partes de la nomina.

Repaso Significativo
Consulte:
Contabilizacin de la nmina
Que es el salario integral?
Cual es la base para liquidar aportes para salarios integrales?
Cual es la nica provisin que se efecta cuando el trabajador recibe
salario integral?
Identifique la tabla de retencin para salarios.
Nota. Cada ao se debe CONSULTAR Y ACTUALIZAR en internet
www.mintrabajo.gov.co los valores actualizados del salario mnimo legal
mensual vigente, subsidio de transporte etc.

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UNIDAD 6: Ciclo Contable


Descripcin Temtica

Horizontes
1
Conocer el proceso ordenado y sistemtico de registros contables.

Ncleos Temticos y Problemticos


Concepto y partes del ciclo contable

Sntesis de la Unidad
En esta unidad se dejaran enunciadas las partes del ciclo contable

Proceso de Informacin
CICLO CONTABLE
El ciclo contable es la sucesin sistemtica, cronolgica y ordenada de
los hechos econmicos, desde la creacin de la organizacin hasta la
preparacin de los estados financieros, pasando por la elaboracin de
los comprobantes y libros contables que registran todos estos hechos
comerciales.
Contablemente, este ciclo es un sistema de informacin que se utiliza
como herramienta que facilita las decisiones de quien utiliza los reportes
que genera.
El ciclo contable de una empresa se presenta en diferentes pasos, a
saber:
La Apertura Del Ente Econmico

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128
Procesamiento De La Informacin Contable (Movimiento,
Cierre)
Reportes De Informacin
Anlisis Y Control
Retroalimentacin

La Apertura Del Ente Econmico


Consiste en la creacin y constitucin de la empresa, con los aportes de
los socios registrados en el comprobante inicial denominado
comprobante de apertura que sirve para abrir los libros principales y
auxiliares de contabilidad.
El ente econmico debe tramitar para su constitucin los siguientes
pasos:

Consulta de razn social ante la Cmara de Comercio, del


domicilio principal de la sociedad.

Elaboracin de los estatutos, los cuales se presentan en una


notarla para elevarlos a escritura pblica. (Al final del texto se
anexan algunos ejemplos de escrituras pblicas).

Con la escritura pblica de la sociedad, se tramita el registro


mercantil en la respectiva Cmara de Comercio, mediante los
formularios preestablecidos para tal fin.

Con el certificado de constitucin y gerencia, fotocopias de las


cdulas de los socios y el formulario del RUT -Registro nico
Tributario- ante la DIAN, para inscribirse como agente retenedor en
la fuente y/o como responsable del IVA y solicitud del NIT.

Procesamiento De La Informacin Contable (Movimiento ,


Cierre)
Consiste en utilizar un sistema manual o sistematizado tcnicamente
aceptado para el registro de la informacin, desde la elaboracin de los
documentos soportes, comprobantes de diario y traslado a los libros
auxiliares y principales de contabilidad.
Estos registros se elaboran con una periodicidad constante que puede
ser diaria, semanal, quincenal o mensual, dependiendo de las
necesidades y caractersticas que tenga cada organizacin.

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129
Dentro de este procesamiento de informacin contable se encuentra lo
que se conoce con el nombre de cierre, donde se elaboran:
Los asientos de ajustes
La hoja de trabajo
Y el comprobante de cierre.

Reportes De Informacin
Como resultado de la etapa anterior, se emiten diferentes reportes y/o
listados, que permiten mostrar la situacin econmica, financiera y
administrativa de un ente econmico, como son los estados financieros
y sus anexos.
ESTADOS FINANCIEROS
Los estados financieros se constituyen en el principal medio para
suministrar informacin fidedigna, objetiva e imparcial de aspectos de
orden contable, econmico y financiero para los socios y terceros que no
tienen acceso a los registros de una empresa.
Mediante una codificacin formal y estndar de nombres y cantidades
de dinero que se derivan de los registros contables, es posible reflejar a
una determinada fecha de corte, la recopilacin, clasificacin y resumen
final de los datos contables.
Las condiciones que se deben cumplir para garantizar la confiabilidad de
los estados financieros son las siguientes:
Que su elaboracin se haya efectuado teniendo en cuenta los
principios contables generalmente aceptados.
Que tales principios se hayan observado permanentemente
durante todo el perodo contable.
Que la informacin que presenten los estados financieros sea
razonablemente adecuada.
Normas Para Presentar Estados Financieros
Se consolidan cuando tengan sucursales.

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130
Dar la informacin complementaria que se requiera con las notas a
los mismos.
Se relacionarn con las del perodo inmediatamente anterior.
Se ordenarn segn la perspectiva de la realizacin o liquidacin
en trminos de tiempo y valores.
Las cuentas deben organizarse en un orden lgico.

