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LA DOCUMENTACIN: CONCEPTO Y CONTEXTO CIENTFICO.

0.Introduccin El proceso documental como proceso de produccin,


transmisin y recepcin de informacin y conocimiento

El ser humano produce y consume informacin y conocimiento de forma


continua y por una gran variedad de canales. Algunos de estos canales son
privados, como las conversaciones personales o telefnicas, el correo
tradicional o electrnico. Otros canales son pblicos y permiten transmitir
informacin hacia muchas personas. As los peridicos o las emisoras de
radio y las cadenas de televisin nos mantienen informados de forma
permanente. Los estados o los gobiernos informan tambin de forma
sistemtica y ponen en nuestro conocimiento toda la informacin relativa a
la regulacin de nuestras vidas en el espacio pblico. Los creadores de
entretenimiento y ocio ofrecen tambin sus productos, pelculas, libros,
discos, comics, videojuegos, etc. Y los creadores de ideologa, como los
polticos o las organizaciones religiosas, nos hacen llegar tambin sus
mensajes.

Toda esta informacin, conocimiento o ideologa llega, en nuestra


civilizacin, con mucha facilidad a sus destinatarios. Y produce enormes
cantidades de documentos en los ms variados soportes que a veces, por
inters personal, conservamos. Pero la conservacin sistemtica de todo
esto es una necesidad para la sociedad puesto que muchas veces
necesitar recurrir a lo antes escrito. Por ello desde muy pronto en la
historia de la humanidad aparecen lugares que se encargan de conservar
los documentos y casi a la vez que el ser humano inventa y desarrolla la
escritura surgen las primeras colecciones de documentos, los archivos y las
bibliotecas.

Conserva de lo escrito: Las bibliotecas, los archivos, las hemerotecas.

Conserva de los sonidos: Las fonotecas.

Conserva de las imgenes fijas: Las fototecas e iconotecas.

Conserva de las imgenes animadas: Las filmotecas y las videotecas.

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2. Concepto de Documentacin.

La construccin del concepto de Documentacin es un proceso complejo


que se desarrolla a lo largo del presente siglo de forma paralela a la
evolucin prctica, profesional y tecnolgica de este campo cientfico, tal
como puede verse en la Teora de la Documentacin del profesor Lpez
Yepes, obra clarificadora que explora las diferentes teoras, puntos de vista
y denominaciones que este campo cientfico ha visto, o en el estudio de los
profesores Terrada y Lpez Piero que revisaban la evolucin conceptual
desde una perspectiva histrica.

Este proceso se ver caracterizado por un desplazamiento del ncleo de


inters, del objeto de la propia ciencia documental, en funcin de la
perspectiva escogida por cada tratadista: Documento, Informacin, Mensaje,
Proceso comunicativo, Proceso informativo, Proceso lingstico son algunos
de los conceptos que se sitan en el centro de la discusin. Y todo ello sin
entrar en consideraciones terminolgicas sobre si la denominacin ms
adecuada es Documentacin, Informtica, Ciencias/s de la Informacin,
Informacin cientfica, Documentologa, etc. polmica que preside la
definicin de Documentacin desde Paul Otlet, como puede observarse en la
completa recopilacin de definiciones de Sagredo e Izquierdo.

En los orgenes de la conceptualizacin de la ciencia de la Documentacin


est la obra de Paul Otlet, que sita el objeto de la Documentacin en el
"documento, biblion o bibliograma", es decir, el conjunto inseparable de
informacin y soporte, "el pensamiento ya fijado por escritura de las
palabras o la imagen de las cosas, signos visibles, fijados en un soporte
material", resultado de la creacin intelectual del hombre y objeto, una vez
reproducido, de cultura y civilizacin. La documentacin es pues la ciencia
de los documentos, pero tambin la ciencia auxiliar de todas las ciencias,
porque sus actividades facilitan el desarrollo de sta, ordenando los
materiales y facilitando el acceso a ellos por parte de los cientficos, y
porque les impone sus normas desde que ellas deben plasmar sus
resultados en forma de documento.

