UNIVERSIDAD: GALILEO

TUTOR: Sender Alay

CURSO: AUTOMATIZACIN DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS

Ensayo

Erick Felipe
Barrera Gmez
Carn No. 15007173
Cei: Jutiapa
Guatemala 7 de marzo de 2015

INTRODUCCION

Iniciar por preguntarse el por qu implementar sistemas de automatizacin dentro de la

empresa, es un punto fundamental para encaminarse al crecimiento y el xito. La
dinmica en una economa global como la actual exige que las empresas tengan
informacin para atender la demanda del mercado tanto en oportunidad como en calidad,
y esto solo puede lograrse si se tienen las herramientas adecuadas. Las empresas que no
automatizan y/o no cuentan con el apoyo de sistemas de informacin tienden a
estancarse y en muchos casos a desaparecer, al no estar preparadas para competir en
igualdad de condiciones.

El objetivo de la automatizacin de oficinas es el incremento de la productividad y la

eficiencia a travs de mltiples tecnologas, que dan apoyo a una amplia gama de
aplicaciones orientadas a mejorar el desempeo de las actividades realizadas dentro de
una organizacin. Se dice que estas tecnologas y aplicaciones proveen la base para la
integracin de cualquier oficina, de manera que se debe prestar especial atencin a los
aspectos de anlisis, estructura, asignacin de recursos y tecnologa disponible, para
obtener el mximo beneficio y al mismo tiempo evitar crear temores o falsas expectativas
en el lugar de trabajo. Es de vital importancia que se determine el nivel y naturaleza de
automatizacin en la empresa. La automatizacin de oficinas es un concepto amplio y
multifactico que se agrupa en dos ambientes principales: el de la administracin y el de
la tecnologa de informacin, los cuales son parte significativa para el xito de la
implantacin de este concepto. La automatizacin abarca una gama de aplicaciones
relacionadas con el proceso y transmisin de informacin, el cual vara desde la captura y
presentacin, hasta la distribucin de la misma. Comience en su empresa por evaluar que
tan viejas son sus versiones de software, ya que es muy poco probable que se pueda
competir en el mercado mediante el uso de Windows 3.0, Excel o Lotus 123 en su primera
versin, Word perfecta 4.0 para DOS y DBASE III. Para poder iniciar cualquier proyecto
de automatizacin de oficinas se requiere el apoyo total de un ejecutivo, con el fin de
contar con los recursos necesarios y ejercer influencia en las organizaciones con la
autoridad necesaria. De las alternativas estratgicas que se sugieran deben asignar
prioridades en correspondencia con los objetivos definidos. Una vez se han delimitado las
estrategias, prioridades y roles, se determina una metodologa de trabajo. La ltima fase
es la instrumentacin del proyecto, la cual incluye la capacitacin a los usuarios en el
manejo del sistema. El sistema debe ser siempre mejor al que se utiliza y que se
mantenga abierto y dinmico a las nuevas demandas del mercado.

CONCLUSION
Los resultados de la implementacin de una solucin de automatizacin de procesos en
cualquier rea de la organizacin pueden medirse en primera instancia por la reduccin
de tiempos y de costos, en segunda por el aumento de productividad del rea impactada y
en tercera instancia en beneficios en calidad, oportunidad, seguridad, eficiencia,
transparencia y mejor servicio. La falta de automatizacin en las organizaciones genera
retrocesos, atrasos, falta de trazabilidad y dependencia de personas; todo ello conlleva, a
mayores costos y a baja productividad.
Contar con soluciones de automatizacin dentro de los procesos administrativos de una
empresa genera grandes beneficios. Cuando se automatizan procesos se pueden
contabilizar los tiempos de cada etapa, identificar dnde se generan cuellos de botella y
tomar correctivos; se puede saber y monitorear cules actividades fueron terminadas o no
en los plazos y tiempos esperados, se elimina el uso de papeles y se reduce la
dependencia de personas. Adicional a esto, el originador de la solicitud del servicio puede
saber en todo momento dnde est su proceso y el dueo del proceso o principal
responsable, puede monitorear cada etapa; en general se puede administrar y tener
control del proceso de principio a fin.