UNIDAD COORDINADORA DE ESTUDIOS NO PRESENCIALES

INGENIERA COMERCIAL

OFIMTICA
CONTENIDO CIENTFICO

COMPILADO POR: Ing. Mauricio Fernando Polo Tapia.

CUENCA - ECUADOR
2015

UCACUE-UCENP-2015

UNIDAD # 1
GESTION DE DOCUMENTACIN, INSTALACION DE
PROGRAMAS - COMPRESORES, Y MANEJO
DEL PROCESADOR DE TEXTO WORD
OBJETIVOS OPERACIONALES
Durante el proceso de estudio de la presente unidad, usted estar capacitado para:

Explicar y modelar la forma de presentar y almacenar la informacin en los ordenadores.

Realizar la correcta instalacin de programas, y valorar las ventajas de utilizar un compresor de
archivos.
Manipular y gestionar un procesador de texto.

CONTENIDOS
1.- GESTION DE DOCUMENTACIN Y CARPETAS
1.1.- DEFINICIN
1.2.- CONOCIMIENTOS SOBRE LA GESTIN DE ARCHIVOS
1.3.- UNIDADES DE MEDIDA Y FORMATO DE ARCHIVOS
1.3.1.- UNIDADES DE MEDIDA EMPLEADAS EN INFORMATICA
1.3.2.- FORMATO DE ARCHIVOS
2.- INSTALACIN DE PROGRAMAS Y COMPRESIN DE ARCHIVOS
2.1.- LA INSTALACIN DE UN PROGRAMA
2.2.- LA COMPRESIN DE ARCHIVOS
2.3.- MANEJO DEL COMPRESOR DE ARCHIVOS
3.- PROCESADOR DE TEXTOS (WORD)
3.1.- COMPONENTES BSICOS.3.2.- CREAR, GUARDAR, GUARDAR COMO, CERRAR, ABRIR DOCUMENTOS
3.3- EDICIN DE DOCUMENTOS
3.4- FORMATO DEL TEXTO.
3.5- DISEO DE PGINA
3.6- FONDO DE PGINA Y TABLAS
3.7- IMGENES, GRFICOS E IMPRESIN

ACTIVIDADES
Usted tiene acceso a las actividades que debe desarrollar, como parte fundamental de la evaluacin,
a travs de la Plataforma www.educacue.net. Recuerde que el desarrollo, de las actividades
encomendadas, es el 50% de su calificacin de aporte personal; por tal razn deben ser
oportunamente realizadas, con esmero, dedicacin y de manera responsable, segn se avance en el
estudio de cada uno de los temas, sin dejar la tarea para el ltimo momento.

DESARROLLO PEDAGGICO
1.- GESTION DE DOCUMENTACIN Y CARPETAS
1.1.- DEFINICIN.Desde el punto de vista de las ciencias de la informacin, comunicacin y computacin, la
documentacin es donde se encuentra un conocimiento explcito extrado por seres vivos o sistemas
expertos como resultado de interaccin con el entorno o percepciones sensibles del mismo entorno.
En principio la documentacin contiene ya informacin, a diferencia de los datos o las percepciones
sensibles, tienen una estructura til que modificar las sucesivas interacciones del ente que posee
dicha informacin con su entorno.
La gestin de la documentacin y por ende la informacin a travs de su uso, logra importantes
mejoras, pues se vuelve automtico la realizacin de proceso operativos, permiten mejorar la gestin
de una institucin, ya que al almacenar los documentos con un estructura definida se podr encontrar
la informacin de una forma rpida, permitir realizar respaldos institucionales con la optimando la
operatividad.

1.2.- CONOCIMIENTOS SOBRE LA GESTIN DE ARCHIVOS

Para comenzar a trabajar con documentos, archivos y carpetas es necesario adquirir unos cuantos
conocimientos bsicos. Cada icono, carpeta, documento, imagen, etc., representa un objeto que el
usuario puede manipular de varias maneras, incluyendo:

Crear o eliminar objetos

Seleccionar objetos

Mover o Arrastrar y soltar

Abrir objetos

Copiar objetos

Renombrar objetos

Desplazamiento y cambios a otro objeto

Obtener ayuda en lnea sobre objetos

Utilizar mens emergentes

CREAR O ELIMINAR UN NUEVO ARCHIVO O CARPETA

1. Seleccione Archivo nuevo o Carpeta nueva en el men Archivo.
2. Escriba el nombre en el campo Archivo nuevo o Carpeta nueva.
3. Pulse OK o pulse Intro.
Para cerrar el cuadro de dilogo Archivo nuevo o Carpeta nueva sin crear un nuevo archivo o
carpeta, Pulse Cancelar o pulse Esc.

Pasos para crear carpeta en el disco duro:

1-. Pulsar doble clic en MI PC del escritorio

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2-. Doble clic en disco duro dependiendo las unidades que exista.

3-. Men: Archivo Nuevo Carpeta

4-. Colocar el nombre de la carpeta y presionamos aceptar

De otra manera:
1. clic en el botn inicio.
2. Buscamos el icono de Mi PC.
3. Seguimos los pasos anteriores.

Pasos para crear carpeta en el escritorio:

Para crear una carpeta en el escritorio seguimos los siguientes pasos:
1.- Pulsamos clic derecho del Mouse sobre el escritorio (que no sea un icono)
2.- Opcin nueva.
3.- Carpeta
4.- Colocar el nombre de la carpeta
5.- Enter o Aceptar

Pasos para eliminar la carpeta del disco duro:

1-.Doble clic en MI PC
2-. Colocarse sobre la carpeta
3-. Pulsar clic derecho opcin eliminar
4-. Aceptar

SELECCIONAR VARIOS ARCHIVOS Y CARPETAS

El usuario selecciona varios objetos para poder utilizar una de las opciones del men
seleccionado sobre estos objetos. La seleccin mltiple de archivos es til cuando se desea
suprimir varios archivos a la vez o desplazar un grupo de archivos a una nueva carpeta. Sin
embargo, si selecciona ms de un objeto, el rea acciones del men seleccionado estar vaca.
Cuando hay varios iconos seleccionados, el arrastre de cualquiera de esos iconos provoca el
arrastre del grupo completo. El men Seleccionado y varios mandatos de men que se aplican
slo a un nico objeto estn inactivos.
Ratn:

Pulse el botn 1 del ratn en un rea vaca de la vista, arrastre el ratn para trazar un
cuadro alrededor de los iconos que desea seleccionar, luego libere el botn del ratn.
Tambin puede pulsar el botn 1 del ratn para seleccionar el primer icono, mantener
pulsada la tecla Control y pulsar a continuacin el botn 1 del ratn para seleccionar
cada icono adicional. Este mtodo es til cuando los iconos que desea seleccionar no
estn situados uno a continuacin de otro.
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Para eliminar un icono individual de un grupo seleccionado, mantenga pulsada la

tecla Control y pulse el icono que desea eliminar.

Teclado:
1. Seleccione el primer icono de archivo o de carpeta pulsando la Barra espaciadora.
2. Para cada icono adicional que desee seleccionar, ponga el resaltado sobre el icono,
luego pulse Ctrl+Barra espaciadora.

MOVER O ARRASTRAR Y SOLTAR UN ARCHIVO O CARPETA

1. Ponga el puntero del ratn sobre el archivo o carpeta.
2. Pulse y mantenga pulsado el botn 1 del ratn.
3. Arrastre el icono al lugar donde desea soltarlo.
4. Libere el botn del ratn.
Por tanto, la accin para soltar un objeto es pulsar...arrastrar...liberar.
Para cancelar un arrastre en progreso, pulse Esc antes de liberar el botn del ratn.

En la figura del Icono de arrastre mostrando el objeto que se arrastra. Si hay ms de un icono
seleccionado, arrastre el grupo completo arrastrando cualquiera de los iconos seleccionados.
Nota.- No puede arrastrar y soltar un objeto sin un ratn u otro dispositivo de puntero.

PARA ABRIR UN ARCHIVO O CARPETA

Efecte una doble pulsacin sobre el icono.

La doble pulsacin sobre un icono ejecuta la accin predeterminada del objeto, que es
siempre la primera accin del rea Acciones del men Seleccionado. Para la mayora de
archivos de datos, la accin predeterminada abre el archivo mediante el inicio de la aplicacin
adecuada y la carga del archivo.

O, seleccione el icono, luego vaya a la barra de mens y seleccione Abrir (o Abrir en ventana
actual o Abrir en ventana nueva) en el men Seleccionado.

COPIAR UN ARCHIVO O CARPETA

1. Haga que estn visibles las carpetas de origen y de destino: Abra una vista del gestor de
archivos (explorador de Windows) que muestre el contenido de la carpeta de destino o el
icono de la carpeta de destino cerrada.
Seleccione el archivo o carpeta a copia

2. Pulse y mantenga pulsada la tecla Control.

3. Arrastre el archivo o carpeta y sultelo en la carpeta de destino.

Asegrese de que libera el botn del ratn antes de liberar la tecla Control. De lo contrario,
mover el archivo o carpeta en lugar de copiarlo.

RENOMBRAR UN ARCHIVO O CARPETA

Ratn
1. Seleccione el nombre del archivo o carpeta pulsando en el nombre situado debajo de
su icono.
2. Escriba el nuevo nombre.
3. Pulse Intro. Si pulsa el ratn fuera del nombre sin primero pulsar Intro, los cambios se
perdern.
Para cancelar una operacin de cambio de nombre, pulse Esc.

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Teclado
1. Utilice las teclas de tabulacin y de direccin para ir hacia el icono del archivo o
carpeta que desea renombrar.
2. Pulse la Barra espaciadora para resaltar (seleccionar) el nombre de icono.
3. Seleccione Renombrar en el men Seleccionado.
4. Escriba el nuevo nombre.
5. Pulse Intro.
Para cancelar una operacin de cambio de nombre, pulse Esc.

DESPLAZAMIENTO Y CAMBIO A OTRO OBJETO

Cada ventana del gestor de archivos (tambin llamada explorador de Windows o vista) muestra
el contenido de una carpeta individual.
Puede cambiar a otra carpeta de cualquiera de estas formas:
1. Efecte una doble pulsacin sobre un icono de carpeta.
2. Seleccione un icono de carpeta; en el men Seleccionado elija Abrir en ventana
actual, para abrir la carpeta en la ventana actual, o Abrir en ventana nueva, para abrir
la carpeta en una nueva ventana.
3. Seleccione el mandato Abrir en ventana actual o Abrir en ventana nueva en el men
emergente de la carpeta (que se muestra pulsando ship+F10 o el botn 3 del ratn).
4. Efecte una doble pulsacin sobre una carpeta de la ruta con iconos para cambiar la
vista a esa carpeta.
5. Seleccione (pulse con el ratn) la lnea de la carpeta actual para convertirla en un
campo de texto. Escriba el nombre de la ruta que desea y luego pulse Intro.

Para ir a la carpeta de inicio del usuario

Seleccione Ir a Inicio en el men Archivo.

Para cambiar a la carpeta padre

Seleccione Ir Arriba en el men Archivo.

Tambin puede efectuar una doble pulsacin sobre el icono (ir arriba).

Para abrir una ventana de terminal en la carpeta actual

Este procedimiento abre una ventana de emulador de terminal con la misma carpeta actual
que la ventana del gestor de archivos. Esta es una forma rpida de escribir un mandato para
el contenido de la carpeta que se est viendo actualmente.
* Seleccione Abrir Terminal en el men Archivo.
Nota - Debe tener permiso de ejecucin sobre una carpeta para poder abrir una ventana de
terminal desde ella.
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OBTENER AYUDA SOBRE UN ARCHIVO O CARPETA

La descripcin que se muestra cuando solicita ayuda para un icono describe el tipo de datos
asociado al archivo o carpeta. La descripcin est especificada en la definicin del tipo de
datos.
Ratn
1. Seleccione el archivo o carpeta, luego pulse F1.
2. Tambin puede poner el puntero del ratn sobre el objeto y seleccionar ayuda en el men
emergente del objeto (pulsando el botn 3 del ratn).
3. Tambin puede seleccionar Sobre el Tema, en el men Ayuda, y luego pulsar el icono del
archivo o carpeta.
Teclado
Utilice las teclas de tabulacin y de direccin para ir hacia el icono, luego pulse F1.

UTILIZAR MEN EMERGENTE

Cada objeto tiene un men emergente, que se puede visualizar cuando el puntero est en un
lugar de la ventana de vista fuera de los lmites de los objetos de archivo o carpeta
individuales.
Ratn
1. Seale al icono cuyo men emergente desea abrir y pulse el botn 3 del ratn. (En un
ratn de dos botones, pulse el botn derecho.)
2. Para seleccionar un mandato del men, arrastre hasta el mandato, luego libere.
Tambin puede pulsar sobre el mandato.
Teclado
1. Utilice las teclas de tabulacin y de direccin para poner el resaltado en el icono cuyo
men desea abrir.
2. Pulse ship +F10.
3. Para seleccionar un mandato del men, utilice las teclas de direccin para resaltar el
mandato, luego pulse Intro.
1

4. Para cancelar el men sin seleccionar un mandato, pulse Esc .

1.3.- UNIDADES DE MEDIDA Y FORMATO DE ARCHIVOS

1.3.1.- UNIDADES DE MEDIDA EMPLEADAS EN INFORMATICA
Las unidades de medida en Informtica Podemos agrupar estas medidas en tres grandes grupos:
almacenamiento, procesamiento y transmisin de datos.
En nuestro caso de inters vamos a centrar nuestro estudio en las unidades de almacenamiento,
estas unidades miden la capacidad de guardar informacin de un elemento de nuestro PC
(computador personal).

Fuente: http://docs.sun.com/app/docs/doc/802-4168/6i80vfahc?l=es&a=view
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A veces unidades de medida en Informtica pueden resultar algo confusas, por lo que no trabaja en el
sistema decimal como estamos acostumbrados, Ej. En muchos casos 1 kilobyte se pone similar 1000
Bytes pero la relacin correcta es 1KB=1024 Bytes.
Debido al mal uso de este prefijo (Kilo, proveniente del griego, que significa mil), se est utilizando
cada vez ms el trmino definido por el IEC (Comisin Internacional de Electrnica) Kibi o KiB para
designar esta unidad y a les dems medidas relacionadas con la informtica.
Tabla 1: Unidades de Almacenamiento
Magnitud

Smbolo S.I.

Smbolo I.E.C.

1 Kilobyte

KB

KiB

1.024 Bytes

1 Megabyte

MB

MiB

1.024 Kilobytes

1 Gigabyte

GB

GiB

1.024 Megabytes

1 Terabyte

TB

TiB

1.024 Gigabytes

1 Byte

Equivalencias
8 bits

Es importante conocer estas medidas para poder establecer las diferencias y relaciones teniendo en
cuenta las capacidades de los discos duros, memory flash, CD, DVD, etc. Algunos fabricantes utilizan
el termino GB refirindose no a 1.024 MB, sino a 1.000 MB (SI), lo que representa una prdida de
capacidad en la compra. Otros fabricantes s que estn ya utilizando el trmino GiB. Para que nos
hagamos un poco la idea de la diferencia entre ambos, un disco duro de 200 GB (SI) en realidad tiene
232.50 GiB.
Tabla 2: Dispositivos de Almacenamiento
Capacidad de
Almacenamiento

Duracin Aprox.
de Audio.

Duracin Aprox.
de Video.

Disco Compacto (CD)

650 MB.

1 Hr.18 Min.

15 Min.

Disco Video digital (DVD) una

cara / una capa

4.7 GB.

9 Hr.30 Min.

2 Hr.15 Min.

Disco Video digital (DVD)

una cara /doble capa

8.5 GB

17 Hr.30 Min.

4 Hr.

Disco Video digital (DVD)

doble cara / una capa

9.4 GB

19 Hr

4 Hr.30 Min.

Disco Video digital (DVD)

doble cara / doble capa

17 GB

35 Hr.

8 Hr.

Memory Flash

4 GB

8 Hr.

1 Hr. 53 Min

350 GB

700 hr

164 Hr. 42 Min

Dispositivo

Disco Duro (HD)

Tabla 3: Relacin entre Dispositivos y Capacidad de Almacenamiento

CD
CD

Memory Flash

DVD

640 MB (0.63 GB)

Memory Flash

6.34

4 GB

DVD

7.46

1.17

4.7 GB

555.55

87.50

74.46

Disco Duro

Disco Duro

350 GB

1.3.2.- FORMATO DE ARCHIVOS

Para evitar problemas, los programas modernos, como el Ms Word 2010, permiten grabar sus
ficheros en formatos antiguos y hasta en formatos que corresponden a programas de la competencia.
Tambin puede ser problemtico si usted tiene cargados en el PC dos o ms programas que editan el
mismo tipo de archivos y por tanto, utilizan la misma extensin. Por ello e importante conocer las
extensiones y reseamos algunas extensiones comunes:
Tipo

Nombre

Tamao Promedio

Avi, rmv, mpg, wmv, mp4,

qt:

Archivos de video.

20 a 60 MB

bmp

Archivo de Programas de dibujo.

92,2 KB (0,94.492 MB)

dll :

Archivo de librera.

280 KB (0,287.024 MB)

Doc, docx:

Archivo de texto Word para Windows.

1,36 MB (1.429 KB)

Dot:

Plantilla Word para Windows.

109 KB (112.492 Bytes)

exe

Programa ejecutable.

7,70 KB (7.889 Bytes)

Gif, Jpg, tif, pic:

Archivos de Proceso de imgenes

32,9 KB (33.718 Bytes)

Htm:

Archivo de pgina web.

755 KB

ppt, pps, pptx

Archivo de Power Point

1,42 MB (1.492.480 Bytes)

xls, xlsx:

Archivos de Excel.

1,40 MB (1.477.632 Bytes)

Txt

Archivo Editores de texto.

228 B

Wav

Archivo Programas multimedia.

2,1 MB (2176000 Bytes)

Zip, rar, ace, arj, bz, cab

Archivo comprimido

90% el tamao

Mds, ccd, iso, cue, cdi

Imgenes de disco.

750 MB

2.- INSTALACIN DE PROGRAMAS Y COMPRESIN DE ARCHIVOS

2.1.- LA INSTALACIN DE UN PROGRAMA
El trabajo de instalacin de un programa en la actualidad se vuelve una tarea cotidiana, ya que
necesitamos diverso programas para llevar acabo nuestras actividades. Los diferentes usuarios,
amigos envan sus aporte, actividades, trabajos o sugerencias en diversos formatos y para leerlos
necesitamos descargar e instalar una aplicacin.
Sugerencias para la una instalacin o descarga:

Asegure que de tener una licencia en caso de utilizar un software privativo, o busque una
alternativa de software libre.

Personalice las actualizaciones y solo ejectelas cuando las necesite.

Los programas descargue de sitios seguros, se recomienda bajarlos del mismo web del
fabricante o creador.

Si no est seguro de la procedencia de su software no lo actualice, al realizar esta accin su

equipo esta entrar en riesgo o dejara inservible su programa.
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Pasos para instalar un programa:

1. Entrar
a
la
pgina
de
Internet
de
la
compaa
Adobe
Acrobat:
http://www.adobe.com/products/acrobat/readstep2.html. Presione el botn amarillo
Download now .

2. Aparecer la siguiente pantalla. Presione el botn Install Espere a que el programa

automticamente comience a copiar el programa.

3. Aparecern las siguientes pantallas que indican que el programa se est instalando en su
computadora. Espere hasta que el programa termine la instalacin automticamente.

Nota.- Recuerde activar solo la instalacin del programa, no instales programas adicionales
que pueden mermar el rendimiento de tu equipo o de tu navegador de internet.
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4. Cuando aparezca la siguiente pantalla, la instalacin ha concluido. Presione la tecla OK

para completar el proceso.

El programa ha sido instalado en su computadora.

computadora.

Puede ver un icono en el escritorio de su

Una vez instalado el programa, no necesita abrirlo para leer documentos en formato *.pdf. Cuando
usted abra uno de estos documentos, el programa se activar automticamente.

2.2.- LA COMPRESIN DE ARCHIVOS

Permiten que los datos contenidos en un archivo ocupen menos tamao sin que se produzca perdida
de informacin. No se va entrar en cmo consigue un compresor reducir el peso de un archivo,
nuestro objetivo est orientado al manejo y la utilidad.
Uno de los programas utilizados frecuentemente para comprimir archivos es WinRAR. La extensin
de los ficheros generados por esta aplicacin es .rar. Otros compresores conocidos son WinZip y 7Zip. En este tema explicaremos cmo puedes comprimir un grupo de documentos en un solo archivo,
utilizando WinRAR.

2.3.- MANEJO DEL COMPRESOR DE ARCHIVOS

En primer lugar, es necesario que tengas
instalado WinRAR. Si todava no lo ha
bajado, puedes descargarlo gratis. La
instalacin es muy rpida y sencilla, similar
como se realiz en la capitulo anterior con
Adobe Reader. Te recomendamos que al
llegar a la ventana con las opciones
de configuracin, dejes marcados los
valores que vienen por defecto. La
configuracin predefinida de la seccin Shell
integration (Integracin con el shell) es
particularmente til para agilizar los procesos
de compresin y descompresin de archivos
a travs del men contextual.

Instalado WinRAR, entonces puedes comprimir carpetas, documentos y grupos de archivos muy
fcilmente. Si quieres modificar el valor de las opciones de integracin con el shell, abre la ventana
principal de la aplicacin, pulsa Options (Opciones) en el men y selecciona Settings
(Configuracin).

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UCACUE-UCENP-2015

En la ventana que se abre, seleccione la

pestaa Integration (Integracin), y
marca las opciones que te sugerimos.

Para comprimir, primero debe buscar los archivos que quieres

comprimir en el Explorador de Windows y seleccionarlos.
Puedes marcar una serie de archivos pulsando la tecla Ctrl y
el botn principal del ratn al mismo tiempo. Esto ir
seleccionando uno a uno los documentos deseados.
Una vez que has seleccionado los archivos, pulsa el botn
secundario del ratn (generalmente es el botn derecho)
sobre alguno de los documentos marcados de azul.
Aparecer un men contextual donde, vers una serie de
opciones que te ofrece WinRAR:

Addto archive (Aadir al archivo): Te permite agregar los documentos seleccionados en un

archivo comprimido nuevo o preexistente.

