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DIAGNSTICO SITUACIONAL

ARCHIVO CENTRAL DE LA PRESIDENCIA DEL CONSEJO DE MINISTROS


INDICE
1. Introduccin
2. Finalidad
3. Alcance
4. Objetivo General
5. Objetivo Especifico
6. Datos Generales
6.1. De la institucin
6.2. Del encargado del Archivo
6.3. Del Archivo
6.4. Del rgano consultivo
6.5. De los documentos de gestin archivstica
6.6. Del personal
6.7. Del local
6.8. De la documentacin

7. Observaciones
8. Recomendaciones

1. INTRODUCCION
La elaboracin de un diagnostico situacional permite conocer las
condiciones en que se desarrolla cualquier actividad identificando los
problemas existentes y aquellos potenciales con la finalidad de plantear las
alternativas de solucin en concordancia con el anlisis expuesto.
En materia de archivo el presente diagnostico nos permitir detectar los
problemas del Archivo Central de la Presidencia del Consejo de Ministros
respecto a todos los procesos tcnicos (organizacin, descripcin,
conservacin, servicio, transferencia, eliminacin, etc.), gestin administrativa,
empleo de materiales y equipos, recursos humanos, seguridad y salud en el
trabajo archivstico, actuacin del Comit de Evaluacin de Documentos
dependencia orgnica del Archivo Central en el marco de la Ley de
Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica.

2. FINALIDAD
El presente documento tiene como finalidad brindar informacin esencial sobre
la realidad archivstica para desarrollar nuevas estrategias en cmo enfrentar
las necesidades archivsticas en el Archivo Central de la Presidencia del
Consejo de Ministros, sobre sus instalaciones y la documentacin que custodia,
precisando sobre los principales problemas y deficiencias que aquejan a ella,
as como tambin las condiciones que nos ha tocado afrontar como personal
que labora en dicha unidad, y a su vez presentar las recomendaciones para ser
tomadas en cuenta para el mejor tratamiento, crecimiento, manejo, control y
disponibilidad de los documentos.
3. ALCANCE
El presente documento comprende al archivo ubicado en el distrito del Rmac.
4. OBJETIVO GENERAL
Realizar un diagnstico que refleje la realidad archivstica de la documentacin
custodiada en el archivo central de la Presidencia del Consejo de Ministros.
5. OBJETIVO ESPECIFICO
Constituir un instrumento de gestin archivstica como es el Plan de Trabajo
que establezca las pautas y procedimientos que orienten las actividades
archivsticas a realizarse para la implementacin del archivo central de la
Presidencia del Consejo de Ministros.

Establecer los lineamientos para el adecuado manejo de los documentos


mediante la elaboracin de un proyecto de Manual de Procedimientos
Archivsticos.
6. DATOS GENERALES
6.1.

DE LA INSTITUCIN:

a. Nombre de
MINISTROS

la

Institucin:

PRESIDENCIA DEL

CONSEJO

DE

b. Direccin: Jirn Julin Pieiros N 290 Rmac.


c. Nombre del representante de la Institucin: Ing. Ren Cornejo Daz
Presidente del Consejo de Ministros.
d. Nombre del jefe de quien depende el Archivo: Ing. Roberto Puyo
Valladares Jefe de la Oficina de Sistemas de la Presidencia del
Consejo de Ministros.

6.2.

DEL ENCARGADO DEL ARCHIVO:

a. Nombres y Apellidos: Lic. Juan Eduardo Flores Noriega.


b. Cargo: Coordinador del Archivo.
c. Profesin u ocupacin: Licenciado en Historia
6.3.

DEL ARCHIVO:

a. Direccin del Archivo y/o Repositorio


:
Archivo Central de la Presidencia del Consejo de Ministros
Local:
Jr. Julin Pieiro N 290 - Rmac
b. Existe conocimiento de la terminologa archivstica dentro de la Unidad
de Archivo.
6.4.

