SISTEMA DE INFORMACION GERENCIAL:

Los sistemas de informacin gerencial son una coleccin de sistemas de

informacin que interactan entre s y que proporcionan informacin tanto para
las necesidades de las operaciones como de la administracin.
2.1 BASE DE DATOS:
Una base de datos (cuya abreviatura es BD) es una entidad en la cual se
pueden almacenar datos de manera estructurada, con la menor redundancia
posible. Diferentes programas y diferentes usuarios deben poder utilizar estos
datos. Por lo tanto, el concepto de base de datos generalmente est
relacionado con el de red ya que se debe poder compartir esta informacin. De
all el trmino base. "Sistema de informacin" es el trmino general utilizado
para la estructura global que incluye todos los mecanismos para compartir
datos que se han instalado.
TECNICAS:
Tcnicas para datos primarios La entrevista y sus variaciones
Al respecto dice: La encuesta es una tcnica que consiste en obtener
informacin acerca de una parte de la poblacin o muestra, mediante el uso del
cuestionario o de la entrevista. La recopilacin de la informacin se realiza
mediante preguntas que midan los diversos indicadores que se han
determinado en la operacionalizacin de los trminos del problema o de las
variables de la hiptesis. Es una tcnica de investigacin de campo que puede
variar.
El cuestionario.
Es un formato redactado en forma de interrogatorio para obtener informacin
acerca de las variables que se investigan, puede ser aplicado personalmente o
por correo y en forma individual o colectiva y debe reflejar y estar relacionado
con las variables y sus indicadores. La misma autora antes indicada anota los
procedimientos para su elaboracin:
Diseo de la muestra.
Preparacin de un directorio para su aplicacin
Diseo y aplicacin de un cuestionario piloto
Preparacin del cuestionario definitivo
Aplicacin del cuestionario.
Tabulacin.
Interpretacin de los resultados

En cuanto al contenido anota lo siguiente:

Identificacin o encabezado
Nombre del grupo que realiza la investigacin
Identificacin de la persona encuestada, edad, sexo, estado civil, escolaridad.
Objetivos del cuestionario
Explicar la importancia del cuestionario y lo que persigue
Instrucciones
Destacando la importancia de la veracidad de la respuesta, de que es
confidencial y que se le agradece su colaboracin respondiendo cada tems y
la forma como ha de hacerlo.
Diseo de las preguntas:
a). Especficas y concretas.
B). Evitar preguntas que sugieran respuestas
C). Evitar doble pregunta en una sola.
Los cuestionarios pueden ser:
Abiertos: Cuando el interrogado contesta libremente, presentando la dificultad
para tabularlas
Cerrados o dicotonmicos: son aquellos en que se responden con SI o NO o
con una tercera alternativa, son fciles de tabular.
Otra variante del cerrado son las de opciones mltiples que ofrecen de
antemano una serie de escalas para ser contestadas por ejemplo coloque por
orden de preferencia las ciudades donde le gustara vivir utilizando los dgitos
del 1 al 3
Caracas ( )
Valencia ( )
Maracay ( )
Mrida ( )
Barquisimeto ( )

Formato para un cuestionario

La entrevista: Es una tcnica mediante la cual una persona obtiene informacin
directa de otra y puede clasificarse en:
Dirigida o estructurada que se hace a travs de un cuestionario
No estructurada: que puede ser: focalizada, libre o clnica
Al respecto Susan la define como la relacin personal entre uno o ms sujetos,
en la cual uno de ellos, el entrevistado, posee determinada informacin que
proporcionar a otro sujeto, el entrevistador la diferencia con el cuestionario
estara en que en la entrevista hay mayor flexibilidad y el entrevistador puede
hacer modificaciones en el formato de las preguntas, sin cambiar el sentido de
las mismas.
La lista, en algunos casos puede ser larga y hay autores como Ezequiel Ander
Egg que hace una extensa consideracin de: la Observacin, la entrevista, el
cuestionario, las escalas de actitudes y de opiniones, los tests, la sociometra,
la recopilacin documental, el anlisis de contenido todos ellos de gran utilidad
y que aconsejamos consultar a la hora de trabajar con este captulo.
Tcnicas para datos secundarios as como el anlisis documental.
Fernando Castro Mrquez seala que entre otros instrumentos tenemos:
fichas, formatos de cuestionarios, pautas de la entrevista, listas de cotejos,
grabadoras, filmadoras Etc.
2.2