Addto "icons.rar" (Aadir a "[nombre sugerido].rar"): Esta opcin comprime los

documentos seleccionados en el archivo especificado entre comillas.

Compress and email... (Comprimir y enviar por email): Comprime los documentos
seleccionados, y abre automticamente tu cliente de correo por defecto para que los enves
por este medio.

Compressto "icons.rar" and email (Comprimir en "[nombre sugerido].rar" y enviar por

email): Comprime los documentos

Seleccionados en el archivo especificado entre comillas, y abre

tu cliente de correo por defecto para que los enves por este
medio.
La ventana que muestra WinRAR con las opciones para
comprimir los documentos, es prcticamente igual en todos los
casos. En este ejemplo, vamos a utilizar la opcin Addto
archive, haciendo clic sobre ella.
Aparecer la ventana Archive name and parameters (Nombre
del archivo y parmetros), donde podremos introducir una
denominacin conveniente para nuestro archivo comprimido y
configurar otras cuestiones interesantes.

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WinRAR siempre sugiere un nombre en este

campo, pero t puedes modificarlo a gusto. Si ya
existe un archivo comprimido previo y quieres
agregar a l los documentos seleccionados,
pulsa el botn Browse (Examinar) y selecciona
el archivo en cuestin.
En este ejemplo, lo denominaremos "iconos.rar".
Una caracterstica interesante de WinRAR, es
que nos da la posibilidad de dividir el archivo
generado en varias partes ms pequeas. Esta
opcin es particularmente til cuando queremos
comprimir un archivo para guardarlo en
disquetes o en dispositivos de memoria mviles
que no tienen tanta capacidad.
Para ello, escribe en el campo Split tovolumes (Dividir en subarchivos) el tamao mximo (en bytes)
que deseas que tenga cada parte, y WinRAR se encargar de dividir el archivo comprimido en tantos
subarchivos como sea necesario.
Tambin puede escoger un tamao del men que
se despliega al pulsar la flecha.
El resto de las opciones no las analizaremos por
ahora. Ya tenemos todo listo para generar el
archivo comprimido.
Solo falta presionar el botn Aceptar

Aparecer una ventana que indica el progreso de la

compresin. Este proceso demorar mayor o menor tiempo,
dependiendo del tamao de los documentos seleccionados.
Al finalizar, el archivo comprimido aparecer en el directorio
que hayamos especificado para su creacin.

Si queremos ver el contenido del archivo generado, pulsamos dos veces el botn principal del ratn
sobre l. Automticamente, WinRAR se ejecutar y nos mostrar los documentos comprimidos.

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3.- PROCESADOR DE TEXTOS (WORD)

3.1.- COMPONENTES BSICOS.El procesador de textos es el programa donde diseara sus trabajos, documentos, cartas, etc. El
procesador de textos permite modificar la apariencia de los documentos, corregir los errores de
manera rpida y sencilla, y entregar tus trabajos pulcros y ordenados; adems cuentas con la
posibilidad de elegir el tipo, tamao, estilo y color de la letra de tu preferencia, insertar ttulos
artsticos, smbolos, imgenes y tablas.
FORMAS DE ARRANCAR WORD,
Hay varias formas de arrancar Word que describimos a continuacin:

Desde el botn Inicio

izquierda de la pantalla.

Desde el icono de Word

que puede estar situado en el escritorio, en la barra de
tareas, en la barra de Office o en el men Inicio.

Desde un documento Word situado en el escritorio o en la lista del Explorador de Windows.

, situado, normalmente, en la esquina inferior

CREAR UN ICONO PARA ARRANCAR WORD DESDE EL ESCRITORIO

Para esto hacer clic sobre el botn Inicio, se despliega un men, y al colocar el cursor sobre Todos
los programas, aparece otra lista con los programas que hay instalados en tu ordenador, buscar
Microsoft Office Word y hacer clic sobre l, con el botn derecho del ratn y seleccionar la opcin
Enviar a, y en la ventana que se abrir elegir Escritorio (crear acceso directo).

Esto har que aparezca un icono

que nos permite arrancar Word desde el escritorio.
Este icono es un acceso directo que permite arrancar Word desde el lugar en el que se encuentre.
ELEMENTOS DE LA PANTALLA INICIAL
Al arrancar Word aparece una pantalla como esta, para que conozcas los nombres de los diferentes
elementos los hemos sealado con lneas y texto en color rojo.
As podrs saber, en el resto del curso, a qu nos referimos cuando hablemos de la Barra de estado
o de la Banda de opciones.
La pantalla que se muestra a continuacin (y en general todas las de este curso) puede no coincidir
exactamente con la que ves en tu ordenador, ya que cada usuario puede decidir qu elementos
quiere que se vean en cada momento, como veremos ms adelante.

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La banda de opciones. Desde las pestaas de esta barra se pueden ejecutar todos los comandos de
Word. En Word la banda de opciones tiene un comportamiento "inteligente", que consiste,
bsicamente, en mostrar slo los comandos ms importantes y los que el usuario va utilizando
FUNCIN DE LAS PESTAAS
Ahora los mens tienen un comportamiento "inteligente" ya que se adaptan al uso de cada usuario.
Inicialmente, cuando abrimos Word aparece un men de pestaas. Al seleccionar cada pestaa,
aparecen grupos de herramientas que contienen los comandos ms utilizados, y podra decirse que
casi todos los comandos utilizados.

De esta forma los mens son ms simples, como vemos en esta primera imagen, para la pestaa
Insertar, donde se pueden observar en la banda de opciones, los grupos de herramientas
correspondientes a: Pginas, Tabla, Ilustraciones, Vnculos, Encabezado y pie de pgina, Texto y
Smbolos.

Para acceder al cuadro de dilogo de un grupo de herramientas determinado, hay que pulsar el botn
que se encuentra en la esquina inferior derecha del grupo de la banda de opciones y obtendremos
un cuadro de dilogo con la totalidad de las opciones.

La barra de herramientas de acceso rpido

contiene iconos para
ejecutar de forma inmediata algunos de los comandos ms habituales, como Guardar, Deshacer.

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UCACUE-UCENP-2015

En la imagen ves la barra de herramientas de acceso

rpido y el Botn Office, lo que antes era el men
Archivo, que en esta nueva versin de Word, aparece
como un botn redondo de color naranja con el logo
de office.
LAS BARRAS DE HERRAMIENTAS
La barra de ttulo contiene el nombre del documento
sobre el que se est trabajando en ese momento.
Cuando creas un documento nuevo se le asigna el
nombre provisional Documento1, hasta que lo
guardes y le des el nombre que quieras.
En el extremo de la derecha estn los botones para
minimizar, restaurar y cerrar.
En la parte derecha tambin puede tener la barra del
Office, que contiene los iconos para arrancar
programas de Office como Excel, Access, etc.

La Cinta o Banda de opciones con sus diferentes fichas contiene las herramientas de Word,
agrupados en grupos de herramientas con botones de acceso directo.
La barra de estado nos muestra la pgina en que nos encontramos. Tambin el idioma y los botones
de visualizacin del documento, as como tambin una barra de desplazamiento que permite aplicar
Zoom a la pgina, para verla ms cerca o lejos.

Los botones de presentacin.

Un mismo documento lo podemos ver de
diferentes formas es lo que se llama modo de presentacin. Estos botones permiten pasar de un
modo de presentacin a otro. Son equivalentes a los comandos del men Ver.
Las barras de desplazamiento permiten movernos a lo largo y ancho del documento de forma rpida y
sencilla, simplemente hay que desplazar la barra arrastrndola con el ratn, o hacer clic en los
tringulos.

AYUDA DE WORD
Para activar la Ayuda de Word podemos hacer clic en el interrogante
de la barra de pestaas.
Veremos este men en el que podemos elegir entre varias formas de obtener ayuda:
Con respecto a otras versiones anteriores a Word, sta ha modificado el acceso a la ayuda,
orientndola ms a la ayuda online.
Men de Ayuda de Microsoft Word. Tambin se accede al pulsar F1.

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3.2.- CREAR, GUARDAR, GUARDAR COMO, CERRAR, ABRIR DOCUMENTOS

CREAR UN DOCUMENTO
Al arrancar Word aparece una pantalla inicial
como la que se muestra en la figura. En la parte
superior esta en color celeste, la barra del ttulo,
en la que aparece el nombre del documento
sobre el que estamos trabajando.
Cuando arrancamos Word sin abrir ningn
documento, por defecto nos abre un documento
en blanco y le asigna el nombre inicial
Documento1. Cuando guardemos el documento
le cambiaremos el nombre.
Al escribir un texto hay que teclearlo sin pulsar la
tecla ENTER; cuando llegues al final de la lnea,
observars cmo salta automticamente de
lnea. (La tecla ENTER tambin se llama retorno
de carro).
Observars que hay una pequea barra vertical parpadeante
que va avanzando segn vas
escribiendo, se llama punto de insercin, y nos sirve para saber dnde se va a escribir la siguiente
letra.
GUARDAR, GUARDAR COMO UN DOCUMENTO
Puedes utilizar los comandos Guardar y Guardar como... del Botn Office
(o el icono
de la
barra de acceso rpido) para guardar documentos. Al utilizar el comando Guardar como, Word
mostrar un cuadro de dialogo como el que ves a continuacin que te permite cambiar el nombre del
archivo, el tipo y la carpeta que lo contiene.
Al utilizar el comando Guardar no se abrir ningn cuadro de dialogo, simplemente se guardarn en
su actual ubicacin los cambios que hayas efectuado en el documento.
Sin embargo, si utilizas el comando Guardar con un documento nuevo, que no ha sido guardado
nunca, se abrir el mismo cuadro de dialogo que para Guardar como.
En la parte central de este cuadro de
dilogo se muestran los archivos y
carpetas que hay dentro de la carpeta
que aparece en el campo Guardar en,
en este caso Mis documentos.
Para guardar un archivo debes tener en
cuenta estos tres campos del cuadro de
dilogo:

Guardar en: ubicacin exacta,

gestin de archivos.

Nombre del archivo: recuerda

dar un nombre significativo.

Guardar como tipo: aqu

podrs guardar tipo pdf, html,
etc.

18

UCACUE-UCENP-2015

CERRAR UN DOCUMENTO
Despus de guardar un documento, ste contina en nuestra pantalla y podemos seguir trabajando
con l. Una vez que hemos acabado de trabajar con un documento debemos cerrarlo; al cerrarlo no lo
borramos del disco, simplemente dejamos de utilizarlo y liberamos la memoria que estaba utilizando.

Para cerrar un documento hacer clic en el Botn Office

, y luego hacer clic en Cerrar.

(Si hemos hecho alguna modificacin en el documento desde la ltima vez que lo
guardamos, nos preguntar si queremos guardar los cambios; contestar que S). Al cerrar el
documento veremos cmo ste desaparece de la pantalla.
Al cerrar Word tambin se cierran los documentos que tengamos abiertos.

ABRIR UN DOCUMENTO
Para utilizar un documento que tenemos
guardado, primero, hemos de abrirlo. Para
ello hacer clic en el icono del Botn Office

y luego seleccionar la opcin Abrir

, aparecer una ventana similar
a la que vemos aqu.

Para abrir un documento de los que se

muestran en la ventana basta seleccionarlo
haciendo clic sobre l (veremos como su
nombre cambia de color) y luego pulsar en el
botn Abrir. Otra forma ms rpida de abrir
el documento es haciendo doble clic sobre
l. Inmediatamente el documento aparecer
en nuestra pantalla.
En esta ventana se ven todos los documentos que estn dentro de la carpeta que aparece en el
campo Buscar en: Dentro de una carpeta hay documentos pero tambin puede haber otras carpetas,
las carpetas se reconocen porque tienen delante un icono amarillo.

3.3- EDICIN DE DOCUMENTOS

DESPLAZARSE POR UN DOCUMENTO
Combinacin de Teclas
Desplazamientos cortos dentro de una misma
pantalla:
Con el ratn. Desplazar el cursor del ratn hasta el punto
elegido y hacer clic, el punto de insercin se colocar en
ese lugar.
Con las teclas de direccin. Las teclas izquierda/derecha
desplazan el punto de insercin una posicin a la
izquierda/derecha, y las teclas arriba/abajo desplazan el
punto de insercin una lnea arriba/abajo. La tecla Fin
nos lleva al final de la lnea y la tecla Inicio al principio de
la lnea.

19

 Desplazamientos a lo largo de todo el documento:

Combinacin de Teclas
Teclas AvPg y RePg. Estas teclas avanzan y
retroceden una pantalla completa. Observad que no es lo
mismo una pantalla que una pgina. El tamao de la
pantalla lo limita el monitor mientras que la longitud de la
pgina la definimos nosotros.
Nota: En los teclados en ingles las teclas tienen otros
nombres:
Inicio=Home,
Fin=End,
AvPg=Pup,
RePg=Pdn

Mediante las Barras de desplazamiento.

Las barras de desplazamiento permiten movernos a lo largo y ancho del documento de forma grfica.
La longitud de barra de desplazamiento vertical representa la longitud del documento y el cuadrado
pequeo que hay en su interior representa la posicin actual del punto de insercin. Podemos
desplazarnos de las siguientes formas:

Barra de desplazamiento
vertical.

Barra de desplazamiento
horizontal.

ELIMINAR PARTES DE UN DOCUMENTO

Para borrar o eliminar lo seleccionado basta con presionar la tecla SUPR, otra forma de borrar sin
seleccionar previamente es utilizando las teclas, como se indica en la siguiente tabla:

20

UCACUE-UCENP-2015

SELECCIN MEDIANTE EL TECLADO

TRUCO: Para borrar una palabra errnea basta con hacer doble clic sobre ella para seleccionarla y
pulsar la primera letra de la palabra correcta, automticamente se borrar la palabra seleccionada y
podremos seguir escribiendo en su lugar la palabra correcta.
DESHACER Y REHACER
Afortunadamente Word nos permite corregir los errores fcilmente. Si acabamos de borrar un prrafo
completo y nos damos cuenta que no era ese el prrafo que queramos borrar, no es necesario que
nos llevemos las manos a la cabeza lamentando el error. Con un solo clic podemos deshacer la
accin errnea y recuperar el prrafo. Veamos cmo deshacer acciones:
Las ltimas acciones realizadas.
Si hacemos clic en el tringulo que hay a la derecha del icono deshacer
, aparecer una lista
con las ltimas acciones para deshacer, colocando el cursor en esa lista podremos deshacer varias
acciones a la vez. Por ejemplo, al colocar el cursor en la tercera lnea de la lista desharemos tres
acciones. La lista nos indica de forma abreviada cuales son las diferentes acciones que podemos
deshacer.

21

 Rehacer.
Utilizando el icono Rehacer
, de la misma forma, podemos rehacer las acciones que acabamos
de deshacer. Por ejemplo, si ponemos en cursiva un prrafo y deshacemos la accin porque
pensamos que no queda bien en cursiva pero al cabo de un momento pensamos que s queda mejor
en cursiva podemos rehacer la accin y volver a dejarlo en cursiva.

COPIAR, CORTAR Y PEGAR

Cuando hablamos de copiar nos referimos a colocar una copia en otro lugar;
mientras que cuando hablamos de cortar queremos decir quitar algo de un
lugar para llevarlo a otro lugar. Se pueden utilizar varios mtodos.
Mediante el ratn y los iconos en la barra de herramientas Portapapeles, que
se encuentra en la pestaa Inicio:
Seleccionar el elemento (carcter, palabra, prrafo,..) a copiar o cortar, hacer
clic en el icono copiar

o cortar

punto de destino y hacer clic en el icono pegar

, colocar el cursor en el

Mediante ratn:
1) Normal. Seleccionar con doble
clic, presionar el botn derecho,
elegir copiar o cortar, en el men
contextual ir a la posicin donde
vamos a copiar o pegar, presionar
botn derecho y elegir pegar.
2) Rpido. Seleccionar con doble
clic, presionar el botn derecho,
cuando
aparezca
un
pequeo
cuadrado debajo del cursor, sin
soltar, ir a la posicin donde vamos a
copiar, soltar el botn y aparecer un
men: elegir la opcin copiar aqu.

Slo con el teclado:

Primero, seleccionar el texto: con MAY + flechas, seleccionamos letras, (con MAY + Ctrl + flechas,
seleccionamos palabras).
Segundo, copiar con Ctrl + C. Y por ltimo, ir a la posicin donde vamos a pegar, pulsar Ctrl + V.

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UCACUE-UCENP-2015

Opciones de pegado
Cada vez que pegamos se copia el texto tal y como lo copiamos,
con el formato que tena. Por ejemplo, si copiamos algo que
estaba en estilo negrita y tamao 18, al pegar se pegar tambin
en negrita y tamao 18. Sin embargo, en ocasiones puede
interesarnos que no se copie el formato ya que desentonara en el
lugar donde lo vamos a copiar. Para solucionar esto existen las
Opciones de pegado.

Cmo se usan estas opciones? Debajo del icono Pegar

aparece una flecha. Si hacemos clic en ese icono se despliega una lista con las opciones que puedes
ver en esta imagen.
Al hacer clic en Pegado especial, se abre una ventana como la que se observa a continuacin.

Texto sin formato. Inserta el

contenido del portapapeles como
texto sin formato.

Texto Unicode sin formato. Inserta

el contenido del portapapeles como
texto sin formato.

BUSCAR

Mediante el botn Buscar

podemos buscar texto en el documento.

Podemos ejecutarlo desde la pestaa Inicio en el grupo de herramientas Buscar o con

la combinacin de teclas Ctrl + B.
Si antes de llamar a este
comando,
seleccionamos
la
palabra o frase a buscar, esta
aparecer en el campo Buscar,
si no lo hacemos tendremos que
teclearla. Pulsar el botn Buscar
siguiente
y
cuando
Word
encuentre la palabra, nos llevar
a esa posicin y la palabra
encontrada se pondr en vdeo
inverso. Si queremos buscar otra
ocurrencia de la palabra pulsar
de nuevo el botn Buscar
siguiente.
Cuando Word llegue al final del documento aparecer un mensaje indicndolo y preguntado si
queremos seguir buscando desde el principio del documento.

23

BUSCAR Y REEMPLAZAR
Si queremos reemplazar una palabra por otra tenemos el botn Reemplazar
.Podemos
ejecutarlo desde el grupo de herramientas Buscar que se encuentra en la pestaa Inicio, o con la
combinacin de teclas Ctrl + L.
En el campo Buscar pondremos la palabra o frase a buscar y en el campo Reemplazar con
pondremos la palabra o frase que queremos que sustituya a la palabra buscada.
Ahora podemos elegir una de las tres acciones que nos permiten los tres botones disponibles:

Buscar siguiente. Busca la siguiente ocurrencia de la palabra a buscar.

Reemplazar. Reemplaza la palabra encontrada y busca la siguiente ocurrencia.

Reemplazar todos. Reemplaza todas las ocurrencias que encuentre automticamente, sin
preguntar cada vez. Al acabar nos informa del nmero de ocurrencias que ha reemplazado.

3.4- FORMATO DEL TEXTO.

Cuando hablamos del formato de un texto nos estamos refiriendo a las cuestiones que tienen que ver
con el aspecto del texto, con la forma de presentar el texto.
Por ejemplo: poner una palabra en cursiva, alinear un prrafo a la izquierda o colocar un borde
sombreado a una tabla son operaciones tpicas de formato que slo afectan a la forma en cmo
vemos el texto, pero no al propio contenido del texto.
En Word podemos clasificar las acciones que tienen que ver con el formato en tres grandes grupos.
1. Formato caracter. Afectan a los caracteres en s mismos como el tipo de letra o fuente, tamao,
color, etc.
2. Formato prrafo. Afecta a grupos de caracteres como lneas y prrafos, por ejemplo alineacin y
sangras.
3. Otros formatos. Aqu incluimos el resto de acciones que se pueden hacer sobre el formato como
tabulaciones, cambio a maysculas, numeracin y vietas, bordes y sombreados, etc.
FORMATO DE CARACTERES
Los caracteres son todas las letras, nmeros,
signos de puntuacin y smbolos que se escriben
como Texto. Las letras incluidas en imgenes,
no se consideran caracteres a estos efectos y no
se les pueden aplicar los formatos que vamos a
estudiar.
Vamos a ver las posibilidades ms comunes
para variar el aspecto de los caracteres que estn
disponibles en la pestaa Inicio dentro del grupo
de herramientas Fuente.
Tambin aparecen las herramientas de formato
automticamente al seleccionar una palabra o
frase para poder modificar, fuente, tamao y
estilo de fuente, etc.

24

UCACUE-UCENP-2015

Fuente
Un apartado a elegir con cuidado es la fuente del texto ya que
determinar en gran medida el aspecto del texto. Para
cambiar el tipo de letra o fuente lo primero que tenemos que
hacer es seleccionar los caracteres, palabras o lneas sobre
los que queremos realizar el cambio. A continuacin hacer clic
sobre el pequeo tringulo que hay al lado de la fuente actual,
esto har que se abra una ventana con las fuentes
disponibles.
Observa que el propio nombre de la fuente est representado
en ese tipo de fuente, de forma que podemos ver el aspecto
que tiene antes de aplicarlo.
El men despegable tiene dos zonas separadas por una doble
lnea horizontal, en la parte superior estn las ltimas fuentes
utilizadas y en la parte inferior todas las disponibles.
Podemos hacer clic en las flechas arriba y abajo de la barra de desplazamiento de la derecha para
que vayan apareciendo todos los tipos de letra disponibles, tambin podemos desplazar el botn
central para movernos ms rpidamente. Una vez hemos encontrado la fuente que buscamos basta
con hacer clic sobre ella para aplicarla.
Tamao
De forma parecida podemos cambiar el tamao de la fuente. Seleccionar el texto y hacer
clic en el tringulo para buscar el tamao que deseemos, o escribirlo directamente.
La unidad de medida es el punto (72 puntos = 1 pulgada = 2,54 cm), los tamaos ms
utilizados son 10 y 12 puntos.
Estilo
Una vez fijada la fuente y el tamao podemos cambiar el estilo a uno de los tres disponibles: negrita,
cursiva y subrayado
. Basta seleccionar el texto y hacer clic en el botn
correspondiente. Observar como al aplicar un estilo, el botn correspondiente queda presionado (se
ve en un tono anaranjado)
. Para quitar un estilo que hemos aplicado previamente,
seleccionar el texto y volver a hacer clic sobre el estilo. Tambin se pueden aplicar varios estilos a la
vez, por ejemplo negrita y cursiva
consecutivamente.