Usuarios De Los Estados Financieros


La informacin que se presenta en los estados financieros va dirigida
bsicamente a:
La administracin del ente econmico, que le sirve para conocer
su rendimiento, crecimiento, desarrollo y situacin de la empresa,
durante el perodo respectivo.
Los socios, accionistas y/o propietarios para saber qu progreso
financiero ha tenido la empresa y la rentabilidad de sus aportes.
Los acreedores para determinar la liquidez del negocio y la
garanta del cumplimiento de obligaciones adquiridas.
El Estado para establecer si la liquidacin y pago de impuestos se
ha efectuado en la debida forma como lo exige la ley.
Clasificacin
De acuerdo a las caractersticas de los usuarios a quienes van dirigidos o
los objetivos especficos que los originan, los estados financieros se
clasifican en estados de propsito general y de propsito especial:
Estados Financieros De Propsito General: Estos estados
financieros son los que se preparan al cierre del perodo contable
para ser conocidos y evaluados por usuarios indeterminados, con
el objetivo principal de satisfacer el inters comn del pblico en
evaluar la capacidad del negocio para crecer o evolucionar
favorablemente.
Se caracterizan porque son concretos, claros, neutros y de fcil
consulta. Los estados financieros de propsito general se clasifican
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131
en estados financieros bsicos y los estados financieros
consolidados:
Estados Financieros Bsicos
12345-

Balance general
Estado de resultados
Estado de cambios en el patrimonio
Estado de cambios en la situacin financiera
Estado de flujos de efectivo.

Estados Financieros Consolidados: Son los estados que


presentan la situacin financiera, los resultados del perodo, los
cambios en el patrimonio y en la situacin financiera, as como los
flujos de efectivo de una matriz y sus subordinadas o un ente
dominante y sus dominados, como si fuesen los estados
financieros de una sola empresa.
Estados De Propsito Especial: Son los estados financieros que
se preparan para satisfacer necesidades especficas de ciertos
usuarios de la informacin contable.
Se caracterizan por destinarse a uso o circulacin limitada y por
suministrar un mayor detalle de algunos registros, partidas u
operaciones.
Los principales estados financieros de propsito especial son:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.

Balance inicial
Estados financieros de perodos intermedios
Estados de costos
Estado de inventarios
Estados financieros extraordinarios
Estados de liquidacin
Estados financieros que se presentan a las autoridades
Estados financieros preparados sobre una base comprensiva
distinta de los principios de contabilidad generalmente
aceptados.

Estados Financieros Comparativos: Son los estados que


presentan las cifras correspondientes a ms de una fecha, perodo
o ente econmico.
Los estados financieros se comparan con los de perodos
inmediatamente anteriores siempre que tales perodos hubieren

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132
tenido una misma duracin. Por ejemplo: estados financieros de
dos meses consecutivos del mismo ao o estados financieros con
fecha de corte del mismo mes y de un ao inmediatamente
anterior.
La comparacin de estados financieros no es obligatoria cuando no
sea pertinente, circunstancia sta que se debe explicar
detalladamente en notas a los estados financieros.
Estados Financieros Certificados Y Dictaminados: Son los
estados financieros que estn firmados por el representante legal,
por el contador pblico que los hubiere preparado o revisor fiscal si
existiere en la empresa, quienes dan testimonio de que han sido
tomados fielmente de los libros oficiales.
Los estados financieros dictaminados se acompaan de la opinin
profesional de un contador pblico que los hubiere examinado y
analizado con sujecin a las normas de auditoria generalmente
aceptadas.
El Balance General
El balance general se constituye en el estado financiero bsico por
excelencia que contiene informacin a una fecha determinada acerca de
la situacin financiera de una empresa.
Su principal objetivo es presentar en forma clara el valor de sus
propiedades y derechos o activos y sus obligaciones o pasivo y la
inversin de los socios o propietarios o patrimonio, valuados y
determinados de acuerdo con los principios de contabilidad
generalmente aceptados.
El balance general presenta el saldo que tienen las cuentas reales a una
fecha determinada en el Libro Mayor. Se debe preparar por lo menos una
vez al ao a diciembre 31, firmado por los responsables de su
elaboracin: el contador pblico, el revisor fiscal y el gerente. Cuando el
balance general corresponda a la situacin financiera de una sociedad,
debe ser aprobado por la asamblea general de la misma.
Partes De Un Balance General: Un balance debe contener los
siguientes renglones:
El Encabezamiento: Que contiene el nombre o razn social
de la empresa, nombre del estado financiero y fecha de
corte del mismo.

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133
El Cuerpo O Contenido: El balance general revela el saldo de
las cuentas reales que arroja el libro mayor, las cuales se
presentan cumpliendo la base de la ecuacin patrimonial:
Activo = Pasivo + Patrimonio
Las Firmas: El balance general debe incluir las firmas de los
responsables de su elaboracin: el contador pblico y el
revisor fiscal con matrcula profesional vigente y el gerente.
Notas Explicativas Al Balance General: stas se presentan
como un anexo al balance general y cumplen con la funcin
de ampliar y detallar la informacin acerca de la cuenta a la
que hace referencia, como tambin sobre las polticas y el
sistema contable.

