SESIN III

Propiedades de los campos, ordenar y filtrar

datos.

En este Sesin trataremos los siguientes temas:

1. Las propiedades de los campos
a. La mscara de entrada
b. Regla de Validacin de datos
2. Ordenar y filtrar datos
3. Practica

Prof. LIc. Richard Perez Vega

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1.

Las propiedades de los campos

Propiedades de los campos

1. Tamao del campo:
Para los campos Texto, esta propiedad determina el nmero mximo de caracteres que se
pueden introducir en el campo. Siendo por defecto de 50 caracteres y valor mximo de 255
Para los campos Numricos, las opciones son:
1. Byte. (equivalente a un carcter) para almacenar valores enteros entre 0 y 255.
2. Entero. Para valores enteros comprendidos entre -32.768 y 32.767.
3. Entero largo. Para valores enteros comprendidos entre-2.147.483.648 y 2.147.483.647.
4. Simple.Para la introduccin de valores comprendidos entre -3,402823E38 y -1,401298E-45
para valores negativos, y entre 1,401298E-45 y 3,402823E38 para valores positivos.
5. Doble. Para valores comprendidos entre -1,79769313486231E308 y -4,94065645841247E324 para valores negativos, y entre 1,79769313486231E308 y 4,94065645841247E-324 para
valores positivos.
6. Id. de rplica. Se utiliza para claves autonumricas en bases rplicas.
7. Decimal. Para almacenar valores comprendidos entre -10^38-1 y 10^38-1 (si estamos en una
base de datos.adp) y nmeros entre -10^28-1 y 10^28-1 (si estamos en una base de datos
.accdb)
8. Los campos Autonumrico. Son Entero largo.
A los dems tipos de datos no se les puede especificar tamao.
2. Formato del campo
Esta propiedad se utiliza para personalizar la forma de presentar los datos en pantalla o en un
informe.
Se puede establecer para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE y Autonumrico
Para los campos Numrico y Moneda, las opciones son:
1. Nmero general: Presenta los nmeros tal como fueron introducidos.
2. Moneda: Presenta los valores introducidos con el separador de millares y el smbolo
monetario asignado en Windows como puede ser .
3. Euro: Utiliza el formato de moneda, con el smbolo del euro.
4. Fijo: Presenta los valores sin separador de millares.
5. Estndar: Presenta los valores con separador de millares.
6. Porcentaje: Multiplica el valor por 100 y aade el signo de porcentaje (%).
7. Cientfico: Presenta el nmero con notacin cientfica.
Los campos Fecha/Hora tienen los siguientes formatos:
1. Fecha general: Si el valor es slo una fecha, no se muestra ninguna hora; si el valor es slo
una hora, no se muestra ninguna fecha. Este valor es una combinacin de los valores de
fecha corta y hora larga. Ejemplos: 3/4/93, 05:34:00 PM y 3/4/93 05:34:00 PM.
2. Fecha larga: Se visualiza la fecha con el da de la semana y el mes completo. Ejemplo: Lunes
21 de agosto de 2000.
3. El formato Fecha corta: Asume que las fechas comprendidas entre el 1/1/00 y el 31/12/29
son fechas comprendidas entre los aos 2000 y el 2029 y las fechas comprendidas entre el
1/1/30 y el 31/12/99 pertenecen al intervalo de aos entre 1930 y 1999.
4. Hora larga: Presenta la hora con el formato normal. Ejemplo: 17:35:20.
5. Hora mediana: Presenta la hora con formato PM o AM. Ejemplo: 5:35 PM.
6. Hora corta: Presenta la hora sin los segundos. Ejemplo: 17:35.
7. Los campos S/No: Disponen de los formatos predefinidos S/No, Verdadero/Falso y
Activado/Desactivado.
3. Lugares decimales
Esta propiedad nos permite indicar el nmero de decimales que queremos asignar a un tipo de
dato Nmero o Moneda.