. Simplemente hay que aplicar los estilos

Mediante las opciones de la pestaa Inicio, Fuente se pueden manejar las opciones que acabamos
de ver y otras ms como el color de los caracteres, subrayado, subndices, etc.
Opciones avanzadas de fuente
Mediante las opciones de la pestaa Inicio, en el
grupo de herramientas Fuente se pueden manejar
las opciones ms comunes (Fuente, Estilo y
Tamao) que tambin estn disponibles desde el
inicializador del cuadro de dilogo fuente, que se
encuentra en la parte inferior derecha del grupo de
herramientas Fuente, y otras que se utilizan menos
pero que son tambin muy tiles y que vamos a ver
ahora. El cuadro de dilogo Fuente es el que se
muestra a continuacin, tiene dos solapas o
pestaas: Fuente y Espacio entre caracteres.

25

 Color de la fuente
Podemos cambiar el color de los caracteres. Seleccionar el texto al
que vamos a cambiar el color y hacer clic en el botn con el tringulo
en Color de fuente, aparecer esta ventana para que hagamos clic
en el color deseado. Si el color que buscamos no est en la ventana,
hacer clic en Ms colores... y aparecer una paleta con ms colores
para elegir.
Subrayado
Elegir uno de los estilos de subrayado.
Una vez hemos elegido un tipo de subrayado se activar la opcin Color de
subrayado, y podremos abrir una ventana igual que la de color de fuente
para elegir el color del subrayado.

Efectos

A continuacin tenemos unas casillas para aplicar los efectos de Tachado,

Doble Tachado, etc. En la ventana Vista previa se nos muestra el resultado
de aplicar estos efectos. La casilla Oculto nos permite ocultar texto en un
documento, de forma que no se ver en pantalla ni aparecer al imprimir el
documento.
Predeterminar
Por defecto, cada vez que abrimos un documento nuevo la fuente activa es Calibri (cuerpo) de
tamao 11. Mediante el botn Predeterminar..., podemos cambiar esta situacin y hacer que
cualquier otra fuente, tamao, estilo, etc. sea el predeterminado, es decir, que sea el que se utiliza en
la plantilla llamada NORMAL.
Espacio entre caracteres.
Determina el espacio existente entra los caracteres de una palabra, frase, prrafo o documento.
FORMATO DE PRRAFO
En Word, un prrafo es el texto comprendido entre dos marcas de prrafo

, normalmente las

marcas de prrafo no se ven, para hacerlas visibles, hacer clic en el icono marca de prrafo
de
la pestaa Inicio. Se inserta una marca de prrafo cuando se pulsa la tecla de retorno de carro o
INTRO.
Alineacin
Estos son los botones

para fijar la alineacin. Hay cuatro tipos de alineacin:

Sangra.
Aplicar una sangra a un prrafo es desplazar un poco el prrafo hacia la derecha o izquierda. Se
realiza seleccionando el prrafo y haciendo clic en uno de estos botones
de la pestaa Inicio
en el grupo de herramientas Prrafo, segn queramos desplazar hacia la izquierda o hacia la
derecha.
26

UCACUE-UCENP-2015

As desplazamos el prrafo 1,25 cm. cada vez que hacemos clic en el botn, pero tambin se puede
desplazar otro valor que deseemos.
Copiar formato
En la pestaa Inicio, dentro del grupo de herramientas Portapapeles, tenemos disponible el icono
para copiar formato
, este icono permite copiar las caractersticas de formato de un
texto para aplicarlas a otros textos, solo copia el formato dejando el propio texto igual que estaba.
Este icono se puede utilizar para copiar un formato una vez o para copiar un formato varias veces.
Una vez: Hacer clic sobre la palabra de la cual queremos copiar el formato, ir a la barra de
herramientas y hacer clic en el icono de copiar formato
, el cursor tomar la forma
de brocha, colocarlo sobre la palabra en la que queremos copiar el formato, y hacer clic sobre ella.
Varias veces: Hacer clic sobre la palabra de la cual queremos copiar el formato, hacer doble clic en
el icono de copiar formato
, el cursor tomar la forma de brocha, a continuacin
hacer clic sobre tantas palabras como se desee, y para acabar volver a hacer clic en el icono de
copiar formato.

3.5- DISEO DE PGINA

CONFIGURAR PGINA
Cuando estamos escribiendo en un documento
Word es como si lo hiciramos en una hoja de
papel que luego puede ser impresa. Por lo
tanto, existe un rea en la cual podemos
escribir y unos mrgenes los cuales no
podemos sobrepasar.

MRGENES
Los mrgenes se definen en la pestaa Diseo de pgina, en el
grupo de herramientas Configurar pgina, se nos muestra las
herramientas con las que se puede modificar Mrgenes,
Orientacin, Saltos de pgina, Tamao, Nmeros de lnea,
Columnas y Guiones.

Al hacer clic sobre el botn Mrgenes, aparecen unos mrgenes

predeterminados que se pueden utilizar para agilizar la tarea. Si
ninguno de esos mrgenes es correcto para el documento que
est realizando, entonces se puede personalizar haciendo clic
en la opcin Mrgenes Personalizados.
Orientacin
La orientacin de la pgina determina como est
dispuesta la hoja de trabajo, sea de forma
horizontal o vertical, por defecto las p{aginas
siempre vienen con orientacin vertical.

27

TAMAO
Tambin se puede modificar el tamao de la hoja, en la cual saldr
impreso el documento. Al hacer clic en el botn Tamao, se abre
una lista de Tamaos predeterminados. Pero, al igual que en los
mrgenes, aqu tambin se puede personalizar el tamao de la
hoja, haciendo clic en la opcin Ms tamaos de papel.
Luego de hacer clic en Ms tamaos de papel aparecer la
ventana Configurar pgina, en la que se podr establecer las
opciones de Mrgenes, tipo de Papel y Diseo.
En el cuadro de dilogo de la pestaa Mrgenes podemos fijar los
mrgenes tecleando los cm. deseados en cada campo.

Superior: debemos indicar la

distancia entre el borde superior de la
pgina y la primera lnea del documento.

Inferior: indicaremos la distancia

entre la ltima lnea del documento y el
borde inferior de la pgina.

Izquierdo: introduciremos la
distancia entre el borde izquierdo de la
pgina y el principio de las lneas del
documento.

Derecho: indicaremos la distancia

entre el borde derecho de la pgina y el
final de las lneas del documento.

Encuadernacin. Es un espacio
adicional para cuando vamos a utilizar las
pginas para encuadernar un libro.
Posicin del margen interno. Posicin del margen interno, normalmente se refiere al margen de
encuadernacin.
Orientacin. Aqu indicamos si la pgina tiene orientacin vertical (la ms usual) o horizontal
(tambin llamada apaisada).
Pginas. Podemos establecer varias pginas, en ese caso tenemos varias opciones: Mrgenes
simtricos, Dos pginas por hoja o Libro plegado. Al establecer cada una de estas opciones la
vista previa te mostrar claramente en qu consisten.
En la parte derecha de la pantalla Tenemos la Vista previa que nos dar una idea bastante
aproximada de cmo afectan los cambios que hemos introducido al diseo de la pgina.
Si pulsamos el botn Predeterminar, Los valores actuales sern los que se utilicen en los
nuevos documentos que creemos.
En la pestaa Papel determinaremos el tipo de papel a utilizar para la impresora, A4, Carta, etc. y
tambin la bandeja de la que tomar el papel la impresora, en caso de que tenga ms de una. En la
pestaa Diseo fijaremos la posicin de Encabezados y pies de pgina. Hemos dicho que fuera de
los mrgenes no se puede escribir, pero hay una excepcin, los encabezados y pies de pgina se
escriben en la zona de los mrgenes. Si vamos a utilizar encabezados o pies de pgina, debemos
tenerlo en cuenta a la hora de fijar la amplitud de los mrgenes.

28

UCACUE-UCENP-2015

Los encabezados y pies de pgina son un texto, generalmente de una o dos lneas, que se repite en
todas las pginas, donde se suele indicar cosas como el ttulo del documento, el autor, etc. Los
veremos con detalle en el punto correspondiente de esta unidad. Si vamos a utilizar encabezados o
pies de pgina deberemos ir a la pestaa Diseo y en ese cuadro de dilogo rellenaremos los
campos correspondientes:
Encabezado: indicaremos los cm. que deseamos que haya entre el borde superior del papel y la
primera lnea del encabezado.
Pie de pgina: diremos los cm. que deben quedar entre la ltima lnea del pie de pgina y el borde
inferior de la pgina.
Una vez fijados todos los parmetros que acabamos de ver para apreciar el efecto global de los
mrgenes en nuestro documento debemos pasar a vista de Diseo de impresin. Esta imagen es un
ejemplo de vista Diseo de impresin de una pgina con encabezado y pie de pgina.
Podemos observar como en las reglas horizontal y vertical hay una zona ms oscura que indica el
tamao de los mrgenes.
Tambin se puede ver como la lnea del encabezado queda dentro de la zona del margen superior, y
la lnea del pie de pgina queda dentro del margen inferior.
COLUMNAS
Al dar clic en el icono de columnas nos aparecen las opciones
para dividir en columnas el texto en el que estamos trabajando
actualmente, o el texto que hayamos seleccionado anteriormente.

ENCABEZADOS Y PIES DE PGINA

Un encabezado es un texto que
se insertar automticamente al
principio de cada pgina. Esto
es til para escribir textos como,
por ejemplo, el ttulo del trabajo
que se est escribiendo, el
autor, la fecha, etc.
El pie de pgina tiene la misma funcionalidad, pero se imprime al
final de la pgina, y suele contener los nmeros de pgina.
Para modificarlos vamos a la pestaa Insertar y hacemos clic en
alguno de los dos botones (Pie de pgina o Encabezado) y
seleccionamos la opcin Editar, aparecer una pestaa como la
que se muestra a continuacin.

Observa cmo ha aparecido una lnea punteada con el rtulo Encabezado, el cursor se ha situado
dentro, y tambin se ha abierto la pestaa Herramientas para encabezado y pie de pgina, que
contiene los iconos con todas las opciones disponibles.

29

Ahora podemos teclear el encabezado

arriba del cuadro punteado y, si lo
creemos
conveniente,
insertar
nmeros de pgina, fecha, etc.,
mediante los iconos de la barra de
herramientas. Una vez hayamos
acabado de editar el encabezado o pie
de pgina finalizaremos haciendo clic
en el botn Cerrar encabezado y pie
de pgina, a la derecha de la ventana.
Mediante estos botones podemos
pasar del encabezado al pie y
viceversa.
Nmeros de pgina
Cuando creamos un documento, Word numera correlativamente las pginas para poder
referenciarlas, ese nmero es el que aparece en la parte izquierda de la barra de estado, pero este
nmero de pgina no aparece en el documento.

Si queremos que los nmeros de pgina aparezcan en

nuestro documento cuando lo imprimamos deberemos
insertarlos desde la pestaa Insertar, desplegando la
opcin Nmero de pgina y eligiendo dnde queremos que
aparezca el nmero.
Al seleccionar una ubicacin se despliega una lista de
formatos prediseados para que elijamos el que ms nos
guste.
Existe una gran cantidad de formatos prediseados
asociados a cada ubicacin, estos estn organizados por
secciones para facilitarnos la localizacin del formato que
buscamos.
Una vez insertado el nmero de pgina podemos variar su
formato con la opcin Formato del nmero de pgina.
Al seleccionarla, se abre una ventana como la que se
encuentra a continuacin.
Al hacer clic sobre el tringulo del campo Formato de
nmero se despliega una lista con posibles formatos
predeterminados para que seleccionemos el formato que
ms nos guste. Tenemos dos alternativas para indicar en
qu nmero empezar la numeracin de las pginas:
1.- Continuar desde la seccin anterior (o empezar desde
uno, si sta es la primera seccin).
2.- Iniciar en el nmero que especifiquemos en la opcin
Iniciar en:
Si tenemos estructurado nuestro documento en captulos,
tambin podemos incluir el nmero del captulo junto con el
de la pgina, marcando la casilla Incluir nmero de captulo
y seleccionando un formato.

30

UCACUE-UCENP-2015

SALTOS DE PGINA

Se puede insertar un salto de pgina en cualquier lugar

del documento, esos permiten manipular el encabezado y
pie de pgina, permitiendo numerar ejemplo al inicio del
documento en nmeros romano y luego continuar con la
numeracin decimal.

INSERTAR CITA
Debe y a la Seccin Referencias, de ah a Insertar Citas y seleccionar Agregar Nueva Fuente

Inserte los datos

Quedando lista la cita y pudiendo ingresar tambin luego en la bibliografa.

31

3.6- FONDO DE PGINA Y TABLAS

Las opciones para configurar Marcas de agua, Color o fondo de pgina y Bordes de pgina se
encuentran dentro de la pestaa Diseo de pgina.
MARCA DE AGUA
En muchas ocasiones es necesario que nuestro documento lleve
una marca de agua, esto no es ms que una imagen o un texto
que se encuentra al fondo de la pgina en un color muy leve,
adicionalmente podemos colocar imgenes personalizadas como
marca de agua si damos clic en la opcin marcas de agua
personalizadas.
BORDES DE PGINA
Al dar clic en esta opcin nos aparecer una ventana que nos permite seleccionar un borde para
colocar alrededor de la hoja de trabajo, a manera de un marco, cabe mencionar que el borde no se
encuentra a la misma distancia que los mrgenes del documento, tambin dentro de esta opcin
podemos dar efectos de sombreado sobre ese borde o marco.
COLOR DE PGINA
El color de pgina nos sirve para que el documento de
trabajo no tenga nicamente color blanco, Microsoft Word
permite configurar cualquier color, e inclusive dar efectos
de relleno dando clic en la opcin Color de pgina como
se muestra en la figura.
.

TABLAS
Las tablas permiten organizar la informacin en filas
y columnas, de forma que se pueden realizar
operaciones y tratamientos sobre las filas y
columnas. Por ejemplo, obtener el valor medio de
los datos de una columna o para ordenar una lista
de nombres.
Otra utilidad de las tablas es su uso para mejorar el
diseo de los documentos ya que facilitan la
distribucin de los textos y grficos contenidos en
sus casillas. Esta caracterstica se emplea sobre
todo en la construccin de pginas Web para
Internet.
Vemos, pues, que esta forma de organizar los datos
es mucho ms potente que utilizando las
tabulaciones u otros mtodos. Una tabla est
formada por celdas o casillas, agrupadas por filas y
columnas, en cada casilla se puede insertar texto,
nmeros o grficos.

32

UCACUE-UCENP-2015

Creacin de tablas
Se puede crear una tabla de tres formas equivalentes, todas estn en la pestaa Insertar, seleccionar
dentro de una cuadrcula las filas o columnas, definirla usando nmeros para especificar cuantas filas
y columnas se necesitan o dibujndola con el ratn, segn el tipo de tabla ser ms til un mtodo u
otro, vamos a ver los tres.
Para insertar una tabla debemos hacer clic en la pestaa Insertar y seleccionar el botn Tabla, all se
muestra una ventana con las tres opciones.
1. Una de las formas es utilizar el un cuadriculado que simula una tabla, cada cuadrado sera una
celda de la misma.
2. La segunda opcin es haciendo clic en Insertar Tabla, este vnculo abre una ventana que permite
determinar la cantidad de filas y columnas para la tabla.
3. La tercer opcin es usar el vnculo Dibujar Tabla, aqu se dimensiona la tabla dibujndola con el
mouse.
Cuando crea una tabla, Word te permite aplicarle directamente un estilo con un slo clic para ello
debers seleccionar la tabla y mostrar el contenido de la pestaa Diseo, all podrs seleccionar uno
entre un amplio listado en la seccin Estilos de tabla.

El programa tambin te permite dibujar, y por lo tanto aadir, nuevos bordes a la tabla, de esta forma
podr tomar un aspecto mucho ms parecido a lo que tengamos en mente.
Para ello hacer un clic en la pestaa Diseo selecciona el icono del lpiz que est a la
izquierda, el cursor tomar la forma de un lpiz. Hacer clic y arrastrar el cursor para dibujar
el rectngulo con el tamao total de la tabla. A continuacin dibujar las filas y columnas,
como si lo hiciramos con un lpiz. Este mtodo es ms flexible a la hora de disear tablas
irregulares, como la que se muestra en la imagen.

Desplazarse, seleccionar y borrar en las tablas

Una vez tenemos creada la tabla vamos a ver cmo introducir
contenido en ella. En trminos generales, no hay diferencia
entre introducir texto dentro o fuera de una tabla.
La mayor parte de las funciones sobre formato estn
disponibles en el texto de las tablas, se puede poner texto en
negrita, cambiar el tamao, se pueden incluir prrafos y se
pueden alinear de varias formas igual que se hace
normalmente. Nos podemos desplazar por las celdas con las
teclas de movimiento del cursor, se puede seleccionar, copiar
y borrar el texto de las celdas de forma normal, pero adems,
hay algunas formas especficas de desplazarse, seleccionar y
borrar para las tablas que vamos a ver a continuacin.

33

 Desplazarse.
Para colocarse en una celda, basta hacer clic en ella con el cursor. Al pulsar la tecla TAB en la ltima
celda de la tabla se crea una nueva fila.
Seleccionar.
Para seleccionar una celda colocar el cursor justo encima del lado izquierdo de celda, y cuando el
cursor tome la forma de una pequea flecha negra inclinada hacer clic y la celda se pondr en negro.
Para seleccionar una columna colocar el cursor justo encima de la columna, y cuando el cursor tome
la forma de una pequea flecha negra que apunta hacia abajo hacer clic y la columna quedar en
vdeo inverso.
Para seleccionar una fila hacer lo mismo que para seleccionar una celda pero haciendo doble clic o
tambin colocando el cursor a la izquierda de la fila y haciendo clic.
Tambin se pueden seleccionar celdas, filas y columnas haciendo clic dentro de la celda y
arrastrndola lo largo de las celdas que queramos seleccionar.
Borrar.
Para borrar una celda, columna o una fila basta con seleccionarla y pulsar la tecla Retroceso
(Backspace), si slo queremos borrar su contenido pulsar la tecla Suprimir. Al borrar una celda Word
nos preguntar sobre la forma de desplazar el resto de las columnas.
MODIFICAR LAS TABLAS
Teniendo seleccionada una tabla (o con el punto de insercin dentro de la tabla), en la pestaa
Presentacin se activan los comandos que nos permiten modificar las caractersticas de la tabla y que
vemos en la imagen de abajo. Vamos a revisar los ms importantes.

Insertar.
Tenemos los comandos para insertar columnas a la derecha o a la
izquierda de la columna seleccionada. Para insertar filas en la parte
superior o inferior de la fila seleccionada.

Y tambin para insertar celdas, en este

caso se abrir otra ventana para que
decidamos cmo se desplazan las otras
celdas afectadas.

Eliminar.
Se desplegarn esta lista de opciones para que elijamos entre Eliminar
Tabla, Eliminar Columna, Eliminar Fila o Eliminar Celdas, en este ltimo
caso Word 2007 nos preguntar tambin cmo se desplazan las celdas
afectadas.
34

UCACUE-UCENP-2015

Seleccionar.
Se despliega esta lista de opciones para que elijamos entre Seleccionar Tabla, Seleccionar Columna,
Seleccionar Fila o Seleccionar Celda.
Dividir celdas.
Se abrir esta ventana para que fijemos en cuntas columnas y filas
queremos dividir la celda seleccionada. Estos comandos tambin
aparecen en el men contextual de la tabla.

HERRAMIENTAS DE TABLA
Para abrir stas herramientas, hacer clic sobre una celda de la tabla y nos encontramos con que
debajo de Herramientas de Tabla, aparecen dos pestaas nuevas Diseo

y Presentacin

. Observemos cmo se componen ambas pestaas.

La pestaa Diseo

muestra las herramientas que se observan a continuacin.

Contiene
los
grupos
de
herramientas de acceso directo:
Opciones de estilo de tabla,
Estilos de tabla, Dibujar bordes.
La

pestaa

Presentacin

muestra
un
conjunto de herramientas de
acceso directo, como el de la
siguiente imagen.
Contiene los grupos de herramientas de acceso
directo: Tabla, Filas y columnas, Combinar,
Tamao de celda, Alineacin, Datos.

