Está en la página 1de 31

ASAMBLEA

LEGISLATIVA
DEPARTAMENTO
DESARROLLO
ESTRATGICO
INSTITUCIONAL Y
SUBCOMISIN TCNICA

PLAN ESTRATGICO
REA TCNICOADMINISTRATIVA
20122016
(Aprobado en sesin No. 088-2011, 15 de diciembre de 2011, del
Directorio Legislativo, artculo No.
1; modifcacin discapacidad sesin 108-2012, 19 de abril de 2012;
modifcacin priorizacin
proyectos sesin 151-2012 de 11 diciembre de
2012, artculo 21)

PRESENTAC
IN

El artculo 11 de la Constitucin Poltica establece que la Administracin Pblica, en


sentido amplio, est sometida a un procedimiento de evaluacin de resultados y
rendicin de cuentas, con la consecuente responsabilidad personal para los
funcionarios en el cumplimiento de sus deberes.
La evaluacin de resultados y la rendicin de cuentas en prcticas de buen gobierno
exigen la planificacin de las actividades institucionales, para asegurar el
cumplimiento de los objetivos propuestos, asociados a la correcta administracin del
patrimonio pblico.
La Ley N. 8131, Administracin Financiera de la Repblica y Presupuestos Pblicos,
establece respecto de la planificacin en el artculo 4: Todo presupuesto pblico
deber responder a los planes operativos institucionales anuales, de mediano y largo
plazo, adoptados por los jerarcas respectivos, as como a los principios presupuestarios
generalmente aceptados.
El artculo 14 de la Ley N. 8292, Ley General de Control Interno, consigna como deber
del jerarca y los titulares subordinados, entre otros: Identificar y analizar los riesgos
relevantes asociados al logro de los objetivos y las metas institucionales, defnidos
tanto en los planes anuales operativos como en los planes de mediano y de largo
plazos.
En las Normas de control interno para el sector pblico, especficamente en el numeral
3.3 Vinculacin con la planificacin institucional, se menciona: La valoracin del
riesgo debe sustentarse en un proceso de planifcacin que considere la misin y la
visin institucionales, as como objetivos, metas, polticas e indicadores
de
desempeo claros, medibles, realistas y aplicables, establecidos con base
en un conocimiento adecuado del ambiente interno y externo en que la institucin
desarrolla sus operaciones, y en consecuencia, de los riesgos correspondientes.
Asimismo, los resultados de la valoracin del riesgo deben ser insumos para
retroalimentar ese proceso de planifcacin aportando elementos para que el jerarca y
los titulares subordinados estn en capacidad de revisar, evaluar y ajustar
peridicamente los enunciados y supuestos que sustentan los procesos de
planifcacin estratgica y operativa institucional, para determinar su validez ante la
dinmica del entorno y de los riesgos internos y externos.
En concordancia con lo anterior y con el fin de cumplir la normativa mencionada, el
rea Tcnico- Administrativa inici un proceso de reflexin y anlisis para la
formulacin de un plan estratgico para dicha rea. Se pretende que dicho plan
ayude a modelar la manera de realizar las distintas actividades en el futuro,
1

mediante un proceso ordenado, basado en objetivos, estrategias y polticas


claramente definidas, con el propsito de llegar a una situacin deseada en el futuro.
El mencionado proceso es coordinado por la Comisin de Planificacin Institucional de
acuerdo con sus competencias de fijar directrices y polticas que guen la trayectoria
del Plan.
La conduccin tcnica, desde la administracin activa, la realiza el
Departamento de Desarrollo Estratgico Institucional conforme a sus competencias.
Asimismo, el proceso forma parte de acciones que se han venido desarrollando
desde el

pasado, especialmente con la promulgacin de las leyes ya citadas: Ley N. 8292, Ley
General de Control Interno, y Ley N. 8131, Ley de la Administracin Financiera de la
Repblica y Presupuestos Pblicos, y normativa conexa. En particular, se debe
mencionar que el proceso inici sustantivamente a partir del 2000 y a la fecha se han
hecho esfuerzos importantes con la definicin de una metodologa y la formulacin de
varios planes estratgicos, a partir de los cuales se ejecutan los planes anuales
operativos.
En ese contexto, a finales del ao 2010, la Comisin de Planificacin procedi a
integrar la Subcomisin Tcnica, con representantes de los tres macroprocesos
institucionales, quienes fueron nombrados por la Direccin Ejecutiva y las Direcciones
de Divisin, bajo la conduccin tcnica del Departamento Desarrollo Estratgico
Institucional.
Para la elaboracin del Plan Estratgico se parti de un diagnstico institucional, que
incluy una evaluacin del Plan Estratgico 2007-2011, la elaboracin de un Fodal y
matriz DAFO institucional. El anlisis de estos estudios se complement con un sondeo,
practicado a miembros del Directorio legislativo, directores de Divisin, directores y
representantes de los departamentos, direcciones administrativas de fracciones
polticas. A partir de ello, se definieron los elementos sustantivos del Plan y las
lneas estratgicas por seguir.
En el Plan Estratgico Institucional del perodo 2007-2011, se definieron seis reas
estratgicas, las cuales, de conformidad con el sondeo, deban permanecer en lo
sustantivo en el nuevo Plan Estratgico, solo con algunos ajustes de actualizacin.
Luego del anlisis y con los insumos indicados, se definieron diez ejes temticos,
que dieron origen a las reas estratgicas que se han definido; sin embargo, algunos
por tratarse de temas transversales (gnero, planificacin, evaluacin y control,
discapacidad, ambiente, asesoramiento) se vern visualizados en los proyectos y en
los indicadores de medicin que se definan oportunamente en el proceso. Las reas
estratgicas que se determinaron son: tecnologas de informacin y comunicacin,
desarrollo del capital humano, estructura y organizacin funcional, comunicacin e
informacin, infraestructura fsica.
Posteriormente, con fecha de 25 de noviembre de 2011, se realiz una sesin plenaria
con representantes del Directorio legislativo, el director ejecutivo, directores de
Divisin y funcionarios tcnicos, escogidos por los superiores (Direccin Ejecutiva y
directores de Divisin) como criterio experto para formular los objetivos y
enunciados de proyectos de las reas estratgicas determinadas en el diagnstico.
Con base en ello, se envi un documento al director ejecutivo y directores de
Divisin para que lo socializaran con sus departamentos. Las observaciones
resultantes de ese proceso se incorporaron en el documento final.
Posteriormente, se present a la Comisin de Planificacin el documento contentivo del
Plan Estratgico del rea Tcnico-Administrativa 2012-2016 para que emitiera
pronunciamiento, se procedi a incorporar las observaciones planteadas en el seno de