Formas De Presentacin De Un Balance: Un balance


general se puede presentar de dos formas:

En Forma Horizontal O De Cuenta: este modelo de


presentacin se basa en el esquema de la ecuacin patrimonial:

En Forma Vertical O De Reporte: Presenta las cuentas del


activo seguidas de las cuentas del pasivo y, por ltimo en la
misma columna las cuentas del patrimonio.

Datos A Tener En Cuenta Para La Elaboracin Del Balance


1. Los valores se obtienen de los saldos del libro mayor.
2. En el balance deben aparecer slo las cuentas reales (Activos,
Pasivos, Patrimonio).

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134
3. El saldo de las cuentas se deben presentar por su valor neto, por
ejemplo cuenta clientes menos la provisin de cartera, propiedad
planta y equipo menos depreciacin acumulada.
4. Los saldos crditos en las cuentas de bancos y clientes se deben
reclasificar al pasivo.
5. Las notas a los estados financieros deben explicar los saldos de la
mayora de las cuentas de control como por ejemplo: bancos,
clientes, propiedad planta y equipo, inventario, inversiones,
acreedores varios, proveedores, diferidos y etc.
Estado De Resultados
Es el estado bsico que contiene el informe de actividades del ente
econmico durante un perodo determinado. Este estado refleja el total
de gastos y de ingresos y su diferencia durante el perodo contable es la
utilidad o prdida del ejercicio.
Se presenta como un anexo o complemento al balance general, en el
que se determina como se obtuvo la utilidad o prdida del ejercicio.
Este estado comprende las cuentas nominales, transitorias o de
resultado, es decir las cuentas de ingresos, gastos y costos. Las
cantidades deben corresponder a los saldos ajustados del libro mayor y
de los libros auxiliares o a los valores que resultan en la seccin de
ganancias y prdidas.
Partes Del Estado De Resultado:
Encabezamiento: comprende el nombre o razn social del ente
econmico, el nmero del NIT y perodo con fecha inicial y final.
Contenido: se presentan las cuentas nominales, as:

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Firmas: debe incluir las firmas de los responsables de su


elaboracin: el contador pblico y el revisor fiscal con
matrcula profesional vigente y el gerente.
Anlisis Y Control
Los estados financieros permiten hacer un diagnstico de cmo es la
situacin econmica, financiera y administrativa de la empresa a una
fecha determinada, utilizando las herramientas que nos brinda el anlisis
financiero.
Con base en el estudio de la situacin de la empresa, los usuarios de la
informacin contable cuentan con las pautas y razones necesarias para
una acertada toma de decisiones respecto a la parte econmica,
financiera y administrativa de la empresa, as como los mecanismos de
control ms adecuados para el buen funcionamiento de la misma.
Retroalimentacin
Finalmente, cada uno de los reportes anteriores nos permite volver a
alimentar el sistema contable para obtener informacin nueva y til para
el ente econmico.

Solucin de Problemas
Defina:
Comprobante de apertura
Soportes contables
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136
Libros de contabilidad
Ajuste
Asientos de cierre
Hoja de Trabajo

Sntesis Creativa y Argumentativa


Elaborar mapa conceptual segn lectura artculos del decreto 2649/93:
titulo III de las normas sobre registros y libros art 123 al art 135.
Titulo

Autoevaluacin
Que es el ciclo contable?
Mencione las etapas del ciclo contable y explique

Repaso Significativo
Consulte la clasificacin de los soportes de contabilidad.
Consulte en el decreto 2649/93:
Capitulo IV de los estados financieros y sus elementos. Art. 19 al
Art. 33
La seccin II de los elementos de los estados financieros.Art. 34 al
45.

BIBLIOGRAFA GENERAL
CORAL GUDIO. Contabilidad Universitaria: Editorial McGraw Hill. Santa
Fe de Bogot. 1.996.
Cdigo de Comercio

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137
Decreto 2649/93 Decreto 2650/93
ROMERO, ROMERO Rosa Imelda, JARA CABUYA, Gloria Janeth ,
Contabilidad General, editorial UNAD.
DAZ, Hernando, Contabilidad General, Prentice Hall (Pearson), 2001
WARREN, REEVE, FESS : Contabilidad Financiera, Thomson Editores, 7a
ed.
JONES, WERNER, TERREL Y TERREL, Introduccin a la Contabilidad
Financiera, Prentice Hall
POLANCO, Luis. Contabilidad: sistema de informacin para las
organizaciones. Mc Graw Hill.
HARGADON, Jr. Bernard y MUNERA, C Armando. Principios de
contabilidad. 4 ed. Ed. Norma.
Contabilidad, Sistema de Informacin para las Organizaciones, Sinisterra
Gonzalo, Mc Graw Hill, 2001.
LEGIS, Cartilla Laboral, 2007.
LEGIS, Cartilla IVA, 2007.
LEGIS, Cartilla Retencin en la fuente, 2007.

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