MEN CONTEXTUAL DE TABLAS

Haciendo clic con el botn derecho del ratn sobre una tabla se abre el
men contextual de Tablas como muestra esta imagen.
Desde aqu podemos ejecutar algunas de las funciones que acabamos
de ver en la barra de herramientas de Tablas y bordes, y tambin
podemos acceder a Propiedades de tabla, donde encontraremos las
distintas formas de ajustar el texto que rodea la tabla, as como la forma
de establecer mrgenes y espaciado en las celdas:

35

3.7- IMGENES, GRFICOS E IMPRESIN

Hoy en da un documento para que sea considerado como un buen documento debe incluir, siempre
que sea necesario, grficos o imgenes, sobre todo si se va a distribuir por Internet.
Un excelente procesador de textos como es Word no poda dejar de tener en cuenta que la imagen
cada vez est ms integrada con el texto. Cada nueva versin del programa incorpora mejoras en
este aspecto como vamos a ir viendo.
INSERTAR IMGENES PREDISEADAS.
Haz clic en el botn Imgenes prediseadas de la
pestaa
Insertar.
Vers
el
panel
Imgenes
prediseadas, este aparecer en la parte derecha de la
pantalla.
En el cuadro de Buscar puedes introducir las palabras que quieres buscar pero tambin puedes
buscar por temas de la siguiente forma: en el cuadro Buscar en haz clic en Colecciones
seleccionadas y se abrirn tres posibilidades, Mis colecciones, Colecciones de Office y Colecciones
Web.
Para ver los temas o categoras de cada una de ellas haz clic en el smbolo + y se expandir el rbol
de categoras. Por ejemplo, en la imagen de al lado hemos expandido el rbol de Colecciones de
Office. Inicialmente todas la categoras aparecen con la casilla marcada, pero puedes dejar marcadas
slo las que te interesen.
Si colocas el cursor encima de
una imagen aparecer un
tringulo a la derecha, si
haces clic sobre l se abrir
un men como el que ves en
la imagen anterior.
Este men te permite hacer
diferentes cosas con la
imagen
que
tienes
seleccionada. Las opciones
ms utilizadas son Insertar
que pega la imagen en el
documento Word; y Copiar
que copia la imagen al
portapapeles,
ms
tarde
puedes
pegarla
en
el
documento.
Tambin hay otras opciones
para eliminar la imagen de la
Galera multimedia, Copiar la
imagen a otra coleccin, editar
las palabras clave, etc.

INSERTAR IMGENES DESDE ARCHIVO

Se abrir una ventana similar a la que se nos muestra
cuando queremos Abrir un documento de Word, y que ya
conocemos. En la parte derecha muestra la vista previa
de la imagen seleccionada. Se debe dar clic sobre la
imagen seleccionada y luego dar clic sobre el botn
insertar de la ventana y la imagen se insertar en el
documento actual.

36

UCACUE-UCENP-2015

Manipular imgenes
Para modificar una imagen primero hay
que seleccionarla posicionndose sobre
ella y haciendo clic, la imagen quedar
enmarcada por unos pequeos crculos.
Una
vez
seleccionada
podremos
manipularla seleccionando la pestaa
Formato como se muestra en la siguiente
imagen.

Tamao. Para modificarlo situar el cursor en las esquinas

de la imagen y cuando cambie de forma a una doble flecha,
hacer clic y arrastrarlo para conseguir el nuevo tamao.
Aunque tambin puedes hacerlo utilizando las opciones
disponibles en la seccin Tamao de esta pestaa:

Posicin. Ajusta la imagen respecto a la pgina de varias

formas, tal y como se puede ver en los iconos de la ventana.

Ajuste del texto. Ajusta la

imagen respecto del texto que la
rodea de varias formas, tal y como
se puede ver en los iconos de esta
ventana.

Insertar Formas y dibujar

En Word dispondrs de multitud de formas listas para usar que te

permitirn realizar esquemas, diagramas de flujo, y otros muchos
grficos. Para insertar las formas damos clic en la pestaa Insertar
y luego aparecer una lista de opciones como la que se muestra a
continuacin.
Y si te gusta realizar tus propios dibujos tambin dispones de
rectas, curvas ajustables y dibujo a mano alzada para que tu
imaginacin se ponga a trabajar.
37

 Aadir texto a los grficos

Se puede aadir texto a un dibujo mediante el botn Cuadro de texto

de la pestaa Formato,
deberemos hacer clic y arrastrar para dibujar el cuadro de texto en la zona en la que queremos
insertar el texto, y a continuacin insertar el texto.
Otra forma ms cmoda de aadir texto en el interior de un grfico es
haciendo clic en el grfico con el botn derecho del ratn, para que
aparezca el men contextual, elegir la opcin Modificar texto y
automticamente nos crear el cuadro de texto ajustndolo al espacio
disponible en el grfico.
Aqu tienes un ejemplo de un dibujo con texto.
Insertar WordArt
Mediante WordArt se pueden crear ttulos y rtulos dentro
de nuestro documento. Slo tenemos que introducir o
seleccionar el texto al que queremos aplicarle un estilo de
WordArt y automticamente Word crear un objeto grfico
WordArt.
Si hemos aplicado WordArt a un texto, dejamos de tener
texto y pasamos a tener un grfico, esto quiere decir que,
por ejemplo, el corrector ortogrfico no detectar un error
en un texto WordArt, y tambin que el texto WordArt
seguir las reglas de alineacin de los grficos.
Para iniciar WordArt hacemos clic en el botn WordArt de
la pestaa Insertar.
Al hacer clic sobre el icono aparecer un listado con la
Galera de WordArt como la que vemos a continuacin.
Haciendo clic seleccionaremos el diseo de texto que ms
nos guste.

A continuacin se mostrar el texto en la hoja de clculo

dispuesto para ser modificado.
Si hemos seleccionado texto previamente no ser necesario
teclearlo ya que aparecer ya escrito.

FORMAS PARA IMPRIMIR

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UCACUE-UCENP-2015

a) Desde la opcin de men

Impresin rpida que se encuentra dentro del men Imprimir del Botn Office. Se utiliza cuando no
queremos cambiar ninguna caracterstica de impresin.
b) Desde la opcin de men Imprimir
(CTRL+P) que se encuentra en el
Botn Office.
Cuando queremos cambiar alguna
caracterstica
de
impresin.
Por
ejemplo, el nmero de copias, imprimir
slo alguna pgina del documento, etc.
Rellenamos las opciones deseadas y
pulsamos el botn Aceptar, haciendo
clic en el botn Opciones, se abre otra
ventana en la que podemos seleccionar
varias opciones, entre otras la de
Imprimir colores e imgenes de fondo
muy til cuando queremos que los
temas que vienen acompaados de
soporte visual se reflejen del mismo
modo en el papel que en pantalla.

DESCRIPCIN DE LA VENTANA IMPRIMIR

Vamos a ver las diferentes opciones que ofrece cada elemento de este cuadro de dilogo:
Impresora. En el recuadro Impresora, podemos elegir la impresora por la que queremos que
salga la impresin. Se utiliza cuando tenemos ms de una impresora conectadas a nuestro
ordenador, bien sea directamente o por red. Pinchando en el botn Propiedades podemos
cambiar algunos parmetros como el tipo de papel, la orientacin del papel, si queremos
impresin en color o blanco/negro, etc.
Intervalo de pginas. En este recuadro indicamos las pginas que queremos imprimir, basta con
pinchar en la opcin deseada:

Todo. Imprime todo el documento.

Pgina actual. Imprime la pgina en la que se encuentra situado el punto de insercin en

ese momento.

Seleccin. Si tenemos seleccionada alguna parte del documento, podemos pinchar en

esta opcin para que nos imprima nicamente el texto seleccionado.

Pginas. Permite indicar qu pginas queremos que nos imprima. Si queremos pginas
salteadas, poner los nmeros de pgina separados por coma, por ejemplo: 2,8,10
imprimira las pginas 2, 8 y 10.
Para indicar un intervalo, poner la pgina inicial y la pgina final separadas por un guin,
por ejemplo: 4-7 imprimira las pginas 4,5,6 y 7. Se puede indicar un intervalo sin pgina
inicial para indicar 'hasta', por ejemplo: -3 imprimira las pginas 1,2 y 3 (hasta la pgina
3); o bien sin pgina final para indicar 'desde', por ejemplo 12- imprimira las pginas
desde la pgina 12 hasta la ltima ambas inclusive. Tambin podemos combinar
cualquiera de las formas anteriores, por ejemplo: 2, 3, 10 imprimira las pginas 2, 3,10,
11...hasta la ltima.

39

 Copias. En el recuadro Copias se indica el nmero de copias que queremos, es decir nos
imprime lo que le hemos indicado en el recuadro Intervalo de pginas, tantas veces como
indicamos en Nmero de copias. Si la opcin Intercalar no est activada, imprime una copia
entera y despus otra copia, mientras que si activamos Intercalar imprime todas las copias de
cada pgina juntas.
Zoom. En el recuadro Zoom tenemos dos opciones: Pginas por hoja, permite elegir cuntas
pginas por hoja deseamos, por ejemplo 4 imprimira 4 pginas en una sola hoja de papel. De
este modo podemos ahorrar mucho papel si queremos tener impresas las versiones provisionales
de nuestros documentos. Escalar al tamao del papel, permite indicar el papel que tenemos en
nuestra impresora, por ejemplo A4.
Valores recomendables. Podemos elegir desde 1 a 16 Pginas por hoja, en Escalar al tamao del
papel el men despegable nos ofrece varios valores (A3, A4, Carta,...) y tambin el valor Sin
escala. Este ltimo valor puede producir resultados un tanto inesperados en algunos casos, lo
recomendable es poner el tamao del papel que estemos usando, usualmente A4, para este
tamao se pueden imprimir de forma legible hasta 4 Pginas por hoja.
VISTA PRELIMINAR
Antes de imprimir un documento podemos ver cmo quedar en el papel.

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UCACUE-UCENP-2015

UNIDAD # 2
MANEJO DE LA HOJA ELECTRNICA EN EXCEL
OBJETIVOS OPERACIONALES

Conceptuar a la herramienta Excel, verificando su funcionalidad en el trabajo diario.

Reconocer los conceptos bsicos de Excel.

Crear y manipular formulas y funciones en una hoja de clculo.

Crear y manipular las filas, columnas y celdas en un libro de Excel.

Disear una hoja de clculo de acuerdo a un formato dado y a la necesidad de los

datos ingresados.

Establecer y modificar el aspecto de las filas y columnas en un libro de Excel.

CONTENIDOS
1.- CONCEPTUACIN Y FUNCIONALIDAD DE EXCEL
1.1.- ELEMENTOS DE LA PANTALLA INICIAL
1.2.- LAS BARRAS
2.- CONCEPTOS BASICOS DE EXCEL
2.1.- LIBRO DE TRABAJO
2.2.- HOJA DE CLCULO
2.3.- MOVIMIENTO RPIDO EN LA HOJA
2.4.- MOVIMIENTO RPIDO EN EL LIBRO
2.5.- INTRODUCIR DATOS
2.6.- MODIFICAR DATOS
2.7.- TIPOS DE DATOS
2.8.- ERRORES EN LOS DATOS
3.- FORMULAS Y FUNCIONES
3.1.- INTRODUCIR FRMULAS Y FUNCIONES
3.2.- INSERTAR FUNCIONES CON EL ASISTENTE
3.3.- UTILIZAR EXPRESIONES COMO ARGUMENTOS DE LAS FUNCIONES
4.- FORMATO DE CELDAS
4.1.- FUENTE Y ALINEACIN
4.2.- BORDES Y NMEROS
4.3.- SELECCIN DE CELDAS
4.4.- AADIR UNA SELECCIN
4.5.- DUPLICAR CELDAS EN UNA HOJA DE CLCULO
5.- MODIFICAR EL ASPECTO DE FILAS, COLUMNAS, HOJA DE CLCULO
5.1.- VARIAR ALTO DE FILA Y ANCHO DE COLUMNA
5.2.- CAMBIO DEL COLOR A LAS ETIQUETAS DE UNA HOJA
5.3.- INSERTAR Y ELIMINAR ELEMENTOS

ACTIVIDADES
Usted tiene acceso a las actividades que debe desarrollar, como parte fundamental de la evaluacin,
a travs de la Plataforma www.educacue.net. Recuerde que el desarrollo, de las actividades
encomendadas, es el 50% de su calificacin de aporte personal; por tal razn deben ser
oportunamente realizadas, con esmero, dedicacin y de manera responsable, segn se avance en el
estudio de cada uno de los temas, sin dejar la tarea para el ltimo momento.

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DESARROLLO PEDAGGICO
1.- CONCEPTUACIN Y FUNCIONALIDAD DE EXCEL
Microsoft Excel es una aplicacin diseada para la administracin gil y eficiente de datos aritmticos.
Con Excel podr crear listas ordenadas, grficos, dar formatos especiales para tablas de datos e
interactuar con otras aplicaciones Office.
Excel es bsicamente, una hoja de clculo integrada en Microsoft Office. Esto quiere decir que si ya
conoce otro programa de Office, como Word, Access, Outlook, PowerPoint, le resultar familiar
utilizar Excel, puesto que muchos conos y comandos funcionan de forma similar en todos los
programas de Office.
Una hoja de clculo es un programa que es capaz de trabajar con nmeros de forma sencilla e
intuitiva. Para ello se utiliza una cuadrcula donde en cada celda de la cuadrcula se pueden introducir
nmeros, letras y grficos.

Una celda es el espacio que queda entre la unin de la fila y la columna, las columnas se sealan con
letras A, B, C,... y las filas por nmeros 1, 2,3,...
Otro beneficio de Excel es que no es necesario conocer profundamente las matemticas para
utilizarlo. En muchas ocasiones es suficiente con utilizar las operaciones bsicas.
Tambin es capaz de dibujar grficos a partir de los datos introducidos, que pueden ser en forma de
tarta y en forma de barras que se ven en las encuestas.
Excel se puede utilizar para multitud de cosas, tanto en el plano personal como en el plano
profesional. Desde llevar las cuentas familiares hasta los ms complejos clculos financieros.
Vamos a ver cules son los elementos bsicos de Excel, la pantalla, las barras, etc., para saber
diferenciar entre cada uno de ellos. Aprenderemos, dnde estn y para qu sirven. Tambin cmo
obtener ayuda, por si en algn momento la necesitamos.

1.1.- ELEMENTOS DE LA PANTALLA INICIAL

Al arrancar Excel aparece una pantalla como la siguiente. A continuacin veremos en detalle el
nombre de cada uno de estos elementos y su funcin.

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UCACUE-UCENP-2015

1.2.- LAS BARRAS

LA BARRA DE TTULO

Contiene el nombre del documento sobre el que se est trabajando en ese momento. Cuando
creamos un libro nuevo se le asigna el nombre provisional Libro1, hasta que lo guardemos y le demos
el nombre que queramos. En el extremo de la derecha estn los botones para minimizar
restaurar

y cerrar

LA BARRA DE ACCESO RPIDO

La barra de acceso rpido contiene las operaciones ms habituales de Excel como Guardar
Deshacer

o Rehacer

Esta barra puede personalizarse para aadir todos los botones que quieras. Para ello haga clic en la
flecha desplegable de la derecha y seleccione Personalizar Banda de opciones de acceso rpido.
LA BANDA DE OPCIONES

La banda de opciones contiene todas las opciones del programa agrupadas en pestaas. Al hacer clic
en Insertar, por ejemplo, veremos las operaciones relacionadas con la insercin de los diferentes
elementos que se pueden crear en Excel.
Todas las operaciones se pueden hacer a partir de estos mens. Pero las ms habituales podramos
aadirlas a la barra de acceso rpido como hemos visto en el punto anterior.
En algunos momentos algunas opciones no estarn disponibles, las reconocers porque tienen un
color atenuado.
Las pestaas que forman la banda pueden ir cambiando segn el momento en donde se encuentre
trabajando con Excel. Est diseada para mostrar solamente aquellas opciones que le sern tiles en
cada pantalla.
Pulsando la tecla ALT entraremos en el modo de acceso por teclado. De esta forma aparecern
pequeos recuadros junto a las pestaas y opciones indicando la tecla (o conjunto de teclas) que
deber pulsar para acceder a esa opcin sin la necesidad del ratn.
LA BARRA DE FRMULAS

Nos muestra el contenido de la celda activa, es decir, la casilla donde estamos situados. Cuando
vayamos a modificar el contenido de la celda, dicha barra variar ligeramente, pero esto lo
estudiaremos ms adelante.
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LA BARRA DE ETIQUETAS

Permite movernos por las distintas hojas del libro de trabajo.

LAS BARRAS DE DESPLAZAMIENTO

Permiten movernos a lo largo y ancho de la hoja de forma rpida y sencilla, simplemente hay que
desplazar la barra arrastrndola con el ratn, o hacer clic en los tringulos.
LA AYUDA
Tenemos varios mtodos para obtener Ayuda con Excel:
Un mtodo consiste en utilizar la Banda de opciones, haciendo clic en
el interrogante:
Otro mtodo consiste en utilizar la tecla F1 del teclado. Aparecer la ventana de ayuda desde la cual
tendremos que buscar la ayuda necesaria.

2.- CONCEPTOS BASICOS DE EXCEL

Para el efectivo manejo de Excel, debemos reconocer los siguientes conceptos y caractersticas de
Excel:

2.1.- LIBRO DE TRABAJO

Un libro de trabajo es el archivo que creamos con Excel, es decir, todo lo que haga en este programa
se almacenar formando el libro de trabajo. Los libros de trabajo de Excel tienen la extensin .XLS o
XLSX para que el ordenador los reconozca como tal.
Cuando se inicia una sesin de Excel automticamente se abre un nuevo libro de trabajo con el
nombre provisional de Libro1. Esto lo puede comprobar en la pantalla de Excel, en la Barra de ttulo
en la parte superior de la ventana ver cmo pone Microsoft Excel - Libro1.

Cada vez que empezamos un nuevo trabajo con Excel el nmero del libro ir variando dependiendo
de cuntos se hayan creado en esta sesin. As si empezamos otro trabajo, el nombre que se asigna
ser Libro2, el siguiente Libro3, y as sucesivamente.
Cuidado que el nombre asignado slo sirve como referencia para identificar los trabajos mientras no
se hayan guardado, en ningn caso significa que el archivo ya se encuentra guardado.
Un libro de trabajo est formado por varias hojas, en principio constar de 3 hojas aunque el nmero
de stas puede variar entre 1 y 255, Si miras en la parte inferior de la ventana de Excel encontrars
las diferentes hojas del libro de trabajo, cada una de ellas nombradas de la forma Hoja1, Hoja2.

Los libros de trabajo son una gran herramienta de organizacin, ya que por ejemplo todas las hojas
referidas a un mismo proyecto o trabajo podran agruparse en un slo libro.

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UCACUE-UCENP-2015

2.2.- HOJA DE CLCULO

La hoja de clculo es uno de los distintos tipos de hojas que puede contener un libro de trabajo. Es
una herramienta muy til para todas aquellas personas que trabajen con gran cantidad de nmeros y
necesiten realizar clculos u operaciones con ellos.
Es como una gran hoja cuadriculada formada por 16384 columnas y 1.048.576 filas.
Las hojas de clculo estn formadas por columnas y
filas. Una columna es el conjunto de celdas
seleccionadas verticalmente.
Cada columna se nombra por letras, por ejemplo A,
B, C,.......AA, AB,........IV.
Cada fila se numera desde 1 hasta 1.048.576 y es la
seleccin horizontal de un conjunto de celdas de una
hoja de datos.

La interseccin de una columna y una fila se

denomina Celda y recibe el nombre de la columna a la
que pertenece y a continuacin el nmero de su fila, por
ejemplo la primera celda pertenece a la columna A y la
fila 1 por lo tanto la celda se llama A1. Si observe la
ventana de Excel podr comprobar todo lo explicado
anteriormente.
Cuando el cursor est posicionado en alguna celda preparado para trabajar con sta, dicha celda se
denomina Celda activa y se identifica porque aparece ms remarcada que las dems.
De igual forma tenemos la fila activa, fila donde se encuentra la celda activa y columna activa,
columna de la celda activa.
Otro concepto muy importante en una hoja de clculo es el de Rango, que es un bloque rectangular
de una o ms celdas que Excel trata como una unidad. Los rangos son vitales en la Hoja de Clculo,
ya que todo tipo de operaciones se realizan a base de rangos. Ms adelante veremos las distintas
formas de definir un rango.

2.3.- MOVIMIENTO RPIDO EN LA HOJA Y EN EL LIBRO

Tan solo una pequea parte de la hoja es visible en la ventana de documento. Nuestra hoja, la
mayora de las veces, ocupar mayor nmero de celdas que las visibles en el rea de la pantalla y es
necesario moverse por el documento rpidamente.
Cuando no est abierto ningn men, las teclas activas para poder desplazarse a travs de la
hoja son:
MOVIMIENTO

TECLADO

Celda Abajo

FLECHA ABAJO

Celda Arriba

FLECHA ARRIBA

Celda Derecha

FLECHA DERECHA

Celda Izquierda

FLECHA IZQUIERDA

Pantalla Abajo

AVPAG

Pantalla Arriba

REPAG

Celda A1

CTRL+INICIO

Primera celda de la columna activa

FIN
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FLECHA ARRIBA

ltima celda de la columna activa

FIN

FLECHA ABAJO

Primera celda de la fila activa

FIN

FLECHA IZQUIERDA o INICIO

ltima celda de la fila activa

FIN

FLECHA DERECHA

Otra forma rpida de moverse por la hoja cuando se conoce con seguridad la celda donde se desea ir
es escribir su nombre de columna y fila en el cuadro de texto a la izquierda de la barra de frmulas:

Por ejemplo, para ir a la celda DF15 deber escribirlo en la caja de texto y pulsar la tecla INTRO.
Aunque siempre puede utilizar el ratn, movindose con las barras de desplazamiento para
visualizar la celda a la que quiere ir, y hacer clic sobre sta.
MOVIMIENTO RPIDO EN EL LIBRO
Dentro de nuestro libro de trabajo existen varias hojas de clculo. Por defecto aparecen 3 hojas de
clculo aunque el nmero podra cambiarse.
Empezaremos por utilizar la barra de etiquetas
.

Observe como en nuestro caso se tiene 3 hojas de clculo, siendo la hoja activa, es decir, la hoja en
la que estamos situados para trabajar, la Hoja1.
Haciendo clic sobre cualquier pestaa cambiar de hoja, es decir, si hace clic sobre la pestaa Hoja3
pasar a trabajar con dicha hoja.
Si el nmero de hojas no caben en la barra de etiquetas, tendremos que hacer uso de los botones de
la izquierda de dicha barra para visualizarlas:
Para visualizar a partir de la Hoja1.
Para visualizar la hoja anterior a las que estamos visualizando.
Para visualizar la hoja siguiente a las que estamos visualizando.
Para visualizar las ltimas hojas.
Una vez visualizada la hoja a la que queremos acceder, bastar con hacer clic sobre la etiqueta de
sta.
Si todas las hojas del libro de trabajo caben en la barra, estos botones no tendrn ningn efecto.
Tambin se pueden utilizar combinaciones de teclas para realizar desplazamientos dentro del libro
de trabajo, como pueden ser:
MOVIMIENTO

TECLADO

Hoja Siguiente

CTRL+AVPAG

Hoja Anterior

CTRL+REPAG

2.4.- INTRODUCIR Y MODIFICAR DATOS

En cada una de las celdas de la hoja, es posible introducir textos, nmeros o frmulas. En todos
los casos, los pasos a seguir sern los siguientes:
1. Situar el cursor sobre la celda donde se van a introducir los datos y teclear los datos que
desee introducir.