DEL ORGANO CONSULTIVO

a. Se cuenta con un Comit Evaluador de Documentos, para asesora en


materia de eliminacin y propuestas de transferencias archivsticas. Se
deber definir las series documentales y entre otros diferentes
instrumentos descriptivos para el archivo institucional.
6.5.

DOCUMENTOS DE GESTIN ARCHIVISTICA

a. La Institucin cuenta:
Manual de procedimientos archivsticos.
Cuadro de Clasificacin.
El Archivo Central no se encuentra en la estructura orgnica de la
entidad, desde el ao 2006 es una funcin dentro de la Oficina de
Sistemas de la cual depende directamente, a su vez la Oficina de
Sistemas depende de la Oficina General de Administracin
b. La institucin no cuenta con:
o Tabla General de Retencin de Documentos
o Plan Anual de Trabajo de Archivo
o Manual de Organizacin y funciones del archivo
o Tabla de retenciones de documentos
o Reglamento del Sistema Institucional de Archivos
Sin embargo, cuenta con Inventarios Electrnicos en base Excel que
maneja el Archivo Central.
6.6.

DEL PERSONAL

Existe (01) persona coordinadora del Archivo Central.


En la actualidad se cuenta con (09) personas quienes se ocupan en las
labores primigenias del archivo central.
Jefe y/o Responsable
Administrativo
Auxiliar
Practicante
Profesional
Tcnico
Practicantes
6.7.

Nombrados
3
1
-

: (01)
: (03)
: (02)
: (03)
Contratados
-

Capacitados en Archivo
2
3

LOCAL DE ARCHIVO

Infraestructura:
4

El Archivo Central de la Presidencia del Consejo de Ministros se ubica


desde 01 de Julio del ao 2013 en un ambiente aproximadamente de
755 metros cuadrados del Jr. Julin Pieiro N 290, Distrito del Rmac,
local que antiguamente estuvo destinado al Estando de la Sal en cuyo
interior compartes sus actividades con el Almacn General, CINDOC,
Control Patrimonial y los Archivos de Procuradura, de la Secretaria de
Gestin Publica y el Archivo Tcnico Nacional de Demarcacin
Territorial.
Hacia el lado derecho de las instalaciones del Archivo Central se
encuentran, en ese orden la Va de Evitamiento de alto transito de
vehculos de carga pesada y transporte pblico y el Rio Rmac, hacia el
lado izquierdo colinda con la Municipalidad de Rmac.
toda la infraestructura se encuentra en el Primer Piso y esta construido
de material noble, concreto y ladrillo soportado por las columnas
interiores principalmente, respecto a los repositorios se han considerado
dos (2), el N 1 de aproximadamente 334 metros cuadrados y el N 2 de
aproximadamente 277 metros cuadrados, la altura aproximadamente 6
metros permite una ventilacin natural y la posibilidad que a futuro se
pueda adicionar un segundo nivel de estanteras.
Segn el orden de importancia se ha considerado un rea administrativa
(Oficina) y para consulta de documentos, un rea de trabajo tcnico
(organizacin, descripcin, etc.) y un rea para la recepcin de las
transferencias provenientes de todas las Unidades Orgnicas de la
PCM.
Se puede aprovechar dicho ambiente tanto para el Repositorio y las
reas de trabajo de los procesos tcnicos archivsticos. (ver anexo 1)

CONSTRUCCIN

Techo
Pared
Piso

MATERIAL
NOBLE
X
X
X

ADOBE

QUINCHA

PRE
FABRICADO

OTROS

Observaciones:
TENENCIA Y CONDICIONES DEL LOCAL:
En cuanto a la distribucin del espacio, la estantera ocupa un
10% del rea, la documentacin tanto en paquetes como en cajas
de Archivo ocupa el 60%, restando un 30% para las labores
propias del archivo, en donde se cuenta con equipo informtico,
muebles, mesa de trabajo y materiales.
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No se cuenta con otro ambiente propicio para el crecimiento del


archivo.
El local se encuentra en una zona del Rmac con cierta incidencia
de problemas de seguridad que podra afectar a las instalaciones
y/o equipos as como a los propios trabajadores.

