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Microsoft Excel 2003 Nivel 1

4 - Aplicando formatos
Siempre es importante lograr una buena presentación de los datos de una
planilla, pero a veces no es posible alcanzar plenamente este objetivo mediante
el Autoformato propuesto por Excel 2003. En estos casos será conveniente
recurrir a las variadas y eficientes herramientas de formato que el mismo
programa nos proporciona para personalizar nuestros trabajos.
En el capítulo anterior se utilizó el Autoformato para la presentación de los datos
de la planilla, pero en este capítulo se creará una planilla nueva, en la que los
datos tendrán un tratamiento personalizado mediante la utilización de líneas, el
cambio del tipo de letra, la alineación de la información de las celdas, etcétera.
Por añadidura, se explicarán otras funciones sumamente útiles para las tareas
habituales en las que se utiliza Excel 2003.

Una planilla de ejemplo


Para trabajar en estos temas se creará un archivo nuevo y una planilla con los
datos necesarios para la liquidación de sueldos. Se deberá guardar este archivo,
pues se utilizará para el trabajo de funciones que se verá en el capítulo siguiente.

Figura 4.1: Ejemplo de liquidación de sueldos

Insertando filas
Para que la planilla esté completa, necesitará un título. Para ello, deberá insertar
una o dos filas (según su gusto).

1. Abra el archivo Sueldos y Jornales.


2. Seleccione la fila 1 haciendo un clic en el número de la fila.
2. En el menú Insertar, elija la opción Fila y automáticamente aparecerá la
nueva fila y la planilla se habrá desplazado hacia abajo, tal como muestra la
figura 4.2.

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Figura 4.2: Fila insertada

Sugerencia:
Puede realizar esta operación utilizando el botón derecho del mouse, con el que
se abrirá un "menú contextual" que le permitirá realizar las tareas con mayor
agilidad; para insertar una fila mediante este método, haga lo siguiente:
1. Ubique el puntero del mouse sobre el rótulo de la fila que contiene los
encabezados: Legajo, Apellido ... etc. y pulse allí con el botón derecho. Así
visualizará el menú que muestra la figura 4.4.

Figura 4.3: Menú contextual para insertar

2. Elija la opción Insertar (pulse sobre la misma) y la fila quedará insertada.


3. Posicione el cursor en la celda A1 para escribir el título de la planilla.
4. Escriba el título: Sueldos y Jornales.

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5. Pulse la tecla ENTER para finalizar el ingreso de la información.

Nota:
Puede insertar varias filas con una sola operación. Para ello, deberá seleccionar
sobre el sector izquierdo de los rótulos la cantidad de filas que desea insertar y
luego elegir la opción Insertar del menú contextual o realizar la operación por
el menú.

Figura 4.4: Valores con decimales

Aplicando formato a los números


Cuando calcule promedios, siempre aparecerán muchos decimales. Es posible
cambiar el formato de los números, solamente aumentando o disminuyendo la
cantidad de decimales que desea visualizar, tal como se explicó en el capítulo
anterior.
Además de cambiar la cantidad de decimales, podrá realizar otras
modificaciones, como por ejemplo aplicar un formato específico.
1. Seleccione las celdas que contienen los valores de los sueldos y de las
retenciones; si agregó el título y la interlínea será el rango G4:J19.

2. Haga un clic en el icono Estilo de millares y visualizará los números con el


punto separador de miles y sin decimales.

3. Haga dos clics en el icono de aumentar decimales para asignar dos


decimales a los números seleccionados.

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Atributos para el contenido


El contenido de las celdas, ya se trate de números o texto, puede tener un
formato que modifique los atributos; como por ejemplo, el tipo de letra, su
tamaño o también aplicar atributos para realzar el contenido.
En la planilla que se está creando será necesario realzar los títulos de las
columnas, aumentando el tamaño de letra y aplicando el atributo de negrita.
1. Seleccione el rango A3:J3, que contiene los títulos de las columnas.

2. Haga un clic en el icono de negrita para aplicar este atributo.

3. Haga un clic en el control del icono que cambia el tamaño de la letra y elija
el tamaño 11. Con esta modificación, algunos de los títulos quedarán
cortados, pero no aumente el ancho de la columna, porque la solución se
obtendrá por medio de las alineaciones.
4. Seleccione el rango F16:F19 que contiene los títulos de las filas de totales,
promedios, máximos y mínimos.