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UCACUE-UCENP-2015

2. Aparecern en dos lugares: en la celda activa y en la Barra de Frmulas, como puede

observar en el grfico siguiente:

Para introducir el valor en la celda puede utilizar cualquiera de estos tres mtodos:
INTRO: Se valida el valor introducido en la celda y adems la celda activa pasa a ser la que se
encuentra justo por debajo.
TECLAS DE MOVIMIENTO: Se valida el valor introducido en la celda y adems la celda activa
cambiar dependiendo de la flecha pulsada, es decir, si pulsamos FLECHA DERECHA ser la celda
contigua hacia la derecha.
CUADRO DE ACEPTACIN: Es el botn
de la barra de frmulas, al hacer clic sobre l se valida
el valor para introducirlo en la celda pero la celda activa seguir siendo la misma.
Si antes de introducir la informacin cambias de opinin y desea restaurar el contenido de la celda a
su valor inicial, slo hay que pulsar la tecla Esc del teclado o hacer clic sobre el
botn Cancelar
el valor que tena.

de la barra de frmulas. As no se introducen los datos y la celda seguir con

Si ha introducido mal una frmula posiblemente nos aparezca un recuadro dndonos informacin
sobre el posible error cometido, leerlo detenidamente para comprender lo que nos dice y aceptar la
correccin o no. Otras veces la frmula no es correcta y no nos avisa, pero aparecer algo raro en la
celda, comprobar la frmula en la barra de frmulas para encontrar el error.
MODIFICAR DATOS
Se puede modificar el contenido de una celda al mismo tiempo que se est escribiendo o ms tarde,
despus de la introduccin.
Si an no se ha validado la introduccin de datos y se comete algn error, se puede modificar
utilizando la tecla Retroceso del teclado para borrar el carcter situado a la izquierda del cursor,
haciendo retroceder ste una posicin. No se puede utilizar la tecla flecha izquierda porque equivale a
validar la entrada de datos.
Si ya se ha validado la entrada de datos y se desea modificar, Seleccionaremos la celda adecuada,
despus activaremos la Barra de Frmulas pulsando la tecla F2 o iremos directamente a la barra de
frmulas haciendo clic en la parte del dato a modificar.
La Barra de Estado cambiar de Listo a Modificar.
En la Barra de Frmulas aparecer el punto de insercin o cursor al final de la misma, ahora es
cuando puede modificar la informacin.
Despus de teclear la modificacin pulsaremos INTRO o haremos clic sobre el botn Aceptar.
Si despus de haber modificado la informacin se cambia de opinin y se desea restaurar el
contenido de la celda a su valor inicial, slo hay que pulsar la tecla Esc del teclado o hacer clic sobre
el botn Cancelar de la barra de frmulas. As no se introducen los datos y la celda muestra la
informacin que ya tena.
Si se desea reemplazar el contenido de una celda por otro distinto, se seleccione la celda y se escribe
el nuevo valor directamente sobre sta.
47

2.5.- TIPOS Y ERRORES EN LOS DATOS

En una Hoja de Clculo, los distintos TIPOS DE DATOS que puede introducir son:
Valores constantes, es decir, un dato que se introduce directamente en una celda. Puede ser un
nmero, una fecha u hora, o un texto.
Frmulas, es decir, una secuencia formada por: valores constantes, referencias a otras celdas,
nombres, funciones, u operadores. Es una tcnica bsica para el anlisis de datos. Se pueden
realizar diversas operaciones con los datos de las hojas de clculo como +, -, x, /, Sen, Cos, etc.
En una frmula se pueden mezclar constantes, nombres, referencias a otras celdas, operadores y
funciones. La frmula se escribe en la barra de frmulas y debe empezar siempre por el signo =.
Funciones, es una frmula especial escrita con anticipacin y que acepta un valor o valores, realiza
unos clculos con esos valores y devuelve un resultado.
Todas las funciones tienen que seguir una sintaxis y si sta no se respeta Excel nos mostrar un
mensaje de error.
1) Los argumentos o valores de entrada van siempre entre parntesis. No deje espacios antes o
despus de cada parntesis.
2) Los argumentos pueden ser valores constantes (nmero o texto), frmulas o funciones.
3) Los argumentos deben de separarse por un punto y coma ";".
Ejemplo: =SUMA(A1:B3) esta funcin equivale a =A1+A2+A3+B1+B2+B3
ERRORES EN LOS DATOS
Cuando introducimos una frmula en una celda puede ocurrir que se produzca un error.
Dependiendo del tipo de error puede que Excel nos avise o no.
Cuando nos avisa del error, el cuadro de
dilogo que aparece tendr el aspecto que
ves a la derecha: nos da una posible
propuesta que puede aceptar haciendo clic
sobre el botn S o rechazamos utilizando el
botn No.
Puede detectar un error sin que avise cuando
aparece la celda con un smbolo en la
esquina superior izquierda tal como esto:

Al hacer clic sobre el smbolo aparecer un cuadro como

error.

que nos permitir saber ms sobre el

Dependiendo del tipo de error, al hacer clic sobre el

cuadro anterior se mostrar un cuadro u otro, siendo el
ms frecuente el que aparece a continuacin:
Este cuadro nos dice que la frmula es incoherente y
nos deja elegir entre diferentes opciones. Posiblemente
el error sea simplemente que la frmula de la celda no
tiene el mismo aspecto que todas las dems frmulas
adyacentes (por ejemplo, sta sea una resta y todas
las dems sumas).
Si no sabemos qu hacer, disponemos de la opcin Ayuda sobre este error.

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UCACUE-UCENP-2015

Si lo que queremos es comprobar la frmula para saber si hay que modificarla o no podramos utilizar
la opcin Modificar en la barra de frmulas.
Si la frmula es correcta, se utilizar la opcin Omitir error para que desaparezca el smbolo de la
esquina de la celda.
Puede que al introducir la frmula nos aparezca como contenido de la celda #TEXTO,
siendo TEXTO un valor que puede cambiar dependiendo del tipo de error. Por ejemplo:
##### se produce cuando el ancho de una columna no es suficiente o cuando se utiliza una fecha o
una hora negativa.
#DIV/0! cuando se divide un nmero por cero.
#NOMBRE? cuando Excel no reconoce el texto de la frmula.
#N/A cuando un valor no est disponible para una funcin o frmula.
#REF! se produce cuando una referencia de celda no es vlida.
#NUM! cuando se escriben valores numricos no vlidos en una frmula o funcin.
#NULO! cuando se especifica una interseccin de dos reas que no se intersectan. Tambin en
estos casos, la celda, como en el caso anterior, contendr adems un smbolo en la esquina superior
izquierda tal como:

3.- FORMULAS Y FUNCIONES

La hoja de clculo presenta una base de datos que utiliza con una serie de frmulas para evitar tener
que recalcular por cada cambio que haga. Por eso esta unidad es fundamental para el desarrollo del
curso y la buena utilizacin de Excel.
Vamos a profundizar en el manejo de funciones ya definidas por Excel para agilizar la creacin de
hojas de clculo, estudiando la sintaxis de stas as como el uso del asistente para funciones,
herramienta muy til cuando no conocemos muy bien las funciones existentes o la sintaxis de stas.

3.1.- INTRODUCIR FRMULAS Y FUNCIONES

Una funcin es una frmula predefinida por Excel o por el usuario que opera con uno o ms valores y
devuelve un resultado que aparecer directamente en la celda o ser utilizado para calcular la
frmula que la contiene.
La sintaxis de cualquier funcin es:
nombre_funcin(argumento1;argumento2;...;argumentoN)
Siguen las siguientes reglas:

Si la funcin va al comienzo de una frmula debe empezar por el signo =.

Los argumentos o valores de entrada van siempre entre parntesis. No deje espacios antes o
despus de cada parntesis.

Los argumentos pueden ser valores constantes (nmero o texto), frmulas o funciones.

Los argumentos deben de separarse por un punto y coma ;.

Ejemplo: =SUMA(A1:C7)
Tenemos la funcin SUMA() que devuelve como resultado la suma de sus argumentos.
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El operador ":" nos identifica un rango de celdas, as A1:C7 indica todas las celdas incluidas entre la
celda A1 y la C8, as la funcin anterior sera equivalente a:
=A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+B1+B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+C1+C2+C3+C4+C5+C6+C7
En este ejemplo se puede apreciar la ventaja de utilizar la funcin.
Las frmulas pueden contener ms de una funcin, y pueden aparecer funciones anidadas dentro de
la frmula.
Ejemplo: =SUMA(A1:B4)/SUMA(C1:D4)
Existen muchos tipos de funciones dependiendo del tipo de operacin o clculo que realizan. As hay
funciones matemticas y trigonomtricas, estadsticas, financieras, de texto, de fecha y hora, lgicas,
de base de datos, de bsqueda y referencia y de informacin.
Para introducir una frmula debe escribirse en una celda cualquiera tal cual introducimos cualquier
texto, precedida siempre del signo =.

3.2.- INSERTAR FUNCIONES CON EL ASISTENTE

Una funcin como cualquier dato se puede escribir directamente en la celda si conocemos su
sintaxis, pero Excel dispone de una ayuda o asistente para utilizarlas, as nos resultar ms fcil
trabajar con ellas. Si queremos introducir una funcin en una celda:

Situarse en la celda donde queremos introducir la funcin.

Hacer clic en la pestaa Frmulas.

Elegir la opcin Insertar funcin.

O bien, hacer clic sobre el botn

Aparecer el siguiente cuadro de dilogo Insertar funcin:

de la barra de frmulas.

Excel permite buscar la funcin que necesitamos

escribiendo una breve descripcin de la
funcin necesitada en el recuadro Buscar una
funcin: y a continuacin hacer clic sobre el botn
, de esta forma no es necesario
conocer cada una de las funciones que incorpora
Excel ya que l nos mostrar en el cuadro de
lista Seleccionar una funcin: las funciones que
tienen que ver con la descripcin escrita.
Para que la lista de funciones no sea tan extensa
puede seleccionar previamente una categora del
cuadro combinado o seleccionar una categora:
esto har que en el cuadro de lista slo aparezcan
las funciones de la categora elegida y reduzca por
lo tanto la lista. Si no estamos muy seguros de la
categora puede elegir Todas.
En el cuadro de lista Seleccionar una funcin: hay que elegir la funcin que deseamos haciendo clic
sobre sta.
Observe como, conforme seleccionamos una funcin, en la parte inferior nos aparecen los distintos
argumentos y una breve descripcin de sta. Tambin disponemos de un enlace Ayuda sobre esta
funcin para obtener una descripcin ms completa de dicha funcin.
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UCACUE-UCENP-2015

Al final, hacer clic sobre el botn Aceptar.

Por debajo de la barra de frmulas aparecer el
cuadro de dilogo Argumentos de funcin,
donde nos pide introducir los argumentos de la
funcin: Este cuadro variar segn la funcin que
hayamos elegido, en nuestro caso se eligi la
funcin SUMA ().

En el recuadro Nmero1 hay que indicar el primer argumento que generalmente ser una celda o
rango de celdas tipo A1:B4, para ello, hacer clic sobre el botn
para que el cuadro se haga ms
pequeo y podamos ver toda la hoja de clculo, a continuacin seleccionar el rango de celdas o la
celda deseadas como primer argumento (para seleccionar un rango de celdas haga clic con el botn
izquierdo del ratn sobre la primera celda del rango y sin soltar el botn arrstralo hasta la ltima
celda del rango) y pulsar la tecla INTRO para volver al cuadro de dilogo.
En el recuadro Nmero2 habr que indicar cul ser el segundo argumento. Slo en caso de que
existiera.
Si introducimos segundo argumento, aparecer otro recuadro para el tercero, y as sucesivamente.
Cuando tenga introducido todos los argumentos, hacer clic sobre el botn Aceptar.
Si por algn motivo insertramos una fila en medio del rango de una funcin, Excel expande
automticamente el rango incluyendo as el valor de la celda en el rango.
Por ejemplo: Si tiene en la celda A5 la funcin =SUMA(A1:A4) e insertamos un fila en la posicin 3 la
frmula se expandir automticamente cambiando a =SUMA(A1:A5).
En la pestaa Inicio o en la de Frmulas encontrars el botn Autosuma
permite realizar la funcin SUMA de forma ms rpida.

que nos

Con este botn tenemos acceso tambin a otras funciones utilizando la

flecha de la derecha del botn.
Al hacer clic sobre sta aparecer la lista desplegable de la derecha.
Podremos utilizar otra funcin que no sea la Suma, como puede ser:
Promedio (calcula
la
media
aritmtica), Cuenta (cuenta
valores), Max (obtiene el valor mximo) o Min (obtiene el valor mnimo).
Adems de poder acceder al dilogo de funciones a travs de Ms
Funciones.

3.3.- UTILIZAR EXPRESIONES COMO ARGUMENTOS DE LAS FUNCIONES

Excel permite que en una funcin tenga como argumentos expresiones, por ejemplo la suma de dos
celdas (A1+A3). El orden de ejecucin de la funcin ser primero resolver las expresiones y despus
ejecutar la funcin sobre el resultado de las expresiones.
Por ejemplo, si tiene la siguiente funcin =Suma((A1+A3);(A2-A4)) donde:
A1 vale 1
A2 vale 5
A3 vale 2
A4 vale 3
Excel resolver primero las expresiones (A1+A3) y (A2-A4) por lo que obtendremos los
valores 3 y 2 respectivamente, despus realizar la suma obteniendo as 5 como resultado.

51

UTILIZAR FUNCIONES COMO ARGUMENTOS DE LAS FUNCIONES

Excel tambin permite que una funcin se convierta en argumento de otra funcin, de esta forma
puede realizar operaciones realmente complejas en una simple celda.
Por ejemplo=MAX(SUMA(A1:A4);B3) , esta frmula consta de la combinacin de dos funciones, la
suma y el valor mximo. Excel realizar primero la suma SUMA(A1:A4) y despus calcular el valor
mximo entre el resultado de la suma y la celda B3.
FUNCIONES DE FECHA Y HORA
De entre todo el conjunto de funciones, en este apartado estudiaremos las funciones dedicadas al
tratamiento de fechas y horas.
Y estas son todas las posibles funciones ofrecidas por Excel.
En varias funciones veremos que el argumento que se le pasa o el valor que nos devuelve es un
"nmero de serie". Pues bien, Excel llama nmero de serie al nmero de das transcurridos desde el
0 de enero de 1900 hasta la fecha introducida, es decir coge la fecha inicial del sistema como el da
0/1/1900 y a partir de ah empieza a contar, en las funciones que tengan nm_de_serie como
argumento, podremos poner un nmero o bien la referencia de una celda que contenga una fecha.
Funcin

Descripcin

AHORA()

Devuelve la fecha y la hora actual

AO(nm_de_serie)

Devuelve el ao en formato ao

DIA(nm_de_serie)

Devuelve el da del mes

DIAS360(fecha_inicial;fecha_final;mtodo)

Calcula el nmero de das entre las dos fechas

DIASEM(nm_de_serie;tipo)

Devuelve un nmero del 1 al 7

FECHA(ao;mes;da)

Devuelve la fecha en formato fecha

FECHANUMERO(texto_de_fecha)

Devuelve la fecha en formato de fecha

HORA(nm_de_serie)

Devuelve la hora como un nmero del 0 al 23

HORANUMERO(texto_de_fecha)

Convierte una hora de texto en un nmero

HOY()

Devuelve la fecha actual

MES(nm_de_serie)

Devuelve el nmero del mes en el rango del 1 (enero) al

12 (diciembre)

MINUTO(nm_de_serie)

Devuelve el minuto en el rango de 0 a 59

NSHORA(hora;minuto;segundo)

Convierte horas, minutos y segundos dados como

nmeros

SEGUNDO(nm_de_serie)

Devuelve el segundo en el rango de 0 a 59

FUNCIONES DE TEXTO
Una hoja de clculo est pensada para manejarse dentro del mundo de los nmeros, pero Excel
tambin tiene un conjunto de funciones especficas para la manipulacin de texto.
Estas son todas las funciones de texto ofrecidas por Excel.
Funcin

Descripcin

CARACTER(nmero)

Devuelve el carcter especificado por el

nmero

CODIGO(texto)

Devuelve el cdigo
carcter del texto

CONCATENAR(texto1;texto2;...;textoN)

Devuelve una cadena de caracteres con la

unin

DECIMAL(nmero;decimales;no_separar_millares)

Redondea un nmero pasado como parmetro

DERECHA(texto;nm_de_caracteres)

Devuelve

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el

ASCII

nmero

de

del

primer

caracteres

UCACUE-UCENP-2015

especificados
ENCONTRAR(texto_buscado;dentro_del_texto;nm_inicial)

Devuelve la posicin inicial del texto buscado

ESPACIOS(texto)

Devuelve el mismo texto pero sin espacios

EXTRAE(texto;posicion_inicial;nm_caracteres)

Devuelve los caracteres indicados de una

cadena

HALLAR(texto_buscado;dentro_del_texto;nm_inicial)

Encuentra una cadena dentro de un texto

IGUAL(texto1;texto2)

Devuelve un valor lgico (verdadero/falso)

IZQUIERDA(texto;nm_de_caracteres)

Devuelve
el
especificados

LARGO(texto)

Devuelve la longitud del texto

LIMPIAR(texto)

Limpia el texto de caracteres no imprimibles

MAYUSC(texto)

Convierte a maysculas

MINUSC(texto)

Convierte a minsculas

MONEDA(nmero;nm_de_decimales)

Convierte a moneda

NOMPROPIO(texto)

Convierte a mayscula la primera letra del

texto

nmero

de

caracteres

REEMPLAZAR(texto_original;num_inicial;nm_de_caractere Reemplaza parte de una cadena de texto por

s;texto_nuevo)
otra
REPETIR(texto;nm_de_veces)

Repite el texto

SUSTITUIR(texto;texto_original;texto_nuevo;nm_de_ocurr
encia)

Reemplaza el texto con texto nuevo

T(valor)

Comprueba que el valor es texto

TEXTO(valor;formato)

Convierte un valor a texto

TEXTOBAHT(nmero)

Convierte un nmero a texto tailands (Baht)

VALOR(texto)

Convierte un texto a nmero

FUNCIONES DE BSQUEDA
En una hoja de Excel es muy importante coger los datos correctos para trabajar con las frmulas
diseadas. Por eso existe una agrupacin de funciones especficas para realizar bsquedas de datos.
Comprendamos qu es en s una bsqueda, cuando queremos encontrar alguna informacin de algo
no buscamos directamente por lo que buscamos pues lo desconocemos, realizamos una bsqueda
de una propiedad o algo similar que conocemos que puede tener lo que buscamos. Por ejemplo, si
buscamos a una persona, describimos su aspecto fsico, si buscamos el n de telfono de un
restaurante, buscamos en la gua de telfonos por el nombre del restaurante. Normalmente el dato
que queremos encontrar no lo conocemos por eso buscamos por otros datos que s conocemos.
Estas son las funciones disponibles por Excel para realizar bsquedas:
Funcin

Descripcin

AREAS(ref)

Devuelve el nmero de rangos de celdas contiguas

BUSCAR(...)

Busca valores de un rango de una columna o una

fila

BUSCARH(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador Busca en la primera fila de la tabla o matriz de

_filas;ordenado)
valores
BUSCARV(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador
_columnas;ordenado)

Busca un valor en la primera columna de la

izquierda

COINCIDIR(valor_buscado;matriz_buscar_en;tipo_de_c
Devuelve la posicin relativa de un elemento
oincidencia)
COLUMNA(ref)

Devuelve el nmero de columna de una referencia

COLUMNAS(matriz)

Devuelve el nmero de columnas que componen la

matriz

DESREF(ref;filas;columnas;alto;ancho)

Devuelve una referencia a un rango

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DIRECCION(fila;columna;abs;a1;hoja)

Crea una referencia de celda en forma de texto

ELEGIR(num_indice;valor1;valor2;...)

Elige un valor o una accin de una lista de valores

FILA(ref)

Devuelve el nmero de fila

FILAS(matriz)

Devuelve el nmero de filas

HIPERvnculo(ubicacin_del_vnculo;nombre_descripti
Crea un acceso directo a un documento
vo)
IMPORTARDATOSDINAMICOS(camp_datos;tablas_din
micas;campo1;elemento1;campo2;elemento2...)

