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Cmo aprender a utilizar las Tablas Dinmicas en 10 pasos

Sisconges & Estrategia


c/ Roselln, 297 08037 Barcelona
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Tabla de contenido

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I
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C
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Contenido
1.

Introduccin _____________________________________________________________ 1

2.

Crear una Tabla Dinmica __________________________________________________ 2

3.

Funcionamiento de los campos de la tabla dinmica ____________________________ 5

4.

Dar formatos a un campo valor de la tabla dinmica _____________________________ 7

5.

Funcionamiento de los filtros en las tablas dinmicas ____________________________ 9

6.

Dar diseo de informe a una tabla dinmica __________________________________ 12

7.

Ajustar las etiquetas con subtotales _________________________________________ 14

8.

Mostrar u ocultar totales generales __________________________________________ 16

9.

Ordenar los campos de una tabla dinmica ___________________________________ 18

10.Seleccionar estilos de informes en Diseo _____________________________________ 20


11. Crear un grfico en las tablas dinmicas ______________________________________ 21
12.

Crear frmulas o campos calculados ______________________________________ 22

13.

Opciones de la tabla dinmica ___________________________________________ 24

14.

Informacin sobre la empresa____________________________________________ 26

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Introduccin a las Tablas Dinmicas

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1. Introduccin
Este ejemplo pretende dar a conocer cmo obtener los conocimientos mnimos y ms esenciales
sobre el funcionamiento de las tablas dinmicas en Excel 2007, 2010 Y 2013, para que el
usuario pueda comenzar a utilizarlas de forma inmediata.
MUY IMPORTANTE: DEBE OBTENER LOS ARCHIVOS DE DATOS DESDE ESTA
UBICACIN
Para descargar los datos debe ir a: www.sistemacontrolgestion.com en el apartado de
publicaciones: Libros y publicaciones apartado de Tablas dinmicas 2013, Introduccin a las
tablas dinmicas Excel 2013.

Descargar el archivo comprimido: introduccion_tds_scg

Su contenido es el siguiente:

Archivo en formato pdf:

Introduccion_tablas_dinamicas_texto

&

Archivo en Excel:

Introduccion_tablas_dinamicas_datos

E
S

En primer lugar describiremos el significado y contenido de los campos utilizados en el


ejemplo segn el archivo Excel:
AO
MES

Ao de la venta
Mes de la venta en nmero

ZONA
JEFE ZONA

NOMBRE_CIUDAD

Zona de la venta
Jefe de zona asignado a cada zona de venta
Nombre de la Provincia en dnde se produce la
venta
Nombre de la Ciudad en dnde se produce la
venta

TIENDA

Nombre de la Tienda en dnde se produce la


venta

VENTAS REALES

Ventas reales en euros

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NOMBRE_PROVINCIA

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2. Crear una Tabla Dinmica


Desde el men INSERTAR:
Insertar la tabla

dinmica

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O
Nos aparece la siguiente pantalla para seleccionar el rango de datos que tenemos en la hoja

excel del archivo excel descargado.

G
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E
S
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R

Buscamos el rango de datos en la hoja de datos del Excel que estamos trabajando:

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T
E

Pulse sobre este botn para seleccionar el rango de datos en la hoja DATOS:

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Y nos sale la siguiente pantalla, PULSAMOS sobre la hoja DATOS:

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Buscamos con el cursor o mouse para seleccionar el rango de datos:

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A
T

Pulsamos intro y.y nos sale la siguiente pantalla:

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Una vez tenemos la siguiente pantalla con el rango seleccionado pulsamos sobre Aceptar:

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S

Una vez pulsamos sobre Aceptar nos sale el men de tablas dinmicas:

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T
R
A
T
Importante: para que salga el men de la tabla dinmica hay que estar situados encima de la

misma siempre con el cursor.

Cmo podemos saber si estamos en los mens de la tabla dinmica?