la Comisin y se remiti al Directorio legislativo, por intermedio de la Direccin


Ejecutiva para su aprobacin.
Por acuerdo de la Comisin de Planificacin Institucional, se reitera a los miembros del
Directorio que, para el cumplimiento de los objetivos planteados en el presente Plan
Estratgico, se requiere el apoyo y el

compromiso de dicho rgano colegiado, tanto para la dotacin de recursos como


para la emisin de directrices y polticas que coadyuven a la ejecucin e
implementacin de los proyectos y el Plan en general.

PLAN ESTRATGICO REA TCNICOADMINISTRATIVA 2012-2016


POLTICA
INSTITUCIONAL
Modernizar el rea Tcnico-Administrativa de la Asamblea Legislativa, ajustndola a las
necesidades institucionales y a un proceso de mejoramiento de la calidad para el
cumplimiento de su misin y el logro de su visin.

MISI
N

Desarrollar servicios de asesoramiento, apoyo administrativo y logstico para los


rganos legislativos y las personas usuarias, por medio de un modelo de organizacin
moderna, proactiva, comprometida, facilitando espacios de participacin y
comunicacin social idneos, para cumplir las estrategias establecidas y responder a
los nuevos desafos en el proceso de formacin de la ley y el control poltico.

VISI
N
Constituirse en una organizacin tcnico-administrativa capaz de optimizar los
procesos administrativos, mediante el uso de herramientas modernas para
satisfacer con excelencia los requerimientos de los rganos legislativos y de las
personas usuarias en apego de los valores institucionales.

VALOR
ES TRANSPARENCIA
Actuacin de los funcionarios y las funcionarias en el ejercicio de su cargo, con total
claridad en las acciones
y decisiones, apegadas al ordenamiento normativo, rindiendo cuentas y garantizando
el libre acceso a la informacin de inters pblico de la institucin y velando por que
dicha informacin sea veraz, precisa, de fcil comprensin y oportuna.

COMPROMI
SO

Aplicacin mxima de las capacidades para ejecutar todo aquello que se ha


encomendado. El compromiso que se hace va ms all de la firma de un documento o
contrato; es decir, cuando interviene dicha actitud es porque se conocen las
condiciones que se aceptan y las obligaciones que ello conlleva. Representa una
actitud fundamental que se manifiesta en la identificacin con la visin y la misin
institucional, el esfuerzo realizado para lograrlas y la responsabilidad que nos compete.

IGUALDAD
EQUIDAD

La igualdad implica un trato idntico ante la ley para todas las personas, as como la
posibilidad de que cuenten con las mismas condiciones y oportunidades para
desarrollar sus capacidades y potencialidades plenamente. La equidad comprende un
trato justo a todas las personas, dando a cada cual lo que le pertenece a partir del
reconocimiento de las condiciones y las caractersticas especficas de cada una; por lo
tanto, significa justicia, reconocimiento de la diversidad y eliminacin de cualquier
actitud o accin discriminatoria.

TOLERAN
CIA
Capacidad de saber escuchar y aceptar a las dems personas, valorando las distintas
formas de entender y posicionarse en la vida, siempre que no atenten contra los
derechos fundamentales.
Implica respetar las ideas, las opiniones, las creencias y las prcticas de las dems
personas a pesar de ser diferentes o contrarias a las propias, para motivar un mbito
de convivencia que garantice el orden y el entendimiento pacfico entre las personas.

LEALT
AD
Decisin de hacer aquello con lo que la persona se ha comprometido an en
circunstancias cambiantes; es corresponder y cumplir la obligacin que se tiene con los
dems. Es guardar fidelidad a la institucin, identificndose con ella, actuando con
dedicacin y transparencia en la gestin y buscando el cumplimiento de sus fines con
plena conciencia de servicio a la colectividad. La lealtad supone conocer y aplicar los
principios ticos y valores institucionales que nos rigen, para el desarrollo transparente
y fiel de las buenas relaciones interpersonales.

