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Maestra: Direccin de Proyectos

Materia: Anlisis de Negocios


Elaboracin de un caso de negocio

Equipo #1

Garca Quintana Jos Juan


Juregui Romo de Vivar Miguel ngel
Ortega Martnez Alejandro Eduardo
Santos Lpez Blanca Arely
Campus: Marina
Mxico DF 20 de Noviembre de 2013

CONTENIDO
INTRODUCCIN...........................................................................................................................2
MTODO DE LA GESTIN DEL ALCANCE.............................................................................3
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES.....................................................................................3
DEFINICIN DEL ALCANCE.....................................................................................................5
DECLARACIN DEL ALCANCE...............................................................................................5
ESTRUCTURA DEL DESGLOSE DEL TRABAJO (WBS).........................................................6
VERIFICACIN DEL ALCANCE DEL PROYECTO................................................................10
CONTROL DEL ALCANCE DEL PROYECTO..........................................................................11
ACEPTACIN DEL PATROCINADOR......................................................................................13
CONCLUSIONES.........................................................................................................................14

INTRODUCCIN
El anlisis de negocios ayuda a definir la solucin ms ptima para satisfacer las necesidades
de las Organizaciones, el anlisis toma en cuenta el conjunto de restricciones tales como el
presupuesto disponible, el tiempo con que se cuenta para ejecutar las acciones o tareas, las
regulaciones existentes, entre otras, que plantea la situacin actual para llevarla a la situacin
deseada.
En este trabajo se presenta el Caso de Anlisis para determinar el Costo basado en
Actividades dentro del Sistema de Administracin Tributaria SAT de la Repblica Mexicana; el
cual parti de la necesidad de contar con una herramienta de gestin que facilitara una mejor
asignacin de los recursos econmicos al determinar los costos basados en las actividades que se
realizan. De su acrnimo en ingls ABC que proviene de Activity Based Costing.
Esperando con ello, dar una respuesta eficaz al momento de generar los reportes que permiten
evaluar y tomar decisiones derivadas del anlisis de la situacin actual de la Administracin de
Finanzas, por lo que se establece la propuesta para alinear las actividades de cada rea a la
metodologa que se dise para la ejecucin del anlisis de costos.
Consideramos que la excelencia es la integracin eficaz de las actividades que se deben
realizar al momento del anlisis de negocio, tanto en empresas de carcter pblico como en la
iniciativa privada. Y para que este sistema de costeo resulte, es importante poner atencin en la
implantacin del mismo y en cada una de las etapas que lo constituyen.

MTODO DE LA GESTIN DEL ALCANCE


Para este proyecto, la gestin del alcance es responsabilidad exclusiva del Director del
proyecto. El alcance de este proyecto queda definido en la Declaracin del Alcance, la
Estructura de Desglose de Trabajo (WBS) y el diccionario de la EDT. El Director del proyecto,
el Patrocinador y las Partes Interesadas en el proyecto establecen y aprueban la documentacin
para medir el alcance del proyecto, que incluye listas de control de calidad entregables y
mediciones de rendimiento de trabajo. Los cambios en el alcance del proyecto propuesto pueden
ser iniciados por el director de proyecto, los interesados o por cualquier miembro del equipo del
proyecto. Todas las solicitudes de cambio se presentarn al Director del proyecto para evaluar el
cambio del alcance solicitado. Una vez aceptada la solicitud de cambio del alcance, el director de
proyecto la presentar a la Junta de Control de cambio y al Promotor del proyecto para su
aceptacin. Tras la aprobacin de los Cambios en el Alcance, por la Junta de Control de cambio
y el Promotor del proyecto, el Director de proyecto actualizar todos los documentos del
proyecto y comunicar el cambio de alcance a todas las partes interesadas. Basado en la
retroalimentacin y las aportaciones del Director y los participantes del proyecto, el promotor del
proyecto es responsable de la aceptacin de los entregables finales del proyecto y del alcance del
mismo.

FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
El director del proyecto, el patrocinador y el equipo jugarn un papel clave en la gestin del
alcance de este proyecto.

Como tal, el patrocinador del proyecto, gerente y los miembros del equipo deben estar
conscientes de sus responsabilidades con el fin de garantizar que el trabajo realizado en el
proyecto est dentro del alcance establecido a lo largo de toda la duracin del proyecto. La
siguiente tabla define las funciones y responsabilidades para la gestin del alcance del proyecto.