La ruptura con el punto de vista otletiano, dejando aparte las discusiones de


enfoque sobre las relaciones existentes entre Biblioteconoma y

Documentacin, vendra dada por la perspectiva norteamericana que pasa a


denominar a la Documentacin con el trmino Ciencia de la Informacin. No
es un simple cambio terminolgico, sino el resultado de la observacin del
hecho de que con la aparicin de la tecnologa informtica y su inclusin en
los procesos y actividades relacionados con la Documentacin, el binomio
informacin/soporte, caracterstico de la teora otletiana, se vea roto. Los
tericos de la Information Science, y sus seguidores de las escuelas
sovitica y alemana, centran el inters en el proceso de transferencia de
informacin, independientemente de su contenido, y, en concreto, en la
recuperacin de la informacin (Information Retrieval) previamente tratada
en un proceso anterior, el proceso documental. La perspectiva informativa
"nace de la consideracin del proceso documental como proceso
informativo; se aprovecha, por tanto, de la metodologa de las ciencias
informativas y establece sobre la categora de los depsitos documentales
-archivo, biblioteca, museo, etc.- la aplicacin del flujo informativo y la
dinamizacin de las fuentes para obtener nuevo conocimiento".

El profesor Desantes avanza substancialmente en la cuestin al situar en el


contenido del documento el objeto de la Documentacin cuando afirma que
"el mensaje es el centro objetivo del proceso informativo y se puede afirmar
que es el ncleo mismo del proceso documentario", estableciendo una
compleja tipologa en funcin de su disposicin en el proceso comunicativodocumental. Proceso que es situado en el centro de la concepcin
"ordinaria" de la Documentacin de Sagredo e Izquierdo que sealan que "la
Documentacin es el proceso de comunicacin por el que un individuo
(persona o colectividad) recibe las referencias de unos objetos (los
"documentos") debidamente tratados -opcionalmente tambin esos mismos
objetos referidos- expresa o presuntamente pedidos (demandados),
relativos a un determinado dominio de la actividad social que el individuo
desempea, tales que le hacen competente (en su doble sentido) para el
ejercicio de esa actividad, cuando atinadamente los maneja.

Ahora bien, el problema central de todo el proceso documental est en


cmo representar los documentos que posteriormente ser preciso
recuperar. La tecnologa informtica y la telemtica han incrementado la
velocidad y precisin del proceso de bsqueda, pero ni siquiera el programa
de recuperacin de informacin ms desarrollado, basado en los algoritmos
de bsqueda ms complejos, puede recuperar el documento mal
representado. La perspectiva lingstica de la Documentacin iniciada por el
profesor Garca Gutirrez aborda este punto e incide en el significado del
documento y en su correcto anlisis y representacin, operacin de carcter
lingstico que marca el funcionamiento efectivo de cualquier sistema
documental.

1.1. Contexto cientfico de la Documentacin.

La Documentacin, actividad de comunicacin humana, se ocupa de los


procesos de transferencia de la informacin, desde su generacin hasta su
uso. Estos procesos incluyen la seleccin y adquisicin, organizacin,
interpretacin, almacenamiento, recuperacin y difusin de informacin
contenida en cualquier tipo de soporte.

Informacin, en este contexto, es todo elemento de conocimiento,


cualquiera que sea su nivel o su dominio, susceptible de ser transmitido o
hecho pblico. Se incluyen pues todos los aspectos de la produccin
cultural: literaria, cientfica, tcnica, econmica, jurdica, etc., cualquiera
que sea el medio, el tema o el nivel de especificidad. Toda esta produccin,
materializada en diferentes soportes fsicos y conservada a travs del
tiempo, constituye el objeto de la Documentacin que acta sobre ella para
explotarla y ponerla a disposicin de cualquier individuo. El trabajo del
documentalista, por tanto, es una funcin de comunicacin en un contexto
social: Es un intermediario entre el conocimiento registrado acumulado y el
individuo, persona o grupo, que requiere informacin. En un universo
saturado de informacin, el documentalista es el gestor capaz de extraer de
ella su significado esencial con el objeto de erigirse como mediador entre
los siempre crecientes stocks de informacin y sus mltiples usuarios.