EXCELEN
CIA
Ejecucin del mejor desempeo y la mxima calidad en las actividades, las
operaciones y los procesos que se realizan, as como en los productos y los servicios
que se brindan, logrados con eficacia y eficiencia, dignos de confianza y
reconocimiento de parte de las personas usuarias.

Una organizacin excelente se esfuerza en satisfacer a todos sus grupos de inters y


su xito se medir en funcin de los resultados que alcanza, la manera de alcanzarlos y
lo que sea capaz de conseguir.

RESPONSABIL
IDAD

Autodisciplina para cumplir los deberes, las obligaciones y los compromisos con los
dems y con nosotros mismos. La persona funcionaria de la Asamblea Legislativa es
responsable de las acciones u omisiones relativas al ejercicio de su funcin y asume las
consecuencias que estas generen.

INTEGRID
AD
Desempeo, recto e imparcial, de todas las acciones involucradas con la realizacin
del trabajo y el empleo de los recursos, en apego absoluto del ordenamiento jurdico y
tcnico que nos rige. Las personas ntegras son personas honradas, honestas y rectas.

Por acuerdo de la Comisin de Planificacin se reitera a los miembros del


Directorio que, para el cumplimiento de los objetivos planteados en el presente Plan
Estratgico, se requiere el apoyo y el compromiso de dicho rgano colegiado, tanto
para la dotacin oportuna de recursos como para la emisin de directrices y polticas
que coadyuven a la ejecucin e implementacin de los proyectos y el Plan en
general.

PLAN ESTRATGICO REA TCNICOADMINISTRATIVA 2012-2016


(Proyectos prioritarios - Acuerdo de Directorio sesin 151-2012 de 11 diciembre de
2012, Artculo No. 21)
OBJETIVO
ESTRATEGICO
(Qu se pretende
lograr?
Para
qu?)
1.1 Actualizacin
de tecnologa de
Informacin y
Comunicaciones
en formatos
accesibles,
inclusivos y
comprensibles
para la
modernizacin
con una inversin
racional

ESTRATE
PROYECTO
RESPONSABLES
PLAZO
GIA (
(Enunciado del proyecto)
(Responsable (s)
APROXIMA
Cmo se
(Posteriormente cada equipo
directo (s) del
DO
alcanzar
formular el proyecto
proyecto)
(Se ajustar el
el
completo)
plazo cuando
objetivo
se formule el
I. AREA ESTRATEGICA: TECNOLOGIAS DE INFORMACIN Y COMUNICACIN
Fortalecien
do y
promoviend
o el acceso
a la
infraestruct
ura
tecnolgica
especficam
ente las
reas de
software,

1.1.1
Software libre en la As
amblea
Legis lativa

Admi
ni
s
tra
ci
n Diagns tico mayo
s uperi or (Di rectori o
2012, Primera
Legi s l a ti vo
y Di recci
n
Ej ecuti va ),
con
el etapa de
a poyo
de
l os
Di implementacin
rectores
de Di vi s i n
y mayo
Depa rta mento
de I 2013 y s egunda
nform ti ca

etapa cons
olidacin mayo
2014.

1.1.2
Firma digital en la As
amblea
Legis lativa

1.1.3
Seguridad de la
informacin de la
As amblea Legis lativa

1.1.4
Plan Es tratgico de
Tecnologas de
Informacin

Admi
ni
s
tra
ci
n Enero 2012 s uperi or (Di rectori o
Noviembre
Legi s l a ti vo
y Di recci
n
Ej ecuti va ),
con
el 2015
a poyo
de
l os
Di
rectores
de Di vi s i n
y
Depa rta mento
de I
Admi
ni
s
tra
ci
n
2013 - 2016
s uperi or (Di rectori o
Legi s l a ti vo
y Di recci
n
Ej ecuti va ),
con
el
a poyo
de
l os
di
rectores
de Di vi s i n y
el
Depa rta mento
de I
nform ti ca
Admi
ni
s
tra
ci
n
2013-2016
s uperi or (Di rectori o
Legi s l a ti vo
y Di recci
n
Ej ecuti va ),
con
el
a poyo
de
l os
Di
rectores
de Di vi s i n
y
Depa rta mento
de I
nform ti ca

OBJETIVO
ESTRATEGICO
(Qu se pretende
lograr?
Para
qu?)
2.1. Establecer un
sistema de gestin
orientado al
desarrollo del
capital humano,
con un enfoque
equitativo e
inclusivo,
con el fin de
satisfacer los

2.2
Contar con
la Poltica
Institucional de
Derechos de
Personas con
Discapacidad y
Accesibilidad de
la Asamblea
Legislativa,
acorde con la
Convencin sobre
Derechos de
Personas con
Discapacidad y la
Poltica Nacional
de Discapacidad y
propiciar as la
incorporacin de la
Igualdad de
Oportunidades, el
Diseo Universal y
el Desarrollo
2.3 Contar con
una poltica
institucional de
igualdad y
equidad de
gnero de la
Asamblea