Extrae datos almacenados en una tabla dinmica

INDICE(matriz;num_fila;num_columna)

Devuelve el valor de una celda en la interseccin de

una fila y una columna

INDIRECTO(ref;a1)

Devuelve una referencia especificada

TRANSPONER(matriz)

Intercambia las filas por las columnas en una matriz

FUNCIONES FINANCIERAS
Excel es una de las herramientas ms potentes para trabajar con informacin y clculos financieros,
ofrece una amplia gama de funciones prediseadas para crearte tu propia "caja de ahorros en casa".
Todas estas funciones estn agrupadas en la categora de Financieras, en esta r la amplia gama
Excel nos ofrece:
Funcin

Descripcin y Ejemplo

DB(costo;valor_residual;vida;periodo;mes)

Devuelve la depreciacin de un bien para un

perodo especificado, mtodo de depreciacin de
saldo fijo

DDB(costo;valor_residual;vida;periodo;factor)

Devuelve la depreciacin de un bien para un

perodo especificado, mediante el mtodo de
depreciacin por doble disminucin de saldo

DVS(costo;valor_residual;vida;periodo_inicial;periodo_ Devuelve la depreciacin de un bien para un

final;factor;sin_cambios)
perodo especificado, incluyendo periodos parciales
INT.PAGO.DIR(tasa;periodo;nper;va)

Calcula el inters pagado durante un perodo

especfico de una inversin

NPER(tasa;pago;va;vf;tipo)

Devuelve el nmero de pagos de una inversin

PAGO(tasa;nper;va;vf;tipo)

Devuelve el pago de un prstamo basado en pagos

y tasas de inters constantes

PAGOINT(tasa;periodo;nper;va;vf;tipo)

Devuelve el inters pagado por una inversin

durante periodo determinado

PAGOPRIN(tasa;periodo;nper;va;vf;tipo)

Devuelve el pago de un capital de una inversin

determinada

SLN(costo;valor_residual;vida)

Devuelve la depreciacin por mtodo directo de un

bien durante un perodo dado

SYD(costo;valor_residual;vida;periodo)

Devuelve la depreciacin por mtodo de

anualidades de un bien durante un perodo
especfico

TASA(nper;pago;va;vf;tipo;estimar)

Devuelve la tasa de inters por periodo de un

prstamo o una inversin

TIR(valores;estimar)

Devuelve la tasa interna de retorno de una inversin

para una serie de valores en efectivo

TIRM(valores;tasa_financiamiento;tasa_reinversin)

Devuelve la tasa interna de retorno modificada

VA(tasa;nper;pago;vf;tipo)

Devuelve el valor actual de una inversin

VF(tasa;nper;pago;vf;tipo)

Devuelve el valor futuro de una inversin basada en

pagos peridicos y constantes ms una tasa de
inters constante

VNA(tasa;valor1;valor2;...)

Devuelve el valor neto actual de una inversin a

partir de una tasa de descuentos y una serie de
pagos futuros

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UCACUE-UCENP-2015

OTRAS FUNCIONES
Adems de las funciones anteriormente mencionadas, existe un gran abanico de funciones de
diferentes categoras que nos pueden ser de gran utilidad.
Veremos algunas de ellas clasificndolas por categoras.
Funcin

Descripcin

Funciones matemticas y trigonomtricas

ABS(nmero)

Devuelve el valor absoluto de un nmero

ALEATORIO()

Devuelve un nmero entre 0 y 1

COMBINAT(nmero;tamao)

Devuelve el nmero de combinaciones para un

nmero determinado de elementos

COS(nmero)

Devuelve el coseno de un ngulo

ENTERO(nmero)

Redondea un nmero hasta el entero inferior ms

prximo

EXP(nmero)

Realiza el clculo de elevar "e" a la potencia de

un nmero determinado

FACT(nmero)

Devuelve el factorial de un nmero

NUMERO.ROMANO(nmero,forma)

Devuelve el nmero pasado en formato decimal a

nmero Romano

PI()

Devuelve el valor de la constante pi

POTENCIA(nmero;potencia)

Realiza el clculo de elevar un nmero a la

potencia indicada

PRODUCTO(nmero1;nmero2;...)

Devuelve el resultado de realizar el producto de

todos los nmeros pasados como argumentos

RAIZ(nmero)

Devuelve la raiz cuadrada del nmero indicado

RESIDUO(nmero;nm_divisor)

Devuelve el resto de la divisin

Funciones estadsticas
MEDIA.ARMO(nmero1;nmero2;...)

Devuelve la media armnica de un conjunto de

nmeros positivos

MAX(nmero1;nmero2;...)

Devuelve el valor mximo de la lista de valores

MIN(nmero1;nmero2;...)

Devuelve el valor mnimo de la lista de valores

MEDIANA(nmero1;nmero2;...)

Devuelve la mediana de la lista de valores

MODA(nmero1;nmero2;...)

Devuelve el valor que ms se repite en la lista de

valores

PROMEDIO(nmero1;nmero2;...)

Devuelve la media aritmtica de la lista de

valores

VAR(nmero1;nmero2;...)

Devuelve la varianza de una lista de valores

K.ESIMO.MAYOR(matriz;k)

Devuelve el valor k-simo mayor de un conjunto

de datos

K.ESIMO.MENOR(matriz;k)

Devuelve el valor k-simo menor de un conjunto

de datos

Funciones lgicas
FALSO()

Devuelve el valor lgico Falso

VERDADERO

Devuelve el valor lgico Verdadero

SI(prueba_logica;valor_si_verdadero;valor_si_falso)

Devuelve un valor u otro, segn se cumpla o no

una condicin

NO(valor_lgico)

Invierte el valor lgico proporcionado

Y(valor_logico1;valor_logico2;...)

Comprueba si todos los valores son verdaderos

O(valor_logico1;valor_logico2;...)

Comprueba si algn valor lgico es verdadero y

devuelve VERDADERO

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Funciones de informacin
ESBLANCO(valor)

Comprueba si se refiere a una celda vaca

ESERR(valor)

Comprueba si un valor es un error

ESLOGICO(valor)

Comprueba si un valor es lgico

ESNOTEXTO(valor)

Comprueba si un valor no es de tipo texto

ESTEXTO(valor)

Comprueba si un valor es de tipo texto

ESNUMERO(valor)

Comprueba si un valor es de tipo numrico

TIPO(valor)

Devuelve un nmero que representa el tipo de

datos del valor

4.- FORMATO DE CELDAS

Excel nos permite no solo realizar cuentas sino que tambin nos permite darle una buena
presentacin a nuestra hoja de clculo resaltando la informacin ms interesante, de esta forma con
un solo vistazo podremos percibir la informacin ms importante y as sacar conclusiones de forma
rpida y eficiente.
A continuacin veremos las diferentes opciones disponibles en Excel respecto al cambio de aspecto
de las celdas de una hoja de clculo y cmo manejarlas para modificar el tipo y aspecto de la letra, la
alineacin, bordes, sombreados y forma de visualizar nmeros en la celda.

4.1.- FUENTE Y ALINEACIN

Excel nos permite cambiar la apariencia de los datos de una hoja de clculo cambiando la fuente,
el tamao, estilo y color de los datos de una celda.
Para cambiar la apariencia de los datos de nuestra hoja de
clculo, puede utilizar los cuadros de dilogo o la banda de
opciones, a continuacin le describimos estas dos formas, en
cualquiera de las dos primero deber previamente Seleccione el
rango de celdas al cual se quiere modificar el aspecto:
Utilizando los cuadros de dilogo:
En la pestaa Inicio haga clic en la flecha que se encuentra al
pie de la seccin Fuente.
Del cuadro de dilogo que se abre, Formato de celdas,
haciendo clic sobre la pestaa Fuente, aparecer la ficha de la
derecha.
Una vez elegidos todos los aspectos deseados, haga clic sobre
el botn Aceptar.
Conforme vamos cambiando los valores de la ficha, aparece en
el recuadro Vista previa un modelo de cmo quedar nuestra
seleccin en la celda.
Esto es muy til a la hora de elegir el formato que ms se adapte a lo que queremos.
A continuacin pasamos a explicarte las distintas opciones de la ficha Fuente.
Fuente: Se elegir de la lista una fuente determinada, es decir, un tipo de letra.
Estilo: Se elegir de la lista un estilo de escritura. No todos los estilos son disponibles con cada tipo
de fuente. Los estilos posibles son: Normal, Cursiva, Negrita, Negrita Cursiva.
Tamao: Dependiendo del tipo de fuente elegido, se elegir un tamao u otro. Se puede elegir de la
lista o bien teclearlo directamente una vez situados en el recuadro.
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UCACUE-UCENP-2015

Subrayado: Observe como la opcin activa es Ninguno, haciendo clic sobre la flecha de la derecha
se abrir una lista desplegable donde tendrs que elegir un tipo de subrayado.
Color: Por defecto el color activo es Automtico, pero haciendo clic sobre la flecha de la derecha
podr elegir un color para la letra.
Efectos: Tenemos disponibles tres efectos distintos: Tachado, Superndice y Subndice. Para
activar o desactivar uno de ellos, hacer clic sobre la casilla de verificacin que se encuentra a la
izquierda.
Fuente normal: Si esta opcin se activa, se devuelven todas las opciones de fuente que Excel tiene
por defecto.

En la Banda de opciones disponemos de unos botones que nos permiten modificar algunas de
las opciones vistas anteriormente y de forma ms rpida, como:

En este recuadro aparece el tipo de fuente o letra de la celda en la que nos

encontramos situados. Para cambiarlo, hacer clic sobre la flecha de la derecha para elegir otro tipo.
Al igual que el botn de Fuente anterior, aparece el tamao de nuestra celda, para cambiarlo
puede elegir otro desde la flecha de la derecha, o bien escribirlo directamente en el recuadro.
Este botn lo utiliza para poner o quitar la Negrita. Al hacer clic sobre ste se activa o desactiva
la negrita dependiendo del estado inicial.
Este botn funciona igual que el de la Negrita, pero en este caso lo utiliza para poner o quitar
la Cursiva.
Este botn funciona como los dos anteriores pero para poner o quitar el Subrayado simple.
Con este botn puede elegir un color para la fuente. Debajo de la letra A aparece una lnea,
en nuestro caso roja, que nos indica que si haga clic sobre el botn cambiaremos la letra a ese color.
En caso de querer otro color, hacer clic sobre la flecha de la derecha y elegirlo.
ALINEACIN
Se puede asignar formato a las entradas de las celdas a fin de que los datos queden alineados u
orientados de una forma determinada.
Para cambiar la alineacin de los datos de nuestra hoja de clculo, seguir los siguientes pasos:
Seleccione el rango de celdas al cual queremos modificar la
alineacin.
Haga clic en la flecha que se encuentra al pie de la
seccin Alineacin.
Aparecer la ficha de Formato de Celdas.
Elegir las opciones deseadas.
Una vez elegidas todas las opciones deseadas, hacer clic sobre el botn Aceptar.
A continuacin pasamos a explicarte las distintas opciones de la ficha.

57

ALINEACIN DEL TEXTO

Horizontal: Alinea el contenido de
las
celdas
seleccionadas
horizontalmente, es decir respecto
de la anchura de las celdas. Al
hacer clic sobre la flecha de la
derecha podr elegir entre una de
las siguientes opciones:
GENERAL: Es la opcin de Excel
por defecto, alinea las celdas
seleccionadas dependiendo del
tipo de dato introducido, es decir,
los nmeros a la derecha y los
textos a la izquierda.
IZQUIERDA (Sangra): Alinea el
contenido
de
las
celdas
seleccionadas a la izquierda de
stas independientemente del tipo
de dato. Observe como a la
derecha
aparece
un
recuadro Sangra: que por defecto
est a 0, pero cada vez que se
incrementa este valor en uno, la
entrada de la celda comienza un
carcter ms a la derecha, para
que el contenido de la celda no est pegado al borde izquierdo de la celda.
CENTRAR: Centra el contenido de las celdas seleccionadas dentro de stas.
DERECHA (Sangra): Alinea el contenido de las celdas seleccionadas a la derecha de stas,
independientemente del tipo de dato. Observe como a la derecha aparece un recuadro
de Sangra: que por defecto est a 0, pero cada vez que se incrementa este valor en uno, la entrada
de la celda comienza un carcter ms a la izquierda, para que el contenido de la celda no est
pegado al borde derecho de la celda.
LLENAR: Esta opcin no es realmente una alineacin sino que repite el dato de la celda para rellenar
la anchura de la celda. Es decir, si en una celda tenemos escrito * y elegimos la opcin Llenar, en la
celda aparecer ************ hasta completar la anchura de la celda.
JUSTIFICAR: Con esta opcin el contenido de las celdas seleccionadas se alinear tanto por la
derecha como por la izquierda.
CENTRAR EN LA SELECCIN: Centra el contenido de una celda respecto a todas las celdas en
blanco seleccionadas a la derecha, o de la siguiente celda en la seleccin que contiene datos.
ALINEACIN DEL TEXTO VERTICAL: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas
verticalmente, es decir, respecto de la altura de las celdas. Esta opcin slo tendr sentido si la altura
de las filas se ha ampliado respecto al tamao inicial. Al hacer clic sobre la flecha de la derecha podr
elegir entre una de las siguientes opciones:
SUPERIOR: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas en la parte superior de stas.
CENTRAR: Centra el contenido de las celdas seleccionadas respecto a la altura de las celdas.
INFERIOR: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas en la parte inferior de stas.
JUSTIFICAR: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas tanto por la parte superior como por la
inferior.

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UCACUE-UCENP-2015

ORIENTACIN: Permite cambiar el ngulo del contenido de las celdas para que se muestre en
horizontal (opcin por defecto), de arriba a abajo o en cualquier ngulo desde 90 en sentido opuesto
a las agujas de un reloj a 90 en sentido de las agujas de un reloj. Excel ajusta automticamente la
altura de la fila para adaptarla a la orientacin vertical, a no ser que se fije explcitamente la altura de
sta.
AJUSTAR TEXTO: Por defecto si introducimos un texto en una celda y ste no cabe, utiliza las
celdas contiguas para visualizar el contenido introducido, pues si activamos esta opcin el contenido
de la celda se tendr que visualizar exclusivamente en sta, para ello incrementar la altura de la fila
y el contenido se visualizar en varias filas dentro de la celda.
REDUCIR HASTA AJUSTAR: Si activamos esta opcin, el tamao de la fuente de la celda se
reducir hasta que su contenido pueda mostrarse en la celda.
COMBINAR CELDAS: Al activar esta opcin, las celdas seleccionadas se unirn en una sola.
DIRECCIN DEL TEXTO: Permite cambiar el orden de lectura del contenido de la celda. Se utiliza
para lenguajes que tienen un orden de lectura diferente del nuestro por ejemplo rabe, hebreo, etc...
En la Banda de opciones disponemos de unos botones que nos permitirn modificar algunas de las
opciones vistas anteriormente de forma ms rpida, como:
Al hacer clic sobre este botn la alineacin horizontal de las celdas seleccionadas pasar a
ser Izquierda.
Este botn nos centrar horizontalmente los datos de las celdas seleccionadas.
Este botn nos alinear a la derecha los datos de las celdas seleccionadas.
Este botn unir todas las celdas seleccionadas para que formen una sola celda, y a
continuacin nos centrar los datos.

4.2.- BORDES Y NUMEROS

Excel nos permite crear lneas
bordes o lados de las celdas.

en

los

Para cambiar la apariencia de los datos de

nuestra hoja de clculo aadiendo bordes,
seguir los siguientes pasos:
Seleccione el rango de celdas al cual
queremos modificar el aspecto.
Seleccione la pestaa Inicio.
Hacer clic sobre la flecha que se encuentra
bajo la seccin Fuente.
En el cuadro de dilogo que se abrir hacer
clic sobre la pestaa Bordes.
Aparecer el cuadro de dilogo de la derecha.
Elegir las opciones deseadas del recuadro.
Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacer clic sobre el botn Aceptar.
Al elegir cualquier opcin, aparecer en el recuadro Borde un modelo de cmo quedar nuestra
seleccin en la celda.
A continuacin pasamos a explicarte las distintas opciones del recuadro.
Preestablecidos: Se elegir una de estas opciones:
59

Ninguno: Para quitar cualquier borde de las celdas seleccionadas.

Contorno: Para crear un borde nicamente alrededor de las celdas seleccionadas.
Interior: Para crear un borde alrededor de todas las celdas seleccionadas excepto alrededor de la
seleccin.
Borde: Este recuadro se suele utilizar cuando no nos sirve ninguno de los botones preestablecidos.
Dependiendo del borde a poner o quitar (superior, inferior, izquierdo,...) hacer clic sobre los botones
correspondientes. CUIDADO! Al utilizar los botones preestablecidos, el borde ser del estilo y color
seleccionados, en caso de elegir otro aspecto para el borde, primero habr que
elegir Estilo y Color y a continuacin hacer clic sobre el borde a colocar.
Estilo: Se elegir de la lista un estilo de lnea.
Color: Por defecto el color activo es Automtico, pero haciendo clic sobre la flecha de la derecha
podr elegir un color para los bordes.
En la Banda de opciones disponemos de un botn que nos permitir modificar los bordes de forma
ms rpida:
Si se hace clic sobre el botn se dibujar un borde tal como viene representado en ste. En
caso de querer otro tipo de borde, elegirlo desde la flecha derecha del botn. Aqu no encontrars
todas las opciones vistas desde el recuadro del men.
Excel nos permite tambin sombrear las celdas de una hoja de clculo para remarcarlas de las
dems. Para ello, seguir los siguientes pasos:
Seleccione el rango de celdas al cual queremos
modificar el aspecto.
Seleccione la pestaa Inicio.
Hacer clic sobre la flecha que se encuentra bajo la
seccin Fuente.
Hacer clic sobre la pestaa Relleno.
Elegir las opciones deseadas del recuadro.
Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacer
clic sobre el botn Aceptar.
Al elegir cualquier opcin, aparecer en el
recuadro Muestra un modelo de cmo quedar nuestra seleccin en la celda.
A continuacin pasamos a explicarte las distintas opciones del recuadro.
Color de fondo: Se elegir de la lista un color de fondo determinado.
Para quitar el efecto de sombreado, bastar con elegir Sin Color.
Color de trama: Se elegir de la lista desplegable un estilo de trama, as
como el color de la trama.
En la Banda de opciones disponemos de un botn que nos permitir
modificar el relleno de forma ms rpida:
Si se hace clic sobre el botn se sombrear la celda del color indicado en ste, en nuestro
caso, en amarillo. En caso de querer otro color de sombreado, elegirlo desde la flecha derecha del
botn. Aqu no podr aadir trama a la celda, para ello tendrs que utilizar el cuadro de
dilogo Formato de celdas.
60

UCACUE-UCENP-2015

NMEROS
Excel nos permite modificar la visualizacin de los nmeros en la celda. Para ello, seguir los
siguientes pasos:

Seleccione el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto de los nmeros.

Seleccione la pestaa Inicio.

Hacer clic sobre

seccin Nmero.

Hacer clic sobre la pestaa Nmero.

Aparecer la ficha de la derecha:

Elegir la opcin deseada del recuadro Categora:

la

flecha

que

se

encuentra

bajo

la

Hacer clic sobre el botn Aceptar.

Al elegir cualquier opcin, aparecer en el recuadro Muestra un modelo de cmo quedar nuestra
seleccin en la celda.
A continuacin pasamos a explicar las distintas opciones del recuadro
Categora: se elegir de la lista una
categora dependiendo del valor introducido
en la celda. Las categoras ms utilizadas
son:
General: Visualiza en la celda exactamente
el valor introducido. Es el formato que utiliza
Excel por defecto. Este formato admite
enteros, decimales, nmeros en forma
exponencial si la cifra no coge por completo
en la celda.
Nmero: Contiene una serie de opciones
que permiten especificar el nmero de
decimales, tambin permite especificar el
separador de millares y la forma de
visualizar los nmeros negativos.
Moneda: Es parecido a la categora
Nmero, permite especificar el nmero de
decimales, se puede escoger el smbolo
monetario como podra ser y la forma de
visualizar los nmeros negativos.
Contabilidad: Difiere del formato moneda en que alinea los smbolos de moneda y las comas
decimales en una columna.
Fecha: Contiene nmeros que representan fechas y horas como valores de fecha. Puede escogerse
entre diferentes formatos de fecha.
Hora: Contiene nmeros que representan valores de horas. Puede escogerse entre diferentes
formatos de hora.
Porcentaje: Visualiza los nmeros como porcentajes. Se multiplica el valor de la celda por 100 y se le
asigna el smbolo %, por ejemplo, un formato de porcentaje sin decimales muestra 0,1528 como 15%,
y con 2 decimales lo mostrara como 15,28%.
61

Fraccin: Permite escoger entre nueve formatos de fraccin.

Cientfica: Muestra el valor de la celda en formato de coma flotante. Puede escoger el nmero de
decimales.
Texto: Las celdas con formato de texto son tratadas como texto incluso si en el texto se encuentre
algn nmero en la celda.
Especial: Contiene algunos formatos especiales, como puedan ser el cdigo postal, el nmero de
telfono, etc.
Personalizada: Aqu puede crear un nuevo formato, indicando el cdigo de formato.
En la Banda de opciones Formato disponemos de una serie de botones que nos permitirn
modificar el formato de los nmeros de forma ms rpida:
Si se hace clic sobre el botn, los nmeros de las celdas seleccionadas se convertirn a
formato moneda (el smbolo depender de cmo tenemos definido el tipo moneda en la configuracin
regional de Windows, seguramente tendremos el smbolo ).
Para asignar el formato de porcentaje (multiplicar el nmero por 100 y le aadir el smbolo
%).
Para utilizar el formato de millares (con separador de miles y cambio de alineacin).
Para quitar un decimal a los nmeros introducidos en las celdas seleccionadas.
Para aadir un decimal a los nmeros introducidos en las celdas seleccionadas.
Vamos a ver los diferentes mtodos de seleccin de celdas para poder modificar el aspecto de
stas, as como diferenciar entre cada uno de los mtodos y saber elegir el ms adecuado segn la
operacin a realizar.

4.3.- SELECCIN DE CELDAS

Antes de realizar cualquier modificacin a una celda o a un rango de celdas con Excel, tendremos
que seleccionar aquellas celdas sobre las que queremos que se realice la operacin. A continuacin
encontrars algunos de los mtodos de seleccin ms utilizados.
Nota.- Se recomendamos utilizar el programa Excel a la par para ir probando todo lo que le
explicamos.
A la hora de seleccionar celdas es muy importante fijarse en la forma del puntero del ratn para saber
si realmente vamos a seleccionar celdas o realizar otra operacin. La forma del puntero del ratn a
la hora de seleccionar celdas consiste en una cruz gruesa blanca, tal como:

Seleccin de una celda

Para seleccionar una nica celda slo tienes que hacer clic sobre la celda a seleccionar con el
botn izquierdo del ratn.

Seleccin de un rango de celdas

Para seleccionar un conjunto de celdas adyacentes, pulsar el botn izquierdo del ratn
en la primera celda a seleccionar y mantener pulsado el botn del ratn mientras se
arrastra hasta la ltima celda a seleccionar, despus soltarlo y ver cmo las celdas
seleccionadas aparecen con un marco alrededor y cambian de color.