Recuerde que debe tener el cursor siempre sobre una tabla

dinmica para poder

modificarla

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3. Funcionamiento de los campos de la


tabla dinmica
Con el men de Campos o Lista de campos de tabla dinmica segn versin podremos

poner campos en la tabla dinmica

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N
G
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S
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E

Datos que arrastrando el campo


podremos poner como filtro

S
T

Datos que arrastrando el campo

podremos poner como etiquetas o


rtulos de columna

A
Datos que arrastrando el campo

podremos poner como etiquetas o


rtulos de fila

E
G

Datos que arrastrando el campo

podremos poner como valores

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Veamos un ejemplo:

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I
S
Arrastramos con el mouse el

campo a filtros de etiquetas o


rtulos de columna, fila o a valores

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E
S
T
R

As queda la tabla dinmica:

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4. Dar formatos a un campo valor de la


tabla dinmica
Vamos a arreglar la anterior tabla dinmica para que se pueda utilizar:

Primero en el campo valor sustituir contar por suma

C
Pulsamos clic con el botn izquierdo del mouse sobre

el campo Cuenta de ventas hasta que nos salga este


men: Configuracin de campo valor

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S

Y pulsando sobre l con el mouse sale esta pantalla:

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Nos queda la siguiente tabla dinmica:

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N
G

Y otra vez desde esta opcin desde el campo valor vamos a darle formato al campo:

E
Pulsamos sobre la opcin de

formato que funciona igual que

&

Excel y cambiamos el formato

E
S
T
R
A
T

Pulsamos sobre
el campo

Formato de

seleccionamos

nmero y
los formatos

adecuados y
pulsamos sobre

aceptar: y nos
queda as la
tabla dinmica
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5. Funcionamiento de los filtros en las


tablas dinmicas
Los filtros en las tablas dinmicas permiten seleccionar los valores a mostrar. Si seguimos con

el ejemplo anterior: podemos observar los filtros dnde estn situados:

C
O
N
G
E
S

Si pulsamos sobre los filtros nos sale por ejemplo:

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E
S
T
R
A
T
E
G
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A

Podemos seleccionar todo, uno o varios valores.

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Si quitamos los valores en blanco de los meses por ejemplo:

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S
C
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G
E
S

Nos queda as la tabla

&
E
S
T
R
A
T

Es importante remarcar que cuando ponemos un filtro queda marcado de la siguiente forma:

E
G

En la tabla dinmica

I
A

En la lista de campos

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S

Tambin podemos seleccionar otro tipo de filtros:

Pulsar sobre
el filtro

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6. Dar diseo de informe a una tabla


dinmica
Veamos a continuacin que la tabla tiene los textos de Rtulos columnas o fila o etiquetas,

que deben de desaparecer:

C
O
N
G
E
S
&
E

Ya que aqu deben de aparecer la etiquetas, rtulos o nombres de las columnas o filas
seleccionadas.
Desde la opcin de Diseo:

S
T
R
A

Ir a DISEO de informe y pulsar sobre el icono, seleccionando del desplegable esta opcin:
Mostrar en formato tabular:

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S
Nos queda as la tabla dinmica:

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N
G
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S

Nota: se recomienda utilizar siempre el formato tabular, recordar que de origen no viene con
este formato, por lo que es necesario arreglarlo ya que si no se ver de una forma poco clara la
tabla dinmica.

&
Nota: no confundir esto con los subtotales que es otra opcin de este men DISEO.

Nota: estas opciones solo estn disponibles en Excel 2010 o 2013

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7. Ajustar las etiquetas con subtotales


A partir de esta tabla dinmica queremos incorporar el campo ciudad despus de provincia:

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C
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N
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E
S

La tabla queda de la siguiente forma con subtotales una vez incorporado la ciudad:

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Pero nosotros queremos quitar los subtotales, para ello situados encima de la tabla podemos

con botn derecho del mouse hacer lo siguiente:

I
S

Seleccionar la opcin o
deseleccionarla

C
O
N
G
E
S
&
Quitamos el subtotal al campo que estamos seleccionando:

E
Otra opcin: quitar todos los

subtotales para siempre en


DISEO:

T
R
A
T

Para poner un subtotal se

realiza el proceso anterior


botn derecho del mouse:

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8. Mostrar u ocultar totales generales


S

Una vez tenemos la tabla siguiente podemos quitar los totales generales:

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S
Desde el men DISEO:

T
R
A
T
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Veamos un ejemplo,pulsamos sobre DISEO/Desactivado para filas y columnas:

S
I
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C
Opcin utilizada:

O
N
G
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S
&
E
S
T
R
A

El resto de opciones activar solo filas o solo columnas:

T
E
G
I

O se desactiva para:

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S
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9. Ordenar los campos de una tabla


dinmica
Imaginemos que deseamos ordenar los valores de venta por tiendas de mayor a menor:

S
C
O
N
G
E
S
&
E
S
T
El proceso es el siguiente: nos situamos el curso por el campo que queremos ordenar-por

ciudad-y con el botn derecho del mouse seleccionamos la opcin ordenar.