II. AREA ESTRATEGICA: DESARROLLO DEL CAPITAL HUMANO


ESTRATE
PROYECTO
RESPONSABLES
PLAZO
GIA (
(Enunciado del proyecto)
(Responsable (s)
APROXIMA
Cmo se
(P osteriormente cada equipo
directo (s) del
DO
alcanzar
formular el proyecto
proyecto)
(Se ajustar el
el
completo)
plazo cuando
objetivo
se formule
el
Rec ur s os Huma nos
Disear
y
2.1.1
Dis ear y ejecutar un
5
aos
formular las plan de capacitacin y
polticas y
formacin acces ibles y
comprens ibles para lograr el des
planes
institucional arrollo integral
inclus ivo y equitativo del capital
es
humano, el cual otorgue facilidades
en el des arrollo de s us
potencialidades . (Ves e nota No. 1)
Desarrolland
o
competencia
s de los
funcionarios
y
funcionari
as
mediante
Disear e
implementa
r la Poltica
Instituciona
l de
Derechos de
Personas
con
Discapacida
d y
Accesibilida
d de la
Asamblea
Legislativa

2.1.2
Cultura y clima
organizacional, Proyecto
TEJER: Cultura de excelencia ins
titucional
(Des arrollo de la tercera etapa del
proyecto)

Comi s i n CI CCO, Depto.


de
Rec ur s os Huma nos

2.2.1
Elaborar, planes , polticas y
programas de inclus in, s ens
ibilizacin, capacitacin,
s eguridad, acces ibilidad y
emergencias , as como de promocin
de la participacin de las ONG y pers
onas con dis capacidad y otros
actores de la s ociedad civil, en la
capacitacin interna y externa,
relacionado con la proteccin de
derechos laborales y de pers onas con
dis capacidad, producto del
diagns tico ins titucional en dis
capacidad con s us
res pectivos planes de accin,
monitoreo y evaluacin. (Nota
No. 2)

Di
r
ec
c
i
n
Di vi s i n Admi ni s tr a ti va
,
Depto. Ser vi c i os de
Sa l ud,
Uni da d
de Di s c a pa c i da d, Depa r
ta mento de Des a r r ol l o
Es tr a tgi c o

5 aos

1
ao

( En

Disear e
implementar
una poltica
de igualdad
y equidad de
gnero de la

c onc or da nc i a c on l a s l eyes 8 86 2 y s u
Regl a mento, l a
Convenc i n s obr e Der ec hos de Per s ona s c
on
Di s c a pa c i da d (Ley 86 6 1 ), Ley 7 6 00 I gua l

2.3.1 Elaborar la poltica de igualdad Rec ur s os


EG
y equidad de gnero de la As amblea
Legis lativa (PIEGAL), producto del
diagns tico ins titucional de gnero
con s us res pectivos planes de accin,
monitoreo y evaluacin

Huma nos , UTI

2
aos

III. AREA ESTRATGICA: COMUNICACIN E INFORMACIN


OBJETIVO
ESTRATE
PROYECTO
RESPONSABLES
PLAZO
ESTRATEGICO
GIA (
(Enunciado del proyecto)
(Responsable (s)
APROXIMA
(Qu se pretende
Cmo se
(Posteriormente cada equipo
directo (s) del
DO
lograr?
alcanzar
formular el proyecto
proyecto)
(Se ajustar el
Para
el
completo)
plazo cuando se
qu?)
objetivo
formule el
Di re cto ri o Le gi s l
3.1 Contar con
Disear e
3.1.1 Elaborar y aprobar una
1 ao
a ti vo , Di re cci n
una poltica
implementar propuesta de poltica institucional de Eje cu ti va ,
institucional de
una poltica comunicacin e informacin integral
De p a rta me n to d e Re l a ci o
nes
comunicacin e
institucional y accesible. (Diagnstico, diseo y
P b l i ca s , Pre n s a y Pro
informacin
de
plan de accin)
to co l o , De p a rta me n to
integral y
comunicaci
d e Se rvi ci o s
Bi b l i o te ca ri o s ,
accesible, que
n e
De p a rta me n to d e I n fo
posibilite el
informacin
rm ti ca , Ofi ci n a d e I n i
fortalecimiento de integral y
ci a ti va Po p u l a r, Un i d a
d T cn i ca d e I gu a l d a d
la participacin
accesible
y Eq u i d a d d e G n e ro ,
plena y efectiva
De p a rta me n to d e Arch i vo
de las personas en
,
el proceso de
De p a rta me n to d e Co mi
s i o n e s , Se cre ta ra d e l
formacin de la
Di re cto ri o ,
ley y las dems
De p a rta me n to d e Se rvi ci o
3.1.2 Divulgar e implementar el Plan Di re cto ri o Le gi s l
3 aos
a ti vo , Di re cci n
de Accin del Sistema de
Eje cu ti va ,
Comunicacin e Informacin Integral y De p a rta me n to d e Re l a
ci o n e s P b l i ca s , Pre n
accesible
s a y Pro to co l o , De p a rta
me n to d e Se rvi ci o s
Bi b l i o te ca ri o s ,
De p a rta me n to d e I n fo
rm ti ca , Ofi ci n a d e I n i
ci a ti va Po p u l a r, Un i d a
d T cn i ca d e I gu a l d a d
y Eq u i d a d d e G n e ro ,
De p a rta me n to d e Arch i vo
,
De p a rta me n to d e Co mi
s i o n e s , Se cre ta ra d e l

OBJETIVO
ESTRATEGICO
(Qu se pretende
lograr?
Para
qu?)
4.1
Apoyar la
gestin
parlamentaria para
la construccin de
una sede
legislativa acorde
con el quehacer
institucional, bajo
parmetros de
equidad, diseo
universal y con
accesibilidad en
igualdad de
oportunidades
para
todas las personas
habitantes del pas