2.3 DESARROLLO DE UN SISTEMA DE INFORMACION GERENCIAL PARA

EL REGISTRO Y CONTROL DE PERSONAL:
Se requiere un gran esfuerzo, experiencia, tiempo y dinero para crear un
sistema de informacin gerencial que produzca informacin integrada y
completa
Sin embargo, aun cuando la organizacin no se haya impuesto el compromiso
de desarrollar esta tarea, se puede realizar una funcin importante para
mejorar
el
sistema
y
cubrir
sus
necesidades.
Tal vez no sea posible cambiar los formularios de registro o archivos, pero
pueden hacerse cambios marginales, tales como el mejoramiento en la
exactitud de los datos y la puntualidad de las fechas de informe.
Actualmente la Alta Gerencia est destinada a ampliar los horizontes de
planificacin y a la toma de decisiones bajo grados de incertidumbres cada vez
mayores, a causa del aumento de la competencia en el medio empresarial,
(incremento en el nmero de competidores), y a la disminucin en la

disponibilidad
de
los
recursos.
Esto conduce a la imperiosa necesidad de manipular cada vez ms informacin
para
poder
realizar
decisiones
acertadas.
Es reconocido que la gerencia de informacin es la base fundamental de una
gerencia estratgica adecuada. La introduccin de la tecnologa de
computadores ha conllevado a que los diversos sistemas de informacin se
conviertan
en
elementos
de
importancia
en
la
organizacin.
Considerando la inmensa capacidad, en lo que al manejo de la informacin se
refiere; los computadores estn en capacidad de convertirse en una ventaja
estratgica
para
las
organizaciones
ms
diversas
Por ello debe drsele a la tecnologa de cmputos, la gran importancia y el
suficiente tiempo que merecen para ayudar en forma fructfera, la integracin
efectiva del anlisis y la intuicin; en vez de considerarlo simplemente como
una forma o manera de reducir los costos.
El desarrollo de un sistema de informacin gerencial es una tarea compleja
para una institucin .Toma tiempo conceptualizar, disear, programar, probar e
implementar un sistema. La gerencia necesita establecer objetivos realistas
para el desarrollo de un SIG computarizado para su institucin.
El desarrollo de un sistema de informacin gerencial obliga a una institucin a
evaluar y articular aspectos centrales de la institucin:
Qu es lo que sta desea lograr?Cmo lleva a cabo sus funciones?Cmo
determina el xito? Por lo tanto, la elaboracin de un SIG debe ser adaptado a
las necesidades de la institucin requiere de un enfoque integrado y
prospectivo.
El proceso puede dividirse en cuatro fases, cada una de las cuales se describe
detalladamente:
Fase 1: Conceptualizacin .La institucin debe esclarecer sus necesidades y
lleva a cabo una evaluacin inicial de las alternativas viables. Al analizar esta
fase sta habr elaborado un documento estratgico que presentar el curso
de accin a seguir.
Fase 2: Evaluacin detallada y diseo. La institucin evala cuidadosamente
los sistemas que podran ser adquiridos. Si sta ha decidido modificar un
sistema existente o disear un sistema personalizado tendr que analizar los
problemas de diseo.
Fase 3: Desarrollo del sistema e implementacin. La institucin desarrolla
(perfecciona o adapta)el sistema escogido y lo implementa.
Fase 4: Mantenimiento del sistema y auditora del SIG .En esta fase . la
institucin examina aquellos aspectos que debern ser tratados despus de
que el SIG ha sido desarrollado e implementado el mantenimiento del