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S
C
O
Pulsamos sobre Ms opciones de ordenacin y seleccionamos esta opcin Descendente y

en el desplegable el valor VENTAS:

G
E
S
&
E
S
Quedan las

ciudades

ordenadas en
funcin de las

ventas

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10.Seleccionar
Diseo

En muchas ocasiones

estilos

de

informes

en

S
C

en DISEO, vemos que existe una opcin que permite seleccionar y crear
estilos:

O
N
G
E

A partir de esta tabla dinmica podemos cambiar el estilo:

Sele

Seleccionamos el siguiente icono por ejemplo:

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11. Crear un grfico en las tablas dinmicas


Otra opcin muy importante es crear un grfico a partir de las tablas dinmicas, veamos un
ejemplo:
Desde el men ANALIZAR

C
O
N
G
E
S
&
E
S
T

Pulsamos sobre el icono:


Elegimos el grfico que se requiera:

R
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S
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12. Crear frmulas o campos calculados


Nos puede interesar saber una vez tenemos esta situacin que son las ventas de tres meses,
que volumen tendremos de ventas para los prximos tres meses en las ventas por ciudades:

S
C
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R
A
T

Seleccionamos esta opcin: ANALIZAR/Opciones/Clculos/Campo calculado

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Pg. 23
S

Nos debe salir esta pantalla:

I
S
C
O

Ponemos el

nombre del campo

incrementan las

y las frmulas se
ventas en un 10%

E
S
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E
S

Aceptamos y nos sale el nuevo campo en la tabla dinmica:

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13. Opciones de la tabla dinmica


Si estamos situados en la tabla dinmica y con el botn derecho seleccionamos la opcin:
Opciones de tabla dinmica:

S
C
O
N
G
E
S
&
E
S
T
R
A
T
E
G

Opciones a desmarcar o
marcar para trabajar

mejor

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Datos

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S
C
O
N
G
E

Seleccionar esta opcin para actualizar la memoria de las tablas dinmicas:

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E

Desmarcar estas opciones sino quiere guardar los datos o habilitar los detalles al hacer doble
clic sobre un campo de la tabla.

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14. Informacin sobre la empresa


Sisconges & Estrategia

Presentacin
Somos expertos en implantar herramientas de control de gestin y estrategias de reestructuracin. Desde el ao 2005
Sisconges & Estrategia es una consultora que utiliza los instrumentos ms eficaces de control de gestin y los sistemas
de informacin para mejorar la gestin empresarial y ayudar a conseguir los objetivos estratgicos previstos de nuestros
clientes. Nuestra filosofa de trabajo se fundamenta en la colaboracin constante con nuestros clientes y en el diseo
soluciones a medida que satisfagan sus necesidades. Nuestro tamao y la excelente cualificacin de nuestros
profesionales nos permiten ofrecer, como valor aadido, un servicio personalizado y de alta calidad a unos precios
competitivos.

NUESTROS SERVICIOS
REPORTING
Diseo de sistemas de reporting mediante consultas dinmicas
Mediante la utilizacin de las tablas dinmicas, herramienta de la que poseemos una elevada experiencia en
numerosas implantaciones, diseamos un sistema de reporting para cada una de las reas de la empresa mediante
informes dinmicos, indicadores y grficos.
SISTEMA CONTROL GESTIN
Evaluacin y mejora del sistema de control de gestin
Cuadro de mando mediante indicadores por reas o responsables
Diseo e implantacin de presupuestos
ESTRATEGIAS DE REESTRUCTURACIN
Diseo y seguimiento de planes de negocio y estudios de viabilidad
Planes de marketing y estrategias comerciales
Cuadro de Mando Integral
PLAN DE GESTIN INTEGRADO
Plan de Gestin Integrado
FORMACIN
Formacin en diferentes reas de control de gestin
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