ESTRATE
GIA (
Cmo se
alcanzar
el
objetivo
a)

IV. AREA ESTRATEGICA: INFRAESTRUCTURA FISICA


PROYECTO
RESPONSABLES
(Enunciado del proyecto)
(Responsable (s)
(Posteriormente cada equipo
directo (s) del
formular el proyecto
proyecto)
completo)

PLAZO
APROXIMA
DO
(Se ajustar el
plazo
cuando
se
5 aos

4.1.1 Cons truccin de s ede legis


Directorio legis
lativa
Brindar el
lativo. Direccin
Etapas :
1)
apoyo
Ejecutiva y Divis
Suminis trar al rgano ejecutor las
logstico al
iones
neces idades ins titucionales en planta rea Tcnica
rgano
2)
ejecutor para fs ica.
Brindar apoyo en la definicin y
dar
continuidad priorizacin de las etapas del
proyecto.
3)
al contrato
Brindar recomendaciones al rgano
de
ejecutor
fideicomiso
s obre el dis eo univers al de la s ede
firmado
(variable ambiental, acces ibilidad,
entre la
equidad e igualdad de oportunidades
Asamblea
4) Colaborar con los
Legislativa y ).
proces os de contratacin adminis
el Banco
trativa que s e requieran.
Costa Rica.
b) Solicitar a 5) Colaborar con la ges tin pres
las Unidades upues taria requerida para la
ejecucin del proyecto. 6. Se debe
de
Discapacidad contemplar en es te proyecto el Sis
y Gnero un tema de ges tin de
plan factible s es iones de los rganos legis lativos
y viable para
el
mejoramient
Nota No. 1: Es te proyecto (2.1.1) contemplar y ges tionar todos los enunciados relativos a capacitacin y formacin,
los cuales s e detallan a
continuacin: a) Programa de formacin y capacitacin permanente de derechos de pers onas con dis capacidad y
acces ibilidad. b) Programa de formacin y capacitacin permanente de Igualdad y Equidad de Gnero (UTIEG. c)
Plan de capacitacin en tecnologas de la informacin y comunicacin acces ibles y comprens ibles . Incorporar
el proyecto relacionado con es cuela legis lativa.
Nota No. 2: Es te proyecto (2.2.1) por lo tanto contemplar la implementacin de la poltica ins titucional de inclus in
y proteccin laboral, ley 8862, actualizacin e implementacin del plan ins titucional de emergencias inclus ivo y la
implementacin del plan de s alud y s eguridad laboral
inclus ivos .

10

PARTICIPANTES EN LA
FORMULACIN DEL PLAN

Han participado en el proceso de formulacin del Plan Estratgico


del rea Tcnico- Administrativa de la Asamblea Legislativa 2012-2016:

Lic. Antonio Ayales Esna


DIRECTOR EJECUTIVO
COMISIN DE PLANIFICACIN INSTITUCIONAL
Antonio Ayales Esna, director ejecutivo
Fernando Romn Carvajal, director Departamento Desarrollo
Estratgico Institucional
Pedro Solano Garca, director Divisin Administrativa
Elena Fallas Vega, directora Divisin Legislativa
Reyna Marn Jimnez, directora Asesora Legal
Ana Castro Vega, directora Departamento de Informtica
Hugo Cascante Mic, director Departamento de Recursos Humanos
Melvin Laines Castro, director Departamento de Proveedura
Avelino lvarez Vega, subauditor
Mario Delgado Umaa, director Departamento Financiero
Mara Auxiliadora Senz Bianco, Departamento Desarrollo Estratgico
Institucional
Luis Fernando Chacn Monge, director Departamento de Servicios
Generales

EQUIPO TCNICO-CONDUCTOR

(Depto. Desarrollo Estratgico Institucional)

Lic. Fernando Romn Carvajal, director


Lic. Milton Madriz Cedeo, subdirector
MBA. Auxiliadora Senz Bianco, jefe rea Planificacin y Evaluacin
Licda. Dahianna Leiva Navarro, asesora del rea

SUBCOMISIN TCNICA DE FORMULACIN DEL PLAN

Representantes macroproceso gerencial estratgico:


Lic. Luis Durn Araya, Direccin Ejecutiva
Lic. Ral Silesky Jimnez, Depto. Relaciones Pblicas, Prensa y
Protocolo
Haydee Hernndez Prez, Unidad Tcnica de Equidad e Igualdad de
Gnero
11

Representantes macroproceso administrativo:

MBA. Pedro Solano, Divisin Administrativa

12

Lic. Francisco Araya Alfaro, Divisin Administrativa


Lic. Carlos Azofeifa Gonzlez, Depto. Servicios Generales
Licda. Lilliam Alejandra Caldern Montoya, Depto. Recursos Humanos

Representantes macroproceso legislativo:

MBA. Ana Castro Vega, directora Depto. Informtica


Licda. Roxana Murillo lvarez , Depto. de Informtica
Lic. Mario Garca lvarez, Divisin Legislativa
Licda. Mayela Araya Herrera, Servicios Tcnicos
Lic. Olman Ramrez, representante de la Divisin Legislativa

PROCESAMIENTO DE DATOS CUALITATIVOS Y


CUANTITATIVOS
Lic. Olman Ramrez Moreira, Depto. Servicios Bibliotecarios,
Documentacin e
Informacin, rea de
Estadstica.