ILUMINACIN:
Es artificial, contando con fluorescentes de barra en grupo de (03) por
cada ambiente, adems es importante resaltar la disposicin de
ventanas (o entradas de luz y aire) que se encuentran ubicadas por
necesidades de ventilacin (ver anexo 3, 4).
ESTADO DE LAS INSTALACIONES
ELECTRICAS
VENTILACIN
SANITARIAS

BUENA
X

MALA

OTROS
Puede mejorar
regular

Cercanas al rea de Archivo

MOBILIARIO Y EQUIPOS
Mobiliario / Equipo

CANTIDAD

Mesas de trabajo

04

Extintores

06

Escritorios
Sillas
Computadora
Aspiradoras
Ventiladores
Fotocopiadora
Impresora
Escner
Detector de Humo
Extractor de aire
Materiales de Escritorio

07
10
06
03
01
04
01
01
Existen
Para
trabajo en
archivo
01
0

Materiales de Seguridad
Botiqun
OTROS

Observaciones: Se debe disponer de las medidas de seguridad tanto


para los documentos como para la seguridad del personal que labora en
dicha rea (zonas de seguridad, etc.). No se puede afirmar si existe un
plan de contingencia contra siniestros.

ESTANTERA
Tipo

Caractersticas
Cantida
d

Material

N de
Cuerpos

N de
baldas

Fija

28

Metal - ngulo
ranurado doble

Corrediza

(ver anexo 4)

6.8.

DE LA DOCUMENTACIN

a. CANTIDAD
Unidades de conservacin
Primer Piso
Cajas
30 mil
archiveras
Paquetes
(transferencia
200
)

Total
0
0

b. FECHAS EXTREMAS: Desde el ao 1969 a la actualidad.

c. UNIDADES DE ARCHIVAMIENTO: Dentro del Archivo existen:


Cajas archiveras que custodian Resoluciones Supremas, Resoluciones
Ministeriales, Resoluciones Directorales, Resoluciones Directorales,
Planilla de Haberes, Legajos de Personal, Correspondencia (Memo,
Oficios, etc.),
Contratos, entre otra documentacin.
Tambin existe un grupo de comprobantes de pago acumuladas en uno
de los rincones del archivo.
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Archivadores de palanca, en donde se encuentran la documentacin


recientemente transferida por las diversas oficinas, correspondencia:
como oficios, memoranda, informes, hojas de trmite, indistintamente
tambin se cuenta con Resoluciones Jefaturales, entre otros
documentos.
Empastados, en apariencia esto es resultante de una actividad para
asegurar la integridad y correlatividad de los documentos. Como se tuvo
a bien constatar pueden empastarse cualquier tipo de documentos.
c. ORGANIZACIN DE LA DOCUMENTACION:
La organizacin preliminar se dispone por diferentes tipos documentales
o en su defecto en series fcticas:
o
o
o
o
o
o
o

Comprobantes (en reducido nmero de empastados)


Resoluciones Jefaturales
Oficios (por numeracin y correlatividad)
Memoranda (por numeracin y correlatividad)
Hojas de trmite
Informes (por numeracin y correlatividad)
Entre otros

Se identifica en la gran mayora de casos la disposicin de todas estas


series por ao y orden del nmero de cajas de archivo.

e. INSTRUMENTOS Y AUXILIARES DESCRIPTIVOS:


Existen lo instrumentos descriptivos tales como Inventario de Series
Documentales, Tabla de retencin de Documentos, etc.
SELECCIN DOCUMENTAL:
Existe registro de las transferencias realizada a este archivo.
Se cuenta con dato estadstico, mensual o anual, sobre la cantidad o
volumen que traslada hacia este local de Archivo en el Rmac.

7. OBSERVACIONES

El principal problema que se presenta en el archivo es la falta de


espacio, ante la inminente transferencia de documentos de las diferentes
oficinas y unidades orgnicas, es necesario adecuar el actual espacio
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que se tiene, realizando la seleccin de la documentacin, para su


posterior Eliminacin a cargo del Archivo General de la Nacin.