Nombre

Funcin

Responsabilidades
Aprobar o rechazar las solicitudes de cambio
del alcance.
Evaluar la necesidad de las solicitudes de
cambio de alcance.
Aceptar los resultados del proyecto.
Medir y verificar el alcance del proyecto.
Facilitar las solicitudes de cambios del
alcance del proyecto.
Facilitar el anlisis de impacto de las
solicitudes de cambio de alcance del
proyecto.
Organizar y facilitar las reuniones para el
control de cambios programados
Comunicar los resultados de las solicitudes
de cambio del alcance del proyecto.
Actualizar los documentos del proyecto con
la aprobacin de todos los cambios en el
alcance del mismo.
Medir y verificar el alcance del proyecto
Validar las solicitudes de cambio de alcance
Participar en las anlisis de impacto de las
solicitudes de cambio de alcance
Comunicar los resultados de las solicitudes
de cambio de alcance al equipo de
Facilitar el proceso de revisin de cambio de
nivel de equipo
Participar en definir la resolucin de cambio
en el alcance del proyecto.
Evaluar la necesidad de cambios en el
alcance del proyecto y los comunicar al
director del proyecto, segn sea necesario
Participar en definir la resolucin de cambio
en el alcance del proyecto.
Evaluar la necesidad de cambios en el
alcance del proyecto y los comunicar al
director del proyecto, segn sea necesario

Juan Antonio
Pacheco Claro

Patrocinador

Juan Antonio
Pacheco Sol

Director de
Proyecto

Salvador Pacheco
Sol

Lder de equipo

Luis Pacheco Sol

Miembro de
equipo

Ricardo Pacheco
Sol

Miembro de
equipo

Tabla 2.- Funciones y Responsabilidades


DEFINICIN DEL ALCANCE
El alcance de este proyecto fue definido a travs de un proceso integral de reunin de
requisitos. En primer lugar, un estudio de mercado exhaustivo se realiz en las reas comerciales
en donde los productos de limpieza de Industrias JLC S.A. de C.V. tienen presencia. A partir
de esta informacin, el equipo del proyecto desarroll la documentacin del proyecto, los
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requisitos, el plan de gestin de requisitos, y la matriz de trazabilidad de requisitos para los


cuales debe dar respuesta el proyecto Planta Guanajuato en cuanto al crecimiento, desarrollo y
presencia a nivel nacional de los productos de limpieza de Industrias JLC, S.A. de C.V. y llevarla
a una empresa reconocida como Socialmente Responsable.

La descripcin del proyecto y los resultados finales se desarrollaron en base al proceso de


recopilacin de los requisitos y las aportaciones de expertos en la materia en la fabricacin y
distribucin de productos de limpieza a gran escala. Este proceso de juicio de expertos
proporcion informacin sobre las formas ms eficaces para cumplir los requisitos originales de
proporcionar una nueva logstica de fabricacin y distribucin de productos de limpieza para que
la empresa pueda cumplir con su plan de crecimiento del 400% establecido por la Junta
Directiva.

DECLARACIN DEL ALCANCE


La declaracin del alcance del proyecto proporciona una descripcin detallada del proyecto,
los resultados, las limitaciones, las exclusiones, las hiptesis y criterios de aceptacin. Adems,
la declaracin del alcance incluye lo que el trabajo no debe realizar con el fin de eliminar
cualquier trabajo innecesario que pudiera afectar el alcance del proyecto.