TALLER DE FORMULACIN
DEL PLAN PARTICIPANTES
POR REA ESTRATGICA (25
de noviembre de 2011)

I. TECNOLOGAS II. GESTION


DEINFORMACIN Y CAPITAL
HUMANO
COMUNICACIN
Delgado Umaa
Mario

Araya Alfaro
Francisco

III. ESTRUCTURA
Y
ORGANIZACIN
FUNCIONAL
Ayales Esna Antonio

Fallas Vega Elena Caldern Montoya Araya Herrera Mayela


Lilliam
Garca Zamora
Cascante Mic Hugo Cruz Jaen Sonia
Eduardo
Murillo Alvarez
Campos Arias Marisol Fonseca Len Odette
Roxana
Snchez Crdoba Quirs Ramrez
Garca Alvarez Mario
Leonardo
Laines Castro MelvinCampos Rojas Ana Ruiz Obando Guiselle
Grace

IV. COMUNICACIN V. INFRAESTRUCTURA


E INFORMACIN FSICA
Durn Araya Luis

Azofeifa Gonzlez
Carlos

Salazar Elizondo Ma. Camacho Sandoval


Fullmen
Rodolfo
Granados Brenes Karla Chacn Monge Luis Fdo.
Hernndez Prez
Marn Jimnez Reyna
Haydee
Jimnez Snchez Sandra Martn Ovares Edgar
Silesky Jimnez Ral

Sterling Araya Eduardo Ziga Quirs Isabel

Montero Araya Carolina


Solano Garca Pedro

Vargas Ayales Virginia

METODOLOGA PARA LA FORMULACIN DEL

PLAN ESTRATGICO I.

OBJETIVO

Formular el Plan Estratgico del rea Tcnico-Administrativa,


2012-2016, segn
diagnstico y partiendo de las reas estratgicas que se
definan para la mejora continua de los procesos Institucionales.

II.
LIMITANTES

De presupuesto y de recurso humano del Depto.


Desarrollo Estratgico
Institucional (DEI) como conductor del proceso.
Plazo para la realizacin de la formulacin del Plan Estratgico.

III. FACTOR CRTICO


DE XITO

Para el xito de este proceso, se requiere el apoyo y el compromiso


del Directorio legislativo para la dotacin de recursos y la emisin
de directrices y polticas que coadyuven a la ejecucin e
implementacin de los proyectos y el Plan en general.

IV. ROLES DE LOS


PARTICIPANTES

A continuacin, se detallan las responsabilidades de los


diferentes actores en el proceso de formulacin del Plan Estratgico:
a.

Auditora Interna:

Fiscalizacin del proceso.


b. Administracin superior (Directorio legislativo y
Direccin Ejecutiva):
Emisin de polticas y directrices necesarias.

Apoyo para el proceso de formulacin del Plan Estratgico y


para el cumplimiento de los objetivos, la realizacin de
proyectos, la asignacin presupuestaria y el respectivo
seguimiento.
Aprobacin del
rea Tcnico-

documento

del

Plan

Estratgico

del

Administrativa, 20122016.
c.

Comisin de Planificacin Institucional:


Apoyo para la consolidacin del proceso de formulacin del
plan, para lo cual conocer de la propuesta del Plan
Estratgico del rea Tcnico- Administrativa, 2012-2016, y
emitir un pronunciamiento para que el Departamento
Desarrollo Estratgico Institucional presente la propuesta
ante el Directorio legislativo, por intermedio de la Direccin
Ejecutiva para su aprobacin.

d. Depto. Desarrollo Estratgico Institucional (DEI)


Equipo conductor
Conduccin tcnica y metodolgica del proceso de
planificacin estratgica institucional y, por ende, de la
formulacin del Plan Estratgico del rea TcnicoAdministrativa, 2012-2016.
e. Subcomisin Tcnica para la formulacin del PEI
2012-2016
Elaboracin de la propuesta del Plan Estratgico del rea
Tcnico- Administrativa, 2012-2016, bajo la conduccin
tcnica y metodolgica del Departamento Desarrollo
Estratgico Institucional.
f.

Direcciones de Divisin y departamentales


Apoyo para la realizacin del proceso y facilitacin
del
personal profesional especializado en el tema
(facilitadores) para la conformacin de la Subcomisin
Tcnica.

g.

Facilitadores o personal profesional requerido


Participacin activa segn requerimiento de
la Comisin.

V.

FORMULACIN DEL PLAN ESTRATGICO


DEL REA TCNICOADMINISTRATIVA, 2012-2016

5.1 Organizacin del proceso de


formulacin
La Comisin de Planificacin acuerda nombrar una Subcomisin
Tcnica con representantes
de los tres macroprocesos
institucionales (gerencial estratgico, legislativo y administrativo),
para lo cual la Direccin Ejecutiva y direcciones de Divisin
nombran sus representantes.
5.2
Desarrollo del proceso de
formulacin del PEI
Sesiones de trabajo de la Subcomisin Tcnica designada para la
formulacin del diagnstico.
a)
Diagnstic
o
Determinacin de la situacin actual, los asuntos crticos
y las reas estratgicas en que constara el Plan Estratgico
del rea Tcnico- Administrativa, 2012-2016, (vigencia,
inclusin o exclusin de alguna, etc.)
Insumos:
1.

2.
3.
4.
5.