La Documentacin, como cualquier ciencia, establece unas relaciones entre


pensamiento, conocimiento y sociedad, relaciones que se manifiestan en
aspectos diferentes que estudiaremos aqu en la parte que corresponda a
nuestro campo de inters: La ciencia es un fenmeno social y econmico. La
Documentacin tiene por objeto bsico la informacin (elementos de
conocimiento producidos por el hombre) contenida en documentos
(vehculos de transmisin y dinamizacin de ese conocimiento) y,
especialmente, el tratamiento de esa informacin para facilitar su difusin a
los usuarios que la necesiten. Si consideramos a la Documentacin como
ciencia de la informacin cientfica, su papel social estar directamente
relacionado con el propio de la ciencia, motor social del conocimiento y del
desarrollo. La dimensin que adquiere la Documentacin al extender su
campo de accin a otras reas del conocimiento no estrictamente cientficas
(Documentacin social) reafirman an ms sus caractersticas de fenmeno
social. En cuanto a su consideracin como fenmeno econmico no hay sino
constatar las caractersticas de verdadera industria del conocimiento que la
Documentacin ha llegado a ser gracias a los avances tecnolgicos. En la

sociedad actual, la llamada sociedad postindustrial, el conocimiento y, por


tanto, la informacin toman un papel de motor econmico.

Por otro lado toda ciencia constituye un rea en la dimensin social del
trabajo. El desarrollo de la Documentacin ha hecho que el campo
profesional se ample y diversifique: a los clsicos bibliotecarios y archiveros
se han sumado los documentalistas, analistas de informacin, agentes de
informacin, especialistas en informacin cientfica y tcnica, especialistas
en bsqueda en lnea, profesionales activos en el campo de la
Documentacin, especialistas en el manejo de la informacin contenida en
documentos que desarrollan su trabajo para todo tipo de instituciones y
empresas y que se organizan en asociaciones profesionales.

La ciencia, adems, es un proceso en el desarrollo del conocimiento. Junto a


su consideracin como ciencia informativa la Documentacin se sita en el
mbito de la Ciencia de la ciencia. Como afirma Jos Lpez Yepes en su
artculo "Qu es Documentacin?", "la Documentacin busca las causa
ltimas de la comunicacin de la ciencia en todos los procesos que
posibiliten la transmisin ltima de los conocimientos cientficos con el fin
de convertirse en nuevos conocimientos". En este sentido puede
considerarse que la Documentacin contribuye al desarrollo del
conocimiento humano en dos sentidos: en primer lugar, en el ya sealado
de auxiliar interdisciplinar de las dems ciencias y, en segundo lugar, en su
propio desarrollo y conceptualizacin, mediante la puesta en escena de
nuevos fundamentos cientficos que ayuden a la comprensin del fenmeno
de la transmisin de conocimientos.

Desde un punto de vista conceptual, la Documentacin se sita en el marco


terico de las Ciencias de la Informacin. Es informacin social especializada
al actuar sobre reas de especializacin cientfica, social, profesional o
industrial, pero tambin, de forma creciente, es informacin social general,
al socializarse sus productos y ampliar sus reas de accin erigiendose
como garante de la conserva de la comunicacin y la cultura.

Considerada en sentido estricto la Documentacin coincide en este contexto


con otras actividades como la Biblioteconoma y la Archivstica que, en un
sentido ms generalista y, sin duda, ms pragmtico, forman parte con ella
de un mismo tronco comn ya que las tres se ocupan de un mismo objetivo:
conserva e informacin del conocimiento y de las actividades humanas
registradas, an situndose las tres en posiciones diferentes frente a la
bipolaridad Informacin/Conservacin. En efecto, el documentalista trabaja
fundamentalmente para informar, para difundir lo que recoge y procesa. El

archivero, por su parte, conserva informacin registrada, emanada por un


determinado organismo o actividad, siendo ste su principal objetivo, y, slo
en segundo trmino, la difunde. El bibliotecario, por ltimo, oscilar entre
ambos polos en funcin de su marco de trabajo; as, el bibliotecario
especializado no difiere, en sus objetivos, del documentalista, como
tampoco lo hace el bibliotecario que ejerce su funcin al servicio de la
educacin, pero habr un bibliotecario cuya funcin primordial sea la
conservacin del patrimonio bibliogrfico, lgicamente menos orientado a la
difusin de los documentos por los que vela.