Este proyecto incluye el diseo y construccin de una nueva planta para la fabricacin de
productos de limpieza con empaques biodegradables. Las entregas de este proyecto son una
superficie de 4 hectreas, ubicada en la ciudad de Celaya Guanajuato, con uso de suelo
industrial. La misma dispondr de un lay out para las 4 reas del proceso, las cuales son:
plsticos, etiquetado, envasado y desarrollo de empaques. Un rea de 600 metros cuadrados para
oficinas administrativas, un saln de usos mltiples de 600 metros cuadrados, dos pozos para
extraccin de agua, rea para almacn de producto terminado (PT) con la siguiente capacidad
50,000 cajas de clarasol; 30,000 cajas de pinomax; 15,000 cajas de genio, 10,000 cajas de mr.
Windows; 10,000 cajas de primorosa y 5,000 cajas de Tifn.
Dos accesos, uno para el personal administrativo y operativo y el otro acceso para el rea de
embarques/ventas. Servicios de agua potable, descarga de agua residual y electricidad para uso
industrial 10,000 KVA.
Se aceptar este proyecto una vez que toda la documentacin (permisos, licencias,
certificados de calidad de materiales de construccin, estudio de impacto ambiental, planos
arquitectnicos, diagramas unifilares, planos de tuberas de las redes de agua potable y agua
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residual y toda la referente para la operatividad de Planta Guanajuato) sea entregada para su
valoracin por parte de la Junta Directiva de Industrias JLC A.S. de C.V.
Este proyecto no incluye la operacin, puesta en marcha y mantenimiento de las instalaciones
para la funcionalidad del proyecto Planta Guanajuato. Slo el personal y los recursos internos se
pueden utilizar para este fin del proyecto.
Adems, el proyecto no es superior a 180 das de duracin o $ 7,999,999.00 USD en gastos.
Supuestos para este proyecto son que el apoyo ser provisto por el patrocinador del proyecto y
todos los jefes de departamento y que los recursos internos adecuados estn disponibles para la
finalizacin con xito de este proyecto.

ESTRUCTURA DEL DESGLOSE DEL TRABAJO (WBS)


Con el fin de gestionar de forma eficaz el trabajo necesario para completar este proyecto, que
se divide en paquetes de trabajo individuales que no superen las 40 horas de trabajo. Esto
permitir que el Director del Proyecto gestione eficazmente el alcance del proyecto, el equipo
del proyecto trabaja en las tareas necesarias para la finalizacin del proyecto. El proyecto se
divide en tres fases: la fase de bsqueda del terreno propio para el proyecto, la fase diseo de la
arquitectura del proyecto y la fase construccin de la Planta. Cada una de estas fases se
subdividen entonces manos a la obra paquetes que requerir no ms de 40 horas de trabajo y no
menos de 4 horas de trabajo.

Figura 1.- WBS

Con el fin de definir con mayor claridad los trabajos necesarios para la finalizacin del
proyecto se utiliza el diccionario de la EDT. El diccionario de la EDT incluye una entrada para
cada elemento de la EDT. El diccionario de la EDT incluye una descripcin detallada del trabajo
de cada elemento y de los entregables, el presupuesto y las necesidades de recursos para ese
elemento. El equipo del proyecto utilizar el diccionario de la EDT como una declaracin de
trabajo para cada elemento de la EDT.

Diccionarios de EDT

VERIFICACIN DEL ALCANCE DEL PROYECTO.


A medida que el proyecto avanza el Director del Proyecto verificar los resultados
provisionales del proyecto contra el alcance original segn lo definido en la Declaracin del
Alcance del Proyecto, la EDT (WBS) y el Diccionario de la EDT (WBS). Una vez que el
Director de Proyecto verifica que el Alcance cumple con los requisitos definidos en el plan del
proyecto, el Director y el Patrocinador del proyecto se reunirn para la aceptacin formal de la
entrega. Durante esta reunin, el Director de Proyecto presentar la entrega al Patrocinador del
Proyecto para la aceptacin formal. El Patrocinador del Proyecto aceptar la entrega firmando un
acta de recepcin del entregable del proyecto. Esto asegurar que el trabajo del proyecto se
mantiene dentro del mbito de aplicacin del proyecto de manera coherente en toda la vida del
proyecto.

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CONTROL DEL ALCANCE DEL PROYECTO

El Director del proyecto y el equipo del proyecto trabajarn en conjunto para controlar el
alcance del proyecto. El equipo del proyecto utilizar el diccionario de la EDT como
Declaracin de Trabajo para cada elemento de la EDT. El equipo del proyecto se asegurar de
que slo se realiza el trabajo que se describe en el diccionario de la EDT para generar los
productos entregables definidos para cada elemento de la EDT. El director del proyecto estar a
cargo del equipo del proyecto y el avance del proyecto para garantizar que este proceso de
control del alcance se siga

Si se necesita un cambio en el alcance del proyecto el proceso para recomendar cambios en el


alcance del proyecto debe llevarse a cabo. Cualquier miembro del equipo del proyecto o
patrocinador pueden solicitar cambios en el alcance del proyecto. Todas las solicitudes de
cambio deben ser presentadas al Director de Proyecto en la forma de un documento de solicitud
de cambio de proyecto. El Director de Proyecto revisar el cambio sugerido al Alcance del
Proyecto.