5. Haga un clic en el icono de negrita para aplicar este atributo.


6. Posicione el cursor en la celda A1, donde está el título de la planilla.
7. Haga un clic en el control del icono que cambia el tipo de letra y elija el tipo
de letra que desee, por ejemplo: Times New Roman.

8. Haga un clic en el control del icono que cambia el tamaño de la letra y


seleccione el tamaño 20.

9. Haga un clic en el icono de negrita para aplicar este atributo.

10. Haga un clic en el icono que asigna el atributo de cursiva. La figura 4.5
muestra parte de la planilla con los atributos aplicados.

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Figura 4.5: Atributos para el contenido

Alineando el contenido
Cuando ingresa texto, éste se alinea automáticamente a la izquierda de la celda,
mientras que los números se alinean a la derecha. Pero existe la posibilidad de
cambiar la alineación para que la planilla tenga una mejor presentación.
1. Seleccione el rango D4:F15, que contiene la información del sexo, estado
civil y cantidad de hijos.

2. Haga un clic en el icono de centrar y la información se visualizará en el


centro de cada una de las columnas.
3. Seleccione el rango F16:F19, que contiene los títulos de las filas de totales,
promedios, máximos y mínimos.

4. Haga un clic en el icono de alineación derecha y podrá observar los títulos


en forma completa, tal como puede apreciarse en la figura 4.6.

Nota:
Observe que el icono de alineación queda en bajo relieve, lo que indica que es la
alineación activa. Si desea volver a la alineación estándar, deberá hacer un clic
en el icono que está en bajo relieve.

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Figura 4.6: Información alineada

1. Seleccione el rango A3:J3, que contiene los títulos de las columnas, para
solucionar el problema de los títulos largos que no se visualizan en el ancho
de la columna.
2. En el menú Formato, elija la opción Celdas.
3. Haga un clic en la solapa Alineación y visualizará el cuadro de la figura
4.7.

4. Haga un clic en el control del recuadro Horizontal y visualizará la lista de


las posibles alineaciones.
5. Elija la alineación Centrar.

6. Haga un clic en el control del recuadro Vertical y visualizará la lista de las


posibles alineaciones verticales que puede dar al texto.

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Figura 4.8: Cuadro para cambiar la alineación

7. Elija la alineación Centrar.


8. Marque la opción Ajustar texto. Esta opción permitirá que se modifique la
altura de la fila para que se visualice, en el ancho de la columna, la
información completa.

9. Haga un clic en el botón Aceptar y quedarán los títulos tal como los
muestra la figura 4.9.

Figura 4.9: Texto ajustado a la columna

Aplicando bordes
Los bordes, o las líneas alrededor de las celdas, pueden aplicarse utilizando el
icono de la barra de herramientas Formato o utilizando el menú.
En el ejemplo presentado al comienzo del capítulo, se observan líneas verticales
que separan las columnas, pero solamente aparecen líneas horizontales para
dividir las filas de los títulos de columnas y los cálculos finales.

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Nota:
El icono no presenta todas las alternativas de líneas, por lo que se necesitará usar
el menú para trazar ciertas líneas.
1. Seleccione el rango A3:J3, que contiene los títulos de las columnas.

2. Haga un clic en el control del icono que coloca líneas o bordes y visualizará
la paleta de posiciones y estilos de líneas que puede utilizar, tal como lo
muestra la figura 4.10.

Figura 4.10: Paleta de bordes

3. Haga un clic en el icono que coloca líneas alrededor de todas las celdas del
rango seleccionado (indicado en la figura). Observe que el icono de la barra
pasa a tomar este formato de bordes como el predeterminado.
4. Seleccione el rango G16:J19, que contiene los cálculos con funciones.
5. Haga un clic en el icono de bordes (no en la flecha), para aplicar el mismo
formato (recordemos que en el paso 3 quedó preestablecido).
6. Seleccione el rango A16:F19, que contiene los títulos de las filas de los
cálculos con funciones.
7. Haga un clic en el control del icono que coloca líneas o bordes.
8. Abra nuevamente el cuadro de bordes y seleccione en el icono Bordes
exteriores para aplicar ese formato al rango seleccionado.
9. Seleccione el rango A4:J15, que contiene la información de la planilla.
10. En el menú Formato, elija la opción Celdas.
11. Haga un clic en la solapa Bordes y visualizará un cuadro como el que
muestra la figura 4.11.
12. Haga un clic en el icono de contorno y en el área de muestra aparecerán
líneas alrededor de cuatro supuestas celdas.
13. Haga un clic en el icono de línea vertical central que aparece debajo, dentro
del recuadro Bordes.