Informe Percepcin del rea Tcnico-Administrativa


en relacin con el nivel de aplicacin y ejecucin del
Plan Estratgico Institucional
2007-2011.
Anlisis Fodal de los departamentos del rea
Tcnico- Administrativa, direcciones administrativas
de fraccin y evaluaciones anuales.
Recopilacin y anlisis de los diagnsticos generales
y especficos realizados de previo en la institucin.
Informe de riesgos institucional.
Elaboracin y aplicacin de un sondeo de opinin a
los diferentes usuarios de servicios del rea TcnicoAdministrativa.

Como resultado del anlisis de los insumos indicados se


determinaron diez ejes temticos, los cuales dieron origen a
las reas estratgicas que se han definido; sin embargo,
algunos por ser temas transversales (gnero, planificacin,

evaluacin
y
control, discapacidad,
ambiente
y
asesoramiento) se vern visualizados en los proyectos y en
los indicadores de medicin que se definan oportunamente
en el proceso. Las reas estratgicas que se
determinaron
son:
tecnologas de informacin y
comunicacin, desarrollo del capital humano, estructura y
organizacin
funcional, comunicacin
e
informacin,
infraestructura fsica.

b) Revisin de la misin, la visin y los valores


institucionales y del rea Tcnico- Administrativa
Para la revisin de estos elementos, la Subcomisin Tcnica se
subdividi y el equipo designado analiz dichos elementos y
formul la propuesta respectiva. Dicha propuesta fue analizada y
aprobada en el seno de la Subcomisin para que sirviera de
insumo para el taller de formulacin del plan.
c) Determinacin de polticas, objetivos estratgicos,
estrategias y enunciados de proyectos
Se realiz un taller en el saln multiuso del Tribunal Supremo de
Elecciones, con representantes del Directorio legislativo, el
director ejecutivo, directores de Divisin y funcionarios tcnicos,
escogidos por los superiores (Direccin Ejecutiva y directores de
Divisin) como criterio experto para formular los objetivos y
los enunciados de proyectos de las reas estratgicas
determinadas en el diagnstico.
d) Socializacin de la propuesta a cargo de la Direccin
Ejecutiva y direcciones de
Divisi
n
Se remiti la propuesta a la Direccin Ejecutiva y direcciones de
Divisin para que lo socializaran con sus departamentos. Las
observaciones resultantes de ese proceso se incorporaron en el
documento final.
e) Presentacin de la propuesta a la Comisin de
Planificacin Institucional para su pronunciamiento
Se present a la Comisin de Planificacin el documento
contentivo del Plan Estratgico del rea Tcnico Administrativa
2012-2016, para que emitiera su pronunciamiento. Posteriormente,
se procedi a incorporar las observaciones planteadas en el seno
de la Comisin.
f)

Formalizacin y oficializacin del Plan


Estratgico del rea Tcnico- Administrativa 20122016

Se remiti el documento final al Directorio


intermedio de la
Direccin Ejecutiva, para su
aprobacin.
g)
Establecimiento
(portafolio de proyectos)

de

legislativo por

proyectos

Los proyectos se formularn por parte de los responsables,


una vez que el

Directorio legislativo apruebe el Plan Estratgico del rea


Tcnico-Administrativa
2012-2016, y en ellos se incorporarn los elementos
necesarios para su seguimiento y control (metas, indicadores,
cronograma, etc.).
h)
Evaluaci
n
Aprobado el Plan por el Directorio Legislativo, sigue la etapa de
ejecucin, control y evaluacin.
El control y la evaluacin sern actividades peridicas, con un
inters correctivo para el logro de los objetivos. Ser dirigido
por la Comisin de Planificacin y

conducido tcnicamente por el Departamento Desarrollo


Estratgico Institucional; asimismo, los rganos gerenciales
tendrn la responsabilidad del seguimiento y el control de las
actividades que dicte la ley, segn su mbito.

VI. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES EJECUTADAS PARA LA


FORMULACIN DEL PLAN

ACTIVIDA
DES
30 junio 2010. Se solicita audiencia con el Directorio legislativo para dar a conocer un
nuevo planteamiento en relacin con el PEI y el fortalecimiento de la planificacin
estratgica institucional.
9 de agosto del 2010. El Directorio legislativo pasado da audiencia a la Comisin de
Planificacin. Se realiza en el mes de octubre con algunos representantes del
Directorio.

Agosto, 2010. A solicitud de la Comisin de Planificacin, la Subcomisin Tcnica


emite el Informe de Percepcin del rea Tcnico-Administrativa en relacin con el
nivel de aplicacin y ejecucin del Plan Estratgico Institucional 2007-2011. Lo anterior
se ejecut con el fin de determinar la vinculacin de los PAO con el Plan Estratgico
2007-2011, el grado de ejecucin de los proyectos y la vigencia de las reas
estratgicas, principalmente, a partir de sondeos de opinin y anlisis de informacin
documental.

Agosto, 2010. Comisin de Planificacin nombra la Subcomisin Tcnica para el


anlisis del informe de percepcin.

Setiembre, 2010. La Subcomisin emite criterio:

Ejes temticos siguen vigentes.


Para formulacin del PAO 2012 se debera tomar como insumo estratgico el
PEI vigente 20072011.
Para el PEI que se estar formulando a partir de 2012 se
determinar la viabilidad y
direccionamiento de los proyectos asociados a los objetivos estratgicos.
La Comisin de Planificacin acoge pronunciamiento y emite directriz para que en el
PAO 2012 se tomen como insumo los ejes estratgicos del Plan 2007-2011.