El Director de proyecto podr negar la solicitud de cambio, si no se aplica a la intencin del


proyecto o convocar a una reunin de control de cambios entre el equipo del proyecto y el
Patrocinador para revisar la solicitud de cambio y realizar una evaluacin del impacto del
cambio.

Si la solicitud de cambio recibe la aprobacin inicial por el Director y por el Patrocinador del
Proyecto, el Director de proyecto presentar formalmente la solicitud de cambio a la Junta de
Control de Cambios. Si la Junta de Control de Cambios aprueba el cambio del Alcance del
Proyecto ser aceptado formalmente el cambio mediante la firma del documento de control de
cambios del proyecto.

Una vez aceptado el Cambio de Alcance por la Junta de Control de cambio y Patrocinador del
Proyecto el Director de proyecto actualizar todos los documentos del proyecto y comunicar el
cambio de alcance a todos los miembros de los equipos interesados en el proyecto.
Control de la documentacin y de las versiones: Toda la documentacin del proyecto ser
cargada en la Base de datos de la Gestin de la Configuracin (CMDB) como el depsito central
del Proyecto Planta Guanajuato.

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Los permisos apropiados se entregarn al equipo del proyecto para la edicin y revisin de
documentacin. Cualquier cambio propuesto a los requerimientos del proyecto debe ser
revisado por la Junta de Control de Configuracin (CCB) y deber quedar escrita la
aprobacin por parte del patrocinador del proyecto antes de realizarse cualquier cambio en la
documentacin. Una vez que los cambios propuestos son aprobados y la documentacin es
editada, el director del proyecto se encargar de comunicar el cambio a todos los interesados en
el proyecto.
Control de cambios: Los cambios propuestos en los requerimientos del proyecto deben ser
considerados cuidadosamente antes de su aprobacin e implementacin. Tales cambios
probablemente puedan afectar el alcance del proyecto, el tiempo y el costo, quiz de manera
significativa. Cualquier cambio propuesto a los requerimientos del proyecto ser revisado por la
Junta de Control de Configuracin CCB. El papel de la CCB es determinar el impacto de los
cambios propuestos en el proyecto, solicitar aclaraciones sobre el cambio propuesto y asegurar
que los cambios aprobados se agreguen en la Base de datos de la Gestin de la Configuracin
CMDB. El promotor del proyecto, que tambin es miembro de la CCB, se encarga de aprobar
cualquier cambio en el alcance del proyecto, el tiempo o el costo, y es una parte integral de la
revisin del cambio y del proceso de aprobacin.

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ACEPTACIN DEL PATROCINADOR

Aceptado por el Patrocinador del Proyecto.

Lic. Juan Antonio Pacheco Claro

Fecha: 30 marzo 2014

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CONCLUSIONES
Al trmino del presente trabajo se obtuvieron los conocimientos necesarios para la definicin
del Alcance de un Proyecto y la importancia de la Declaracin del Alcance de Proyecto.
Este es el punto central de donde se designan todas las tareas para poder obtener como
resultados actividades que nos llevan a objetivos que cumplen con metas, siendo este el modelo
de la WBS o EDT.
La gestin del desarrollo del plan del alcance de un proyecto es un proceso iterativo, es un
ciclo PDAC. Es importante no perder de vista que un proyecto puede ser altamente dinmico y
si no se lleva un adecuado desarrollo del plan de Gestin del alcance se puede caer en el fracaso
del mismo.
Un proyecto no est libre de cambios durante su ejecucin, pues existen factores internos
(nuevas necesidades) y factores externos (econmicos, polticos y sociales) que afectan el
desarrollo del mismo; por ello es importante gestionar un plan que lleve a buen fin el Alcance de
un proyecto.
Existen metodologas que buscan garantizar el xito de un proyecto al llevar un control de
cambios, al involucrar en todo momento a las dos partes importantes que intervienen en el
desarrollo del proyecto: el Patrocinador del proyecto y el Director del proyecto. Es de vital
importancia manejar todo por el escrito.
Se debe poner en claro cul es la necesidad del cliente para garantizar que el proveedor
cumpla con el entregable que satisfaga dicha necesidad, y as evitar situaciones como el Yo
pensaba que inclua un servicio extra, Yo cre que ya lo contemplaba.

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