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4. Mscara de entrada
Se utiliza la mscara de entrada para facilitar la entrada de datos y para controlar los valores
que los usuarios pueden introducir. Por ejemplo, puedes crear una mscara de entrada para un
campo Nmero de telfono que muestre exactamente cmo debe introducirse un nmero
nuevo: (___) ___-____.
Access dispone de un Asistente para mscaras de entradas que nos facilita el establecer esta
propiedad, y al cual accederemos al hacer clic sobre el botn que aparece a la derecha de la
propiedad a modificar una vez activada dicha propiedad.
5. Ttulo
Se utiliza esta propiedad para indicar cmo queremos que se visualice la cabecera del campo.
Por ejemplo, si un campo se llama Fnac e indicamos Fecha de nacimiento como valor en la
propiedad Ttulo, en la cabecera del campo Fnac veremos Fecha de nacimiento.
6. Valor predeterminado
El valor predeterminado es el valor que se almacenar automticamente en el campo si no
introducimos ningn valor. Se suele emplear cuando se sabe que un determinado campo va a
tener la mayora de las veces el mismo valor, se utiliza esta propiedad para indicar o especificar
cul va a ser ese valor y as que se introduzca automticamente en el campo a la hora de
introducir los datos de la tabla.
Por ejemplo si tenemos la tabla Clientes con el campo Provincia y la mayora de clientes son de
la provincia Lima, se puede introducir ese valor en la propiedad Valor predeterminado del
campo Provincia y as a la hora de introducir los diferentes clientes, automticamente aparecer
el valor Lima y no lo tendremos que teclear.
Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE y el
Autonumrico.
7. Regla de validacin
Esta propiedad nos permite controlar la entrada de datos segn el criterio que se especifique.
Hay que escribir el criterio que debe cumplir el valor introducido en el campo para que sea
introducido correctamente.
Por ejemplo si queremos que un valor introducido est comprendido entre 100 y 2000, se
puede especificar en esta propiedad lo siguiente:
[Nombre_campo]>=100 Y [Nombre_campo]<=2000.
Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE y el
Autonumrico.
Para ayudarnos a escribir la regla de validacin tenemos el generador de expresiones que se
abre al hacer clic sobre el botn que aparece a la derecha de la propiedad cuando hacemos clic
en ella.
8. Texto de validacin
En esta propiedad escribiremos el texto que queremos nos aparezca en pantalla si introducimos
en un campo un valor que no cumple la regla de validacin especificada en la propiedad
anterior.
Debe ser un mensaje para que la persona que se equivoque a la hora de introducir los datos,
sepa el porqu de su error y pueda solucionarlo.
Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE y el
Autonumrico.
9. Requerido
Si queremos que un campo se rellene obligatoriamente tendremos que asignar a esta propiedad
el valor S, en caso contrario el valor ser el de No.
Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE y el
Autonumrico.
10. Permitir longitud cero
Los campos Memo y Texto cuentan con esta propiedad para controlar que no se puedan
introducir valores de cadena que no contengan caracteres o estn vacos.

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11. Indexado
Se utiliza esta propiedad para establecer un ndice de un solo campo. Los ndices hacen que las
consultas basadas en los campos indexados sean ms rpidas, y tambin aceleran las
operaciones de ordenacin y agrupacin.
Por ejemplo, si buscas empleados basndose en un campo llamado Apellidos, puedes crear un
ndice sobre este campo para hacer ms rpida la bsqueda.
Esta propiedad dispone de tres valores:
No: Sin ndice.
S (con duplicados): Cuando se asigna un ndice al campo y adems admite valores
duplicados (dos filas con el mismo valor en el campo).
S (sin duplicados): Cuando se asigna un ndice pero sin admitir valores duplicados.

a. Aplicar mascara de entrada:

1.

Seleccionar la tabla alumno e ingresar a la vista diseo

2. Seleccionar el
campo Telfono

3. En mascara de entrada
escribir ####-#####

4. Pulsar Ctrl + G para guardar

y luego cambia de vista.

Ejemplos de mascara de entrada

Carcter
0
9
#

L
?
A
a
&
C
.,:;-/
!

Definicin
Dgito (0 a 9, entrada obligatoria, signos ms [+] y menos [-] no permitidos).
Dgito o espacio (entrada no obligatoria, signos ms y menos no permitidos).
Dgito o espacio (entrada no obligatoria; los espacios se muestran en blanco en el
modo Edicin, pero se eliminan cuando se guardan los datos; signos ms y
menos permitidos).
Letra (A a Z, entrada obligatoria).
Letra (A a Z, entrada opcional).
Letra (A a Z, entrada opcional).
Letra o dgito (entrada opcional).
Cualquier carcter o un espacio (entrada obligatoria).
Cualquier carcter o un espacio (entrada opcional).
Marcador de posicin decimal y separadores de miles, hora y fecha.
Hace que la mscara de entrada se muestre de derecha a izquierda, en lugar de
mostrarse de izquierda a derecha. Los caracteres introducidos en la mscara
siempre se rellenan de izquierda a derecha. Puedes incluir el signo de

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exclamacin en cualquier lugar de la mscara de entrada.

Hace que el carcter siguiente se muestre como un carcter literal (por ejemplo,
\A se muestra slo como A)

Ejemplos de formatos
<
>

Hace que todos los caracteres se conviertan a minsculas.