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UCACUE-UCENP-2015

Seleccin de una columna

Para seleccionar una columna hay que situar el cursor sobre el identificativo superior de la
columna a seleccionar

y hacer clic sobre ste.

Seleccin de una fila

Para seleccionar una fila hay que situar el cursor sobre

el identificativo izquierdo de la fila a seleccionar y hacer
clic sobre ste.

Seleccin de una hoja entera

Situarse sobre el botn superior izquierdo de la hoja situado entre el

indicativo de la columna A y el de la fila 1 y hacer clic sobre ste.
Si realizamos una operacin de hojas como eliminar hoja o insertar una
hoja, no hace falta seleccionar todas las celdas con este mtodo ya que el estar situados en la hoja
basta para tenerla seleccionada.

4.4.- AADIR UNA SELECCIN

Muchas
veces
puede
que
se
nos
olvide
seleccionar
alguna
celda
o
que
queramos seleccionar celdas NO contiguas, para ello se ha de realizar la nueva
seleccin manteniendo pulsada la tecla CTRL.
Este tipo de seleccin se puede aplicar con celdas, columnas o filas. Por ejemplo puede seleccionar
una fila y aadir una nueva fila a la seleccin haciendo clic sobre el indicador de fila manteniendo
pulsada la tecla CTRL.

Ampliar o reducir una seleccin

Si queremos ampliar o reducir una seleccin ya realizada siempre que la seleccin sea de celdas
contiguas, realizar los siguientes pasos, manteniendo pulsada la tecla MAYUS, hacer clic donde
queremos que termine la seleccin.

4.5.- DUPLICAR CELDAS EN UNA HOJA DE CLCULO

La operacin de copiar duplica una celda o rango de celdas a otra opcin.
Cuando utiliza el portapapeles entran en juego 2 operaciones Copiar y Pegar. La operacin
de Copiar duplicar las celdas seleccionadas al portapapeles de Windows y Pegar copia la
informacin del portapapeles a donde nos encontramos situados.
Para copiar unas celdas a otra posicin, tenemos que realizar hacerlo en dos tiempos:

En un primer tiempo copiamos al portapapeles las celdas a copiar:

Seleccionar las celdas a copiar.

Seleccionar la pestaa Inicio.

Hacer clic en el botn Copiar.

bien, utilizar la combinacin de teclado CTRL + C.

Observe como aparece una lnea de marca alrededor de las celdas copiadas indicndote la
informacin situada en el portapapeles.

En un segundo tiempo las trasladamos del portapapeles a la hoja:

63

Seleccionar las celdas sobre las que quieres copiar las primeras.

Seleccionar la pestaa Inicio.

Haga clic en el botn Pegar.

O bien, utiliza la combinacin de teclado CTRL + V.

Cuidado, ya que al pegar unas celdas sobre otras no vacas, se borrar el contenido de stas
ltimas.
En este paso no tiene por qu seleccionar el rango completo sobre el que se va a pegar, ya que si se
seleccione una nica celda, Excel extiende el rea de pegado para ajustarlo al tamao y la forma del
rea copiada. La celda seleccionada ser la esquina superior izquierda del rea pegada.
Para quitar la lnea de marca alrededor del rea copiada, pulsar la tecla ESC del teclado, mientras
tenga la lnea de marca puede volver a pegar el rango en otras celdas sin necesidad de volver a
copiar.
Con el Portapapeles podremos pegar
almacenados en l con sucesivas copias.

hasta

24

objetos

Puede acceder al Portapapeles haciendo clic en la pequea flecha

que aparece en la parte superior derecha de la
seccin Portapapeles de la pestaa Inicio.
Esta barra tiene el aspecto de la figura de la derecha.
En nuestro caso puede observar que hay 3 elementos que se
pueden pegar.
Para pegar uno de ellos, hacer clic sobre el objeto a pegar.
Para pegar todos los elementos a la vez, hacer clic sobre el botn
.
Y si lo que queremos es vaciar el Portapapeles, hacer clic sobre el botn
Si no nos interesa ver la Barra del Portapapeles, hacer clic sobre su botn cerrar

.
del panel.

Puede tambin elegir si queremos que aparezca automticamente esta barra o no a la hora de copiar
algn elemento. Para ello:
Hacer clic sobre el botn

Seleccione la opcin Mostrar automticamente el

Portapapeles de Office, para activar en caso de
querer
visualizarla
automticamente,
o
para
desactivarla en caso contrario.
Al desplegar el botn de opciones tambin puede
activar algunas de las siguientes opciones descritas a
continuacin:
Si activamos la opcin Recopilar sin mostrar el Portapapeles de Office copiar el contenido del
portapapeles sin mostrarlo.
Si activamos la opcin Mostrar el cono del Portapapeles de Office en la barra de
tareas aparecer en la barra de tareas del sistema (junto al reloj del sistema) el cono del
portapapeles

64

UCACUE-UCENP-2015

Si activamos la opcin Mostrar estado cerca de la barra de tareas al copiar mostrar en la parte
inferior derecha de la ventana un mensaje informndote del nmero de elementos copiados
.
COPIAR CELDAS UTILIZANDO EL RATN
Para duplicar un rango de celdas a otra posicin dentro de la misma hoja, sin utilizar el
portapapeles, seguir los siguientes pasos:

Seleccione las celdas a copiar.

Situarse sobre un borde de la seleccin y pulsar la tecla CTRL.

Observe como el puntero del ratn se transforma en

Manteniendo pulsada CTRL, pulsar el botn del ratn y mantenindolo pulsado, arrastrarlo
hasta donde se quiere copiar el rango.

Observe como aparece un recuadro que nos indica dnde se situar el rango en caso de
soltar el botn del ratn.

Soltar el botn del ratn cuando est donde quiere copiar el rango.

Soltar la tecla CTRL.

COPIAR EN CELDAS ADYACENTES

Vamos a explicarte un mtodo muy rpido para copiar en celdas
adyacentes. Dicho mtodo utiliza el autorrelleno, a continuacin le
explicamos cmo utilizarlo y qu pasa cuando las celdas que copiamos
contienen frmulas.
Para copiar un rango de celdas a otra posicin siempre que sta ltima sea adyacente a la
seleccin a copiar, seguir los siguientes pasos:
Seleccione las celdas a copiar.

Situarse sobre la esquina inferior derecha de la seleccin que contiene un cuadrado negro, es
el controlador de relleno.

Al situarse sobre el controlador de relleno, el puntero del ratn se convertir en una cruz
negra.

Pulsar entonces el botn del ratn y mantenindolo pulsado, arrastrarlo hasta dnde quiere
copiar el rango.

Observe como aparece un recuadro que nos indica dnde se situar el rango.

Soltar el botn del ratn cuando ests donde quieres copiar el rango.

Despus de soltar el botn del ratn aparecer en la esquina

inferior derecha de las celdas copiadas el cono de Opciones
de autorrelleno

Desplegando el botn puede ver el Cuadro y elegir el tipo de

copiado:

Nota: Si no aparece el controlador de relleno debemos activarlo entrando por el

men Herramientas, Opciones..., en la ficha Modificar activar la casilla Permitir arrastrar y
colocar.
65

Cuando copiamos celdas con frmulas que contienen referencias a otras celdas, como por
ejemplo =A2+3, la frmula variar, dependiendo de dnde vayamos a copiar la frmula, esto es
porque las referencias contenidas en la frmula son lo que denominamos REFERENCIAS
RELATIVAS son relativas a la celda que las contiene.
As si en la celda B3 tenemos la frmula =A2+3 y copiamos la celda B3 a la celda B4, esta ltima
contendr la frmula =A3+3. A veces puede resultar incmoda la actualizacin anterior a la hora de
trabajar y por ello Excel dispone de otros tipos de referencias como son las ABSOLUTAS y
las MIXTAS.
Para indicar una referencia absoluta en una frmula tendremos que poner el signo $ delante del
nombre de la fila y de la columna de la celda, por ejemplo =$A$2, y as aunque copiemos la celda a
otra, nunca variar la referencia.
Para indicar una referencia mixta, pondremos el signo $ delante del nombre de la fila o de la
columna, dependiendo de lo que queremos fijar, por ejemplo =$A2 o =A$2.
PEGADO ESPECIAL
En algunas ocasiones nos puede interesar copiar el valor de una celda sin llevarnos la frmula, o
copiar la frmula pero no el formato o aspecto de la celda, es decir, elegir los elementos del rango a
copiar. Esta posibilidad nos la proporciona el Pegado especial.
Para utilizar esta posibilidad:

Seleccione las celdas a copiar.

Hacer clic en el botn Copiar de la pestaa Inicio.

O bien, utilizar la combinacin de teclado CTRL + C.

Observe como aparece una lnea de marca alrededor de las celdas

copiadas indicndonos la informacin situada en el portapapeles.

Seleccione las celdas donde quieres copiarlas.

Haga clic en la flecha del botn Pegar que se encuentra en la pestaa Inicio y
seleccione Pegado especial.

Aparecer el cuadro de dilogo Pegado especial en el que tendrs que activar las opciones que se
adapten al pegado que quieras realizar:
Todo: Para copiar tanto la frmula como el formato de la celda.
Frmulas: Para copiar nicamente la frmula de la celda pero
no el formato de sta.
Valores: Para copiar el resultado de una celda pero no la
frmula, como tampoco el formato.
Formatos: Para copiar nicamente el formato de la celda pero
no el contenido.
Comentarios: Para copiar comentarios asignados a las celdas
(no estudiado en este curso).
Validacin: Para pegar las reglas de validacin de las celdas copiadas (no estudiado en este curso).
Todo excepto bordes: Para copiar las frmulas as como todos los formatos excepto bordes.
Ancho de las columnas: Para copiar la anchura de la columna.
66

UCACUE-UCENP-2015

Formato de nmeros y frmulas: Para copiar nicamente las frmulas y todas las opciones de
formato de nmeros de las celdas seleccionadas.
Formato de nmeros y valores: Para copiar nicamente los valores y todas las opciones de formato
de nmeros de las celdas seleccionadas.
Como hemos visto, al hacer clic sobre la flecha del botn aparece una lista desplegable en la que, a
parte de la opcin Pegado especial, aparecen las opciones ms importantes de las vistas
anteriormente.
Slo tendremos que elegir el tipo de pegado.
MOVER CELDAS UTILIZANDO EL PORTAPAPELES
La operacin de mover desplaza una celda o rango de celdas a otra posicin. Cuando utiliza el
portapapeles entran en juego dos operaciones Cortar y Pegar.
La operacin de Cortar desplazar las celdas seleccionadas al portapapeles de Windows y Pegar
copia la informacin del portapapeles a donde nos encontramos situados.
Para mover unas celdas a otra posicin, sigue los siguientes pasos:

Seleccione las celdas a mover.

Seleccione la pestaa Inicio y hacer clic en el botn Cortar.

bien, utiliza la combinacin de teclado CTRL + X.

Observe como aparece una lnea de marca alrededor de las celdas cortadas indicndonos la
informacin situada en el portapapeles.
A continuacin Seleccione las celdas donde quieres que se siten las celdas cortadas (no hace falta
seleccionar el rango completo sobre el que se va a pegar, ya que si se seleccione una nica celda,
Excel extiende el rea de pegado para ajustarlo al tamao y la forma del rea cortada. La celda
seleccionada ser la esquina superior izquierda del rea pegada).

Seleccione la pestaa Inicio y haga clic en el botn Pegar.

O utilice la combinacin de teclado CTRL + V.

Cuidado, ya que al pegar unas celdas sobre otras no vacas, se borrar el contenido de stas ltimas,
no puede utilizar el pegado especial visto en el tema anterior.
Tampoco se modifican las referencias relativas que se encuentran en la frmula asociada a la celda
que movemos.
MOVER CELDAS UTILIZANDO EL RATN
Para desplazar un rango de celdas a otra posicin dentro de la misma hoja, sin utilizar el
portapapeles, seguir los siguientes pasos:

Seleccione las celdas a mover.

Situarse sobre un borde de la seleccin.

El puntero del ratn se convertir en una flecha blanca apuntando hacia la izquierda y una cruz
de 4 puntas, tal como esto:

Pulse el botn del ratn y mantenindolo pulsado, arrastrarlo hasta dnde quiere mover el rango.

Observe como aparece un recuadro que nos indica dnde se situar el rango en caso de soltar el
botn del ratn.
67

Suelte el botn del ratn cuando hayas llegado a dnde quiere dejar las celdas.

Si queremos mover algn rango de celdas a otra hoja seguiremos los siguientes pasos:

Seleccione las celdas a mover.

Situarse sobre un borde de la seleccin.

El puntero del ratn se convertir en una flecha blanca apuntando hacia la izquierda y una
cruz de 4 puntas, tal como esto:

Pulsar el botn del ratn y sin soltarlo pulsar la tecla ALT, despus pasar el puntero del ratn
sobre la pestaa de la hoja a la cual quieras mover el rango de celdas que hayas
seleccionado, observe que esta hoja pasa a ser la hoja activa.

Una vez situado en la hoja deseada soltar la tecla ALT.

Despus, soltar el puntero del ratn una vez situado en el lugar donde quieres dejar las
celdas.

Borrar Celdas
Puede que alguna vez introduzcas informacin en una celda y a continuacin decidas borrarla.
Para ello debe seleccionar la celda o rango de celdas a borrar
y a continuacin...

Ir a la pestaa Inicio.

Escoger la opcin Borrar, entonces aparecer otro

submen.

Seleccione una de las opciones disponibles entre:

Borrar Todo: Elimina el contenido de las celdas

seleccionadas, los comentarios ligados a esas celdas y
cualquier formato excepto la anchura de la columna y la altura de la fila.
Ejemplo: En una celda tenemos introducido el siguiente valor: 12.000 , borramos la celda con la
opcin Todo. Si ahora introducimos el valor 23000 aparecer tal como lo acabamos de escribir sin
formato.
Borrar Formatos: Borra el formato de las celdas seleccionadas que pasan a asumir el
formato Estndar, pero no borra su contenido y sus comentarios. Cuando hablamos de formato
nos referimos a todas las opciones disponibles en el cuadro de dilogo Formato
Celdas estudiadas en el tema correspondiente.
Ejemplo: En una celda tenemos introducido el siguiente valor: 12.000 , borramos la celda con la
opcin Formato. Ahora en la celda aparecer 12000 ya que nicamente hemos borrado el formato o
aspecto de sta, no el contenido.
Borrar Contenido: Elimina el contenido de las celdas seleccionadas, tengan o no frmulas, pero
mantiene sus comentarios y su formato.
Ejemplo: En una celda tenemos introducido el siguiente valor: 12.000 , borramos la celda con la
opcin Contenido. Si ahora introducimos el valor 23000 aparecer con el formato anterior, es
decir 23.000 .
Borrar Comentarios: Suprime cualquier comentario ligado al rango de las celdas
seleccionadas, pero conserva sus contenidos y formatos. El estudio de los comentarios no es
objeto de este curso.

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UCACUE-UCENP-2015

Otra forma de eliminar el contenido de una celda:

Seleccione la celda a borrar.

Pulsar la tecla SUPR

Con esta opcin nicamente se borrar el contenido de la celda.

5.- MODIFICAR EL ASPECTO DE FILAS, COLUMNAS, HOJA DE

CLCULO
5.1.- VARIAR ALTO DE FILA Y ANCHO DE COLUMNA
ALTO DE FILA
Excel ajusta automticamente la altura de una fila dependiendo del tipo de letra ms
grande utilizado en esa fila. Por ejemplo, cuando el tipo de letra mayor de la fila 2 es Arial de 10
puntos, la altura de esa fila es 12,75. Si aplicamos Times New Romn de 12 puntos a una celda de la
fila 2, la altura de toda la fila pasa automticamente a 15,75.
Si deseamos modificar la altura de alguna fila, puede utilizar dos mtodos:
El primer mtodo consiste en utilizar el men. Para ello, seguiremos los siguientes pasos:

Seleccione las filas a las que quieras modificar la altura. En caso de no seleccionar ninguna,
se realizar la operacin a la fila en la que nos encontramos.

Seleccione del men Formato que se encuentra en la pestaa Inicio.

Elegir la opcin Alto de fila...

Aparecer el cuadro de dilogo Alto de fila de la derecha en el

que tendrs que indicar el alto de la fila, para indicar decimales
utilizar la coma ",".
Escribir la altura deseada, en este caso est 12,75 que es la
altura que tiene la fila por defecto.
Hacer clic sobre el botn Aceptar para que los cambios se
hagan efectivos.
El segundo mtodo consiste en utilizar el ratn. Para ello:

Colocar el puntero del ratn en la lnea situada debajo del

nmero de la fila que desee modificar, en la cabecera de
la fila. El puntero del ratn adopta la forma de una flecha
de dos puntas, tal como:

Mantener pulsado el botn del ratn, y arrastrar la lnea a

la nueva posicin. Conforme movemos el ratn, la altura
de la fila cambia.

Al final soltar el botn del ratn.

AUTOAJUSTAR
Si ha modificado la altura de una fila, puede redimensionarla
para ajustarla a la entrada ms alta de la fila, utilizando dos
mtodos distintos.

69

El primer mtodo consiste en utilizar el men. Para ello:

Seleccione las filas a las que desees modificar la altura.

Seleccione del men Formato que se encuentra en la pestaa Inicio.

Elige la opcin Autoajustar alto de fila.

Este segundo mtodo es mucho ms rpido:

Situarse sobre la lnea divisoria por debajo de la fila que desee modificar, en la cabecera de la
fila.

Tal como vimos a la hora de modificar la altura con el ratn, el puntero del ratn se convertir
en una flecha de dos puntas.

Haga doble clic, el tamao se reajustar automticamente.

ANCHO DE COLUMNA
En Excel la anchura por defecto de una columna es de 8,43 caracteres o 10,71 puntos. A menudo,
la anchura estndar de una columna no es suficiente para visualizar el contenido completo de una
celda.
Si deseamos modificar la anchura de alguna columna, puede utilizar el mismo proceso, pero en
lugar de alto seleccionamos la opcin ancho de columna.
Excel permite modificar la anchura estndar para todas las
columnas de la hoja que tienen asignada dicha anchura. Si
deseamos modificarla, seguir los siguientes pasos:
Desplegar el men Formato de la pestaa Inicio.
Se abrir otro submen.
Elegir la opcin Ancho predeterminado...
Aparecer el cuadro de dilogo de la derecha.

Escribir la anchura estndar deseada.

Hacer clic sobre el botn Aceptar.
Todas las columnas pasan a tener la anchura estndar,
excepto aquellas que tuvieran asignada una anchura
particular.

5.2.- CAMBIO DEL COLOR A LAS ETIQUETAS DE UNA HOJA

Para cambiar o asignar un color a las etiquetas de las hojas de clculo, seguiremos los siguientes
pasos:
Haga clic con el botn derecho sobre las pestaas que indican la hoja en la que nos encontramos
Elegir la opcin Color de etiqueta.

70

UCACUE-UCENP-2015

Aparecer otro submen.

Seleccione el color deseado.

Aqu le mostramos como quedaran si coloreramos las etiquetas de las hojas.

Para quitar el color de la etiqueta de la hoja hay que seguir los mismos pasos que al principio
de este apartado.

5.3.- INSERTAR Y ELIMINAR ELEMENTOS

INSERTAR FILAS EN UNA HOJA
En muchas ocasiones, despus de crear una hoja de clculo, nos daremos cuenta de que nos falta
alguna fila en medio de los datos ya introducidos.
Para aadir una fila, seguir los siguientes pasos:

Seleccione la fila sobre la que quieres aadir la nueva, ya que

las filas siempre se aaden por encima de la seleccionada.

Seleccione el men Insertar de la pestaa Inicio.

Elegir la opcin Insertar filas de hoja.

Todas las filas por debajo de la nueva, bajarn una posicin.

En caso de no haber seleccionado ninguna fila, Excel toma la fila donde est situado el cursor
como fila seleccionada.

Si quiere aadir varias filas, basta con seleccionar, en el primer paso, tantas filas como filas a aadir.
Aadir filas a nuestra hoja de clculo no hace que el nmero de filas vare, seguirn habiendo
1048576 filas, lo que pasa es que se eliminan las ltimas, tantas como filas aadidas. Si intentas
aadir filas y Excel no le deja, seguro que las ltimas filas contienen algn dato.
Cuando insertamos filas con un formato diferente al que hay por defecto, nos aparecer el
botn

para poder elegir el formato que debe tener la nueva fila.

Para elegir un formato u otro, hacer clic sobre el botn y aparecer el

cuadro de la derecha desde el cual podremos elegir si el formato de la
nueva fila ser el mismo que la fila de arriba, que la de abajo o que no
tenga formato. No es obligatorio utilizar este botn, si le molesta, no se
preocupes ya que desaparecer al seguir trabajando con la hoja de
clculo.
INSERTAR COLUMNAS EN UNA HOJA
Para insertar columnas en una hoja de trabajo, realizamos el mismo
procedimiento anterior, pero en lugar de escoger la opcin insertar
filas, escogemos la opcin insertar columnas de hoja.
INSERTAR CELDAS EN UNA HOJA
En ocasiones, lo que nos interesa aadir no son ni filas ni columnas
enteras sino nicamente un conjunto de celdas dentro de la hoja de
clculo.

71

Para aadir varias celdas, seguir los siguientes pasos:

Seleccione las celdas sobre las que quieres aadir las

nuevas

Seleccione el men Insertar.

Hacer clic sobre el la flecha para ampliar el men.

Elegir la opcin Insertar celdas.

Esta opcin no aparecer si no tienes celdas seleccionadas.

Aparece el cuadro de dilogo de la derecha.

Elegir la opcin deseada dependiendo de si las celdas seleccionadas queremos que se

desplacen hacia la derecha o hacia abajo de la seleccin.

Fjate como desde aqu tambin le permite aadir filas o columnas enteras.

Hacer clic sobre Aceptar.

ELIMINAR FILAS Y COLUMNAS DE UNA HOJA

Para eliminar filas, seguir los siguientes pasos:

Seleccione las filas a eliminar o seleccione las columnas a eliminar.

