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MANUAL ANTE UNA FISCALIZACIN

CAMARA DE COMERCIO DE MARACAIBO

1. PROPOSITO
La finalidad del documento es sealar y establecer el procedimiento en
caso de ser objeto como empresa, de una fiscalizacin por parte de los
entes gubernamentales que vigilan el cumplimiento del rgimen legal
vigente.

2. ALCANCE
Exponer el procedimiento y las responsabilidades, a todos y cada uno de
los colaboradores de las empresas, requeridas para atender a las
autoridades pertinentes, durante el proceso de fiscalizacin.

3. GENERALIDADES
Qu es una fiscalizacin?
La fiscalizacin, es la intervencin de cualquier organismo del estado con
el objetivo de examinar alguna actividad de las empresas, para
comprobar su cumplimiento.

Quines pueden ser objeto de una fiscalizacin?


Cualquier empresa que se dedique a actividades econmicas puede
ser objeto de fiscalizacin.
Quin es el colaborador responsable por la empresa?
El colaborador responsable por la empresa ser, aquel empleado que
posea y tenga atribuida la funcin del manejo y administracin de los
productos importados, fabricados, distribuidos y/o comercializados por la
empresa.

Es oportuno aclarar que este documento bajo ninguna circunstancia, el contenido del mismo podr ser
considerado como una sugerencia, recomendacin o consejo profesional destinado a inducir, apoyar o
fundamentar la violacin del ordenamiento jurdico venezolano.

Cmo se define el personal de apoyo responsable por la empresa?


Es

aquel

empleado

particularmente,

para

de

confianza

colaborar

de

durante

la

empresa,
el

designado

procedimiento

de

fiscalizacin.

Cules son los entes gubernamentales, que podran realizar una


fiscalizacin?
INDEPABIS: Instituto para la Defensa de las Personas en el Acceso a los
Bienes y Servicios, adscrito al Ministerio para el Poder Popular de Industrias
Ligeras y Comercio, creado para velar por el cumplimiento de las
disposiciones de la Ley.
SENIAT: Servicio Nacional Integrado de Administracin Aduanera y
Tributaria, adscrito al Ministerio del Poder Popular Para La Economa y
Finanzas, Repblica Bolivariana de Venezuela.
INSPSASEL: El Instituto Nacional de Prevencin, Salud y Seguridad
Laborales, es un organismo autnomo adscrito al Ministerio del Trabajo.
MINTRA: Ministerio del Trabajo.
INCE: Instituto Nacional de Capacitacin y Educacin Socialista, adscrito
al ministerio de Ministerio de Ciencia, Tecnologa e Industrias Intermedias.
IVSS: Instituto Venezolano de los Seguros Sociales, adscrito al Ministerio del
Poder Popular para el trabajo y la Seguridad Social.
SENCAMER: Servicio Autnomo Nacional de Normalizacin, Calidad,
Metrologa y Reglamentos Tcnicos, adscrito al Ministerio Del Poder
popular para el Comercio.
CENCOEX: Centro Nacional de Comercio Exterior, ente descentralizado
adscrito al despacho ministerial del Vicepresidente del Consejo de
Ministros para el rea Econmica

Es oportuno aclarar que este documento bajo ninguna circunstancia, el contenido del mismo podr ser
considerado como una sugerencia, recomendacin o consejo profesional destinado a inducir, apoyar o
fundamentar la violacin del ordenamiento jurdico venezolano.

SUNDECOP: Superintendencia Nacional de Costos y Precios Justos,


adscrita al Ministerio de Comercio

Entre

otros organismos, tales como,

Guardia Nacional,

Alcalda,

Bomberos, etc.

Unidades de apoyo responsables a contactar en LA EMPRESA,


dependiendo del organismo fiscalizador.
TABLA 1. UNIDADES RESPONSABLES DE CONTACTO DEL PROCESO ANTE UNA FISCALIZACIN

SENIAT-SUNDEE

Contabilidad

GUARDIA NACIONAL

SHA/PCP

INDEPABIS-SUNDECOP

Departamento Legal

CENCOEX

Tesorera/Contabilidad

INSPSASEL

SHA/Delegado de SHA

MINTRA

GH/Legal

INCES

Gestin Humana

IVSS

Gestin Humana

ALCALDIA

Contabilidad

BOMBEROS

SHA/Delegado de SHA

SENCAMER

Administracin/Operaciones

Cul es el procedimiento a seguir por los colaboradores, una vez que la


autoridad competente se presente para practicar una fiscalizacin?
1.

En caso de recibir personas que digan pertenecer algn organismo


mencionado en la tabla anterior u otro en el

empresa, deben ser

recibidos cordial y respetuosamente, tanto la primera persona de

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contacto, como el Gerente (Colaborador responsable

por la

empresa) o Administrador (Empleado Designado como Apoyo), est


en el deber de solicitarles algn tipo de identificacin o credencial
que permita corroborar que son funcionarios.