Falta de recursos materiales, tecnolgicos, logsticos, etc. que sean


necesarios y colmen las expectativas para necesidad del trabajo que se
realizarn en Archivo Central, llmese Equipo Informtico con acceso a
la red interna e Internet, telfono; y para lo que se refiere en el trabajo
propiamente de las personas adscritas al archivo para cuidar por su
integridad fsica: guantes, mascarillas, guardapolvos, alcohol, jabn
carblico, toallas, lentes contra el polvo (si fuera el caso) para una
adecuada Organizacin, Conservacin y Servicio de los documentos.

La situacin en el Archivo existe muebles pero muchos de ellos estn en


regular estado y/o se encuentran en deterioro progresivo por la
exposicin al polvo, sin mencionar que dicha locacin se encuentra en
una zona de la ciudad alejada del local central de la Presidencia del
Consejo de Ministros para que puedan absolver oportunamente las
consultas. Por eso la necesidad de contar con medios electrnicos
apropiados como son: una lnea telefnica, que no existe, un equipo
informtico ptimo pues con el que se cuenta no posee las
caractersticas que colmen en tanto se tenga la necesidad de informar e
ingresar documentos con la seguridad que estos no se perdern.

8. RECOMENDACIONES
Siendo importante esta ltima parte del presente documento, a
continuacin se proceder a brindar las recomendaciones del caso en la
medida de quien suscribe se bas en hechos y visitas efectivas durante
la primera semana de trabajo en dicha institucin:

Espacio: Como se dej asentado lneas arriba, la locacin del Archivo de


Central de Presidencia del Consejo de Ministros ser mientras tanto un
lugar propicio para continuar con las labores propias del archivo sin
embargo es menester resaltar la importancia de la futura documentacin
que va a ser dispuesta por todas la oficinas de la Presidencia del
Consejo de Ministros hacia el Archivo Central. Es as que primero, se
debe procurar el ordenamiento de todas las series documentales en
dicho Archivo; segundo, siendo por lo pronto el adecuado, debe
proyectarse un nuevo local con mayor capacidad para instalar el
inmenso volumen de documentos como pueden ser los distintos tipos de
Resoluciones y los dems documentos como son la correspondencia,
Resoluciones Jefaturales, entre otros, acondicionando espacios ms
amplios para la adecuada conservacin en un nivel del local o que se
pueda proyectar el crecimiento vertical del archivo central para
aprovechar dicho espacio a todo nivel; tercero, brindar capacitacin a
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todos los funcionarios de dicha oficina para poder brindar los alcances
en cuanto se deba ir instruyendo en la nueva visin de trabajo; cuarto,
que se disponga de los materiales informticos ptimos, acceso a la red
para el intercambio de informacin adems de mantener una
comunicacin fluida a travs de los informes peridicos, sobre los
avances en el desarrollo del archivo del Archivo Central.
En tanto el espacio dispuesto en el local de archivo del Rmac debera
repotenciarse en cuanto a equipo logstico y de comunicaciones,
indicando que, mucha de su estructura y espacio, se encuentra en un
momento ptimo donde la documentacin puede tratarse con
disponibilidad para que tambin pueda servir de acopio de las futuras
transferencias documentales debidamente ingresadas e identificadas
para as hacer del servicio documental en el archivo un procedimiento
eficiente.

La necesidad de contar con un rgano Administrador de documentos


para que se trabaje de manera coordinada con las diferentes oficinas y
rganos de lnea siendo a su vez orientado por los criterios tcnicos
archivsticos del ente rector de los documentos como es el Archivo
General de la Nacin.

Debe existir una comunicacin fluida entre el Archivo Central de la


Presidencia del Consejo de Ministros y las diversas oficinas de la misma
para realizar las coordinaciones sobre la transferencia de documentos.

El tratamiento de muchos de los documentos se procede en base a una


necesidad bsica que no responde a los estndares de la archivstica,
es as que se sugiere la aplicacin del cuadro de clasificacin de
documentos empezando por el nivel de archivo de gestin de todas las
oficinas y unidades orgnicas.

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