1.2. Relaciones de contribucin.

La Documentacin es un campo interdisciplinar al que contribuyen distintos


saberes cientficos y tcnicos. La aparentemente principal relacin de
contribucin es la que se establece con la tecnologa informtica,
protagonista excesiva del panorama actual de la Documentacin, sobre todo
en la vertiente profesional, pero tambin en la investigadora. As hay otras
disciplinas muy importantes para el desarrollo y el trabajo documental que
no siempre se vern reflejadas en los programas de formacin, como la
lingstica, la teora de sistemas, la lgica, la psicologa, la sociologa, las
matemticas, la estadstica, las ciencias jurdicas, la filosofa de la ciencia o
las ciencias de la gestin (management).

Particular importancia tienen las aportaciones de la Lingstica,


concretamente la Semntica, la Psicologa cognitiva y la Lgica en el
proceso de anlisis y recuperacin documental. El estudio del anlisis
documental exige comprender en primer lugar el contenido del documento
expresado en lenguaje natural, por lo que ser necesario precisar cmo el
documentalista lee, percibe e interpreta lo escrito, como lo analiza y como
lo representa en nuevo lenguaje. En suma, toda teora del Anlisis
documental deber estar basada en una teora clara del lenguaje y el
significado.

1.3. Factores constituyentes de la Documentacin.

La documentacin en su dimensin de ciencia social acta en el conjunto


de la sociedad desarrollando una actividad profesional caracterizada por un
conjunto de factores que determinan su propio funcionamiento.

El primer factor a considerar es el factor humano, que obliga a estudiar,


desde un punto de vista psicosociolgico a los actores de la documentacin:
Productores de informacin, Documentalistas y Usuarios. El estudio de los
comportamientos, de las actitudes, de las motivaciones, de las opiniones y
de las esperanzas de los protagonistas de la Documentacin, integrados en
su propio contexto social, constituye uno de los aspectos, a veces
subestimado, absolutamente necesarios para el progreso de la
Documentacin.
El segundo factor constituyente en el factor metodolgico: La
Documentacin, como actividad humana, est sujeta a la normalizacin,
pero es cierto que, en s misma, por propia vocacin, es una ciencia
normalizadora. La mayora de los servicios de informacin y documentacin
trabajan en reas especficas y necesitan de otros centros para atender con
la mayor precisin al usuario. Para ello realizan intercambios y prstamos de
documentos o consultas directas va ordenador. Todo esto, unido al hecho de
que sera un grave obstculo para los usuarios que cada centro utilizara
normas diferentes, obliga a utilizar siempre que sea posible procedimientos
normalizados. De este modo en la Documentacin estarn normalizados los
siguientes aspectos: La presentacin de los documentos (Normas de
edicin); El tratamiento fsico de los documentos (Normas de catalogacin);
El tratamiento intelectual de los documentos (Lenguajes documentales); La
transliteracin, es decir la transcripcin de caracteres de un idioma a otro
cuando el alfabeto es diferente; Los locales y los equipos (Normas de
superficie de una biblioteca, dimensiones de las estanteras); La informtica
documental (Soportes de datos, lenguajes de programacin, software).
Especial transcendencia, por lo sobrevalorado, conlleva la revisin del factor
tecnolgico. Si bien es obvio el papel transformador que ha jugado y juega
la tecnologa en la evolucin de la Documentacin, tambin es cierto que la
continua evolucin de estas tecnologas, en las que lo que era nuevo y til
hace un ao hoy est superado por algo ms completo, ms rpido y ms
barato, plantea enormes problemas. Es cierto que la informtica y sus
aplicaciones estn avanzando de forma muy rpida, pero lo que avanza ms
rpido es el hardware (la "mquina"), despus el software (los programas de
aplicacin) y, por ltimo, el uso de ambos, que fcilmente se queda
rezagado. La informtica no es el centro de nuestro trabajo, no es un fin en
s misma, como desgraciadamente a veces se cree, sino un medio para
poder desarrollar mejor nuestras actividades. Ahora bien, al afectar a todas
las operaciones del Centro de Documentacin, tanto a las propiamente