2.

El colaborador que ha atendido en primer momento a las personas


que digan pertenecer a algn organismo fiscalizador, antes de
suministrarle cualquier tipo de informacin o permitirles el acceso
a la seccin administrativa (cuando el
administrativo se encuentren en la

empresa operativo y

misma sede fsica), debe

comunicarse inmediatamente con el responsable de la empresa


(Gerente) o el empleado de apoyo (Administrador) para informar
inmediatamente la llegada de estos funcionarios.

3.

El

colaborador responsable debe comunicarse inmediatamente

con la unidad correspondiente, para informarles de la situacin.

4.

En ese mismo momento, el empleado que atendi a los funcionarios


por primera vez o el personal PCP (Seguridad) de la empresa,
deber solicitar cordialmente a cada uno de los funcionarios que le
muestren su identificacin como funcionarios y el empleado deber
dejar por escrito el nombre, nmero de cdula, credencial si la
tuvieren y cargo que desempean. De ser posible, el empleado
deber sacar copia de dicha documentacin.

5.

Cuando el colaborador que recibi por primera vez a los


funcionarios, verifique que stos realmente pertenecen a alguna
institucin u organismo fiscalizador, solo entonces

permitir el

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acceso de estos funcionarios a algn espacio en el cual no tengan


acceso directo a la documentacin de la empresa, al lugar
donde se almacenan productos o donde se hace operativa la
prestacin del servicio. En todo momento los funcionarios deben
estar cordialmente atendidos y acompaados.

6.

En caso de existir dudas acerca las personas que se presentaron


ante el

empresa sean realmente funcionarios, el

colaborador

responsable no permitir el acceso de estas personas, a las reas


de la empresa operativo, hasta no contar con la autorizacin del
Departamento Legal o en su defecto al Gerente y/o Coordinador
del Departamento de la materia objeto de la fiscalizacin.

7.

De no existir dudas sobre el carcter de funcionarios que se


presentaron

en

la

empresa,

estos

colaborador responsable, el cual

sern

atendidos

por

el

puede suministrarles toda la

informacin requerida o canalizar su bsqueda.

En caso de estar ausente el colaborador responsable por la empresa, el


empleado que los reciba deber procurar, siempre de forma cordial que
los funcionarios esperen unos minutos la llegada del mismo. Sin embargo
se sugiere que los empleados de las reas involucradas tengan pleno
conocimiento de sus funciones y posean al da la documentacin
pertinente.

8.

El colaborador responsable por la empresa, una vez notificado de


la llegada de los funcionarios y luego de haberse comunicado con
el Departamento Legal o el Asesor Jurdico Externo que posean,

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deber dirigirse inmediatamente a la sala o espacio de espera con


un empleado que lo acompae, para facilitar la labor de bsqueda
y suministro de la informacin requerida. Es importante que no
emitan opiniones si desconocen lo que se est solicitando, deben
siempre limitarse a suministrar informacin requerida.

9.

Del mismo modo, deber notificarse a los empleados de seguridad o


PCP que trabajen en la sede para que se dirijan a esa rea, y
acompaen al

responsable

de la empresa durante toda la

fiscalizacin.

10. Una vez que haya llegado el colaborador responsable por la

empresa con el empleado ayudante, deber presentarse y


manifestar que se encuentra totalmente dispuesto a colaborar con
los requerimientos que efecten.

11. Del mismo modo, deber preguntarles cul es el motivo de su visita y

si poseen alguna orden o autorizacin para practicar esa


fiscalizacin emitida. Aun cuando los funcionarios manifiesten no
poseer ninguna orden o autorizacin de fiscalizacin, deber
permitrseles el acceso, pero dejando constancia de dicha
circunstancia.

12. El empleado ayudante que acompae al colaborador responsable

por la empresa, deber ir transcribiendo durante todo el proceso de


fiscalizacin un acta en la cual se deber dejar constancia de la
fecha y hora de llegada de los funcionarios, datos de

su

identificacin, el motivo del la visita , el nmero de orden o

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autorizacin de fiscalizacin emitido por el ente regulador, los


requerimientos especficos efectuados por los funcionarios, nombre
de los documentos revisados, copias de la documentacin
solicitada, as como las observaciones que medien,

entre otros

detalles pertinentes.

13. En caso que los funcionarios soliciten que se les permita el acceso a

diversas reas de la empresa, cordialmente deben permitrseles el


acceso, dejando constancia de este hecho en el acta. En todo
momento debern estar acompaados por empleados de la
empresa y se vigilar que los funcionarios cumplan las precauciones
de SHA.