Julio, 2011. DEI presenta a la Comisin de Planificacin metodologa para la


formulacin del Plan Estratgico
2012-2016. Responsables y roles del proceso, fases, cronograma.

Agosto, 2011.

La Comisin de Planificacin Institucional conforma la Subcomisin Tcnica


para la formulacin del Plan Estratgico, con representantes de los tres
macroprocesos
institucionales
(gerencial
estratgico,
legislativo
y
administrativo).
Presentacin a la Subcomisin de la metodologa de trabajo y programacin de
actividades.
Se incorpora la Unidad Estadstica como apoyo del proceso.
Agosto, 2011.
Se elabora un cronograma para el desarrollo de las fases de la formulacin del
Plan.
Se inicia la fase de diagnstico con una recopilacin de insumos.

Envo de circular a miembros del Directorio legislativo, con la comunicacin


del inicio del proceso
de formulacin del Plan y solicitud de directrices
y reunin.
Setiembre, 2011. La Subcomisin se divide en equipos de trabajo para el anlisis
de los insumos y la presentacin de informes, conforme lo siguiente:
Evaluacin del PEI 2007-2011.
Integracin de anlisis Fodal departamentales y determinacin matriz DAFO
institucional.
Sondeo de opinin.

Octubre, 2011. Elaboracin y aplicacin de sondeo:

El grupo designado, en coordinacin con la Unidad de Estadstica,


elabor un cuestionario estructurado con preguntas cerradas y abiertas para
ser aplicado en forma autoadministrada.
Se aplica a miembros del Directorio legislativo, Auditora Interna, Direccin
Ejecutiva, directores de Divisin, direcciones de departamento y
administrativas de fraccin, jefes de rea y enlaces departamentales.
Octubre, 2011.
Se subdivide la Subcomisin Tcnica para el anlisis de los elementos
relativos al marco estratgico, teniendo como insumo los resultados del
diagnstico (Informe de percepcin, Fodal y matriz DAFO institucional y
resultados del sondeo).

Un grupo se abocar a la revisin de la misin, la visin y los valores.

Otro grupo se dedicar al anlisis y la determinacin de las reas


estratgicas o ejes temticos
que deben abordarse en el Plan Estratgico.

Un tercer grupo se abocar al anlisis de los elementos que deben


incorporarse dentro del
proceso del Plan Estratgico, como mecanismos de divulgacin,
socializacin, ejecucin, evaluacin y seguimiento.
27 de octubre, 2011.
En sesin N. 081-2011, con miembros del Directorio legislativo, directores de
Divisin, director y jefe rea del Depto. Desarrollo Estratgico Institucional se
presentan los avances en la formulacin del Plan Estratgico 2012-2016, los
resultados del diagnstico, los ejes estratgicos del Plan y prejubilacin y los
ejes estratgicos propuestos por el primer secretario. Se giran lineamientos y
directrices por parte de ese rgano colegiado para la formulacin del Plan.

15 de noviembre, 2011.
Se efecta un taller para la formulacin del Plan, con la participacin de
funcionarios tcnicos designados por el Directorio legislativo, la Direccin
Ejecutiva y los directores de Divisin. Se solicita que sean personas con el
perfil profesional y tcnico requerido para que acten como criterio experto
para la definicin de los elementos contentivos del Plan (definicin de los
objetivos, estrategias, enunciados de proyectos y responsables), segn el rea
estratgica determinada.
Previamente se enviaron los insumos necesarios (resultados del sondeo, marco
estratgico, Fodal institucional, directrices giradas por los miembros del
Directorio en cuanto a los proyectos que se propone formular).

7 de diciembre, 2011

Se presenta a conocimiento de la Comisin de Planificacin la propuesta del


Plan Estratgico del rea Tcnico-Administrativa 2012-2016 para su anlisis. Se
designa al Depto. Desarrollo Estratgico Institucional para incorporar las
observaciones pertinentes de los miembros de la Comisin y que remita a la
Direccin Ejecutiva el documento para presentacin al Directorio legislativo
para su aprobacin.
15 de diciembre, 2011
Presentacin al Directorio Legislativo del Plan Estratgico del rea TcnicoAdministrativa 20122016, por parte del Depto. Desarrollo Estratgico Institucional.

15 de diciembre, 2011

Aprobacin Plan Estratgico del rea Tcnico-Administrativa 2012-2016, por


parte del Directorio
Legislativo (Sesin ordinaria No. 088-2011, artculo 1.
19 de abril, 2012

Se modifica el Plan Estratgico del rea Tcnico-Administrativa 2012-2016, por


parte del Directorio
Legislativo (sesin 108-2012, 19 de abril de 2012) tema discapacidad.
11 de diciembre, 2012

Modificacin del
Plan Estratgico del rea Tcnico-Administrativa 20122016, por parte del Directorio Legislativo (sesin 151-2012 de 11 diciembre
de 2012, artculo 21) aprobacin de proyectos prioritarios a desarrollar en el
plan estratgico. Segn Directriz los dems proyectos que estaban incluidos
en el plan aprobado inicialmente el 15 de diciembre de 2011 y que no se
consideraron prioritarios se incorporarn en la planificacin de los
departamentos segn su competencia.