sistema,, las modificaciones y las auditoras peridicas que se debern llevar a

cabo para asegurar que el sistema funciona adecuadamente.
Fase 1: Conceptualizacin
Esta fase consiste en:
Identificar las necesidades de la institucin;
Determinar lo que es factible con respecto a tecnologa, capacidad del
personal y recursos financieros;
Proceder con una evaluacin inicial de las alternativas compra de un
programa comercial, personalizacin de un programa estndar o desarrollo de
un programa propio.
La fase de la conceptualizacin termina con un reporte sobre los resultados
obtenidos, los cuales servirn de gua para la segunda fase.
. Etapa 1: Constitucin del grupo de trabajo
El punto de partida es la constitucin del grupo de trabajo el cual proporcionar
orientacin e intervendr a lo largo de la parte inicial del proceso para asegurar
una amplia representacin durante la definicin de las necesidades de
informacin de la institucin. Los programadores y los consultores externos
pueden proporcionar su experiencia y asesora, pero los usuarios
representativos de la informacin las personas que conocen bien a la
institucin, sus procedimientos, as como su filosofa y cultura de trabajo
debern estar bastante involucrados durante la fase inicial, la cual es crtica. El
grupo de trabajo deber reunirse regularmente por lo menos semanalmente
durante unas cuatro a seis semanas.
El grupo de trabajo deber estar conformado por una persona experimentada
de cada departamento, conjuntamente con la persona a cargo de las auditoras
internas. Deber incluir la representacin de cada nivel dentro de la
organizacin, desde la gerencia hasta el personal de campo. Tambin deber
incluir a varios miembros del departamento de sistemas de informacin
seleccionados por su capacidad de poder escuchar detenidamente para que
documenten las intervenciones del grupo de trabajo y coordinen el trabajo
tcnico.
Una institucin que presenta limitaciones de personal con experiencia en este
tema, podra decidirse a contratar un consultor externo, pero la funcin de esta
persona deber estar claramente definida como una de asesora y no de toma
de decisiones. Debido a que estas fases iniciales no debern ser apresuradas,
es preferible contratar a un consultor local que pueda dedicar uno o dos das a
la semana a este proceso en lugar de trabajar a tiempo completo. Tambin
sera conveniente consultar con el auditor externo aunque no ser necesario
que ste tenga un representante en el grupo de trabajo.

El grupo de trabajo deber estar dirigido por un alto ejecutivo de la

organizacin que cuente con un amplio conocimiento de la institucin y que
infunda respeto. Tambin sera conveniente que en instituciones grandes se
cuente con una persona influyente, como el director ejecutivo o el presidente
del directorio que ratifique el proceso, que asegure que ste es tomado en serio
y que elimine las trabas burocrticas que se presenten.
Etapa 2: Definicin de las necesidades
La definicin de las necesidades es una etapa crtica la cual producir
informacin que luego servir para examinar las diferentes alternativas
posibles. Si es bien conducida permitir evitar meses de frustraciones y
significar la diferencia entre el xito y el fracaso de todo el proceso.
Documentacin de las polticas y procedimientos actuales
Ya sea que la institucin planee desarrollar un nuevo y personalizado SIG o
prefiera evaluar la adquisicin de sistemas comerciales, ser necesario que
rena toda la documentacin existente sobre sus polticas y procedimientos,
principalmente con respecto a las siguientes cuatro reas :
Polticas y procedimientos contables
Polticas y procedimientos operativos bsicos
Procedimientos de control interno
Parmetros del sistema
Es posible que en algunas de estas reas no exista la documentacin
requerida, que sta no est al da o que sea incompleta o contradictoria.
Algunas instituciones encontrarn que la informacin necesaria slo puede
encontrarse en las personas que trabajan en la institucin. Es este caso, el
personal clave deber estar disponible para participar en las siguientes etapas
de la primera fase y el grupo de trabajo deber dedicar mayor tiempo a estas
etapas.
No ser necesario en estos momentos generar o revisar la documentacin
escrita. Todas las polticas y procedimientos pueden cambiar durante el
desarrollo y la instalacin de un nuevo SIG y por lo tanto, la documentacin
deber ser revisada slo despus que los elementos bsicos del nuevo sistema
hayan sido bien definidos.
Definiendo las necesidades y flujos de informacin
Los documentos sobre polticas y procedimientos pueden ser utilizados para
preparar un diagrama del flujo de informacin a travs de la institucin. El
objetivo es encontrar respuesta a las siguientes preguntas:
Dnde se recolectan los datos?

Dnde se transforman los datos en informacin?

Quin necesita la informacin y cul sera sta?
2.4 APLICACIN DE LA COMPUTADORA:
La introduccin de la tecnologa de computadores ha conllevado a que los
diversos sistemas de informacin se conviertan en elementos de importancia
en la organizacin. Es por eso que en la actualidad la empresa que no lleve un
sistema cualquiera que este sea no se considera estar a la vanguardia.
En teora, una computadora no es necesariamente un ingrediente de un
Sistema de Informacin Gerencial (SIG), pero en la prctica es poco probable
que exista un SIG complejo sin las capacidades de procesamiento de las
computadoras.
Es un conjunto de informacin extensa y coordinada de subsistemas
racionalmente integrados que transforman los datos en informacin en una
variedad de formas para mejorar la productividad de acuerdo con los estilos y
caractersticas
de
los
administradores.
Actividades Principales de los SIG
1.-Reciben datos como entrada, procesan los datos por medio de clculos,
combinan elementos de los datos, etc.
2.- Proporcionan informacin en manuales, electromecnicos y computarizados
3.- Sistema de Informacin de Procesamiento de Transacciones, Sistema de
Informacin para Administradores, Sistema de Informacin de Informes
Financieros Externos.