14. Deber dejarse constancia en el acta de todos los lugares o reas

de la empresa a

los cuales

accedieron los funcionarios,

especificando el nombre del funcionario que haya

ingresado a

cada una de las reas.

15. En caso que los funcionarios procedan a efectuar un conteo o

revisin de algunos productos que se encuentren almacenados


en la empresa, el colaborador responsable o el empleado
designado deber acompaar al funcionario que est efectuando
el conteo o revisin, para verificar que la informacin que
posteriormente ser plasmada en el acta del organismo regulador
sea cnsona con la real.

16. En caso que los funcionarios, requieran acceder a sistemas

electrnicos o digitalizados en los cuales repose informacin que

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consideren necesaria, el

responsable

por la empresa, deber

comunicarse con el gerente o coordinador del Departamento de


Tecnologa, para que enve a un empleado especializado en la
materia. En caso de no existir empleados
Tecnologa y/o Informtica, el

especializados

en

colaborador responsable por la

empresa (Se recomienda que sea en este caso el Gerente) ser


quien estar facultado para manejar el sistema y ubicar la
informacin requerida. No debern permitir que ninguno de los
funcionarios maneje directamente los sistemas pertenecientes a la
empresa. Del

mismo

modo,

no

debern

permitir

que

los

funcionarios conecten ningn tipo de dispositivo a ningn equipo


informtico de la empresa.

17. En caso que los funcionarios requieran una copia de los archivos

contenidos en los sistemas informticos o de telecomunicaciones,


se deber suministrar dicha informacin, entregando nicamente
copia de los soportes.

18. Si

los

funcionarios

adscritos

requieren

la

exhibicin

de

los

documentos o libros contables de la empresa, o de cualquier otra


documentacin relacionada con la actividad de la empresa, el
responsable deber ubicar dicha documentacin y mostrarla
nicamente a los funcionarios. Su revisin deber hacerse siempre
en presencia del colaborador responsable

por la empresa o

cualquiera de los empleados ayudantes designados.

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fundamentar la violacin del ordenamiento jurdico venezolano.

19. Bajo ningn concepto deber permitirse que los funcionarios

modifiquen, alteren, deterioren o eliminen la documentacin


requerida. Es oportuno aclarar que NO

deber

suministrarse

ninguna documentacin adicional a la requerida expresamente, a


menos que el departamento legal o los Asesores Externos de la
empresa hayan sealado que se haga entrega del algn tipo de
documentacin adicional.

20. En

caso

que

los

funcionarios requieran algn

tipo de

documentacin que no guarde relacin directa con la actividad


econmica de la empresa, ya sea porque verse sobre informacin
confidencial

o sobre datos personales tanto de los empleados,

como de los accionistas; el


suministrar

colaborador responsable no

esta informacin

autorizacin expresa por

antes

de

haber

deber
obtenido

parte del departamento legal o del

Asesor Jurdico Externo. (Es oportuno que los colaboradores estn en


la capacidad de distinguir cual es la informacin confidencial)
21. Bajo ningn concepto, deber permitirse que los funcionarios,

durante la fiscalizacin tomen algn tipo de declaracin a alguno


de los colaboradores de la empresa.
22. Tampoco

deber permitirse que los funcionarios soliciten el


reconocimiento de firmas, de bienes o de documentos por parte de
los colaboradores de la empresa. En caso que esto suceda, el
responsable por la empresa deber comunicarse inmediatamente
con el departamento legal o el Asesor Jurdico Externo para que
hagan acto de presencia en el lugar de la fiscalizacin y conversen
directamente con los funcionarios.

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fundamentar la violacin del ordenamiento jurdico venezolano.

23. En caso que los funcionarios soliciten copia de los documentos

o libros que le fueron exhibidos, stas debern serle suministradas


por el colaborador responsable .
24. Toda la documentacin exhibida y entregada deber dejarse

plasmada en forma detallada en el acta (tipo de documento y


nmero de folios), que debe elaborar el empleado ayudante, el
cual al final de la fiscalizacin, deber verificar que toda la
informacin plasmada en el acta elaborada por la empresa,
concuerde en su contenido con el acta elaborada por los
funcionarios.
25. En caso que los funcionarios consideren necesario retener alguna

documentacin original,
deber
persuadirlos
la persona
responsable por la empresa para que nicamente se lleven la
copia y dejen el original en los archivos. Sin embargo de verse
obligado deber igualmente dejar constancia en el acta y efectuar
copia del documento para sus archivos.
26. En el supuesto en que los funcionarios intenten retener o llevarse

algn producto, el Gerente o colaborador responsable durante la


inspeccin deber comunicarse inmediatamente con el
departamento legal o Asesor Jurdico Externo, quienes deben
comparecer en el lugar de la fiscalizacin a fin de contar con la
debida asistencia.
27.