documentales como a las de carcter administrativo, los previsibles cambios


influyen sobre el desarrollo global de la Documentacin.
Por ltimo, pero no menos importante, el factor econmico-poltico
determinado por el valor de la documentacin y la informacin como bien
econmico necesario para el progreso y el desarrollo. La fabricacin de
bienes depende del conocimiento que va siendo producido, adquirido,
promovido y aplicado. La documentacin, como gestor privilegiado de
informacin, es parte integrante de este proceso. La documentacin es un
servicio esencial si han de progresar los planes de desarrollo econmico.Sin
embargo, la consideracin de la documentacin como bien econmico ha
provocado un encarecimiento de su coste, por lo que un bien social que
debiera estar garantizado por los propios estados se ha transformado en un
bien de consumo.

1.4. El proceso documental.

La documentacin tiene como objeto de trabajo el anlisis del documento,


entendido ste como "el conjunto formado por un soporte de informacin,
los datos registrados sobre o en ese soporte y su significacin, que sirve
para la consulta, el estudio o la prueba", y son los datos registrados, la
informacin, y su significado lo que ha de trascender al usuario, fin ltimo
del proceso documental que de forma global puede verse en el esquema
siguiente:

Como puede observarse, el proceso no se cierra


totalmente en lo que se refiere al soporte, ya que este no tiene por qu
llegar siempre al usuario sin sufrir cambios. La definicin de Documentacin
propuesta por Antonio Garca Gutirrez est basada precisamente en este
doble proceso. Este autor define la Documentacin como "la informacin
acumulada externamente por el hombre y/o su proceso lingsticoinformativo".

DOCUMENTO

Soporte

Informacin

Conservacin

Proceso

Lingstico-interpretativo

Almacenamiento

Resultado

Mensaje documental

USUARIO

2 Conceptos bsicos de Informacin y Documentacin.

Norma UNE 50 113

Documentacin (1)

Recogida y tratamiento de informacin registrada, de forma continua y


sistemtica y que permita su almacenamiento, recuperacin, utilizacin y
transmisin.

Documentacin (2)

Conjunto de documentos reunidos para un fin determinado.

Documentacin. Definicin de Paul Otlet

Ciencia general que abarca el conjunto sistemtico clasificado de los datos


relativos a la produccin, conservacin, circulacin y utilizacin de escritos y
documentos de cualquier especie.
Documentacin. J.Lpez Yepes

Ciencia general que tiene por objeto el estudio del proceso de transmisin y
recuperacin de las fuentes para la obtencin de nuevo conocimiento.
Documentacin. Garca Gutirrez

Exomemoria: Informacin acumulada externamente por el ser humano y/o


su proceso lingstico e informativo.
Documentacin Periodstica. Galdn

Saber prctico que tiene por objeto la valoracin, seleccin, clasificacin y


archivo de los textos y referencias que, una vez recuperados, sirven para
elaborar una informacin periodstica verdadera, inteligible y adecuada y/o
difundir informacin de base periodstica
Documento

Informacin registrada que puede considerarse como una unidad en


un proceso de documentacin.

Recuperacin de informacin

Accin, mtodos y procedimientos para recuperar informacin


especfica, previamente almacenada.

Recuperacin de documentos

Accin, mtodos y procedimientos para recuperar documentos


especficos, previamente almacenados.

Recuperacin de referencias

Accin, mtodos y procedimientos para recuperar referencias


especficas, previamente almacenadas.

Informacin (1)

Hechos que se comunican.

Informacin (2)

Mensaje utilizado para representar un hecho o un concepto en un


proceso de comunicacin, con el fin de aumentar los conocimientos.

Informacin registrada

Informacin almacenada en o por medio de un soporte de informacin.

Centro de documentacin

Organismo que desarrolla tareas de documentacin y de manejo y


difusin de informacin en diversos grados.

Biblioteca

Cualquier coleccin organizada de libros y publicaciones en serie impresos,


u otro tipo de documentos grficos o audiovisuales, disponibles para
prstamo o consulta.
Archivo

Conjunto de documentos de archivo conservados permanentemente por los


responsables de su produccin o sus sucesores para su propio uso, o por
archivos adecuados en razn de su valor permanente.