Seleccione el men Eliminar de la pestaa Inicio.

Elegir la opcin Eliminar filas de hoja o Eliminar columnas

de hoja.

Al eliminar filas o columnas de nuestra hoja de clculo, no vara

el nmero de filas o columnas, seguir habiendo 1048576 filas
y 16384 columnas, lo que pasa es que se aaden al final de la
hoja, tantas como filas o columnas eliminadas.

ELIMINAR CELDAS DE UNA HOJA

Para eliminar varias celdas, seguir los siguientes pasos:

Seleccione las celdas a eliminar.

Seleccione el men Eliminar de la

pestaa Inicio.

Elegir la opcin Eliminar celdas.

Aparecer el cuadro de dilogo de la derecha.

Elegir la opcin deseada dependiendo de cmo

queremos que se realice la eliminacin de
celdas. Desplazando las celdas hacia la
izquierda o hacia la derecha.

Observe como desde aqu tambin le permite

eliminar filas o columnas enteras.

Hacer clic sobre Aceptar.

72

UCACUE-UCENP-2015

UNIDAD # 3
APLICACIN DE GRFICOS, TABLAS E
IMPRESIN EN EXCEL
OBJETIVOS OPERACIONALES
Durante el proceso de estudio de la presente unidad, usted estar capacitado para:

Explicar la forma de presentar un grfico en Excel.

Describir el manejo de tablas en una hoja de clculo.
Realizar la insercin de una imagen en Excel.
Determinar las formar de realizar una impresin de archivos.

CONTENIDOS
1.- GRFICOS
1.1.- CREAR DE UN GRFICO
1.2.- AADIR UNA SERIE DE DATOS
1.3.- MODIFICAR LA POSICIN DE UN GRFICO
2.- TABLAS
2.1.- CREACIN DE TABLAS
2.2.- DESPLAZARSE, SELECCIONAR Y BORRAR EN LAS TABLAS
2.3.- MODIFICAR LAS TABLAS
3.- IMGENES Y GRFICOS
3.1.- INSERTAR IMGENES PREDISEADAS.
3.2.- INSERTAR IMGENES DESDE ARCHIVO.
3.3.- MANIPULAR IMGENES
4.- IMPRESIN
4.1.- FORMAS PARA IMPRIMIR
4.2.- DESCRIPCIN DE LA VENTANA IMPRIMIR

ACTIVIDADES
Usted tiene acceso a las actividades que debe desarrollar, como parte fundamental de la evaluacin,
a travs de la Plataforma www.educacue.net. Recuerde que el desarrollo, de las actividades
encomendadas, es el 50% de su calificacin de aporte personal; por tal razn deben ser
oportunamente realizadas, con esmero, dedicacin y de manera responsable, segn se avance en el
estudio de cada uno de los temas, sin dejar la tarea para el ltimo momento.

73

DESARROLLO PEDAGGICO
1.- GRFICOS
Un grfico es la representacin grfica de los datos de una hoja de clculo y facilita su interpretacin.
La utilizacin de grficos hace ms sencilla e inmediata la interpretacin de los datos. A menudo un
grfico nos dice mucho ms que una serie de datos clasificados por filas y columnas.
Cuando se crea un grfico en Excel, podemos optar por crearlo:

Como grfico incrustado: Insertar el grfico en una hoja normal como cualquier otro objeto.

Como hoja de grfico: Crear el grfico en una hoja exclusiva para el grfico, en las hojas de
grfico no existen celdas ni ningn otro tipo de objeto.

1.1.- CREAR DE UN GRFICO

Para insertar un grfico tenemos varias opciones, pero siempre utilizaremos la seccin Grficos que
se encuentra en la pestaa Insertar.

Es recomendable que tengas seleccionado el rango de celdas que

quieres que participen en el grfico, de esta forma, Excel podr
generarlo automticamente. En caso contrario, el grfico se mostrar en
blanco o no se crear debido a un tipo de error en los datos que solicita.
Como puedes ver existen diversos tipos de grficos a nuestra
disposicin. Podemos seleccionar un grfico a insertar haciendo clic en
el tipo que nos interese para que se despliegue el listado de los que se
encuentran disponibles.
En cada uno de los tipos generales de grficos podrs encontrar un
enlace en la parte inferior del listado que muestra Todos los tipos de
grfico.
Hacer clic en esa opcin equivaldra a desplegar el cuadro de dilogo
de Insertar grfico que se muestra al hacer clic en la flecha de la parte
inferior derecha de la seccin Grficos.

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Aqu puedes ver listados todos los grficos disponibles, selecciona uno y pulsa Aceptar para
empezar a crearlo.
Si seleccionaste un rango de celdas vers tu nuevo grfico inmediatamente y lo insertar en la hoja
de clculo con las caractersticas predeterminadas del grfico escogido. Si has decidido probar suerte
y no tenas celdas seleccionadas, debers seguir leyendo los siguientes apartados.

1.2.- AADIR UNA SERIE DE DATOS

Este paso es el ms importante de todos ya que en l definiremos qu datos queremos que
aparezcan en el grfico.
Una vez tengamos un grfico sobre la hoja de clculo, aparecern nuevas pestaas para mostrarnos
nuevas opciones.
Si observamos la pestaa Diseo encontraremos dos opciones muy tiles:

Primero nos fijaremos en el botn Seleccionar datos. Desde l se abre el siguiente cuadro de
dilogo:

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Observe detenidamente el contenido de esta ventana.

Como ya hemos dicho es la ms importante porque se encargar de generar el grfico.
As pues tenemos un campo llamado Rango de datos del grfico donde podremos seleccionar el
rango de celdas que se tomarn en cuenta para crearlo. En el caso de la imagen, las celdas que se
tomaron eran 5 y tenan los valores 445, 453, 545, 453 y 345.
Pulsa el botn
rango correcto.

y selecciona las celdas, automticamente se rellenar el campo de texto con el

Una vez hayamos acotado los datos que utilizaremos, Excel asociar unos al eje horizontal
(categoras) y otros al eje vertical (series).
Ten en cuenta que hay grficos que necesitan ms de dos series para poder crearse (por ejemplo los
grficos de superficie), y otros en cambio, (como el que ves en la imagen) se bastan con uno solo.
Utiliza el botn Editar de las series para modificar el literal que se muestra en la leyenda del grfico.
Del mismo modo tambin podrs modificar el rango de celdas que se incluirn tanto en las series
como en las categoras.
Haciendo clic en el botn Cambiar
fila/columna podremos permutar los datos
de las series y pasarlas a las categoras y
viceversa. Este botn acta del mismo modo
que el que podemos encontrar en la banda
de opciones Cambiar entre filas y
columnas (pestaa Diseo).
Si hace clic en el botn Celdas ocultas y vacas abrirs un pequeo cuadro de dilogo desde donde
podrs elegir qu hacer con las celdas que no tengan datos o estn ocultas.
Para terminar de configurar tu grfico puedes ir a la pestaa Formato, donde encontrars la
seccin Estilos de forma (que utilizaremos tambin ms adelante para enriquecer la visualizacin de
los objetos que insertemos).

Estas opciones te permitirn aplicar diversos estilos sobre tus grficos.

Para ello, simplemente selecciona el rea completa del grfico o de uno de sus componentes (reas,
barras, leyenda...) y luego haz clic en el estilo que ms se ajuste a lo que buscas.
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Si no quieres utilizar uno de los preestablecidos puedes utilizar las listas Relleno de forma, Contorno
de forma y Efectos de forma para personalizar an ms el estilo del grfico.

1.3.- MODIFICAR LA POSICIN DE UN GRFICO

Excel te permite decidir la posicin del grfico en el documento.
Adems de poder establecer su tamao y moverlo por la hoja de clculo tambin podrs
establecer su ubicacin.
Para ello haz clic en el botn Mover grfico que encontrars en la pestaa Diseo.
Se abrir el siguiente cuadro de dilogo:
La primera opcin Hoja nueva te permite
establecer el grfico como una hoja nueva.
Tendrs la ventaja de que no molestar en la hoja
de clculo, pero no podrs contrastar los datos
numricos si la mantienes en una hoja aparte.
Depende del formato que quieras utilizar.
Escribe un nombre en la caja de texto y
pulsa Aceptar.
Utilizando la segunda opcin, Objeto en, podremos mover el grfico a una hoja ya existente.
Si utilizas este mtodo, el grfico quedar flotante en la hoja y podrs situarlo en la posicin y con el
tamao que usted elija.

2.- TABLAS
Las tablas permiten organizar la informacin en filas y columnas, de forma que se pueden realizar
operaciones y tratamientos sobre las filas y columnas. Por ejemplo, obtener el valor medio de los
datos de una columna o para ordenar una lista de nombres.
Otra utilidad de las tablas es su uso para mejorar el diseo de los documentos ya que facilitan la
distribucin de los textos y grficos contenidos en sus casillas. Esta caracterstica se emplea sobre
todo en la construccin de pginas Web para Internet.
Vemos, pues, que esta forma de organizar los datos es mucho ms potente que utilizando las
tabulaciones u otros mtodos. Una tabla est formada por celdas o casillas, agrupadas por filas y
columnas, en cada casilla se puede insertar texto, nmeros o grficos.

2.1.- CREACIN DE TABLAS

Se puede crear una tabla de tres formas equivalentes, todas estn en la pestaa Insertar, seleccionar
dentro de una cuadrcula las filas o columnas, definirla usando nmeros para especificar cuantas filas
y columnas se necesitan o dibujndola con el ratn, segn el tipo de tabla ser ms til un mtodo u
otro, vamos a ver los tres.
Para insertar una tabla debemos hacer clic en la pestaa
Insertar y seleccionar el botn Tabla, all se muestra una
ventana con las tres opciones.
1. Una de las formas es utilizar el un cuadriculado que simula
una tabla, cada cuadrado sera una celda de la misma.
2. La segunda opcin es haciendo clic en Insertar Tabla, este
vnculo abre una ventana que permite determinar la cantidad
de filas y columnas para la tabla.
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3. La tercer opcin es usar el vnculo Dibujar Tabla, aqu se dimensiona la tabla dibujndola con el
mouse.
Cuando crea una tabla lee permite aplicarle directamente un estilo con un slo clic para ello debers
seleccionar la tabla y mostrar el contenido de la pestaa Diseo, all podrs seleccionar uno entre un
amplio listado en la seccin Estilos de tabla.

2.2.- DESPLAZARSE, SELECCIONAR Y BORRAR EN LAS TABLAS

Una vez tenemos creada la tabla vamos a ver cmo introducir contenido en ella. En trminos
generales, no hay diferencia entre introducir texto dentro o fuera de una tabla.
La mayor parte de las funciones sobre formato estn disponibles en el texto de las tablas, se puede
poner texto en negrita, cambiar el tamao, se pueden incluir prrafos y se pueden alinear de varias
formas igual que se hace normalmente. Nos podemos desplazar por las celdas con las teclas de
movimiento del cursor, se puede seleccionar, copiar y borrar el texto de las celdas de forma normal,
pero adems, hay algunas formas especficas de desplazarse, seleccionar y borrar para las tablas
que vamos a ver a continuacin.
DESPLAZARSE: Para colocarse en una celda, basta hacer
clic en ella con el cursor. Al pulsar la tecla TAB en la ltima
celda de la tabla se crea una nueva fila.
SELECCIONAR.: Para seleccionar una celda colocar el
cursor justo encima del lado izquierdo de celda, y cuando el
cursor tome la forma de una pequea flecha negra inclinada
hacer clic y la celda se pondr en negro.
Para seleccionar una columna colocar el cursor justo encima
de la columna, y cuando el cursor tome la forma de una
pequea flecha negra que apunta hacia abajo hacer clic y la
columna quedar en vdeo inverso.
Para seleccionar una fila hacer lo mismo que para seleccionar una celda pero haciendo doble clic o
tambin colocando el cursor a la izquierda de la fila y haciendo clic.
Tambin se pueden seleccionar celdas, filas y columnas haciendo clic dentro de la celda y
arrastrndola lo largo de las celdas que queramos seleccionar.
BORRAR: Para borrar una celda, columna o una fila basta con seleccionarla y pulsar la tecla
Retroceso (Backspace), si slo queremos borrar su contenido pulsar la tecla Suprimir. Al borrar una
celda nos preguntar sobre la forma de desplazar el resto de las columnas.

2.3.- MODIFICAR LAS TABLAS

Teniendo seleccionada una tabla (o con el punto de insercin dentro de la tabla), en la pestaa
Presentacin se activan los comandos que nos permiten modificar las caractersticas de la tabla y que
vemos en la imagen de abajo. Vamos a revisar los ms importantes.

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INSERTAR: Tenemos los comandos para insertar columnas a la

derecha o a la izquierda de la columna seleccionada. Para insertar
filas en la parte superior o inferior de la fila seleccionada.

Y tambin para insertar celdas, en este caso se abrir otra

ventana para que decidamos cmo se desplazan las otras
celdas afectadas.

ELIMINAR: Se desplegarn esta lista de opciones para que elijamos entre

Eliminar Tabla, Eliminar Columna, Eliminar Fila o Eliminar Celdas, en este
ltimo caso la aplicacin Excel nos preguntar tambin cmo se desplazan
las celdas afectadas.
SELECCIONAR: Se despliega esta lista de opciones para que elijamos
entre Seleccionar Tabla, Seleccionar Columna, Seleccionar Fila o
Seleccionar Celda.

DIVIDIR CELDAS: Se abrir esta ventana para que fijemos en cuntas

columnas y filas queremos dividir la celda seleccionada. Estos
comandos tambin aparecen en el men contextual de la tabla.

3.- IMGENES Y GRFICOS

Hoy en da podemos expresar nuestras ideas mediante un grfico, cada nueva versin del programa
incorpora mejoras en este aspecto como vamos a ir viendo.

3.1.- INSERTAR IMGENES PREDISEADAS

Haz clic en el botn Imgenes prediseadas de la pestaa Insertar. Vers el panel Imgenes
prediseadas, este aparecer en la parte derecha de la
pantalla.
En el cuadro de Buscar puedes introducir las palabras
que quieres buscar pero tambin puedes buscar por
temas de la siguiente forma: en el cuadro Buscar haga
clic en Colecciones seleccionadas y se abrirn tres
posibilidades, Mis colecciones, Colecciones de Office y
Colecciones Web.
Para ver los temas o categoras de cada una de ellas haz clic en el smbolo + y se expandir el rbol
de categoras. Por ejemplo, en la imagen de al lado hemos expandido el rbol de Colecciones de
Office. Inicialmente todas la categoras aparecen con la casilla marcada, pero puedes dejar marcadas
slo las que te interesen.

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Si colocas el cursor encima de una imagen aparecer un tringulo a la derecha, si hace clic sobre l
se abrir un men como el que ves en la imagen anterior.
Este men te permite hacer diferentes cosas con la imagen que tienes seleccionada. Las opciones
ms utilizadas son Insertar que pega la imagen en el archivo; y Copiar que copia la imagen al
portapapeles, ms tarde puedes pegarla en el documento.
Tambin hay otras opciones para eliminar la imagen de la Galera multimedia, Copiar la imagen a otra
coleccin, editar las palabras clave, etc.

3.2.- INSERTAR IMGENES DESDE ARCHIVO

Se abrir una ventana similar a la que se nos muestra cuando queremos Abrir un archivo, y que ya
conocemos. En la parte derecha muestra la vista previa de la imagen seleccionada. Se debe dar clic
sobre la imagen seleccionada y luego dar clic sobre el botn insertar de la ventana y la imagen se
insertar en el documento actual.

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3.3.- MANIPULAR IMGENES

Para modificar una imagen primero hay que seleccionarla posicionndose sobre ella y haciendo clic,
la imagen quedar enmarcada por unos pequeos crculos.
Una vez seleccionada podremos manipularla seleccionando la pestaa Formato como se muestra en
la siguiente imagen.

TAMAO: para modificarlo situar el cursor en las esquinas de la imagen y cuando cambie de forma a
una doble flecha, hacer clic y arrastrarlo para conseguir el nuevo tamao. Aunque tambin puedes
hacerlo utilizando las opciones disponibles en la seccin Tamao de esta pestaa:

POSICIN: ajusta la imagen respecto a la pgina de varias formas, tal y como se puede ver en los
conos de la ventana.

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AJUSTE DEL TEXTO: ajuste la imagen respecto del texto

que la rodea de varias formas, tal y como se puede ver en
los conos de esta ventana.

INSERTAR FORMAS Y DIBUJAR: Se dispone de multitud de formas listas para usar que te
permitirn realizar esquemas, diagramas de flujo, y otros muchos grficos. Para insertar las formas
damos clic en la pestaa Insertar y luego aparecer una lista de opciones como la que se muestra a
continuacin.
Y si te gusta realizar tus propios dibujos tambin dispones de rectas, curvas ajustables y dibujo a
mano alzada para que tu imaginacin se ponga a trabajar.
Aadir texto a los grficos: Se puede aadir texto a un dibujo mediante el botn Cuadro de texto
de la pestaa Formato, deberemos hacer clic y arrastrar para dibujar el cuadro de texto en la
zona en la que queremos insertar el texto, y a continuacin insertar el texto.
Otra forma ms cmoda de aadir texto en el interior de un grfico es haciendo clic en el grfico con
el botn derecho del ratn, para que aparezca el men contextual, elegir la opcin Modificar texto y
automticamente nos crear el cuadro de texto ajustndolo al espacio disponible en el grfico.
Aqu tienes un ejemplo de un dibujo con texto.

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INSERTAR WORDART: Mediante WordArt se

pueden crear ttulos y rtulos dentro de nuestro
documento. Slo tenemos que introducir o
seleccionar el texto al que queremos aplicarle un
estilo de WordArt y automticamente se crea un
objeto grfico. Si ha aplicado WordArt a un texto, dejamos de tener texto y pasamos a tener un
grfico, esto quiere decir que, por ejemplo, el corrector ortogrfico no detectar un error en un texto
WordArt, y tambin que el texto WordArt
seguir las reglas de alineacin de los
grficos.
Para iniciar WordArt hacemos clic en el
botn WordArt de la pestaa Insertar.
Al hacer clic sobre el cono aparecer un
listado con la Galera de WordArt como la
que vemos a continuacin.
Haciendo clic seleccionaremos el diseo de
texto que ms nos guste.

A continuacin se mostrar el texto en

la hoja de clculo dispuesto para ser
modificado.
Si ha seleccionado texto previamente
no ser necesario teclearlo ya que
aparecer ya escrito.

4.- IMPRESIN
4.1.- FORMAS PARA IMPRIMIR
DESDE LA OPCIN DE MEN: Impresin rpida que se encuentra dentro del men Imprimir del
Botn Office. Se utiliza cuando no queremos cambiar ninguna caracterstica de impresin.

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DESDE LA OPCIN DE MEN IMPRIMIR: (CTRL+P) que se encuentra en el Botn Office.

Cuando queremos cambiar alguna caracterstica de impresin. Por ejemplo, el nmero de copias,
imprimir slo alguna pgina del documento, etc...

Rellenamos las opciones deseadas y pulsamos el botn Aceptar, haciendo clic en el botn Opciones,
se abre otra ventana en la que podemos seleccionar varias opciones, entre otras la de Imprimir
colores e imgenes de fondo muy til cuando queremos que los temas que vienen acompaados de
soporte visual se reflejen del mismo modo en el papel que en pantalla.

4.2.- DESCRIPCIN DE LA VENTANA IMPRIMIR

Vamos a ver las diferentes opciones que ofrece cada elemento de este cuadro de dilogo:
IMPRESORA: En el recuadro Impresora, podemos elegir la impresora por la que queremos que salga
la impresin. Se utiliza cuando tenemos ms de una impresora conectadas a nuestro ordenador, bien
sea directamente o por red. Pinchando en el botn Propiedades podemos cambiar algunos
parmetros como el tipo de papel, la orientacin del papel, si queremos impresin en color o
blanco/negro, etc...

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INTERVALO DE PGINAS: En este recuadro indicamos las pginas que queremos imprimir, basta
con pinchar en la opcin deseada:
Todo. Imprime todo el documento.
Pgina actual. Imprime la pgina en la que se encuentra situado el punto de insercin en ese
momento.
Seleccin. Si tenemos seleccionada alguna parte del documento, podemos pinchar en esta
opcin para que nos imprima nicamente el texto seleccionado.
Pginas. Permite indicar qu pginas queremos que nos imprima. Si queremos pginas
salteadas, poner los nmeros de pgina separados por coma, por ejemplo: 2, 8,10 imprimira
las pginas 2, 8 y 10 Para indicar un intervalo, poner la pgina inicial y la pgina final
separadas por un guin, por ejemplo: 4-7 imprimira las pginas 4, 5,6 y 7. Se puede indicar un
intervalo sin pgina inicial para indicar 'hasta', por ejemplo: -3 imprimira las pginas 1,2 y 3
(hasta la pgina 3); o bien sin pgina final para indicar 'desde', por ejemplo 12- imprimira las
pginas desde la pgina 12 hasta la ltima ambas inclusive. Tambin podemos combinar
cualquiera de las formas anteriores, por ejemplo: 2, 3, 10 imprimira las pginas 2, 3,10,
11...hasta la ltima.
COPIAS: En el recuadro Copias se indica el nmero de copias que queremos, es decir nos imprime
lo que le hemos indicado en el recuadro Intervalo de pginas, tantas veces como indicamos en
Nmero de copias. Si la opcin Intercalar no est activada, imprime una copia entera y despus otra
copia, mientras que si activamos Intercalar imprime todas las copias de cada pgina juntas.
ZOOM: En el recuadro Zoom tenemos dos opciones:
Pginas por hoja. Permite elegir cuntas pginas por hoja deseamos, por ejemplo 4 imprimira 4
pginas en una sola hoja de papel. De este modo podemos ahorrar mucho papel si queremos tener
impresas las versiones provisionales de nuestros documentos.
Escalar al tamao del papel. Permite indicar el papel que tenemos en nuestra impresora, por ejemplo:
A4.
VISTA PRELIMINAR: Antes de imprimir un documento podemos ver cmo quedar en el papel.

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