Hace que todos los caracteres se conviertan a maysculas.

b. Reglas de validacin
Esta propiedad nos permite controlar la entrada de datos segn el criterio que se especifique. Hay
que escribir el criterio que debe cumplir el valor introducido en el campo para que sea introducido
correctamente.
Aplicar regla de validacin
1. Seleccionar la tabla nota e ingresar a la vista diseo

2. Seleccionar el campo
nota1

3. En regla de validacin escribir

Nota1>=0 y Nota1<=0

4. Pulsar Ctrl + G para guardar

y luego cambia de vista.

Algunos ejemplos de reglas de validacin que se pueden crear son:

Ejemplo 1. Para evitar que alguien introduzca una fecha anterior a la actual: Regla de
validacin: >=Fecha()
Ejemplo 2. Si se desea que el valor de un campo sea mayor o igual que 50: Regla de
validacin: >=50
Ejemplo 3. Si se desea que en un campo el nmero introducido sea distinto de cero: Regla
de validacin: <>0
Ejemplo 4. Si se desea que en un campo que especifique la edad, solo se consideren
mayores de 18 aos: Regla de validacin: >=18
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Actividad 01

Crear una nueva tabla llamado nota

Asignar los siguientes campos, tipo de dato y sus propiedades correspondientes.

Nombre del campo

Id_alumno
ID_aprofesor
Nota1

Tipo de dato
Texto
Texto
Nmero

Nota2

Nmero

Nota3

Nmero

propiedades
Tamao=6
Tamao=6
Tamao de campo=Decimal
Regla de validacin:
[nota1]>=0 Y [nota1]<=20
Tamao de campo=Decimal
Regla de validacin:
[nota2]>=0 Y [nota2]<=20
Tamao de campo=Decimal
Regla de validacin:
[nota3]>=0 Y [nota3]<=20

2. Ordenar datos
1. Ordenar datos.
a. Clic en el campo que desea ordenar
b. En la ficha inicio clic en el icono ordenar puede ser ascendente o descendente
Clic en los iconos para
ordenar

1.

2. Filtrar datos

Seleccionar un
campo

2. Clic en el icono
filtro
3. Seleccionar una
opcin

4. Clic en aceptar

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PRCTICA : CREAR UNA BASE DE DATOS, TABLAS Y RELACIONES

1.
2.

Crea una base de datos con el nombre Ventas, en la carpeta Mis Documentos.
Crea la tabla de CLIENTES, con los siguientes campos:

NOMBRE DEL CAMPO

Cdigo del cliente

TIPO DE DATOS
Nmero

Fecha
Nombre
Apellidos
NIF
Direccin
Poblacin
Provincia
Cdigo Postal
Telfono

Fecha/Hora
Texto
Texto
Texto
Texto
Texto
Texto
Texto
Texto

PROPIEDADES
Tamao: Entero largo
Indexado: S (sin duplicados)
Formato: Fecha corta
Tamao: 10
Tamao: 10
Tamao: 9
Tamao: 20
Tamao: 20
Tamao: 20
Tamao: 5
Tamao: 9

La clave principal es el campo Cdigo del cliente.

3. Crea la tabla de VENTAS, con los siguientes campos:
NOMBRE DEL CAMPO
TIPO DE DATOS
Cdigo de Venta
Nmero
Cdigo de Cliente
Nmero de Producto
Fecha
Pagado
Cantidad
No hay clave principal.

Nmero
Nmero
Fecha/Hora
S/No
Nmero

4. Crea la tabla de PRODUCTOS, con los siguientes campos:

NOMBRE DEL CAMPO
TIPO DE DATOS
Nmero de Producto
Nmero
Descripcin
Autonoma en horas
Aviso con vibracin
Dual
Peso en gramos
Precio
Stock

Texto
Nmero
S/No
S/No
Nmero
Moneda
Nmero

PROPIEDADES
Tamao: Entero largo
Indexado: S (sin duplicados)
Tamao: Entero largo
Tamao: Entero largo
Formato: Fecha corta
Tamao: Entero largo

PROPIEDADES
Tamao: Entero largo
Indexado: S (sin duplicados)
Tamao: 20
Tamao: Entero largo

Tamao: Entero largo

Formato: Euro
Tamao: Entero largo

La clave principal es el campo Nmero de Producto.

5.
6.

Eliminar los campo NIF, poblacin y cdigo postal de la tabla clientes

Eliminar los campos autonoma en horas, aviso con vibracin y dual de la tabla productos.

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7.

Agregar los siguientes registros

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