14. Haga un clic en el botón Aceptar y podrá observar cómo quedan en


la planilla las líneas creadas (figura 4.12).

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Nota:
Utilizando el cuadro de colocación de bordes, usted puede elegir el estilo de las
líneas (punteada, continua, rayas, etcétera) y el color que tendrán. Para esto,
deberá elegir el estilo y el color, antes de fijar la posición, en el área de muestra.

Figura 4.11: Cuadro para colocar los bordes

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Figura 4.12: Bordes a la planilla

Nota:
Las líneas horizontales que aparecen en la planilla son las denominadas "líneas
de división", que le permiten visualizar el tamaño de cada una de las celdas.
Estas líneas, por omisión, no se imprimen.

Aplicando color de relleno


El color de relleno o de fondo permite resaltar ciertas celdas como, por ejemplo,
la de títulos. Para colocar este color puede utilizar el icono de colores de fondo o
si necesita más colores, el menú.
1. Seleccione el rango A3:J3, que contiene los títulos de las columnas.

2. Haga un clic en el control del icono que aplica colores de relleno y


visualizará la paleta de colores que vemos en la figura 4.13, que se utilizará
para colocar un fondo a las celdas.

Figura 4.13: Paleta de colores para el fondo de las celda

3. Elija el color que desea para el fondo de los títulos.


4. Seleccione el rango A16:J19, que contiene los títulos de las filas y los
cálculos con funciones.

5. Haga un clic en el control del icono que aplica colores de relleno y


seleccione el color que desea aplicar.

Sugerencia:
Si desea como fondo un color oscuro, sería recomendable cambiar el
color del texto para obtener un efecto contrastante y poder visualizar e
imprimir el contenido de las celdas con mayor nitidez.

El menú para el color de relleno


Si ninguno de los colores de la paleta de relleno le resulta satisfactorio, puede
recurrir al menú, donde dispondrá de más colores y tendrá además la posibilidad

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de crear un tramado, es decir, una combinación entre dos colores para colocar un
punteado, un rayado, u otros efectos, en el fondo de las celdas.
1. Seleccione las celdas cuyo color de fondo o de relleno desea cambiar.
2. En el menú Formato, elija la opción Celdas.
3. Haga un clic en la solapa Tramas y visualizará un cuadro como el que
muestra la figura 4.14 en la página anterior.
4. Elija el color que desea aplicar.
5. Haga un clic en el control del recuadro Trama y visualizará los diferentes
estilos de trama y los colores que puede usar para la misma.

Figura 4.14: Cuadro para colocar rellenos

6. Elija alguna de ellas y luego haga un clic en el botón Aceptar para


visualizar cómo queda el rango seleccionado con el tramado elegido.

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Figura 4.15: Estilos de trama y colores

Cambiando el nombre a la hoja


Un libro de trabajo de Excel 2003 puede estar formado por muchas hojas, si bien
por omisión sólo presentará tres.
Si va a utilizar varias hojas de un mismo libro o archivo, es recomendable que
asigne un nombre a cada una de las hojas que vaya usando. Por lo general, el
nombre hace referencia al tipo de información que contiene la hoja.
1. Posicione el puntero del mouse en la solapa que aparece en la parte inferior
de la hoja que actualmente tiene el nombre Hoja1.
2. Haga doble clic sobre la solapa con el nombre y el texto quedará
seleccionado, tal como lo muestra la figura 4.16.

Figura 4.16: Nombre de la hoja seleccionado

3. Ingrese el nombre que tendrá la hoja, por ejemplo: Sueldo y retenciones.


4. Pulse la tecla ENTER para confirmar el nombre ingresado. La figura 4.17
muestra cómo se amplía la solapa para que pueda visualizarse el texto
ingresado.

Figura 4.17: Nombre cambiado

Nota:
El nombre de la hoja puede tener como máximo 31 caracteres y como mínimo
un carácter.

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