Una vez finalizada la fiscalizacin, deber dejarse constancia de la


hora en el acta.

28. El colaborador responsable deber revisar el acta levantada por

los funcionarios y cotejarla con el acta levantada por quien lo


asisti, antes de firmarla, en caso de no corresponderse con la
realidad solicitar que sea colocada la debida observacin.

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fundamentar la violacin del ordenamiento jurdico venezolano.

29. Una vez firmada el acta por los funcionarios, el colaborador de la

empresa deber

quedarse con una copia sellada y firmada.

Posteriormente, deber acompaarlos de la manera ms amable


posible hasta la salida de la empresa y manifestar su disposicin a
entregar cualquier informacin adicional que requieran.
30.

Posteriormente, deben remitirse copias del acta y del acta


levantada por el colaborador asistente al departamento legal o al
Asesor Jurdico Externo.

31.

En caso de que haya informacin que deba ser remitida con


posterioridad a la fecha de la fiscalizacin o exista alguna medida
preventiva que haya sido dictada por los funcionarios, alguna
notificacin que se haya entregado, el
como

responsable

por

la

empresa

colaborador designado
deber

comunicarlo

inmediatamente al superior directo o al departamento legal de la


empresa.
32. Si

ha

habido

alguna

medida

preventiva

dictada

por

los

funcionarios, sta deber ser acatada cabalmente por todos los


colaboradores de la empresa.

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Recomendacin para realizar una auditora interna previa a una


Fiscalizacin

Los posibles documentos que van a requerir las entidades gubernamentales,


estn dentro de la siguiente lista:
1. Acta Constitutiva y/o estatutos de la compaa con las modificaciones de
los mismos hasta el cierre del ejercicio econmico objeto de revisin o
autora.
2. Copia del Registro de Informacin Fiscal (R.I.F)
3. Copia de la inscripcin de la empresa en el Instituto Venezolano de los
Seguros Sociales (IVSS).
4. Copia de las actas de asamblea de accionistas y de junta directiva,
celebradas durante el perodo de doce meses finalizado al cierre del
ejercicio econmico objeto de revisin o auditora.
5. Libros legales tanto de contabilidad, impuestos, (Diario, Mayor, inventario,
junta directiva, Asamblea de Accionistas, Compras, ventas) y otros que
deba mantener de acuerdo a las leyes.
6. Organigrama actualizado de la compaa.
7. Listado de las empresas o partes relacionadas y vinculadas.
8. Declaraciones de Impuesto Sobre la Renta (ISLR) e Impuesto al Valor
Agregado (IVA) correspondiente a los ltimos ejercicios econmicos.
9. Listado con informacin del domicilio fiscal principal y de otras sedes
operacionales y administrativas ubicadas en el pas o en el extranjero.

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Informacin Financiera Contable:


Igualmente, respecto a la informacin financiera contable, podr solicitar:

1. Estados financieros debidamente auditados, expresados en bolvares,


correspondientes a los tres ltimos ejercicios econmicos. Si de acuerdo a
los principios de contabilidad Generalmente aceptados en Venezuela
(VEN-NIF), su moneda funcional fuera distinta al bolvar se aconseja incluir el
correspondiente balance de la comprobacin en dicha moneda.
2. Balance de comprobacin correspondiente a los tres ltimos ejercicios
econmicos. Si de acuerdo a los principios de contabilidad generalmente
aceptados en Venezuela (VEN-NIF), su moneda funcional fuera distinta al
bolvar se sugiere incluir el correspondiente balance de comprobacin en
dicha moneda.
3. Mayor analtico del ltimo ejercicio econmico.
4. Plan de cuentas con el mximo nivel de detalle.
5. Exposicin de los sistemas administrativos utilizados en el proceso de
generacin de la informacin financiera.
6. Manual de normas y procedimientos contables.
7. Informacin detallada de las solicitudes de divisas efectuadas ante CADIVI,
CENCOEX, SICAD, con detalle de solicitudes, aprobaciones, otorgaciones y
pendientes de liquidacin.
En el caso de la Superintendencia de modo discrecional y dependiendo de la
rama o el objeto al cual se dedique la empresa y la actividad econmica de
la misma, a travs del proceso de fiscalizacin podr solicitar adicionalmente
cualquier otra informacin diferente o complementaria a la anteriormente
descrita, es decir, de ser el caso, informacin sobre los elementos de la
estructura de costos de comercializacin de bienes y/o prestacin de servicios
de la empresa, informacin sobre materiales, suministros y productos
terminados, informacin sobre mano de obra, costos indirectos de produccin
o carga fabril, entre otros.

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DIAGRAMA DE FLUJO
PROCEDIMIENTO DE ATENCIN ANTE UNA FISCALIZACIN

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